BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi ERP
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang merupakan
sebuah perencanaan atau system informasi dalam satu perusahaan yang bertujuan
untuk mengatur sumber daya, tenaga kerja, bahan dan seluruh aktivitas dalam
perusahaan. ERP berbentuk software yang mengendalikan seluruh departemen
dan kegiatan perusahaan ke dalam sebuah system computer. Dalam kata lain ERP
dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan semua divisi dalam perusahaan.
Tujuan ERP sendiri adalah mempermudah semua departemen perusahaan untuk
dapat berkomunikasi dan bertukar informasi.
Selain untuk mempermudah komunikasi antar departemen perusahaan,
ERP juga dapat memberi manfaat kepada perusahaan sesuai dengan kebutuhan
masing masing perusahaan. Berikut peranan penting ERP dalam suatu perusahaan
:
1. Seluruh kegiatan bisnis dapat dikoordinasi oleh ERP secara menyeluruh
2. ERP mengoptimalkan integrasi proses bisnis dalam jumlah bayak dan
membuatnya menjadi lebih otomatis
3. Memudahkan komunikasi dan hubungan bisnis dengan stakeholder yang
berada di luar
4. Mengatur penerimaan dan pemberan informasi dan memperkecil adanya
kesalah pahaman antar manusia (human error)
5. Meningkatkan kualitas produksi dan distribusi produk perusahaan
Sayangnya untuk mengaplikasikan Enterprise Resource Planning pada
perusahaan membutuhkan biaya yang sangat mahal. Selain itu, beberapa
perusahaan tidak terbiasa menggunakan ERP dan beberapa bagian departemen
mengeluh bahwa mereka tidak bisa mengikuti system kerja ERP. Beberapa
perusahaan juga sulit untuk melakukan kustomisasi melalui perangkat ERP. Ini
menyebabkan beberapa perusahaan masih enggan untuk menggunakan ERP
dalam membantu proses produksi dan kerja perusahaannya.
Terlepas dari semua kelemahan yang ada, Enterprise Resourse
Planning adalah perangkat lunak (software) yang dapat mengintegrasi
antar departemen berbeda untuk bertukar informasi, komunikasi , efisiensi
dan produktivitas secara tepat. ERP juga dapat melacak pemesanan dan
penerimaan barang untuk menanggulangi kecurangan. Beberapa divisi
dalam perusahaan sebenarnya sangat membutuhkan bantuan dari system
ERP ini. Divisi-divisi yang membutuhkan ERP ialah :
1. Staff Akuntan
2. Staff Produksi
3. Staff Keuangan
4. Staff Marketing dan Penjualan
5. Bagian Manufaktur Produk
6. Bagian Gudang
7. Dan lain-lain
Serta pengertian ERP menurut Marshall B. Romney dan Paul John
Steinbart yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary
(2008:442) mengemukakan pengertian Enterprise Resource Planning adalah :
“Enterpise Resource Planning (ERP) adalah suatu system yang mengintegrasikan
seluruh aspek aktivitas organisasi kedalam suatu system informasi akuntansi.”
ERP
MRP II
CL MRP
MRP
Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)
Pada gambar diatas merupakan tahapan-tahapan evolusi atau
perkembangan dari ERP (Enterprise Resource Planning), daftar evolusi atau
perkembangan dari ERP adalah sebagai berikut :
Tahap I :
Material Requirement Planning (MRP). Merupakan cikal bakal dari ERP,
dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
Tahap II :
Close-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya
rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan.
Tahap III :
MRP-II. Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang
ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka
keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV :
ERP. Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa
proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas
batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
Tahap V :
Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan thn 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.
2.2 Modul utama ERP
Secara modular, ERP terdiri dari modul utama yaitu modul Operasi dan
modul-modul pendukung seperti Finansial dan Akuntansi Perusahaan dan Sumber
Daya Manusia.
Modul Operasional
1. Sistem Proyek
2. Manajemen Lingkungan
3. Manajemen Material
4. Perencanaan dan pengontrolan produksi
5. Manajemen Kualitas
6. Eksekusi Logistik
7. Logistik umum
8. Perencanaan perawatan
9. Layanan Pelanggan
10. Penjualan
Modul Finansial dan Akuntansi Perusahaan
1. Akuntansi umum
2. Akuntasi keuangan
3. Manajemen Investasi
4. Pengontrolan Perusahaan
Modul Sumber Daya Manusia
1. Manajemen Karyawan (data karyawan)
2. Manajemen Jam Karyawan (presensi karyawan, jam kerja, lembur)
3. Manajemen Event dan Pelatihan (agenda pelatihan karyawan)
4. Manajemen Organisasi
5. Manajemen Travel (Perjalanan)
6. Penggajian
Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di
suatu perusahaan/organisasi, yaitu :
1. Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses
seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah
pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya
dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa
experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna
tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa
knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan
kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit
agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini
biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order
pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai
bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber
daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
3. Analisa Business Strategy.
Mencakup beberapa hal seperti :
Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan
Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan
Strategi bisnis dan objective perusahaan
Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis
Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan
Target bisnis
3. Analisa People
Mencakup beberapa hal, seperti :
Komitment manajemen dalam implementasi ERP.
Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP
Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP
Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP
Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP
Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.
4. Analisa Infrastruktur
Mencakup beberapa hal, seperti :
Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems,
communication system dan auxiliary system)
Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.
Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP
5. Analisa Software
Mencakup beberapa hal, seperti :
Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.
