DAFTAR ISI

BAB 1 PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT ........................................................................... 2

PENGERTIAN RAPAT ............................................................................................................................. 2

MACAM-MACAM RAPAT ...................................................................................................................... 3

UNSUR-UNSUR RAPAT ......................................................................................................................... 6

BAB 2 JENIS-JENIS RAPAT ................................................................................................................... 11

JENIS-JENIS RAPAT ............................................................................................................................. 11

BAB 3 SYARAT-SYARAT RAPAT ......................................................................................................... 14

SYARAT-SYARAT RAPAT .................................................................................................................. 14

BAB 4 TUJUAN RAPAT .......................................................................................................................... 17

TUJUAN RAPAT ..................................................................................................................................... 17

BAB 5 TATA TERTIB RAPAT ............................................................................................................... 18

TATA TERTIB RAPAT ......................................................................................................................... 18

BAB 6 PROSEDUR RAPAT .................................................................................................................... 21

PROSEDUR RAPAT .............................................................................................................................. 21

BAB 7 ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI .............................................................................. 24

ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI. .................................................................................... 24

BAB 8 TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT ................................................................................. 35

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT ........................................................................................ 35

TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT............................................................................. 36

LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGEFEKTIFKAN RAPAT PERENCANAAN DAN

PERSIAPAN RAPAT ............................................................................................................................. 37

AGENDA RAPAT ................................................................................................................................... 38

TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT .............................................................................................. 40

PERENCANAAN RAPAT ..................................................................................................................... 42

BAB 9 NOTULA ....................................................................................................................................... 54

NOTULA ................................................................................................................................................... 54

BAB 10 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN ................................................................................. 58

RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN .......................................................................................... 58

BAB 1 PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT

PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang

bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik

swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk

pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh

beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana

melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan

organisasi dapat dirumuskan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu

terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar

kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi

antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang

kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:

a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop

muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun

pemerintah.

b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah

kelompok.

c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk

mufakat.

d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi

sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut

kepentingan bersama.

f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota

organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan

kepentingan organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa rapat pada haikaktnya

adalah bentu pertemuan yang melibatkan karyawan internal ataupun pihak-pihak yang

berkepentingan terhadap perusahaan/organisasi. Rapat diadakan agar tujuan yang

diagendakan dalam rapat bisa tercapai dengan efektif.

MACAM-MACAM RAPAT

Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:

1. Menurut tujuannya, yaitu:

a) Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada

para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi,

tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan

keseragaman kerja.

b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu

masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila

masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling

mengait.

c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu

perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:

a) Rapat formal: rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu,

menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat

undangan.

b) Rapat informal: rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal.

Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.

3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:

a) Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas

maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu.

Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.

c) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan

Komisaris.

4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:

a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.

b) Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah

yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan

bersama.

5. Menurut Media Rapat, terdiri atas:

a. Teleconference

Teleconference adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan

secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang

berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon

yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya

maksimal peserta rapat adalah 50 orang. Di Indonesia, terdapat berbagai layanan

teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio conference) yang

mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam

satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai keinginan penyelenggara

konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN

(Personal Identification Number), sehingga menjamin kerahasiaan suatu

konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau

teleconference tersebut.

Audio conference atau disebut juga conference call adalah pecakapan dua

atau lebih partisipan menggunakan fasilitas telepon di mana komunikasi yang

terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

Dari semua jenis telekonferensi, conference call paling populer karena

memiliki kelebihan sebagai berikut.

a. Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan

telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.

b. Dapat digunakan kapan dan di mana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi

perangkat yang akan digunakan.

c. Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi

ini menggunakan jalur telepon, maka tidak perlu mempunyai jalur koneksi

internet yang cepat.

Guna melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon

nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge

(peralatan khusus yang dihubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu)

yang disediakan oleh provider conference call. Biasanya ada biaya tambahan yang

dikenakan oleh provider conference call bagi penggunanya.

b. Videoconference

Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling

melihat, sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat

diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya. Biasanya fasilitas penunjang ini berupa

audio-visual. Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya

tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang

populer di Indonesia karena beberapa hal berikut.

Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video kamera atau

webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output

(speaker) serta fasilitas datatransfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau internet).

Saat ini video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi

UNSUR-UNSUR RAPAT

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :

a. Tujuan Rapat

Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat

adalah sebagai berikut :

1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika

penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka

dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.

2. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan

membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai

penurunan gaji pegawai.

3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan

masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.

4. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang

diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya

akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian

lainnya.

5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa

dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.

6. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.

7. Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari

orang-orang yang teribat di dalamnya.

Sedarmayanti menyatakan bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena:

1. Untuk memecahkan masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi.

3. Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.

4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

b. Masalah yang Dirapatkan

Masalah yang dirapatkan, permasalahan yang dihadapi organisasi ada yang ringan,

sedang, dan besar. Ada yang memerlukan penanganan segera dan ada yang bisa

ditangguhkan terlebih dahulu. Masalah tersebut tentunya perlu diselesaikan dan salah

satu sarana penyelesaiannya dengan mengadakan pertemuan/rapat.

c. Pemimpin dan Kepemimpinan Rapat

Pemimpin dan kepemimpinan dalam kegiatan rapat sangatlah penting (Wursanto,

2004). Pemimpin mengadakan rapat apabila sebagai berikut:

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para staf atau

para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara

sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pemimpin berpendapat

bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran

administrasi karena masalah tersebut harus segera dipecahkan.

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan para bawahan untuk memberikan

saran-saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah

yang berhubungan dengan kepentingan bersama.

5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya

untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

Suatu rapat akan terarah dan mencapai tujuan apabila dipandu atau dipimpin oleh

seseorang yang disebut pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat berbeda antara satu

dengan yang lain. Menurut Rita Wahyuni (2004:84) ada tiga tipe pemimpin rapat yaitu:

1. Tipe otoriter

Tipe pemimpin otoriter adalah tipe pemimpin yang mau menang sendiri. Tipe

tersebut banyak memaksakan pendapatnya sedangkan peserta rapat diminta

harus menyetujuinya. Dengan kata lain saran, usul atau pendapat apa pun dari

peserta kurang memperoleh tanggapan

2. Tipe laissez

Tipe pemimpin laissez dalah tipe pemmpin rapiat yang tidak mau atau tidak

sanggup mengendalikan rapat. Rapat dibiarkan begitu saja sehingga berlangsung

berlarut-larut. Pemimpin rapat di sini tidak dapat mengendalikan rapat dan

keputusan rapat diserahkan kepada peserta yang paling dominan atau mempunyai

pandangan luas.

3. Tipe demokratis

Tipe pemimpin demokratis adalah tipe yang mampu menciptakan adanya lalu

lintas komunikasi dua arah, para peserta rapat banyak diberikan kesempatan

dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran. Dengan demikian hasil rapat

merupakan hasil keputusan bersama sehingga menyebabkan para peserta rapat

sangat bertanggungjawab atas semua hasil yang telah menjadi keputusan atau

kesepakatan bersama.

