PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-

PROCUREMENT DI PT. PLN (PERSERO)

Oleh :

Dyah Prawitasari (114263230)

PROGRAM STUDI DIII ADMINISTRASI NEGARA

JURUSAN PMP-KN

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2013

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance

(GCG) atau dikenal dengan tata kelola Perusahaan yang baik dalam aspek bisnis dan

pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PT. PLN menyusun

tatakelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pengelolaan

perusahaan. Dukungan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kapabilitas

perusahaan dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta

mencapai efektifitas dan efisiensi. Aspek kunci dari prinsip GCG meliputi adil,

responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan kewajaran

serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan Panduan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN (IT

Governanve), seluruh BUMN diminta untuk melaksanakan GCG pada setiap aspek

bisnis dan juga pengelolaan perusahaan pada semua jajarannya.

Hal ini dapat mencerminkan dengan sangat baik suatu proses pengambilan

keputusan juga leadership dalam penyelenggaran tata kelola Teknologi Informasi.

E-Procurement PT. PLN (e-Proc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan

implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi

tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait

dengan Informasi Stok Material PT. PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring

Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar

PT. PLN mengoptimalkan e-Procurement berbasis Sitem Informasi Manajemen (SIM)

yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan

tercapainya inventoru PT. PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat

mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PT. PLN,

perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan

lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan

resiko di kemudian hari.

Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya

mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi e-Procurement mampu membawa manfaat

bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya

transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga

satuan khusus di internal PT. PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses

pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi e-Procurement dapat teratasi

dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan

untuk menggunakan e-Procurement sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di

PT. PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan

proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat

fleksibel.

B. Masalah

1. Bagaimana penerapan e-procurement di PT. PLN?

2. Apa hasil yang dicapai oleh PT. PLN dengan menerapkan e-procurement?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi e-procurement di PT. PLN

2. Untuk mendeskripsikan bagaimana penerapan aplikasi e-procurement di PT. PLN

3. Untuk mengetahui pencapaian yang diraih oleh PT. PLN dalam menerapkan

aplikasi e-procurement

BAB II

PEMBAHASAN

A. Deskripsi E-Procurement

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya

dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan Sistem Informasi

Manajemen (SIM) dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan

informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara

elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi

Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan

kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.

Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan e-

procurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi,

transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan, selain itu biaya operasional dapat

dikurangi secara signifikan karena tidak diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik

dan proses administrasi yang memakan waktu dan biaya.

Ruang lingkup e-Procurement PT. PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan

utama, antara lain : Cataloging Information System, Supply Chain Management

(SCM) System, Portal e-Procurement PT. PLN. Pada kebutuhan Cataloging

Information merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog

material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll); sharing

informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok; menyusun daftar

rencana pengadaan material. Pada kebutuhan SCM System merupakan perwujudan

dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PT. PLN, pengadaan barang/jasa

melalui e-bidding dan e-auction. Sedangkan sarana portal e-Procurement merupakan

usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan

jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui

portal e-Procurement, dan menjadi pusat penyedia informasi.

Dalam Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan

pada :

1. Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government di Indonesia

2. Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32 Tahun 2005, Perpres No 70 Tahun 2005, Perpres No 8 Tahun 2006, Perpres No 79 Tahun 2006, Perpres No 85 Tahun 2006, Perpres No 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

3. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Kebutuhan Sistem E-Procurement

Dalam hal pengguna, sistem ini memerlukan adanya 4 jenis pengguna, yaitu :

1. Administrator Sistem

2. Panitia Lelang

3. Peserta Lelang

4. User

Dengan peran dan fungsi masing-masing jenis pengguna sebagai berikut:

1. Administrator Sistem

Adminsitrator Sistem adalah peran yang tertinggi dalam struktur user di website e-

procurement. Administrator juga bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas e-

procurement. Baik aktivitas perangkat utama seperti input pengumuman,

penentuan panitia lelang, status anggota/member website, maupun aktivitas

pendukung seperti input berita/informasi, status perusahaan hitam dan

sebagainya. Administrator juga mempunyai hak dalam meng-input, meng-edit,

menghapus, serta melihat detail dari seluruh aktivitas di web site e-procurement.

