BENCHMARKING

Aanisa RohmiIsnawati Manoppo

DEFINISI

Benchmarking adalah sebuah praktik sistematis untuk mencari yang terbaik, ide-ide yang inovatif dan prosedur operasional yang efektif.

ALASAN UNTUK MELAKUKAN BENCHMARKINGBenchmarking adalah alat untuk mencapai bisnis dan tujuan kompetitifBenchmarking dapat menginspirasi manajer dan lembaga untuk bersaingEfektivitas waktu dan biaya

MANFAAT BENCHMARKING1. Memperbaiki proses kritis yang ada

dalam bisnis  2. Memantapkan tujuan yang berorientasi

pada pelanggan 3. Menumbuhkan antusias staf dengan

melihat yang terbaik 4. Mengidentifikasi peluang-peluang baru

yang terkadang muncul setelah membandingkan

5. menjadi lebih berdaya saing6. memperpendek siklus perbaikan proses

bisnis dengan percepatan pembelajaran

4 SIFAT UTAMA DARI BENCHMARKING Yang melaksanakan benchmarking berusaha

belajar dari “yang terbaik dari yang terbaik”. Yang melaksanakan benchmarking berusaha

menjadi “yang terbaik dari yang terbaik”. Yang melaksanakan benchmarking

berorientasi keluar, melihat di luar industrinya dan bahkan di luar industri di Kuliah Pengendalian Kualitas mana mereka bergerak.

Yang melaksanakan benchmarking pertama kali memfokuskan diri pada praktek-praktek terbaik (bagaimana melaksanakan proses-proses kerja kunci) dan kemudian pada metrik atau ukuran-ukuran (untuk menilai kinerja).

JENIS JENIS BENCHMARKING

Benchmarking SrategisBenchmarking KompetitifBenchmarking Fungsional

Benchmarking Generik

BENCHMARKING STRATEGIS

Benchmarking ini digunakan organisasi yang berusaha untuk meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan dengan memeriksa strategi jangka panjang dan pendekatan umum yang mempunyai kemungkinan yang besar untuk berhasil.

BENCHMARKING KOMPETITIF

Benchmarking ini digunakan saat organisasi berfokus untuk mempertimbangkan posisi mereka dalam kaitannya dengan karakteristik kinerja produk dan layanan utama

BENCHMARKING FUNGSIONAL

Pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan perbandingan fungsi atau proses dari perusahaan-perusahaan yang berada di berbagai industri.

BENCHMARKING GENERIK

Perbandingan pada proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri atau perusahaan, seperti penerimaan pesanan, dan pengembangan strategi.

Dalam hal-hal tersebut dapat diadakan patok duga meskipun perusahaan itu berada di bidang industri yang berbeda.

PENDEKATAN BENCHMARKING

Riset in house > melakukan penilain terhadap informasi dalam perusahaan dengan publik.

Pertukaran langsung > komunikasi melalui telepon untuk memperoleh informasi secara langsung.

Kunjungan langsung > melakukan kunjungan ke lokasi mitra patok duga.

Riset pihak ketiga > menggunakan surveyor untuk kegiatan patok duga.

PROSES BENCHMARKING

1. Memutuskan apa yang akan di benchmark

2. Memahami kinerja perusahaan saat ini

3. Perencanaan benchmarking4. Mengumpulkan data5. Mempelajari dan menganalisis data6. Mengambil keputusan

MENENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARK

Hampir segala hal dalam perusahaan dapat di-benchmark, misalnya : suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil.

MEMAHAMI KINERJA PERUSAHAAN SAAT INI

Sebelum melaksanakan benchmarking, perusahaan harus memahami kinerjanya sekarang. Sehingga mengetahui apa yang harus dirubah dan ditingkatkan untuk memaksimalkan kinerja perusahaan

PERENCANAAN BENCHMARKING

Pada tahap perencanaan dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta keluarannya (output).

MENGUMPULKAN DATA

Pengumpulan data/informasi dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung.

MEMPELAJARI DAN MENGANALISIS DATA

Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki.

MENGAMBIL KEPUTUSAN

Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut.