IMPLEMENTASI

“ANALISIS SWOT”

DALAM PENULISAN KKK & KKA

DIKLATPIM TINGKAT 3

OLEH :DRS. SURJADI, M.Si

KERANGKA IMPLEMENTASI ANALISIS SWOT

2

(1)IDENTIFIKASI

FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN

MISI

(2)PENILAIAN

FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN

(3)FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

DAN PETA KEKUATAN

(4) MERUMUSKAN

DAN MENENTUKAN TUJUAN

(5) MENENTUKAN SASARAN DAN

KINERJA

(6) MENYUSUN STRATEGI,

PROGRAM DAN KEGIATAN

(7) RENCANA

PELAKSANAAN KEGIATAN

(8) MONITORING,

EVALUASI DAN LAPORAN.

(1)

IDENTIFIKASI FAKTOR-2 KEBERHASILAN MISI

(FAKTOR INTERNAL & EKSTERNAL)

CONTOH IDENTIFIKASIFAKTOR INTERNAL & EKSTERNAL

“BAGIAN TATA USAHA BAPESITEL”

FAKTOR INTERNAL FAKTOR EKSTERNALKEKUATAN (STRENGTHS) : PELUANG (OPPORTUNITIES) :

S1 : Tersedia Tenaga Pelatih ProfesionalS2 : Ada Program Pelatihan Yang PraktisS3 : Tersedia Workshop

O1 : Ada pegawai berbagai unit siap latihan SIMO2 : Banyak tawaran Diklat TIO3 : Ada keinginan berbagai unit membangun SIM

KELEMAHAN (WEAKNESSES) : ANCAMAN (THREATS) :

W1 : Tugas sitel kurang menarikW2 : Pegawai berpendidikan TI terbatasW3 : Budaya TI belum mantap

T1 : Adaptasi perkembangan TI lambatT2 : Tawaran swasta lebih menarikT3 : Konsep social engineering belum mantap

4

CONTOH

(2)PENILAIAN FAKTOR-FAKTOR

KEBERHASILAN

PENILAIAN FAKTOR INTERNAL

STRENGTHS NILAI URGENSI (NU) BOBOT FAKTOR (BF)

S 1S 2S 3

555

5/22 X 100 % = 23 %5/22 X 100 % = 23 %5/22 X 100 % = 23 %

WEAKNESSES

W 1W 2W 3

232

2/22 X 100 % = 9 %3/22 X 100 % = 13 %2/22 X 100 % = 9 %

JUMLAH ∑ = 22 100 %

SKALA LIKERT :5 = SANGAT BAIK / SANGAT TINGGI 4 = BAIK / TINGGI3 = CUKUP BAIK / CUKUP TINGGI2 = KURANG 1 = BURUK / SANGAT KURANG

CONTOH

6

PENILAIAN FAKTOR EKSTERNAL

OPPORTUNITIES NILAI URGENSI (NU) BOBOT FAKTOR (BF)

O 1O 2O 3

545

5/18 X 100 % = 28 %4/18 X 100 % = 22 %5/18 X 100 % = 28 %

THREATS

T 1T 2T 3

211

2/18 X 100 % = 10 %1/18 X 100 % = 6 %1/18 X 100 % = 6 %

JUMLAH ∑ = 18 100 %

SKALA LIKERT :5 = SANGAT BAIK/SANGAT TINGGI 4 = BAIK/TINGGI3 = CUKUP BAIK/CUKUP TINGGI2 = KURANG 1 = BURUK/SANGAT KURANG

7

Evaluasi Faktor Internal dan Eksternal.

NoFaktor

InternalBF%

ND

NBD

Nilai Keterkaitan (NK)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

NRK

NBK

TNB

FKK

1

2

3

4

5

6

StrengthsTersedia tenaga pelatih profesionalAda program pelatihan TI yg praktisTersedia Workshop

WeaknessesTugas Sitel kurangmenarikPegawai berpenddkTI terbatasBudaya TI belummantap

23

23

23

9

13

9

5

5

5

2

3

1

1,15

1,15

1,15

0,18

0,39

0,09

X

5

4

2

4

1

5

X

5

4

5

1

4

5

X

2

5

1

2

4

2

X

2

1

4

5

5

2

X

1

1

1

1

1

1

x

5

5

5

2

5

1

5

5

5

2

2

1

5

5

5

3

1

4

4

5

4

5

2

1

2

1

2

1

1

2

2

2

2

2

1

1

3,55

4,27

3,64

2,36

2,64

1,36

0,82

0,98

0,84

0,21

0,34

0,12

1,97

2,13

1,99

*1

*2

*2

*1

6,09

0,39

0,73

0,21

1,33100

8

NBD = BF X ND ; NBK = NRK X BF ; TNB = NBD + NBK

LANJUTAN : ( FAKTOR EKSTERNAL )