Seorang pemimpin rapat dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan

dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai

berikut:

a. Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar

tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini

diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya,

fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.

b. Sebagai Penengah

Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi

pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat

c. Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat

untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada

rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan

harapan semua peserta.

d. Sebagai Pencari Solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika

rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut

harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian

pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang

lebih luas.

d. Peserta Rapat

Salah satu unsur penting dalam rapat yaitu adanya peserta. Masing-masing peserta

mempunyai sifat dan karakter yang berbeda. Tipe peserta dibagi menjadi enam yaitu:

1. Tipe pemersatu

Bertindak sebagai juru damai. Cirinya penuh perhatian, bersahabat, berjiwa besar,

sabar, tekun dan mempunyai sikap toleran.

2. Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara atau penghubung antara satu dengan yang lain baik

perorangan maupun kelompok. Karakternya adalah pandai bergaul, berwibawa,

dapat dipercaya dan penampilan meyakinkan.

3. Tipe pendengar

Termasuk peserta yang pasif, tidak berperan serta secara aktif. Orang yang

mempunyai tipe ini biasanya karena pendiam atau kurang pengalaman, kurang

pengetahuan, tidak mempunyai keberanian, kurang bergaul, pemalu dan kurang

percaya diri.

4. Tipe inisiatif

Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat tekun, rajin, memiliki kreatifitas yang

tinggi, mempunyai keinginan yang baik dan turut memikirkan pemecahan

masalah.

5. Tipe pemberi semangat

Mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi,

dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa,

disegani sehingga mempunyai pengaruh baik.

6. Tipe pemberi informasi

Tipe orang ini selalu memberi informasi karena mempunyai pengalaman yang

banyak atau luas. Sifat tipe orang ini mudah bergaul, dapat dipercaya.

7. Tipe penyerang

Tipe ini harus diwaspadai oleh pemimpin rapat karena bersifat pendobrak,

penantang terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang lain,

sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perselisihan

Fungsi Peserta rapat, adalah sebagai berikut:

a. Sebagai Penyumbang Pendapat

Para peserta harus menyumbangkan pendapat agar masalah yang dihadapi dapat

diselesaikan bersama karena semakin banyak yang menyumbangkan pendapat

semakin banyak solusi yang dapat menyelesaikan masalah.

b. Sebagai Penyumbang Data

Peserta membantu pemimpin rapat untuk menentukan langkah-langkah yang

diambil dalam menyelesaikan masalah yang dibahas.

c. Sebagai Perumus Kesimpulan

Semua saran, pendapat, ide, dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu

dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama agar menghasilkan kesimpulan

yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut

berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.

d. Sebagai pembantu Pimpinan

Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat

membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan

e. Sebagai Penerima Hasil Keputusan

Keputusan akhir rapat harus diterima oleh semua peserta meskipun sarannya

tidak diambil dalam keputusan.

BAB 2 JENIS-JENIS RAPAT

JENIS-JENIS RAPAT

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal

maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis

rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

a) Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang

kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi. Contoh: Prosedur Kerja atau

tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja

2. Rapat Pemecahan Masalah.

Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang

sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila

masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah – masalah yang saling

terkait.

3. Rapat Perundingan.

Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan

tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

b) Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut

ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

2. Rapat informal.

Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan siapa saja, kapan saja, dimana saja,

dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan

bersama.

3. Rapat terbuka.

Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah

yang bersifat rahasia

4. Rapat tertutup.

Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas

menyangkut masalah – masalah yang masih bersifat rahasia.

c) Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

Rapat yang diadakan satu kali dalam seminggu untuk membahas masalah –

masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing – masing manajer.

2. Rapat bulanan.

Rapat yang diadakan satu kali dalam sebulan, setiap akhir bulan, untuk membahas

hal – hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas

rugi laba bulan lalu.

3. Rapat semester.

Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengadakan

evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah – langkah

selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan.

4. Rapat tahunan.

Rapat yang diadakan satu kali dalam setahun. Misalnya rapat dewan komisaris,

rapat umum pemegang saham

d) Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan).

2. Rapat insidental.

Rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.

Biasanya dalam keadaan urgent, yang harus segera dipecahkan bersama.

e) Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rapat kerja adalah pertemuan

para staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan

tugas kerja di dalam suatu instansi, organisasi atau perusahaan.

2. Rapat dinas.

Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan

oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3. Musyawarah kerja.

Sebagai wadah koreksi bersama program kerja dalam mewujudkan visi persatuan

antar organisasi mahasiswa ataupun organisasi perusahaan.

Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang

sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui

surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu

kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya

adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi

dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah

memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya

serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang

mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat

atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris

hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

BAB 3 SYARAT-SYARAT RAPAT

SYARAT-SYARAT RAPAT

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi

syarat-syarat sebagai berikut :

a. Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima

informasi dari siapa pun.

b. Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh

pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena

rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam

rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan

pendapat.

c. Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan

permasalahan yang dibahas dalam rapat.

d. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat

agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.

e. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan

menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan

mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan

dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat.

f. Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat,

dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.

g. Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat

para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan

pihak panitia penyelenggara rapat.

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut,

yaitu:

a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan,

instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara

bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang

disembunyikan serta prasangka ).

d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,

masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui

syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a) Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat.

Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3. Penentuan tempat.

4. Akomodasi.

5. Konsumsi.

6. Media/peralatan.

b) Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.

11. Waktu.

BAB 4 TUJUAN RAPAT

TUJUAN RAPAT

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan

keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang

berkepentingan.

3. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang

terjadi.

4. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

5. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

6. Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat dapat ikut

berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

7. Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.

8. Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.

9. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antar ekstern. Mempersiapkan suatu acara

atau kegiatan.

BAB 5 TATA TERTIB RAPAT

TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola

dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat

mengetahui susunan acara rapat.

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa

emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar

pendapat orang lain.

6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun

saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan

lugas.

9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi

perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat

mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil

kesimpulan.

10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui

bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara

rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai

dengan rapat ditutup yaitu:

1. Pembukaan

2. Pembacaan susunan acara rapat

3. Pembahasan materi rapat

4. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada

seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan

acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan

suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum

rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak

membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan

pegawai.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka,

diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk

membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk

bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan

rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu

masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu

persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang

disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam

suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun

nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah

berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu

sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin (berkala) dan temporer (sewaktu-

waktu). Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat

dilaksanakan di tempat-tempat yang santai (sambil hiburan) seperti di tempat rekreasi,

rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang

berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus

terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu

keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat

(yang telah ditentukan) tercapai.

BAB 6 PROSEDUR RAPAT

PROSEDUR RAPAT

Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya

ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan

kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan

umum yang berlaku dalam rapat.

Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :

1. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan,

dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat

sebelumnya.

2. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan

menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras,

peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun

konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan

kedudukannya.

3. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat.

Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya

seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban

untuk menyumbangkan hasil pemikiran.

4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat.

Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.

5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat

yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya

harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada

peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim

kepada pihak luar/ekstern.

Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan

terdiri atas empat unsur, yaitu :

1. Prapersiapan, publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan utama

yang harus dilaksanakan oleh para penyelengara rapat. Namun rapat tergantung pada

sejauh mana komunikasi telah berjalan secara positif sampai pada para peserta,

narasumber, sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini

harus dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi pelaksanaan rapat melalui

surat resmi atau bisa juga menggunakan e-mail ataupun melalui undangan resmi

organisasi atau perusahaan.

2. Persiapan, menyiapkan ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata cahaya.

3. Pelaksanaan, menyelenggarakan rapat dengan baik sesuai pra persiapan yang telah

dilakukan dalam acara.

4. Penggandaan dan pendistribusian, kegiatan membagikan hasil rapat kepada seluruh

peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun kepada pihak luar/ekstern

dalam bentuk dokumen hasil penggandaan maupun melalui media massa ataupun

media elektronik.

a. Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :

1. Bahasa mudah dipahami

2. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat

3. Merata ke seluruh peserta rapat

b. Tahap-tahap pendistribusian hasil rapat yaitu:

1. Diperbaiki

2. Diteliti

3. Diproses (diketik,dicetak,digandakan)

4. Didistribusikan

c. Cara pendistribusian hasil rapat

1. Intern

Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak

yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti

bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.

2. Ekstern

Cara pendistribusian ini menggunakan alat bantu,yaitu seperti:

a. Melalui faksimilie

b. Melalui email

c. Melalui jasa perusahaan pos

d. Melalui jasa petugas atau kurir perusahaan

e. Melalui media elektronik seperti pesawat telepon

c. Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu:

1. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas

hasil rapat yang telah diadakan

2. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang

diadakan selanjutnya

3. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi

4. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah

direncanakan sebelumnya.

Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi

prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah

tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang

dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan

penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi

penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi

upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam

presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan

slide show.

BAB 7 ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI

ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI.

Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan

melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika

rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah

laku yang baik ketika melakukan rapat.

Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan

setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai

gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila

memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :

1. Persepsi.

Persepsi (dari bahasa Latin perceptio, percipio) adalah tindakan menyusun, mengenali,

dan menafsirkan informasi sensoris guna memberikan gambaran dan pemahaman

tentang lingkungan. Di dalam rapat, komunikasi yang terjadi harus memperkirakan

apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima komunikan dengan

tepat. Apabila tidak diterima oleh si pendengar dengan tepat, maka akan ada hal – hal

yang tidak diinginkan terjadi seperti kesalahpahaman.

2. Ketepatan.

Ketepatan adalah kemampuan seseorang untuk mengarahkan sesuatu sesuai dengan

tujuannya. Ketika komunikator menyampaikan pesan, informasi, dan ide dengan

mengekspresikan dan menuangkan hal yang ingin disampaikan harus sesuai dengan

yang diterima oleh komunikan, karena agar tidak terjadinya misscomunication

(kesalahpahaman komunikasi antara komunikator dan komunikan). Akibat dari

kesalahpahaman komunikasi adalah akan terjadinya konflik. Maka dari itu, dibutuhkan

kemampuann komunikator dalam menyampaikan pesan dengan baik dan jelas untuk

menghindari kesalahpahaman dari komunikasi atau pesan yang disampaikan.

3. Kredibilitas.

Kredibilitas adalah kualitas, kapabilitas, atau kekuatan untuk menimbulkan

kepercayaan. Ketika berkomunikasi di dalam rapat, komunikator rapat harus memiliki

keyakinan bahwa komunikan atau peserta rapat termasuk orang yang dapa dipercaya,

dan sebaliknya. Sehingga apabila terciptanya saling kepercayaan antara dua pihak,

rapat akan berjalan dengan baik.

4. Pengendalian Rapat

Pengendalian (kontrol adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan,

pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Berikut adalah jenis-jenis

pengendalian:

a. Pengendalian Bebas Terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan

secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara

bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat

memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli

pembicaraan dalam rapat.

b. Pengendalian Secara Ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan

kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para

peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan

waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini

terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam

mengeluarkan pendapatnya.

c. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas Secara Ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet

adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada

peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah

mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara

pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

5. Kecocokan/keserasian.

Keserasian adalah perbandingan antara kedua belah pihak menjadi sesuatu yang

cocok. Apabila komunikator dapat menjaga hubungan persahabatan yang

menyenangkan dengan komunikan dapat berjalan lancar dan mencapai tujuan.

Seorang komunikator dapat dikatakan baik, jika menghormati dan berhasil memberi

kesan yang baik kepada komunikan.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas

harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan

keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya

komunikasi, antara lain :

1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, rapat merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari hal komunikasi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Sebagian orang memandang rapat adalah kegiatan yang membosankan dan

sebagianlainnya memandang rapat sebagai peluang yang harus dimanfaatkan untuk

saling bertukar informasi atau berdiskusi dan menghasilkan keputusan tertentu.

Adapun cara berkomunikasi yang efektif dalam rapat diantaranya adalah sebagai

berikut:

a. Melakukan kontak mata

Melakukan kontak mata adalah salah satu bentuk komunikasi non verbal yang

tidak dapat dipisahkan ketika kita berkomunikasi secara tatap muka. Sebagai

pemimpin, ada baiknya ketika rapat berlangsung membuat kontak mata dengan

seluruh peserta rapat dan berbicara dengan setiap peserta rapat.

b. Aktif mendengarkan

Komunikasi ang terjadi dalam rapat adalah komunikasi dua arah. Karena itu,

sangat penting bagi peserta rapat atau pimpinan rapat untuk dapat menahan

diri untuk tidak berbicara jika belum diberi kesempatan untuk bicara.

c. Memperhatikan pembicara

Sebagai pembicara, ada baiknya membuat materi yang hanya memuat beberapa

poin penting. Poin-poin penting tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut oleh

pembicara. Hal ini dapat memantik kesadaran peserta rapat untuk lebih

memperhatikan apa yang dibicarakan dibandingkan dengan apa yang disajikan

melalui slides.

d. Menghormati dan menghargai pendapat orang lain

Ketika proses pertukaran informasi atau ide berlangsung, tentunya akan terjadi

perbedaan pendapat yang dapat mengarah pada ketidaksepakatan terhadap

pendapat yang diberikan oleh orang lain. Untuk itu, dalam rapat ada baiknya

antar peserta rapat saling mengormati dan menghargai pendapat orang lain.

Jika ada pendapat yang dirasa tidak dapat diterapkan dalam organisasi atau

perusahaan, sedapat mungkin diungkapkan dengan santun dan menawarkan

alternatif lain.

e. Bersikap positif

Selama rapat berlangsung, hendaknya peserta rapat tetap fokus pada tema

rapat dan mengembangkan solusi dibandingkan hanya memberikan komentar

negative terhadap pendapat orang lain tanpa memberikan solusi.

f. Berbicara dengan singkat, padat, dan jelas

Ketika rapat, hendaknya menggunakan waktu sebaik-baiknya untuk berbicara

dengan singkat, padat, dan jelas.

g. Menggunakan data dan fakta

Ketika menyajikan informasi atau mengemukakan pendapat di hadapan peserta

rapat, hendaknya didukung dengan data dan fakta yang dapat

dipertanggungjawabkan.

h. Pemberian tugas

Ketika rapat berakhir, ada baiknya rapat ditutup dengan memastikan kembali

hasil rapat dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh peserta rapat hasil dari

rapat yang telah dilakukan.

2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.

3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan

mudah oleh orang lain.

4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Ada beberapa jenis gaya

bahasa lainnya yang biasanya kita temui didalam kehidupan sehari-hari kita. Beberapa

gaya bahasa dalam komunikasi tersebut antara lain:

a. Gaya Bahasa Repetisi

Gaya bahasa repetisi merupakan gaya yang digunakan seseorang ketika sedang

berkomunikasi, dimana orang tersebut sering melakukan pengulangan kata-kata

didalam kalimat atau informasi yang diucapkannya. Biasanya, gaya bahasa ini

terjadi karena seseorang merasa perlu untuk mengulang kata atau kalimat

tersebut untuk memberikan penekanan makna. Bentuk dari gaya bahasa repetisi

ini biasanya akan berbentuk kata, frasa atau klausa, dimana nilai atau makna dari

kata, frasa atau klausa tersebut dianggap bernilai tinggi. Repetisi memiliki

beberapa jenis turunan seperti Epizeuksis, Tautotes, Anafora, Epistrofa, Simploke,

Mesodiplosis, Epanalepsis dan Anadiplosis.

b. Gaya Bahasa Retoris

Gaya bahasa retoris merupakan sebuah cara berbicara atau berkomunikasi yang

dilakukan oleh seseorang untuk melakukan penyimpangan makna dan arti yang

sebenarnya. Gaya bahasa restoris ini digunakan untuk mencapai sebuah tujuan

ataupun efek yang diinginkan oleh orang tersebut seperti kejelasan atau

penekanan kata dan kalimat, hiasan atau humor. Sama seperti repetisi, gaya

bahasa retoris juga memiliki beberapa jenis turunan seperti Aliterasi, Asonansi,

Anastrof atau Inversi, Apofasis atau Presterisio, Apostrof, Asindenton,

Polisindeton, Kiasmus, Elipsis, Elipsis, Eufemismus, Litotes, Histeron Proteron,

Pleonasme dan Tautologi , Prolepsis , Perifrasis, Hiperbol.

c. Gaya bahasa kiasan

Gaya bahasa kiasan merupakan sebuah gaya yang digunakan oleh seseorang

berdasarkan perbandingan atau persamaan yang dilihat,dirasakan atau

dipikirkannya. Dengan kata lain, gaya bahasa ini akan membandingkan atau

menyamakan suatu informasi atau pesan yang diterimanya, kemudian Ia

sampaikan sebagai bentuk bahasa kiasan. Gaya bahasa kiasan ini digolongkan

menjadi beberapa bagian seperti Persamaan atau Simile, Metafora, Alegori,

Personifikasi, Alusi, Eponim, Epitet, Metonimia, Antonomasia, Hipalase, Ironi,

Sinisme, Sarkasme, Satire, Inuendo, Antifrasis, dan Paronomasi.

d. Gaya bahasa resmi

Gaya bahasa resmi merupakan sebuah komunikasi yang menggunakan kata atau

kalimat yang baku dan digunakan didalam setiap kesempatan atau acara-acara

resmi. Biasanya orang-orang yang menggunakan gaya bahasa ini tidak akan

mengubah apapun, baik dari informasi atau pesan hingga kepada arti atau makna

informasi yang disampaikan. Biasanya, kita dapat melihat gaya bahasa resmi pada

proses komunikasi seperti pidato, khotbah, artikel formal, pertemuan – pertemuan

resmi dan lain sebagainya.

e. Gaya bahasa tidak resmi

Gaya bahasa tidak resmi merupakan gaya berkomunikasi yang tidak terlalu

menggunakan kata atau kalimat yang baku dan gaya bahasa ini akan kita temui

pada acara – acara atau kesempatan yang tidak resmi. Orang-orang yang

menggunakan gaya bahasa ini akan mengubah sedikit informasi atau pesan untuk

mempersingkat penggunaan kata atau kalimat namun tidak mempengaruhi arti

atau makna dari informasi atau pesan tersebut. Biasanya kita dapat melihat daya

bahasa tidak resmi pada saat melakukan komunikasi bisnis diluar kantor,

berkomunikasi dengan keluarga, atau berkomunikasi melalui media atau alat

komunikasi.

f. Gaya bahasa percakapan

Gaya bahasa percakapan ini biasanya akan menggunakan kata atau kalimat yang

populer dan sering didengar. Ketika seseorang sedang berkomunikasi dengan gaya

bahasa percakapan, maka biasanya akan ditambahkan gaya bahasa morfologis dan

dan gaya bahasa sintaksis. Tujuannya adalah untuk memberikan bentuk

percakapan atau komunikasi yang lebih cair dan santai tanpa menghilangkan

makna dan arti dari informasi atau pesan yang di percakapkan. Namun kedua

element tersebut sering tidak diperhatikan. Biasanya gaya bahasa percakapan ini

akan dapat kita lihat dan kita rasakan pada komunikasi atau percakapan antara

orang tua dengan anak, dengan sahabat ataupun dengan orang-orang yang dikenal

secara dekat maupun orang-orang yang baru dikenal.

g. Gaya bahasa sederhana

Gaya bahasa sederhana merupakan gaya berkomunikasi yang simple, mudah dan

tidak bertele-tele. Dengan kata lain, gaya bahasa yang satu ini hanya menggunakan

sedikit kata untuk membentuk sebuah kalimat. Biasanya kita dapat melihat gaya

bahasa sederhana ini didalam sebuah organisasi atau perusahaan, karena sifat dari

gaya bahasa ini lebih kepada penekanan atau pemberian perintah sewaktu

melakukan komunikasi. Meskipun begitu sederhana, gaya bahasa ini tidak

menghilangkan makna dan arti dari informasi atau pesan yang dikeluarkan.

h. Gaya bahasa yang bertenaga

Gaya bahasa yang satu ini memiliki kelebihan yang terletak dari penekanan nada

atau intonasi suara ketika berkomunikasi dan memberikan informasi atau pesan.

Orang-orang yang menggunakan gaya bahasa ini biasanya akan terlihat menggebu-

gebu dan bersemangat didalam berkomunikasi, karena sifat atau karakter dari

gaya bahasa ini seperti sedang berpidato. Kita dapat melihat gaya bahasa yang

bertenaga ini ketika mendengarkan pidato atau ucapan dari Bung Karno yang

begitu bertenaga dan membara. Selain itu, pada kebanyakan pidato atau

pemberian arahan juga menggunakan gaya bahasa yang satu ini.

i. Gaya bahasa menengah

Gaya bahasa menengah merupakan sebuah gaya bahasa yang bertujuan untuk

mengarahkan para pendengar untuk bersikap tenang, santai, senang dan gembira.

Biasanya gaya bahasa menengah ini akan menggunakan nada suara atau intonasi

yang tidak terlalu bertenaga namun juga tidak terlalu pelan dan terkadang

diselingi dengan perkataan yang mengandung humor. Selain itu, sifat dari gaya

bahasa ini sangat penuh dengan kasih sayang dan lemah lembut. Gaya bahasa yang

satu ini dapat kita lihat ketika ada orangtua yang menasehati anaknya, pada

kesempatan seperti pesta atau pertemuan keluarga hingga kepada rekreasi dan

kegiatan-kegiatan yang menyenangkan lainnya.

j. Gaya bahasa penegasan

Gaya bahasa penegasan merupakan sebuah cara berkomunikasi yang bertujuan

untuk mempertegas arti atau makna dari sebuah informasi atau pesan yang

disampaikan, ketika pemberi informasi merasa apa yang Ia ucapkan belum

mengena kepada penerima informasi. Gaya bahasa yang satu ini dapat kita temui

pada kegiatan belajar mengajar di sekolah ataupun kampus serta lingkungan

pendidikan lainnya.

k. Gaya bahasa pertentangan

Gaya bahasa pertentangan merupakan sebuah gaya bahasa yang memberikan

pertentangan terhadap sebuah informasi atau pesan. Ketika seseorang menerima

informasi hoax dan Ia mencoba untuk melakukan koreksi terhadap informasi

tersebut dan menyampaikannya kepada orang lain, maka Ia telah menggunakan

gaya bahasa pertentangan. Pertentangan yang timbul mungkin akan memberikan

sebuah kesan dimana orang tersebut melawan arus meskipun Ia mencoba untuk

memberikan informasi yang benar. Gaya bahasa ini akan sering kita temui ketika

terjadi sebuah perdebatan atau adu argument antar pihak.

l. Gaya bahasa sindiran

Gaya bahasa sindiran adalah sebuah gaya bahasa yang menyindir informasi atau

pesan yang disampaikan seseorang, selain itu sindiran yang disampaikan juga

dapat menjurus kepada pribadi seseorang. Meskipun sifat dan karakteristik gaya

ini merupakan sebuah cara berkomunikasi untuk menyindir, bukan berarti gaya

bahasa yang satu ini buruk karena gaya bahasa sindiran ini juga memiliki tujuan

untuk meningkatkan makna dari sebuah pesan atau informasi. Kita biasanya akan

melihat gaya yang satu ini ketika pengamat politik sedang mengomentari

pimpinan lembaga negara atau ketika sedang bercanda.

m. Gaya bahasa perbandingan

Gaya bahasa perbandingan merupakan sebuah gaya bahasa yang memiliki arti dan

tujuan untuk melakukan perbandingan terhadap suatu informasi, dan mencapai

arti atau makna serta tujuan yang sebenarnya dari informasi tersebut. Kita dapat

melihat gaya bahasa yang satu ini ketika ada seseorang sedang membandingkan

informasi yang diberikan oleh media A dengan informasi yang diberikan oleh

media B, dengan tujuan untuk mendapatkan berita atau informasi yang

sebenarnya. Meskipun begitu, gaya bahasa yang satu ini memiliki caranya sendiri

untuk melakukan perbandingan.

n. Gaya bahasa perumpamaan

Gaya bahasa perumpamaan sebenarnya hampir sama dengan gaya bahasa

perbandingan, dimana gaya bahasa ini mencakup dua sisi informasi dan

komunikasi. Jika gaya bahasa pertentangan hanya mencakup sisi pertentangan

atau mencari hal-hal yang bertentangan, maka gaya bahasa perumpamaan selain

mencakup sisi pertententangan, gaya bahasa ini juga mencakup sisi persamaan

untuk mencari persamaan. Dengan kata lain, gaya bahasa perumpamaan ini akan

menjadikan seseorang membandingkan sebuah informasi baik dari pertentangan

yang ada pada informasi tersebut hingga kepada persamaannya, dan akan

menggunakan kata-kata seperti bagai, sepantun, laksana, umpama.

o. Gaya bahasa pertautan

Gaya bahasa pertautan ini dibedakan kedalam empat jenis turunan gaya yaitu

Metonimia, Sinekdok, Alusio, Eufemisme. Secara garis besar, gaya bahasa

pertautan ini dapat diartikan sebagai gaya bahasa yang menggunakan orang lain

didalam informasi atau pesan yang disampaikannya. Sebagai contoh, kita akan

melihat gaya bahasa ini ketika seseorang mengatakan ” pak jokowi dimedan

makan durian” atau ” ayah selalu makan tengah malam” dan kata-kata atau kalimat

lainnya. Dengan kata lain, gaya bahasa ini menunjuk orang lain atau peristiwa atau

sebuah kejadian sebagai pembuka informasi atau pesan yang disampaikan.

Dari seluruh jenis – jenis gaya bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa setiap gaya

bahasa akan sangat baik dan berguna didalam setiap kesempatan dan kegiatan. Oleh sebab

itu, setiap berkomunikasi hendaknya dilakukan dengan pemilihan dan penggunaan gaya

bahasa yang sesuai agar tujuan dan makna dari informasi tersebut sesuai dengan yang

diharapkan.

Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain

yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat

mempengaruhi pembicaraan antara lain :

1. Pakaian

Penampilan merupakan hal utama yang dilihat seseorang sebelum mendalami karakter

pribadi orang tersebut. Oleh karena itu, merupakan hal baik jika mempersiapkan

penampilan terbaik di setiap rapat.

2. Pandangan mata

Kontak mata yang lembut adalah tipe terbaik untuk pertemuan saat rapat. Jaga

kontak mata dan tetap santai, hangat, terhubung, dan terlibat, tetapi tidak terkunci.

Selalu fokus dengan objek yang sedang berbicara ketika rapat dan mendengarkan

dengan baik.

3. Mimik wajah

Wajah merupakan bagian utama untuk mengekspresikan emosi kita. Wajah

mengungkapkan bentuk dan intensitas perasaan kita. Terutama pada mata, efektif

untuk menunjukan perhatian dan minat, mempengaruhi orang lain. Mengatur

interaksi, dan menetapkan dominasi.

4. Sikap badan

Dengan menggerakan badan, kita dapat mengekspresikan pesan spesifik dan umum

sebagian dengan sengaja dan sebagian tidak sengaja. Banyak gerakan badan, Lambaian

tangan, misalnya mempunyai arti spesifik dan maksud tertentu “halo” atau “selamat

tinggal” jenis gerakan badan yang lain adalah gerakan yang tidak disengaja dan

menyatakan lebih banyak pesan umum. Mencondongkan badan ke depan, gugup, dan

berjalan dengan lincah semunya adalah tanda yg tidak disadari yang mengungkapkan

apakan kita merasa percaya diri atau gelisah.

5. Suara

Berbicara dan mendengarkan adalah keterampilan komunikasi paling sering

digunakan. Jika diberi pilihan, orang akan lebih memilih saling berbicara dari pada

saling menulis. Berbicara hanya perlu sedikit waktu . Komunikasi lisan memberi

peluang untuk umpan balik. Ketika orang berbicara, merka dapat mengajukan

petanyaan dan menguji pemahamanakan pesan, mereka dapat berbagi gagasan dan

kerja sama untuk memecahkan masalah. Maka dari itu, suara yang lembut menjadi hal

yang menarik saat komunikasi dalam rapat berlangsung.

6. Tulisan

Apabila kita mengemukakan pendapat dan memerluka gambaran di papan tulis, maka

tulisan kita yang rapih akan menarik peserta dan pemimpin rapat bahwa kita

menguasai pendapat yang kita ajukan.

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan

menjadi kebiasaan buruk

2. Tidak tegas waktu

3. Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat

4. Tidak ada sarana audio visual

5. Mengundang orang yang bukan bidangnya

6. Tidak ada notulensi hasil rapat

7. Peserta tidak memahami tujuan rapat

8. Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam rapat

9. Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung

10. Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul

11. Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya

12. Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta

reward and punishment-nya

13. Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena

atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang bukan berkaitan

dengan rapat pada bukunya

14. Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas

15. Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja

tanpa ada aktifitas menulis

16. Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung

17. Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi

BAB 8 TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat

(MC) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan

susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara

menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu

mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang

diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi

tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana

persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai

keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong

kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan

peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu-

ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang.

Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan

tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai

keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT

Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.

2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara

cermat.

3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.

4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.

5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para

pendengar.

6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :

a) Penggunaan data.

b) Anekdot.

c) Membuat pertanyaan.

d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.

e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.

Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.

2. Kalimat penutup.

Rapat akan menjadi efektif bila:

Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.

Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.

Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGEFEKTIFKAN RAPAT PERENCANAAN DAN

PERSIAPAN RAPAT

Penyelenggaraan rapat yang efektif sangat dibutuhkan untuk mendukung

kelancaran kegiatan perusahaan atau organisasi. Rapat adalah kesempatan untuk

melakukan koordinasi kerja, berbagi informasi, meningkatkan kerja sama dalam tim, dan

mencapai tujuan secara efisien. Rapat yang efektif membutuhkan persiapan yang baik,

kepemimpinan, dan pendelegasian tugas.

1. Mengapa rapat perlu diselenggarakan? (Why)

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat yang

diperlukan:

a. Temukan apa yang terjadi

b. Anda memerlukan keputusan yang cepat

c. Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan

d. Anda ingin melibatkan setiap orang

e. Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2. Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? (What)

Hal ini bertujuan untuk menentukan pentingnya rapat. Ketika ada hal yang

memerlukan musyawarah untuk menentukan keputusan, membahas keuntungan

perusahaan per bulan, membahas proyek yang akan dilakukan, dan lain sebagainya

yang berhubungan dengan pemecahan masalah dalam situasi dan kondisi sewaktu-

waktu diperlukannya rapat.

3. Siapa yang harus diundang? (Who)

Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

a. Perlu memberikan persetujuan

b. Punya keahlian atau informasi yang diperlukan

c. Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan

yang dibuat

d. Akan melaksanakan keputusan

e. Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu

f. Akan memberikan kontribusi olh hasilnya

g. Secara langsung akan terpengaruh.

Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

a. Orang-orang yang bermasalah

b. Topik-topik panas

4. Kapan dan dimana sebaiknya rapat diselenggarakan? (When)

Salah satu penyebab rapat tidak efektif adalah karena adanya kekeliruan dalam

penentuan kapan sebaiknya rapat diadakan. Tidak mengherankan jika rapat sering

tidak diikuti oleh orang yang sudah diundang atau ada orang yang datang terlambat

untuk mengikuti rapat. Sebaiknya rapat diadakan pada penghujung hari dan di pagi

hari atau tergantung masing-masing perusahaan memiliki waktu terbaiknya untuk

menyelenggarakan rapat.

Tempat untuk diselenggarakan rapat tergantung pada masalah yang akan

dibicarkan, apabila rapat tersebut bersifat tertutup maka bisa dilakukan di kantor.

Namun apabila rapat tersebut hanya rapat biasa dan tidak memerlukan data

confidential, bisa di luar kantor seperti restaurant.

5. Bagaimana rapat akan diselenggarakan? (How)

Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara

berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan

terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

AGENDA RAPAT

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan

sebelum rapat dimulai.

1. Menilai butir-butir agenda

a. Menilai Permasalahan

b. Menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?

c. Menilai Kepentingan rapat

2. Butir-butir standar

a. Notulen rapat terakhir

b. Meminta maf karena tidak hadir

c. Permasalahan-permasalahan

d. Lain-lain

e. Tangal dan waktu berikutnya

f. Urutan

g. Hal paling penting pertama

h. Hal kurang penting pertama

i. masalah-masalah rutin.

3. Penentuan waktu

a. Menjaga agar rapat tetap pada jalur

b. memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas

c. Rapat dapat lebih mudah dikendalikan

d. Memotivasi orang

e. Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

4. Menulis Agenda

Contoh agenda rapat

No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu

Pertanyaan2 Diskusi/infornmsi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

5. Memimpin Rapat

a. Merencanakan dan Persiapan

b. Membuka Rapat

c. Penyampaian agenda

d. Penyampaian butir rapat

e. Penyampaian tujuan

6. Diskusi dan Partisipasi

a. Memotivasi

b. Mendengarkan

c. Mengendalikan

7. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan

8. Menilai Keberhasilan (menutup rapat)

9. Menilai Ulang Rapat

a. Biaya Rapat

b. Biaya akomodasi

c. Mengambil Tanggungjawab

d. Memikirkan ulang rapat

e. Penyebab kegagalan rapat

f. dan lain sebagainya

TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai

megajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus

menguasai teknik bertanya. Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta

rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna. Berikut adalah dasar-dasar

teknik bertanya:

1. Pertanyaan langsung ( direct question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung

pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui

bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan

kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) yaitu pertanyaan yang diajukan

kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

4. Pertanyaan dilemparkan ( relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan

mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari

pelemparan kembali pertanyaan adalah :

a. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.

b. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.

c. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Hasil rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat

a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

b) Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat

c) Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

d) Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi

kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan.

e) Perundingan: suatu rapat yang membicarakan secara mendalam.

2. Bersifat tidak mengikat:

a) Debat adalah diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.

Contoh: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

b) Polemik adalah diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya

dilakukan secara tertulis.

Contoh: Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

c) Diskusi Panel adalah suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti

oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari

berbagai aspek.

Contoh: Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi

kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.

d) Simposium, sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.

e) Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,

f) Bersifat lebih formal

Contoh: Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.

g) Temu Karya adalah forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.

Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

h) Seminar adalah suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah

didampingi ahli.

Contoh: Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk

Menyongsong Otonomi Daerah”.

i) Loka Karya adalah suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki

keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk

menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan

di SMK

j) Sarasehan adalah suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek.

Contoh: Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

k) Temu Wicara adalah orum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya

dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

l) Penataran adalah kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/

meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS

Se Samarinda.

m) Penlok (Penataran Lokakarya) adalah kegiatan Pendidikan dalam rangka

meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang

bersifat teknis.

PERENCANAAN RAPAT

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat

penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu

mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan

kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk

mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya

diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di

lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan

kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan

pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah

diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat

Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu

mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan

sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan:

a. Jumlah partisipan

b. Hubungan masing-masing partisipan

c. Level keintiman

d. Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

e. Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

Adapun perencanaan rapat secara terperinci adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan waktu

Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk

menyelenggarakan rapat. Hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap

efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan pada pagi hari akan berbeda dengan

rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu pagi hari peserta

masih segar, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun

pikirannya karena sudah seharian bekerja.

Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat

yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada

akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan

menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang

efektif, karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk

beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga.

Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang

tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu

menjelang waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada pagi hari

dianggap mengganggu aktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan.

Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif

jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti

kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur

mereka.

b. Perencanaan tempat

Sekretaris harus memperhatikan apakah rapat akan dilaksanakan di kantor

atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi

pengelola tempat rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus

menghubungi pengelola tempat yang akan digunakan untuk rapat dan berpesan

agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat agar ruang rapat diberi

petunjuk.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:

a) Cahaya penerangan

Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya

cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat

mendapat cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu

menggunakan penerangan atau lampu.

b) Ventilasi udara

Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan

ventilasi udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan

membuat peserta rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan

memperburuk mood peserta.

c) Pengaturan tempat duduk

Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa

yang akan digunakan dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga

tempat untuk pemimpin rapat dan notulis. Pada umumnya notulis duduk

bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila ada yang perlu

ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.

d) Penempatan peralatan

Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di

tempat yang tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu

pandangan peserta.

e) Persiapan akomodasi

Kadang suatu rapat berlangsung selama beberapa hari, sekretaris harus

mempersiapkan akomodasi atau penginapan yang nyaman dan aman serta

sesuai dengan kedudukan atau jabatan peserta rapat. Untuk akomodasi

dapat ditempatkan di hotel, asrama, dan lain-lain lengkap dengan pelayanan

makan dan cuci. Selain itu perlu dipikirkan juga apakah perlu disiapkan

transportasi atau tidak.

Macam-macam pengaturan tata ruang rapat ada beberapa macam, yaitu:

a. Bentuk konferensi

Bentuk konferensi ini ada tiga macam yaitu bentuk lingkaran, bentuk persegi

dan bentuk setengah lingkaran. Bentuk konferensi biasanya digunakan untuk

rapat direksi, rapat komite maupun diskusi. Ruang pertemuan dengan

pengaturan ini mempermudah peserta untuk melihat satu sama lain, selain

itu peserta merasa dihargai. Dalam model seperti ini tidak nampak kesan

bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki

kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.

Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.

Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil

Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.

Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta

(Gambar tata ruang rapat bentuk konfrensi)

b. Bentuk huruf T

Bentuk ini jarang digunakan, tapi merupakan salah satu alternatif yang dapat

digunakan apabila diperlukan. Cara penyusunanya bentuk huruf T yaitu

dengan menggabungkan beberapa meja hingga membentuk huruf T.

Pemimpin rapat biasanya ditempatkan di atas huruf T.

c. Bentuk huruf V

Sama halnya dengan bentuk huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V

jarang digunakan karena ada ruang yang kosong. Namun bentuk ini

memberikan suasana berbeda dalam rapat, sehingga peserta rapat merasa

tidak bosan.

d. Bentuk perahu

Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V, yaitu dua huruf V

digabungkan secara berhadap-hadapan. Bentuk seperti ini biasanya

digunakan untuk rapat yang memerlukan diskusi. Pemimpin rapat berhak

memilih dimana saja hendak duduk.

e. Bentuk tulang iklan

Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

(Gambar tata ruang rapat bentuk tulang ikan)

f. Bentuk kelas

Pengaturan bentuk kelas ini menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi

anak sekolah. Akan tetapi setiap meja untuk lebih dari satu peserta rapat,

misalnya dua orang. Pemimpin berada di depan kelas. Bentuk kelas cocok

untuk jumlah peserta yang banyak. Namun bentuk ini mempunyai

kelemahan yaitu peserta yang duduk di belakang akan merasa kesulitan

untuk melihat ataupun mendengar orang yang berbicara di baris bagian

depan.

Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar

Cocok untuk rapat penyampaian informasi

Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah

Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

(Gambar tata ruang rapat bentuk kelas)

g. Bentuk huruf U

Bentuk huruf U ada dua macam yaitu bentuk huruf U tertutup dan bentuk

huruf U terbuka. Bentuk huruf U tertutup adalah meja pimpinan ditempatkan

diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi tidak sampai menutup bagian

tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan rapat biasa ditempatkan

dibagian huruf U yang tidak terbuka. Bentuk ruang rapat seperti ini cocok

untuk:

Rapat Direksi dan tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

(Gambar tata ruang rapat bentuk huruf U)

h. Bentuk aula atau bioskop

Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapat dibuat

dalam bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak.

Karena banyaknya jumlah peserta akan kurang kurang mendapatkan

partisipasi baik dari peserta. Bentuk ini cocok untuk rapat ekstern.

i. Bentuk workshop

Bentuk ini sama dengan bentuk konferensi namun dalam bentuk workshop

menggunakan meja yang lebih banyak. Bentuk workshop efektif digunakan

untuk rapat yang memerlukan diskusi kelompok.

j. Bentuk meja bundar (Round Table)

Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok

kecil

Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja

(Gambar tata ruang rapat bentuk meja bundar)

2. Persiapan Administrasi

a) Membuat Surat Undangan Rapat.

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga

hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari,

tanggal, jam, waktu dan acara rapat.

b) Menyusun acara/agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok

pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c) Menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu

bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah

peserta rapat dan sebagai dokumentasi.

d) Akomodasi

Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama dan diadakan di luar kantor,

sekretaris perlu mempersiapkan akomodasi, antara lain hotel atau penginapan,

dan transportasi untuk para peserta rapat.

e) Ruang Kesehatan

Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan

untuk mencegah terhambatnya rapat akibat ada peserta rapat yang sakit dan

kemungkinan terjadinya sesuatu pada kesehatannya. Oleh karena itu, faktor

kesehatan peserta rapat sangatlah perlu untuk diperhatikan agar rapat berjalan

dengan lancar.

f) Penyiapan konsumsi

Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati

waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan

snack, makan dan minum.

g) Hiasan ruangan

Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku

sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa

bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan

bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat.

h) Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa

berupa:

Hasil rapat yang lalu

Membawa hasil rapat yang sebelumnya untuk dijadikan review atau

perbandingan dengan rapat yang akan dijalankan, maka perlu

menyiapkan data rapat sebelumnya agar mengetahui apakah rapat

sebelumnya sudah memberikan hasil pada kinerja yang sekarang dan

akan dibahas pada rapat selanjutnya.

Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas.

Laporan hasil dari kinerja karyawan yang telah dilakukan selama periode

tertentu perlu dipersiapkan untuk dijadikan masalah atau bahasan pada

rapat.

Peraturan-peraturan yang diperlukan.

Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat.

Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan

sebagainya.

i) Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan

rapat seperti:

Papan dan alat tulis

Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft

PowerPoint.

Sound system, tape recorder

Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat

Block note, ballpoint

Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

Membuat catatan hasil rapat (notulis)

BAB 9 NOTULA

NOTULA

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam

rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta

rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat

untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan

bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi

informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga

untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan

kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris

organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi

duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula:

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan

penafsiran yang berbeda-beda.

2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya

agar tidak membingungkan

4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian

informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa

keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

6. Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu

disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan

dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula:

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun

rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat

pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan

pimpinan dan notulis rapat

4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu

disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........

5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal

Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.

2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan

rapat.

2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3. Pemimpin rapat

4. Sifat rapat.

5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

9. Ringkasan jalannya rapat.

10. Hasil rapat.

11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.

12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan

13. Catatan khusus.

14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

15. Pembuat notula (sekretaris)

16. Pengesahan notula oleh ketua rapat

Susunan Notula/Notulen

Ketika menulis notulen, ada rangkaian yang harus diperhatikan agar notulen tersusun

singkat dan sistematis. Berikut adalah susulan penulisan notulen:

a) Kepala Notulen, kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen.

Adapun kepala notulen berisi tentang :

1. Nama atau tema yang di bahas

2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan

3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara

4. Tempal pelaksanaan acara

5. Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis,

peserta.)

b) Isi notulen, isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas

dan hasil keputusan rapat. Isi Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan

sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :

1. Kata Pembuka

2. Pembahasan

3. Pembacaan keputusan

4. Waktu (Jam) Penutupan

c) Bagian akhir notulen, Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung

didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal - hal akhir penulisan notulen.

Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :

1. Nama jabatan

2. Tanda tangan

3. Nama pajabat, pangkat, atau NIP

d) Penandatanganan

Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak yang diangap penting

dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.Notula biasanya

ditanda tangani oleh ketua,wakil ketua, sekertaris, notulis.

BAB 10 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya ntuk

mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan

kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, dan ide-ide

langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik

untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.

Rapat yang efektif dan efisien tercapai apabila tujuan rapat yang telah ditetapkan

dapat dicapai. Untuk menyelenggarakan rapat yang efektif dan efisien dibutuhkan

manajemen rapat yang baik. Rapat yang efektif berlandaskan pada:

1. penggunaan waktu secukupnya dalam membuat keputusan

2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan

3. Menekankan objektivitas dan hasil yang diharapkan

Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam rapat yaitu pemimpin yang cakap sebagai berikut:

a) Umumkan jadwal rapat

Biasanya pemipin dibantu oleh sekretaris untuk mengumumkan jadwal rapat yang

akan dilaksanakan. Setelah sekretaris mendapat arahan terkait jadwal rapat, setelah

itu sekretaris mengumumkan kepada semua peserta rapat bahwa akan mengadakan

rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya.

b) Terorganisir

Dibantu oleh sekretaris, pemimpin memberikan arahan untuk membuat agenda rapat

yang terorganisir mulai dari awal dan akhir kegiatan rapat yang tepat waktu sesuai

dengan jadwal yang ditentukan.

c) Percaya diri

Pemimpin yang cakap adalah pemimpin yang melaksanakan rapatnya dengan penuh

percaya diri untuk memaparkan semua materi yang telah disiapkan.

d) Produktif

Pemimpin meminta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra

dan menganalisisnya untuk diambil sebuah keputusan.

e) Mencatat semua hal penting

Sekretaris pemimpin yang akan membuat notulen rapat untuk mencatat semua hal

yang penting terkait apa saja yang dibicarakan selama rapat berlangsung.

f) Membuat kesimpulan

Buat satu kesimpulan besar atau kesimpulan akhir mengenai langkah selanjutnya yang

harus dilakukan, serta tidak lupa untuk menutup rapat dengan mengucapkan terima

kasih kepada semua peserta rapat atas waktu dan kontribusi mereka.

DAFTAR PUSTAKA

Armiati. (2015). Tata Ruang Kantor. FE UNP.

Donni Juni Priansa, S. P. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan

Profesional. In S. P. Donni Juni Priansa, Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil

dan Profesional (pp. 217-230). Bandung: Pustaka Setia Bandung.

Ilmu dasar. (2019). Retrieved Agustus 10, 2019, from Pengertian Rapat, Fungsi, dan Tujuan

Rapat: ilmudasar.id/pengertaian-rapat/

Marsofiyati, M. P., & Drs. Hendry Eryanto, M. (2015). Manajemen Perkantoran. In M. P.

Marsofiyati, M. Drs. Hendry Eryanto, & M. Dr. Corry Yohana (Ed.), Manajemen

Perkantoran (pp. 52-63). Jakarta: LPP Press UNJ.

Reswari, A. (2013). Tugas Sekretaris dalam Pengelolaan Rapat. Universitas Negeri

Yogyakarta, 6-22.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Surat Undangan

KARANG TARUNA Gubeg Mojo RT3 RW5

JAKARTA

Nomor : 001/KTGM/VIII/2019 19 Agustus 2019 Lamp : – Perihal : Undangan Pertemuan

Yth. Anggota Karang Taruna

Dengan hormat,

Bersama dengan ini kami mengharap kehadiran seluruh Anggota Karang Taruna untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Minggu, 11 Agustus 2019 Waktu : 19.00 WIB (Ba’da isya’) Tempat : BASECAMP Karang Taruna Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna Demikian surat undangan ini kami buat sebagai mana mestinya, atas perhatian dan juga partisipasi serta kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami, Ketua Karang Taruna Sekretaris Faris Antoni Sity Anisa

DAFTAR HADIR

Acara : Pembahasan Karang Taruna

Tempat : Aula Bung Hatta

Hari/Tagnggal : Minggu, 11 Agustus 2019

Pukul : 10.00 – 12.00

Jakarta, ………………………………

Ketua Rapat

NOTULEN/HASIL RAPAT PEMUDA RT 03/05 Nomor : 01/Pemuda-RT03/VIII/2019

Hari/Tanggal : Rabu, 19 Agustus 2019 Jam : 19.00 WIB s/d selesai Tempat : Basecamp Karang Taruna Agenda : Pembahasan Pembentukan Pengurus Karang Taruna Unit RT 03 A. PEMBUKAAN

1. Pimpinan rapat membuka rapat dengan mengajak peserta rapat membacakan bismillah.

2. Pimpinan rapat memberikan pengantar rapat terkait fungsi penting karang taruna dalam pembangunan masyarakat.

B. PEMBAHASAN

1. Maksud dan tujuan diadakan perkumpulan 2. Pendanaan atau modal pertama untuk uang kas 3. Penarikan iuran rutin tiap bulan beserta besarannya 4. Pembentukan pengurusan

C. PEMUFAKATAN/KEPUTUSAN HASIL RAPAT

1. Untuk penggalian dana diperoleh dengan iuran rutin dari warga RT 03 dan sebagian warga RT 03 yang ikut dalam perkumpulan

2. Besaran iuran : a. Iuran pertama sebesar Rp. 5.000,- ( Lima Ribu Rupiah) b. Iuran Rutin Bulanan Sebesar Rp. 2.000,- ( Dua Ribu Rupiah ) c. Sedekah/Infaq dari warga yang besarnya tidak dibatasi

3. Untuk iuran pertama dimulai pada Bulan SEPTEMBER 2019 4. Untuk iuran rutin akan ditarik setiap tanggal 15 sampai dengan 20 tiap bulan 5. Penggunaan Dana yang terkumpul untuk kegiatan sosial kemasyarakatan

a. Pembelian peralatan jenazah untuk warga RT 03 yang meninggal dunia b. Sumbangan bagi warga yang sakit c. dll

6. Untuk kelancaran ketertiban administrasi dan pertanggungjawaban dibentuk wadah perkumpulan kepemudaan yang disebut sebagai Karang Taruna Unit RT 03 RW 05 Kuwon Karas Magetan

7. Setelah perkumpulan terbentuk dilanjutkan dengan pembentukan pengurus, dan diperoleh kesepakatan sebagai pengurus adalah : Ketua : Ainin Budi Wakil Ketua : Husin Sekretaris I : Edi Susanto Sekretaris II : Hartono Bendahara I : Sugianto

Bendahara II : Yusak Bendahara III : Supri Seksi- Seksi

Penggalian Dana : Santo Giyat Zainal Arifin Sudar Samungin

D. PENUTUP 1. Pembacaan kesimpulan isi rapat 2. Pukul 21.00 WIB rapat ditutup oleh ketua karang taruna

Jakarta, 19 Agustus 2019 Mengetahui, Ainun Febiyanti Edi Riyandi Ketua Notulis