Tugas mandir1 erp

TUGAS MANDIRI

Mata Kuliah: ERP (ENTERPISE RESOURCE

PLANNING)

Nama Mahasiswa : Rosmenti Sitinjak (131510066)

Isramawani batubara (131510033)

Putria Rolita Purba (131510070)

Rima Panjaitan (131510203)

Beffy Syilvana Pasaribu ( 131510147)

Kode Kelas : 142-IE004-M1

Dosen : Steffi Adam, S.SI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS PUTERA BATAM

TAHUN 2015

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala

rahmat dan karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas

mandiri mata kuliah ERP (Enterprise Resource Planning) Penulis menyadari

bahwa laporan tugas mandiri ini masih jauh dari sempurna. Karena itu, kritik dan

saran akan senantiasa penulis terima dengan senang hati.

Dengan segala keterbatasan, penulis menyadari pula bahwa laporan tugas

mandiri ini takkan terwujud tanpa bantuan, bimbingan, dan dorongan dari

berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan

ucapan terima kasih kepada:

Ibu Steffi Adam, S.SI selaku dosen mata kuliah Konsep Sistem Informasi

pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Putera Batam.

Semoga Allah SWT membalas kebaikan dan selalu mencurahkan hidayah

serta taufikNya, Amin.

Batam, Juni 2015

Penulis

(nama mahasiswa)

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR……………………………………………..………..........i

DAFTAR ISI………………………………………………………………..........ii

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………..…….

…….iii

BAB II ISI

1. Enterprise Resource Planning (ERP)…………….………………….............1

2. Faktor Penentu Keberhasilan………………………………………………...5

3. Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ………………………...9

4. Estimasi Biaya Dan Return of Investment………………………………....12

5. Langkah-langkah Implementasi CRM……………..…………………...….16

BAB III PENUTUP………...……………………………………………......…19

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

Komputer telah digunakan di kalangan bisnis sejak pertengahan tahun

1950-an. Sejak saat itu, teknologi piranti keras maupun piranti lunak mendapatkan

kemajuan yang dramatis. Komputer dan bagaimana teknologi tersebut diterapkan

untuk berbagai masalah bisnis telah mengalami perubahan yang dramatis.

Perubahan terbesar dalam piranti keras adalah adanya tren ke arah sistem yang

lebih kecil sedangkan perubahan piranti lunak (software) ke arah yang lebih

mudah (McLeod dan Schell, 2009). Begitu pula dengan perkembangan ERP ke

arah perluasan integrasi yang dimulai dari EOQ (Economic Order Quantity) pada

awal tahun 1950-an, Kemudian berkembang menjadi MRP (Materials

Requirements Planning), selanjutnya menjadi MRP II yang kemudian menjadi

ERP. Kemudian sejak tahun 2000-an ERP mulai berkembang menjadi ERM

(Enterprise Resource Management) (Indrajit dan Permono, 2005). Menurut

Tarigan (2010), teknologi informasi dapat mengatasi keterbatasan dari para

manajer untuk mengelola sumber daya yang dimiliki dengan lebih cepat. Dalam

melakukan proses implementasi teknologi informasi maka diperlukan peranan

semua komponen yang ada pada perusahaan yakni manajemen puncak, para

manajer sebagai manajemen menengah dan seluruh karyawan. Implementasi ERP

tidak hanya dapat membuahkan keberhasilan bagi manajemen, implementasi ERP

yang tidak tepat dapat menimbulkan kegagalan yang menyebabkan kerugian

perusahaan. Apabila terjadi kegagalan, perusahaan akan mengalami dampak

signifikan terhadap keuangannya. Selain itu, kegagalan implementasi ERP dapat

memberikan pengaruh yang mengganggu kegiatan atau budaya operasional

sehari-hari (Tarigan , 2010).

Penulisan makalah ini bertujuan untuk menguraikan pengaruh implementasi ERP

bagi perbaikan proses bisnis dan perubahan budaya perusahaan. Uraian 2

dilengkapi dengan studi kasus tentang kegagalan dan keberhasilan implementasi

ERP pada sebuah industri , terkait dengan proses bisnis dan budaya perusahaan.

