DAFTAR ISI - budikurniawan77.files.wordpress.com Persetujuan Proposal ... komputer, koneksi WIFI...
Transcript of DAFTAR ISI - budikurniawan77.files.wordpress.com Persetujuan Proposal ... komputer, koneksi WIFI...
User Manual - SIM SARPRAS 2012
Operator – Kab/Kota i
DAFTAR ISI1. PENDAHULUAN.................................................................. 12. Persiapan.................................................................................2
2.1 K oneksi Internet.............................................................................. 22.2 Software browser ............................................................................. 22.3 Softcopy data .................................................................................... 3
3. Environment Aplikasi SIM SARPRAS ....................................33.1 Tab Menu .......................................................................................... 33.2 Toolbar .............................................................................................. 43.3 Folder Menu...................................................................................... 43.4 Output Menu .................................................................................... 4
3.4.1 Sort Ascending .......................................................................................53.4.2 Sort Descending .....................................................................................53.4.3 Columns...................................................................................................53.4.4 Group by this field.................................................................................53.4.5 Show in groups.......................................................................................53.4.6 Filters........................................................................................................6
3.5 Detil Informasi ................................................................................. 63.6 Area Lampiran .................................................................................. 63.7 Informasi User.................................................................................. 6
4. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan........................... 74.1 Persiapan............................................................................................ 84.2 Periksa Data Profile ......................................................................... 94.3 Entri Data Pengajuan ...................................................................... 9
4.3.1 Buka Form Pengajuan...........................................................................94.3.2 Entri Data Field....................................................................................10
4.4 Pengiriman Data Pengajuan .........................................................155. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan ........... 15
User Manual - SIM SARPRAS 2012
Operator – Kab/Kota ii
6. Memeriksa Dokumen Pengajuan Bantuan........................... 166.1 Periksa Dokumen Oleh User Kabupaten/Kota .......................17
6.1.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................176.1.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................19
6.2 Periksa Dokumen Oleh User Kanwil Propinsi .........................206.2.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................216.2.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................23
6.3 Periksa Dokumen Oleh User Kantor Pusat ..............................246.3.1 Fokus Pemeriksaaan ............................................................................256.3.2 Hasil Pemeriksaaan..............................................................................27
7. Membuat Surat Keputusan ................................................... 288. Membuat Persetujuan Proposal ............................................ 319. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen ............. 3510. Pencairan Dana ..................................................................... 3711. Membuat Konfirmasi Dana Sudah Diterima ........................ 4112. Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan ..... 41
12.1 Form Entri Data.............................................................................4112.2 Memeriksa Pengiriman Laporan ..................................................45
13. Mengakses Area Publik......................................................... 47
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 1
1. PENDAHULUAN
Sub Direktorat Sarana dan Prasarana Kantor Kementerian Agama Republik Indonesia,
saat ini telah menyediakan suatu sistem berbasis WEB, Sistem Informasi Manajemen Sarana
dan Prasarana (SIM SARPRAS).
Sistem ini mengelola mekanisme pengajuan bantuan, verifikasi dan pemilihan kandidat,
persetujuan permohonan, pencatatan pemberian bantuan hingga pelaporan pelaksanaan
pekerjaan bagi penerima bantuan. Semua mekanisme kegiatan ini dilakukan secara ONLINE
dengan menggunakan berkas-berkas elektronik. Sistem ini juga dilengkapi dengan tampilan
Geographical Information System (GIS) untuk menampilkan peta madrasah / lembaga yang
ada di seluruh wilayah Indonesia. Gambaran alur mekanisme pengajuan bantuan sarana dan
prasarana adalah seperti berikut :
Diharapkan dengan adanya sistem ini, pihak-pihak yang terlibat, seperti madrasah, kantor
kemenag kab/kota, kantor kemenag propinsi dan kantor kemenag pusat dapat
berpartisipasi aktif untuk melaksanakan aktifitasnya secara proporsional (sesuai dengan
perannya).
Aplikasi SIM SARPRAS dapat diakses pada alamat http://sarprasmadrasah.kemenag.go.id.
Untuk memberikan pemahaman yang optimal terhadap sistem aplikasi SIM SARPRAS,
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 2
diperlukan panduan pengoperasian aplikasi terhadap user-user yang terlibat (dapat
mengakses).
Panduan pengoperasian aplikasi SIM SARPRAS ini diperuntukkan para operator Kabupaten /
Kota sebagai panduan saat berinteraksi dengan Sistem Informasi Manajemen Sarana dan
Prasarana (SIM SARPRAS). Panduan pengoperasian aplikasi SIM SARPRAS akan membahas
beberapa topik, antara lain :
a. Persiapan. Bab ini membahas beberapa persiapan yang harus dilakukan oleh user.
b. Environment Aplikasi SIM SARPRAS. Bab ini membahas fitur-fitur yang ada pada
aplikasi SIM SARPRAS.
c. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan. Bab ini membahas tata cara untuk
membuat permohonan pengajuan bantuan dan mengirimkannya.
d. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan. Bab ini membahas tentang
bagaimana cara memeriksa status dari pengajuan permohonan bantuan.
e. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen. Bab ini membahas tentang tata
cara melakukan konfirmasi terhadap hal-hal yang diterima dari user lain.
f. Mengirimkan Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan. Bab ini membahas tata cara
untuk membuat pelaporan terhadap progress pelaksanaan pekerjaan bagi madrasah
yang telah menerima bantuan.
g. Mengakses Area Publik. Bab ini membahas menu-menu yang dapat diakses oleh user
publik.
2. Persiapan
Untuk memulai berinteraksi dengan SIM SARPRAS, beberapa hal yang harus dipersiapkan
antara lain :
2.1 K oneksi Internet
Aplikasi Sistem Informasi Management Sarana dan Prasarana (SIM SARPRAS)
dibangun menggunakan teknologi web, sehingga untuk menjalankan aplikasi tersebut
user harus menggunakan jaringan internet. Koneksi internet dapat dilakukan di lokal
komputer, koneksi WIFI atau melalui Warnet.
2.2 Software browser
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 3
Browser yang digunakan dapat bermacam-macam, tetapi kami merekomendasikan
menggunakan Google Chrome, karena faktor kompatibilitas dan kecepatan akses via
web. Browser Google Chrome disediakan gratis di internet, misalnya di
www.google.com.
2.3 Softcopy data
Softcopy data harus disiapkan untuk melengkapi proses entri data. Data-data yang
dimaksud adalah file gambar bangunan dan berkas-berkas / dokumen elektronik yang
diperlukan. Untuk keperluan pelaporan progress diperlukan gambar sebanyak
minimal 4 (empat) buah per laporan. Bila ada dokumen-dokumen lain yang
harus disiapkan maka harus disiapkan di komputer lokal atau flash disk.
3. Environment Aplikasi SIM SARPRAS
Tampilan umum aplikasi SIM SARPRAS adalah sebagai berikut :
Pada bagian ini akan dijelaskan fitur-fitur yang ada pada aplikasi SIM SARPRAS. Bagian-
bagian yang penting dijelaskan antara lain :
3.1 Tab Menu
Tab menu, seperti ditunjukkan pada label “A” menggambarkan menu-menu yang
sedang aktif dan dipilih. Setiap menu yang dipilih dari folder menu, maka tab menu akan
bertambah (ke sebelah kanan). User dapat menutup tab menu dengan menekan tanda
“x” pada tab menu yang bersangkutan.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 4
3.2 Toolbar
Toolbar, seperti ditunjukkan pada label “B” adalah tombol (icon) yang dapat dieksekusi
untuk menjalankan fungsi tertentu. Misalnya bila tombol “Add” di klik maka akan
menjalankan fungsi penambahan data. Masing-masing menu akan menampilkan toolbar
yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan di menu tersebut.
Adakalanya, toolbar melakukan ekseskusi baris yang terdapat pada sekumpulan baris
yang ada pada Output Menu (label “D”). Untuk melakukan eksekusi baris, langkah yang
harus dilakukan adalah menyorot (memposisikan kursor) pada baris yang dimaksud
kemudian menekan (klik) toolbar yang dimaksud.
3.3 Folder Menu
Folder menu, seperti pada label “C” adalah kumpulan menu yang dapat diakses user
untuk mengakses fungsi-fungsi tertentu. User dapat memilih menu-menu yang dimaksud
dengan menunjuk menu yang dimaksud dan tekan klik.
Folder menu ditampilkan dalam bentuk ”tree”, artinya menu-menu tersebut
mempunyai struktur “ batang -> dahan -> ranting >..”. Menu dapat di “expand”
ataupun di “hide” sesuai dengan keinginan user.
User dapat dengan mudah mengakses menu tersebut karena seluruh menu dapat
terbuka dengan jelas. Berbeda dengan menu pulldown, ada beberapa menu yang
tidak terlihat karena tertutup oleh menu di atasnya (parent menu).
Setiap user mengakses menu maka akan menambah tab menu (label “A”). User juga
dapat berpindah-pindah menu dengan memilih tab menu yang tersedia (aktif).
Jumlah menu yang tampil di area Folder Menu tergantung pada kewenangan user
yang bersangkutan. Antara user yang satu dengan user yang lain bisa mendapatkan
tampilan menu yang berlainan. Kewenangan user akan ditentukan oleh user
Administrator dengan instruktruksi manajemen yang berwenang.
3.4 Output Menu
Output menu adalah area yang menampilkan form atau list sesuai dengan menu yang
dipilih. Tampilan output menu seperti pada label “D”. Bila tampilan berbentuk tablist,
pada tab / judul kolom, jika pada sebelah kanan ada simbol “▼” ada beberapa sub
menu yang bisa digunakan untuk keperluan query / pencarian. Gambaran sub menu
tersebut adalah :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 5
Beberapa sub meu tersebut adalah :
3.4.1 Sort Ascending
Sort Ascending akan menampilkan kumpulan baris menjadi urut dari kecil ke
besar mengacu pada kolom yang dipilih.
3.4.2 Sort Descending
Sort Descending akan menampilkan kumpulan baris menjadi urut dari besar ke
kecil mengacu pada kolom yang dipilih.
3.4.3 Columns
Columns akan menampilkan kumpulan baris sesuai dengan kolom-kolom yang
dipilih. Untuk memilih kolom-kolom mana saja yang akan ditampilkan, user
tinggal memberikan tanda √ pada kolom-kolom yang dimaksud.
3.4.4 Group by this field
Group by this field, akan menampilkan kumpulan baris menjadi berkelompok-
kelompok menurut kolom yang dipilih. Pilihan ini akan mempunyai efek bila
sub menu Show in groups dipilih (centang=√). Bila tidak dicentang, maka
belum mempunyai efek pada tampilannya.
3.4.5 Show in groups
Show in groups, akan menampilkan kumpulan baris menjadi berkelompok-
kelompok menurut kolom yang dipilih. Sub menu Show in groups harus
dicentang agar mempunyai efek pengelompokan baris.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 6
3.4.6 Filters
Sub menu Filters memungkinkan user untuk menampilkan satu atau
sekumpulan baris dengan memasukkan kriteria tertentu pada kolom yang
dimaksud. Misalkan user ingin menampilkan satu atau kumpulan baris yang
mempunyai “Nama=Andi”, maka langkah yang harus dilakukan adalah pada
kolom Nama, klik kanan sehingga muncul sub menu, pilih filters dan
masukkan text=Andi. Maka sistem akan menampilkan baris yang mempunya
Nama-Andi.
3.5 Detil Informasi
Detil informasi, seperti pada label “E” akan menampilkan informasi detil dari baris yang
dipilih pada area “D”. Tampilan pada area di label “E” akan berubah-ubah sesuai
dengan pilihan yang ditentukan di baris pada area “D”.
3.6 Area Lampiran
Area Lampiran, seperti pada label “F” akan menampilkan informasi detil dari baris yang
dipilih pada area “D” berupa lampiran file. Tampilan pada area di label “F” akan
berubah-ubah sesuai dengan pilihan yang ditentukan di baris pada area “D”.
3.7 Informasi User
Area Informasi User berisi seputar informasi tentang :
a. Nama user yang sedang aktif / login.
b. Role / kewenangan user tersebut.
c. Informasi organisasi user yang sedang login.
d. Informasi waktu melakukan login.
Selain informasi di atas, ada beberapa tombol yang bisa diklik antara lain :
- Tombol “Ganti Password” yang berfungsi untuk mengubah password.
Setelah klik tombol password, maka akan ditampilkan dialog sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 7
Keterangan :
a. Label “A” : Masukkan password yang lama / sebelumnya.
b. Label “B” : Masukkan password yang baru.
c. Label “C” : Ulangi memasukkan password baru sesuai / sama dengan password
yang telah dimasukkan di Label “B”.
d. Tombol untuk membatalkan proses pergantian password.
e. Tombol untuk melakukan penyimpanan data perubahan password.
- Tombol “Keluar” yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi SIM SARPRAS.
4. Membuat Pengajuan Permohonan Bantuan
Madrasah atau lembaga yang bermaksud untuk mengajukan permohonan bantuan sarana dan
prasarana dapat melakukannya secara Online dengan mengakses aplikasi yang telah disediakan
oleh Subdit. Sarana dan Prasarana : www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id. Madrasah dapat
mengajukan permohonan tanpa ada batasan waktu (24 jam) dan tempat (dimanapun).
Beberapa hal yang harus dilakukan untuk melakukan pengajuan bantuan, adalah :
- Persiapan, menyangkut beberapa hal yang harus disiapkan untuk kelengkapan pengajuan
bantuan.
- Periksa Data Profile, data profil madrasah harus lengkap dan telah terverifikasi dan
uptodate di database EMIS.
- Entri Data Pengajuan, melakukan entri data yang diperlukan saat melakukan pengajuan
permohonan.
- Pengiriman Data Pengajuan, data yang sudah dientri siap untuk dikirimkan.
Gambaran mekanisme untuk permohonan pengajuan bantuan sarana dan prasarana dapat
digambarkan sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 8
Gambar : Mekanisme pengajuan permohonan bantuan
Catatan : Pengajuan permohonan dapat dilakukan sekali dalam satu tahun.
Madrasah yang belum disetujui permohonannya tahun ini, bisa mengajukan
permohonan di tahun berikutnya.
4.1 Persiapan
Beberapa hal yang harus dipersiapkan oleh user / madrasah untuk melakukan aktifitas
pengajuan permohonan bantuan sarana dan prasarana adalah :
- Data (softcopy) foto bangunan obyek yang dimaksud untuk dimintakan bantuan.
Untuk mendukung keakurasian dalam evaluasi sebaiknya melampirkan minimal 3
obyek foto. Sebaiknya foto yang dikirimkan tidak terlalu besar ukuran (byte) nya.
Hal ini untuk menghindari pengiriman pengajuan yang memakan waktu lama.
- Dokumen elektronik (softcopy) antara lain :
Dokumen NSM / Surat Ijin Operasional
Dokumen Akreditasi
Dokumen Bukti Kepemilikan Tanah
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 9
Dokumen NPWP atas nama Madrasah
Dokumen Lampiran Nodin.
Dokumen Proposal. Dokumen ini diperlukan bila dianggap perlu untuk
menjelaskan secara detil dari permohonan bantuan.
- Sambungan internet (yang cukup stabil) untuk koneksi ke aplikasi WEB
www.sarprasmadrasah.kemenag.go.id.
4.2 Periksa Data Profile
Untuk melakukan evaluasi terhadap pengajuan permohonan bantuan, evaluator akan
melihat profile dari madrasah yang bersangkutan. Madrasah harus melakukan update
data profil dengan benar (apa adanya). Personil dari kantor kemenag kab/kota akan
melakukan verifikasi terhadap data yang dikirimkan ke sistem.
Biasanya madrasah akan melakukan update data profile melalui aplikasi EMIS. Sistem
SIM Sarpras akan membaca data yang profile madrasah dari server EMIS.
Ada persyaratan dari Subdit. Sarana dan Prasarana bahwa madrasah diperbolehkan
untuk mengajukan permohonan bantuan bila madrasah telah melakukan update data
profile minimal di tahun sebelumnya.
4.3 Entri Data Pengajuan
Untuk melakukan entri data pengajuan bantuan sarana dan prasarana, beberapa hal yang
harus dilakukan adalah :
4.3.1 Buka Form Pengajuan
Setelah LOGIN menggunakan hak akses Madrasah, pilih Menu “CreateItems”, kemudian buka combo “Buat Dokumen” dan pilih “PengajuanProposal”. Pastikan tampilan pemilihan yang sudah dilaksanakan seperti di
bawah ini :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 10
Bila pemilihan sudah benar, klik tombol . Tampilan formulir pengajuan
bantuan adalah seperti berikut :
4.3.2 Entri Data Field
Beberapa data field yang harus dientrikan adalah :
1. Tahun Anggaran
Diisikan tahun anggaran saat mengajukan bantuan. User hanya membuka
combo box dan memilih tahun yang sesuai.
2. Nomor Proposal
Nomor proposal otomatis akan diberikan oleh system.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 11
3. Tanggal Pengajuan
Tanggal pengajuan sudah diset default yaitu tanggal hari ini (tanggal
pengajuan dibuat).
4. Jenis Pengajuan
Jenis pengajuan yang bisa dipilih (dengan membuka combo box) adalah :
a. Ruang Kelas Baru (RKB)
b. Rehab Rusak Ringan (RRR)
c. Rehab Rusak Sedang (RRS)
d. Rehab Rusak Berat (RRB)
5. Analisis Nilai Tingkat (% ) Rehabilitasi Gedung
Bila pilihan Jenis Pengajuan bukan Ruang Kelas Baru, maka field Analisa
Nilai Tingkat (%) Rehabilitas Gedung diisikan. Isian berupa angka 0 s/d
100. Hal ini mencerminkan tingkat kerusakan dari bangunan yang
dimaksud. Isian ini biasanya ada rekomendasi dari Dinas Pekerjaan Umum
setempat.
6. Subject
Subject adalah isian singkat seperti perihal di surat-surat pada umumnya.
7. Uraian
Uraian diisikan ringkasan yang menggambarkan isi dari pengajuan
permohonan bantuan. Uraian disarankan singkat, padat dan tepat sasaran.
8. Tab Data Sarana dan Prasarana
Pada tab Data Sarana dan Prasarana berisikan data fasilitas sarana dan
prasarana yang dimaksudkan untuk diberitahukan kepada pengambil
keputusan bahwa obyek tersebut yang akan dilakukan rehabilitasi. Pilihan
sarana dan prasarana ini dilengkapi dengan fasilitas unggah foto. Beberapa
fungsi yang dapat digunakan antara lain :
a) Tambah Data
Fungsi ini untuk menambahkan fasilitas sarana dan prasarana yang
dimaksud untuk dilakukan rehabilitasi. Untuk melakukan pemilihan
sarana dan prasarana adalah sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 12
Pilih Jenis Sarana
Pilih ruangan sesuai dengan kebutuhan yang dimaksud. Pilihan
jenis sarana adalah sebagai berikut :
Keterangan
Keterangan adalah informasi singkat yang menggambarkan
pilihan sarana dan prasarana.
Luas Ruangan
Isian untuk ukuran ruangan. Nilai yang bisa dimasukkan adalah
berupa angka untuk panjang x lebar.
Kondisi
Isian untuk kondisi fasilitas sarana dan prasarana.Isian bisa
dipilih di combo box : Baik / Rusak Ringan / Rusak Sedang /
Rusak Berat.
Setelah isian di atas dianggap benar, klik tombol “Save” untuk
menyimpan data atau klik tombol “Close” untuk membatalkan
isian data di atas.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 13
Untuk melakukan upload foto :
perhatikan pada daftar sarana dan prasarana.
Arahkan pada sarana dan sarana yang dimaksud.
Arahkan kursor pada baris paling kanan ke bagian tombol
sehingga muncul text : upload gambar.
Klik tombol tersebut untuk melakukan upload gambar,
sehingga muncul form upload seperti berikut :
Isikan gambar yang akan diupload, sesuai dengan field yang
ditampilkan. Bila diinginkan mengupload gambar lebih dari
satu, lakukan klik ulang tombol lagi. Demikian untuk
menambahkan gambar yang berikutnya.
Untuk melihat gambar yang sudah pernah dimasukkan, klik
tombol di sebelah kiri tombol .
b) Edit Data
Tombol “Edit Data” dimaksudkan untuk melakukan revisi dari
data-data yang sudah pernah disimpan, untuk dilakukan perbaikan
yang selanjutnya dapat disimpan kembali.
c) Hapus Data
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 14
Tombol “Hapus Data” dimaksudkan untuk menghapus data yag
telah dilakukan penyimpanan. Penghapusan data dilakukan satu per
satu (tidak dapat dilakukan sekaligus).
9. Tab Dokumen Lampiran
Tab dokumen lampiran digunakan untuk melakukan upload dokumen-
dokumen penting yang berkaitan dengan madrasah yang diperlukan untuk
bahan analisa oleh pihak-pihak sebagai pengambil keputusan. Dokumen ini
harus dilakukan scan (file.pdf), sehingga dapat dilampirkan pada aplikasi.
a) Upload Dokumen
Untuk melakukan upload dokumen pendukung, klik tombol “Upload
Dokumen” maka akan tampil form seperti berikut :
Pilih Jenis Dokumen dengan membuka combo box. Beberapa pilihan
yang telah disiapkan adalah :
b) Hapus Dokumen
10. Tombol “Simpan Draft”
Fungsi tombol ini adalah untuk menyimpan data yang telah diisikan, tetapi
belum melakukan pengiriman data ke level di atasnya. Hal ini
memungkinkan user dapat mengoreksi kembali dan mengirimkannya di
waktu-waktu berikutnya.
