isi

5/17/2018 isi - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/isi557200f54979599169a07020 1/48

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Diera modernisasi dimana hampir semua kegiatan serba terkomputerisasi, dan

perkembangan teknologi informatka dirasakan semakin cepat, sehingga pada saat ini

komputer sudah banyak digunakan sebagai alat pengelolahan data pada berbagai

kegiatan, antara lain pengelolahan data barang, sistem penggajian karyawan, sistem

pengelolahan data pengiriman dan pnerimaan barang dan lain-lain. Pengelolahan data

merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan informasi

yang bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu sesuai yang direncanakan.

Pada awalnya kegiatan pengelolahan data mungkin hanya sekedar untuk

pencatatan. Tetapi dengan adanya perkembangan zaman dan tuntutan informasi,

pengolahan data dapat dijadikan sebagai kegiatan pembukuan dan penyajian laporan.

Pada saat ini kegiatan pengelolahan data sudah mempunyai konsep pengertian yang

lebih luas dan tidak hanya sekedar untuk pencatatan dan pembuatan laporan saja.

Sistem komputerisasi pembelian sangat diperlukan dalam suatu lembaga/perusahaan,

mengingat masih banyak kegiatan ini yang masih dilakukan secara manual, sehingga

sangat tidak efektif dan efisien.

Berdasarkan hasil riset yang dilakukan penulis di PT.USAHA BERSAMA

SUKSES, penulis berkenan untuk melakukan usulan pembenahan manajemen

melalui uraian makalah ini dengan judul makalah sebagai berikut :

“ ANALISA SISTEM PERMINTAAN BARANG (PB) PRODUKSI /

NONPRODUKSI PADA PT.USAHA BERSAMA SUKSES ”



2

1.2 Maksud dan Tujuan

1.2.1 Maksud

Penulisan laporan Makalah untuk memenuhi nilai UAS pada mata kuliah APSI

(Analisa Perancangan Sistem Informasi), yang di berikan kepada mahasiswa

semester 4, mempunyai maksud sebagai berikut:

1. Sebagai bahan masukan yang berguna dalam mengambil keputusan

khususnya tentang permintaan barang (PB) produksi/non produksi pada

PT.USAHA BERSAMA SUKSES.

2. Menerapkan dan menggembangkan ilmu yang didapat dalam pelajaran

yang ditemukan di riset.

3. Membentuk pola pikir dan wawasan yang luas untuk menjadi pribadi yang

bertanggung jawab terhadap tulisan secara objektif.

4. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang

cermat dari dosen pengajar, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari

penelahan yang orisinil.

1.2.2 Tujuan

1. Mempelajari dan menganalsa sistem aynag digunakan di PT BERSAMASUKSES.

2. Pembahasan, perancangan dan pengembanagn sistem yang ada dengan

komputerisasi, sehingga dapat diharapkan PT USAHA BERSAMA SUKSES

dapaat mengatasi masalah yang dapat timbul dari sistem permintaan

pembelian yang ada selama ini.

3. Meningakatkan efisiensi didalam proses kerja serta menyediakn informasi

yang dikehendaki.



3

1.3 Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data untuk memenuhi kebutuhan penulisan, guna

mendapatkan hasilpenelitian yang baik, diperlukan data-data yang akurat dan terkait

berhubungan langsung denagn sistem pembelian dan agr tidak terjadi kerancuan

dalam pembuatan tugas ini.

Pengumpulan data-dat tersbut dilakukan dengan berbagai metode pengumpulan

data, antara lain sebagai berikut:

1.3.1 Wawancara

Metode yang pertama dilakukan penulis adalah wawancara. Pada kesempatan

ini penulis melakukan dialog dengan staff karyawan dengan cara mengajukan

pertanyaan yang berhubungan dengan penyusunan laporan ini. Untuk mendapatkan

data yang akurat, maka proses ini tidak dapat di lakukan hanya satu kali.

1.3.2 Observasi

Dalam metode ini penulis mengadakan pengamatan langsung pada bagian

pengelolahan data atau bagian penjualan untuk mendapatkan data tentang sistem

pengelolahan data yang akurat yang terjadi dalam praktek sehingga hasilnya dapat

digunakan sebagai dasar penelitian yang lebih spesifik.

Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi, agar data-

data yang diharapkan benar-benar obyetif, artinya data yang diambil tidak dibuat-

buat. Obyek pengamatannya adalah sitem pembelian barang di PT USAHA

BERSAMA SUKSES.

1.3.3 Kepustakaan

Penulis menyadari akan keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, untuk itu

dalam menyelesaikan makalah ini penulis mengambil data-data dari berbagai sumber,

dengan tujuan agar dalam pembuatan makalah dapat sesuai dengan apa yang

diinginkan penulis.



