2011

Aplikasi Akuntansi

http://minimalizeapp.blogspot.com

[KONSEP DAN CARA KERJA

APLIKASI MONITORING

HUTANG RETENSI]

[Pembahasan mengenai dasar akuntansi yang dipakai, alur kerja sistim dan keterkaitan pelaporan sistim

dengan metode/prosedur akuntansi]

2

KONSEP APLIKASI MONITORING BIAYA RETENSI

Penyelesaian aktiva tetap dalam konstruksi/pengerjaan oleh kontraktor pelaksana/terpilih dalam suatu

perusahaan, pada umunya akan meminta jaminan/garansi atas hasil pekerjaan yang telah terselesaikan

oleh pihak kontraktor pelaksana/terpilih. Periode jaminan/garansi ditentukan atas kesepakatan antara

pihak perusahaan dan kontraktor.

Biaya ini sering disebut dengan biaya retensi yaitu jumlah termin (progress) yang tidak dibayar hingga

pemenuhan kondisi yang ditentukan dalam kontrak untuk pembayaran jumlah tersebut atau hingga dapat

diperbaiki. Perusahaan developer dan property kebanyakan memberikan jaminan atau garansi bangunan

kepada pembeli atau konsumen mereka. Selama masa jaminan / garansi bangunan tersebut masih ada, si

pemberi kontrak atau perusahaan developer dan property menahan retensi dari sub kontraktor. Setelah

masa garansi /jaminan tersebut habis, barulah retensi tersebut dikeluarkan. Masa

retensi untuk bangunan perumahan rata – rata 3 bulanan.

Dalam pencatatan akuntansi biaya retensi, untuk pihak kontraktor akan dicatat sebagai piutang retensi

(Aktiva LAncar) dan pihak pemberi kerja akan dicatat dalam Hutang Retensi (kewajiban Jangka Pendek).

Dari segi akuntabilitas, semua pencatatan akuntansi didukung oleh dokumen transaksi yang dikeluarkan

sesuai prosedur yang berlaku.

Pada konsep aplikasi ini lebih ditekankan pada manajemen dokumen yang mendukung pelunasan ataupun

pengakuan terhadap suatu retensi dari pihak pemberi kerja. Pengkhususan aplikasi ke konsep ini

dikarenakan alur data pelunasan ataupun pengakuan retensi seringkali tidak terdokumentasi secara baik.

Sehingga pada saat akan dilakukan trace dokumen pendukung pencatat/pengakuan retensi oleh pihak

akuntansi sering mengalami hambatan. Jika dilihat dari nilai retensi cukup tinggi sehingga dari sisi

administrasi dan akuntansi dibutuhkan pengawasan yang memadai dalam kegiatan pengelolaan dokumen.

3

Secara konsep aplikasi ini tidak jauh berbeda dengan aplikasi piutang yang telah dibuat sebelumnya.

Dengan struktur data

PENJELASAN :

Kontraktor merupakan pihak pelaksana pekerjaan yang dapat memiliki lebih dari satu pekerjaan pada satu

perusahaan. Dengan kepemilikan lebih dari satu kontrak kerja di perusahaan yang sama, maka jenis,

periode serta nilai suatu pekerjaan akan menjadi beragam. Hal akan berpengaruh pada saat pembayaran

dan pengakuan retensi dari pihak kontraktor ataupun perusahaan (pemberi kerja). Proses Klaim retensi,

pembayaran serta pengakuan akan sisa retensi dapat terjadi dalam satu periode yang sama, dimana

kontraktor tersebut juga masih melaksanakan/terikat kontrak akan suatu pekerjaan di perusahaan.

Secara sederhana Aplikasi ini akan mencoba membuat suatu monitoring/manajemen data dokumentasi

pekerjaan setiap kontraktor, sehingga saat dilakukan trace balik data historical (pendukung) berdasarkan

nilai tercatat secara akuntansi dapat dilakukan secara sistim. Diharapkan filter serta penggolongan data

historical setiap kontraktor dapat dilakukan secara cepat dan akurat yang kedepannya dengan proses

dokumentasi yang baik, suatu nilai yang diakui secara akuntansi dapat dibuktikan secara fisik dokumen.

Bentuk serta susunan aplikasi akan dilanjutkan dipostingan berikutnya…..

4

CARA KERJA SISTIM APLIKASI MONITORING HUTANG RETENSI

Secara umum dalam sistim aplikasi monitoring hutang retensi ini, dapat dibagi menjadi beberapa

kelompok data yaitu :

• Data Kontraktor dan Data jenis Pekerjaan

Kedua data ini memiliki keterkaitan dari segi pengelompokkan data saat akan dilakukan

pelaporan (Summary). Dari sisi sistim satu kontraktor dapat memiliki beberapa kontrak kerja

begitu pula sebaliknya dimana satu jenis pekerjaan dapat dilakukan oleh beberapa kontraktor.

