Bahan paparan sidang.doc
-
Upload
dodikadarisman -
Category
Documents
-
view
57 -
download
0
description
Transcript of Bahan paparan sidang.doc
LATAR BELAKANG
Keberadaan Kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan sebagai institusi atau
organisasi yang notabene didalamnya sebagai alat pemberi pelayanan kepada masyarakat,
baik secara langsung maupun tidak langsung, begitupun sarana prasarana pendidikan
sebagai kebijakan administratif dari pusat ke daerah untuk menunjang pendidikan yang
pokok dalam kegiatan edukatif pada sekolah-sekolah mulai tingkat Taman Kanak-kanak (
TK ), SD, SMP dan SMA dituntut agar dalam eksisnya selalu memberikan manfaat yang
terbaik dan pelayanan yang optimal.
Pengertian refresentatif adalah laik pakai/layak fungsi atau berhasil guna, baik
secara kualitatif dari sisi nilai ( value ) maupun kuantitatif dilihat dari sisi bentuk
( modern ) sebagaimana dikemukakan oleh George R.Terry ’’ bahwa perencanaan
dibagi dua, yaitu (1 ), perencanaan strategis dan ( 2 ) perencanaan taktis.
Perencanaan strategis adalah meliputi suatu waktu relatif panjang yang mencakup
perumusan-perumusan, tujuan-tujuan dan mempengaruhi banyak segi-segi organisasi,
sedangkan perencanaan taktis adalah meliputi suatu jangka waktu yang relatif pendek
dalam mencapai suatu tujuan, dan biasanya sangat khusus sipatnya, kedua buah konsep
inilah yang secara luas digunakan dalam administrasi zaman sekarang ( modern ).
Sarana prasarana pendidikan pada Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit
Kabupaten Sukabumi didalam penataan administrasinya belum rapi, karena hubungan
dengan sumber daya manusia itu sendiri.Juga fasilitas penunjang lainnya yang belum
merata serta posisi/letak kantor Cabang Dinas P dan K yang kurang trategis serta belum
dilengkapi oleh fasilitas penunjang yang refresentatif, seperti computer dan pesawat
telpon yang sama sekali belum ada.
Sementara otonomi daerah yang lebih dekat dengan desentralisasi adalah
pelimpahan wewenang ( Dwijowiyoto, Riant Nugroho. 1969/2000, Otonomi daerah,
desentralisasi tanpa revolusi ). Sarana prasarana pendidikan baik itu keadaan bangunan
sekolah dari TK sampai SLTA, fasilitas moubeler, laboratorium dan fasilitas penunjang
lainnya, masih banyak yang kurang memenuhi standar kelayakan ( refresentatif ), baik
secara kwantitatif maupun kwalitatif, sihingga dampaknya sangat berpengaruh terhadap
efektivitas pelayanan kepada masyarakat.
BEBERAPA PARADIGMA DAN ORIENTASI DESENTRALISASI
dari orientasi pemerintahan yang sarwa negara (stat driven) menjadi berorientasi pasar.
dari orientasi pemerintahan yang otoritarian menjadi berorientasi Demokration.
dari sentralisasi kekuasaan menjadi Desentralisasi kewenangan.
Sebagai daerah otonom dengan sistem desentralisasi yang diberi kewenangan oleh
pusat, dalam mengurus dan menentukan kepentingan masyarakatnya sendiri, maka dalam
hal ini pemerintah kecamatan sebagai bagian dari otonomi harus dapat
mengimplementasikan dari UU No. 32 Tahun 2004, kedalam berbagai implikasi antara
lain :
Implikasi administrasi, yakni pemberian kewenangan yang lebih besar kepada daerah
untuk ikut melaksanakan kegiatan pembangunan.
Implikasi kelembagaan, yakni kebutuhan untuk meningkatkan kapasitas perencanaan dan
pelaksanaan unit-unit kerja daerah.
Implikasi keuangan, yakni kebutuhan dana yang lebih besar bagi daerah untuk dapat
melaksanakan fungsinya dibidang pembangunan.
Implikasi pendekatan, yakni kebutuhan dorongan dan dukungan baik keatas yang sifatnya
koordinasi atau kebawah yang sipatnya sosialisasi ( tim teknis Bappenas 1997 ).
BEBERAPA STRATEGI ADMINISTRASI
Recrenchment strategis “ yakni strategi penghematan
Stability strategis, yakni strategi stabilitas
Growth strategis, yakni strategi pertumbuhan.
Combination strategis,yakni startegi gabungan.
KERANGKA PELAYANAN SEBAGAI PROSES
PENGARUH PENINGKATAN SARANA PRASARANA PENDIDIKAN YANG REFRESENTATIF.
