Modul IX Manajemen Perubahan

(Ancilla K Kustedjo)

EKMA4116 Manajemen

KEGIATAN BELAJAR 1

PERUBAHAN DAN MANAJEMEN PERUBAHAN

Manajemen PerubahanSifat dasar Perubahan Michael Hammer & james Champy (1994) ,mengaitkan ekonomi

dengan konsep globalisasi. Ekonomi global berdampak terhadap 3 C (customer, competition, change). Konsumer menjadi penentu, Kompetitor semakin banyak, dan perubahan konstan.

Stewart (1997), perubahan:- Perubahan adalah fenomena alami- Tujuan perubahan, membantu kelangsungan hidup&pertumbuhan- Kelangsungan hidup & pertumbuhan tergantung pada adaptasi

terhadap sebuah lingkungan berubah- Lingkungan dapat dan sedang dipengaruhi dan dibentuk oleh berbagai tindakan dan keputusan organisasi- Belajar dari pengalaman adalah penting untuk proses adapatasi

dan perubahan yang sukses- Individu-individu berubah balik ke arah-arah yang sama maupun

unik

Manajemen PerubahanManajemen perubahan: mengantisipasi, menanggapi, dan mengambil inisiatif untuk memastikan agar perubahan dan proses-proses dapat berlangsung dengan cara yang mendukung kesepakatan dan keberhasilan pencapaian sasaran-sasaran.

3 Hukum perubahan Hukum alam (law of nature) perubahan harus

melibatkan anggota organisasi Hukum kekacauan (law of chaos) setiap kegiatan

perubahan pasti timbul kekacauan Hukum halusinasi (law of hallucinosis) perubahan

membutuhkan peran positif yang memiliki kompetensi dan komitmen tinggi

Lace A. Berger (1994) 4 hal yang harus diperhatikan oleh organisasi dalam rangka menyesuaikan diri yaitu, strategi operasi (operation) , budaya (culture), dan apresiasi (reward)

Tahap-Tahap perubahan Marti Smye & Lace A. Berger (1994) 3 tahap penting untuk mencapai perubahan

Tahap 1: mengupayakan perubahan dalam konteks organisasi

- Penjelasan tentang tujuan dan alasan perlunya perubahan

- Menampilkan performance drivers yang menyangkut tujuan, kunci keberhasilan, sistem pelaporan, dan penegakan sistem penghargaan

- Menciptakan proses kerja yang meliputi integrasi dari semua elemen yang menunjang tujuan.

Tahap-Tahap Perubahan Tahap 2: mengupayakan perubahan melalui interaksi dalam kelompok. 3 syarat menjamin perubahan secara efektif di dalam kelompok:

- Membangun keterampilan kelompok (building group skills) yang mencakup peningkatan berbagai metode pemecahan masalah, pengembangan keahlian berkomunikasi yang baru, kemampuan memberikan janji dan bisa dipercaya, mengakui adanya keberagaman dan keahlian kelompok

- Menciptakan pemahaman tentang sistem kelompok yang sehat

- Menciptakan situasi yang mendukung bagi kelompok untuk perubahan

Tahap-Tahap perubahan Tahap 3: mengupayakan perubahan melalui perilaku anggota organisasi

- Menciptakan situasi dimana setiap individu merasa siap dan ikut melakukan perubahan

- Menciptakan keterbukaan dalam upaya merespon setiap kebutuhan

- Membangun keahlian baru serta memberikan waktu dalam usaha penyesuaian diri

Model PerubahanNadler (1995) ada 4 perubahan yang bisa dilakukan oleh organisasi

TUNNING Bersifat antisipatori dan incremental

RedirectingBersifat antisipatori dan radikal

Adapting Bersifat reaktif dan incremental

Overhauling Bersifat reaktif degan skala yang sangat radikal. Cth. revolusioner

Incremental Radical

Anticipatory

Reactive

Hambatan dalam melakukan perubahan

Resistensi Individual individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan

RESISTENSI INDIVIDUAL

RASA AMAN

PERSEPSI

FAKTOR EKONOMIKEBIASAAN

KETIDAKPASTIAN

Hambatan dalam melakukan perubahan

Resistensi Kelompok Kerja dan Organisational hakikatnya organisasi bersifat konservasi, secara aktif bagi organisasi bisnis maupun pemerintah menolak terjadinya perubahan

