Customer

1

PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKRETARIS YUNIOR LEVEL III

(JUNIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT)

KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.III.01

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan

2

KATA PENGANTAR

Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang

Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan

untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna

meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja.

Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar

kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan

kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang

mengacu pada standar kompetensi kerja.

Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia

telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di

Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi

merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi

pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia.

Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya

program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan

pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau

Swasta.

Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang.

Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi

Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan

yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit

kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI.

Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga

bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK.

Jakarta, Desember 2008 DIREKTUR

STANDARDISASI KOMPETENSI

DAN PROGRAM PELATIHAN

Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc

NIP.160044978

3

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior 2. Kode Program Pelatihan : K.72.9.0.1.2.3.III.01 3. Jenjang Program Pelatihan : Level III 4. Tujuan Pelatihan :

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten :

4. 1 Dapat menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai

4. 2 Dapat menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju 4. 3 Dapat menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll. 4. 4 Dapat menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju,

menerima dan mengantar tamu 4. 5 Dapat berkomunikasi dengan pelanggan dengan berpedoman kepada etika

bisnis 4. 6 Dapat melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup yang

terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya 4. 7 Dapat mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka

pengelolaan Kas Kecil 4. 8 Dapat mengaplikasikan Prosedur K3 Perkantoran

5. Unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 5.2 Berkomunikasi melalui Telepon 5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan 5.4 Mengoperasikan Komputer 5.5 Menggunakan Peralatan Kantor 5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen 5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 5.11 Memelihara Data di Komputer 5.12 Melakukan Prosedur Administrasi 5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana 5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.16 Mempersiapkan Dokumen 5.17 Mempersiapkan Kas Kecil 5.18 Menyiapkan Pekerjaan 5.19 Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja 5.20 Meminimalisir Pencurian

6. Lama Pelatihan : 582 Jam Pelatihan (@45 menit) OJT : 320 Jam (@45 menit) Jumlah : 902 Jam Pelatihan

4

7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : Minimal Tamat SMA/SMK 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : - 7.3 Umur/Usia : Minimal 17 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Pria / wanita 7.5 Kesehatan : Sehat Jasmani 7.6 Test Kemampuan : General Test dan RPL

5

KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

NO UNIT KOMPETENSI KODE UNIT JAM PELATIHAN

PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH

I

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM

1.1. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar

Komunikasi

ADM.PK01.001.01

6

18

24

1.2. Berkomunikasi melalui

Telepon

ADM.PK01.002.01

4

12

16

1.3. Bekerjasama dengan Kolega

dan Pelanggan

ADM.PK01.003.01

6

18

24

1.4. Memberikan Pelayanan kepada Pelanggan

ADM.PK01.004.01 4 12 16

1.5. Mengoperasikan Komputer ADM.PK01.005.01 4 12 16

1.6. Menggunakan Peralatan

Kantor

ADM.PK01.006.01 6 18 24

Jumlah I 30 90 120

II

KELOMPOK UNIT

KOMPETENSI INTI 2.1 Mengoperasikan Aplikasi

Perangkat Lunak

ADM.PK02.001.01

12

64

76

2.2 Menciptakan dan

Menggunakan Dokumen dan

Lembar Kerja Sederhana

ADM.PK02.003.01

6

24

30

2.3 Menghasilkan Dokumen

Sederhana ADM.PK02.005.01 6 16 22

2.4 Melakukan Prosedur

Administrasi ADM.PK02.007.01 12 36 48

2.5 Menangani Penerimaan

Surat/ Dokumen ADM.PK02.008.01 4 8 12

2.6 Menangani Pengiriman Surat/

Dokumen ADM.PK02.009.01 4 8 12

2.7 Mempersiapkan Dokumen ADM.PK02.012.01 4 12 16

2.8 Mengelola dan Menjaga

Sistem Kearsipan ADM.PK02.013.01 8 36 44

2.9 Memelihara Data di Komputer ADM.PK02.014.01 4 12 16

2.10 Membaca dalam Bahasa

Inggris pada TOD ADM.PK.02.020.01 8 24 32

2.11 Menulis dalam Bahasa Inggris pada TOD

ADM.PK.02.021.01 8 24 32

2.12 Mempersiapkan Kas Kecil ADM.PK.02.026.01 8 24 32

2.13 Menyiapkan Pekerjaan ADM.PK.02.029.01 4 16 20

Jumlah II 90 304 392

6

NO UNIT KOMPETENSI KODE UNIT JAM PELATIHAN

PENGETAHUAN KETERAMPILAN JUMLAH

III. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS

3.1 Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja

ADM.PK.03.001.01 6 12 18

3.2 Mengikuti K-3 perkantoran ADM.PK.03.002.01 6 12 18

3.3 Meminimalisir Pencurian ADM.PK02.005.01 6 12 18

Jumlah III 18 36 54

IV. EVALUASI PROGRAM

LATIHAN

4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan

- 4 12 16

Jumlah IV 4 12 16

Jumlah I s/d IV 140 442 582

V. PELATIHAN DI TEMPAT

KERJA (OJT)

5.1 Melakukan pekerjaan Administrasi Perkantoran

di tempat kerja / Industri

-

320

Jumlah V 320

Jumlah I s/d V

140 442 902

7

SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

I. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM

1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK01.001.01

Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

ELEMEN

KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA


Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

01. Mengidentifi-

fikasi proses komunikasi di

tempat kerja

1.1 Persyaratan kemampuan

minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi

• Cara berkomunikasi yang

baik dan benar.

• Pengembangan pendekat-

an proaktif untuk peningkatan pelayanan.

Melakukan identifikasi persyarat-

an berkomunikasi di tempat kerja

Bersikap ramah dan

santun

3

3

1.2 Sarana untuk berkomunikasi

dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai

standar di tempat kerja.

Dapat menggunakan sarana

berkomunikasi yang tersedia

Melakukan identifikasi saran

berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega

Melakukan identifikasi

saran berkomunikasi yang tepat dengan

penyelia dan kolega sesuai standari di

tempat kerja

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif

dan efisien.

Mengetahui cara meng-umpulkan informasi secara

efektif dan efektif

Mampu memilah informasi yang diterima

Penyampaian infor-masi efektif dan

efisien

8

02. Menerima &

menyampai-

kan informasi

2.1 Pengamatan efektif dan

keterampilan mendengar-

kan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan

menerjemahkan info baik verbal maupun non verbal

komunikasi yang tepat.

Prosedur komunikasi yang

efektif

• Dapat menerjemahkan

informasi baik verbal maupun

non verbal dengan tepat.

• Dapat melakukan komunikasi

dengan efektif.

Berbicara ramah dan

santun dalam

menyampaikan dan menerima informasi

3 3

9

ELEMEN




2.2 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan

diketahui.

Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal

• Menyeleksi informasi yang

diterima sesuai tujuan

• Informasi yg diterima

mendapat tanggapan dan

terselesaikan.

Menerima dan memahami semua informasi yg

diterima dengan benar

2.3 Dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat

kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibac

Prosedur penanganan kelengkapan informasi di

tempat kerja

Informasi yang diterima atau disampaikan dapat

diindentifikasi dan dipenuhi.

Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang

yg tepat dengan benar

2.4 Informasi dan ide di diskusi-

kan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik


• Dapat mengkategorisasi

dokumentasi rutin yang

bersifat sederhana ditempat kerja

• Dapat mengkomposisi

informasi dan ide untuk di diskusikan

• Melakukan pencatatan

untuk melengkapi

dokumentasi secara akurat.

• Dapat mendiskusikan ide

dan informasi dengan menggunakan teknik


• Kelengkapan dokumentasi

rutin ditulis rapi dan

mudah dibaca

• Melakukan diskusi

terhadap ide dan

informasi dengan cara jelas dan santun.

03. Membuat

Konsep Komunikasi

Tertulis seba-gai Informasi

3.1 Prosedur dan format

penulisan konsep yang relevan diidentifikasi

Dapat mencocokkan

prosedur dan format penulisan konsep yang

relevan

Dapat mengkoordinasikan

relevansi prosedur dan format penulisan konsep.

Mengapresiasi pro-sedur

dan format penulisan konsep yg relevan

3 4

3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan

batas waktu

Dapat menyimpulkan konsep tertulis yang perlu diketahui.

Konsep tulisan yang telah disimpulkan disampaikan

pada orang yg dituju.

Menyampaikan konsep tulisan tepat pada

waktunya.

3.3 Menggunakan bahasa verbal dan non verbal

dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di

tempat kerja.

Dapat mengekspresikan bahasa verbal dan non

verbal sesuai kebutuhan ditempat kerja.

Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata

bahasa yg baik.

Media komunikasi dipilih berdasarkan kebutuhan

dan SOP

10

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN


04. Memilih Media

Komunikasi

4.1 Prosedur pemilihan media

komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan

SOP.

Pemilihan media komunikasi

sesuai SOP

Memilih media komunikasi

sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan

Penggunaan media

komunikasi yang dipilih sesuai dengan SOP

2 2

4.2 Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai

dengan acuan K3

Prosedur K3 Perkantoran Melakukan kegiatan unjuk kerja sesuai dengan acuan

K3

• Asesmen • Asesmen • Asesmen

11

1.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui Telepon

Kode Unit : ADM.PK01.002.01


ELEMEN KOMPETENSI



1. Menerima

Panggilan

1.1 Panggilan dijawab secara

cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar

perusahaan

• Tata cara menerima

penggilan telepon

dipahami

� Cara mengangkat

telpon � Cara Mengucap salam

� Cara memberikan in-

formasi yang tepat dan benar

Menyampaikan kata-kata

salam dalam percakapan telepon

Menyampaikan kata-kata

salam dalam percakapan telepon dengan sopan dan

ramah

2

3

1.2 Permohonan/ Permintaan dicatat secara akurat dan

disampaikan kepada

departemen/orang yang tepat untuk ditindak-lanjuti.

