Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif

8/20/2019 Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif

1/23

Strategi Meningkatkan Komunikasi yang Efektif Antara

Pemimpin dan Anggota Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Orang yang mampu berkomunikasi dengan baik memiliki kehidupan pribadiyang bahagia, sebab dapat mempengaruhi orang. Paling tidak, dapat mengalihkan

idenya kepada orang lain. Sebagian besar orang demikian menerima tanggapan

positif terhadap permintaannya dibandingkan dengan orang yang memiliki

komunikasi yang buruk. Peneliti mengungkapkan bahwa 8! kepuasan

pelanggan berasal dari hubungan baik yang merupakan hasil dari komunikasi

yang baik "#endarin$. Oleh karena itu komunikasi efektif dianggap sebagai

elemen penting untuk keberhasilan suatu organisasi. %agaimana mungkin orang

lain bisa menangkap ide kita kalau kita tidak dapat mengungkapkannya kepada

orang lain dengan baik.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi men&adi hal sangat penting,

seperti halnya aliran darah bagi suatu organisasi, dan miskomunikasi memberi

kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistem peredaran darah dalam

lebih dari satu organisasi. Komunikasi men&adi faktor terpenting bagi organisasi

dalam mendapatkan informasi. Muhammad "'(()$ menyebutkan bahwa dengan

adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat ber&alan lan*ar dan begitu

pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat ma*et

atau berantakan. +anpa komunikasi yang efektif di antara berbagai pihak, pola

hubungan yang kita sebut organisasi tidak akan melayani kebutuhan seseorang

dengan baik.

Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang

tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Seperti

yang dikatakan uthans "'((-$ bahwa komunikasi yang tidak efektif adalah akar

http://gofaztrack.com/training-komunikasi/http://gofaztrack.com/training-komunikasi/http://gofaztrack.com/training-komunikasi/


2/23

utama permasalahan dalam organisasi. Komunikasi yang efektif antara pimpinan

dan anggota men&adi faktor penting bagi pen*apaian tu&uan suatu organisasi.

Pemimpin organisasi sebagai leader memiliki peran penting dalam berkomunikasi

dengan anggota. ntuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai strategi

peningkatan komunikasi yang efektif antara pemimpin dan anggota dalam sebuah

organisasi.

B. Rumusan Masalah

/ari latar belakang di atas maka rumusan masalah dalam makalah ini adalah0

1. Apakah komunikasi yang tidak efektif dari seorang pemimpin organisasi

mempengaruhi kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi2

'. %agaimanakah strategi agar mampu melakukan komunikasi yang baik,

komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi

yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan2

3. %agaimana strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota "downward

communication$2

4. %agaimana Strategi Komunikasi dari Anggota ke Pimpinan "Upward

Communication$2

C. Tujuan

/ari latar belakang dan rumusan masalah di atas maka tu&uan makalah ini adalah0

1. Mengidentifikasi pentingnya komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin

organisasi dalam men*apai tu&uan organisasi.

'. Mengetahui strategi agar mampu melakukan komunikasi yang baik, komunikasi

yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi yang harus

disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan.

3. Mengetahui strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota "downward

communication$.

4. Mengetahui strategi komunikasi dari anggota ke pimpinan "Upward

Communication$.


3/23

BAB II

KAJIAN TERI

A. rgan!sas!

Keberadaan organisasi sebenarnya setua se&arah peradaban manusia di muka

bumi. Sepan&ang hidupnya manusia telah menggabungkan diri dengan orang lain

untuk men*apai tu&uan bersama. 5amun, tidak semua orang sadar bahwa mereka

sebenarnya telah berorganisasi. %erkembangnya kesadaran mengenai pentingnya

organisasi bagi setiap orang sebenarnya melalui per&alanan yang amat lamban

dibandingkan dengan peradaban manusia itu sendiri. Karena baru dalam beberapa

dasawarsa terakhir orang mulai *enderung untuk melakukan studi tentang

organisasi beserta perilakunya se*ara mendalam.

6inugroho mendefinisikan Organisasi sebagai sekelompok orang yang

saling berinteraksi dan beker&asama untuk merealisasikan tu&uan bersama.

%erdasarkan definisi tadi &elaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum

mengandung 3 elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen tersebut yaitu

sekelompok orang, interaksi dan ker&a sama sertan tu&uan bersama.

Salah satu *irri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang

yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan

kebi&akan yang telah dirumuskan dan masing7masing pihak siap untuk

men&alankannya dengan penuh tanggung &awab.

iri yang kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas

sekelompok orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling

memberi dan menerima, dan &uga saling beker&a sama untuk melahirkan dan

merealisasikan maksud, sasaran, dan tu&uan.

iri yang ketiga adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas

sekelompok orang yang saling berinteraksi dan beker&a sama tersebut diarahkan

pada suatu titik tertentu, yaitu tu&uan bersama dan ingin direalisasikan. Setiap

organisasi memiliki tu&uan yang telah dirumuskan se*ara bersama7sama. +u&uan

bersama yang hendak direalisasikan tersebut dapat merupakan tu&uan &angka


4/23

pan&ang maupun tu&uan &angka pendek. Mungkin &uga tu&uan yang pen*apaiannya

se*ara rutin maupun tu&uan yang pen*apaiannya se*ara berkala sa&a.

