DUK /2011 /UTE

1. Apa pendapat anda mengenai counseling/coaching

2. Pernahkah anda melakukannya di tempat kerja ? Mengapa anda harus melakukan hal tersebut ?

4.Pada saat melakukan seberapa mudah counselling yang anda lakukan ? Kalau tidak mengapa, kalau ya mengapa ?

5. Kesulitan apa yang anda temukan ? dari diri, dari orang lain ?

DUK /2011 /UTE HR-DIVISION- Career Dev.

9

BERAGAM PERSPEKTIFCAREER MANAGEMENT

Pengelolaankarir

COMPANY•commitments•succession plan•modelling

EMPLOYEE• upward mobility• self directed dev • achieving goal

HR• fullfill system• create workshop• EAS

SUPERIOR• encouragement/motivation• coaching, counselling• mengarahkan tujuan kerja• memotivasi

DUK /2011 /UTE

SIAPA YANG HARUS MELAKUKAN ?

ATASAN LANGSUNG/DIRECT SUPERIOR

INDIRECT SUPERIOR

REKAN KERJA

Kinerja/performance

Perilaku/ attitude

motivasi

Kinerja/ performance(coaching)

Motivas / perilaku( advise, saran , nasehat)

Coachingcounselling

DUK /2011 /UTE

Skill

ExperiencesKnowledge/Education

Abilities attitudeKarakter

motivation

Focus on Training & Development(COACHING)

Focus on COUNSELLING( unt suatu perubahan )

(diharapkan bisa meng optimalkan80% untuk keberhasilan /perbaikkan )

DUK /2011 /UTE

WHAT COACHING ?

• Suatu proses yang dilakukan seseorang dalam usaha membantu orang lain untuk bisa lebih

meningkatkan prestasi yang sudah ada

•Lebih diarahkan pada aspek technical( skill and knowledge )

•Mengarahkan •Diskusi•Memberi referensi

SIMULASI 5 MENIT2 K3LOMPOK PRESENT

DUK /2011 /UTE

WHAT COUNSELING ?

merupakan suatu proses yang dilakukan setelah memberiFeedback (masukkan) untuk tujuan selanjutnya

‘MERUBAH SIKAP’‘MENINGKATKAN MOTIVASI’

‘MENINGKATKAN PERFORMANCE’

akhirnya seseorang mampu memperoleh ‘insight’dan mampu mengambil keputusan bagi dirinya

THERAPY

DUK /2011 /UTE

BERI CONTOH KASUS:

1:…………………………………

2:………………………………..

3:………………………………….

Kin kno attKin kno attKin kno att

Simulasi 5 ‘

DUK /2011 /UTE

KENAPA ANDA HARUS LAKUKAN C & C ??

DUK /2011 /UTE

Mendorong seseorang untuk Mampu mencapai performance yg lebih baik dari yg sdh baik

Memperbaiki , Dari kinerja yg harus diperbaikiAtau dirubah sama sekali( contohkan illustr yg minimal thdPerformance yg dikehendaki )

(Standard, model,yg dikehendaki)Contohkan dengan operator/welder yg ada

DUK /2011 /UTE

Pemberi COUNSELING (COUNSELOR)

Penerima COUNSELING

(COUNSELEE)

Proses Komunikasi

BAGAIMANA DGN EFEKTIVITAS COUNSELLING

Simulasi CounselorMeminta 4/5 org untuk praktek langsungMengenai Counselling1 orang counsellor1 orang counselle3 orang observer

DUK /2011 /UTE

1: consellor : persiapkan data yang akan disampaikan dalam fungsi coaching dalam fungsi counselling

2.Observer : persiapkan catatan dan alat tulis ,meng- observasi setiap kata,kalimat, tindak tanduk

“ body languange” counselor

3.Counsellee :terpilih / referensi

Simulasi 10 menitDibahas observer 10 menit/memberi komentarTanggapan counsellee (komentar ) 2 menitMengulang kembali