EFEKTIVITAS PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT
POLA KEPATUHAN ANTARA RAKYAT DAN PEMERINTAH
BAB II
TEKNIS ANALISIS DAN STRATEGI SWOT
Pemerintah
(Satate)
Saling
Mematuhi
Patuh Karena
Tekanan
Patuh Karena
Keterpercayaan
Patuh Karena
Kesadaran
Rakyat (Soceity)
Dengan analisis SWOT dapat diketahui faktor-faktro strategis yang perlu dikembangkan di masa yang akan datang untuk menumbuhkan suburkan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat pada kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi.
Teknis analisis SWOT merupakan tahap awal upaya untuk menemukan strategis yang nantinya berkaitan dengan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat,yang akan sesuai dengan sendi-sendi dan nilai-nilai pelayanan prima pada masyarakat kecamatan kadudampit kabupaten Sukabumi.
Beberapa strategis yang diperoleh dari teknik analisis SWOT kaitannya dengan menumbuh suburkan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat pada kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi.
Strategi SO ( Strength Opportunity); memanpaatkan kekuatan internal untuk memperoleh keuntungan dari peluang yang tersedia di lingkungan eksternal.
Strategi WO ( Weakness Opportunity); memperbaiki kelemahan internal dengan memanpaatkan peluang yang ada di lingkungan luar.
Strategi ST ( Strength Threat ); menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk menghindari ancaman yang datang dari lingkungan luar.
Strategi WT ( Weakness Threat ); memperkecil kelemahan internal dan menghindari ancaman yang datang dari lingkungan luar.
RINGKASAN HUBUNGAN ANTAR BAB
BAB.I, Pendahuluan, memuat tentang : Latar belakang Identifikasi masalah
Lingkup Bahasan Maksud dan tujuan Dasar dan landasan penelitian Kegunaan penelitian dan Kerangka penelitian
Bab. II, Tinjauan Pustaka, yang menggambarkan tentang : Pengertian Kantor dan Strategis, yang memuat tentang :
Definisi, pengorganisasian,kegiatan-kegiatan,pengelolaan dan pengawasan kantor.
Hubungan Teoritik antar sarana prasarana penidikan yang refresentatif dengan efektivitas pelayanan kepada masyarakat. Artinya mengandung hukum sebab akibat, sebagaimana dikemukakan pada halaman 46, yang akan terjadi pola kepatuhan antara rakyat ( sociaty ) dengan pemerintah.
Bab. III, Objek dan Methode penelitian, berisikan : Definisi Operasional yang membahas tentang :
Gambaran umum Cabang Dinas P dan K Kec.KadudampitPerumusan masalahVariabel PenelitianMethode Penelitian
Kisi-kisi, Populasi dan samplingBab.IV, Hasil Penelitian dan Pembahasan
Deskripsi data dan hasil penelitianDeskripsi objek penelitian yang memuat tentang, stuktur, tata kerja kantor Cabang Dinas P dan K, Kondisi dan keadaan pegawai Cabang Dinas P dan K Kec.Kadudampit.
Pembahasan instrumen penelitian, yang menggambarkan hasil analisis deskripsi para respon-responden sbb :
- Keberadaan sarana prasarana yang refresentatif, 40 %- Keberadaan sarana prasarana yang belum refresentatif, 60 %- Dari sejumlah 60 Orang responden terdiri dari tiga sampling
Bab. V, Terdiri dari Kesimpulan dan saran, yang termuat pada hal, 75 dan 77.
IDENTIFIKASI MASALAH
Apakah kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit, sudah sudah sesuai dengan standar pelayanan prima khususnya dibidang pendidikan
Apakah Sudah tersedia berbagai sarana prasarana pendidikan yang refresentatif pada kantor Cabang Dinas P dan K Kec.Kadudampit
Bagaimana faktor penunjang sarana prasarana pendidikan didalamnya kaitan dengan pelayanan pendidikan kepada masyarakat
LINGKUP BAHASAN
Sekitar Kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit dan sekolah-sekolah dibawahnya,kaitan dengan pelayanan kepada masyarakat ( sudah sesuai dengan dengan Menpan No.81/93, tentang nilai –nilai dan sendi-sendi pelayanan prima, dan Inpres No.7/99 tentang Akuntabilitas instansi pemerintah.
Keberadaan sarana prasarana pendidikan sebagai faktor penunjang pendidikan pada Cabang Dinas P dan K mapun sekolah-sekolah di Kecamatan Kadudampit.
METHODE PENELITIAN
Mtehode Deskriptif Kualitatif dengan teknis manajemen strategi.
Penerapan teknis Analisis SWOT ( Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats ).
