3

BAB I

PENDAHULUAN

Salah satu elemen dalam perusahan yang sangat penting adalah Sumber Daya

Manusia (SDM). Pengelolaan SDM dari suatu perusahaan sangat mempengaruhi banyak

aspek penentu keberhasilan kerja dari perusahaan tersebut. Jika SDM dapat diorganisir

dengan baik, maka diharapkan perusahaan dapat menjalankan semua proses usahanya dengan

baik.

Manajemen bukanlah kata yang asing bagi setiap orang, tetapi mungkin banyakdari

kita yang salah mengartikan istilah “Manajemen”. Jika mendengar istilah“Manajemen”,

mungkin pikiran kita tertuju pada salah satu jurusan EkonomiManajemen di Fakultas

Ekonomi, atau kita membayangkan perusahaan besar. Tidakbanyak orang yang berpikir

bahwa manajemen merupakan suatu ilmu dan seni yangdiperlukan dan diimplementasikan

bagi semua organisasi dalam mencapai tujuannya.

Pandangan seperti ini ada benarnya tetapi kurang tepat sebab sebenarnya

manajemensangat dibutuhkan bagi setiap organisasi baik yang berorientasi pada profit,

sosialmaupun lainnya. Bahkan manajemen sangat diperlukan oleh setiap orang

untukmengelola segala aktivitas kesehariannya agar tujuan kita dapat tercapai sesuai

dengantarget dengan cara yang efektif dan efisien. Akan tetapi dalam prakteknya

manajemenlebih dibutuhkan dimana terdapat sekelompok orang yang saling bekerja sama

dalamsuatu wadah (organisasi) untuk mencapai tujuan bersama. Secara fungsional suatu

organisasi mempunyai persamaan yang mendasar dalamhal pengelolaannya.

Manajemen mempunyai fungsi universal yang dapatdiimplementasikan pada semua

organisasi baik institusi pemerintah, sekolah, duniausaha maupun industri. Organisasi

mempunyai bentuk dan tujuan yang berbeda-bedabergantung pada visi dan misi yang

diembannya. Fungsi manajemen dapat diterapkanpada organisasi yang berorientasi pada

keuntungan (profit) maupun non profit, besarataupun kecil.

Manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang bersifat universal yang tersusunsecara

sistematis yang mencakup kaidah-kaidah ilmu, prinsip-prinsip dan konsep-konsep yang

cenderung benar dalam semua situasi manajerial. Manajemen sebagai ilmupengetahuan dapat

diaplikasikan dalam semua organisasi seperti organiasi sekolah,perusahaan, pemerintah,

sosial, keagamaan, kepemudaan, organisasi keluarga dansebagainya. Seorang pimpinan

3

organisasi atau manajer dituntut untuk memiliki pengetahuandan keterampilan dalam bidang

manjemen sehingga diharapkan mampu mengaplikasikan ilmunya pada situasi dan kondisi

yang tepat guna mencapai tujuansecara efektif dan efisien. Selain memiliki pengetahuan dan

keterampilan, seorangmanajer dituntut untuk bersifat fleksibel dalam menyesuaikan diri

dengan situasi dankondisi lingkungan yang selalu berubah-ubah.

3

BAB II

PEMBAHASAN

A. Proses Manajemen

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan

secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses

perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian,

dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis.

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan

secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses

perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian,

dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses

itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai

manajemen.

Semua gagasan itu didasarkan pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses

kerja para manajer menjadi bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu

berulangkali dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu fondasi

manajemen.

Proses manajemen dalam suatu perusahaan / organisasi terdiri dari beberapa tahapan, yaitu :

1. Proses perencanaan (Planning) meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi

berbagai kondisi seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha

menetapkan lebih dulu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka

capai. Proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran

tadi. Manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dan tindakan serta

tindakan mereka berdasarkan metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan

perasaan.

2. Proses pengorganisasian (Organizing) berarti menempatkan orang dan prasarana serta

sarana dan sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama

menuju sasaran bersama.

Proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk bekerja sama dalam cara

terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau beberapa sasaran. Proses mengatur

3

dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota

organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi.

3. Proses pelaksanaan (Actuating) meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan

dan motivasi kerja, serta pemecahan masalah.

Proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan

dari anggota kelompok atau seluruh organisasi. Mengarahkan, mempengaruhi, dan

memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas yang penting.

4. Proses pengendalian (Controlling) dilakukan dengan pengamatan, mencermati

laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan

persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.

Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang

direncanakan.Manajer harus yakin tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi

benar-benar menggerakkan organisasi kea rah sasaran yang telah dirumuskan.

B. Perencanaan Dan Pengambilan Keputusan

a. Pengertian Perencanaan dan Pembuatan Keputusan

Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan

tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi

tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang

menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan

organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab

perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu

keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik

itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan

perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi

tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan

dalam perencanaan.

Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang

sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta

bagaimana sesuatu ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian

3

rumusan rencana kegiatan tertentu. Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang

dirumuskan ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan.

Sedangkan keputusan pada dasarnya merupakan proses memilih satu

penyelesaian dari beberapa alternatif yang ada. Keputusan yang tepat pada

dasarnya adalah keputusan yang bersifat rasional, sesuai dengan nurani dan

didukung oleh fakta yang akurat sehingga bisa dipertanggungjawabkan. Dalam

dunia bisnis, keputusan yang tepat bukan saja ditentukan oleh banyaknya

pengalaman dan keahlian yang kita miliki, akan tetapi didukung oleh kelengkapan

informasi yang terkait dengan masalah yang akan kita selesaikan.

Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen, seperti halnya

dengan kepemimpinan dan komunikasi. Pembuatan keputusan adalah salah satu

kemampuan utama yang harus dikuasai setiap manajer. Hal ini disebabkan

pembuatan keputusan sangat diperlukan pada semua tahap kegiatan administrasi

dan manajemen. Misalnya saja di saat proses perencanaan berlangsung, berbagai

proses pembuatan keputusan dilakukan untuk memilih alternatif dan prioritasnya.

Pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan mengidentifikasi dan

menganalisis masalah, mengidentifikasi kriteria keputusan, mempertimbangkan

kriteria, mengembangkan alternatif, membandingkan dan mengevaluasi semua

alternatif pemecahan, menilai risikonya, memilih alternatif terbaik dan

mengimplementasikan keputusan. Untuk memperlancar proses pengambil

keputusan tersebut kita harus mengetahui kunci pokok keberhasilan implementasi

keputusan. Kunci kesuksesan tersebut adalah komitmen, penyampaian hasil

keputusan berupa pengumuman, jumlah dan kualitas personalia yang akan

melaksanakan keputusan, fasilitas yang mendukung pelaksanaan keputusan,

waktu pelaksanaan, dan pertanggungjawaban pelaksanaan keputusan.

Kualitas keputusan yang dibuat oleh manager sangat penting peranannya bagi

dua hal. Pertama, kualitas keputusan manager secara langsung mempengaruhi

peluang karir, penghargaan dan kepuasan kerja. Kedua, keputusan manajerial

memiliki konstribusi terhadap keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi.