DUK /2011 /UTE

Counselor

Bagaimana sikap awaLBagaimana persiapannyaApa yg diucapkan saat mau mulai counsellingSecara umum lebih banyak bicara siapa ?usaha mendengarnya seperti apa?Bagaimana komunikasi yang dilakukanApa yang disampaikan (data , asumsi, specifik, kapan dan bilamana)Adakah usaha untuk menggali / explorasiAdakah usaha untuk menyimpulkan ? PENTINGSejauh mana sdh bisa diterimaApakah ada usaha yang menolak / diam saja, iya iya saja Bagaimana eye contactnya

merasa nyaman / secure, diperhatikan didengar ,mau mendengar, ada reaksi

Simulasi audience diminta observasi, mencatat waktu 20 menity

Total waktu 25 menit

DUK /2011 /UTE

FORM OBSERVASIUntuk tahapan teknis

• PREPARATION AWAL :

• SIKAP AWAL introduction

• APA YG DISAMPAIKAN SEJAK AWAL:

• USAHA MENDENGAR:

• USAHA MENGGALI:

• DATA YG DISAMPAIKAN UNTUK BAHAN CONSELLING:

• BAGAIMANA MENGAKHIRI:

Pembahasan 20 menit

DUK /2011 /UTE

COUNSELOR

Beberapa aspek yang perlu dimiliki oleh seorang “counselor”

Sikap (tdk mendakwa,menguasai

kinerja yg hrs disampaikan, netral )

Keterampilan(mendengar,

mendengar,

mendengar,mendorong)

Data yg akan disampaikan

(kinerja , performance) sejauh

mana dikuasai

DUK /2011 /UTE

Simulasi mengenai sikap

• simulasi untuk Empathy, kepekaan ( melalui work sheet ) waktu 10 menit

• simulasi mendengar dimana satu orang diminta bicara , cerita selama 5 menit

• bertanya sesedikit mungkin ( 1,2,x saja)

• counsellor menyimpulkan sendiri

Ulangi untuk 3 orang masing masing 5 menit

DUK /2011 /UTE

Informasi yang harus disediakan Fakta , evident, atas kinerja yg perlu dicounselling

simulasi

• statement poor or good observation (10 menit)

• perilaku yang specifik ( kepemimpinan, absensi, target tidak tercapai)(10 menit)

• perilaku yang difficult (10 menit)

•Dituliskan oleh masing masing dalam group , disajikan kedepan selama 20 menit

total waktu 70 menit

DUK /2011 /UTE

SIMULASI OBSERVASI/ JUDGEMENT

Selama ini saya dikecewakan terus dengan atasan saya terutamadalam memberikan hasil performance kerja saya (POOR/ GOOD)

Hubungan mereka cukup akrab sehingga kemungkinan hal ini yangmembuat Pak ali memberikan apresiasi yg baik terhadap anak buahnya (P/G)

Dengan menundukkan kepalanya ia mencoba untuk berkata kata sambilmenahan nafasnya untuk menyatakan kesedihannya (P/G)

Saya sudah berulang mengatakan dan melaporkan secara tertulis mengenaitingkah laku salah satu anak buah , tetapi tidak/ belum diputuskan nasibnyaOleh atasannya yang seharusnya sudah dipecat (P/G)

Pak haryono senantiasa menunda nunda keputusan mengenai rencana mutasisaya , sehingga saya sampai saat ini merasa tidak bisa berkembang (P/G)

Simulasi 5 ‘

DUK /2011 /UTE

SIMULASI (15 MENIT)

Tuangkan dalam bentuk perilaku yang lebih specifik dan merupakanFakta, bukan asumsi, bukan judgement.

KEPEMIMPINAN:…………………….. KEPEMIMPINANNYA CUKUP BAIK……………………. MASIH PERLU DIPERBAIKI

……………………. ………………………………………… ……………………. …………………………………………

DISIPLIN YANG BAIK :…………………………………………………………. …………………………………………………………. ………………………………………………………….

DISIPLINYA BURUK : …………………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………..

PERFORMANCENYA BAGUS ……………………………………………………………………………………………………………….

PERFORMANCE KINERJA RENDAH……………………………………………….. …………………………………………………

DUK /2011 /UTE

SIMULASI (15 MENIT)

PERILAKU MENYULITKAN

TULISKAN DIBAWAH INI :SENANTIASA MEMBANTAH………………………………………………..TULISKAN FAKTA DAN EVIDENCE NYA •…………………………………………………………………………………………..

•…………………………………………………………………………………………..

•………………………………………………………………………………………..