Data Primer dan Sekunder
- Data primer melalui wawancara mendalam ( in depth interview )
- Data sekunder berasal dari berbagai peraturan perundang-undangan, laporan-laporan,dokumen-dokumen dari berbagai nara sumber.
RINGKASAN HUBUNGAN ANTAR BAB
BAB.I, Pendahuluan, memuat tentang : Latar belakang Identifikasi masalah Lingkup Bahasan
Maksud dan tujuan Dasar dan landasan penelitian Kegunaan penelitian dan Kerangka penelitian
Bab. II, Tinjauan Pustaka, yang menggambarkan tentang : Pengertian manajemen dan Strategis, yang memuat tentang :
Program MBS. Hubungan Teoritik antar Program MBS dengan peningkatan
mutu pendidikan.Bab. III, Objek dan Methode penelitian, berisikan :
Definisi Operasional yang membahas tentang :Gambaran umum Dinas P dan K Kab.SukabumiPerumusan masalahVariabel PenelitianMethode Penelitian
Kisi-kisi, Populasi dan samplingBab.IV, Hasil Penelitian dan Pembahasan
Deskripsi data dan hasil penelitianDeskripsi objek penelitian yang memuat tentang, stuktur, tata kerja kantor Dinas P dan K, Kondisi dan keadaan pegawai Dinas P dan K Kab.Sukabumi
Pembahasan instrumen penelitian, yang menggambarkan hasil analisis deskripsi para respon-responden sbb :
- Penerapan program MBS pada Dinas P dan K Kab.Sukabumi- Sampai sejauhmana mutu pendidikan sebelum dan setelah program
MBS.- Dari sejumlah 45Orang responden terdiri dari tiga sampling
Bab. V, Terdiri dari Kesimpulan dan saran, yang termuat pada hal, 69 dan 70
Kantor Cabang Dinas P dan K kecamatan harus memuat kepada perencanaan, baik
perencanaan strategis maupun perencanaan taktis, agar eksistensinya kantor Cabang Dinas P dan
K Kecamatan dapat dirasakan oleh masyarakat pada umumnya, sehingga nilai-nilai dan sendi-
sendi pelayanan prima kepada masyarakat berjalan sesuai dengan harapan dan cita – cita sebuah
negara, yang notabene negara Kesatuan Republik Indonesia sesuai dengan UU No. 32 Tahun
2004 tentang pemerintah daerah dengan sistem desentralisasi dan otonomi daerah, sebagaimana
pengertian desentralisasi itu sendiri adalah praktik yang telah mendunia ia bagian dari strategi
setiap institusi yang berkehendak untuk tidak mati dalam persaingan global. Ia adalah strategis
untuk menjadi kompetitif yang terintegrasi dan menjadi sebuah makhluk organik yang bergerak
efesien dan efektif dalam mengatasi tantangan dunia ( global word ).
Sekalipun dalam praktiknya desentralisasi dan otonomi masih tumpang tindih dan
overleping, namun dalam makna keduanya memiliki perbedaan yang jelas, jika desentralisasi
adalah pembagian dan pelimpahan, kebalikan dari sentralisasi sebagai pemusatan
pengelolaan,sedangkan otonomi daerah diartikan sebagai hak wewenang dan kewajiban daerah
untuk mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri, sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Desentralisasi dan otonomi adalah kata yang saling bisa dipertukarkan,otonomi berasal
dari kata yunani yaitu autos dan nomos, kata pertama berarti “sendiri” dan kata kedua berarti
“perintah “,otonomi bermakna “ memerintah sendiri “.Dalam wacana administrasi publik daerah
otonom sering disebut sebagai loccal self government, daerah otonom praktis berbeda dengan “
daerah “ saja. Yang merupakan penerapan dari kebijakan, yang dalam wacana administrasi
publik disebut sebagai loccal state government, adalah pemerintah didaerah yang merupakan
kepanjangan tangan dari pemerintah pusat. Sementara otonomi daerah yang lebih dekat dengan
desentralisasi adalah pelimpahan wewenang ( Dwijowiyoto, Riant Nugroho. 1969/2000,
Otonomi daerah, desentralisasi tanpa revolusi ). Sarana prasarana pendidikan baik itu keadaan
bangunan sekolah dari TK sampai SLTA, fasilitas moubeler, laboratorium dan fasilitas
penunjang lainnya, masih banyak yang kurang memenuhi standar kelayakan ( refresentatif ),
baik secara kwantitatif maupun kwalitatif, sihingga dampaknya sangat berpengaruh terhadap
efektivitas pelayanan kepada masyarakat.