4

Metode yang ketiga ini dilakukan penulis adalah studi pustaka. Disini penulis

mengacu pada buku atau modul yang didapat dari kelas dan melalui buku-buku lain

yang berhubungan dengan penyusunan laporan ini.

1.3.4 Dokumentasi

Metode terakhir adalah metode dokumentasi, metode dokumentasi ini

menjelaskan tentang proses dan data yang masuk ke dalam sistem.

1.4 Ruang Lingkup

Dalam pembahasan tugas riset ini, penulis akan menitikberatkan hanya pada

sistem permintaan barang (PB) dalam jumlah besar maupun kecil. Mulai dari proses

permintaan sampai dengan penerimaan barang beserta laporan-laporannya berupa

berkas atau form Permintaan Barang (PB) dan Penerimaan Barang.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dan menjelaskan dalam pembahasan masalah pada

penulisan laporan ini, penulis menyusun laporan ini dengan sistematis sebagai

berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan secara umum tentang pembahasan

masalah umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup,

dan sistematis penulisan laporan Makalah.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini membahas tentang konsep dasar sistem dan peralatan

pendukung sistem (tools system).



5

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini membahas masalah umum, tinjauan perusahaan, sejarah

perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan,

diagram alur data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan,

spesifikasi sistem berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan,

spesifikasi bentuk dokumen keluaran, permasalahan dan alternatif

pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUPAN

Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan dari hasil penulisan

Makalah ini disertai dengan saran dari Penulis.



6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Istilah sistem sekarang ini banyak dipakai, banyak orang berbicara mengenai

sistem perbaikan, sistem kepegawaian, sistem akutansi, sistem adminitrasi, sistem

penjualan, sistem persediaan, sistem pembelian, sistem distribusi, dan masih banyak

sistem yang dipergunakan sekarang ini, sebuah sistem yang terdiri atas bagian-bagian

komputer yang terpadu untuk satu tujuan model dasar dari bentuk sistem ini adalah

adanya masukan, pengolahan, dan keluaran sehingga dalam konsep dasar ini,penulis

hanya ingin menjelaskan mengenai sistem, subsistem, karakteristik sistem, dan

klasifikasi sistem.

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling

berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Didalam

mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu pendekatan yang

menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen.

Pendekatan sistem yang menekan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut: sistem

adalah suatu kerangka atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun

sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan

atau fungsi utama dari perusahan.

Definisi sistem menurut beberapa pakar:

a. Gordon B. Davis

Dalam bukunya sutarbi, S.Kom. 1999.sistem informasi manajemen.AMIK

BSI.jakarta. menyatakan bahwa sistem bisa berupa abstrak dan fisik. Sistem abstrak

adalah suatu bentuk susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang saling

ketergantungan sedangkam sistem phisik adalah serangkaian unsur-unsur yang

bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.



7

b. Prof. Dr. Mr. S prajudi

Dalam bukunya sutarbi tata, s.kom.1999.Sistem informasi manajemen. AMIK

BSI. Jakarta menyatakan bahwa sisitem adalah sesuatu yang terdiri dari objek,unsur

atau komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya,sehingga unsur

tersebut merupakan satu kesatuan proses.

c. Jogiyanto hartono, MBA,ph.d

Dalam bukunya pengenalan komputer.1999.ANDI jogyakartamenyatakan

sistem adalah jaringan dari pada elemen-elemen yang saling berhubungan

,membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem

tersebut.

2.2 Peralatan Pendukung (tools system)

Peralatan pendukung adalah alat untuk menggambar kan bentuk logika model

dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-

diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya peralatan pendukung yang

di gunakan meliputi diagram alur data (DAD) dan kamus data yang digunakan dalam

penulisan laporan Makalah.

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data “Merupakan alat

pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan

sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan satu sama lain

dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi”. Data Flow Diagram

atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang

menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana

data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang

digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat

buah symbol yaitu :



8

1. Entitas/Lingkungan Luar ( External Entity )

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data,

menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa

orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima

input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang.

2. Proses ( Process )

Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data,

menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer

dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang

akan keluara dari proses, digambarkan dengan simbol lingkaran.

3. Arus Data ( Data Flow )

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan,

menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari proses

Sistem yang mengalir diantara proses ( process ), simpanan data ( data store ) dan

entitas ( external entity ) digambarkan dengan arah panah.

4. Simpanan Data ( Data Store )

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan,

menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di Sistem

Komputer, arsin atau catatan maual, tabel acuan dan lain-lain digambarkan dengan

sepasang garis horizontal. Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi

menjadi tiga tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu :

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.



