KOMUNIKASI YANG KOMUNIKASI YANG EFEKTIFEFEKTIF

KOMUNIKASI YANG KOMUNIKASI YANG EFEKTIFEFEKTIF

RKA JANGKA PANJANG2006 2011

Sasaran yang akan dicapai adalah : Tercapainya konsolidasi dan koordinasi yang baik antara Yayasan, Direksi, staf dan karyawan, para dokter mitra dan tetap

Strategi utk mencapai sasaran adalah :Mengoptimalisasi sistem komunikasi ( Sistem komunikasi sudah ada tetapi memerlukan perbaikan )

PASIENT SAFETY

Mendidik pasien dan keluarga pasien untuk ikut serta dalam proses penyembuhan

Proses serah terima antar bagian dalam prose pelayanan ( IGD – bangsal, bangsal – farmasi, bangsal – kassa )

Order ( perintah, berita, Permintaan ) antar bagian ( dokter – perawat, perawat – petugas laborat, dll )

KOMUNIKASI YANG KOMUNIKASI YANG EFEKTIFEFEKTIF

KOMUNIKASI YANG KOMUNIKASI YANG EFEKTIFEFEKTIF

PENTING DALAM PENTING DALAM

PENGELOLAAN PENGELOLAAN

RUMAH SAKITRUMAH SAKIT

PENGERTIAN KOMUNIKASI

© communicare ( LATIN ), berarti sama

(untuk memperoleh pengertian atau persepsi yang sama. )

© to communicate, = upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain.

KOMPONEN DALAM PROSES KOMUNIKASI

1. Komunikator / Sender / Pengirim Mengirim pesan dengan jelas Memilih media yang cocok untuk mengirim

pesan Meminta kejelasan bahwa pesan telah

diterima dengan baik

2. Channel / saluran / media3. Komunikan/ Reciever/ Penerima

berkonsentrasi pada pesan untuk dimengerti dengan baik dan benar

memberikan umpan balikkepda pengirim bahwa pesan yang diterima dapat dimengerti

Mudah Mudah didapdidapatat

Biaya Biaya murmurahah

Kecepatan Kecepatan tinggitinggi

SegeraSegeraTerjadinyaTerjadinyainteraksiinteraksi

KecepatanKecepatanMempengaruhiMempengaruhiDanDanMemperolehMemperolehperhatianperhatian

OralOralBebicaraBebicaraRapatRapatTeleponTelepon

xxxxxx

xx??xx

--xxxx

xxxxxx

????xx

MenulisMenulisSuratSuratLaporanLaporanKoranKoranBuku petunjukBuku petunjukPoster, bulletinPoster, bulletin

xxxxxxxxxx

xx??xxxxxx

----xx----

----------

----xx--xx

ElektronikElektronikFaxFaxE MailE MailTele - conferenceTele - conference

------

------

XXXXxx

XXXXxx

----xx

PROSES KOMUNIKASIPROSES KOMUNIKASI

Sumber ( source )

Penerima menangk

ap symbol - simbol

decoding

encoding

transmitti-

ng the massage

Umpan balik ( feed back )

KOMUNIKASI YANG EFEKTIFPENGERTIAN

Penerimaan pesan oleh komunikan ( receiver ) sesuai dengan pesan yang dikirim oleh komunikator ( sender ) dan timbulnya respon yang positif ( sesuai yang diharapkan ) dari komunikan ( receiver )

Kesanpertama komunikasi dibentuk oleh:

Verbal 7% (apayang dikatakan, isipesan)

Vocal 38%(apa yang terdengar, bagaimana pesan disampaikan)

Visual 55% (apayang terlihat)

BERBICARA YANG BERBICARA YANG EFEKTIF EFEKTIF Percaya diriPercaya diri, tarik napas 2 – 3 kali untuk , tarik napas 2 – 3 kali untuk

mengurangi keteganganmengurangi ketegangan Ucapkan kata – kata dengan Ucapkan kata – kata dengan jelasjelas dan dan

perlahan perlahan Bicara yang wajarBicara yang wajar, menggunakan kata – kata , menggunakan kata – kata

sehari – harisehari – hari Menyesuaikan volume suaraMenyesuaikan volume suara sesuai dengan sesuai dengan

keperluankeperluan Atur Atur irama irama dan dan tekanan suaratekanan suara dan jangan dan jangan

monotonmonoton Hindari sindrom gagapHindari sindrom gagap ( em …., anu…., ( em …., anu….,

apa…. ) apa…. ) Bila kehabisan bicara berhenti sejenakBila kehabisan bicara berhenti sejenak tataplah mata pendengartataplah mata pendengar

