BAB IV

44

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem yang berjalan

Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem Informasi ke dalam bagian-bagian, komponen-komponen, dengan maksud untuk mendefenisikan dan menganalisis permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi, kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya.

Berdasarkan hasil pengamatan langsung pada PDAM Tirtanadi Medan, bahwa sistem yang sedang berjalan di Kantor PDAM Tirtanadi Medan memang sudah terkomputerisasi namun sebatas Microsoft Excel, sistem yang dilakukan yaitu dengan menginputkan seluruh data pemohon dan formulir yang telah diisi oleh pelanggan pada bagian administrasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel, sehingga tampak jelas bahwa sistem yang masih berjalan kurang efisien dari segi waktu dan kurang ekonomis dari segi biaya. Sebelum melakukan perancangan sistem baru maka dilakukan peninjauan terlebih dahulu terhadap sistem yang sedang berjalan pada saat ini, sistem yang sedang berjalan penting untuk dianalisa karena merupakan dasar untuk merencanakan sistem yang baru dimana sistem yang lama akan dijadikan sebagai perbandingan untuk merancang sistem yang baru, oleh karena itu harus dilakukan berbagai perubahan pada sistem yang berjalan, perubahan tersebut dapat dilakukan dengan beralih dari sistem yang lama ke sistem yang baru.

4.1.1 Prosedur Pengolahan Data

Pengolahan data pada PDAM Tirtanadi Medan sudah terkomputerisasi dengan Microsoft Excel dan Microsoft Word sebagai alat bantunya, sehingga masih memerlukan pengolahan yang lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 4.1.2 Aliran Sistem Informasi

Analisa Sistem Informasi bertujuan untuk mengetahui bagaimana terjadinya proses dan juga untuk mengetahui masalah yang ada serta kelemahan pada sistem yang sedang berjalan saat ini. Jika pada sistem yang lama masih terdapat kekurangan, maka dapat disempurnakan dengan sistem yang baru. Aliran informasi dapat dilihat pada gambar 4.1 Adapun prosedur pengolahan dana pemasangan sambungan baru, yaitu :

1. Pelanggan menemui bagian administasi untuk mengetahui informasi pemasangan dan biaya pemasangan. 2. Bagian administrasi memberikan formulir pendaftaran. 3.Pelanggan mengisi formulir pendaftaran dan memberikan kepada pelanggan.4.Bagian administrasi mencek kelengkapan data pelanggan lalu memberikan pada pihak ke 3 . 5.Bagian pihak ke 3 melakukan survey ke lokasi kemudian pihak ke-3 memberikan data survey ke administrasi. 6.Bagian administrasi memberikan data biaya pemasangan air kepada pelanggan. 7.Bagian administrasi membuat laporan data pelanggan dan data survey rangkap dua satu untuk kepala cabang dan satu lagi untuk arsip.8.Semua laporan diserahkan kepada kepala cabang. Pelanggan

Administrasi

Pihak ke 3 Kepala Cabang

4.1.3 Formulir Input dan Output yang sedang berjalan

Bentuk sistem yang sedang pada PDAM Tirtanadi Medan memang sudah terkomputerisasi dimana data-data pelanggan akan diinput dengan menggunakan Microsof Word dan Microsoft Excel. 4.1.4 Formulir Input

Bentuk Formulir Input data yang digunakan pada PDAM Tirtanadi Medan sebagai dasar pengolahan pemasangan sambungan baru yaitu berupa data-data dari hasil survey pihak ke-3. Daftar data pelangganPDAM Tirtanadi Medan

ID Pelanggan :Nama Pelanggan :Alamat Pelanggan :Telepon

:Tgl Daftar

:Diketahui

Medan, Kepala Cabang

Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.2 Formulir Input Data Pelanggan

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

Bagian data survey mulai dari id pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, telepon, sampai dengan tanggal survey kelemahan dari input ini adalah memerlukan waktu yang cukup lama karena belum didukumg sistem yang optimal.

Daftar Data SurveyPDAM Tirtanadi MedanID Pegawai

:

Nama Pegawai:

Alamat Pegawai:Telepon

:

Tgl Survey

:

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.3 Formulir Input Data Survey

Sumber : PDAM Tirtanadi

Bagian data pemasang mulai dari id pelanggan, nama, alamat, telepon, tanggal survey hingga tanggal pasang. Kelemahan dari input ini adalah memerlukan tempat penyimpanan yang luas dan sulit untuk melakukan pencarian terhadap suatu data secara cepat dan tepat.