BAB II

ISI

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

1. Pemaparan singkat ERP

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem

informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan

sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin,

suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem

Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource.ERP (Enterprise

Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi

perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan

mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi

maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari

Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil

evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang

sebelumnya.

2. Penerapan ERP dalam perusahaan

Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) dan bagaimana konsep ERP ini bisa

menjadi infrastruktur penting buat suatu industri. Artikel ini dibagi menjadi 3

bagian:

1) Konsep dasar ERP

2) Bagaimana menentukan ERP yang cocok untuk anda

3) Sistem ERP di masa depan.

ERP Akan Lebih Mendukung Customer Service

Sesuai dengan konsep ‘Customer is King’, maka industri manufaktur tidak cukup

hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan harga murah yang bermutu

tinggi. Suatu industri seharusnya juga memberikan nilai tambah dalam bentuk

Customer Service. Meskipun dua produk mempunyai mutu dan harga yang

sama, konsumen akan lebih memilih untuk membeli produk dari

perusahaan yang dapat memberikan customer service yang lebih baik.

Untuk memenuhi tuntutan yang tercantum diatas, ERP tidak hanya harus lebih

bersifat Customer-oriented, tetapi seharusnya juga dapat melakukan perencanaan

produksi berdasarkan supply-chain (jalinan suplai) yang melibatkan input dari

konsumen sekaligus dari pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal

perusahaan maupun pemasok dari luar.

ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik

Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang

memerlukan ERP.Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti

Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan

dapat menggunakan ERP.Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa

(Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga

menggunakan ERP.

Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman, departemen

pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga

dapat menggunakan

ERP. Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka feature

yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang

lebih cocok untuk industri A, ada yang untuk industri B, namun tidak mungkin

ada ERP yang cocok untuk semua industri.Akan menjadi seberapa spesifikkah?

ERP vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya tidak

menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri secara luas .Industri

sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP

yang cocok.

3. Manfaat Menggunakan ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi

perusahaan:

a. Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat

dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

b. Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi

peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

c. Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama

untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan

jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

4. Faktor pendukung ERP

a)Feature

Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu secara

umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri jenis apapun

(horizontal solution).Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri

khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di

ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).

b)Teknologi

Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP,

anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’.Sayangnya, banyak user

yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini.kita bisa

memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain

ulang dengan teknologi baru.

c)Sumber Daya Manusia

Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti

yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita

pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung

oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang

bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP

sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat

lunak desktop

d)Infrastruktur

Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu

proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan HelpDesk; apakah vendor

mempunyai tata cara (standard operating procedure/methodology) dalam

penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus

diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan

langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘go-live’, umpamanya.

5. Paparan lain tentang ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada

saat implementasi ERP:

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk

kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh

oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya

ERP.

2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas,

bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya

saing perusahaan.

3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha

membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk

implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Penyebab Gagalnya ERP

- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya

- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang

baru.

2. Faktor Penentu Keberhasilan

Faktor-faktor penentu keberhasilan adalah sejumlah factor-faktor utama yang

dianggap oleh para eksekutif sebagai hal penting untuk kesuksesan perusahaan.

Hal ini sangat penting karena keberhasilan kinerja akan mendorong keberhasilan

organisasi dalam mencapai tujuan.Sebagai pedoman untuk menilai atau

menentukan target keberhasilan implementasi system ERP, biasanya kita

menetapkan sekumpulan factor utama yang dianggap sebagai tolak ukur

keberhasilan yang ingin dicapai. Factor-faktor ini disebut dengan critical success

factor (CSF) yang terdiri atas serangkaian status atau keadaan yang harus dicapai

oleh system untuk menunjukkan bahwasistem sudah berhasil menjalankan

fungsinya sesuai dengan harapan. System ERP sesungguhnya sama seperti halny

system informasi lain, maka tiga factor kriti utama pada proyek system informasi

seperti:

1) dukungan menejemen

Manajemen perlu mendukung secara penuh.Hal ini dibutuhkan karena

implementasi ERP skupnya paling besar dari seluruh implementasi sistem

informasi.

