Implemantasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 di PT. E ... · PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00...
155
LAMPIRAN 1 MANUAL MUTU
Transcript of Implemantasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 di PT. E ... · PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00...
LAMPIRAN 1
MANUAL MUTU
PANDUAN MANUAL MUTU PT. E-T-A INDONESIA
JALAN REMBANG INDUSTRI 11/21
KAWASAN BERIKAT REMBANG
PASURUAN - INDONESIA
TELP NO. (0343) - 740140-141
FAX NO. (0343) 740 142
No.Dok : MM/2002
Tgl 18.06.02 Hal : 2 dari 40
COMPANY PROFILE Rev 00
COMPANY BUSINESS MODEL
MM/2002 No. Rev : 00 Tg I : 18.06.02 Hal 3 dari 40
GUDANG (WARE HOUSE)
MAINTENANCE
Direktur
Wakil Direktur
Administrasi
Handling
Purchasing
Keuangan
Logistik
G.Hold
GKSB I
Perawatan
Cleaning
Keamanan
GBB dan
Bag. Penerimaan
Bag. penghitungan Bag. Pengeluaran
Bag. Pencatatan mutasi Bag. ekspor
fasilitas
Produksi
(1 160,1658, 8340)
PG 1160
Einsteller
operator
PG 1658
einsteller
PG 8340
operator
Plastik
Operator lapangan
R. Uji
I
Kalibrasi Intern
Kalibrasi ekstern
MR
: DC Team ISO :
Team Audit
No, Dok : MM/2002 DAFTAR ISI No. Rev : 00
Tgl 18- 06-02
Hal : 5 dari 40
4. SMM
4.1 Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1 Umum
4.2.2 Manual
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
5. Tanggung jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
5.2 Fokus pelanggan
5.3 Kebijakan
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran
5.4.2 Perencanaan
5.5 Komunikasi
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3 Komunikasi Internal
5.6 Tinjauan Manajemen
5.6.1 Umum
5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen
5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen
DAFTAR ISI I
6 dan 40 :
No. Dok : MM/2002 No. Rev : 00 Tgl 18-06-02
6. Pengelolaan sumber daya
6.1 Umum
6.2 Sumber daya manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kemampuan, kesadaran dan pelatihan
6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan kerja
7. Realisasi produk
7.1 Perencanaan realisasi produk
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan
7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk
7.2.2 Tinjauan persyaratan berkaitan dengan produk
7.2.3 Komunikasi pelanggan
7.3 Perencanaan dan pengembangan
7.4 Pembelian
7.4.1 Proses pembelian
7.4.2 Informasi pembelian
7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli
7.5 Produksi dan penyediaan jasa
7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
7.5.2 Pembenaran proses untuk produksi dan penyediaan jasa
7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Dok No Rev Tgl 18 - 06 - 02
7.5.4 Kepemilikan pelanggan
7.5.5 Pengawetan produk
7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran
8. Pengukuran,analisis dan perbaikan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan pengukuran
8.2.1 Kepuasan pelanggan
8.2.2 Audit Internal
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses
8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk
8.3 Pengendalian produk tidak sesuai
8.4 Analisis data
8.5 Perbaikan
8.5.1 Perbaikan berlanjut
8.5.2 Tindakan koreksi
8.5.3 Tindakan pencegahan
PANDUAN MANUAL MUTU
4.1, Umum
No.Dok : MW/2002 No. Rev : 00 Tanggal : 18- 06-02 Hal : 8 dari 40
PT ETA Indonesia menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan
mengadakan perbaikan terus menerus atas keefektivitasan SMM ISO 9001 :2000 di
dalam semua proses produksi dan proses-proses pendukungnya
Proses bisnis PT ETA Indonesia menggambarkan sistem kerja di dalam organisasi.
Top Management PT ETA Indonesia menjamin tersedianya sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan proses produksi; memantau,
mengukur dan menganalisa proses yang sedang berjalan; hal itu merupakan landasan
untuk melaksanakan proses perbaikan yang berkelanjutan.
Dokumen terkait :
Company Business Model
PANDUAN MANUAL MUTU
Hal : 9 dari 40
4.2. Persyaratan Dokumentasi
No. Dok : MW/2002 No. Rev : 00 Tanggal 18 - 06 - 02
4.2.1. Umum
SMM ini mencakup dokumentasi-dokumentasi sebagai berikut.:
Kebijakan mutu Sasaran mutu
Manual mutu Prosedur yang terdokumentasi
Instruksi kerja
Rekaman yang telah dibuat.
Semua bagian dalam struktur organisasi berkewajiban untuk melaksanakan tugas-
tugasnya sesuai dengan SMM ini.
MANUAL MUTU No. Rev Tanggal 18 - 06 - 02
: 10 dari 40
4.2.2. Manual
Buku manual ini berlaku di seluruh bagian organisasi PT ETA Indonesia, di mana
proses produksi perakitan Circuit Breaker dengan type 160, 1658, 8340 dan produk 1
plastik pendukungnya, beserta variasi-variasinya, merupakan proses utama.
Perancangan dan pengembangan (design) dan accounting tidak termasuk dalam
manual ini.
Perancangan dan pengembangan dilakukan di ETA GmbH Germany dengan mengacu
pada standar-standar internasional
Dokumen Terkait:
Master Ordner Produksi 1160,1658,8340
PANDUAN MANUAL MUTU
4.23. Pengendalian Dokumen
No. Dok : MM/2002 Rev 00
Tanggal : 18- 06-02 Hal 1 1 dari 40
Semua dokumen dikendalikan oleh bagian Dokumen kontrol yang bertanggung jawab langsung kepada MR.
Buku manual disiapkan oleh MR untuk disahkan oleh Top Management.
Prosedur disiapkan oleh bagian masi ng-masing diperiksa dan disahkan oleh MR.
Instruksi kerja merupakan tanggung jawab masing-masing bagian yang membuatnya.
Dokumen-dokumen teknik yang diterima dari ETA GmbH Germany untuk proses
produsi perakitan dikontrol, dikendalikan dan disimpan dalam tempat tersendiri.
Setiap dokumen diberi tanda identitas, jika terjadi perubahan maka dokumen lama
dirubah, dicabut status berlakunya dan diganti dengan yang baru. Pencabutan status
berlaku dilaksanakan dengan memberi tanda “TIDAK BERLAKU” (Obsolete) untuk
kemudian dimusnahkan.
Salinan dokumen asli dapat berupa salinan yang dikendalikan (controlled) dan salinan
tak dikendalikan (uncontrolled). Salinan yang dikendalikan diberi tanda
“CONTROLLED’ dan tanda tersendiri atas bagian yang menerimanya. Jika terjadi
perubahan atas dokumen asli maka dokumen yang dikendalikan tersebut dicabut
status berlakunya dan ditarik dari peredarannya untuk diganti dengan revisi yang terbaru. Salinan yang tidak dikendalikan diberi tanda “UNCONTROLLED”, salinan
ini hanya merupakan informasi, yang tidak harus diperbaharui jika dokumen aslinya
mengalami perubahan.
Dokumen-dokumen yang berasal dari luar organisasi (eksternal) diberi tanda “Dok.
Eksternal” dan nomor urut, untuk kemudian didokumentasikan keberadaannya dan
diserahkan kepada bagian bersangkutan yang memerlukannya.
Dokumen Terkait : Prosedur Pengendalian Dokumen
PANDUAN MANUAL MUTU
Rekaman atas aktivitas proses produksi dan proses pendukungnya dilakukan secara
terintegrasi di dalam masing-masing prosedurnya.
No.Dok : MM/2002 Rev : 00
18- 06-02 Hal : 12 dari 40
Secara umum diuraikan dalam Prosedur pengendalian rekaman.
Hal ini dilakukan guna melengkapi dan menjamin kesesuaian proses dan kemampuan
telusur data.
Rekaman akan mengalami masa simpan selama 5 (lima) tahun dan akan dapat
ditemukan di lokasi penggunaannya atau diruang arsip.
Master list rekaman disiapkan dan dikendalikan oleh bagian dokumen kontrol;
bagian-bagian yang bersangkutan mendapatkan daftar dari rekaman terkait, yang
berhubungan langsung dengan bagian tersebut.
Dokumen Terkait:
Prosedur Pengendalian Rekaman
Dok MANUAL MUTU No. Rev
Tanggal 18 - 06 - 02 : 13 dari 40
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Komitmen Manajemen
PT ETA Indonesia sebagai produsen circuit breaker yang bertaraf internasional dan
berkualitas tinggi mempunya tata cara persiapan produk dan proses produksi yang
terdokumentasi dan terkendali.
Hal itu dikomunikasi dan disosialisasikan di dalam organisasi.
Setiap kepala bagian mempunyai tanggung jawab untuk selalu menyampaikan
informasi-informasi kepada anggota bagiannya dan / atau anggota sub bagiannya
tentang:
Pengenalan produk baru dan perubahan produk lama yang ada Penambahan atau perbaikan prosedur dalam organisasi
Perubahan Struktur organisasi.
Hal : 14 dari 40
5.2. Fokus pada Pelanggan
Penanganan pesanan dari pelanggan merupakan hal yang penting dan menjadi media
penghubung antara pelanggan dan PT ETA Indonesia.
PT ETA Indonesia melakukan pemeriksaan (checking) atas semua permintaan
pesanan yang masuk, meliputi:
Jenis dan tipe produk yang dimaksud oleh pelanggan
Ketersedian komponen dan kapasitas produksi
sehingga dapat dipastikannya pemenuhan permintaan pelanggan.
Dokumen Terkait: Prosedur Order Handling
PANDUAN MANUAL MUTU
5.3. Kebijakan
No. Doli : MM/2002 No. Rev : 00 Tanggal : 18- 06-02 Hal : 15 dari 40
Untuk mencapai produk berkualitas tinggi dan menjadikan PT ETA Indonesia sebagai
Pemasok ETA GmbH Germany yang Terbaik,
maka Top Management menetapkan batas maksimum produk tidak sesuai dengan ketentuan (data eksternal bulanan dari pelanggan) dan jumlah temuan dalam proses
produksi rata-rata tiap bulannya dan dalam kurun waktu satu tahun di masing-masing
bagian proses.
Di samping penekanan terhadap kualitas yng terukur, manajemen memperhatikan
juga efisiensi proses produksi dan pengiriman yang tepat waktu sesuai dengan
permintaan pelanggan.
I : 16 dari 40
5.4. Perencanaan
5.4.1. Sasaran
Target yang ditetapkan adalah kualitas atas hasil proses produksi yang dikirim ke
pelanggan, ETA GmbH Germany, setiap bulannya.
Maksimal prosentase produk tidak sesuai: PG 1160 < 1,5 %
PG 1658 < 1,5 %
PG 8340 < 1,5 %
PG Plastik < 1,5 %
Jumlah NC atas produk yang ditemukan disetiap bagian Produk group <= 10 NC dalam kurun waktu 1 tahun
Bagian lainnya 5 NC dalam kurun waktu I tahun.
5.4.2. Perencanaan
Atas dasar laporan bulanan yang diterima dari QA ETA GmbH Germany (Monatsliste) dapat dipantau prosentase produk tidak sesuai yang ditemukan di pelanggan dibulan sebelumnya.
Secara terperinci, ketidak sesuaian itu diuraikan dalam “Kontrollkarte” yang
dikirmkan oleh pelanggan jika ditemukan produk tidak sesuai yang telah terkirim.
5.5 Tanggung jawab dan komunikasi
No. Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal : 18- 06-02
5.5.1. Tanggung jawab dan wewenang
Setiap Karyawan PT ETA Indonesia mengetahui dan memahami tanggung jawab,
wewenang menurut job-desc. Yang telah ditentukan dan dikomunikasikan.
Struktur organisasi memberikan gambaran tentang keberadaan dan posisi bagian-
bagian organisasi disertai dengan uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing
(job desc.).
Dokumen Terkait:
Lembar Job Description dan Struktur Organisasi
5.5.2. Wakil Manajemen
No. Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal 18- 06-02
Top Management menunjuk kepala QA sebagai Wakil Manajemen.
Tugas, tanggung jawab wewenang, Wakil Manajemen adalah:
Melaksanakan persyaratan ISO 900 1 :2000 di dalam organisasi secara penuh
Melaporkan kepada Top Management tentang kinerja SMM dan hasil-hasil
perbaikanny a
Mensosialisasikan dan membangkitkan kesadaran atas persyaratan pelanggan
diseluruh bagian organisasi
Mengkoordinasi program-program organisasi, khususnya KVP, yang mendukung adanya saran-saran (ide-ide) dari seluruh karyawan guna
perbaikan dalam proses produksi dan proses-proses pembantunya.
5.5.3. Komunikasi Internal
Untuk memantau keefektivan SMM ditetapkan bahwa diadakannya rapat yang diadakan secara terencana, satu kali dalam seminggu, dihadiri oleh wakil-wakil setiap
bagian organisasi. Hasil kesepakatan rapat harus dilaksanakan dan disosialisasikan
untuk kemudian di dalam rapat berikutnya dievaluasi.
5.6.1. Umum
No.Dok : MW/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal : 18- 06-02
Tinjauan manajemen yang direncanakan dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali
dalam satu tahun, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektivitasan
SMM (termasuk kebijakan dan sasaran mutu) secara berlanjut.
5.6.2. Masukan untuk Tinjauan Manajemen
Masukan yang digunakan untuk tinjauan manajemen dapat berasal dari:
Hasil audit Umpan balik pelanggan
Kinerja prases dan kesesuaian produk
Status tindakan preventif dan tindakan korektif
Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Perubahan yang dapat mempengaruhi SMM
Saran-saran untuk perbaikan, melalui Program KVP
5.6.3. Keluaran dari Tinjauan Manajemen
Hasil tinjauan manajemen digunakan untuk selalu meningkatkan keefektivitasan
SMM dan menjaga kesesuaian antara prosedur, penerapan dan hasilnya. Serta
kesesuaian kualifikasi sumber daya yang diperlukan.
PANDUAN MANUAL MUTU
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
No. Dok : MM/2002 No. Rev : 00 Tanggal : 18- 06-02 Hal 20 dari 40
6.1. Umum
PT ETA Indonesia memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan: karyawan, dana,
sarana-sarana (mesin dan alat bantu produksi), material dipenuhi secara cukup dan
tepat waktu.
