DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX...

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK

JUWITA OCTAVIANI

PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN

SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Desain Pekerjaan pada Seksi

HRD PT Unitex Tbk adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing

dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber

informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak

diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar

Pustaka di bagian akhir skripsi ini.

Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut

Pertanian Bogor.

Bogor, 27 Maret 2014

Juwita Octaviani

NIM H24090110

ABSTRAK

JUWITA OCTAVIANI. Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk. Dibimbing

SITI RAHMAWATI.

Perekonomian dengan sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat,

yang berkontribusi sebesar 26,33% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.

Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah PT Unitex

Tbk yang berlokasi di Bogor. PT Unitex membutuhkan desain pekerjaan yang sesuai

dengan kebutuhan saat ini agar mampu bertahan dalam persaingan global. Tujuan

dilakukannya penelitian ini adalah mengidentifikasi deskripsi pekerjaan dan spesifikasi

pekerjaan yang telah ada pada seksi HRD PT Unitex Tbk dan menganalisis desain

pekerjaan yang efektif untuk diterapkan. Data yang digunakan adalah data primer dan

data sekunder. Data primer berupa hasil wawancara melalui instrumen kuesioner,

sedangkan data sekunder diperoleh melalui peninjauan buku, internet, jurnal dan artikel

terkait. Pengambilan sampel dilakukan dengan metode judgement sampling. Uji

keabsahan data yang digunakan adalah uji dependabilitas dan uji kredibilitas, sehingga

diperoleh suatu desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan.

Kata Kunci : Analisis Pekerjaan, Desain Pekerjaan, Deskripsi Pekerjaan, Spesifikasi

Pekerjaan, Seksi HRD pada PT Unitex Tbk.

ABSTRACT

JUWITA OCTAVIANI. Jobs Design in HRD Section on PT Unitex Tbk. Supervised by

SITI RAHMAWATI.

Economy with clothing sector is still a major characteristic in West Java, which

contributed 26,33% in West Java GDP in 2011. One of company that’s engaged in

textiles in Wes Java is PT Unitex Tbk, located in Bogor. PT Unitex Tbk requires job

design in accordance with the current needs in order to survive in the global

competition. The purpose of this study is to identify job descriptions and job

specifications that have been there for each position in the HR section on PT Unitex

Tbk as well as analyzing the design of effective work to be applied. The data used are

primary data and secondary data. The primary data of the interview through a

questionnaire instrument, while the secondary data obtained through a review of books,

internet, journals and related articles. Sampling was done by judgement sampling

method. Test the validity of the data used is the dependability and credibility test, in

order to obtain an effective job design and efficient to implement.

Keywords: Job Analysis, Job Design, Job Description, Job Specification, HRD section

on PT Unitex Tbk.

Skripsi

sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar

Sarjana Ekonomi pada

Departemen Manajemen

JUWITA OCTAVIANI

DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX TBK

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

Judul Penelitian : Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk

Nama : Juwita Octaviani

NIM : H24090110

Disetujui oleh

Dra Siti Rahmawati, MPd

Pembimbing

Diketahui oleh

Dr Mukhamad Najib, STP, MM.

Ketua Departemen

Tanggal Lulus:

PRAKATA

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala

karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam

penelitian yang dilaksanakan sejak bulan April 2013 ini ialah desain pekerjaan, dengan

judul Desain Pekerjaan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk .

Terima kasih penulis ucapkan kepada Dra. Siti Rahmawati, MPd. selaku dosen

pembimbing. Di samping itu, terima kasih juga penulis sampaikan kepada Bapak

Sukoco selaku HRD PT Unitex Tbk beserta seluruh karyawan PT Unitex Tbk yang

telah membantu selama pengumpulan data. Ungkapan terima kasih juga disampaikan

kepada ayah, ibu, seluruh keluarga, serta teman-teman atas segala doa dan dukungan

semangatnya.

Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

Bogor, 27 Maret 2014

Juwita Octaviani

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL ............................................................................................................ x

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ x

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... x

PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1

Latar Belakang 1 Perumusan Masalah 3 Tujuan Penelitian 3 Manfaat Penelitian 3 Ruang Lingkup Penelitian 3

TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................... 3

Audit Organisasi 3 Struktur Organisasi 5 Analisis Pekerjaan 5 Deskripsi Pekerjaan (Job Description) 7 Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) 8 Desain Pekerjaan (Job Design) 9 Penelitian Terdahulu 10

METODE PENELITIAN ............................................................................................... 10

Kerangka Pemikiran Penelitian 10 Lokasi dan Waktu Penelitian 11 Jenis dan Sumber Data 11 Metode Pengambilan Sampel 12

Metode Pengumpulan Data 12 Pengolahan dan Analisis Data 12

HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................................... 13

Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD 13 Rancangan Pekerjaan Seksi HRD 15 Pengujian Keabsahan Temuan dan Efektivitas Desain 24 Implikasi Manajerial 25

SIMPULAN DAN SARAN............................................................................................ 26

Simpulan 26 Saran 26

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 27

LAMPIRAN ................................................................................................................... 28

RIWAYAT HIDUP ........................................................................................................ 49

DAFTAR TABEL

1 Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex 16

2 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD 17

3 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Klinik 18

4 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Klinik 19

5 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kantin 19

6 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin 20

7 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kendaraan 21

8 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kendaraan 21

9 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan 22

10 Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan 23

DAFTAR GAMBAR

1 Hasil penilaian kinerja Seksi HRD 2

2 Kerangka pemikiran penelitian 11

3 Struktur organisasi Office 14

4 Struktur organisasi Office di lapangan 14

5 Diagram alir proses pelatihan seksi HRD 15

6 Struktur organisasi (hasil restrukturisasi) Seksi HRD 24

7 Alur implikasi manajerial 26

DAFTAR LAMPIRAN

1 Rancangan pekerjaan Kepala Seksi HRD 29

2 Rancangan pekerjaan Kepala Klinik 31

3 Rancangan pekerjaan Staf Klinik 33

4 Rancangan pekerjaan Kepala Kantin 35

5 Rancangan pekerjaan Staf Kantin 37

6 Rancangan pekerjaan Kepala Kendaraan 39

7 Rancangan pekerjaan Staf Kendaraan 41

8 Rancangan pekerjaan Kepala Keamanan 43

9 Rancangan pekerjaan Anggota Keamanan 45

10 Rancangan pekerjaan Wakil Kepala Seksi HRD 47

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Setiap organisasi dituntut untuk memperoleh berbagai faktor penting terkait

keberhasilannya, salah satunya adalah sumber daya manusia (SDM). Untuk

menghasilkan SDM yang efektif dan efisien, organisasi perlu melakukan

perencanaan dan penilaian SDM yang tepat sasaran, salah satu hal yang dapat

dilakukan adalah dengan melaksanakan audit manajemen SDM. Audit manajemen

SDM (Rivai 2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap program-

program audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai pemeriksaan

kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu

departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan

SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau

perbaikan. Audit manejemen SDM terbagi atas empat area, yaitu audit strategi

perusahaan, fungsi SDM, kepatuhan dan iklim SDM (Bohlander, Sherman, Snell

2001). Penelitian ini memfokuskan pada audit strategi perusahaan, dilihat dari

kesesuaian struktur organisasi dan fungsi SDM dengan strategi perusahaan.

Pada fungsi perencanaan SDM diperlukan suatu analisis pekerjaan. Analisis

pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama

dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta

sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.

Produk akhir dari analisis pekerjaan adalah deskripsi tertulis dari persyaratan

aktual pekerjaan, dengan menganalisis suatu pekerjaan akan diketahui tugas-tugas

apa yang akan akan dilakukan dalam pekerjaan itu, kompetensi-kompetensi yang

harus dikuasai untuk menduduki posisi itu (Simamora, 2004). Sedangkan desain

pekerjaan adalah pengorganisasian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab

ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif. Ada tiga alasan pokok pentingnya

desain pekerjaan dilakukan, yaitu desain pekerjaan mempengaruhi kinerja dari

pekerjaan tertentu, mempengaruhi kepuasan kerja dan mempengaruhi kesehatan

fisik dan mental karyawan.

Perekonomian pada sektor sandang masih menjadi ciri utama di Jawa Barat

setelah mesin pesawat mekanik yang berkontribusi 32,47%, tekstil dan produk

tekstil memberikan kontribusi sebesar 26,33% yang disusul oleh produk plastik

dan karet sebesar 9,65% dalam pembentukan PDRB Jawa Barat tahun 2011.

Cukup tingginya kontribusi sektor tekstil dan produk tekstil dalam pembentukan

PDRB Jawa Barat menggambarkan bahwa sektor ini masih menjadi andalan

utama bagi provinsi Jawa Barat (BPS Jawa Barat, 2011).

Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang tekstil di Jawa Barat adalah

PT Unitex Tbk, yaitu sebuah perusahaan kerjasama Indonesia – Jepang yang

bergerak di bidang tekstil terpadu yang mengolah bahan baku kapas dan polyester

menjadi benang dan bahan jadi kain. Perusahaan ini mendapat peringkat biru

dalam program penilaian peringkat kinerja perusahaan dalam pengelolaan

lingkungan hidup (PROPER) 2011 dari Kementrian Lingkungan Hidup dan

menyumbang 3,05% dari total produksi tekstil Jawa Barat (Laporan tahunan PT

Unitex, 2011).

2

PT Unitex terdiri atas sembilan divisi, yaitu Office, Spinning, Weaving,

Dyeing, Technical Production, Guarantee of Quality, Utility, BKP, dan

Marketing. Divisi Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan,

dan umum. Struktur organisasi divisi Office termasuk departementalisasi jenis

fungsional, jenis ini memiliki keunggulan berupa berupa efisiensi dari

pengumpulan spesialisasi yang serupa, koordinasi dalam bidang fungsional dan

spesialisasi yang makin terasah. Kelemahan dari struktur ini adalah minimnya

komunikasi antara berbagai bidang fungsional dan terbatasnya sudut pandang

sasaran organisasi (Robbins, 2010).

Seksi HRD sebagai seksi yang bertanggung jawab atas SDM perusahaan

secara keseluruhan dianggap perlu melakukan desain ulang pekerjaan untuk

meningkatkan efisiensi dan kinerja karyawan. Gambar 1 adalah hasil penilaian

kinerja Seksi HRD PT Unitex tahun 2009-2011.

Gambar 1. Hasil penilaian kinerja karyawan Office PT Unitex Tbk 2009-2011

Berdasarkan Gambar 1 diketahui, kinerja karyawan Seksi HRD mengalami

penurunan selama tiga tahun terakhir. Penurunan kinerja saat itu terjadi bersamaan

dengan turunnya jumlah karyawan Seksi HRD, di tahun 2009 berjumlah 65 dan

menjadi 54 di tahun 2011. Penurunan jumlah karyawan dengan jumlah pekerjaan

yang sama menyebabkan tidak maksimalnya kinerja karyawan. Belum

terdapatnya deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, terjadinya tumpang tindih

tanggung jawab dan menurunnya jumlah karyawan ikut andil dalam penurunan

kinerja seksi HRD.

Seksi HRD belum pernah melakukan analisis pekerjaan sebelumnya. Hal

tersebut menyebabkan belum terdapatnya pembagian kerja yang jelas untuk

karyawan yang berdampak pula pada terjadinya overlapping pekerjaan pada

perusahaan ini. Belum terdapatnya analisis pekerjaan juga menyebabkan tidak

adanya dokumentasi pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan yang terdapat

dalam perusahaan. Perusahaan harus melakukan pelatihan kepada karyawan yang

baru direkrut. Persaingan global menuntut setiap organisasi untuk dapat bergerak

cepat mengikuti perubahan, dengan harus melaksanakan pelatihan terhadap

karyawan baru karena tidak adanya analisis pekerjaan menyebabkan perusahaan

tidak efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu desain pekerjaan untuk dapat

meningkatkan efisiensi pada seksi HRD.

0

10

20

30

40

50

A (Sangat Baik) B (Baik) C (Cukup) D (Kurang)

Ju

mla

h K

ary

aw

an

Nilai Kinerja Karyawan

2009

2010

2011

3

Perumusan Masalah

Perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa SDM yang kompeten di

dalamnya, agar SDM dapat bekerja dengan baik diperlukan desain pekerjaan yang

efektif dan efisien yang dapat diimplementasikan di perusahaan, dalam hal ini

pada seksi HRD PT Unitex Tbk. Untuk itu, berikut ini diajukan pertanyaan yang

dapat menjawab permasalahan tersebut.

1. Bagaimana deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada Seksi

HRD PT Unitex Tbk ?

2. Bagaimana desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk diterapkan pada

Seksi HRD PT Unitex Tbk ?

Tujuan Penelitian

1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan yang telah ada untuk setiap jabatan pada

Seksi HRD PT Unitex Tbk.

2. Memberikan alternatif desain pekerjaan yang efektif dan efisien untuk

diterapkan pada Seksi HRD PT Unitex Tbk.

Manfaat Penelitian

1. Bagi perusahaan

Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai

analisis pekerjaan serta desain pekerjaan yang efektif dan efisien guna

meningkatkan daya saing perusahaan, serta mampu memberikan kemudahan

dalam pelaksanaan Manajemen SDM terkait dengan perekrutan, penilaian

kinerja, kompensasi juga dalam pelatihan dan pengembangan.

2. Bagi ilmu pengetahuan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan referensi informasi untuk

penelitian selanjutnya

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini memfokuskan pada identifikasi pekerjaan-pekerjaan dalam

serangkaian aktivitaspada Seksi HRD PT Unitex Tbk melalui analisis deskriptif

kualitatif.

TINJAUAN PUSTAKA

Audit Organisasi

Audit manajemen atau organisasi (Siagian, 2004) adalah suatu instrumen

ilmiah yang diperuntukkan bagi manajemen puncak. Audit manajemen SDM

4

menurut Rivai (2004) adalah penilaian dan analisis komprehensif terhadap

program-program audit. Audit manajemen SDM juga diartikan sebagai

pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam

suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-

kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan

atau perbaikan. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi

SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari

perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan evaluasi kinerja SDM.

