Makalah managemen tentang perencanaan (planning)

Click here to load reader

  • date post

    15-Jul-2015
  • Category

    Business

  • view

    879
  • download

    11

Embed Size (px)

Transcript of Makalah managemen tentang perencanaan (planning)

BAB IPENDAHULUANA. Latar BelakangMasing-masing organisasi sangat perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

B. Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :a. Ingin mengetahui apa yang dimaksud dengan perencanaan dalam menejemen.b. Memberikan pengetahuan mengenai pendidikan manajemen.c. Sebagai suatu media untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan.d. Menambah kepustakaan.C. Rumusan Masalaha. Definisi Perencanaan.b. Tahap Dasar Perencanaan.c. Tipe Perencanaan.d. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan.e. Misi dan Tujuan Organisasi.f. Tujuan Perencanaan.g. Unsur-Unsur Perencanaan Rasional.h. Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya.i. Perencanaan yang Baik.j. Langkah-Langkah dalam Penyusunan Perencanaan.k. Pengambilan Keputusan.D. ManfaatManfaat yang dapat kami petik dalam penulisan makalah ini adalah :a. Menambah ilmu dan pengetahuan khususnya di bidang Manajemen.b. Dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran masalah perencanaan dalam menejemen khususnya untuk mahasiswa dan mahasiswi.

BAB IIPEMBAHASANA. Definisi PerencanaanDalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.Dalam manajemen, Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.Beberapa Arti Perencanaan Menurut Para Ahli :a. Garth N.Jone, Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.b. M.Farland, Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.c. Abdulrachman (1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian.d. Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan.e. Terry (1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.f. Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya.g. Soekartawi (2000), Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

B. Tahap Dasar PerencanaanAda Empat Tahap Dasar Perencanaan:1. Tahap 1 Menetapkan Tujuan Atau serangkaian tujuan Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang jelas organisasi akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.2. Tahap 2 Merumuskan keadaanPemahaman akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendakdicapai atau sumber dayasumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keungan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.3. Tahap 3 Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatanSegala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diindentifikasi kan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta anacaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.4. Tahap 4 Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuanTahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif dalam proses pencapaian tujuan, penilain alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik di antar berbagai alternatif yang ada.

C. Tipe PerencanaanDalam perencanaan terdapat beberapa tipe perencanaan, yaitu perencanaan strategi dan perencanaan operasional.Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.Tahap perencanaan strategi:1. Identifikasi tujuan dan sasaran2. Penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan3. Penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran4. Implementasi perencanaan strategi5. Evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategiTujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).Manajemen StrategiManajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.Tahap manajemen strategi:1. Perumusan strategi (strategy formulation)2. Pengimplementasian strategi (strategy implementation)Strategi yang digunakan organisasiTiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:1. Strategi korporasi (corporate strategy)Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.2. Strategi bisnis (business strategy)strategi untuk bisnis satu produk lini strategi ini digunakan pada tingkat divisi.3. Strategi fungsional (functional strategy)Mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.Perencanaan operasional yang khas :1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.5. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

D. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi PerencanaanAda factor-faktor yang dapat mempengaruhi perencanaan, salah satunya adalah factor waktu dan perencanaan.Factor waktu dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:1. Waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif.2. Waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa seringrencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

E. Misi dan Tujuan OrganisasiSebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan.2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.2 unsur penting tujuan adalah :1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkanTujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

Dalam sebuah tujuan pasti mempunyai fungsi tersendiri, tidak mungkin membuat tujuan tapi tidak ada fungsi, berikut adalah beberapa fungsi-fungsi tujuan :

1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota.5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi.Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO (management by objective) adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif4. Didorong adanya peserta dari bawahan

