BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi ERP

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan

sebuah perencanaan atau system informasi dalam satu perusahaan yang bertujuan

untuk mengatur sumber daya, tenaga kerja, bahan dan seluruh aktivitas dalam

perusahaan. ERP berbentuk software yang mengendalikan seluruh departemen

dan kegiatan perusahaan ke dalam sebuah system computer. Dalam kata lain ERP

dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan semua divisi dalam perusahaan.

Tujuan ERP sendiri adalah mempermudah semua departemen perusahaan untuk

dapat berkomunikasi dan bertukar informasi.

Selain untuk mempermudah komunikasi antar departemen perusahaan,

ERP juga dapat memberi manfaat kepada perusahaan sesuai dengan kebutuhan

masing masing perusahaan. Berikut peranan penting ERP dalam suatu perusahaan

:

1. Seluruh kegiatan bisnis dapat dikoordinasi oleh ERP secara menyeluruh

2. ERP mengoptimalkan integrasi proses bisnis dalam jumlah bayak dan

membuatnya menjadi lebih otomatis

3. Memudahkan komunikasi dan hubungan bisnis dengan stakeholder yang

berada di luar

4. Mengatur penerimaan dan pemberan informasi dan memperkecil adanya

kesalah pahaman antar manusia (human error)

5. Meningkatkan kualitas produksi dan distribusi produk perusahaan

Sayangnya untuk mengaplikasikan Enterprise Resource Planning pada

perusahaan membutuhkan biaya yang sangat mahal. Selain itu, beberapa

perusahaan tidak terbiasa menggunakan ERP dan beberapa bagian departemen

mengeluh bahwa mereka tidak bisa mengikuti system kerja ERP. Beberapa

perusahaan juga sulit untuk melakukan kustomisasi melalui perangkat ERP. Ini

menyebabkan beberapa perusahaan masih enggan untuk menggunakan ERP

dalam membantu proses produksi dan kerja perusahaannya.

Terlepas dari semua kelemahan yang ada, Enterprise Resourse

Planning adalah perangkat lunak (software) yang dapat mengintegrasi

antar departemen berbeda untuk bertukar informasi, komunikasi , efisiensi

dan produktivitas secara tepat. ERP juga dapat melacak pemesanan dan

penerimaan barang untuk menanggulangi kecurangan. Beberapa divisi

dalam perusahaan sebenarnya sangat membutuhkan bantuan dari system

ERP ini. Divisi-divisi yang membutuhkan ERP ialah :

1. Staff Akuntan

2. Staff Produksi

3. Staff Keuangan

4. Staff Marketing dan Penjualan

5. Bagian Manufaktur Produk

6. Bagian Gudang

7. Dan lain-lain

Serta pengertian ERP menurut Marshall B. Romney dan Paul John

Steinbart yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary

(2008:442) mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah :

“Enterpise Resource Planning (ERP) adalah suatu system yang mengintegrasikan

seluruh aspek aktivitas organisasi kedalam suatu system informasi akuntansi.”

ERP

MRP II

CL MRP

MRP

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Pada gambar diatas merupakan tahapan-tahapan evolusi atau

perkembangan dari ERP (Enterprise Resource Planning), daftar evolusi atau

perkembangan dari ERP adalah sebagai berikut :

Tahap I :

Material Requirement Planning (MRP). Merupakan cikal bakal dari ERP,

dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

Tahap II :

Close-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas

pada MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya

rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan.

Tahap III :

MRP-II. Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang

ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka

keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

Tahap IV :

ERP. Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa

proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas

batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.

Tahap V :

Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang

diluncurkan thn 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.

2.2 Modul utama ERP

Secara modular, ERP terdiri dari modul utama yaitu modul Operasi dan

modul-modul pendukung seperti Finansial dan Akuntansi Perusahaan dan Sumber

Daya Manusia.

Modul Operasional

1. Sistem Proyek

2. Manajemen Lingkungan

3. Manajemen Material

4. Perencanaan dan pengontrolan produksi

5. Manajemen Kualitas

6. Eksekusi Logistik

7. Logistik umum

8. Perencanaan perawatan

9. Layanan Pelanggan

10. Penjualan

Modul Finansial dan Akuntansi Perusahaan

1. Akuntansi umum

2. Akuntasi keuangan

3. Manajemen Investasi

4. Pengontrolan Perusahaan

Modul Sumber Daya Manusia

1. Manajemen Karyawan (data karyawan)

2. Manajemen Jam Karyawan (presensi karyawan, jam kerja, lembur)

3. Manajemen Event dan Pelatihan (agenda pelatihan karyawan)

4. Manajemen Organisasi

5. Manajemen Travel (Perjalanan)

6. Penggajian

Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di

suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

1. Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses

seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah

pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya

dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa

experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna

tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa

knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan

kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2.  Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi

kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit

agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini

biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order

pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai

bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber

daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3.  Analisa Business Strategy.

Mencakup beberapa hal seperti :

Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan

Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan

Strategi bisnis dan objective perusahaan

Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis

Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan

Target bisnis

3.  Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

Komitment manajemen dalam implementasi ERP.

Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP

Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP

Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP

Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP

Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

4.  Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems,

communication system dan auxiliary system)

Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.

Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

5.  Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.

Daya dukung service dari vendor

Analisa kebutuhan waktu

2.3 Kegunaan ERP 

Untuk mengontrol aktivitas bisnis, mulai dari produksi, manajemen

kualitas, manajemen persediaan, pengiriman, penjualan hingga sumber daya

manusia.