9

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan

ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail

dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram Nol. Berikut ini

adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut atau aturan

main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk

membuat model sistem yaitu :

1). Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal

entity dengan eksternal entity lain secara langsung.

2). Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store

dengan data store yang lain secara langsung.

3). Didalam diagram alir data tidak diperkenakan menghubungkan data

store dengan eksternal entity secara langsung.

4). Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow

yang keluar.

2.2.2. Kamus Data ( Data Dictionary )

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang

ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya

global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang

dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:



10

1. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari

arus data didalam diagram arus data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir

data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang

membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus

data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus

data.

3. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke

proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta

dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir dapat

berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan

tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk dataseperti ini perulu dicatat di kamus data.

4. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang

terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena

data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang

satu dengan yang lainnya.



11

6. Volume

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data

yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan

volume yang terbanyak.

7. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat

dikamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus

dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai

suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang

disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjdai duamacam yaitu sebagai :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input

suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :



12

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini dibuat untuk membeat spesifikasi elemen data. Dimana notasi

struktur data yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2 Notasi Struktur Data



13

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

PT USAHA BERSAMA SUKSES ini adalah perusahaan yang bergerak di

bidang manufakturing, khususnya injection dan otomotif. Adapun perusahaan ini

mempunyai saingan-saingan yang bergerak dalam bidang yang sama. PT USAHA

BERSAMA SUKSES memproduksi bermacam-macam sparepart otomotif.

Secara garis besar perusahaan ini membagi karyannya menjadi dua divisi.

Yang pertama yaitu divisi produksi dan yang kedua adalah divisi Pemasaran. Yang

mana masing-masing bagian tersebut mempunyai fungsi dan tugasnya masing-

masing. Divisi produksi bertugas untuk memproduksi sparepart otomotif dari barang

mentah atau barang belum siap pakai menjadi barang siap jadi atau barang siap pakai.

Sedangkan bagian penujalan bertugas untuk memasarkan hasil produksi otomotif

yang telah jadi kepada masyakat umum, dan bertujuan memuaskan pelayanan

pelanggan.

.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Adapun tinjauaan penulis pada PT USAHA BERSAMA SUKSES meliputi

struktur organisasi, tugas dan fungsi organisasi serta sistem penjualan yang terdapat

di dalamnya.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. USAHA BERSAMA SUKSES ini adalah termasuk prusahaan milik

keluarga yang dimana prushaan ini didirikan pada tahun 2005 pada tanggal 05 Juli

dengan luas tanah seluas 34.000 m2

dan luas bangunan seluas 8.200 m2, prusahaan ini

mulai aktif produksi pada bulan Agustus 2006. Bapak Bing Basuki adalah sebagai

pendiri prusahaan dan sekaligus sebagai Presiden direktur dan Bapak Irwan sebagai



14

wakil direktur di prusahaan ini, sejak awal didirikan prusahaan ini memang diarahkan

dalam bidang penjualan khususnya dalam penjualan separepart otomotif

Sejak pertama memasuki pasaran sparepart di Indonesia, prusahaan ini cukup

kawatir dengan para pelanggan, akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu

prusahaan ini mampu untuk membuktikan kemampuan dalam penjualan separepart

motor, hal ini terbukti karena terbukti karena terhitung hingga saat ini prusahaan

tersebut telah marik banyak pelanggan.

PT.USAHA BERSAMA SUKSES terletak didaerah Tangerang tepatnya

dijalan Palem Manis IV no 27 Kawasan Industi Ganda Sari Manis Tangerang Banten.

Semakin banyaknya permintaan pasar mendorong prusahaan ini untuk lebih

meningkatkan mutu dan kwalitas produknya sehingga banyak pelanggan yang merasa

puas atas pelayanan dari PT. USAHA BERSAMA SUKSES. Prusahaan ini termasuk

prusahaan yang bersekala internasional.

3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsi

PT.USAHA BERSAMA SUKSES memiliki struktur organisasi yang di

pimpin oleh Presiden Direktur, dalam operasionalnya Presiden Direktur di bantu oleh

Wakil Presiden Direktur. Supervisor yang masing-masing bertanggung jawab kepada

Direktur Utama. Sedangkan Direktur Utama bertanggung jawab atas kelangsungan

jalannya perusahaan. Adapun struktur organisasi pada PT.USAHA BERSAMA

SUKSES dapat di lihat gambar di bawah ini:



15

Presiden Direktur

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Staff PemasaranProduksi

Supervisor

Manager

Wakil Presiden Direktur

HRDSupervisor

Karyawan produksi Karyawan pemasaran



16

Berdasarkan struktur organisasi diatas berikut akan di uraikan tugas dan

fungsi masing-masing tenaga pelaksanaan yang terlibat di dalam PT.USAHA

BERSAMA SUKSES

1. Presiden Direktur

a. Merencanakan pembangunan manajemen untuk perkembangan

perusahaan.

b. Mengadakan kerjasama dengan perusahaan-perusahaan yang ingin

bekerja sama dengan perusahaan.

c. Memimpin perusahaan secara keseluruhan dan mempertanggung

jawabkan segala hasil kerja kepada perusahaan.