2) keterlibatan user

user / pemakai orang yang menghasilkan hasildan bertanggung jawab agar system

dapat terlaksana ssuai dengan yang diharapkan.Partisipasi pengguna dalam

pengembangan sistem dapat meningkatkan pemahaman dan komitmen untuk

kesuksesan implementasi ERP. Keterlibatan pengguna dalam menentukan

kebutuhan sistem ERP menciptakan sikap positif dari pelanggan internal terhadap

sistem ERP karena mereka peserta aktif dalam proses pembangunan dan

perubahan. Pengembangan sistem ERP dikaitkan dengan persyaratan dari sistem

aplikasi ERP. Masalah yang berkaitan dengan implementasi software ERP adalah

ketidakcocokan fitur proses dengan kebutuhan informasi organisasi.

3) Sasaran proyek yang jelas

Perusahaan/organisasi harus mempunyai sasaran yang tepat dan jelas dalam

mencapai tujuan.

Salah satu studi yang menggabungkan berbagai penelitian yang berkaitan dengan

factor penentu kritis keberhasilan system ERP, merumuskan kategori sebagai

berikut :

1. Pemahaman yang jelas

Sebuah pemahaman yang jelas tentang tujuan dan pentingnya implementasi ERP

harus dikomunikasikan ke seluruh organisasi, terutama untuk pengguna yang akan

menggunakan sistem ERP.

2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen.

usaha untuk menumbuhkan suatu kepercayaan dan keinginan untuk mencapai

tujuan dari jajaran manajemen.

3. Manajemen proyek implementasi yang baik.

Menejemen akan memberikan gagasan yang lebih baik terhadap suatu

permasalahan dalam usaha untuk membantu memecahkan masalah.

4. Tim implementasi yang baik.

tim implementasi harus menilai kemampuan sistem dan sistem informasi yang

perusahaan ingin menerapkan. Perusahaan harus menganalisis persyaratan sistem

pertama untuk memastikan apa tujuan atau masalah yang perlu dipecahkan dan

memilih sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain,

mengembangkan fungsi dan sistem user-friendly yang salah dapat menciptakan

risiko kegagalan sistem. Akibatnya, sistem ERP yang tidak tepat dengan

kesalahan dapat berkontribusi ke peningkatan waktu dan biaya, yang dapat

menyebabkan kegagalan proyek.

5. Dapat mengatasi isu-isu teknik.

Dapat mengatasi masalah-masalah yang akan datang pada perusahaan.

6. Rekayasa ulang proses bisnis.

Business Process Re-engineering (BPR) Salah satu faktor utama kegagalan

pengembangan proyek ERP adalah kegagalan untuk merancang ulang proses

bisnis agar sesuai perangkat lunak.

7. Komitmen organisasi untuk berubah.

sebagai suatu keadaan dimana seseorang karyawan memihak organisasi tertentu

serta tujuan dan keinginannya untuk mempertahankan keanggotaan dalam

organisasi tersebut untuk melakukan suatu perubahan dalam perusahaan.

8. Pendidikan dan pelatihan yang intensif.

Mendapatkan keberhasilan system ERP adalah secara sungguh-sungguh dan terus

menerus mengerjakan sesuatu hingga memperoleh hasil yg optimal.

9. Data yang akurat.

Untuk mendapatkan keberhasilan implementasi system ERP, data pada

perusahaan harus tepat dan benar.

10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif.

komunikasi penting ke seluruh jajaran manajemen dan staf. Terutama yang

kepentingannya terganggu karena penggunaan sistem ERP.Komunikasi

membantu karyawan mengenali bagaimana ERP mempengaruhi operasional

berjalan.

11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya.