PANDUAN MANUAL MUTU
6.2. Sumber Daya Manusia
No. Dok : MM/2002 No. Rev : 00 Tanggal 18- 06-02 Hal : 21 dari 40
6.2.1 Umum
PT ETA Indonesia memahami pentingnya kualifikasi dan kompetensi karyawan
(sumber daya manusia) dalam penerapan SMM ini.
Pemenuhan kornpetensi karyawan un tuk melakukan proses tertentu dilakukan dengan diadakannya bimbingan dan pelatihan awal di tempat kerja selama jangka waktu
tertentu.
6.2.2. Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Dengan adanya tenaga kerja baru untuk proses tertentu PT ETA Indonesia melalui
bagian HRD memantau kompetensi kemampuan dan prestasi setiap karyawan, sesuai
dengan pekerjaan yang dilakukannya
Pelatihan-pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan sehingga persyaratan
kompetensi terpenuhi dan bahkan terlampaui, diadakan menurut permintaan masing- masing kepala bagian kepada kepala QA melalui kepala HRD.
Hasil pelatihan tersebut direkam, dievaluasi guna diadakannya perubahan untuk
perbai kan-perbaikan.
Dokumen terkait:
Prosedur pelatihan
Prosedur penyediaan SDM
PANDUAN MANUAL MUTU
6.2.3. Prasarana
No.Dok : MM/2002 No. Rev : 00 Tanggal : 18- 06-02 Hal : 22 dari 40
PT ETA Indonesia menyediakan sarana dan prasarana untuk mencapai sasaran mutu
yang telah ditetapkan: Gedung dan ruangan yang sesuai dan memenuhi persyaratan ergonomi,
kemudahan pelaksanaan proses.
Sarana-sarana yang sesuai dengan proses yang memerlukannya.
Sarana komunikasi antar bagian dan pihak luar, melalui telepon intern, saluran
telepon, fax, internet, video konferensi dan juga penggunaan program S A P
guna mendapatkan informasi-informasi khususnya yang berhubungan dengan
proses persiapan produksi. Jasa angkutan untuk karyawan dari lokasi pabrik ke jalan raya terdekat.
Pemeliharaan sarana dan prasarana tersebut dijamin PT ETA Indonesia melalui
bagian perawatan.
6.2.4. Lingkungan kerja
Manajemen membuat dan menetukan peraturan kerja untuk semua karyawan, termasuk juga hal-hal yang berkaitan dengan kenyamanan kerja dan lingkungan kerja
(penerangan, ventilasi), yang disesuakan dengan standard dan kebutuhan dengan
mengutamakan keselamatan kerja karyawan.
Dokumen Terkait: Prosedur Perawatan
No Doh MM/2002 MANUAL MUTU
7. REALISASI PRODUK
7.1. Perencanaan realisasi produk
PT ETA Indonesia mempunyai panduan pasti untuk persiapan produksi produk Type 1 160,1658 dan 8340; berdasarkan atas daftar komponen yang dibutuhkan untuk jenis
produk tersebut dan urutan kerja serta lembar data produksi (ADB).
Pemeriksaan kualitas guna pemenuhan verifikasi produk dilakukan menurut urutan
pengujian yang telah disiapkan oleh ETA GmbH Germany sesuai dengan persyaratan
dan standar yang diacu.
Flowchart dan prosedur produksi menggambarkan proses produksi dan proses uji
masing-masing type produk.
Dokumen Terkait: Prosedur Produksi
7.2. Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan
No Dok MM/2002
Tanggal PANDUAN MANUAL MUTU No Rev 00
18 - 06 - 02
7.2.1. Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk
PT ETA Indonesia memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan
permintaan pelanggan. Hal itu dipastikan dengan adanya pemenuhan dan pengakuan
(sertifikasi) oleh badan internasional atas jenis produk (VDE, UL, CSA, EN).
7.2.2. Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk
Dipastikan bahwa jenis produk yang diminta oleh pelanggan sesuai dengan kemampuan dan kapasitas produksi; Permintaan pesanan, konfirmasi beserta
perubahan-perubahannya dilakukan secara tertulis dan terdokumentasi.
7.2.3. Komunikasi pelanggan
Bagian Adm. (order handling) merupakan bagian yang memberikan dan menerima
informasi dari dan ke pelanggan (konfirmasi, perubahan, pembatalan, keluhan tentang
order).
7.3. Desain dan Pengembangan
Desain dan pengembangan tidak dilakukan di PT ETA Indonesia.
Dokumen Terkait:
Prosedur Order Handling
No.Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal 18- 06-02 25 dari 40 Hal
7.4. Pembelian
7.4.1. Proses Pembelian
Daftar pembelian material (barang) yang diminta jelas dan berisi keterangan
(spesifikasi) jenis barang yang dipesan, jumlah, harga, waktu pengiriman dan cara
pengiriman.
Pembelian komponen yang berasal dari ETA GmbH Germany tidak harus selalu
disertai dengan gambar teknisnya.
Order Pembelian harus disetujui dan ditandatangani oleh direksi.
7.4.2. lnformasi pembelian
Permintaan pengadaan material diajukan oleh masing-masing bagian yang
bersangkutan, produksi diwakili oleh bagian gudang dengan memberikan posisi stock
gudang saat itu. Permintaan pengadaan itu harus diketahui dan disetujui oleh
manaj emen.
Dokumen Terkait: Prosedur Pembelian
PANDUAN MANUAL
: 26 dari 40
No. Dok : MM/2002 Rev : 00
Tanggal 18- 06-02
7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli
Material (barang) yang dipesan dipastikan sesuai dengan spesifikasi pesanan. Pemeriksaan dapat dilakukan di dalam lokasi organisasi ataupun di tempat pemasok,
jika keadaan mengharuskannya.
Bagian QC bertugas untuk melakukan pemeriksaan atas kualitas barang yang dipesan,
hanya dengan pembebasan QC, maka material (barang) yang dipesan tersebut dapat dipergunakan di dalam proses produksi yang memerlukannya
Bagian gudang memeriksa kesesuaian kuantitas (jumlah) dan jenis pesanan;
menyimpan dan memantau jumlahnya (Stock card).
Dokumen Terkait:
Prosedur QC Incoming Check
PANDUAN MANUAL
7.5. Produksi
No.Dok : MM/2002 Rev : 00
Tanggal : 18- 06-02
7.5.1. Pengendalian Produksi
PPC menerima pesanan, mempersiapkan keperluan produksi, dan memantau proses
produksi dan waktu pengiriman.
Montage melakukan proses perakitan awal hingga produk siap uji
Bagian pengujian (Ruang uji, yang dibawahi oleh bagian QA) melakukan pengujian
fungsi terhadap semua produk.
Montage akhir melakukan proses-proses akhir sebelum barang tersebut dikemas dan
diserahkan ke bagian gudang.
7.5.2. Validasi proses produksi
Validasi dilakukan terhadap proses pengelasan (Spot welding), di mana hasil
pengelasan tidak dapat diverifikasi.
Proses kerja beserta parameter-parameter yang digunakan disesuaikan dengan
hasil yang diambil secara acak dan diperiksa kekuatan lekatnya;
Kemampuan, ketrampilan dan kompetensi operator;
dijadikan parameter dasar untuk mengetahui kualitas hasil pengelasan.
Dokumen Terkait:
Prosedur Produksi
PANDUAN MANUAL
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur
No. Dok : MM/2002 Rev : 00
Tanggal 18- 06-02 Hal : 28 dari 40
PT ETA Indonesia melakukan sistem terdokumentasi dan pengidentifikasian material
(barang) dan hasil produksi (produk setengah jadi ataupun produk jadi siap kirim),
dimulai dari bahan (komponen) yang masuk ke gudang penyimpanan, di proses
produksi hingga produk siap kirim.
Sistem penomoran material,
dokumen,
hasil-hasil produksi
dan penyimpanan rekaman menjamin kemampuan telusur produk yang dihasilkan PT ETA Indonesia.
Dokumen Terkait: Prosedur Pengendalian Rekaman
MANUAL MUTU
I : 29 dari 40 Hal
7.5.4. Kepemilikan Pelanggan
No Dok MM/2002 Rev 00
Tanggal 18 - 06 - 02
Material, produk, barang (mesin) yang dipercayakan kepada PT ETA Indonesia oleh
pihak lain (pelanggan) diperlakukan seperti milik organisasi itu sendiri dan akan
diberi identitas (kode) tersendiri, dicatat di dalam daftar kepemilikan pelanggan.
Penerimaan, penyimpanan, pemakaian, perawatan dan pelaporan kepada pemilik, jika
pada barang tersebut mengalami perubahan (kerusakan), didokumentasikan dan
direkam.
Hal : 30 dari 40
7.5.5. Pengawetan produk
No. Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal : 18- 06-02
Bagian produksi bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan, packing dan
tranportasi material serta produk yang berada dalam proses produksi; secara
terdokumentasi dan teratur.
Bagian gudang (logistik) bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan,
packing kemasan siap kirim ke pelanggan melalui vendor (perusahaan transportasi)
material dan produk yang tidak dalam proses produksi; secara terdokumentasi dan
teratur.
Penghitungan jumlah dari tiap-tiap jenis barang dilakukan 1 kali dalam setahun, di seluruh bagian.
Dokumen Terkait: Prosedur Gudang
7.6. Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran
No.Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU NO. Rev : 00
Tanggal : 18- 06-02
Dep. QA bertanggung jawab atas pengendalian kalibrasi (ekstern dan intern) terhadap
alat ukur dan alat uji yang telah ditentukan.
Melalui sistem yang diatur dalam prosedur tersendiri terhadap alat-alat tersebut
dilakukan:
Iden tifikasi,
Dokumentasi,
Validasi,
Pemantauan jadwal kalibrasi, Kalibrasi di Iembaga terakreditasi,
Rekaman atas kegiatan tersebut didokumentasikan, disimpan dan dirawat untuk
menjamin kemampuan telusur.
PT ETA lndonesia mempunyai tabel dan label tersendiri untuk mengidentifikasi alat
dan memonitor waktu kalibrasi .
Dokument Terkait Prosedur Kalibrasi dan Internal
PANDUAN MANUAL
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
No Dok MM/2002 Rev : 00
Tanggal 18 - 06 - 02 Hal 32 dari 40
8.1. Umum
PT ETA Indonesia merencanakan dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran,
analisis dan perbaikan untuk
Memperagakan kesesuaian produk
Memastikan SMM
Mengadakan perbaikan efektivitas SMM secara terus menerus.
PANDUAN MANUAL MUTU I
: 33 dari 40
No.Dok : MM/2002 No. Rev 00 Tanggal : 18- 06-02
8.2. Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Penerimaan dan Pemantauan terhadap informasi, keluhan dari pelanggan, yang
berhubungan dengan pemenuhan persyaratan produk, dilakukan PT ETA Indonesia
melalui bagian Administrasi (order handling).
Evaluasi secara berkala (minimum 2 kali dalam setahun) dan konfirmasi setiap
keluhan pelanggan menjadi satu kewajiban PT ETA Indonesia.
No.Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal : 18-06-02 Hal : 34 dari 40
Audit internal dilakukan sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam satu tahun.
MR bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan, pendokumentasian,
perekamanan, pelaporan kepada Top Management dan pelaksanaan perbaikan serta evaluasinya.
I
MANUAL MUTU No.Dok MM/2002 No. Rev : 00 Tanggal 1 8 - Oh - 02
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
PT ETA Indonesia mengadakan pengumpulan data pada bagian pengujian fungsi
terhadap semua hasil produk proses produksi.
Data dikelompokan di dalam satu kelompok hasil kerja (batch), diberi batasan dan
kemudian dievaluasi.
Dari data tersebut dapat disimpulkan kesesuaian pelaksanaan proses dari satu
kelompok hasil kerja yang bersangkutan.
MANUAL
8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Produk
No. Dok : MM/2002 Rev 00
Tanggal 18 - 06 - 02
Disamping adanya uji fungsi terhadap semua hasil produksi, uji kesesuaian hasil kerja
setiap urutan kerja dilakukan selama proses produksi berlangsung.
Dilakukan oleh masing-masing karyawan dan khususnya oleh anggota bagian kontrol
kualitas (QC).
Dokumen Terkait: Prosedur Quality Control
PANDUAN MANUAL MUTU
Pada temuan produk tidak sesuai, maka produk atau kelompok produk segera
dikeluarkan dari proses pengerjaannya, QA bertanggung jawab atas pengendaliannya
dan pelaporannya kepada Top Management.
No.Dok : MM/2002 NO. Rev : 00 Tanggal : 18- 06-02 Hal : 37 dari 40
Jika diputuskan bahwa ketidaksesuaian atau hasil repair dan rework dapat diterima
secara teknis dan disetujui oleh pelanggan, maka dapat dibuatkan “pembebasannya”
untuk kemudian proses dilanjutkan.
PT ETA Indonesia tidak mengeluarkan produk dengan kualitas yang berlainan,
terutama yang lebih rendah dari kualitas standar.
Dokument Terkait Prosedur Penanganan Barang Tidak Sesuai
MANUAL MUTU
Hal : 38 dari 40
8.4. Analisa Data
No. Dok : MM/2002 No. Rev : 00 Tanggal : 18- 06-02
Manajemen mengumpulkan data produksi dan hasil produksi beserta memantau
pengiriman ke pelanggan; untuk mengetahui dan menganalisa proses dan mutu
produksi beserta keefektivitasannya dalam jangka waktu tertentu.
Hal itu untuk memastikan kesesuaian kualitas dari kapasitas produksi.
PANDUAN MANUAL
8.5. Perbaikan
No.Dok : MM/2002 Rev 00
Tanggal 18 - 06 - 02 Hal 39 dari 40
8.5.1. Perbaikan Berlanjut
Dengan adanya sistem dan prosedur yang terdokumentasi akan didapatkan data-data
yang diigunakan untuk mengetahui ketidaksesuaian dan ketidakefektivan sistem
mutu.
Perbaikan berlanjut dilakukan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu dan
kepuasan pelanggan termasuk kepuasan anggota organisasi (karyawan PT ETA
Indonesia).
8.5.2. Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan diuraikan dalam prosedur standar, QA bersama-sama dengan
bagian terkait di mana ditemukannya ketidaksesuaian melakukan analisa atas temuan,
menentukan penyebabnya, merencanakan dan melakukan tindakan perbaikan agar
ketidaksesuaian tidak terulang lagi.