Audit manajemen SDM terdiri atas beberapa area, yaitu:

1. Audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas

dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka

auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian

mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut.

Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab

tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai.

Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian

dicari solusinya.

2. Audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan

terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM.

Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya

perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan

dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam

kerja, aturan UMR, dan lainnya.

3. Audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai

dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan

dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan

pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.

4. Audit strategi perusahaan. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu

melakukan analisa yang menentukan strategi perusahaan ke depan dan

bagaimana seluruh aktivitas dan fungsi SDM berjalan sejalan dengan strategi

perusahaan.

Manfaat Audit Organisasi

Manfaat dari audit organisasi ini antara lain yaitu:

1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.

2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.

3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara

karyawan departemen SDM.

4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.

5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.

6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.

7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.

8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.

9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan

didalam departemen SDM.

Tujuan Audit Organisasi

Menurut Rivai, audit organisasi bertujuan untuk:

5

1. Menilai efektifitas SDM.

2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.

3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.

4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk

pelaksanaan perbaikan tersebut.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi (Robbins dan Coutler, 2010) adalah pengaturan

pekerjaan secara formal dalam organisasi. Departementalisasi adalah uapaya

membagi-mbagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesifikasi

tertentu, sifat dan batasan wewenang tertentu serta sarana yang digunakan dalam

satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan.Departementalisasi memberikan batas kekuasaan dan tanggungjawab

pada setiap departemen yang akan dibentuk sehingga memudahkan karyawan

dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan pembagian kerja. Keuntungan adanya

departementalisasi adalah adanya kemudahan dalam melaksanakan koordinasi.

Karena setiap fungsi dan pembagian kerja yang dilakukan telah memberikan

fungsi dan ruang lingkup pekerjaan yang jelas.

Departemenisasi dilakukan berdasarkan kebutuhan sebagai berikut:

1. Departementalisasi atas dasar wilayah. Dilakukan atas dasar porsi kekuasaan

dan wilayah operasi atau daerah geografis

2. Departementalisasi atas dasar produk. Didasarkan atas jenis-jenis produk yang

dihasilkan oleh perusahaan

3. Departementalisasi atas dasar pelanggan. Didasarkan atas pembagian

kelompok menjadi pelanggan perusahaan atau orang yang membeli barang

yang dijual oleh perusahaan.

4. Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi. Mengelompokan fungsi-fungsi

yang sama atau sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.

5. Departementalisasi atas dasar divisi. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan

divisi-divisi yang ada.

6. Departementalisasi atas dasar proses. Pengelompokan pekerjaan berdasarkan

proses produksi.

7. Departementalisasi atas dasar matriks, merupakan penggabungan

departementalisasi fungsional dan produk.

Analisis Pekerjaan

Brannick (2002) menjelaskan bahwa analisis pekerjaan meliputi sejumlah

kegiatan yang diarahkan untuk menemukan, memahami, dan menjelaskan apa

yang orang lakukan di tempat kerja. Simamora (2004) berpendapat analisis

pekerjaan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama

dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta

sifat individu lainnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.

Mondy (2008) mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai proses sistematis untuk

6

menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang

dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan dapat teridentifikasi.

Berdasarkan definisi tersebut, maka analisis pekerjaan merupakan suatu

proses sistematis dimulai dari pengumpulan, analisis, hingga informasi akhir

mengenai suatu jabatan secara tertulis sesuai kebutuhan suatu pekerjaan dengan

desain pekerjaan sebagai hasil akhir dari analisis pekerjaan.

Prinsip-prinsip dan Syarat-syarat Analisis Pekerjaan

Moekijat (1999) menjelaskan terdapat prinsip-prinsip dalam analisis jabatan,

yaitu :

1. Analisis pekerjaan hendaknya memberikan semua fakta penting yang

berhubungan dengan pekerjaan.

2. Analisis pekerjaan tunggal hendaknya dapat memberikan fakta-fakta yang

diperlukan untuk bermacam-macam tujuan.

3. Analisis pekerjaan hendaknya sering ditinjau kembali dan apabila perlu

diperbaiki.

4. Analisis pekerjaan hendaknya dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan mana

yang paling penting diantara beberapa unsur lainnya dalam tiap pekerjaan.

5. Analisis pekerjaan hendaknya dapat memberikan informasi yang teliti dan

dapat dipercaya.

Mangkuprawira (2004), syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang

diperlukan meliputi :

1. Harus dinamis dan sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal

dan internal.

2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan

efisien-efektif.

3. Pelaksana analisis pekerjaan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman

yang memadai.

4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

Tujuan Analisis Pekerjaan

Menurut Mondy (2008), tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan

jawaban atas enam pertanyaan penting, yaitu:

1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?

2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?

3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?

4. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?

5. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?

6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut?

Analisis pekerjaan memberikan ringkasan mengenai kewajiban dan

tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lainnya,

pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan lingkungan kerja di mana

pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan dikumpulkan, dianalisis, dan

dicatat, sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut, dan bukan bagaimana

seharusnya pekerjaan tersebut.

7

Manfaat Analisis Pekerjaan

Dessler (2006) menyatakan bahwa informasi analisis pekerjaan adalah dasar

dari aktivitas manajemen SDM yang saling terkait, antara lain.

1. Perekrutan dan Penyeleksian. Analisis pekerjaan memberikan informasi

mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan

untuk melakukan aktivitas ini. Informasi dapat berupa deskripsi dan spesifikasi

pekerjaan.

2. Kompensasi. Analisis pekerjaan digunakan untuk memperkirakan nilai dari

setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Kompensasi bergantung pada

keterampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut,

tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan

seterusnya.

3. Penilaian Prestasi. Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan

prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan.

4. Pelatihan. Deskripsi pekerjaan harus member gambaran tentang aktivitas,

keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut.

5. Menentukan Kewajiban yang Tidak Ditugaskan. Analisis pekerjaan juga dapat

membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan.

Menurut Sirait (2006), manfaat analisis pekerjaan yaitu :

1. Digunakan sebagai data untuk menyusun uraian pekerjaan (job description).

2. Digunakan sebagai data untuk menyusun spesifikasi (syarat khusus) pekerjaan

(job specification).

3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil kerja (job

performance standard).

4. Digunakan untuk menetapkan materi latihan, baik untuk pegawai baru maupun

pegawai lama.

5. Digunakan untuk menempatkan pegawai dalam suatu jabatan sehingga sesuai

dengan minat dan kemampuan.

6. Digunakan untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi-potensi

pegawai.

7. Digunakan untuk penetapan imbalan bagi pemegang jabatan secara lebih adil.

Tahap Analisis Pekerjaan

Dessler (2006) menyatakan ada enam langkah dalam melakukan analisis

pekerjaan.

1. Menentukan penggunaan informasi analisis pekerjaan.

2. Mengumpulkan informasi mengenai latar belakang.

3. Memilih posisi yang akan dianalisis.

4. Mengumpulkan data analisis pekerjaan.

5. Meninjau kembali informasi tersebut dengan partisipan.

6. Mengembangkan sebuah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Lewinfer (2005) dikutip Mondy (2008) menyatakan bahwa deskripsi

pekerjaan harus memberikan pernyataan yang ringkas mengenai apa yang

diharapkan untuk dikerjakan para karyawan, bagaimana mereka mengerjakannya,

8

dan kondisi-kondisi dimana tugas-tugas dijalankan. Mondy (2008) berpendapat

bahwa deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang memberikan informasi

berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab dari

suatu pekerjaan.

Menurut Dessler (2006), tidak ada format standar untuk menuliskan

deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar deskripsi berisi bagian :

1. Identifikasi Pekerjaan. Berupa jabatan pekerjaan yang menyebutkan nama

pekerjaan, tanggal deskrispsi pekerjaan ditulis, siapa yang menulisnya, pihak

yang menyetujui deskripsi tersebut, dan lokasi dari pekerjaan tersebut seperti

perusahaan/divisi, departemen/bagian, juga tingkatan/level pekerjaan.

2. Ringkasan Pekerjaan yang menjelaskan sifat umum pekerjaan tersebut beserta

fungsi dan aktivitas utamanya.

3. Tanggung jawab dan kewajiban. Bagian ini berisis daftar tanggung jawab dan

kewajiban utama pekerjaan tersebut, yang mendefinisikan batas dari otoritas

job holder, termasuk otoritas pembuatan keputusan milik orang tersebut,

pengawasan langsung dari personel lain, dan pembatasan anggaran.

4. Otoritas pemegang pekerjaan (Job Holder). Otoritas ini merupakan hak kuasa

yang dimiliki oleh pemegang pekerjaan. Batas-batas otoritas perlu dimasukkan

ke dalam deskripsi pekerjaanagar pemegang pekerjaan tidak melakukan

pelanggaran.

5. Standar prestasi.

6. Kondisi kerja.

7. Spesifikasi pekerjaan.

Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)

Simamora (2004) menjelaskan, spesifikasi pekerjaan adalah sebuah daftar

pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki

oleh individu untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ia menyebutkan bahwa

pengertian dari bagian-bagian spesifikasi pekerjaan sebagai berikut:

1. Pengetahuan (mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan

bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil)

2. Keahlian (tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu)

3. Kemampuan (merujuk pada kapabilitas umum yang dimiliki oleh karyawan

secara individual)

4. Karakteristik lainnya (dapat berupa tindak-tanduk, kepribadian seperti motivasi

pencapaian atau ketekunan)

Pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya itu

merupakan kompetensi yang dimiliki individu dalam menunaikan tugas

pekerjaannya. Kompetensi adalah karakteristik dasar yang dapat dihubungkan

dengan peningkatan kinerja individu atau tim. Karakteristik seseorang yang tidak

dapat diamati secara langsung. Karakteristik itu hanya dapat diamati ketika

individu menjalankan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaannya.

Rivai (2004) menuliskan spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik atau

syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu

pekerjaan. Secara lengkap spesifikasi pekerjaan dapat diartikan sebagai

persyaratan pengetahuan, keterampilan atau keahlian, kemampuan mental dan

9

fisik serta sifat-sifat kepribadian tertentu yang disyaratkan kepada karyawan untuk

melaksanakan pekerjaan tertentu secara fisik, efektif, efisien, dan produktif.

Desain Pekerjaan (Job Design)

Mathis (2004) berpendapat job design adalah pengorganisasian tugas-tugas,

wewenang dan tanggung jawab ke dalam suatu unit pekerjaan yang produktif.

Menurut Rivai (2009), dalam desain pekerjaan ada tiga hal yang harus

diperhatikan, seperti rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan

lingkungan, mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal, dan para

pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik. Desain pekerjaan yang

baik akan memberikan hasil pada efektivitas, produktivitas, dan kepuasan yang

tinggi.

Jika analisis pekerjaan telah dilaksanakan, deskripsi dan spesifikasi

pekerjaan juga sudah tersedia, maka organisasi dapat menggunakan informasi

tersebut untuk melakukan desain pekerjaan baru atau desain ulang pekerjaannya.

Filosofi dan Pendekatan Desain Pekerjaan

1. Scientific management, mengembangkan desain pekerjaan menurut aspek

efisiensinya untuk kegiatan produksi. Pendekatan yang digunakan adalah

simplifikasi pekerjaan dan perluasan pekerjaan.

2. Human relation philosophy, reaksi terhadap scientific management yang dinilai

mengabaikan aspek-aspek manusiawi pekerjaan. Tujuan utamanya berupa

melakukan pengujian tentang variasi kondisi kerja yang mempengaruhi

produktivitas. Pendekatan yang dipakai adalah tim kerja.

3. Work characteristic approach, yaitu pendekatan terhadap desain pekerjaan

yang fokus pada interaksi fisiologis antara karyawan dan pekerjaannya. Model

ini mengidentifikasi lima aspek yaitu, skill variety, task identity, task

significance, autonomy dan feedback. Teknik desain pekerjaan yang sesuai

adalah pemerkayaan pekerjaan.

4. High performance work system, yaitu pendekatan sosioteknis terhadap desain

pekerjaan, mengangkat pentingnya sosiologi tempat kerja dan pencapaian

produktivitas melalui penataan pekerjaan yang mengoptimalkan aspek

teknologis. Pendekatan yang digunakan adalah tim.

Simamora (1999) dalam desain pekerjaan ada beberapa teknik yang

digunakan, yaitu :

1. Penyederhanaan pekerjaan (job simplification) adalah membagi pekerjaan ke

dalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan

efisiensi. Simplifikasi pekerjaan dapat memanfaatkan pekerjaan secara lebih

efektif guna menghasilkan produk yang terstandarisasi.

2. Rotasi pekerjaan (job rotation), yaitu memindahkan karyawan dari suatu posisi

ke posisi lain dalam perusahaan, ini memungkinkan karyawan mempelajari

tugas-tugas, fungsi dan keterampilan baru dari setiap unit kerja dalam sebuah

perusahaan.

3. Perluasan pekerjaan (job enlargement), yaitu menambah lebih banyak tugas

yang berkaitan dan berada dalam satu level pekerjaan ke dalam sebuah

pekerjaan.

10

4. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment), yaitu merancang pekerjaan dengan

cara meningkatkan tanggung jawab, otonomi, dan kendali bagi para pemangku

jabatan.

5. Tim kerja, yaitu sekelompok karyawan yang diminta ntuk merampungkan

sebuah tugas besar dalam bentuk penugasan khusus dari perusahaan.

6. Kelompok kerja otonom, yaitu tim kerja yang diberikan tugas khusus dan

kendali atas pencapaian tujuan tersebut.

7. Lingkaran-lingkaran mutu, yaitu sekelompok karyawan dan penyelia yang

bertemu secara rutin guna membahas masalah-masalah mutu beserta solusinya.