Oleh karenanya, setiap manager harus selalu siap untuk menghadapi evaluasi dan

kritik terhadap keputusan yang dibuatnya.

b. Tipe Perencanaan

3

Sesuai dengan tingkatan structural piramida, organisasi mempunyai berbagai

perencanaan seperti dijelaskan dibawah ini:

1) Perencanaan Strategis

Dilakukan oleh manajemen puncak

Karakteristiknya:

Berfokus pada kesesuaian sumberdaya perusahaan dengan

factor lingkungan dan resiko yang akan dihadapi

Horizon waktu jangka panjang

Bersifat umum, tidak spesifik

2) Perencanaan Taktis

Dilaksanakan manajer menengah.

Karakteristiknya:

Berfokus pada pelaksanaan jangka pendek-menengah

Bersifat rinci untuk dilaksanakan manajer bawah

Horizon waktu jangka pendek menengah

3) Perencanaan Operasional

Dilaksanakan manager bawah.

Karakteristiknya :

Berfokus pada kegiatan operasional dalam perusahaan,

Bersifat sangat rinci,

Waktu pelaksanaan jangka pendek kurang dari satu tahun.

c. Konsep Dasar Perencanaan dalam Manajemen

1. Fungsi Perencanaan

Perencanaan sebagai pengarah

Perencanaan sebagai upaya untuk meminimalisasi ketidakpastian

Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya

Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan

kualitas

2. Prinsip-Prinsip Perencanaan

Kontinuitas atau berkelanjutan

Futuristik atau berkaitan dengan masa depan

Komprehensif atau menyeluruh dan menyangkut aspek-aspek

perusahaan

3

Fleksibilitas atau mudah diakomodasi dengan berbagai kondisi

yang baru

Berperan dalam mencapai goal

Profesionalitas atau perencanaan tersebut harus memiliki keahlian

yang tinggi

Mempunyai time limit atau batas waktu

Bersifat gradual atau sejalan dengan jenjang karir manajerial

Faktual dan realistis

3. Peran Tujuan

Tujuan pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat

diraih atau dicapai oleh individu atau organisasi. Rencana merupakan

bentuk konsep yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai.

Tujuan harus memiliki empat karakteristik dasar:

1)      Tujuan harus diungkapkan secara tertulis

2)      Tujuan harus dapat diukur

3)      Tujuan harus dapat ditentukan waktunya

4)      Tujuan harus menantang dan dapat dicapai

4. Macam-Macam Perencanaan

Macam-macam perencanaan ada dua macam yakni:

perencanaan jangka pendek,

perencanaan menengah dan

perencanaan jangka panjang.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam

pembuatan rencana baik jangka pendek atau menengah

dan jangka panjang, antara lain:

1. Prediksi atau meramalkan kejadian yang mungkin akan terjadi.

2. Langkah kerja baik berupa menentukan tujuan ataupun

mengumpulkan data-data statistik, menyusun rencana alternatif

dsb.

3. Langkah operasional yang akan ditempuh.

4. Aturan instruksional yang berfungsi sebagai guidance dan

pengendali.

5.   Perencanaan anggaran.

6. Program kerja dan time schedule.

3

7. Alat bantu dalam perencanaan

d. Proses Pembuatan Rencana yang Baik

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut:

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami

oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang

sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah

dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak

kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus

dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.

4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor

produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi

yang ada dalam organisasi.

     Empat Tahap Dasar dalam Proses perencanaan meliputi:

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau

kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas,

organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak

efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai

atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah

sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan

datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat

dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua

inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat

melaluikomunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu

diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai

tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan

3

ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang

mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi

keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di

waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk

pencapaian tujuan

Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai

alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif

tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai

alternatif yang ada.

e. Penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan

Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang

akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan

keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer

akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi

yang berbeda pula.

Keputusan yang dibuat setiap manajer akan berbeda-beda,

sesuai dengan perbedaan kondisi dan situasi yang dihadapi. Tipe-tipe

keputusan yang dibuat dedapat diklasifikasikan berdasarkan sistem

yang dikemukakan oleh Simon, antara lain:

1.      Keputusan yang diprogram, yaitu keputusan yang dibuat

menurut kebiasaan aturan atau prosedur. Contohnya keputusan

masa lamanya cuti karyawan.

2.      Keputusan yang tidak diprogram, yaitu keputusan yang

berkenaan dengan masalah-masalah baru, khas atau khusus.

Dalam menangani tipe keputusan ini, manager biasanya

cenderung menggunakan judgement, intuisi dan kreativitas.

Stamatis (1996) mengemukakan model pengambilan keputusan yang terdiri atas enam

tahap, yakni mengidentifikasi dan menentukan masalah, menyusun alternatif pemecahan

masalah, mengevaluasi alternatif pemecahan masalah, membuat keputusan,

mengimplementasikan keputusan dan menindaklanjutinya untuk mengevaluasi keputusan

tersebut. Sedangkan Robbins (1991) mengidentifikasi tiga model pengambilan keputusan,

yaitu:

3

a. Optimizing decision-making model yakni pengambilan keputusan yang menjelaskan

bagaimana setiap individu harus berprilaku dalam rangka memaksimumkan hasil yang

ingin dicapai.

b. Satisfacting model, yakni pengambil keputusan memilih solusi pertama yang dipandang

cukup baik, memuaskan dan memadai.

c. Implicit favourite model, yakni masing-masing individu menyederhanakan proses

dalam memecahkan masalah yang kompleks.

Keputusan dapat diambil dengan meenggunakan metode kuantitatif (perhitungan-

statistik) Untuk mengantisipasi dan memperkirakanya. Proses pembuatan keputusan yang

Efektif :

1. Pemahaman dan perumusan masalah

2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan

3. Pengembangan alternatif-alternatif

4. Evaluasi alternatif-alternatif

5. Pemilihan alternatif terbaik

6. Implementasi keputusan

7. Evaluasi hasil-hasil

C. Proses Organisasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan

yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk tujuan tertentu. Tujuan

sebuah organisasi adalah tujuan yang dianggap tujuan bersama sehingga orang-orang di

dalamnya merasa terikat oleh tujuan tersebut, meskipun setiap individu mempunyai

tujuan pribadi dalam mendirikan atau bergabung dalam suatu organisasi.

Organisasi dibentuk untuk memaksimalkan potensi, yang artinya dalam

mencapai tujuan yang besar, dibutuhkan tata kelola yang jelas, pembagian kerja yang

3

jelas, terstruktur, dan yang pasti saling bahu membahu dan konstruktif dalam mencapai

tujuan bersama tersebut. Dimana tujuan yang besar tersebut sangat sulit terwujud

apabila hanya dikerjakan oleh seseorang.

Menurut West, Borrill, dan Unsworth (1998), organisasi harus mempunyai tiga

hal. Pertama, kerja dari tiap-tiap elemen, atau bahkan dalam scope terkecil, yaitu

individu, harus tidak sendiri, tidak mandiri, dan mesti saling terkoordinasi. Kedua,

setiap anggota harus memilki peran yang khusus dan spesifik. Ketiga, harus

mempunyai tujuan bersama yang ingin dicapai.