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Tindakan sebagai berikut dapat dilakukan dalam melaksanakan tindakan pencegahan:
rnendeteksi kemungkinan terjadinya penyebab ketidaksesuaian; dengan
cara menganalisa data-data yang dikumpulkan (data proses produksi, data
uji, data kalibrasi, etc.)
melakukan tindakan untuk mencegah potensi timbulnya ketidaksesuaian
menganalisa keefektivitasan tindakan tersebut
semua informasi yang relevan; -dianggap layak-, untuk tindakan
pencegahan didiskusikan di tinjauan manajemen
jika diperlukan diadakan penyesuaian (revisi atau perubahan) sistem, agar
potensi terjadinya ketidaksesuaian dapat dihilangkan.
No. Dok : MM/2002 PANDUAN MANUAL MUTU No. Rev : 00
Tanggal : 18- 06-02
Dokumen terkait:
Prosedur Tindakan Perbaikan Prosedur Tindakan Pencegahan
LAMPIRAN 2
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat Diperiksa
Tgl:
Prosedur: AUDIT MUTU INTERNAL
PM/UMUM/03 Revisi 00
Disahkan
Tgl:
I
Hal. : 2 dari 14 Klausul ISO 9001:2000 : 8.2.2 ; 8.5.1
Dok
Tgl. 02.05.02 PROSEDUR MUTU No. Rev
: Audit Mutu Internal I
1.
2.
3.
4.
5 .
TUJUAN
Memastikan sistem mutu telah berjalan sesuai standar dan efektif serta
memastikan adanya perbaikan mutu yang berkelanjutan
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan
serta tindak lanjut audit mutu internal di semua bagian kecuali bagian
Akuntansi dan Keuangan
DASAR AUDIT
Dasar audit yang digunakan adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
kecuali klausul 7.3. Perancangan dan Pengembangan
PENANGGUNG JAWAB
4.1 Management Representative (MR)
MR bertanggung jawab membuat dan menetapkan jadwal audit,
menunjuk ketua tim audit, memonitor pelaksanaan audit dan hasil audit
serta memantau perbaikan berkelanjutan
4.2 Ketua Tim Audit
Ketua Tim Audit bertanggung jawab atas Rincian Jadwal Audit,
Pelaksanaan Audit, dan Pelaporan Audit.
DEFINISI
CAR : Corrective Action Request
Bukti obyektif : Informasi, catatan, atau fakta kualitatif maupun
kuantitatif yang menyangkut mutu pelayanan terhadap
keberadaan dan penerapan suatu elemen sistem mutu
yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran, atau
pengujian, dan dapat diverifikasi
PROSEDUR MUTU I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.2.2 ; 8.5.1 : 3 dari 14
Judul : Audit Mutu Internal
No.Dok : PM/UMUM/03 :
Tgl. : 02.05.02 00
6 . PROSEDUR
6.1 Perencanaan Tahunan Audit Internal
MR membuat Rencana Tahunan Audit Internal yang meliputi tujuan/
sasaran, ruang lingkup/ fungsi yang diaudit, persyaratan standar audit,
dan tim audit, metode audit, frekuensi audit.
Audit ditetapkan minimal 2 kali dalam setahun, tetapi bila sewaktu-waktu
dibutuhkan, dapat dilaksanakan audit tidak terencana. Audit dilakukan
antar departemen dan dilaksanakan oleh tim audit yang ditunjuk sebelum
audit dilaksanakan.
6.2 Persiapan Audit
6.2.1 Diadakan Rapat Koordinasi Tim Audit Internal, dihadiri MR dan
tim audit.
6.2.2 Tim Audit membuat Rincian Jadwal Audit Internal yang kemudian
dikonfirmasi ke Auditee.
6.2.3 Tim Audit meninjau dokumen-dokumen yang diperlukan.
6.2.4 Tim Audit mempersiapkan Checklist Audit Internal.
6.3 Pelaksanaan Audit
6.3.1 Rapat Pembukaan
Dihadiri oleh auditor, auditee, dan MR. Rapat ini dipimpin oleh
Ketua Tim Audit.
6.3.2 Audit Internal
Audit internal dilaksanakan oleh tim audit yang sudah dibentuk,
dan dilaksanakan sesuai dengan Rincian Jadwal Audit.
Auditor melakukan audit dengan mengacu pada Checklist Audit
Internal dan dokumen-dokumen lain yang terkait. Audit
dilaksanakan untuk mencari kesesuaian, namun bila ditemukan
ketidaksesuaian, auditor mencatat dan mengumpulkan bukti-bukti
obyektif yang ada.
6.3.3 Konfirmasi temuan pada Auditee
Klausul ISO 9001 :2000 : 8.2.2 ; 8.5.1 : 4 dari 14
Dok
02.05.02 PROSEDUR MUTU Tgl. No. Rev
: Audit Mutu Internal
Temuan-temuan yang dicatat oleh Auditor harus dikonfirmasi
dengan Auditee pada saat audit telah dilakukan.
6.4 Pelaporan Audit
6.4.1 Rapat Evaluasi Hasil Audit Internal
Setelah ada kesepakatan hasil audit internal, maka tim audit
menyusun Laporan Audit Internal yang direkap dalam Form Status
Laporan Audit Internal dan menyiapkan CAR untuk
dipresentasikan pada rapat penutupan.
6.4.2 Rapat Penutupan
Rapat ini dipimpin oleh Ketua Tim Audit, dihadiri oleh auditee,
auditor, dan MR Tujuan rapat ini adalah untuk memperoleh
kesepakatan hasil audit internal. Ketidaksesuaian yang memerlukan
tindakan perbaikan dicatat dalam CAR, tindakan perbaikan yang
dijanjikan oleh auditee juga dicatat dalam Form CAR. Dan direkap
dalam Form Status CAR.
6.5 Tindak Lanjut Audit
6.5.1 Auditee melakukan tindakan perbaikan dan mencatatnya atau
merevisi dokumen.
6.5.2 Ketua Tim Audit memverifikasi efektifitas tindakan perbaikan dan
mencatat laporan hasil verifikasi pada CAR.
6.5.3 MR mengevaluasi pelaksanaan audit dan meninj au tindakan
perbaikan pada pertemuan manajemen. Untuk ini dapat diadakan
Rapat Evaluasi Pelaksanaan, dihadiri oleh MR dan ketua-ketua tim
audit.
6.5.4 MR melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan audit dan tinjauan
tindakan perbaikan kepada Top Management.
7. DOKUMEN TERKAIT
7.1. Standar Mutu ISO 9001:2000
7.2. Manual Mutu Perusahaan
I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.2.2 8.5.1 : 5 dari 14 Tgl . 02.05.02
PROSEDUR MUTU No. Rev
: Audit Mutu Internal I
8. LAMPIRAN 8.1. Flowchart Audit Mutu Internal
8.2. Form Rencana Tahunan Audit Internal (F/UMUM/0 1)
8.3. Form Rincian Rencana Audit Internal (F/UMUM/02)
8.4. Form Checklist Audit Internal (F/UMUM/03)
8.5. Form Daftar Hadir Rapat Audit (F/UMUM/04)
8.6. Form Corrective Action Request (F/UMUM/05)
8.7. Form Status Corrective Action Request (F/UMUM/06)
8.8. Form Laporan Audit Internal (F/UMUM/07)
8.9. Form Status Laporan Audit Internal (F/UMUM/08)
PROSEDUR MUTU I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.2.2 ; 8.5.1 : 6 dari 14
No.Dok : PM/UMUM/03 No. Rev
00 Tgl. : 02.05.02
: Audit Mutu Internal I
Flowchart Audit Mutu Internal
Mulai
Perencanaan Audit Internal
Auditor Pelaksanaan Audit
Internal
T
Auditor. Auditee. MR
Keluarkan CAR
Auditee
Tentukan tindakan korektif
Auditee Auditee
Lakukan tindakan Meninjau prosedur korektif
I I
Merevisi prosedur Verifikasi I I
Auditor
Audit selesai & lengkapi laporan
Selesai
RENCANA TAHUNAN AUDIT INTERNAL
Tujuan
Ruang Lingkup:
Dasar/ Kriteria Audit:
Metode Audit
Memastikan sistem mutu telah berjalan efektif Memastikan adanya perbaikan mutu berkelanjutan
Meliputi semua departemen kecuali Bagian Akuntansi dan Keuangan
ISO 9001:2000 kecuali klausul 7.3. Desain dan Pengembangan
Departmental
Frekeuensi Audit:
Audit VI
Audit Internal dilaksanakan minimal 2 kali dalam setahun.
Dibuat oleh:
Ttd. (MR)
F/UMUM/O1
Tinjauan Rencana Audit
Hal. dari RlNClAN JADWAL AUDIT INTERNAL
'Dibuat oleh: Disahkan oleh:
Ttd (Ketua Tim Audit)
Dokumen Terkait
Ttd (MR)
Tgl & Jam Audit Auditor Lain-lain
Tinjauan:
F/UM UM/02
I I
Departemen yang diaudit: Tgl. Audit:
Auditor: Auditee: Waktu Audit:
No. Persyaratan & Pertanyaan Std. Temuan Ke t OK NC OS
CHECKLIST AUDIT INTERNAL
Temuan : OK bila sesuai NC bila ada ketidaksesuaian OS bila ada ketidaksesuaian potensial atau ada saran
Hal. dari
F/UMUM/03
DAFTAR HADIR RAPAT AUDIT
Rapat Pembukaan’ Rapat Penutupan Tgl: Tg 1: Nama Jabatan/ Departemen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
18
19
20
21
22
F/U MU M/04
I I CAR.
Departemen yang diaudit:
CORRECTIVE ACTION REQUEST Tgl. CAR dikeluarkan: I Dasar Audit: Tgl. Audit:
Auditor: Auditee:
I
I. RlNClAN KETIDAKSESUAIAN oleh Auditor)
Tgl. Batas Penyelesaian:
Tgl, Auditee
Tgl, Auditor Tgl, Auditee
I I . RlNClAN TINDAKAN PERBAIKAN yang dilakukan oleh Auditee)
Tgl, Direksi Tgl. Selesai:
I
Tgl, Auditee Tgl selesai:
IV. VERlFlKASl DAN PENUTUPAN Rincian Verifikasi:
I
Verifikasi: Y/ T
F/UMUM/05
STATUS CORRECTION ACTION REQUEST Tgl. Audit:
I I I I I
Tgl CAR ditutup
F/U MUM/06
No. Laporan Audit. dari LAPORAN AUDIT INTERNAL Hal. I
Departemen yang diaudit: Tgl. Audit:
I
Lingkup Audit:
Tim Audit: Auditee:
Audit: Klausul Temuan Audit
(Ketua Tim Audit) (MR) Tgl: Tgl:
F/UM UM/07
I
No. Lap Ketua Tim Dept yang diaudit Prosedur/ Kriteria Tgl. Lap No. CAR yang Audit Audit Audit
yang diaudit dikeluarkan dikeluarkan
STATUS LAPORAN AUDIT INTERNAL
LAMPIRAN 3
PROSEDUR
PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI
PT. E-T-A INDONESIA
Diperiksa
Prosedur: PENANGANAN PRODUK TIDAK SESUAI
PM/UMUM/O4 Revisi 00
Disahkan Dibuat
PROSEDUR MUTU I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.3 ; 8.4 Hal : 2 dari 6
Judul : Penanganan Produk Tidak Sesuai
No.Dok : PM/UMUM/04 No.Rev : 00 Tal : 02.05.02
1. TUJUAN
Memastikan adanya pengidentifikasian, pemisahan, serta penanganan produk
tidak sesuai
2. RUANG LINGKUP
Meliputi penganan semua produk tidak sesuai, baik bahan baku, produk dalam
proses atau WIP (work in process) maupun produk jadi (finish good). Dalam
penanganan ini sudah meliputi identifikasi dan tindakan yang diambil untuk
mengatasi produk yang tidak sesuai
3. PENANGGUNG JAWAB
3.1 Bagian QC, bertanggung jawab untuk:
Memastikan produk tidak sesuai teridentifikasi dan terpisah dari
produk lainnya
Memastikan produk tidak sesuai ditangani dan memastikan produk
tidak sesuai yang diperbaiki telah memenuhi syarat mutu
3.2 Bagian di mana ketidaksesuaian ditemukan, bertanggung jawab untuk:
Melaporkan ketidaksesuaian produk dan menangani ketidaksesuaian
produk sesuai prosedur
3.3 Direksi Memberikan persetuj uan dan menentukan tindakan yang diambil
terhadap Memo yang diajukan oleh Bagian QC
4. DEFINISI
Hold proses : pemberhentian proses produksi karena ditemukan
kesalahan
NCR : Non Conformity Report
Endkontrol : kontrol terakhir yang dilakukan pada proses
produksi
PROSEDUR MUTU
Klausul ISO 9001:2000 : 8.3 ; 8.4
Adjustment : penyetelan ulang untuk membuat produk menjadi
sesuai
Produk tidak sesuai : semua produk baik bahan baku, barang dalam
proses maupun barang jadi yang tidak memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan
No.Dok : PM/UMUM/04 : 00
Tgl : 02.05.02 Hal : 3 dari 6
5. PROSEDUR
5.1
5.2
5.3
5.4
Bagian terkait, yaitu bisa produksi, QC, dan ataupun Gudang;
menemukan ketidaksesuaian produk maupun komponen bahan baku.
Bagian terkait melaporkan ketidaksesuaian tersebut ke QC dan untuk
selanjutnya QC melakukan identifikasi atau memberi tanda pada
ketidaksesuaian tersebut.
Bagian terkait dan atau bagian QC menentukan perlunya tindakan
adj us tmen t
5.3.1 Bila perlu diambil tindakan adjustment, maka bagian QC dan
bagian Produksi melakukan adjustment.
Untuk di Ruang Uji adjustment dibatasi sampai 3 kali. Apabila
sudah lebih dari 3 kali dan jumlahnya lebih dari batas toleransi
maka bisa dikeluarkan Memo.
Untuk di Produksi adjustment dilakukan sampai batas
maksimal dari mesin dan orang yang menyetelnya. Apabila
sudah sampai batas maksimalnya tetap ditemukan
ketidaksesuaian maka bisa dikeluarkan Memo.
5.3.2 Apabila hasil adjustment itu baik maka bagian Produksi mencatat
semua tindakan yang diambil dan terjadi pada saat kontrol akhir
produksi.
Bila tidak perlu tindakan adjustment, maka bagian terkait dan QC
menganalisa untuk menentukan perlunya dikeluarkan Memo.