•………………………………………………………………………………

DUK /2011 /UTE

Sikap

E mphaty (memahami counselee ,cara

berfikir, cara berperilaku tanpa harus

terlibat/ larut)

A uthenticity (counselor memahami mampu memahami diri sendiri secara positif/ baik )

R egard (Acceptance) (mampu menerima

client apa adanya, menghormati, tidak

cenderung asumtif/ judgement )

DUK /2011 /UTE

EMPATHY

• mendengarkan sampai ke hati

• mampu menempatkan diri pada posisi lawan bicara

• mampu mengendalikan diri untuk tidak larut/melakukan interupsi/ judgements

• mamahami bahasa tubuh/ body languange lawan bicara

Lat empaty

Simulasi woorksheet 5 menit

DUK /2011 /UTE

TEKNIK PARAPHRASING (penyimpulan tanpa mengurangi arti )(emphaty)

Saya beberapa hari ini memang merasa tidak sehat sehinggaApapun yg saya kerjakan serba salah ,dan juga mempengaruhiapa yg saya harus sajikan dalam presentasi mendatang.( tersirat perasaan apa, penyimpulannnya seperti apa)

Sepertinya target target yang dikedepankan tidak realistis Sehingga sangat mengganggu pencapaian yang nyata,namunAtasan saya tidak mau tahu atas hal ini.(idem )

Beberapa bulan terakhir ini ali dipojokkan dengan teman temankarena tidak mencapai kinerja team yang baik seperti yg Seharusnya dia berikan umpamanya laporan yg tepat.(idem )

Simulasi 5 menit , presentasi 1,2 kelompok , 5 menit)

DUK /2011 /UTE

BAGAIMANA MELAKUKAN PARPHRASING ?

• ulang kembali pernyataan yang ada, tanpa asumsi

• gali pernyataan yang ada untuk dikemas secara data / bukan asumsi ,

• cari kesepakatan atas suatu statement, apakah hal tersebut yang di’ maksudkan ?’

• efek mengulang adalah mengeleminir energi “ negativ’ yang dirasakan ‘

WAKTU 10 menit

DUK /2011 /UTE

Sikap Konselor

Beberapa pertimbangan sikap/ciri kepribadian yang diharapkan ada pada

konselor (untuk efektivitas proses konseling)

Mampu menciptakan Kehangatan rasa aman

Emphatypemahaman masalah,

Mampu menerima apa adanya

Sikap tidak mendakwa

Sikap tidak menguasai

DUK /2011 /UTE

KETRAMPILAN COUNSELORDALAM KOMUNIKASI

mengembangkan proses tanya jawab yg terarah pada pola ‘open ended question’vs leading quest

active listening

paraphrasing/ refleksi

confirming, digging/ menggali

DUK /2011 /UTE

Expressi Non Verbal

Indikasi tidak diperhatikan / memperhatikan

No eye contact Menguap Melihat jam tangan / dinding Menyangga kepala dengan tangan Amat sangat diam Mata ‘mengembara’

Indikator ada perhatian

Kontak mata Membuat catatan Tubuh agak sedikit membungkuk

kedepan Mengangguk

LAT NON VERBAL

DUK /2011 /UTE

COUNSELEE

Beberapa hal yang perlu diperhatikan

Self Esteem (harga diri, nilai-nilai yang dianut,diakui, diterima)

FENOMENA SARA

DUK /2011 /UTE

SARA Model

S = Shock

A = Anger

R = Reluctant

A = Acceptance

DUK /2011 /UTE

SANDWICH MODEL(proses penyampaian ‘feedback’)

sebelum counseling dilakukan

DUK /2011 /UTE

Pengetahuan (Informasi)mempersiapkan informasi(evidence) untuk pemberian FB

Informasi yang perlu dipersiapkan olehCOUNSELOR

Perlu paham atas kompetensi yg dibutuhkan

oleh seseorang(yg diterjemahkan dalam suatu

indikator perilaku )

Mampu menginterpretasikan informasi tersebut dalam bentuk‘perilaku’atau“evidence”specifik bukan“judgements (evaluasi),asumsi,persepsi.