Daftar Data Pemasangan

PDAM Tirtanadi Medan

ID Pegawai

:

Nama Pegawai:

Alamat

:

Telepon

:Tgl Survey

:

Tgl Pasang :

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang

Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.4 Formulir Input Data Pemasang

Sumber : PDAM Tirtanadi

Bagian data administrasi mulai dari id pegawai, nama pegawai, alamat pegawai, telepon, tanggal survey, tanggal pasang, sampai dengan biaya. Kelemahan dari input ini adalah data-data yang disimpan dalam komputer sering tidak konsisten. Daftar Data Administrasi

PDAM Tirtanadi Medan

ID Pegawai

:

Nama Pegawai:

Alamat Pegawai:

Telepon

:

Tgl Survey

:

Tgl Pasang

: Biaya

:

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang

Administrasi

( ) ( )Gambar 4.5 Formulir Input Data Administrasi

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan4.1.5 Formulir Output 1.Formulir Output PelangganNIP PelanganNama Pelanggan Alamat Telepon Tgl Daftar

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang Administrasi ( ) ( )

Gambar 4.6 Formulir OutputSumber : PDAM Tirtanadi Medan2. Fornulir Output Orang ke-3NIP PelangganNama Pelanggan Alamat Telepon Tgl Survey

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.7 Formulir Output

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan3.Formulir Output PemasangNIP PelangganNama Pelanggan Alamat Telepon Tgl Survey

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.8 Formulir Output

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan4. Formulir Output AdministrasiNIP PelangganNama Pelanggan Alamat Telepon Biaya

Diketahui

Medan,

Kepala Cabang Administrasi

( ) ( )

Gambar 4.9 Formulir Output Administrasi

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan4.1.6 Kelemahan Formulir Input/Output Setelah menganalisa lampiran-lampiran survey yang terdapat PDAM Tirtanadi Medan dalam pemasangan sambungan baru maka ditemukan beberapa kelemahan yaitu :

1. Dalam menghasilkan laporan atau informasi pemasangan sambungan baru memerlukan waktu yang cukup lama karena pemrosesan data yang dilakukan belum didukung oleh sistem aplikasi yang optimal.

2. Memerlukan tempat penyimpanan yang besar arsip-arsip yang tidak terpakai lagi dan akan mengalami kesulitan apabila terjadi proses pencarian arsip-arsip tersebut. 4.2 Perancangan Sistem yang diusulkan 4.2.1 Usulan Sistem baru

Melihat kendala yang ada saat ini dapat penulis kemukakan usulan sistem yang baru yaitu sistem pemasangan sambungan baru secara komputerisasi yang dapat mengatasi kekurangan kekurangan yang ada serta untuk mengatasi keterlambatan informasi atau laporan yang dihasilkan, dalam hal ini dapat diselesaikan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Spesifikasi Dasar Sistem

Merupakan hal yang sangat penting dalam membuat sebuah sistem dengan menggunakan perangkat komputer.2. Struktur File

Merupakan arsip-arsip data informasi yang sangat mendukung perkembangan dan kemampuan suatu perusahaan. Adapun sasaran yang ingin dicapai pada rancangan sistem ini adalah : 1. Mengetahui adanya kesalahan dalam penginputan data. 2. Memberikan laporan/informasi pemasangan sambungan baru dengan tepat waktu. 4.2.2 Desain Global

Desain Global merupakan suatu gambaran dari perancangan sistem pengolahan data secara umum. Pada rancangan ini kita dapat mengetahui bagaimana hubungan antara komponen pendukung dari sistem yang akan dirancang tersebut. 4.2.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram suatu gambaran sistem secara logika tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur dan organisasi file.Sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada, sistem baru akan dilambangkan secara logika tanpa perkembangan lingkungan fisik dimana data itu mengalir.

Bagian bagian data Flow antara lain :

1. Diagram Konteks (Level 0)

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input atau output dari sistem. Diagram ini juga memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

2. Diagram Nol (Level 1)Dalam diagram nol, data store yang dipergunakan diperlihatkan untuk proses yang tidak terinci pada level selanjutnya, pada akhirnya nomor proses diambahkan tanda asters bintang (*).