2. Wakil Presiden Direktur

a. Membantu direktur utama dalam pengembangan perusahaan.

b. Menerima limpahan wewenang Presiden Direktur sepenuhnya.

c. Mewakili Presiden Direktur dalam melaksanakan tugasnya apabila

Presiden Direktur sedang berhalangan.

3. Manager

a. Mampu memanajen prusahaan agar dapat berjalan dengan baik.

b. Mampu memecah masalah yang ada dalam prusahaan dan

memberikan solusi atas kelancaran prusahaan.

c. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi.

4. Supervisor

a. Mengatur dan bertanggung jawab pada semua hal yang

berhubungan dengan administrasi.

b. Mencatat barang-barang yang akan dikirim ke customer.

c. Membuat catatan untuk persediaan barang yang ada di pengirim.

d. Menyimpkan data-data yang berhubungan dengan penjualan.



17

5. Produksi

a. Mengawasi pemakaian barang-barang produksi.

b. Bertanggung jawab akan adanya barang-barang produksi.

c. Mengatur jalannya produksi.

6. Pemasaran

a. Mengirimkan barang-barang kepada customer.

b. Dapat memasarkan barang produksi kepada masyarakat.

c. Mengawasi jalannya proses penjualan dalam perusahaan.

7. HRD

a. Bertanggung jawab dalam menangani aktivitas menajemen

Sumber Daya Manusia, meliputi proses rekrutme, seleksi,

penempatan, pelatihan dan pengembangan sistem HRD.

Ditempatkan di Head Office

8. Staff

a. Merekap semua laporan yang dikerjakan oleh bagian produksi

maupun non produksi.

b. Merekap semua laporan yang dikerjakan oleh bagian pemasaran.

c. Mencatat setiap data karyawan

9. Karyawan

a. Menjalankan proses produksi maupun non produksi.

b. Mencatat hasil akhir setiap produksi.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur system permintaan barang produksi maupun non produksi

pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES adalah sebagai berikut :

3.3.1 Prosedur Permintaan Barang

Karyawan meminta barang dengan mengajukan surat permintaan barang

produksi maupun non produksi kepada bagian gudang, lalu surat permintaan



18

barang tersebut disinpan oleh bagian gudang untuk di arsipkan sebagai arsip

permintaan barang.

3.3.2 Prosedur Permitaan Pembelian

Setelah karyawan meminta barang kepada gudang maka dari pihak gudang

mengecek stok barang yang ada, dan apabila barang yang diminta ternyata

stoknya habis maka dari pihak gudang membuat surat permintaan pembelian

kepada bagian Purchasing untuk segera membeli barang yang stoknya telah

habis.

3.3.3 Prosedur Pembutan Purchase Order

Pada bagian purchasing yang telah mendapatkan surat permintaan barang dari

bagian gudang maka langsung membuatkan PO (Purchase Order) dengan

persetujuan Presiden direktur untuk segera memesan barang tersebut ke

suplier.

3.3.4 Prosedur pengambilan Barang

Setelah barang dipesan oleh bagian purchasing dan barang tersebut telah

dikirim oleh suplier ke gudang maka dari pihak karyawan dapat mengambil

kekurang barang yang dimintanya tadi kepada pihak gudang dengan

menyertakan surat pengambilan barang produksi maupun non produksi

kepada gudang.

3.3.5 Prosedur Pembuatan Laporan

Berdasarkan dari data yang telah dibuat dari pihak karywan kepihak gudang,

maupun dari pihak gudang kepihak purcashing maka semua data tersebut

dibuatkan sebuah laporan yang akan di berikan kepada presiden Direktur. Dan

laporan tersebuat akan di arsipkan sebagai arsip permintaan barang produksi

maupun non produksi.



19

3.4 Diagram Alur Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alur Data adalah suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem

automasi atau terkomputerisasi, manualisasi atau penggabungan keduanya yang

penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan kompenen sebuah sistem, aliran-

aliran data diantara kompenen-kompenen tersebut dari asal, tujuan penyimpanan data

digambarkan dengan simbol-simbol.