Sistem pengukuran kinerja dibentuk dalam upaya mempermudah dalam

mengidentifikasikan dan memonitoring ukuran-ukuran performans sehingga dapat

mencapai target yang diharapkan.Namun untuk pengukuran kinerja, seringkali

perusahaan tidak menerapkannya secara terintegrasi sehingga hal tersebut dapat

mengakibatkan pihak perusahaan akan melakukan apa saja demi keuntungan yang

akan dicapai serta menyebabkan perusahaan terjebak dalam tujuan jangka pendek

tetapi mengabaikan kelangsungan hidup jangka panjang.

12. Dapat mengatasi isu multi-site.

Multisite adalah kumpulan beberapa situs yang mempunyai situs induk.Misalnya

seperti tekno.geodik.com, pendidikan.geodik.com, shop.geodik.com yang

memiliki induk www.geodik.com. Dapat mengatasi masalah yang akan terjadi

nanti pada perusahaan.

3. Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP

Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1. Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan

praktek pekerjaan yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak

modul harus dilaksanakan seawal mungkin.

2. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area

seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan

pada konfigurasi sistem.

3. Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang

mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali

konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak

membagi tanggung jawab.

4. Percobaan - percobaan teknologi. Usaha - usaha untuk membangun

interface, merubah laporan - laporan, menyesuaikan software dan merubah

data biasanya diremehkan.

5. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target

terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian

integrasi, proses - proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya

konsultan.

6. Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup

memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka

sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang

disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan

manajemen perubahan yang baik.

7. Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :

a. Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya

menjadi pekerjaan keseluruhan organisasi.

b. Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa

waktu.

c. Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas

tinggi (misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh

perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh

perhatian pada konsistensi.

Sedangkan literature -literatur yang membahas mengenai manajemen

perubahan dalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya

Aladwani (2001).Membuat sebuah kerangka konseptual dan model untuk

mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP.

Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa alasan mengapa implementasi

ERP gagal yaitu :

1. Strategi operasi tidak mendorong perencanaan dan pengembangan

bisnis proses.

2. Waktu implementasi lebih lama dari yang diharapkan.

3. Aktivitas persiapan pra-implementasi tidak berjalan dengan baik.

4. Orang tidak dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan

mengoperasikan sistem baru.

5. Biaya implementasi lebih besar daripada yang diantisipasi.

6. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang

dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

7. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan

perubahan - perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya

job discription dan unit - unit kerja baru yang berfungsi untuk

mendukung implementasi ERP.

8. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-

perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Beberapa kendala yang dihadapi dalam implementasi dikategorikan

menjadi 2aspek :

1. Teknis, Diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard

copy menjadi model display.

Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah

yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi,

penjualan, dll yang digunakan harus dirubah sesuai istilah-

istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.

Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak

manajemen secara tradisional dilakukan dengan

menggunakan model hard copy dimana Manajer

menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa

untuk membuka komputer karena proses Approval

dilakukan melalui media tersebut (model display).

2. Budaya, Implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi

menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan

diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut

(sebagai contoh selalu update data).

Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERP

adalah :

1. Bisnis Proses.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara

merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan

sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan

mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis

proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem

ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki

perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan.

2. Dengan implementasi ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya

organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja.

Misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk mengupdate data karena

informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time.Dengan

berjalannya waktu ternyata semua pihak dapat melakukan perubahan

budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem

yang baru.

4.Estimasi Biaya Dan Return of Investment

Salah satu faktor yang paling sulit dalam manajemen proyek implementasi

sistem informasi adalah perhitungan estimasi biaya dan return of investment

(ROI).Sistem ERP membutuhkan estimasi yang besar, mulai dari proses akuisisi

hingga pemeliharaan sistem yang sudah berjalan.

Bagi perusahan kecil dan menengah, biaya akuisisi merupakan satu hal yang

sangat signifikan, sedangkan pada sebagian besar perusahaan, biaya dukungan

operasional, baik biaya langsung maupun tidak langsung, juga merupakan satu

komponen yang sangat besar.

• Salah satu tahapan yang harus diselesaikan dalam pemilihan software

sistem ERP adalah membuat kasus bisnis.