B. Identifikasi masalah
Kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan merupakan bagian dari salah satu institusi
pemerintahan dibidang pendidikan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat baik secara
administratif maupun normatif. Adapun identifikasi masalah antara lain :
1. Apakah kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit sudah sesuai dengan
standar pelayanan khususnya dibidang pendidikan.
2. Apakah sudah tersedia berbagai sarana prasarana yang refresentatif pada kantor Cabang
Dinas P dan K kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi.
3. Bagaimanakah faktor penunjang sarana prasarana didalamnya kaitan dengan pelayanan
pendidikan kepada masyarakat.
Untuk itu keberadaan kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan jangan menjadikan
suatu masalah dari beberapa permasalahan yang dihadapi masyarakat,karena secara manajemen
kantor adalah bagian dari variable-variable organisasi dalam membawa cita-cita dan tujuan
sebuah lembaga/institusi dalam hal ini kantor kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi.
Oleh karena kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan sebagai sebuah kendaraan
(organisasi) yang didalamnya mengandung beberapa perangkat dasar organisasi yakni struktrur
(hubungan kerja), program ( pekerjaan / garapan ), personalia ( orang-orangnya ) dan gol ( tujuan
yang diinginkan ). Untuk mambawa cita-cita dan tujuan masyarakat kecamatan sampai kepada
gol, maka harus ditata sedemikian rupa berdasarkan perumusan dinamika organisasi itu sendiri
antara lain yaitu :
Organisasi sebagai suatu jaringan pusat – pusat komunikasi pembuatan keputusan, harus
diciptakan pengorganisasian, karena banyak faktor – faktor variabel yang saling
ketergantungan dan timbal balik.
Keberadaan personal, sebagai pelaksana kebijakan dalam mencapai hasil – hasil yang
diinginkan.
Pertimbangan – pertimbangan ekonomis.
Perubahan – perubahan teknologis, perkembangan – perkembangan baru dalam teknologi
merupakan penyumbang penting bagi dinamika organisasi.
Ketidakpuasan pihak yang dilayani seringkali menimbulkan masalah oleh karena
keberadaan kantor Cabang Dinas P dan K kecamatan sebagai sarana pelayanan pada masyarakat
secara administratif, sehingga harus diciptakan kepuasan tersendiri bagi setiap pelanggan
(masyarakat) sebagai obyek yang dilayani.
C. Lingkup Bahasan
Menyadari sepenuhnya akan persoalan diatas, serta dalam rangka
mengimplementasikan Undang – undang No. 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah,
sebagaimana dijelaskan pada bab I pasal 1 ayat 5 “ Otonomi daerah adalah hak, wewenang dan
kewajiban daerah otonom untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan dan
kepentingan masyarakat setempat, sesuai dengan peraturan perundang – undangan “. Pasal 2 ayat
3 “ Pemerintah daerah sebagaimana dimaksud pada ayat 2 menjalankan otonomi seluas –
luasnya, kecuali urusan pemerintahan yang menjadi urusan pemerintah pusat, dengan tujuan
meningkatkan kesejahteraan masyarakat, pelayanan umum dan daya saing daerah “.
Serta dalam rangka membudayakan nilai – nilai dan sendi – sendi pelayanan prima,
sebagaimana keputusan Menpan No. 81 tahun 1993 yaitu :
a. Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur/ tata cara pelayanan dislenggarakan secara
mudah, lancar, cepat, tidak berbelit – belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan.
b. Kejelasan dan kepastian, jelas dan pasti mengenai :
- Prosedur/ tata cara pelayanan umum
- Persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun administratis
- Unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam mendirikan
pelayan umum
- Rincian biaya/ tarif pelayan umum dan tata cara pembayarannya
- jadwal waktu penyelesaian pelayan umum.
- Hak dan kewajiban baik dari pemberi maupun penerima pelayanan umum
- Pejabat yang menerima keluhan masyarakat ( pelanggan )
c. Keamanan, dalam arti bahwa proses serta hasil pelayanan umum dapat memberikan
keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum.
d. Keterbukaan, dalam arti prosedur/ tata cara, persyaratan, waktu penyelesaian, biaya/ tarif
wajib diinformasikan secara terbuka.
e. Efisien, dalam arti persyaratan hanya pada hal – hal yang berkaitan, dicegah pengulangan
kelengkapan persyaratan pada konteks yang sama.
f. Ekonomis, dalam arti pengenaan biaya pelayanan umum harus ditetapkan secara wajar
dengan memperhatikan kemampuan masyarakat.
g. Keadilan yang merata, dalam arti jangkauan/ cakupan harus diusahakan seluas mungkin dan
diperlakukan secara adil.
h. Ketepatan waktu, dalam arti pelayanan umum dapat diselesaikan dalam waktu yang telah
ditentukan.