Konflik kepentingan ; Sikap curiga terhadap perubahan; Pengaruh budaya dan sistem kerja lama; Struktur organisasi

RESISTENSIORGANISASIONAL

DAMPAK LUASPERUBAHAN

INERSIAKELOMPOK

ANCAMANALOKASI

ANCAMAN KEKUASAANSUMBER DAYA

ANCAMANKEAHLIAN

INERSIASTRUKTURAL

Penyebab gagalnya suatu perubahanTerlalu Puas diriLemahnya pengarahan gabunganMeremehkan kekuatan visiKomunikasi visi yang burukMembiarkan hambatan menghalangi visi baruGagal menciptakan hasil jangka pendekTerlalu cepat menyatakan keberhasilanLalai menanamkan perubahan secara kokoh dalam

kultur perusahaan

Pendekatan dalam manjemen perubahan organisasi

UNFREEZING

REFREEZING

TIME

DESIRE STATE

Pendekatan dalam manjemen perubahan organisasi

Unfreezing: berbagai usaha untuk mengatasi tekanan2 dari kelompok penentang dan pendukung perubahan.

Movement: secara bertahap tapi pasti, perubahan dilakukan.Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah.

Refreezing: Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya.

Cara mencegah dan mengatasi hambatan yang muncul

Coch & French Jr. mengusulkan ada 6 taktik yang bisa dipakai untuk mencegah dan mengatasi resistensi terhadap perubahan:

1.Pendidikan dan Komunikasi

2.Partisipasi

3.Memberikan kemudahan dan dukungan

4.Negosiasi

5.Manipulasi dan Kooptasi

6.Paksaan

Cara mencegah dan mengatasi hambatan yang munculSelain itu:

1. Mengembangkan kepemimpinan yang mampu membangun kesamaan dalam kesadaran akan urgensi dan visi terhadap proses perubahan yang sedang dan akan dilaksanakan

2. Membangun kepemimpinan kolektif yang kuat dan efektif untuk mereduksi potensi konflik yang relatif tinggi pada masa transisi / membangun kepercayaan

3. Membangung kepercayaan stakeholders terhadap kesungguhan dan kejujuran pimpinan

4. Dsb, (modul 9 hal 9.23 - 9.24)

Keberhasilan dalam perubahan

Agar organisasi dan individu berhasil dalam melakukan perubahan maka mereka harus memiliki:

Keberanian harus memiliki keberanian, imajinasi, dan komitmen jika ingin terjadinya perubahan

Transformasi mindset untuk melakukan perubahan diperlukan perubahan dalam cara berpikir; pimpinan perusahaan dianjurkan untuk memprioritaskan perubahan mindset para karyawan mereka

Sense of Urgency visi yang jelas maka sense of urgency dapat digunakan sebagai tuntunan arah perubahan yang dilakukan

KEGIATAN BELAJAR 2

MEMPERSIAPKAN PERUBAHAN

Mempersiapkan PerubahanStrategi mempersiapkan Perubahan:

1. Melakukan pengelolaan manajemen SDM yang berorientasi pada masa depan

2. Menuju SDM berkualitas dan memiliki keunggulan

3. Memiliki pemimpin yang unggul

4. Memiliki pimpinan dan manajer bervisi ke depan dan masa depan

5. Pemahaman berbagai faktor keunggulan perusahaan

6. Melakukan perubahan internal organisasi

7. Penerapan manajemen kompetensi

Pengelolaan manajemen SDM yang berorientasi pada Masa depanManajemen SDM berfungsi tidak lagi sebagai personnel

specialist, tetapi sebagai pembina dan pengarah para manajer lini.

Dengan adanya paradigma baru, semua manajer berperan sebagai personnel specialist yang bekewajiban memberdayagunakan karyawan bawahannya dengan berkoordinasi dengan manajer SDM.

Seorang profesional SDM : orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya, memiliki kemampuan manajerial, menguasai sistem informasi manajemen kepegawaian, motivasi berprestasi tinggi, berjiwa kreatif, inovatif, berkepribadian dewasa, mental dengan kecerdasan emosi yang baik

Menuju SDM berkualitas unggul

MSDM yang profesional harus berusaha membangun competitive advantage

Competitive advantage dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas SDM, pembaharuan dinamika MSDM, pengelolaan proses perubahan organisasi melalui fungsi MSDM

Faktor yang mempengaruhinya adalah gerakan manajemen sebagai ilmu, gerakan kesejahteraan industri, gerakan awal psikologi industri, gerakan hubungan antar manusia, serta gerakan MSDM sebagai profesi

Memiliki Pemimpin yang Unggul

Manajemen perubahan transformasional memerlukan beberapa karakteristik pemimpin yang memiliki:

Inovasi dari bawah ke atas:Kepemimpinan di segala tingkatanMelibatkan organisasiMenciptakan keahlian dan perilaku baruMemiliki ukuran untuk memantau kemajuan

Memiliki pimpinan dan manajer bervisi ke depan

Pemimpin yang visioner memiliki ciri-ciri, sebgai berikut:1. Mempunyai energi yang besar dan mampu

mengalihkan energi itu ke bawahan2. Mampu menumbuhkan motivasi pembelajaran dan

perubahan yang berkesinambungan3. Tingkat persepsi dan wawasan yang luar biasa

terhadap realita dunia dan terhadap diri pribadi4. Kekuatan emosional untuk mengatasi kecemasan diri

sendiri dan orang lain, karena pembelajaran dan perubahan makin menjadi gaya hidup

5. mampu merancang organisasi dengna menghormati dan memanfaatkan totalitas pegawai sebagai manusia yang utuh

6. Dsb (modul 9 hal 9.40-9.41)

Pemahaman bebagai faktor keungulan perusahaanKecepatan perubahan di luar harus diimbagi

dengan kesiapan manusia, sistem, manajemen, kepemimpinan serta informasi yang tepat dan cepat.

Faktor keunggulan yang mendominasi sekarang adalah dari intangible assets (aset yang tak terlihat) bukan di tangible assets (aset terlihat)

Aset tak terlihat seperti, kompetensi karyawan, inovasi, patent, etc

Aset terlihat seperti, gedung, inventory, dll.

Melakukan Perubahan Internal Organisasi

Langkah pertama yang harus dilakukan perusahaan untuk mengimbangi dan mengatasi persaingan dan tuntutan pasar yang berubah dengan cepat adalah merubah mentalitas dan pola pikir karyawan perusahaan.

Memetakan tingkat persaingan dan perubahan yang dihadapinya.

Pemetaan harus selaras dengan kebutuhan perubahan perusahaan termasuk berbagai faktor eksternal yang mengelilingi perusahaan.

Penerapan Manajemen Kompetensi

Manajemen kompetensi : suatu kerangka/gambaran kerja untuk menyesuaikan tujuan dan strategi perusahaan dengan kompetensi-kompetensi karyawan yang dimilikinya.

Jika Perusahaan dapat secara optimal memetakan kompetensi setiap karyawannya maka perusahaan akan mampu:

1. Meningkatkan efisiensi departemen SDM

2. Menempatkan setiap karyawan terbaik untuk tiap posisi

3. Membuat perencanaan karier cepat dan akurat

4. Dsb (modul 9 hal 9.43-9.42)

KEGIATAN BELAJAR 3

PERANAN ORGANISASI & PENGELOLAAN PENGETAHUAN

Perubahan organisasi belajar dalam manajemen perubahan

Belajar sebagai aktifitas untuk meningkatkan pengertian atau kesadaran kita tentang diri sendiri (self-awareness), dunia sekitar kita (cosmo-awareness), kesadaran tentang tuhan dan dunia gaib (theo-awareness), dan relasi ketiganya (relationship awareness)

Dengan mempertajam pengertian tersebut, maka:- Hidup dengan harmoni, relevansi, dan aktualitas level tinggi dengan dunia sekitar kita- Memberdayakan potensi dunia sekeliling untuk menciptakan seperangkat nilai organik yang bermanfaat bagi dunia sekeliling- Terus menerus mampu meningkatkan mutu sajian nilai di

atas, yang pada gilirannya memperbesar nilai tukar dari dunia sekelilingnya

3 tingkat kesuksesan:1. Sukses survivatif

survive, tidak punah apabila ada perubahan

2. Sukses inovatif

berhasil melalui inovasi dengan mampunya kita menawarkan produk-produk yang inovatif ke pasar

3. Sukses Kualitatif

sukses ini diperoleh, sesudah mengalami sukses inovatif tadi, dengan menjaga mutu bahkan bisa ditingkatkan terus menerus.

Disiplin untuk melakukan perubahanPeter Senge 5 disiplin yang harus dijalankan oleh para

pemimpin agar organisasi mampu melakukan perubahan

1. Mengembangkan penguasaan pribadi seluruh karyawan organisasi

2. Membangun model mental, yakni membangun citra, asumsi atau keyakinan yang telah tertanam kuat dalam pikiran setiap orang dilatarbelakangi oleh pengalaman setiap individu.

3. Membangun visi bersama (shared vision)4. Membangun pembelajaran tim (team learning)5. Membangun cara berpikir secara sistem atau berpikir sistemik

(system thinking)

• 2 displin pertama dibangun dalam rangka mengubah cara berpikir orang-orang dalam organisasi

• 3 disiplin sisanya dibangun untuk mengubah hubungan interaksi orang-orangnya

Kenapa organisasi harus terus belajar?

Art kleiner gagasan organisasi belajar disebarluaskan untuk:

1.Mencapai kinerja tinggi dan memenangkan persaingan

2.Hubungan dengan pelanggan lebih baik

3.Mengindari penurunan

4.Memperbaiki kualitas

5.Memunculkan inovasi

6.Memenuhi kebutuhan pribadi dan spiritual

7.Dsb. (modul 9 hal 9.58-9.59)

Tipe Pembelajaran

4 tipe pembelajaran yang dikembangkan dalam organisasi belajar:

1.Mempelajari fakta-fakta, pengetahuan, proses, dan prosedur

2.Mempelajari keterampilan kerja baru yang bisa ditransfer ke situasi lain.

3.Belajar beradaptasi

4.Belajar mempelajari sesuatu

Ciri-Ciri Organisasi belajar1. Misi dan visi perusahaan dinyatakan dan dipahami

secara luas oleh anggota organisasi

2. Mengalirkan misi dan visi ke kelompok, divisi, dan departemen

3. Misi dan visi perusahaan merupakan inspirasi yang membibing kinerja setiap anggota organisasi

4. Menyediakan pelatihan berkesinambungan bagi setiap anggota di setiap tingkatan

5. Para manajer mengalirkan jenis-jenis pelatihan kepada para anak buahnya dsb (modul 9 hal 9.60-9.61)

Knowledge ManagementKnowledge Management: (KM) sistem yang diciptakan

agar knowledge (yang berisi pengetahuan dan pengalaman) organisasi dapat selalu terdokumentasi dan dapat diambil dengan cepat kapan saja diperlukan

Dua sudut pandang KM:1. Secara operasional merupakan aktivitas perusahaan

atau organisasi di mana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan

2. Secara strategis Suatu langkah untuk memantapkan setiap organisasi atau perusahaan sebagai perusahaan yang bebasis pengetahuan

Pada hakikatnya KM adalah suatu aktivitas yang menghubungkan antara belajar, perubahan, dan inovasi.

Tujuan penerapan KM1. Efisiensi waktu dan biaya2. Peningkatkan aset pengetahuan3. Kemampuan beradaptasi4. Peningkatkan produktivitas

Michael Zack (1999) 3 pilar knowledge dalam organisasi untuk menghasilkan daya saing

1. Knowledge inti yang diperlukan sebuah bisnis (core knowledge)

2. Knowledge yang membuat keungulan bersaing sehingga sekaligus perusahaan dapat mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya (Advance Knowledge)

3. Knowledge yang membuat perusahaan dapat merubah ‘aturan main dunia bisnis yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di bidang bisnisnya (innovative knowledge)

IKLIM Inovasi dalam Perusahaan

J.Pj De Jong & R. kemp (2003) kondisi yang mendorong inovasi dalam perusahaan adalah:

a.Selalu ada tantangan kerjab.Keleluasaan untuk menentukan cara kerja yang

berorientasi pada hasilc. Arah yang jelas dari perusahaan d. Iklim yang selalu mendukung gagasan barue.Kontak eksternal yang intensif dengan

pelanggan, rekanan, pemasok, bahkan pesaing,f. Identitas perbedaan yang jelas dengan pesaingg.Adanya permintaan yang selalu bervariasi

ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen

Widita RarasatiFadia Dewanda