Modul VI Pengawasan(Ancilla K Kustedjo)

EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

DASAR-DASAR PENGAWASAN

PENGAWASANDefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. (Handoko ,1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. (Robbins & Coulter, 2005)

Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. (Daft, 2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler)

Key Point:- Adanya standar kinerja- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak- Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan

Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?PerubahanKompleksitasKebutuhan manajer untuk mendelegasikan

wewenangKesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)

didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan

tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)

Ddimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi

Jenis dan Tipe Pengawasan (2)

3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Proses Pengawasan

Menetapkan standard prestasi & Metode

pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi

Apakah prestasi sesuai dengan

standar

Tidak ada Perubahan

Melakukan perbaikan-

perbaikan atau mengevaluasi

kembali standard prestasi dan

pengukurannya

TIDAK

YA

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus PengawasanFOKUS PENGAWASAN

DESKRIPSI CONTOH

1. Kuantitas (Quantity)

Jumlah produk yang dihasilkan

Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja

2. Kualitas (Quality)

Jumlah produk yang dapat diterima oleh konsumen atau lolos uji kualitas

Menghasilkan 99.5% produk yang memenuhi standard

3. Ketepatan waktu (Timeliness)

Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa

Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu

4. Anggaran (Budget)

Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran

Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan

Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan

Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Lingkungan Organisasi

Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi

Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan

Posisi dan Tingkat

Tinggi Banyak Kriteria

Rendah Sedikit Kriteria

Tingkat Desentralisasi

Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali

Rendah Pengurangan jumlah kendali

Budaya Organisasi

Terbuka dan mendukung

Informal, pengendalian mandiri

Mengancam

Pengendalian formal yang dipaksakan

Pentingnya suatu kegiatan

Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas

Rendah Pengendalian yang longgar dan informal

StandarDefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik

acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)

cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll

2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard)

cth. Sikap, Moral, Etika, kemampuan dalam kerja sama

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area)

aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan. (p 6.18)

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik

manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.

KEGIATAN BELAJAR 2

JENIS DAN METODE PENGAWASAN

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-Kuantitatif Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting

dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan

Teknik yang digunakan” Melakukan observasi Mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin Mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis Melakukan brainstorming dengan bawahan secara

berkala Melakukan evaluasi

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif

1. Management by Objective (MBO) Penetapan tujuan secara bersama-sama antara

manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

2. Management by Exception (MBE)Fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif3. Management Information System (MIS)

sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif

4. Audit Kualitas (Audit Mutu) Audit : Kegiatan mengumpulkan berbagai

informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat

Kualitas : Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu

Contoh : Manajemen Kualitas secara Total (TQM)

Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan

Metode yang digunakan:AnggaranAudit KeuanganAnalisa Break EvenAnalisa RasioBalance Score Card

Metode Pengawasan Kuantitaif

Anggaran:Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang

sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi

verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi

- Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik

Metode Pengawasan Kuantitaif

Analisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana perusahaan

dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)

Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan

Profitabilitas

Metode Pengawasan Kuantitaif

Balance Scorecard

Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.

No DIMENSI UKURAN KINERJA

1 KEUANGAN Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll

2 Pelanggan Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll

3 Proses Bisnis Intern

Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll

4 Pembelajaran & Pertumbuhan

Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Karakteristik Pengawasan yang Efektif

1. Akurat

2. Tepat waktu

3. Ekonomis

4. Fleksibel

5. Objektif dan bisa dipahami

6. Kriteria yang masuk akal

7. Penempatan yang Strategis

8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi

9. Disesuaikan dengan Manajer

10. Tindakan perbaikan

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen

Widita RarasatiFadia Dewanda