• Kasus bisnis (business case) digunakan untuk menunjukkan sejauh mana

sistem tersebut dapat mendukung dan bermanfaat bagi bisnis.

• Melalui kasus bisnis kita dapat melakukan evaluasi dan memberikan

dukungan atas proyek tersebut.

• Salah satu aspek yang harus dilakukan dalam membuat kasus bisnis adalah

menghitung potensial Return of investment (ROI).

• Dengan ROI dapat menunjukkan seberapa besar peluang manfaat proyek

tersebut dibandingkan dengan investasi yang sudah dikeluarkan.

• Nilai-nilai yang terhitung dan dirinci dengan jelas dapat digunakan untuk

mendapatkan dukungan manajemen atas proyek tersebut, dan dukungan

penuh dari manajemen merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan

implementasi sistem.

• ROI, secara konseptual adalah penghematan yang dihasilkan sebagai

akibat adaptasi satu sistem bisnis baru atau proses baru.

• Sebelum mulai menghitung ROI proyek, perusahaan perlu

mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut [TGL-2006]:

1. Alasan pemilihan software/sistem tertentu, beberapa alasan yang

mungkin timbul sebagai berikut:

Meningkatkan fungsional sistem yang sudah

ada

Meningkatkan efisiensi siklus waktu

Menambah kemampuan untuk memenuhi kebutuhan

konsumen, misalnya EDI, label sertifikasi, Meningkatkan

visibilitas informasi, kebutuhan akan data yang akurat dan

cepat atau pelaporan untuk evaluasi dan diskusi manajemen

Mengurangi biaya operasi

Mendukung perkembangan organisasi

Mempercepat waktu perjalanan produk mencapai pasar

Mengurangi proses manual dan kertas kerja

Mengurangi kesalahan dalam operasi dan efektifitas

lainnya.

fungsional E-commerce, dan sebagainya

2. Anggaran Proyek Keseluruhan

Pada tingkatan atas, biasanya anggaran pemilihan software meliputi:

Pengeluaran selama proses seleksi software

Lisensi software dari pihak ketiga untuk paket tambahan

Biaya komunikasi

Instalasi software

Manajemen proyek

Pelatihan bersifat teknikal

Pelatihan end user

Pembersihan dan Konversi data

Kostumisasi dan modifikasi

Kostumisasi pelaporan

Biaya pemeliharaan dan dukungan teknis

Biaya administrasi sistem

3. Perkiraan Waktu Penyelesaian Proyek

▫ Untuk mengetahui dan mengantisipasi ROI, perlu dilakukan

estimasi yang akurat atas jadwal proyek yang meliputi estimasi

waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap.

▫ Tahapan-tahapan ini dapat mengacu pada tahapan siklus hidup

pengembangan dan implementasi software secara umum.

4. Manfaat Potensial Proyek

▫ Mengkaji peluang manfaat yang diperoleh dari proyek akan

membantu menghitung perkiraan pendapatan yang digunakan

dalam perumusan ROI.

▫ Memahami apa yang dari proyek sangat penting untuk mengetahui

nilai proyek secara keseluruhan.

▫ Cara paling mudah untuk menyelesaikan tahap ini adalah mengkaji

kembali alasan awal ketika proyek akan diterapkan.

5. Manfaat yang akan didapat dari Proyek di Waktu Mendatang

▫ Untuk beberapa perusahaan, pekerjaan ini mungkin dapat

dilakukan dengan mudah karena sifat lingkungan bisnis perusahaan

tersebut dan kekuatan sasaran proyek.

▫ Akan tetapi, untuk beberapa perusahaan lain, mungkin hal ini sulit

dilakukan karena secara alamiah manfaat proyek tersebut bersifat

tak terhitung.

▫ Jika perusahaan berada pada jenis kedua maka mungkin diperlukan

bantuan konsultan luar untuk membantu mengkaji proyek secara

obyektif dan menentukan tahap awal proses seleksi.