Oleh karena itu, organisasi dikatakan sebagai wadah berarti suatu tempat

orang berinteraksi dan beker&a sama. Sedangkan organisasi dikatakan sebagai alat

berarti sebagai alat untuk merealisasikan tu&uan bersama di antara orang yang

berinteraksi dan beker&a sama tersebut. Selain itu, organisasi dapat diartikan

dalam arti dinamis maupun dalam arti statis. Organisasi dalam arti dinamis adalah

suatu proses penetapan dan pembagian ker&a yang akan dilakukan, pimpinan tugas

dan kewa&iban, otoritas dan tanggung &awab, serta penetapan hubungan di antara

elemen organisasi. /engan demikian, orang yang bergabung dalam organisasi

tersebut dapat beker&a sama untuk merealisasikan tu&uan bersama se*ara efisien

dan efektif.

Organisasi dalam arti statis adalah suatu bagan atau struktur yang berwu&ud

dan bergerak demi ter*apainya tu&uan bersama, dalam istilah lain sering disebut

sebagai struktur atau tata raga organisasi. 9adi, struktur organisasi adalah suatu

manifestasi:perwu&udan organisasi yang menun&ukkan hubungan antara fungsi

otoritas dan tanggung &awab yang saling berinteraksi dari orang yang diberi tugas

dan tanggung &awab atas setiap akti;itas. Struktur organisasi dapat dipandang

sebagai desain yang terpadu dan utuh yang menun&ukkan hubungan fungsi dari

masing7masing orang yang terikat didalamnya. 9adi, organisasi dalam arti dinamis

lebih *enderung disebut organisasi sebagai suatu wadah.

B. K"mun!kas!

Se*ara etimologis komunikasi berasal dari bahasa atin yaitu*um, sebuah

kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan,dan kata units, sebuah kata

bilangan yang berarti satu. /ua kata tersebut membentuk kata

%enda *ommunio, yang dalam bahasa


5/23

berteman. 9adi,komunikasi berarti pemberitahuan pembi*araan, per*akapan,

pertukaran pikiran atau hubungan "#ard&ana dalam estari dan Maliki, '((-$.

Komunikasi merupakan proses penyampaian gagasan seseorang kepada

orang lain. Komunikasi &uga sebagai penggerak untuk menggambarkan suatu

akti;itas yang dilakukan oleh manusia. Komunikasi &uga dapat men*iptakan suatu

tempat menyimpan ide bersama, memperkuat perasaan kebersamaan dengan tukar

menukar berita dan mengubah pemikiran men&adi tindakan, yang menggambarkan

setiap emosi dan kebutuhan mulai dari usaha mempertahankan hidup yang paling

sederhana sampai dengan usaha manusia yang sangat ilmiah.

Selain itu &uga dalam kehidupan sehari7hari, komunikasi yang baik sangat

penting untuk berinteraksi antar indi;idu maupun antar masyarakat agar ter&adi

keserasian dan dapat men*egah konflik. /i sisi lain, komunikasi &uga dibutuhkan

oleh setiap 5egara untuk saling berhubungan dengan 5egara lain "hubungan

bilateral$.

/i awal dikatakan bahwa organisasi merupakan wadah orang berinteraksi

dan beker&a sama. +entu sa&a dalam berinteraksi, orang7orang yang terlibat dalam

organisasi tersebut melakukan komunikasi. 9ika komunikasi yang terbentuk tidak

efektif, tentu sa&a tu&uan organisasi tersebut tidak optimal.

C. Ham#atan $alam K"mun!kas!

#endrian mengungkapkan beberapa hambatan dalam berkomunikasi. #ambatan

tersebut yaitu0

1. Hambatan organisasional

a. +ingkatan hierarki

%ila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan

berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan "&en&ang$

tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk men*apai tempat

tu&uan dan *enderung berkurang ketepatannya.

b. 6ewenang pemimpin

%anyak pimpinan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima

berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.

Sebaliknya, banyak anggota menghindari situasi dimana mereka harus


6/23

mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang

tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesen&angan antara pimpinan dan

anggota.

*. Spesialisasi

enderung memisahkan orang7orang, bahkan bila mereka beker&a saling

berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah7istilah peker&aan dapat

membuat orang7orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.

Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami,

dan mendorong ter&adinya kesalahan7kesalahan.

