KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE)TELAAH MUTU DAN KINERJA

I. Latar BelakangSalah satu faktor utama dalam mewujudkan pemerintahan bersih (clean government) dan kepemerintahan yang baik (good governance) adalah melaksanakan reformasi birokrasi. Prinsip-prinsip Good Governance seperti: partisipasi, transparansi, akuntabilitas, kepastian hukum dan kesetaraan menjadi hal penting dalam penciptaan iklim birokrasi yang sehat. Dalam konteks pembangunan sistem administrasi Negara. Reformasi birokrasi sangat menentukan efisiensi dan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Salah satu upaya sebagai tindaklanjut dari reformasi birokrasi adalah melaksanakan perbaikan layanan publik di unit satuan kerja Dinas Kesehatan khususnya UPTD Puskesmas di Kabupaten Nganjuk. Satuan kerja ini dalam melakukan perbaikan layanan diawali dengan melakukan evaluasi terhadap kepuasan masyarakat dalam memperoleh layanan di kantor ini. Evaluasi yang berwujud pengukuran kepuasan pelanggan merupakan elemen penting dalam menyediakan pelayanan yang lebih baik, lebih efisien, dan lebih efektif. Apabila pelanggan merasa tidak puas terhadap suatu pelayanan yang disediakan, maka pelayanan tersebut dapat dipastikan tidak efektif dan efisien. Selain itu tingkat kepuasan pelanggan (masyarakat) dalam memperoleh layanan politik menjadi acuan penting untuk menilai kesungguhan pemerintah daerah dalam melakukan reformasi birokrasi. Dalam konteks ini, prinsip pelayanan yang mencakup: mudah, transparan dan tepat waktu bukan sekedar slogan, melainkan benar-benar menjadi kenyataan yang ditemui masyarakat ketika mereka i ngin mendapatkan layanan pemerintah.

Yang tidak kalah penting, karena pelayanan public harus ditingkatkan, baik kualitas maupun kuantitasnya. Kualitas yang dimaksud adalah ketercapaian indikator-indikator mutu, sedangkan kuantitas yang dimaksud adalah daya jangkau layanan. Kesemuanya ini membutuhkan keterlibatan semua pihak dalam melakukan perbaikan layanan publik termasuk masyarakat yang berfungsi sebagai pelanggan layanan publik.

II. Tujuan 1. Tujuan Umum

Sebagai acuan dan standar bagi puskesmas dalam melakukan perbaikan dan penyusunan telaah mutu dan kinerja di UPTD Puskesmas Berbek.

2. Tujuan Khusus

PEMERINTAH KABUPATEN NGANJUKDINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS BERBEKJl. MayJend. Supeno 131 Telp. 0358.324664

BERBEK - NGANJUK

a) Tingkat pencapaian kinerja unit pelayanan instansi pemerintah khususnya UPTD puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada Masyarakat.

b) Penataan system, mekanisme dan prosedur pelayanan, sehingga pelayanan dapat dilaksanakan secara lebih berkualitas, berdaya guna dan berhasil guna;

c) Tumbuhnya kreativitas, prakarsa dan peran serta masyarakat dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan

III. Manfaat Dengan tersedianya Telaah Mutu & Kinerja secara periodik, dapat

diperoleh manfaat sebagai berikut:a. Memperoleh kelemahan atau kekurangan dari masing-masing unsur

dalam penyelenggaraan pelayanan untuk kemudian ditindaklanjuti dengan upaya-upaya perbaikan.

b. Mendapatkan informasi kinerja penyelenggaraan pelayanan yang telah dilaksanakan oleh unit pelayanan secara periodik

c. Bagi masyarakat dapat diketahui gambaran tentang kinerja unit pelayanan

IV. PELAKSANAAN A. Waktu dan Lokasi

Tempat : Aula UPTD Puskesmas Berbek Waktu Pelaksanaan : Selama 1 hari, tgl Sasaran : Semua Pegawai Puskesmas Dengan Pentahapan sebagai berikut :

No Tahap Kegiatan Lama (hari)

Output Metode Fasilitator

1. Pembentukan tim teknis

1 Terbentuknya tim teknis untuk mengawal penyusunan Telaah Mutu & KInerja

Rapat kerja Ka PKM

2. Pelaksanaan Pengumpulan Data

4 Data program Penyebaran kuisioner, wawancara

Tim Teknis Mutu

5. Pengolahan data indeks & Analisa Data

4 Hasil dan analisis data

Rapat, diskusi

Tim Teknis Mutu

6. Penyusunan dan Pelaporan hasil

2 Hasil analisis dan laporan telaah mutu dan kinerja dan rekomendasi perbaikan

Rapat, penggandaan laporan

Tim teknis Mutu

B. Pelaksana

No.

