LEMBAR KERTAS KERJA (LKK) SPIP TAHUN ANGGARAN...
Transcript of LEMBAR KERTAS KERJA (LKK) SPIP TAHUN ANGGARAN...
Unit Organisasi : Balai Besar TekstilKegiatan : Litbang dan Layanan Jasa Teknis TekstilTujuan : Meningkatkan hasil litbang yang dimanfaatkan oleh industri dan meningkatkan PNBP
No.
baru
Internal Eksternal Prob Dampak
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 181 Kuesioner Control Environment
Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
3 Sarana dan prasarana terbatas
Laporan : Perbaikan alat, wistex, trisula, kharisma
Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Triwulan pertama Kerjasama Rapat koordinasi, email, kunjungan langsung
Memantau kegiatan kerjasama
April 2018 Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Kegiatan penelitian tetap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan instansi lain
1 Pengadaan bahan tidak sesuai jadwal
Revisi RAB Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Januari 2018 RAB, Jadwal pemakaian bahan
Rapat koordinasi Memeriksa jadwal dan prioritas pengadaan
Februari 2018 Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Pengadaan bahan litbang telah selesai dilakukan
Perubahan metoda dan ruang lingkup
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda dan mengadakan evaluasi judul/seleksi proposal di internal BBT)
Januari 2018 Proposal dan RAB penelitian, Hasil Evaluasi seleksi proposal
Seleksi Proposal Memantau kegiatan seleksi proposal
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda)
Seleksi internal sudah dilakukan
2 Anggaran yang disetujui lebih kecil daripada yang diajukan
Revisi RAB Membuat prioritas kebutuhan sesuai anggaran yang ada dan Revisi Proposal (perubahan ruang lingkup)
Triwulan pertama RAB Rapat Monev Memantau progress kegiatan
Setiap Triwulan ‐ Tidak ada kegiatan litbang yang anggarannya dipotong sehingga tidak ada perubahan proposal
3 4 Rasio jumlah tenaga fungsional penelitian terhadap jumlah kegiatan tidak seimbang
Kabid SRS Pengadaan peneliti mengikuti mekanisme pusat
3 4 12 SK Pokja Mengoptimalkan jumlah tenaga fungsional penelitian yang ada (peneliti, perekayasa, TL)
Januari s.d. Desember 2018
Daftar peneliti dan kegiatan penelitian
Rapat monev litbang
Memantau kegiatan penelitian
Setiap triwulan Jumlah tenaga fungsional penelitian digunakan secara optimal
Kegiatan penelitian tetap berjalan
3 4
4 5 Proses kemitraan dan komersialisasi mengalami hambatan
Kabid SRS Kurangnya proses membuat jejaring dengan industri
3 4 12 Laporan Perbaikan Alat
Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
Januari 2018 Kebutuhan litbang industri
Rapat koordinasi, visit industri
Memantau jumlah jejaring kerja baru yang telah dikunjungi maupun dihubungi BBT
Maret 2018 Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
PCM dgn Trisula, Serisin dgn UNPAD dan PT 3M, Pakaian dalam antiseptik dgn PT Mipacko, UNPAD, dan PT 3M, Doortrim dgn RMA, Kitosan dgn Karisma Printex
2 4
Diseminasi Hasil Litbang
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
5 6 Tidak memperoleh peluang kerjasama dan komersialisasi
Kabid SRS Kurang sesuainya tema kegiatan dengan kebutuhan stakeholder
Peserta yang ditugaskan industri bukan penentu kebijakan dan tidak sesuai dengan tema litbang
3 4 12 Tema dan Judul‐judul Litbang
Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Januari s.d. Maret 2018
Kebutuhan litbang industri
Rapat koordinasi, visit industri
Memantau penentuan judul untuk Diseminasi Hasil Litbang
April 2018
6 7 Jumlah peserta tidak mencapai target yang ditentukan.
Kabid SRS Kurangnya waktu hunting peserta
3 4 12 Merencanakan perekrutan peserta, jumlah konfirmasi sebelum kegiatan
Februari 2018 Daftar calon peserta yang akan dihubungi
Rapat koordinasi, email, undangan, telepon
Memeriksa jadwal diseminasi dan rencana perekrutan peserta
April 2018
7 8 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Kabid SRS Lokasi dan waktu pelaksanaan yang kurang tepat
3 4 12 Memilih lokasi kegiatan dan waktu kegiatan yang dapat dijangkau dengan mudah oleh peserta
Januari s.d. Maret 2018
Daftar hotel dan tarifnya
Rapat koordinasi Memeriksa penentuan lokasi kegiatan
April 2018
8 9 Kualitas informasi yang rendah
Kabid SRS Kemampuan presenter dalam menyampaikan materi kurang optimal/ interaktif
3 4 12 Melakukan pelatihan internal teknik presentasi
April 2018 Materi teknik melakukan presentasi
Pelatihan internal Memantau pelaksanaan pelatihan internal
April 2018
9 10 Materi kurang menarik minat peserta
Kabid SRS Materi litbang kurang sesuai dengan kebutuhan industri
Peserta yang ditugaskan industri bukan penentu kebijakan dan tidak sesuai dengan tema litbang
3 5 15 Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Januari s.d. Maret 2018
Kebutuhan litbang industri
Rapat koordinasi Memantau penentuan judul untuk Diseminasi Hasil Litbang
April 2018
Pengembangan Pasar Hasil Litbang
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
10 11 Kegagalan proses evaluasi litbang
Kabid PJT dan Kabid SRS
Tidak terbentuknya tim penilai yang kompeten di area topik litbang BBT
3 4 12
‐
Menyusun calon tim penilai di bidang kimia, teknik, desain, dan lingkungan
Maret 2018 Rencana dan metode evaluasi litbang
Rapat Internal Tim kegiatan, rapat monev
Memantau pelaksanaan penilaian evaluasi litbang dan hasil penilainnya
Setiap Triwulan
11 12 Kegagalan proses pengembangan pasar hasil litbang
Kabid PJT dan Kabid SRS
Tidak adanya litbang yang sesuai kebutuhan pasar
3 4 12
‐
Melakukan analisis kebutuhan pasar sebagai salah satu kajian utama sebelum membuat strategi pengembangan pasar hasil litbang
Maret 2018 Rencana pengumpulan data kebutuhan pasar, teknik analisis, sosialisasi, product market fit canvas
Rapat Internal Tim kegiatan, rapat monev
Memeriksa progress analis kebutuhan pasar terhadap litbang BBT
Setiap Triwulan
REALISASI PEMANTAUAN
Pengendalian Kunci Hasil PemantauanSisa Risiko setelah
Uraian PemantauanWaktu
Pelaksanaan Pemantauan
5
LEMBAR KERTAS KERJA (LKK) SPIPTAHUN ANGGARAN 2018
NO. SASARAN STRATEGIS KEGIATAN UTAMA LINGKUNGAN PENGENDALIAN No
PENILAIAN RISIKO
KEGIATAN PENGENDALIAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI RENCANA PEMANTAUANIdentifikasi risiko Analisis risiko
Pernyataan Risiko Pemilik RisikoPenyebab
Informasi Komunikasi
Meningkatnya hasil‐hasil Litbang yang dimanfaatkan oleh industri
Penelitian Bidang Teknologi Industri Tekstil
Kemungkinan terjadinya risiko
Dampak thd Capaian Tujuan
SkorKegiatan
Pengendalian Yang Sudah Ada
Kegiatan Pengendalian Yang Seharusnya Ada
Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Pengendalian
1
2
3 5
Output litbang tidak optimal
4 5 20Waktu pelaksanaan penelitian tidak sesuai rencana/ jadwal
Kabid SRS
Kabid SRS 2 5 10 2 5
12 13 Hasil Litbang tidak sesuai dengan kebutuhkan industri
Kabid PJT dan Kabid SRS
Tidak dilakukannya pemetaan kebutuhan Industri dengan tools yang sesuai
3 3 9 Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Januari s.d. Maret 2018
Kebutuhan litbang industri
Rapat koordinasi Memantau penentuan judul untuk Diseminasi Hasil Litbang
April 2018
13 14 Terjadi penyimpangan pada pelaksanaan kegiatan pengembangan pasar
Kabid PJT dan Kabid SRS
Konflik kepentingan antara peneliti dan pihak ketiga
3 3 9 Mengidentifikasi benturan kepentingan antara peneliti dan pihak ketiga
Januari s.d. Maret 2018
Daftar benturan kepentingan
Brainstorming, rapat koordinasi
Memantau penanganan benturan kepentingan
April 2018
Pengembangan Kompetensi Inti serta Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Litbang BBT sebagai Litbang Nasional
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
17 Sarana dan prasarana terbatas
Laporan : Perbaikan alat, wistex, trisula, kharisma
Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Triwulan pertama Kerjasama Rapat koordinasi, email, kunjungan langsung
Memantau kegiatan kerjasama
April 2018 Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Kegiatan penelitian tetap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan instansi lain
15 Pengadaan bahan tidak sesuai jadwal
Revisi RAB Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Januari 2018 RAB, Jadwal pemakaian bahan
Rapat koordinasi Memeriksa jadwal dan prioritas pengadaan
Februari 2018 Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Pengadaan bahan litbang telah selesai dilakukan
Kabid SRS Perubahan metoda dan ruang lingkup
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda dan mengadakan evaluasi judul di internal BBT)
Januari 2018 Proposal dan RAB penelitian, Hasil Evaluasi seleksi proposal
Seleksi Proposal Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda)
Seleksi internal sudah dilakukan
16 Kabid SRS Anggaran yang disetujui lebih kecil daripada yang diajukan
Revisi RAB Membuat prioritas kebutuhan sesuai anggaran yang ada dan Revisi Proposal (perubahan ruang lingkup)
Triwulan pertama RAB Rapat Monev Memantau progress kegiatan
Setiap Triwulan Tidak ada kegiatan litbang yang anggarannya dipotong sehingga tidak ada perubahan proposal
16 18 Rasio jumlah tenaga fungsional penelitian terhadap jumlah kegiatan tidak seimbang
Kabid SRS Pengadaan peneliti mengikuti mekanisme pusat
3 4 12 SK Pokja Mengoptimalkan jumlah tenaga fungsional penelitian yang ada (peneliti, perekayasa, TL)
Januari s.d. Desember 2018
Daftar peneliti dan kegiatan penelitian
Rapat monev litbang
Memantau kegiatan penelitian
Setiap triwulan 3 4
17 19 Proses kemitraan dan komersialisasi mengalami hambatan
Kabid SRS Kurangnya proses membuat jejaring dengan industri
3 4 12 Laporan Perbaikan Alat
Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
Januari 2018 Kebutuhan litbang industri
Rapat koordinasi, visit industri
Memantau jumlah jejaring kerja baru yang telah dikunjungi maupun dihubungi BBT
Maret 2018 Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
PCM dgn Trisula, Serisin dgn UNPAD dan PT 3M, Pakaian dalam antiseptik dgn PT Mipacko, UNPAD, dan PT 3M, Doortrim dgn RMA, Kitosan dgn Karisma
2 4
2 Meningkatnya kualitas pelayanan publik
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
18 20 Tidak dapat mencantumkan Logo KAN pada sertifkat Pengujian dan Kalibrasi
KaBid PJT, KaBid Paskal
Proses pengajuan reakreditasi ISO 17025 ke KAN gagal/ terlambat dan Temuan
3 5 15 ‐
Melakukan koordinasi dengan PIC KAN terkait proses reakreditasi lab uji dan kalibrasi dan Melakukan koordinasi
April 2018 Status akreditasi Melalui telepon, email, dan berkunjung ke KAN dan rapat koordinasi
Memantau penjadwalan reakreditasi/ survailen KAN dan jadwal terbit sertifikat KAN
Mei 2018 Pada bulan April 2018 sudah dilakukan Survailen
Status akreditasi bisa dipertahankan
2 5
19 21 Tidak tercapainya PNBP dari Layanan Pengujian
KaBid PJT Banyaknya kompetitor dan iklim usaha lesu 3 5 15
‐ Peningkatan promosi Februari 2018 Informasi kapasitas layanan jasa pengujian BBT
Brosur, pameran, website, kunjungan pelanggan, livechat
Monev PJT Maret 2018 Telah dilakukan 2x pameran di Bogor dan Jakarta, pengembangan website dan livechat
Munculnya pelanggan baru pengujian dan penambahan jenis uji yang diminta oleh pelanggan
2 5
20 22 Rendahnya tingkat kepuasan pelanggan hingga memutuskan untuk tidak menggunakan jasa Pengujian/ Kalibrasi
KaBid PJT, KaBid Paskal
Informasi terkait layanan (SOP, SPM, e‐billing, dll) dan antrean tidak terinformasikan dengan baik kepada pelanggan
3 4 12
Melakukan sosialisasi peraturan layanan (SOP, SPM, e‐billing)
April 2018 Aturan layanan Website, e‐mail, livechat, tatap muka dengan pelanggan
Juni 2018 Telah dilakukan sosialisasi terus‐menerus melalui media komunikasi yang ada
Jumlah pelanggan yang melakukan komplain berkurang
2 4
21 23 Terjadinya antrean pengujian/ Kalibrasi
KaBid Paskal Terbatasnya kapasitas pengujian/ Kalibrasi
Sampel yang datang melebihi kapasitas WO per hari 4 4 16
Mengusulkan penambahan sumber daya lab berupa peralatan dan tenaga analis laboratorium dan menambah jam kerja (overtime) ketika
Februari 2018 Usulan kebutuhan alat lab uji dan kalibrasi dan usulan pemeliharaan alat lab dan usulan penambahan personil Permintaan
Rapat penyusunan kebutuhan dan spesifikasi alat lab dan koordinasi dengan pejabat pengadaan Form
Monev PJT, Memantau pelaksanaan lembur
Setiap bulan Pada bulan April dan Mei 2018 telah dilakukan rekrutmen 2 orang penguji dan telah diusulkan penambahan alat dan pemeliharaan alat lab
Antrean pengujian sudah mulai berkurang
3 4
2422 25 Hasil uji/ kalibrasi
tidak akurat dan tidak presisi
KaBid Paskal Kompetensi penguji/ petugas kalibrasi belum memadai dan alat, bahan, lingkungan Uji dan kalibrasi tidak sesuai
2 4 8
Melakukan kalibrasi peralatan uji secara berkala
Melakukan pelatihan internal dan uji banding antar penguji/ petugas kalibrasi secara berkala dan melakukan stock opname bahan per tahun
Januari s.d. Desember 2018
Kompetensi penguji/ petugas Kalibrasi, stock opname bahan
Pelatihan dan uji banding, form permintaan bahan, kartu persediaan
Memantau pelaksanaan pelatihan internal dan uji banding
Setiap triwulan Uji banding dan kalibrasi alat telah dilakukan sesuai jadwal
Didapatkan hasil uji dan kalibrasi yang akurat dan presisi
1 4
262728
23 29 Terjadi kerusakan alat atau bahan baku habis
KaBid PJT, KaBid Paskal
Keterlambatan proses pengadaan bahan, Pemeliharaan alat tidak berjalan semestinya
Tren permintaan pengujian yang berubah dari tahun sebelumnya (perbedaan antara bahan yang disiapkan dengan pengujian yang diminta)
3 4 12
‐ Menyusun estimasi kebutuhan bahan kimia dan bahan penolong dan consumable part dan Melakukan pemeliharaan sesuai jadwal
Februari s.d. Desember 2018
Usulan kebutuhan bahan kimia dan penolong dan consumable part dan jadwal pemeliharaan alat
Rapat berkala Memeriksa rencana kebutuhan dan rencana pengadaan bahan kimia dan consumable part secara berkala dan jadwal pemeliharaan alat
Setiap akhir triwulan
Telah dilakukan stock opname
Masih ada alat lab yang rusak dan belum diperbaiki karena belum memungkinkan penambahan anggaran pemeliharaan
3 4
30
Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Layanan Pengujian, Kalibrasi
Waktu pelaksanaan penelitian tidak sesuai rencana/ jadwal
4 5
Output litbang tidak optimal
14
15 2 5 10 2 5
3Kabid SRS 20 5
24 31 Kesalahan dalam menentukan metode uji
KaBid PJT Database SIL belum update
Informasi permintaan uji belum jelas 2 4 8
‐ Melakukan update metode uji pada SIL setiap setelah proses akreditasi/ survailen
Januari sd Desember 2018
update metode uji Usulan ke pengelola SIL
Memeriksa kesesuaian metode uji dengan SIL
Setiap akhir triwulan
Telah dilakukan usulan update metode uji oleh Seksi Pengujian
Telah dilakukan usulan update metode uji tetapi SIL belum diupdate
2 4
323334
25 35 Gagalnya kegiatan kalibrasi di pabrik dilakukan
KaBid PJT, KaBid Paskal
Alat tidak siap dikalibrasi
2 4 8
Melakukan komunikasi ulang dengan pabrik sebelum pelaksanaan kalibrasi
Januari s.d. Desember 2018
Status alat yang akan dikalibrasi
Telepon Juli 2018
Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Layanan Kerjasama Inkubasi/ Teknologi Proses
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
26 36 Tidak ada kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan, Tidak ada tenant yang berminat bekerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan
Kabid PJT & KaBid SRS
Sarana litbang dan teknologi proses yang tidak up to date dan tidak menjawab kebutuhan pasar, Sarana dan prasarana yang tidak mutakhir dan kurang sesuai dengan kebutuhan tenant saat ini.
3 4 12 Mengusulkan penambahan alat kepada BPPI atau Ditjen terkait
Maret 2018 Usulan penambahan alat
E‐pesan, kunjungan langsung
Memantau proses pengusulan pengadaan alat
April 2018 Daftar Usulan permintaan alat (cek Rizal), mencari tenant yang sesuai dengan kapasitas sarana inkubasi BBT
Ada kerjasama inkubasi garmen
3 4
3727 38 Prosedur kerjasama
kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan memakan waktu lama
Kabid PJT & KaBid SRS
Koordinasi internal kurang optimal
3 3 9 Mengkaji ulang SOP April 2018 Hasil kaji ulang SOP Rapat koordinasi Memantau proses kaji ulang SOP dan pelaksanaannya
Mei 2018
28 39 Sulitnya menentukan besaran biaya inkubasi
Kabid PJT & KaBid SRS
Tarif masih kontraktual, belum ada rumus perhitungan baku yang dapat digunakan dalam penentuan biaya
3 3 9 Updating pedoman perhitungan biaya inkubasi (usulan tarif)
April 2018 Pedoman perhitungan biaya inkubasi inkubasi
Rapat koordinasi Memantau pelaksanaan pedoman perhitungan biaya inkubasi
Mei 2018
Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Layanan Konsultansi
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
29 40 Output layanan konsultansi tidak layak/tidak solutif
KaBid PJT, KaBid PKAT
Kesulitan memilih konsultan dengan kompetensi spesifik yang tepat
2 4 8
Melibatkan konsultan yang berkompeten dari luar BBT
April 2018 CV konsultan, SPK konsultan
Rapat koordinasi Memantau kegiatan konsultansi
Mei 2018 Melibatkan konsultan yang berkompeten dari luar BBT untuk jas konsultansi Feasibility Study Pendirian Pabrik Tekstil (ISN)
Laporan kegiatan konsultansi sudah dikirimkan kepada klien akan tetapi belum mendapatkan feed back
1 4
30 Proses konsultansi yang dianggap terlalu lama
KaBid PJT, KaBid PKAT
Jumlah konsultan yang berkompeten terbatas
3 4 12
Membuat daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
April 2018 Daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
Rapat koordinasi Mengecek daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
September 2018 Membuat daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
Rencana pengembangan konsultansi sudah dibuat
3 4
31 41 Pelanggan tidak mau/ batal menggunakan jasa konsultansi
KaBid PJT, KaBid PKAT
Harga/biaya layanan yang dianggap terlalu mahal 3 4 12
Mengubah komponen biaya yang diperlukan atau mengurangi jumlah konsultan agar konsultansi tetap berjalan
Setiap ada penawaran kegiatan konsultansi
RAB kegiatan konsultansi
Surat penawaran Memantau kegiatan konsultansi
September 2018 Mengatur ulang komponen biaya yang diperlukan agar kegiatan konsultansi dapat tetap berjalan
Sudah ada 2 klien yang sudah dikirimkan penawaran jasa konsultansi tetapi belum ada respon
3 4
Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Layanan Pelatihan Teknis
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
32 42 Program pelatihan reguler tidak ada peminat
KaBid PJT, KaBid PKAT
Jenis program pelatihan tidak sesuai dengan minat pasar dan kebutuhan industri
3 4 12
Mencari terobosan jenis pelatihan baru yang baru dan akan diminati pelanggan
April 2018 Jenis pelatihan baru Rapat koordinasi Memantau jenis pelatihan baru yang ditawarkan
Mei 2018
33 43 Jumlah peserta pelatihan teknis sering tidak memenuhi jumlah minimum
KaBid PJT, KaBid PKAT
Adanya aturan PP Tarif No.47 Kemenperin yang memiliki tarif di bawah pasar
IKM hanya berfikir sesuai kebutuhan SDM yang perlu dilatih
3 4 12
Mengakomodasi pelaksanaan kegiatan pelatihan di bawah 5 orang peserta sesuai kesepakatan dengan pelanggan
April 2018 Surat Balasan permohonan order (work order ) dengan details kebijakan penyelenggaraan pelatihan
Rapat Pimpinan dan Koordinasi
Memantau pelaksanaan kegiatan pelatihan
Mei 2018 Membuat penawaran pelatihan secara kontraktual untuk mengakomodasi jumlah peserta yang kurang dari jumlah minimal
Belum ada permintaan pelatihan dengan peserta di bawah 5 orang yang terlaksana karena pelanggan yang tidak setuju dengan ketentuan BBT
3 4
44Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Layanan RBPI
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
34 45 Tidak berjalannya kegiatan RBPI yang menghasilkan PNBP (order ditolak)
KaBid PJT, KaBid PKAT
Kurangnya SDM di Workshop yang mengerjakan
3 4 12
Mengusulkan penambahan personil sesuai kompetensi yang diperlukan
Januari 2018 Usulan penambahan personil
Memo Dinas, Surat usul penambahan personil
Memeriksa usulan permintaan tamabahan personil
Februari 2018 Sudah mengusulkan permintaan personil melalui formasi CPNS 2019
Belum ada tambahan CPNS untuk formasi Teknisi Litkayasa
3 4
35 46 Harga perekayasaan alat yang lebih mahal dari tempat lain
KaBid PJT, KaBid PKAT
Adanya komponen biaya tambahan seperti jasa dan pajak 3 4 12
Menganalisa kebutuhan biaya dan membandingkan dengan harga di tempat lain sebelum menyetujui kegiatan RBPI
Setiap ada permohonan kerjasama
Analisa kebutuhan biaya
Rapat koordinasi Memeriksa Analisa kebutuhan biaya
Setiap ada permohonan kerjasama
BBT bisa memberikan pelatihan pengoperasian alat disamping jasa pembuatan alatnya, sehingga walaupun harga lebih mahal tetapi klien mendapatkan keuntungan lain.