PROSEDUR MUTU I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.3 ; 8.4 : 4 dari 6 Judul : Penanganan Produk Tidak Sesuai
No.Dok : PM/UMUM/04 No.Rev 00 Tgl : 02.05.02
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
Bila tidak perlu dikeluarkan Memo maka bagian QC dan Produksi
mengeluarkan NCR dan untuk selanjutnya mengikuti prosedur
tindakan koreksi.
Bila bagian terkait dan QC menentukan perlunya di keluarkan Memo
maka bagian QC melakukan hold proses dan barang selama proses
penanganan Memo dikerjakan.
Bagian QC melakukan identifikasi terhadap proses dan barang agar
barang tidak digunakan dan proses tidak dijalankan.
Bagian QC dan atau bagian terkait mengisi Memo, dan mengajukan
kepada Direksi. Untuk selanjutnya Direksi berhak dan wajib menentukan
tindakan selanjutnya yang harus diambil.
Setelah mendapatkan keputusan dari Direksi maka bagian terkait
mengambil tindakan sesuai dengan keputusan Direksi.
Bagian DC mencatat atau mendokumentasikan dan menyimpan rekaman.
6. DOKUMEN TERKAIT
7. LAMPIRAN
7.1 Flowchart Penanganan Produk Tidak Sesuai
7.2 Form Memo (F/UMUM/I 1)
PROSEDURMUTU I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.3 8.4 : 5 dar i 6
No.Dok : PM/UMUM/04 No.Rev 00
Tg I 02.05.02
: Penanganan Produk Tidak Sesuai
Flowchart Penanganan Produk Tidak Sesuai
Mulai
Bagian terkait
Menemukan produk
QC dan atau bagian terkait
Identifikasi ketidaksesuaian
I
Adjus pd Endkontrol
Mengeluarkan
perbaikan
Lakukan hold proses + barang
Ajukan ke Direksi
QC dan atau bagian terkait
Ambil keputusan
Mendokumentasikan
Jenis barang ;Identitas: Departemen: Jumlah / satuan:
Pelapor,
URAIAN / LAMPIRAN :
I
TEMUAN : n Q‘ty
Mengetahui / keterangan :
( Direksi )
F/UMUM/1 1
LAMPIRAN 4
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat Diperiksa Disahkan
Tgl: Tgl:
Prosedur: TINDAKAN PERBAIKAN
PM/UMUM/O5 Revisi 00
: Tindakan Perbaikan I 1. TUJUAN
Memastikan bahwa setiap ketidaksesuaian yang ditemukan diatasi sampai
selesai dan diterapkan tindakan pencegahannya agar tidak terulang kembali.
No.Dok : PM/UMUM/O5
Tgl : 02.05.02 PROSEDUR MUTU No.Rev : 00
2. RUANG LINGKUP
Prosedur tindakan perbaikan ini mengatasi temuan yang ditemukan berkaitan
dengan produk mulai dari bahan baku sampai barang jadi dan cara
perbaikannya.
Klausul ISO 9001 :2000 : 8.5.2
3. PENANGGUNG JAWAB
a. Setiap Kepala Bagian, bertanggung jawab untuk:
Memberi tanda dan atau identitas atas setiap ketidaksesuaian yang
ditemukan Mengambil tindakan perbaikan untuk memperbaiki ketidaksesuaian dan
tindakan perbaikan untuk mencegah ketidaksesuaian terulang lagi
b. Direksi, bertanggung jawab untuk:
Menyetujui tindakan perbaikan yang diambil dan mengawasi dilakukannya
tindakan perbaikan
Hal : 2 dari 6
4. DEFINISI
NCR : Non Conformance Report (laporan ketidaksesuaian)
Ketidaksesuaian: segala sesuatu dalam sistem yang tidak sesuai dengan
persyaratan tertentu yang sudah ditetapkan.
5 . PROSEDUR
5.1 Ketidaksesuaian ditemukan
Ketidaksesuaian dapat ditemukan di setiap bagian. Setiap
ketidaksesuaian yang ditemukan harus diidentifikasi atau diberi tanda
agar terpisah dari yang lain. Bagian yang terkait mengisi temuan
ketidaksesuaian pada form NCR.
PROSEDUR MUTU
ISO 9001:2000 : 8.5.2 : 3 dari 6 Judul : Tindakan Perbaikan
No.Dok : PM/UMUM/O5 No.Rev : 00
Tgl : 02.05.02
5.2 Analisa Ketidaksesuaian
Bagian yang terkait menganalisa penyebab ketidaksesuaian apakah
ketidaksesuaian yang pernah terjadi atau belum.
Apabila ketidaksesuaian pernah terjadi sebelumnya, berarti
ketidaksesuaian yang terjadi sekarang disebabkan oleh hal yang
berbeda. Analisa ketidaksesuaian untuk hal ini akan difokuskan pada
penyebab yang lain
Apabila ketidaksesuaian belum pernah terjadi, maka Bag. Terkait akan
menganalisa penyebab
Setelah dianalisa, Bag. Terkait menentukan :
tindakan perbaikan untuk menghilangkan ketidaksesuaian
tindakan perbaikan untuk mencegah ketidaksesuaian terulang lagi
Setelah rencana tindakan perbaikan ditetapkan, Bag. Terkait mengajukan
rencana tersebut ke Direksi untuk disetujui.
5.3 Persetujuan Tindakan Perbaikan
Rencana tindakan perbaikan harus mendapat persetujuan Direksi sebelum
rencana tersebut dilakukan. Bila Direksi tidak setuju atas rencana
perbaikan tersebut, Direksi dan Bag. Terkait akan mendiskusikan
tindakan perbaikan yang lebih baik.
5.4 Tindakan Perbaikan
Setelah mendapat persetujuan Direksi, Bag. Terkait harus segera
melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan, baik untuk menghilang
ketidaksesuaian maupun untuk mencegah ketidaksesuaian terulang lagi.
5.5 Verifikasi
Setelah jangka waktu yang telah ditetapkan, dilakukan verifikasi tindakan
perbaikan untuk melihat keefektifan tindakan perbaikan yang telah
dilakukan. Apabila hasil verifikasi tidak efektif, harus dianalisa lagi
penyebab terjadinya ketidaksesuaian. Bila hasil verifikasi sudah efektif,
tindakan perbaikan disahkan dan dicatat
5.6 Implementasi
I
Klausul ISO 9001:2000 : 8.5.2 : 4 dari 6
: Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan yang sudah disahkan harus diimplementasikan agar
dapat mencegah kesalahan yang sama.
6. DOKUMEN TERKAIT
7. LAMPIRAN
7.1, Flowchart Tindakan Perbaikan
7.2. Form NCR (F/UMUM/09)
Klausul ISO 9001:2000 : 8.5.2 : 5 dari 6 : Tindakan Perbaikan
Bagian terkait
Menemukan ketidaksesuaian
Flowchart Tindakan Perbaikan
Bag. Terkait
Memberikan identifikasi thd ketidaksesuaian
Mulai
Bagian terkait
Ajukan ke Direksi
Direksi dan bagian terkait
jalan keluar Diskusi untuk mencari
Bagian terkait Bagian terkait
Bagian terkait
lmplementasi
I I I I
Ajukan ke Top
di sahkan Management untuk
Analisa penyebab dan
pemecahannya lainnya
T I
T Bagian terkait
PT.E-T-A INDONESIA
Nr.urut: NCR
anggal: Departemen:
I
:
I Laporan Ketidaksesuaian
AQL n i
I
Jenis barang ;Identitas: / satuan:
oleh mulai: selesai: Rusak Paraf :
I
Pelapor,
I. RENCANA PERBAIKAN : Tgl.batas penyelesaian :
mengetahui, mengetahui,
Mengetahui I keterangan :
mengetahui, mengetahui,
PERBAIKAN : Tgl.batas penyelesaian:
I I . HASIL ANALISA PENYEBAB :
V. CORRECTIVE ACTION : Tgl. Verifikasi
mengetahui, mengetahui,
: Tanggal selesai :
mengetahui, mengetahui,
Telah diberikan dari bagian: oleh: Tanggal : Diterima bagian : oleh: paraf:
LAMPIRAN 5
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat
Prosedur : TINDAKAN PENCEGAHAN
PM/UMUM/06 Revisi 00
PROSEDUR MUTU No.Dok : PM/UMUM/06
: 00 Tgl : 02.05.02
1.
2.
3.
: 2 dari 7 Klausul ISO 9001:2000 : 8.5.3; 8.5. I Judul : Tindakan Pencegahan
TUJUAN Memastikan adanya tindakan pencegahan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian yang potensial.
RUANG LlNGKUP
Tindakan pencegahan meliputi rapat secara berkala untuk menetapkan
penyebab potensial di seluruh bagian perusahaan, mendiskusikan dan
menganalisa, serta menetapkan tindakan pencegahan agar penyebab potensial
tersebut tidak terjadi
PENANGGUNG JAWAB
a. Kepala Bagian tiap departemen, bertanggung jawab untuk:
Menetapkan ketidaksesuaian potensial yang mungkin terjadi.
Menganalisa ketidaksesuaian, mencari penyebabnya dan menetapkan
tindakan pencegahan.
Mengajukan tindakan pencegahan ke Top Management atau MR
Mengambil tindakan pencegahan dan mengawasi pelaksanaan tindakan pencegahan.
Mencatat semua yang terjadi selama diambil tindakan pencegahan.
Mengimplementasikan tindakan pencegahan yang sudah disetujui,
kemudian mengevaluasi tindakan pencegahan apabila diperlukan.
b. Top Management dan atau MR, bertanggung jawab untuk: Menilai dan menimbang kebutuhan perlunya tindakan pencegahan. Memberikan persetujuan akan tindakan pencegahan yang diajukan.
c. DC, bertanggung jawab untuk: Mendokumentasikan tindakan perbaikan yang diambil.
Mengajukan ke Top Management untuk di sahkan
4. DEFINISI
I Klausul ISO 900 1 :2000 : 8.5.3; 8 .5 . I : 3 dari 7
Judul : Tindakan
Ketidaksesuaian potensial : ketidaksesuaian yang mungkin terjadi di masa yang
akan datang
DC : Document Control
5. PROSEDUR
5 . I
5.2
5.3
5.4
5.5
Kepala tiap bagian terkait, secara berkala mengadakan rapat untuk membahas ketidaksesuaian potensial.
Kepala tiap bagian terkai t, menetapkan ketidaksesuaian potensial yang
mungkin akan terjadi.
Kepala tiap bagian terkai t, menganalisa ketidaksesuaian potensial,
mencari penyebab-penyebabnya, dan menentukan rencana tindakan pencegahannya. Semuanya ditulis dalam form permintaan tindakan
pencegahan.
Bagian terkait mengaj ukan rencana tindakan pencegahan ke Top
Management dan atau MR untuk disetujui dan dianalisa mengenai
kebutuhan akan tindakan pencegahan. Bila Top Management dan atau MR, tidak menyetujui rencana
tindakan pencegahan, maka bagian terkait membatalkan rencana
tindakan perbaikan dan mencatat alasan-alasannya. Bila Top Management dan atau MR, menyetujui rencana tindakan
perbaikan yang diambil, maka bagian terkait langsung mengambil
tindakan pencegahan.
Kepala bagian terkait mengawasi tindakan pencegahan yang dilakukan
dan diverifikasi apakah tindakan pencegahan ini bisa dan dapat
diterapkan. Bila tindakan pencegahan ini tidak bisa diterapkan maka bagian
terkait mengajukan kembali ke Top Management dan atau MR untuk
selanjutnya dianalisa ulang mengenai kebutuhan perlunya tindakan
: Tindakan Pencegahan
No Dol P M/U MU M/O6 00
02 05 02 PROSEDUR MUTU
Tgl
5.6
5.7
5.8
5.9
Klausul ISO 9001:2000 : 8.5.3: 8 5 . I
pencegahan dan perubahan rencana tindakan pencegahannya.
Selanjutnya kembali ke 5.4
Bila tindakan pencegahan ini bisa diterapkan maka bagian terkait
melengkapi form permintaan tindakan pencegahan dan menyerahkan
catatan itu kepada DC untuk didokumentasikan
DC mengajukan catatan yang sudah distandarkan ke Top Management
un tuk disahkan.
Setelah disahkan oleh Top Management, Bagian Terkait melakukan
implementasi tindakan pencegahan.
Apabila diperlukan untuk jangka waktu tertentu bisa dilakukan evaluasi
tindakan pencegallan yang sudah diimplementasikan.
Hal 4 dari 7
6. DOKUMEN TERKAIT
7. LAMPIRAN
7.1 Flowchart Tindakan Pencegahan
7.2 Form Permintaan Tindakan Pencegahan (F/UMUM/10)
PROSEDUR MUTU I
Klausul ISO 9001 :2000 : 8.5.3; 8.5. I Hal : 5 dari 7
Judul : Tindakan
No. Dok : PM/UMUM/06
Tal : 02.05.02 Rev : 00
Flowchart Tindakan Pencegahan
Bagian terkait
Ajukan ke Top Management atau MR untuk persetujuan kebutuhan akan tindakan
I
Mulai
Bagian terkait
Melakukan diskusi atau rapat berkala
I
Bagian terkait
Menetapkan ketidaksesuaian potensial yang mungkin akan
terjadi
I
pencegahan
Bagian terkait
Mengambil Tindakan Pencegahan
Top Management atau MR
Menolak permintaan tindakan
pencegahan
T Bisa diterapkan?
Y
PROSEDUR MUTU
Klausul ISO 9001:2000 : 8.5.3; 8 .5 . I
Bagian terkait
Mencatat semua hasil tindakan yang
dilakukan
No.Dok : PM/UMUM/06 : 00
Tgl : 02.05.02 Hal : 6 dari 7
Implementasi Ajukan ke Top
Management untuk di sahkan
Bagian Terkait
No
Tgl. Dikeluarkan: Permintaan Tindakan Pencegahan
I
Lokasi ketidaksesuaian: Tgl. Observasi:
I
. RlNClAN KETIDAKSESUAIAN POTENSIAL
I
Tgl, Nama & Dept
I . ANALISA PENYEBAB KETIDAKSESUAIAN POTENSIAL
Nama & Dept Tgl, Direksi
II.RINCIAN TINDAKAN PENCEGAHAN
I I
Nama & Dept Tgl, Direksi
IV. VERlFlKASl verifikasi:
Rincian Verifikasi:
Verifikasi: Y/ T
EVALUASI Nama & Dept
Y : evaluasi akan dilakukan setelah waktu
F/UMUM/10
LAMPIRAN 6
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PENEMPATAN BARANG
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat
Prosedur: PENERIMAAN DAN PENEMPATAN BARANG
DATANG PM/GBB/0 1
Revisi 00
Disahkan
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.3 2 / 8
Judul : Penerimaan dan Penempatan
No.Dok : PM/GBB/01
Tgl : 03.06.02 PROSEDUR MUTU No.Rev : 00
1.
