Dasar dasar Komunikasi Efektif

Prepared and presented by :

Daniel Doni Sundjojo

Unsur Unsur Komunikasi :

• Dua bagian penting dari

komunikasi yaitu sender

dan receiver

• Dua alat komunikasi :

media dan message

• Empat fungsi komunikasi

: encoding, decoding,

feedback, response

• Element terakhir : NOISE

Komunikasi Interpersonal :

• Adalah proses

pengiriman dan

penerimaan pesan baik

secara verbal maupun

non verbal diantara

dua orang atau lebih

yang mempunyai

akibat dan umpan

balik secara langsung

Berdasarkan jenis pesan yang

disampaikan , maka ada dua bentuk

komunikasi :• Komunikasi verbal

• Komunikasi Non

Verbal

Komunikasi Verbal

• Adalah bentuk

komunikasi yang

dikirimkan melalui

dua saluran, yaitu

pendengaran

(komunikasi lisan )

dan penglihatan

(komunikasi tertulis )

Faktor Faktor yang menghambat

komunikasi verbal :

• Polarization

• Intentional Orientation

• Bypassing

• Fact- Inference

Confusion

• Allness

• Static Evaluation

• Indiscrimintion

Cara meningkatkan kemampuan

komunikasi verbal

• Perlu memilih bahasa

yang akan digunakan

dalam komunikasi

yaitu : harus

berdasarkan pikiran

sehat dan berdasarkan

kejelasan

Komunikasi Non Verbal

• Komunikasi non

verbal merujuk kepada

segala macam respons

manusia yang tidak

diekspresikan dengan

kata kata

Pesan Non Verbal dapat

disampaiakan melalui :

• Bahasa Tubuh

• Jarak dan wilayah

pribadi

• Sentuhan

• Paralanguage

Bahasa Tubuh :

• Gerak Isyarat

• Ekspresi Wajah

• Sikap tubuh

• Kontak Mata

Jarak dan wilayah pribadi

• Zona Intim ( 2 – 8

inchi )

• Zona pribadi ( 18 inchi

– 4 feet )

• Zona Sosial (4-12

feet)

• Zona Umum lebih dari

12 feet

Makna dari Sentuhan

• Perasaan Positif

• Bercanda

• Kendali

• Ritual

• Berhubungan dengan

tugas atau pekerjaan

• Menghindari sentuhan

Paralanguage

• Yaitu pengungkapan kata

kata yang tidak bersifat

netral namun dipengaruhi

oleh nada , suara ,

tekanan, perubahan nada

suara, penghentian daalm

kalimat, kecepatan, tingkat

kekerasan atau kelebutan

suara dan tinggi

rendahnya suara

Komunikasi Yang Efektif

• Tergantung kepada penerima dan pengirim

• Komunikasi dikatakan efektif bila penerima dapat menginterpretasikan pesan pesan yang disanpaikan oleh pengirim sesuai maksud dari pengirim

Kesimpulannya

• Komunikasi yang efektif

adalah kemampuan

pengirim untuk

menyampaikan pesan

pesan verbal dan non

verbal yang selaras dan

jelas sehingga penerima

dapat menginterpretasikan

pesan sesuai yang

dimaksudkan oleh

pengirim

Untuk itu diperlukan….

• Kemampuan mendengarkan secara efektif bagi penerima

• Mendengarkan beda dengan mendengar, dalam mendengar unsur kesadaran belum sepenuhnya terlibat sedangkan mendengarkan unsur kesadaran sudah sepenuhnya terlibat

Dalam mendengarkan secara

efektif :

• Aktivitas

mendengarkan

memerlukan perhatian

penuh terhadap apa

yang didengar ,

mengidentifikasikan

secara benar dan

memberi arti secara

tepat

Hambatan dalam mendengarkan

secara efektif• Hambatan fisik misalnya :

suhu ruangan terlalu dingin / panas, suara gaduh, gerakan yang tidak perlu, kelelahan

• Hambatan Mental misalnya prasangka terhadap materi / topik, gaya dan cara pembicara, tidak memanfaatkan seluruh indra yang diperlukan

Cara untuk dapat mendengarkan

secara efektif • Miliki minat yang tulus

terhadap pembicara dan

topiknya

• Sediakan waktu yang

cukup untuk

mendengarkan

• Dengarlah secara utuh

• Refleksikan dengan kata

kata sendiri apa yang

disampaiakan

Cara untuk dapat mendengarkan

secara efektif ( Cont)• Sensitif terhadap pesan

pesan non verbal

• Responlah perasaan

pembicara

• Pusatkan perhatian pada

inti permasalahan

• Berkomunikasikan secara

jujur dan terbuka

Contoh Komunikasi : Bertelepon

• Gunakan tata cara komunikasi efektif terutama mendengarkan secara efektif

• Bagi Penerima telepon, gunakan konsep WASP –Welcome – Acquire –Supply – Part)

• Bagi penelepon gunakan konsep WSAP – Welcome – Supply – Acquire – Part

Etika dan Tata Cara Bertelepon

( Cont)• Pembicaraan harus

memiliki tujuan

• Penelepon harus siap mengendalikan pembicaraan, Tanyalah pada diri anda “ What is your MAIN objective every time you pick up the telephone ?”

Hal hal yang harus dihindari

dalam bertelepon • Segala macam gangguan (

NOISE )

• Berdebat

• Menyela , selalu ingat konsep WASP atau WSAP

• Pembicaraan yang melanggar norma masyarakat

• Makan, Merokok, Minum dan aktivitas lain yang tidak relevan

Hal hal yang harus diingat dalam

bertelepon

• Lawan bicara anda

( terutama customer

anda ) TIDAK

DAPAT melihat

SENYUM ANDA,

namun HANYA

DAPAT mendengar

“SENYUM ANDA”

Oleh karena itu….

• Atur Suara Anda ( Volume, Kecepatan, Intonasi ,nada suara )

• Apapun yang terjadi perlihatkan bahwa anda memiliki mood yang baik dan antusias

• Selalu bicara dengan perasan yang senang dan percaya diri tinggi

Penting ….

• Berikan kesan bahwa

anda seorang

profesional dalam

bertelepon , karena hal

itu merupakan

CERMIN perusahaan

anda !

Bagaimana Caranya?

• 3 Rings Principle

• Cara yang benar untuk menerima telepon :

– Greeting

– Sebutkan nama perusahaan ( wajib ), department, nama jabatan ( optional )

• Lakukan komunikasi efektif

• Ucapkan Terima Kasih dan Salam

Putting On Hold……

• Terkesan Tidak Sopan

• Kebanyakan yang terjadi :

– On hold for too long

– Transferred again and again

– Selama proses menunggu seringkali kita disuguhi pesan pesan yang tidak efektif dan seringkali justru mengganggu, kalau mau menyelipkan pesan haruslah JELAS dan SINGKAT

• Akan membuang WAKTU dan / atau PULSA lawan bicara anda

Bagaimana Etika Holding ?

• Ask for permission

• Berikan Informasi kepada siapa

anda akan mentransfer

pembicaraan atau informasi

berapa yang sedang antri

• Informasikan berapa lama

waktu yang dibutuhkan bila

terlalu lama, mintalah nomor

telepon kepada lawan bicara

anda namun jangan lupa

,meneleponnya kembali

• Check setiap 30 detik

Sekian dan Terima Kasihpresented by:Daniel Doni Sundjojo

• Diskusi :

Mulailah

berkomunikasi efektif

SEKARANG juga !!