Daya dukung service dari vendor
Analisa kebutuhan waktu
2.3 Kegunaan ERP
Untuk mengontrol aktivitas bisnis, mulai dari produksi, manajemen
kualitas, manajemen persediaan, pengiriman, penjualan hingga sumber daya
manusia.
ERP juga sering dikatakan sebagai Back Office yaitu perangkat lunak
untuk membantu perkantoran dan membantu menjalankan berbagai aktifitasnya,
sehingga pelanggan dan publik tidak secara langsung berinteraksi dengan sistem
informasi ini. Lain halnya Front Office System, yaitu pelanggan secara langsung
berinteraksi dengan Sistem tersebut, contoh Front Office System adalah E-
Commerce, CRM (Customer Relational Management), E-Government dan
lainnya.
ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem
informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan
sumber daya manusia perusahaan. ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan
yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses
bisnis dasar internal perusahaan. Contohnya, software ERP untuk perusahaan
manufaktur umumnya akan memproses data dari dan menelusuri status penjualan,
persediaan, pengiriman, dan pembuatan faktur, serta perkiraan bahan baku dan
kebutuhan sumber daya manusia (O’Brien dan Marakas, 2011).
Pada Gambar di bawah ini menjelaskan komponen aplikasi utama dari
sistem ERP.
Gambar Komponen Aplikasi Utama ERP
Menurut O’Brien dan Marakas (2011), sistem ERP dapat menghasilkan
manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, diantaranya:
1. Kualitas dan Efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja yang dapat mengefisienkan layanan
pelanggan, produksi, dan distribusi
2. Penurunan Biaya
ERP sebagai sistem yang terintegrasi menghasilkan penurunan dalam
biaya pemrosesan transaksi, hardaware, software dibandingkan dengan sistem
yang tidak terintegrasi.
3. Pendukung Keputusan
ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang penting
secara cepat sehingga membantu manajer dalam mengambil keputusan tepat
waktu.
4. Kelincahan Perusahaan
ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan
peran kerja yang lebih fleksibel, serta menghasilkan organisasi dan tenaga
kerja yang lebih lincah dan adaptif dalam memanfaatkan peluang baru bisnis.
Namun dibalik besarnya manfaat, implementasi ERP ini sendiri memiliki
beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya,
struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Serta tidak sedikit biaya yang
dikeluarkan perusahaan untuk investasi sistem ini. Biaya yang mungkin termasuk
adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan
peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya
depresi akibat pergantian sistem.
2.4 Keuntungan Penggunaan ERP
1. Mengintegrasikan keuangan
Sehingga pada bagian TOP MANAGEMENT dapat mengetahui
keadaan keuangan sebagai alat bantu pengambilan keputusan dan
mengontrol kinerja bagian keuangan pada perusahaan agar bekerja lebih
baik.
2. Standarisasi Proses Operasional
Menstandarisasikan proses produksi dengan melihat dari hasil
pengujian praktik terbaik yang didapat sehingga dapat meningkatkan
produktifitas kerja, mengurangi hal-hal yang tidak efisien dan
meningkatkan kualitas produk.
3. Standarisasi Laporan
Menstandarisasikan bentuk laporan, terutama bagi perusahaan
yang besar yang memiliki unit bisnis yang beragam dengan jumlah dan
jenis bisnis yang berbeda-beda, sehingga memudahkan mengerti dalam
membaca laporan yang ada.
2.5 Implementasi ERP
Implementasi ERP atau penerapan ERP merupakan proses bisnis dan
system informasi yang ada, karena ERP melingkupi seluruh bagian dari
perusahaan, maka bila ERP tidak berjalan, dapat terjadi kelumpuhan
operasional pada perusahaan. Champ et al. (2004) menyatakan bahwa ERP
bukanlah tentang mengganti system software yang ada, tetapi ERP adalah
tentang mere-engineering dan mentransformasi penerapan bisnis menjadi best
business practices.
Berikut adalah beberapa implementasi ERP :
• Implementasi ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari
perubahan dan peran serta pelanggan
• Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung
• Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan
kesuksesan dari implementasi ERP
• Masih disayangkan, migrasi data nerupakan aktifitas terakhir sebelum fase
produksi
Langkah strategi migrasi data yg dpt menentukan kesuksesan implementasi ERP:
• Mengidentifikasi data yg akan dimigrasi
• Menentukan waktu dari migrasi data
• Membuat template data
• Menetukan alat untuk migrasi data
• Memutuskan persiapan yg berkaitan dengan migrasi
• Menentukan pengarsipan data
2.5.1 Pendekatan Implementasi ERP :
Gambar pendekatan implementasi ERP
1. The Big Bang
• Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di
seluruh fungsi perusahaan.
• Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem
lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.
• Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko
kegagalan tinggi.
2. Step-by step (Phased Approach)
• Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya
berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.
• Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.
• Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan
terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal,
ongkos tidak terlalu membebani.
• Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang.
Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya
hasil tidak optimal.
3. Small Bang (Pilot Approach)
• Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi
perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang
terkait.
• Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.
• Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan
membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik
antarsite.
2.6 Tanda-tanda Gagalnya Penerapan ERP
1. Kurangnya komitmen dari Top Management
2. Kurangnya perincian kebutuhan dari perusahaan
3. Memilih model software yang terburu-buru
4. kurangnya SDM (sumber daya manusia), infrastruktur dan modal
5. Kesalahan perhitungan waktu penerapan ERP
6. Tidak cocoknya software dengan bisnis proses yang sedang berjalan pada
perusahaan tersebut
7. Kurangnya pelatihan dan pembelajaran penggunaan ERP
8. Kurang Komunikasi
9. Saran penghematan yang menyesatkan
Top Related