Prosedur pencatatan pesan telepon

Mencatat dan menyampai-kan permintaan pesan

telepon pada lembar pesan

telepon

Mencatat dan me-nyampaikan per-mintaan

pesan telepon pada lem-

bar pesan telepon sesuai dengan peraturan

perusahaan

1.3 Bantuan ditawarkan kepada

penelpon secara bersahabat dan tujuan panggilan

tertentu secara cepat

Prosedur berkomunikasi di

telepon

Melakukan komunikasi untuk

menawarkan bantuan sesuai tujuan

Melakukan komu-nikasi

untuk menawarkan ban-tuan sesuai tujuan dengan

tepat

1.4 Uraian penelpon diulang

secara rinci untuk memperkuat pengertian

Prosedur melakukan

konfirmasi di telepon

Melakukan konfirmasi ulang

terhadap uraian yang disampaikan

Melakukan kon-firmasi

ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan

sopan

1.5 Jika memungkinkan peluang digunakan untuk dapat

menjelaskan produk-produk

dan pelayanan perusahaan

Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk

dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada digunakan untuk

menjelaskan produk dan

pelayanan perusahaan

Peluang yang ada digunakan untuk

menjelaskan produk dan

pelayanan perusa-haan dengan tepat

12

ELEMEN KOMPETENSI



1.6 Panggilan telepon yang mengancam dan

mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang

yangberwenang sesuai

dengan prosedur perusahaan

Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan

Melakukan penanganan telepon yang mengancam

dan mencurigakan

Melakukan penanganan telepon yang mengancam

dan mencurigakan sesuai SOP

2. Melakukan

panggilan

telepon

2.1 Nomor telepon yang dituju

diidentifikasi secara benar

Prosedur melakukan

hubungan telepon

Melakukan identifikasi nomor

yang akan dituju untuk

menelepon


nomor yang akan dituju

untuk menelepon dengan benar

2 3

2.2 Tujuan dari menelpon telah

dirancang/ dibentuk secara tepat sebelum menelepon/

memanggil

Aturan berkomunikasi di

telepon

Tujuan menelepon

direncanakan sebelum menelepon

Tujuan menelepon

direncanakan sebelum menelepon dengan benar

2.3 Alat/sarana digunakan

secara tepat

Prosedur penggunaan alat/

sarana

Menggunakan sarana

dengan benar

Menggunakan sarana

sesuai SOP

2.4 Nama perusahaan dan

alasan menelepon

disampaikan dengan tepat

Prosedur penyampaian

maksud menelepon

Melakukan penyampaian

maksud alasan menelepon

dengan benar

Alasan menelepon

disampaikan dengan tepat

2.5 Sikap dan etika bertelepon adalah sopan dan ramah

setiap saat

Prosedur berkomunikasi di telepon

Melakukan pembicaraan telepon dengan meng-

gunakan kosakata dan percakapan yang tepat

Melakukan pembicaraan telepon dengan meng-

gunakan kosakata dan percakapan yang tepat

sesuai SOP

3. Mengakhiri dan

Menutup

Pembicaraan Telepon

3.1 Pembicaraan telepon yang

akan berakhir dapat

diidentifikasi

Prosedur mengakhiri

pembicaraan di telepon

Mengidentifikasi

pembicaraan telepon yang

akan berakhir

Mengidentifikasi

pembicaraan telepon yang

akan berakhir dengan tepat

1 2

13

ELEMEN KOMPETENSI



3.2 Salam penutup diucapkan

dengan benar

Cara mengucap salam

penutup pada akhir

pembicaraan

Mengucapkan kalimat yang

benar untuk mengakhiri

pembicaraan dengan ramah dan sopan

Salam penutup diucapkan

dengan sopan dan tepat

3.3. Pesawat telepon ditutup

dengan tepat dan benar

Cara meletakan gagang

telepon yang benar

Meletakan gagang telepon

setelah memastikan hubungan telepon telah

berakhir

Meletakan gagang telepon

dengan perlahan dan tidak bersuara

4. Penyampaian

Pesan Telepon

4.1 Penulisan pesan dalam

lembar pesan telepon dilakukan dengan tepat dan

benar

Prosedur penulisan pesan

pada LPT

Menuliskan pesan telepon

pada Lembar Pesan Telepon dengan benar

Pencatatatan dilakukan

sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan

benar

1 2

4.2 Pesan secara tepat disiarkan/disampaikan

kepada orang yang dituju

dengan batas waktu/ tenggang waktu

Prosedur penyampaian pesan telepon

Menyampaikan pesan pada orang yang dituju

Menyampaikan pesan pada orang yang dituju segera

4.3 Penyampaian pesan kepada yang berkepentingan secara

cepat dan tepat

Cara penyampaian pesan dengan waktu yang tepat

Penyampaian pesan disampaikan tepat waktu

dengan benar

Pesan disampai-kan sesuai waktunya.


14

1.3. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK01.003.01

Durasi Pembelajaran : 16 jam @ 45 menit

ELEMEN KOMPETENSI



1. Berkomunikasi

di Tempat Kerja

1.1 Persyaratan kemampuan

minimal berkomunikasi di

tempat kerja diidentifikasi

Jenis Komunikasi di tempat

kerja

Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi

dalam berkomunikasi di

tempat kerja

2

4

1.2 Sarana untuk berkomu-nikasi dengan penyelia dan rekan

sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja.

Jenis sarana komunikasi

Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi

Memakai sarana yang benar dalam ber-

komunikasi

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif

dan efisien.

Proses pemberian informasi

Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien

Menyampaikan informasi dengan benar

1.4 Kepekaan akan kebuda-yaan dan kemasyarakatan

diperlihatkan.

Kultur Budaya

Kultur sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur

dan sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang ber-

beda kultur dan sosial

sesuai dengan per-bedaan kultur dan budaya

1.5 Kemampuan mendengar-kan

dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk

memastikan keberhasilan

komunikasi dua arah.

Komunikasi aktif dua arah

Melakukan komunikasi

Mendengarkan secara aktif.

Menunjukkan kemampu-

an untuk memahami dan mendengarkan dengan

baik

1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari

solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan.

Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan

masalah

Melakukan usaha pemecahan konflik atau

kesalahpahaman

Bertanggung jawab atas pemecahan masalah

sesuai dengan kebijakan perusahaan

15

ELEMEN KOMPETENSI



2. Memberikan

bantuan kepada

Pelanggan

2.1 Kebutuhan dan tujuan pe-

langgan, termasuk di dalam-nya kebutuhan khusus,

diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pe-

layanan diberikan secara

tepat.

Kebutuhan pelanggan

Jenis produk layanan

Kualitas pelayanan

• Memberikan layanan

sesuai dengan kebutuhan

pelanggan

• Melakukan pemenuhan

kebutuhan pelanggan

Menunjukan kemampuan

sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

2

4

2.2 Semua kebutuhan dan per-

mintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam

jangka waktu segera/tidak

terlalu lama.

Kualitas pelayanan

Kebutuhan potensial layanan

Melakukan pemenuhan

permintaan pelanggan

Menunjukkan ke-

mampuan memenuhi permintaan pelanggan

2.3 Kesempatan untuk me-

ningkatkan kualitas pelayan-

an diidentifikasi dan dilaku-kan bilamana memungkin-

kan.

Pengembangan jasa kepada

pelanggan

Mempergunakan peluang

untuk senantiasa me-

ningkatkan kualitas pelayan-an

Melakukan peningkatan

kualitas pelayanan setiap

saat dibutuhkan

2.4 Ketidakpuasan/ keluhan

pelanggan dapat segera

dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh,

peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung

jawab individu dan prosedur

perusahaan.

• Kualitas pelayanan

• Kebutuhan potensial

layanan

Melakukan prosedur

menangani keluhan

pelanggan

Mengatasi keluhan

pelanggan sesuai dengan

kebijakan perusahaan

2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk

ditindaklanjuti sesuai dengan

tingkat tanggung jawabnya.

Proses penanganan keluhan

pelanggan

Mengambil tindakan untuk

mengatasi keluhan pelanggan

Menunjukkan kemampuan

meme-nuhi permintaan pelanggan


16

1.4. Unit Kompetensi : Memberikan Pelayanan kepada Pelanggan



ELEMEN KOMPETENSI



1. Memahami konsep

pelayanan prima dan

prinsip-prinsip pelayanan

1.1 Informasi pelayanan yang tersedia dipilih dan diberikan

sesuai kebutuhan yang diinginkan

Prosedur pemberian informasi kepada pelanggan

Memberikan informasi kepada pelanggan sesuai

kebutuhan

Memberikan informasi kepada pelanggan sesuai

kebutuhan dengan tepat dan benar

2

5

1.2 Prinsip-prinsip pelayanan

prima dipahami dan diterapkan di unit kerja

sesuai dengan SOP

Prinsip-prinsip pelayanan

prima

Menerapkan prinsip-prinsp

pelayanan prima

Menerapkan prinsip-prinsp

pelayanan prima sesuai dengan SOP

2. Memahami unsur-unsur

kualitas pelayanan

prima

2.1 Unsur-unsur kuallitas pelayanan prima dipahami

secara cermat dan tepat

Kualitas pelayanan prima

Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima

Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima

dengan cermat dan tepat

1 3

2.2 Kualitas pelayanan pelang-

gan dijaga dan ditingkatkan

secara efektif dan efisien

Prosedur penerapan kualitas

pelayanan pelanggan

Melakukan peningkatan ter-

hadap kualitas pelayanan

pelanggan secara ber-kesinambungan


terhadap kualitas pe-

layanan pelanggan secara berkesinambung-an sesuai

dengan kebutuhan perusahaan

3. Memberikan

pelayanan kepada

pelanggan

1.1 Kebutuhan pelayanan di-

identifikasi secara tepat, efektif dan efisien sesuai

SOP

• Kebutuhan pelanggan

• Jenis produk layanan

• Kualitas layanan

• Memberikan layanan

sesuai kebutuhan pelang-

gan

• Melakukan pemenuhan

kebutuhan pelanggan

Menunjukkan kemampuan

sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

1 4

17

ELEMEN KOMPETENSI



1.2 Keluhan pelanggan ditangani secara baik dan tepat sesuai


Proses penanganan keluhan pelanggan

• Melakukan prosedur me-

nangani keluhan pelang-gan

• Mengambil tindakan untuk

mengatasi keluhan pelang-gan

Mengatasi keluhan pelang-gan sesuai dengan kebijak-

an perusahaan

1.3 Hubungan dengan pelang-

gan dibangun untuk memberikan pelayanan yang

maksimal sesuai dengan

kebutuhan pelanggan

Cara membangun hubungan

baik yang profesional dengan pelanggan


hubungan baik dan profesional kepada pelang-

gan


hubungan baik dan profesional kepada pelang-

gan sesuai SOP

1.4 Bahasa dan sikap yang baik

dan benar digunakan

Prosedur penggunaan

bahasa dan sikap

Menggunakan bahasa dan

sikap yang sesuai

Menggunakan bahasa dan

sikap yang sesuai dengan

sopan dan ramah


18

1.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer

Kode Unit : ADM.PK01.005.01 Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit

ELEMEN




1. Memulai pengoperasian

komputer dan dasar sistem

informasi

1.1 Komputer dinyalakan sesuai dengan prosedur pemakaian

Prosedur pengoperasian Komputer

Melakukan pengoperasian komputer

Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP

1 1

1.2 Fungsi dasar diidentifikasi berdasarkan pemakaian

sistem informasi

Prosedur identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer

Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer

Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian

komputer sesuai SOP

1.3 Informasi diidentifikasi

dengan benar

Prosedur identifikasi

informasi


informasi sebelum memulai penggunaan komputer


informasi sebelum me-mulai penggunaan kom-

puter sesuai prosedur

1.4 Metode pencarian secara tepat dipilih untuk

penggunaan tipe informasi

Prosedur pencarian metode

Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type

informasi yang dipilih

Melakukan pencarian metode untuk penggunaan

type informasi yang dipilih dengan tepat

1.5 Susunan perangkat keras disusun dengan benar

Prosedur penyusunan perangkat keras

Melakukan penyusunan perangkat keras dengan

benar

Melakukan penyusunan perangkat keras dengan

benar sesuai SOP

1.6 Tersedianya fasilitas bantuan (help) yang dapat digunakan

jika dibutuhkan.

Teknik penggunaan fasilitas bantuan (help)

Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika

dibutuhkan

Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika

dibutuhkan sesuai SOP

19

ELEMEN




2. Menyimpan Data di

Komputer

2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka

dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer

(folder, file, perlengkapan

network, recycle bin dan waste basket)

Prosedur penyimpanan data di komputer

Melakukan penyimpanan data di Komputer

Melakukan penyimpanan data di Komputer sesuai

SOP

1 2

2.2 Fungsi yang berbeda dan

bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan

tertentu

Prosedur identifikasi dari

fungsi-fungsi desktop komputer

Melakukan pengoperasian

komputer dengan menge-nal fungsi-fungsi dari Desktop

Melaksanakan pekerjaan

pada tempatnya

2.3 Program dibuka, diubah ukurannya dan ditutup

untuk tujuan navigasi

Prosedur pengoperasian program

Melakukan identifikasi program yang akan

digunakan

Melakukan identifikasi program yang akan

digunakan sesuai SOP

2.4 Shortcuts dari desktop

dibuat, jika perlu dengan

bantuan dari orang-orang yang ahli.

Teknik pembuatan shortcuts Membuat shortcuts dari

desktop

Membuat shortcuts dari

desktop sesuai SOP

3. Mengatur petunjuk dasar

dan struktur folder

3.1 Folder dengan petunjuk sub

folder dibuat dan diberi nama yang sesuai

Prosedur pembuatan folder

dan nama folder

Membuat folder dan judul

folder

Membuat folder dan judul

folder sesuai kebutuhan perusahaan

1 1

3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll)

diidentifikasi

Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll)

Melakukan identifikasi atribut-atribut folder sesuai

kebutuhan

Mengenal penggunaan atribut-atribut folder

sesuai kebutuhan

3.3 Sub folder dipindahkan diantara folder-folder

Teknik pemindahan sub folder

Melakukan pemindahan sub folder

Melakukan pemindahan sub folder sesuai SOP

3.4 Folder diganti namanya

apabila diperlukan

Teknik penggantian nama

folder

Melakukan penggantian

nama folder bila diperlukan


nama folder bila diperlukan sesuai SOP

20

ELEMEN




3.5 Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbeda-

beda.

