Kepada Seluruh Pengguna ND95 Tangerang, 29-Des-2009

Prosedur Proses Akhir Tahun 2009

Periksa terlebih dahulu Kalender Kerja ND95 (Manajer Aplikasi, Kalender Kerja) apakah pekan terakhir sudah benar sesuai ketentuan Principal ? Apakah Pekan Terakhir anda akan berakhir di tanggal 31-Des-2009 ataukah akan dilanjutkan sampai tanggal 3-Jan-2010 ? Sesuaikan tanggal terakhir ini di kalender kerja untuk Pekan Terakhir. Perhatikan kalender kerja principal tahun 2010, apakah week 1 dimulai 1-Jan-2010 atau 4-Jan-2010 mengingat posisi 1-Jan-2010 yang tanggung di hari Jumat.

Proses Akhir Tahun adalah suatu proses yang harus dijalankan pada ND95 untuk menutup tahun kerja berjalan dan mempersiapkan database untuk memasuki kalender kerja tahun berikutnya.

Lakukan Proses Akhir Hari sampai dengan hari kerja terakhir (termasuk hari kerja terakhir harus diproses). Sebelum hari kerja terakhir diproses, maka fungsi Proses Akhir Tahun akan tetap tertutup.

Lakukan Backup Database untuk arsip 2009 (ke FlashDisk, CD atau removable-media lainnya).

Copy data tahun 2009 ke directory tersendiri.Pergunakan fungsi Copy Directory Baru yang terdapat pada Mnjr Aplikasi > Sistem > Manajer Data.Masukkan nama directory yg akan dibentuk mis. DATA2009 lalu pilih ‘OK’ (nama directory tanpa spasi)Data pada directory ini dapat dipergunakan bila anda ingin melihat kembali data thn 2009.

Jalankan Proses Akhir Tahun.Proses Akhir Tahun akan meminta tgl awal Week I tahun 2010 agar dapat otomatis membentuk kalender kerja untuk tahun 2010. Yang harus diperhatikan adalah bahwa tgl 1-Jan-2010 jatuh tanggung pd hari Jumat, maka pastikan apakah Week 1/2010 akan dimulai dari tgl 1-Jan-2010 ataukah langsung ke Senen 4-Jan-2010.

Setelah Proses Akhir Tahun selesai, periksalah kalender kerja 2010 yang terbentuk dan sesuaikan pembagian week dengan kalender resmi dari Principle.

Jalankan Data Integrity Check -> Stock, untuk semua gudang dan van (bila ada), mulai week 1.

Compress Database dipergunakan untuk menghapus semua transaksi 2009 dan sebelumnya, yang tidak diperlukan lagi pada database tahun 2010. Semua transaksi yang masih outstanding (hutang/piutang) tidak akan dihapus. Dengan menjalankan compress maka database anda akan menjadi lebih kecil sehingga proses kerja menjadi lebih cepat. Compress Database boleh anda jalankan beberapa minggu kemudian (tidak harus pada saat Proses Akhir Tahun).

Fungsi Compress Database terdapat pada menu Manajer Data pada modul Manajer Aplikasi. Jalankan option yang pertama yaitu “Full Compress Data tahun lalu” Pada option berikutnya: Full, Intern atau Cancel, pilih option FULL!!, selanjutnya biarkan proses

berlangsung sampai selesai.

Terima kasih dan semoga Proses Akhir Tahun anda berjalan dengan lancar.

Bagi Distributor yang juga menggunakan Module Kas-Bank dan General Ledger, proses akhir tahun atau proses akhir periode untuk Desember adalah berlaku sama seperti proses akhir periode bulan lainnya.

SELAMAT NATAL 25-DES-2009 & TAHUN BARU 1-JAN-2010 !!GOD BLESS YOU

PROSEDUR PROSES AKHIR TAHUN

COMPRESS DATABASE

SET HARI KERJA PEKAN TERAKHIR