F. Tujuan Perencanaan.

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.Tanggung Jawab untuk Menetapkan Tujuan Perencanaan1. Staf PerencanaanKhususnya staf perencanaan dapat mengurangi bban kerja manajer individual, membantu mengkoordinasikan aktivitas perencanaan manajer individual, membawa berbagai alat dan teknik yang berbeda untuk menyelesaikan masalah tertentu, berwawasan yang lebih luas dibanding manajer individual, dan melangkah jauh melmpaui proyek dan departemen tertentu.2. Satuan Tugas PerencanaanOrganisasi terkadang menggunakan satuan tugas untuk membantumengembangkan rencana. Satuan tugas semacam itu seringkali terdiri dari manajer lini dengan suatu minat khusus dalam bidang perencanaan yang relevan.3. Dewan DireksiDewan direksi (board of directors) bertugas menetapkan misi dan strategi perusahaan. Di beberapa perusahaan, dewan tersebut erperan aktif dalam proses perencanaan. Di CBS, misalnya, dewan direksi biasanya berperan dalam perencanaan. Di perusahaan lain, dewan memilih seorang eksekutif kepala yang kompeten dan mendelegasikan perencanaan kepada individu tersebut.4. Chief Executive Officer (CEO)Chief Executive Officer (CEO) biasanya presiden direktur atau ketua dari dewan direksi. CEO mungkin individu tunggal yang paling penting dalam setiap proses perencanaan organisasi. CEO memainkan suatu peran utama dalam menyelesaikan proses perencanaan dan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan strateggi. Dewan dan CEO kemudian berperan langsung dalam perencanaan. Komponen organisisional lain yang terlibat dalam proses perencanaan memiliki peran sebagai penasihat atau konsultan.5. Komite ExecutiveKomite eksekutif (executive commitee) biasanya terdiri dari eksekutif puncak dalam organisasi yang bekerja sama sebagai suatu kelompok. Anggota komite eksekutif seringkali dibebankan pada berbagai staf komite, subkomite, dan satuan tugas untuk berkonsentrasi pada proyek tertentu atau masalah yang mungkin dihadapi seluruh organisasi pada suatu waktu di masa depan.6. Manajemen LiniKomponen terakhir dari sebagian besar aktivitas perencaanaan organisasi adalah manajemen lini (line management). Manajer lini adalah orang yang memiliki otoritas formal dan tanggung jawab untuk manajemen organisasi. Mereka memainkan suatu peran penting dalam proses perencanaan oranisasi karena dua alasan. Pertama, mereka merupakan sumber informasi berharga dari dalam organisasi untuk manajer lain etika rencana diformulasikan dan diimplementasikan. Kedua, manajer lini di tingkat menengah Dn rendah dari organisasi biasanya harus melaksanakan rencana yang dikembangkan oleh manajemen puncak. Manajemen lini mengidentifikasikan, menganalisis, dan merekomendasikan alternatif program, membuat anggaran, dan mengajukannya untuk disetujui, dan akhirnya melaksanakan rencana.

Keuntungan Perencanaan1. Fokus dan fleksiblitasFokus : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan.Fleksibelitas: Beroperasi dan punya pandangan kedepan

Perencanaan membantu Manajer karena:a. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerjab. Perencanaan berorientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama.c. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik.d. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi.Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.3. Perencanaan mengembangkan pengendalian.Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi. Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.G. Unsur-Unsur Perencanaan Rasional1. Dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan Estimasi.2. Dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan Preparasi.3. Dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu Operasional.4. Dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakantindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu.

H. Hambatan dalam Perencanaan dan Cara MengatasinyaHambatan dalam perencanaan :1. Kurang pengetahuan tentang organisasi.2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan.3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.5. Biaya Takut gagal Kurang percaya diri.6. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. 7. Tujuan yang tidak tepatTujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan mungkin.Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan.8. Sistem penghargaan yang tidak tepatDalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan9. Lingkungan yang dinamis dan kompleksSifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang10. Keengganan untuk menetapkan tujuanHambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.11. Penolakan terhadap perubahanHambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.12. KeterbatasanKeterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.Cara mengatasi hambatan adalah :1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu track record yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