Teknik mengakses folder dan sub folder dengan metode

berbeda

Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan

metode berbeda

Melakukan pengaksesan folder dan sub folder

dengan metode berbeda

sesuai SOP

4. Mengatur file untuk pema-

kai (user) dan

/atau ke-perluan peng-

aturan data

4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim

dipakai dari file dalam folder diidentifikasi

Prosedur pengaturan data /

file untuk pemakai (user)

Membuat pengaturan

data/file untuk pemakai (user)

Membuat pengaturan

data/ file untuk pemakai (user) sesuai SOP

1 2

4.2 File dibuat dan diberi nama

yang sesuai, bila perlu

Prosedur membuat dan

memberi nama file

Membuat dan memberi

nama file

Membuat dan memberi

nama file sesuai kebutuhan

4.3 Kelompok file dipilih dan di

buka serta diganti nama-nya apabila diperlukan

Prosedur penggantian nama

dan kelompok file


nama dan kelompok file


nama dan kelompok file sesuai SOP

4.4 File dicopy ke tempat

penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan

dipindahkan melalui folder

Prosedur menyimpan data

ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke

media penyimpanan (CD, flasdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke

media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP

4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan

apabila perlu

Prosedur memperbaiki / mengembalikan file yang

terhapus

Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang

terhapus.

Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian

file yang terhapus sesuai SOP

4.6 Tools perangkat lunak

digunakan untuk menempatkan file

Prosedur menggunakan tools

perangkat lunak

Dapat menggunakan tools

perangkat lunak untuk menempatkan file

Dapat menggunakan tools

perangkat lunak untuk menempatkan file sesuai

SOP

5. Mencetak data/informasi

5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang telah di-

install

Prosedur mencetak data/ informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari mesin printer sesuai

prosedur

1 2

21

ELEMEN




5.2 Proses kerja pencetakan

dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu

Prosedur membatalkan

pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan

pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan

pencetakan pada printer sesuai prosedur

5.3 Kesalahan dalam pencetakan

dapat diubah dalam daftar

printer yang telah diinstalasi jika tersedia.

Prosedur mengubah

pencetakan dalam daftar

printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan


printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan


printer yang telah diinstall sesuai SOP

6. Mematikan Komputer

6.1 Menutup komputer dengan

menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah

dibuka

Prosedur mengakhiri

pengoperasian komputer

Melakukan penutupan

komputer dengan menutup terlebih dahulu semua

aplikasi yang telah dibuka

Melakukan penutupan

komputer dengan menutup terlebih dahulu

semua aplikasi yang telah

dibuka sesuai SOP

1 1

6.2 Komputer dimatikan sesuai

ketentuan prosedur

pemakaian.

Prosedur mematikan

komputer

Melakukan mematikan

komputer sesuai ketentuan

prosedur pemakaian

Mematikan komputer

sesuai SOP dengan benar


22

1.6. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK01.006.01


ELEMEN KOMPETENSI



1. Memilih

Peralatan

1.1 Peralatan untuk melaksana-

kan pekerjaan diidentifikasi

sesuai dengan kebutuhan

Prosedur mengidentifikasi

peralatan kantor yang akan

digunakan dikuasai dan dipahami

Memilih perlengkapan dan

peralatan yang akan

digunakan.

Menggunakan pakaian dan

perlengkapan kerja sesuai

dengan pekerjaan yang

2

6

1.2 Jumlah Peralatan yang

dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai

kebutuhan.

• Jenis Peralatan serta

operasional kerjanya

• Penentuan jumlah

peralatan yang akan digunakan.

• Mengindentifikasi Jenis

dan fungsi peralatan

• Memeriksa dan Meng-

amati ketidaksesuaian peralatan

Penggunaan peralatan

disesuaikan dengan kebutuhan

2. Mengoparasi-kan Peralatan

2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan

instruksi penggunaan

Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan

fungsinya

Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan

menurut Buku manual /

SOP

Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan

menurut fungsinya

3 8

2.2 Ketidaksesuaian diidentifi-

kasi secara tepat dan benar

Penanganan ketidak-sesuaian

kerja Peralatan


ketidaksesuaian per-alatan

Ketidaksesuai peralatan

ditangani dengan benar

sesuai SOP

23

ELEMEN KOMPETENSI



3. Memelihara

Peralatan

3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi

penggunaan

Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan

menurut SOP atau petunjuk Buku Manual

Melakukan pemeliharaan peralatan yang digunakan

Mentaati rambu-rambu penggunaan peralatan

pada saat mengguna-kan

2 3

3.2 Pencatatan pemeliharaan

dilakukan sesuai intruksi

Cara Pencatatan peme-

liharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual

yang telah ditentukan

Pemeliharaan dicatat pada

buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentu-

kan

Menyimpan buku pe-

meliharaan pada tempat-nya

3.3 Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi

penggunaan

Pengetahuan cara menyimpanan sarana

menurut SOP

Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat

yang tepat dan benar

Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan

peralatan

3.4 Perbaikan (Peralatan kantor)

diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang

yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan

Cara memperbaiki kerusakan

ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa

ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur

Memperbaiki kerusakan

ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan

kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya

Mengatasi kerusakan

dengan baik dan sesuai kemampuan


24

II. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI

2.1 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak



ELEMEN KOMPETENSI



1. Mengakses

aplikasi perangkat

lunak

1.1 Pilihan aplikasi yang

dibutuhkan diidentifi-kasikan

dengan benar

Cara memilih aplikasi sesuai

dengan kebutuhan yang

benar

Memilih aplikasi dengan

benar sesuai kebutuhan

Aplikasi yang dipilih benar

dan tepat

4

8

1.2 Sistem digunakan secara

benar dan efisien

Cara menggunakan sistem

dengan benar

Menggunakan sistem secara

benar dan tepat

Sistem digunakan secara

benar dan tepat

1.3 Metode pencarian dipilih

secara tepat dan cepat untuk penggunaan tipe informasi

Cara memilih metode pencian

secara benar dan cepat untuk penggunaan tipe informasi

Memilih metode pencarian

dilakukan dengan benar sesuai penggunaan tipe

informasi

Metode pencrian yang

dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan

tipe informasi

2. Menjalankan

aplikasi perangkat

lunak

2.1 Aplikasi perangkat lunak

dipilih sesuai dengan kebutuhan

Cara memilih aplikasi

perangkat lunak dengan benar

Memilih aplikasi perangkat

lunak dipilih dengan benar dan tepat

Pemilihan aplikasi, tepat

sesuai dengan

Kebutuhan

20 44

2.2 Aplikasi dijalankan sesuai

dengan prosedur

Cara menjalankan/ meng-

operasikan aplikasi sesuai prosedur

Mengoperasikan aplikasi

perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku

manual

Perangkat lunak di-

operasikan sesuai SOP

2.3 Peranan yang berbeda dari bagian-bagian dari aplikasi

diidentifikasi untuk fungsi tertentu

Cara mengidentifikasi Aplikasi untuk fungsi tertentu dan

peranan yang berbeda dari bagian-bagian yang benar

sesuai SOP

Mengidentifikasi aplikasi untuk fungsi tertentu dan

sesuai peranan yang berbeda dilakukan dengan

benar

Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi

yang berbeda sesuai kebutuhan


25

2.2. Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana


ELEMEN




01. Menggunakan

cara kerja praktis

1.1 Lembar kerja, peralatan dan

perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis

pengguna.

Penggunakan komputer

sesuai kondisi ergonomis

Mengatur lembar kerja pada

tempat yang tepat

Duduk dengan posisi yang

benar

2

2

1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk

pengoperasian komputer.

Jenis pekerjaan apa saja yang dapat menggunakan

komputer

Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum meng-

operasikan komputer

Jarak yang cukup antara mata dan monitor

komputer

1.3 Bahasa teknis komputer dan

program digunakan untuk

meminimalkan yang tidak berhubungan dengan

pengaturan dan permintaan.

Kosa kata bahasa teknis

komputer yang tepat untuk

memperjelas tugas dan permintaan

Menggunakan bahasa

teknis dan program

komputer yang tepat

Bahasa teknis dan

program digunakan sesuai

kebutuhan

02. Menciptakan

Lembar Kerja

Sederhana

2.1 Permintaan pengaturan dan

tugas dalam hubungannya

dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan

permintaan presentasi yang sesuai.

Pengoperasian Komputer Pilihan pengoperasian

komputer dilakukan sesuai

dengan permintaan

Pengoperasian dilakukan

sesuai permintaan dan

kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan

2

4

2.2 Menentukan perangkat lunak

yang akan dipakai sesuai

kebutuhan

Pilihan perangkat lunak/

program

Memilih perangkat lunak

yang sesuai dengan

kebutuhan

Pilihan perangkat lunak

sesuai kebutuhan

2.3 Tampilan lembar kerja

memungkinkan pemasukan

data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja

dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi.

Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja

di komputer

Lembar kerja dibuat sesuai

dengan permintaan

26

ELEMEN KOMPETENSI



2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk

mengkonfirmasikan hasil

yang memenuhi persyaratan.

Pengoperasian komputer Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus

program dengan tepat

Penggunaan rumus program sesuai SOP

2.5 Rumus-rumus perangkat

lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk

mendapat konfirmasi dari

Penyelia

03. Menghasilkan

Lembar Kerja

3.1 Data yang dimasukan,

diperiksa ulang kesesuaian-

nya

• Cara mencari bantuan dari

Manual, Help

• Cara melihat lembar kerja

melalui Preview

Dapat menyiapkan, meng-

hasilkan pekerjaan menyim-

pan dalam waktu yang ditentukan

Teliti, memeriksa ulang

pekerjaan

2

7

3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat

waktu

Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi

kehilangan/kerusakan data

Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil

kembali dalam waktu yang

ditentukan

3.3 Buku pedoman, dokumentasi

pengguna dan bantuan on-

line digunakan untuk mengatasi masalah dengan

design lembar kerja dan hasilnya.

Pengoperasian komputer

sesuai hasil yang diinginkan

Menggunakan bantuan

sesuai kebutuhan pada saat

membuat lembar kerja

Penggunaan bantuan di-

lakukan sesuai kebutuhan

3.4 Lembar kerja sebelum

dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai

permintaan

Pengoperasian pencetakan Melakukan preview

sebelum mencetak dokumen

Lembar kerja diteliti

dengan cermat sebelum dicetak

3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan

permintaan dan pengaturan

aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi

kehilangan/kerusakan data

Melakukan penyimpanan data

Penyimpanan data dilakukan sesuai SOP

27

ELEMEN




04. Menghasilkan

grafik-grafik

sederhana

4.1 Permintaan dan tugas

pengaturan ditentukan

dalam hubungannya dengan pengetikan grafik

dan keistimewaan grafik yang dimasukkan.

Fasilitas Chart Wizard dan

pilihan tipe grafik

• Membuat Grafik

• Mengubah bentuk Grafik

bentuk Pie, mengganti

Grafik menjadi bentuk

Bar, Line dst.

3

8

4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran

yang berlaku dari data

numerik dan mempertemu-kan tugas dan permintaan

pengaturan

Dapat mengcopy grafik ke Word

4.3 Grafik dipreview, pencocok-

kan dan pencetakan yang berhubungan dengan per-

mintaan dan tugas pengaturan.

• Dapat melihat tampilan

grafik sebelum dicetak

• Dapat mencetak grafik


28

2.3. Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.005.01


ELEMEN




01. Mempersiap-

kan Peralatan

1.1 Peralatan Komputer

dipersiapkan sesuai dengan SOP

Prosedur penggunaan

Komputer

Mempersiapkan peralatan

komputer

Bekerja sesuai prosedur/ SOP 2 4

1.2 Perangkat lunak/program

dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan

Jenis program perangkat

lunak

Menentukan jenis program

yang akan digunakan

Jenis program yang akan

digunakan sesuai kebutuh-an

1.3 Media penyimpanan telah diformat

Prosedur memformat media penyimpanan data

Melakukan format media penyimpanan data

Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP

1.4 Nama file diakses sesuai

kebutuhan

Pengaksesan judul file Melakukan akses judul file Melakukan akses judul file

sesuai kebutuhan

1.5 Dokumen yang akan

diproduksi diklarifikasikan

dengan unit terkait

Prosedur memproduksi

dokumen

Mengklarifikasi dokumen

dengan unit terkait

Mengklarifikasi dokumen

dengan unit terkait sesuai

SOP

1.6 Perangkat alat cetak

diidentifikasi kelayakannya

Prosedur pencetakan

dokumen

Melakukan identifikasi alat

pencetakan dokumen

Melakukan identifikasi alat

pencetakan dokumen sesuai SOP

1.7 Bahan untuk mencetak

disiapkan sesuai kebutuhan

Mempersiapkan bahan untuk

mencetak

Mempersiapkan bahan untuk

mencetak sesuai kebutuhan

29

ELEMEN KOMPETENSI



02. Memastikan

akan

kebutuhan Dokumen

2.1 Tujuan dokumen,

pembaca dan kebutuhan

presentasi diklarifikasi dengan pihak yang

memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan

perusahaan

Teknik membuat surat bisnis

Membuat surat untuk

keperluan perusahaan

Melakukan pekerjaan sesuai

SOP

2

6

2.2 Kebutuhan organisasi yang berhubungan

dengan surat menyurat

seperti model surat, seberapa besar kapasitas

penyimpanan menyimp-an dan aspek keamanan-

nya teridentifikasi

Jenis bentuk surat dan cara penyimpanannya

Membuat surat dengan bentuk yang diminta

Membuat surat dengan bentuk yang diminta sesuai

kebutuhan perusahaan

03. Mencetak

dokumen

3.1 Dokumen yang akan

dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan

formatnya

Format dan tatabahasa

Ketepatan tata bahasa surat

dan formatnya diperiksa ulang sebelum dicetak

Ketepatan tata bahasa surat

diperiksa ulang sebelum dicetak sesuai SOP

2

8

3.2 Memastikan bahwa alat cetak beroperasi dengan

baik

Alat cetak Memeriksa alat cetak sebelum digunakan

Memeriksa alat cetak sebelum digunakan sesuai SOP

3.3 Dokumen dicetak sesuai dengan instruksi dan

kebutuhan

Cara mencetak

Mencetak dengan format yang benar

Mencetak dengan format yang benar sesuai kebutuhan

organisasi

3.4 Tampilan, penyesuaian,

dan pencetakan

dokumen- dokumen

sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas.