%. Hambatan antar pribadi

a. Persepsi selektif

Merupakan pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau

mendengar ke&adian, orang, ob&ek, atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat

atau dengar.

b. Status atau kedudukan

Ke*enderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas

dasar karakteristik pengirim "sumber$, terutamanya kredibilitasnya.

*. Keadaan membela diri

Mengakibatkan ekspresi wa&ah, gerakan tubuh, dan pembi*araan tertentu, dan

sebaliknya, meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain.

d. Pendengaran lemah

%erbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi.

1$ Mendengar hanya permukaannya sa&a

'$ Memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda7tanda

3$ Menun&ukkan kebosanan atau ke&engkelan

4$ Mendengar dengan tidak aktif

e. Ketidaktepatan penggunaan bahasa

ontoh, perintah pemimpin untuk menger&akan =se*epat mungkin> bisa berarti

satu &am, satu hari atau satu minggu. /i samping itu, bahasa7bahasa non;erbal

yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wa&ah, dan sebagainya.


7/23

&. 'trateg! K"mun!kas! rgan!sas! $ar! P!m(!nan ke Angg"ta ) Downward

Communication*

?ibson dalam Syasyikirana mengungkapkan bahwa dalam strategi

komunikasi perlu adanya rasa saling saling per*aya yang di*iptakan antara

komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling memper*ayai,

komunikasi tidak akan berhasil. +idak adanya rasa saling per*aya akan

menghambat komunikasi.

Sebelum melan*arkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan

adalah mempela&ari siapa yang akan men&adi sasaran komunikasi pimpinan.

Adapun hal7hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi

dan situasi serta kondisi mereka.

+iap indi;idu memiliki karakter yang berbeda7beda oleh karena itu

perlakuan saat memberikan informasi atau pesan &uga berbeda7beda. #al tersebut

berlaku bila akan mengomunikasikan se*ara personal, namun bila se*ara serentak

biasanya diumumkan saat rapat mingguan setiap hari Sabtu atau saat rapat ke*il

yang berbeda7beda setiap timnya.

nsur selan&utnya yang men&adi penting adalah bagaimana mengemas

pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan. Pengemasan pesan

akan mempengaruhi penerimaan pesan itu sendiri oleh komunikan, dalam hal ini

adalah anggota. Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan

berbagai &enis media *etak dan oral untuk menyebarkan informasi. %eberapa

*ontoh media tertulis menurut uthans "'((-$ berupa buku panduan organisasi,

buku petun&uk, ma&alah, koran, dan surat yang dikirim ke rumah atau dibagikan

dalam peker&aan, item papan pengumuman, poster, dan display informasi@ dan

laporan standar, deskripsi prosedur, dan memo.

+. 'trateg! K"mun!kas! $ar! Angg"ta ke P!m(!nan )Upward Communication*

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam

membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat

mengetahui bagaimana pendapat anggota mengenai pimpinan, mengenai

peker&aan mereka, mengenai teman7temannya yang sama beker&a dan mengenai


8/23

organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu

memprogramnya.

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam

membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat

mengetahui bagaimana pendapat anggota mengenai pimpinan, mengenai

peker&aan mereka, mengenai teman7temannya yang sama beker&a dan mengenai

organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu

memprogramnya.

5amun, terkadang komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan

komunikasi ke bawah. #al tersebut dikemukakan Sharma "Pa*e Baules, '(($.

Ada empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit.

Pertama, adanya ke*enderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka.

Kedua, pegawai *enderung melihat pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah

yang sedang mereka hadapi. Selan&utnya, seringkali pimpinan tidak berhasil

memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas.

+erakhir, adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan tidak

tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Anggota merasa dirinya tidak memiliki kuasa untuk menyampaikan

sesuatu kepada pimpinan. Kalaupun ada, itupun adalah sesuatu yang mereka

terima dari sesama karyawan. Anggota organisasi merasa kesulitan untuk

berkomunikasi ke atas karena alasan adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat

dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Menurut penelitian sebelumnya "Muhammad '(()$, ada lima hal yang

mempengaruhi efekti;itas komunikasi ke atas. /ua di antaranya adalah, pesan

haruslah mendukung kebi&aksanaan yang baru dan pesan memiliki daya tarik

untuk kema&uan organisasi ke depannya. Permasalahan yang men&adi poin penting

dalam hal ini adalah bagaimana anggota mengemas pesan &ika nyatanya

komunikasi ke atas dirasa sangat sulit. CiDa menyatakan bahwa dia selalu

mengkomunikasikan pesan langsung kepada komunikasi yang menangani pesan

itu se*ara langsung. #al tersebut sesuai dengan pernyataan Muhammad "'(()$


9/23

bahawa komunikasi ke atas akan lebih efektif &ika komunikasi itu langsung

kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.


10/23

BAB III

PEMBAHA'AN

A. Permasalahan

,. Pent!ngn-a K"mun!kas! -ang Eekt! $ar! Pem!m(!n rgan!sas!

Komunikasi dengan kepemimpinan sangat erat hubungannya. Seorang

pemimpin harus memiliki wawasan yang luas, &u&ur, bertanggung &awab, berani

dalam mengambil keputusan, dan ia &uga harus mempunyai keahlian

berkomunikasi yang sangat baik. Karena komunikasi dapat menentukan berhasil

atau tidaknya seorang pemimpin dalam men&alankan tugasnya. Setiap pemimpin

pasti memiliki bawahannya dimana bawahannya tersebut akan mengeluarkan

gagasan:ide yang akan dipaparkan. Sehingga seorang pemimpin tersebut dapat

mengambil keputusan berdasarkan gagasan:ide tersebut. 5amun, terkadang

pemimpin sebuah organisasi tidak dapat berkomunikasi se*ara efektif. Apakah

komunikasi yang tidak efektif dari seorang pemimpin organisasi mempengaruhi

kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi2

%. 'trateg! K"mun!kas! -ang Eekt!

Se*ara garis besar, komunikasi dapat dibedakan antara komunikasi ;erbal

dan non7;erbal. /i antara &enis komunikasi non7;erbal adalah komunikasi tertulis.

/i kehidupan nyata kita kering menemukan orang7orang yang gagap dalam

menyampaikan ide7idenya se*ara lisan, namun mampu penyampaian se*ara

tertulis baik berupa proposal penelitian dan menyusun laporan penelitian.

Sebagaimana sering dikatakan, komunikasi adalah sebuah kegiatan

mentransfer sebuah informasi. 5amun, tidak semua orang mampu melakukannya

dengan baik. %agaimanakah *aranya agar kita mampu melakukan komunikasi

yang baik, komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target

informasi yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan2


Communication*


11/23

Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya

komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Komunikasi yang

tidak efektif adalah akar utama permasalahan dalam organisasi. Komunikasi yang

efektif antara pimpinan dan anggota men&adi faktor penting bagi pen*apaian

tu&uan suatu organisasi. Pemimpin organisasi sebagai leader memiliki peran

penting dalam komunikasi. ntuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai

strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota.


Komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan komunikasi ke bawah. Ada

empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit.

Pertama, adanya ke*enderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka.

Kedua, pegawai *enderung melihat pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah

yang sedang mereka hadapi. Selan&utnya, seringkali pimpinan tidak berhasil

memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas.

+erakhir, adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan tidak

tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Anggota merasa dirinya tidak memiliki kuasa untuk menyampaikan sesuatu

kepada pimpinan. Kalaupun ada, itupun adalah sesuatu yang mereka terima dari

sesama karyawan. Anggota organisasi merasa kesulitan untuk berkomunikasi ke

atas karena alasan adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan

tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. 9adi masalah yang ingin

dibahas adalah mengenai strategi komunikasi dari anggota ke pimpinan.

B. U(a-a (t!mal!sas!

,. Pent!ngn-a K"mun!kas! -ang Eekt! $ar! 'e"rang Pem!m(!n rgan!sas!

Kepemimpinan yang berhasil mempengaruhi orang lain sangat ditentukan

oleh keterampilan dan kemampuan men&alankan fungi komunikasi se*ara baik

karenanya komunikasi yang baik dan men&adi efektif akan ditentukan pula oleh

keper*ayaan dan keyakinan seorang pemimpin dalam memimpin untuk

mempengaruhi bawahan. Keyakinan dan keper*ayaan hanya dapat terbentuk

apabila pemimpin menyadari suatu lingkungan yang harmonis antara pimpinan


12/23

dengan para bawahannya yang dapat benar7benar berkomunikasi dengan baik

yang se&alan dengan makna fungsi komunikasi.

Komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin sangatlah penting karena

akan mempengaruhi kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi, hal ini

dikarenakan tiga alasan utama, yaitu0

a. Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses mana&emen, yaitu

meren*anakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.

b. Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat pemimpin menggunakan

berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi.

*. Kenyataan bahwa pemimpin banyak menghabiskan waktunya untuk

berkomunikasi. 9arang sekali kita men&umpai pemimpin sendirian di me&anya

berpikir, membuat ren*ana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif.

d. Pemimpin merupakan u&ung tombak pen*apaian ;isi dan misi suatu organisasi.

9ika pemimpin tidak dapat berkomunikasi dengan efektif maka akan ter&adi

keka*auan.

%. 'trateg! Men!ngkatkan K"mun!kas! -ang Eekt!