Tujuan besar organisasi lebih dikenal dengan istilah visi, yaitu impian,

dambaan, dan suatu kondisi ideal yang hampir tidak akan tercapai oleh organisasi

tersebut, karena jika visi tersebut tercapai, maka bubarlah organisasi tersebut. Dari visi,

organisasi juga mempunyai misi, yaitu pondasi-pondasi apa saja yang akan dilakukan

dalam usaha mewujudkan visi tersebut. Sama sifatnya dengan visi, misi ini juga hampir

tidak akan tercapai. Karena sifat visi dan misi yang hampir tidak akan tercapai, maka

organisasi butuh pengejawantahan visi dan misi ke dalam hal-hal yang lebih spesifik,

terukur, dapat dicapai, wajar, dan berbatas waktu. Inilah yang biasa disebut targetan,

atau capaian, atau goal. Dalam mewujudkan semua itu diperlukan strategi atau yang

lebih populer disebut proker (program kerja). Program kerja adalah langkah-langkah

kecil untuk mencapai goal yang telah kita bahas di atas.

Dalam berbagai sumber mengenai organisasi, kita mengenal tahapan gerak dari

suatu organisasi, berupa akronim POAC, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan

Controlling.

Tahap planning merupakan tahapan paling fundamental yaitu perencanaan

target, misi, dan strategi menjadi langkah dasar dalam suatu organisasi. Atau bahkan

jika baru mendirikan organisasi, visi juga merupakan perencanaan dalam suatu

organisasi.

Tahap organizing, berupa analisis kerja, bagian apa-apa saja yang dibutuhkan

untuk menerapkan strategi-strategi yang telah direncanakan. Juga dilakukan pembagian

kerja atau peran, pola hubungan, posisi suatu bagian, dan sebagainya. Tahap organizing

biasanya menghasilkan struktur organisasi atau struktur kerja, termasuk pemimpin.

Terkadang, pemimpin dipilih di awal, sebelum melakukan planning. Pemimpin inilah

yang akan memimpin atau membimbing organisasi agar tetap pada jalannya untuk

mencapai visi yang telah direncanakan.

3

Tahap actuating adalah tahap perwujudan, tahap transformasi perencanaan

menjadi tindakan-tindakan nyata, berupa pelaksanaan strategi-strategi yang telah

ditetapkan. Inilah tahap krusial dalam organisasi, di mana pada tahap ini, pengujian

integritas, komitmen, dan konsistensi dari suatu organisasi dilakukan, apakah organisasi

tersebut hanya pandai merencanakan tetapi gagal dalam geraknya atau tidak. Seringkali

organisasi mengalami guncangan-guncangan di tahap ini.

Tahap controlling merupakan tahap pengendalian kualitas kerja inilah yang

mengukur sejauh mana organisasi telah bergerak sejauh ini, apakah lambat, cepat, atau

malah kehilangan arah, sehingga tidak menuju tujuan. Nantinya, kontrol ini

memberikan feedback, yang akan mempengaruhi sikap kerja, atau bahkan

mempengaruhi hal yang lebih fundamental, yaitu goal. Di Indonesia tahap ini

seringkali diabaikan oleh suatu organisasi. Diabaikan di sini bukan berarti tidak

melakukan sama sekali, akan tetapi pelaksanaan kontrol atau kendali kerja ini

seringkali tidak berjalan dengan baik dan konsisten, sehingga pengendalian kualitas

kerja seringkali dianaktirikan.

Itulah konsep dasar sebuah organisasi, punya tujuan dan rencana yang jelas,

punya pembagian peran, punya pola hubungan tiap-tiap bagian peran, melakukan peran,

dan adanya evaluasi terhadap apa yang dilakukan.

Proses mempengaruhi (wewenang dan kekuasaan).

Suatu proses adalah setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen untuk

mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sedangkan pengaruh menurut Scott dan Mitchell

merupakan suatu transaksi social dimana seorang atau sekelompok orang digerakkan

oleh seorang atau kelompok orang  yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai

dengan harapan mereka yang mempengaruhi. 

    Dalam hal ini suatu pengaruh sangat berhubungan dengan kekuasaan dan

wewenang. Yang dimaksud dengan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempunyai

pengaruh, sedangkan wewenang merupakan salah satu tipe dari kekuasaan.

Dalam proses mempengaruhi mencakup tiga unsur yaitu :

1. Orang yang mempengaruhi.

2. Metoda mempengaruhi.

3. Orang yang dipengaruhi.   

3

Dalam Organisasi tentunya terdapat proses-proses yang harus dilalui untuk

mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Seperti, Proses mempengaruhi pengambilan

keputusan dan komunikasi adalah proses-proses manejerial karena secara nyata

dilaksanakan oleh para manajer. Proses-proses ini juga merupakan proses-proses

organisasional karena lebih penting daripada manajer individual dalam pengaruhny

apada pencapaian tujuan–tujuan organisasi. Ketiga proses organisasi dan manejemen

ini merupakan bagian vital sistem organisasi formal dan mempunyai implikasi-

implikasi sangat penting terhadap perilaku organisasi.

Didalam proses organisasi terdapat beberapa proses pendukung lainnya yaitu

antara lain :

1. Proses memahami

Merupakan proses untuk memmpengaruhi yaitu suatu bentuk kegiatan atau

keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu

perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok. Proses ini biasanya

diterapkan untuk mengerti suatu bentuk kebiasaan atau perilaku dari anggota

organisasi sehingga dapat melihat dan memehami karakterisitik dari sebuah organisasi

itu sendiri.

2. Proses Pengambilan Keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui

suatu proses. Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan

kelompok merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan

wewenang itu dapat dilimpahkan.

Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori

(berburuk sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran

maupun dalam kegiatan oprasioal pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan

itu berlangsung dengan Konsep sebagai berikut :

Identifikasi dan diagnosis masalah

Pengumpulan dan analisis data yang relevan

Pengembangan & evaluasi alternantif

3

Pemilihan alternatif terbaik

Implementasi keputusan & evaluasi terhadap hasil -hasil

Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M.

Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya

“Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip

organisasi meliputi :

1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan

demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya,

organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai

suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain,

memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan,

pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam

pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang

efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab

kepada seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan

pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada

bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya

hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan

meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan

dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih

dahulu kepada atasannya lagi.

1)Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya

kepada atasan.

3

2)Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas

atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan

pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari

masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan

memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta

menunjang efektivitas jalannya organisasi.

3)Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang

atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan

tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup

banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

4)Prinsip Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas

dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari

pekerjaannya.

5)Prinsip Pemisahan.

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya

kepada orang lain.

6)Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi.

Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari

organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/

kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak

kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan

berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta,

Bandung, atau Surabaya.

7)Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai

dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya

3

pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu

menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

8)Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan

kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses

kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Telah dikemukakan sebelumnya bahwa suatu organisasi mempunyai tujuan tertentu

dan organisasi merupakan wadah untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu organisasi

yang dianggap baik mempunyai ciri-ciri tertentu seperti diatas, adapun ciri-ciri

tersebut antara lain adalah:

1. Adanya tujuan yang jelas

Tanpa adanya tujuan yangjelas seakan-akan organisasi itu mengambang serta akan

tenggelam ditelan keadaan yang selalu berusaha untuk menghancurkan organisasi itu.

Dapat diumpamakan sebagai sebuah kendaraan yang sedang berjalan tanpa tujuan, pada

akhirnya bahan bakar akan habis dan kendaraanpun akan mogok ditengah jalan.

2. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang yang ada di dalam

organisasi itu.

Dengan mengetahui tujuan yang hendak dicapai oelh organisasi, diharapkan para

anggota organisasi dapat:

Mengetahui apa yang diharapkan oelh organisasi dari masing-masing anggota

Memahami apa yang dapat mereka harapkan dari organisasi

Menyerasikan tujuan organisasi dengan tujuan mereka

3. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap individu dalam organisasi.