Diagram Alur Data juga dapat mempermudahkan dalam penjelasan kepada

pihak yang berkaitan dengan area fungsi manajemen. Untuk lebih mengetahui secara

jelas dari diagram alur data yang di maksud, lihat pada gambar dibawah ini

PB,BPB PO

LaFP

LPB

Ket :PB : Permintaan Barang LPB : Laporan Pengambilan Barang

BPB : Bukti Pengambilan Barang PO : Purchase Order

Gambar III.2 Digram Konteks Sistem Berjalan

Analisa Sistem

permintaan

barang padaPT.USAHA

BERSAMA SUKSES

SuplierKaryawan

Presiden Direktur



20

Permintaan Barang Data Stok Arsip Stok

Data Permintaan Barang

Arsip Permintaan barang

Data Permintaan Data stok habis

Pembelian

Arsip permintaan

Pembelian

Arsip perminta

Gudang

Data permintaan Pembelian

Data PO PO

Faktur Pembelian

Arsip PO

BPB (Bukti Pengambilan Barang)

Data Stok ada

Barang yang diambil

Arsip BPB

Data BPB

Laporan pengambilan Barang

Data Permintaan Gudang

Data LPB Arsip Laporan

Pengambilan

Barang

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

1.0

Permintaan

Barang

5.0

Pembuatan

laporan

4.0

Pengambilan

Barang

3.0

Pembuatan

Purchase

Order

2.0

Permintaan

pembelian

Karyawan

Suplier

Presiden Direktur



21

Data Faktur

Arsip Faktur Faktur Pembelian

Tanda Terima

Pengiriman Barang

Arsip Stok

Gambar III.4 Diagram Detail Proses 3.0 Sistem Berjalan

3.2

Penerimaan

Barang

3.1

Penerimaan

Faktur

Suplier



22

BPB Data Stok

Arsip BPB

Data Stok

Barang yang diambil

Gambar III.5 Diagram Detail Proses 4.0 Sistem Berjalan

4.1

PengecekanBarang

4.2

Pengambilan

Barang

KaryawanArsip Stok



23

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data atau data dictionary atau diisebut juga system data dictionary

adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu

sistem informasi. Kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang

data yang dicatat.

Berikut ini adalah kamus data dari diagram arus data sistem Permintaan barang

yang ada di PT.USAHA BERSAMA SUKSES

3.5.1 Kamus Data Permintaan Barang Produksi/Non Produksi

Nama Arus data : Permintaan Barang Prodiksi / Non Produksi

Alias : PB Produksi / Non Produksi

Bentuk Data : Cetak Manual

Arus Data : Karyawan – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip Permintaan Barang

Penjelasan : Untuk Meminta barang kepada gudang penyedia

barang.

Periode : Setiap ada permintaan pengambilan barang.

Volume : Rata – rata dua kali dalam satu hari

Struktur Data : Header + isi + footer

Header = Nama Prusahaan + bagian + no + tanggal

Tanggal = Tanggal +bulan + tahun

Isi = {No + nama barang dan spesifikasi + no.part+ satuan

+ jumlah + stok + min stok + tgl dibutuhkan +

keputusan}.

Footer = Ttd yang meminta + ttd yang menyutujui + ttd yang

mengetahui + ttd yang menerima.



24

3.5.2 Kamus Data Permintaan Pembelian

Nama Arus Data : Permintaan Pembelian

Alias : PP

Bentuk Data : Cetak manual

Arus Data : Gudang – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip permintaan pembelian

Penjelasan : Permintaan barang apa bila stok barang tidak tersedia

atau habis.

Periode : Saat stok barang sedikit atau habis

Volume : Rata – rata 2 dalam satu minggu

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama Prusahaan + Divisi/Departemen + Non

Material + No.PB + Tanggal PP

Isi ={ No + Nama barang dan spesipikasinya + No.Part +

Satuan + Jumlah + Tgl dibutuhkan + Perkiraan Harga +

Jumlah Rupiah}.

Footer = Ttd yang meminta + ttd yang mengetahui + ttd yang

menerima + ttd yang menyutujui + ttd budget/non

budget

3.5.3 Kamus Data Purchase Order

Nama Arus data : Purchase Order

Alias : PO


Arus Data : Gudang – proses 3.0

Proses 3.0 – Arsip PO

Penjelasan : Pemesanan Pembelian Barang kepda suplier



25

Periode : Dikeluarkan pada saat ada permintaan pembelian

barang

Volume : Rata – rata 2 kali dalam satu minggu


Header = Nama Prusahaan + Nama Vendor + PT/CV/UD +

Alamat + No + Tanggal + No.Quotation + No.PP +

Tlp/ Fax No + Mata uang + Dikirim Dengan + Syarat

Pembayaran

Isi = {No + Nama Barang + Part No + QTY + Satuan +

Tgl Pengiriman + Harga Satuan + Jumlah}.