HAL HAL LAIN HAL HAL LAIN YG PERLU YG PERLU

DIPERHATIKAN :DIPERHATIKAN : pakaianpakaian pandangan matapandangan mata air mukaair muka sikap badansikap badan suarasuara tulisantulisan senyumsenyum berjabat tanganberjabat tangan berpikir, bertindak dan selalu terlihat berpikir, bertindak dan selalu terlihat

senang dan suksessenang dan sukses ingat namaingat nama tunjukkan daya tarik yang tulustunjukkan daya tarik yang tulus

MENDENGARKAN MENDENGARKAN YG EFEKTIFYG EFEKTIF

3 P, yaitu :

• Pancarkan kesediaan untuk mendengarkan

• Perhatikan pesan verbal dan non – verbal

• Pantulkan (refleksikan ) apa yang anda dengar dan rasakan

Hindari 4 M :

• Mengabaikan dan pura – pura mendengar

• Memotong pembicaraan

• Mendengar hanya kata – kata

• Menebak – nebak arah pembicaraan

MENDENGARKAN MENDENGARKAN YG EFEKTIFYG EFEKTIF

1. Hearing : memberikan perhatian yang baik terhadap apa yang diucapkan pembicara

2. Understanding : mengerti pesan yang disampaikan

3. Remembering : mengingat pesan yang disampaikan

4. Responding : memberi kesan bahwa anda memberi perhatian yang besar

5. Evaluating : jangan memberi balasan yang mendadak selama pesan dikirim

6. Interpreting :

INTERPERSONAL INTERACTIONINTERPERSONAL INTERACTION

• Menggunakan Menggunakan deskripsideskripsi drpd mengevaluasi pesan. drpd mengevaluasi pesan.• Memberi atau bertanya ttg informasiMemberi atau bertanya ttg informasi daripada daripada

memuji – muji atau membenarkan pendapatmemuji – muji atau membenarkan pendapat• Orientasi pada Orientasi pada pemecahan masalahpemecahan masalah dg kolaborasi dg kolaborasi

daripada mencoba mengontrol pendengar. daripada mencoba mengontrol pendengar. • Gunakan Gunakan spontanitasspontanitas serta serta kejujurankejujurandlm dlm

menyatakan tujuan drpd memunculkan menyatakan tujuan drpd memunculkan penggunaan strategipenggunaan strategi

• Berikan empatiBerikan empati & gunakan & gunakan perasaan perasaan dlm dlm mendengar drpd memperlihatkan sikap ketidak mendengar drpd memperlihatkan sikap ketidak seriusan / acuh tak acuhseriusan / acuh tak acuh

• Tunjukkan Tunjukkan sikap kitasikap kita merupakan bagian dr merupakan bagian dr hubungan timbal balikhubungan timbal balik

• Gunakan komunikasi bila Gunakan komunikasi bila kita tidak setujukita tidak setuju

KOMUNIKASI KOMUNIKASI DALAMDALAM

ORGANISASIORGANISASI

KOMUNIKASI KOMUNIKASI DALAMDALAM

ORGANISASIORGANISASI

FAKTOR YG MEMPENGAHUI FAKTOR YG MEMPENGAHUI KOMUNIKASI DLM ORGANISASIKOMUNIKASI DLM ORGANISASI

• Saluran komunikasi formalSaluran komunikasi formal- L- Liputan saluran formal semakin melebar sesuai iputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasiperkembangan dan pertumbuhan organisasi- S- Saluran komunikasi formal dpt menghambat aliran aluran komunikasi formal dpt menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi (kebanjiran informasi antar tingkat organisasi (kebanjiran informasi, informasi yang tidak sampai )informasi, informasi yang tidak sampai )

• Struktur organisasiStruktur organisasiPerbedaan kekuasaan dan kedudukan Perbedaan kekuasaan dan kedudukan

• Specialisasi jabatanSpecialisasi jabatanmempermudah komunikasi sesama anggota mempermudah komunikasi sesama anggota kelompok, ttp menghambat komunikasi dengan kelompok, ttp menghambat komunikasi dengan anggota kelompok yang lain anggota kelompok yang lain

• Pemilikan informasiPemilikan informasi

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Vertikal- ke atas ( upward ) - ke bawah ( downward ).

