Effective Document Management System
Click here to load reader
-
Upload
jamaluddin-maruf -
Category
Documents
-
view
93 -
download
5
Transcript of Effective Document Management System
Document Management System
Effective Document SystemBy HSE Department
OBJECTIVE
• Memberikan gambaran cara menyusun sebuah dokumen dalam memenuhi pengendalian system dokumen sehingga sesuai dengan persyaratan system management.
REFERENSI
• ISO 9001:2008 – Quality Management System
• ISO 9000:2005 – Fundamental & Vocabulary
• ISO 10013:2001 – Guidance for Quality Management System Documentation
TERM & DEFINITION
• Document– Data yang ada artinya
dan media pendukungnya
Contoh:– Rekaman– Spesifikasi– Prosedur– Gambar– Laporan– Standard
Media:• Kertas• Disket• Electronic• Atau penggabungannya
Sekumpulan dokumen misal spesifikasi dan rekaman biasanya disebut “dokumentasi”
STRUKTUR DOKUMEN
MANUAL
PROSEDUR
INSTRUKSI KERJA, RENCANA,
FORM & RECORD
LEVEL 1
LEVEL 2
LEVEL 3
MANUAL• Bentuknya disesuaikan dengan organisasi-masing• Organisasi yang kecil dalam manual bisa berisi
prosedur, instruksi kerja dsb.• Organisasi yang lebih komplek dibuat terpisah-
pisah.• Dalam manual lingkup system manajemen harus
jelas.• Dalam manual informasi organisasi harus jelas.• Isi manual biasanya terdiri dari:
– Judul & lingkup– Daftar isi– Review, pengesahan dan revisi– Kebijakan dan sasaran perusahaan– Struktur, tanggungjawab dan wewenang– Referensi– Uraian system manajemen– Lampiran terkait
PROSEDUR
PENGERTIAN– Cara tertentu untuk
melaksanakan kegiatan atau proses.• Prosedur dapat
didokumentasikan/tidak• Bila didokumentasikan disebut
prosedur terdokumentasi.
Contoh:– Prosedur Internal Audit – Prosedur Tindakan Perbaikan
ISI PROSEDUR
PROSEDUR– Judul – Tujuan – Lingkup – Tanggungjawab dan
Wewenang– Referensi– Uraian prosedur– Form terkait– Lampiran
INSTRUKSI KERJA
PENGERTIAN– Penjelasan detail bagaimana cara melaksanakan
tugas dan mencatatnya.– Bentuk:
• Uraian dengan tulisan• Flow chart• Template• Model• Gambar• Video• Check list
Contoh:– Instruksi kerja pemeriksaan APAR– Instruksi kerja menghidupkan Genset
• Catatan pda gambar• Spesifikasi• Petunjuk Pengoperasian• atau kombinasi dari hal-
hal diatas
ISI DOKUMENINSTRUKSI KERJA
– Struktur dan Format• Disesuikan dengan jenis pekerjaan dan ktivitas yang akan
dilaksanakan.
– Uraian dokumen• Uraian dokumen dibuat sederhana dan bila bisa
disampaikan melalaui pelatihan cukup maka tidak usah dijelaskan kembali dalam instruksi kerja.
– Tipe instruksi kerja• Menjelaskan urutan kerja sesuai dengan aktivitas yang
dilaksanakan.
– Review, approval dan status revisi• Harus jelas siapa yang review dan menyetujui
– Rekaman• Rekaman harus mencerminkan rangkaian intruksi kerja.• Minimal harus memenuhi sistem manajemen perusahaan
yang diacu• Penempatan dan masa simpan harus dijelaskan
PLAN/RENCANA
PENGERTIAN– Dokumen yang berisi prosedur dan
sumberdaya yang diperlukan, dilakukan oleh siapa, kapan pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak tertentu.
Contoh:– HSE Plan– Quality Plan
FORM & REKAMAN
PENGERTIAN– Dokumen yang digunakan untuk
mencatat persyaratan sistem manajemen.
– Form yang telah diisi dengan data disebut rekaman
Contoh:– Instruksi kerja pemeriksaan APAR– Instruksi kerja menghidupkan
Genset
ISI FORM & REKAMANFORM• Form harus dibuat sebagai media untuk
mencatat bukti suatu tugas telah dilaksanakan
• Form dibuat sebagai bukti pelaksanaan sistem manajemen perusahaan
• Form harus berisi judul, nomor, revisi, tanggal revisi.
• Form diterbitkan harus berdasarkan pemenuhan dalam manual, prosedur maupun instruksi kerja atau persyaratan produk.
PROSES PENYIAPAN DOKUMEN• Tanggungjawab
Menyiapkan Dokumen– Dokumen harus disusun oleh
orang yang terlibat dalam proses yang akan didokumentasikan.
• Metoda Penyiapan Dokumen– Mengidentifikasi proses– Memahami hubungan antar
proses
MEMULAI PENYUSUNAN• Tentukan system manajemen yang mau diterapkan• Lihat data status system manajemen yang ada
diperusahaan• Buat daftar dokumen yang sudah ada• Latih team untuk membuat dokumen• Kumpulkan referensi standard disemua unit• Tetapkan stuktur dan format dokumen• Buatlah flow chart proses perusahaan menyeluruh
dari A-Z• Analisa flow chart terhadap kemunkinkan peningkatan
lebih efektif• Validasi dokumen dengan proses percobaan
pelaksanaan• Gunakan metoda yang sesuai dalam menentukan
media sistem dokumentasi• Direview dan disyahkan semua dokumen sebelum di
rilis.
PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN
a) Review & Pengesahan– Perlu diatur kewenangannya– Pengguna (end users) perlu
dilibatkan– Pengesahan harus melibatkan
manajemen– Penggandaan harus diketahui
pejabat yang memiliki kewenangan
– Bukti pengesahan harus disimpan sesuai masa simpan
PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN
b) Distribusi– Harus dilakukan oleh pengendali
dokumen– Metoda pengendalian harus
ditetapkan– Identifikasi/kode dokumen distribusi
dicantumkan
c) Penggabungan Perubahan– A processes for the Initiation,
review, development, review, control and penggabungan perubahan harus dibuat.
– Proses yang sama juga berlaku untuk semua perubahan dokumen asli.
PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN
d) Penerbitan dan Perubahan– Memastikan bahwa isi dokumen sesuai– Memastikan bahwa dokumen disyahkan oleh
pejabat berwenang– Proses harus dibuat untuk memastikan bahwa
dokumen yang diperlukan yang digunakan– Revisi dokumen harus diganti dengan revisi
terakhir– Master list dokumen harus dibuat untuk
memastikan dokumen yang terdistribusi ter-update.
– Historical revisi harus dibuat untuk menelusuri kejadian perubahan dokumen
e) Dokumen tidak terkendali– Untuk keperluan tender tidak perlu di stempel– Daftar distribusi tetap harus dibuat
SHARING
THANKS FOR YOUR ATTENTION