N a m a NIP Pangkat/Gol Jabatan

1. Amin Tohari,S.Kep.Ns 19700301 199103 1 004 Penata Md Tk I/ IIId Ketua2. Sri Sudarsi,S.Sos 19660520 198802 2 003 Penata / III c Sekretaris3. Suprapti W.,SKM 19791231 201101 2 004 Penata Muda / IIIa Anggota4. Musdi. SE 19641004 198903 1 011 Penata / III c Anggota5. Anik Sri M., S.ST 19660923 198803 2 008 Penata / III c Anggota6. Binti Qoni’an MPH 19790101 200801 2 034 PengaturMd Tk I /IIb Anggota7. Sarmuji 19630325 198602 1 004 Penata Muda/ IIIa Anggota

VII. PembiayaanBiaya Telaah Mutu dan Kinerja dibebankan kepada dana BOK Dan laporan pelaksanaan akan dipertanggungjawabkan 7 hari setelah pelatihan

Berbek, 17 Maret 2015

Mengetahui

Kepala UPTD Puskesmas Berbek

dr. Endang Rahayu

NIP. 19610203 198803 2 005

Nomor :Revisi Ke :Berlaku Tgl :

UPTD PUSKESMAS BERBEK

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

TELAAH MUTU DAN KINERJA

Penanggung JawabDisiapkan Diperiksa Disyahkan

Pokja Admen

MUSDI, SENIP. 19641004 198903 1 011

Wakil Manajemen

AMIN TOHARI, S.Kep. NsNIP. 19700301 199103 1 004

Kepala Puskesmas

dr. ENDANG RAHAYUNIP. 19610203 198803 2 005

DINAS KESEHATAN NGANJUK

UPTD PUSKESMAS BERBEK

Jl. Mayjend Supeno No.135 Telp. (0358) 324664 Kode Pos 64473

UPTD PUSKESMAS

BERBEK

TELAAH MUTU DAN KINERJA

PROSEDUR

KERJA

No. Kode :

Terbitan :

No. Revisi :

Tgl. Mulai

Berlaku

:

Halaman :

1. Tujuan : Bertujuan untuk menerapkan proses Telaah mutu dan kinerja di Puskesmas supaya setiap Telaah mutu dan Kinerja dapat dilakukan tepat waktu dan memberikan rekomendasi untuk melakukan peningkatan sistem dan pelayanan

2. Ruang Lingkup : Telaah mutu dan Kinerja dilakukan untuk memastikan penerapan Sistem Manajemen Mutu berjalan secara efektif dan efisien dan dilakukan sesuai dokumentasi Sistem Manajemen Mutu, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya mengadakan perubahan dalam Kebijakan Mutu dan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

Telaah mutu dan Kinerja dilaksanakan secara periodik sekurang-kurangnya setiap 6 (enam) bulan sekali

Dalam Telaah mutu dan Kinerja, agenda yang dibahas mencakup : Kebijakan mutu dan Pencapaian Sasaran kinerja setiap bagian Hasil pencapaian Rencana Manajemen Mutu, termasuk kinerja proses dan

Pelayanan Hasil audit internal maupun eksternal Umpan balik pelanggan, termasuk hasil pengukuran kepuasan pelanggan serta

keluhan pelanggan Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Hasil tindak lanjut dari Telaah mutu dan kinerja sebelumnya Perubahan Sistem Manajemen Mutu Rekomendasi untuk peningkatan Telaah mutu dan Kinerja tidak terjadwal, dapat dilakukan bila dibutuhkan