Penelitian Terdahulu

Penelitian ini merujuk pada penelitian Hamdani (2006) dalam Analisis

Hubungan Desain Pekerjaan dengan Kepuasan Kinerja Karyawan pada

Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Penelitian ini bertujuan

untuk mengidentifikasi desain pekerjaan yang terdapat pada Departemen

Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, mengetahui kepuasan karyawan pada

Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia, dan menganalisis

hubungan antara desain pekerjaan dengan kepuasan karyawan Departemen

Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia. Metode yang digunakan pada

penelitian ini adalah analisis deskriptif dan uji korelasi Rank Spearman. Hasil dari

penelitian ini adalah, Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia

menerapkan desain pekerjaan otonom, yang terlihat dari tingkat keanekaragaman

keterampilan yang tinggi pada pekerjaan-pekerjaan Departeman Penerbitan PT

Yudhistira Ghalia Indonesia. Tingkat kepuasan kerja karyawan berada pada level

sedang dan desain pekerjaan dengan kepuasan kerja berkorelasi sedang dan nyata

dengan nilai koefisien korelasi sebesar 0,514.

Artiningsih (2007) dalam Desain Analisa Jabatan PT Bunga Wangsa Sejati

Jawa Timur Park. Penelitian ini bertujuan untuk pengembangan desain analisa

jabatan yang efektif di PT Bunga Wangsa Sejati Jawa Timur Park. Analisis yang

digunakan pada penelitian ini adalah analisis kualitatif menggunakan uji

kredibilitas dan dependibilitas. Hasil dari penelitian ini adalah terbentuknya

desain pekerjaan baru yang memuat persyaratan jabatan, deskripsi jabatan yang

spesifik dan sesuai dengan fakta yang ada di lapangan.

METODE PENELITIAN

Kerangka Pemikiran Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT Unitex Tbk yang berlokasi di Jalan Raya

Tajur No. 1 Bogor 1600, penelitian berlangsung selama bulan April–Mei 2013.

Penelitian dimulai dengan penyusunan informasi mengenai deskripsi pekerjaan

dan permasalahan yang ada di Seksi HRD, selain itu dikumpulkan juga informasi

mengenai struktur organisasi perusahaan saat ini. Pengumpulan data dilakukan

11

dengan wawancara dan observasi hingga dihasilkan deskripsi pekerjaan yang

dimiliki perusahaan saat ini. Setelah diperoleh data-data, dilakukan analisis data

dengan mereduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan, kemudian

dihasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dan diuji keabsahannya

dengan uji kredibilitas, dependabilitas dan kesesuaian dengan tujuan dilakukannya

analisis pekerjaan yaitu menganalisis desain pekerjaan yang efektif untuk

diterapkan seluruh karyawan dalam aktivitas pelatihan pada seksi HRD.Alur

kerangka pemikiran penelitian tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada bulan April-Mei 2013 bertempat di PT Unitex,

Jalan Raya Tajur No. 1, Bogor 16000.

Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder. Data primer bersifat kualitatif diperoleh langsung dari perusahaan baik

dari manajemen perusahaan maupun karyawan pemegang jabatan di Seksi HRD,

dengan observasi langsung dan metode wawancara dengan menggunakan

Gambar 2. Kerangka Pemikiran Penelitian

Ket.:--- : Batasan penelitian

12

kuesioner. Data sekunder diperoleh dari data internal perusahaan, buku, internet,

dan artikel yang terkait.

Metode Pengambilan Sampel

Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah

non–probability sampling, yaitu pengambilan sampel yang tidak memberikan

peluang yang sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi

sampel. Teknik sampling adalah teknik pengambilan sampel. Teknik yang

digunakan dalam penelitian ini adalah judgement sampling, yaitu pengambilan

sampel dengan pertimbangan tertentu. Dalam hal ini, seseorang diambil menjadi

sampel karena dianggap bahwa seseorang tersebut mampu memberikan informasi

yang diperlukan bagi penelitian.

Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data mengenai analisis pekerjaan dilakukan dengan beberapa

cara, yaitu :

1. Observasi

Observasi adalah kegiatan pengamatan yang melibatkan perhatian terhadap

suatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra. Jenis observasi yang

digunakan adalah partisipasi aktif, dimana peneliti ikut melakukan apa yang

dilakukan oleh narasumber dalam aktivitas sumber data, tetapi tidak

sepenuhnya lengkap. Observasi digunakan untuk menggali data yang tampak,

seperti peralatan dan perlengkapan kerja yang digunakan serta kondisi kerja

yang dibutuhkan.

2. Wawancara

Jenis wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, dimana

pewawancara tidak menggunakan pedoman terstruktur, tetapi menggunakan

garis besar permasalahan sebagai pedoman wawancara, dan wawancara dengan

instrumen kuesioner. Wawancara digunakan untuk memperoleh data mengenai

tugas dan kewajiban serta spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan Data

Uji keabsahan data dalam penelitian, seringkali hanya ditekankan pada uji

validitas dan reliabilitas. Kriteria utama terhadap data hasil penelitian dalam

penelitian kuantitatif adalah valid dan reliabel. Dalam penelitian kualitatif, uji

validitas dikenal dengan uji kredibilitas, sedangkan uji reliabilitas dikenal dengan

uji dependabilitas. Uji kredibilitas adalah derajat kepercayaan terhadap data hasil

penelitian, sedangkan uji dependabilitas adalah derajat kebergantungan yang dapat

tercapai jika terjadi pengulangan penelitian dalam kondisi yang sama akan

meghasilkan data yang serupa.

Teknik yang digunakan untuk uji kredibilitas antara lain :

1. Ketekunan pengamatan (pengamatan dilakukan dengan cermat dan

berkesinambungan).

13

2. Triangulasi sumber data (mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa

sumber).

3. Triangulasi teknik pengumpulan data (mengecek data kepada sumber yang

sama dengan teknik berbeda).

Uji dependabilitas dilakukan dengan audit terhadap keseluruhan proses

penelitian. Auditor penelitian ini adalah dosen pembimbing penelitian dan

pimpinan HRD PT Unitex Tbk.

Analisis Data

Analisis data deskriptif kualitatif bertujuan menggambarkan keadaan yang

ada di lapangan, analisisis data pada penelitian ini terdiri atas tahapan :

1. Reduction Data (Data Reduksi)

Data yang diperoleh di lapangan jumlahnya cukup banyak, sehingga peru

dicatat secara teliti dan rinci. Reduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal

pokok, fokus pada hal-hal penting.

2. Data Display (Penyajian Data)

Dalam penelitian kuantitatif, data disajikan dalam bentuk tabel, grafik, pie

chart dan lainnya. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data berupa uraian

singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.

3. Conclusion Drawing/Verification

Mengambil kesimpulan dari data yang telah diolah untuk mendapatkan suatu

jawaban. Pada tahap ini kesimpulan dibuat untuk menjawab permasalahan

sehingga menghasilkan gambaran yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami

mengenai bentuk usulan desain pekerjaan pada PT Unitex Tbk.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Seksi HRD

Office adalah divisi yang membawahi bagian SDM, keuangan, dan umum.

Struktur organisasi Office termasuk departementalisasi jenis fungsional, yaitu

departementalisasi berdasarkan kesamaan fungsi atau aktivitas pekerjaan.

Berdasarkan hasil wawancara dan dokumentasi mengenai struktur organisasi dan

deskripsi pekerjaan, deskripsi pekerjaan dari Office PT Unitex masih bersifat

umum dan sederhana. Hal ini terlihat dari belum adanya pembagian kerja dan

pencantuman spesifikasi pekerjaan secara jelas. Uraian pekerjaan yang ada hanya

berupa alur proses, peraturan kerja dan daftar tanggung jawab, sementara siapa

karyawan yang harus mengerjakan setiap tahapannya belum diatur dengan jelas,

selain itu, tidak semua jabatan dalam Office memiliki uraian pekerjaan. Tidak

meratanya jumlah level jabatan pada struktur juga menyebabkan tidak meratanya

tanggung jawab yang dilaksanakan setiap jabatan. Gambar 3 adalah struktur

organisasi pada Office PT Unitex.

14

Direktur Umum & HRDAdvisor Keuangan

Wakil Pengawas

Keuangan

Kepala Unit

Keuangan

Staf Keuangan Staf IT Staf Umum Staf Kantin Staf Klinik Staf KendaraanAnggota

Keamanan

Wakil Pengawas

Umum

Kepala Seksi

Umum

Kepala Regu

Kantin

Kepala Regu

Keamanan

Kepala Unit

Keamanan

Kepala Unit

Kendaraan

Wakil Pengawas

Kantin

Wakil Pengawas

Keamanan

Kepala Seksi HRD

Kepala Bagian

Presiden Direktur

Kepala Seksi

Keuangan

Kepala Regu

Klinik

Ket. : : Struktur seksi HRD Gambar 3. Struktur organisasi Office PT Unitex Tbk (2012)

Terdapat perbedaan struktur yang terdapat pada dokumen dengan yang

terjadi di lapangan. Pada struktur organisasi yang terdapat dalam dokumen

perusahaan diketahui bahwa tidak ada koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf

Umum dengan Kepala Seksi HRD, tetapi fakta di lapangan terlihat adanya

koordinasi antara Wakil Pengawas dan Staf Umum dalam aktivitas pelatihan

karyawan yang tidak terdaftar dalam uraian pekerjaan Seksi Umum. Gambar 4

adalah struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan.

Direktur Umum & HRDAdvisor Keuangan

Wakil Pengawas

Keuangan

Kepala Unit

Keuangan

Staf Keuangan Staf IT Staf Umum Staf Kantin Staf Klinik Staf KendaraanAnggota

Keamanan

Wakil Pengawas

Umum

Kepala Seksi

Umum

Kepala Regu

Kantin

Kepala Regu

Keamanan

Kepala Unit

Keamanan

Kepala Unit

Kendaraan

Wakil Pengawas

Kantin

Wakil Pengawas

Keamanan

Kepala Seksi HRD

Kepala Bagian

Kepala Seksi

Keuangan

Kepala Regu

Klinik

Presiden Direktur

Ket. : : Struktur seksi HRD

Gambar 4. Struktur organisasi Office PT Unitex di lapangan (2013)

Seksi Umum adalah seksi yang bertanggung jawab atas impor barang,

perizinan perusahaan, tenaga asing, pelaksanaan audit, pelaksanaan ISO

9001:2008, dan pembayaran gaji karyawan. Meskipun pelaksanaan pelatihan

karyawan tidak termasuk dalam tanggung jawab Seksi Umum, Wakil Pengawas

dan Staf Umum selalu membantu pelaksanaan program pelatihan karena

terbatasnya SDM yang dimiliki oleh Seksi HRD.

Aktivitas pelatihan termasuk aktivitas rutin yang dilakukan oleh perusahaan,

tidak hanya dilakukan untuk mendapatkan pengetahuan baru, tetapi juga karena

15

belum lengkapnya dokumentasi pekerjaan yang dimiliki perusahaan. Belum

lengkapnya deskripsi pekerjaan mengakibatkan tidak jelasnya dokumentasi

mengenai pekerjaan-pekerjaan sebelumnya. Jika karyawan tidak masuk, atasan

langsung di atasnya yang akan mengambil alih dan jika terjadi pergantian

karyawan, atasan langsung jabatan tersebut bertanggung jawab atas pelatihan

kepada karyawan baru hingga ia dapat melaksanakan tanggung jawab

pekerjaannya. Hal ini dianggap tidak efisien dan memakan waktu, karena setiap

ada karyawan baru, perusahaan akan melakukan pelatihan dari awal. Diagram alir

pelatihan dijelaskan pada Gambar 5.

Gambar 5. Diagram alir proses pelatihan seksi HRD

Berdasarkan Gambar 5 dapat dilihat bahwa terjadi dua kali pengajuan surat

permintaan terhadap pelatihan, yaitu oleh Kepala Regu dan Kepala Unit,

sedangkan Wakil Pengawas hanya bertugas untuk menganalisis kebutuhan

pelatihan dan mengajukan ke Kepala Seksi HRD. Seksi HRD sendiri bertugas

untuk pemberian persetujuan, penganggaran, penjadwalan dan penyusunan peserta.

Dalam penyusunan peserta pelatihan yang terdapat pada gambar 4, terlihat tidak

adanya koordinasi antara Wakil Pengawas dengan Kepala Seksi HRD, padahal

pengaturan jadwal kerja staf adalah tanggung jawab Wakil Pengawas, bukan

Kepala Seksi HRD. Selain itu, tidak sesuainya diagram alir dengan struktur

organisasi yang ada menyebabkan alur pelatihan yang terjadi di lapangan tidak

mengikuti diagram alir tersebut. Contohnya pada struktur organisasi yang terdapat

di klinik dan kendaraan yang tidak memiliki Wakil Pengawas, pengajuan surat

permintaan, surat permohonan, analisis kebutuhan pelatihan dan pengajuan

kepada Kepala Seksi HRD dilakukan seluruhnya oleh Kepala Regu. Pada Tabel 1

berikut ini adalah Tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang terdapat pada

seksi HRD.

Seperti yang terlihat pada Tabel 1, uraian pekerjaan yang terdapat pada

Seksi HRD masih bersifat umum. Uraian pekerjaan tersebut terdiri dari tanggung

jawab dan kriteria, itupun tidak semua memiliki daftar kriteria untuk dapat

melaksanakan pekerjaan. Daftar di atas juga tidak mencantumkan tugas,

wewenang, kondisi kerja, persyaratan kerja dan kualifikasi minimal yang

dibutuhkan pekerjaan.

Rancangan Pekerjaan Seksi HRD

Setelah melakukan analisis data, maka diperoleh produk analisis pekerjaan

yang memuat uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi dan

spesifikasi pekerjaan yang dihasilkan diharapkan akan berjalan lebih efektif

dengan melakukan restrukturisasi. Penerapan analisis pekerjaan untuk penyusunan

Kepala Regu Kepala Unit Wakil Pengawas HRD

Surat permintaan 1. ACC Surat

permintaan

2. Pengajuan surat

permohonan

Analisis

kebutuhan

pelatihan

1. Persetujuan

2. Penganggaran

3. Penjadwalan

4. Penyusunan peserta

16

formasi karyawan diterapkan dengan memperhatikan kesesuaian kualitas

karyawan dengan jenis pekerjaan.

Tabel 1. Tanggung jawab pekerjaan Seksi HRD pada Office PT Unitex Tbk

Jabatan Kriteria Tanggung Jawab

Kepala Seksi

HRD

Usia maksimal 45 tahun. Menjabat

sebagai Kepala Bagian minimal 10 tahun.