2.
3.
TUJUAN Memastikan barang yang diterima sesuai dengan persyaratan pembelian
Memastikan bahwa barang diidentifikasi dan disimpan berdasarkan
identitasnya
RUANG LINGKUP
Berlaku untuk penerimaan barang dari hasil Pembelian Impor Bahan Baku
Rutin, Pembelian Impor Bahan Baku Tidak Rutin, Pembelian Impor Bahan
Baku pelengkap dan Suku Cadang, serta Pembelian Lokal.
PENANGGUNG JAWAB
3.1 Bagian Penerimaan Gudang bertanggung jawab untuk:
Menerima barang dari pemasok dan menandatangani serah terima
Memastikan barang teralokasi ke bagian yang bersangkutan (Bagian
GBB untuk bahan baku dan Bagian Maintenance untuk peralatan)
Memberitahukan ke QC mengenai kedatangan barang
3.2 Bagian GBB/ Maintenance bertanggung jawab untuk
Membongkar barang dan menghitung jumlah barang.
Membuat SP bila ada ketidaksesuaian jumlah barang
Bersama-sama dengan QC, menyiapkan LIP
Melakukan pengidentifikasian dan penyimpanan barang
3.3 Bagian QC bertanggung jawab untuk:
Melakukan inspeksi terhadap barang datang.
Membebaskan atau menahan barang yang diuji.
Bersama-sama dengan GBB, menyiapkan LIP
3.4 Bagian Pembelian bertanggung jawab untuk:
Melakukan cross-check pembelian dengan barang datang dan
Menangani segala dokumen untuk keperluan dengan Bea Cukai
konfirmasi dengan pemasok
PROSEDUR MUTU I
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.3 3 / 8
Judul : Penerimaan dan Penempatan Barang
No. Dok : PM/GBB/01
Tgl : 00 : 03.06.02
4. DEFINISI
GBB : Gudang Bahan Baku
LIP : Laporan Inspeksi dan Perhitungan
SP : Surat Pernyataan
5. PROSEDUR
URAIAN UMUM PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENEMPATAN
BARANG DATANG
5.1 Bagian Penerimaan Gudang menerima barang datang dari pengirim (Lih.
WI penerimaan barang dari pengirim)
5.1.1 Terima pemberitahuan barang datang dari bagian impor (kantor adm. depan)
5.1.2 Terima dokumen pengiriman barang dari pengirim
5.1.3 Hitung jumlah barang yang dikirim
5.1.4 Cek apakah jumlah barang yang dikirim sesuai dengan jumlah
pada dokumen pengiriman.
5.1.5 Bila ada ketidaksesuaian jumlah, catat ketidaksesuaian tersebut
pada dokumen pengiriman
Tanda tangan pada dokumen pengiriman 5.1.6
5.1.7 Kembalikan dokumen pengiriman yang asli dan ambil
rangkapannya.
5.1.8 Fotocopy rangkapan dokumen pengiriman sebanyak satu kali
5.1.9 Berikan rangkapan dokumen Pengiriman ke Bagian Impor dan
simpan fotocopy nya
5.1.10 Catat data kedatangan barang di buku Jurnal Penerimaan Barang.
5.2 Informasikan kedatangan barang ke QC
5.3 Pengalokasian Barang
Bagian penerimaan gudang bertanggung jawab atas pengalokasian barang
ke bagian yang terkait.
PROSEDUR MUTU
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.3 4 / 8
JuduI : Penerimaan dan Penempatan
No.Dok : PM/GBB/01 : 00
Tgl : 03.06.02
Untuk pengalokasian barang impor, bagian penerimaan gudang
menggunakan Info Kedatangan Impor sebagai acuan. Dokumen Info
Impor ini didapat dari Bagian Pembelian sebelum impor datang. (lihat IK
Pengalokasian Barang Impor ke Gudang).
Dokumen serah terima barang impor berupa informasi impor yang telah
ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan, sedangkan dokumen serah
terima barang non impor berupa dokumen pengiriman yang telah
ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan
5.4 Pemeriksaan dan Penyimpanan Barang Datang
a. Barang datang yang diterima GBB akan diinspeksi oleh QC. GBB
memberikan data barang datang yang harus diinspeksi pada lembar
form Laporan Inspeksi dan Perhitungan. GBB menunggu inspeksi
visual oleh QC (Lih IK Inspeksi Barang Datang) selesai dilakukan
Setelah inspeksi visual selesai, GBB melakukan perhitungan,
pengidentifikasian dan penyimpanan bahan baku di tempat yang telah
ditentukan. (Lih.IK Perhitungan Bahan Baku Impor). Apabila ada
ketidaksesuaian jumlah yang ada antara dokumen dan kenyataan maka
GBB membuat Surat Pernyataan selisih kurang untuk diserahkan ke bea cukai.
b. GBB dan QC menyiapkan LIP, masing-masing bagian menyimpan
rekaman mutu ini, sedangkan satu rangkap lagi diserahkan ke Bagian
Pembelian. Tembusan untuk Bagian Pembelian ini akan digunakan
untuk evaluasi pemasok
c. Barang (mesin/ suku cadang) di bagian maintenance diperiksa sendiri
oleh bagian maintenance untuk dibuatkan LIP sebanyak 2 lembar,
lembar 1 untuk disimpan sendiri, lembar 2 diteruskan ke Bagian
Pembelian.
5.5 Memperbarui Kartu Persediaan
Kartu Persediaan diperbarui setelah LIP selesai dibuat.
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.3 Hal : 5 / 8
Judul : dan Penempatan
No.Dok : PM/GBB/01
MUTU No.Rev : 00 PROSEDUR Tgl : 03.06.02
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 IK Penerimaan Barang dari Pengirim 6.2 IK Pengalokasian Barang Impor ke Gudang
6.3 IK Inspeksi Barang Datang 6.4 IK Perhitungan Bahan Baku Impor
6.5 Prosedur evaluasi pemasok
6.6 Surat jalan
6.7 Informasi kedatangan impor (F/PURC/04)
7. LAMPIRAN
7.1 Flowchart Penerimaan dan Penempatan Barang
7.2 Form Informasi Kedatangan Impor (F/GBB/0 1 )
7.3 Form Laporan Inspeksi dan Perhitungan (F/GBB/06)
PROSEDUR MUTU
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.3
Flowchart Prosedur Penerimaan dan Penempatan Barang Datang
No.Dok : PM/GBB/01 00
: 03.06.02 6 / 8
Tgl Hal
lokal dan import
Bag Penerimaan Gdg
kedatangan barang
Menerima tembusan Penerimaan barang dari pengirim
kedatangan barang ke Menyiapkan dokumen untuk bea cukai
(Bag Maintenance
Pengalokasikan Pemeriksaan dan
Penyimpanan Barang
QC,GBB, &/
GBB &/ Maintenance
Bag. Pembelian
Pemasok Update data persediaan
&
No No .Arti kel Jenis Barang I Komponen Kuantitas PL/Inv
No /LIP/
OK Tdk Tgl Oleh Tgl Oleh Hasil hitung
Hasil lspeksi
PL / Inv No. : Tgl.tiba di E-T-A
:
Mengetahui , Mengetahui ,
(paraf & nama ) (paraf & nama)
F/GBB/0 1
Yang bertanda tangan dibawah ini, kami:
Perusahaan : PT. E-T-A INDONESIA Nama : BT. PRlJONO, Dipl .-lng Jabatan : Wakil Direktur
urut B.C 2.3 tertulis di invoice kami terima sebesar
I
Alatnat : JI. Rembang lndustri II/21 ,PIER Pasuruan
Dengan ini memberitahukan bahwa kedatangan Import kami yang lalu :
Jalan Rembang lndustri I I / 21, Kawasan Berikat Rembang
Pasuruan Indonesia Ph. (0343) 740140-41 Fax. (0343) 740142
B.C. 2.3 No : Tertanggal : Invoice No :
terdapat tidak kesesuaian beberapa jenis/jumlah barang yang tertera di dokumen tersebut.
ketidaksesuaian tersebut adalah :
Demikian surat pernyataan ini kami buat .Dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Rembang, PT. E-T-A INDONESIA
Gudang BT. PRIJONO, Dipl.-Ing. Wakil Direklur
LAMPIRAN 7
PROSEDUR ORDER HANDLING
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat
Prosedur: ORDER HANDLING
PM/OH/01 Revisi 00
PROSEDUR MUTU
No. Dok : PM/OH/01 No. Rev : 00 Tgl : 05.06.02
1. TUJUAN
Memastikan order yang masuk akan diterima bila semua persyaratan order
terpenuhi
Memastikan adanya konfirmasi order ke pelanggan, baik untuk order yang
ditolak maupun order yang diterima
I : 2 dari 21 ISO :
Judul : Order Handling
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi penanganan semua order yang datang, baik melalui fax,
telp, e-mail, dan atau yang lainnya. Penanganan order ini dimulai dari
menerima order sampai dengan barang dikirimkan beserta dokumen terkait.
Atau bisa juga menangani pengiriman barang atau produk atas permintaan
dari Direksi tanpa kartu order. Order yang berupa bukan barang jadi circuit
breakers seperti housing plastik juga penanganan mesin-mesin yang akan
dikirimkan kembali atau re-ekspor ke Jerman juga dijelaskan dalam prosedur
in i .
3. PENANGGUNG JAWAB
3.1 Bagian OH
Bagian OH ini bertanggung jawab untuk menerima order, analisa order
untuk memastikan order bcnar ditujukan ke E-7’-A Indonesia, memberikan
konfirmasi order ke pelanggan, membuat kartu order, menyiapkan
dokumen untuk bea cukai
3.2 Bagian Produksi
Bagian produksi ini bertanggung jawab untuk analisa order, termasuk
didalamnya memeriksa kecukupan bahan baku, kapasitas produksi, dan
waktu yang dibutuhkan. Membuat daftar export udara,
3.3 Bagian gudang
Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat daftar export laut,
melakukan packing barang siap export.
3.4 QC
PROSEDUR MUTU I
: 3 dari 21 Klausul ISO 9001:2000 : 7.2.1; 7.2.2;
No. Dok : PM/OH/01 No. Rev : 00 Tgl : 05.06.02
: Order Handling
Bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan selama packing barang
siap ekspor, dan melakukan re-packing apabiia terjadi kesalahan dalam
packing.
4. DEFINISI
Pengiriman Order Ekstra : Pengiriman barang atas permintaan Direksi
tanpa kartu order
OH : Order Handling
OI : Order inquiry
KO : Kartu Order
BSE : Barang Siap Ekspor
5. PROSEDUR
URAIAN UMUM PROSEDUR ORDER HANDLING:
5.1 OH menerima OI dari pelanggan, dan memeriksa OI tersebut
5.1.1 Jika order tersebut berbeda dari biasanya, OH konfirmasi dengan
pelanggan.
5.1.2 Selanjutnya OI akan diteruskan ke bagian Produksi untuk dianalisa
apakah produksi sanggup menerima/ memenuhi order tersebut.
5.1.3 Produksi menanyakan kecukupan bahan baku ke gudang dan
melihat kapasitas produksi untuk memenuhi OI
5.1.4 Apabila bahan baku yang dibutuhkan kurang maka bagian gudang
langsung mengajukan permintaan pembelian untuk bahan baku
tersebut sedangkan OH akan melakukan negosiasi dengan
pelanggan mengenai waktu pengiritnan.
5.1.5 Sesuai hasil analisa bagian Produksi, bila produksi tidak dapat
memenuhi OI tersebut, OI akan dinegosiasikan ulang dengan
pelanggan oleh OH. Bila produksi dapat memenuhi OI tersebut,
maka OH langsung mengkonfirmasi ke pelanggan bahwa OI diterima.
PROSEDUR MUTU No. Dok : PM/OH/01 No. Rev : 00
: 05.06.02
5.1.6 Apabila dalam negosiasi OI masih tidak bisa sesuai dengan
kemainpuan dan kapasitas produksi, maka OI akan ditolak dan OH
akan mengkonfirmasikan ke pclanggan.
5.2 Apabila OI diterima maka OH membuat OC untuk OH dan untuk
Produksi.
5.3 Produksi memproduksi sesuai dengan kartu order. (Selanjutnya dapat
dilihat di Prosedur Produksi)
5.4 Selama barang masih dalam proses produksi, OH membuat rencana
export yang akan dilakukan.
5.4.1 Untuk pengiriman ekspor udara OH memberikan rencana
pengiriman eksport ke bagian PPC
5.4.2 Untuk pengiriman ekspor laut OH memberikan rencana pengiriman
ekspor ke Bagian Gudang.
5.4.3 Apabila OH menerima surat perintah pengiriman ekstra, maka OH konfirmasi ke Bagian Gudang BSE untuk menyiapkan barang yang
akan dikirim.
5.4.4 PPC memberikan feed back dan jawaban atas rencana ekspor yang
dibuat OH.
5.4.5 Apabila PPC tidak dapat memenuhi jumlah unit yang ada dalam
rencana pengiriman sesuai dengan hasil analisa Bagian Produksi,
maka PPC harus memberikan alasannya.
5.5 PPC dan bagian gudang membuat daftar export
5.5.1 Daftar ekspor laut khusus untuk produk tipe 1160 dibuat oleh
bagian gudang.
5.5.2 Daftar ekspor udara dibuat oleh PPC produksi, setelah itu baru
diserahkan ke gudang.
5.6 Bagian gudang melakukan packing barang siap ekspor sesuai dengan
daftar ekspor yang ada.
I I - : : 4 dari 21 Klausul ISO ` 1 :2000 : ; 7.2.2;
Judul : Order Handling
PROSEDUR MUTU
Klausul ISO 9001 :
5.6.1 Untuk barang yang akan diekspor melalui laut, Sebelum barang
dipacking untuk pcngiriman eksport QC memberikan pembebasan
terlcbih dahulu terhadap barang yang akan dipacking.
5 .6.2 QC melakukan pengawasan selama packing barang siap ekspor.
5.6.3 Apabila terjadi kesalahan dalam packing maka pihak QC
melakukan pembetulan secara langsung (re-packing).