3. Definisi : Telaah mutu dan kinerja adalah : pembahasan yang berbentuk pertemuan dari semua unsur di Puskesmas untuk menyelesaikan permasalahan yang ditemui didalam penerapan sistem manajemen mutu Puskesmas. Hasil pembahasan Telaah mutu dan kinerja apabila tidak bisa diselesaikan di tingkat organisasi Puskesmas untuk dirujuk di organisasi diatasnya Dinas Kesehatan Kabupaten, apabila tingkat Dinas Kesehatan Kabupaten tidak dapat diselesaikan maka dapat dirujuk Pemerintah daerah

Telaah mutu dan Kinerja dihadiri oleh Kepala Puskesmas, Ketua Tim Mutu, penanggung jawab upaya Puskesmas, semua pelaksana Program Puskesmas, Koordinator Ruangan dan Dinas Kesehatan Kabupaten apabila pembahasan, ada kaitannya dengan Dinas Kesehatan Kabupaten

4. Prosedur : A. Persiapan Telaah Mutu dan Kinerja1. Ketua Tim menyusun jadwal, anggota dan Telaah mutu Kinerja 2. Sekretaris mengajukan jadwal, agenda dan peserta Telaah mutu dan Kinerja kepada

Kepala Puskesmas melalui Surat Internal3. Kepala Puskesmas Memeriksa jadwal agenda dan peserta Telaah mutu dan Kinerja4. Jika tidak setuju, maka kembali dengan memberikan rekomendasi5. Jika setuju, melakukan konfirmasi melalui lembar disposisi6. Sekertaris membuat undangan Telaah mutu dan Kinerja sesuai dengan jadwal yang

telah disusun7. Sekretaris mendistribusikan undangan kepada seluruh peserta8. Peserta Pertemuan Mempersiapkan bahan yang akan dibahas dalam Telaah mutu

dan Kinerja

B. Pelaksanaan Telaah Mutu dan Kinerja9. Ketua tim mutu memimpin pertemuan 10. Kepala Puskesmas membuka pertemuan Telaah mutu dan Kinerja11. Peserta Pertemuan mempresentasikan sesuai topik yang telah ditentukan dari

penunjukan peserta rapat tim mutu sebelumnya12. Peserta pertemuan memberikan masukan terhadap presentasi yang diberikan antar

unit ataupun hasil kajian dan hasil audit13. Kepala Puskesmas dan dengan peserta pertemuan berdasarkan kesepakatan

memberikan keputusan atau rekomendasi perbaikan atau peningkatan yang dianggap perlu

14. Sekretaris membuat risalah Telaah mutu dan Kinerja15. Sekretaris meminta persetujuan Risalah Rapat kepada Kepala Puskesmas 16. Pada rapat berikutnya secara terjadwal17. Sekretaris mendistribusikan Risalah Rapat kepada Peserta Rapat18. Pada rapat yang kedua (rapat pembahasan) bila menghadirkan dinas kesehatan,

Ketua tim mutu memberikan kesempatan untuk menanggapi perwakilan dari Dinas Kesehatan Kabupaten

19. Perwakilan dari Dinas Kesehatan Kabupaten memberikan tanggapan dan menarik hasil pertemuan yang tidak dapat diselesaikan di Puskesmas untuk dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Nganjuk untuk ditindaklanjuti

20. Ketua tim mutu dan sekretaris membuat laporan tertulis dan merujuk permasalahan yang tidak dapat diselesaikan di Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten

21. Bila pertemuan dianggap selesai22. Kepala Puskesmas menutup pertemuan Telaah mutu dan Kinerja23. Penanggung jawab admen dan penanggung jawab upaya Puskesmas meneruskan

dan membahas dengan staf untuk membuat rencana tindak lanjut

C. Tindak lanjut dan Verifikasi Hasil Rapat

5. Diagram Alir

Ketua Tim Telaah MutuMembuka Pertemuan

Pertemuan Telaah Mutu Menghadirkan Semua Karyawan

Puskesmas

Kepala Puskesmas Memberi Sambutan

Ketua Tim Mutu Mempersilahkan Masing-

Masing Pemegang Program

Mempresentasikan Hasil Kegiatan

Pertemuan dengan Dinas Kesehatan

Pertemuan ke II Ketua Tim Mutu

Mempresentasikan Hasil Rapat Pembahasan oleh

Tim Mutu

Memberikan Kesempatan ke Peserta Rapat untuk

Memberi Tanggapan

Memberikan Kesempatan ke Peserta Rapat untuk

Memberi Tanggapan

Sekretaris Mutu Selalu Mencatat Semua Kegiatan

ke Dalam Buku Notulen

Sekretaris Mutu Selalu Mencatat Semua Kegiatan

ke Buku Notulen Rapat

Ketua Tim Mutu Mempresentasikan Hasil

Audit

Ketua Tim Mutu Mempersilahkan Tim Dinas Kesehatan untuk Memberi Tanggapan & Masukannya