▫ Peningkatan pendapatan diperoleh dari meningkatnya penjualan

maupun pengurangan biaya seperti biaya inventory, biaya

pengiriman, biaya produksi, membaiknya proses secara

keseluruhan dan layanan konsumen semakin baik.

1. Pembelian software baru

Harga paket software bervariasi. Harga untuk software dari vendor

internasional berkisar antara $30.000 untuk paket berukuran kecil hingga

“jutaan dolar” untuk paket yang berukuran besar.

Harga paket biasanya ditentukan oleh jumlah konsumennya, makin sedikit

konsumennya biasanya harganya relative lebih murah.

Untuk perusahaan manufaktur kecil harga paket umumnya berkisar

$50.000 hingga $200.000 [HAM-2005].

2. Pembelian/ Upgrade

Pemilihanditentukan oleh paket software yang akan digunakan.

Vendor software ERP biasanya merekomendasikan jenis dan

konfigurasi yang harus digunakan untuk menjalankan sistem ERP.

Sebagai konsekuensi, mungkin akan terjadi penggantian atau

upgrade yang sudah ada.

Jika perusahaan sudah memiliki infrastuktur jaringan komputer yang

memadai, biasanya paket standar tidak terlalu membutuhkan banyak

hardware baru.

5.Langkah-langkah Implementasi CRM

Pada awalnya ERP hanya diimplementasikan pada organisasi yang besar

dengan organisasi yang mengunakan resources yang sangat luas, namun sekarang

penggunaan ERP sudah mengalami perubahan beberapa tahun terakhir ini, dan

ERP sekarang dapat diimplementasikan pada skala perusahaan menengah dan

berbagai macam industri.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk

mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi.

Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk

mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business

processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena

menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on

time, laporan produksi dan inventori.

Penelitian Huang dan Palvia (2001) mengajukan 10 faktor mengenai

implementasi ERP dengan membandingkan negara berkembang dengan negara

maju. Mereka juga menambahkan bahwa, kematangan teknologi informasi,

budaya komputer, ukuran bisnis, proses bisnis, pengalaman re-engineering, dan

komitmen manajemen adalah faktor yang mempengaruhi level organisasi.

Namun Huang dan Palvia (2001) tidak mengkategorikan faktor-faktor

mana yang berkontribusi terhadap kesuksesan maupun kegagalan.

Penerapan teknologi ERP pada organisasi umumnya dipandang sebagai suatu hal

yang sangat sulit dan kompleks sehingga menyebabkan manajemen puncak

dan user enggan untuk mengimplementasikannya. Fenomena yang menarik saat

implementasi ERP di organisasi, bahwa keberhasilan ditentukan oleh key user

(tim implementasi proyek) yang didukung oleh manajemen puncak dan user.

Fenomena yang mendukung masalah dapat diringkas sebagai berikut :

1. ERP mempunyai benefit yang besar bagi perusahaan.

2. Adanya implementasi ERP yang sukses dan gagal sehingga dapat memberi

kebimbangan bagi perusahaan khususnya key user sebagai penanggung

jawab implementasi.

3. adanya perbedaan variabel-variabel implementasi penyebab sukses dan

gagal.

4. Sejak tahun 2002 banyaknya pertumbuhan perusahaan di Indonesia yang

menggunakan pengelolaan sumber daya perusahaan didukung oleh

teknologi informasi yang disebut ERP.

5. Beberapa penelitian menyebutkan bahwa key user adalah penentu

keberhasilan implementasi ERP terhadap kinerja perusahaan dan belum

ada penelitian di Indonesia yang membuktikan peranan key user. Sampai

saat ini sepengetahuan peneliti bahwa di Indonesia belum ada penelitian

terhadap implementasi teknologi ERP (Enterprise Resources Planning).

Pengertian CRM

CRM kependekan dari Customer Relationship Management. Dalam

bahasa indonesia dapat kita artikan sebagai Manajemen Hubungan Pelanggan.

Merupakan strategi pemasaran yang saat ini marak dilakukan oleh perusahaan-

perusahaan yang menginginkan pelanggan / konsumen mereka tetap membeli

produk / memakai jasa mereka.