Tahun 2018 ini belum ada pembuatan alat yang dilakukan
3 4
Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Layanan Sertifikasi Produk dan Sertifikasi Sistem Mutu
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
36 47 Rendahnya kepuasan pelanggan sertifikasi
KaBid PJT, KaBid Paskal
Kurang koordinasi antara tim pemasaran dan tim teknis 3 3 9
Mereviu dan mensosialisasikan SOP layanan Sertifikasi dan menyepakati tugas dan tanggungjawab masing‐masing personil dalam alur layanan
September s.d. Desember 2018
SOP layanan Sertifikasi
Sosialisasi Memantau kegiatan sosialisasi
Nopember s.d. Desember 2018
Belum dilaksanakan reviu dan sosialisasi SOP layanan Sertifikasi dan menyepakati tugas dan tanggungjawab masing‐masing personil dalam alur layanan
3 3
48
37 49 Audit berkala (survailen) tidak sesuai jadwal
KaBid PJT, KaBid Paskal
Kurang koordinasi antara tim pemasaran dan tim teknis
Pelanggan tidak mentaati jadwal survailen yang telah ditetapkan
3 3 9
Memperbaiki alur koordinasi internal dan Memberikan informasi berkala kepada pelanggan yang sudah hampir memasuki masa survailen
Januari s.d. Desember 2018
Jadwal Survailen Pelanggan
Rapat Monev Memeriksa Jadwal Survailen pelanggan
Setiap Triwulan Masih terjadi audit berkala (survailen) yang tidak sesuai jadwal
4 3
Layanan Jasa Teknis Industri BBT: Wisata Tekstil
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
38 50 Tidak adanya pengunjung program Wisata Tekstil
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Strategi mengemas Wisata Tekstil tidak sesuai ekspektasi pasar, kondisi mesin tidak layak dipamerkan
3 3 9
Membuat konsep Wisata Tekstil yang menarik dan bukan hanya melihat cara penggunaan mesin
Januari s.d. Maret 2018
Konsep Wisata Tekstil
Rapat Koordinasi Memantau pelaksanaan konsep wisata tekstil yang baru
April 2018
39 51 Tidak tercapainya target pengunjung Wisata Tekstil sebanyak 1200 orang
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Kurang optimalnya promosi program 3 3 9
Mengoptimalkan media sosial BBT untuk mempromosikan kegiatan Wisata Tekstil secara berkala setiap bulan
Januari s.d. Desember 2018
Jadwal promosi kegiatan Wisata Tekstil
Media sosial BBT Memantau kegiatan promosi melalui media sosial BBT
Setiap bulan
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Tidak bisa beroperasinya salah satu mesin/ alat peraga
Memastikan kesiapan alat peraga setiap akan dilakukan kunjungan
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Tim penjaga sedang dinas/tidak masuk kerja
Memastikan tim penjaga masuk kerja atau menunjuk pengganti
41 53 Program Wisata Tekstil dianggap tidak menarik dan tidak memiliki value
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Konsep kemasan program yang tidak atraktif 3 3 9
Membuat konsep Wisata Tekstil yang menarik dan bukan hanya melihat cara penggunaan mesin
Januari s.d. Maret 2018
Konsep Wisata Tekstil
Rapat Koordinasi Memantau pelaksanaan konsep wisata tekstil yang baru
April 2018
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
42 54 Pelaksanaan Audit Internal tidak sesuai jadwal
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Kurang persiapan baik Auditi maupun Auditor
‐
3 4 12
Jadwal Audit Internal Koordinasi Persiapan Audit Internal
Januari 2018 Jadwal Audit Rapat Koordinasi Persiapan Audit Internal
Memantau pelaksanaan audit internal
Juni 2018
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Waktu penyelesaian lama atau perlu melibatkan pihak lain
‐
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Kurang komitmen baik Auditi maupun Auditor
44 56 Gagal dalam memperoleh sertifikasi SNI ISO 9001/akreditasi KAN
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Banyak temuan ketidaksesuaian dan dokumen yang diperlukan kurang lengkap
‐
3 4 12
‐ Tindak lanjut hasil Audit
Maret 2018 Jadwal penyelesaian temuan ketidaksesuaian audit
Rapat monitoring penyelesaian temuan hasil audit
Memantau pelaksanaan audit internal
Juni 2018
45 57 Terlambat dalam proses penilaian kesesuaian
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Proses Penilaian kesesuaian oleh KAN tidak sesuai jadwal
‐
3 4 12
‐ Mengajukan permohonan audit kepada lembaga sertifikasi
Januari 2018 Jadwal Audit tahunan berjalan
Surat permohonan, email, telepon, fax
Memantau jadwal audit tahunan (resertifikasi ataupun survailen)
Juni 2018
46 58 Proses sertifikasi/survailen mulur dari yang dijadwalkan.
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Semua komponen yang terlibat kurang memprioritaskan kegiatan dan kurang memahami tujuan dan teknis pekerjaan
‐
3 4 12
‐ Memberikan arahan kepada auditi untuk melakukan persiapan menghadapi audit
Januari 2018 Jadwal Audit, Temuan audit sebelumnya, batas waktu penyelesaian audit
Rapat persiapan audit
Memantau persiapan audit
Februari sd April 2018
Business Gathering Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
47 59 Peserta tidak mencapai target yang ditentukan
Kabid PJT Proses rekrutmen peserta tidak dilakukan secara maksimal
2 3 6 ‐
Merencanakan perekrutan peserta
Maret 2018 Daftar calon peserta yang akan dihubungi
Rapat koordinasi, email, undangan, telepon
Memeriksa jadwal BG dan rencana perekrutan peserta
Mei 2018
48 60 Materi kurang menarik minat peserta
Kabid PJT Materi BG kurang sesuai dengan kebutuhan industri
3 3 9
Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar Layanan Jasa untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Januari s.d. Maret 2018
Kebutuhan layanan industri
Rapat koordinasi Memantau penentuan judul untuk Bussiness Gathering
April 2018
49 61 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Kabid PJT Lokasi dan waktu pelaksanaan yang kurang tepat
3 3 9
Memilih lokasi kegiatan dan waktu kegiatan yang dapat dijangkau dengan mudah oleh peserta
Januari s.d. Maret 2018
Daftar hotel dan tarifnya
Rapat koordinasi Memeriksa penentuan lokasi kegiatan
April 2018
50 62 Pembicara/ Narasumber tidak hadir
Kabid PJT Adanya kegiatan mendadak yang jadwalnya bersamaan
2 4 8
Memastikan kehadiran pembicara/ narasumber / penggantinya secara berkala
Sejak dikirimkan permohonan pembicara s.d. waktu pelaksanaan
Konfirmasi kehadiran pembicara
Email, fax, telepon, WA
Memeriksa konfirmasi kehadiran pembicara/ narasumber
Setiap rapat koordinasi panitia
51 63 Tidak tersampaikannya informasi yang hendak disampaikan pada pelanggan
Kabid PJT Metode pelaksanaan BG yang kurang tepat sasaran.
2 3 6
Mengevaluasi pelaksanaan BG terdahulu
Januari s.d. Maret 2018
Konsep acara BG yang baru
Rapat koordinasi panitia
Memeriksa konsep acara BG yang baru
Setiap rapat koordinasi panitia
52 64 Tidak diperolehnya informasi kondisi industri TPT terkini yang berguna bagi internal BBT
Kabid PJT Kurangnya waktu diskusi 2 arah 4 4 16
Mengalokasikan waktu yang cukup untuk kegiatan diskusi 2 arah
Januari s.d. Maret 2018
Jadwal/ rundown acara
Rapat koordinasi panitia
Memeriksa jadwal/ rundown acara
Setiap rapat koordinasi panitia
40
43
Memantau jadwal kunjungan
Setiap ada jadwal kunjungan
April 2018
Koordinasi internal
52 Ketidakpuasan pengunjung Wisata Tekstil akibat alur kunjungan yang tidak lengkap/ tidak sesuai 3 3 9
Integrated Management System (SNI ISO 9001:2015), Pelaksanaan SMM Lab Pengujian dan Kalibrasi sesuai SNI ISO 17025, Pelaksanaan LSSM dan LSPro sesuai SNI ISO 17021 dan SNI ISO 17065
55 Tindak lanjut temuan audit internal ISO 9001 belum selesai dilakukan
3 4
Setiap ada jadwal kunjungan
Jadwal kunjungan
Memantau penyelesaian temuan audit
12
‐ Koordinasi penyelesaian temuan audit
Maret 2018 Temuan Audit KAN, Jadwal penyelesaian temuan, jadwal audit survailen
Rapat Koordinasi penyelesaian temuan audit, epesan intranet
53 65 Kualitas informasi yang disampaikan pada Bussiness Gathering yang rendah
Kabid PJT Kompetensi pembicara tidak sesuai, atau pada hari‐H ybs. diwakilkan oleh staf yang kurang menguasai materi.
2 3 6
Memastikan pembicara dapat hadir atau menunjuk pengganti yang kompeten
Januari s.d. Maret 2018
Konfirmasi kehadiran pembicara
Email, fax, telepon, WA
Memeriksa konfirmasi kehadiran pembicara/ narasumber
Setiap rapat koordinasi panitia
54 66 Tempat acara/hotel penuh
Kabid PJT Banyak kegiatan serupa yang dilakukan oleh instansi lain yang waktunya bersamaan
2 4 8
Melakukan koordinasi dengan pihak hotel sejak awal penentuan tanggal kegiatan
Januari s.d. Maret 2018
Konfirmasi booking tempat kegiatan
Email, fax, telepon, WA
Memeriksa konfirmasi tempat kegiatan
Setiap rapat koordinasi panitia
Pengembangan Pasar Layanan Jasa Teknis
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
55 67 Tidak tercapainya kegiatan promosi melalui pameran
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Tidak ada jadwal pameran yang sesuai kebutuhan
2 3 6
‐ Mencari dan menjadwalkan partisipasi pameran dalam satu tahun dari berbagai event organizer
Maret 2018 Rencana dan target kegiatan pameran tahun 2017
Rapat Internal Tim Kegiatan, rapat monev
Memeriksa jadwal pameran yang direncanakan untuk diikut
Setiap Triwulan
Tidak dilakukan analisa awal penentuan tema pameran
Melakukan analisa awal penentuan tema pameran
Pameran yang diwajibkan tidak mendukung kegiatan promosi
Menyiapkan brosur yang dapat dibagikan saat pameran
57 69 Tidak tercapainya kegiatan walk in presentation dan kunjungan industri
Strategi pendekatan prospek dan kurang persiapan dokumen administrasi kunjungan dari tim pemasaran
3 3 9
‐ Melalukan persiapan dokumen administrasi, memperbaiki materi presentasi, menyusun jadwal dan target kunjungan
Maret 2018 Tujuan dan sasaran kegiatan walk in interview presentation, tata cara administratif kunjungan perusahaan, tahapan analisisi prospek kunjungan
Rapat internal tim kegiatan, FGD
Memeriksa persiapan kunjungan ke industri
Setiap Triwulan
58 70 Tidak terjadi penambahan pasar baru dan tidak terjadi peningkatan pendapatan
Metoda promosi yang kurang tepat dan keterbatasan fasilitas pemasaran
2 3 6
‐ Menyusun strategi promosi yang komprehensif namun masih bisa fleksibel dalam implementasi sesuai situasi dan kondisi lapangan
Maret 2018 Alternatif strategi promosi yang digunakan
Rapat Internal Tim Kegiatan, rapat monev
Memeriksa pelaksanaan strategi promosi dan hasil promosi
Setiap Triwulan
Penyebaran kuesioner kurang optimal
Menitipkan kuesioner pada petugas kalibrasi, PPC pengujian, dan kurir yang mengantarkan sample
Pelanggan tidak mengembalikan kuesioner
Menindaklanjuti/ menagih tindak lanjut kuesioner yang telah disebarkan via email, telepon, WA, dll
Pelayanan kurang memuaskan sehingga penilaian rendah
Meningkatkan ketepatan SWP dan pelayanan pelanggan di Seksi Pemasaran dan Kerjasama
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub
Kurang sosialisasi
Melakukan sosialisasi penggunaan SILATEKS
Instruksi Kerja/ Manual penggunaan
Rapat koordinasi
Kurangnya sarana perangkat komputer dan IT di level pengguna/ admin
Membuat usulan pengadaan komputer untuk ditempatkan pada level pengguna/ admin
Maret 2018 Usulan pengadaan perangkat komputer/ IT
Memo Dinas/ Bon permintaan
Admin tidak komitmen melaksanakan tugasnya
Melakukan monitoring terhadap penggunaan aplikasi oleh admin
Februari s.d November 2018
Monitoring penggunaan aplikasi
Rapat monev PJT
Pengembangan Instruksi Kerja Pengujian Identifikasi Zat Warna pada
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
61 73 Verifikasi metoda tidak dapat dilakukan untuk seluruh uji zat warna
Kabid Paskal Kesulitan untuk mendapatkan zat warna yang sesuai dengan prosedur uji
3 3 9 ‐
Memastikan zat yang diperlukan tersedia
Agustus 2018 Informasi ketersediaan zat
warna
Rapat kegiatan, koordinasi dengan pejabat pengadaan
Memantau pelaksanaan kegiatan peningkatan mutu lab kalibrasi
September 2018 Masih ada zat warna yang belum tersedia
3 3
Pembentukan Zona Integritas dan WBK BBT
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
62 74 Dokumen dan administrasi pendukung kurang lengkap
KaBid PJT, KaBid PKAT & KaBag TU
Belum dibuat atau sudah ada tetapi belum sempurna
4 4 16
‐ Membuat dokumen pendukung
Maret 2018 Dokumen pendukung yang dibutuhkan
Aplikasi ZI Kemenperin
63 75 Kurang pemahaman tentang Zona Integritas
Tidak ada sosialisasi tentang Zona Integritas
3 4 12
‐ Melaksanakan sosialisasi ZI
Maret 2018 Materi Sosialisasi ZI Sosialisasi ZI
64 76 Kurang pemahaman tentang pelayanan prima untuk mencapai Zona Integritas
Tidak ada pelatihan terkait layanan prima untuk pelaksanaan layanan jasa
3 4 12
‐ Melaksanakan pelatihan terkait layanan prima
Maret 2018 Materi Pelayanan Prima
Rapat sosialisasi pelayanan prima
56
59
68 Tema pameran yang diikuti tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan/ masyarakat
3 3 9
Januari s.d. Maret 2018
Konsep pameran Rapat koordinasi Memantau penentuan tema pameran
April 2018
71 Target kepuasan pelanggan tidak tercapai
4 5
Setiap Triwulan
Pengembangan Sistem Informasi Layanan Jasa Teknis (SILATEKS)
72 Aplikasi SILATEKS tidak efektif
Kabid PJT
3 4 12
20
Januari s.d. Desember 2018
Angka kepuasan pelanggan
Rapat monev Memantau angka kepuasan pelanggan
60 Memantau penggunaan aplikasi SILATEKS
Setiap Triwulan
Memantau progress pelaksanaan pokja ZI
Setiap triwulan
65 77 Organisani terbentuk, tetapi substansi kegiatan tidak berjalan
semua komponen yang terlibat kurang memprioritaskan kegiatan dan kurang memahami tujuan dan teknis pekerjaan
3 4 12
‐ Melaksanakan koordinasi dan sosialisasi ZI
Maret 2018 Rencana kegiatan ZI Rapat koordinasi
3 Meningkatnya Penerapan Reformasi Birokrasi
Pelaksanaan SPIP Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
66 78 Identifikasi risiko tidak optimal
KaBag TU Penanggung Jawab Kegiatan dan pegawai tidak memahami risiko tinggi dari kegiatan yang dilaksanakan sehingga risiko tidak teridentifikasi
3 4 12
‐ Sosialisasi SPIP Januari 2018 Materi Analisis Risiko Rapat Sosialisasi Sosialisasi SPIP terlaksana pada bulan April 2018
67 79 Risiko kegiatan masih terjadi
KaBag TU Kegiatan pengendalian risiko tidak berjalan dengan baik
4 4 16
‐ Evaluasi kegiatan pengendalian
Januari 2018 Kendala pelaksanaan kegiatan pengendalian
Rapat evaluasi SPIP
68 80 Kegiatan pengendalian tidak dilaksanakan sesuai jadwal
KaBag TU Pegawai sibuk melaksanakan tupoksi
3 4 12
‐ Membagi waktu untuk pelaksanaan kegiatan pengendalian
April 2018 Jadwal kegiatan SPIP Rapat koordinasi SPIP
69 81 Pegawai kurang memahami pentingnya pengendalian risiko
KaBag TU Kurangnya sosialisasi pengendalian intern kepada seluruh pegawai
3 4 12
‐ Sosialisasi SPIP Januari 2018 Materi Analisis Risiko Rapat Sosialisasi
70 82 Pegawai tidak memahami risiko dari kegiatan
KaBag TU Penanggung Jawab kegiatan tidak melakukan sosialisasi dari risiko kegiatan yang berhasil diidentifikasi
3 4 12
‐ Sosialisasi SPIP Januari 2018 Materi Analisis Risiko Rapat Sosialisasi
71 83 Maturitas pelaksanaan pengendalian intern rendah
KaBag TU Infrastruktur pengendalian intern tidak dilaksanakan dengan baik
3 4 12
‐ Sosialisasi SPIP Januari 2018 Materi Analisis Risiko Rapat Sosialisasi
4 Meningkatnya Publikasi Ilmiah Hasil Litbang
Penerbitan Majalah Arena Tekstil
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
72 84 Tidak terpenuhinya keberkalaan penerbitan ( 2 kali terbitan per tahun)
Kabid SRS Kurangnya kontributor tulisan
2 5 10 Membuat jadwal pengumpulan KTI dan jadwal terbit
Call for papers Februari 2018 Jadwal pengumpulan KTI dan undangan penulisan
Rapat koordinasi, epesan, WA, email, media sosial
Memeriksa KTI yang sudah masuk dan monev kendala dan tindak lanjutnya
Mei 2017 Melakukan call for papers Terbitan 1 sudah terbit dan sudah ada peningkatan kontributor luar
1 5
73 85 Substansi dan pendalaman tidak memenuhi kriteria KTI
Kabid SRS Peneliti kurang memahami kriteria KTI yang baik
3 5 15 Mengadakan pelatihan penulisan KTI bagi penulis internal
Mei 2018 Kriteria KTI yang baik Pelatihan penulisan KTI
Memeriksa KTI yang sudah masuk dan monev kendala dan tindak lanjutnya
Juni 2018 Sudah dilakukan sosialisasi Sinta
Kualitas tulisan yang masuk ke redaksi semakin baik
2 5
74 86 Peringkat akreditasi turun
Kabid SRS Pengelolaan jurnal tidak mengikuti kaidah penerbitan e‐Journal
2 5 10 Peningkatan kompetensi redaksi
Januari s.d. Juni 2018 Pedoman akreditasi dari Ristek Dikti
e‐pesan, diskusi peneliti (Forum F), rapat koordinasi
Memantau pelaksanaan SOP penerbitan
Juni 2018 Rapat redaksi secara berkala menjelang penerbitan
Peringkat Akreditasi Sinta 3 akan diusahakan untuk naik menjadi Sinta 2
2 5
5 Layanan Internal Pembinaan dan Penilaian Jabatan Fungsional
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
75 87 Pejabat Fungsional terlambat mengusulkan angka kredit
KaBag TU Pejabat Fungsional kurang memahami juknis pengajuan angka kredit
2 4 8
Membuat jadwal reminder kepada pejabat fungsional untuk mengusulkan angka kredit
Sosialisasi aturan juknis/ juklak terbaru
Januari s.d Desember 2018
Juklak/ juknis terbaru dan Jadwal penilaian angka kredit
Saresehan/ Forum F, e‐pesan kemenperin
Rapat Monev Juni 2018 Akan dibuatkan rekap juknis/juklak JF akan dikirimkan melalui e‐pesan masing2 pejabat fungsional
KaBag TU Tidak adanya pembinaan dari Pejabat Fungsional senior
Membuat daftar pembimbingan pejabat fungsional
SK daftar pembimbingan pejabat fungsional
Membuat draf daftar pembimbingan pejabat fungsional: Zubaidi (Eva, Saeful, Yusniar, Ati), Tatang (Wulan), Tia (Cica),
KaBag TU Tidak aktif dalam melakukan kegiatan penelitian
Memasukkan peneliti dalam pokja penelitian
SK Pokja Litbang Telah dibuat SK Pokja Litbang
77 89 Masih ada posisi jabatan fungsional tertentu yang belum terisi (Pranata Komputer, Arsiparis, PPBJ)
KaBag TU Tidak adanya minat dari pegawai untuk mengisi posisi jabatan tersebut
3 3 9
Mengusulkan pengisian jabatan fungsional tersebut melalui formasi CPNS 2018 dan inpassing
Berkoordinasi dengan instansi pembina Jabatan Fungsional terkait pengangkatan dalan Jabatan Fungsional tersebut
Juli 2018 Syarat pengangkatan dalam Jabatan Fungsional dan progress usulan pengangkatan dalam Jabatan Fungsional
Telepon, e‐pesan kemenperin
Memantau penerbitan SK Jabatan
Agustus 2018 Sudah diusulkan jabatan Arsiparis dan Pranata Komputer, dan mengusulkan formasi PPBJ. Akan mengusulkan kebutuhan Pustakawan ke Biro Umum
78 90 Jumlah Pejabat Fungsional Tertentu masih minim terutama Penguji Mutu Barang dan Perekayasa
KaBag TU Banyaknya pegawai yang sudah mengikuti diklat jabatan fungsional tertentu tetapi tidak mengajukan diri menjadi pejabat fungsional tertentu/ belum mengusulkan DUPAK
1 3 3
Mengingatkan calon pejabat fungsional yang sudah mengikuti diklat agar segera mengumpulkan DUPAK
Pembimbingan penyusunan DUPAK
Mei 2018 Daftar berkas persyaratan
Telepon, tatap muka
Memantau surat usulan pengangkatan dalam jabatan fungsional
Juni 2018 Pegawai yang sudah mengikuti diklat fungsional sudah hampir semua mengusulkan AK utk pengangkatan JF, kecuali Anne (TB) dan Mukhlisin (posisi di TU/administrasi)
79 91 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU data/ dokumen tidak lengkap 1 3 3
Setiap setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
Januari s.d. Desember 2018
Dokumentasi pelatihan (Surat Tugas, Daftar Hadir, Sertifikat)
e‐pesan kemenperin
Memeriksa realisasi pelatihan dan dokumentasinya
Setiap triwulan
76 Rapat Monev Maret 2018
Memantau pelaksanaan SPIP
Setiap awal Triwulan
Januari 2018 Forum F, e‐pesan88 Pejabat Fungsional tidak bisa mengumpulkan angka kredit sesuai dengan yang dipersyaratkan
2 4 8
Penataan Kearsipan BBT
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
80 92 Dokumen/arsip kurang mampu telusur
KaBag TU Penyimpanan dan kodefikasi dokumen/arsip tidak dilakukan sesuai peraturan kearsipan dan tidak teratur
3 5 15
‐ Membuat prosedur identifikasi dan kodefikasi dokumen/arsip
April 2018 Peraturan Penataan Kearsipan
Rapat Sosialisasi Peraturan dan SOP
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Setiap Triwulan Kode klasifikasi dari Biro Umum sudah dijadikan panduan untuk pengkodean
Arsip di Central File sudah diklasisifikasi berdasarkan kodenya
81 93 Penataan dokumen dan arsip masih belum rapi
KaBag TU Kapasitas Ruang Pusat Arsip masih terbatas 3 3 9
‐ Melakukan penataan arsip di Record Center
April 2018 Rencana Penataan Arsip di Record Center
Memo Dinas, Epesan, Sosialisasi Rencana Penataan Record Center
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Setiap Triwulan Record center sudah dirapikan dan sudah dilakukan audit arsip
82 94 Dokumen/arsip yang keluar dan masuk tidak terkendali
KaBag TU Belum adanya prosedur peminjaman dokumen/arsip pada Ruang Pusat Arsip dan belum diberlakukannya pembatasan akses masuk Ruang Pusat Arsip
3 3 9
‐ Membuat prosedur peminjaman dokumen/arsip
April 2018 Peraturan Penataan Kearsipan
Rapat penyusunan SOP, Rapat Sosialisasi Peraturan dan SOP
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Setiap Triwulan SOP peminjaman arsip belum dibuat tetapi akan segera dibuat
83 95 Dokumen aktif dan inaktif masih bercampur
KaBag TU Pegawai belum memahami peraturan terkait penataan dokumen/arsip aktif dan inaktif
3 3 9
‐ Melakukan sosialisasi peraturan penataan arsip
April 2018 Peraturan Penataan Kearsipan
Rapat penyusunan SOP, Rapat Sosialisasi Peraturan dan SOP
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Setiap Triwulan Sosialisasi kearsipan sudah dilakukan sebelum audit kearsipan, dan masing2 seksi sudah memilah arsip aktif dan inaktif
84 96 Dokumen/arsip inaktif masih tersebar di beberapa tempat
KaBag TU Belum dilakukan pemisahan dokumen/ arsip aktif dan inaktif pada tiap seksi/ subbag, dokumen inaktif tidak disimpan pada Ruang Pusat Arsip
4 3 12
‐ Memisahkan dokumen arsip aktif dan inaktif disetiap ruangan
April 2018 Tata cara pemisahan dokumen aktif dan inaktif, SOP penataan arsip di Record Center
Sosialisasi penataan kearsipan BBT