Bila tujuan organisasi dinilai para anggotanya cukup layak dan sesuai dengan tujuan

pribadi mereka masing-masing maka para anggota organisasi akan lebih mudah

digerakkan untuk memberikan pengorbanan-pengorbanan tertentu dalam mencapai

tujuan organisasi tersebut.

4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi

Semua kegiatan, semua sumber, pemikiran, keahlian dan kemampuan ditunjukan hanya

ke satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara yang seefesien dan seefektifkan

mungkin.

5. Adanya kesatuan perintah

3

Setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung yang memberikan perintah,

instruksi bimbingan dan pedoman kerja serta kepadanya bawahan tersebut memberikan

laporan dan bertanggung jawab.

6. Adanya keseimbangan antara wewenang dan bertanggung jawab

Hal ini sangat penting mengingat wewenang yang lebih besar dari wewenang, di dalam

pelaksanaan tugas kemungkinan besar akan terjadi kemacetan-kemacetan, meningat

seseorang tidak merasa aman untuk melakukan tindakan tertentu karena merasa ragu-

ragu apakah tindakan tersebut masih dalam wewenang atau tidak.

7. Adanya pembagian tugas yang merata

Secara fisiologi, organisasi merupakan manifestasi dari kemempuan manusia untuk

bekerjasama. Karena itu tugas-tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sesuai dengan

kemampuan, keahlian, dan bakat orang-orang di dalam organisai.

8. Struktur organisasi sesederhana mungkin :

Pola dasar organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan dan didasarkan pada

hubungan-hubungan yang sederhana dan jelas.

9. Pola dasar organisasi harus mantap

Pola dasar organisasi yang disusun haruslah merupakan pola yang mampu untuk

mengahadapi berbagai macam situasi. Jadi pola dasar organisasi haruslah flexible dalam

arti kata mampu mengadakan penyesuaian tanpa mengadakan perubahan mendasar.

10. Setiap orang telah berjasa harus mendapat imbalan yang setimpal dengan jasa yang

diberikannya pada organisasi.

11. Penempatan orang sesuai dengan keahlian yang dimilikinya.

12. Adanya jaminan jabatan

Kelompok pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahanya dengan cara yang tidak

wajar dan semaunya (tidak semena-mena), misalnya pemecatan tanpa alas an yang kuat.

13. Koordinasi

Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya tentang koordinasi sebagai berikut :

Menurut Fayol koordinasi berarti mengikat bersama dan menyelarakan semua

kegiatan dan usaha.

Menurut Terry koordinasi adalah sinkronisasi yang teratur dari usaha-usaha untuk

menciptakan kelayakan kuantitias, waktu, pengarahan, persamaan yang

menghasilkan keselarasan dan kesatuan tindakan untuk tujuan yang telah

ditetapkan.

3

Menurut Koontz dan Donell koordinasi merupakan pencapaian keselarasan usaha

individu dalam rangkan mencapai tujuan serta sasaran kelompok.

Pemikiran dasar yang dikemukakan di atas dapat dinyatakan dalam satu definisi

tentang koordinasi yaitu : di dalam organisasi harus ada keselarasan aktivitas antar

satuan organisasi atau keselarasan tugas antar pejabat.

Koordinasi adalah prinsip umum di dalam semua organisasi atau dapat pula

dikatakan bahwa koordinasi adalah prinsip pokok organisasi. Kurangnya koordinasi

dalam suatu organisasi akan terlihat dari adanya gejala-gejala sebagai berikut:

1. Petugas atau satuan-satuan organisasi sering bertengkar menurut suatu bidang

kerja atau wewenang yang masing-masing dianggap termasuk dalam lingkungan

tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi pekerjaan rangkap dalam pelaksanaan suatu

pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan bahan.

2. Petugas atau satuan-satuan organisasi salaing melemparkan tanggung jawab

kepada pihak lain atau masing-masing merasa suatu pekerjaan tidak termasuk ke

dalam ruang lingkup tugasnya.

3. Pembagian tujaun organisasi tidak berjalan secara lancar dan pelaksanaan

pekerjaan-pekerjaan ternyata serba salah, bersimpang siur atau bahkan hasil

pekerjaan yang satu saling menghapuskan hasil pekerjaan yang lain. Tanpa

melaksanakan koordinasi maka tiap satuan organisasi dapat berjalan sendiri-

sendiri tanpa adanya kesatuan arah.

Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat

yang dapat diambil dari padanya, diantaranya:

1. Dengan koordinasi dapat dihindarkan pertentangan satu sama lain antara satuan-

satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi.

2. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan

organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting.

3. Dapat dihindarkan terjadinya penyelesaian persoalan yang berlarut-larut karena

ketidakjelasan orang bertanggung jawab.

4. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya pekerjaanrangkap terhadap sesuatu dari

satuan organisasi atau pekerjaan rangkap terhadap tugas dari pejabat.

5. Dapat ditumbukan kesadaran di antara para pejabat agar saling bantu membantu satu

sama lain teutama diantara pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama.

3

6. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan suatu aktifitas

dari satuan organisasi atau kekosongan pekerjaan pada tugas dari para pejabat.

7. Dapat ditimbulkan kesadaran diantara para pejabat agar saling memberitahukan

masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat menghindarkan kemungkinan-

kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan yang merugikan.

8. Dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat.

9. Dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.

10. Dapat dijamin adanay kesatuan sikap antar pejabat.

11. Dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan

hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk

bagan (grafik) yang memperlihatkan hubungan unit kerja dan jalur-jalur wewenang

yang ada

Struktur organisasi merupakan kelanjutan dari dua bentuk pola organisasi.

Adapun struktur organisasi ini secara otomatis merupakan perwujudan struktur

organisasi formal dengan jalan menganalisis jabatan-jabatan yang telah ditetapkan.

Operasi kegiatan perusahaan akan berjalan lancar jika struktur organisasi yang

dipakai dapat memberikan dukungan moral bagi karyawan sehingga mereka mau

bekerja sama dan selalu berusaha menjalin koordinasi yang mereka sadari sebagai

tanggung jawab penting untuk menjadi bagian dari seluruh perusahaan yang saling

menunjang pencapaian tujuan organisasi (perusahaan).

Keuntungan Penggunaan Bagan Organisasi:

Memperlihatkan karakterisitik/tipe dari organisasi yang bersangkutan

Memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan/keterkaitan antar pekerjaan

Sebagai pedoman untuk mengetahui jalur wewenang dan tanggung jawab

Struktur organisasi yang dibentuk akan selalu berdasarkan pada 3 komponen

organisasi yaitu:

1. Interaksi kemanusiaan,

3

2. Kegiatan yang terarah pada tujuan,

3. Struktur.

Berdasarkan ketiga komponen organisasi itu seorang manajer puncak harus

dapat mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi. Di

samping pertimbangan ketiga komponen tersebut, struktur organisasi harus memberi

penjelasan pembagian kekuasaan (authority/wewenang) dan tanggung jawabnya.

Pendelegasian wewenang dapat sangat erat hubungannya dengan batasan

wewenang dan tanggung jawab seseorang tentang suatu bagian kegiatan yang

dilaksanakan. Dengan menugaskan sebagian pekerjaan kepada bawahan berarti manajer

memberikan wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, untuk kemudian setiap

bawahan harus mempertanggungjawabkannya kepada atasannya sesuai dengan struktur

organisasi.

