PEDOMAN PENGORGANISASIAN

DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN

RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA

Jl. Ir. H. Juanda No.326, Bekasi Timur

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN 1

BAB II GAMBARAN UMUM RS GRAHA JUANDA 2

BAB III VISI MISI FALSAFAH DAN TUJUAN RS 3

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS 5

BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT & PERPUSTAKAAN 6

BAB VI URAIAN JABATAN 7

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA 9

BAB VIII PERTEMUAN RAPAT 13

BAB IX PELAPORAN 14

BAB I

PENDAHULUAN

Diklat dan Perpustakaan Rumah Sakit merupakan salah satu bentuk pelayanan yang

diberikan kepada seluruh personil Rumah Sakit Graha Juanda dan juga sebagai suatu unit yang

membantu pengembangan dan peningkatan mutu kualitas SDM dalam rangka upaya pencapaian

target dan sasaran berdasarkan Visi Misi Rumah Sakit.

Unit diklat memberikan pelayanan berupa pendidikan dan pelatihan serta perpustakaan

sebagai kebutuhan bagi setiap SDM dalam upaya peningkatan mutu dan kualitas pengetahuan juga

keterampilan.

Terkadang sasaran maupun fungsi pendidikan dan pelatihan tidak hanya menghasilkan

manfaat bagi peningkatan kualitas mutu SDM tetapi juga dapat memberikan manfaat sebagai media

informasi pengetahuan bagi pasien, keluarga pasien maupun pengunjung. Melalui berbagai strategi

pelayanan yang diberikan oleh unit Diklat dan perpustakaan. Secara tidak langsung, peningkatan

kualitas SDM juga berdampak pada pelayanan yang bermutu terhadap pasien, keluarga pasien

maupun pengunjung lainnya.

dengan demikian kegiatan pelayanan unit diklat melalui program pendidikan dan pelatihan

yang terarah dan tepat sasaran, adalah menjadi salah satu strategi utama guna menciptakan kualitas

pelayanan disemua bagian.

BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA

Rumah Sakit Graha Juanda merupakan salah satu rumah sakit umum yang berada di

kota Bekasi dibawah naungan PT. CIPTA MEDIKA MANDIRI yang mempunyai visi menjadi

rumah sakit rujukan di kota Bekasi dengan pelayanan unggulan dalam bidang kebidanan,

perinatologi dan traumatologi. Dalam sejarah berdirinya RS Graha Juanda berawal dari sebuah

klinik 24 jam yang berdiri pada bulan Agustus tahun 1992 , kemudian berkembang menjadi

Rumah Bersalin pada tahun 1993. Tahun 1995 berkembang menjadi Rumah Sakit Bersalin

( RSB ) dengan keadaan pada saat itu : Luas tanah 6600 m2, luas bangunan 500 m2, tempat

tidur 15 buah , kamar bersalin, kamar praktek dan kamar bayi , kemudian secara bertahap

dikembangkan menjadi sebuah rumah sakit umum . Tahun 2002 RSB berubah menjadi Rumah

Sakit Umum berdasarkan SK Walikota Bekasi Nomor : 445.1/006/ Diskes / 2002 tentang Izin

Mendirikan Rumah Sakit menjadi type C yang berarti mempunyai kemampuan pelayanan 4

( empat ) spesialis dasar , yaitu pelayanan spesialis anak, bedah, penyakit dalam serta

kebidanan dan kandungan. Pada tahun 2004 dilakukan penambahan beberapa fasilitas yang

sampai saat ini kapasitas TT mencapai 71 tempat tidur. Pada tahun 2011 berdasarkan Surat

Izin Walikota Bekasi Nomor : 445.1/1677/YANKES/VIII/2011 tentang Izin Tetap

menyelenggarakan Rumah Sakit . Saat ini luas tanah mencapai 6.610 m2 dan luas bangunan

mencapai 3.185 m ² berlantai tiga dengan kapasitas jumlah tempat tidur 105 tempat tidur.

Rumah Sakit Graha Juanda terletak di perbatasan antara Kota Bekasi dengan

Kabupaten Bekasi. Tepatnya di Jl. Ir.H Juanda no. 326 Bekasi. Lokasi ini sangat strategis ,

mudah dijangkau dari pintu tol Bekasi Timur , Tambun dan Cikarang . Terletak di pinggir

jalan utama dan dikelilingi oleh kawasan industri dan perumahan.

Rumah Sakit Graha Juanda mempunyai dokter spesialis yang cukup lengkap antara lain

dokter kebidanan dan kandungan, dokter anak, dokter penyakit dalam, dokter bedah, dokter

saraf, dokter bedah orthopedic, dokter mata, dokter THT, dokter kulit dan kelamin , dokter

jantung dan pembuluh darah dan dokter paru yang kompeten dibidangnya. Sesuai dengan

fungsi rumah sakit yaitu mewujudkan derajat kesehatan masyarakat, khususnya kota Bekasi

dan sekitarnya melalui upaya preventif, promotif, kuratif dan rehabilitative.