NoFaktor

EksternalBF%

ND

NBD

Nilai Keterkaitan (NK)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 N

RK

NBK

TNB

FKK

7

8

9

10

11

12

OpportunitiesPeg.di berbagai unitsiap latih SIM

Pegawai berpenddkTI terbatasAda keinginan berbagai unit bangunSIM

ThreathsAdaptasi perkembangan TI terlambatTawaran Swasta lebih menarikKonsep Social Engeneering belummantap

28

22

28

10

6

6

5

5

5

3

1

1

1,4

1,1

1,4

0,30

0,06

0,06

5

5

5

4

2

2

5

5

5

5

1

2

5

5

5

4

2

2

2

2

3

5

1

2

5

2

1

2

1

1

1

1

4

1

2

1

x

5

3

1

1

1

5

x

3

3

1

1

3

3

x

3

2

2

1

3

3

x

1

1

1

1

2

1

x

1

1

1

2

1

1

x

3,09

3,00

3,27

2,72

1,36

1,45

0,87

0,66

0,92

0,27

0,08

0,09

2,27

1,76

2,32

*2

*1

*1

*2

6,35

0,57

0,14

0,15

0,86

100

9NBD = BF X ND ; NBK = NRK X BF ; TNB = NBD + NBK B

(3)FKK & PETA KEKUATAN

TABEL FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)

NO FAKTOR INTERNALSTRENGTHS WEAKNESSES

1 Ada program pelatihan TIyang praktis

1 Pegawai berpendidikan TI terbatas

2 Tersedia Workshop 2 Tugas Sitel kurang menarik

NO FAKTOR EKSTERNALOPPORTUNITIES THREATS

1 Ada keinginan berbagai unit membangun SIM

1 Adaptasi perkembangan TI lambat

2 Ada pegawai berbagai unit siap latihan SIM

2 Konsep social engineering belum mantap

11a

PETA POSISI KEKUATAN ORGANISASI

K/S = 6,09( + )

A/T = 0,86( - )

L/W = 1,33( - )

P/O = 6,35( + )

III

IIIIV

12

(4)MERUMUSKAN DAN

MENENTUKAN TUJUAN

13

PERUMUSAN TUJUAN

NOFAKTOR KUNCI KEBERHASILAN ALTERNATIF

TUJUANKekuatan Kunci

Peluang Kunci

1. Ada program pelatihan TI yang praktis

Ada keinginan berbagai unit membangun SIM

Mengembangkan jaringan SIM di berbagai unit

2 Tersedia Workshop

Ada pegawai di berbagai unit yang siap latihan SIM

Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI

Ket : Perumusan tujuan dapat pula dilakukan untuk peta posisi kekuatan pada kuadran selanjutnya sesuai kebutuhan.

14

PENILAIAN DAN PENENTUAN TUJUAN (PETA K.O – DI KWD I)

NO ALTERNATIF TUJUAN M KML KMA TN

1

2

Mengembangkan jaringan SIM di berbagai unit

Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI

5

5

4

5

4

5

13

15

• Berdasarkan TN terbesar, maka alternatif tujuan yang diprioritaskan adalah “Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI”• Penilaian dan penentuan tujuan juga dapat dilakukan untuk posisi kekuatan pada kuadran selanjutnya sesuai kebutuhan.

15

(5)MERUMUSKAN DAN

MENENTUKAN SASARAN & KINERJA 16

17

ALTERNATIF SASARAN

TUJUAN ALTERNATIF SASARAN

Meningkatkan kompetensi pegawai di bidang TI

1. Meningkatnya kemampuan peg. dalam pengelolaan TI secara terpadu.

2. Meningkatnya kemampuan peg. Dalam praktek operasionalisasi program berbasis komputer

18

PENILIAN DAN PENENTUAN SASARAN(Peta Posisi Kekuatan Organisasi di Kuadran – I)

NO ALTERNATIF SASARAN M KML KMA TN

1

2

Meningkatnya kemampuan peg.Dalam pengelolaan TI secara terpadu.Meningkatnya kemampuan peg. Dalam praktek operasionalisasi program berbasis komputer.

