Format LPJ

download Format LPJ

of 23

Transcript of Format LPJ

Berikut ini, berturut-turut, dijabarkan format LPJ untuk program kerja nonproyek dan program kerja proyek. Untuk keseragaman, semua format yang ada (tulisan, paragraf, jarak antar baris, tab, margin, dll.) harus diikuti dan tidak boleh diubah. Format LPJ Program Kerja Nonproyek (Nama Program Kerja nonproyek) o Tujuan tujuan yang ingin dicapai dari program kerja ini o Bentuk bentuk kegiatan o Sasaran Kelompok warga yang menjadi sasaran/objek dari kegiatan ini contoh: mahasiswa DTS angkatan 2003 s.d 2008 o Sifat proyek/nonproyek o Nilai dan Skill Nilai: (sesuai GDP) Skill: (sesuai GDP; hanya untuk proker Mabim; proker nonMabim tidak wajib disebutkan) o Parameter Keberhasilan parameter keberhasilan dari proker ini (jika lebih dari 1, ditulis per poin) o Alokasi Waktu Kapan kegiatan ini dilangsungkan menurut time table dan pada kondisi nyatanya o Alokasi SDM kelompok warga yang terlibat dalam persiapan dan pelaksanaan (contoh: pengurus bidang kemahasiswaan/mahasiswa departemen angkatan 2007/anggota BPH lembaga IMS BEMFTUI/dll.) o Alokasi Dana Jumlah dana yang dialokasikan oleh IMS BEMFTUI 2011 untuk kegiatan ini o Perencanaan Menceritakan secara ringkas (bisa per poin) tentang bagaimana kegiatan tersebut direncanakan (kondisi, situasi, dsb.), terlepas dari apakah hal itu baik atau tidak (Baik atau tidak akan

dituliskan dalam bagian evaluasi), termasuk kendala-kendala yang dihadapi o Pelaksanaan Menceritakan secara ringkas (bisa per poin) tentang bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan (kondisi, situasi, dsb.), terlepas dari apakah hal itu baik atau tidak (Baik atau tidak akan dituliskan dalam bagian evaluasi), termasuk kendala-kendala yang dihadapi o Evaluasi Menyebutkan bagaimana pencapaian nilai dan/atau skill dari program kerja ini. Sebaiknya dalam bentuk persentase Menjelaskan hal-hal apa saja yang sudah baik dan yang belum baik yang terjadi selama tahap perencanaan dan pelaksanaan o Saran Saran agar persiapan dan pelaksanaan proker ini lebih baik. Baik secara umum, untuk semua jenis kegiatan, maupun secara khusus, untuk kegiatan serupa (bila diadakan kembali pada kepengurusan berikutnya) CONTOH: LPJ Proker Nonproyek Rapat Kerja I o Program Kerja Rapat Kerja I o Tujuan Menghasilkan rencana kerja untuk kepengurusan IMS BEM FTUI 2011 o Bentuk rapat dan penyusunan plot waktu o Sasaran Seluruh pengurus IMS BEM FTUI 2011 o Sifat nonproyek o Nilai dan Skill Nilai: Kepemimpinan, interaksi, wawasan berpikir, dan kepedulian o Parameter Keberhasilan rapat kerja selesai tepat waktu, barchart 100% fix, 50% pengurus dari tiap bidang hadir o Alokasi Waktu Rapat kerja I: 29 Januari 2011 dan 30 Januari 2011 Rapat kerja II: seminggu sebelum raker eksekutif II o Alokasi SDM Pengurus bidang kesekretariatan IMS BEM FTUI 2011