LAT SETTING KOMPETENSIS

DUK /2011 /UTE

CONTOH INDIKATOR PERILAKU

LEADERSHIP

• influencing

• memotivasi

• menggalang team

• stand up for issues ( leads courageously)

Mengarahkan,mengusulkan, meminta,memutuskan,mendominasi, meyakinkan dll

Membantu, mendukung, memberi semangat,melecehkan, menaruh rasa hormat,membimbing dll

Menengahi, mengajakdll,

Menegaskan,mengambil alihmemutuskan,mengekspos diri(menyatakan )mengambil sikap,dll

Latihan key indicator

Simulasi 10 menit

DUK /2011 /UTE

•Reporting yang baik , reporting yang tidak memuaskan

•Sikap malas

•Performance yang menurun

•Penilaian tidak jelas sehingga membuat bawahan tidk puas

•Atasan yg tidak perduli , hanya menuntut hasil kerja bawahan

•Tidak jelas memberikan pengarahan………………………………

SIMULASI 20 menit

DUK /2011 /UTE

Kemukakan penghargaan pada ybs bahwa ia berkehendak untuk proses counseling (building trust, rapport, and make sure to be honest for him/her)--> RAPPORT

Buatlah situasi counseling proses sedemikian rupa dapat menjamin “Confidentiality” and privat

Listen,listen , listen-->( paraphrasing )

persiapkan informasi yang ingin disampaikan sedetail mungkin (state the behavior)

Waspadailah “non verbal behavior”

Closing, and motivate (buat komitmen untuk selanjutnya)

Beberapa tahapan dalamMelakukan proses counseling

DUK /2011 /UTE

Mengenali pernyataan(dalam proses counseling)

Didalam suatu proses ‘counseling ‘kita perlu mengenali reaksi / pernyataan yang disampaikan

oleh ‘counselor

Explorasi internal (Ex-

int)

Explorasi external (Ex-

ext)

Asumsi, interpretasi,

evaluasi (A)

Advis, nasehat (Adv)

Menentramkan (M)

Informasi (I)

Sisipan (S)

Parapharasing, refleksi

(P)

Lat pernyataan

DUK /2011 /UTE

Exp - eks :Apabila counselormenyampaikan informasi yang tidak terkait pada topik yang dibicarakan. XXXXX

Exp - int :Apabila counselor menanyakan sesuatu topik yang masih terkait dengan pembicaraan.

Asumsi (AS)Counselor menginterpretasikan pernyataan counselee sesuai dengan kerangka berfikirnya /asumtif

Advis (Adv) :Counselor memberikan nasehat, bagaimana seharusnya harus dilakukan.

Menentramkan (M) :Counselor meredakan perasaan counselee/ basa basi(YA…..YA, MM……MM)

Informasi (I) :Counselor berupaya memberikan informasi/ fakta tambahan.

Confronting-->(Confirmasi) counselor berupaya untuk mendapatkan suatu keyakinan dari pihak counselee XXXXXX

Parapharasing (P) :Counselor dalam pernyataannya berusaha memahami pikiran, perasaan client. (mengulang, menyimpulkan tanpa merubah arti ) XXXXXXX

XXXX DIANJURKAN UNTUK DILAKUKAN DALAM COUNSELING

DUK /2011 /UTE

Cukup banyak seorang atasan lebih memperhati-kan aspek result ketimbang proses/ Development

Coaching/counseling cenderung dilihat sebagai suatu proses yang cukup menyita banyak waktu

Coaching merupakan sesuatu hal yang bersifat “Lips Service” bukan merupakan sesuatu “Real Commitment” yang memang perlu dijalankan

Why coaching & counseling left behind ?

DUK /2011 /UTE

De brief

Counselling merupakan suatu proses dari suatu perubahanYg kita kehendaki/

Namun efektivitas akan sangat tergantung dengan mediasi /Proses yang dilakukan counsellor

Counsellor memegang peran penting seperti• kebersediaan/ minat /sikap • ketrampilan mendengar/ melakukan paraphrasing• ketajaman counsellor membaca “ aura, body languange counselee• pengetahuan counselor ttg bidang teknis , pengetahuan ttg pekerjaan,serta kemampuan memberi arah bagi counselle ttg kedepan apa yg mesti dilakukan

DUK /2011 /UTE

SIMULASI

• latihan empathy

• latihan mendengar aktif

• latihan reflektif/ pharaphrazing

• latihan expressi non verbal

• latihan key indicator( informasi unt FB)

• role play (as observer, coacher, employee)