Nama : Nur Achmad Agus Ismail

Kelas : IV-D

Contoh penerapan SIM yang cukup bagus dapat kita lihat pada PT. Kokoh Inti Arebama. PT

Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan bangunan yang

didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah berhasil

mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat di 14

kota di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-produk

bahan bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu

prinsipal terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini

memenangkan ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti

Arebama berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti

dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan penambahan

jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940 outlet pada akhir tahun

ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan,

PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang

memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA

menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi

distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti

sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan

efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses

bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

                        Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di

Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM

yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan

akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan

sistem TI yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan

benchmarking ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT

Anugerah Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle

dan Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari

Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap

relatif lebih mudah digunakan (user-friendly).

                        PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi

terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin

penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel

dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan

informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa

mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan

mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

                        Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses

untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala

kemudahan dari Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi

banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial

management, distribution, project accounting, customer relationship management, human

resources management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan

platform Microsoft, solusi ini amat mudah  diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya,

umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft

pada umumnya.  Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan

mudah dimodifikasi. Hal ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya

sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu

mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan.

Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer

hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan.

Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada

20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20

buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua

buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk

komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih

keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.

                        Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat

scalable-solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna

mendukung perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan

solusi global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau

mata uang yang berbeda.

                        Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai

dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem

logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta

mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah

kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya

pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal implementasi, PT KIA sudah

mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan

yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke

semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi

sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo

aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

                        Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari

cabang seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi

disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini

menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di

server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para

user yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu

dan dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor

pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi

apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan

melalui sistem secara real time.

                        PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management

System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan

proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu,

bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian

transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis

ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari

diusahakan tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari.

Dengan kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman

barangnya harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di

warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk

kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara otomatis muncul di

Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan

pembayarannya.

                        Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh

PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA

berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1.    Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien

dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan

lebih cepat.  Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat

dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan

karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data

perusahaan yang ada.

2.    Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru,  manajemen

lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan

perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat

segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.

3.    Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan

kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA

dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya,

PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak

pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan

kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti

PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di

Indonesia.

                        Dari contoh di atas, dapat kita simpulkan bahwa penerapan SIM dengan

dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal

pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas

manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan

tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan

terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem

informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat

tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah

mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar. Kami rasa cukup tepat

jika kami menyimpulkan bahwa dukungan teknologi dalam sistem informasi manajemen

akan membawa banyak nilai tambah. Ada baiknya jika perusahaan lain mulai memikirkan

pentingnya SIM dan sistem informasi seperti apa yang tepat untuk memajukan perusahaan.