5.6.4 Setelah packing selesai dilakukan; Bagian Gudang mengisi no
pal let.
5.7 OH menyiapkan dokumen-dokumen terkait untuk ekspor, termasuk
didalamnya juga dokumen untuk bea cukai.
5.8 Setelah dokumen-dokumen sudah selesai dan siap; maka OH
memberikan dokumen terkait ke bagian Gudang untuk disertakan dengan
barang.
5.9 Bagian Gudang yang menerima dokumen terkait menyertakan dokumen
tersebut dalam packing barang siap ekspor.
5.10 Setelah semuanya sudah selesai dan siap; maka barang dikirimkan ke
pelanggan melalui forwarder.
5.1 I Pada jangka waktu tertentu secara bcrkala OH melakukan Rekap Eksport
yang sudah dilaksanakan.
No. Dok : PM/OH/01 No.Rev : 00
Tgl : 05.06.02 Hal : 5 dari 21
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 Prosedur produksi
7. LAMPIRAN
7.1 Flow chart order handling
7.2 Analisa order inquiry (F/OH/0 1)
7.3 Kartu order confirmation/ auftragbestatigung (F/OH/02)
7.4 Kartu order
7.5 Rencana pengiriman ekspor (F/OH/03)
7.6 Versand Ubersicht / Shipment summary (F/OH/04)
05.06.02 I
: 6 dari 21 : 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3 Judul : Order Handling
7.7 Invoice / packing list (F/OH/05)
7.8 Shipping instruction (F/OI-I/06)
7.9 Data ekspor 1 160 (F/PROD 1 160/10)
7.10 Data ekspor 1658 (F/PROD 1658/9)
7.1 I Data ekspor 8340 (F/PROD 8340/9)
7.12 Pembebasan AQL dari Jerman (F/QC/01)
7.13 Offene Bestellung (F/OH/07)
7.14 Surat Perintah Pengiriman Ekstra (F/OH/08)
7.15 Rekap Eksport (F/OH/09)
No. Dok : PM/OII/01 No. Rev : 00 Tgl : 05.06.02
flowchart order handling
Judul : Order Handling
Penerimaan order
Prosedur produksi Membuat KO
Membuat rencana
export t Membuat daftar
barang export
PT. E-T-A INDONESIA ORDER CONFIRMATION z. H d . Frau D . Schumann
I
Total
I n t e r n a l O r d e r N r . Order D a t e :
I
Pasuruan , OH Dept.
F/OH/02
No
Pasuruan,
OH PPIC/PROD
F/OH/03
PT. E-T-A INDONESIA of Invoice-No:
Rembang, den M-B/L Nr. :
Hd .
PT. E-T-A INDONESIA Jalan Rembang lndustri II/21
Kawasan Berikat Rembang Pasuruan-Indonesia
Telp.0343-740140 I 41 Fax. 0343-740142
Frau D. Schumann
E x p o r t KW :
Page of
PT. E-T-A INDONESIA Jalan Rembang lndustri 11/21
Kawasan Berikat Rembang Pasuruan-Indonesia
Telp.0343-740140 / 41 Fax. 0343-740142
INVOICE / PACKING LIST
Date No
To :
I I I I I I I
Origin : INDONESIA
TOTAL FOB :
PT. E-T-A INDONESIA
Yulies W.Diyah
F/OH/05
PT.E-T-A INDONESIA
No No Intern Amp
Pasuruan ,
Kw
PEMBEBASAN AQL
dari JERMAN
Mengetahui,
F/QC/01
REKAP EKSPORT 2002 (in VALUE)
I I I I I I
I I I I I I I
REKAP EKSPORT 2002 (in Quantity)
1658 USA 0 TOTAL Q
Pas. Yulies
F/OH/09
PG: 1160
I
I I I
Untuk Export KW :
PG : 8340
DATA EXPORT Untuk Erport KW :
DATA EXPORT
Untuk Export KW : I
LAMPIRAN 8
PROSEDUR PEMBELIAN
PT. E-T-A INDONESIA
Prosedur: PEMBELIAN PM/PURC/01
Revisi 00
Disahkan
I Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.1 ; 7.4.2 : 2 dari 20
PROSEDUR MUTU Tgl 03.06.02
: Pembelian I
1. TUJUAN
Memenuhi permintaan pembelian sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. RUANG LINGKUP
Berlaku untuk semua jenis pembelian baik pembelian afiliasi, dan non afiliasi.
Pembelian afiliasi ini bisa berupa pembelian bahan baku rutin dan tidak rutin.
Pembelian non afiliasi meliputi pembelian impor, lokal dan langsung.
Pembelian afiliasi adalah pembelian bahan baku utama dari PT. E-T-A Jerman
dan atau PT. E-T-A USA. Pembelian non afiliasi adalah pembelian selain dari
PT. E-T-A Jerman dan USA.
3. PENANGGUNG JAWAB
3.1 Direksi bertanggung jawab untuk:
Memberikan persetujuan untuk pembelian lokal dan impor yang
dilakukan
3.2 Kepala bagian pembelian bertanggung jawab untuk:
Membuat Purchasing Order (PO) apabila Direksi tidak membuat PO
Menentukan jumlah order yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan
Memberikan persetujuan untuk pembelian langsung
Bertanggung jawab mengurusi segala dokumen impor, bea cukai, dan
memberikan tembusan ke bagian penerimaan
4. DEFINISI
PO : Purchasing Order
5. PROSEDUR 5.1. URAIAN UMUM PROSEDUR PEMBELIAN IMPOR BAHAN BAKU
RUTIN
5.1.1 Bagian pembelian menerima form Laporan Stock Gudang dari
bagian gudang.
I
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.1; 7.4.2 Hal : 3 dari 20
Judul : Pembelian
No. Dok : PM/PURC/01 No.Rev : 00 Tgl : 03.06.02
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
Kepala pembelian melakukan analisa terhadap form Laporan Stock
Gudang untuk menentukan jumlah barang yang akan diorder.
Direksi atau yang diberi wewenang oleh Direksi membuat
materialbestellung. Apabila yang membuat materialbestellung
bukan Direksi maka bagian yang diberi wewenang oleh Direksi
meminta persetujuan Direksi atas materialbestellung yang sudah
dibuat.
Materialbestellung yang telah dibuat dan sudah disetujui oleh
Direksi dikirimkan ke pemasok (PT. E-T-A Jerman atau USA)
Bagian pembelian menerima konfirmasi order.
Bagian pembelian menerima konfirmasi dari forwarder atau
supplier yang kemudian digunakan untuk membuat form
‘informasi impor yang akan datang’
Bagian pembelian menyiapkan dokumen-dokumen untuk
menyiapkan kedatangan barang terkait sampai dengan berita acara
pembukaan segel; dimana bagian pembelian membuat form ‘BC
2.3, dan menerima form ‘berita acara pembukaan segel Bea Cukai’,
form ‘surat jalan’ atau berita acara penerimaan barang., form ‘M- AWB dan H-AW’, ‘M - B/L dan form ‘H-B/L’, menerima form
invoice, packing list.’
Lihat prosedur penerimaan dan penempatan barang datang.
5.2.URAIAN UMUM PROSEDUR PEMBELIAN IMPOR BAHAN BAKU
TIDAK RUTIN
5.2.1 Bagian pembelian menerima form Permintaan Pengadaan Barang
dari gudang.
5.2.2 Kepala pembelian melakukan analisa terhadap form permintaan
pengadaan barang untuk menentukan jumlah barang yang akan
dipesan.
No. Dok : PM/PURC/01 No. Rev 00 Tgl : 03.06.02
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
I I
Klausul ISO 900 1 :2000 : 7.4.1 ; 7.4.2 : 4 dari 20
Judul : Pembelian
Direksi atau yang diberi wewenang oleh Direksi membuat
sonderbestellung. Apabila yang membuat sonderbestellung bukan
Direksi maka bagian yang diberi wewenang oleh Direksi meminta
persetujuan Direksi atas sonderbestellung yang sudah dibuat.
Sonderbestellung yang telah dibuat dan sudah disetujui oleh
Direksi dikirimkan ke pemasok (PT. E-T-A Jerman atau USA)
Bagian pembelian menerima konfirmasi order.
Bagian pembelian menerima konfirmasi dari forwarder atau
supplier yang kemudian digunakan untuk membuat form
‘Informasi Impor yang akan Datang’
Bagian pembelian menyiapkan dokumen-dokumen untuk
menyiapkan kedatangan barang terkait sampai dengan berita acara
pembukaan segel; dimana bagian pembelian membuat form ‘BC 2.3, dan menerinia form ‘berita acara pembukaan segel Bea Cukai’,
form ‘surat jalan’ atau berita acara penerimaan barang., form ‘M-
AWB dan I-I-AW’, ‘M - B/L dan form ‘H-B/L’, menerima form
invoice, packing list.’
Lihat prosedur penerimaan dan penempatan barang datang.
5.3.URAIAN UMUM PROSEDUR PEMBELIAN IMPOR BAHAN BAKU
PELENGKAP DAN SUKU CADANG
5.3 .1 Bagian pembelian menerima form Permintaan Pengadaan Barang dari bagian yang terkait.
Kepala pembelian melakukan analisa terhadap form Permintaan
Pengadaan Barang untuk menentukan jumlah barang yang akan
dipesan.
5.3.2
5.3.3 Apabila bagian pembelian menyetujui permintaan pengadaan
barang maka bagian pembelian mencari pemasok dari daftar
pemasok yang ada.
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.1; 7.4.2 Judul : Pembelian
No. Dok : PM/PURC/01 Rev : 00
Tgl : 03.06.02 Hal : 5 dari 20
5.3.3 Bagian pembelian membuat quotation request ke pemasok untuk
mengetahui harga, waktu pengiriman, dan ketersediaan barang
yang akan dibeli
Bagian pembelian menunggu quotation dari pemasok. 5.3.4
5.3.5 Purchasing Order (PO) dibuat oleh Bagian Pembelian atau
Direksi.
5.3.6 Purchasing Order (PO) yang dibuat oleh Bagian Pembelian
diajukan ke Direksi untuk mendapatkan persetujuan.
5.3.7 Apabila Direksi tidak menyetujui Purchasing Order (PO) maka
pembelian ditangguhkan dan bagian pembelian memilih pemasok
yang lainnya (apabila ada pemasok yang lain). Kemudian
mengikuti langkah 5.3.5.
Apabila Direksi menyetujui Purchasing Order (PO) maka bagian
pembelian mengirimkan Purchasing Order (PO) ke pemasok.
5.3.9 Bagian pembelian menerima konfirmasi order.
5.3.10 Bagian pembelian menerima konfirmasi dari forwarder atau
supplier yang kemudian digunakan untuk membuat form
‘Informasi Impor yang akan Datang’
5.3.8
5.3.1 1 Bagian pembelian menyiapkan dokumen-dokumen yang
diperlukan. untuk menyiapkan kedatangan barang terkait sampai
dengan berita acara pembukaan segel; dimana bagian pembelian
membuat form ‘BC 2.3, dan menerima form ‘berita acara
pembukaan segel Bea Cukai’, form ‘surat jalan’ atau berita acara
penerimaan barang., form ‘M-AWB dan H-AW’, ‘M - B/L dan
form ‘M-B/L’, menerima form invoice, packing list.’
5.3.12 Lihat prosedur penerimaan dan penempatan barang datang
5.4.URAIAN UMUM PROSEDUR PEMBELIAN LOKAL
5.4.1 Bagian Pembelian menerima Laporan Stock dan atau form
Permintaan Pengadaan Barang dari bagian yang terkait.
I g
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.1; 7.4.2 : 6 dari 20 Tgl 03.06.02
PROSEDUR MUTU No.Rev
: Pembelian
5.4.2
5.4.3
5.4.4
5.4.5
5.4.6
5.4.7
5.4.8
5.4.9
Kepala pembelian melakukan analisa terhadap form Permintaan
Pengadaan Barang dan Laporan Stock untuk menentukan jumlah
barang yang akan dipesan.
Apabila bagian pembelian tidak menyetujui permintaan pengadaan
barang maka permintaan pembelian ditangguhkan
Apabila bagian pembelian menyetujui permintaan pengadaan
barang maka bagian pembelian mencari pemasok dari daftar
pemasok yang ada.
Bagian pembelian membuat quofation request ke pemasok untuk
mengetahui harga, waktu pengiriman, dan ketersediaan barang
yang akan dibeli
Bagian pembelian menunggu quotation dari pemasok.
Purchasing Order (PO) dibuat oleh bagian pembelian
Untuk pembelian diatas Rp.250.000 rupiah maka Purchasing
Order (PO) yang dibuat oleh bagian pembelian diajukan ke Direksi
untuk mendapatkan persetujuan. Untuk pembelian dibawah
Rp.250.000 rupiah tidak perlu meminta persetujuan dari Direksi.
Bagian pembelian menyiapkan dokumen-dokumen terkait yang
di but uhkan.
5.4.10 Lihat prosedur penerimaan dan penempatan barang datang.
5.5.URAIAN UMUM PROSEDUR PEMBELIAN LANGSUNG
5.5.1 Bagian pembelian menerima form Permintaan Pengadaan Barang
dan atau Permintaan Pembelian.dari bagian yang terkait.
5.5.2 Bagian terkait mengajukan Permintaan Pembelian ke bagian
pembelian.
Kepala pembelian melakukan analisa terhadap form permintaan
pengadaan barang dan atau permintaan pembelian untuk
menentukan jumlah barang yang akan dipesan.
5.5.3
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.1; 7.4.2 Hal : 7 dari 20
Judul : Pembelian
No. Dok : PM/PURC/01 Rev ' 00
Tgl : 03.06.02
5.5.4 Apabila bagian pembelian tidak menyetujui permintaan pembelian
maka permintaan pembelian ditangguhkan.
Apabila bagian pembelian menyetujui permintaan pembelian maka
bagian pembelian memberikan persetujuan..
5.5.6 Bagian pembelian melakukan pembelian secara langsung di pasar
lokal.
5.5.7 Bagian pembelian menerima barang dan mengecek barang yang
di bel i.
Apabila barang yang diterima dalam kondisi jelek maka Bagian
pembelian langsung melakukan komplain dan meminta barang
ganti, sedangkan apabila barang yang diterima dalam kondisi baik
maka barang diterima.