30

2.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi

Kode Unit : ADM.PK.02.007.01 Durasi Pembelajaran : 48 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI



1.4 Dokumen diproses

sesuai dengan pro-sedur

perusahaan dengan

batas waktu.

Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur

perusahaan

Melakukan proses dokumen secara tepat

sesuai waktu dan prosedur perusahaan

4 8

1. Proses

dokumen-

dokumen

kantor 1.5 Peralatan kantor dipakai

secara benar untuk

memproses dokumen.

Prosedur penggunaan peralatan

kantor untuk memproses dokumen

Menggunakan peralatan

kantor untuk memproses dokumen dengan benar.


kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar

sesuai prosedur per-usahaan

1.3 Kerusakan peralatan

kantor diidentifikasi

secara cepat dan

diperbaiki/dilaporkan

sesuai dengan prosedur

perusahaan

Prosedur penanganan kerusakan

pada peralatan kantor

Melakukan tindakan cepat

dalam menangani kerusak-an peralatan kantor

Melakukan tindakan cepat

dalam menangani ke-rusakan peralatan kantor

sesuai prosedur

perusahaan

2. Dasar surat –

menyurat

2.1 Format surat di-

identifikasi sesuai

dengan prosedur

perusahaan

Macam-macam jenis surat dan

format surat

Membuat surat dengan

format yang sesuai


aturan yang ditentukan

perusahaan

4 18

2.2 Kalimat / kata-kata

ditulis secara tepat dan

benar dan mengguna-

kan bahasa yang singkat

dan jelas

Teknik penulisan kalimat/kata-

kata pada surat


menggunakan bahasa yang singkat dan jelas

Penggunaan kalimat

/kata-kata tepat dan benar

31

ELEMEN KOMPETENSI



2.3 Ejaan, pemberian tanda

baca dan tata bahasa

benar

Teknik penggunaan ejaan, tanda

baca dan tata bahasa yang benar

Mengidentifikasi peng-

gunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar

dalam membuat surat.

Penggunaan tata bahasa,

ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika

penulisan

2.4. Informasi dicek secara

teliti sebelum dikirim.

Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat

dikirim

Melakukan pengecekan informasi dengan teliti

sebelum surat dikirim

3. Mengurus / menjaga

system

dokumen

3.1. Dokumen disimpan /

difile sesuai dengan

prosedur keamanan

perusahaan

Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur

perusaha-an

Melakukan proses dokumen secara tepat

sesuai waktu dan

prosedur perusahaan

4 10

3.2. Referensi dan sistem

indeks di modifikasi dan

diper-baharui sesuai

dengan prosedur

perusahaan

Prosedur melakukan modifikasi

referensi dan sistem indeks

Melakukan modifikasi

referensi dan sistem

Melakukan modifikasi

referensi dan sistem

sesuai prosedur perusahaan


32

2.5. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.008.01


ELEMEN




01 Mengidentifi-

kasi surat/ dokumen

yang diterima

1.1 Surat/dokumen yang

diterima diidentifikasi sesuai prosedur

perusahaan

Pengetahuan cara meng-

identifikasi surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan

Melakukan pengidentifikasian

surat/dokumen yang diterima

Melakukan pengidentif-

ikasian surat/ dokumen yang diterima

1

1

1.2 Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai

dengan tujuannya

Prosedur penerimaan surat/ dokumen

Melakukan proses menyeleksi dan menyortir

surat/dokumen

Melakukan proses menyeleksi dan menyortir

surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

1.3 Surat yang bersifat

penting dan rahasia diidentifikasi

Prosedur pengidentifikasian surat

yang bersifat penting dan rahasia

Melakukan pengidentifikasian

surat yang bersifat penting dan rahasia

Penanganan surat/

dokumen yang bersifat penting dan rahasia

sesuai SOP

1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa

keakuratannya dan lampiran diidentifikasi

dan disiapkan secara

seksama sesuai prosedur perusahaan.

Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan

pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai

prosedur perusahaan

Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam

surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran

yang disiapkan secara

seksama

Pengidentifikasi keakurat-an surat elektronik sesuai

prosedur perusahaan

33

ELEMEN KOMPETENSI



02 Memproses pencatatan

surat/ dokumen

masuk

2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem

yang ada pada perusahaan

Prosedur penerimaan surat/ dokumen

Melakukan pencatatan surat/ dokumen yang diterima

Melakukan pencatatan surat/ dokumen sesuai

dengan sistem yang ada pada perusahaan

2 3

2.2 Surat yang rusak,

mencurigakan atau hilang, dicatat dan

dilaporkan sesuai


Proses pencatatan dan pelaporan

surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

Melakukan proses pencatat-

an dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau

hilang

Melakukan proses

pencatatan dan pelaporan surat yang rusak,

mencurigakan atau hilang


2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan

departemennya

diketahui.

Prosedur penerimaan surat/ dokumen yang ditujukan kepada

karyawan lainnya

Melakukan distribusi surat/ dokumen yang diterima

kepada para karyawan di

departemennya

Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima

kepada para karyawan di

departemennya sesuai tujuannya

03 Mendistribusi-

kan surat/ dokumen

masuk

3.1 Pendistribusian surat

dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat


Melakukan proses pen-

distribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian

surat/dokumen dilakukan segera

2 3

3.2 Penerimaan surat/

dokumen teridentifikasi

Melakukan proses peng-

identifikasian penerimaan surat/dokumen


identifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai

prosedur

3.3 Salinan surat/ dokumen

dibuat apabila diperlu-

kan.

Pengetahuan pembuatan salinan

surat/dokumen

Melakukan pembuatan

salinan

Melakukan pembuatan

salinan surat/ dokumen

sesuai kebutuhan


34

2.6. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen


ELEMEN KOMPETENSI



01 Mengidentifi-

kasi surat /

dokumen untuk dikirim

1.1 Surat/dokumen yang

akan dikirim di-

dentifikasi sesuai prosedur perusahaan

Proses pengidentifikasian surat/

dokumen yang akan dikirim


identifikasian surat/


Proses pengidentifikasian

surat/ dokumen yang

akan dikirim dilakukan sesuai SOP

1

1

1.2 Surat/dokumen di

seleksi sesuai dengan tujuannya

Proses penyeleksian surat/

dokumen sesuai dengan tujuannya

Melakukan proses penyelek-

sian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

Penyeleksian surat/

dokumen sesuai dengan tujuannya


penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai

prosedur perusahaan

Prosedur pengklasifikasian surat

yang bersifat penting dan rahasia

Melakukan pengklasifikasian

surat yang bersifat penting dan rahasia

Pengklasifikasian surat

yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur

perusahaan

1.4 Berita dalam surat

elektronik yang akan dikirim diperiksa ke-

akuratannya dan

lampiran diteliti secara seksama sesuai

prosedur perusahaan.

Prosedur pengiriman surat melalui

elektronik

Melakukan pemeriksaan dan

penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang

akan dikirim

Pengecekan keakuratan

berita dalam surat elektronik yang akan

dikirim sesuai prosedur

perusahaan

02 Memproses pencatatan

surat/ dokumen

untuk dikirim

2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem

yang ada pada pe-rusahaan

Prosedur pengiriman surat/ dokumen

Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/


Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada

buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan

1 2

35

ELEMEN KOMPETENSI




penting/ rahasia di-tangani untuk di-

distribusikan sesuai


Proses penanganan surat yang

bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan

prosedur perusahaan

Melakukan penanganan

surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di

distribusikan


surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di

distribusikan sesuai


03 Mendistribusi-

kan surat/ dokumen

3.1 Pendistribusian surat


Proses pendistribusian surat


Melakukan proses pen-

distribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian

surat/dokumen dilakukan segera

1 2

3.2 Penerimaan surat/

dokumen teridentifikasi


identifikasian penerimaan surat/dokumen


identifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai

prosedur

3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat

Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen

Melakukan pembuatan salinan

Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen

sesuai kebutuhan

04 Mengelola surat yang

penting dan harus

diterima pada hari yang

sama

4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama

disiapkan untuk pengiriman sesuai

prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada

hari yang sama

Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang

harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur

perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang

harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai

prosedur perusahaan

1 1

4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-

hati dan sesuai prosedur perusahaan

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Melakukan proses pe-nyeleksian pilihan peng-

iriman dengan benar dan hati-hati untuk men-

dapatkan yang terbaik

Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan

dengan hati-hati dan sesuai prosedur

perusahaan

36

ELEMEN KOMPETENSI



4.3 Pilihan pengiriman

diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik

Proses penyeleksian pilihan

pengiriman

Melakukan proses penye-

leksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati

untuk mendapatkan yang

terbaik

Proses penyeleksian pilih-

an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan

sesuai prosedur per-

usahaan

4.4 Pengambilan surat -

surat penting dikelola

dan ditindaklanjuti.

Prosedur pengelolaan surat-surat

penting untuk ditindaklanjuti

Melakukan pengelolaan dan

menindaklanjuti surat-surat

penting

Melakukan pengelolaan

dan menindaklanjuti surat

-surat penting sesuai prosedur perusahaan

05 Mengelola

dan Mengirim

e-mail

5.1 Daftar distribusi disiap-

kan sesuai prosedur

perusahaan

Proses pendistribusian surat/

dokumen

Melakukan proses persiapan

daftar distribusi surat/

dokumen

Melakukan proses

persiapan daftar distribusi

sesuai prosedur

1 2

5.2 Berita dalam surat

elektronik diperiksa

keakuratannya dan lampiran disiapkan

secara seksama sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat

elektronik

Melakukan proses pemerik-

saan keakuratan dan me-

nyiapkan lampiran yang diperlukan

Melakukan proses peme-

riksaan keakuratan dan

menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai

prosedur perusahaan

5.3 Surat elektronik yang

akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai

prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat

elektronik

Melakukan pencatatan dan

penyimpanan surat elektro-nik yang akan dikirim

Pencatatan dan penyim-

panan surat elektronik sebelum dikirim sesuai

prosedur perusahaan


37

2.7. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Dokumen


ELEMEN




1. Mengidentifikasi

Dokumen yang diperlukan

1.1 Dokumen yang diperlukan

diidentifikasi sesuai kebutuhan

Jenis dokumen dalam

kegiatan bisnis


terhadap jenis dokumen yang diperlukan

Dokumen yang diperlukan

diidentifikasi sesuai kebutuhan

2

3

1.2 Bantuan dari bagian lain dapat diperoleh apabila

diperlukan

Peranan dan tanggung jawab pekerjaan

Melakukan identifikasi terhadap peranan dan

tanggung jawab pekerjaan rekan kerja

Bantuan dicari sesuai kebutuhan

2. Mempersiapkan

Dokumen

2.1 Struktur dan isi dokumen

disiapkan untuk tujuan yang jelas

• Jenis dokumen dalam

kegiatan bisnis

• Pemahaman struktur dan

isi dokumen


terhadap struktur dan isi dokumen sesuai tujuan

Memperhatikan struktur dan

isi dokumen

2 4

2.2 Isu penting dikenali dan

dianalisa

Menganalisa hal-hal penting

yang terkait dengan

dokumen sesuai kebutuhan

Hal-hal penting yang terkait

dengan dokumen dianalisa

sesuai prosedur

2.3. Rekomendasi untuk

mengambil tindakan di-

sertakan apabila diperlukan

2.4 Kualitas isi dokumen diperiksa dan ditingkatkan

apabila diperlukan

Melakukan klarifikasi terhadap kualitas isi dan

ketepatan teks dokumen

Kualitas isi dan ketepatan dokumen diklarifikasi sesuai

prosedur

2.5 Teks diperiksa untuk kebenarannya sebelum

tahap akhir

38

ELEMEN




2.6 Data dianalisa dan dinilai

sesuai dengan keperluan-nya untuk digabung

dengan dokumen lainnya

• Jenis dokumen dalam

kegiatan bisnis

• Pemahaman struktur dan

isi dokumen

Melakukan analisa dan

penilaian terhadap data-data pendukung sesuai

kebutuhan

Data-data atau dokumen

pendukung dianalisa dan dinilai ketepatannya

2.7 Dokumen pendukung

disiapkan sesuai dengan

kebutuhan

3. Menindak-

lanjuti

Dokumen

3.1 Dokumen ditayangkan/di-

edarkan secara tepat

sesuai kepentingan

Penanganan dokumen Melakukan identifikasi

dokumen untuk

ditindaklanjuti

Identifikasi dokumen untuk

menentukan tindak lanjut

2 3

3.2 Penyampaian/sirkulasi

dokumen ditindaklanjuti

dengan tindakan yang tepat

Menyampaikan dokumen

yang harus ditindak lanjuti

Tindakan tepat diambil

dalam menindaklanjuti

dokumen sesuai kebutuhan

3.3 Setiap rekomendasi diperisa dan tindakan

sesuai prioritas yang

disetujui

Memperhatikan prioritas tindak yang harus dilakukan

3.4 Tindakan diambil sesuai

dengan kebutuhan

3.5 Dokumen yang direkomendasikan

diajukan kepada manajemen untuk

dipergunakan sesuai

dengan kebutuhan


39

2.8. Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan


ELEMEN




01. Mengidentifi

kasi

Kebutuhan

Organisasi

1.6 Sistem yang telah

ditentukan oleh

organisasi diidentifikasi

Sistem kearsipan dan cara

mengidentifikasi sesuai kebutuhan

perusahaan

Melakukan identifikasi sistem

kearsipan yang telah

ditentukan


sistem kearsipan yang

telah ditentukan sesuai pedoman perusahaan

2

6

1.7 Sistem dikembangkan

agar dikenali sesuai

dengan kebutuhan

perusahaan

Pengembangan sistem kearsipan yang telah ada

Melakukan pengembangan sistem kearsipan

Pengembangan sistem dikembangkan secara

terus menerus

1.8 Peralatan kantor

diidentifikasi untuk

dipakai secara benar

dalam memproses

dokumen.

Jenis-jenis peralatan kearsipan

yang digunakan dalam mem-

proses dokumen


terhadap peralatan yang

akan digunakan dalam memproses dokumen


kantor dengan benar

1.9 Kerusakan peralatan

kantor diidentifikasi

secara cepat dan

diperbaiki / dilaporkan,

sesuai dengan prosedur

perusahaan.

Prosedur penanganan peralatan

kantor yang rusak


peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti


peralatan kantor yang rusak untuk ditindak

lanjuti sesuai prosedur perusahaan

02. Mengelola dokumen sesuai sistem

2.1. Dokumen yang akan

disimpan disortir

dengan memperhatikan

status dokumen yang

akan disimpan

• Prosedur penyimpanan

dokumen

• Mengetahui status dokumen

yang akan disimpan

Melakukan pemilahan dokumen yang akan

disimpan

Melakukan pemilahan dokumen yang akan

disimpan sesuai SOP

3 20

40

ELEMEN KOMPETENSI



2.2. Dokumen disimpan/

diarsip sesuai dengan

sistem yang telah

ditentukan

• Langkah-langkah penyimpanan

dengan berbagai sistem yang ada

• Langkah-langkah penyimpanan

arsip dengan berbagai metode seperti :

- Pola sentralisasi

- Pola desentralisasi

Menyimpan arsip menurut sistem yang diminta dengan

benar dan menggunakan peralatan yang sesuai

Melakukan penyimpan-an arsip sesuai sistem yang

telah ditentukan

03 Menjaga Sistem Kearsipan

3.1. Dokumen disimpan /

difile sesuai dengan

prosedur keamanan

perusahaan.

Prosedur keamanan arsip yang

disimpan

Menyimpan arsip dengan

memperhatikan prosedur

yang aman


sesuai panduan

3 10

3.2. Pemindahan dokumen

dan catatan dimonitor

agar terjamin

integritasnya

Prosedur pemindahan dokumen

agar terjamin integritasnya

Melakukan pencatatan yang

dapat dimonitor terhadap pemindahan arsip agar

terjamin integritasnya

Membuat catatan

pemindahan arsip sesuai aturan

3.3. Penggunaan sistem yang

diperbarui dimonitor

agar sistem diakses

sesuai dengan panduan

Prosedur pengembangan sistem

yang diperbaharui

Melakukan monitoring

sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring

sistem yang diper-baharui sesuai dengan panduan

3.4. Mengenal dengan baik

sistem penyimpanan

untuk memudahkan

dalam melakukan

penyimpanan dan

penemuan kembali.

Mengenal sistem yang digunakan

di kantor untuk mempermudah penemuan kembali arsip

Menemukan kembali arsip

dengan cepat dan tepat

Dapat menyimpan kembali

arsip yang telah digunakan

Menemukan kembali

sesuai waktu yang ditentukan


41

2.9. Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer


ELEMEN




1. Mengidentifi

-kasi

data/file

1.1 Data yang akan

disimpan

diidentifikasi sesuai

dengan klasifikasi

Cara mengidentifikasi data yang

akan disimpan di komputer

Dapat membuat direktori di

windows

Peralatan digunakan

sesuai manual book

2 2

1.2 Piranti lunak di-

identifikasi sesuai

dengan kebutuhan

Mengetahui program komputer yang akan digunakan

Dapat menyimpan data dengan software Word,

Excel dan powerpoint

Penyimpanan mem-perhatuikan keamanan

file

1.3 Sistem penyimpanan

dipilih sesuai dengan

kebutuhan.

Prosedur memilih sistem penyimpanan di Komputer

Melakukan penyimpanan file di direktori

Melakukan penyimpan-an file di direktori sesuai SOP

02. Memelihara data / file

2.1. Direktori atau folder

dibuat sesuai keperluan

Prosedur pembuatan direktori

atau folder

Membuat direktori menurut

sistem kearsipan

Membuat direktori sesuai

keperluan

2 10

2.2. Pemberian nama

data/file dilakukan

sesuai dengan pedoman

perusahaan

Teknik pemberian nama data/ file Membuat nama data/file untuk pengarsipan di

komputer

Membuat nama data/ file untuk pengarsipan di

komputer sesuai prosredur perusahaan

2.3. Penyimpanan data/file

dilakukan dengan tepat

dan benar

Prosedur penyimpanan data / file Melakukan penyimpanan

data/file dengan di Komputer

Melakukan penyimpan-an

data/file dengan tepat dan benar

2.4. Salinan pendukung

dibuat sesuai keperluan

Prosedur membuat salinan

pendukung

Melakukan pembuatan

salinan pendukung

Melakukan pembuatan

salinan pendukung sesuai kebutuhan

42

ELEMEN




2.5. Salinan pendukung

disimpan ditempat yang

telah ditentukan

Prosedur penyimpanan salinan pendukung

Melakukan penyimpanan salinan pendukung

Melakukan pembuatan salinan pendukung pada

tempat yang telah ditentukan

2.6. Data / file salinan

dipelihara Prosedur pemeliharan data/file salinan

Melakukan pemeliharaan data/file di Komputer

Melakukan pemelihara-an data / file di Komputer

sesuai SOP

2.7. Perlindungan dari virus

dilakukan sesuai Prosedur penggunaan anti virus di Komputer

Melakukan perlindungan anti virus

Melakukan perlindung-an anti virus sesuai SOP


43

2.10 Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasar


ELEMEN KOMPETENSI



1. Mengenali

tanda- tanda

umum yang biasa

digunakan pada industri

1.1 Arti tanda-tanda baca

dan singkatan bahasa

Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna

nya.

Pengertian dan pemahaman

serta penafsiran makna dari

tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris.

Memilih tanda baca untuk

digunakan sesuai

kebutuhan dengan benar sesuai kebutuhan

Tanda baca dipilih dan

digunakan secara benar dan

tepat

1 3

2. Membaca

dokumen kerja

sederhana

2.1 Maksud dan isi dokumen

diidentifikasi

Cara mengidentifikasi isi

dokumen

Melakukan identifikasi Isi

dokumen secara benar dan tepat

Isi dokumen diidentifikasi

secara benar dan tepat sesuai SOP

3 12

2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud

yang diidentifikasi dari dokumen

Cara menanggapi maksud dari isi dokumen yang

diidentifikasi dengan benar.

Tanggapan maksud dari isi dokumen benar dan tepat

Kebenaran tanggapan isi dokumen dengan tepat

Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat

2.3. Bantuan dicari apabila

diperlukan

Cara mencari bantuan yang

diperlukan secara tepat

Melakukan pencarian

Bantuan yang diperlukan

Bantuan yang diperlukan

dicari sesuai SOP

3. Membaca teks

instruksional sederhana

3.1 Tujuan dan inti teks

diidentifikasi

Cara mengidentifikasi tujuan

dan inti teks

Tujuan dan inti teks

diidentifikasi secara benar

Teks instruksional dibaca

dengan benar

2 5

3.2 Tanggapan diberikan

terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan

Cara menanggapi maksud

dan teks yang dibutuhkan

Tanggapan terhadap

maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan

Pemberian tanggapan sesuai

kebutuhan

44

ELEMEN KOMPETENSI



3.3 Bantuan dicari apabila

diperlukan

Cara mencari bantuan Bantuan dicari sesuai

kebutuhan

Bantuan dicari bila

diperlukan

4. Membaca diagram

sederhana

4.1 Maksud dan inti diagram/simbol sebagai

sarana komunikasi diidentifikasi

Cara mengidentifikasi maksud dan inti diagram

atau simbol sebagai sarana komunikasi

Maksud dan inti diagram teridentifikasi

Simbol sebagai sarana komunikasi digunakan

dengan tepat

2 6

4.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari

teks yang dibutuhkan

Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan

Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan

Memberikan tanggapan sesuai dengan maksud

4.3 Bantuan dicari apabila

diperlukan

Cara mencari bantuan Mencari bantuan sesuai

keperluan

Mencari bantuan kepada

pihak yang tepat


45

2.11. Unit Kompetensi : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar



ELEMEN KOMPETENSI



1. Mengidentifi-

kasi tujuan

penulisan

1.1 Tujuan penulisan di-

identifikasi

Teknik penulisan surat dalam

bahasa Inggris

Dapat mengidentifikasi

tujuan penulisan

Penulisan dibuat sesuai

dengan tujuan

4 12

1.2 Jenis dokumen yang tepat

sebagai pendukung dipilih untuk dipersiapkan

Jenis-jenis dokumen tepat

sebagai pendukung penulisan diketahui

Dapat mengidentifikasi jenis

dokumen pendukung yang diperlukan

Dokumen pendukung

yang diperlukan di-identifikasi dengan tepat

1.3 Bahasa yang tepat untuk

memenuhi kebutuhan konteks digunakan sesuai

kebutuhan

Penggunaan kalimat bahasa Dapat menggunakan bahasa

yang tepat sesuai kebutuhan

Memperhatikan kalimat/

tata bahasa yang tepat sesuai kebutuhan

1.4 Tata cara, tata krama,

social dan budaya dalam

penulisan dokumen diperhatikan

Pemahaman penggunaan tata

bahasa yang seharusnya

Dapat mengetahui peng-

gunaan tata bahasa

Penggunaan tata bahasa

sesuai pedoman etika

1.5 Kaidah ejaan, tanda baca

dan tata bahasa yang umum dalam bisnis

diperhatikan dan diikuti

Etika penggunaan tata bahasa Dapat menggunakan etika

tata bahasa

Meperhatikan etika ber-

bahasa dalam penulisan

1.6 Informasi disampaikan

secara obyektif

Jenis informasi tertulis Dapat menyampaikan

informasi secara obyektif

Obyektifitas informasi

diperhatikan

2. Memperhati-kan kalimat

pada penulis-

an

2.1 Kata kunci, ungkapan dan kalimat sederhana

digunakan dalam

menyampaikan suatu pengertian

Penguasaan kosa kata Dapat menggunakan kalimat sederhana yang

memudah-kan pengertian

Penulisan dibuat dengan kalimat yang

memudahkan pengertian

4 12

46

ELEMEN KOMPETENSI



2.2 Instruksi dan/atau

petunjuk diruntut dengan benar

Pengaplikasian instruksi dan/atau

petunjuk dengan benar

Dapat mengikuti instruksi

dan/atau petunjuk dengan benar

Instruksi dan/atau

petunjuk diikuti dengan benar

2.3 Kaidah ejaan, tanda baca

dan tata bahasa yang umum dalam bisnis di-

ikuti

Penggunaan kaidah ejaan dan tata

bahasa bisnis

Penulisan memperhatikan

kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa umum

dalam bisnis

Kaidah ejaan penulis-

an diperhatikan

2.4 Kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang

umum dalam bisnis diikuti

Kalimat dan ejaan yang sesuai dengan bahasa surat

Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan,

tanda baca dan tata bahasa surat bisnis

Membuat penulisan dengan mengikuti

kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa

surat bisnis sesuai

SOP

2.5 Komunikasi tertulis

dengan informasi visual

seperti tanda-tanda, peta, diagram dan table

didukung apabila diperlukan.

Ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang tepat

digunakan untuk penulis-

an yang berkaitan dengan bisnis. Bahasa resmi dan

tidak resmi diketahui waktu penggunaannya

Pemahaman terhadap tanda-tanda

penulisan seperti peta, diagram,

kolom2, tanda baca, penggunaan bahasa resmi, dll

Dapat menggunakan tanda-

tanda penulisan dengan tepat

Memperhatikan

penggunaan tanda-

tanda penulisan


47

2.12. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Kas Kecil


ELEMEN




1. Memproses pengajuan

uang tunai

1.1 Keperluan kas kecil di identifikasi

Prosedur pengajuan uang tunai Melakukan identifikasi ke-perluan kas kecil

Keperluan kas kecil di identifikasi

3 6

1.2 Pengajuan uang tunai

dibuat dengan meng-

gunakan formulir mengikuti SOP

Proses pengajuan uang tunai

untuk kas kecil

Melakukan pengajuan uang

tunai untuk keperluan kas

kecil

Pengajuan uang tunai

menggunakan formulir

sesuai SOP

1.3 Semua transaksi didata dengan benar dan tepat

Prosedur pengajuan uang tunai Melakukan pendataan terhadap transaksi yang akan

dilakukan

Pendataan transaksi dibuat dengan benar dan

tepat

1.4 Apabila diperlukan pembayaran, dokumen

diperiksa terlebih dahulu

dan pengeluaran yang mengikuti prosedur

perusahaan

Melakukan pemeriksaan dokumen pendukung sebelum

melaksanakan pembayaran

Pemeriksaan dokumen pendukung sebelum

melakukan pembayaran


1.5 Semua transaksi meng-

ikuti tatacara yang sesuai

dengan tingkat kecepatan yang ditentukan oleh

perusahaan dan standar pelayanan kepada

pelanggan

Melakukan transaksi dengan

mengikuti tata cara yang

sesuai standar pelayanan kepada pelanggan

Transaksi yang dilakukan

mengikuti ketentuan

perusahaan dan standar pelayanan pelanggan

02. Melakukan rekonsiliasi

pengukuran

data

2.1 Prosedur penentuan saldo dilakukan sesuai waktu

menurut SOP

Proses mempersiapkan kas kecil Melakukan penentuan saldo pada waktu yang telah

ditentukan

Penentuan saldo dilakukan menurut SOP

3 6

48

ELEMEN




2.2 Uang yang tersedia (saldo)

dipisahkan dari uang yang

diterima sebelum terjadi

keseim-bangan dan

mengikuti prosedur

keamanan perusahaan

Proses mempersiapkan kas kecil

Melakukan pemisahan dana

yang ada pada saldo dengan dana yang akan diterima

untuk keperluan kas kecil

Pemisahan dana yang ada

di saldo dilakukan dengan akurat

2.3 Pencatatan transaksi

penerimaan uang pada

laporan kas harian

dilakukan secara akurat

Proses pencatatan transaksi penerimaan uang

Melakukan pencatatan penerimaan uang pada

laporan kas harian

Pencatatan penerimaan uang pada laporan kas

harian secara akurat

2.4 Dokumen untuk transak-si

tunai dan bukan tunai

dihitung secara akurat

Prosedur penghitungan penerimaan dana kas kecil

Melakukan penghitungan dengan akurat terhadap

dokumen untuk transaksi

Penghitungan dilakukan dengan hati-hati

2.5 Uang tunai dihitung secara

akurat Melakukan penghitungan uang tunai yang diterima

Penghitungan dilakukan dengan akurat

2.6 Dokumen non tunai di-

hitung secara akurat Prosedur penghitungan

penerimaan dana non tunai

Melakukan penghitungan

dokumen non tunai yang diterima

Penghitungan dilakukan

dengan akurat

2.7 Keseimbangan nilai yang

tercatat dengan semua

transaksi dapat ditunjuk-

kan dengan akurat

Prosedur pencatatan dana kas

kecil

Melakukan pencatatan

keseimbangan dana kas kecil

Pencatatan keseimbangan

dana kas kecil dibuat

dengan akurat dan mengikuti SOP

2.8 Semua pengambilan di

data mengikuti SOP


49

2.13. Unit Kompetensi : Menyiapkan Pekerjaan


ELEMEN KOMPETENSI



2. Identifikasi

organisasi per-

syaratan kerja

1.1 Persyaratan kerja dan

tanggung jawab di-

identifikasi dengan nasi-hat dari orang yang tepat

Persyaratan kerja dan

tanggung jawab pekerjaan


terhadap persyaratan kerja

dan tanggung jawab


terhadap persyaratan kerja

dan tanggung jawab kepada orang yang tepat

2

3

1.2 Peran dan tanggung jawab dari rekan dan

orang diatasnya di

identifikasi

Peranan dan tanggung jawab pekerjaan

Melakukan identifikasi terhadap peranan dan

tanggung jawab pekerja-an

rekan kerja

Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja

dan tanggung jawab rekan

kerja dan pimpinan

1.3 Pegawai dan peraturan

pegawai diidentifikasi dan

pengetahuan diterapkan ditempat yang sesuai

Peraturan kepegawaian Melakukan identifikasi

terhadap peraturan ke-

pegawaian dan menerap-kan ditempat yang sesuai


terhadap peraturan ke-

pegawaian dan menerap-kan sesuai SOP

1.4 Tugas, hukum dan

tanggung jawab yang

sesuai dengan tujuan organisasi dan di

identifikasi serta diterapkan ditempat yang

tepat

Tugas-tugas dan tanggung

jawab sebagai karyawan

Menerapkan tugas dan

tanggung jawab sebagai

karyawan

Menerapkan tugas dan

tanggung jawab sebagai

karyawan sesuai dengan SOP

1.5 Perilaku dimana lingkungan kerja menjadi

aman dikenali dan diikuti

Tata krama dan perilaku sebagai karyawan

Menerapkan perilaku yang aman di lingkungan kerja

Menerapkan perilaku yang aman sesuai tata krama di

lingkungan kerja

50

ELEMEN




2. Bekerja dalam

satu tim

2.1 Perilaku ramah dan mau

membantu diperlihatkan setiap waktu

Standar perilaku dalam tim Menunjukkan dan

melakukan kerjasama tim yang kompak

Melakukan perilaku yang

ramah dan membantu dalam satu tim

1 3

2.2 Alokasi pekerjaan di

lengkapi sesuai permintaan

Prosedur penanganan

pekerjaan


pekerjaan dengan alokasi yang telah ditentukan


pekerjaan dengan alokasi yang telah ditentukan

sesuai permintaan

2.3. Bantuan diperlihatkan ketika kesulitan muncul

Ketepatan bantuan layanan Memberikan bantuan yang dibutuhkan

Memberikan bantuan yang dibutuhkan dengan segera

2.4 Pertanyaan digunakan

untuk mengklarifikasi

instruksi atau tanggung jawab

Teknik klarifikasi tugas dan

tanggung jawab

Melakukan klarifikasi

terhadap tugas dan

tanggung jawabnya

Melakukan klarifikasi

terhadap tugas dan

tanggung jawabnya dengan tepat dan sopan

2.5 Sikap tidak diskriminasi di

identifikasi dan dilaksanakan

Teknik pengidentifikasian

pekerjaan


terhadap sikap tidak diskriminasi untuk

dilaksanakan


terhadap sikap tidak diskriminasi setiap

menangani pekerjaan

3. Mengembang-

kan kebiasaan

kerja secara efektif

3.1 Prioritas kerja pribadi

telah diketahui dan di

peroleh keseimbangan dengan prioritas lainnya

Teknik menentukan prioritas

kerja

Melakukan penyesuaian

prioritas kerja dengan

pribadi

Melakukan penyesuaian

prioritas kerja dengan

pribadi sesuai kebutuhan

1 2

3.2 Strategi manajemen

waktu diterapkan dalam kegiatan kerja

Penerapan manajemen

waktu

Menerapkan strategi

manajemen waktu

Menerapkan strategi

manajemen waktu disetiap kegiatan kerja

3.3 Pakaian serta perilaku yang sesuai diperhatikan

di tempat kerja

Prosedur penggunaan pakaian di tempat kerja

Memperhatikan prosedur penggunaan pakaian dan

perilaku kerja

Memperhatikan prosedur penggunaan pakaian dan

perilaku kerja sesuai SOP


51

2.14. Unit Kompetensi : Menjaga Kebersihan Peralatan dan Tempat Kerja


ELEMEN KOMPETENSI



1. Mengidentifikasi

peralatan dan

tempat kerja

1.1 Peralatan dan tempat

kerja diidentifikasi untuk

dibersihkan

Jenis perawatan peralatan

dan tempat kerja


terhadap jenis perawatan

peralatan dan tempat kerja

Identiifkasi jenis perawatan

peralatan dan tempat kerja

sesuai SOP

2

2

1.2 Seluruh peralatan diperiksa kebersihan dan

keamanannya dalam beroperasi sebelum

digunakan

Melakukan perawatan kebersihan dan keamanan

peralatan yang akan digunakan

2. Menggunakan bahan-bahan

dan peralatan kebersihan

2.1 Bahan-bahan untuk membersihkan disesuai-

kan dan disiapkan sesuai dengan petunjuk pabrik

dan relevan terhadap per-

syaratan kesehatan dan keselamatan

Penggunaan bahan dan alat kebersihan

Melakukan identifikasi terhadap bahan dan alat

yang akan digunakan

Identifikasi jenis bahan dan alat yang digunakan sesuai

petunjuk

4 6

2.2 Dimanapun dibutuhkan daerah kerja diberi

barikade atau tanda

untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja

maupun pelanggan

Pemahaman jenis-jenis tanda/barikade untuk K3

Jenis-jenis tanda/barikade yang digunakan pada K3

dipahami

Menerapkan penggunaan tanda/barikade K3 sesuai

SOP

2.3 Bahan kimia yang sesuai dipilih untuk daerah

tertentu dan diperguna-kan sesuai dengan

persyaratan keamanan

Jenis bahan kimia Melakukan identifikasi terhadap jenis bahan kimia

sesuai keperluan dan standar

Bahan kimia digunakan sesuai dengan standar

operasional

52

ELEMEN KOMPETENSI



2.4 Peralatan dipergunakan

secara benar dan sesuai

petunjuk pemakaian

Penggunaan peralatan

kebersihan

Menggunakan peralatan K3

sesuai SOP

Peralatan K3 digunakan

dengan benar dan sesuai

dengan petunjuk

2.5 Penggunaan pakaian kerja yang sesuai untuk

menghindari kecelakaan

kerja dilakukan

Penggunaan pakaian kerja Menggunakan pakaian kerja yang sesuai dengan tempat

kerja

Penggunaan pakaian kerja disesuaikan dengan tempat

kerj

2.6. Sampah dan kelebihan

bahan kimia dibuang sesuai dengan norma

higienis, keamanan serta

peraturan mengenai lingkungan

Kebersihan lingkungan kerja Menjaga kebersihan

lingkungan dari sampah dan bahan kimia yang tidak

terpakai

Kebersihan lingkungan

dijaga dari sampah dan bahan kimia yang

berbahaya

3. Memelihara dan

menyimpan peralatan serta

bahan kimia

3.1 Peralatan dibersihkan

setelah dipakai sesuai dengan petunjuk pabrik

Pemeliharaan dan

penyimpanan peralatan serta bahan kimia untuk

kebersihan tempat kerja

Melakukan pemeliharaan

peralatan dan bahan kimia dengan benar

Pemeliharaan peralatan dan

bahan kimia dilakukan sesuai petunjuk pabrik

2 2

3.2 Pemeliharaan rutin dilakukan sesuai dengan

ketetapan perusahaan

Menerapkan pemeliharaan rutin terhadap peralatan dan

bahan kimia

3.3 Kerusakan diidentifikasi dengan benar serta

dilaporkan berdasarkan