2. Panitia Lelang

Panitia lelang adalah peran yang mempunyai fungsi tertinggi dalam

pelaksanaan kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang

sedang diikuti. Panitia lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-

procurement seperti input dan edit pengumuman lelang, upload dokumen,

download dokumen penawaran, evaluasi dokumen, penentuan pemenang dan

sebagainya. Panitia lelang juga dapat mengakses data-data peserta lelang, selama

data-data tersebut berkaitan dengan kegiatan pelelangan yang sedang diikuti.

Tetapi fungsi ini hanya sebatas pada melihat saja, tanpa melakukan fungsi input,

edit, dan delete, serta aktivitas lain yang dapat berpengaruh terhadap perubahan

data-data perusahaan.

3. Peserta Lelang

Peserta lelang adalah peran yang mempunyai fungsi dalam mengikuti kegitan e-

procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti. Peserta

lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-procurement melihat

detail pengumuman, pengambilan dokumen lelang dokumen, pengiriman pesan

sanggahan dan sebagainya. Peserta lelang juga dapat mengakses area publik

sebagai fasilitas tambahan untuk mendukung informasi pelaksanaan e-

procurement.

4. User

User adalah peran yang memiliki tingkatan paling rendah dalam

mengakses e-procurement, user hanya dapat mengakses informasi publik dan

aktivitas pendukung dari kegiatan e-procurement seperti pengumuman lelang, dan

pengumuman pemenang lelang, dan informasi-informasi yang dapat dikonsumsi

oleh publik tanpa melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Secara sederhana hak akses pengguna sistem e-procurement dapat

digambarkan dalam gambar berikut ini.

Gambar 2.1 Ilustrasi Wilayah Akses Sistem E-Procurement

Perangkat Sistem E-Procurement

a. Perangkat Utama Sistem E-Procurement

Perangkat utama sistem e-procurement adalah perangkat sistem yang

menggambarkan aktivitas utama dalam kegiatan pelelangan. Aktivitas ini diadopsi

dari kegiatan pelelangan secara manual sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Seperti pendaftaran peserta lelang, pengambilan dokumen lelang, pemasukan

dokumen penawaran, dan sebagainya. Berikut ini adalah aktivitas yang menjadi

perangkat utama dalam sistem e-procurement.

1. Pengumuman Lelang atau Pengumuman Pra Kualifikasi

Proses pencarian informasi pengumuman pelelangan suatu proyek

pekerjaan dilakukan tanpa harus login terlebih dahulu. Karena pengumuman

pelelangan merupakan informasi yang dapat diakses oleh publik tanpa ada

batasan status. Secara jelas dapat dijelaskan dalam flowchart berikut ini :

Gambar 2.2 Aktifitas Pengumuman Lelang

2. Pendaftaran Peserta Lelang atau Pendaftaran Pra Kualifikasi

Penyedia jasa dapat melakukan pendaftaran untuk melakukan proses

lelang. Namun sebelum melakukan proses lelang, perusahaan penyedia jasa

harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan dalam sistem atau sudah

terdaftar menjadi member dari sistem e-procurement. Hal ini dilakukan agar

perusahaan yang hendak mendaftar merupakan perusahaan yang sah secara

hukum, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama

proses pelelangan.

Gambar 2.3 Aktifitas Pendaftaran Lelang

3. Pengambilan Dokumen Pra Kualifikasi

Secara manual pengambilan dokumen lelang dilakukan ketika perusahaan

melakukan proses pendaftaran lelang, namun karena proses validasi dari data-

data perusahaan yang mendaftar tidak bisa dilakukan dalam satu waktu seperti

yang terjadi jika pelelangan dilakukan secara manual. Maka pengambilan

dokumen baru dapat dilakukan setelah panitia sah terdaftar sebagai peserta pra

kualifikasi. Berikut ini merupakan ilustrasi proses pengambilan dokumen

prakualifikasi.

Gambar 2.4 Aktifitas Pengambilan Dokumen Prakualifikasi

4. Pemasukan Dokumen Pra Kualifikasi

Peserta lelang yang telah terdaftar dan telah melakukan proses

pengambilan dokumen prakulifikasi kemudian melakukan pengisian data-

data sesuai dengan petunjuk yang tercantum dalam dokumen prakualifikasi.

Proses ini dilakukan secara manual artinya diluar si stem e-procurement.

Dokumen prakualifikasi yang telah lengkap diisi oleh perusahaan peserta

lelang kemudian dikirimkan ke panitia lelang dengan melakukan upload

dokumen prakulifikasi pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-

procurement. Secara jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 2.5 Aktifitas Pemasukan Dokumen Prakualifikasi

5. Evaluasi Pra Kualifikasi

Dokumen prakualifikasi yang telah masuk kemudian di-download oleh

panitia lelang untuk kemudian dilakukan proses evaluasi dokumen

prakualifikasi secara manual dengan melakukan pengecekan

kelengkapan dokumen prakualifikasi diluar sistem e-procurement. Hasil

evaluasi kemudian di-input kedalam formulir evaluasi dokumen

prakualifikasi yang telah tesedia pada sistem e-procurement untuk kemudian

ditentukan lolos tidaknya perusahaan peserta lelang dalam mengikuti

tahapan lelang selanjutnya.

Gambar 2.6 Aktifitas Evaluasi Prakualifikasi

6. Pengumuman Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi

Peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen

prakualifikasi yang terdapat pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat

diilustrasikan dalam flowchart Gambar 2.6 di atas.

7. Masa Sanggah Hasil Evauasi Prakualifikasi

Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi

prakualifikasi yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan

sanggahan dengan mengisi formulir isi pesan sanggahan yang ditujukan kepada

panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan yang telah

dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman sanggahan

evaluasi prakulifikasi. Pesan sanggahan yang telah terkirim kemudian dapat

dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form pesan jawabana atas

sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat

sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika ada

perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat melakukan

evaluasi ulang terhadap dokumen prakualifikasi untuk kemudian ditentukan

peserta lelang yang lolos tahap pra kualifikasi.

Gambar 2.7 Aktifitas Masa Sanggah Prakualifikasi

8. Penetapan Peserta Lolos Tahap PraKualifikasi dan Undangan Peserta

Lelang

Peserta yang lolos tahap prakualifikasi akan memperoleh undangan berupa

pengumuman dari panitia maupun surat yang dikirimkan melalui media

internet (e-mail).

Gambar 2.8 Aktifitas Pembuatan Undangan Peserta Lelang

9. Pengambilan Dokumen Lelang

Perusahaan peserta lelang (perusahaan yang mendapat undangan dari

panitia) dapat mengambil dokumen lelang dengan men-download dokumen

lelang

10. Aanwizing

Proses aanwizing untuk proyek pengadaan jasa konstruksi masih

dilakukan secara manual dengan mengadakan tatap muka secara langsung.

Proses ini belum bisa dilakukan secara on-line karena banyak hal-hal yang

belum bisa dilakukan secara on-line seperti peninjauan lokasi proyek,

penjelasan detail tentang spesifikasi/ metode kerja, maupun hal-hal lain

yang belum dilakukan secara on-line. Namun, sistem e-procurement ini

dapat menampilkan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Aanwizing

seperti berita acara dan rekaman seluruh pelaksanaan kegiatan aanwiziang.

11. Pemasukan Dokumen Penawaran

Dokumen lelang yang telah dilengkapi oleh perusahaan peserta lelang

kemudian dikirim ke panitia lelang dengan melakukan upload dokumen

lelang pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Secara

jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 2.9 Aktifitas Download dan Upload Dokumen Lelang

12. Pembukaan Dokumen Penawaran

Tahap selanjutnya adalah panitia melakukan pembukaan penawaran baik

berupa dokumen kelengkapan administrasi dan teknis maupun dokumen lain

yang sesuai dengan ketentuan dokumen lelang. Pembukaan ini dilakukan sesuai

dengan jadwal yang telah disepakati oleh panitia lelang. Dan waktu

pembukaan sudah secara tersistem dapat secara otomatis pada sistem e-

procurement.

Gambar 2.10 Aktifitas Download dan Upload Dokumen Penawaran

13. Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat Teknis

Dokumen yang telah masuk kemudian dievaluasi baik dari kelengkapan

administrasi, evaluasi nilai teknis, maupun evaluasi penawaran. Hasil evaluasi

ini kemudia di-input kedalam halaman evaluasi yang telah tersedia pada

sistem e- procurement. Sehingga peserta lelang dapat melihat pengumuman

hasil evaluasi dokumen penawaran pada halaman yang telah disediakan.

Gambar 2.11 Aktifitas Evaluasi Nilai Teknis

14. Masa Sanggah Hasil Evauasi Peringkat Teknis

Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi

peringkat teknis yang tercantum dalam pengumuman dapat

mengirimkan sanggahan dengan mengisi form isi pesan sanggahan yang

ditujukan kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan

sanggahan yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman

pengumuman sanggahan evaluasi peringkat teknis. Pesan sanggahan yang

telah terkirim kemudian dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form

jawaban sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat

melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika

ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat

melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen teknis.

Gambar 2.12 Aktifitas Masa Sanggah Pasca Evaluasi Peringkat Teknis

15. Evaluasi Nilai Penawaran

Panitia lelang kemudian melakukan evaluasi terhadap nilai penawaran yang

diajukan oleh peserta lelang. Panitia dan peserta dapat melihat hasil evaluasi

Nilai Penawaran.

Gambar 2.13 Aktifitas Evaluasi Nilai Penawaran

16. Evaluasi Peringkat Pemenang Lelang

Dari hasil evaluasi teknis dan harga penawaran, panitia dapat memutuskan

peringkat pemenang. Penentuan pemenang diputuskan secara manual

melalui rapat panitia lelang untuk kemudian dapat ditentukan peringkat

pemenag. Hasil penetapan pemenang kemudain diiput pada halaman evaluasi

penetapn pemenang lelang. Peringkat pertama akan ditetapkan sebagai

pemenang, sedangkan peringkat kedua akan menjadi pemenang

cadangan. Panitia juga kemudian menentukan jadwal masa sanggah

penetapan pemenang pada form yang telah ditentukan.

Gambar 2.14 Aktifitas Evaluasi Peringkat Pemenang

17. Sanggahan Penetapan Pemenang Lelang

Dari hasil pengumuman hasil penetapan pemenang, peserta dapat

mengajukan sanggahan atas hasil penetapan pemenang dengan

mengirimkan pesan sanggahan kepada pantita lelang. Panitia kemudian

memberikan jawaban atas sanggahan dari peserta lelang dengan

mengirimkan pesan kepada peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang

dapat melihat daftar pesan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan

penetapan pemenang.

Gambar 2.15 Aktifitas Masa Sangga hPenetapan Pemenang Lelang

18. Pengumuman Pemenang Lelang

Jika ada perubahan penetapan pemenang lelang pada masa sanggah, maka

panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap penetapan pemenang.

Namun, jika tidak ada maka peserta yang medapatkan peringkat pertama

secara otomatis akan menjadi pemenang lelang.

Gambar 2.16 Aktifitas Pengumuman Pemenang Lelang

19. Penunjukkan Pemenang Lelang

Pemenang lelang akan mendapatkan surat penunjukkan pemenang lelang

yang akan diumumkan kepada publik, maupun surat yang dikirim melalui e-

mail. Surat penunjukkan ini sebagai bukti bahwa perusahaan pemenang

lelang dapat melakukan kontrak kerjasama dengan pemilik / owner proyek.

Gambar 2.17 Aktifitas Penunjukan Pemenang Lelang

b. Perangkat Pendukung Sistem E-procurement

Untuk mendukung sistem e-procurement disediakan fasilitas-fasilitas yang

dapat mendukung pelaksanaan sistem e-procurement. Fasilitas ini tidak diatur

dalam peraturan pelelangan, namun dengan fasilitas ini pengguna sistem baik

peserta maupun panitia lelang dapat memperoleh informasi tambahan yang dapat

menjadikan pelaksanaan e-procurement dapat berjalan dengan baik.

1. Berita / Informasi

Berita digunakan sebagai fasilitas bagi pengguna website baik oleh

administrator, panitia lelang, peserta lelang, ataupun user publik. Berita

sangat penting untuk mensosialisasikan informasi baik berupa peraturan-

peraturan, maupun permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan

pelaksanaan sistem e- procurement.

2. Pencarian Pengumuman Lelang

Pencarian pengumuman merupakan fasilitas bagi pengguna sitem e-

procurement untuk mempermudah dalam pencarian proyek pelelangan.

Fasilitas ini akan sangat membantu ketika pelelangan yang dilakukan pada

sistem e- procurement cukup banyak sehingga pengguna website dapat

mudah mencari pengumuman sesuai dengan kriteria atau kategori yang

diinginkan.

3. Registrasi Perusahaan

Perusahaan yang hendak mengikuti proses pelelangan melalui sistem e-

procurement harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan terlebih

dahulu. Hal ini dilakukan karena proses pelelangan e-procurement dilakukan

pada area perusahaan, bukan area publik. Fasilitas ini juga digunakan untuk

mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan mengganggu proses

pelelangan e-procurement.

Gambar 2.18 Aktifitas Registrasi Perusahaan

4. E-mail

E-mail digunakan sebagai sarana komunikasi antar pengguna sistem e-

procurement. Dengan adanya e-mail ini, proses komunikasi dan transfer

informasi tidak harus dilakukan dengan proses tatap muka.

5. Bantuan

Bantuan dipergunakan bagi pengguna sistem e-procurement terutama user

publik dan peserta lelang, apabila ingin mendapatkan petunjuk /

mekanisme dalam melakukan pelelangan secara on-line melalui e-

procurement. Bantuan berupa flowchart yang menggambarkan tentang

proses pelelangan pada sistem e- procurement.

6. Lupa dan Ganti Password

Fasilitas lupa dan ganti password digunakan apabila pengguna sistem e-

procurement lupa atau ingin mengganti password. Password merupakan

variabel yang sangat penting terutama dalam mengakses setiap kegiatan e-

procurement. Password juga merupakan alat keamanan yang harus dijaga

secara hati-hati oleh pengguna sistem e-procurement baik oleh peserta lelang,

panitia lelang, terutama administrator sistem yang merupakan pengguna sistem

e-procurement yang paling tinggi dan memegang kendali terhadap seluruh

data website.

7. Profil Perusahaan

Profil perusahaan adalah fasilitas yang digunakan sebagai identitas

terhadap data-data perusahaan. Profil perusahaan juga sangat berguna

bagi pelaksanaan pelelangan terutama bagi panitia yang hendak mengetahui

data-data tentang perusahaan, baik itu track record, sertifikasi, klasifikasi,

kualifikasi, serta data-data perusahaan lainnya. Perusahaan peserta lelang

dapat melakukan proses editing terhadap data-data perusahaan jika terjadi

kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas perusahaan.

8. Profil Panitia

Profil panitia ditujukan agar pengguna sistem e-procurement dapat

mengetahui profil sturktur panitia lelang. Perusahaan peserta lelang

dapat melakukan proses editing terhadap data-data panitia jika terjadi

kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas panitia lelang.

9. Blacklist Perusahaan

Blacklist perusahaan disediakan sebagai sarana untuk mensosialisasikan

perusahaan hitam kepada pengguna sistem e-procurement. Sehingga

perusahaan hitam tidak dapat mengikuti proses pelelangan selama jangka

waktu blacklist masih berlangsung.

B. Peran SIM dalam E-Procurement

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam ruang lingkup Sistem Informasi

Manajemen Lelang dalam aplikasi e-Procurement berperan sebagai alat dan dasar dari

sistem pengolahan data (database) yang menjadikannya sebuah informasi Pengadaan

Barang/Jasa.

Tujuan dari e-Procurement antara lain:

5. untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna

6. untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi

melalui rantai suplai perusahaan tersebut

7. untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui

standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana

yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor

8. untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber

pasokan yang dapat diandalkan

9. untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek

pengadaan yang efisien

10. untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan

11. untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi

untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak

yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya

12. untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk

mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi

penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis

13. mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk

mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan

untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.