4.2.2.1.1 Context Diagram

Context Diagram merupakan gambaran umum dari sistem yang dusulkan, dimana pada diagram ini menggambarkan hubungan input dan output aliran sistem dengan kesatuan luar lainnya. Adapun context diagram dari pemasangan sambungan baru adalah sebagai berikut :

Data Pelanggan Data Biaya

Pemasangan Air

Data

Laporan Data

Pelanggan

Pelanggan/Survei

Lap Data Survei

yang Lokasi

telahdi

ACCGambar 4.10 Data Flow Diagram Level Konteks4.2.2.1.2 Data Flow Diagram level 0

DFD level 0 untuk sistem informasi masukan dan keluaran dapat digambarkan sebagai berikut :

Data Biaya Pemasangan Air

Data Pelanggan

Data Pelanggan

Data Data

Pelanggan Pelanggan

Data Pelanggan

Data

Survei

Data

Survei Data Survei

Laporan Data Survei

Gambar 4.11 Tampilan DFD level 0Keterangan :

Pada gambar DFD level 0 sistem pelanggan air diatas, dijelaskan prosesnya dan awal hubngan proses.

a. Proses 1.0

Calon Pelanggan melakukan penginputan data pribadi yang mana data tersebut akan disimpan di dalam file data pelanggan, lalu dikirim menjadi data laporan dan juga kepada administrasi untuk diolah menjadi data pelanggan air.

b. Proses 2.0

Syarat pelanggan diinputkan kepada administrasi untuk diolah dan disimpan di dalam file administrasi. File administrasi tersebut nantinya akan menyelesaikan terlebih dahulu pembayaran biaya penyambungan.

c.Proses 3.0

Pembayaran biaya penyambungan diolah menjadi file administrasi, kemudian akan dikirim kepada administrasi yang kemudian diolah menjadi data pelanggan d.Proses 4.0

Pada proses ini, pihak servei pemasaran, akan melihat lokasi apakah memenuhi syarat kemudian dikirim kedalam proses pengawas untuk penyambungan air. e.Proses 5.0

Pada proses ini data laporan dijadikan file data laporan yang nantinya akan kepada kepala cabang sebagai data pelanggan tetap nantinya.

4.2.3 Desain Terinci4.2.3.1 Perancangan Output

Perancangan output merupakan suatu bentuk keluaran atau tabel-tabel laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan. Bentuk perancangan output tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini :a. Output data pelangganPDAM Tirtanadi Medan Id PelangganNama Alamat TeleponTgl Daftar

Gambar 4. 12 Data Pelangganb.Output data pihak ke-3

PDAM Tirtanadi Medan Id PelangganNama Alamat Telp Tgl Survey

Gambar 4.13 Output data ke-3

c. Output Data Pembayaran PDAM Tirtanadi Medan Kode FakturNamaAlamatTeleponBiayaJumlah

Gambar 4.14 Output Data Pembayaran

d. Output Data PemasangPDAM Tirtanadi Medan Id PelangganNamaAlamatTeleponTgl SurveyTgl Pasang

Gambar 4.15 Output Data Pembayaran

4.2.3.2 Perancangan InputPerancangan Input merupakan pemasukan data yang dibutuhkan dalam pemrosesan pembuatan laporan-laporan yang diinginkan perusahaan dalam mengambil kesimpulan.

Adapun bentuk perancangan Input tersebut adalah :1. Input Data PelangganId Pelanggan

Nama

Alamat

Tgl Daftar

Gambar 4.16 Tampilan Input Data Pelanggan2. Input Data Pihak ke-3

Id Pegawai

Nama PegawaiAlamat

Telepon

Tgl Survey

Gambar 4.17 Tampilan Input Pihak Ke 33.Input Data Transaksi

No. Faktur Tanggal Id Pelanggan Tgl Survey Nama Survey Tgl Pasang Nama Pemasang

Gambar 4.18 Tampilan Input Data Pembayaran 4. Input Data Pemasang

Kode Nama CV Alamat

Telp

Gambar 4.19 Tampilan Input Data Pembayaran4.3.3.3 Perancangan Tabel/LogikaDatabase merupakan komponen yang sangat penting di dalam perancangan sebuah sistem, dimana file database data disimpan untuk diolah menjadi suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat. Adapun database dalam perancangan tabel pemasangan sambungan baru yang terdiri dari beberapa tabel yaitu : 1. Perancangan data Pelanggan