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Setiap Triwulan Telah dibuat SOP pemindahan arsip inaktif dan baru Subbag. Keuangan dan Seksi Kerjasama yang memindahkan arsip inaktif ke Record Center
85 97 Dokumen/arsip lama inaktif menumpuk dan berisiko rusak
KaBag TU Prosedur penyimpanan dan prosedur pemusnahan dokumen/arsip belum dilaksanakan
3 4 12
‐ Mengawasi pelaksanaan prosedur penyimpanan dan pemusnahan dokumen/arsip
April 2018 Peraturan Penataan Kearsipan
Rapat penyusunan SOP, Rapat Sosialisasi Peraturan dan SOP
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Setiap Triwulan Dokumen inaktif segera diusulkan untuk dihapuskan dengan membuat usul musnah
Peningkatan Kemampuan Teknis SDM
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
86 98 Target peningkatan kompetensi SDM tidak tercapai
KaBag TU Terbatasnya anggaran
2 4 8
Perencanaan pelatihan SDM BBT berdasarkan proiritas
Perencanaan pelatihan SDM BBT
Januari s.d. Maret 2018
Kebutuhan pelatihan, personel yang akan mendapat pelatihan
Form usulan pelatihan dari tiap bagian/seksi
Memeriksa rencana pelatihan dan jadwal pelaksanaan
Awal Triwulan Rencana pelatihan setahun sudah dibuat
87 99 Pegawai yang diusulkan/ mengikuti pelatihan tidak sesuai dengan kompetensi dan Tupoksinya
KaBag TU Jumlah SDM yang terbatas sedangkan kebutuhan kompetensi meningkat
2 2 4 ‐
Update peta jabatan dan kebutuhan kompetensi personel
Januari s.d. Maret 2018
Jobdesc dan jobspek Form jobdesk dan jobspek
Memeriksa peta kompetensi dan kebutuhan pendidikan pegawai
Maret 2017 Kegiatan pemetaan kebutuhan kompetensi personel belum dapat dilaksanakan
88 100 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta tidak bisa mengikuti diklat
KaBag TU Terlambat dalam mengirimkan usulan/ konfirmasi calon peserta diklat
2 3 6
Membuat perencanaan pelatihan SDM BBT
Membuat jadwal pelatihan SDM BBT dan mencari informasi pelaksanaan diklat eksternal
Januari s.d. Maret 2018
Informasi diklat eksternal dan kebutuhan pelatihan
Rapat Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan
Memeriksa rencana pelatihan dan jadwal pelaksanaan
Awal Triwulan Masih terdapat beberapa pelatihan yang terlewat karena terlewwat didaftarka
89 101 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta diklat jabatan fungsional tidak terpanggil mengikuti diklat
KaBag TU Terbatasnya kuota peserta pelatihan yang diadakan instansi pembina (LIPI, BPPT, Pusdiklat Kemendag)
2 3 6
Mendaftarkan sejak tahun sebelumnya kepada instansi Pembina Jabatan Fungsional yang biasanya memiliki kuota terbatas
Menindaklanjuti/ mengonfirmasi usulan tahun sebelumnya pada tahun berjalan
Januari sd Maret 2018
Daftar peserta yang terpanggil untuk mengikuti diklat
e‐mail, telepon Memeriksa rencana pegawai yang diusulkan pelatihan dan surat panggilan dari instansi pembina
Awal Triwulan
90 102 Adanya peserta yang mengundurkan diri dan tidak bisa mengikuti kegiatan pelatihan
KaBag TU Jadwal kerja yang padat dalam melaksanakan tupoksi, sakit atau cuti 1 2 2
Menginformasikan jadwal pelatihan kepada peserta dan atasannya sejak jauh‐jauh hari sehingga dapat memperhitungkan kesibukan dan keperluan cuti
Reminder jadwal pelatihan sejak satu bulan sebelum jadwal pelatihan
Januari s.d. Desember 2018
Jadwal pelatihan Telepon, e‐pesan kemenperin
Memeriksa rencana pelatihan, jadwal pelaksanaan dan realisasinya
Awal Triwulan
91 103 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU data/ dokumen tidak lengkap
1 1 1
Setiap setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
Januari s.d. Desember 2018
Dokumentasi pelatihan (Surat Tugas, Daftar Hadir, Sertifikat)
e‐pesan kemenperin
Memeriksa realisasi pelatihan dan dokumentasinya
Setiap triwulan
Outdoor Team Building
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
92 104 Kegiatan tidak terlaksana
KaBag TU Anggaran tidak mencukupi 2 3 6
‐ Membuat rencana pelaksanaan kegiatan outbond
Januari 2018 Pagu anggaran outbond, lokasi tujuan outbond
Rapat koordinasi Memantau persiapan dan pelaksanaan kegiatan
Maret 2017 Kegiatan sudah selesai dilaksanakan
93 105 Tujuan dan sasaran kegiatan yang ingin dicapai kurang sesuai dengan harapan
KaBag TU Perencanaan tidak matang, konsep acara terlalu monoton dari tahun ke tahun (tidak ada inovasi)
2 2 4
‐ Membuat konsep acara outbond yg baru
Januari 2018 Rencana acara outbond
Rapat koordinasi Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
94 106 Jumlah peserta yang mengikuti kegiatan tidak sesuai dengan jumlah peserta yang direncanakan
KaBag TU Adanya peserta yang mengundurkan diri dan tidak bisa mengikuti kegiatan
2 2 4
‐ Mendata pegawai yang akan mengikuti outbond
Januari 2018 Jadwal outbond, pagu anggaran, lokasi tujuan outbond
Form pendaftaran outbond dan pernyataan kesediaan
95 107 Lokasi, sarana dan prasarana kurang memadai
KaBag TU Perencanaan dan persiapan tidak matang 2 2 4
‐ Memakai jasa Event Organizer untuk kelancaran dan efektifitas pelaksanaan
Januari 2018 Rencana outbond Rapat koordinasi
96 108 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU Data yang tidak lengkap 1 1 1
Setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
Juli 2018 Dokumentasi pelatihan (foto, daftar hadir)
e‐pesan kemenperin
Memeriksa kelengkapan data setelah pelaksanaan
Agustus 2018
Ceramah/ Sarasehan
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
97 109 Kegiatan ceramah/sarasehan tidak terlaksana
Kabag TU Adanya pemotongan anggaran
‐
2 2 4
‐ Membuat rencana pelaksanaan kegiatan
Januari 2018 Rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
Rapat koordinasi kegiatan
Memeriksa rencana kegiatan dan pelaksanaannya
Juni 2017
98 110 Kegiatan yang dilaksanakan secara mendadak
Kabag TU Peraturan baru / kebijakan Pimpinan yang harus segera disosialisasikan kepada pegawai
‐
2 2 4
‐ Identifikasi isu internal dan eksternal yang perlu disosialisasikan
Januari 2018 Isu eksternal yang penting untuk ditindaklanjuti organisasi
Rapat koordinasi kegiatan
Memantau pelaksanaan kegiatan
Juni 2017
99 111 Tujuan dan Sasaran Kegiatan yang ingin dicapai tidak sesuai dengan harapan
Kabag TU Peserta masih ada yang kurang memahami topik dan informasi yang disampaikan Narasumber
‐
2 2 4
‐ Membuat konsep acara menarik
Maret 2018 Rencana konsep kegiatan ceramah/ saresehan
Rapat koordinasi kegiatan, Rapat monev
100 112 Lokasi, Sarana dan prasarana yang kurang memadai
Kabag TU Perencanaan dan persiapan tidak matang
‐
1 2 2
‐ Membuat rencana pelaksanaan kegiatan
Maret 2018 Rencana konsep kegiatan ceramah/ saresehan
Rapat koordinasi kegiatan, Rapat monev
101 113 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
data/ dokumen tidak lengkap
1 1 1
Setiap setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
Januari s.d. Desember 2018
Dokumentasi pelatihan (Daftar Hadir, Materi, Foto)
e‐pesan kemenperin
Memeriksa realisasi Saresehan dan dokumentasinya
Setiap triwulan
Gaji dan Tunjangan Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
102 114 Terdapat pagu minus KaBag TU Kurang koordinasi dengan Subbag Program terkait perubahan / revisi anggaran
Adanya kebijakan baru yang tiba‐tiba Cth: kenaikan tunkin, tunkin 14 3 4 12
‐ Memperbaiki koordinasi dengan bagian terkait
Maret 2018 ADK RKAKL, Matriks revisi dan perubahan
Epesan, form matriks revisi, intranet
Memantau pelaksanaan administrasi gaji dan tunjangan
Setiap bulan Mengajukan revisi ke es.I untuk penambahan anggaran
KaBag TU Adanya keterlambatan dokumen/SK yang diterima oleh Subbag Keuangan
Memperketat pelaksanaan SOP
Setiap pelaksanaan kegiatan
SOP terkait Epesan, intranet, Rapat Monev
KaBag TU Data supplier / pegawai tidak lengkap/tidak valid
Koordinasi dengan Subbag Kepegawaian untuk validitas data
Setiap pelaksanaan pekerjaan
Update data pegawai, kebutuhan data gaji dan tunjangan
Daftar update data pegawai, aplikasi terkait
KaBag TU Aplikasi error dan adanya kesalahan dalam melakukan input data supplier (pegawai)
KaBag TU Petugas PPABP kurang teliti
Kegiatan Pengelolaan SAI
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
105 117 Rekonsiliasi tidak tepat waktu
KaBag TU Data pada SAIBA, BMN, dan Persediaan belum sesuai
Tanggal buku dgn tanggal bayar berbeda
3 3 9
‐ Membuat jadwal penyesuaian SAIBA, BMN dan persediaan
Februari 2018 Data SAIBA, BMN, dan Persediaan
Rapat koordinasi Memantau pelaksanaan kegiatan
Setiap awal Triwulan
Koordinasi dengan KPPN setiap rekonsiliasi ketika ada selisih
106 118 Terdapat transaksi yang tidak sama pada hasil rekonsiliasi antara satuan kerja dengan KPPN
KaBag TU Ada kesalahan input data
3 4 12
‐ Melakukan pemeriksaan berjenjang
Februari 2018 Data transaksi epesan, dokumen keuangan
107 119 Ada data (SP2D, SSBP, SSPB) yang belum di input
KaBag TU Tidak ada cross‐check 3 4 12
‐ Melakukan pemeriksaan berjenjang
Februari 2018 Data SP2D, SSDP, SSPB
epesan, dokumen keuangan
Dilakukan kroscek antara SAIBA dan bukti fisik setiap rekon akhir bulan
108 120 Adanya kesalahan pemilihan Mata Anggaran Keluaran (MAK) pada transaksi
KaBag TU Kurang teliti Adanya kesalahan pada saat penelaahan 3 4 12
‐ Melakukan pemeriksaan berjenjang dan saling kroscek antara petugas
setiap saat Data SP2D, SSDP, SSPB
epesan, dokumen keuangan
Melakukan pemeriksaan berjenjang dan saling kroscek antara petugas selalu dilakukan setiap saat
KaBag TU Kesalahan dalam menggunakan jurnal akrual
KaBag TU Petugas SAIBA kurang teliti dalam melakukan pencatatan
Koordinasi Perencanaan, Monev dan Pelaporan
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
110 122 Keterlambatan dalam penyusunan kegiatan
KaBag TU Pengajuan TOR dan RAB kegiatan oleh pengusul kegiatan tidak tepat waktu
3 4 12
‐ Membuat memo dinas pengumpulan TOR/RAB sebelum jadwal pengumpulan TOR/RAB dari BPPI
Maret 2018 Jadwal pengumpulan TOR/RAB
epesan, intranet Memantau pelaksanaan kegiatan
Setiap pertengahan tahun (saat jadwal pengumpulan TOR/RAB)
Memo dinas pengumpulan TOR/RAB sudah dibuat sebelum jadwal pengumpulan TOR/RAB dari BPPI
TOR/RAB terkumpul sebelum penelaahan
111 123 Penyelesaian permasalahan yang dihadapi pada saat pelaksanaan kegiatan tidak segera dilakukan
KaBag TU Monev Kegiatan belum ditindaklanjuti secara optimal
Tindak lanjut yang terkait pihak luar belum dapat dilakukan secara optimal
3 4 12
‐ Monev setiap bulan setiap bulan Realisasi keuangan dan fisik
Rapat Monev Monev terlaksana setiap bulan
103
104
109
‐
‐ Update aplikasi dan pemeriksaan hasil input data berulang untuk memastikan data sudah benar
Setiap pemakaian aplikasi dan terjadi eror
Update data Aplikasi terkait116 Penghitungan jumlah gaji/tunjangan terdapat kesalahan
‐
3 4 12
115 Keterlambatan penyesuaian gaji dan tunjangan
‐
3 4 12
‐ Melakukan pemeriksaan berjenjang terhadap nilai saldo
Februari 2018 Data terkait epesan, dokumen keuangan
121 Terdapat nilai/ saldo yang tidak wajar pada pancatatan satker (SAIBA)
1 4 4
112 124 Pelaporan kegiatan kurang lengkap
KaBag TU Penanggung Jawab kegiatan tidak melaporkan progress, kendala dan tindak lanjut pada saat kegiatan monev
3 4 12
‐ Monev setiap bulan, untuk meminta data yang lebih lengkap dan dikirim via epesan
setiap bulan Realisasi keuangan dan fisik, Matriks monev
Rapat Monev dan e‐pesan
113 125 Progress kegiatan tidak dapat terpantau secara realtime
KaBag TU Penanggung Jawab kegiatan dan Admin ALKI tidak melakukan input ALKI secara rutin
3 3 9
‐ Monitoring ALKI dilakukan setiap bulan
setiap bulan Realisasi keuangan dan fisik
Rapat Monev dan e‐pesan
Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
114 126 Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang sumber anggarannya berasal dari PNBP belum dapat dilaksanakan
KaBag TU Penerimaan PNBP belum mencapai target
‐
3 4 12
‐ Membuat skala prioritas pemeliharaan sarana prasarana yang bersumber dari PNBP
Februari 2018 Jadwal dan prioritas pemeliharaan
Rapat koordinasi pengelola DIPA dan Monev realisasi anggaran
Memantau ketersediaan MP
Setiap bulan Skala prioritas pemeliharaan sarana prasarana yang bersumber dari PNBP dilakukan melalui rapat koordinasi pengelola DIPA dan Monev realisasi anggaran
Pemeliharaan operasional kantor yang bersumber dari PNBP terlaksana
115 127 Sebagian Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang bersumber dari RM tidak dapat dilaksanakan
KaBag TU Pemotongan Anggaran RM
‐
2 4 8
‐ Membuat jadwal dan prioritas pemeliharaan sarana prasarana
Februari 2018 Jadwal dan prioritas pemeliharaan
Rapat koordinasi dan Monev
Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Setiap bulan ‐ Tidak terjadi pemotongan anggaran
116 128 Rencana Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran harus disusun ulang
KaBag TU Pemotongan Anggaran
‐
2 4 8
‐ Membuat jadwal dan prioritas pemeliharaan sarana prasarana
Februari 2018 Jadwal dan prioritas pemeliharaan
Rapat koordinasi Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Setiap bulan ‐ Tidak terjadi pemotongan anggaran
117 129 Terhambatnya Pelaksanaan Proses Pemeliharaan untuk perbaikan
KaBag TU Tidak di ikutinya SOP Permintaan
‐
3 4 12
‐ Sosialisasi SOP permintaan pemeliharaan
Februari 2018 SOP permintaan pemeliharaan
e‐pesan Memeriksa pelaksanaan pemeliharaan melalui rapat Monev
Setiap bulan Sosialisasi SOP permintaan pemeliharaan dilakukan melalui e‐pesan
118 130 Terganggunya Kelancaran Proses Kedinasan
KaBag TU Terlambatnya informasi Tugas Kedinasan
‐
2 4 8
‐ Memperbaiki cara kerja dan koordinasi antar bagian
Februari 2018 Evaluasi kinerja antar bagian
Rapat koordinasi bagian
Memantau pelaksanaan administrasi tugas kedinasan
Setiap awal Triwulan
119 131 Ketidaksesuaian Pemakaian Spesifikasi dengan aturan yang ditetapkan
KaBag TU Tidak Tersedianya Stok yang Sesuai dengan aturan yang ditetapkan
‐
2 4 8
‐ Memastikan spesifikasi dan ketersediaan barang di pasaran
Setiap proses pengadaan akan dilaksanakan
Perbandingan harga dan Spek
Surat, email, epesan, rapat koordinasi, website
Memeriksa rencana pengadaan dan pelaksanaan pengadaan terkait pemeliharaan
Setiap awal Triwulan
120 132 Ketidaksesuaian Pelaksanaan Pemeliharaan
KaBag TU Terlambatnya Laporan Perbaikan
3 4 12
Membuat jadwal dan prioritas pemeliharaan sarana prasarana
Februari 2018 Jadwal dan prioritas pemeliharaan
Rapat koordinasi Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Setiap bulan
Pengadaan Peralatan dan Sarana Perkantoran
Kuesioner Control Environment Evaluation (CEE) tentang 8 sub unsur lingkungan pengendalian
121 133 Pengadaan tidak dapat dilaksanakan sesuai jadwal
KaBag TU Barang yang akan dibeli jarang ada dipasaran dan atau memerlukan waktu yang lama untuk didatangkan
2 4 8
‐ Memastikan ketersediaan barang dipasaran
Sepanjang proses pengadaan
Data terkait epesan, email, rapat koordinasi, rapat monev
Memeriksa jadwal dan pelaksanaan pengadaan pada rapat Monev
Setiap bulan Memastikan ketersediaan barang dipasaran
Barang yg diperlukan telah diadakan
122 134 Pengadaan yang sumber anggarannya dari PNBP belum dapat dilaksanakan
KaBag TU Penerimaan PNBP belum mencapai target 3 4 12 ‐
Menentukan prioritas pengadaan
Februari 2018 Data penerimaan PNBP, prioritas belanja, kebijakan pimpinan
Rapat koordinasi Monitoring penerimaan PNBP
Setiap akhir bulan
123 135 Proses pengadaan tidak tertib
KaBag TU Petugas pengadaan dan pihak ketiga kurang memahami tertib administrasi pengadaan
Adanya aturan baru pengadaan
3 4 12
‐ Refresh peraturan pengadaan
April 2018 Peraturan pengadaan, permasalahan dan tindak lanjut pengadaan
Rapat koordinasi Monitoring pelaksanaan pengadaan
Setiap awal triwulan
Mengikuti sosialisasi peraturan baru pengadaan
124 136 Gagal lelang KaBag TU Pemotongan Anggaran 2 5 10
Pengadaan dilakukan sejak awal tahun anggaran
Januari s.d. Maret 2018
Jadwal pengadaan Rapat monev anggaran
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Setiap awal triwulan
Tidak ada lelang
125 137 Terlambatnya pelaksanaan proses Pengadaan
KaBag TU Keterlambatan Penunjukan Tim Pengadaan
1 4 4
Penunjukkan tim pengadaan dilakukan sejak awal tahun
Januari s.d. Maret 2018
SK tim pengadaan Rapat monev anggaran
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Setiap awal triwulan
Tidak ada lelang
126 138 HPS tidak sesuai KaBag TU Kesalahan Pemahaman Karakteristik Spesifikasi Barang/Jasa
2 4 8
Tim pengadaan harus memahami ketentuan penentuan HPS dan karakteristik spesifikasi Barang/Jasa yang diminta
Januari s.d. Maret 2018
HPS Rapat koordinasi pengadaan
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Setiap awal triwulan
Tidak ada lelang
127 139 Terhambatnya Administrasi dan Proses Pembayaran kepada Penyedia
KaBag TU Kesalahan Penulisan Kode Rekening Bank Penyedia
‐
2 3 6
‐ Pemeriksaan administrasi berlapis untuk mencegah kesalahan data
Setiap input data Data yang diperlukan Aplikasi terkait Memantau pelaksanaan kegiatan dan penyelesaian permasalahan
Setiap awal Triwulan
128 140 Spesifikasi alat tidak sesuai
KaBag TU Pengurangan Kualitas oleh Penyedia
3 4 12
‐ Memeriksa barang yang datang dan membuat BAP penerimaan barang
Setiap penerimaan barang
Jumlah, spesifikasi barang, tanggal pemesanan, tanggal terima, kondisi penerimaan, persetujuan
Surat order, bukti penerimaan
Memeriksa ketertiban administrasi penerimaan barang
Setiap awal Triwulan
Memeriksa barang yang datang dan membuat BAP penerimaan barang
Apabila ada yang tidak sesuai kualitasnya akan dikembalikan ke supplier
Bandung, April 2018Plt. Kepala Balai Besar Tekstil,
Yan Sibarang Tandiele
Visi: : Menjadi Lembaga Litbang dan Layanan Jasa Teknis Yang Unggul dan Terpercaya di Bidang TekstiMisi : 1. Melakukan Penguatan Kompetensi Melalui Inovasi Teknologi
2. Memberikan Jasa Pelayanan Teknis Yang Profesional 3. Meningkatkan Jejaring Kerja dengan Lembaga Lain
Tujuan : 1. Meningkatnya Kualitas Hasil Litbang Bidang Tekstil 2. Meningkatnya Layanan Jasa Teknis Yang Profesional dan Berorientasi Pada Pelanggan
Internal Eksternal1 Ketidaksesuaian tujuan dan ruang lingkup Pengadaan bahan tidak sesuai
jadwal2 Tujuan tidak tercapai Anggaran terbatas3 Sarana dan prasarana terbatas Anggaran terbatas4 Rasio jumlah peneliti dan jumlah kegiatan Pengadaan peneliti mengikuti
mekanisme pusat5 Tidak ada mitra kegiatan dan komersialisasi Kurangnya jejaring dengani
industri6 Tidak memperoleh peluang kerjasama dan
komersialisasiKurang sesuainya tema kegiatan dengan kebutuhan stakeholder
7 Jumlah peserta tidak mencapai target yang ditentukan.
Kurangnya waktu hunting peserta
8 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Lokasi dan waktu pelaksanaan yang kurang tepat
9 Kualitas informasi yang rendah Kemampuan presenter dalam menyampaikan materi kurang optimal/ interaktif
10 Materi kurang menarik minat peserta Materi litbang kurang sesuai dengan kebutuhan industri
11 Kegagalan proses evaluasi litbang Tidak terbentuknya tim penilai yang kompeten di area topik litbang BBT
12 Kegagalan proses pengembangan pasar hasil litbang
Tidak adanya litbang yang sesuai kebutuhan pasar
13 Hasil Litbang tidak sesuai dengan kebutuhkan industri
Tidak dilakukannya pemetaan kebutuhan Industri dengan tools yang sesuai
14 Terjadi penyimpangan pada pelaksanaan kegiatan pengembangan pasar
Konflik kepentingan antara peneliti dan pihak ketiga
15 Ketidaksesuaian tujuan dan ruang lingkup Pengadaan bahan tidak sesuai jadwal
16 Tujuan tidak tercapai Anggaran terbatas17 Sarana dan prasarana terbatas Anggaran terbatas
Sumber RisikoRisiko TeridentifikasiNo.
DAFTAR RISIKOBALAI BESAR TEKSTIL
LITBANG DAN LAYANAN JASA TEKNIS TEKSTIL
18 Rasio jumlah peneliti dan jumlah kegiatan Pengadaan peneliti mengikuti mekanisme pusat
19 Tidak ada mitra kegiatan dan komersialisasi Kurangnya jejaring dengani industri
20 Tidak dapat mencantumkan Logo KAN pada sertifkat Pengujian dan Kalibrasi
Proses reakreditasi ISO 17025 oleh KAN gagal/ terlambat
21 Tidak tercapainya PNBP dari Layanan Pengujian
Pembatasan WO (kebijakan internal)
22 Buruknya kepuasan pelanggan hingga memutuskan untuk tidak menggunakan jasa Pengujian/ Kalibrasi
Tidak sesuainya layanan dengan Standar Pelayanan Minimum (SPM) yang dijanjikan pada pelanggan serta rendahnya komitmen personil untuk pelayanan prima
23 Pelayanan dan hasil pengujian tidak sesuai dengan permintaan pelanggan
Kesalahan komunikasi antara penerima sampel dan klien maupun petugas teknis terkait
24 Antrean Pengujian/ Kalibrasi Kapasitas sumber daya pengujian/ Kalibrasi terbatas
25 Hasil uji/ kalibrasi tidak akurat Kompetensi penguji/ petugas kalibrasi belum memadai
26 Hasil uji/ kalibrasi tidak presisi Sarana dan prasarana lab. Uji dan kalibrasi terbatas
27 Hasil uji tidak dapat dijamin keakuratannya Bahan kimia untuk pengujian telah kadaluarsa
28 Tidak dapat menerima permintaan uji/ kalibrasi dengan metode uji/ kalibrasi terbaru
Metode uji/ Kalibrasi yang digunakan tidak update
29 Terjadi kerusakan alat atau bahan baku habis Belum ada estimasi kebutuhan dan pemakaian bahan baku
‐
30 Kesalahan dalam proses uji sehingga harus dilakukan pengujian ulang
Belum ada pengendalian proses pengujian
‐
31 Kesalahan dalam menentukan metode uji Belum ada pengendalian proses pengujian
‐
32 Kekurangan sampel uji Belum ada pengendalian proses pengujian
‐
33 SDM teknis kurang menguasai pekerjaan Program peningkatan kompetensi analis belum diusulkan
‐
34 Overload WO Aplikasi SIL tidak optimal dan Terjadi kesalahan dalam komunikasi dengan pihak teknis/ Seksi Informasi
‐
35 Gagalnya kegiatan kalibrasi dilakukan pabrik Jumlah personil terbatas sedangkan banyak permintaan kalibrasi di pabrik
36 Tidak ada kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan
Sarana litbang dan teknologi proses yang tidak up to date dan tidak menjawab kebutuhan pasar
37 Tidak ada tenant yang berminat bekerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan
Sarana dan prasarana yang tidak mutakhir dan kurang sesuai dengan kebutuhan tenant saat ini.