Manfaat dari e-Procurement antara lain:

1. mendapatkan harga pembelian barang yang terkontrol

2. mempercepat waktu proses pengadaan

3. proses pengadaan akan lebih transparan

4. mereduksi biaya pengadaan barang/jasa

5. menghemat sampai dengan 50% anggaran

6. memperlancar komunikasi buyer – supplier

7. pelayanan yang baik kepada supplier.

Keunggulan e-Procurement antara lain:

1. tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis

internet

2. proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka;

3. proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh

seluruh stakeholder. Proses akan berlangsung secara :

a. efisien;

b. efektif;

c. terbuka dan bersaing;

d. transparan;

e. adil/tidak diskriminatif;

f. akuntabel

4. akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat

5. mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan

pengadaan barang/jasa.

Selama tahun 2005-2008, e-Procurement mencatat saving sebesar 4,56% terhadap

realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan

sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total

RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4

tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071

pengadaan atau 66,1%. Jumlah realisasi pengadaan yang dilakukan melalui e-Proc

terhadap rencana pengadaan cenderung meningkat dari tahun 2005 hingga tahun 2008

dengan rata-rata pertumbuhan realisasi pengadaan sebesar 63.91% setiap tahunnya.

Sedangkan pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2008 terjadi penpenurunan

pertumbuhan sebesar 5,89%. Sedangkan pada tahun 2008, e-Proc berhasil mencatat

saving sebesar Rp.90,80 Milyar atau sebesar 4.91% berdasarkan Perolehan HPS

terhadap Realisasi HPS dan sebesar Rp.457,9 Milyar atau sebesar 8,06% terhadap

Realisasi RAB.

Penekanan terhadap HPS tersebut dapat diraih dengan pelaksanaan e-Auction

pada pengadaan melalui pelelangan umum, seleksi umum, dan lainnya. e-Auction

adalah teknik penyampaian penawaran harga melalui e-Procurement PT. PLN dimana

harga yang sudah disampaikan tersebut dikompetisikan di antara CPBJ selama selang

waktu tawar menawar yang ditentukan. Aplikasi e-Procurement PT. PLN merupakan

representasi dari Kepres 080 tahun 2003 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah, sehingga implementasi e-Procurement nanti dapat dijadikan acuan

(benchmark) bagi Instansi Pemerintah atau BUMN lainnya.

"e-PROCUREMEN PT.PT. PLN (PERSERO) adalah salah satu program yang sangat

membantu PT. PLN, untuk mendukung implementasi GCG dalam mewujudkan

transparansi, control, keadilan (fairness), penghematan biaya dan mempercepat 

proses pengadaan, juga mencegah korupsi dan pada gilirannya meningkatkan Citra

Perusahaan" 

Fahmi Mochtar

DIRUT PT. PLN (Persero

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya

dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan Sistem Informasi

Manajemen (SIM) dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan

informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara

elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi

Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan

kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam ruang lingkup Sistem Informasi

Manajemen Lelang dalam aplikasi e-Procurement berperan sebagai alat dan dasar

dari sistem pengolahan data (database) yang menjadikannya sebuah informasi

Pengadaan Barang/Jasa.

B. Rekomendasi untuk aplikasi e-Procurement

1. Aplikasi e-Procurement sebagai aplikasi sitem informasi manajemen lelang yaitu

aplikasi e-Goverment yaitu pengadaan secara elektonik, dapat meningkatkan

kapabilitas Governmet dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai

tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Aplikasi sangat diperlukan dalam

kegiatan pengadaan barang/jasa agar proses tersebut lebih transparan, dan adil

untuk semua pihak. Aplikasi ini juga dapat menghemat biaya operasional

pengadaan. Untuk itu aplikasi e-Procurement sangat disarankan kepada lembaga-

lembaga pemerintah yang melaksanakan kegiatan pengadaan barag/jasa, agar

proses Pengadaan Barang/Jasa dapat lebih transparan, adil, efektif, efisien.

2. Disarankan kepada lembaga-lembaga pemerintah utuk menggunakan aplikasi

Pengadaan Barang/Jasa secara elekronik (e-Procurement).