Cara lain yang dapat ditempuh untuk mengatasi hambatan dalam perencanaan adalah :a. Pemahaman Maksud Tujuan dan RencanaSalah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.b. Komunikasi dan PartisipasiMeskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.c. Konsistensi /revsi /dan pembaruan Tujuan seharusnya konsisten baik secara hori zontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.d. Sistem Penghargaan yang EfektifSecara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.Pendekatan-Pendekatan Perencanaan1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-inPerencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-upPerencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.3. Perencanaan contingency-> perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.I. PerencanaanYang Baik

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut: Mempermudah tercapainya tujuan,dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,disertai perincian yang teliti, tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,bersifat sederhana,luwes,dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,bersifat praktis/pragmatis, merupakan forcasting.2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sebagai berikut: What (apa)= tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan),When (kapan)= waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan),How (bagaimana)= cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan) pekerjaan tersebut) ,Who (siapa)= tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut), Where (dimana)= tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan),Why (mengapa)= keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah: Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).Mengumpulkan data (collect data), Menganalisa data-data (analisis of the data).Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives).Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives).Pelaksanaan (execution). Penilaian hasil (evaluation of results).Dasar-Dasar Perencanaan yang Baik1. Forecasting proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahlib. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)2. Penggunaan scenario meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.3. Benchmarking perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.4. Partisipasi dan keterlibatan perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.5. Penggunaan staf perencana fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama. J. Langkah-Langkah dalam Penyusunan PerencanaanProses perencanaan terdiri dari 5 tahap :1. Penetapan Tujuan OrganisasiPenetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien. Banyak cara yang harus dilakukan oleh manajemen di dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak lain atau bawahan yaitu : Perlu melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang berkepentingan di dalam proses perencanaan Menyediakan informasi yang memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan bagi implementasi yang efektif dan efisien. Mengembangkan perencaan yang efektif dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana dan pengakuan rencana baru. Sadar akan dampak perubahan organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian (pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan kendala yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka negatif Penetapan tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi. Berbagai aspek yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :a.Skala Prioritas TujuanYang dimaskud skala prioritas adalah urutan kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan membahas skala prioritas tersebut.b.Kerangka Waktu TujuanDi dalam kajian analisis studi gerak dan waktu dijelaskan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan kumpulan gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda dan sangat tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang direncanakan. Tujuan jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut telah melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek, menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu kesatuan yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu perhatian manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah satu unsur waktu saja.c.Konflik Diantara TujuanOrganisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi mempunyai berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk membuat keputusan yang bijak agar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi umumnya tidak akan menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.d.Pengukuran TujuanTujuaan organisai harus dapat dimengerti dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yang mudah diukur akan dapat meningkatkan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang harus diperhatikan adalah di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yang digunakan di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan.2. Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.3. Mengenal Dukungan dan KendalaSetiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).4. Mengembangkan Premis PeerencanaanYang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.5. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi RencanaMeskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara menanggulanginya, jka metode pengawasan tidak dipersiapkan Terlebih dahulu maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.K. Pengambilan Keputusan1. Pemahaman dan Perumusan MasalahManajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.2. Pengumpuland an Analisa Data yang RelevanSetelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untukmembuat keputusan yang tepat.3. Pengembangan AlternatifPengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakanMenilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.5. Pemilihan Alternatif TerbaikDidasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.6. Implementasi KeputusanManajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.7. Evaluasi atas Hasil KeputusanImplementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

BAB IIIPENUTUPA. KesimpulanPerencanaan adalah hal terpenting dalam menejemen apalagi dalam era globalisasi ini dan pastinya digunakan sebagai senjata menghadapi eksternal lingkungan.Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dala perencanaan organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah menengah, dan jangka pendek.B. SaranPerencanaan yang baik akan menghasilkan menejemen yang baik.Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.

DAFTAR PUSTAKAhttp://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaanhttp://contoh-makalah-mahasiswa.blogspot.com/2011/10/makalah-perencanaan-manajemen.html

1