KEARSIPAN - spada.uns.ac.id
Transcript of KEARSIPAN - spada.uns.ac.id
MANAJEMENKEARSIPAN
CHAIRUL HUDA ATMA DIRGATAMA
1. Pengertian Arsip Dinamis2. Tujuan Arsip Dinamis3. Ciri-ciri Arsip Dinamis4. Syarat Pengelolaan Arsip Dinamis5. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip
Dinamis6. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis
Pertemuan ke-2: Arsip Dinamis
Pendahuluan
Apa yang tersirat dipikiran kita apabilamendengar kata arsip dinamis?
Pengertian Arsip Dinamis
• Arsip dinamis (record) adalah arsip yang digunakan secaralangsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpanselama jangka waktu tertentu karena masih memiliki nilaiguna primer (UU No. 43/2009).
• Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsipdinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi:penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, danpenyusutan arsip.
Tujuan Arsip Dinamis
• Arsip dinamis adalah arsip milik organisasi pemerintah dan/atau swastayang masih dipergunakan dalam rangka melaksanakan fungsi dankegiatan organisasi tersebut.
• Tujuan pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensikerja dalam hal penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembaliinformasi dalam rangka menunjang pengambilan keputusan,pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan dankegiatan organisasi. Termasuk di dalamnya suatu upaya untuk menjaminterpeliharanya legalitas, profesionalisme dan pertanggungjawabanorganisasi.
Ciri-ciri Arsip Dinamis
• Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, sertadiperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraanadministrasi sehari-hari.
• Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinyamenurut fungsinya.
• Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, sehinggapengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuantentang kerahasiaan surat-surat.
Yayan Daryan (2015)
Syarat Pengelolaan Arsip Dinamis
• Andal, yaitu sistem pengelolaan arsip harus dapat digunakan ketika arsip dibutuhkan.• Sistematis, yaitu sistem pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan
menyusutkan arsip secara sistematis.• Utuh, yaitu sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan kontrol seperti
pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta otorisasi pemusnahan dan pengamananyang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip olehpengguna yang tidak berhak,
• Menyeluruh, yaitu sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagaikegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip,dan
• Sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria, yaitu sistem pengelolaan arsipharus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturanperundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis yang terkait(UU No. 43/2009).
Ruang
Lingkup
Pengelolaan
Arsip
Dinamis
UU No. 43 Tahun 2009
Instrumen Pengelolaan Arsip
UU No. 43 Tahun 2009
Terima KasihSalam vokasi: vokasi kuat, menguatkan indonesia