Komunikasi efektif dapat dilakukan oleh setiap orang. 9ika ada yang

merasa tidak mampu, hal ini lebih karena masalah kebiasaan sa&a. Melatih orang

berkomunikasi sederhana se*ara efektif bisa dilakukan dengan langsung pada

prakteknya. 6alaupun sepintas sepele, hal ini dapat membantu setiap indi;idu

untuk men*apai sebuah kesuksesan baik di dalam kehidupan pribadinya maupun

dalam kehidupan karirnya.

ntuk dapat melakukan komunikasi efektif, sebuah sumber menyatakan

ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu menganalisa, menyalahkan,

menghakimi, menasehati, dan menginterogasi.

ang tak kalah pentingnya dalam melakukan komunikasi efektif adalah

keterampilan mendengarkan dan bertanya. /alam proses berkomunikasi,

seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik.

Kemudian menga&ukan pertanyaan7pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan

dan mengarah pada suatu solusi. Sehingga tu&uan utama dalam komunikasi yang


13/23

efektif adalah sebuah win-win solution. +ak ada satupun orang yang mau

disalahkan.


14/23

ara untuk mengatasi perbedaan persepsi adalah pesan harus di&elaskan

sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan

pengalaman berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempela&ari mengenai latar

belakang mereka yang akan berkomunikasi dengan kita.

'. Emosi

Ceaksi emosional marah, *inta, mempertahankan pendapat, ben*i, *emburu,

takut, malu, dapat mempengaruhi *ara kita memahami pesan orang lain dan *ara

kita mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri.

Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya

sebagai bagian dari proses komunikasi dan men*oba untuk memahaminya ketika

emosi menimbulkan masalah.

3. Ketidakkonsistenan antara komunikasi ;erbal dan non7;erbal

%anyak yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium

utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat

dipengaruhi oleh faktor non;erbal seperti gerakan tubuh, pakaian, &arak berdiri

antar orang yang berbi*ara, postur, gerakan anggota badan, ekspresi wa&ah,

gerakan mata, dan sentuhan badan. %ahkan pesan yang amat sederhana seperti

=Selamat pagi>, dapat di sampaikan dengan maksud berbeda7beda dengan

komunikasi non;erbal.

Kun*i untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah

mewaspadainya dan ber&aga7&aga agar tidak mengirimkan pesan palsu.

Komunikasi non;erbal harus selaras dengan pesan ;erbal.

4. Keper*ayaan

Seorang penerima memper*ayai atau men*urigai suatu pesan pada umunya

merupakan fungsi kredibilitas dari pengririm dalam pikiran penerima. Kredibilitas

pengirim dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks dia mengirirmkan pesan.

Pada umumnya, kredibilitasseorang pemimpin akan tinggi kalau dia dianggap

oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat diper*aya, dan tulus menyangkut

kese&ahteraan lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses &angka pan&ang yang

mana ke&u&uran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain.


15/23

Seorang pemimpin dituntut untuk menguasai komunikasi ;erbal se*ara

efektif. ntuk itu maka sebaiknya menyadari kelemahannya dan berusaha

menutupi kekurangannya dengan mengupayakan diri memperbaiki diri. saha

yang dapat dilakukan adalah mempraktikkan kemahiran bi*aranya di pantai dan

berpidato di sana. /ia keluarkan suaranya sekeras7kerasnya melawan suara

ombak. +entu sa&a, dengan seringnya berlatih demikian, maka pada saat

menghadapi audiens atau lawan bi*ara yang sebenarnya dia tidak mendapat

kesulitan lagi.

saha kedua yang dapat dilakukan adalah mengikuti training mengenai

komunikasi. Seperti disebutkan di atas, keterampilan dalam berkomunikasi se*ara

efektif dapat dipela&ari dan dikuasai dengan latihan rutin dan berkesinambungan

se*ara terus menerus. ntuk itu, saat ini ada lembaga yang menyelenggarakan

training, khusus melatih pesertanya dalam keterampilan berkomunikasi efektif.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam men*iptakan suatu

komunikasi yang efektif.

1. Ketahui mitra bicara (Audience)

Kita harus sangat sadar dengan siapa kita bi*ara, apakah dengan orang tua,

anak7anak, laki7laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa pangkat, &abatan

dan sema*amnya petani, pengusaha, guru, kyai, dan lain7lain. /engan

mengetahui audiencekita, kita harus *erdik dalam memilih kata7kata yang

digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa

yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami olehaudience kita.

%erbi*ara dengan orang dewasa tentu akan sangat berbeda dengan berbi*ara

kepada ana7kanak.

%erbi*ara dengan atasan tentu akan berbeda berbi*ara pada bawahan atau

teman sedera&at. Pengetahuan mitra bi*ara kitapun harus diperhatikan.


16/23

'. Ketahui tujuan

+u&uan kita berkomunikasi akan sangat menentukan *ara kita

menyampaikan informasi, tentu komunikasi kita bersifat pengumuman. +etapi bila

kita bermaksud membeli atau men&ual barang komunikasi kita akan bersifat

negosiasi. ain pula *ara kita berkomunikasi apabila tu&uan kita untuk menghibur,

membu&uk, atau sekedar basa7basi.

3. Perhatikan Konteks

Konteks disini bisa berarti keadaan atau lingkungan pada saat

berkomunikasi. Pada saat berkomunikasi, konteks sangat berperan dalam

memper&elas informasi yang disampaikan. Bormalitas dalam konteks tertentu &uga

dapat mempengaruhi *ara berkomunikasi seseorang. ?aya komunikasi atasan dan

bawahan di lingkungan dunia ker&a, bahkan komunikasi antar sesama atasan

maupun sesama bawahan pasti berbeda. Apabila orang7orang ini bertemu diluar

kantor gaya komunikasi diantara mereka akan sangat lain dengan gaya pada saat

mereka berada di kantor. Mengirim bunga kepada orang yang berulang tahun atau

kepada orang yang kita kasihi, akan berbeda maknanya bila disampaikan kepada

orang yang sedang berduka. %ahkan &enis bunga yang disampaikanpun membawa

pesan atau kesan tersendiri.

4. Pelajari Kultur

Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat &uga perlu

diperhatikan dalam berkomunikasi.

. Paham! Bahasa.

Bahasa menun&ukkan bangsa artinya bahasa dapat men&adi identitas suatu

bangsa. /engan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang

lain. +etapi memahami bahasa di sini tidak berarti harus memahami semua bahasa

yang dipakai oleh mitra bi*ara kita. ang lebih penting adalah memahami gaya

orang lain berbahasa. ntuk memper&elas pesan yang hendak disampaikan dalam

berkomunikasi, gunakanlah kalimat7kalimat sederhana yang mudah dipahami.

Kalimat pan&ang dan kompleks seringkali mengaburkan makna. Kepiawaian


17/23

dalam menggunakan kalimat7kalimat yang sederhana dan tepat dalam berbahasa

akan sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi kita.


Communication*

?ibson dalam Syasyikirana mengungkapkan bahwa dalam strategi

komunikasi perlu adanya rasa saling saling per*aya yang di*iptakan antara

komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling memper*ayai,

komunikasi tidak akan berhasil. +idak adanya rasa saling per*aya akan

menghambat komunikasi.

Sebelum melan*arkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan

adalah mempela&ari siapa yang akan men&adi sasaran komunikasi pimpinan.

Adapun hal7hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi

dan situasi serta kondisi mereka.

+iap indi;idu memiliki karakter yang berbeda7beda oleh karena itu

perlakuan saat memberikan informasi atau pesan &uga berbeda7beda. #al tersebut

berlaku bila akan mengomunikasikan se*ara personal, namun bila se*ara serentak

biasanya diumumkan saat rapat mingguan setiap hari Sabtu atau saat rapat ke*il

yang berbeda7beda setiap timnya.

nsur selan&utnya yang men&adi penting adalah bagaimana mengemas

pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan. Pengemasan pesan

akan mempengaruhi penerimaan pesan itu sendiri oleh komunikan, dalam hal ini

adalah anggota. Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan

berbagai &enis media *etak dan oral untuk menyebarkan informasi. %eberapa

*ontoh media tertulis menurut uthans "'((-$ berupa buku panduan organisasi,

buku petun&uk, ma&alah, koran, dan surat yang dikirim ke rumah atau dibagikan

dalam peker&aan, item papan pengumuman, poster, dan display informasi@ dan

laporan standar, deskripsi prosedur, dan memo.


18/23

Karena komunikasi lisan se*ara tatap muka akan mempengaruhi sikap dan

perilaku anggota.

%entuk oral communication yang biasa dilakukan berupa rapat dan

koordinasi se*ara personal. Setiap minggu rutin dilaksanakan rapat yang

membahas mengenai banyak hal termasuk e;aluasi kiner&a. Men*iptakan suasana

rapat yang santai, menurut membuat pesan atau informasi yang mau disampaikan

men&adi lebih efektif.

Agar tidak bosan dengan rapat yang begitu7begitu sa&a, sesekali suasana

rapat dirubah. +erkadang rapat dapat dilakukan di luar kantor sambil makan atau

bahkan dilakukan di salah satu rumah anggota rapat. Selain untuk men&adikan

pikiran fresh kembali, kekompakan dan silaturahmi antar karyawan men&adi lebih

erat.

Selain menggunakan komunikasi oral atau lisan, sering dilakukan

menggunakan metode komunikasi tulisan yang &uga di7midengan gambar. Sesuai

dengan hasil penelitian Pa*e dan Baules "'((-$ yang menun&ukkan metode lisan

diikuti tulisan yang paling efektif.

Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan ke anggota, selain

mengandalkan komunikasi langsung &uga mengandalkan media, baik elektronik,

*etak, maupun ma&alah dinding untuk mengkomunikasikan informasi yang ada.