38 Prosedur kerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan memakan waktu lama
Koordinasi internal kurang optimal
39 Sulitnya menentukan besaran biaya inkubasi Tarif masih kontraktual, belum ada rumus perhitungan baku yang dapat digunakan dalam penentuan biaya
40 Output layanan konsultansi tidak layak/tidak solutif
Kompetensi untuk menjadi konsultan masih rendah
41 Pelanggan tidak mau menggunakan jasa konsultansi
Prosedur administrasi dan birokrasi yang panjang
42 Program pelatihan reguler tidak ada peminat Jenis program pelatihan tidak sesuai dengan minat pasar dan kebutuhan industri
43 Jumlah peserta pelatihan teknis sering tidak memenuhi jumlah minimum
Kurangnya sosialisasi dan promosi
44 Materi yang disampaikan tidak memenuhi ekspektasi peserta
Silabus dan kurikulum tidak diperbaharui secara berkala
45 Tidak berjalannya kegiatan RBPI yang menghasilkan PNBP
Kurangnya SDM di Workshop
46 Harga perekayasaan alat yang lebih mahal dari tempat lain
BBT membuat alat secara custom sehingga biaya pembuatan lebih tinggi daripada mass production
47 Rendahnya kepuasan pelanggan sertifikasi Belum ditentukannya Standar Pelayanan Minimum
48 Pelanggan sering mengalami ketidakjelasan informasi
Kurang koordinasi antara tim pemasaran dan tim teknis
49 Audit berkala (survailen) tidak sesuai jadwal Pelanggan tidak mentaati jadwal survailen yang telah ditetapkan
50 Tidak adanya pengunjung program Wisata Tekstil
Strategi mengemas Wisata Tekstil tidak sesuai ekspektasi pasar, kondisi mesin tidak layak dipamerkan
51 Tidak tercapainya target pengunjung Wisata Tekstil sebanyak 1200 orang
Kurang optimalnya promosi programTidak bisa beroperasinya salah satu mesin/ alat peraga
52 Ketidakpuasan pengunjung Wisata Tekstil akibat alur kunjungan yang tidak lengkap/ tidak sesuai
Tim penjaga sedang dinas/tidak masuk kerja
53 Program Wisata Tekstil dianggap tidak menarik dan tidak memiliki value
Konsep kemasan program yang tidak atraktif
54 Pelaksanaan Audit Internal tidak sesuai jadwal
Kurang persiapan baik Auditi maupun Auditor
‐
Waktu penyelesaian lama atau perlu melibatkan pihak lain
‐
Kurang komitmen baik Auditi maupun Auditor
56 Gagal dalam memperoleh sertifikasi SNI ISO 9001/akreditasi KAN
Banyak temuan ketidaksesuaian dan dokumen yang diperlukan kurang lengkap
‐
57 Terlambat dalam proses penilaian kesesuaian Proses Penilaian kesesuaian oleh KAN tidak sesuai jadwal
‐
58 Proses sertifikasi/survailen mulur dari yang dijadwalkan.
Semua komponen yang terlibat kurang memprioritaskan kegiatan dan kurang memahami tujuan dan teknis pekerjaan
‐
59 Peserta tidak mencapai target yang ditentukan
Proses rekrutmen peserta tidak dilakukan secara maksimal
60 Materi kurang menarik minat peserta Materi BG kurang sesuai dengan kebutuhan industri
61 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Lokasi dan waktu pelaksanaan yang kurang tepat
62 Pembicara/ Narasumber tidak hadir Adanya kegiatan mendadak yang jadwalnya bersamaan
63 Tidak tersampaikannya informasi yang hendak disampaikan pada pelanggan
Metode pelaksanaan BG yang kurang tepat sasaran.
64 Tidak diperolehnya informasi kondisi industri TPT terkini yang berguna bagi internal BBT
Kurangnya waktu diskusi 2 arah
65 Kualitas informasi yang disampaikan pada Bussiness Gathering yang rendah
Kompetensi pembicara tidak sesuai, atau pada hari‐H ybs. diwakilkan oleh staf yang kurang menguasai materi.
66 Tempat acara/hotel penuh Banyak kegiatan serupa yang dilakukan oleh instansi lain yang waktunya bersamaan
67 Tidak tercapainya kegiatan promosi melalui pameran
Tidak ada jadwal pameran yang sesuai kebutuhanTidak dilakukan analisa awal penentuan tema pameran
68 Tema pameran yang diikuti tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan/ masyarakat
55 Tindak lanjut temuan audit internal ISO 9001 belum selesai dilakukan
Pameran yang diwajibkan tidak mendukung kegiatan promosi
69 Tidak tercapainya kegiatan walk in presentation dan kunjungan industri
Strategi pendekatan prospek dan kurang persiapan dokumen administrasi kunjungan dari tim pemasaran
70 Tidak terjadi penambahan pasar baru dan tidak terjadi peningkatan pendapatan
Metoda promosi yang kurang tepat dan keterbatasan fasilitas pemasaranPenyebaran kuesioner kurang optimal
Pelanggan tidak mengembalikan kuesioner Pelayanan kurang memuaskan sehingga penilaian rendah
Kurang sosialisasiKurangnya sarana perangkat komputer dan IT di level pengguna/ adminAdmin tidak komitmen melaksanakan tugasnya
74 Dokumen dan administrasi pendukung kurang lengkap
Belum dibuat atau sudah ada tetapi belum sempurna
75 Kurang pemahaman tentang Zona Integritas Tidak ada sosialisasi tentang Zona Integritas
76 Kurang pemahaman tentang pelayanan prima untuk mencapai Zona Integritas
Tidak ada pelatihan terkait layanan prima untuk pelaksanaan layanan jasa
77 Organisani terbentuk, tetapi substansi kegiatan tidak berjalan
semua komponen yang terlibat kurang memprioritaskan kegiatan dan kurang memahami tujuan dan teknis pekerjaan
78 Identifikasi risiko tidak optimal Penanggung Jawab Kegiatan dan pegawai tidak memahami risiko tinggi dari kegiatan yang dilaksanakan sehingga risiko tidak teridentifikasi
79 Risiko kegiatan masih terjadi Kegiatan pengendalian risiko tidak berjalan dengan baik
80 Kegiatan pengendalian tidak dilaksanakan sesuai jadwal
Pegawai sibuk melaksanakan tupoksi
72 Aplikasi SILATEKS tidak efektif
71 Target kepuasan pelanggan tidak tercapai
73 IK hasil pengembangan tidak dapat diikutkan dalam uji profisiensi atau uji banding antar
Kesulitan untuk mendapatkan penyelenggara uji profisensi atau
81 Pegawai kurang memahami pentingnya pengendalian risiko
Kurangnya sosialisasi pengendalian intern kepada seluruh pegawai
82 Pegawai tidak memahami risiko dari kegiatan Penanggung Jawab kegiatan tidak melakukan sosialisasi dari risiko kegiatan yang berhasil diidentifikasi
83 Maturitas pelaksanaan pengendalian intern rendah
Infrastruktur pengendalian intern tidak dilaksanakan dengan baik
84 Tidak terpenuhinya keberkalaan penerbitan ( 2 kali terbitan per tahun)
Sulitnya mengumpulkan jumlah tulisan untuk 2 terbitan
85 Substansi dan pendalaman tidak memenuhi kriteria KTI
Peneliti kurang memahami kriteria KTI yang baik
86 SOP Penerbitan tidak dipatuhi SOP penerbitan kurang tersosialisasikan
87 Pejabat Fungsional terlambat mengusulkan angka kredit
Pejabat Fungsional kurang memahami juknis pengajuan angka kreditTidak adanya pembinaan dari Pejabat Fungsional seniorTidak aktif dalam melakukan kegiatan penelitian
89 Masih ada posisi jabatan fungsional tertentu yang belum terisi (Pranata Komputer, Arsiparis, PPBJ)
Tidak adanya minat dari pegawai untuk mengisi posisi jabatan tersebut
90 Jumlah Pejabat Fungsional Tertentu masih minim terutama Penguji Mutu Barang dan Perekayasa
Banyaknya pegawai yang sudah mengikuti diklat jabatan fungsional tertentu tetapi tidak mengajukan diri menjadi pejabat fungsional tertentu/ belum mengusulkan DUPAK
91 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
data/ dokumen tidak lengkap
92 Dokumen/arsip kurang mampu telusur Penyimpanan dan kodefikasi dokumen/arsip tidak dilakukan sesuai peraturan kearsipan dan tidak teratur
93 Penataan dokumen dan arsip masih belum rapi
Kapasitas Ruang Pusat Arsip masih terbatas
94 Dokumen/arsip yang keluar dan masuk tidak terkendali
Belum adanya prosedur peminjaman dokumen/arsip pada Ruang Pusat Arsip dan belum diberlakukannya pembatasan akses masuk Ruang Pusat Arsip
88 Pejabat Fungsional tidak bisa mengumpulkan angka kredit sesuai dengan yang dipersyaratkan
95 Dokumen aktif dan inaktif masih bercampur Pegawai belum memahami peraturan terkait penataan dokumen/arsip aktif dan inaktif
96 Dokumen/arsip inaktif masih tersebar di beberapa tempat
Belum dilakukan pemisahan dokumen/ arsip aktif dan inaktif pada tiap seksi/ subbag, dokumen inaktif tidak disimpan pada Ruang Pusat Arsip
97 Dokumen/arsip lama inaktif menumpuk dan berisiko rusak
Prosedur penyimpanan dan prosedur pemusnahan dokumen/arsip belum dilaksanakan
98 Target peningkatan kompetensi SDM tidak tercapai
Terbatasnya anggaran
99 Pegawai yang diusulkan/ mengikuti pelatihan tidak sesuai dengan kompetensi dan Tupoksinya
Jumlah SDM yang terbatas sedangkan kebutuhan kompetensi meningkat
100 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta tidak bisa mengikuti diklat
Terlambat dalam mengirimkan usulan/ konfirmasi calon peserta diklat
101 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta diklat jabatan fungsional tidak terpanggil mengikuti diklat
Terbatasnya kuota peserta pelatihan yang diadakan instansi pembina (LIPI, BPPT, Pusdiklat Kemendag)
102 Adanya peserta yang mengundurkan diri dan tidak bisa mengikuti kegiatan pelatihan
Jadwal kerja yang padat dalam melaksanakan tupoksi, sakit atau cuti
103 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
data/ dokumen tidak lengkap
104 Kegiatan tidak terlaksana Anggaran tidak mencukupi105 Tujuan dan sasaran kegiatan yang ingin
dicapai kurang sesuai dengan harapanPerencanaan tidak matang, konsep acara terlalu monoton dari tahun ke tahun (tidak ada inovasi)
106 Jumlah peserta yang mengikuti kegiatan tidak sesuai dengan jumlah peserta yang direncanakan
Adanya peserta yang mengundurkan diri dan tidak bisa mengikuti kegiatan
107 Lokasi, sarana dan prasarana kurang memadai
Perencanaan dan persiapan tidak matang
108 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
Data yang tidak lengkap
109 Kegiatan ceramah/sarasehan tidak terlaksana
Adanya pemotongan anggaran ‐
110 Kegiatan yang dilaksanakan secara mendadak
Peraturan baru / kebijakan Pimpinan yang harus segera disosialisasikan kepada pegawai
‐
111 Tujuan dan Sasaran Kegiatan yang ingin dicapai tidak sesuai dengan harapan
Peserta masih ada yang kurang memahami topik dan informasi yang disampaikan Narasumber
‐
112 Lokasi, Sarana dan prasarana yang kurang memadai
Perencanaan dan persiapan tidak matang
‐
113 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
data/ dokumen tidak lengkap
114 Terdapat pagu minus Kurang koordinasi dengan Subbag Program terkait perubahan / revisi anggaran
‐
Adanya keterlambatan dokumen/SK yang diterima oleh Subbag KeuanganData supplier / pegawai tidak lengkap/tidak validAplikasi error dan adanya kesalahan dalam melakukan input data supplier (pegawai)Petugas PPABP kurang teliti
117 Rekonsiliasi tidak tepat waktu Data pada SAIBA, BMN, dan Persediaan belum sesuai
118 Terdapat transaksi yang tidak sama pada hasil rekonsiliasi antara satuan kerja dengan KPPN
Ada kesalahan input data
119 Ada data (SP2D, SSDP, SSPB) yang belum di input
Tidak ada cross‐check
120 Adanya kesalahan pemilihan Mata Anggaran Keluaran (MAK) pada transaksi
Tidak ada cross‐check
Kesalahan dalam menggunakan jurnal akrualPetugas SAIBA kurang teliti dalam melakukan pencatatan
122 Keterlambatan dalam penyusunan kegiatan Pengajuan TOR dan RAB kegiatan oleh pengusul kegiatan tidak tepat waktu
123 Penyelesaian permasalahan yang dihadapi pada saat pelaksanaan kegiatan tidak segera dilakukan
Monev Kegiatan tidak dimanfaatkan secara optimal
124 Pelaporan kegiatan kurang lengkap Penanggung Jawab kegiatan tidak melaporkan progress , kendala dan tindak lanjut pada saat kegiatan monev
125 Progress kegiatan tidak dapat terpantau secara realtime
Penanggung Jawab kegiatan dan Admin ALKI tidak melakukan input ALKI secara rutin
126 Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang sumber anggarannya berasal dari PNBP belum dapat dilaksanakan
Penerimaan PNBP belum mencapai target
‐
‐
‐
121 Terdapat nilai/ saldo yang tidak wajar pada pancatatan satker (SAIBA)
116 Penghitungan jumlah gaji/tunjangan terdapat kesalahan
115 Keterlambatan penyesuaian gaji dan tunjangan
127 Sebagian Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang bersumber dari RM tidak dapat dilaksanakan
Pemotongan Anggaran RM ‐
128 Rencana Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran harus disusun ulang
Pemotongan Anggaran ‐
129 Terhambatnya Pelaksanaan Proses Pemeliharaan
Tidak di ikutinya SOP Permintaan ‐
130 Terganggunya Kelancaran Proses Kedinasan Terlambatnya informasi Tugas Kedinasan
‐
131 Ketidaksesuaian Pemakaian Spesifikasi dengan aturan yang ditetapkan
Tidak Tersedianya Stok yang Sesuai dengan aturan yang ditetapkan
‐
132 Ketidaksesuaian Pelaksanaan Pemeliharaan Terlambatnya Laporan Perbaikan
133 Pengadaan tidak dapat dilaksanakan sesuai jadwal
Barang yang akan dibeli jarang ada dipasaran dan atau memerlukan waktu yang lama untuk didatangkan
134 Pengadaan yang sumber anggarannya dari PNBP belum dapat dilaksanakan
Penerimaan PNBP belum mencapai target
135 Proses pengadaan tidak tertib Petugas pengadaan dan pihak ketiga kurang memahami tertib administrasi pengadaan
136 Gagal lelang Pemotongan Anggaran137 Terlambatnya pelaksanaan proses
PengadaanKeterlambatan Penunjukan Tim Pengadaan
138 HPS tidak sesuai Kesalahan Pemahaman Karakteristik Spesifikasi Barang/Jasa
139 Terhambatnya Administrasi dan Proses Pembayaran kepada Penyedia
Kesalahan Penulisan Kode Rekening Bank Penyedia
‐
140 Spesifikasi alat tidak sesuai Pengurangan Kualitas & Kuantitas oleh Penyedia
Supomo
Bandung, Februari 2018Plt. Kepala Balai Besar Tekstil
1 2 3 4 5Likelihood Tidak Signifikan Kecil Menengah Besar Katastropik
54 73, 96, 64, 74 71, 79
3
4, 6 3, 13, 14, 17, 24, 38, 39, 47, 49, 50, 51, 52, 53, 60, 61, 68, 69, 86, 89, 93, 94, 95, 117, 125
5, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 19, 21, 22, 23, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 36, 37, 42, 43, 44, 45, 46, 48, 54, 55, 56, 57, 58, 72, 75, 76, 77, 78, 80, 81, 82, 83, 85, 92, 97, 114, 115, 116, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 126, 129, 132, 134,
135, 140
92
2
99, 105, 106, 107, 109, 110, 111,
59, 63, 65, 67, 70, 100, 101, 104,
139
8, 25, 26, 27, 35, 40, 41, 62, 66, 87, 88, 98, 127, 128, 130, 131, 133,
138
1, 2, 15, 16, 20, 84, 136
1 103, 108, 113 102, 112, 90, 91, 137
Bandung, Februari 2018Plt. Kepala Balai Besar Tekstil
Supomo
Sangat segera untuk direspon dan ditindaklanjutiSegera direspon untuk ditindaklanjutiMenjadi perhatian untuk diresponDiabaikan namun diperhatikan agar tidak meningkat status risikonya.
PETA RISIKOBALAI BESAR TEKSTIL
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INDUSTRI TEKSTIL
MATRIKS ANALISIS RESIKO 5 X 5
Dampak
DeskripsiS. TinggiTinggi
Sedang
Rendah
S. Rendah
Peringkat Risiko Teridentifikasi Status Risiko Respon Risiko1 Tidak diperolehnya informasi kondisi
industri TPT terkini yang berguna bagi internal BBT
Sangat segera untuk direspon dan ditindaklanjuti
Mengalokasikan waktu yang cukup untuk kegiatan diskusi 2 arah
2 Dokumen dan administrasi pendukung kurang lengkap
Sangat segera untuk direspon dan ditindaklanjuti
Membuat dokumen pendukung
3 Target kepuasan pelanggan tidak tercapai Sangat segera untuk direspon dan ditindaklanjuti
Menitipkan kuesioner pada petugas kalibrasi, PPC Pengujian, dan kurir yang mengantarkan sample
4 Risiko kegiatan masih terjadi Sangat segera untuk direspon dan ditindaklanjuti
Evaluasi kegiatan pengendalian
5 Dokumen/arsip kurang mampu telusur Sangat segera untuk direspon dan ditindaklanjuti
Membuat prosedur identifikasi dan kodefikasi dokumen/arsip
Supomo
STATUS RISIKOBALAI BESAR TEKSTIL5 RISIKO UTAMA
Bandung, Februari 2018Plt. Kepala Balai Besar Tekstil
KEGIATAN : Litbang dan Layanan Jasa Teknis Tekstil
Prob Dampak Prob Dampak1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Memantau kegiatan kerjasama
Kegiatan penelitian tetap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan instansi lain
Kegiatan pengendalian telah dapat menurunkan probabilitas terjadinya risiko
Koordinasi lebih intens antara PPK, Pejabat pengadaan dan pic litbang
Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Memeriksa jadwal dan prioritas pengadaan
Pengadaan bahan litbang telah selesai dilakukan
Kegiatan pengendalian dan pemantauan yang dilaksanakan dapat mengurangi terjadinya risiko
Membuat prioritas pengadaan melakukan koordinasi dengan PPK dan pejabat pengadaan
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda)
Memantau kegiatan seleksi proposal
Seleksi internal sudah dilakukan
Pemantauan yang telah dilaksanakan dapat mengoptimalkan output litbang
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda dan mengadakan evaluasi judul/seleksi proposal khususnya di internal BBT)
2
1
Output litbang tidak optimal
Kabid SRS2 5 1 5
NoUraian Risiko Kunci
Pemilik Risiko
Risiko awal Pengendalian Kunci
Pemantauan yg Dilaksanakan
Hasil Pemantauan
Sisa Risiko setelah Simpulan SPIP Usulan Perbaikan
Waktu pelaksanaan penelitian tidak sesuai rencana/ jadwal
Kabid SRS 4 5 3 5
‐ Memantau progress kegiatan
Tidak ada kegiatan litbang yang anggarannya dipotong sehingga tidak ada perubahan proposal
Pelaksanaan monev kegiatan litbang dapat mengurangi terjadinya risiko
‐
3 Rasio jumlah tenaga fungsional penelitian terhadap jumlah kegiatan tidak seimbang
Kabid SRS 3 4 Jumlah tenaga fungsional penelitian digunakan secara optimal
Memantau kegiatan penelitian
Kegiatan penelitian tetap berjalan
3 4 Pelaksanaan monev kegiatan litbang dapat mengurangi terjadinya risiko
Mengusulkan penambahan CPNS untuk jabatan fungsional peneliti/perekayasa
4 Proses kemitraan dan komersialisasi mengalami hambatan
Kabid SRS 3 4 Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
Memantau jumlah jejaring kerja baru yang telah dikunjungi maupun dihubungi BBT
PCM dgn Trisula, Serisin dgn UNPAD dan PT 3M, Pakaian dalam antiseptik dgn PT Mipacko, UNPAD, dan PT 3M, Doortrim dgn RMA, Kitosan dgn Karisma Printex
2 4 Kegiatan pengendalian telah dapat menurunkan probabilitas terjadinya risiko
Adanya kegiatan roadshow atau FGD tentang sosialisasi litbang BBT dan kebutuhan litbang terkait kemajuan industri. BBT membuat Pokja Pengembangan Pasar Hasil Litbang sebagai sarana untuk menjembatani industri dan peneliti/perekayasa
5 Tidak memperoleh peluang kerjasama dan komersialisasi
Kabid SRS 3 4 Menentukan tema dan judul‐judul litbang
Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Hasil analisa Litbang yang dihasilkan BBT menjadi beberapa kategori yaitu yang siap diimplementasikan dan siap komersialisasi dengan analisa TRL
3 4 Pemantauan terhadap kegiatan Pokja Pengembangan Pasar Hasil litbang belum mendapatkan hasil yang optimum dikarenakan banyaknya litbang
Dilakukan FGD dengan mengundang para stakeholder yaitu industri tekstil dan fungsional peneliti/perekayasa