Komunikasi Lateral– Komunikasi diantara anggota kelompok kerja

yang sama– Komunikasi yang terjadi antar bagian pada

tingkatan organisasi yang sama

Komunikasi DiagonalKomunikasi yang memotong rantai perintah organisasi ( untuk koordinasi )

Komunikasi informal

GRAP – VINE = informasi berupa desas – desus, kabar angin atau ’slentingan’

Timbul karena :

1. Kebutuhan manusiawi utk saling berhubungan ( kebutuhan untuk ’nggrumpi ?’ )

2. Perlawanan terhdp situasi yg membosankan atau monoton

3. Pemenuhan keinginan utk mempengaruhi perilaku orang lain

4. Sarana komunikasi yg tdk disediakan saluran komunikasi secara formal

Komunikasi informal

BIJAKSANA menerima informasi yang didapat dari saluran informasi informal ini.

Kita juga harus bijaksana menggunakan saluran informasi informal ini untuk mendukung saluran komunikasi formal dalam organisasi

HAMBATAN PROSES HAMBATAN PROSES KOMUNIKASIKOMUNIKASI

HAMBATAN PROSES HAMBATAN PROSES KOMUNIKASIKOMUNIKASI

HAMBATAN DALAM ORGANISASI

1. Tingkatan hirarkiSemakin besar struktur organisasi, berita yang disampaikan akan bertambah, berkurang atau bahkan berubah ketika sampai tujuan.

2. Wewenang manajerialAtasan yg tdk dpt sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi = mereka tampak lemah. Bawahan menutup –nutupi masalah

3. Spesialisasiperbedaan fungsi, kepentingan dan istilah pekerjaan

HAMBATAN PRIBADI1. Persepsi selektif2. Status atau kedudukan

komunikator ( sumber )3. Keadaan membela diri4. Pendengaran yang lemah5. Ketidaktepatan penggunaan

bahasa

KOMUNIKASI YANG EFEKTIFKOMUNIKASI YANG EFEKTIF KOMUNIKASI YANG TIDAK EFEKTIFKOMUNIKASI YANG TIDAK EFEKTIF

1.1. Langsung ( to the point )Langsung ( to the point ) Bertele - teleBertele - tele2.2. Arsetif ( tidak takut mengatakan Arsetif ( tidak takut mengatakan

keinginan dan sebabnya )keinginan dan sebabnya )Pasif ( malu – malu, tertutup )Pasif ( malu – malu, tertutup )

3.3. Congenial ( ramah & bersahabat Congenial ( ramah & bersahabat ))

Antagonis ( marah, agresif, bernada Antagonis ( marah, agresif, bernada benci )benci )

4.4. Jelas ( mudah dimengerti )Jelas ( mudah dimengerti ) Kriptis ( pesan yang dimaksud tidak Kriptis ( pesan yang dimaksud tidak jelas / memerlukan interpretasi )jelas / memerlukan interpretasi )

5.5. TerbukaTerbuka Tertutup ( maksud yang Tertutup ( maksud yang sesungguhnya tidak pernah sesungguhnya tidak pernah diungkapkan secara terbuka )diungkapkan secara terbuka )

6.6. Secara lisan ( dengan kata – Secara lisan ( dengan kata – kata )kata )

Non verbal ( bahas tubuh, ..... )Non verbal ( bahas tubuh, ..... )

7.7. Dua arah ( bicara = Dua arah ( bicara = mendengar )mendengar )

Satu arah ( bicara > mendengar )Satu arah ( bicara > mendengar )

8.8. Responsif ( memperhatikan ke-Responsif ( memperhatikan ke-perluan & pandangan orang perluan & pandangan orang lain)lain)

Tidak responsif ( tidak minat Tidak responsif ( tidak minat terhadap pandangan orang lain )terhadap pandangan orang lain )

9.9. Nyambung ( interpretasi tepat )Nyambung ( interpretasi tepat ) Tidak nyambung Tidak nyambung 10.10. Jujur Jujur Tidak terus terangTidak terus terang

MENINGKATKAN KEEFEKTIFAN KOMUNIKASI

1. Meningkatkan kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif

2. Penggunaan umpan balikPihak manajer harus secara aktif mencari umpan balik dari pelaksana

3. Menjadi komunikator yang baik Teliti pesan diterima oleh penerima pesan ? Suruh memberikan pernyataan balik ( refektive statement )