Footer = Keterangan + Ttd Pembeli + ttd Presiden Direktur

3.5.4 Kamus Data Bukti Pengambilan Barang Produksi/Non Produksi

Nama Arus Data : Bukti Pengambilan Barang Produksi/Non Produksi

Alias : -


Arus Data : Karyawan – Proses 4.0

Proses 4.0 – Arsip Bukti Pengambilan Barang

Penjelasan : Pengambilan barang produksi maupun non produksi

kepada pihak gudang penyedia barang produksi/non

produksi

Periode : Setiap ada pengambilan barang kegudang

Volume : Rata – Rata dua kali dalam satu hari

Srtuktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama Perusahaan + Bagian + Nomor + Tanggal

Tanggal = Terdiri dari tanggal + bulan + tahun

Isi = {No + Nama Barang dan Spesifikasi + No.Part +

Satuan + Jumlah + Keterangan}



26

Footer = Ttd yang membuat + ttd yang menerima + ttd yang

mengetahui.

3.5.5 Kamus Data Kartu Stock

Nama Arus Data : Kartu Stock

Alias : -

Bentuk data : Cetakan manual

Arus data : Gudang – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip Kartu Stock

Penjelasan : Untuk cek kondisi stock Barang

Periode : Setiap pengiriman pesanan

Volume : 1 lembar kartu Stock dalam sebulan


Header = Nama Barang + Bulan

Isi = { no + tgl + keterangan + masuk + keluar + sisa}

Footer = Ttd Gudang

3.5.6 Kamus Data Faktur

Nama Arus Data : Faktur

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan manual

Arus data : Suplier – Proses 3.1

Proses 3.1 – Arsip faktur

Penjelasan : Penagihan setelah terjadi pengiriman

Periode : Setiap terjadi penagihan



27

Volume : 2 kali dalam sebulan

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_perusahaan + No_faktur + tgl_faktur +

nm_customer + alamat

No_faktur *terdiri dari 2 digit*

Tanggal_faktur = Tgl +bln +thn

Isi = {banyaknya + nama_barang + harga_satuan}

Footer = Terbilang + ttd_kasir

3.5.7 Kamus Data Tanda Terima

Nama Arus Data : Tanda Terima

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan manual

Arus data : Purchasing – Proses 3.1

Proses 3.1 – Arsip Tanda Terima

Penjelasan : Sebagai tanda terima pembayaran dari Suplier

Periode : Setiap kali melakukan pembayaran

Volume : 2 kali dalam sebulan

Struktur data : Header + isi + Footer

Header = No_Form

Isi = {terima_dari + no_sebanyak + lembar_sejumlah

+ terbilang}

Footer = Tempat + tgl+ ttd



28

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Merupakan serangkaian dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem

berjalan. Yang meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran, sedangkan

spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur kode tidak penulis bahas karena

sistem pembelian di perusahaan tersebut masih tergolong sederhana.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Merupakan segala dokumen masukan pada proses pembelian barang, yang

akan nantinya menghasilkan suatu keluaran. Adapun dokumen masukan adalah

sebagai berikut:

a. Nama dokumen : Bukti Pengambilan Barang

Fungsi : Sebagai bukti pengambialan barang

Sumber : Karyawan

Tujuan : Gudang

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar dalam 1 hari

b. Nama dokumen : Kartu Stok

Fungsi : Sebagai cek stock barang

Sumber : Gudang

Tujuan : Superviser

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar dalam sebulan

c. Nama dokumen : Permintaan Barang

Fungsi : Sebagai Order Barang

Sumber : Karyawan

Tujuan : Gudang

Media : Kertas



29

Jumlah : 2 lembar dalam 1 hari

d. Nama dokumen : Faktur

Fungsi : Sebagai bukti penagihan setelah terjadi pengiriman

Sumber : Suplier

Tujuan : Purchasing

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar dalam sebulan

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen KeluaranAdalah suatu pengolahan data yang terjadi pada suatu sistem yang akan

menghasilkan suatu bentuk laporan. Adapun dokumen keluaran adalah sebagai

berikut:

a. Nama dokumen : Tanda Terima

Fungsi : Sebagai tanda terima pembayaran

Sumber : Purchasing

Tujuan : Suplier

Media : Kertas


b. Nama dokumen : Laporan Pengambilan Barang

Fungsi : Sebagai laporan pengambilan 1 bulan

Sumber : Akunting

Tujuan : Presiden Direktur

Media : Kertas




30

c. Nama dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Purchasing

Tujuan : Suplier

Media : Kertas

Jumlah : 2 PO dalam satu minggu

3.7 Permasalahan Pokok

Sistem pembelian pada PT.USAHA BERSAMA SUKSES masih tergolong

sederhana dan bersifat manual. Sehingga dapat ditemukan berbagai permasalahan.

Diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Masalah penyimpanan data masih berupa arsip sehingga mudah hilang.

b. Terjadinya kerangkapan data

c. Kurang terkontrolnya data yang ada sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam

menginput data masukan.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk menyelesaikan segala permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu

sistem informasi. Dimana agar proses pengelolahan data, pencarian data, dan

pembuatan laporan yang di perlukan jadi lebih cepat, efisien, dan tepat waktu.

Sebagai alternatif pemecahan masalah dalam sistem permintaan barang diantaranya

adalah:

a. Sistem komputerisasi akan mempermudah dalam menjalankan sistem

permintaan barang.

b. Harap lebih ditambahkannya lagi karyawan pada bagian pemesanan barang.

Agar dapat dengan cepat dalam melakukan pemesanan barang kepada suplier.



31

BAB IV

PENUTUPAN

4.1 Kesimpulan

Setelah penulis membuat makalah tentang sistem pengambilan barang di

prusahaan PT.USAHA BERSAMA SUKSES ,maka penulis mengambil kesimpulan

yang berkaitan dengan sistem pengambilan barang, diantaranya :

a. Dalam membuat sebuah laporan tentang pengambilan barang perusahaan ini

belum melakukan proses komputerisasi maka dalam penyimpanan arsip setiap

laporan, terkadang terjadi kehilangan pada dokumen-dokumen yang memang

masih sangat dibutuhkan prusahaan.

b. Masih kurangnya pengawasan dalam menjaga stok barang digudang sehingga

sering terjadi kehilangan barang dikarenakan ketidak akuratan dokumen yang

ada.

4.2 Saran

Pada kesempatan ini penulis mencoba memberikan beberapa saran berguna

dalam perkembangan system manajemen serta pengembangan pemrograman untuk

masa yang akan datang dengan meninjau berbagai aspek kebutuhan. terutama yang

berhubungan dengan manajemen arsip (pembukuan), Saran-saran yang akan penulis

ungkapkan dalah sebagai berikut:

a. Adanya kesatuan database dalam pembukuan data

b. Pemakaian program aplikasi yang dapat diakses disetiap bagian, maka akan

memudahkan PT.USAHA BERSAMA SUKSES dalam melakukanmanajemen, khususnya pada sistem pengambilan barang.

c. Diadakannya review pengecekan stok barang setiap satu minggu sekali agar

data yang ada didokumen sesuai barang yang ada distok gudang, sekaligus

menguranginya kahilangan barang produksi.



32

Demikianlah kesimpulan dan saran-saran yang penulis berikan, dan pada

akhirnya penulis sadar bahwa tugas Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan,

sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk menjadikan

penulisan tugas Makalah yang lebih baik di masa yang akan datang.



33

DAFTAR PUSAKA

Assauri. Drs, sofyan,1998. Manajemen Produksi. Cetakan Pertama. FEUI. Jakarta.

Jogiyanto,HM.2001. Analisa dan Dessain sistem Informasi.Edisi

kedua.ANDI.Yogyakarta.

Jogiyanto, HM.1999. Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga, ANDI. Yogyakarta.

Siagian, Sondang, P, MPA,phd. 1979. Sistem Informasi. Edisi I Cetakan kedua PT.