serta instruksi Presiden No. 7 tahun 1999 tentang akuntabilitas instansi pemerintah,
sesuai dengan pemahaman akuntabilitas itu sendiri yang merupakan perwujudan kewajiban
seseorang atau unit-unit organisasi untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan dan
pengendalian sumber daya dan pelaksanaan kebijakan yang dipercayakan kepadanya, dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui media pertanggungjawaban secara
periodik, sumber daya ini meliputi : sumber daya manusia, kekayaan alam, material, keuangan,
data dan informasi, data tata ruang, sumber daya ini merupakan masukan bagi individu maupun
unit-unit organisasi yang seharusnya dapat diukur dan di identifikasikan secara jelas.
Dan akuntabilitas ditujukan untuk mencari jawaban terhadap pertanyaan yang
berhubungan dengan pelayanan apa, siapa, kepada siapa, milik siapa, yang mana, dan bagaimana
( menurut J.B.Chartey ).Akuntabilitas juga merupakan instrumen untuk kegiatan control
terutama dalam pencapaian hasil pada pelayan publik. Akuntabilitas dapat hidup dan
berkembang dalam suasana yang transparan dan demokratis, dan adanya kebebasan dalam
mengemukakan pendapat, sehingga dalam negara yang otoritan ( otokratik ) dan tidak
transparan, akuntabilitas akan hilang dan tidak berlaku. Oleh karena itu pemerintah harus betul-
betul menyadari bahwa pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat adalah hal yang tidak
dapat dipisahkan dari publik.
Sebagai implikasi dari peraturan dan perundang – undangan diatas, sangat perlu
diperhatikan penerapan dan pemahaman sistem pelayanan berkualitas antara lain ketepatan
waktu pelayanan, kelengkapan sarana pendukung pelayanan, atribut pendukung pelayanan
memadai, nyaman ( lingkungan, kebersihan, ruang tunggu ) serta keberadaan kantor Cabang
Dinas P dfan K Kecamatan yang strategis sebagai induk dari variabel – variabel administrasi
sibidang pendidikan pada scup kecamatan.
Banyak kalangan berpendapat bahwa strategis sangat identik dengan cara teknik, taktik
untuk mencapai tujuan tertentu, namun strategi dalam kajian ini adalah suatu keinginan besar
dari manajemen puncak ( stockholder ) dalam hal ini camat, dalam merencanakan pendirian
kantor kecamatan sebagai sarana induk organisasi dalam mencapai obyektifitas formal, yaitu
sasaran dan gol, yakni suatu bentuk kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi
pemerintah dalam hal ini tingkat kecamatan, dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat
dalam hal pelayanan sesuai perundang – undangan ( UU No. 32 tahun 2004 instruksi Prsedian
No. 7 tahun 1999 dan keputusan Menpan No. 81 tahun 1993 ). Sehingga penulis membatasi
langkah – langkah pembahasan masalah antara lain :
Fakta inilah yang mendasari penulis untuk meneliti secara lebih implisit, sehingga
bagaimana dampak dari kekurang tepatannya pendirian kantor Cabang Dinas P dan K
kecamatan Kadudampit terhadap proses pelayanan bagi masyarakat, agar nilai-nilai dan
sendi-sendi pelayana prima dapat diaplikasikan dan ditumbuhsuburkan ditengah – tengah
kehidupan masyarakat.
Kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan sebagai sarana administratif dalam proses
pelayanan publik dapat dirasakan eksistensinya, serta dapat dijadikan gambaran untuk
kedepannya bahwa setiap tindakan harus disertai dengan perencanaan startegis, agar tidak terjadi
kesalahan-kesalahan yang akan menjadikan kepatalan bagi kepentingan publik ( masyarakat ).
Diantara sumber-sumber kesalahan ( menurut Ibn. Khaldun, dalam Muqodimah, 39, 40
dan sejarah semesta ). Antara lain :
-
Faktor I : Semangat tergolong ( partisanship ) kepada suatu kepercayaan atau
pendapat.
-
Faktor II : Terlalu percaya kepada sumber – sumber seseorang tanpa
penyelidikan,proses penyeledikan yang baik dan tepat dengan cara Ta’dil
Watarjih.
-
Faktor III : Keinginan yang umum untuk mengambil hati orang-orang yang
berkedudukan tinggi dengan jalan memuji – muji, menyiarkan
kemasyhuran, membujuk – bujuk, menganggap baik barang apa perbuatan
mereka dan memberi tafsiran selalu menguntungkan terhadap semua
tindakan – tindakan mereka.
-
Faktor IV : Tidak tahu tentang hukum-hukum mengenai perubahan-perubahan ummat
manusia.