ERP juga sering dikatakan sebagai Back Office yaitu perangkat lunak

untuk membantu perkantoran dan membantu menjalankan berbagai aktifitasnya,

sehingga pelanggan dan publik tidak secara langsung berinteraksi dengan sistem

informasi ini. Lain halnya Front Office System, yaitu pelanggan secara langsung

berinteraksi dengan Sistem tersebut, contoh Front Office System adalah E-

Commerce, CRM (Customer Relational Management), E-Government dan

lainnya.

ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang

mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem

informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan

sumber daya manusia perusahaan. ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan

yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses

bisnis dasar internal perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan

manufaktur umumnya akan memproses data dari dan menelusuri status penjualan,

persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan

kebutuhan sumber daya manusia (O’Brien dan Marakas, 2011).

Pada Gambar di bawah ini menjelaskan komponen aplikasi utama dari

sistem ERP.

Gambar Komponen Aplikasi Utama ERP

Menurut O’Brien dan Marakas (2011), sistem ERP dapat menghasilkan

manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, diantaranya:

1. Kualitas dan Efisiensi

ERP menciptakan kerangka kerja yang dapat mengefisienkan layanan

pelanggan, produksi, dan distribusi

2. Penurunan Biaya

ERP sebagai sistem yang terintegrasi menghasilkan penurunan dalam

biaya pemrosesan transaksi, hardaware, software dibandingkan dengan sistem

yang tidak terintegrasi.

3. Pendukung Keputusan

ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang penting

secara cepat sehingga membantu manajer dalam mengambil keputusan tepat

waktu.

4. Kelincahan Perusahaan

ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan

peran kerja yang lebih fleksibel, serta menghasilkan organisasi dan tenaga

kerja yang lebih lincah dan adaptif dalam memanfaatkan peluang baru bisnis.

Namun dibalik besarnya manfaat, implementasi ERP ini sendiri memiliki

beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya,

struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Serta tidak sedikit biaya yang

dikeluarkan perusahaan untuk investasi sistem ini. Biaya yang mungkin termasuk

adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan

peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya

depresi akibat pergantian sistem.

2.4 Keuntungan Penggunaan ERP

1. Mengintegrasikan keuangan 

Sehingga pada bagian TOP MANAGEMENT dapat mengetahui

keadaan keuangan sebagai alat bantu pengambilan keputusan dan

mengontrol kinerja bagian keuangan pada perusahaan agar bekerja lebih

baik.

2. Standarisasi Proses Operasional

Menstandarisasikan proses produksi dengan melihat dari hasil

pengujian praktik terbaik yang didapat sehingga dapat meningkatkan

produktifitas kerja, mengurangi hal-hal yang tidak efisien dan

meningkatkan kualitas produk.

3. Standarisasi Laporan

Menstandarisasikan bentuk laporan, terutama bagi perusahaan

yang besar yang memiliki unit bisnis yang beragam dengan jumlah dan

jenis bisnis yang berbeda-beda, sehingga memudahkan mengerti dalam

membaca laporan yang ada.

2.5 Implementasi ERP

Implementasi ERP atau penerapan ERP merupakan proses bisnis dan

system informasi yang ada, karena ERP melingkupi seluruh bagian dari

perusahaan, maka bila ERP tidak berjalan, dapat terjadi kelumpuhan

operasional pada perusahaan. Champ et al. (2004) menyatakan bahwa ERP

bukanlah tentang mengganti system software yang ada, tetapi ERP adalah

tentang mere-engineering dan mentransformasi penerapan bisnis menjadi best

business practices.

Berikut adalah beberapa implementasi ERP :

• Implementasi ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari

perubahan dan peran serta pelanggan

• Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung

• Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan

kesuksesan dari implementasi ERP

• Masih disayangkan, migrasi data nerupakan aktifitas terakhir sebelum fase

produksi

Langkah strategi migrasi data yg dpt menentukan kesuksesan implementasi ERP:

• Mengidentifikasi data yg akan dimigrasi

• Menentukan waktu dari migrasi data

• Membuat template data

• Menetukan alat untuk migrasi data

• Memutuskan persiapan yg berkaitan dengan migrasi

• Menentukan pengarsipan data

2.5.1 Pendekatan Implementasi ERP :

Gambar pendekatan implementasi ERP

1. The Big Bang

• Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di

seluruh fungsi perusahaan.

• Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem

lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.

• Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko

kegagalan tinggi.

2. Step-by step (Phased Approach)

• Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya

berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.

• Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.

• Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan

terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal,

ongkos tidak terlalu membebani.

• Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang.

Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya

hasil tidak optimal.

3. Small Bang (Pilot Approach)

• Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi

perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang

terkait.

• Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.

• Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan

membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik

antarsite.

2.6 Tanda-tanda Gagalnya Penerapan ERP

1. Kurangnya komitmen dari Top Management

2. Kurangnya perincian kebutuhan dari perusahaan

3. Memilih model software yang terburu-buru

4. kurangnya SDM (sumber daya manusia), infrastruktur dan modal

5. Kesalahan perhitungan waktu penerapan ERP

6. Tidak cocoknya software dengan bisnis proses yang sedang berjalan pada

perusahaan tersebut

7. Kurangnya pelatihan dan pembelajaran penggunaan ERP

8. Kurang Komunikasi

9. Saran penghematan yang menyesatkan