5.5.9 Apabila barang yang dibeli itu dibutuhkan cepat oleh bagian yang
terkait maka barang langsung diberikan ke bagian terkait dan
digunakan sesuai dengan fungsinya. Sedangkan apabila barang
yang dibeli sifat kebutuhannya tidak mendesak atau hanya untuk
memenuhi persediaan minimal maka barang disimpan oleh bagian
pembelian untuk siap digunakan sewaktu-waktu.
5.5.5
5.5.8
6 DOKUMEN TERKAIT 6.1. Prosedur penerimaan dan penempatan barang datang
6.2. Order Confirmation
6.3. Invoice
6.4. Quotation dari pemasok
6.5. Berita Acara Pembukaan Segel
6.6, M-AWB dan H-AWB, M-B/L dan H-B/L
6.7. Informasi kedatangan barang dari forwarder
6.8. Informasi kedatangan barang dari Pemasok
6.9. Sonderbestellung
6.10. Daftar Pemasok
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.1 ; 7.4.2
6.1 1. Kriteria Penilaian, Penilaian Ulang, Pemilihan Pemasok
6.12. Laporan Stok (F/GBB/02)
No.Dok : PM/PURC/01 Rev : 00
Tgl : 03.06.02 Hal : 8 dari 20
7 LAMPIRAN
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
Flowchart Prosedur Pembelian Impor Bahan Baku Rutin
Flowchart Prosedur Pembelian Impor Bahan Baku Tidak Rutin
Flowchart Prosedur Pembelian Impor Bahan Baku Pelengkap dan
Suku Cadang
Flowchart Prosedur Lokal
Flowchart Prosedur Langsung
Permintaan Pengadaan Barang (F/PURC/0 1)
Quotation Request (F/PURC/02)
Purchasing Order (PO) (F/PURC/03)
Materialbestellung 1 658-USA (Materialbestellung-1 658-USA-2002)
7.10 Materialbestellung 1658-Jerman (Materialbestellung 1658_D_2002)
7.1 1 Materialbestellung I 160 (Materialbestellung-1 160-2002)
7.12 Materialbestellung 8340 (Materialbestellung-8340-2002)
7.13 Informasi kedatangan impor (F/PURC/04)
7.14 Berita acara penerimaan barang (F/PURC/05)
7.15 Rekap impor (F/PURC/06)
g
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.1 ; 7.4.2 (Hal : 9 dari 20
PROSEDUR MUTU No. Tgl Rev 03.06.02
Flowchart Prosedur Pembelian Impor Bahan Baku Rutin
Direksi atau yang diberi
materialbestellung
Mengirimkan materialbestellung
Terima konfirmasi order/ kedatangan
Membuat lnformasi kedatangan impor
Menyiapkan dokurnen terkait
Prosedur penerimaan dan penernpatan barang datang
Mulai
Terima laporan
No. Dok : PM/PURC/01
Tgl : 03.06.02 PROSEDUR MUTU No.Rev ' 00
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.1 ; 7.4.2
wewenang
Hal : 10 dari 20
Membuat sonderbestellung
Bagian Pembelian
Mengirimkan sonderbestellung
Terirna konfirmasi
kedatangan impor
Menyiapkan dokumen terkait
penempatan barang datang
Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.1; 7.4.2 (Hal : 1 1 dari 20
Judul : Pembelian
Flowchart Prosedur Pembelian Impor Bahan Baku Pelengkap
Mulai
Terima permintaan pengadaan barang
T
I
Terima konfirmasi order/ kedatangan
dokumen terkait (dok.impor)
Prosedur penerimaan dan penempatan barang datang
dan Suku Cadang
Flowchart prosedur pembelian lokal
No.Dok : PM/PURC/01 No.Rev : 00 Tgl : 03.06.02 Hal : 12 dari 20
Terima laporan stok dan atau permintaan
Analisa
Bagian Pembelian
Membuat PO
Pembelian >250.000
Bagian Pembelian
T
I
Bagian Pembelian
Mengirimkan PO
Terima konfirmasi order/ kedatangan
kedatangan barang terkait
Direksi setuju?
Prosedur penerimaan dan penempatan barang datang
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.1; 7.4.2 : 13 dari 20 Judul : Pembelian
No. Dok : PM/PURC/01
Tgl : 03.06.02 PROSEDUR MUTU Rev : 00
Flowchart prosedur pembelian langsung
permintaan pernbelian
Bagian pembelian
Membuat permintaan pengadaan barang
Pembelian
Persetujuan /ACC
Bagian pembelian
Pelaksanaan pembelian
Cek barang
Bagian pembelian
Konfirmasi ke supplier / komplain
Y
Sifat Permintaan :
Sangat penting ( max hari )
Biasa ( max. bulan )
Tgl. Permintaan : Oleh :
Perawatan Paraf & Nama
Produksi Paraf & Nama I
/ Uji
Gudang
HRD
lain-lain
Paraf & Nama
Paraf & Nama
Paraf & Nama
Diterima : Disetujui :
Paraf & Nama (Purchasing) ( Direksi )
F/PU RC/01
QUOTATION REQUEST
No :
Date :
To :
Att :
Please send us your quotation for following item :
PT. E-T-A INDONESIA Jalan Rembang lndustri 11/21 Kawasan Berikat Rembang Pasuruan-Indonesia Telp.0343-740140 / 41 Fax. 0343-740142
Remarks Term of Payment : Delivery termin Shipped to
Pasuruan,
Purchasing Dept.
F/PURC/02
PT. E-T-A INDONESIA Jalan Rembang lndustri 11/21 Kawasan Berikat Rembang Pasuruan-Indonesia TeIp.0343-740140 / 41 Fax. 0343-740142
PURCHASING ORDER
No :
Date :
To :
Att :
Follow up your quotation, we decide to make a purchasing order for following item :
Remarks : Term of Payment : Delivery termin : Shipped to
Pasuruan, Agreed by,
Purchasing Dept. (Board of Directors)
F/PURC/03
Tang gal Nomor
Description
Dari
Article No.
Invoice : Tgl No.lnvoice : Perk : Tiba Tgl Forwarder :
I TOTAL
Pasuruan,
PURCHASING
F/PURC/04
BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG
Yang b e r t a n d a t angan d i bawah i n i :
Nama
Jaba t an
Tanggal
Te lah menerima barang d a r i :
Nama
I n s t a n s i / J a b a t a n :
Dengan d a t a d a t a barang s e b a g a i b e r i k u t :
Nama Barang
Asal ba rang
Jumlah Barang
Dokumen
Penerima Barang, Penyerah Barang,
(Nama t e r a n g ) ( N a m a t e r a n g ) F/PURC/05
BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG
Yang b e r t a n d a t angan d i bawah i n i :
Nama
Tabatan
Tanggal
Telah menerima barang d a r i :
Nama
Instansi / J a b a t a n :
Dengan d a t a d a t a barang s e b a g a i b e r i k u t :
Nama Barang
Asal ba rang
Jumlah Barang
Dokumen
Penerima Barang, Penyerah Barang,
(Nama terang) F/PU RC/05
(Nama t e r a n g )
REKAP IMPORT (BLN) 2002
(in VALUE)
I
Material USA Material Ger Supp Material Tampoprint Total Freight Cost Total
Pasuruan, Yulies. W. Diyah
F/PURC/06
Moment
des des
INDONESIA I 2 1
I141 Far
an den der
Name I I
I
LAMPIRAN 9
INSTRUKSI KERJA
PENERIMAAN BARANG DARI PENGIRIM
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat Disahkan
Instruksi Kerja: PENERIMAAN BARANG DARI PENGIRIM
IK/GBB/01 Revisi 00
I Klausul ISO 9001:2000 : 7.4.3 : 2 dari 2 Judul : Penerimaan Barang dari
1.
2. 3 5 .
4.
5 .
6 .
7.
8.
9.
Terima pemberitahuan barang datang dari bagian Impor (kantor adm. depan)
Terima dokumen pengirirnan barang dari pengirim
Hitung jumlah barang yang dikirim
Cek apakah jumlah barang yang dikirim sesuai dengan jumlah pada dokumen
pengiriman.
Bila ada ketidaksesuaian jumlah, catat ketidaksesuaian tersebut pada dokumen
pengiriman
Tanda tangan dokumen pengiriman
Kembalikan dokumen pengiriman yang asli dan ambil rangkapannya.
Fotocopy rangkapan dokumen pengiriman sebanyak satu kali
Berikan rangkapan dok. Pengiriman ke Bag. Impor dan simpan fotocopy nya
10. Catat data kedatangan barang di buku Jurnal Penerimaan Barang.
1 1. Informasikan kedatangan barang ke QC
LAMPIRAN 10
INSTRUKSI KERJA
PENGALOKASIAN BARANG IMPOR KE GUDANG
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat
Instruksi Kerja: PENGALOKASIAN BARANG IMPOR KE GUDANG
IK/GBB/02 Revisi 00
Disahkan
Tal 03.06.02 INSTRUKSI KERJA
I g
Klausul ISO 9001 :2000 : 7.4.3 : 2 dari 2
: Impor ke
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bersama-sania 2 orang (1 orang bagian mengangkat dan 1 orang dari Gudang)
membuka pallbox
Kelompokkan isinya berdasarkan tipe (1160, 1658, 8340 atau mesin)
Tentukan tujuan alokasinya berdasarkan dokumen Informasi Kedatangan
Impor
Alokasikan barang ke tujuannya (material dialokasikan ke Gudang Atas atau
Gudang Bawah dan mesin dialokasikan ke Maintenance).
Meminta tanda tangan serah terima barang. Tanda tangan serah terima dapat
dibubuhkan pada dokumen Informasi Kedatangan Impor.
Simpan dokumen Informasi Kedatangan Impor yang telah ditandatangani.
LAMPIRAN 11
INSTRUKSI KERJA
PERHITUNGAN BAHAN BAKU IMPOR
PT. E-T-A INDONESIA
Dibuat
Instruksi Kerja: PERHITUNGAN BAHAN BAKU IMPOR
IK/GBB/03 Revisi 00
Disahkan
INSTRUKSI KERJA
Klausul ISO 9001:2000 :
1. Nyalakan timbangan
2. Set-up timbangan
3. Timbang sesuai jumlah pada yang tertera pada daftar
4. Masukkan hasil timbang ke dalam plastik
5. Tulis identitas no.artikel dan jumlah pada kertas kecil
6. Masukkan identitas tersebut dalam plastik
7. Tutup bungkus plastik dan jepret hingga rapat
8. Simpan barang sesuai tempatnya
9. Lengkapi Laporan Inspeksi dan Perhitungan
10. Lihat pada laporan inspeksi apakah ada selisih kurang antara jumlah hasil
hitung dan jumlah pada dokumen impor
11. Jika ada selisih kurang, buat Surat Pernyataan untuk selisih kurang
(F/GBB/06) tersebut
12. Serahkan Surat Pernyataan selisih kurang ke bagian Impor untuk dilaporkan
ke Bea Cukai (Surat Pernyataan ini dibuat paling lambat 1 minggu setelah
kedatang barang impor)
13. Perbarui Kartu Stock sesuai hasil hitung
No. Dok : IK/GBB/03 No.Rev : 00 Tgl : 03.06.02 Hal : 2 dari 2
LAMPIRAN 12
FORM LAPORAN INSPEKSI DAN PERHITUNGAN
(KOSONG)
PL / Inv No. : Tgl.tiba di E-T-A :
& No /LIP/ /
:
Mengetahui,
(paraf & nama)
Mengetahui,
(paraf & nama)
LAMPIRAN 13
REKAMAN SIMULASI AUDIT
Hal. 1 dari 1 JADWAL AUDIT INTERNAL 6 Juni 2002 RlNClAN
QC
Produksi
Gudang
Order Handling
Purchasing
Dokumen Terkait & Jam Audit QC Produksi 6 Juni, 08:15-09:15 QC Plastik Kalibrasi ekstern Kalibrasi intern
Penerimaan Order dari OH Persiapan Produksi Permintaan Komponen ke Gudang Observasi Packing Plastik Flowchart proses Penerimaan& Penempt.Brg Datang 6 Juni, 10: 15-1 1 :1 5 Penggantian Barang Pengeluaran Brg dr GBB ke Prod Permintaan Sisa Baik Penerimaan Gudang dari Produksi Retur Baik Order Handling 6 Juni, 1 I : 15-1 1 :45
6 Juni, 09: 15-1 0: 15
Pembelian 6 Juni, 11:45-12:15
Dibuat oleh:
Ttd Tim Audit)
Disahkan oleh: Tinjauan:
Ttd I F/UMU M/02
CHECKLIST AUDIT INTERNAL Hal. d
ari 1
F/UMUM/03
6 Kriteria 7.4.1 v 7 Harus dilakukan dan 7 4 1 v
8 Kriteria 7.4.1 v 9 Analisa tersebut? 7.4.1 v
CHECKLIST AUDIT INTERNAL
I I
Departemen yang diaudit: Tgl, Audit: 6 2002
Auditor: Fitri Auditee: Yulies Order Handling Waktu Audit: 11:45-12:15
Haniz Heny Jenny
Hal. dari
4 Komunikasi 7.2.3 v Evaluasi 8.2.1 v
F/UMUM/03
LAPORAN AUDIT INTERNAL No. Hal
. Laporan 1 dari 1 Audit. I
Tim Audit: 1. Fitri 3. Hanis 2. Heny 4. Jenny
I I Departemen yang diaudit: Purchasing Audit: 6 Juni 2002
Auditee: Yenny
Tgl. Audit sebelumnya:
ingkup Audit: semua proses dalam Purchasing
Disetujui oleh
Ttd.
Klausul
.4.2
.4.1
.4.1.
Dibuat oleh
Ttd.
Temuan Audit
lnformasi pembelian telah mencakup persyaratan produk yang akan dibeli
Ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang datang akan dikonfirmasi ke pengirim
Organisasi harus mengevaluasi dan menyeleksi pemasok berda- sarkan kemampuannya untuk memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Dalam audit ditemukan: Evaluasi pemasok belum dilaksanakan meskipun telah ada kri- teria evaluasi tersebut.
Ketua Tim Audit)
F/UMUM/07
No. Laporan Audit. LAPORAN AUDIT INTERNAL Hal. dari 1 I Departemen yang diaudit: Order Handling Tgl. Audit: 6 Juni 2002
Tgl. Audit sebelumnya: I
Audit: 1. Fitri 3. Hanis 2. Heny 4. Jenny
Audi tee: Yulies
7.2.2.