Hubungan wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi dapat

terlihat seperti:

Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas:

1. Organisasi garis

Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri organisasi garis adalah sebagai

berikut:

a. Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana

Gambar 1. Hubungan wewenang dan tanggung jawab pada struktur organisasi

3

b. Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari

kerja

c. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh

atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya

d. Puncuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan

e. Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala

keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan

f. Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi juga alat-alat yang diperluka tidak

beraneka ragam

g. Organisasinya kecil

Kebaikan-kebaikan organisasi garis adalah:

1. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada

satu tangan.

2. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan

langsung dengan bawahan.

3. Proses pengambilan keputusan cepat.

4. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat

segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.

5. Rasa solidaritas tinggi

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah:

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak

mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam

kehancuran.

2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

4. Bentuk organisasi tidak fleksibel

3

Bagan organisasi garis

2. Organisasi garis dan staf

Organisasi garis dan staff diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi ini

mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi

yaitu :

a. Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian

tujuan yang digambarkandengan garis atau lini.

b. Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini

berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-

orang tersebut disebut staf.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah:

a. Organisasinya besar dan bersifat kompleks

b. Jumlah karyawan banyak

c. Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

d. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal

e. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal

f. Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan -

bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung

g. Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf :

Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi secara

langsung

Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan

perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan,

3

Misi Dan Tujuan Organisasi

Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai

Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu

menetapkan misi / maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi.

Sedangkan Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang

membedakan organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan

ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud

untuk merealisasikan2.

2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi

sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

Teori Organisasi adalah teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah

organisasi, Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang

bagaimana sebuah organisasi menjalankan fungsi dan mengaktualisasikan visi dan

misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi

mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang didalamnya maupun lingkungan kerja

organisasi tersebut.

Menurut Lubis dah Husein (1987) bahwa teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu

3

pengetahuan yang membecarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara

sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Teori organisasi merupakan

sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap individu.

Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teori-teori

organisasi yang pernah ada dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga

sekarang. Yaitu meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori

organisasi modern.

TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang

berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai dari tahun seribu delapan ratusan(abad

19) yang mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan,

tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain

yang terjadi bila orang-orang bekerja sama.

Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik

sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan

petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreativitas. Teori ini juga

berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang

sama dan mempunyai efek yang sama, yaitu :

a. Teori birokrasi :

dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and Spirit of

Capitalism.

b. Teori administrasi :

dikembangkan atas dasar sumbangan Henry Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa

serta Mooney dan Reiley dari Amerika.

c. Manajemen ilmiah :

dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor.

3

TEORI ORGANISASI NEOKLASIK

Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi

(The human relation movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori

klasik. Anggapan dasar teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan

social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya, atas

dasar anggapan ini maka teori neoklasik mendefinisikan “suatu organisasi” sebagai

sekelompok orang dengan tujuan bersama. Perkembangan teori neoklasik dimulai

dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Howthorne dan dari tulisan

Huga Munsterberg.

Dalam hal pembagian kerja, teori neklasik telah mengemukaan perlunya hal-hal

sebagai berikut:

a. Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan.

b. Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi.

c. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para yunior

untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.

TEORI ORGANISASI MODERN

Teori modern ditandai dengan ahirnya gerakan contingency yang dipelopori Herbert

Simon, yang menyatakan bahwa teori organisasi perlu melebihi prinsip-prinsip yang

dangkal dan terlalu disederhanakan bagi suatu kajian mengenai kondisi yang

dibawahnya dapat diterapkan prinsip yang saling bersaing. Kemudian Katz dan

Robert Kahn dalam bukunya “the social psychology of organization” mengenalkan

perspektif organisasi sebagai suatu sistem terbuka. Buku tersebut mendeskripsikan

keunggulan-keunggulan perspektif sistem terbuka untuk menelaah hubungan yang

penting dari sebuah organisasi dengan lingkungannya, dan perlunya organisasi

menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah jika organisasi ingin tetap

bertahan.

Teori modern yang kadang – kadang disebut juga sebagai analisa system pada

3

organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori

modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan an saling

ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu

system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi

merupakan system terbuka.

Siklus Proses Manajemen Dalam Sebuah Organisasi

Gambar siklus hidup proses manajemen

Proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan

merupakan pekerjaan anggota organisasi, yang dilakukan dengan menggunakan

semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah

ditetapkan. Proses penentuan tujuan, penerjemahan ke dalam strategi, kebijaksanaan

dan program organisasi diterapkan dalam sebuah perencanaan (Planning). Dan

mempunyai tiga aspek : mendefinisikan masalah, mendiagnosis dan menentukan

tujuan. Pendekatan yang dilakukan manajer menggunakan cara brainstorming (suatu

teknik pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, individu di dalamnya

mencoba meningkatkan kreativitas dengan cara mengajukan alternatif secara spontan

tanpa memperhatikan kenyataan atau tradisi), serta mengevaluasi alternatif dan

memilih yang terbaik dan mengimplementasikan keputusan dan memonitor hasil.

Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling terjalin

secara simultan yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer,

untuk mencapai sasaran bersama. Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk

3

pembuatan keputusan, penciptaan kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat

bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan. Suatu usaha kerja

sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga

terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Orang yang

menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan

disebut koordinator (manajer).

D. Proses Pelaksanaan

a.Pengertian Pelaksanaan/pengarahan (actuating)

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan

fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan

pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses

manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang

berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating

merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga

mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran

anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin

mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya

untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai

pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan

secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah

bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih

penting,atau mendesak,

3

4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang

mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja

efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping

menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia

itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki

pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang

dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

1. Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin

efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap

usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam

melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-

faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup,

pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta

kemampuan bawahan.

2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak

mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan

harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat

dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik

akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang

wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik,

3

dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan

organisasi.

3. Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan

tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur

didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan

saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin

besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Cara-cara pengarahan

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan

maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak

menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang

dilakukan dapat berupa:

1. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang

perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi

ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan

pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang

dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu

ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu

ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka

kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada

pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya.

Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :

1. Tugas itu sendiri

2. Tugas lain yang ada hubungannya

3. Ruang lingkup tugas

4. Tujuan dari tugas

3

5. Delegasi wewenang

6. Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

2. Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang

yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan

tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal dari atasan, dan

ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini

mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain

yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain.

Adapun perintah yang dapat berupa :

3. Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer,

kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh

bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus

bersifat lebih mendetail.

4. Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi

apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis

memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya,

sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan

akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya

perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah

5. Perintah formal dan informal

    Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan

sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi.

3

Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau

dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

        Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:

“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.

“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan

sebagainya.

Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang

fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

b.Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian

perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari

wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada

bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang.

Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan.

Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian

dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan

menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini

dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah

selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana

tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah

actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah

tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi

actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf

pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan

3

efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah

ini :

Tujuan Pergerakan

Tujuan fungsi aktuating ( penggerakan ) adalah :

Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf

Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan

Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang dapat meningkatkan motivasi

dan prestasi kerja staf

3

Membuat organisasi berkembang lebih dinamis

Fungsi penggerakan

Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf

bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap

lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan

a. Koordinasi kegiatan

Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus

memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada

waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang

bertugas harus :

Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan

Mengkoordinasikan kegiatan

Menyampaikan keputusan

b. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi

mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi

c. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi :

i. Pemantauan dan pengawasan

ii. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman,

penyebaran dan pengembalian barang )

iii. Akuntasi

iv. Organisasi

d. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan

Berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi

kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama penerapan.