11. Tombol “Kirim”
Fungsi tombol ini adalah untuk menyimpan data yang telah diisikan dan
sekaligus mengirimkan data ke user level di atasnya.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 15
12. Tombol “Tutup”
Fungsi tombol ini adalah untuk menutup form entri data dan membatalkan
apa saja yang telah diisikan.
4.4 Pengiriman Data Pengajuan
Untuk melakukan pengiriman pengajuan bantuan, langkah-langkah yang harus dilakukan
adalah sebagai berikut :
a. Buka form pengajuan bantuan.
b. Periksa masing-masing field apakah sudah benar.
c. Bila sudah benar, kirm perngajuan tersebut dengan menekan tombol “Kirm” pada
form pengajuan.
( Perhatian :
Bila pengajuan sudah dikirimkan, maka tidak bisa ditarik kembali.
Pengajuan bantuan dilakukan 1 (satu) kali untuk setahun ).
5. Memeriksa Status Pengajuan Permohonan Bantuan
Madrasah yang telah mengirimkan pengajuan bantuan dapat memeriksa / memantau status
pegajuannya melalui aplikasi SIM Sarpras. Untuk memantau pengajuannya, madrasah dapat
mengakses aplikasi SIM Sarpras di folder “Sent Items”.
Status pengajuan bantuan akan terlihat seperti gambar di atas. Status tersebut akan berubah-
ubah sesuai dengan perkembangan pengajuan yang ditangani oleh beberapa pihak terkait.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 16
6. Memeriksa Dokumen Pengajuan Bantuan
Dokumen pengajuan bantuan yang dikirimkan oleh madrasah akan dilakukan pemeriksaaan /
verifikasi oleh pejabat-pejabat yang berwenang. Pejabat pemeriksa dokumen pengajuan
bantuan adalah Pejabat Kemenag kabupaten/kota, Kanwil Propinsi atau Kantor Pusat. Untuk
mengetahui apakah ada pengajuan bantuan yang masuk, dapat dilihat di folder “INBOX”,
seperti terlihat di bawah ini.
Pada tampilan di atas terlihat hanya ada satu (baris) pengajuan proposal dari Madrasah. Bila
pengajuan ini dilakukan oleh beberapa madrasah, maka akan terlihat beberapa baris. User
tinggal memilih (menyorot) proposal pengajuan bantuan dari madrasah mana yang akan
dilakukan pemeriksaan. Untuk melakukan pemeriksaaan terhadap dokumen pengajuan
bantuan, klik tombol “Tindak Lanjuti”.Setelah di klik tombol “TIndak Lanjuti”, maka akan ditampilkan form / data pengajuan
bantuan yang telah dikirimkan oleh madrasah. Tampilan form dari pengajuan bantuan untuk
user Kemenag Kabupaten/Kota, Kanwil Propinsi dan Kantor Pusat akan berbeda-beda.
Tim Pemeriksa proposal pengajuan bantuan tinggal melakukan pengecekan detil dari data-data
/ dokumen yang disampaikan oleh madrasah.
Catatan :Khusus untuk user Kemenag Kabupaten / Kota, dalam melakukan pemeriksaaan data /
dokumen proposal wajib melakukan cek fisik ke madrasah yang bersangkutan.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 17
6.1 Periksa Dokumen Oleh User Kabupaten/Kota
Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah untuk
user kemenag Kabupaten / Kota adalah sebagai berikut :
Dari tampilan di atas, user kemenag Kabupaten / Kota wajib untuk memeriksa item-
item data secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan
yang sudah valid.
6.1.1 Fokus Pemeriksaaan
Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah
dikirimkan oleh Madrasah, antara lain :
a. Data Profil Madrasah.Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat
referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil
Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 18
yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah
adalah seperti di bawah ini :
b. Tanggal PengajuanDisini yang perlu dicermati adalah tahun anggaran pengajuan dan tanggal
proposal diajukan. Analisa dengan ketentuan yang berlaku saat ini.
c. Subject dan UraianSubject proposal berisi informasi singkat dari proposal pengajuan bantuan.
Uraian akan membahas beberapa uraiang kalimat yang disampaikan oleh
madrasah dalam memperkuat isi dari proposal yang diajukan. Perhatikan
bahwa subject dan uraian apakah selaras dengan kategori bantuan yang
telah diisikan ( RKB, RRR, RRS, RRB).
d. Data FotoFoto-foto yang telah dikirimkan oleh madrasah dapat dicek untuk
dilakukan pemeriksaan. Foto-foto yang disampaikan harus diuji
keabsahannya dengan melakukan survey fisik ke lapangan. Hasil cross check
foto dengan di lapangan ini sangat diperlukan guna dapat memastikan
apakah foto-foto tersebut valid atau tidak.
e. Data Dokumen Institusi
Data dokumen yang dilampirkan oleh madrasah wajib untuk diperiksa
kembali. Hal-hal yang perlu diperiksa adalah keabsahan dokumen serta
valid atau tidaknya data-data yang ada di dokumen. Dokumen-dokumen
yang harus diperiksa antara lain :
Surat Ijin Operasional
Dokumen akreditasi
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 19
Dokumen Bukti Kepemilikan Tanah
NPWP atas nama Madrasah
Dokumen NODIN
Dokumen Proposal (bila ada)
Dokumen Lain-lain (selain di atas)
Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah
tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan.
6.1.2 Hasil Pemeriksaaan
Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang
disampaikan oleh madrasah, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil
verifikasi dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil
evaluasi adalah :
- Memberikan KeputusanBeberapa keputusan yang dapat diambil di user kemenag kabupaten / kota
antara lain :
a. Proposal Tidak DisetujuiBila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag
Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak.
Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke
tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima
pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya.
Catatan :Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan
menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat.
b. Masukkan ke RekomendasiKeputusan ini diambil bila di kemenag Kabupaten / Kota mempunyai
dana / anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah.
Dengan demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke
daftar rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih,
maka proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder
“Recommended”.
c. Teruskan ke Wilayah
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 20
Keputusan ini dimaksudkan, bila madrasah tersebut memenuhi criteria
untuk mendapatkan bantuan tetapi di kantor kemenag Kabupaten /
Kota tidak mempunyai anggaran untuk memberikan bantuan. Bila opsi
ini dipilih, maka proposal dan data-data dari madrasah tersebut akan
disampaikan / diteruskan ke kantor wilayah dari kabupaten / kota yang
bersangkutan.
- Menentukan Kategori BantuanBila proposal madrasah masuk nominasi, maka user kemenag Kabupaten /
Kota akan menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan
oleh madrasah. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah
dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus
disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang
diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang
akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan
dengan level paling tinggi.
- Memberikan CatatanCatatan akan diberikan sesuai dengan keputusan yang telah diambil
berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan. Catatan ini akan membantu
pengambil keputusan untuk melakukan evaluasi akhir.
- Melampirkan DokumenBila diperlukan, user kemenag Kbupaten / Kota dapat melampirkan
dokumen untuk dijadikan bahan evaluasi oleh pengambil keputusan di level
lebih atas.
Bila hal-hal di atas sudah diperiksa dan dianggap valid user dapat menyimpan
atau mengirim hasil verifikasi ini untuk ditindak lanjuti dengan menekan
tombol “Kirim”. Bila ingin membatalkan evaluasi data ini maka klik tombol
“Tutup”.
6.2 Periksa Dokumen Oleh User Kanwil Propinsi
Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah yang
telah diperiksa oleh user Kemenag Kabupaten / Kota dan direkomendasikan ke Kanwil
Propinsi adalah sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 21
Dari tampilan di atas, user Kanwil Propinsi wajib untuk memeriksa item-item data
secara seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang
sudah valid. Catatan / rekomendasi dari user kemenag Kabupaten / Kota perlu
diperhatikan.
6.2.1 Fokus Pemeriksaaan
Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah
dikirimkan oleh Madrasah, antara lain :
a. Data Profil Madrasah.Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat
referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil
Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah
yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah
adalah seperti di bawah ini :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 22
b. Tanggal PengajuanDisini yang perlu dicermati adalah tahun anggaran pengajuan dan tanggal
proposal diajukan. Analisa dengan ketentuan yang berlaku saat ini.
c. Subject dan UraianSubject proposal berisi informasi singkat dari proposal pengajuan bantuan.
Uraian akan membahas beberapa uraiang kalimat yang disampaikan oleh
madrasah dalam memperkuat isi dari proposal yang diajukan. Perhatikan
bahwa subject dan uraian apakah selaras dengan kategori bantuan yang
telah diisikan ( RKB, RRR, RRS, RRB).
d. Data FotoFoto-foto yang telah dikirimkan oleh madrasah dapat dicek untuk
dilakukan pemeriksaan. Foto-foto yang disampaikan harus diuji
keabsahannya dengan melakukan survey fisik ke lapangan. Hasil cross check
foto dengan di lapangan ini sangat diperlukan guna dapat memastikan
apakah foto-foto tersebut valid atau tidak.
e. Data Dokumen Institusi
Data dokumen yang dilampirkan oleh madrasah wajib untuk diperiksa
kembali. Hal-hal yang perlu diperiksa adalah keabsahan dokumen serta
valid atau tidaknya data-data yang ada di dokumen. Dokumen-dokumen
yang harus diperiksa antara lain :
Surat Ijin Operasional
Dokumen akreditasi
Dokumen Bukti Kepemilikan Tanah
NPWP atas nama Madrasah
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 23
Dokumen NODIN
Dokumen Proposal (bila ada)
Dokumen Lain-lain (selain di atas)
Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah
tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan.
f. Catatan Persetujuan Kantor Kemenag Kabupaten / KotaCatatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota perlu diakomodir untuk
membantu dalam pengambilan keputusan.
6.2.2 Hasil Pemeriksaaan
Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang
disampaikan oleh madrasah dan catatan dari kantor kemenag Kabupaten /
Kota, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi dan
evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi adalah :
- Memberikan KeputusanBeberapa keputusan yang dapat diambil di user Kanwil Propinsi antara lain :
a. Proposal Tidak DisetujuiBila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag
Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak.
Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke
tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima
pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya.
Catatan :Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan
menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat.
b. Masukkan ke RekomendasiKeputusan ini diambil bila di Kanwil Propinsi mempunyai dana /
anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan
demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar
rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka
proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder
“Recommended”.
c. Teruskan ke Kantor Pusat
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 24
Keputusan ini dimaksudkan, bila madrasah tersebut memenuhi kriteria
untuk mendapatkan bantuan tetapi di kantor Kanwil Propinsi tidak
mempunyai anggaran untuk memberikan bantuan. Bila opsi ini dipilih,
maka proposal dan data-data dari madrasah tersebut akan disampaikan
/ diteruskan ke kantor pusat.
- Menentukan Kategori BantuanBila proposal madrasah masuk nominasi, maka user Kanwil Propinsi akan
menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh user
kemenag Kabupaten / Kota. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil
evaluasi yang telah dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori
bantuan harus disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori
bantuan yang diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi
perbedaan. Yang akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari
pengambil keputusan dengan level paling tinggi.
- Memberikan CatatanCatatan akan diberikan sesuai dengan keputusan yang telah diambil
berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan. Catatan ini akan membantu
pengambil keputusan untuk melakukan evaluasi akhir.
- Melampirkan DokumenBila diperlukan, user Kanwil Propinsi dapat melampirkan dokumen untuk
dijadikan bahan evaluasi oleh pengambil keputusan di level lebih atas.
Bila hal-hal di atas sudah diperiksa dan dianggap valid user dapat menyimpan
atau mengirim hasil verifikasi ini untuk ditindak lanjuti dengan menekan
tombol “Kirim”. Bila ingin membatalkan evaluasi data ini maka klik tombol
“Tutup”.
6.3 Periksa Dokumen Oleh User Kantor Pusat
Tampilan untuk memeriksa dokumen / form pengajuan bantuan dari madrasah yang
telah diperiksa oleh user Kemenag Kabupaten / Kota serta kanwil propinsi dan
direkomendasikan ke Kantor Pusat adalah sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 25
Dari tampilan di atas, user Kantor Pusat wajib untuk memeriksa item-item data secara
seksama. Keputusan yang akan dibuat mencerminkan hasil pemeriksaan yang sudah
valid. Catatan / rekomendasi dari user kemenag Kabupaten / Kota dan Kanwil Propinsi
perlu diperhatikan.
6.3.1 Fokus Pemeriksaaan
Beberapa hal yang menjadi focus pemeriksaan data / dokumen yang telah
dikirimkan oleh Madrasah, antara lain :
a. Data Profil Madrasah.Untuk melengkapi pemeriksaan dan evaluasi data, user dapat melihat
referensi profil madrasah tersebut dengan menekan tombol “Lihat Profil
Madrasah”. Informasi profile ini akan mengacu pada data profil madrasah
yang diakses dari database EMIS. Tampilan profile data dari madrasah
adalah seperti di bawah ini :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 26
b. Tanggal PengajuanDisini yang perlu dicermati adalah tahun anggaran pengajuan dan tanggal
proposal diajukan. Analisa dengan ketentuan yang berlaku saat ini.
c. Subject dan UraianSubject proposal berisi informasi singkat dari proposal pengajuan bantuan.
Uraian akan membahas beberapa uraiang kalimat yang disampaikan oleh
madrasah dalam memperkuat isi dari proposal yang diajukan. Perhatikan
bahwa subject dan uraian apakah selaras dengan kategori bantuan yang
telah diisikan ( RKB, RRR, RRS, RRB).
d. Data FotoFoto-foto yang telah dikirimkan oleh madrasah dapat dicek untuk
dilakukan pemeriksaan. Foto-foto yang disampaikan harus diuji
keabsahannya dengan melakukan survey fisik ke lapangan. Hasil cross check
foto dengan di lapangan ini sangat diperlukan guna dapat memastikan
apakah foto-foto tersebut valid atau tidak.
e. Data Dokumen Institusi
Data dokumen yang dilampirkan oleh madrasah wajib untuk diperiksa
kembali. Hal-hal yang perlu diperiksa adalah keabsahan dokumen serta
valid atau tidaknya data-data yang ada di dokumen. Dokumen-dokumen
yang harus diperiksa antara lain :
Surat Ijin Operasional
Dokumen akreditasi
Dokumen Bukti Kepemilikan Tanah
NPWP atas nama Madrasah
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 27
Dokumen NODIN
Dokumen Proposal (bila ada)
Dokumen Lain-lain (selain di atas)
Dokumen-dokumen ini akan menentukan hasil evaluasi apakah madrasah
tersebut berhak atau tidak untuk mendapatkan bantuan.
f. Catatan Persetujuan Kantor Kemenag Kabupaten / KotaCatatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota perlu diakomodir untuk
membantu dalam pengambilan keputusan.
g. Catatan Persetujuan Kantor Kanwil PropinsiCatatan dari kantor Kanwil Propinsi juga perlu diakomodir untuk
membantu dalam pengambilan keputusan.
6.3.2 Hasil Pemeriksaaan
Setelah dilakukan pemeriksaan atas validitas dari data-data / dokumen yang
disampaikan oleh madrasah, catatan dari kantor kemenag Kabupaten / Kota
dan Kanwil Propinsi, langkah selanjutnya adalah menyimpulkan hasil verifikasi
dan evaluasinya. Hal-hal yang dilakukan untuk menyimpulkan hasil evaluasi
adalah :
- Memberikan KeputusanBeberapa keputusan yang dapat diambil di user Kantor Pusat antara lain :
a. Proposal Tidak DisetujuiBila dari data yang masuk tidak memenuhi syarat maka user kemenag
Kabupaten / kota berhak untuk memutuskan proposal ditolak.
Dengan demikian proposal yang masuk tidak akan di lanjutkan ke
tahap berikutnya. Saat proposal ditolak, madrasah akan menerima
pemberitahuan bahwa proposal ditolak beserta alasannya.
Catatan :Madrasah dapat mengajukan kembali proposal bantuan dengan
menyertakan dokumen yang telah memenuhi syarat.
b. Masukkan ke RekomendasiKeputusan ini diambil bila di Kantor Pusat mempunyai dana /
anggaran untuk memberikan bantuan kepada madrasah. Dengan
demikian madrasah yang bersangkutan akan dimasukkan ke daftar
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 28
rekomendasi (calon penerima bantuan). Bila opsi ini dipilih, maka
proposal madrasah tersebut akan dimasukkan di folder
“Recommended”.
- Menentukan Kategori BantuanBila proposal madrasah masuk nominasi, maka user Kantor Pusat akan
menentukan kembali kategori bantuan yang telah ditentukan oleh user
kantor Kanwil. Hal ini dimungkinkan terjadi bila hasil evaluasi yang telah
dilakukan menimbulkan keputusan bahwa kategori bantuan harus
disesuaikan. Dengan demikian kemungkinan kategori bantuan yang
diajukan madrasah dan hasil yang disetujui bisa terjadi perbedaan. Yang
akan dieksekusi adalah persetujuan terakhir dari pengambil keputusan
dengan level paling tinggi.
- Memberikan CatatanCatatan akan diberikan sesuai dengan keputusan yang telah diambil
berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan. Catatan ini akan membantu
pengambil keputusan untuk melakukan evaluasi akhir.
- Melampirkan DokumenBila diperlukan, user Kantor Pusat dapat melampirkan dokumen untuk
disampaikan ke pihak-pihak yang berkepentingan.
Bila hal-hal di atas sudah diperiksa dan dianggap valid user dapat menyimpan
atau mengirim hasil verifikasi ini untuk ditindak lanjuti dengan menekan
tombol “Kirim”. Bila ingin membatalkan evaluasi data ini maka klik tombol
“Tutup”.
7. Membuat Surat Keputusan
Surat Keputusan dibuat oleh institusi yang berwenang untuk memberikan bantuan. Institusi ini
bisa Kantor Kemenag Kabupaten / Kota, Kantor Wilayah atau kantor Pusat. Hal ini
tergantung dana / anggaran yang tersedia ada dimana ? Dokumen Surat Keputusan dibuat
dengan standar normal / manual dilakukan seperti biasa.
Untuk berinteraksi dengan aplikasi SIM Sarpras, dokumen Surat keputusan yang sudah dibuat
harus dilakukan digitalisasi / “scanning” terlebih dahulu. Softcopy Surat Keputusan ini akan
dilampirkan di form membuat Surat Keputusan di aplikasi SIM Sarpras.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 29
Untuk membuat Surat Keputusan di aplikasi Sarpras, langkah-langkah yang dilakukan adalah
sebagai berikut :
a. Asusmsi bahwa Surat Keputusan dibuat di Kantor Pusat.
b. Login ke aplikasi Sarpras dengan menggunakan user kantor pusat.
c. Pilih folder “Create Items” -> Buat Dokumen -> Pilih “Surat Keputusan”-> “GO”
d. Setelah itu akan muncul form entri untuk pembuatan Surat Keputusan, seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 30
Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Surat Keputusan antara lain :
- Tahun Anggaran : Diisi dengan periode tahun anggaran yang berlaku.
- Nomor SK : Diisi nomor SK sesuai dengan dokumen SK yang telah
dibuat.
- Tanggal Terbit SK : Diisi dengan tanggal terbit SK sesuai dengan dokumen SK
yang telah dibuat.
- Subject : Diisi uraian singkat tentang judul SK yang telah dibuat.
- Uraian : Uraian yang menjelaskan dokumen SK yang telah dibuat.
- Dokumen Lampiran : melampirkan dokumen (softcopy SK) ke form, dengan cara
melakukan klik tombol “Upload Dokumen” sehingga
muncul tampilan seperti berikut :
Field yang perlu diisikan adalah :
a. Keterangan : Keterangan singkat file SK.
b. File : Mengambil file softcopy SK yang
telah dipersiapkan sebelumnya.
Setelah selesai, klik tombol “Upload” untuk melampirkan
dokumen SK. Tombol “Close” digunakan untuk
membatalkan proses upload dokumen.
e. Setelah data-data diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Simpan”.
Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”.
Pembuatan Surat Keputusan ini harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan
persetujuan terhadap proposal yang telah masuk sebagai nominasi.
Surat Keputusan ini akan dijadikan kunci untuk melekatkan madrasah-madrasah yang akan
memperoleh bantuan.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 31
8. Membuat Persetujuan Proposal
Bila Surat Keputusan sudah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah melakukan Persetujuan
terhadap proposal-proposal yang telah dinominasikan (di folder Recommended). Proposal
yang akan disetujui dimungkinkan tidak sebanyak proposal yang masuk ke folder
“Recommended”. Jumlah proposal yang disetujui bergantung pada jumlah dana yang
tersedia.
Dalam satu tahun dimungkinkan akan terbit Surat Keputusan lebih dari satu. Persetujuan
proposal selalu menginduk ke Surat Keputusan. Madrasah yang sudah mendapat persetujuan
akan masuk ke folder “Approved”.
Proses untuk melakukan Persetujuan Proposal adalah sebagai berikut :
a. Asumsi bahwa Persetujuan Proposal dilakukan di Kantor Pusat.
b. Login sebagai user Kantor Pusat (pemberi bantuan).
c. Klik folder “Create Items”->Buat Dokumen –> “Persetujuan Proposal”-> “GO”
d. Setelah itu akan muncul form Persetujuan seperti di bawah ini :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 32
Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Persetujuan proposal antara lain :
- Cari No. SK : Untuk mencari tahun anggaran dan nomor SK, cukup
dengan meng-klik tombol “Cari Nomor SK” yang akan
tampil seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 33
Dari daftar nomor SK di atas, user akan mencari nomor Sk
yang diinginkan kemudian klik tombol untuk
memilihnya.
Dengan penilihan ini , maka field tahun anggaran dan
nomor SK otomatis akan terisi.
- Subject : Diisi uraian singkat tentang judul Persetujuan yang akan
dibuat.
- Kelengkapan Data : Diberikan tanda centang, bila dimaksudkan memberikan
informasi kepada penerima bantuan (madrasah) untuk
menyerahkan dokumen-dokumen tambahan yang
dibutuhkan. Isi dokumen tambahan yang harus diserahkan
bisa dituangkan dalam area uraian di bawahnya. Dengan
diberikan tanda centang, maka otomatis system akan
mengirimkan surat (elektronik) yang akan ditampilkan di
folder “INBOX” saat madrasah melakukan Login di aplikasi
Sarpras.
- Uraian : Uraian yang menjelaskan dokumen SK yang telah dibuat.
Uraian bisa juga memuat dokumen tambahan yang harus
diserahkan oleh madrasah kepada pembere bantuan.
- Daftar Proposal Yang Disetujui : memilih proposal madrasah yang masuk
nominatif (folder Recommended) untuk dilakukan
persetujuan, dengan cara melakukan klik tombol “TambahData” sehingga muncul tampilan seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 34
Pada gambar di atas akan terlihat daftar dari madrasah yang
masuk di nominative. User tinggal memilih madrasah mana
saja yang akan dilakukan persetujuan dengan meng-klik
tombol (pada sebelah kanan). Bila user menginginan
seluruh madrasah yang tampil di daftar nominative diberikan
persetujuan semua, maka user dapat melakukannya dengan
menekan tombol “Pilih Semua”.
f. Bila field data di atas sudah diisikan semua, maka tampilan form di atas tadi menjadi
seperti berikut :
g. Pastikan data-data telah diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Kirim”.
Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”.
h. Madrasah yang telah dilakukan persetujuan proposal akan ditempatkan di folder
“Approved”.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 35
9. Membuat Konfirmasi dan Mengirimkan Dokumen
Pada bab di atas, bahwa saat dibuat persetujuan bila user pemberi bantuan menginginkan
madrasah untuk mengirimkan dokumen tambahan, maka user pemberi bantuan harus
memberikan centang pada bagian “Kelengkapan Data” serta menuliskan dokumen apa saja
yang harus dikirimkan ulang di area “Uraian”. Setelah dilakukan penyimpanan, otomatis user
madrasah akan mendapatkan pesan di folder “INBOX”, seperti terlihat di bawah ini :
Bila madrasah mendapatkan pesan ini, maka pesan ini harus direspon sesuai dengan isi pesan
yang disampaikan. Respon ini akan mempengaruhi proses pencairan dana nya.
Untuk merespon atau menjawab pesan dari pemberi bantuan, langkah-langkah yang harus
dilakukan adalah :
a. Persiapkan kelengkapan dokumen yang disyaratkan.
b. Login sebagai user madrasah dan masuk ke folder “INBOX”.
c. Pilih pesan yang dimaksud, kemudian klik tombol “Tindak Lanjuti”, maka akan tampil
form seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 36
Hal-hal yang perlu diisikan antara lain :
- Uraian : berikan uraian singka bahwa kelengkapan data yang
dipersayaratkan sudah dipersiapkan semuanya. Pada area
uraian, data persayaratan dokumen masih disertakan sebagai
pengingat.
- Dokumen Lampiran : lampirkan dokumen yang disertakan (sesuai dengan yang
dipersyaratkan) dengan menekan tombol “Upload dokumen”
dengan mengisi form sebagai berikut :
Field yang perlu diisikan adalah :
a. Keterangan : Keterangan singkat file yang dikirimkan.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 37
b. File : Mengambil file softcopy dokumen yang telah
dipersiapkan sebelumnya.
Setelah selesai, klik tombol “Upload” untuk melampirkan
dokumen tersebut. Tombol “Close” digunakan untuk
membatalkan proses upload dokumen.
Untuk mengupload dokumen-dokumen berikutnya, ulangi
langkah-langkah di atas.
d. Setelah semua field isian data sudah dianggap selesai dan benar, maka klik tombol “Kirim”
untuk menyimpan dan mengirimkan data atau klik tombol “Tutup” untuk membatalkan
form tersebut.
e. Setelah dokumen dikirimkan, maka otomatis pada folder “INBOX” di layar user pemberi
bantuan akan muncul pemberitahuan, seperti berikut :
f. User pemberi bantuan dapat melakukan pengecekan pada pesan yang dikirimkan oleh
madrasah, terutama pada kelengkapan dokumennya.
10.Pencairan Dana
Bila dokumen-dokumen kelengkapan dari madrasah yang menjadi kandidat penerima bantuan
dipenuhi,, maka langkah selanjutnya bagi pemberi bantuan adalah melakukan pencairan dana.
Pencairan dana dilakukan secara manual oleh KPPN dan dilakukan transfer ke Bank-bank
yang ditunjuk oleh Kementerian Agama khusus untuk pemberian bantuan sarana dan
prasarana. Pada saat bank tersebut melakukan pencairan, maka petugas / user pemberi
bantuan akan mencatat di SIM Sarpras dengan modul Pencairan Dana.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 38
Penairan dana ini akan menandai bahwa dana sudah diterima oleh madrasah penerima
bantuan. Saat dana diterima berarti masa untuk memulai pelaksanaan kegiatan dinyatakan
“dimulai”.
Untuk melakukan pencairan dana di aplikasi SIM Sarpras, beberapa langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :a. Pastikan bahwa dana untuk penerima bantuan / Madrasah sudah dilaksanakan oleh Bank pengirim.
b. Asumsi bahwa Persetujuan Proposal dilakukan di Kantor Pusat.
c. Login sebagai user Kantor Pusat (pemberi bantuan).
d. Klik folder “Create Items”->Buat Dokumen –> “Pencairan Dana”-> “GO”
e. Setelah itu akan muncul form Pencairan Dana seperti di bawah ini :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 39
Data-data yang perlu diisikan pada form pembuatan Persetujuan proposal antara lain :
- Cari No. SK : Untuk mencari tahun anggaran dan nomor SK, cukup
dengan meng-klik tombol “Cari Nomor SK” yang akan
tampil seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 40
Dari daftar nomor SK di atas, user akan mencari nomor Sk
yang diinginkan kemudian klik tombol untuk
memilihnya.
Dengan penilihan ini , maka field tahun anggaran dan
nomor SK otomatis akan terisi.
- Subject : Diisi uraian singkat tentang Pencairan Dana yang akan
dibuat.
- Uraian : Uraian yang menjelaskan pencairan dana yang akan dibuat.
- Daftar Proposal Yang Dicairkan : memilih proposal madrasah yang sudah disetujui
(folder Approved) untuk dilakukan pencairan dana, dengan
cara melakukan klik tombol “Tambah Data” sehingga
muncul tampilan seperti berikut :
Pada gambar di atas akan terlihat daftar dari madrasah yang
sudah disetujui. User tinggal memilih madrasah mana saja
yang akan dilakukan pencairan dana dengan meng-klik
tombol (pada sebelah kanan). Bila user menginginan
seluruh madrasah yang tampil di daftar dilakukan pencairan
dana semua, maka user dapat melakukannya dengan
menekan tombol “Pilih Semua”.
f. Pastikan data-data telah diisi dengan lengkap, untuk menyimpan data klik tombol “Kirim”.
Untuk membatalkan isian data di form tersebut, klik tombol “Tutup”.
g. Dengan disimpannya proses pencairan dana, secara otomatis pemberi dana akan memberi
tahukan kepada madrasah tentang pencairan dana ini. Pemberi dana meminta konfirmasi
kepada madrasaha penerima bantuan, apakah dana sudah diterima.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 41
h. Pesan ini akan diterima oleh madrasah di folder “INBOX”.
11.Membuat Konfirmasi Dana Sudah Diterima
Madarasah yang menerima pesan pemberitahuan dari pemberi dana, wajib untuk melakukan
konfirmasi apakah dana tersebut sudah diterima. Madrasah dapat membuka pesan tersebut di
folder “INBOX”.
Untuk memeriksanya, klik folder INBOX, dan sorot pesar dari pemberi dana tersebut. Untuk
melakukan konfirmasi kepada pemberi dana, klik tombol “Tindak Lanjuti” kemudian akan
muncul form di bawah ini.
Hal-hal yang perlu diisikan adalah :
1.
12.Mengirimkan Laporan Progress PelaksanaanPekerjaan
Untuk melaporkan progress pelaksanaan pekerjaan, ada beberapa hal yang dilakukan antara
lain :
12.1 Form Entri Data
Setelah proses login sukses, maka akan tampilannya adalah sebagai berikut :
1 . L o g i n s e b a g a i u s e r m a d r a s a h p e n e r i m a b a n t u a n .
2 . Pilih menu eOffice - Sarpras -> Madrasah -> Create Items, sehingga muncul
menu seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 42
Kemudian pilih button "Buat Dokumen", dan pilih "Laporan Progress".
Setelah itu klik tombol .
3. Tampilan form entri data segera muncul dengan tampilan seperti berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 43
Tata cara entri data setiap fieldnya akan dijelaskan sebagai berikut :
No. Nama Field Keterangan
1. Nomor SK Nomor SK diisi dengan cara menekan tombol
, pilih nomor Sk yang sesuai.Untuk madrasah negeri yang dipilih adalahnomor kontrak.
2. Tahun Anggaran <otomatis terisi>3. Tanggal Pencarian <otomatis terisi>4. Jenis Rehabilitasi <otomatis terisi>5. Dana Bantuan (Rp.) <otomatis terisi>6. Tanggal Mulai Diisi dengan tanggal dimulainya pekerjaan.7. Tanggal Selesai Diisi dengan tanggal selesai (sesuai perencanaan)
8. Penanggung jawab Diisi dengan ketua panitia pelaksanaanpekerjaan di madrasah. Untuk mengisipelaporan yang ke-2 dan seterusnya field iniotomatis terisi sesuai dengan yang telah diisikansebelumnya.
9. No. Telp. Diisi dengan nomor telepon penanggung jawab.Untuk mengisi pelaporan yang ke-2 danseterusnya field ini otomatis terisi sesuaidengan yang telah diisikan sebelumnya.
10. Nomor Laporan <otomatis terisi>11. Tanggal Dilaporkan <otomatis terisi>12. Subject Subyek / Perihal Pelaporan, berisi uraian singkat
pelaporan.13. Penyerapan Dana (Rp.) Diisi besarnya dana yang sudah dikeluarkan saat
pelaporan tersebut dibuat.14. Progress Fisik Diisi dengan prosentase progress fisik saat
pelaporan dibuat.
15. Uraian User dapat menuliskan keterangan tambahan(tanpa batas) untuk melengkapi pelaporan.
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 44
16. Upload foto Untuk meng-upload foto, klik tombol
, maka akan tampil file-file dikomputer lokal. User tinggal memilih file yangdimaksud. Untuk saat ini file-file yang diijinkanhanya yang berformat gambar (.jpg, .tiff, .bmp,.png). Tampilan untuk uplod foto adalah sebagaiberikut :
Keterangan field entri :
10A : Keterangan gambar yang akan dikirimkan.10B : tombol untuk membuka file di komputer
lokal.10C : Tombol "Upload" untuk mengupload
gambar yang sudah dipilih.10D : Tombol "Close" untuk membatalkan
upload gambar.17. Hapus foto Bila user terlanjur menyimpan file foto, dan
berkeinginan untuk menghapus file tersebut,maka langkah-langkah yang harus dilakukanadalah : sorot di baris foto yang dimaksud,
kemudian tekan tombol .
18. Simpan Bila user bermaksud untuk menyimpan datayang dientri, tetapi tidak bermaksudmengirimkannya, maka user harus menekan
tombol . Setelah dilakukanpenyimpanan, maka pada sub menu "CreateItems" akan muncul satu baris, yang merupakaninformasi global entri data yang telah disimpan.
19. Kirim Bila user bermaksud untuk mengirimkan datayang dientri, sekaligus menyimpan, maka user
harus menekan tombol .
20. Batal Untuk membatalkan entri data, user dapatmenekan
tombol .
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 45
12.2 Memeriksa Pengiriman Laporan
Untuk memastikan apakah entri data yang sudah dilakukan terkirim dengan baik, user
dapat memeriksa kembali hasil entri data yang sudah dilakukan. Untuk mengetahuinya,
akses di menu eOffice - Sarpras -> Madrasah -> Sent Items. Tampilannya adalah
sebagai berikut :
Pada gambar di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Menu yang menunjukan hasil data entri yang sudah dikirimkan.
2. Daftar laporan-laporan yang sudah dikirimkan. Pada gambar di atas
menunjukkan user telah mengirimkan laporan sebanyak 2 (dua) kali.
3. Informasi detil dari data entri di laporan nomor 2.
4. Informasi detil dari data entri khususnya di field "Uraian".
5. Informasi detil gambar-gambar yang menyertai di setiap laporan.
Untuk melakukan pengecekan apakah laporan sudah terkirim bisa dilakukan juga
melalui folder navigasi “Dashboard eMonev”, kemudian masukkan tahun anggaran dan
set tampilan menjadi “penerima bantuan”. Kemudian masukkan nomor NSM yang
dikehendaki. Gambaran dari eksekusi perintah di atas adalah sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 46
Bila madrasah yang dicari ditemukan, maka akan ditampilkan di koordinat peta, seperti
berikut :
Untuk melihat detil dari laporan yang telah dikirimkan, klik tombol “Detil Bantuan”,
dan akan tampil sebagai berikut :
User Manual - SIM SARPRAS 2012
User Manual – SIM SRPRAS hal - 47
13.Mengakses Area Publik.
Folder Area Publik adalah menu yang dapat diakses oleh semua user yang dapat mengakses
SIM SARPRAS. Konten di area public diupload oleh administrator. Konten pada area public
dikelompokkan menjadi :
- Pemberitahuan
- User Manual
- Peraturan
Tampilan konten area public adalah sebagai berikut :