7.2.2
Klausul
Dalam audit ditemukan: auditan tidak dapat menunjukkan rekaman untuk keterlambatan waktu pengiriman.
Organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan.. Dalam audit ditemukan: belum ada pengukuran kepuasan pelanggan, tetapi kuesioner untuk mengukur kepuasan pelanggan telah disediakan
Organisasi harus mengevaluasi dan menyeleksi pemasok berda- sarkan kemampuannya untuk memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Dalam audit ditemukan: Evaluasi pemasok belum dilaksanakan meskipun telah ada kri- teria evaluasi tersebut.
Organisasi harus menentukan persyaratan yang ditentukan pe- langgan, termasuk persyaratan pengiriman dan pasca pengirim-
Temuan Audit
Rekaman harus mudah diidentifikasikan dan mudah diambil.
Dibuat oleh:
Ttd. (Ketua Tim Audit)
Organisasi harus meninjau persyaratan yang berkaitan dengan produk.
Jika pelanggan tidak memberikan pernyataan persyaratan yang terdokumentasi, persyaratan pelanggan harus dikonfirmasikan oleh organisasi sebelum persetujuan.
Disetujui oleh
Ttd. (MR)
atu OK
v
V
V
LAPORAN AUDIT INTERNAL Hal. No. Laporan dari Audit. i
Tg I . Audit sebel umn ya:
Audit: 1. Hardjono 3. Evi 2. Handayani 4. Yulies
Audi tee: Fitria Hanis
Audit: Klausul Temuan Audit
Semua rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk membe- rikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan keefektifan pelak- sanaan dari sistem manajemen mutu. Dalam audit ditemukan: kartu stok tidak langsung diperbaharui ketika barang telah di- keluarkan dari Gudang. Alasannya karena menunggu copy dari dokumen asli. Saran: kartu stok segera diperbarui saat barang dikeluarkan.
Peralatan pengukuran harus dikalibrasi atau diverifikasi.
Dibuat oleh:
. 6.
.5.5
.2.4.
oleh
Dalam audit ditemukan: Baik di gudang bahan baku I maupun gudang bahan baku II ditemukan ada timbangan yang tidak mempunyai status kali- brasi.
Organisasi harus mengidentifikasi dan menyimpan barang sehu- bungan dengan mutu produk. Dalam audit ditemukan ada sockel dan kontak yang tidak mem- punyai identitas yang jelas. Selain itu ditemukan pula housing dan bimetal yang tercecer (terlepas dari kelompoknya). Hal ini dapat menyebabkan pemakaian yang salah pada barang tersebut
Ttd. Tim Audit)
Ttd.
LAMPIRAN 14
REKAMAN AUDIT MUTU INTERNAL I
RENCANA TAHUNAN AUDIT INTERNAL
Tujuan
Ruang Lingkup:
Dasar/ Kriteria Audit:
Frekuensi Audit:
Memastikan sistem mutu telah berjalan efektif Memastikan adanya perbaikan mutu berkelanjutan
Meliputi semua departemen kecuali Bagian Akuntansi dan Keuangan
ISO 9001 :2000 kecuali klausul 7.3. Desain dan Pengembangan
Audit Internal dilaksanakan minimal 2 kali dalam setahun. Sewaktu-waktu dilaksanakan audit tidak terencana
Dibuat oleh: Tinjauan Rencana Audit
Hal. 1 dari 1 RlNClAN JADWAL AUDIT INTERNAL 13-14 Juni 2002
Auditor S. Jenny Evi Y. IS. Jenny Evi Y. S. Jenny
Y. Tri Ari Tri Ari
Fitri, Tri Ari
Tri Ari Tri Ari
Yulies Siti Rohmah
Yulies Siti Rohmah
Yulies Siti Rohmah
Hardjono Bpk. Nuryadi
Yenny Ika W
Yenny
Purchasing
Lain-lain
HRD
Produksi
Prod u ksi
Produksi QC
QC
Gudang
Maintenance
PM Pelatihan PM SDM PM Rekaman
Produksi 1160 PM Produksi 1658 PM Plastik PM PPC PM Audit Internal
Produksi 8340 QC Prod 1160 QC Prod 1658 QC Gudang QC Prod 8340 QC Prod Plastik QC R.Uji 8340 QC R Uji 1160 & 1658 Kalibrasi Intern Kalibrasi Ekstern PM Pengend. Dok PM. Penanganan Produk Tidak
Dokumen Terkait PM OH
Penggantian Barang PM Pengeluaran BB ke Prod PM Permintaan Sisa Baik PM Penerimaan dr Prod & Penyimp. PM Retur Baik PM Maintenance
PM Pembelian
Dibuat oleh: Disahkan oleh:
Ttd Ttd
Tinjauan:
Sesuai
PM Penerimaan & Penemp. B. Dtg
PM Tindakan Perbaikan
& Jam Audit 13-Jun, 10:00-11:30
13 Jun. 11:30-13:00
13 Jun, 14:00-15:30
09:00-10:00 13 Jun, 10:00-12:00 13 13:00-15:00 14 Jun, 09:00-10:00 14 10:00-11:00 14 11:00-12:00 14 13:00-15:00 13 Jun, 09:00-10:30 13 Jun, 10:30-12:00 13 Jun, 13:00-14:00 13 Jun, 14:00-15:30 13 15:30-16:00 14 Jun, 09:00-10:00 14 Jun, 10:00-11:30
14-Jun, 13:00-14:30 14 Jun, 14:30-16:00
13 Jun, 09:00-16:00
Jun, 09:00-11:30
Jun, 13:00-14:00
F/UMUM/02
RAPAT PEMBUKAAN AUDIT INTERNAL
Kamis, 13.06.02
SUSUNAN ACARA:
1. Pembukaan oleh Wakil Manajemen, Bpk. B.T. Prijono
2. Sambutan Koordinator Tim Audit, Yulies W.
Konfirmasi:
- Tujuan audit: mencari kesesuaian
- Konfirmasi:
Jadwal (terlampir dalam Rincian Jadwal Audit Internal)
Ruang lingkup: audit proses, kelengkapan dokumen serta rekaman per tanggal
01.06.02 sampai 12.06.02
Proses audit meliputi audit dokumen dan audit lapangan
Meminta kerjasama auditan
3. Sambutan dari Top Manajemen
4. Kata penutup dari Wakil Manajemen, Bpk. B.T. Prijono
CHECKLIST AUDIT INTERNAL Hal. d
ari
Evi
Departernen yang diaudit: Order Handling Tgl. Audit: 13 Juni 2002
Auditor: Jenny Auditee: Handayani Waktu Audit: 10:00 - 11:30
ubahan order7
4 terhadap order lisan V
5 telah ada komunikasi efektif
V
6 keluhan V
Temuan
F/UMUM/03
CHECKLIST AUDIT INTERNAL Hal
, dari
F/UMUM/03
I I
Departemen yang diaudit: Purchasing Tgl. Audit. 13 Juni 2002
Auditor: Jenny Auditee: Handayani Waktu Audit: 11 :30 - 13:00
Evi
No. Persyaratan & Pertanyaan Std. Temuan Ket
1 Evaluasi 7.4.1 V Belum dilaksanakan
2 7.4.2 V
OK NC OS
3 Ketidaksesuaian de- 7.4.1. v
barang
4 Urutan proses 7.4.1. v
Temuan :
CHECKLIST AUDIT INTERNAL Hal. dari
1
F/U MU M/03
ada mesin
identitas
8 Batas waktu di-
lakukan bila rusak, mis berkarat? V
9 ada khusus V
untuk mudah terbakar?
10 Periksa rekaman LIP V
11 Permintaan tambah V
12 Penomoran di lembar V
LAPORAN AUDIT INTERNAL Hal
. No. Laporan 1 dari
Audit. I I
Departemen yang diaudit: Order Handling Tgl. Audit: 13 Juni 2002
Tgl. Audit sebelumnya:
Audit: enny vi
Klausul
7.2.1.
Auditee Wiwik
.2.2.
.2.2.
.2.3
"Jika pelanggan tidak memberikan pernyataan persyaratan yang terdokumentasi, persyaratan pelanggan harus dikonfirmasikan oleh organisasi sebelum persetujuan" Dalam audit ditemukan: pesanan pelanggan melalui e-mail, mau- pun melalui telefon telah dikonfirmasi.
"Organisasi harus menentukan dan menerapkan pengaturan yg efektif untuk komunikasi dengan pelanggan". Dalam audit ditemukan bahwa perusahaan telah menyebarkan kuesioner untuk mengetahui persepsi pelanggan, tetapi umpan
dari pelanggan masih belum diterima
Temuan Audit
ISO 9001 : 2000 menyatakan bahwa: "Organisasi harus menentukan persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan pengiriman dan kegiatan pas- ca pengiriman" Dalam audit: persyaratan pelanggan termasuk persyaratan ngiriman telah ditentukan, terlihat pada analisa dan konfirmasi order
Dibuat oleh: Disetujui oleh
OK
V
V
V
V
tatu NC
Ttd. Ketua Tim Audit)
F/UMUM/O7
LAPORAN AUDIT INTERNAL
Departemen yang diaudit: Order Handling
4.2.4.
No. Laporan Audit.
Hal. d
ari
Tgl. Audit: 13 Juni 2002
Tgl. Audit sebelumnya:
Catatan harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian.. Dalam audit ditemukan bahwa dalam menangani keluhan pelang- gan ada barang yang harus dikirim kembali sebagai barang sub- stitusi. Permintaan penggantian barang No. 01/PPB/V/02 telah ditangani namun tidak tercatat dalam rencana ekspor, dan lang-
Tim Audit:
Evi
sung
Wiwik
tercatat
Klausul
dalam
Temuan Audit
Daftar Ekspor.
I
Dibuat oleh:
V
Ttd. 'Ketua Tim Audit)
F/UMUM/07
LAPORAN AUDIT INTERNAL No. Laporan Audit.
Hal. d
ari 1
Audit sebelumnya:
Departemen yang diaudit: Purchasing
Lingkup Audit: Semua proses pada departemen Purchasing
Tgl. Audit: 13 Juni 2002
Tim Audit: Jenny Evi
Auditee: Handayani
7.4.1.
7.4.2.
4.2.4.
Klausul
7.4.1.
Temuan Audit
"Organisasi harus menentukan kriteria penilaian pemasok"
Dibuat oleh: oleh
Dalam audit: kriteria penilaian telah ditunjukkan
"Organisasi harus mengevaluasi dan meyeleksi pemasok "
Evaluasi pemasok belum dilaksanakan meskipun kriteria dan metode penilaian telah ditetapkan
"lnformasi pembelian harus mendeskripsikan produk yang akan di beli. " Dalam audit: kriteria pembelian telah jelas
"Catatan harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian.. . ." Dalam audit ditemukan ada permintaan pengadaan barang yang telah dipenuhi tanpa mendapat persetujuan direksi, selain itu tidak ada nomor identitas pada nomor tersebut. Saran: untuk pengadaan barang yang tidak perlu mendapatkan persetujuan direksi perlu dibuat Form tersendiri.
Ditemukan juga pada pembelian sesuai Purchase Order berikut: 01 /PO/lV/O2, barang telah diinspeksi dan laporan inspeksinya telah dipelihara, tetapi rekaman informasi kedatangan barang yang seharusnya ada pada saat itu tidak dapat ditunjukkan ka- rena terbawa oleh bagian lain.
OK V
V
atu NC
V
V
V
Ttd. [Ketua Tim Audit)
F/UMUM/07
LAPORAN AUDIT INTERNAL Hal
, No. Laporan dari
Audit. I Departemen yang diaudit: Gudang Tgl. Audit: 13 Juni 2002
Tgl. Audit sebelumnya:
Lingkup Audit: Semua proses pada Gudang Bahan Baku, Gudang Siap Ekspor, dan Gudang Kerusakan
Tim Audit: Hardjono Bpk. Nuryadi
Klausul
7.5.5.
4.2.4.
Dibuat ole
Ttd.
Auditee: Luluk, Kholifa, Hanis
1:
ISO 9001 :2000 menyatakan bahwa: "organisasi harus mengawet- kan kesesuaian produk yang mencakup identifikasi" Dalam audit ditemukan: 1. Barang siap ekspor ada yang tidak diberi identitas 2. Barang tidak dipakai, VK 0416 tidak diberi identitas yang me-
nyatakan statusnya tersebut. 3. Magnetjoch tidak diberi identitas 4. Ada barang sisa jelek: Kappe, yang tecampur di tempat
5. Telah disediakan tempat penyimpanan khusus untuk bahan-
6. Bahan baku di Gudang Bahan Baku telah diidentifikasikan
penyimpanan sisa baik
bahan mudah terbakar
dan disimpan sesuai
Disetujui oleh
Ttd.
"Catatan harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian ." Saat audit ditemukan: 1. Ada kesalahan update stok Thinner tgl 12/06/02 2. Pengeluaran barang untuk produksi yang diambilkan dari
komponen retur, tidak ada rekamannya. 3. Belum dilakukan update stok pada GKSB 4. Ada kesalahan pencatatan pada kartu stok untuk produksi
Keterangan: No 1-3 sudah dikoreksi pada saat itu 5. Pencatatan dan pemeliharaan rekaman "lembar permintaan"
8340
telah sesuai
atu NC
V
V
V
V
V
V
V
V
(Ketua Tim Audit) (MR)
F/UMUM/07
No Laporan Audit dari
LAPORAN AUDIT INTERNAL Hal
Departemen yang diaudit Gudang Tgl Audit 13 Juni 2002
Tgl Audit sebelumnya
Lingkup Audit Semua proses pada Gudang Bahan Baku, Gudang Siap Ekspor, dan Gudang Kerusakan
Tim Audit Auditee Hardjono Luluk, Kholifa, Hanis Bpk Nuryadi
Audit: Klausul
7.4.3
7.6
Dibuat ol
Ttd (Ketua Tim Audit) (MR)
Tgl
Temuan Audit
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan kegiatan inspek- si dan lain-lain yang perlu untuk memastikan produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan." Dalam audit ditemukan: kegiatan inspeksi telah dilakukan untuk setiap barang datang, dan laporan inspeksi telah dipelihara.
'Alat ukur harus dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu" Dalam audit ditemukan 1. Timbangan untuk perhitungan bahan baku impor, tidak dikali-
2. Mesin untuk packing yang tidak terpakai lagi tidak a d a identi- brasi; tidak ada nomor identitas.
tas dan status.
h: oleh
.atu NC
V
V
F/UMUM/07