Tabel 4.1 Tabel Pelanggan

No.File Nama Type Size Deseription

1Id PelangganText15NPA Pelanggan

2Nama PelangganText30Nama Pelanggan

3Alamat PelangganText20Alamat Pelanggan

4AgamaText20Agama

5Jenis KelaminText20Jenis Pelanggan

6Tgl LahirText20Tgl Lahir

2. Perancangan Tabel Pihak Ke-3Tabel 4.2 Tabel Pihak Ke-3No.File Nama Type Size Deseription

1NIPText10NPA Pegawai

2Nama Text30Nama Pegawai

3Alamat Text30Alamat Pegawai

4Telepon Text30Telepon Pegawai

5Tgl LahirText 20Tgl Lahir Pegawai

6AgamaText20Agama Pegawai

7GolText20Gol

3. Perancangan Tabel Pemasang

Tabel 4.2 Tabel PemasangNo.File Nama Type Size Deseription

1KodeText10NPA Pegawai

2Nama cvText30Nama Pegawai

3Alamat Text30Alamat Pegawai

4Telepon Text30Telepon Pegawai

5Tgl LahirText 20Tgl Lahir Pegawai

6AgamaText20Agama Pegawai

7GolText20Gol

3. Perancangan Tabel Pembayaran

Tabel 4.4 Tabel Pembayaran

No.File Nama Type Size Deseription

1No. Faktur Text10NPA Pelanggan

2Nama PelangganText20Nama Pelanggan

3Tanggal Text15Tanggal

4Nama SurveyText30Nama Survey

5Nama PemasangText20Nama Pemasang

6Tgl LahirText20Tgl Lahir Pegawai

7AlamatText20Alamat Pegawai

8Gol Text20Gol Pegawai

9BiayaText20Biaya Pemasangan

4.3. Rancangan Logika Program

Untuk menunjang pemrosesan data pemasangan sambungan baru. Pada PDAM Tirtanadi Medan dirancang sebuah Program dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 Program ini terbagi dalam sub-sub menu yaitu sub menu file dan Sub menu laporan.Tahap pemrograman logika merupakan tahap awal dari pemrograman urutan langkah-langkah program serta logika dari satu program komputer yang telah dirancang sebelumnya akan tampak dengan rancangan ini.

Berikut ini akan dijabarkan mengenai logika program dan sub-sub menu modul program tersebut berupa listing program dan penjelasan, serta bentuk-bentuk keluarannya. Dalam rancangan program ini menggunakan metode Flowchart4.3.1 Program Flowcharta. Flowchart Menu Utama Adapun Flowchart yang akan dijabarkan adalah sebagai berikut :

y

t

y

t

y

Gambar 4.20 Flowchart Menu Utamab. Flowchart Menu File

y

t

y

t y

t

y

Gambar 4.21Flowchart Menu Filec. Flowchart Menu Laporan

y

y

t

y

t

y

t

Gambar 4.22 Flowchart Menu Laporand.Flowchart Pelanggan

y

ty

t

y

t

y

tt

y

t

e. Flowchart Data Survey

yyy

tt

Gambar:4.24 Flowchart Data Surveyf.Tampilan Menu UtamaMenu Utama

FileTransaksiLaporan Edit

Gambar 4.25Tampilan Menu Utama

g. Flowchart Data Pemasang

y

N

Gambar 4.26 Flowchart Pihak Pemasangh.Flowchart Pembayaran

y

ty

t

y

t

y

tt

y

t

y

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN

Dari pembahasan yang telah dikemukakan pada bab- bab sebelumnya serta analisa data-data yang telah ada, maka penulis dapat memberikan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

a. Dengan dirancangnya sistem informasi pemasangan sambungan baru pada PDAM Tirtanadi Medan ini, maka pengolahan data akan dilakukan dengan cepat dan tepat.

b. Merancang sistem baru akan membuat perubahan-perubahan dan dapat mengatasi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan.

c. Untuk merancang sistem yang baru sangat dibutuhkan pengetahuan teori dan konsep pengguna.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang akan penulis berikan adalah diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi yang dirancang, sehingga menjadi sistem informasi yang terpadu untuk menanggulangi dan mengelola data yang lebih besar dimasa yang akan datang.