6 Jumlah peserta tidak mencapai target yang ditentukan.
Kabid SRS 3 4 Merencanakan perekrutan peserta, jumlah konfirmasi sebelum kegiatan
Memeriksa jadwal diseminasi dan follow up perekrutan peserta
Diketahui jumlah peserta yang akan mengikuti diseminasi
2 4 Pemantauan yang dilaksanakan dapat mengurangi terjadinya risiko
Follow up peserta yang telah dikirimkan undangan diseminasi secara intens
7 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Kabid SRS 3 4 Penentuan lokasi yang strategis
Memeriksa penentuan lokasi kegiatan dan memfollow up peserta untuk konfirmasi kehadiran pada H‐1
Banyak peserta yang konfirm untuk hadir meskipun yang semula didaftarkan tidak dapat hadir namun digantikan dengan yang lain
2 4 follow up peserta untuk konfirmasi kehadiran pada H‐1
follow up peserta untuk konfirmasi kehadiran pada H‐1
8 Kualitas informasi yang rendah
Kabid SRS 3 4 Update perkembangan teknologi dan litbang
Adanya verifikasi bahan diseminasi yang akan dipersentasikan
Bahan diseminasi mempunyai kualitas informasi yang baik
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Verifikasi bahan diseminasi
9 Materi kurang menarik minat peserta
Kabid SRS 3 5 Penentuan tema diseminasi sesuai dengan isu dan trend yang berlangsung
Memantau penentuan judul untuk Diseminasi Hasil Litbang
Tema diseminasi sesuai trend
2 5 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Mencari isu dan trend tentang litbang dan teknologi yang sedang berlangsung (ada)
10 Kegagalan proses evaluasi litbang
Kabid PJT dan Kabid SRS
3 4 Tim penilai adalah para pakar di bidangnya sesuai dengan judul litbang yang akan diseleksi
Memantau pelaksanaan penilaian evaluasi litbang dan hasil penilainnya
Evaluasi litbang dinilai secara benar oleh para pakar yang sesuai
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Seleksi tim penilai sesuai dengan bidang kepakaran dan judul litbang yang akan dievaluasi
11 Kegagalan proses pengembangan pasar hasil litbang
Kabid PJT dan
Kabid SRS
3 4 Melakukan analisis kebutuhan pasar sebagai salah satu kajian utama sebelum membuat strategi pengembangan pasar hasil litbang
Memeriksa progress analis kebutuhan pasar terhadap litbang BBT
Kebutuhan pasar khususnya industri terkait litbang dapat diketahui
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Melakukan monev terhadap analisis kebutuhan pasar agar diketahui progressnya
12 Hasil Litbang tidak sesuai dengan kebutuhkan industri
Kabid PJT dan
Kabid SRS
3 3 Penyusunan roadmap litbang sesuai dengan isu nasional dan kebutuhan industri
Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Pengklasifikasian litbang yaitu yang masih harus dikembangkan, siap diimplementasikan dan siap komersialisasi
2 3 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Review roadmap litbang secara berkala dan analisa TRL litbang
13 Terjadi penyimpangan pada pelaksanaan kegiatan pengembangan pasar
Kabid PJT dan
Kabid SRS
3 3 Mengacu pada perencanaan yang telah ditentukan sesuai KAK
Memantau penanganan benturan kepentingan
Tidak terjadi penyimpangan pada saat pelaksanaan
2 3 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Monev kegiatan pengembangan pasar secara berkala
Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Memantau kegiatan kerjasama
Kegiatan penelitian tetap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan instansi lain
Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Kerjasama dengan industri
Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Memeriksa jadwal dan prioritas pengadaan
Pengadaan bahan litbang telah selesai dilakukan
Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda)
Monev litbang secara berkala
Seleksi internal sudah dilakukan
Memantau progress kegiatan
Tidak ada kegiatan litbang yang anggarannya dipotong sehingga tidak ada perubahan proposal
16 Rasio jumlah tenaga fungsional penelitian terhadap jumlah kegiatan tidak seimbang
Kabid SRS 3 4 Optimalisasi SDM fungsional
Memantau kegiatan penelitian
Kegiatan litbang dapat berjalan
3 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Monev litbang secara berkala agar output litbang optimal dan sesuai dengan output yang telah direncanakan
54 5 3
2 52 5
14
Monev litbang secara berkala agar output litbang optimal dan sesuai dengan output yang telah direncanakan
Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
15
Waktu pelaksanaan penelitian tidak sesuai rencana/ jadwal
Kabid SRS
Output litbang tidak optimal
Kabid SRS
17 Proses kemitraan dan komersialisasi mengalami hambatan
Kabid SRS 3 4 Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
Memantau jumlah jejaring kerja baru yang telah dikunjungi maupun dihubungi BBT
PCM dgn Trisula, Serisin dgn UNPAD dan PT 3M, Pakaian dalam antiseptik dgn PT Mipacko, UNPAD, dan PT 3M, Doortrim dgn RMA, Kitosan dgn Karisma
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Meningkatkan kerjasama dengan industri
18 Tidak dapat mencantumkan Logo KAN pada sertifkat Pengujian dan Kalibrasi
KaBid PJT, KaBid Paskal
3 5
Melakukan koordinasi dengan PIC KAN terkait proses audit lab uji dan kalibrasi dan Melakukan koordinasi internal dan eksternal dalam memperbaiki temuan audit
Memantau penjadwalan reakreditasi/ survailen KAN dan jadwal terbit sertifikat KAN
Jadwal reakreditasi/survailen KAN
2 5 Status akreditasi bisa dipertahankan
Menyiapkan dokumen dan data dukung lainnya terkait persiapan audit oleh KAN
19 Tidak tercapainya PNBP dari Layanan Pengujian
KaBid PJT
3 5
Telah dilakukan 2x pameran di Bogor dan Jakarta, pengembangan website dan livechat
Monev PJT Hasil indeks kepuasan masyarakat (pelanggan)
2 5 Munculnya pelanggan baru pengujian dan penambahan jenis uji yang diminta oleh pelanggan
peningkatan promosi layanan jasa khususnya pengujian
20 Rendahnya tingkat kepuasan pelanggan hingga memutuskan untuk tidak menggunakan jasa Pengujian/ Kalibrasi
KaBid PJT, KaBid Paskal 3 4
Telah dilakukan sosialisasi terus‐menerus melalui media komunikasi yang ada
Monev PJT Hasil indeks kepuasan masyarakat (pelanggan)
2 4 Jumlah pelanggan yang melakukan komplain berkurang
Sosialisasi kebijakan kepada pelanggan dan adanya bussiness gathering untuk mengetahui feedback dari pelanggan atas layanan jasa pengujian/kalibrasi
21 Terjadinya antrean pengujian/ Kalibrasi
KaBid Paskal
4 4
Mengusulkan penambahan sumber daya lab berupa peralatan dan tenaga analis laboratorium dan menambah jam kerja (overtime) ketika diperlukan
Monev PJT, Memantau pelaksanaan lembur
Pada bulan April dan Mei 2018 telah dilakukan rekrutmen 2 orang penguji dan telah diusulkan penambahan alat dan pemeliharaan alat lab
3 4 Antrean pengujian sudah mulai berkurang
Menambah SDM
22 Hasil uji/ kalibrasi tidak akurat dan tidak presisi
KaBid Paskal
2 4
Melakukan pelatihan internal dan uji banding antar penguji/ petugas kalibrasi secara berkala dan melakukan stock opname bahan per tahun
Memantau pelaksanaan pelatihan internal, uji banding dan uji profisiensi
Jaminan mutu hasil uji/kalibrasi akurat dan presisi
1 4 Didapatkan hasil uji dan kalibrasi yang akurat dan presisi
Mengikuti uji profisiensi
23 Terjadi kerusakan alat atau bahan baku habis
KaBid PJT, KaBid Paskal
3 4
Melakukan stock opname
Memeriksa rencana kebutuhan dan rencana pengadaan bahan kimia dan consumable part secara berkala dan jadwal pemeliharaan alat
Bahan baku tersedia dan beberapa alat dapat digunakan dengan baik
3 4 Masih ada alat lab yang rusak dan belum diperbaiki karena belum memungkinkan penambahan anggaran pemeliharaan
Mengusulkan penambahan anggaran untuk pemeliharaan alat
24 Kesalahan dalam menentukan metode uji
KaBid PJT
2 4
Telah dilakukan usulan update metode uji oleh Seksi Pengujian
Memeriksa kesesuaian metode uji dengan SIL
Metode uji dengan SIL sudah sesuai
2 4 Telah dilakukan usulan update metode uji tetapi SIL belum diupdate
Review dan update SIL terkait layanan jasa pengujian
25 Gagalnya kegiatan kalibrasi di pabrik dilakukan
KaBid PJT, KaBid Paskal
2 4
Komunikasi intens dengan stakeholder
Melakukan komunikasi ulang dengan pabrik sebelum pelaksanaan kalibrasi
Kegiatan kalibrasi tidak ada yang gagal
1 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Melakukan komunikasi dengan industri terkait dan PIC kegiatan
26 Tidak ada kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan, Tidak ada tenant yang berminat bekerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan
Kabid PJT & KaBid SRS
3 4 Daftar Usulan permintaan alat, mencari tenant yang sesuai dengan kapasitas sarana inkubasi BBT
Optimalisasi lab garmen untuk dapat digunakan untuk inkubasi/teknologi proses
Ada kerjasama inkubasi garmen
2 4 Pemantaun yang dilakukan dapat mengurangi risiko
Mengusulkan penambahan alat kepada BPPI atau Ditjen terkait
27 Prosedur kerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan memakan waktu lama
Kabid PJT & KaBid SRS
3 3 Kesepakatan dengan klien melalui SPK
Memantau proses kaji ulang SOP dan pelaksanaannya
Kegiatan inkubasi/teknologi proses sesuai waktu yang telah disepakati
2 3 Pemantaun yang dilakukan dapat mengurangi risiko
Mengkaji ulang SOP
28 Sulitnya menentukan besaran biaya inkubasi
Kabid PJT & KaBid SRS
3 3 Perhitungan RAB berdasarkan kebutuhan dan SBM
Memantau pelaksanaan pedoman perhitungan biaya inkubasi
Biaya inkubasi sesuai dan disepakati klien
2 3 Pemantaun yang dilakukan dapat mengurangi risiko
Menyusun pedoman perhitungan biaya inkubasi
29 Output layanan konsultansi tidak layak/tidak solutif
KaBid PJT, KaBid PKAT
2 4
Analisa kompetensi konsultan
Memantau kegiatan konsultansi melalui Monev
Layanan konsultansi dapat memuaskan pelanggan
1 4 Laporan kegiatan konsultansi sudah dikirimkan kepada klien akan tetapi belum mendapatkan feed back
Melibatkan konsultan yang berkompeten dari luar BBT untuk jas konsultansi Feasibility Study Pendirian Pabrik Tekstil (ISN)
30 Proses konsultansi yang dianggap terlalu lama
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
rencana pengembangan kompetensi konsultan
Mengecek daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
Proses konsultansi sesuai jadwal
3 4 Rencana pengembangan konsultansi sudah dibuat
Membuat daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
31 Pelanggan tidak mau/ batal menggunakan jasa konsultansi
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
RAB Jasa konsultansi yang sesuai dengan harga pasar
Komunikasi dengan calon klien layanan jasa konsultansi
Komunikasi 'Jasa konsultansi tidak dibatalkan pelanggan
3 4 Sudah ada 2 klien yang sudah dikirimkan penawaran jasa konsultansi tetapi belum ada respon
Mengatur ulang komponen biaya yang diperlukan agar kegiatan konsultansi dapat tetap berjalan
32 Program pelatihan reguler tidak ada peminat
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Program Pelatihan reguler sesuai trend industri
Survei kebutuhan pelatihan bagi industri
Program pelatihan reguler
2 4 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Analisa dan survei lanjutan
33 Jumlah peserta pelatihan teknis sering tidak memenuhi jumlah minimum
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Membuat penawaran pelatihan secara kontraktual untuk mengakomodasi jumlah peserta yang kurang dari jumlah minimal
Memantau pelaksanaan kegiatan pelatihan
Peminat pelatihan masih sedikit
3 4 Belum ada permintaan pelatihan dengan peserta di bawah 5 orang yang terlaksana karena pelanggan yang tidak setuju dengan ketentuan BBT
peningkatan promosi layanan jasa khususnya pelatihan
34 Tidak berjalannya kegiatan RBPI yang menghasilkan PNBP (order ditolak)
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Penambahan personil
Mengusulkan formasi CPNS untuk teknisi litkayasa
Tidak ada tambahan personil
3 4 Belum ada tambahan CPNS untuk formasi Teknisi Litkayasa
Pembinaan pegawai dan rencana rotasi personil
35 Harga perekayasaan alat yang lebih mahal dari tempat lain
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Program perekayasaan alat tahunan
Memeriksa Analisa kebutuhan biaya
BBT bisa memberikan pelatihan pengoperasian alat disamping jasa pembuatan alatnya, sehingga walaupun harga lebih mahal tetapi klien mendapatkan keuntungan lain.
3 4 Tahun 2018 ini belum ada pembuatan alat yang dilakukan
Program perekayasaan alat oleh fungsional perekayasa untuk dikomersialisasikan
36 Rendahnya kepuasan pelanggan sertifikasi
KaBid PJT, KaBid Paskal 3 3
Pengerjaan sertifikasi sesuai SOP dan SPM
Memantau kegiatan sertifikasi
Sertifikat belum dapat diberikan karena menunggu hasil pengujian
3 3 Pemantauan yang dilakukan belum dapat mengurangi risiko
Review SOP,SPM dan koordinasi dengan Seksi Pengujian
37 Audit berkala (survailen) tidak sesuai jadwal
KaBid PJT, KaBid Paskal
3 3
Pemeriksaan jadwal survailen pelanggan
Memeriksa Jadwal Survailen pelanggan
Banyak pelanggan yang mengundur waktu survailen
4 3
Masih terjadi audit berkala (survailen) yang tidak sesuai jadwal
Komunikasi lebih intens dengan pelanggan sertifikasi
38 Tidak adanya pengunjung program Wisata Tekstil
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 3
Memantau pelaksanaan konsep wisata tekstil yang baru
Wisata tekstil banyak pengunjung
1 2Sosialisasi program wisata tekstil
Pemantauan risiko dapat mengurangi risiko
Peningkatan promosi
39 Tidak tercapainya target pengunjung Wisata Tekstil sebanyak 1200 orang
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 3
Memantau kegiatan promosi melalui media sosial BBT
Tercapai target pengunjung wisata tekstil
1 2
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKATKaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
41 Program Wisata Tekstil dianggap tidak menarik dan tidak memiliki value
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 3
Pembuatan konsep wisata tekstil yang sesuai kebutuhan pasar
Memantau pelaksanaan konsep wisata tekstil yang baru
Konsep yang perlu perlu didukung anggaran yang cukup
3 3 Hasil pemantauan belum dapat mengurangi risiko
Mengajukan pokja yang mendukung kegiatan wisata tekstil, yaitu Revitalisasi Silk Center untuk kegiatan Wisata Tekstil
42 Pelaksanaan Audit Internal tidak sesuai jadwal
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Komitmen manajer puncak
Memantau pelaksanaan audit internal
Audit internal berjalan sesuai jadwal
2 3 Jadwal audit internal dibuat secara berkala
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
40 Kunjungan diarahkan pada kegiatan BBT yang berjalan
Peningkatan sarana dan prasarana
2 3
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Peningkatan sarana dan prasarana untuk spot kunjungan wisata tekstil
3 3
Memantau jadwal kunjungan
Ketidakpuasan pengunjung Wisata Tekstil akibat alur kunjungan yang tidak lengkap/ tidak sesuai
44 Gagal dalam memperoleh sertifikasi SNI ISO 9001/akreditasi KAN
KaBid PJT, KaBid Paskal &
3 4
Koordinasi dengan KAN
45 Terlambat dalam proses penilaian kesesuaian
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Memantau jadwal audit tahunan (resertifikasi ataupun survailen)
46 Proses sertifikasi/survailen mulur dari yang dijadwalkan.
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Memantau persiapan audit
47 Peserta BG tidak mencapai target yang ditentukan
Kabid PJT
2 3
Perencanaan terhadap waktu pelaksanaan yang cukup
Memeriksa jadwal BG dan rencana perekrutan peserta
Jumlah peserta BG sesuai target
1 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Tema dan waktu BG direncanakan dengan matang
48 Materi kurang menarik minat peserta
Kabid PJT
3 3
Tema dan materi sesuai kebutuhan pasar
Memantau penentuan judul untuk Bussiness Gathering
Tema dan materi sesuai kebutuhan pasar
2 3 Informasi tentang trend dan isu yang ada di dunia industri
3KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
Koordinasi antara auditor dan auditi
Audit eksternal dilaksanakan sesuai jadwal
Audit eksternal sesuai jadwal
1 4 Koordinasi dengan pihak KAN untuk jadwal audit eksternal selanjutnya
Komitmen para auditi untuk menyelesaikan close out audit
43 Tindak lanjut temuan audit internal ISO 9001 belum selesai dilakukan
Tindak lanjut temuan audti dapat diselesaikan sesuai jadwal
4
Memantau penyelesaian temuan audit
3
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
2
49 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Kabid PJT
3 3
Pengecekan konfirmasi kehadiran oleh petugas yang ditunjuk
Verifikasi konfirmasi kehadiran H‐1
Banyak peserta yang konfirm untuk hadir meskipun yang semula didaftarkan tidak dapat hadir namun digantikan dengan yang lain
2 3 Memilih lokasi kegiatan dan waktu kegiatan yang dapat dijangkau dengan mudah oleh peserta
50 Pembicara/ Narasumber tidak hadir
Kabid PJT
2 4
Pengecekan konfirmasi kehadiran oleh petugas yang ditunjuk
Memeriksa konfirmasi kehadiran pembicara/ narasumber
Pembicara/narasumber dapat hadir
1 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Memastikan kehadiran pembicara/ narasumber / penggantinya secara berkala
51 Tidak tersampaikannya informasi yang hendak disampaikan pada pelanggan
Kabid PJT
2 3
Evaluasi pelaksanaan BG terdahulu
Memeriksa konsep acara BG yang baru
Informasi kepada pelanggan sesuai kebutuhan
1 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Membuat konsep BG yang lebih baik
52 Tidak diperolehnya informasi kondisi industri TPT terkini yang berguna bagi internal BBT
Kabid PJT
4 4
Informasi update kondisi industri TPT
Memeriksa jadwal/ rundown acara
Diperolehnya informasi kondisi industri TPT dari pelanggan
3 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Mengalokasikan waktu yang cukup untuk kegiatan diskusi 2 arah
53 Kualitas informasi yang disampaikan pada Bussiness Gathering yang rendah
Kabid PJT
2 3
Memastikan pembicara dapat hadir atau menunjuk pengganti yang kompeten
Memeriksa konfirmasi kehadiran pembicara/ narasumber
Kualitas informasi yang disampaikan tinggi
1 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Memastikan pembicara dapat hadir atau menunjuk pengganti yang kompeten
54 Tempat acara/hotel penuh
Kabid PJT
2 4
Melakukan koordinasi dengan pihak hotel sejak awal penentuan tanggal kegiatan
Memeriksa konfirmasi tempat kegiatan
Tempat acara dapat ditangani
1 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Melakukan koordinasi dengan pihak hotel sejak awal penentuan tanggal kegiatan
55 Tidak tercapainya kegiatan promosi melalui pameran
Kabid PJT
2 3
Aktif dalam kegiatan pameran yang sesuai
Memeriksa jadwal pameran yang direncanakan untuk diikut
Kegiatan pameran hanya sedikit
1 2 Hasil pemantauan mengurangi sedikit risiko yang terjadi
Mencari dan menjadwalkan partisipasi pameran dalam satu tahun dari berbagai event organizer
Kabid PJT
Kabid PJT
57 Tidak tercapainya kegiatan walk in presentation dan kunjungan industri
Kabid PJT
3 3
Tersedianya kegiatan
Memeriksa persiapan kunjungan ke industri
Evaluasi kegiatan pengembangan pasar hasil litbang dan layanan jasa
2 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Melalukan persiapan dokumen administrasi, memperbaiki materi presentasi, menyusun jadwal dan target kunjungan
58 Tidak terjadi penambahan pasar baru dan tidak terjadi peningkatan pendapatan
Kabid PJT
2 3
Promosi Memeriksa pelaksanaan strategi promosi dan hasil promosi
1 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Peningkatan promosi
Menitipkan kuesioner pada petugas kalibrasi, PPC pengujian, dan kurir yang mengantarkan sample
Menindaklanjuti/ menagih tindak lanjut kuesioner yang telah disebarkan via email, telepon, WA, dll
Meningkatkan ketepatan SWP dan pelayanan pelanggan di Seksi Pemasaran dan KerjasamaMelakukan sosialisasi penggunaan SILATEKS
2 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Menggali informasi dari panitia terkait tema pameran
3 4Memantau angka kepuasan pelanggan
Analisa tema pameran yang akan diikuti
Penyebaran kuisioner dan evaluasi capaian kepuasan pelanggan
Trial aplikasi hingga dapat digunakan
2 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Monev PJT
56
59
60 Kabid PJT
Kabid PJT
Memantau penggunaan aplikasi
Aplikasi SILATEKS tidak efektif
Target kepuasan pelanggan tidak tercapai
4 5
Tema pameran yang diikuti tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan/ masyarakat
3 3
Pameran yang diikuti sesuai dengan tema
Memantau penentuan tema pameran
Membuat usulan pengadaan komputer untuk ditempatkan pada level pengguna/ admin
Melakukan monitoring terhadap penggunaan aplikasi oleh admin
61 Verifikasi metoda tidak dapat dilakukan untuk seluruh uji zat warna
Kabid Paskal
3 3
Ketersediaan sarana dan prasarana
Memantau pelaksanaan kegiatan verifikasi metoda
Belum semua metoda dapat diverifikasi
3 3 Masih ada zat warna yang belum tersedia
Kerjasama dengan Politekni STTT terkait kain hasil pencelupan untuk verifikasi metode uji identifikasi zat warna
62 Dokumen dan administrasi pendukung kurang lengkap
KaBid PJT, KaBid PKAT & KaBag TU
4 4
Melengkapi dokumen dan data dukung yang dibutuhkan dalam rangka kesiapan ZI
3 4 Masih ada dokumen yang belum lengkap
Melakukan rapat tindak lanjut tim pokja ZI
63 Kurang pemahaman tentang Zona Integritas
3 4
Melakukan sosialisasi Zona Integritas kepada pegawai pada bulan April 2018 dan para stakeholder pada bulan Agustus 2018
2 3 Masih ada staf yang belum paham terkait ZI
Melakukan refreshment terkait Zona Integritas kepada seluruh pegawai dan stakeholder
64 Kurang pemahaman tentang pelayanan prima untuk mencapai Zona Integritas 3 4
Memberikan pelatihan pelayanan prima kepada staf pelayanan publik pada bulan Agustus 2018
2 3 Masih ada staf pelayanan publik yang belum paham terkait pelayanan prima
Memberikan pelatihan pelayanan prima kepada staf pelayanan publik
65 Organisani terbentuk, tetapi substansi kegiatan tidak berjalan
3 4
Melakukan rapat koordinasi tim pokja dan sosialisasi ZI kepada seluruh pegawai
3 4 Substansi kegiatan belum berjalan sepenuhnya
Melakukan sosialisasi kembali kepada pegawai dan stakeholder terkait ZI
3 4
dengan baik oleh user
Beberapa dokumen dan data dukung ZI sudah tersedia, pegawai telah memahami tentang ZI, sebagian staf pelayanan publik telah mampu memberikan pelayanan prima, substansi kegiatan masih belum berjalan maksimal
SILATEKS
Memantau progress pelaksanaan pokja ZI
66 Identifikasi risiko tidak optimal
KaBag TU3 4
Sosialisasi SPIP terlaksana pada bulan April 2018
2 3 Risiko yang telah disusun masih belum optimal
Melakukan sosialisasi kembali terkait cara identifikasi risiko
67 Risiko kegiatan masih terjadi
KaBag TU4 4
Melakukan monev SPIP
3 3 Beberapa risiko kegiatan masih terjadi
Melakukan evaluasi terhadap kegiatan pengendalian
68 Kegiatan pengendalian tidak dilaksanakan sesuai jadwal
KaBag TU
3 4
Mengatur jadwal monev SIPI
3 4 Pelaksanaan monev SPIP belum sesuai jadwal
Mengatur jadwal monev SPIP dan komitmen bersama tim SPIP
69 Pegawai kurang memahami pentingnya pengendalian risiko
KaBag TU
3 4
Sosialisasi SPIP kepada seluruh pegawai
2 3 Sebagian besar pegawai telah memahami pengendalian risiko
Melakukan sosialisasi kembali terkait SPIP
70 Pegawai tidak memahami risiko dari kegiatan
KaBag TU
3 4
Sosialisasi SPIP kepada seluruh pegawai
2 3 Sebagian besar pegawai telah memahami risiko dari masing‐masing kegiatan
Melakukan sosialisasi kembali terkait SPIP
71 Maturitas pelaksanaan pengendalian intern rendah
KaBag TU
3 4
Sosialisasi SPIP kepada seluruh pegawai
2 3 Nilai maturitas SPIP sudah baik
Meningkatkan nilai maturitas SPIP melalui sosialisasi kembali SPIP kepada seluruh pegawai
72 Tidak terpenuhinya keberkalaan penerbitan ( 2 kali terbitan per tahun)
Kabid SRS 2 5 Memeriksa KTI yang sudah masuk dan monev kendala dan tindak lanjutnya
1 4 Membuat jadwal pengumpulan KTI dan jadwal terbit
73 Substansi dan pendalaman tidak memenuhi kriteria KTI
Kabid SRS 3 5 Memeriksa KTI yang sudah masuk dan monev kendala dan tindak lanjutnya
2 4 Mengadakan pelatihan penulisan KTI bagi peneliti
74 SOP Penerbitan tidak dipatuhi
Kabid SRS 2 5 Memantau pelaksanaan SOP penerbitan
1 4 Melakukan sosialisasi SOP penerbitan
Arena Tekstil dapat terbit 2 kali dalam setahun
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Rapat monev SPIP telah dilakukan, identifikasi risiko telah disusun, jadwal pemantauan sedikit mengalami kemunduran karena kesibukan masing‐masing tim pokja, dan sosialisasi SPIP telah dilakukan
Pengendalian oleh tim penyunting dan editor Arena Tekstil
Pemantauan identifikasi risiko dan nalisa risiko secara berkala
75 Pejabat Fungsional terlambat mengusulkan angka kredit
KaBag TU
2 4
Akan dibuatkan rekap juknis/juklak JF akan dikirimkan melalui e‐pesan masing2 pejabat fungsional
Rapat Monev Sudah dibuatkan rekap juknis/juklak
1 2 Pejabat Fungsional mengusulkan angka kredit tepat waktu sehingga risiko dapat diturunkan
Membuat jadwal untuk pengajuan angka kredit
KaBag TU Membuat draf daftar pembimbingan pejabat fungsional: Zubaidi (Eva, Saeful, Yusniar, Ati), Tatang (Wulan), Tia (Cica), Doni (Arif, Agus),
1 2 Membuat analisis beban kerja dan pemetaan kompetensi serta jabatan
KaBag TU Telah dibuat SK Pokja Litbang
1 2
77 Masih ada posisi jabatan fungsional tertentu yang belum terisi (Pranata Komputer, Arsiparis, PPBJ)
KaBag TU
3 3
Sudah diusulkan jabatan Arsiparis dan Pranata Komputer, dan mengusulkan formasi PPBJ. Akan mengusulkan kebutuhan Pustakawan ke Biro Umum
Memantau penerbitan SK Jabatan
JFT arsiparis, prakom, PBBJ masih dalam proses
2 2 Proses pengadaan JFT bergantung pada proses eksternal balai
Memberikan data dukung kepegawaian berupa peta jabatan dan analisis beban kerja.