Selain melakukan upaya pelayanan kesehatan yang merupakan tugas pokoknya, rumah

sakit juga tidak melupakan fungsi sosialnya ( CSR ) .Hal ini dibuktikan dengan upaya rumah

sakit melakukan beberapa kegiatan sosial antara lain pengobatan massal dan khitanan massal

untuk masyarakat sekitar yang kurang mampu, operasi katarak gratis bekerja sama dengan

dinas kesehatan, pembagian sembako gratis untuk kaum duafa, dan penyuluhan kesehatan

gratis sebagai upaya promosi kesehatan untuk anak sekolah dan lansia.

BAB III

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS

VISI

Visi Rumah Sakit Graha Juanda dalam Rencana Jangka Panjang 2009-2014 adalah : “ Menjadi Rumah

Sakit Rujukan Kebidanan, Perinatologi dan Traumatologi terbaik di Bekasi dengan memberikan

pelayanan bermutu yang berorientasi pada kepuasan pelannggan pada tahun 2014.

MISI

1. Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, professional dan ramah kepada pelanggan serta

mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi terhadap rumah sakit.

2. Menjalin kemitraan dengan fasilitas –fasilitas kesehatan dan instansi lain.

3. Menjadi pusat rujukan kebidanan, perinatologi dan traumatologi

4. Memberikan tarif yang kompetitif.

5. Menyediakan fasilitas peralatan kebidanan, perinatologi dan traumatologi yang lengkap dan

modern

FALSAFAH

Rumah Sakit Graha Juanda mempunyai Falsafah/ Motto : “ Kesehatan Anda Adalah Kebahagaian

Kami “

TATA NILAI RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA

Tata nilai secara organisasi di Rumah Sakit Graha Juanda harus dimiliki oleh seluruh karyawan dalam

melaksanakan pelayanan prima kepada para pelanggan/ pasien, karena itu setiap karyawan

diharapkan dapat memahami pentingnya peran mereka dalam memberikan pelayanan prima kepada

pelanggan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Adapun tata nilai Rumah Sakit Graha Juanda dalam

melayani agar pelanggan dapat terpuaskan adalah :

1. Senyum tulus

2. Wajah hangat dan bersemangat

3. Menomor satukan pelanggan

4. Dengarkan kebutuhannya

5. Menyebut namanya

6. Bahasa tubuh yang menunjukan perhatian

7. Bicarakan yang diminati pelanggan

8. Gunakan bahasa yang jelas

9. Proses yang sudah dikerjakan

10. Produck knowledge

11. Tampil yang rapih

TUJUAN RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA

1. Mendukung pemerintah dalam meningkatkan kualitasi pelayanan kesehatan masyarakat

2. Mewujudkan derajat kesehatan yang optimal melalui pedekatan pemeliharaan kesehatan,

pencegahan penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan.

3. Mewujudkan pelayanan kesehatan bermutu dengan mengutamakan kepuasan kepada

pelanggan

4. Mengembangkan pelayanan unggulan

5. Membentuk sumber daya manusia yang memiliki kompentensi tinggi, integritas dan

komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui pendidikan dan pelatihan

6. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan

7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA

PT. CIPTA MEDIKA MANDIRI

DEWAN DIREKSI

DIREKTUR RS GRAHA JUANDA

SPI

MANAJEMAN RISIKO RS

KOMITE MEDIS

SMF I SMF II SMF III

WADIR MEDIS

WADIR PELAYANAN

UMUM

WADIRKEUANGAN & PEMBUKUAN

WADIRPERSONALIA

WADIRMARKETING

SIRS

PENUNJANGMEDIS

KEPERAWATANPELAYANAN MEDIS

IGD POLIKLINIK OK VK

IFRS LAB GIZI RM DAN

PENDAFTARAN FISIOTERAFI

VIP KELAS 1 KELAS 2 KELAS 3 ICU/NICU PERINA

Logistik IPSRS RT/ Kesling CS Laundry Driver Kurir Parkir

Keuangan Kasir Penagihan ADM RI/RJAkuntansi Pelaporan Costing

Penggajian Recruitmen Diklat Operator Security

Perusahaan PT JPKM Asuransi MCU Rujukan Pelatihan Public

Relation Service

Exelence Kotak Saran

WADIRBIROH/HUMAS

BAB V

STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT

DIREKTUR Dr. Yuli Restiyanti, MARS

KA. BAG. UMUM & KEUANGAN ALIANSI, SE.