Sekretaris Semua Kegiatan ke Dalam Buku Notulen

Ketua Tim Mutu Telaah Memberi Kesempatan

Kepala Pusk. Menanggapi semua masalah dan

Masukan

Ketua Tim Membuat Kesepakatan untuk Rapat

Berikutnya

Ketua Tim Telaah Mutu Menutup Rapat

6. Referensi : Sistem Manajemen Mutu Iso 901-2008

7. Dokumen terkait : - Buku notulen rapat telaah Mutu- Hasil rapat audit program

8. Distribusi - Kepala Puskesmas- Tim Mutu

9. Rekaman Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi perubahanTgl. Mulai

diberlakukan

UPTD PUSKESMAS

BERBEK

PENGGUNAAN DANA

DAFTAR

TILIK

No. Kode :

Terbitan :

No. Revisi :

Tgl. Mulai

Berlaku

:

Halaman :

NO URAIAN KEGIATAN

DILAKSANAKAN

YA TIDAKTIDAK

BERLAKU

1. Ketua Tim Mutu menyusun jadwal, agenda dan Telaah mutu Kinerja

2. Sekretaris mengajukan jadwal, agenda dan peserta Telaah mutu dan Kinerja kepada Kepala Puskesmas melalui Surat Internal

3. Kepala Puskesmas Memeriksa jadwal agenda dan peserta Telaah mutu dan Kinerja

4. Jika tidak setuju, maka kembali dengan memberikan rekomendasi

5. Jika setuju, melakukan konfirmasi melalui lembar disposisi

6. Sekretaris membuat undangan Telaah mutu dan Kinerja sesuai dengan jadwal yang disusun

7. Sekretaris Mendistribusikan undangan kepada seluruh peserta

8. Peserta Pertemuan Mempersiapkan bahan yang akan dibahas dalam Telaah mutu dan Kinerja

9. Ketua tim mutu memimpin pertemuan

10. Kepala Puskesmas membuka pertemuan Telaah mutu dan Kinerja

11. Peserta Pertemuan mempresentasikan sesuai topik yang telah ditentukan dari penunjukkan peserta rapat tim mutu sebelumnya

12. Peserta pertemuan memberikan masukan terhadap presentasi yang diberikan antar unit ataupun hasil kajian dan hasil audit

13. Kepala Puskesmas dan dengan peserta pertemuan berdasarkan kesepakatan memberikan keputusan atau rekomendasi perbaikan atau peningkatan yang dianggap perlu

14. Sekretaris membuat risalah Telaah mutu dan Kinerja

15. Sekretaris meminta persetujuan Risalah Rapat kepada Kepala Puskesmas

16. Pada rapat berikutnya secara terjadwal

17. Sekretaris mendistribusikan Risalah Rapat kepada Peserta Rapat

18. Pada rapat yang kedua (rapat pembahasan) bila menghadirkan dinas kesehatan, Ketua tim mutu memberikan kesempatan untuk menanggapi

perwakilan dari Dinas Kesehatan Kabupaten

19. Perwakilan dari Dinas Kesehatan Kabupaten memberikan tanggapan dan menarik hasil pertemuan yang tidak dapat diselesaikan di Puskesmas untuk dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Nganjuk untuk ditindaklanjuti

20. Ketua tim mutu dan sekretaris membuat laporan tertulis dan merujuk permasalahan yang tidak dapat diselesaikan di Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten

21. Bila pertemuan dianggap selesai

22. Kepala Puskesmas menutup pertemuan Telaah mutu dan Kinerja

23. Penanggung jawab admen dan penanggung jawab upaya Puskesmas meneruskan dan membahas dengan staf untuk membuat rencana tindak lanjut

JUMLAH