o Alokasi Dana Rp 145.000,o Perencanaan Anggota BPH menentukan waktu dan tempat dilangsungkannya rapat kerja I dalam rapat BPH: 29 dan 30 Januari 2011 di ruang kelas kampus FTUI Pengurus bidang kesekretariatan mengurus perizinan kegiatan dan peminjaman ruang kelas kepada Dekanat FTUI Setelah memperoleh izin, BPH menyosialisasikan rencana rapat kerja pada semua pengurus IMS 2011, anggota MPM Fraksi Sipil, dan warga Undangan kepada pengurus IMS 2011 disampaikan melalui SMS; Undangan kepada warga DTS dan MPM Fraksi Sipil disampaikan melalui surat undangan. Untuk warga, undangan ditempel di mading IMS Penyusunan rundown o Pelaksanaan Rapat kerja hari pertama dimulai sekitar pk. 08.45 WIB dan berakhir sekitar pk. 17.45 WIB; Dihadiri oleh sekitar 69 pengurus, 2 warga DTS, dan 3 MPM Fraksi Sipil Pada hari pertama, bidang Humas, Kreasi Mahasiswa, Kemahasiswaan, Kesekretariatan dan Sosma melakukan presentasi Rapat kerja hari kedua dimulai sekitar pk. 08.30 dan berakhir sekitar pk. 01.30 keesokan harinya. Dihadiri oleh sekitar 39 pengurus, 2 warga DTS, dan 2 MPM Fraksi Sipil Pada hari kedua, Rosil, bidang Pendidikan, IPTEK, dan Kebendaharaan menyampaikan presentasi. Agenda pembahasan barchart belum sempat dilakukan Pembahasan bidang kebendaharaan belum selesai hingga rapat kerja hari kedua. Untuk itu, diputuskan untuk melanjutkannya pada hari Minggu, 1 Februari 2009 di Ruang BEMFTUI Rapat kerja hari ketiga dimulai sekitar pk. 09.30 WIB dan ditutup sekitar pk. 17.00 WIB. Dihadiri oleh sekitar pengurus Pada hari ketiga rapat kerja, dilanjutkan agenda tentang kebendaharaan dan penyusunan plot waktu program kerja Di akhir rapat kerja, telah disahkan program kerja ( proyek dan nonproyek) dan plot waktu pelaksanaan program kerja o Evaluasi

Dari segi publikasi, terbilang cukup baik. Undangan telah disampaikan sekitar H-2 kepada pengurus, H-1 kepada MPM dan perwakilan warga. Meski demikian, undangan untuk warga secara keseluruhan baru dipublikasikan pada hari kedua rapat kerja Dari segi ketepatan waktu, rapat kerja hari pertama cukup baik, karena rapat kerja selesai lebih cepat dari jadwal, meski terlambat sekitar 45 menit; hari kedua terbilang buruk, karena rapat telat 30 menit dan target agenda tidak terselesaikan semua dengan penambahan waktu sekitar 6 jam; hari ketiga terbilang cukup, karena semua agenda terselesaikan, meski rapat terlambat sekitar 30 menit. Lamanya rapat kerja hari kedua disebabkan, karena pembahasan SOP kebendaharaan dan penyusunan pengeluaran yang bermasalah Dari segi kehadiran, hari pertama tergolong baik, karena 75% pengurus hadir; hari kedua tergolong cukup, karena sekitar 42% pengurus hadir. Menjelaskan hal-hal apa saja yang sudah baik dan yang belum baik yang terjadi selama tahap perencanaan dan pelaksanaan Program kerja ini mencapai % parameter keberhasilan o Saran Publikasi kepada pengurus sebaiknya lewat SMS, karena terbukti efektif Sebagai peninjau, seluruh warga berhak diundang. Untuk itu, publikasi kepada warga harus ditujukan pada seluruhnya, tidak hanya perwakilannya saja. Bila diadakan di kampus, rapat kerja akan lebih hemat dari segi biaya. Akan tetapi, perlu diatur sedemikian rupa agar tingkat kehadiran peserta rapat tetap tinggi Karena waktu pembahasan tiap bidang tidak tentu, maka dalam rundown tidak perlu diatur waktu presentasi tiap bidang, cukup diatur waktu istirahat dan waktu presentasi secara umum. Urutan bidang untuk presentasi dibuat terpisah Sebaiknya, kebendaharaan mendapat urutan terakhir Sebaiknya, kebendaharaan telah menetapkan batas atas anggaran untuk tiap jenis proker (proyek & nonproyek) dalam SOP, dan hal ini disampaikan selambat-lambatnya seminggu sebelum raker berlangsung.

Sebaiknya, kebendaharaan menyisihkan dana yang tersedia untuk hal-hal yang di luar perencanaan (tak terduga) sekitar 30% dari anggaran Sebelum raker, kesekretariatan harus menyosialisasikan hal-hal apa saja yang harus disampaikan dalam raker kepada BPH tiap bidang dan BKK. Format LPJ Program Kerja Proyek (Nama Program Kerja Proyek) o Susunannya sama dengan LPJ Proker Nonproyek yang telah dijabarkan di atas, namun ditambah dengan lampiran berikut yang dibuat oleh panitia: Proposal sponsorship Tentang Kesekretariatan Struktur kepanitiaan Database panitia Notulensi dan absensi rapat Daftar/tabel surat masuk Daftar/tabel surat keluar Arsip Surat masuk (asli) Arsip Surat keluar (fotocopy surat yang telah lengkap dengan cap dan tandatangan) Kebendaharaan Laporan Keuangan (wajib ada) Pelaksanaan Acara Petunjuk Teknik Acara (bila ada) Petunjuk Pelaksanaan (bila ada) Daftar Pengisi Acara (Bila tidak disebutkan dalam proposal sponsorship) Publikasi contoh poster, leaflet, dll. Bukti Keuangan struk pembayaran, tiket masuk, dll. Asli yang ditempel di kertas Dokumentasi setidaknya menampilkan 5 foto yang menggambarkan pelaksanaan acara