3

Faktor – faktor penghambat fungsi penggerakan

Kegagalan manajer dalam menumbuhkan motivasi stafnya, hal ini terjadi karena

manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan antar manusia. Seperti

konsep perilaku manusia yang dikemukakan oleh Maslow, dinegara berkembang yang

menjadi prioritas adalah kebutuhan fisik, rasa aman, dan diterima oleh lingkungan

sedangkan dinegara maju kebutuhan yang menonjol adalah aktualisasi diri dan self

esteem. Perbedaan tersebut juga akan mempengaruhi etos kerja dan produktifitas

kerja.

Faktor – faktor pendukung fungsi penggerakan

Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya :

(1). Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha

dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki

kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja,

sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat

kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :

(a). Memiliki  kecerdasan orang-orang yang dipimpin

(b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh

(c). Memiliki kelancaran dalam berbicara

(d). Matang dalam berpikir dan emosi

(e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin

(f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.

(2). Sikap dan Moril (Attitude and Morale)

3

Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan

bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola

hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu :

(a). Sikap feudal (feudal attitude)

Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak

sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-

aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba

lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota

masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir

kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut

hidup dari masyarakat feudal.

(b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude).

Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak

sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan,

pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya.

(3). Tatahubungan (Communication)

Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif,

pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial

diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan

komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

(a). Komunikasi intern

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara

atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan

bawahan atau sebaliknya.

(b). Komunikasi Ekstern

yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

3

(c). Komunikasi Horizontal

yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan

yang sama.

(d). Komunikasi Vertikal

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan

bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil.

(4). Perangsang (Incentive) ;

insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak.

(5). Supervisi (Supervision)

Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka

timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata

control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan

organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling

berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena

ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi

petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat

kepada pegawai yang mengalami kesulitan.

(6). Disiplin (Discipline)

Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan

ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua :

(1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya).

(2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah).

Hal – hal yang perlu diperhatikan manajer dalam fungsi penggerakan

1. Manajer harus bekerja lebih produktif

3

2. Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan

sosiologi

3. Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap

lingkungan

4. Manajer harus bersikap obyektif

Berikut ini akan diuraikan pandangan tentang perilaku manusia dalam bekerja,

antara lain:

A. Motivasi

Motivasi sebagai “proses psikologikal yang yang menyebabkan timbulnya,

diarahkannya dan terjadinya persistensi kegiatan sukarela yang diarahkan kearah

tujuan tertentu” (Mitchell, 1982:81)

Motivasi sebagai “kesediaan untuk melaksanakan upaya tinggi untuk mencapai

tujuan-tujuan organisasi yang dikondisi oleh kemampuan upaya demikian untuk

memenuhi kebutuhan individual tertentu” (Robbins et.al, 1999:50)

Motivasi adalah “hasil proses-proses yang bersifat internal atau eksternal bagi

seorang individu yang menimbulkan sikap entusias dan persistensi untuk mengikuti

arah tindakan tindakan tertentu” (Gray, 1984:69)

1. Teori Motivasi

Menurut Landy & Becker (1987) teori motivasi dikategorikan dalam 5 macam yaitu :

teori kebutuhan (need theory), teori keadilan (equity theory), teori ekpektansi

(expectancy theory) dan teori penetapan tujuan (goal-setting theory)

1. Teori kebutuhan

Teori hirarkhi kebutuhan

Abraham Maslow yang mengungkapkan Motivasi manusia

berhubungan dengan 5 macam kebutuhan yang berhirarkhi yaitu :

3

1. Kebutuhan psikologis

2. Kebutuhan akan keamanan

3. Kebutuhan akan apeksi

4. Kebutuhan akan pandangan masyarakat

5. Kebutuhan akan aktualisasi diri sendiri

2. Teori keadilan (Kreitner et.al., 1989)

Yang berpendapat orang-orang berupaya mendapatkan kelayakan

dan keadilan dalam pertukaran-pertukaran sosial atau hubngan memberi

dan menerima. Tendensi keadilan dan ketidakadilan :

Seorang individu akan berupaya untuk memaksimalisasi jumlah

hasil positif yang diterima olehnya.

Orang-orang menolak untuk memperbesar masukan-masukan

apabila hal tersebut memerlukan upaya atau biaya besar.

Orang menolak perubahan behavioral atau kognitif dalam

masukan-masukan yang penting bagi konsep diri mereka atau

harga diri mereka.

Daripada mengubah kognisi tentang diri sendiri seorang individu

cenderung mengubah kognisi tentang perbandingan mengenai

masukan dan hasil pihak lain.

Meninggalkan lapangan ahanya akan dilakukan apabila ketidak

adilan hebat, tidak dapat diatas dengan metode lain.

3. Teori ekpektansi

Orang-orang termotivasi untuk berprilaku dengan cara-cara menimbulkan

kombinasi-kombinasi hasil-hasil yang diekpektansikan yang didalamnya ada

prinsip hedonisme.

Teori ekpektansi Victor Vroom (1964) :

3

kekuatan motivasi tergantung pada ekpektansi (keyakinan sendiri untuk

melakukan sesuatu) sesorang dengan konsep pokok ekpektansi (apakah

kiranya saya dapat mencapai tingkat kinerja tugas yang diinginkan),

instrumentalis (hasil kerja apakah akan saya peroleh sebagai hasil kinerja

saja) dan valensi (bagaimankah penilaian saya tentag hasil-hasil kerja)

dengan membuat persamaan bahwa motivasi merupakan hasil dari ekpektansi

kali instrumentalitas kali valensi.

Teori ekpektansi memprediksi bahwa motivasi untuk bekerja keras untuk

kenaikan upah akan rendah apabila :

Ekpektansi rendah-seseorang merasa bahwa ia tidak mampu mencapai

tingkat kenerja yang diperlukan.

Instrumentalis rendah-orang yang bersangkutan tidak yakin bahwa

sutau tingkat kinerja tugas akan menyebabkan kenaikan dalam imbalan

Valensi rendah-orang yang bersangkutan kurang menghargai kenaikan

dalam imbalan

Setiap kombinasi dari ketiga macam kemungkinan, mungkin terjadi.

