LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATANBIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)PANITIA MUSYAWARAH WILAYAH 2IKATAN SENAT MAHASISWA KEDOKTERAN INDONESIA (ISMKI)FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS TANJUNGPURAPERIODE 2013/2014

BAB IKONDISI OBJEKTIF

I.1Internal

a. Jumlah anggota pengurus dan struktur internal bidang; Bidang Humas MUSWIL 2 terdiri dari 1 orang koordinator yaitu: Juwita Valen Ramadhania, dan 8 orang anggota yaitu:b. Putri Umagia Drilnac. Anis Komalad. Adela Briliane. Risa Muthmainahf. Dara Agusti Maulidyag. Siti Hani Amiralevih. Prisa Dwicahmii. Mitha Ismaulidia

b. Keadaan anggota didalamnya, keaktifan, dsb;Setiap anggota berperan aktif dalam menjalankan tugas kepanitiaan, khususnya dalam mengkoordinasi hubungan dengan peserta MUSWIL 2.

c. Rapat-rapat;Rapat bidang dilaksanakan 2 kali dengan persentase kehadiran tiap rapat sekitar 80%

I.2Eksternal

1. Peran bidang lain;Seksi Humas hampir selalu berhubungan dengan pihak eksternal dalam menjalankan rencana kerjanya, baik dari dalam kepanitiaan maupun dari luar kepanitiaan. Hubungan antara seksi Humas dengan bagian lain dalam kepanitiaan, terutama seksi KAT dan PDD berjalan dengan baik.

2. Pihak-pihak terkait yang membantu dan mendukung;Humas merupakan bagian kepanitiaan yang berhubungan langsung dengan pihak luar, diantaranya adalah organisasi kemahasiswaan FK UNTAN (BEM, HMJ, UKM), dan BEM FK lainnya yang terdapat di wilayah dua, pihak Dekanat Fakultas Kedokteran UNTAN. Dalam pelaksanaan tugasnya, hubungan dan kerja sama dengan pihak luar dapat terjalin tanpa kendala yang berarti.

BAB IIREALISASI KEGIATAN

II.1Deskripsi realisasi pelaksanaan kegiatanKegiatan bidang Humas dalam kepanitiaan ini adalah:1. Sosialiasasi kegiatan Musyawarah Wilayah 2 dengan berbagai cara kepada target peserta, yaitu mahasiswa Program Studi Pendidikan Dokter di wilayah dua. Cara-cara tersebut adalaha. Mengirim proposal dan surat undangan pada tiap BEM FK di wilayah dua.b. Follow up sosialisasi program kerja, jumlah dan data delegasi pada BEM 2 kali/minggu.c. Sosialisasi program kerja pada tiap angkatan PSPD FK UNTAN baik secara presentasi dan jarkom.d. Membuat teaser kegiatan MUSWIL 2.2. Bertanggungjawab terhadap pendaftaran peserta MUSWIL 2. a. Pembuatan form online pendaftaran MUSWIL 2.b. Pendataan jam kedatangan dan kepulangan yang di update 1 kali/hari semenjak H-7 acara.c. Membuat group LINE delegasi.d. Berkomunikasi dengan peserta untuk pemberian pelayanan kegiatan yang baik.3. Pengiriman surat-surat undangan kepada pihak-pihak terkait (dekanat dan undangan organisasi/institusi lain).4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan 12-14 Desember 20145. Sasaran kegiatana. Mahasiswa program studi pendidikan dokter fakultas kedokteran yang menjadi anggota ISMKI Wilayah 2.

II.2Parameter/indikator keberhasilan1. Semua proposal dan undangan tersebar ke seluruh institusi di wilayah dua.2. Melaksanakan follow up jumlah dan data kepada tiap institusi dengan bekerjasama dengan sekretaris.3. Membuat teaser MUSWIL 2 dan di FK UNTAN sosialisasi kegiatan tiap angkatan.4. Jumlah delegasi 70 orang.5. Membuat form pendaftaran online dan menyediakan berbagai sosial media untuk konfirmasi pendaftaran.6. Membuat grup LINE untuk delegasi.

II.3Hasil1. Semua proposal dan undangan tersebar ke seluruh institusi di wilayah dua.2. Follow up jumlah dan data kepada tiap institusi terdata oleh sekretaris3. Membuat teaser MUSWIL 2 dan di FK UNTAN sosialisasi kegiatan tiap angkatan terlaksana.4. Jumlah delegasi 60 orang.5. Membuat form pendaftaran online dan menyediakan berbagai sosial media untuk delegasi konfirmasi pendaftaran terlaksana.6. Membuat grup LINE untuk delegasi terlaksana.

II.4Kendala-kendala1. Sosialisasi yang dilakukan oleh BEM FK luar pada anggotanya dinilai lamban dan kurang.2. Sulit menghubungi BEM FK luar.3. Banyak peserta yang mengisi jam kedatangan dan kepulangan tidak sesuai dengan jadwal flight sehingga harus di konfirmasi berulang kali dan pendataannya dapat berganti setiap waktu.4. Banyaknya keinginan delegasi yang harus ditangani dengan baik, bijak, dan benar.a. Keinginan untuk keluar malam setelah kegiatan.b. Banyaknya permintaan pembeliaan barang oleh delegasi pada malam hari saat setelah acara.5. Kurangnya panitia sebagai LO sehingga terjadi penambahan dan pergantian LO yang membuat delegasi bingung.

II.5Evaluasi1. Memberi pengertian yang lebih baik kepada Presiden/Ketua BEM FK LUAR agar mensosialisasikan kegiatan.2. Menelefon kontak BEM yang bersangkutan jika tidak ada konfirmasi 1x24 jam.3. Menyediakan form peserta dengan tanggal serta jam kedatangan berupa opsi sesuai tertera di jadwal flight.4. Membuat perjanjian tertulis tentang keluar malam dan LO membuat list perlengkapan yang ingin dibeli oleh delegasi pada satu waktu.5. Perlunya panitia yang cukup dari awal kepanitiaan dan sudah dibagi per-institusi.

II.6Biaya-

BAB IIIREKOMENDASI

1. Dari awal kegiatan, LO masing- masing universitas sudah ditentukan semenjak awal kegiatan, sehingga tidak ada penambahan LO2. Pada form pengisian jam kedatangan dan kepulangan peserta yang berasal dari luar daerah, lebih baik di sediakan option flight yang tersedia.

BAB IVPENUTUP

Demikianlah Laporan Pertanggungjawaban bidang HUMAS MUSWIL 2 ini dibuat untuk diperhatikan dan membuat rangkaian kegiatan ini semakin baik ke depannya. Terima kasih.