ketetapan perusahaan

Melakukan identifikasi terhadap kerusakan

peralatan

Melaporkan kerusakan peralatan sesuai standar

perusahaan

3.4 Peralatan disimpan

didaerah penyimpanan dan dalam keadaan siap

dipakai kembali

Melakukan penyimpanan

peralatan pada tempat yang telah ditentukan

Penyimpanan peralatan

dilakukan sesuai petunjuk

53

ELEMEN KOMPETENSI



3.5 Bahan-bahan kimia di-

simpan sesuai dengan

persyaratan kesehatan dan keselamatan

Pemeliharaan dan

penyimpanan peralatan

serta bahan kimia untuk kebersihan tempat kerja

Melakukan penyimpanan

peralatan pada tempat yang

telah ditentukan

Penyimpanan peralatan

dilakukan sesuai petunjuk


54

2.15. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran


ELEMEN KOMPETENSI



1. Mengikuti prose

dur keamanan,

kesehatan dan keselamatan

kerja

1.1 Prosedur keamanan,

kesehatan dan

keselamatan kerja diikuti dengan benar sesuai

dengan aturan perusaha-an dan relevan dengan

peraturan pemerintah dan syarat-syarat asuransi

Prosedur K3 Mengikuti prosedur K3

Keamanan, kesehatan dan

keselamatan kerja diikuti

sesuai prosedur

2

3

1.2 Pelanggaran prosedur

keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja di

identifikasi dan dilaporkan

Jenis pelanggaran prosedur Mengetahui jenis pelang-

garan prosedur K3

Jenis pelanggaran prosedur

K3 dipahami sesuai SOP

1.3 Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian

yang mencurigakan segera dilaporkan pada

orang yang berwenang

Mengetahui bentuk perilaku dan pelanggaran prosedur

K3 yang mencurigakan

Melaporkan kepada orang yang berwenang terhadap

bentuk pelanggaran prosedur

2. Menghadapi situasi-situasi

darurat/

emergency

2.1 Keadaan darurat dan potensi keadaan darurat

dapat segera diketahui

Menghadapi situasi darurat/ emergency

Mengaplikasikan tindakan tepat dalam menghadapi

keadaan darurat sesuai

lingkup tanggung jawabnya

Tindakan dalam meng-hadapi situasi darurat

dilakukan sesuai prosedur

perusahaan

2 3

2.2 Tindakan yang dibutuhkan ditentukan

dalam lingkup tanggung

jawabnya

2.3 Prosedur keadaan darurat

diikuti sesuai dengan prosedur perusahaan

55

ELEMEN KOMPETENSI



2.4 Bantuan segera dicari dari

rekan sejawat dan atau

orang yang mempunyai wewenang bilamana perlu

Mengaplikasikan tindakan

tepat dalam menghadapi

keadaan darurat sesuai lingkup tanggung jawabnya

Tindakan dalam meng-

hadapi situasi darurat

dilakukan sesuai prosedur perusahaan

2.5 Rincian keadaan darurat

dilaporkan dengan benar atau sesuai dengan

aturan

3. Menjaga

standar

keamanan penampilan

pribadi

3.1 Mempertimbangkan pe-

nampilan pribadi terhadap

permasalahan lingkungan kerja dan K3, termasuk :

- Berpakaian dan kesehatan pribadi

- Menggunakan pakaian

dan bersepatu yang tepat

Prosedur penggunaan

pakaian di tempat kerja

Menggunakan pakaian kerja

yang sesuai dengan tempat

kerja

Penggunaan pakaian kerja

disesuaikan dengan tempat

kerja

1 3

4. Mengantisipasi

keamanan dan daerah bersih

kering dan daerah berair

4.1 Daerah yang akan

dibersihkan diamankan dari bahaya

Prosedur keamanan untuk

daerah kering dan basah

Menjaga keamanan daerah

kering dan basah dengan menggunakan tanda/

barikade sesuai keperluan

Penggunaan tanda/barikade

untuk antisipasi kecelakaan di daerah kering atau basah

1 3

4.2 Daerah kerja diberi barikade atau tanda

untuk memperkecil resiko

terhadap kolega kerja maupun pelanggan

5. Memberikan

umpan balik mengenai K3

5.1 Isu-isu yang membutuh-

kan perhatian diidentifikasi

Pembuatan laporan K3 Melakukan identifikasi

terhadap isu-isu berkaitan dengan K3

Isu-isu berkaitan dengan K3

diketahui untuk dilaporkan

1 4

56

ELEMEN KOMPETENSI



5.2 Permasalahan yang

ditemukan dilaporkan

kepada pihak yang berwenang sesuai dengan

syarat-syarat perusahaan dan pemerintahan yang

harus dipenuhi.

Membuat laporan

permasalahan K3 sesuai

syarat perusahaan

Laporan permasalahan K3

dilakuan sesuai SOP


57

2.16. Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian


ELEMEN KOMPETENSI



1. Menggunakan

sistem

keamanan penyimpanan

secara rutin

1.1 Sistem dan prosedur

keamanan digunakan

sesuai dengan kebijakan perusahaan

Persyaratan keamanan

sarana dan prasarana kerja


terhadap bentuk keamanan

sarana dan prasarana kerja sesuai jenis barang yang

akan diamankan

Jenis keamanan sarana dan

prasarana kerja dilakukan

sesuai SOP

3

7

1.2 Keamanan kas/uang tunai ditangani sesuai dengan

kebijakan perusahaan

1.3 Perilaku pelanggan yang

mencurigakan diamati

dan ditangani sesuai dengan kebijakan

Melakukan antisipasi

terhadap tindakan yang

mencurigakan

Tindakan yang mencuriga-

kan diamati dan ditangani

sesuai kebijakan perusahaan

1.4 Pencuri dari pihak luar maupun dalam ditangani

menurut kebijakan

perusahaan

Penanganan pencurian Melakukan tindakan yang bijaksana dalam menangani

pencurian

Tindakan diambil sesuai kebijakan perusahaan

1.5 Dokumen, produk-produk

dan peralatan disimpan

dalam cara yang sesuai dan aman

Cara penyimpanan peralatan

dan dokumen perusahaan

untuk menghindari kehilangan

Menyimpan dokumen,

produk dan peralatan sesuai

SOP

Penyimpanan dokumen,

produk dan peralatan kerja

dilakukan sesuai prosedur

2. Meminimalisir pencurian

2.1 Tindakan tepat dilakukan untuk mengurangi

pencurian dengan

menggunakan prosedur perusahaan

3 5

58

ELEMEN




2.2 Barang yang mudah dicuri

diawasi sesuai dengan kebijakan perusahaan

Cara penyimpanan peralatan

dan dokumen perusahaan untuk menghindari

kehilangan

Menyimpan dokumen,

produk dan peralatan sesuai SOP

Penyimpanan dokumen,

produk dan peralatan kerja dilakukan sesuai prosedur

2.3 Keamanan kas/uang tunai, mesin kas dan

kunci-kunci dijaga sesuai dengan kebijakan

perusahaan

2.4 Keamanan stok dan per-alatan atas pelanggan,

staf dan pihak kontraktor

luar dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan


59

V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT)

5.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi


ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi Proses Komunikasi di

Temat Kerja 02. Menerima dan menyampaikan

informasi 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis

sebagai Informasi

04. Memilih Media Komunikasi

♦ Pengetahuan prinsip / dasar dari kualitas jasa

♦ Kemampuan untuk mengembangkan pendekatan-pendekatan proaktif untuk peningkatan dari

pelayanan pelanggan dalam konteks industri bisnis pada umumnya.

♦ Kemampuan untuk menata -dalam bentuk tertulis- informasi yang diterima secara akurat, dan

mengkomunikasikannya kepada yang berkepentingan. ♦ Kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat, agar pesan dapat segera diterima dan

dipahami oleh Komunikan / penerima pesan.

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui telepon

Kode Unit : ADM.PK.01.002.01


01. Menerima Panggilan Telepon

02. Melakukan Panggilan Telepon

♦ Menerima panggilan telepon sesuai prosedur/SOP di perusahaan

♦ Melakukan kemampuan bertutur kata sopan, ramah serta memberkan pelayanan bersahabat

♦ Menunjukan kemampuan berkomunikasi melalui telepon

♦ Mencatat pesanan telepon pada Lembar Penerimaan Telepon

♦ Menyampaikan pesan sesuai maksud dan tujuan dengan tepat waktu

♦ Melakukan panggilan telepon keluar sesuai prosedur/SOP di perusahaan

♦ Memberikan informasi yang relevan kepada yang dituju dan sesuai maksud dan tujuan menilpon

♦ Menggunakan sarana telepon secara tepat


60


03. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepon

04. Penyampaian Pesan telepon

♦ Memberikan tanda-tanda percakapan yang akan diachiri

♦ Menutup pembicaraan dengan mengucap salam pada saat mengakhiri pembicaraan di telepon

♦ Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan benar

♦ Menyampaikan pesan telepon yang telah dicatat pada LPT pada orang yang tepat dengan waktu yang

telah ditentukan ♦ Mengecek dokumen penerimaan telepon setelah menyelesaikan pencatatan


5.3 Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan



01. Berkomunikasi ditempat kerja 02. Memberikan bantuan kepada

pelanggan 03. Bekerja dalam satu tim

• Memberikan pelayanan dalam menangani surat masuk atau surat keluar

• Membarikan bantuan pada pihak yang mnembutuhkan penanganan surat masuk dan surat keluar • Bekerjasama dalam satu tim dalam menangani berkas


5.4 Unit Kompetensi : Memberi Pelayanan kepada pelanggan



01. Memahami konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan

02. Memahami unsur-unsur kualitas pelayanan prima

03. Memberikan pelayanan pada pelanggan

• Melakukan pelayanan prima dengan memperhatikan konsep pelayanan dan prinsip pelayanan

• Memberikan pelayanan pada pelanggan dengan melihat unsur kualitas pelayanan prima


61

5.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer



01 Memulai pengoperasian komputer dan

dasar sistem informasi 02 Menyimpan data di komputer

03 Mengatur petunjuk dasar dan struktur

folder 04 Mengatur file untuk pemakai (user)

dan atau keperluan pengaturan data 05 Mencetak data/informasi

06 Mematikan komputer

♦ Mengoperasikan komputer sesuai prosedur penggunaan atau buku manual

♦ Data disimpan dengan disesuaikan pada folder yang tepat

♦ Menyusun struktur folder sesuai dengan kebutuhan

♦ Pengaturan penyimpanan file disesuaikan dengan kebutuhan

♦ Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP

♦ Melakukan pencetakan data/informasi dengan media yang tepat

♦ Mematikan komputer yang sudah tidak dipakai sesuai prosedur


5.6. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor



01 Memilih Peralatan Kantor

02 Mengoperasikan Peralatan Kantor

03 Memelihara Peralatan

♦ Menggunakan peralatan kantor sesuai dengan fungsi kegunaan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan

kantor ♦ Khususnya ke administrasian kantor.

♦ Menentukan jumlah kebutuha peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor

♦ Menguasai tehnik pengoperasian peralatan kantor ditempat kerja sesuai kemampuan yang dimilikinya

untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kantor

♦ Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP

♦ Melakukan pemeliharaan peralatan kantor dengan mengopersaikanya sesuai SOP dan Buku Manual

♦ Melakukan penyimpanan terhadap peralatan yang telah digunakan pada tempat yang ditentukan dan

sesuai SOP perusahaan

♦ Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

62

5.7 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak



01. Mengakses aplikasi peranagkat lunak

02. Menjalankan aplikasi perangkat lunak

♦ Melakukan akses aplikasi perangkat lunak pada komputer untuk menyelesaikan pekerjaan kantor

♦ Menggunakan sistem yang tepat sesuai keperluan penggunaan

♦ Mencari metode dalam penggunaan tipe informasi

♦ Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam menyelesaikan pekerjaan/tugas

♦ Menjalankan aplikasi perangkat lunak sesuai prosedur dan Buku manual

♦ Melakukan identifikasi aplikasi perangkat lunak sesuai bagian serta peranan dan fungsi tertentu


5.8 Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana



01. Menggunakan praktek keamanan kerja

02. Menciptakan lembar kerja sederhana 03. Menghasilkan lembar kerja

04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana

♦ Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai kondisi ergonomis pengguna sesuai SOP

♦ Membuat format yang diminta

♦ Memasukan data

♦ Melakukan preview sebelum mencetak

♦ Memberikan judul file dan menyimpan file

♦ Menemukan kembali file

63

5.9 Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana



01. Mempersiapkan Peralatan 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen

03. Mencetak dokumen

♦ Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai SOP

♦ Membuat dokumen sesuai instruksi

♦ Memasukan data yang diminta

♦ Melakukan preview sebelum mencetak

♦ Mencetak dokumen pada sarana yang sesuai

5.10 Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi



01. Proses dokumen-dokumen kantor 02. Dasar Surat menyurat

03. Mengurus/menjaga sistem dokumen

• Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor

• Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat

• Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan


64

5.11. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen



01. Mengidentifikasi surat / dokumen

yang diterima 02. Memproses pencatatan surat

/dokumen masuk

03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk

• Memilah milah surat masuk berdasarkan irri amplop

• Melakukan proses penerimaan surat berdasarkan prosedur

• Mencatat surat masuk pada buku agenda surat masuk

• Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian


5.12. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen



01. meng-identifikasi surat/dokumen untuk dikirim

02. memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim

03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk

04. Mengelola surat yang penting dan

harus diterima pada hari yang sama

05. Mengelola dan mengirim email

• Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan

• Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar

• Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur perusahaan

• Mengelola surat penting dengan prosedur khusus

• Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama

• Mengelola email dan mengirim email sesuai prosedur perusahan


65

5.13. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Dokumen



01. Mengidentifikasi Dokumen yang diperlukan

02. Mempersiapkan Dokumen 03. Menindaklanjuti Dokumen

♦ Melakukan identifikasi terhadap dokumen sesuai kebutuhan

♦ Mempersiapkan dokumen sesuai instruksi

♦ Mengambil tindakan tepat yang harus dilakukan sesuai isi dokumen

5.14. Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan



01. Mengidentifikasi kebutuhan organisasi

02. Mengelola dokumen sesuai sistem

03. Menjaga sistem kearsipan

• Melakukan identifikasi pada sistem klearsipan yang digunakan di kantor

• Melakukan pengelolaan arsip berdasarkan sistem yang telah diterapkan di kantor

• Melakukan pemeliharaan dan penataan arsip

• Memberikan pelayanan peminjaman arsip pada bagian yang membutuhkan


5.15. Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer



01. Mengidentifikasi data/file 02. Memelihara data/file

• Melakukan pendataan file yang disimpan pada media digital dengan menggunakan komputer

• Melakukan pemeliharaan file di media digital dari gangguan virus

• Membuat salinan data file bila dibutuhkan


66

5.16. Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa inggris pada tingkat Operasional Dasar



01. Mengenali tanda –tanda umum yang

biasa digunakan pada industri 02. Membaca dokumen kerja sederhana

03. Membaca Teks instruksional

sederhana 04. Membaca diagram sederhana

♦ Mengenali tanda-tanda umum yang digunakan ditempat kerjakan

♦ Mengerti singkatan dalam bahasa Inggris untuk ditafsirkan maknanya

♦ Mengidentifikasi maksud isi dokumen sederhana

♦ Maksud isi dokumen ditinaklanjuti sesuai kewenanganya

♦ Mengerti inti dan tujuan dari dokumen sederhana

♦ Menanggapi maksud dari instruksional isi dokumen sederhana

♦ Membaca inti diagram/simbol dari sarana komunikasi

♦ Memberikan tanggapan maksud dari teks menurut kebutuhan


5.17. Unit Kompetensi : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar



01. Mengidentifikasi tujuan penulisan

02. Memperhatikan kalimat pada penulisan

♦ Menulis dokumen sederhana dengan menggunakan bahasa Inggris

♦ Memperhatikan tata bahasa penulisan sesuai dengan tujuan dan maksud penulisan dibuat


67

5.18. Unit Kompetensi : Mempersiapkan kas kecil



01. Memproses pengajuan uang tunai

02. Melakukan rekonsiliasi/

pengakuratan data

♦ Melakukan pengajuan uang tunai setelah melaporakan laporan kas kecil

♦ Melakukan rekonsiliasi sebagai akuratisasi data melalui proses sesuai SOP.


5.19. Unit Kompetensi : Menyiapkan Pekerjaan



01. Identifikasi organisasi/ persyaratan

kerja

02. Bekerja dalam tim

03. Mengembangkan kebiasaan kerja secara efektif

♦ Mengetahui produk perusahaan dan peran serta tanggung jawab di tempat kerj

♦ Memahami tindakan dan kerjasama yang efektif sesuai etika bisnis


5.20. Unit Kompetensi : Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja



01. Mengidentifikasi peralatan dan

tempat kerja

02. Menggunakan bahan-bahan dan peralatan kebersihan

03. Memelihara dan menyimpan peralatan serta bahan kimia

♦ Mengetahui kebersihan yang harus dijaga terhadap peralatan dan tempat kerja

♦ Memahami penggunaan bahan dan peralatan kebersihan

♦ Mengetahui cara memelihara dan menyimpan peralatan kebersihan dan bahan kimia


68

5.21. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran



01. Mengikuti prosedur K3

02. Menghadapi situasi darurat/

emergency

03. Menjaga standar keamanan

penampilan pribadi

04. Mengantisipasi keamanan pada daerah bersih kering dan daerah

berair

05. Memberikan umpan balik mengenai

K3

♦ Mengetahui prosedur K3 yang ada pada tempat kerja/perusahaan

♦ Memahami dalam menghadapi situasi darurat di tempat kerja

♦ Mengetahui cara memberikan laporan atau umpan balik mengenai K3


5.22. Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian



01. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin

02. Meminimalisir pencurian

♦ Mengetahui sistem penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja sesuai prosedur

♦ Memahami tindakan tepat yang wajib dilakukan dalam meminimalisir kehilangan atau pencurian

dokumen, produk atau peralatan kerja


69

1. EVALUASI PROGRAM PELATIHAN

NO. KEGIATAN MATERI EVALUASI

1. Evaluasi Program Latihan Melakukan evaluasi program pelatihan antar lain :

- Fasilitas Latihan - Modul, bahan dan

Lamanya Latihan

- Instruktur - OJT

70

DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN

1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior (Junior Administrative

Assistant)

2. Kode Program Pelatihan :

NO UNIT

KOMPETENSI

KODE

UNIT DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN

1. Mengaplikasikan Keterampilan

Dasar Komunikasi

ADM.PK01.001.01

♦ Pesawat Telepon

♦ Komputer ♦ Printer

♦ ATK

♦ Form memo

♦ LPT

Jumlah peralatan dan bahan

disesuaikan dengan jumlah

peserta

2. Berkomunikasi melalui Telepon

ADM.PK01.002.01

♦ Pesawat Telepon ♦ ATK

♦ Kertas ♦ Buku Telepon

♦ Daftar alamat

telepon



peserta

3. Bekerjasama dengan Kolega dan

Pelanggan

ADM.PK01.003.01

♦ Pesawat Telepon

♦ ATK

♦ Form memo

♦ LPT



peserta

4. Mengoperasikan

Komputer

ADM.PK01.

005.01

♦ Komputer

♦ Printer

♦ UPS

♦ Flash Disc

♦ CD/DVD

♦ External hardisc

♦ ATK

♦ Kertas

♦ Tinta Printer

Jumlah peralatan

dan bahan disesuaikan

dengan jumlah peserta

5. Menggunakan Peralatan Kantor

ADM.PK01.006.01

♦ Komputer ♦ Printer

♦ Mesin Fax

♦ Mesin Tik

♦ Mesin Photo Copy

♦ Calculator

♦ Perfurator

♦ Letter Tray

♦ Tancapan kertas

♦ Binder clips

♦ Letter Opener ♦ Stepler remover

♦ Stepler

♦ ATK

♦ Kertas ♦ Tinta Printer

♦ Kertas Fax

♦ Tinta photo copy

♦



peserta

6. Mengoperasikan

Aplikasi Perangkat Lunak

ADM.PK02.

001.01

♦ Komputer

♦ Printer

♦ UPS

♦ Flash Disc

♦ CD/DVD

♦ External hardisc

♦ ATK

♦ Kertas

♦ Tinta Printer

Jumlah peralatan

dan bahan disesuaikan

dengan jumlah peserta

71

NO UNIT

KOMPETENSI

KODE

UNIT DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN

7. Menciptakan dan

Menggunakan Dokumen dan

Lembar Kerja Sederhana

ADM.PK02.

003.01

♦ Komputer ♦ Meja, kursi

♦ Printer

♦ Materi pekerjaan yang diberikan

♦ Alat tulis: kertas



peserta

8. Menangani Penerimaan

Surat/Dokumen

ADM.PK02.008.01

♦ Meja kerja

♦ Baki surat

♦ Map-map

♦ Stempel tanggal terima ♦ Stapler

♦ Klip kertas

♦ Alat tulis

♦ Stabilo

♦ Buku agenda

surat ♦ Lembar disposisi

♦ Kertas ber-lem

♦ Kertas hvs

Jumlah alat bahan tergantung pada

jumlah peserta

9. Menangani

Pengiriman Surat/ Dokumen

ADM.PK02.

009.01

♦ Komputer

♦ Printer

♦ Alat tulis

♦ Baki surat

♦ Map-map

♦ Stempel perusahaan

♦ Kertas HVS

♦ Kertas berkop

♦ Amplop

♦ Buku agenda

surat ♦ Tanda terima

♦ Buku ekspedisi

Jumlah alat bahan

tergantung pada jumlah peserta

10. Mengelola dan

Menjaga Sistem Kearsipan

ADM.PK02.

013.01

♦ Ordner

♦ Filing Cabinet

♦ Guide filing cabinet

♦ Tab ordner

♦ Map gantung

♦ Perforator

♦ Alat tulis

♦ Form Kartu

Kendali

♦ Form peminjaman

♦ Kertas HVS ♦ Form referensi

silang

♦ Arsip - arsip

Jumlah alat bahan


11. Memelihara Data di

Komputer

ADM.PK02.

014.01

Komputer

Media Simpan digital Alat tulis

Kertas hvs

Jumlah alat bahan


12. Melakukan

Prosedur Administrasi

ADM.PK02.

007.01

- Komputer

- Printer - Alat tulis

- Stapler

- Stabilo

♦ Kop surat

♦ Amplop

♦ Tanda terima

♦ Buku ekspedisi

♦ Lembar disposisi

♦ Kertas hvs

Jumlah alat bahan


13. Menghasilkan Dokumen

Sederhana

ADM.PK02.005.01

- Komputer - Printer

- Alat tulis

♦ Kop surat

♦ Amplop

♦ Tanda terima

♦ Kertas hvs

Jumlah alat bahan tergantung pada

jumlah peserta

14. Membaca dalam Bahasa Inggris

pada Tingkat Operasional Dasar

ADM.PK02.020.01

- Kamus - Diagram/Gambar

- Rekaman Video

♦ Lembar Kerja

15. Menulis dalam Bahasa Inggris

pada Tingkat Operasional Dasar

ADM.PK02.021.01

- Kamus - Diagram/Gambar

- Rekaman Video

♦ Lembar Kerja

72

RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA

Judul/Nama Pelatihan : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat

Operasional Dasar

Nama Peserta Pelatihan : .....................................................,,

Nama Lembaga/Perusahaan : .......................................................

Kegiatan di Tempat Kerja : ........................................................

NO HARI/

TANGGAL

AREA

KERJA

UNIT/ ELEMEN

KOMPETENSI KEGIATAN JAM HASIL PEMBIMBING

1.

2.

3.

……………………., …. ………………….. …..

Pimpinan ……………..

…………………………………..

Customer

Documents

Transcript of Customer