76 Pejabat Fungsional tidak bisa mengumpulkan angka kredit sesuai dengan yang dipersyaratkan
Rapat Monev
2 4
Daftar pembimbing pejabat fungsional telah disusun dan SK tim pokja telah dibuat
Sebagian besar pejabat fungsional mampu mengumpulkan angka kredit
78 Jumlah Pejabat Fungsional Tertentu masih minim terutama Penguji Mutu Barang dan Perekayasa
KaBag TU
1 3
Pegawai yang sudah mengikuti diklat fungsional sudah hampir semua mengusulkan AK utk pengangkatan JF, kecuali Anne (TB) dan Mukhlisin (posisi di TU/administrasi)
Memantau surat usulan pengangkatan dalam jabatan fungsional
Masih dalam proses
1 3 Pengadaan JFT bergantung pada proses ekternal diluar BBT
79 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU
1 3
Membuat laporan secara bertahap
Memeriksa realisasi pelatihan dan dokumentasinya
Masih terdapat beberapa keterlambatan pembuata laporab kegiatan
1 2 Pembuatan laporan kegiatan masih sering mengalami keterlambatan
Menentukan tenggat waktu lebih awal untuk memberikan rentang waktu lebih tiap seksi memeriksa dan memastikan kelengkapan laporan
80 Dokumen/arsip kurang mampu telusur
KaBag TU
3 5
Kode klasifikasi dari Biro Umum dijadikan panduan untuk pengkodean
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Masih banyak dokumen belum mampu telusur
2 4 Arsip di Central File sudah diklasiifikasi berdasarkan kodenya namun kemampuan telusurnya rendah
Membuat prosedur pemeriksaan ketertiban penyimpanan dokumen
81 Penataan dokumen dan arsip masih belum rapi
KaBag TU
3 3
Record center sudah dirapikan dan sudah dilakukan audit arsip
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Record center masih belum rapi
2 3 Perlu jadwal merapihkan dokumen
Membuat jadwal untuk merapihkan dokumen
82 Dokumen/arsip yang keluar dan masuk tidak terkendali
KaBag TU
3 3
SOP peminjaman arsip belum dibuat tetapi akan segera dibuat
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
SOP record center belum tertib
2 3 Pegawai yang bertanggung jawab terhadap record center kurang memahami tentang apa yang harus dilakukan
Menentukan kegiatan harian, dan laporan periodik kearsipan untuk internal balai
83 Dokumen aktif dan inaktif masih bercampur
KaBag TU
3 3
Sosialisasi kearsipan sudah dilakukan sebelum audit kearsipan, dan masing2 seksi sudah memilah arsip aktif dan inaktif
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
2 3
84 Dokumen/arsip inaktif masih tersebar di beberapa tempat
KaBag TU
4 3
Telah dibuat SOP pemindahan arsip inaktif dan baru Subbag. Keuangan dan Seksi Kerjasama yang memindahkan arsip inaktif ke Record Center
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
2 2
85 Dokumen/arsip lama inaktif menumpuk dan berisiko rusak
KaBag TU
3 4
Dokumen inaktif segera diusulkan untuk dihapuskan dengan membuat usul musnah
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Record center masih belum rapi
2 3 Perlu jadwal merapihkan dokumen
Membuat jadwal untuk merapihkan dokumen
86 Target peningkatan kompetensi SDM tidak tercapai
KaBag TU
2 4
Rencana pelatihan setahun sudah dibuat
Memeriksa rencana pelatihan dan jadwal pelaksanaan
Jadwal pelatihan sering berbenturan dengan jadwal pegawai untuk kegiatan lainnya
2 3 Peningkatan kompetensi SDM harus menunggu realisasi PNBP dan penawaran dari pihak penyedia pelatihan
Kearsipan masih belum dipandang penting oleh pegawai
Meningkatkan sosialisasi, membuat sistem audit kerarsipan tiap ruangan
Membuat prioritas jadwal pelatihan pegawai
berdasarkan urutan kegiatan yang memerlukan kompetensi
yang diperoleh dari suatu pelatihan
Belum tiap seksi atau bagian memahami kearsipan
87 Pegawai yang diusulkan/ mengikuti pelatihan tidak sesuai dengan kompetensi dan Tupoksinya
KaBag TU
2 2
Kegiatan pemetaan kebutuhan kompetensi personel belum dapat dilaksanakan
Memeriksa peta kompetensi dan kebutuhan pendidikan pegawai
Jadwal pelatihan sering berbenturan dengan jadwal pegawai untuk kegiatan lainnya
1 2 Peningkatan kompetensi SDM harus menunggu realisasi PNBP dan penawaran dari pihak penyedia pelatihan
88 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta tidak bisa mengikuti diklat
KaBag TU
2 3
Rencana pelatihan setahun sudah dibuat
Memeriksa rencana pelatihan dan jadwal pelaksanaan
Jadwal pelatihan sering berbenturan dengan jadwal pegawai untuk kegiatan lainnya
1 2 Masih terdapat beberapa pelatihan yang terlewat karena terlewat didaftarkan
89 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta diklat jabatan fungsional tidak terpanggil mengikuti diklat
KaBag TU
2 3
Memastikan pegawai yang diusulkan mendapat tempat untuk diklat
Memeriksa rencana pegawai yang diusulkan pelatihan dan surat panggilan dari instansi pembina
Instansi pembina tidak dapat memberikan kepastian
2 3 Proses pelaksanaan diklat bergantung pada instansi pembina
Melakukan konfirmasi keikutsertaan ke instansi pembina diawal tahun
90 Adanya peserta yang mengundurkan diri dan tidak bisa mengikuti kegiatan pelatihan
KaBag TU
1 2
Memantau jadwal pegawai
Memeriksa rencana pelatihan, jadwal pelaksanaan dan realisasinya
Masih ada jadwal pegawai yang diusulkan berbenturan dengan jadwal kegiatan lain seperti kunjungan litbang
1 1 Persoalan jadwal pelatihan terkait dengan pihak penyelenggaran dan jadwal pegawai. Sulit dihindarkan namun dapat diatur dengan mendapatkan ancang‐ancang jadwal pelatihan lebih awal
Menginformasikan kepada pegawai yang akan diikutsertakan dalam diklat untuk mempersiapkan waktu dan menyesuaikan jadwal kegiatna lain dengan kegiatan diklat
91 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU
1 1
Pengendalian tenggat waktu penyerahan laporan
Memeriksa realisasi pelatihan dan dokumentasinya
Laporan sedang proses pengerjaan
1 1 Penyusunan laporan dilaksanakan diawal
Menyusun konsep laporan disetiap bulan atau disetiap akhir kegiatan
92 Kegiatan tidak terlaksana KaBag TU
2 3
Kegiatan sudah selesai dilaksanakan
Memantau persiapan dan pelaksanaan kegiatan
Kegiatan dapat dilaksanakan
1 2 Membuat rencana pelaksanaan kegiatan outbond
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
93 Tujuan dan sasaran kegiatan yang ingin dicapai kurang sesuai dengan harapan
KaBag TU
2 2
Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Membuat konsep acara outbond yg baru
94 Jumlah peserta yang mengikuti kegiatan tidak sesuai dengan jumlah peserta yang direncanakan
KaBag TU
2 2
Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Mendata pegawai yang akan mengikuti outbond
95 Lokasi, sarana dan prasarana kurang memadai
KaBag TU
2 2
Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Memakai jasa Event Organizer untuk kelancaran dan efektifitas pelaksanaan
96 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU
1 1
Memeriksa kelengkapan data setelah pelaksanaan
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
97 Kegiatan ceramah/sarasehan tidak terlaksana
Kabag TU
2 2
Memeriksa rencana kegiatan dan pelaksanaannya
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Membuat rencana pelaksanaan kegiatan
98 Kegiatan yang dilaksanakan secara mendadak
Kabag TU
2 2
Memantau pelaksanaan kegiatan
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Identifikasi isu internal dan eksternal yang perlu disosialisasikan
Mematangkan konsep kegiatan outbond
99 Tujuan dan Sasaran Kegiatan yang ingin dicapai tidak sesuai dengan harapan
Kabag TU
2 2
Memantau pelaksanaan kegiatan
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Membuat konsep acara menarik
100 Lokasi, Sarana dan prasarana yang kurang memadai
Kabag TU
1 2
Memantau pelaksanaan kegiatan
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Membuat rencana pelaksanaan kegiatan
101 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
Kabag TU
1 1
Memeriksa realisasi Saresehan dan dokumentasinya
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pad a tujuan
0 0 Setiap setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
102 Terdapat pagu minus KaBag TU
3 4
Mengajukan revisi ke es.I untuk penambahan anggaran
2 3
KaBag TU 2 3
KaBag TU 2 3
KaBag TU 2 3
KaBag TU 2 3
105 Rekonsiliasi tidak tepat waktu
KaBag TU
3 3
2 3
Membuat proyeksi kondisi pegawai dan proyeksi kebutuhan gaji dan tunjangan untuk tahun berikutnya
103
104
4
Keterlambatan penyesuaian gaji dan tunjangan
Penghitungan jumlah gaji/tunjangan terdapat kesalahan
Verifikasi hasil input dan perhitungan gaji dan tunjangan pegawai
Konsep acara ceramah dan saresehan
Memantau pelaksanaan administrasi gaji dan tunjangan
Relatif stabil dan konsisten
Aplikasi gaji dan tunjangan selalu di update
3 4
3
Koordinasi dengan KPPN setiap rekonsiliasi ketika ada selisih
Memantau pelaksanaan kegiatan
Pertanggungjawaban tidak tertib diserahkan kepada subbag
Data input SAIBA sering terlambat diterima petugas admin SAIBA
106 Terdapat transaksi yang tidak sama pada hasil rekonsiliasi antara satuan kerja dengan KPPN
KaBag TU
3 4
2 3
107 Ada data (SP2D, SSBP, SSPB) yang belum di input
KaBag TU
3 4
2 3
108 Adanya kesalahan pemilihan Mata Anggaran Keluaran (MAK) pada transaksi
KaBag TU
3 4
2 3
KaBag TU
KaBag TU
110 Keterlambatan dalam penyusunan kegiatan
KaBag TU
3 4
Tenggat waktu penyusunan TOR/RAB
Memantau pelaksanaan kegiatan
TOR/Rab tidak sampai pada subbag program secara tepat waktu
2 3 TOR/RAB terkumpul sebelum penelaahan
Sebaiknya setiap seksi dan bagian memiliki rencana kegiatan untuk 2 tahun ke depan
111 Penyelesaian permasalahan yang dihadapi pada saat pelaksanaan kegiatan tidak segera dilakukan
KaBag TU
3 4
Tindak lanjut segera dilaksanakan setelah monev
Monev terlaksana setiap bulan
Tindak lanjut masih ada yang tidak segera dilaksanakan setelah monev
3 4 Perlu mensegerakan tindak lanjut permasalahan dengan tenggat waktu penyelesaian masalah
Menentukan prioritas untuk penyelesaian masalah yang berat terlbih dahulu
2 3109 Terdapat nilai/ saldo yang tidak wajar pada pancatatan satker (SAIBA)
1 4
Dilakukan kroscek antara SAIBA dan bukti fisik setiap rekon akhir bulan
Melakukan pemeriksaan berjenjang dan saling kroscek antara petugas selalu dilakukan setiap saat
keuangan
Membuat tenggat waktu dan prioritas input data SAIBA
112 Pelaporan kegiatan kurang lengkap
KaBag TU
3 4
Rencana aksi kegiatan
Pelaksanaan rencana aksi
Rencana aksi sering keluar dari jadwal karena berbagai sebab antara pengadaan dan benturan dengan kegiatan lain
2 3 Masih terdapat permasalahan dalam penentuan jadwal kegiatan supaya lebih teratur
Merencanakan kegaitan diawal tahun dengan sebaik‐baiknya dan sedetail mungkin
113 Progress kegiatan tidak dapat terpantau secara realtime
KaBag TU
3 3
Input laporan ALKI Pemantauan ALKI Masih banyak penanggung jawab kegiatan tidak mengisi laporan pada aplikasi ALKI
2 2 Pengisian laporan ALKI perlu dimonitoring secara periodik
Mengisi ALKI setiap hari atau minggu dan dimonitoring penanggung jawab kegiatan layaknya monitoring pengisian SKP
114 Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang sumber anggarannya berasal dari PNBP belum dapat dilaksanakan
KaBag TU
3 4
Skala prioritas pemeliharaan sarana prasarana yang bersumber dari PNBP dilakukan melalui rapat koordinasi pengelola DIPA dan Monev realisasi anggaran
Memantau ketersediaan MP
Penerimaan PNBP fluktuatif dan rencana pengadaan belum bisa menyesuaikan dengan kondisi tersebut
2 3 Pemeliharaan operasional kantor yang bersumber dari PNBP terlaksana
Menentukan prioritas pengadaan berdasarkan rencana kegaitan balai secara keseluruhan
115 Sebagian Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang bersumber dari RM tidak dapat dilaksanakan
KaBag TU
2 4
Membuat skala prioritas pemeliharaan dari RM
Membuat jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Prioritas pemeliharaan tidak fokus pada tupoksi utama balai
2 3 Tidak terjadi pemotongan anggaran
Sebaiknya pemeliharaan diprioritaskan pada peralatan atau mesin yang memberikan penerimaan PNBP
116 Rencana Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran harus disusun ulang
KaBag TU
2 4
Membuat skala prioritas pemeliharaan dari RM
Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Prioritas pemeliharaan tidak fokus pada tupoksi utama balai
2 3 Tidak terjadi pemotongan anggaran
Sebaiknya pemeliharaan diprioritaskan pada peralatan atau mesin yang memberikan penerimaan PNBP
117 Terhambatnya Pelaksanaan Proses Pemeliharaan untuk perbaikan
KaBag TU
3 4
Jadwal dan permintaan pemeliharaan
Memeriksa pelaksanaan pemeliharaan melalui rapat Monev
Pemeliharaan dari seksi teknis terkait masih tidak optimal dipenuhi sesuai permintaan
2 3 Sumber anggaran pemeliharaan untuk perbaikan masih berasal dari PNBP
Mengalokasikan dan merencanakan pemeliharaan perbaikan pada tahun berikutnya dari anggaran RM
118 Terganggunya Kelancaran Proses Kedinasan
KaBag TU
2 4
Pengendalian administrasi perjalanan dinas
Memantau pelaksanaan administrasi tugas kedinasan
LPJ SPPD banyak yang terlambat dilaporkan
2 3 Administrasi perjalanan dinas tidak tertib
PPK dan Petugas SPPD hendaknya melakukan analisis permintaan SPPD sebelum menentukan pengambilan biaya dinas agar tertib dan biaya SPPB sesuai tujuan
119 Ketidaksesuaian Pemakaian Spesifikasi dengan aturan yang ditetapkan
KaBag TU
2 4
Memastikan ketersediaan barang dipasaran
Memeriksa rencana pengadaan dan pelaksanaan pengadaan terkait pemeliharaan
Pihak penyedia dapat memenuhi permintaan barang
1 2 Barang yg diperlukan telah diadakan
Koordinasi dengan lebih banyak penyedia, melakukan seleksi penyedia dengan prioritas ketersediaan dan kemampuan memenuhi persediaan barang tepat waktu
120 Ketidaksesuaian Pelaksanaan Pemeliharaan
KaBag TU
3 4
Kebutuhan pemeliharaan
Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Pihak penyedia dapat memenuhi permintaan pemeliharaan
1 2 Pemeliharaan terkendala pada jadwal dan kemampuan penyedia pemeliharaan
Koordinasi dengan pihak yang dapat menyediakan pemeliharaan
121 Pengadaan tidak dapat dilaksanakan sesuai jadwal
KaBag TU
2 4
Memastikan ketersediaan barang dipasaran
Memeriksa jadwal dan pelaksanaan pengadaan pada rapat Monev
Pihak penyedia dapat memenuhi permintaan barang
1 2 Barang yg diperlukan telah diadakan
Koordinasi dengan lebih banyak penyedia, melakukan seleksi penyedia dengan prioritas ketersediaan dan kemampuan memenuhi persediaan barang tepat waktu
122 Pengadaan yang sumber anggarannya dari PNBP belum dapat dilaksanakan
KaBag TU
3 4
Memantau Penerimaan PNBP dan ketersediaan MP
Monitoring penerimaan PNBP
Pengadaan yang berasal dari PNBP harus memperhatikan penentuan prioritas belanjha
2 3 Pengadaan dari PNBP berisiko tidak lancar dan tergantung prioritas belanja lainnya
Menentukan rencana belanja secara periodik yang disesuaikan dengan kegiatan lain yang bersumber dari PNBP
123 Proses pengadaan tidak tertib
KaBag TU
3 4
Mengikuti sosialisasi peraturan baru pengadaan
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Petugas pengadaan lebih mentaati prosedur pengadaan
2 2 Pengetahuan peraturan pengadaan penting untuk memastrikan kelancaran pengadaan
Identifikasi masalah di pihak pengadaan dan penyedia terkait jadwal dan kelemahan kedua belah pihak
124 Terlambatnya pelaksanaan proses Pengadaan
KaBag TU
1 4
Memastikan penyediaan barang sesuai jadwal yang direncanakan
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Barang tiba tepat waktu
1 3 Waktu untuk barang datang masih sulit diperkirakan
Melakukan proses pengadaan le125 HPS tidak sesuai KaBag TU
2 4Melakukan pemeriksaan HPS
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Tidak ada lelang Melakukan surveydan proyeksi perubahan harga sebelum membuat HPS
126 Terhambatnya Administrasi dan Proses Pembayaran kepada Penyedia
KaBag TU
2 3
Menginformasikan tenggat waktu penyerahan SPK kepada penyedia
Memantau pelaksanaan kegiatan dan penyelesaian permasalahan
Masih terdapat bebverapa keterlambatan dalam penyerahan SPK
2 2 Perlu perbaikan Sebaiknya menjadwalkan penyerahan SPK sebelum tenggat waktu
127 Spesifikasi alat tidak sesuai
KaBag TU
3 4
Memeriksa barang yang datang dan membuat BAP penerimaan barang
Memeriksa ketertiban administrasi penerimaan barang
Belanja sesuai spek dan kebutuhan
1 2 Apabila ada yang tidak sesuai kualitasnya akan dikembalikan ke supplier
Melakukan seleksi penyedia barang untuk memastikan pihak penyedia memiliki kemampuan menyediakan barang sesuai kebutuhan
KEGIATAN : Litbang dan Layanan Jasa Teknis Tekstil
Prob Dampak Prob Dampak1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Memantau kegiatan kerjasama
Kegiatan penelitian tetap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan instansi lain
Kegiatan pengendalian telah dapat menurunkan probabilitas terjadinya risiko
Koordinasi lebih intens antara PPK, Pejabat pengadaan dan pic litbang
Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Memeriksa jadwal dan prioritas pengadaan
Pengadaan bahan litbang telah selesai dilakukan
Kegiatan pengendalian dan pemantauan yang dilaksanakan dapat mengurangi terjadinya risiko
Membuat prioritas pengadaan melakukan koordinasi dengan PPK dan pejabat pengadaan
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda)
Memantau kegiatan seleksi proposal
Seleksi internal sudah dilakukan
Pemantauan yang telah dilaksanakan dapat mengoptimalkan output litbang
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda dan mengadakan evaluasi judul/seleksi proposal khususnya di internal BBT)
52 Output litbang tidak optimal
Kabid SRS 2 5 1
Usulan Perbaikan
1 Waktu pelaksanaan penelitian tidak sesuai rencana/ jadwal
Kabid SRS 4 5 3 5
NoUraian Risiko Kunci
Pemilik Risiko
Risiko awal Pengendalian Kunci
Pemantauan yg Dilaksanakan
Hasil Pemantauan
Sisa Risiko setelah Simpulan SPIP
‐ Memantau progress kegiatan
Tidak ada kegiatan litbang yang anggarannya dipotong sehingga tidak ada perubahan proposal
Pelaksanaan monev kegiatan litbang dapat mengurangi terjadinya risiko
‐
3 Rasio jumlah tenaga fungsional penelitian terhadap jumlah kegiatan tidak seimbang
Kabid SRS 3 4 Jumlah tenaga fungsional penelitian digunakan secara optimal
Memantau kegiatan penelitian
Kegiatan penelitian tetap berjalan
1 2 Optimalisasi kinerja SDM dapat mengendalikan terjadinya risiko gagalnya penelitian
Sebaiknya setiap anggota tim dibuatkan job dsescriptionnya agar optimalisasi SDM dapat berjalan lancar dan tidak mengganggu pekerjaan lainnya
4 Proses kemitraan dan komersialisasi mengalami hambatan
Kabid SRS 3 4 Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
Memantau jumlah jejaring kerja baru yang telah dikunjungi maupun dihubungi BBT
PCM dgn Trisula, Serisin dgn UNPAD dan PT 3M, Pakaian dalam antiseptik dgn PT Mipacko, UNPAD, dan PT 3M, Doortrim dgn RMA, Kitosan dgn Karisma Printex
2 4 Kegiatan pengendalian telah dapat menurunkan probabilitas terjadinya risiko
Adanya kegiatan roadshow atau FGD tentang sosialisasi litbang BBT dan kebutuhan litbang terkait kemajuan industri. BBT membuat Pokja Pengembangan Pasar Hasil Litbang sebagai sarana untuk menjembatani industri dan peneliti/perekayasa
5 Tidak memperoleh peluang kerjasama dan komersialisasi
Kabid SRS 3 4 Menentukan tema dan judul‐judul litbang
Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Hasil analisa Litbang yang dihasilkan BBT menjadi beberapa kategori yaitu yang siap diimplementasikan dan siap komersialisasi dengan analisa TRL
3 4 Pemantauan terhadap kegiatan Pokja Pengembangan Pasar Hasil litbang belum mendapatkan hasil yang optimum dikarenakan banyaknya litbang
Dilakukan FGD dengan mengundang para stakeholder yaitu industri tekstil dan fungsional peneliti/perekayasa