CONTOH: LPJ Proker Proyek PSB 2 a. Proposal Sponsorship

PROPOSAL PSB GANJIL 2009 PENDAHULUAN Perguruan Tinggi memiliki peran serta dalam menciptakan manusia yang memiliki kemampuan intelektual tinggi dan mampu mengabdikan diri pada masyarakat sesuai dengan bekal ilmu yang dimiliki. Untuk melaksanakan pembangunan nasional, maka sangatlah dibutuhkan tenagatenaga ahli yang berkompeten di bidangnya. Dalam hal ini, diharapkan Perguruan Tinggi dapat memenuhi kebutuhan tenaga-tenaga ahli tersebut. Fakultas Teknik Universitas Indonesia tiap tahunnya telah menghasilkan sarjana-sarjana S1 yang diharapkan dapat menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama masa perkuliahan secara bijaksana dan tepat guna sesuai dengan perkembangan pembangunan dan kebutuhan masyarakat selama ini. Setelah melewati perjalanan yang panjang semasa kuliah dan skripsi. Sampai pada akhirnya bagi mahasiswa tingkat akhir untuk menikmati kelulusannya sebagai sarjana S1 dan siap untuk mengembangkan karier. Melalui latar belakang tersebut kami selaku panitia bermaksud mengadakan kegiatan Pelepasan Sarjana Baru Genap 2009 Departemen Sipil Fakultas Teknik Universitas Indonesia. Kegiatan tersebut merupakan salah satu wujud apresiasi kepada para sarjana baru pada khususnya dan sebagai wadah silahturahmi antara seluruh warga Departemen Sipil Fakultas Teknik Universitas Indonesia pada umumnya. II. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Sebagai wujud apresiasi kepada sarjana baru Departemen Teknik Sipil. 2. Sebagai wadah silaturahmi antar sesame warga Departemen Teknik Sipil Universitas Indonesia. 3. Meningkatkan kebersamaan, kekeluargaan dan keakraban antar warga Departemen Teknik Sipil. 4. Memberikan motivasi yang tinggi bagi mahasiswa Teknik Sipil FTUI. NAMA KEGIATAN Nama kegiatan ini adalah Pelepasan Sarjana Baru Ganjil 2009 TEMA KEGIATAN Tema kegiatan acara Pelepasan Sarjana Baru 2009 ini adalah Pelepasan Wisudawan. WAKTU DAN TEMPAT Kegiatan ini akan dilaksanakan pada : PSB Hari I Hari : Sabtu Tanggal : 31 Januari 2009

III. IV.

V.

Tempat Waktu Hari Tanggal Tempat Waktu

: Lapangan Teknik menuju Balairung : 11.00 WIB (Sebelum acara wisuda) PSB Hari II : Jumat : 13 Februari 2009 : Cafe Bondies di Jalan Ampera : 18.00 WIB Selesai

VI. BENTUK KEGIATAN PSB Hari I Acara ini dilakukan pada hari Sabtu sebelum acara wisuda berlangsung. Wisudawan/wati berkumpul pukul 11.00 WIB di departemen untuk kemudian diarak dari parkiran Lapangan Teknik menuju Balairung UI. Bentuk kegiatan : Arak-arakan Wisudawan/wati Departemen Sipil FTUI dari Lapangan Teknik UI menuju Balairung dan dilaksanakan sebelum acara Wisuda berlangsung. PSB Hari II Acara ini dilaksanakan di Cafe Bondies, dua minggu setelah acara Wisuda diselenggarakan. Bentuk kegiatan : Acara ini berupa Malam Pelepasan para Wisusawan/wati yang dilaksanakan secara informal. VII. SUSUNAN PANITIA SUSUNAN KEPANITIAAN PELEPASAN SARJANA BARU SEMESTER GANJIL 2009 Pelindung Penanggung Jawab Ketua Panitia Wakil Ketua Panitia Sekretaris Umum Bendahara Umum Ka.Bidang Operasional PJ Acara - Anggota PJ Dekorasi Anggota Ka.Bidang Sarana PJ Tempat PJ Konsumsi : Prof. Dr. Ir. Irwan Katili (Kepala Departemen Teknik Sipil) : Udayalaksmanakartyasa Halim : Try Puji Santoso (S07) : Gregory F. Saragih (S07) : Lea Pungky Rahayu (S07) : Siti Fatmawati & Dyah Okty (S07) : Dinya Amima Sara (S07) : Dinya Amima Sara (S07) : Irvan (S08) : Monika (S07) : Fita Ariesta (S07) : Dian Paramitarini K. (S07) : Mita Amalia (S07) : Galuh Rizma (S07)