-
Faktor V : Mengabaikan perubahan yang terjadi pada zaman, dan manusia dengan
berjalannya masa dan perubahan waktu.
D. Maksud dan tujuan
1. Secara Umum
Memperluas gambaran tentang hal ikhwal serta peranannya kantor kecamatan
terhadap pelayanan kepada masyarakat,karena kantor kecamatan sebagai institusi
pemerintah untuk memberikan pelayanan diberbagai bidang kepada masyarakat secara
maksimal.
2. Secara Khusus
Setelah diadakan penelitian secara kwalitatif maupun kwantitatif terhadap peran
dan fungsi kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi,
diharapkan efektivitas pelayanan kepada masyarakat meningkat pada bidang pendidikan
E. Dasar dan landasan Penelitian
1. Implikasi dari surat keputusan Bupati Sukabumi, nomor : 44 tentang, pokok-pokok
tugas dan fungsi bagi unit –unit kerja.
2. Melihat perkembangan dan perubahan yang ada pada masyarakat sesuai dengan
keinginan dan tuntutan alam reformasi yang terus menerus menggelora.
3. Mengembangkan wawasan serta kepedulian dari penulsi sebagai bagian dari anak
bangsa,untuk mengetahui sampai sejauhmana peran dan fungsi kantor Cabang Dinas P
dan K Kecamatan sebagai institusi pemerintah dalam memberikan pelayanan pendidikan
kepada masyarakat.
F. Kegunaan Penelitian
1. Agar didapat suatu informasi secara aktual dan akurat, sekitar keberadaan sarana
prasarana pada kantor Cabang Dinas P dan K sebagai instrumen organisasi pemerintah
yang secuknya kecamatan
2. Agar diperoleh data-data yang benar dan transparan sebagai variabel-variabel, untuk
mendukung penyelenggaraan pemerintahan dalam pelayanan terhadap masyarakat.
G. Kerangka Pemikiran
1. Pengaruh peningkatan sarana prasarana pendidikan yang refresentatif
Kantor dalam kehidupan sehari-hari menjadi bagian yang mutlak diperlukan bagi
masyarakat maju,demikian pula halnya keberadaan bangunan kantor kecamatan dalam
hal ini kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi,jelas
merupakan suatu kebutuhan dan keharusan dalam upaya menjalankan peran dan fungsi
pengelolaan administrasi dibidang pendidikan, kantor itu hidup terpusat sebagai satuan
terpusat yang memberikan pelayanan,keberadaanmnya diterima sebagai pasangan yang
pas ( a full partner ) dalam rangka usaha-usaha yang produktif bagi kegiatan dalam
mencapai sasaran/tujuan ( demikian Coleman maze ).
KERANGKA PELAYANAN SEBAGAI PROSES
2. fektivitas pelayanan kepada masyarakat
Agar pelaksanaan berjalan secara efektif, maka pelayanan kepada masyarakat
yang disajikan oleh kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan harus ditinjau dari
beberapa kreteria antara laian :
1) Strategis
2) Perencanaan dan
3) Desain
Efektivitas pelayanan adalah ketepatan dan kejelasan dalam hal memberikan
pelayanan kepada masyarakat sehingga kepercayaan dan partisipasi masyarakat
meningkat sebagai umpan balik, supaya tujuan akhir dalam menciptakan tatanan
kehidupan masyarakat berdayaguna dan berhasilguna.
Sedangkan pelayanan (umum ) adalah suatu bentuk kegiatan pelayanan yang
dilaksanakan oleh instansi pemerintah baik pusat maupun daerah,dalam bentuk barang
maupun jasa dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat sesuai perundang-
undangan yang berlaku.
H. Hipotesis
Dari gambaran diatas dihasilkan kebutuhan tercapai dengan memuaskan atau kurang
memuaskan, memuaskan dalam artian efektivitas pelayanan berjalan sesuai prosedur dan
mengacu kepada nilai-nilai serta sendi-sendi pelayanan prima, yang akan menimbulkan
kepercayaan dan kepatuhan serta partisipasi masyarakat meningkat.
Kurang memuaskan dalam artian efektivitas pelayanan kurang berjalan serta tidak
sesuai dengan nilai-nilai dan sendi-sendi pelayanan prima,sehingga kepercayaan dan
kepatuhan serta partisipasi masyarakat menjadi menurun, maka timbullah pola kepatuhan
antara pemerintah dan rakyat, diduga karena keberadaan kantor Cabang Dinas P dan K
sebagai tempat proses pelayanan kurang strategis dari sisi lokasi pendiriannya atau karena
sarana prasarana pendidikan yang tidak refresentatif.