4. Teori pencapaian tujuan (Edwin A.Locke)

Teori ini diaplikasikan dalam teknik manajemen berdasarkan sasaran

(Management by Objective) dan Locke berpendapat “kinerja cenderung

meningkat sewaktu tujuan menjadi semakin sulit dicapai tetapi hal

tersebut akan berlangsung hingga titik tertentu, spesifikasi tujuan secara

menyeluruh yang disertai kesulitan-kesulitan ternyata sangat kuat

berkaitan dengan kinerja tugas”. dimana penetapan tujuan memiliki

empat macam mekanisme motivasional sebagai berikut :

Tujuan mengarahkan perhatian

Tujuan mengatur upaya

Tujuan meningkatkan persistensi

Tujuan menunjang strategi dan rencana kegiatan

2. Model Motivasi Manusia

1. Model maslow :

3

Manusia sebagai makhluk yang serba berkeinginan (man is a wanting

being) Sebuah kebutuhan yang dipenuhi bukanlah sebuah motivator prilaku

Kebutuhan manusia diatur dalam suatu seri tingkatan-suatu hirakhi menurut

pentingnya masing-masing kebutuhan

Model instink (Berelson,1972; Lawless,1972)

oleh instink yang merupakan tendensi yang ada dalam diri manusia untuk

bereaksi dengan cara tertentu

2. Model hedonism

Motivasi dipengaruhi oleh tuntutan sederhana upaya meminimalisasi

perasaan sakit dengan mencari kesenangan dan kegembiraan maksimal

3. Model motivasi yang tidak disadari (Davidson, 1952)

Model instink dan hedinistik dalam hal menerangkan eksistensi dan

peranan proses mental yang berlangsung dibawah sadar yang

mempengaruhi prilaku.

4. Model manusia rasional.

Masing-masing individu sadar akan pola kebutuhan dan keinginan pribadi

dengan pertimbangan akalnya.

5. Model manusia sosial

Seorang individu dan prilakunya dipengaruhi oleh ekspektansi dan tekanan

sosial, orang-orang dengan siapa ia bekerjasama

3. Sifat-sifat Manusia

Sebuah fenomin individual-masing-masing individu bersifat unik dan

fakta tersebut harus diingat pada riset motivasi.

Motivasi bersifat intensional-apabila seseorang karyawan

melaksanakan suatu tundkaan maka hal tersebut disebabkan karena

orang tersebut secara sadar telah mimilih tindkaan tersebut.

3

Motivasi memiliki macam-macam fase-para periset telah menganalisis

berbagai macam aspek motivasi dan termasuk didalamnya bagaimana

motivasi tersebut ditimbulkan, bagaimana ia diarahkan dan pengaruh

apa menyebabkan timbulnya persistensinya dan bagaimana motivasi

dapat dihentikan

Tujuan teori motivasi adalah memprediksi prilaku-perlu ditekankan

perbedaan-perbedaan antara motivasi, prialku dan kinerja. Motivasi penebab prialku,

andaikata prialku tersebut efektif, maka akibatnya adalah berupa kinerja tinggi

(Mitchell, 1982:88)

4. Sepuluh Motivator Kerja

a. Pemerkaya jabatan (job enrichment) dan rotasi kerja

b. Partisipasi

c. Manajemen berdasarkan hasil

d. Manajer penggandaan

e. Kekuatan fikiran

f. Hubungan manusia yang realistis

g. Lingkungan kerja dimana pekerjaan dilaksanakan

h. Jam kerja yang fleksibel

i. Kritik efektif

j. Tiada kesalahan sama sekali

5. Menurunnya Sebuah Motivasi

Kekuatan sebuah motivasi cenderung menyusut apabila terpenuhi atau terhalangi

dalam pemenuhannya yang antara lain :

a. Kebutuhan yang sudah dipenuhi, bukan lagi sebuah motivator prilaku

b. Pemenuhan kebutuhan yang terhalangi akan pencapaian kepuasannya.

3

c. disonansi kognitif (motiv yang terhalangi dan prilaku penyeusian yang terus

menerus tidak berhasil dapat menyebakan timbulnya bentuk-bentuk prialaku

penyesuaian yang tidak rasional)

d. Frustasi (dihalanginya pencapaian tujuan bisa menyebabkan frustasi dengan

prilaku seperti agressi, regresi, fiksasi dan resignasi)

e. Rasionalisasi (mengemukakan dalih-dalih karena ketidakmampuannya)

f. Regresi (tidak berprilaku sesuai dengan umur)

g. Fiksasi (apabila seseorang terus menerus memperlihatkan pola prilaku sama,

terus menerus, walaupun pengalaman menunjukan bahwa hal tersebut tdiak

memberikan hasil apa-apa)

h. resignasi/apati (frustasi dalam jangka waktu lama dan kehilangan harapan

sehingga menarik diri dari kenyataan.

Premis yang begitu fenomenal diungkapkan Doghlas McGregor bahwa seorang

karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif :

Teori X yang menganggap

Kebanyakan karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan bekerja

sesedikit mungkin dan mereka umumnya menentang perubahan,

Kebanyakan karyawan harus dibujuk.dipersuasi, diberikan

penghargaan, diuhkum dan diawasi untuk mengubah kelakuan mereka

agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi.

Kebanyakan karyawan ingin diberikan pengarahan oleh seorang

menejer formal dan dimana ada kesempatan mereka berusaha untuk

menghindari tanggungjawab.

Teori Y menyatakan :

Kebanyakan karyawan memiliki kapasitas untuk menerima tanggungjawab

dan potensi untuk pengembangan tetapi manajemen melalui tindakan-

tindakannya harus membuat mereka sadar tentang sifat-sifat tersebut.

3

Kebanyakan karyawan ingin memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial,

kebutuhan akan pengahrgaan dan kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri

sendiri.

B. Kepemimpinan

Setelah perencanaan dibuat dan struktur organisasi terbentuk, maka langkah

selanjutnya adalah pengisian jabatan dalam organisasi, dikalangan para ahli

manajement ada bermacam-macam pendapat tentang kepemimpinan, ada yang

berpendapat kepemimpinan adalah fungsi leadership, fungsi motivating atau fungsi

modeling.

Kepemimpinan memiliki sifat mengarahkan yaitu mengarahkan orang-orang

yang dipimpinnya untuk mencapai tujuan. Hal ini dilakukan oleh para pemimpin

dengan terlebih dahulu menetapkan tujuan yang jelas, yang berisi arahan kemana

usaha para bawahan akan dibawa/arahkan. Tanpa adanya tujuan yang jelas, akan

sangat sulit bagi pemimpin untuk mengarahkan para bawahannya agar mencapai

tujuan.

Selain itu, dalam megarahkan para bawahannya untuk memcapai tujuan yang

telah ditetapkan, para pemimpin harus mengembankan mekanisme Reward and

Punishment (ganjaran dan hukuman). Reward diberikan bagi karyawan yang

memiliki kinerja pekerjaan yang baik, sedangkan punishment diberikan bagi

karyawan yang memiliki kinerja kerja yang buruk.

Kepemimpinan juga harus memiliki sifat memengaruh (influencing) yakni

dalam hal ini pemimpin harus mampu memengaruhi para bawahannya baik dengan

perkataan, sikap, kepribadian dan perbuatannya agara para bawahan tersebut mau

bekerja sama dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.

Walaupun pemimpin bukan merupakan manusia sempurna, tetapi seorang pemimpin

senantiasa dituntut oleh para bawahannya untuk memiliki pengetahuan, keahlian, dan

terutama kualitas kepribadian yang lebih sempurna dibandingkan dengan orang ang

dipimpinnya. Bahkan untuk menciptakan citra bahwa pemimpin tersebut merupakan

manusia yang sempurna, seorang pemimpin kerap melakukan Manajemen Kesan

3

(Imperssion management) seolah-olah dia adalah pemimpin yang sempurna. Tetapi

manajemen kesan bukan merupakan cerminan keadaaan pemimpin itu apa adanya.