Anggota PJ Transportasi PJ Perlengkapan Anggota Ka.Bidang Humas PJ Publikasi - Anggota PJ Dokumentasi - Anggota Ka.Dana Usaha Anggota VIII. RENCANA ANGGARAN

: Bunga Fadliya (S07) : Ardi Tiantoro (S07) : Aep Riyadi (S07) : Dimas (S08) : Asrovi (S08) : Fathur (S08) : Muliadi (S07) : Eva (S08) : Mutia (TL08) : Amel (TL08) : Made (TL08) : Aya (TL08) : M.Airlangga (S07) : Inal (S08)

ANGGARAN BIAYA PELEPASAN SARJANA BARU SEMESTER GANJIL 2009 PEMASUKAN 1. IMS 2. Iuran 18 Wisudawan @ Rp 180.000 3. Dana dan Usaha 4. Donatur 5. Tromol Tiap Angkatan TOTAL PEMASUKAN PENGELUARAN 1. Bidang Humas - Publikasi Arak-arakan - Publikasi PSB - Undangan 2. Dekorasi - Arak-arakan - PSB (Malam Pelepasan) 3. Sarana - Kendaraan Arak-arakan (2 Mobil) 4. Tempat & Konsumsi - Tempat (Cafe) untuk 40 orang 5. Dokumentasi - CD 18 Buah @ Rp 2.500 - Tempat CD 18 Buah 6. Perlengkapan - Petasan : : : : : : : : : : : : : : : : Rp 300.000,00 Rp 3.240.000,00 Rp 1.062.000,00 Rp 200.000,00 Rp 200.000,00 + Rp 5.002.000,00 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 20.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 250.000,00 3.000.000,00 45.000,00 45.000,00 40.000,00

- Souvenir - Tas Kertas 7. Lain-lain TOTAL PENGELUARAN IX.

: : : :

Rp 450.000,00 Rp 49.000,00 Rp 903.000,00 + Rp 5.002.000,00

PENUTUP Demikian proposal kegiatan ini disusun sebagai informasi dan petunjuk pelaksanaan kegiatan. Besar harapan kami atas dukungan dan kerjasama seluruh pihak terkait. Atas perhatian dan partisipasi Anda, kami mengucapkan terima kasih. Depok, 30 Januari 2009 Ketua Pelaksana Sekretaris Umum Try Puji Santoso Mengetahui, Ketua Ikatan Mahasiswa Sipil Badan Eksekutif Mahasiswa FTUI Maruffi Kurnia b. - Data base Panitia No Nama 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Try Gregory Lea pungky Mita Amalia Dian Dinya Siti Okty Irvan Monika Fita Bunga Galuh Ardi Aep Asrovi Dimas Fathur Kesekretariatan Jurusan & Angkatan S07 S07 S07 S07 S07 S07 S07 S07 S08 S07 S07 S07 S07 S07 S07 S08 S08 S08 No. Telp (HP) 08111104874 08526258042 96170218 085693203146 081511165963 02133599550 02192451426 02193712718 02498801630 08561400427 081314817555 08568752920 085697718716 08111881480 02194672859 08998750082 Keterangan PO WaPO Sekum Pj. Tempat Kibid.Sarana Kabid.Operasioanal Bendum Bendum Staf.Acara Pj. Dekorasi Staf.Dekorasi Staf.Konsumsi Pj. Konsumsi Pj.Transportasi Pj.Perlengkapan Staf. Perlengkapan Staf. Perlengkapan Staf. Perlengkapan Lea Pungky R

19 20 21 22 23 24 25 26

Muli Inal Amel Mutia Made Aya Angga Eva

S07 S08 TL08 TL08 TL08 TL08 S07 S08

02198349481 085692769901 085697275891 0811977412 08998371018 08138348580 085710155349 02198989651

Kabid.Humas Staf. Danus Staf.Publikasi Staf.Publikasi Pj.Dokumentasi Staf.Dokumentasi Kabid.Danus Pj.Publikasi