I. Methoda Penelitian dan analisis masalah.
Metode penelitian yang digunakan dalam analisis ini adalah metode deskriptif kualitatif
dengan teknik manajemen strategi dan penerapan teknik analisis SWOT (Strengths, Weaknesses,
Opportunities, Threats Analysis) agar dapat mengungkapkan strategi secara intensif,mendalam,
dan komprehensif serta merumuskan strategi yang tepat bagi pengembangan efektivitas
pelayanan tehadap masyarakat pada kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit
Kabupaten Sukabumi, baik sisi pendirian bangunannya,lokasi dan posisinya maupun desain dan
perencanaannya, harus mengacu kepada beberapa persyaratan dan indikator – indikator strategis.
a. Teknik pengumpulan Data
Data-data yang akan dianalisa dalam analisis ini berupa data primer dan data
sekunder yang relevan dengan objek penelitian.Data primer diperoleh melalui wawancara
mendalam (in depth interview) dengan beberapa nara sumber terpilih,sedangkan data
sekunder berasal dari peraturan perundang-undangan, laporan-laporan, dokumen tertulis
yang tersedia di kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten
Sukabumi.
Selain dengan melalui wawancara yang mendalam, data juga diperoleh dari
pengamatan langsung terhadap obyek-obyek penelitian untuk melihat sejauhmana
tentang kebenaran data yang diperoleh melalui wawancara dengan data sekunder yang
ada.
b. Teknik Analisis Data
Teknis analisis yang akan dilakukan untuk memetakan faktor strategis dalam
penelitian ini adalah analisis SWOT ( Strenghs, Weaknesses,Oppertunities, Threts Analysis),
sehingga dapat diketahui struktur serta tingkat strategis dari faktor-faktor tersebut.
Dengan analisis SWOT dapat diketahui faktor-faktro strategis yang perlu
dikembangkan di masa yang akan datang untuk menumbuhkan suburkan efektivitas
pelayanan terhadap masyarakat pada kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit
Kabupaten Sukabumi.
Teknis analisis SWOT merupakan tahap awal upaya untuk menemukan strategis yang
nantinya berkaitan dengan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat,yang akan sesuai
dengan sendi-sendi dan nilai-nilai pelayanan prima pada masyarakat kecamatan kadudampit
kabupaten Sukabumi.
Beberapa strategis yang diperoleh dari teknik analisis SWOT kaitannya dengan
menumbuh suburkan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat pada kantor Cabang Dinas P
dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi.
Strategi SO ( Strength Opportunity); memanpaatkan kekuatan internal untuk memperoleh
keuntungan dari peluang yang tersedia di lingkungan eksternal.
Strategi WO ( Weakness Opportunity); memperbaiki kelemahan internal dengan
memanpaatkan peluang yang ada di lingkungan luar.
Strategi ST ( Strength Threat ); menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk menghindari
ancaman yang datang dari lingkungan luar.
Strategi WT ( Weakness Threat ); memperkecil kelemahan internal dan menghindari
ancaman yang datang dari lingkungan luar.
C. Sumber informasi
Dalam analisis yang dipilih sebagai sumber informasi adalah para pejabat di
lingkungan Kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten
Sukabumi,baik yang ada hubungannya dengan upaya pengembangan dan pertumbuhan
efektivitas pelayanan masyarakat,maupun dengan teknis perencanaan pembangunan dan
kesejahtraan masyarakat.
Sumber – sumber informasi dalam penelitian ini, baik berupa wawancara maupun
melihat data-data, adalah sebagai berikut :
a. Kepala Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten Sukabumi, merupakan
pejabat tertinggi yang berwenang menetapkan kebijakan dilingkungan kantor Cabang
Dinas P dan ak kecamatan kadudampit kabupaten Sukabumi, diperoleh lewat temu
wicara/dialog, arahan-arahan dalam setiap kegiatan pemerintahan.
b. Beberapa orang staf kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit, yang ada
hubungannya dengan pelaksanaan atau kegiatan langsung terhadap pelayanan kepada
masyarakat.
c. Beberapa kepala Sekolah yang ada di lingkungan kantor Cabang Dinas P dan K
Kecamatan kadudampit Kabupaten Sukabumi, sebagai fron terdepan dalam hubungannya
dengan masyarakat.Serta sumber informasi yang lainnya yang sekiranya dapat
menunjang terhadap analisis dan penelitian masalah.
