BASIC COURTESY IN BUSSINESS BY MISS LY

Anda sudah sering dengar bukan pepatah yang mengatakan “Dimana Bumi di pijak,

disitu langit di junjung” ? Artinya kita harus paham tentang sopan santun dalam

kehidupan sehari-hari, kita juga harus menghormati atau mematuhi adat-istiadat

dimana tempat kita tinggal. Berbicara tentang sopan santun, maka sangat erat

kaitannya dengan komunikasi, sebab apa yang lakukan baik kata-kata maupun

tingkah laku menggambarkan bagaimana sopan santun anda. Oleh sebab itu

kualitas hidup anda tergantung pada komunikasi anda. Orang hebat sekalipun jika

banyak mengeluarkan kata-kata yang tidak baik, maka sudah pasti rendahlah

kualitas hidupnya. Untuk menjadi komunikator yang baik anda tidak harus cantik

ataupun ganteng tetapi anda harus menarik dalam artian anda memiliki wibawa

untuk dapat dihormati dan dihargai, dapat berbicara dengan lugas, sopan sehingga

anda mampu masuk dan mempengaruhi pikiran bawah sadar lawan bicara anda.

3 elemen dalam komunikasi :

Keseluruhan kata-kata anda hanya 7% yang dapat di tangkap oleh lawan bicara

anda. Sebab, sekedar berkata-kata saja tidak cukup mempengaruhi orang lain

(pendengar) tanpa diiringi dengan unsur lain seperti yang akan dijelaskan berikut.

Intonasi mempengaruhi 38% terhadap lawan bicara anda. Unsur-unsur yang

meliputi intonasi antara lain Nada suara (tinggi rendahnya suara), Tempo suara

(cepat lambatnya kata-kata) dan power suara.

Fisiologi memberikan kontribusi terbesar dalam mempengaruhi lawan bicara anda

yaitu 55%. Fisiologi ini terdiri atas bahasa tubuh dan ekspresi wajah. Seseorang

dapat ditebak ekspresi wajahnya meski hanya mendengar suaranya, dengan

demikian sebagai pebisnis yang baik diharapkan senantiasa memberikan “smile

voice” saat berbicara dengan lawan bicara anda melalui telepon.

Menurut Kerry L Johnson 83% transaksi penjualan terjadi karena pembeli menyukai

penjualnya. Artinya, terkadang seseorang tidak begitu membutuhkan barang yang

ditawarkan penjual, namun karena adanya interaksi yang dibangun oleh penjual

sehingga terciptanya suasana keakraban maka terjadilah transaksi. Secara tidak

sadar kita akan memilih penjual yang memiliki banyak kesamaan dengan kita.

Sebagai contoh saat kita sedang berbelanja ke pasar, kita akan lebih nyaman saat

berinteraksi dengan penjual yang memiliki kesamaan dengan kita, meskipun harga

barang yang akan dibeli sama harganya dengan penjual yang lain. Banyak hal yang

dapat dilakukan untuk membangun kesamaan (pacing), antara lain kesamaan

bahasa daerah, tempat tinggal, sekolah dan sebagainya. Jika kesamaan ini telah

berhasil dibangun, selanjutnya hal yang harus kita dilakukan adalah mengarahkan

lawan bicara (leading), yaitu menjelaskan maksud dan tujuan kita, apakah

menawarkan produk atau kerja sama bisnis.

BASIC COURTESY

Hal-hal dasar yang harus diketahui para pebisnis pemula sebelum berinteraksi

dengan client antara lain :

1. Persiapan

Jika ada istilah yang mengatakan “don’t judge book from the cover”, maka

sepertinya istilah ini harus anda lupakan terlebih dahulu untuk anda yang ingin

menjadi pebisnis, sebab hal yang pasti akan dilihat oleh client pertama kali bertatap

muka adalah penampilan anda, bukan produk atau proposal anda !! Sehingga

penting sekali untuk mengetahui hal-hal yang harus anda persiapkan sebelum

menemui client. Pertama, anda harus mengetahui terlebih dahulu dimana anda

dan client akan bertemu, sebab tempat akan menentukan kostum yang cocok untuk

anda kenakan. Jika anda akan bertemu di kantor, maka sebaiknya gunakan pakaian

formal. Kedua, pastikan kondisi badan dan mulut dalam kondisi wangi dan segar,

sehingga client akan merasa nyaman saat berdiskusi dengan anda. So, jangan

sampe BM atau BB ya broo !!

2. Perkenalan

Sebagai pebisnis yang berkarakter Umar Usman, ucapkanlah salam dan sapaan

yang benar, sopan serta menghargai client. Saling berjabat tangan dan

membangun keakraban, dan diujung pertemuan hal yang mungkin dapat anda

lakukan adalah saling bertukar kartu nama.

3. Jamuan Makan

Pada saat janji temu, pastikan anda datang terlebih dahulu, jangan sampai client

menunggu anda. Kemudian bangun suasana keakraban dan buatlah client

senyaman mungkin dengan memberikan pelayanan yang terbaik.

4. Pertemuan/Rapat

Pada saat pertemuan, jangan mendominasi pembicaraan apalagi memotong

pembicaraan. Biasakan membuat catatan untuk point-point penting, kemudian

pilihlah posisi duduk disebelah kanan client untuk membantu membuat percakapan

lebih nyaman.

5. Berpamitan

Penting sekali untuk anda memperhatikan kalibrasi client anda, jika client sudah

melihat jam berkali-kali, merapikan barang atau kelihatan tidak serius, maka anda

jangan meneruskan presentasi anda, sebaliknya segerakan untuk menutup

presentasi. Kemudian tinggalkan pesan & kesan positif, dan ucapkan terima kasih

dengan tulus.

6. Penggunaan alat komunikasi

Anda harus dapat memilah dan memilih alat komunikasi yang tepat/sesuai dengan

fungsinya masing-masing :

1. Telepon. Anda dapat menggunakannya untuk informasi yang bersifat urgent

dan memerlukan respon yang cepat. Meskipun untuk pembicaraan yang singkat,

anda harus melakukannya dengan cara yang sopan. Kemudian penggunaan telepon

juga tidak disarankan untuk menjelaskan hal-hal yang panjang.

2. SMS/Chat. Jika telepon digunakan untuk mendapatkan respon yang cepat atau

mendesak, maka tidak demikian halnya dengan sms. Anda dapat menggunakannya

jika dimungkinkan anda baru membutuhkan balasan informasi sehari, atau

beberapa hari setelahnya. Hindari penggunaan singkatan yang terlalu

banyak/kurang umum, terutama bahasa alay. Kemudian pastikan terlebih dahulu

dengan membaca dua kali sebelum anda mengirim pesan.

3. Penggunaan Email. Anda dapat menggunakan alternatif email untuk informasi

yang kurang urgent namun membutuhkan penjelasan yang cukup panjang.

Gunakanlah bahasa yang baik dan sopan, dan jangan lupa lampirkan identitas anda

(auto signature).