5amun, media digunakan sebagai pengulang "redundanc!:repeatation$ dari

komunikasi lisan yang telah dilakukan. "edundanc! "repeatation$ adalah *ara

mempengaruhi komunikan dengan &alan mengulang7ulang pesan kepada

komunikan. /engan teknik ini komunikan akan lebih memperhatikan pesan itu

daripada pesan yang tidak diulang.

Ada beberapa ma*am media yang dipakai untuk mengkomunikasikan pesan

dari pimpinan ke anggota. akni, job description, hand book , map, papan

pengumuman, surat tertulis, dan memo. ntuk men*apai keseragaman, efesiensi

dan efekti;itas ker&a sesuai yang diharapkan organisasi dapat menggunakan

media job description yang mengatur pembagian ker&a masing7masing karyawan

yang meliputi wewenang dan tugas yang harus diker&akan.


19/23

Selain itu, sebuah organisasi &uga dapat menyediakanhandbook sebagai

buku pedoman atau panduan bagi anggota. Selain itu penggunaan map yang

berisikan info7info penting mengenai tugas anggota. Oleh karena itu kehilangan

map sama sa&a kehilangan informasi penting. Selain berfungsi sebagai media

penyalur informasi7informasi penting, map &uga berfungsi untuk men*iptakan

suasana akrab. /i dalam map bisa berisikan *andaan7*andaan lu*u sebagai

moti;asi anggota organisasi, bahkan dapat &uga gosip7gosip terbaru di dalam

organisasi tersebut.

Sebaiknya map dapat menarik perhatian karyawan. /ari segi bahasa

hingga la!out &uga dibuat semenarik mungkin.

6ilburS*hramm mengemukakan apa yang

disebut dengan A#ailabilit!"mudahnya diperoleh$ dan Contrast "kontras$ kedua h

al ini adalahmenyangkut dengan penggunaan tanda7tanda komunikasi (sign

ofcommunication) dan penggunaan medium "Arifin, 1))4$.

Metode tulisan yang digunakan dalam menginformasikan pesan dapat &uga

berbentuk surat. %iasanya penyampaian pesan dengan *ara ini menyangkut

persoalan kiner&a indi;idu atau bisa &uga berupa pemberitahuan sesuatu yang

bersifat rahasia.

Pesan tertulis lainnya yang bersifat personal adalah memo. %iasanya

pimpinan akan membuat memo yang ditempelkan di me&a anggota yang diberikan

instruksi.


20/23

elektronik berupa SMS, telepon hingga email, &e&aring sosial seperti twitter

serta chat room di %%M dan line memang tidak bisa ditinggalkan. /engan

menggunakan media7media tersebut proses komunikasi dapat men&adi lebih

mudah dan *epat.


ara penyampaian pesan dari anggota ke pimpinan pun berbeda dengan

*ara penyampaian pesan yang dilakukan pimpinan ke anggota. %ila, pimpinan

menggunakan media sebagai teknik redundanc! atau pengulang dari informasi

sebelumnya, anggota &ustru &arang menggunakan media untuk berinteraksi dengan

pimpinan. Kalaupun ada itu &uga untuk bertanya, bukan untuk mengulang

informasi yang diberikan anggota ke pimpinan.

#al tersebut sesuai dengan pernyataan Planty dan Ma*ha;er "Pa*e

Baules '(($ bahwa metode yang paling efektif dari komunikasi ke atas adalah

kontak tatap muka sehari7hari dan per*akapan di antara pemimpin dan anggota.

Komunikasi tatap muka yang dilakukan anggota paling sering ter&adi pada saat

rapat mingguan maupun rapat tim. Capat memungkinkan ter&adinya komunikasi

dua arah, baik dari pimpinan ke anggota maupun anggota ke pimpinan.

%erdasarkan media yang dipakai oleh anggota untuk mengkomunikasikan

pesan ke pimpinan &uga tidak sebanyak seperti informasi yang diberikan pimpinan

ke anggota. Sebab, anggota lebih banyak menggunakan komunikasi oral se*ara

tatap langsung. Meskipun demikian tidak menutup kemungkinan kesempatan

anggota untuk berkomunikasi melalui media, seperti line, wattsap, dan twitter,

%iasanya anggota organisasi &arang menggunakan media untuk

mengkomunikasikan sesuatu pada pimpinan. Sebagai *ontoh, papan informasi

yang ada sebenarnya bukan hanya diperuntukkan untuk pimpinan sa&a, namun

pihak anggota pun dapat ikut serta untuk menempelkan informasi di sana. 5amun

se&auh ini hanya pihak pimpinan sa&a yang menuliskan pesan atau informasi di

papan informasi.