- Notulensi dan Presensi rapat Notulensi Rapat PSB 1 Tanggal 23 Januari 2009 Agenda: 1. Pembagian SDM untuk staf bidang 2. Penentuan konsep acara untuk arak-arakan 3. Penentuan Tanggal Malam pelepasan PSB 09 Pembahasan: 1. Pembagian SDM untuk Staf bidang: Staf acara : Irvan (S07) Staf Dekorasi : Fita (S07) Staf Konsumsi : Bunga (S07) Staf Perlengkapan : Dimas (S08), Asrovi (S08), Fathur (S08) Staf Publikasi : Amel (TL08), Mutia(TL08) Staf Dokumentasi : Aya (S08) Staf Dana Usaha : Inal (S08) 2. Penentuan konsep acara arak-arakan dan foto2 bareng wisudawan: Arak-arakan akan diadakan pada 31 jan 09 Arak-arakan masih dipikirkan akan digunakan kendaraan apa. Pilihan 1 : Mobil trantib + dihias Pilihan 2 : Mobil Pick up + dihias Garadiresik wisuda pada tanggal 30 jan 09 sebelum itu akan ada acara foto bareng di jembatan teksas dan area FT. 3. Malam pelepasan antara tanggal 13 Feb 09 atau 14 Feb 09, Kendalanya adalah adanya wisudawan yang meminta untuk diadakan malam pelepasan hari sabtu karena tanggal 13 feb(hari jumat) ada wisudawan yang kerja. Jadi masih belum fix tanggal malam pelepasan akan didiskusikan lagi pada saat ngobrol bareng wisudawan. 4. Biaya untuk PSB berkisar antara 150rb-200rb. Notulensi Rapat 2 PSB Ganjil Tanggal 27 Januari 09 1. Review:

Arak2an Diadakan tanggal 31 Jan 09. PSB diadakan pada tanggal 13 Februari 2009 Jam 6 malam Dari FT kumpul jam 11 di kantek, jam 1 harus ada di balairung. Arak2an gak pake tema. Pilihan kendaraan arak2an : PLAN A Mobil trantib sewa 2 mobil (kendala jauh bawa kendaraannya, kendaraan itu yang paling memungkinkan untuk dipilih masih dalam pengurusan) tambahan kendaraan pinjem mobil pickup Boli. PLAN B Menggunakan mobil pickup (2 mobil) Kesimpulannya arak-arakan menggunakan mobil trantib (plan A), karena sudah mendapatkan pinjaman dari walikota depok biaya 250rb untuk bayar supirnya, hanya tinggal buat surat ijin peminjaman ke kantor walikota. 2. Tema PSB: HEROES Menggangap wisudawan seperti layaknya pahlawan yang pulang dari medan perang. 3. Tempat: Bondies di Ampera Makan+tempat : Rp 1.938.750++ charge Band (belum Konfirm lagi charge band brp???) Kelebihan(murah,luas,sudah tersedia alat band,tempat nyaman) Sambara di Cipete Makan+tempat: Rp 2.359.500++ charge Band Charge Band: Rp 300.000/1000watt Kelebihan(tempat privat,fleksibel tempat alat band) Raja Rasa Makan+Band: Rp 2.406.000++ charge Band (Minimal 50 orang.) Tidak boleh bawa alat musik,cuma bayar Rp 1.500.000 Kelebihan(nuansa alam, ALAT BAND : alat band yang disediain dari panitia lebih murah, dibandingkan dari tempat psb nya kena charge Rp 1500.000,4. Tugas tiap-tiap bidang: Dekorasi : Tanggal 30 jan 09 buat dekorasi untuk mobil trantib Sarana : PJ sarana urus mobil trantib ke kantor walikota Dana usaha : berjualan kipas pada tanggal 30 dan 31 jan 09 di balairung Dokumentasi : Siapin kamera untuk foto wisudawan sebelum GR wisuda jam 11 wisudawan sudah harus kumpul di dept . Publikasi : Buat liflet arak-arakan dan poster untu di madding dan desai undangan PSB 09.