5

5

5

4

4

4

14

13

• Berdasarkan TN terbesar, maka alternatif sasaran yang diprioritaskan adalah “Meningkatnya kemampuan pegawai Dalam memanfaatkan TI sec. terpadu”

19

(6)MENYUSUN STRATEGI DAN

RENCANA KERJA

FORMULASI STRATEGI SWOTUNTUK MENCAPAI “TUJUAN” & “SASARAN” FKK INTERNAL

FKK EKSTERNAL

STRENGTHS :1. Ada program pelatihan TI yang praktis2. Tersedia Workshop TI

WEAKNESSES :1. Tugas Sitel kurang menarik2. Pegawai berpendidikan TI terbatas

OPPORTUNITIES :1. Ada keinginan berbagai unit untuk membangun SIM2. Banyak pegawai di ber bagai unit siap latih SIM

STRATEGI : SO1. Kembangkan Program SIM 2. Kembangkan kompeten si SIM terpadu

STRATEGI : WO1. Susun jabatan fungsio- nal pranata komputer2. Tingkatkan ketrampilan pegawai dibidang TI

THREATS :1. Adaptasi perkembang- an SIM lambat2. Konsep social engineering belum mantap

STRATEGI : ST1. Bentuk gugus inovasi program TI2. Kembangkan social engineering

STRATEGI : WT1. Tingkatkan forum kaji- an terapan TI2. Mantapkan budaya TI

CONTOH

20

PENETAPAN STRATEGI SO :

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET

1 Stretegi Pengembangan Program SIM

4 5 5 14

2 Strategi Pengembangan Kompetensi SIM Terpadu 5 5 5 15

Terpi lih

21

CONTOH

PENETAPAN STRATEGI WO :

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET

1 Susun jabatan fungsional pranata komputer

4 4 4 12

2 Tingkatkan ketrampilanpegawai dibidang TI 5 5 4 14 TERPIL

IH

22

CONTOH

PENETAPAN STRATEGI ST :

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET

1 Bentuk gugus inovasiprogram TI

4 5 5 14

Terpilih

2 Kembangkan social engineering 5 4 3 12

23

CONTOH

PENETAPAN STRATEGI WT :

NO ALTERNATIF STRATEGI

EFEKTIVITAS EFISIENSI KEMUDAHAN TOTAL KET

1 Tingkatkan forum kajian terapan TI

5 4 4 13

2 Mantapkan budaya TI 5 5 4 14 Terpi

lih

24

CONTOH

PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM / KEGIATAN (1)

TUJUAN SASARAN STRATEGI (SO)

KEBIJAK-AN

PROGRAM KEGIATAN

Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI

Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.

Kembangkan kompe tensi SIM ter padu

1.Pengem bangan standar kompe tensi SIM ter padu

1.Penyusun- an standar kompeten- si SIM Ter padu

1.Analisis dan desain SIM Terpadu.2.Rancang Ba ngun latihan SIM Terpadu.3. Penyusun- an bahan latihan.

2.Penyeleng garaan la- tihan kom petensi SIM Terpa du

1.Penyusunan Biaya latihan2.Persiapan SD dan pe serta3.Pelaks dan peralatan4. Evaluasi

25

CONTOH

PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM/KEGIATAN (2)TUJUAN SASARAN STRATEGI

(WO)KEBIJAK-

ANPROGRAM KEGIATAN

Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI

Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.

Tingkatkan ketrampilanpegawai dibidang TI

1. 1. 1.

2.

3. dst

2.

26

CONTOH

TUJUAN SASARAN STRATEGI (ST)

KEBIJAK-AN

PROGRAM KEGIATAN

Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI

Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.

Bentuk gugus inovasiprogram TI

1. 1. 1.

2.

3. dst.

27

CONTOH

PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM/KEGIATAN (3)

PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM/KEGIATAN (4)

TUJUAN SASARAN STRATEGI (WT)

KEBIJAK-AN

PROGRAM KEGIATAN

Meningkatkan kompe tensi pe gawai dlm bi dang TI

Mening katnya kemam- puan peg. dlm bidang Pengelola-an TI terpadu.

Mantapkan Budaya TI

1. 1. 1.

2.

3. dst.

28

CONTOH

29

RENCANA PROGRAM / KEGIATAN YANG DIREKOMENDASIKAN

(SESUAI PERUMUSAN STRATEGI GABUNGAN)

TUJUAN SASARAN STRATEGI PROGRAM KEGIATAN

1. (SO) 1. PROGRAM2.3.

1) ………2) ………3) dst

2. (WO) 1. PROGRAM2.

1) ………2) ………3) dst

3. (ST) 1. PROGRAM2.3.

1) ……….2) ……….3) dst

4. (WT) 1. PROGRAM2.3.

1) ……….2) ……….

CONTOH FORMAT PRESENTASI KKK DIKLATPIMP 3 - 2009

CONTOH

DALAM KKK / KKALANGKAH 7 & 8 DALAM SWOT

TIDAK DILAKUKAN