KA. SUBAG. SDM JAMIT, SE.

PELAKSANA DIKLAT & PERPUSTAKAAN

Mohamad Syarief Abd. SKM.

BAB VI

URAIAN JABATAN

PELAKSANA DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN

PELAKSANA DIKLAT

1 Nama Mohamad Syarief Abdullah

2 Unit Kerja SDM

3 Jabatan Pelaksana Diklat

4 Kualifikasi Minimal D-III dengan pengalaman bidang SDM khususnya mengenai Diklat dan Perpustakaan

Pelatihan Manajemen Diklat

Pengalaman >2Thn

5 Waktu Kredensial Terakhir

Tugas Pokok

1. Membuat program pelatihan

2. Melaksanakan pelatihan

3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda

4. Pengadministrasian dan Pengarsipan dokumen-dokumen pelatihan termasuk daftar pusataka

5. Membuat laporan bulanan dan tahunan

Uraian Tugas

1. Membuat program pelatihan

Mengkoordinir kebutuhan-kebutuhan pelatihan dari setiap bagian, serta membuat program pelatihan untuk pengembangan kualitas kinerja karyawan yang dapat meningkatkan mutu pelayanan.

2. Melaksanakan pelatihan

- Menyelenggarakan pelatihan pengembangan kualitas kinerja karyawan secara internal.

- Menyelenggarakan diklat Customer Service secara periodic baik internal maupun eksternal untuk semua karyawan secara bertahap.

- Mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan yang bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit.

3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda

- Membuat evaluasi hasil pelatihan yang kemudian dilaporkan kepada manajer Sumber Daya Manusia (SDM)

- Mengevaluasi karyawan yang telah mengikuti pelatihan berikut program pasca pelatihannya.

- Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Bagian SDM dan Diklat

4. Pengadministrasian dan pengarsipan dokumen-dokumen pelatihan

- Mengarsipkan sertifikat pelatihan dan buku-buku pelatihan

- Mengumpulkan dokumentasi pelatihan.

- Merekap data penilaian dan membuat sertifikat bagi para pelajar/mahasiswa

5. Mengkoordinir kepengurusan perpustakaan RS Graha Juanda

Mendata dan mengarsipkan buku-buku perpustakaan Rumah Sakit Graha Juanda.

6. Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan

- Melaporkan hasil kegiatan program diklat yang berjalan setiap bulan

- Melaporkan hasil kegiatan program diklat selama 1 (satu) tahun

Mengetahui,Kepala bagian administrasi PelaksanaUmum dan keuangan Diklat

A L I A N S I, SE. MOH.SYARIEF ABD.SKM.

BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

I. Tata Hubungan Kerja Dengan Unit Lain

II. Keterkaitan Hubungan Kerja dengan unit lain

1. BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN :

Dalam kaitannya dengan bagian umum dan keuangan terbagi menjadi dua hubungan sbb :

a. hubungan keuangan : segala hal kebutuhan bagian diklat terkait pembiayaan pelatihan dan

pembelian kebutuhan pelatihan lainnya, dilakukan koordinasi dengan bagian keuangan.

b. hubungan diklat : segalahal yang menyangkut diklat untuk bagian umum dan keuangan, seperti

pelatihan orientasi umum dan khusus untuk karyawan baru di bagian keuangan adalah

tanggung jawab bagian Diklat&perpustakaan, selain itu juga adanya kebutuhan akan

pengembangan SDM di bagian umum & keuangan melalui pengiriman untuk mengikuti

Diklat dan Perpustakaan

BAGIAN KEPERAWATAN & KEBIDANAN

TIM K3RS

BAGIAN PENUNJANG MEDIS

UMUM/ TEKNISI

TIM PPI

OPERATOR

BAGIAN UMUM & KEUANGAN

BAGIAN MEDIS

LOGISTIK

TIM PATIENT SAFETY

TIM MUTUSECURITY

pendidikan atau pelatihan diluar lingkungan Rumah Sakit juga menjadi tanggung jawab bagian

diklat & perpustakaan.

2. BAGIAN KEPERAWATAN DAN KEBIDANAN

Pelaksanaan kegiatan Diklat terkait bidang keperawatan dan kebidanan baik itu Orientasi

karyawan, pendidikan dan pelatihan keperawatan dan kebidanan baik dalam bentuk internal

maupun pengiriman untuk mengikuti pendidikan ataupun pelatihan diluar lingkungan rumah

sakit. Bagian diklat juga membutuhkan kerjasama dengan bagian keperawatan dan kebidanan

dalam hal pelatihan terkait bidang tersebut dalam mencari narasumber pelatihan internal rumah

sakit graha juanda dan kepanitian pelatihan dibidang terkait.