Tempat&Konsumsi : tunggu follow up adari wisudawan untuk pemilihan tempat malam PSB Bendahara: Buat anggaran PSB 09 Sekum: Buat proposal PSB dan buat kantong tromol PSB 5. Persiapan Arak-arakan: Panitia datang jam 9 untuk pasang atribut dekorasi di mobil trantib. Jam 10.30 semua persiapan arak-arakan udah beres semua. Wisudawan dan warga sipil kumpul di kantek jam 11, jam 11.30 berangkat. Arak-arakan akan berangkat dari Laptek ke balairung menggunakan rute: Teknikpoltek-mipa-balairung dengan mobil trantib Selesai arak-arakan foto bareng wisudawan Lalu panitia yang urus arak-arakan langsung membantu panitia yang cari dana/berjualan di balairung 6. Run down Foto Wisudawan: Tanggal 29 Jan 09 Panitia memberitahu wisudawan lewat sms atau telepon sebelum GR dibalairung akan ada foto bareng wisudawan jam 11 di area FT dan jembatan teksas. Tanggal 30 jan 09 - Jam 11.00 wib (wisudawan berkumpul) - Jam 11.30 wib (wisudawan foto bersama di jembatan teksas dan kapal beton depan dekanat) - Jam 12.00 wib (foto wisudawan selesai dan wisudawan bias langsung ke balairung untuk GR) Notulensi Rapat 3 PSB Ganjil Tanggal 30 Januari 09 Agenda : 1. Follow up mobil trantib dari walikota depok 2. Run down arak-arakan 3. Persiapan Jualan Pembahasan: 1. Mobil trantib bias dipinjam sejumlah 2 mobil, dengan harga penyewaan sebesar Rp 250.000,-. Surat-surat sudah diiurus, mobil akan datang jam 9 pagi tanggal 31 jan 09 untuk dihias oleh panitia. Setelah digunakan mobil harus bersih seperti keadaan semula sebelum dihias. 2. Rundown Arak-arakan: Jam 11.00 - Wisudawan dan warga sipil berkumpul dikantek dekat laptek. Jam 11.15 - Pemasangan Petasan Betawi & Wisudawan dan warga sipil telah menaiki kendaraan arak-arakan. Jam 11.30 - Kendaraan arak-arakan berangkat dari teknik menuju balairung. (Rute:Laptek-Poltek-MIPA-FKM-Balirung)

Jam 12.00 - Kandaraan arak-arakan sampai balairung & foto bareng wisudawan sipil Acara arak-arakan selesai. 3. Persiapan berjualan tanggal 31 jan 09 adalah jualan minuman dan jualan kipas Bahan yang digunakan untuk berjualan minuman: Gelas plastik 2 lusin ( 24 buah) Sirup 2 botol rasa leci dan jeruk Es batu 4 bungkus Jelly rasa jeruk 4. Pembagian SDM: Arak-arakan: Try(PJ),Dian,Lea,Greg,Mita,Eva,Muli,Ardi,Aya, Mede Jualan:Dinya(PJ),Inal,Mutia,Amel,Irvan,Galuh,Monik,Vita,Bunga Notulensi Rapat 4 PSB Ganjil 2009 Tanggal 6 Feb 09 Agenda: 1. Evaluasi arak-arakan Per bidang 2. Persiapan Malam PSB 09 Pembahasan: 1. Dokumentasi : Gak ada masalah Sarana: mobil trantib tepat waktu,gak da masalah Humas: ok, gak ada masalah respon warga positif Secara keseluruhan arak-arakan keren, berjalan dengan baik dan lancar, warga yang datang juga lumayan banyak dan berantusias untuk mengikuti jalannya arak-arakan. 2. Persiapan Malam PSB 09: Keputusan wisudawan PSB diadakan di Caf Bondies jumat tanggal 13 Jan 09 jam 18.00WIB-selesai. Dibutuhkan uang 700rb untuk DP caf tanggal 9 feb 09. Wisudawan setuju dengan biaya PSB 180rb asal rincian dana jelas. Sovenir keputusannya sendok semen yang dihias dan diukir nama wisudawan Kasih tau wisudawan lewat sms atau telp tempat, waktu, biaya, rincian uang PSB, confirm pembayaran& kedatangan wisudawan. Laporan tiap bidang: Acara: MC PSB (Gaby & Asrovi), Minta confirm Band dari tiap angkatan Humas: Undangan udah jadi tinggal cetak dan diberikan ke wisudawa, buat poster dan liflet buat warga sipil. Sarana: Alat Band (gitar,bass,drum,amplifier,mix) confirm lagi ke Pudia dan Boly, laptop pake laptop try, LCD keputusannya nyewa 25rb/jam Tempat : DP 700rb, konfirm ke caf bondies buat DP