6 Jumlah peserta tidak mencapai target yang ditentukan.
Kabid SRS 3 4 Merencanakan perekrutan peserta, jumlah konfirmasi sebelum kegiatan
Memeriksa jadwal diseminasi dan follow up perekrutan peserta
Diketahui jumlah peserta yang akan mengikuti diseminasi
2 4 Pemantauan yang dilaksanakan dapat mengurangi terjadinya risiko
Follow up peserta yang telah dikirimkan undangan diseminasi secara intens
7 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Kabid SRS 3 4 Penentuan lokasi yang strategis
Memeriksa penentuan lokasi kegiatan dan memfollow up peserta untuk konfirmasi kehadiran pada H‐1
Banyak peserta yang konfirm untuk hadir meskipun yang semula didaftarkan tidak dapat hadir namun digantikan dengan yang lain
2 4 follow up peserta untuk konfirmasi kehadiran pada H‐1
follow up peserta untuk konfirmasi kehadiran pada H‐1
8 Kualitas informasi yang rendah
Kabid SRS 3 4 Update perkembangan teknologi dan litbang
Adanya verifikasi bahan diseminasi yang akan dipersentasikan
Bahan diseminasi mempunyai kualitas informasi yang baik
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Verifikasi bahan diseminasi
9 Materi kurang menarik minat peserta
Kabid SRS 3 5 Penentuan tema diseminasi sesuai dengan isu dan trend yang berlangsung
Memantau penentuan judul untuk Diseminasi Hasil Litbang
Tema diseminasi sesuai trend
2 5 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Mencari isu dan trend tentang litbang dan teknologi yang sedang berlangsung (ada)
10 Kegagalan proses evaluasi litbang
Kabid PJT dan Kabid SRS
3 4 Tim penilai adalah para pakar di bidangnya sesuai dengan judul litbang yang akan diseleksi
Memantau pelaksanaan penilaian evaluasi litbang dan hasil penilainnya
Evaluasi litbang dinilai secara benar oleh para pakar yang sesuai
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Seleksi tim penilai sesuai dengan bidang kepakaran dan judul litbang yang akan dievaluasi
11 Kegagalan proses pengembangan pasar hasil litbang
Kabid PJT dan
Kabid SRS
3 4 Melakukan analisis kebutuhan pasar sebagai salah satu kajian utama sebelum membuat strategi pengembangan pasar hasil litbang
Memeriksa progress analis kebutuhan pasar terhadap litbang BBT
Kebutuhan pasar khususnya industri terkait litbang dapat diketahui
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Melakukan monev terhadap analisis kebutuhan pasar agar diketahui progressnya
12 Hasil Litbang tidak sesuai dengan kebutuhkan industri
Kabid PJT dan
Kabid SRS
3 3 Penyusunan roadmap litbang sesuai dengan isu nasional dan kebutuhan industri
Menindaklanjuti hasil kegiatan Pokja Pengembangan Pasar hasil Litbang untuk menentukan tema yang dibutuhkan stakeholder
Pengklasifikasian litbang yaitu yang masih harus dikembangkan, siap diimplementasikan dan siap komersialisasi
2 3 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Review roadmap litbang secara berkala dan analisa TRL litbang
13 Terjadi penyimpangan pada pelaksanaan kegiatan pengembangan pasar
Kabid PJT dan
Kabid SRS
3 3 Mengacu pada perencanaan yang telah ditentukan sesuai KAK
Memantau penanganan benturan kepentingan
Tidak terjadi penyimpangan pada saat pelaksanaan
2 3 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Monev kegiatan pengembangan pasar secara berkala
Mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada dan melakukan kerjasama dengan instansi lain terkait penggunaan sarana prasarana bersama
Memantau kegiatan kerjasama
Kegiatan penelitian tetap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan instansi lain
Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Kerjasama dengan industri
Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Memeriksa jadwal dan prioritas pengadaan
Pengadaan bahan litbang telah selesai dilakukan
Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Membuat jadwal dan prioritas pengadaan bahan litbang
Meningkatkan kualitas persiapan riset (pembuatan proposal, kajian metoda)
Monev litbang secara berkala
Seleksi internal sudah dilakukan
Memantau progress kegiatan
Tidak ada kegiatan litbang yang anggarannya dipotong sehingga tidak ada perubahan proposal
16 Rasio jumlah tenaga fungsional penelitian terhadap jumlah kegiatan tidak seimbang
Kabid SRS 3 4 Optimalisasi SDM fungsional
Memantau kegiatan penelitian
Kegiatan litbang dapat berjalan
1 2 Optimalisasi kinerja SDM dapat mengendalikan terjadinya risiko gagalnya penelitian
Sebaiknya setiap anggota tim dibuatkan job dsescriptionnya agar optimalisasi SDM dapat berjalan lancar dan tidak mengganggu pekerjaan lainnya
5 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Monev litbang secara berkala agar output litbang optimal dan sesuai dengan output yang telah direncanakan
15 Output litbang tidak optimal
Kabid SRS 2 5 2
14 Waktu pelaksanaan penelitian tidak sesuai rencana/ jadwal
Kabid SRS 4 5 3 5
17 Proses kemitraan dan komersialisasi mengalami hambatan
Kabid SRS 3 4 Meningkatkan jejaring kerja dengan industri dan melibatkan mitra saat pembuatan proposal
Memantau jumlah jejaring kerja baru yang telah dikunjungi maupun dihubungi BBT
PCM dgn Trisula, Serisin dgn UNPAD dan PT 3M, Pakaian dalam antiseptik dgn PT Mipacko, UNPAD, dan PT 3M, Doortrim dgn RMA, Kitosan dgn Karisma
2 4 Pemantauan yang dilakukan dapat mengurangi terjadinya risiko
Meningkatkan kerjasama dengan industri
18 Tidak dapat mencantumkan Logo KAN pada sertifkat Pengujian dan Kalibrasi
KaBid PJT, KaBid Paskal
3 5
Melakukan koordinasi dengan PIC KAN terkait proses audit lab uji dan kalibrasi dan Melakukan koordinasi internal dan eksternal dalam memperbaiki temuan audit
Memantau penjadwalan reakreditasi/ survailen KAN dan jadwal terbit sertifikat KAN
Jadwal reakreditasi/survailen KAN
2 5 Status akreditasi bisa dipertahankan
Menyiapkan dokumen dan data dukung lainnya terkait persiapan audit oleh KAN
19 Tidak tercapainya PNBP dari Layanan Pengujian
KaBid PJT
3 5
Telah dilakukan 2x pameran di Bogor dan Jakarta, pengembangan website dan livechat
Monev PJT Hasil indeks kepuasan masyarakat (pelanggan)
2 5 Munculnya pelanggan baru pengujian dan penambahan jenis uji yang diminta oleh pelanggan
peningkatan promosi layanan jasa khususnya pengujian
20 Rendahnya tingkat kepuasan pelanggan hingga memutuskan untuk tidak menggunakan jasa Pengujian/ Kalibrasi
KaBid PJT, KaBid Paskal 3 4
Telah dilakukan sosialisasi terus‐menerus melalui media komunikasi yang ada
Monev PJT Hasil indeks kepuasan masyarakat (pelanggan)
2 4 Jumlah pelanggan yang melakukan komplain berkurang
Sosialisasi kebijakan kepada pelanggan dan adanya bussiness gathering untuk mengetahui feedback dari pelanggan atas layanan jasa pengujian/kalibrasi
21 Terjadinya antrean pengujian/ Kalibrasi
KaBid Paskal
4 4
Mengusulkan penambahan sumber daya lab berupa peralatan dan tenaga analis laboratorium dan menambah jam kerja (overtime) ketika diperlukan
Monev PJT, Memantau pelaksanaan lembur
Pada bulan April dan Mei 2018 telah dilakukan rekrutmen 2 orang penguji dan telah diusulkan penambahan alat dan pemeliharaan alat lab
3 4 Antrean pengujian sudah mulai berkurang
Menambah SDM
22 Hasil uji/ kalibrasi tidak akurat dan tidak presisi
KaBid Paskal
2 4
Melakukan pelatihan internal dan uji banding antar penguji/ petugas kalibrasi secara berkala dan
Memantau pelaksanaan pelatihan internal, uji banding dan uji profisiensi
Jaminan mutu hasil uji/kalibrasi akurat dan presisi
1 2 Pelatihan terkait Komptensi teknis merupakan unsur utama dalam pengendalian risiko kesalahan teknis
Sebaiknya ada evaluasi mengapa Uji profisiensi perlu dilakukan dan uji profisiensi sebaiknya dilakukan secara periodik dengan jadwal tetap agar personel dapat mempersiapkan diri dan menimbulkan awareness tersendiri terkait pelayanan yang diberikan
23 Terjadi kerusakan alat atau bahan baku habis
KaBid PJT, KaBid Paskal
3 4
Melakukan stock opname
Memeriksa rencana kebutuhan dan rencana pengadaan bahan kimia dan consumable part secara berkala dan jadwal pemeliharaan alat
Bahan baku tersedia dan beberapa alat dapat digunakan dengan baik
3 4 Masih ada alat lab yang rusak dan belum diperbaiki karena belum memungkinkan penambahan anggaran pemeliharaan
Mengusulkan penambahan anggaran untuk pemeliharaan alat
24 Kesalahan dalam menentukan metode uji
KaBid PJT
2 4
Telah dilakukan usulan update metode uji oleh Seksi Pengujian
Memeriksa kesesuaian metode uji dengan SIL
Metode uji dengan SIL sudah sesuai
2 4 Telah dilakukan usulan update metode uji tetapi SIL belum diupdate
Review dan update SIL terkait layanan jasa pengujian
25 Gagalnya kegiatan kalibrasi di pabrik dilakukan
KaBid PJT, KaBid Paskal
2 4
Komunikasi intens dengan stakeholder
Melakukan komunikasi ulang dengan pabrik sebelum pelaksanaan kalibrasi
Kegiatan kalibrasi tidak ada yang gagal
1 2 Komunikasi mengenai keinginan pelanggan merupakan suatu upaya proses bisnis yang berorientasi pelanggan dan dapat mengendalikan terjadinya risiko kehilangan pelanggan atau buruknya layanan
Layanan brorientasi pelanggan dapat dilaksanakan secara fleksibel. Namun pada saat penanganan order PJT harus bisa memastikan kebutuhan pelanggan termasuk jadwal dan ada tidaknya alat yang rusak yang dapat membatalkan WO dan mengubah biaya
26 Tidak ada kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan, Tidak ada tenant yang berminat bekerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan
Kabid PJT & KaBid SRS
3 4 Daftar Usulan permintaan alat, mencari tenant yang sesuai dengan kapasitas sarana inkubasi BBT
Optimalisasi lab garmen untuk dapat digunakan untuk inkubasi/teknologi proses
Ada kerjasama inkubasi garmen
2 4 Pemantaun yang dilakukan dapat mengurangi risiko
Mengusulkan penambahan alat kepada BPPI atau Ditjen terkait
27 Prosedur kerjasama kegiatan Inkubasi/ Teknologi Proses yang dapat dilakukan memakan waktu lama
Kabid PJT & KaBid SRS
3 3 Kesepakatan dengan klien melalui SPK
Memantau proses kaji ulang SOP dan pelaksanaannya
Kegiatan inkubasi/teknologi proses sesuai waktu yang telah disepakati
2 3 Pemantaun yang dilakukan dapat mengurangi risiko
Mengkaji ulang SOP
28 Sulitnya menentukan besaran biaya inkubasi
Kabid PJT & KaBid SRS
3 3 Perhitungan RAB berdasarkan kebutuhan dan SBM
Memantau pelaksanaan pedoman perhitungan biaya inkubasi
Biaya inkubasi sesuai dan disepakati klien
2 3 Pemantaun yang dilakukan dapat mengurangi risiko
Menyusun pedoman perhitungan biaya inkubasi
29 Output layanan konsultansi tidak layak/tidak solutif
KaBid PJT, KaBid PKAT
2 4
Analisa kompetensi konsultan
Memantau kegiatan konsultansi melalui Monev
Layanan konsultansi dapat memuaskan pelanggan
1 4 Laporan kegiatan konsultansi sudah dikirimkan kepada klien akan tetapi belum mendapatkan feed back
Melibatkan konsultan yang berkompeten dari luar BBT untuk jas konsultansi Feasibility Study Pendirian Pabrik Tekstil (ISN)
30 Proses konsultansi yang dianggap terlalu lama
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
rencana pengembangan kompetensi konsultan
Mengecek daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
Proses konsultansi sesuai jadwal
3 4 Rencana pengembangan konsultansi sudah dibuat
Membuat daftar rencana pengembangan kompetensi konsultan
31 Pelanggan tidak mau/ batal menggunakan jasa konsultansi
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
RAB Jasa konsultansi yang sesuai dengan harga pasar
Komunikasi dengan calon klien layanan jasa konsultansi
Komunikasi 'Jasa konsultansi tidak dibatalkan pelanggan
3 4 Sudah ada 2 klien yang sudah dikirimkan penawaran jasa konsultansi tetapi belum ada respon
Mengatur ulang komponen biaya yang diperlukan agar kegiatan konsultansi dapat tetap berjalan
32 Program pelatihan reguler tidak ada peminat
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Program Pelatihan reguler sesuai trend industri
Survei kebutuhan pelatihan bagi industri
Program pelatihan reguler
2 4 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Analisa dan survei lanjutan
33 Jumlah peserta pelatihan teknis sering tidak memenuhi jumlah minimum
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Membuat penawaran pelatihan secara kontraktual untuk mengakomodasi jumlah peserta yang kurang dari jumlah minimal
Memantau pelaksanaan kegiatan pelatihan
Peminat pelatihan masih sedikit
3 4 Belum ada permintaan pelatihan dengan peserta di bawah 5 orang yang terlaksana karena pelanggan yang tidak setuju dengan ketentuan BBT
peningkatan promosi layanan jasa khususnya pelatihan
34 Tidak berjalannya kegiatan RBPI yang menghasilkan PNBP (order ditolak)
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Penambahan personil
Mengusulkan formasi CPNS untuk teknisi litkayasa
Tidak ada tambahan personil
3 4 Belum ada tambahan CPNS untuk formasi Teknisi Litkayasa
Pembinaan pegawai dan rencana rotasi personil
35 Harga perekayasaan alat yang lebih mahal dari tempat lain
KaBid PJT, KaBid PKAT
3 4
Program perekayasaan alat tahunan
Memeriksa Analisa kebutuhan biaya
BBT bisa memberikan pelatihan pengoperasian alat disamping jasa pembuatan alatnya, sehingga walaupun harga lebih mahal tetapi klien mendapatkan keuntungan lain.
3 4 Tahun 2018 ini belum ada pembuatan alat yang dilakukan
Program perekayasaan alat oleh fungsional perekayasa untuk dikomersialisasikan
36 Rendahnya kepuasan pelanggan sertifikasi
KaBid PJT, KaBid Paskal 3 3
Pengerjaan sertifikasi sesuai SOP dan SPM
Memantau kegiatan sertifikasi
Sertifikat belum dapat diberikan karena menunggu hasil pengujian
3 3 Pemantauan yang dilakukan belum dapat mengurangi risiko
Review SOP,SPM dan koordinasi dengan Seksi Pengujian
37 Audit berkala (survailen) tidak sesuai jadwal
KaBid PJT, KaBid Paskal
3 3
Pemeriksaan jadwal survailen pelanggan
Memeriksa Jadwal Survailen pelanggan
Banyak pelanggan yang mengundur waktu survailen
4 3
Masih terjadi audit berkala (survailen) yang tidak sesuai jadwal
Komunikasi lebih intens dengan pelanggan sertifikasi
38 Tidak adanya pengunjung program Wisata Tekstil
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 3
Memantau pelaksanaan konsep wisata tekstil yang baru
Wisata tekstil banyak pengunjung
1 2Sosialisasi program wisata tekstil
Promosi dapat meningkatkan animo masyarakat akan wisata tekstil
Untuk mengimbangi promosi maka perlu dilakukan suatu perbaikan layanan seperti pemberian nilai lebih kepada peserta wistek. Misalnya dengan mneyertakan praktik tekstil sederhana yang menambah khasanah ilmu
39 Tidak tercapainya target pengunjung Wisata Tekstil sebanyak 1200 orang
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 3
Memantau kegiatan promosi melalui media sosial BBT
Tercapai target pengunjung wisata tekstil
1 2
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKATKaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
41 Program Wisata Tekstil dianggap tidak menarik dan tidak memiliki value
KaBid PJT, KaBid SRS, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 3
Pembuatan konsep wisata tekstil yang sesuai kebutuhan pasar
Memantau pelaksanaan konsep wisata tekstil yang baru
Konsep yang perlu perlu didukung anggaran yang cukup
3 3 Hasil pemantauan belum dapat mengurangi risiko
Mengajukan pokja yang mendukung kegiatan wisata tekstil, yaitu Revitalisasi Silk Center untuk kegiatan Wisata Tekstil
42 Pelaksanaan Audit Internal tidak sesuai jadwal
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Komitmen manajer puncak
Memantau pelaksanaan audit internal
Audit internal berjalan sesuai jadwal
2 3 Jadwal audit internal dibuat secara berkala
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Peningkatan sarana dan prasarana untuk spot kunjungan wisata tekstil
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
40 Ketidakpuasan pengunjung Wisata Tekstil akibat alur kunjungan yang tidak lengkap/ tidak sesuai
3 3
Peningkatan sarana dan prasarana
Memantau jadwal kunjungan
Kunjungan diarahkan pada kegiatan BBT yang berjalan
2 3
44 Gagal dalam memperoleh sertifikasi SNI ISO 9001/akreditasi KAN
KaBid PJT, KaBid Paskal &
3 4
Koordinasi dengan KAN
45 Terlambat dalam proses penilaian kesesuaian
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Memantau jadwal audit tahunan (resertifikasi ataupun survailen)
46 Proses sertifikasi/survailen mulur dari yang dijadwalkan.
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Memantau persiapan audit
47 Peserta BG tidak mencapai target yang ditentukan
Kabid PJT
2 3
Perencanaan terhadap waktu pelaksanaan yang cukup
Memeriksa jadwal BG dan rencana perekrutan peserta
Jumlah peserta BG sesuai target
1 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Tema dan waktu BG direncanakan dengan matang
48 Materi kurang menarik minat peserta
Kabid PJT
3 3
Tema dan materi sesuai kebutuhan pasar
Memantau penentuan judul untuk Bussiness Gathering
Tema dan materi sesuai kebutuhan pasar
2 3 Informasi tentang trend dan isu yang ada di dunia industri
Audit eksternal sesuai jadwal
1 4 Koordinasi dengan pihak KAN untuk jadwal audit eksternal selanjutnya
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
43 Tindak lanjut temuan audit internal ISO 9001 belum selesai dilakukan
KaBid PJT, KaBid Paskal & KaBid PKAT
3 4
Komitmen para auditi untuk menyelesaikan close out audit
Memantau penyelesaian temuan audit
Tindak lanjut temuan audti dapat diselesaikan sesuai jadwal
2 3 Koordinasi antara auditor dan auditi
Audit eksternal dilaksanakan sesuai jadwal
49 Banyak peserta yang sudah konfirmasi untuk hadir tetapi batal hadir
Kabid PJT
3 3
Pengecekan konfirmasi kehadiran oleh petugas yang ditunjuk
Verifikasi konfirmasi kehadiran H‐1
Banyak peserta yang konfirm untuk hadir meskipun yang semula didaftarkan tidak dapat hadir namun digantikan dengan yang lain
2 3 Memilih lokasi kegiatan dan waktu kegiatan yang dapat dijangkau dengan mudah oleh peserta
50 Pembicara/ Narasumber tidak hadir
Kabid PJT
2 4
Pengecekan konfirmasi kehadiran oleh petugas yang ditunjuk
Memeriksa konfirmasi kehadiran pembicara/ narasumber
Pembicara/narasumber dapat hadir
1 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Memastikan kehadiran pembicara/ narasumber / penggantinya secara berkala
51 Tidak tersampaikannya informasi yang hendak disampaikan pada pelanggan
Kabid PJT
2 3
Evaluasi pelaksanaan BG terdahulu
Memeriksa konsep acara BG yang baru
Informasi kepada pelanggan sesuai kebutuhan
1 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Membuat konsep BG yang lebih baik
52 Tidak diperolehnya informasi kondisi industri TPT terkini yang berguna bagi internal BBT
Kabid PJT
4 4
Informasi update kondisi industri TPT
Memeriksa jadwal/ rundown acara
Diperolehnya informasi kondisi industri TPT dari pelanggan
3 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Mengalokasikan waktu yang cukup untuk kegiatan diskusi 2 arah
53 Kualitas informasi yang disampaikan pada Bussiness Gathering yang rendah
Kabid PJT
2 3
Memastikan pembicara dapat hadir atau menunjuk pengganti yang kompeten
Memeriksa konfirmasi kehadiran pembicara/ narasumber
Kualitas informasi yang disampaikan tinggi
1 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Memastikan pembicara dapat hadir atau menunjuk pengganti yang kompeten
54 Tempat acara/hotel penuh
Kabid PJT
2 4
Melakukan koordinasi dengan pihak hotel sejak awal penentuan tanggal kegiatan
Memeriksa konfirmasi tempat kegiatan
Tempat acara dapat ditangani
1 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Melakukan koordinasi dengan pihak hotel sejak awal penentuan tanggal kegiatan
55 Tidak tercapainya kegiatan promosi melalui pameran
Kabid PJT
2 3
Aktif dalam kegiatan pameran yang sesuai
Memeriksa jadwal pameran yang direncanakan untuk diikut
Kegiatan pameran hanya sedikit
1 2 Hasil pemantauan mengurangi sedikit risiko yang terjadi
Mencari dan menjadwalkan partisipasi pameran dalam satu tahun dari berbagai event organizer
Kabid PJT
Kabid PJT
57 Tidak tercapainya kegiatan walk in presentation dan kunjungan industri
Kabid PJT
3 3
Tersedianya kegiatan
Memeriksa persiapan kunjungan ke industri
Evaluasi kegiatan pengembangan pasar hasil litbang dan layanan jasa
2 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Melalukan persiapan dokumen administrasi, memperbaiki materi presentasi, menyusun jadwal dan target kunjungan
58 Tidak terjadi penambahan pasar baru dan tidak terjadi peningkatan pendapatan
Kabid PJT
2 3
Promosi Memeriksa pelaksanaan strategi promosi dan hasil promosi
1 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Peningkatan promosi
Melakukan sosialisasi penggunaan SILATEKSMembuat usulan pengadaan komputer untuk ditempatkan pada level pengguna/ admin
Melakukan monitoring terhadap penggunaan aplikasi oleh admin
Tingkat kepuasan pelanggan sebaiknya tidka hanya berfokus pada metode penyebaran kuesioner saja. Namun juga perbaikan waktu layanan dan faktor teknis , sarpras dan lainnya
2 1 Penyebaran kuesioner memegang peranan penting untuk mengetahui sebaran penilaian kepuasan pelanggan. Metode yang salah bisa menyebabkan hasil yang berbeda
2 3 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
60 Aplikasi SILATEKS tidak efektif
Kabid PJT
3 4
Trial aplikasi hingga dapat digunakan dengan baik oleh user
Memantau penggunaan aplikasi SILATEKS
Monev PJT
59 Target kepuasan pelanggan tidak tercapai
Kabid PJT
4 5
Penyebaran kuisioner dan evaluasi capaian kepuasan pelanggan
Memantau angka kepuasan pelanggan
56 Tema pameran yang diikuti tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan/ masyarakat
3 3
Analisa tema pameran yang akan diikuti
Memantau penentuan tema pameran
Pameran yang diikuti sesuai dengan tema
2 2 Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
Menggali informasi dari panitia terkait tema pameran
61 Verifikasi metoda tidak dapat dilakukan untuk seluruh uji zat warna
Kabid Paskal
3 3
Ketersediaan sarana dan prasarana
Memantau pelaksanaan kegiatan verifikasi metoda
Belum semua metoda dapat diverifikasi
3 3 Masih ada zat warna yang belum tersedia
Kerjasama dengan Politekni STTT terkait kain hasil pencelupan untuk verifikasi metode uji identifikasi zat warna
62 Dokumen dan administrasi pendukung kurang lengkap
KaBid PJT, KaBid PKAT & KaBag TU
4 4
Melengkapi dokumen dan data dukung yang dibutuhkan dalam rangka kesiapan ZI
3 4 Masih ada dokumen yang belum lengkap
Melakukan rapat tindak lanjut tim pokja ZI
63 Kurang pemahaman tentang Zona Integritas
3 4
Melakukan sosialisasi Zona Integritas kepada pegawai pada bulan April 2018 dan para stakeholder pada bulan Agustus 2018
2 3 Masih ada staf yang belum paham terkait ZI
Melakukan refreshment terkait Zona Integritas kepada seluruh pegawai dan stakeholder
64 Kurang pemahaman tentang pelayanan prima untuk mencapai Zona Integritas 3 4
Memberikan pelatihan pelayanan prima kepada staf pelayanan publik pada bulan Agustus 2018
2 3 Masih ada staf pelayanan publik yang belum paham terkait pelayanan prima
Memberikan pelatihan pelayanan prima kepada staf pelayanan publik
65 Organisani terbentuk, tetapi substansi kegiatan tidak berjalan
3 4
Melakukan rapat koordinasi tim pokja dan sosialisasi ZI kepada seluruh pegawai
3 4 Substansi kegiatan belum berjalan sepenuhnya
Melakukan sosialisasi kembali kepada pegawai dan stakeholder terkait ZI
66 Identifikasi risiko tidak optimal
KaBag TU3 4
Sosialisasi SPIP terlaksana pada bulan April 2018
2 3 Risiko yang telah disusun masih belum optimal
Melakukan sosialisasi kembali terkait cara identifikasi risiko
67 Risiko kegiatan masih terjadi
KaBag TU4 4
Melakukan monev SPIP
3 3 Beberapa risiko kegiatan masih terjadi
Melakukan evaluasi terhadap kegiatan pengendalian
Memantau progress pelaksanaan pokja ZI
Beberapa dokumen dan data dukung ZI sudah tersedia, pegawai telah memahami tentang ZI, sebagian staf pelayanan publik telah mampu memberikan pelayanan prima, substansi kegiatan masih belum berjalan maksimal
Pemantauan identifikasi risiko dan nalisa risiko secara berkala
Rapat monev SPIP telah dilakukan, identifikasi risiko telah disusun, jadwal
68 Kegiatan pengendalian tidak dilaksanakan sesuai jadwal
KaBag TU
3 4
Mengatur jadwal monev SIPI
3 4 Pelaksanaan monev SPIP belum sesuai jadwal
Mengatur jadwal monev SPIP dan komitmen bersama tim SPIP
69 Pegawai kurang memahami pentingnya pengendalian risiko
KaBag TU
3 4
Sosialisasi SPIP kepada seluruh pegawai
2 3 Sebagian besar pegawai telah memahami pengendalian risiko
Melakukan sosialisasi kembali terkait SPIP
70 Pegawai tidak memahami risiko dari kegiatan
KaBag TU
3 4
Sosialisasi SPIP kepada seluruh pegawai
2 3 Sebagian besar pegawai telah memahami risiko dari masing‐masing kegiatan
Melakukan sosialisasi kembali terkait SPIP
71 Maturitas pelaksanaan pengendalian intern rendah
KaBag TU
3 4
Sosialisasi SPIP kepada seluruh pegawai
2 3 Nilai maturitas SPIP sudah baik
Meningkatkan nilai maturitas SPIP melalui sosialisasi kembali SPIP kepada seluruh pegawai
72 Tidak terpenuhinya keberkalaan penerbitan ( 2 kali terbitan per tahun)
Kabid SRS 2 5 Memeriksa KTI yang sudah masuk dan monev kendala dan tindak lanjutnya
1 4 Membuat jadwal pengumpulan KTI dan jadwal terbit
73 Substansi dan pendalaman tidak memenuhi kriteria KTI
Kabid SRS 3 5 Memeriksa KTI yang sudah masuk dan monev kendala dan tindak lanjutnya
2 4 Mengadakan pelatihan penulisan KTI bagi peneliti
74 SOP Penerbitan tidak dipatuhi
Kabid SRS 2 5 Memantau pelaksanaan SOP penerbitan
1 4 Melakukan sosialisasi SOP penerbitan
75 Pejabat Fungsional terlambat mengusulkan angka kredit
KaBag TU
2 4
Akan dibuatkan rekap juknis/juklak JF akan dikirimkan melalui e‐pesan masing2 pejabat fungsional
Rapat Monev Sudah dibuatkan rekap juknis/juklak
1 2 Pejabat Fungsional mengusulkan angka kredit tepat waktu sehingga risiko dapat diturunkan
Membuat jadwal untuk pengajuan angka kredit
Pengendalian oleh tim penyunting dan editor Arena Tekstil
Arena Tekstil dapat terbit 2 kali dalam setahun
Hasil pemantauan dapat mengurangi risiko
pemantauan sedikit mengalami kemunduran karena kesibukan masing‐masing tim pokja, dan sosialisasi SPIP telah dilakukan
KaBag TU Membuat draf daftar pembimbingan pejabat fungsional: Zubaidi (Eva, Saeful, Yusniar, Ati), Tatang (Wulan), Tia (Cica), Doni (Arif, Agus),
1 2
KaBag TU Telah dibuat SK Pokja Litbang
1 2
77 Masih ada posisi jabatan fungsional tertentu yang belum terisi (Pranata Komputer, Arsiparis, PPBJ)
KaBag TU
3 3
Sudah diusulkan jabatan Arsiparis dan Pranata Komputer, dan mengusulkan formasi PPBJ. Akan mengusulkan kebutuhan Pustakawan ke Biro Umum
Memantau penerbitan SK Jabatan
JFT arsiparis, prakom, PBBJ masih dalam proses
2 2 Proses pengadaan JFT bergantung pada proses eksternal balai
Memberikan data dukung kepegawaian berupa peta jabatan dan analisis beban kerja.