3. BAGIAN MEDIS

Dalam hubungannya dengan bagian pelayanan medis, Diklat memfasilitasi kebutuhan pelatihan

bidang medis. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang medis

4. BAGIAN PENUNJANG MEDIS

Mengadakan Orientasi bagi seluruh karyawan baru di bagian penunjang medis, juga

memfasilitasi kebutuhan pelatihan di bagian tersebut. Dan bekerjasama dalam kepanitian

pelatihan dibidang penunjang medis

5. TIM K3 RUMAH SAKIT

Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait K3 Rumah

sakit seperti kegiatan pelatihan K3 RS, Pelatihan Penanggulangan Bencana & Kebakaran dan juga

bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang K3 RS

6. TIM PATIENT SAFETY

Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait Patient

Safety Rumah sakit seperti kegiatan-kegiatan pelatihan Patient Safety dan juga bekerja sama

dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang Patient Safety.

7. TIM PPI

Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait PPI

seperti kegiatan pelatihan Pencegahan dan pengendalian Infeksi, pelatihan Hand hygiene

serta pelatihan lainnya, dan bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan

bidang tersebut

8. TIM MUTU RS

Bekerja sama dalam pengendalian mutu rumah sakit khususnya melalui pendidikan dan

pelatihan.

9. OPERATOR

Apabila bagian diklat membutuhkan sambungan telpon keluar, ataupun pengiriman berkas

melalui Fax maka bagian diklat akan berhubungan dengan bagian Operator.

10. LOGISTIK

Kebutuhan bagian diklat seperti alat tulis, dan kebutuhan lainnya yang menyangkut dengan

bagian logistik maka akan berkoordinasi dengan bagian tersebut.

11. TEKNISI

Apabila ada kerusakan terkait peralatan Diklat dan juga kebutuhan akan perlengkapan dalam

pelaksanaan diklat maka akan berkoordinasi dengan bagian teknisi.

12. SECURITY

Terkait masalah keamanan saat pelaksanaan diklat serta hal-hal lain yang dibutuhkan bagian

diklat yang ada hubungannya dengan bagian keamanan.

STANDAR KUALIFIKASI BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN

No Jabatan Kualifikasi Pengalaman Jumlah Diperlukan

1 Pelaksana Diklat &

Perpustakaan

Pendidikan :Minimal D-III dengan pengalaman di bidang SDM khususnya mengenai diklat dan Perpustakaan

Pelatihan :Pelatihan Manajemen Diklat

Pengalaman :Diatas 2 Tahun

POLA KETENAGAAN BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN

No Nama Pendidikan Pangkat/Golongan Tgl.Lahir Jenis

Kelamin

Lama

Kerja

Pelatihan

4 Mohamad Syarief

Abd.

S1 P. Yunior Grade 2 / 2 B 15/08/86 L 3 Th

BAB VIII

PERTEMUAN / RAPAT

A. Pengertian

Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan

dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu.

B. Tujuan

I. Umum

Dapat membantu terselenggaranya pelaksanaan pendidikan dan pelatihan yang

professional di bagian diklat RS Graha Juanda

II. Khusus :

Dapat menggali segala permasalahan terkait dengan diklat dan perpustakaan

Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait dengan diklat &

perpustakaan

C. Kegiatan Rapat

Rapat dilakukan dan diadakan oleh bagian dIklat yang dipimpin oleh pelaksana diklat itu sendiri

dan di hadiri oleh unit terkait. Rapat yang diadakan ada 2 macam yaitu :

1. Rapat Terjadwal :

Rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh bagian diklat setiap akan

melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Untuk jadwal kegiatan

mengikuti yang ada pada program kerja diklat.

2. Rapat tidak terjdwal:

Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh Bagian

Diklat untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan diklat yang bersifat insiden.

BAB IX

PELAPORAN

A. Pengertian

Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk

yang ada terkait dengan Diklat

B. Jenis laporan

Laporan dibuat oleh Pelaksana Diklat & Perpustakaan. Adapun jenis laporan yang dikerjakan

terdiri dari :

1. Laporan Kegiatan

Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap selesai dalam melaksanakan kegiatan

pelatihan dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga direktur. Adapun hal-hal yang

dilaporkan adalah pelaksanaan kegiatan pelatihan tersebut dan juga evaluasinya

2. Laporan Triwulan

Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap tiga bulan dan diserahkan kepada

kasubag. SDM. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah :

a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan

b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada)

d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan

e. Rencana kegiatan pelatihan 3 bulan kedepan

f. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan

g. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama 3 bulan

3. Laporan Tahunan

Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap akhir tahun dan diserahkan kepada

kasubag. SDM juga Direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah :

a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan

b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada)

d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan

e. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan

f. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama satu tahun (berdasarkan program kerja)