Bendahara : Uang dari IMS (300rb), uang jualan (162rb), uang tromol(136.500) Dokumentasi : Kumpulin foto-foto dan video wisudawan jadi 1 Sekum : Proposal Selasa Notulensi Rapat 5 PSB Ganjil 09 Tanggal 10 Feb 09 Agenda: 1. Konfirm kedatangan & uang pembayaran dari PSB 2. Persiapan Malam PSB 09 Pembahasan: 1. Semua wisudawan sudah dihubungi . 16 orang wisudawan bisa datang malam PSB, sisanya belum ada kepastian. Tetapi 16 orang tersebut belum ada yang bayar. Tetap terus hubungi wisudawan dan Tanya kapan bayar PSB 09. 2. Persiapan PSB per bidang: Tempat : DP sudah dibayar tanggal 9 Feb 09 dari uang pemasukan PSB dan pinjaman dari IMS 350rb. Pelunasan pada malam PSB tanggal 13 feb 09. Perlengkapan: LCD (sewa), laptop(Try & dian), Alat Band: Bass, gitar, amplifier,drum( Boly dan Pudia) Humas: Limflet (Udah disebar), Poster (Udah Dipasang), Undangan (Udh dikasih ke semua wisudawan) Dokumentasi : Video untuk malam PSB udah disiapain. Danus: Pikirin cara nyari uang buat PSB Acara: Rundown Udah beres, MC( Asrovi&Gaby) Souvenir : hari rabu dibeli dan sekalian diukir,jumat beres. Bendahara: Kalau sampe jumat belum kekumpul uang pelunasan Rp 2.200.000 akan dipinjamkan uang dari uday (bunga %) dan uang dari panitia. Sekum : Proposal masih belum tau mau dikasih ke siapa. Semua panitia diwajibkan terus hubungi wisudawannya untuk confirm kedtangan+pembayaran dan pemebritahuan info terbaru PSB. 3. Rundown PSB Untuk Panitia Jam 17.30 panitia sudah datang untuk persiapkan alat & keperluan lainnya. Jam 18.00 warga sipil dan wisudawan datang Jam 18.30 acara dimulai Jam 21.30 acara selesai - Surat Masuk (Tidak Ada surat masuk) - Surat Keluar Tabel Surat Keluar PSB Ganjil 09 *SURAT KELUAR

NO 1 2 c. d.

NOMOR SURAT

TANGGAL

KETERANGAN

008/EXT/SEKR/IMS28 Januari 2009 Surat Izin Arak-arakan BEMFTUI/I/2009 009/EXT/SEKR/IMS28 Januari 2009 Surat Izin Arak-arakan BEMFTUI/I/2009 Pelaksanaan Acara : - Petunjuk teknis Acara (tidak ada) - Petunjuk Pelaksanaan (tidak ada) Daftar Pengisi Acara Juknis Acara Plan C PSB Ganjil 2009 Acara MC Pembukaan Sambutan PO MC Sambutan IM MC Band 08 MC Makan malam Band 06 MC Video MC Pengisi Gaby & Asrovi Try Gaby & Asrovi Maruffi Gaby & Asrovi Indra dkk Gaby & Asrovi Seksi Konsumsi Pudia dkk Gaby & Asrovi Gregory Gaby & Asrovi Keterangan Teknis Salam, Introduce, Pembacaan Rundown, Start acara Ucapan utk wisudawan & hadirin Pengantar next event Ucapan utk wisudawan & hadirin Pengantar next event Akustik (2-3 lagu) Pengantar next event Mengarahkan hadirin, memasang musik mp3 (sarana/perlengkapan) Main musik (2-3 lagu) Pengantar next event Pemutaran video dari gregory Pengantar next event Karaoke, sistem nilai, peserta pertama ditunjuk, 4 berikutnya diundi. Pemenang dapat hadiah.

Waktu 18.30 18.40 18.40 18.45 18.45 18.48 18.48 18.53 18.53 18.56 18.56 19.06 19.06 19.09 19.09 19.20 19.20 19.30 19.30 19.33 19.33 19.43 19.43 19.46 19.46 20.06

Games

Gaby & Asrovi

20.06 20.09 20.09 20.39 20.39 20.42 20.42 20.52 20.52 20.55 20.55 21.05 21.05 21.10 21.10 21.13

MC Video MC Band 04 MC Band 07 Kesan pesan wisudawan MC

Gaby & Asrovi Gaby & Asrovi Gaby & Asrovi Regi dkk Gaby & Asrovi Inca dkk Perwakilan wisudawan Gaby & Asrovi

Pengantar next event Pemutaran video dari 04 Pengantar next event Main musik (2-3 lagu) Pengantar next event Main musik (2-3 lagu) Ucapan kesan & pesan Pengantar next event Wisudawan baris, panitia masing2 bawa souvenir & ngasih ke wisudawan, warga ikut baris di belakang panitia untuk salam2an. Musik ost.friends (the rembrandts) & graduation (vit c) oleh sarana/perlengkapan Kata2 penutup & salam

21.13 21.23

Pembagian souvenir

Gaby & Asrovi

21.23 21.25

MC Penutupan

Gaby & Asrovi

e. Publikasi (SKETSA KASAR)

PSB GANJIL 09Bertempat di Caf Bondies Jalan Ampera Jumat, 13 Februari 2009 Jam : 19.00 WIB selesai

Cp : Muli S07 Try S07 (PO)

f.