ABSTRAK

Dari hasil informasi yang diperoleh penulis terhadap kebutuhan akan ketersediaan suatu program pengolahan data pemasangan sambungan baru.

Untuk melakukan proses pengolahan data pemasangan sambugan baru pada PDAM Tirtanad Medan dilakukan dengan cara menyimpan data tersebut sebagai arsip, kemudian data tersebut dimasukkan kedalam komputer melalui Microsoft Excel dan Microsoft Word. Berdasarkan dari data hasil wawancara terhadap SDM Wilayah PDAM Tirtanadi Medan dengan menggunakan aplikasi ini sering terjadi kekeliruan diakibatkan karena kemampuan SDM dalam menggunakan sistem masih sangat rendah .hal ini ynag menjadi kendala karena menimbulkan keterlambatan informasi dan terkadang data datanya hilang sehingga akan mengulang kembali. Untuk mengatasi masalah tersebut, diperlukan adanya sistem yang terkomputerisasai yang baru untuk meningkatkan kinerja para karyawan dan mendapatkan hasil yang efisien.

Metodologi yang dipakai untuk merancang sistem yang sedang berjalan, mengembangkan sistem yang lama, membuat sistem /pemograman yang terinteraksi menguji sistem yang telah dibuat. Aplikasi yang dihasilkan dalam pembuatan sambungan baru dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. aplikasi ini akan menghasilkan laporan Pemasangan sambungan baru.

Formulir

Pendaftaran

Formulir

Pendaftaran

Pengisian

Formulir

Panggilan

Pendaftaran

Formulir

Pendaftaran

Cek Kelengkapan

Data

Data

Pelanggan

Data survei

lokasi

Data biaya pemasangan air

2 Laporan data pelanggan dan data survey

1

Laporan Data Pelangan

A

A

Pelanggan

Kepala Cabang

Sistem Informasi

Pemasangan

Sambungan Baru

Survei/

Pihak ke-3

Pelanggan

1.0

Input

Data

2.0

Syarat

Pelanggan

3.0

Pembayaran

Biaya

Penyambung

4.0

Survei Seksi

Pemasaran

Pelanggan

Pengawas

Survei

Administrasi

5.0

Proses

Penyambungan

Kepala Cabang

BATAL

HAPUS

EDIT

SIMPAN

SIMPAN

KELUAR

HAPUS

EDIT

BATAL

KELUAR

Start

Menu

Utama

File

?

Laporan

End

Menu File

Menu Laporan

A

B

A

Survey

Pelanggan

Menu

File

F1

F2

Survey

pelanggan

Menu

Laporan

B

Laporan Pelanggan

Laporan Survey

Laporan Pemasang

Pemasang

Laporan Administrasi

Hapus Hasil

Click List Data

Cari

x

Tampilan Data Pelanggan

Simpan

Simpan Data

Pelanggan

Ketemu

Data Sudah Ada

Cari

Isi Data

Baru

Buka Database

F1

Edit

Hapus Hasil

Tampilan Data Pembayaran

Hapus

Ketemu

Ketemu

Isi Data

Data Sudah Ada

Simpan

Baru

Buka Database

F4

Cari

Simpan Data

Pembayaran

Biaya

pemasang

Administrasi

Proses

Hapus Daftar

Total Bayar

Baca lap Data pemasang

Batal

Laporan Pihak Pemasang

Hapus

Hapus

Simpan

X

Cetak

Tampilkan Lap Pemasang

Gambar : 4.27 Flowchart Pembayaran

Gambar 4.1 Aliran Sistem Informasi Pemasangan Sambungan Baru(Sistem Lama )

Sumber : PDAM Tirtanadi Medan

F3

F4

Administrasi

x

44

Laporan Pihak Survey

X

Cetak

Tampilkan Lap Pemasang

F2

X

Proses

Cetak

Tampilkan Data Pemasang

Simpan

Batal

Selesai

Selesai

X

Cetak

Tampilkan lap Survey

Baca lap Data Survey

x

exit

F3

Cari

Cari

Click List Data

x

Exit

Data Tidak Ada

S

Cari

Data Tidak Ada

Ketemu

Edit

Hapus

Exit

x

Gambar : 4.23 Flowchart Pelanggan

Pembayaran

Pemasang

74