GUNUNG AGUNG. Jakarta



34

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

NIM : 12102297

Nama Lengkap : Untung Triana

Tempat Tanggal Lahir : Kebumen 24 November 1989

Agama : Islam

Alamat : Jl.Prunggu Perumnas Tangerang

B. Riwayat Pendidikan

a. Lulusan SD N Pakuncen 2 Tahun ajaran 2001- 2002

b. Lulusan SMP N 1 Sempor Tahun ajaran 2004-2005

c. Lulusan SMK Wongsorejo Gombong Tahun ajaran 2007-2008

C. Riwayat Pekerjaan

a. PT.Indah Jaya Periode 2008 s/d saat ini

Tangerang, 01 Mei 2012

Saya yang bertandatangan

Untung Triana



35



NIM : 12102298

Nama Lengkap : Afrizal Kennedy

Tempat Tanggal Lahir : Padang, 28 oktober 1989

Agama : Islam

Alamat : Jl.Beringin Raya No 188 Perum 1 Karawaci

Tangerang


a. Lulusan SD N 18 Padang Tahun ajaran 2001- 2002

b. Lulusan SMP N 5 Padang Tahun ajaran 2004-2005

c. Lulusan SMA N 2 Padang Tahun ajaran 2007-2008


a. Notaris Dan PPAT Padang Periode 2009 s/d 2010

b. PT.Metal Mentari Pratama Periode 2012 s/d saat ini



Afrizal Kennedy



36



NIM : 12102299

Nama Lengkap : Ahmad Rifai

Tempat Tanggal Lahir : Tangerang, 24 Maret 1990

Agama : Islam

Alamat : Jl.KH.Amsir RT 004/05 Kenanga Cipondoh

Tangerang


a. Lulusan MI Jamiatul Gulami Tahun ajaran 2001- 2002

b. Lulusan SMP N 18 Tangerang Tahun ajaran 2004-2005

c. Lulusan SMA N 10 Tangerang Tahun ajaran 2007-2008


a. PT. Satya Raya Kramindo Indah Periode 2008 s/d 2010

b. Nivada Furniture Periode 2010 s/d saat ini



Ahmad Rifai



37



NIM : 12102308

Nama Lengkap : Maulana Mukhsin

Tempat Tanggal Lahir : Tegal, 23 Mei 1985

Agama : Islam

Alamat : Jl.Merdeka No 24 Cimone Tangerang


a. Lulusan SD N 1 Dukuh Benda Tegal Tahun ajaran 1995-1996

b. Lulusan SLTP N 1 Tegal Tahun ajaran 1999-2000

c. Lulusan SMU N 33 Jakarta Tahun ajaran 2003-2004


a. Usaha Keluarga di bidang Elektronik



Maulana Mukhsin



38



NIM : 12102309

Nama Lengkap : Mumu Mukarom

Tempat Tanggal Lahir : Kadipaten, 11 September 1988

Agama : Islam

Alamat : Jl.Ciliung 3 No 20 Perum 1 Karawaci Tangerang


a. Lulusan SD N 1 Kadipaten Tahun ajaran 1999- 2000

b. Lulusan SMP N 1 Kadipaten Tahun ajaran 2002-2003

c. Lulusan SMK KORPRI Majalengka Tahun ajaran 2005-2006


a. PT. KMK Global Sport 2 Priode 2007 s/d saat ini



Mumu Mukarom



39



NIM : 12102312

Nama Lengkap : Triyanto

Tempat Tanggal Lahir : Semarang, 05 Februari 1988

Agama : Islam

Alamat : Jl.Danau toba raya No 55 Karawaci Tangerang


a. Lulusan SD Wujil 1 Tahun ajaran 2000- 2001

b. Lulusan SMP Islam Ungaran Tahun ajaran 2003-2004

c. Lulusan SMK Kristen 1 SalaTiga Tahun ajaran 2006-2007


a. PT. Sidomuncul Ungaran Periode 2007

b. PT.Usaha Bersama Sukses Periode 2007 s/d saat ini



Triyanto



40

SURAT KETERANGAN RISET

Permohonan Riset/PKL Jakarta, 22 Maret 2012

Nomor : 200773/PKL/MI-BSI/B3/III/12Hal : Permohonan Riset/PKL

Kepada Yth :

PT.USAHA BERSAMA SUKSES

Jl.Palem Manis IV No.27

Kawasan Industri Gandasari,Manis

Tangerang,15137

=============================================================

Berkaitan dengan program pemerintah dibidang pendidikan dalam mewujudkan

keterkaitan dan kesepadanan (Link and Match) antara pendidikan dengan dunia usaha,

maka kami (Akademi Manajemen Informatika & Komputer - BSI) mahasiswa yang

akan menyelesaikan studinya diharuskan mengikuti Praktek Kerja Lapangan

(PKL)/Riset di instansi pemerintah maupun swasta.

Oleh karena itu kami mengajukan untuk dapat kiranya mahasiswa/i kami

melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Riset di perusahaan /kantor/

departemen/ instasi yang Bapak/Ibu pimpin, dimana lama pelaksanaan Praktek

Kerja/Riset kurang lebih 1 (satu) bulan.



41

Adapaun mahasiswa/i yang kami maksud adalah :

nama : Untung Triana ( 12102297 )

nama : Aerizal Kennedy ( 12102298 )

nama : Ahmad Rifai ( 12102299 )

nama : Maulana Mukhsin ( 12102309 )

nama : Mumu Mukarom ( 12102309 )

nama : Triyanto ( 12102309 )

Demikianlah permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama

yang baik diucapkan terima kasih.

Akademi Manajemen Informatika & Komputer

H.Syamsul Bahri, S.Kom,MM___________________________________

Pudir.III. Bidang Kemahasiswaan



42

LAMPIRAN



43



44



45



46



47



48

isi

Documents

Transcript of isi