Laporan Keuangan ANGGARAN BIAYA PSB 2009 (real) PEMASUKAN 1. IMS 2. Iuran 15 Wisudawan 3.Dana dan Usaha 4.Tromol 5. Pinjaman Panitia TOTAL PEMASUKAN

Rp Rp Rp Rp Rp Rp

200,000 2,620,000 1,062,000 259,500 1,148,000 5,289,500

PENGELUARAN 1. Bidang Humas - Undangan -Fotocopy 2.Dekorasi - Biaya Dekorasi 3.Sarana&Tempat - Mobil Trantib -Caf - Band 4.Souvenir -Sendok Semen 18 buah (souvenir) -Tas Kertas 18 buah -Cat dan grafis 5.Dokumentasi -Tempat CD&CD 18 buah 6.Perlengkapan -Petasan -LCD &proyektor 7.Acara

Rp Rp

36,000 21,800

Rp

43,000

Rp Rp Rp

300,000 2,941,800 500,000

Rp Rp Rp

99,000 45,000 388,000

Rp

90,000

Rp Rp

40,000 75,000

-Hadiah games 8.Modal jualan 9. Pembayaran Pinjaman Panitia TOTAL PENGELUARAN

Rp Rp Rp Rp

15,000 209,600 1,148,500 5,952,700

Defisit

Rp

(664,200)

Pelaksanaan PSB Ganjil 2009 mengalami defisit sebesar Rp 664.200,- . Hal tersebut diakibatkan peningkatan biaya pengeluaran untuk Cafe yang melebihi anggaran PSB awal. Selain itu juga karena tertundanya rencana awal pencarian dana PSB dengan menonton di Indosiar karena belum dapat konfirmasi lagi dari pihak Indosiar. Sehingga dibutuhkan biaya tambahan untuk pembayaran Cafe dari Uang Pinjaman Kolektif Dari Panitia sebesar Rp 1.148.000,- . Setelah dilakukan perhitungan ulang pemasukan dan pengeluaran diperoleh hasil defisit sebesar Rp 664.200,-. g. Dokumentasi

Foto Wisudawan Wisudawati Sipil Sebelum GR di Balairung

Foto Arak-arakan Wisudawan Sipil ke Balairung

Foto Bareng Wisudawan Sipil dan warga Sesudah Arak-arakan

Foto Wisudawan di Malam Pelepasan Sarjana Baru 2009

Foto Malam PSB Ganjil 2009

Foto Malam PSB 09 Di Cafe Bondies h. Evaluasi dan Saran o Evaluasi Hal yang baik: Arak-arakan berlangsung dengan baik, lancar dan sesuai dengan konsep acara yang telah dibuat panitia. Pencapai nilai dan skill dari proker ini telah terlaksana/tercapai yaitu nilai komunikasi dan interaksi. Persentase wisudawan yang hadir melebihi target parameter acara yaitu 83%. Dan persentase warga yang

datang pun telah melebihi target parameter yaitu 28% warga datang PSB. Acara malam PSB 09 berjalan dengan baik dan lancar walaupun belum semua warga yang hadir berbaur, tapi secara keseluruhan acara berjalan dengan sukses. Hal yang belum baik: Hasil berjualan untuk danus kurang maksimal karena area balairung pada saat wisuda sudah tidak boleh digunakan untuk berjualan. Selama perencanaan, kendala yang dihadapi panitia yaitu kesulitan dalam penyebarkan proposal karena tenggang waktu yang singkat untuk persiapan PSB 09, sehingga proposal belum sempat digunakan secara maksimal. Lamanya publikasi malam PSB karena terhambat pemilihan tempat PSB sehingga penyebaran undangan ke wisudawan pun baru 8 hari sebelum malam PSB dilaksanakan. Dalam pelaksanaan uang yang digunakan melebihi anggaran yang telah dibuat panitia karena bertambahnya harga penyewaan Caf yang digunakan untuk malam PSB 09 (kurang koordinasi dengan manager Caf).

o Saran Sebaiknya alokasi waktu persiapan PSB 1 bulan atau lebih sehingga konsep pelaksanaan PSB bisa lebih maksimal. Dan waktu untuk publikasi ke wisudawan dan warga lebih lama. Diperlukan komitmen yang tinggi dari panitia sehingga PSB terlaksana dengan baik dan sukses dan terbentuk koordinasi yang baik antara tiap bidang. Untuk acara, games pada malam pelepasan disarankan diperpanjang waktunya dan yang diikutsertakan dalam permainan (games) jangan hanya wisudawannya tetapi juga warga. Pencarian dana yang efektif dengan nonton acara live di indosiar atau stasiun TV lainya dibandingkan dengan berjualan atau proposal.