Dari hal ini maka satu kontrak dimiliki olek satu kontraktor tetapi dapat mencakup lebih dari satu

jenis pekerjaan. Data ini juga yang akan berpengaruh besar ke sisi pelaporan dalam aplikasi yang

akan lebih ditekankan ke segi akuntansi.

Tampilan Form :

Catatan :

Data Kontraktor yang akan di input pada form Data Master tidak terlalu mendetail, sedangkan

untuk data jenis pekerjaan dapat dianggap sebagai data akun rekening akuntansi walaupun

aplikasi ini bukan merupakan aplikasi akuntansi secara full.

5

• Data Kontrak Kerja

Data kontrak kerja merupakan data perjanjian kerja antara pihak kontraktor dengan pihak

perusahaan. Data yang di input pada form ini adalah data periode kerja, volume kerja dan jenis

pekerjaan.

Tampilan Form

• Data Penyelesaian Pekerjaan

Data penyelesaian kontrak/pembayaran kontrak merupakan semua biaya borongan yang

dikeluarkan untuk menyelesaikan/memperoleh suatu aktiva tetap. Cakupan biaya disini hanya

merupakan bagian dari nilai perolehan suatu aktiva. Biaya penyelesaian dalam aplikasi ini,

merupakan real biaya yang dibayarkan diluar biaya/nilai retensi. Biaya retensi akan dikelola di

form pembayaran retensi dikarenakan biaya retensi diakui (dibebankan pada nilai buku aktiva

tetap) pada saat terjadinya pembayaran hutang retensi

6

Tampilan Form

Catatan :

Nilai pekerjaan yang dibayar didasarkan pada persentase volume penyelesaian pekerjaan. Nilai

Retensi dan Biaya pajak akan otomatis menyesuaikan dengan perentase nilai yang telah

disepakati bersama pada kontrak kerja.

7

• Biaya Retensi (Pembayaran Retensi)

Pembayaran kontrak kerja biasanya dilakukan setiap bulan dan nilai pembayaran sebesar

persentase volume penyelesaian pekerjaan dari total volume kontrak yang telah disepakati.

Biaya retensi akan timbul pada saat dilakukannya pembayaran penyelesaian pekerjaan. Secara

umum pada sistim aplikasi ini, biaya retensi akan dimonitoring dengan cara membandingkan

total biaya retensi dalam satu kontrak kerja dengan pembayaran biaya retensi yang telah

dilakukan pada saat terjadi pembayaran kontrak kerja berdasarkan volume penyelesaian

pekerjaan.

Tampilan Form

Catatan :

Periode kontrak dan tanggal pembayaran nilai retensi akan menunjukkan bahwa suatu kontrak

masih bersifat aktif (dalam periode kontrak). Dari hal tersebut maka history data pembayaran

retensi akan mengacu pada nomor kontrak. Sisa retensi belum terbayar dan urutan pembayaran

retensi akan ditampilkan otomatis sebagai fitur pembantu dalam melakukan controlling saat

pembayaran.

8

• Form Pelaporan

Pelaporan dalam aplikasi ini terdiri dari 4 sub laporan :

A. Buku Besar Hutang

Buku besar hutang akan merangkum semua transaksi nilai hutang per kontraktor. Semua

biaya borongan termasuk biaya retensi akan dirangkum dalam buku besar ini

B. Buku besar retensi

Buku besar retensi lebih bersifat sebagai buku pembantu hutang (bagian dari buku besar

hutang). Hal ini dikarenakan, transaksi pembayaran biaya retensi, relative memiliki intensitas

transaksi yang tinggi/sering sehinnga dibutuhkan buku pembantu/rekening control

C. Laporan Aktiva In Progress

Laporan aktiva dalam proses, criteria data yang akan dilaporkan adalah semua data kontrak

yang masih dalam periode kesepakatan kontrak termasuk juga nilai kontrak awal yang belum

ditutup/dibayarkan penuh walaupan secara peride kontrak awal sudah berakhir

D. Laporan Nilai Buku Aktiva

Semua data aktiva yang telah dibayarkan penuh (secara sistim nilai kontrak awal telah selesai

terbayarkan termasuk biaya retensi dan pajak). Nilai buku disini hanya merupakan biaya

borongan (kontrak Kerja)

Tampilan Form

9

• Struktur Data Kontraktor

Struktur data kontraktor dalam sistim ini berupa struktur data yang dimulai dari nama kontraktor

kemudian sub kontrak pekerjaan kontraktor tersebut lalu dari sub pekerjaan ini akan di sub

kembali kedata nama-nama kontraktor yang memiliki kontrak kerja dari pekerjaan tersebut

Tampilan Form

10

FLOWCHART APLIKASI