Dalam perkembangannya, CRM bisa didefinisikan sebagai berikut :

CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak

(software) dan atau aplikasi berbasis web yang mampu membantu sebuah

perusahaan untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.

CRM adalah usaha sebuah perusahaan untuk berkonsentrasi menjaga pelanggan

dengan mengumpulkan segala bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon,

e-mail, masukan di situs atau hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing.

Bagaimana cara membuat CRM berhasil ?

a. Perencanaan bisnis yang matang

b. Mendefinisikan tujuan dan sasaran dari penerapan CRM

c. Menentukan batasan-batasan dari CRM menurut strategi yang ditetapkan

d. Menentukan parameter dan standar pengukuran keberhasilan penerapan

CRM

e. Menentukan standar aturan penanganan strategi berdasarkan informasi

dari system CRM seperti perubahan, perbaikan dan pemantapan strategi.

Dalam merencanakan penerapan system CRM harus memperhatikan hal-hal

berikut :

a. Sasaran yang ingin dicapai bersifat jangka panjang.

b. Sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan perusahaan.

c. Hasil yang dicapai dapat menjadi sasaran kunci bagi bisnis perusahaan.

d. Penerapan CRM dapat mengurangi biaya perusahaan secara keseluruhan.

e. Nilai resiko akibat penerapan CRM.

Manfaat CRM :

1) Jumlah konsumen bertambah, yaitu mencari konsumen baru disamping

tetap memelihara tingkat kepuasan konsumen yang sudah ada.

2) Mengetahui tingkat kepemilikan perusahaan pada konsumen, yaitu dengan

mengetahui kebutuhan konsumen.

3) Mengetahui kebutuhan konsumen pada masa yang akan datang, yaitu

melalui hasil transaksi yang sudah dilakukan dan dari hasil analisa data-

data transaksi yang sudah terkumpul.

4) Mengetahui ketidaknormalan pada setiap aktivitas transaksi, yaitu

mengetahui tindak kriminal seperti penipuan dan lain sebagainya.

5) Mengetahui perbaiakn yang harus dilakukan pada service yang diberikan

kepada konsuman.

6) Mampu menganalisa pola data transaksi, sebagai contoh mampu

mengetahui kombinasi produk yang akan dijual pada waktu-waktu

tertentu.

7) Mengurangi resiko operasional, yaitu dengan mengetahui prediksi yang

akan terjadi dan kesalahan yang pernah dilakukan melalui customer

history.

BAB III

PENUTUP

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk

kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh

oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk

mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.

Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

Tidak semua perusahaan berhasil dalam menerapkan ERP hal ini perlu dimengerti

bahwasanya penerapan aplikasi sistem baru yang didukung perangkat lunak,

selalu menghadapi kesulitan dalam implementasi, khususnya dalam bentuk

kelambatan, melampaui anggaran, dan masalah kinerja. Namun pada umumnya

kegagalan penerapan ERP pada umumnya disebabkan karena faktor manusia

misalnya kebiasaan para key user (manajer) yang tidak terbiasa menggunakan

perangkat lunak, mereka yang kurang komit dan kurang menyisihkan waktu

dalam melakukan analisis dan para manajer yang kurang memperhatikan

pendidikan dan pelatihan karyawan dapat menyebabkan gagalnya ERP. Selain

berdampak pada proses bisnis, implementasi juga berpengaruh secara signifikan

pada perubahan budaya perusahaan. Perubahan budaya perusahaan lebih terfokus

pada berubahnya perilaku, komunikasi dan penambahan beban kerja karyawan.

Siap tidaknya karyawan menerima sistem baru memberikan beban kerja yang

lebih kepada karyawan terutama berhubungan dengan job description dan

kesadaran untuk lebih terkomputerisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Dhewanto. Wawan (2007). ERP (Enterprise Resource Planning. Informatika.

Bandung.

Tugas mandir1 erp

Documents

Transcript of Tugas mandir1 erp