Pernah mengikuti pelatihan AMT&HRM,

ISO 9001:2008, Audit internal, dan

kepemimpinan

Mengawasi, mengkoordinir, dan mengevaluasi

kegiatan administrasi karyawan, rekrutmen hingga

penempatan, pembinaan karyawan yang bermasalah,

pelaksanaan K3, ISO 9001:2008 di lingkungan

Office, juga penerimaan dan pembinaan baik siswa

maupun mahasiswa yang melakukan penelitian atau

magang. Juga sebagai wakil perusahaan dalam

perundingan perusahaan

Kepala Unit

Kendaraan

Minimal SMA atau sederajat. Mengelola supir dan kendaraan perusahaan,

mengatur anggaran operasional kendaraan, membuat

laporan perbaikan dan kerusakan kendaraan,

membantu mengantar karyawan bagian Office.

Staf

Kendaraan

Minimal SMA atau sederajat. Memeriksa kondisi kendaraan, mengantar-jemput

karyawan perusahaan.

Kepala Regu

Klinik

Minimal Diploma di bidang

keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan

K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai

perawat di Puskesmas minimal 2 tahun

dan rumah sakit daerah minimal 2 tahun.

Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat

rujukan, dan memeriksa laporan kesehatan

karyawan, serta melaksanakan program K3.

Staf Klinik Minimal Diploma di bidang

keperawatan.Pernah mengikuti pelatihan

K3 dan Kemenkes.Pernah bekerja sebagai

perawat di puskesman minimal 2 tahun

dan rumah sakit daerah selama 1 tahun

Memberikan pemeriksaan awal, membuat surat

rujukan, laporan kesehatan karyawan, pengajuan

obat untuk klinik, dan melaksanakan program K3.

Wakil

Pengawas

Satpam

Minimal SMA atau sederajat. Mengatur, mengawasi, mengawal dan menilai

kinerja anggota, serta menjamin keamanan dan

ketertiban perusahaan serta menganalisis kebutuhan

pelatihan untuk anggota.

Kepala Unit

Satpam

Minimal SMA atau sederajat. Mengatur dan menertibkan karyawan, mengurus

administrasi satpam, menjaga keamanan perusahaan

Kepala Regu

Satpam

Minimal SMA atau sederajat. Mengatur dan menertibkan karyawan serta anggota

di dalam perusahaan, menjaga keamanan perusahaan

Anggota

Satpam

Minimal SMA atau sederajat. Memeriksa kendaraan, karyawan dan dokumen yang

keluar dan masuk perusahaan, melaksanakan patroli

rutin, serta menjaga ketertiban lingkungan

perusahaan

Wakil

Pengawas

Kantin

- Mengawasi, mengkoordinir dan mengontrol proses

penyediaan makanan di kantin perusahaan serta

mengatur administrasi kantin

Kepala Regu

Kantin

- Bertanggung jawab terhadap pernyediaan makanan

bagi karyawan.

Staf Kantin - Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi

karyawan, dan menjaga kebersihan sarana memasak

serta makan yang digunakan.

Sumber: Data Internal Perusahaan (2013)

Daftar tanggung jawab pekerjaan pada Tabel 1 disusun berdasarkan

keterangan yang diperoleh dari masing-masing pemegang jabatan, agar

penyusunan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sesuai dengan standar-

standar yang berlaku untuk setiap pekerjaan, maka dibuat perbandingan dengan

uraian jabatan pada perusahaan lainnya. Berikut ini adalah perbandingan tanggung

jawab pekerjaan yang dilakukan di PT Unitex pada Tabel 2 dengan standar

perusahaan lainnya.

Grandtex adalah salah satu perusahaan multinasional di Bandung yang

bergerak dalam bidang tekstil. Berdasarkan Tabel 2 terdapat perbedaan tanggung

jawab pekerjaan pada kedua perusahaan, seperti tidak dilaksanakannya

perancangan sistem keamanan, pada PT Unitex, tanggung jawab tersebut

dianggap bukan sebagai tanggung jawab pokok Kepala Seksi HRD dan

17

dibebankan kepada kepala keamanan. Variansi masalah yang timbul pada jabatan

ini adalah terjadinya kesalahan informasi antar jabatan, kurang

terdokumentasinya data-data kebutuhan dan kompetensi karyawan dan kurang

berkembangnya pengelolaan SDM perusahaan. Hal ini terlihat dari tidak adanya

deskripsi dan spesifikasi pekerjaan karyawan, tidak dilakukannya penilaian

kinerja secara rutin. Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dalam

perusahaan, maka tanggung jawab tersebut ditambahkan ke dalam rancangan

pekerjaan Kepala Seksi HRD pada Lampiran 1.

Tabel 2. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Seksi HRD

No Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak

Unitex Grandtex

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Menyusun rencana kerja dan anggaran bagian sesuai dengan strategi,

kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan

tercapainya sasaran.

Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh

perusahaan.

Mengarahkan, menganalisa dan mengelola praktik dan prosedur remunerasi

agar paket remunerasi yang ditetapkan perusahaan kompetitif, sejalan dengan

praktik industri dan kemampuan finansial perusahaan.

Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program

pelatihan dan pengembangan serta memastikan tercapainya target tingkat

kemampuan dan kompetensi karyawan.

Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan

organisasi.

Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan rekrutmen dan seleksi untuk

memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan.

Mengelola dan mengontrol aktivitas administrasi kantor, sistem informasi

SDM.

Mengelola mutasi dan rotasi karyawan.

Memberikan dukungan terhadap serikat buruh.

Berpartisipasi dalam rapat eksekutif, manajemen dan staf serta menghadiri

rapat dan seminar lainnya.

Menjaga alur kerja intra departemen dan antar departemen dengan

memberikan informasi secara jelas.

Memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.

Merencanakan dan membuat sistem pengamanan perusahaan bersama Kepala

Satpam.

Mendorong terciptanya hubungan kerja yang harmonis antara karyawan dan

perusahaan.

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

Persentase Keterlaksanaan 92,86 100

Ket. :√: dilakukan; -: tidak dilakukan

Sumber : Data diolah, Grandtex (Rusmana, 2007)

Kepala Klinik bertanggung jawab atas pelayanan klinik perusahaan,

pelaksanaan K3 di klinik dan konsultasi kesehatan pekerja, pada Tabel 3

dilampirkan perbandingan klinik PT Unitex dengan PT Kahatex yang terletak di

Bandung. Kahatex adalah perusahaan multinasional di Bandung yang bergerak di

bidang tekstil.

Berdasarkan Tabel 3 diketahui terdapatnya perbedaan tanggung jawab

pekerjaan pada kedua perusahaan, seperti melakukan pendidikan hidup sehat,

diagnosis PAK dan PAHK, pembinaan lingkungan kerja yang fokus pada asesmen

risiko, pemeriksaan kualitas air minum dan kebersihan makanan atau pekerja

kantin. Pendidikan hidup sehat tidak dilaksanakan di PT Unitex karena pihak

klinik menganggap hal tersebut tidak perlu dilaksanakan dan merupakan tanggung

jawab dari masing-masing karyawan, sedangkan diagnosis PAK dan PAHK

(Penyakit Akibat Kerja dan Penyakit Akibat Hubungan Kerja), pembinaan

18

lingkungan yang fokus pada asesmen risiko tidak dilakukan karena kurangnya

kemampuan personel klinik. Sedangkan pemeriksaan kualitas air minum dan

kebersihan makanan kantin tidak dilaksanakan karena dianggap bukan tanggung

jawab klinik, melainkan tanggung jawab kantin. Tidak dipenuhinya tanggung

jawab tersebut mengakibatkan pelayanan yang diberikan oleh pihak klinik tidak

maksimal, terjadi kesalahan informasi mengenai pelayanan kesehatan kepada

karyawan. Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dalam pelayanan

klinik, maka tanggung jawab tersebut dimasukan ke dalam rancangan pekerjaan

Kepala Klinik pada Lampiran 2.

Tabel 3. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Klinik

No. Tanggung Jawab Pekerjaan Dilakukan/Tidak

Unitex Kahatex

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Melakukan pemeriksaan kesehatan awal, berkala maupun

khusus.

Melakukan pendidikan hidup sehat.

Konsultasi psikologi kerja, KB, dan masalah lainnya.

Koordinasi di dalam dan luar perusahaan dengan pihak terkait.

Diagnosis PAK dan PAHK.

Pertolongan pertama kasus emergency.

Pemeriksaan fisik dan penunjang.

Melakukan rujukan.

Pencatatan, pelaporan dan dokumentasi.

Melakukan pembinaan lingkungan kerja yang fokus pada

asesmen risiko.

Mengatur jenis pelayanan klinik.

Pemeriksaan kualitas air minum dan kebersihan

makanan/pekerja kantin.

Menganalisis kebutuhan obat periode selanjutnya.

Menyusun program kesehatan.

Memastikan pelaksanaan K3 di klinik.

√

-

√

√

-

√

√

√

√

-

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√



Sumber: Data diolah, Kahatex (Lesmana, 2008)

Staf Klinik memiliki tanggung jawab memberikan pelayanan pemeriksaan

umum kepada karyawan, melaksanakan K3, dan membantu tugas Kepala Klinik.

Pada Tabel 4 dilampirkan perbandingan klinik PT Unitex dengan PT Kahatex.

Berdasarkan Tabel 4, masih terdapat perbedaan tanggung jawab staf klinik

dalam perusahaan dengan perusahaan pembanding. Tanggung jawab yang tidak

dilaksanakan antara lain pengawasan lingkungan kerja, penyelenggaraan

pendidikan hygiene perusahaan dan kesehatan kerja dan membantu penyelidikan

kesehatan kerja. Pelaksanaan pendidikan hidup sehat dan hygiene tidak

dilaksanakan karena hal tersebut dianggap tanggung jawab dari masing-masing

karyawan, sedangkan deteksi PAK dan PAHK serta penyusunan program

kesehatan tidak dilakukan karena keterbatasan kemampuan dari staf klinik.

Masalah yang terjadi karena tidak lengkapnya pelayanan klinik antara lain

terjadinya kesalahan informasi kesehatan karyawan. Mengingat kepentingan dari

tanggung jawab tersebut, maka dalam rancangan pekerjaan Staf Klinik pada

Lampiran 3, beberapa tanggung jawab tersebut ditambahkan.

19

Tabel 4. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Klinik


Unitex Kahatex

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Melakukan pemeriksaan kesehatan awal, berkala maupun

khusus.

Melakukan pendidikan hidup sehat.

Konsultasi psikologi kerja, KB, dan masalah lainnya.

Koordinasi di dalam dan luar perusahaan dengan pihak terkait.

Membantu dokter dalam pemeriksaan.

Ikut ambil bagian dalam usaha keselamatan kerja.

Deteksi dini dan pengobatan segera PAK dan KK.

Pertolongan pertama kasus emergency.

Pemeriksaan fisik dan penunjang.

Melakukan rujukan.

Pencatatan, pelaporan dan dokumentasi.

Ikut menyelenggarakan pendidikan hygiene.

Membantu penyusunan program kesehatan.

Melaksanakan program K3 di Klinik.

√

-

√

√

√

√

-

√

√

√

√

-

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√




Kantin bertanggung jawab atas pelayanan makanan yang diberikan untuk

karyawan perusahaan. Kepala Kantin bertanggung jawab mengatur penyediaan

makanan, mengatur keuangan kantin, mengatur jadwal kerja staf dan memastikan

kebersihan kantin. Pada Tabel 5 dilampirkan perbandingan Kepala Kantin PT

Unitex dengan PT Kahatex.

Tabel 5. Perbandingan tanggung jawab Kepala Kantin


Unitex Kahatex

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Merencanakan, mengatur, mengendalikan dan mengevaluasi

kebutuhan kantin.

Mengatur keuangan kantin.

Memesan bahan makanan dan minuman yang diperlukan untuk

persediaan kantin.

Memastikan restocked kantin berjalan lancar.

Mengawasi kinerja staf kantin.

Memastikan kualitas bahan makanan dalam keadaan baik.

Membuat laporan keuangan kantin.

Mengevaluasi menu kantin.

Memastikan lingkungan kerja yang sehat dan aman.

Memastikan gizi makanan kantin.

Membantu Staf Kantin saat jam sibuk.

Memastikan kualitas bahan makanan.

Menentukan supplier bahan makanan.

√

√

√

√

√

√

√

-

-

-

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√




Berdasarkan Tabel 5, terdapat perbedaan tanggung jawab yang dilakukan

Kepala Kantin PT Unitex dengan PT Kahatex, seperti ikut membantu saat jam

sibuk, evaluasi gizi makanan, evaluasi menu makanan dan lingkungan kerja yang

sehat dan aman. Ikut membantu saat jam sibuk tidak dapat dilakukan oleh kepala

kantin, karena selain sebagai kepala kantin, karyawan yang bersangkutan juga

menjadi karyawan di bagian Utility. Evaluasi menu kantin, gizi makanan dan

20

lingkungan kerja yang sehat dan aman tidak dilakukan karena keterbatasan

kemampuan personel dan pendanaan kantin. Masalah yang terjadi dengan tidak

dilaksanakannya tanggung jawab tersebut antara lain tidak terjaminnya kualitas

makanan, gizi makanan, kurang bervariasinya menu makanan dan kurangnya

SDM saat jam makan. Kurangnya SDM saat pelayanan makanan di jam makan

menyebabkan karyawan mengantre lama, selain itu, diperlukan koordinasi dengan

klinik untuk menyusun menu yang sesuai dengan kebutuhan gizi karyawan.

Mengingat pentingnya tanggung jawab tersebut dilaksanakan dan masalah yang

sering terjadi, maka tanggung jawab tersebut ditambahkan ke dalam rancangan

pekerjaan pada Lampiran 4.

Staf Kantin bertanggung jawab atas penyajian makanan dan menjaga

kebersihan kantin dan sarana utama di dalamnya. Pada Tabel 6 dilampirkan

perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin PT Unitex dan PT Grandtex.

Berdasarkan Tabel 6, diketahui masih terdapat tanggung jawab pekerjaan

Staf Kantin yang berbeda pada kedua perusahaan. Tanggung jawab itu antara lain

membantu perancangan menu makanan dan memeriksa tanggal bahan makanan.

Perancangan menu makanan tidak dilaksanakan karena dianggap sebagai

tanggung jawab dari kepala kantin dan keterbatasan kemampuan dari staf kantin.

Masalah yang sering terjadi akibat hal itu adalah kurang terjaminnya kualitas, gizi

makanan yang dihasilkan. Untuk menangani masalah gizi, diperlukan koordinasi

antara klinik dan kantin untuk menjaga kualitas dan gizi makanan. Mengingat

perlunya tanggung jawab tersebut dilaksanakan, maka tanggung jawab tersebut

ditambahkan ke dalam rancangan pekerjaan Staf Kantin di Lampiran 5.

Tabel 6. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kantin


Unitex Grandtex

1

2

3

4

5

6

7

8

Merancang menu makanan.

Menyediakan makanan yang mendukung kesehatan.

Menyimpan makanan dengan benar agar terjaga kualitasnya.

Memeriksa tanggal persediaan bahan makanan.

Membersihkan kantin dan peralatan utama.

Menyediakan dan menyajikan makanan saat jam makan.

Membuang sisa makanan.

Mengusulkan supplier bahan makanan.

-

√

√

-

√

√

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√



Sumber: Data diolah, Grandtex (Rusmana, 2007)

Kepala Kendaraan bertanggung jawab atas kelancaran antar jemput

karyawan, mengatur jadwal kerja staf dan anggaran kendaraan, mengajukan

usulan perbaikan kendaraan dan pembuatan laporan keuangan kendaraan. Pada

Tabel 7 dilampirkan perbandingan tanggung jawab Kepala Kendaraan PT Unitex

dengan PT Mulia Knitting. Mulia Knitting adalah perusahaan multinasional yang

bergerak di bidang tekstil, terkenal dengan merek Rider dan berlokasi di Jakarta.

Berdasarkan Tabel 7, diketahui tanggung jawab Kepala Kendaraan di PT

Unitex dilakukan lebih baik dari Mulia Knitting. Penyusunan laporan keuangan

kendaraan pada perusahaan pembanding dilakukan oleh bagian umum, yang

menangani kendaraan. Masalah yang sering terjadi pada Kepala Kendaraan adalah

kurangnya koordinasi dengan bagian keamanan perusahaan karena telatnya

informasi kedatangan muatan, selain itu, kesalahan informasi mengenai jadwal

pemakaian kendaraan juga sering terjadi. Untuk itu dibutuhkan penyusunan

21

jadwal pemakaian kendaraan oleh karyawan dan jadwal kedatangan muatan untuk

meminimalisasi kesalahan informasi. Rancangan pekerjaan Kepala Kendaraan

dapat dilihat pada Lampiran 6.

Tabel 7. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Kendaraan


Unitex Mulia

1

2

3

4

5

6

Memeriksa dan membersihkan kendaraan.

Mengantar dan menjemput karyawan dan dokumen perusahaan.

Menyusun laporan keuangan kendaraan.

Mengajukan usul perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.

Menilai kinerja karyawan.

Mengatur jadwal kerja staf.

√

√

√

√

√

√

√

√

-

√

√

√

Persentase Keterlaksanaan 100 83,33


Sumber: Data diolah, Mulia Knitting (Basuki, 2006)

Staf Kendaraan bertanggung jawab atas antar jemput karyawan dan

dokumen perusahaan, kebersihan dan kelayakan kendaraan dan menyerahkan

bukti-bukti pengeluaran kendaraan. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf

Kendaraan PT Unitex dan Mulia Knitting dilampirkan pada Tabel 8.

Berdasarkan Tabel 8 dapat diketahui, Staf Kendaraan Unitex memiliki

tanggung jawab pekerjaan yang sama dengan Staf Kendaraan Mulia Knitting.

Masalah yang sering terjadi untuk jabatan ini adalah terjadinya kesalahan

informasi pemakaian kendaraan dan kurangnya koordinasi dengan bagian-bagian

lain yang akan menggungakan kendaraan. Hal ini mengakibatkan keterlambatan

antar jemput karyawan dan dokumen, untuk itu perlu penjadwalan pemakaian

kendaraan untuk mengurangi keterlambatan penjemputan. Rancangan pekerjaan

Staf Kendaraan terdapat pada Lampiran 7.

Tabel 8. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Staf Kendaraan


Unitex Mulia

1

2

3

4

Memeriksa dan membersihkan kendaraan.

Mengantar dan menjemput karyawan dan dokumen perusahaan.

Membawa kendaraan ke bengkel untuk perbaikan dan

pemeliharaan.

Memberikan bukti pengeluaran kendaraan.

√

√

√

√

√

√

√

√

Persentase Keterlaksanaan 100 100


Sumber: Data diolah, Mulia Knitting (Basuki, 2006)

Berdasarkan struktur yang terdapat pada PT Unitex, hierarki petugas

keamanan terdiri atas Wakil Pengawas, Kepala Unit, Kepala Regu, dan Anggota.

Perubahan jabatan dianggap perlu untuk meningkatkan efisiensi kerja, mengingat

tenggung jawab dari petugas keamanan hampir serupa dan dinilai akan

meningkatkan tanggung jawab dari pemegang jabatan tersebut, sehingga dapat

meningkatkan pengawasan dari Kepala Seksi HRD. Perubahan jabatan itu adalah

pengahapusan jabatan Wakil Pengawas dan Kepala Unit, sehingga menjadi

Kepala Keamanan dan Anggota Keamanan. Kedua jabatan baru tersebut

mengalami perluasan pekerjaan menggantikan dua jabatan yang dihapuskan.

Jabatan Kepala Keamanan dan Anggota Keamanan sesuai dengan struktur

organisasi keamanan yang digunakan penyedia jasa keamanan di Indonesia.

22

Kepala Keamanan bertanggung jawab atas keamanan seluruh area

perusahaan, pengawasan penerapan SOP, mengatur jadwal kerja anggota,

berkoordinasi dengan aparat keamanan setempat, dan patroli rutin. Perbandingan

tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan PT Unitex dengan Ciptaartha

Grahamulia dilampirkan pada Tabel 9. Ciptaartha Grahamulia merupakan

perusahaan tekstil tang termasuk dalam Artha Graha Group, Ciptaartha adalah

perusahaan multinasional yang memproses pencelupan kain dan berlokasi di

Bandung.

Tabel 9. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Kepala Keamanan


Unitex Ciptaartha

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Menjaga ketertiban, rasa aman dan nyaman seluruh area

perusahaan.

Menerapkan dan mengawasi pelaksanaan SOP.

Mengawasi tugas pengamanan anggota.

Memberikan laporan berkala ke manajemen.

Melakukan pembinaan dan pelatihan untuk meningkatkan

disiplin anggota.

Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan berkala.

Mengusulkan sistem keamanan perusahaan.

Memeriksa absensi anggota.

Melakukan evaluasi kinerja.

Melakukan koordinasi dengan aparat pengamanan wilayah

untuk meningkatkan kerjasama pengamanan wilayah.

Mengevaluasi susunan jadwal kerja.

Melakukan investigasi, memproses, membuat berita acara

pemeriksaan jika terjadi tindak pidana atau kejahatan lain.

Memberikan teguran dan tindakan administratif kepada

anggota yang melanggar peraturan.

Melakukan patroli rutin bersama anggota.

Memimpin apel sebelum melaksanakan tugas, memeriksa

kelengkapan dan kerapihan seragam serta memberikan

pengarahan terhadap anggota.

√

√

√

√

√

√

-

√

√

√

√

-

√

√

-

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

-

√

Persentase Keterlaksanaan 80 93,33


Sumber: Data diolah, Ciptaartha Grahamulia (Pandjaitan, 2008)

Berdasarkan Tabel 9, masih terdapat perbedaan tanggung jawab pekerjaan

di kedua perusahaan, yaitu mengusulkan sistem keamanan perusahaan, melakukan

investigasi dan pembuatan berita acara jika terjadi tindak pidana, serta

pelaksanaan apel dan pengarahan kepada anggota. Pada PT Unitex sistem

keamanan tidak diusulkan oleh kepala keamanan karena merupakan wewenang

dari kepala seksi HRD dan atasan lainnya, jika terjadi tindak pidana atau

kejahatan dalam perusahaan, petugas keamanan tidak membuat berita acara,

pelaku akan diserahkan langsung ke pihak HRD untuk diproses lebih lanjut.

Mengingat tanggung jawab tersebut perlu dilaksanakan maka ditambahkan ke

dalam rancangan pekerjaan Kepala Keamanan pada Lampiran 8. Masalah yang

sering terjadi pada jabatan ini yaitu kurangnya koordinasi, terjadinya kesalahan

informasi dan kurang berkembangnya sistem keamanan perusahaan.

Anggota Keamanan bertanggung jawab atas keamanan perusahaan, patroli

rutin, pemeriksaan tamu dan kendaraan dan pencatatan buku tamu. Perbandingan

tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan PT Unitex dengan Ciptaartha

Grahamulia dilampirkan dalam Tabel 10.

23

Tabel 10. Perbandingan tanggung jawab pekerjaan Anggota Keamanan


Unitex Ciptaartha

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Melaksanakan pengamanan secara menyeluruh.

Melaksanakan patroli rutin.

Mengikuti apel sebelum tugas.

Melakukan pemeriksaan kepada tamu dan kendaraan yang

keluar dan masuk perusahaan.

Mencatat tamu pada daftar buku tamu.

Mengantarkan tamu pada tempat perjanjian.

Memeriksa muatan dan surat jalan kendaraan.

Melakukan laporan rutin melalui HT.

Menjaga keamanan pintu utama dan posko.

Menjaga dan memelihara aset perusahaan.

Menertibkan parkir kendaraan.

√

√

-

√

√

√

√

-

√

√

-

√

√

√

√

√

-

√

√

√

√

√

Persentase Keterlaksanaan 72,72 90,9


Sumber: Data diolah, Ciptaartha Grahamulia (Pandjaitan, 2008)

Berdasarkan Tabel 10, masih terdapat perbedaan tanggung jawab pekejaan

di kedua perusahaan, yaitu melakukan laporan rutin selama patroli, mengikuti apel

sebelum tugas dan menertibkan parkir kendaraan. Laporan keamanan dilakukan

saat petugas keamanan sampai di posko, sedangkan menertibkan parkir kendaraan

dianggap bukan sebagai tanggung jawab dari petugas keamanan. Mengingat

perlunya tanggung jawab tersebut dilakukan, maka tanggung jawab tersebut

ditambahkan ke dalam rancangan pekerjaan Anggota Keamanan pada Lampiran 9.

Masalah yang sering terjdi pada jabatan ini adalah kurangnya koordinasi antar

bagian.

Berdasarkan pemaparan pada struktur organisasi yang terdapat pada Office

PT Unitex diketahui, dalam menjalankan aktivitas pelatihan, Seksi HRD selalu

mendapat bantuan dari Seksi Umum, meskipun aktivitas tersebut tidak termasuk

dalam uraian pekerjaan dari Seksi Umum. Hal itu terjadi karena keterbatasan

SDM yang dimiliki oleh Seksi HRD. Untuk itu, perubahan jabatan dirasa perlu

untuk menangani masalah ini, agar Seksi HRD tidak selalu membebani Seksi

Umum dalam pelaksanaan aktivitas pelatihan. Perubahan jabatan yang dimaksud

adalah dengan menambahkan jabatan baru yaitu Wakil Kepala Seksi HRD.

Melihat perkembangan pasar yang harus segera direspon dengan cepat dan

sejalan dengan visi perusahaan yang ingin dikenal secara internasional sebagai

produsen kualitas terbaik, maka penambahan jabatan ini dirasa perlu untuk Seksi

HRD. Adanya Wakil Kepala Seksi HRD nantinya akan membantu tanggung

jawab Kepala Seksi HRD yang selama ini dilimpahkan kepada Seksi Umum,

sehingga Seksi Umum dapat lebih fokus dalam mengerjakan tanggung jawabnya.

Masalah yang sering tejadi pada jabatan ini adalah kesalahan informasi antar

karyawan dan kurangnya koordinasi dengan masing-masing bagian. Untuk

mengatasi hal tersebut dapat dilakukan rapat koordinasi antar bagian dan evaluasi

baik kinerja maupun pekerjaan secara rutin. Rancangan pekerjaan untuk Wakil

Kepala Seksi HRD dijelaskan pada Lampiran 10. Gambar 6 adalah struktur

organisasi Seksi HRD hasil restrukturisasi.

Struktur organisasi baru ini terdiri dari Kepala Seksi HRD, Wakil Kepala

Seksi, Kepala Klinik, Kepala Kantin, Kepala Keamanan, Kepala Kendaraan, Staf

Klinik, Staf Kantin, Staf Kendaraan dan Anggota Keamanan. Struktur ini

24

menggantikan struktur lama dengan menghapus jabatan Wakil Pengawas dan

Kepala Unit dan menambahkan jabatan Wakil Kepala Seksi HRD. Berdasarkan

Robbins dan Coulter (2010), struktur ini temasuk dalam departemenisasi

geografis, kelebihan dari struktur ini adalah lebih efektif dan efisien menangani

masalah yang timbul dan dianggap dapat memenuhi kebutuhan seksi HRD akan

karyawan yang dapat membantu tugas dari Kepala Seksi HRD dalam mengelola

karyawan, selain itu penghapusan beberapa jabatan yang digabungkan menjadi

satu jabatan perlu dilakukan untuk merampingkan struktur organisasi dan

mempercepat koordinasi dan informasi antar karyawan.

Gambar 6. Struktur organisasi (hasil restrukturisasi) Seksi HRD

Pengujian Keabsahan Temuan dan Efektivitas Desain

Dalam penelitian, pengujian keabsahan temuan merupakan hal yang penting

karena menjadi titik ukur kebenaran suatu informasi yang ditemukan di lapagan.

Informasi suatu penelitian harus dapat dibuktikan sesuai dengan fakta, dan bukan

rekayasa. Sedangkan efektivitas desain pekerjaan memiliki kriteria bahwa

informasi jabatan harus sesuai dengan fakta dengan uji keabsahan temuan dan

kesesuaian tujuam desain pekerjaan. Efektivitas desain penting agar temuan yang

dihasilkan benar-benar bermanfaat secara efektif bagi jabatan yang diteliti.