78 Jumlah Pejabat Fungsional Tertentu masih minim terutama Penguji Mutu Barang dan Perekayasa
KaBag TU
1 3
Pegawai yang sudah mengikuti diklat fungsional sudah hampir semua mengusulkan AK utk pengangkatan JF, kecuali Anne (TB) dan Mukhlisin (posisi di TU/administrasi)
Memantau surat usulan pengangkatan dalam jabatan fungsional
Masih dalam proses
1 3 Pengadaan JFT bergantung pada proses ekternal diluar BBT
Membuat analisis beban kerja dan pemetaan kompetensi serta jabatan
Sebagian besar pejabat fungsional mampu mengumpulkan angka kredit
76 Pejabat Fungsional tidak bisa mengumpulkan angka kredit sesuai dengan yang dipersyaratkan
2 4
Rapat Monev Daftar pembimbing pejabat fungsional telah disusun dan SK tim pokja telah dibuat
79 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU
1 3
Membuat laporan secara bertahap
Memeriksa realisasi pelatihan dan dokumentasinya
Masih terdapat beberapa keterlambatan pembuata laporab kegiatan
1 2 Deadline laporan dapat digunakan untuk mengendalikan pembuatan laporan
Pembuatan laporan sebaiknya dilakukan perencanaan target tiap bulan dari draft laporan sampai penyelesaian
80 Dokumen/arsip kurang mampu telusur
KaBag TU
3 5
Kode klasifikasi dari Biro Umum dijadikan panduan untuk pengkodean
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Masih banyak dokumen belum mampu telusur
2 4 Arsip di Central File sudah diklasiifikasi berdasarkan kodenya namun kemampuan telusurnya rendah
Membuat prosedur pemeriksaan ketertiban penyimpanan dokumen
81 Penataan dokumen dan arsip masih belum rapi
KaBag TU
3 3
Record center sudah dirapikan dan sudah dilakukan audit arsip
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Record center masih belum rapi
2 3 Perlu jadwal merapihkan dokumen
Membuat jadwal untuk merapihkan dokumen
82 Dokumen/arsip yang keluar dan masuk tidak terkendali
KaBag TU
3 3
SOP peminjaman arsip belum dibuat tetapi akan segera dibuat
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
SOP record center belum tertib
2 3 Pegawai yang bertanggung jawab terhadap record center kurang memahami tentang apa yang harus dilakukan
Menentukan kegiatan harian, dan laporan periodik kearsipan untuk internal balai
83 Dokumen aktif dan inaktif masih bercampur
KaBag TU
3 3
Sosialisasi kearsipan sudah dilakukan sebelum audit kearsipan, dan masing2 seksi sudah memilah arsip aktif dan inaktif
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
2 3Belum tiap seksi atau bagian memahami kearsipan
Kearsipan masih belum dipandang penting oleh pegawai
Meningkatkan sosialisasi, membuat sistem audit kerarsipan tiap ruangan
84 Dokumen/arsip inaktif masih tersebar di beberapa tempat
KaBag TU
4 3
Telah dibuat SOP pemindahan arsip inaktif dan baru Subbag. Keuangan dan Seksi Kerjasama yang memindahkan arsip inaktif ke Record Center
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
2 2
85 Dokumen/arsip lama inaktif menumpuk dan berisiko rusak
KaBag TU
3 4
Dokumen inaktif segera diusulkan untuk dihapuskan dengan membuat usul musnah
Memantau pelaksanaan kegiatan pokja Kearsipan
Record center masih belum rapi
2 3 Perlu jadwal merapihkan dokumen
Membuat jadwal untuk merapihkan dokumen
86 Target peningkatan kompetensi SDM tidak tercapai
KaBag TU
2 4
Rencana pelatihan setahun sudah dibuat
Memeriksa rencana pelatihan dan jadwal pelaksanaan
Jadwal pelatihan sering berbenturan dengan jadwal pegawai untuk kegiatan lainnya
2 3 Peningkatan kompetensi SDM harus menunggu realisasi PNBP dan penawaran dari pihak penyedia pelatihan
87 Pegawai yang diusulkan/ mengikuti pelatihan tidak sesuai dengan kompetensi dan Tupoksinya
KaBag TU
2 2
Kegiatan pemetaan kebutuhan kompetensi personel belum dapat dilaksanakan
Memeriksa peta kompetensi dan kebutuhan pendidikan pegawai
Jadwal pelatihan sering berbenturan dengan jadwal pegawai untuk kegiatan lainnya
1 2 Peningkatan kompetensi SDM harus menunggu realisasi PNBP dan penawaran dari pihak penyedia pelatihan
Membuat prioritas jadwal pelatihan pegawai
berdasarkan urutan kegiatan yang memerlukan kompetensi
yang diperoleh dari suatu pelatihan
88 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta tidak bisa mengikuti diklat
KaBag TU
2 3
Rencana pelatihan setahun sudah dibuat
Memeriksa rencana pelatihan dan jadwal pelaksanaan
Jadwal pelatihan sering berbenturan dengan jadwal pegawai untuk kegiatan lainnya
1 2 Masih terdapat beberapa pelatihan yang terlewat karena terlewat didaftarkan
89 Pegawai yang diusulkan sebagai peserta diklat jabatan fungsional tidak terpanggil mengikuti diklat
KaBag TU
2 3
Memastikan pegawai yang diusulkan mendapat tempat untuk diklat
Memeriksa rencana pegawai yang diusulkan pelatihan dan surat panggilan dari instansi pembina
Instansi pembina tidak dapat memberikan kepastian
2 3 Proses pelaksanaan diklat bergantung pada instansi pembina
Melakukan konfirmasi keikutsertaan ke instansi pembina diawal tahun
90 Adanya peserta yang mengundurkan diri dan tidak bisa mengikuti kegiatan pelatihan
KaBag TU
1 2
Memantau jadwal pegawai
Memeriksa rencana pelatihan, jadwal pelaksanaan dan realisasinya
Masih ada jadwal pegawai yang diusulkan berbenturan dengan jadwal kegiatan lain seperti kunjungan litbang
1 1 jadwal pelatihan pegawai baru dapat diketahui setelah kegiatan berjalan sehingga pengendalian lebih efektif setelah triwulan I
Untuk pelatihan yang dilaksanakan eksternal, sebaiknya jadwal sudah diperoleh diawal tahun dan sebaiknya menentukan prioritas utama pelatihan yang mana yang dibutuhkan pegawai
91 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU
1 1
Pengendalian tenggat waktu penyerahan laporan
Memeriksa realisasi pelatihan dan dokumentasinya
Laporan sedang proses pengerjaan
1 1 Deadline laporan dapat digunakan untuk mengendalikan pembuatan laporan
Pembuatan laporan sebaiknya dilakukan perencanaan target tiap bulan dari draft laporan sampai penyelesaian
92 Kegiatan tidak terlaksana KaBag TU
2 3
Kegiatan sudah selesai dilaksanakan
Memantau persiapan dan pelaksanaan kegiatan
Kegiatan dapat dilaksanakan
1 2 Membuat rencana pelaksanaan kegiatan outbond
93 Tujuan dan sasaran kegiatan yang ingin dicapai kurang sesuai dengan harapan
KaBag TU
2 2
Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Membuat konsep acara outbond yg baru
94 Jumlah peserta yang mengikuti kegiatan tidak sesuai dengan jumlah peserta yang direncanakan
KaBag TU
2 2
Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Mendata pegawai yang akan mengikuti outbond
95 Lokasi, sarana dan prasarana kurang memadai
KaBag TU
2 2
Outbond telah dilaksanakan dengan konsep yang berbeda dengan tahun sebelumnya
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Memakai jasa Event Organizer untuk kelancaran dan efektifitas pelaksanaan
96 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
KaBag TU
1 1
Memeriksa kelengkapan data setelah pelaksanaan
Konsep outbond masih belum mengarah pad a tujuan
1 1 Setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
97 Kegiatan ceramah/sarasehan tidak terlaksana
Kabag TU
2 2
Memeriksa rencana kegiatan dan pelaksanaannya
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Membuat rencana pelaksanaan kegiatan
98 Kegiatan yang dilaksanakan secara mendadak
Kabag TU
2 2
Memantau pelaksanaan kegiatan
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Identifikasi isu internal dan eksternal yang perlu disosialisasikan
Mematangkan konsep kegiatan outbond
99 Tujuan dan Sasaran Kegiatan yang ingin dicapai tidak sesuai dengan harapan
Kabag TU
2 2
Memantau pelaksanaan kegiatan
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Membuat konsep acara menarik
100 Lokasi, Sarana dan prasarana yang kurang memadai
Kabag TU
1 2
Memantau pelaksanaan kegiatan
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pada tujuan
1 1 Membuat rencana pelaksanaan kegiatan
101 Keterlambatan dalam pembuatan laporan kegiatan
Kabag TU
1 1
Memeriksa realisasi Saresehan dan dokumentasinya
Konsep ceramah dan saresehan masih belum mengarah pad a tujuan
0 0 Setiap setelah selesai kegiatan, data harus segera dikumpulkan
102 Terdapat pagu minus KaBag TU
3 4
Mengajukan revisi ke es.I untuk penambahan anggaran
2 3
KaBag TU 2 3
KaBag TU 2 3
KaBag TU 2 3
KaBag TU 2 3
105 Rekonsiliasi tidak tepat waktu
KaBag TU
3 3
2 3 Data input SAIBA sering terlambat diterima petugas admin SAIBA
Aplikasi gaji dan tunjangan selalu di update
Membuat proyeksi kondisi pegawai dan proyeksi kebutuhan gaji dan tunjangan untuk tahun berikutnya
Konsep acara ceramah dan saresehan
Penghitungan jumlah gaji/tunjangan terdapat kesalahan
3 4
Koordinasi dengan KPPN setiap rekonsiliasi ketika ada selisih
Memantau pelaksanaan kegiatan
Pertanggungjawaban tidak tertib diserahkan kepada subbag
Memantau pelaksanaan administrasi gaji dan tunjangan
Relatif stabil dan konsisten
103 Keterlambatan penyesuaian gaji dan tunjangan 3 4
Verifikasi hasil input dan perhitungan gaji dan tunjangan pegawai
104
106 Terdapat transaksi yang tidak sama pada hasil rekonsiliasi antara satuan kerja dengan KPPN
KaBag TU
3 4
2 3
107 Ada data (SP2D, SSBP, SSPB) yang belum di input
KaBag TU
3 4
2 3
108 Adanya kesalahan pemilihan Mata Anggaran Keluaran (MAK) pada transaksi
KaBag TU
3 4
2 3
KaBag TU
KaBag TU
110 Keterlambatan dalam penyusunan kegiatan
KaBag TU
3 4
Tenggat waktu penyusunan TOR/RAB
Memantau pelaksanaan kegiatan
TOR/Rab tidak sampai pada subbag program secara tepat waktu
2 3 TOR/RAB terkumpul sebelum penelaahan
Sebaiknya setiap seksi dan bagian memiliki rencana kegiatan untuk 2 tahun ke depan
111 Penyelesaian permasalahan yang dihadapi pada saat pelaksanaan kegiatan tidak segera dilakukan
KaBag TU
3 4
Tindak lanjut segera dilaksanakan setelah monev
Monev terlaksana setiap bulan
Tindak lanjut masih ada yang tidak segera dilaksanakan setelah monev
3 4 Perlu mensegerakan tindak lanjut permasalahan dengan tenggat waktu penyelesaian masalah
Menentukan prioritas untuk penyelesaian masalah yang berat terlbih dahulu
Membuat tenggat waktu dan prioritas input data SAIBA
Dilakukan kroscek antara SAIBA dan bukti fisik setiap rekon akhir bulan
Melakukan pemeriksaan berjenjang dan saling kroscek antara petugas selalu dilakukan setiap saat
109 Terdapat nilai/ saldo yang tidak wajar pada pancatatan satker (SAIBA)
1 4
2 3
keuangan
112 Pelaporan kegiatan kurang lengkap
KaBag TU
3 4
Rencana aksi kegiatan
Pelaksanaan rencana aksi
Rencana aksi sering keluar dari jadwal karena berbagai sebab antara pengadaan dan benturan dengan kegiatan lain
2 3 Masih terdapat permasalahan dalam penentuan jadwal kegiatan supaya lebih teratur
Merencanakan kegaitan diawal tahun dengan sebaik‐baiknya dan sedetail mungkin
113 Progress kegiatan tidak dapat terpantau secara realtime
KaBag TU
3 3
Input laporan ALKI Pemantauan ALKI Masih banyak penanggung jawab kegiatan tidak mengisi laporan pada aplikasi ALKI
2 2 Pengisian laporan ALKI perlu dimonitoring secara periodik
Mengisi ALKI setiap hari atau minggu dan dimonitoring penanggung jawab kegiatan layaknya monitoring pengisian SKP
114 Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang sumber anggarannya berasal dari PNBP belum dapat dilaksanakan
KaBag TU
3 4
Skala prioritas pemeliharaan sarana prasarana yang bersumber dari PNBP dilakukan melalui rapat koordinasi pengelola DIPA dan Monev realisasi anggaran
Memantau ketersediaan MP
Penerimaan PNBP fluktuatif dan rencana pengadaan belum bisa menyesuaikan dengan kondisi tersebut
2 3 Pemeliharaan operasional kantor yang bersumber dari PNBP terlaksana
Menentukan prioritas pengadaan berdasarkan rencana kegaitan balai secara keseluruhan
115 Sebagian Operasional dan Pemeliharaan Kantor yang bersumber dari RM tidak dapat dilaksanakan
KaBag TU
2 4
Membuat skala prioritas pemeliharaan dari RM
Membuat jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Prioritas pemeliharaan tidak fokus pada tupoksi utama balai
2 3 Tidak terjadi pemotongan anggaran
Sebaiknya pemeliharaan diprioritaskan pada peralatan atau mesin yang memberikan penerimaan PNBP
116 Rencana Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran harus disusun ulang
KaBag TU
2 4
Membuat skala prioritas pemeliharaan dari RM
Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Prioritas pemeliharaan tidak fokus pada tupoksi utama balai
2 3 Tidak terjadi pemotongan anggaran
Sebaiknya pemeliharaan diprioritaskan pada peralatan atau mesin yang memberikan penerimaan PNBP
117 Terhambatnya Pelaksanaan Proses Pemeliharaan untuk perbaikan
KaBag TU
3 4
Jadwal dan permintaan pemeliharaan
Memeriksa pelaksanaan pemeliharaan melalui rapat Monev
Pemeliharaan dari seksi teknis terkait masih tidak optimal dipenuhi sesuai permintaan
2 3 Sumber anggaran pemeliharaan untuk perbaikan masih berasal dari PNBP
Mengalokasikan dan merencanakan pemeliharaan perbaikan pada tahun berikutnya dari anggaran RM
118 Terganggunya Kelancaran Proses Kedinasan
KaBag TU
2 4
Pengendalian administrasi perjalanan dinas
Memantau pelaksanaan administrasi tugas kedinasan
LPJ SPPD banyak yang terlambat dilaporkan
2 3 Administrasi perjalanan dinas tidak tertib
PPK dan Petugas SPPD hendaknya melakukan analisis permintaan SPPD sebelum menentukan pengambilan biaya dinas agar tertib dan biaya SPPB sesuai tujuan
119 Ketidaksesuaian Pemakaian Spesifikasi dengan aturan yang ditetapkan
KaBag TU
2 4
Memastikan ketersediaan barang dipasaran
Memeriksa rencana pengadaan dan pelaksanaan pengadaan terkait pemeliharaan
Pihak penyedia dapat memenuhi permintaan barang
1 2 Adanya penawaran dan data ketersediaan barang di pasaran, mempermudah pengendalian pekerjaan pengadaan
Setiap pengadaan hendaknya menyertakan data dukung yang diserahkan pengusul kepada bagian penyusunan anggaran. Berdasarkan peraturan, data dukung ini dapat diperoleh dari penawaran penyedia dan survey pasar
120 Ketidaksesuaian Pelaksanaan Pemeliharaan
KaBag TU
3 4
Kebutuhan pemeliharaan
Memeriksa jadwal dan kebijakan prioritas pemeliharaan
Pihak penyedia dapat memenuhi permintaan pemeliharaan
1 2 Pemeliharaan terkendala pada jadwal dan kemampuan penyedia pemeliharaan
Koordinasi dengan pihak yang dapat menyediakan pemeliharaan
121 Pengadaan tidak dapat dilaksanakan sesuai jadwal
KaBag TU
2 4
Memastikan ketersediaan barang sesuai spek dan harga dipasaran
Memeriksa jadwal dan pelaksanaan pengadaan pada rapat Monev
Pihak penyedia dapat memenuhi permintaan barang
1 2 Adanya penawaran dan data ketersediaan barang di pasaran, mempermudah pengendalian pekerjaan pengadaan
Setiap pengadaan hendaknya menyertakan data dukung yang diserahkan pengusul kepada bagian penyusunan anggaran. Berdasarkan peraturan, data dukung ini dapat diperoleh dari penawaran penyedia dan survey pasar
122 Pengadaan yang sumber anggarannya dari PNBP belum dapat dilaksanakan
KaBag TU
3 4
Memantau Penerimaan PNBP dan ketersediaan MP
Monitoring penerimaan PNBP
Pengadaan yang berasal dari PNBP harus memperhatikan penentuan prioritas belanjha
2 3 Pengadaan dari PNBP berisiko tidak lancar dan tergantung prioritas belanja lainnya
Menentukan rencana belanja secara periodik yang disesuaikan dengan kegiatan lain yang bersumber dari PNBP
123 Proses pengadaan tidak tertib
KaBag TU
3 4
Mengikuti sosialisasi peraturan baru pengadaan
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Petugas pengadaan lebih mentaati prosedur pengadaan
2 2 Pengetahuan peraturan pengadaan penting untuk memastrikan kelancaran pengadaan
Identifikasi masalah di pihak pengadaan dan penyedia terkait jadwal dan kelemahan kedua belah pihak
124 Terlambatnya pelaksanaan proses Pengadaan
KaBag TU
1 4
Memastikan penyediaan barang sesuai jadwal yang direncanakan
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Barang tiba tepat waktu
1 3 Waktu untuk barang datang masih sulit diperkirakan
Melakukan proses pengadaan le125 HPS tidak sesuai KaBag TU
2 4Melakukan pemeriksaan HPS
Monitoring pelaksanaan pengadaan
Tidak ada lelang Melakukan surveydan proyeksi perubahan harga sebelum membuat HPS
126 Terhambatnya Administrasi dan Proses Pembayaran kepada Penyedia
KaBag TU
2 3
Menginformasikan tenggat waktu penyerahan SPK kepada penyedia
Memantau pelaksanaan kegiatan dan penyelesaian permasalahan
Masih terdapat bebverapa keterlambatan dalam penyerahan SPK
2 2 Perlu perbaikan Sebaiknya menjadwalkan penyerahan SPK sebelum tenggat waktu
127 Spesifikasi alat tidak sesuai
KaBag TU
3 4
Memeriksa barang yang datang dan membuat BAP penerimaan barang
Memeriksa ketertiban administrasi penerimaan barang
Belanja sesuai spek dan kebutuhan
1 2 Dalam pengadaan, kejelasan spek dan harga menjadi unsur pengendalian utama terkendalinya proses pengadaan
Perlu ditetapkan suatu point persyaratan bagi pengusul pembelian alat agar mempermudah dan mempercepat proses administrasi pengadaan