Selain itu, untuk teknik penyampaian pesannya, anggota lebih sering

menggunakan metode canaliing% yakni suatu *ara yang dilakukan oleh

komunikator dengan mengetahui terlebih dahulu tentang referensi:pengetahuan


21/23

dan pengalaman yang dimiliki komunikannya, kemudian komunikator menyusun

pesan dan metode yang sesuai dengan itu. Agar komunikan dapat menerima pesan

yang disampaikan komunikator dan kemudian perlahan7lahan komunikator

merubah pola pikir dan sikap komunikan pada arah yang dikehendaki

komunikator. /engan meren*anakan pesan sebelum diutarakan ke pimpinan akan

membawa dampak yang baik. Misalnya, dalam mengkomunikasikan ide7ide.

Komunikasi ke atas adalah feedback dari adanya komunikasi ke bawah.

/engan adanya komunikasi ke atas pimpinan dapat memperkuat peralatan untuk

merekam ide7ide dan bantuan dari anggotanya. #al ini membantu pimpinan

memperoleh &awaban yang lebih baik mengenai masalah7masalah mereka dan

tanggung &awab mereka. /engan terbukanya komunikasi ke atas, pimpinan dapat

membantu arus dan penerimaan komunikasi ke bawah.

BAB I/

PENUTUP

A. Kes!m(ulan

1. Komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin sangatlah penting karena akan

mempengaruhi kiner&a anggota dalam men*apai tu&uan organisasi karena

pemimpin merupakan u&ung tombak pen*apaian ;isi dan misi suatu organisasi.

9ika pemimpin tidak dapat berkomunikasi dengan efektif maka akan ter&adi

keka*auan.

'. Seorang pemimpin dalam organisasi harus dapat berkomunikasi dengan baik.

ntuk itu pemimpin tidak boleh menganalisa, menyalahkan, menghakimi,

menasehati, dan menginterogasi. Selain itu &uga seorang pemimpin harus

menguasai keterampilan mendengarkan dan bertanya dan mengupayakan

komunikasi dua arah. Seorang pemimpin harus menyadari kelemahannya dalam

komunikasi dan berusaha menutupi kekurangannya dengan mengupayakan diri

memperbaiki diri dengan berlatih. Strategi dalam membangun komunikasi efektif0

ketahui mitra bi*ara (audience)%ketahui tu&uan, perhatikan konteks, pela&ari kultur,

dan pahami bahasa.


22/23

3. Strategi komunikasi yang dilakukan atasan kepada pihak bawahan dalam

mengkomunikasikan pesan pada pembuatan rubrik polling, ada beberapa

kesimpulan. Pertama, saat memberikan informasi atau pesan yang meliputi

instruksi tugas pimpinan menggunakan teknik redundanc!, yaitu mengulang pesan

yang telah disampaikan. Selain itu, dalam menyalurkan pesannya pihak pemimpin

dapat menggabungkan komunikasi formal dan informal sekaligus. Pemimpin &uga

dapat menggunakan se&umlah media untuk melan*arkan komunikasi dengan

bawahan, yakni melipuri media se*ara lisan, gambar dan tulisan. Media lisan

se*ara langsung yang digunakan berupa rapat mingguan dan rapat per tim.

Sedangkan media lisan se*ara tak langsung menggunakan telepon genggam.

Pimpinan dapat menggabungkan media lisan dengan media tulisan dan gambar.

aitu, berupa job description, hand book , map, papan pengumuman, surat tertulis,

dan memo.

4. Sedangkan strategi komunikasi yang dilakukan pihak bawahan kepada pihak

atasan dalam mengkomunikasikan pesan pada pembuatan rubrik polling, ada

beberapa kesimpulan.dalam mengkomunikasikan pesan pada pembuatan rubrik

polling. Pertama, bawahan mengandalkan komunikasi lisan se*ara langsung dan

menggunakan teknik *analiing . akni suatu *ara yang dilakukan oleh

komunikator dengan mengetahui terlebih dahulu referensi:pengetahuan dan

pengalaman yang dimiliki komunikannya, kemudian komunikator menyusun

pesan dan metode yang sesuai dengan itu. Agar komunikan dapat menerima pesan

yang disampaikan komunikator dan kemudian perlahan7lahan komunikator

merubah pola pikir dan sikap komunikan pada arah yang dikehendaki

komunikator.

B. 'aran

Komunikasi yang efektif sangat mempengaruhi pen*apaian ;isi dan misi

suatu organisasi. ntuk itu, kita dituntut untuk meningkatkan kemampuan

berkomunikasi.


23/23

DA0TAR PU'TAKA

Arifin, Anwar. 1))4, trategi Komunikasi, F Amri*o, %andung.

#endarin, /ikdik. Komunikasi Efektif Mengantarkan Kita Kepada Kesuksesan.

Gtersedia on lineH bandung.lan.go.id. diakses Selasa, ) September '(14.

estari dan Maliki, '((-. Komunikasi yang Efektif Modul Pendidikan /an Pelatihan

Pra&abatan ?olongan

Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif

Documents

Transcript of Strategi Meningkatkan Komunikasi Yang Efektif