Pemimpin juga memiliki wewenang, yaitu hak yang dimiliki pemimpin untuk

memerintah orang lain (bawahannya) dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan tugas/pekerjaan. Wewenang ini berasal dari kekuasaan yang dimiliki oleh

seorang pemimpin.dengan demikian, kekuasaan yang dimiliki pemimpin tidak sama

dengan kekuasaan yang dimiliki bawahanny. Yakni dalam hal inin para pemimpin

memiliki kekuasaan yang lebih besar dari para bawahannya.

Kekuasaan para pemimpin berasal dari :

1. Legitimate power

Yakni dalam hal ini pemimpin memiliki kekuasaan karena dia diberi

kewenangan oleh pemegang kekuasaan yang lebih tinggi.

2. Expert Power

Dalam hal ini kekuasaan dimiliki seorang pemimpin karena keahlian

yang lebih menonjol dalam bidang keahliannya sehingga dia diakui

otoritas keahliannya.oleh orang lain.

3. Reward Power

Kekuasaan yang dimiliki oleh seorang pemimpin karena pemimpin

tersebut gemar memberikan hadiah terutama dalam bentuk materi.

4. Coercive Power

Yaitu kekuasaan yang dimiliki seorang pemimpin karena dia memiliki

kemampuan untuk memaksa orang agar patuh terhadap perintahnya.

Kekuasaan jenis ini terutama banyak ditemukan dalam organisasi yang

bersifat otoriter.

5. Referrent Power

3

Yaitu kekuasaan yang dimiliki seorang pemimpin karena wibawa yang

dia miliki. Sedangkan kewibawaannya tidak selaran dengan

perkataannya.

Menurut Stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan

mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting :

Kepemimpinan melibatkan orang lain ( bawahan atau pengikut ),

kualitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima

pengarahan dari seorang pemimpin.

Kepemimpinan merupakan pembagian kekuasaan yang tidak seimbang

diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai

wewenang dalam mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota

kelompok dan sebaliknya bahwa anggota kelompok atas bawahan

secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pemimpin.

Kepemimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga

mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pemimpin tidak dapat

mengatakan pada bawahan apa yang harus dikerjakan tapi juga

mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin.

PENDEKATAN STUDI KEPEMIMPINAN

Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan :

Kepemimpinan itu tumbuh dari bakat

Kepemimpinan tumbuh dari perilaku.

    Pendekatan ini berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang

cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai ia akan muncul

pemimpin dalam situasi kelopok yang ia masuki.

Bersandar pada pandangan situasi.

    Pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas

pemimpin. Efektifis pemimpin bervariasi menurut situasi tugas yang

harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan

3

organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam

situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin

lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan

kontingensi yang menentukan efektivitas situasi gaya pemimpin.

C. Komunikasi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manager karena sebagai

proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi

pengorganisasian, fungsi kepemimpinan dan fungsi pengendalian dapat

dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian

besar dari waktunya.

Proses komunikasi memungkinkan para manager menjalankan

tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan kepada para

manager sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-

fungsi management baik secara terulis maupun lisan.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau

informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya

berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih

luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat

menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi.

Hal ini mengandung unsure-unsur:

Sebagai kegiatan untuk seseorang mengatur

Sebagai saran pengendalian informasi

Sebagai system terjalinnya komunikasi diantara individu-individu

PROSES KOMUNIKASI

Modal yang paling sederhana adalah modal komunikasi antar pribadi

3

    Dari bagian diatas bahwa model ini menunjukan 3 elemen penting dimana

jika salah satu hilang tidak akan terjadi komunikasi. Model yang paling

canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-

langkahnya sebgai berikut:

Pengirim

    Ada;ah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau

informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan

kepada orang lain.

Pengkodean

    Adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan

dan diterjemahkan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya

dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi

yang disampaikan.

Pesan

    Pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan

dan dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato

dapat didengar dan jika tulisan dapat dibaca, isyarat dapat dilihat

dan dirasakan.

Saluran

    Adalah cara mentransmisikan (menyampaikan) pesan, misalnya

kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar

komunikasi dapat efektif dan effisien saluran harus sesuai dengan

pesan.

Penerima

3

    Adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan

tidak sampai pada penerima, komunikasi tidak terjadi.

Penafsiran Kode

    Dalam peroses dimana penerima menafsirkan pesan dan

menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya.

Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang

dimaksudkan oleh pengirim, maka efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan Balik

    Adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap

komunikasi pengirim dinyatakan karena penerima itu telah menjadi

pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti

semula. Semakin cepat umpan balik semakin efektif komunikasi.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

            Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan

tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu vertical, lateral, dan diagonal.

    1. Komunikasi Vertical

            Komunikasi vertical adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah

dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen

tingkat atas sampai pada karyawan, bukan supervisor. Kegunaanya antara

lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka

informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan

organisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan

informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada

tingkatan lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan

dan sebagainya.

    2. Komunikasi Lateral atau Horizontal

3

            Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara

anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-

departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaanya :

menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah

organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan

dan untuk membentuk hubungan dengan rekan meraka.

KOMUNIKASI INFORMAL

    Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :

Pemuas kebutuhan manusiawi

Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan

Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain

Sumber informasi hubungan pekerjaan

            Jenis lain dari komunikasi informal adalah desas-desus yang secara

resmi tidak disetujui. Hal ini sebagai akibat jaringan informasi yang

simpang siur dan tumpang tindih. Artinya beberapa orang tentu

mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari

beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan

fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

1. Kebutuhan akan komunikasi yang efektif

        Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu,

kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik. Di

zaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka perusahaan besar

biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-

masalah komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan

lebih efektif dana dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi.

3

Dalam hal ini manager harus aktif. Penggunaan management partisipatif dan

komunikasi tatap muka merupakan jalan lain meningkatkan efektifitas komunikasi

melalui umpan balik.

2. Komunikator yang lebih efektif

    Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-

latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan

maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa

yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang

penerima berita.

    Salah satu alat yang digunakannya adalah aktif listening yang digunakan untuk

mengembangkan keterampilan management para manager. Sebagai dasar peralatan ini

adalah penggunaan reflektif statements (pernyataan balik) olehnpara pendengar.

The American management association (AMA) menyusun sepuluh pedoman

efektifitas komunikasi organisasi yaitu :

Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.

Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana

ada komunikasi.

Berkonsentrasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan

komunikasi.

Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi

pokok dari pesan anda.

Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang

dapat membantu atau bernilai bagi penerima.

Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.

Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.

Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.

3

Berusahalah bukan saja untuk di mengerti, tetapi juga untuk mengerti

serta jadilah pendengar yang baik.

HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

a. Hambatan Organisasional:

i. Tingkatan Hieararki:

            Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan

berbagai masalah organisasi, karena menambah tingkatan memakan waktu

yang panjang dan ketepatannya semakin berkembang. Dimana setiap

tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan

aslinya.

ii. Wewenang Manajerial:

    Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan

terhadap komunikasi. Atasan merasa bahwa mereka tidak sepenuhnya

menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah

sedang bawahan menghindar situasi untuk mengungkapkan informasi

yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dua hal diatas

akan menimbulkan gap.

iii. Spesialisasi

3

    Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat

org merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya

menghalangi masyarakat, sulit memahami dan mendorong terjadi

kesalahan-kesalahan.

Hambatan antar pribadi:

    Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidaksempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu memperhatikan:

Persepsi selektif

Kedudukan komunikator

Keadaan membela diri

Pendengaran lemah

Ketidak tepatan penggunaan bahasa

3

3