Berikut ini adalah pemaparan pengujian keabsahan temuan dan efektivitas

desain pekerjaan dalam penelitian.

1. Uji Kredibilitas

Kriteria derajat kepercayaan data yang ditemukan di lapangan

(kredibilitas) dilakukan dengan ketekunan pengamatan, triangulasi teknik

pengumpulan data dan sumber data. Kriteria yang digunakan untuk

mengevaluasi akurasi desain pekerjaan antara lain dari data analisis pekerjaan

dan tingkat informasi antara data analisis pekerjaan dengan suatu nilai yang

dianggap lebih dekat dengan nilai ‘nyata’ dan karakteristik pekerjaan dan

persyaratan.

Contohnya mengenai wewenang karyawan, data mengenai wewenang

karyawan diperoleh melalui wawancara dan observasi. Setelah data diperoleh

dilakukan pengecekan kembali apakah data yang telah didapat telah benar

dengan menggunakan sumber berbeda, seperti atasan karyawan tersebut.

Proses triangulasi dilakukan selama pengumpulan dan analisis data hingga

tidak ada yang perlu dikonfirmasikan kepada informan, sehingga informasi

desain pekerjaan yang didapat pada penelitian ini dapat dikatakan telah

memiliki tingkat kepercayaan (credible).

Kepala Seksi HRD

Wakil Kepala Seksi HRD

Kepala Klinik

Staf Klinik

Kepala Kantin

Staf Kantin

Kepala Keamanan

Staf Kendaraan Anggota Keamanan

Kepala Kendaraan

25

2. Uji Dependabilitas

Derajat kebergantungan konsistensi hasil temuan dalam proses penelitian

ini diperoleh dari hasil audit atas keseluruhan proses penelitian. Audit yang

dilakukan oleh dosen pembimbing penelitian Departemen Manajemen,

Fakultas Ekonomi dan Manajemen dapat dibuktikan dengan adanya

persetujuan usulan penelitian dan data konsultasi penelitian. Audit yang

dilakukan pihak PT Unitex dibuktikan dengan adanya persetujuan atas usulan

penelitian yang diajukan. Oleh karena itu, informasi analisis pekerjaan dan

hasil berupa desain pekerjaan ini dapat dikatakan memiliki tingkat

kebergantungan konsistensi (dependable).

3. Kesesuaian Tujuan Analisis

Desain pekerjaan ini dikatakan efektif jika memenuhi kriteria sesuai

dengan tujuan dilakukannya analisis pekerjaan, yaitu untuk menganalisis

pekerjaan yang efektif dan efisien untuk dapat diterapkan dalam Seksi HRD PT

Unitex, dengan melalui desain ulang pekerjaan yang telah ada sebelumnya.

Desain ulang pekerjaan dilakukan dengan membuat deskripsi pekerjaan,

spesifikasi pekerjan, dan restrukturisasi organisasi untuk meningkatkan

efisiensi aktivitas pada Seksi HRD.

Dengan demikian, pengujian keabsahan temuan ini telah credible,

dependable, dan sesuai dengan tujuan analisis. Oleh karena itu produk desain

pekerjaan yang dihasilkan dalam penelitian ini dapat dikatakan efektif karena

telah memenuhi kriteria efektivitas, seperti dapat dipercaya, konsistensi, dan

sesuai dengan tujuan analisis.

Implikasi Manajerial

Berdasarkan hasil penelitian yang dipaparkan, untuk meningkatkan efisiensi

aktivitas seksi HRD, perusahaan perlu merekstrukturisasi kembali organisasinya

sesuai dengan model yang dianalisis. Hal ini dilakukan dengan mengubah struktur

lama yang terdiri atas Kepala Seksi HRD, Wakil Pengawas kantin, Wakil

Pengawas Keamanan, Kepala Unit Kendaraan, Kepala Unit Keamanan, Kepala

Regu Kantin, Kepala Regu Klinik, Kepala Regu Keamanan dan staf-stafnya

menjadi struktur organisasi hasil restrukturisasi. Restrukturisasi dilakukan dengan

menghilangkan jabatan Wakil Pengawas dan Kepala Unit, dikarenakan fungsinya

yang serupa dan penyesuaian dengan standar yang ada dan menambah jabatan

Wakil Kepala Seksi HRD. Selain restrukturisasi, perusahaan perlu

mengimplementasikan daftar tugas menjadi deskripsi pekerjaan. Setiap karyawan

mengerjakan pekerjaan sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan jabatan yang

dimiliki. Penambahan dan penggabungan jabatan seperti Wakil Kepala Seksi

HRD, Kepala Keamanan dan Anggota Keamanan penting agar organisasi dapat

berjalan lebih efektif, mengawasi kelancaran berjalannya desain pekerjaan baru

dan menjaga organisasi tetap ramping.

Analisis pekerjaan memberikan gambaran pelatihan yang dibutuhkan oleh

karyawan, oleh karena itu, desain ulang dengan pemerkayaan dan perluasan

pekerjaan yang dilakukan diharapkan akan berjalan lebih efektif dengan

memberikan pelatihan pada karyawan yang bersangkutan. Penerapan analisis

pekerjaan untuk pelatihan diterapkan dengan memperhatikan pemahaman

26

karyawan dengan tujuan pekerjaan dan pemahaman materi pelatihan dengan jenis

pekerjaan. Selain pelatihan, impact yang diharapkan lainnya adalah terciptanya

desain pekerjaan yang efektif dan efisien pada Seksi HRD PT Unitex Tbk.

Gambar 7 ini adalah alur implikasi manajerialnya.

Struktur organisasi baru

Observasi, Wawancara,

Dokumentasi

Struktur organisasi lama

Desain pekerjaan yang

efektif dan efisien

Pelatihan untuk karyawan

yang bersangkutan

Gambar 7. Alur implikasi manajerial

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan :

1. PT Unitex belum memiliki uraian pekerjaan untuk keseluruhan jabatan yang

terdapat disana. Uraian pekerjaan yang sudah ada berupa daftar tanggung

jawab dan alur proses sehingga tidak ada pembagian kerja yang jelas antar

karyawan. Tidak adanya uraian pekerjaan juga mengakibatkan tidak

tercantumnya kemampuan-kemampuan yang diperlukan untuk dapat

melaksanakan pekerjaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan tidak sesuai

dengan standar.

2. Perlu dilakukan rancangan pekerjaan berupa perubahan daftar tanggung

jawab dan alur proses menjadi deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.Rancangan

pekerjaan hasil analisis pekerjaan menghasilkan pembagian kerja berdasarkan

deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang memberikan rincian mengenai

kondisi kerja, tugas-tugas, wewenang, dan kemampuan lain yang dibutuhkan

oleh pemegang jabatan. Selain itu, juga dilakukan restrukturisasi organisasi

berupa penambahan jabatan baru dan penggabungan jabatan lama.

Saran

Berdasarkan hasil penelitian, dengan dilakukan restrukturisasi organisasi

pada Seksi HRD PT Unitex berupa penggabungan dan penambahan jabatan

mengakibatkan dibutuhkannya pelatihan untuk pemegang jabatan baru. Agar

perusahaan dapat berjalan sesuai dengan kebijakan dan perkembangan industri,

perlu dilakukan evaluasi desain pekerjaan secara rutin. Pada penelitian ini dapat

dilakukan penelitian selanjutnya mengenai efektivitas desain pekerjaan pada Seksi

HRD PT Unitex Tbk.

27

DAFTAR PUSTAKA

[BPS] Badan Pusat Stastistik. 2012. Volume dan Nilai Ekspor Nonmigas Dirinci

Menurut Jenis Komoditi di Provinsi Jawa Barat 2010-2011. [Internet].

[diunduh 2013 Jul 31]. Tersedia pada: http://jabar.bps.go.id/node/63.

Artiningsih. 2007. Desain Analisis Jabatan PT Bunga Wangsa Sejati Jawa Timur

Park. [Internet]. [diunduh 2013 Apr 13]. Tersedia pada:lib.uin-

malang.ac.id/thesis/fullchapter/03410065-yulis-artiningsih.ps

Basuki, L. 2006. Analisa Perancangan Sistem Informasi Karyawan Mulia

Knitting. [Internet]. [diunduh 2013 Aug 30]. Tersedia pada:

http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab2/2006-2-01012-TISI-bab%202.pdf

Bohlander G, Snell S dan Sherman A. 2001. Managing Human Resources. Ohio

(US): South-western College Publishing.

Brannick dan Levine. 2002. Job Analysis, Methods, Research, and Applications

for Human Resource Management in The New Millenium. California (US):

Sage Publication.

Bungin, B. 2009. Penelitian Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik,

dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta (ID) : Kencana Prenada Media Group.

Dessler, G. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid I . Jakarta (ID) : Indeks.

Hamdani. 2006. Analisis Hubungan Desain Pekerjaan dengan Kepuasan Kinerja

Karyawan pada Departemen Penerbitan PT Yudhistira Ghalia Indonesia.

[Skripsi]. Bogor (ID) : IPB.

Lesmana, T. 2008. Laporan Kerja Prakek Prosedur Pemasaran PT Kahatex.

[Internet]. [diunduh 2013 Aug 31]. Tersedia pada: jbptunikompp-gdl-

titolesman-22266-4-babiii-o.doc

Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Bogor

(ID) : Ghalia Indonesia.

Moekijat. 1999. Analisis Jabatan. Bandung (ID) : Mandar Maju.

Mondy, RW. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid I. Jakarta (ID) :

Erlangga.

Pandjaitan, M. 2008. Analisis Harga Pokok Produk Pencelupan Kain pada PT

Ciptaartha Grahamulia. [Internet]. [diunduh 2013 Aug 30]. Tersedia pada:

http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/10364/852/content

%202.pdf?sequence=2

Rivai, V. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan : Dari Teori

Ke Praktik. Jakarta (ID) : Raja Grafindo Persada.

Robbins, SP dan Coulter, M. 2010. Manajemen Jilid I. Jakarta (ID) : Erlangga.

Rusmana, D. 2007. Laporan Hasil Kerja Praktek Sistem Administrasi Laporan

Harian Spinning. [Internet]. [diunduh 2013 Aug 30]. Tersedia pada:

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/508/jbptunikompp-gdl-dudungrusm-

25397-2.pdf

Siagian, SP. 2004. Audit Manajemen. Jakarta (ID) : Bumi Aksara.

28

Simamora, H. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta (ID): STIE

YKPN.

Sugiyono. 2010. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung (ID) : Alfabeta.

29

LAMPIRAN

Lampiran 1. Rancangan Pekerjaan Kepala Seksi HRD

Nama Jabatan : Kepala Seksi HRD

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Ringkasan Pekerjaan

Menyusun strategi pengelolaan SDM dan anggarannya, sistem manajemen kinerja,

mengatur dan mengkoordinasikan proses rekrutmen hingga penempatan karyawan,

pelaksanaan pelatihan, prosedur remunerasi, jumlah kebutuhan karyawan,

administrasi kantor, menetapkan pengukuran departemen, pelaksanaan K3 dan ISO

9001:2008, penerimaan magang siswa dan mahasiswa dan sebagai wakil

perusahaan dalam perundingan.

Fungsi Jabatan

Terlibat penyusunan strategi pengelolaan SDM dan anggarannya serta sistem

manajemen kinerja. Mengatur proses rekrutmen hingga penempatan karyawan,

pelaksanaan pelatihan, prosedur remunerasi, jumlah kebutuhan karyawan,

administrasi kantor yang berkaitan dengan perjanjian kerja bersama (PKB),

menetapkan pengukuran departemen, pelaksanaan K3 dan ISO 9001:2008 di

lingkungan Office dan penerimaan praktik kerja industri (Prakerin).

Deskripsi Tugas

a. Harian

Mengawasi kegiatan administrasi karyawan berkaitan dengan PKB dan kegiatan

seksi lainnya di bawah Seksi HRD.

b. Mingguan

Melaksanakan rapat mingguan dengan seluruh Kepala Bagian.

c. Bulanan

Memeriksa laporan kinerja bulanan, mengkoordinasikan pelaksanaan K3 dan

ISO 9001:2008 di lingkungan Office.

d. Tahunan

Mengatur dan mengkoordinir pelaksanaan evaluasi kinerja karyawan, pelatihan

dan penilaian kinerja, evaluasi strategi pengelolaan SDM dan anggarannya,

prosedur remunerasi, menganalisis jumlah kebutuhan karyawan.

e. Insidentil

Mengatur dan mengkoordinasi penerimaan magang siswa dan mahasiswa,

berkoordinasi dengan pihak luar terkait dengan hubungan industrial.

Tanggung Jawab Pekerjaan

Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM dan anggarannya, pelaksanaan

rekrutmen hingga penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, sistem

manajemen kinerja, administrasi kantor yang berhubungan dengan PKB, komplain

karyawan atas kompensasi, dan pencapaian target ISO 9001:2008 di lingkungan

kantor.

Wewenang

Menetapkan kebijakan terkait pengelolaan SDM dan anggaran SDM, pelaksanaan


manajemen kinerja, dan komplain karyawan terkait PKB dan serikat buruh.

Peralatan dan Dokumen Kerja

Peralatan yang digunakan komputer, telepon, mesin fax, printer, fotokopi, jaringan

internet, handphone, dan ATK, sedangkan dokumen kerja yang digunakan berupa

buku PKB, laporan kinerja karyawan, laporan K3 dan ISO

30

Lampiran 1(lanjutan)

Nama Jabatan : Kepala Seksi HRD

A. Uraian Peekrjaan

7.

8.

9

10.

9001:2008, laporan rekapitulasi gaji, THR dan bonus karyawan, laporan jumlah

karyawan, laporan evaluasi pelatihan dan pengembangan karyawan.

Hasil Kerja

Hasil kerja berupa tercapainya target ISO 9001:2008 di lingkungan kantor,

peningkatan kinerja karyawan, lancarnya proses penggajian, terdokumentasinya

administrasi karyawan dan menurunnya komplain karyawan.

Hubungan Kerja

Internal perusahaan : Seluruh jabatan pada PT Unitex.

Eksternal perusahaan : DPC APINDO, lembaga pelatihan dan audit eksternal.

Kondisi Kerja

80% berada di dalam ruangan, 20% di luar ruangan, bekerja di ruangan

berpenyejuk udara tanpa suara bising yang mengganggu kenyamanan.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar jabatan, kurang

terdokumentasinya data-data kebutuhan karyawan dan kompetensi karyawan.

Eksternal perusahaan : Kurang terjalinnya komunikasi dan keterlambatan dokumen

kerjasama.

B. Spesifikasi Pekerjaan

1.

2.

Kualifikasi pekerjaan

a. Pendidikan, minimal Sarjana bidang manajemen SDM

b. Pelatihan, mengikuti pelatihan leadership, HRM/SHRM, AMT, audit internal,

ISO 9001:2008.

c. Pengalaman, bekerja pada posisi serupa minimal 3 tahun.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkaitan pengelolaan SDM perusahaan, hubungan

industrial, administrasi dan sistem penggajian.

b. Ketrampilan

Negosiasi, komunikasi, kepemimpinan, problem solving, manajerial.

c. Motivasi

Meningkatkan kinerja, ketrampilan dan kesejahteraan karyawan, mencapai

tujuan strategis SDM dan menurunkan tingkat komplain karyawan.

d. Sikap

Tegas, teliti, disiplin, bijaksana.

e. Konsep diri

Mensejahterakan karyawan dan meningkatkan pengetahuan karyawan.

31

Lampiran 2. Rancangan Pekerjaan Kepala Klinik

Nama Jabatan : Kepala Klinik

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Ringkasan Pekerjaan

Mengatur jenis pelayanan klinik, mengawasi pelaksanaan ISO 9001:2008 dan K3,

melakukan pemeriksaan umum, penilaian kinerja staf klinik, pendokumentasian

dokumen-dokumen.

Fungsi Jabatan

Berperan dalam pengaturan pelayanan klinik, mengawasi pelaksanaan ISO

9001:2008 dan K3 di lingkungan klinik, melakukan pemeriksaan umum, penilaian

kinerja dan mengatur pendokumentsaian dokumen-dokumen.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Memeriksa kebersihan klinik dan alat-alat kesehatan, melakukan pemeriksaan

umum, mencatat kesehatan karyawan di laporan kesehatan, dan melakukan

rujukan ke rumah sakit jika diperlukan.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Memberikan pengarahan kesehatan, mendiagnosis penyakit akibat

kerja/hubungan kerja (PAK/PAHK), melakukan pembinaan lingkungan kerja

yang fokus pada asesmen risiko, mengevaluasi laporan kesehatan karyawan dan

pelaksanaan K3, berkoordinasi dengan kantin terkait dengan makanan yang

bergizi, kesehatan dan keamanan pangan.

d. Tahunan

Mengevaluasi rekapitulasi laporan kesehatan karyawan, merencanakan program

kesehatan karyawan, menganalisis kebutuhan obat periode selanjutnya, menilai

kinerja staf.

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas kesehatan karyawan, pendokumentasian dokumen klinik,

penilaian kinerja staf dan pelaksanaan K3 di lingkungan klinik.

Wewenang

Mengatur jenis pelayanan klinik, penilaian kinerja staf, perencanaan program

kesehatan dan kebutuhan obat.


Peralatan yang digunakan berupa stetoskop, tensimeter, termometer, P3K,

timbangan berat badan, jarum suntik, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang

digunakan laporan harian dan bulanan kesehatan karyawan, laporan kebutuhan

obat, penilaian kinerja.

Hasil Kerja

Terpenuhinya standar kesehatan karyawan, dokumentasi kesehatan karyawan,

pelaksanaan K3.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Dinas Kesehatan, rumah sakit rujukan, supplier obat.

Kondisi Kerja

100% berada di dalam ruangan berpenyuk udara dan tanpa suara bising yang

mengganggu kenyamanan.

32


Nama Jabatan : Kepala Klinik

A. Uraian Pekerjaan

10. Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terkadang terjadi kesalahan informasi pada karyawan, kurang

berkembangnya program pelayanan klinik.

Eksternal perusahaan : Tidak ada.


1.

2.

Kualifikasi Pekerjaan

a. Pendidikan, minimal Sarjana bidang keperawatan atau kesehatan masyarakat,

memiliki SIP.

b. Pelatihan, K3dan hyperkes.

c. Pengalaman, perawat puskesmas minimal 2 tahun dan rumah sakit minimal

1tahun.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan dengan kesehatan karyawan secara umum dan

penanganan emergency.

b. Ketrampilan

Komunikasi, pemeriksaan umum, penanganan emergency.

c. Motivasi

Meningkatkan kesadaran kesehatan pada karyawan.

d. Sikap

Teliti, disiplin, analitis, tegas, sabar.

e. Konsep Diri

Menyadarkan pentingnya kesehatan pada karyawan dan pencegahan PAK.

33

Lampiran 3. Rancangan Pekerjaan Staf Klinik

Nama Jabatan : Staf Klinik

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Ringkasan Pekerjaan

Melakukan pelayanan umum, pemberian rujukan ke rumah sakit, pengawasan

lingkungan kerja, membantu Kepala Klinik dalam pemeriksaan, ikut

menyelenggarakan pendidikan hygiene, mambuat laporan kesehatan, pelaksanaan

K3 di klinik.

Fungsi jabatan

Melakukan pemeriksaan umum, pemberian rujukan ke rumah sakit, pembuatan

laporan kesehatan harian dan bulanan, ikut membantu pelaksanaan pendidikan

hygiene.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Melakukan pemeriksaan umum, membersihkan klinik, membuat laporan

kesehatan harian.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Membuat laporan kesehatan karyawan, laporan pelaksanaan K3, laporan

kebutuhan obat, melakukan survei PAK, membantu pelaksanaan penyuluhan

kesehatan.

d. Tahunan

Merekapitulasi laporan kesehatan karyawan, membantu penyusunan program

kesehatan.

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas kesehatan karyawan, pembuatan laporan kesehatan dan

kebutuhan obat.

Wewenang

Memberikan rujukan ke rumah sakit jika diperlukan penanganan lebih lanjut.


Peralatan yang digunakan berupa stetoskop, tensimeter, termometer, P3K,

timbangan berat badan, jarum suntik, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang

digunakan laporan harian dan bulanan kesehatan karyawan, laporan kebutuhan

obat.

Hasil Kerja

Terpenuhinya standar kesehatan karyawan, dokumentasi kesehatan karyawan,

pelaksanaan K3.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Dinas Kesehatan, rumah sakit rujukan.

Kondisi Kerja

100% berada di dalam ruangan berpenyejuk udara tanpa suara bising yang

mengganggu kenyamanan.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terjadinya kesalahan informasi kesehatan karyawan.


34


Nama Jabatan : Staf Klinik


1.

2.


Pendidikan, minimal Diploma keperawatan atau kesehatan masyarakat.

Pelatihan, K3 dan hyperkes.

Pengalaman, perawat puskesmas minimal 2 tahun, rumah sakit 1 tahun.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan pemeriksaan umum, penanganan emergency,

penyuluhan kesehatan.

b. Ketrampilan

Komunikasi, pemeriksaan umum, penanganan emergency.

c. Motivasi

Meningkatkan kesadaran kesehatan karyawan.

d. Sikap

Teliti, tegas, sabar, disiplin.

e. Konsep diri.

Menyadarkan pentingnya kesehatan dan pencegahan PAK.

35

Lampiran 4. Rancangan Pekerjaan Kepala Kantin

Nama Jabatan : Kepala Kantin

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Ringkasan Pekerjaan

Mengelola dan mengontrol operasional kantin, penyediaan bahan baku hingga

makanan, pembuatan laporan bulanan dan koordinasi dengan Kepala Klinik

terkait keamanan dan kesehatan pangan.

Fungsi Jabatan

Mengelola dan mengontrol operasional kantin, penyediaan bahan baku hingga

menjadi makanan, pembuatan laporan bulanan dan koordinasi keamanan dan

kesehatan pangan.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Memeriksa kebersihan kantin, kebersihan peralatan, persediaan bahan baku,

mengatur proses penyediaan makanan untuk karyawan dan pembuatan laporan

bulanan.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Menyusun laporan bulanan kantin, menghitung kebutuhan bahan baku,

mengevaluasi menu, laporan pelaksanan K3.

d. Tahunan

Melakukan pembinaan keamanan dan kesehatan pangan dengan Kepala

Klinik, menilai kinerja staf.

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas penyediaan makanan untuk seluruh karyawan perusahaan

yang sesuai dengan standar keamanan dan kesehatan pangan, penyusunan laporan

bulanan.

Wewenang

Menetapkan anggaran belanja kantin, penilaian kinerja staf, evaluasi menu.


Peralatan yang digunakan alat-alat memasak, freezer, alat makan, lemari

penyimpanan bahan makanan, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang

digunakan berupa laporan bulanan, kebutuhan bahan makanan, persediaan bahan

makanan, menu makanan, penilaian kinerja, laporan K3.

Hasil Kerja

Tersedianya makanan untuk seluruh karyawan, laporan bulanan kantin.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Supplier bahan makanan.

Kondisi Kerja

90% berada di ruang tertutup, 10% di ruang terbuka, berada di ruang yang agak

panas dengan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Kurang koordinasi dan tidak terjaminnya makanan.



1. Kualifikasi Pekerjaan

a. Pendidikan, minimal Diploma bidang tata boga atau gizi.

36


Nama Jabatan : Kepala Kantin

2.

b. Pelatihan, tidak ada.

c. Pengalaman, pengalaman sebagai staf kantin.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan dengan persediaan, penyajian makanan dan

kandungan gizinya.

b. Ketrampilan

Mampu memasak, merencanakan kebutuhan kantin, dan menyusun menu

makanan.

c. Motivasi

Menyediakan makanan bergizi yang menunjang produktivitas karyawan

d. Sikap

Sabar, ulet, teliti.

e. Konsep diri

Disiplin, mau bekerja di lingkungan yang kurang nyaman

37

Lampiran 5. Rancangan Pekerjaan Staf Kantin

Nama Jabatan : Staf Kantin

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Ringkasan Pekerjaan

Menyediakan makanan yang mendukung kesehatan, membersihkan kantin dan

peralatan utama, mengusulkan supplier makanan.

Fungsi Jabatan

Menyediakan makanan yang mendukung kesehatan, meyimpan persediaan

makanan dengan benar, memeriksa tanggal persediaan bahan makanan,

membersihkan kantin dan peralatan utama, membuang sisa makanan dan

mengusulkan supplier makanan.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Menyediakan makanan untuk seluruh karyawan, membersihkan kantin dan

peralatan utama, membuang sisa makanan.

b. Mingguan

Memeriksa tanggal persediaan makanan.

c. Bulanan

Membantu Kepala Kantin menyusun laporan bulanan, menu makanan,

menghitung kebutuhan bahan makanan, mengusulkan supplier bahan makanan.

d. Tahunan

Mengikuti pembinaan terkait keamanan dan kesehatan pangan.

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas penyediaan makanan, kebersihan kantin dan peralatan

utama, dan membantu pembuatan laporan bulanan.

Wewenang

Mengusulkan supplier bahan makanan.


Peralatan kerja yang digunakan alat-alat memasak, freezer, alat makan, lemari

penyimpanan bahan makanan, komputer, ATK, sedangkan dokumen yang

digunakan berupa laporan bulanan, kebutuhan bahan makanan, persediaan bahan

makanan, dan menu makanan.

Hasil Kerja

Tersedianya makanan untuk seluruh karyawan dan laporan bulanan.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Supplier bahan makanan.

Kondisi Kerja

90% berada di ruang tertutup, 10% di ruang terbuka, bekerja di lingkungan yang

agak panas dengan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Kurang bervariasinya menu makanan, banyaknya limbah yang

dihasilkan dan kurangnya koordinasi penyediaan makanan.



1. Kualifikasi Pekerjaan

a. Pendidikan, minimal SMK tata boga

b. Pelatihan, tidak ada.

c. Pengalaman, tidak ada.

38


Nama Jabatan : Staf Kantin

2. Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan dengan masakan dan menu makanan.

b. Ketrampilan

Mampu memasak dan meyusun menu makanan.

c. Motivasi

Menyediakan makanan bergizi yang menunjang produktivitas kerja.

d. Sikap

Sabar, cekatan, teliti.

e. Konsep diri

Disiplin, bertanggung jawab, bersedia bekerja di lingkungan yang tidak terlalu

nyaman.

39

Lampiran 6. Rancangan Pekerjaan Kepala Kendaraan

Nama Jabatan : Kepala Kendaraan

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Ringkasan Pekerjaan

Memeriksa kondisi dan membersihkan kendaraan, mengantar dan menjemput

karyawan, menyusun laporan keuangan kendaraan.

Fungsi Pekerjaan

Memeriksa kondisi kebersihan dan kelayakan kendaraan, mengantar dan

menjemput karyawan dan dokumen perusahaan, menyusun laporan keuangan

kendaraan, mengajukan usul perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Memeriksa kondisi kebersihan dan kelayakan kendaraan, mengantar dan

menjemput karyawan dan dokumen perusahaan.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Menyusun rekapitulasi pengeluaran kendaraan, laporan bulanan kendaraan,

pengajuan usul perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.

d. Tahunan

Menilai kinerja karyawan.

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas kondisi kendaraan, antar jemput karyawan dan laporan

keuangan kendaraan.

Wewenang

Mengatur jadwal kerja staf kendaraan, menilai kinerja staf kendaraan.


Peralatan yang digunakan berupa kendaraan operasional, alat-alat perbengkelan,

ATK, komputer, telepon, handphone, sedangkan dokumen kerja yang digunakan

laporan keuangan kendaraan, penilaian kinerja staf kendaraan, jadwal kerja

karyawan, jadwal pemakaian kendaraan, surat-surat kendaraan.

Hasil Kerja

Lancarnya antar jemput karyawan, tersedianya laporan kendaraan.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Samsat, bengkel.

Kondisi Kerja

20% berada dalam ruangan, 80% di luar ruangan.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terjadinya kesalahan informasi jadwal pemakaian kendaraan,

kurangnya koordinasi dengan bagian keamanan.



1. Kualifikasi Pendidikan

a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat.

b. Pelatihan, kursus mengemudi.

c. Pengalaman, bekerja sebagai sopir perusahaan minimal 2 tahun.

40


Nama Jabatan : Kepala Kendaraan

2. Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkaitan dengan kendaraan, mesin kendaraan dan rute

perjalanan.

b. Ketrampilan

Mampu mengemudi dengan baik.

c. Motivasi

Mengurangi waktu antar jemput baik dokumen maupun karyawan.

d. Sikap

Integritas, disiplin, inisiatif.

e. Konsep diri

Berhati-hati, bersedia membantu staf lain dan mematuhi peraturan perusahaan.

41

Lampiran 7. Rancangan Pekerjaan Staf Kendaraan

Nama Jabatan : Staf Kendaraan

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Ringkasan Pekerjaan

Memeriksa kelayakan dan kebersihan kendaraan, mengantar dan menjemput

karyawan atau dokumen perusahaan.

Fungsi Jabatan

Memeriksa kelayakan kendaraan, membersihkan kendaraan, mengantar dan

menjemput karyawan atau dokumen perusahaan, melakukan perbaikan dan

pemeliharaan kendaraan, mengurus surat-surat kendaraan.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Memeriksa kelayakan kendaraan, membersihkan kendaraan sebelum dan setelah

digunakan, menyediakan kebutuhan dalam kendaraan, mengantar dan

menjemput karyawan atau dokumen perusahaan.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Membantu rekapitulasi pengeluaran kendaraan, penyusunan laporan bulanan.

d. Tahunan

Mengurus surat-surat kendaraan.

e. Insidentil

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas antar jemput karyawan dan kondisi kendaraan.

Wewenang

Tidak ada.


Peralatan yang digunakan berupa kendaraan operasional, alat-alat perbengkelan,

ATK, komputer, telepon, handphone, sedangkan dokumen kerja yang digunakan

data pengeluaran keuangan, jadwal kerja karyawan, jadwal pemakaian kendaraan,

surat-surat kendaraan.

Hasil Kerja

Lancarnya antar jemput karyawan, tersedianya laporan kendaraan.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Samsat, bengkel.

Kondisi Kerja

20% berada dalam ruangan, 80% di luar ruangan.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Kesalahan informasi dan kurangnya koordinasi.



1.


a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat.

b. Pelatihan, kursus mengemudi.

c. Pengalaman, sopir perusahaan minimal 2 tahun.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan kendaraan, mesin kendaraan dan rute perjalanan.

b. Ketrampilan

Mampu mengemudi dengan baik.

42


Nama Jabatan : Staf Kendaraan

2. c. Motivasi

Mengurangi keterlambatan waktu antar jemput karyawan dan dokumen

d. Sikap

Integritas, disiplin, inisiatif.

e. Konsep diri

Berhati-hati, bersedia membantu staf lain, mematuhi peraturan perusahaan.

43

Lampiran 8. Rancangan Pekerjaan Kepala Keamanan

Nama Jabatan : Kepala Keamanan

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

Ringkasan Pekerjaan

Merencanakan, menyusun kegiatan pengamanan, berkoordinasi dengan aparat

pengamanan wilayah, menjaga ketertiban dan keamanan lingkungan, menyusun

laporan, mengevaluasi kinerja, mengawasi tugas anggota.

Fungsi Jabatan

Merencanakan dan menyusun kegiatan pengamanan, berkoordinasi dengan aparat

keamanan dalam pengamanan wilayah, berkoordinasi dengan Kepala Kendaraan

dan Kepala Bagian dalam perizinan keluar dan masuk perusahaan, melakukan

pembinaan dan pelatihan disiplin kerja, menyusun laporan berkala untuk

manajemen, mengevaluasi kinerja, menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Menjaga keamanan dan ketertiban lingkungan, melakukan patroli rutin,

memimpin apel, memeriksa kendaraan dan karyawan yang keluar atau masuk

perusahaan, mengawasi pelaksanaan tugas, absensi anggota.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Berkoordinasi dengan aparat keamanan dalam pengamanan wilayah,

penyusunan laporan untuk manajemen, mengikuti patroli gabungan dengan

Kepala Bagian, mengevaluasi jadwal kerja.

d. Tahunan

Merencanakan dan menyusun kegiatan keamanan, pembinaan dan pelatihan

disiplin kerja, mengevaluasi kinerja

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Keamanan dan ketertiban lingkungan perusahaan dan kedisiplinan anggota.

Wewenang

Mengatur jadwal kerja anggota, menegur anggota yang melanggar peratutran,

mengusulkan pemecatan angggota yang melanggar peraturan.


Peralatan yang digunakan berupa tongkat, lampu lalu lintas, borgol, ATK,

komputer, telepon, HT, sedangkan dokumen yang digunakan berupa buku tamu,

data keluar dan masuk karyawan atau barang.

Hasil Kerja

Tertibnya kegiatan, terjaganya keamanan perusahaan, tersedianya laporan bulanan

keamanan.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Polres Bogor, Bintara pembina desa (babinsa), Bina Mitra.

Kondisi Kerja

30% berada di ruang tertutup, 70% di ruang terbuka dengan ruangan yang

agakpanas dan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar karyawan dan bagian,

kurangnya koordinasi, kurang berkembangnya program keamanan perusahaan.


44


Nama Jabatan : Kepala Keamanan


1.

2.


a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat

b. Pelatihan, pelatihan dasar kesemaptaan, penggunaan senjata tajam, pelatihan

intelejen dan lalu lintas.

c. Pengalaman, satpam perusahaan minimal 2 tahun.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan dengan keamanan.

b. Ketrampilan

Mampu bela diri.

c. Motivasi

Menciptakan dan meningkatkan ketertiban di lingkungan perusahaan.

d. Sikap

Tegas, disiplin, teliti.

e. Konsep diri

Disiplin, mematuhi peraturan perusahaan, bersedia bekerja di lingkungan yang

tidak begitu nyaman.

45

Lampiran 9. Rancangan Pekerjaan Anggota Keamanan

Nama Jabatan : Anggota Keamanan

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Ringkasan Pekerjaan

Melaksanakan pengamanan menyeluruh di perusahaan, memeriksa kendaraan dan

tamu yang keluar dan masuk perusahaan, mencatat keterlambatan karyawan,

menjaga keamanan pintu utama dan posko, menertibkan parkir kendaraan, mencatat

tamu pada buku tamu.

Fungsi Jabatan

Melaksanakan pengamanan menyeluruh di perusahaan, memeriksa kendaraan dan

tamu yang keluar dan masuk perusahaan, menjaga keamanan pintu utama dan

posko, menertibkan parkir kendaraan, mencatat tamu pada buku tamu, melakukan

patroli rutin.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Memeriksa kendaraan dan tamu yang keluar dan masuk perusahaan, mencatat

tamu pada buku tamu, mengikuti patroli rutin, menjaga keamanan pintu utama

dan posko, mencatat keterlambatan karyawan, menertibkan parkir kendaraan.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Mengikuti patroli bersama Kepala Bagian, merekapitulasi data keterlambatan

karyawan, buku tamu dan penyusunan laporan bulanan.

d. Tahunan

Tidak ada.

e. Insidentil

Tidak ada.

Tanggung Jawab

Keamanan dan ketertiban lingkungan perusahaan.

Wewenang

Memeriksa kendaraan dan tamu yang keluar dan masuk perusahaan, mencatat

keterlambatan karyawan.


Peralatan yang digunakan berupa tongkat, lampu lalu lintas, borgol, ATK,

komputer, telepon, HT, sedangkan dokumen yang digunakan berupa buku tamu,

data keluar dan masuk karyawan atau barang.

Hasil Kerja

Tertibnya kegiatan, terjaganya keamanan perusahaan, tersedianya laporan bulanan

keamanan.

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Polres Bogor, Bintara pembina desa (babinsa), Bina Mitra.

Kondisi Kerja

30% berada di ruang tertutup, 70% di ruang terbuka dengan ruangan yang agak

panas dan suara bising yang mengganggu kenyamanan bekerja.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar karyawan dan bagian.


46


Nama Jabatan : Anggota Keamanan


1.

2.


a. Pendidikan, minimal SMA atau sederajat

b. Pelatihan, pelatihan dasar kesemaptaan, penggunaan senjata tajam, pelatihan

intelejen dan lalu lintas.

c. Pengalaman, satpam perusahaan minimal 2 tahun.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkenaan dengan keamanan.

b. Ketrampilan

Mampu bela diri.

c. Motivasi

Menciptakan dan meningkatkan ketertiban di lingkungan perusahaan.

d. Sikap

Tegas, disiplin, teliti.

e. Konsep diri

Disiplin, mematuhi peraturan perusahaan, bersedia bekerja di lingkungan yang

tidak begitu nyaman.

47

Lampiran 10. Rancangan pekerjaan Wakil Kepala Seksi HRD

Nama Jabatan : Wakil Kepala Seksi HRD

A. Uraian Pekerjaan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Ringkasan Pekerjaan

Mengumpulkan dan menyimpan data karyawan, membantu pelaksanaan rekrutmen

hingga penempatan, menyiapkan materi pelatihan dan pengembangan, membantu

merencanakan strategi pengelolaan SDM dan anggarannya, sistem manajemen

kinerja, mengawasi pelaksanaan K3 dan ISO 9001:2008 di lingkungan Office,

mengatur pelaksanaan prakerin siswa dan mahasiswa.

Fungsi Jabatan

Terlibat penyusunan strategi pengelolaan SDM dan anggarannya serta sistem

manajemen kinerja. Mengatur dan mengkoordinasikan proses rekrutmen hingga

penempatan karyawan, pelaksanaan pelatihan, administrasi kantor yang berkaitan

dengan PKB, menetapkan pengukuran departemen, pelaksanaan K3 dan ISO

9001:2008 di lingkungan Office dan penerimaan prakerin.

Deskripsi Tugas

a. Harian

Mengawasi kegiatan administrasi karyawan berkaitan dengan PKB dan kegiatan

seksi lainnya di bawah Seksi HRD.

b. Mingguan

Tidak ada.

c. Bulanan

Menyusun laporan kinerja, pelaksanaan K3 dan ISO 9001:2008 di lingkungan

Office.

d. Tahunan

Mengatur pelaksanaan evaluasi kinerja karyawan, pelatihan dan penilaian

kinerja, evaluasi strategi pengelolaan SDM dan anggarannya, prosedur

remunerasi, memprediksi jumlah kebutuhan karyawan

e. Insidentil

Mengatur penerimaan prakerin siswa dan mahasiswa.

Tanggung Jawab

Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM dan anggarannya, pelaksanaan


manajemen kinerja, administrasi kantor yang berhubungan dengan PKB,

pelaksanaan ISO 9001:2008 dan K3 di lingkungan kantor.

Wewenang

Menetapkan kebijakan terkait pengelolaan dan anggaran SDM, pelaksanaan


manajemen kinerja.


Peralatan yang digunakan berupa komputer, telepon, mesin fax, printer, mesin

fotokopi, jaringan internet, handphone, dan ATK, sedangkan dokumen kerja yang

digunakan berupa buku PKB, laporan kinerja karyawan, laporan K3 dan ISO

9001:2008, data jumlah karyawan, evaluasi pelatihan dan pengembangan

karyawan.

Hasil Kerja

Hasil kerja berupa terlaksananya ISO 9001:2008 di lingkungan kantor,

terdokumentasinya administrasi karyawan .

Hubungan Kerja


Eksternal perusahaan : Lembaga pelatihan dan audit eksternal.

48


Nama Jabatan : Wakil Kepala Seksi HRD

A. Uraian Pekerjaan

9.

10.

Kondisi Kerja

80% berada di dalam ruangan, 20% di luar ruangan, bekerja di ruangan

berpenyejuk udara tanpa suara bising yang mengganggu kenyamanan.

Variansi Masalah

Internal perusahaan : Terjadi kesalahan informasi antar jabatan.

Eksternal perusahaan : Kurang terjalinnya komunikasi dan keterlambatan dokumen

kerjasama.


1.

2.


a. Pendidikan, minimal Sarjana manajemen

b. Pelatihan, mengikuti pelatihan kepemimpinan dan HRM.

c. Pengalaman, minimal berpengalaman 1 tahun pada bidang serupa.

Kompetensi

a. Pengetahuan

Mengetahui hal-hal berkaitan dengan pengelolaan SDM pada perusahaan.

b. Ketrampilan

Leadership, manajerial, komunikasi, negosiasi, organisasi.

c. Motivasi

Menyimpan data karyawan dengan baik dan meningkatkan kinerjadan

ketrampilan karyawan, membantu pencapaian tujuan strategis SDM.

d. Sikap

Teliti, terorganisir, fokus pada detail.

e. Konsep diri

Memperhatikan dokumentasi dan ketrampilan karyawan.

49

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Sumedang pada tanggal 4 Oktober 1991 dari ayah

Fauzi Sutrisno dan ibu Kokom Komasih. Penulis adalah anak pertama dari dua

bersaudara. Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Mandalahayu pada tahun

1997, SD Mandalahayu pada tahun 2003, SMP Negeri 2 Bekasi pada tahun 2006.

Tahun 2009 penulis lulus dari SMA Negeri 2 Bekasi dan pada tahun yang sama

penulis lulus seleksi masuk Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Ujian

Talenta Mandiri (UTM) dan diterima di Departemen Manajemen, Fakultas

Ekonomi dan Manajemen.

Selama masa perkuliahan, penulis aktif berorganisai di dalam kampus.

Penulis mengikuti Sharia Economic Student Club (SES-C) FEM IPB, sebagai

anggota divisi MES pada periode 2010-2011 dan sebagai anggota divisi Eksternal

pada periode 2011-2012. Berbagai kepanitian kampus penulis ikuti seperti

Economic Contest, Bogor Art Festival, Unilever Goes to Campus, COMIC with

MSIG, SEE Malaysia, dan lain sebagainya.

DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX...

Documents

Transcript of DESAIN PEKERJAAN PADA SEKSI HRD PT UNITEX...