D. Kerangka Analisis
Untuk memudahkan penyajian dan pemahaman mengenai isi dari analisis tentang
strategis penumbuhan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat pada kantor kecamatan
kadudampit Kabupaten Sukabumi, maka berikut ini akan disajikan kerangka berpikir dari
keseluruhan analisis. Gambar.2.1,
Kerangka Berpikir Penelitian Strategis penumbuhan efektivitas pelayanan terhadap
masyarakat pada kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan Kadudampit Kabupaten
Sukabumi
POLA KEPATUHAN ANTARA RAKYAT DAN PEMERINTAH
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Pengertian kantor dan Strategis
1. Definisi kantor
Kantor adalah pusat dan tempat pertemuan,pusat melakukan hubungan pusat
mengambil berbagai keputusan,pusat pengelolaan dan pencapaian tujuan,secara ringkas
kantor adalah tempat,jabatan dan pekerjaan,tempat kedudukan dan kerja
seseorang,jabatan dan kedudukan seseorang dan tugas pekerjaan dan kedudukan
seseorang.
Kantor sebagai pusat kegiatan sehingga perlu diperhatikan baik sisi fungsi
maupun desain kantor itu sendiri.
a. Kantor mempunyai 6 fungsi penting antara laain :
Titik awal disalurkannya instruksi ke segenap bagian organisasi.
Pemerintah
(Satate)
Saling
Mematuhi
Patuh Karena
Tekanan
Patuh Karena
Keterpercayaan
Patuh Karena
Kesadaran
Rakyat (Soceity)
Menyimpan dan memelihara dokumen-dokumen penting.
Menjamin bahwa ketentuan Undang-undang dijalankan dan ditaati.
Tempat merencanakan laporan dan sistem umpan balik untuk memonitor
seluruh kegiatan.
Tempat mengemati dan menjalankan kegiatan administrasi rutin.
Tempat mengamati peredaran uang agar dapat menjamin kelancaran tugas.
b. Desain Kantor
Kegiatan kantor perlu dipola sehingga mampu mendukung dan
memperlancar pencapaian tujuan organisasi,oleh karenanya desain kantor sangat
penting .Desain pekerjaan kantor dipenagruhi oleh faktor intern dan faktor
ektern,faktor intern misalnya : tersedianya orang-orang, alat, uang, sistem dan
metode yang dipergunakan, lingkungan kerja intern seperti ruang
kantor,penerangan,keselamatan kerja dll.Faktor ektern misalnya : lingkungan lokasi
kantor,pemerintah,masyarakat dll.
Adapun desain pekerjaan kantor antara lain ada 4 macam yaitu :
2
Kantor menempati satu lokasi fisik dan semua kegiatan yang ada sangkut
pautnya dengan pekerjaan perkantoran dipusatkan disatu geduing,demikian
pula kedudukan pimpinan organisasinya di gedung yang sama.
Manajemen kegiatan kantor dapat dipusatkan disatu tangan,tetapi lokasi fisik
kantor terpusat diberbagai lokasi.
Lokasi fisik kantor diberbagai tempat dan tiap kantor berada dibawah
tanggungjawab penuh manager/kepala setempat.
Lokasi fisik kantor tersebar diberbagai tempat,tetapi lokasi fisik pelayanan
kantor terpusat disatu tempat.
c. Perencanaan pendiriannya.
Dengan demikian sudah barangtentu keberadaan kantor, dalam hal ini
kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan, perlu direncanakan dalam pendiriannya.
Perencanaan kantor dalam arti yang luas, yaitu kegiatan yang sipatnya melihat
kedepan,merancang atau menetapkan hal-hal yang akan dikerjakan dan cara
mengerjakannya dalam rangka mencapai tujuan. Perencanaan kantor dilakukan
oleh kepala dalam hal ini Kepala Cabang Dinas P dan K yang wewenangnya,
perencanaan perkantoran meliputi tiga hal pokok yaitu :
1. Perencanaan gedung/tempat
Perencanaan yang berkaitan dengan pergedungan atau tempat meliputi :
a Sarana komunikasi kantor
b Mesin/pesawat/perlengkapan kantor yang refresentatif.
c Tata ruang kantor
d Lokasi Kantor.
2. Perencanaan pekerjaan tata usaha
Agar pekerjaan tata usaha berjalan lancar, perlu diperhatikan masalah
tata usaha yang baik yang meliputi :
a.Pekerjaan dapat dilaksanakan dengan menempuh jarak sependek mungkin.
b.Rangkaian kegiatan tata usaha dapat mengalir dengan lancar.
c.Segenap ruangan dapat digunakan seefesien mungkin.
d.Pengawasan dapat berlangsung memuaskan.
3. Tata ruang terbuka dan tertutup
Sesuatu ruang disebut terbuka jika ruangan kerja tidak dipisah-pisahkan
oleh alat/penyekat tertentu sehingga semua yang bekerja pada ruangan tertentu
dapat diamati dalam satu sudut pandang.
Suatu ruang disebut tertutup jika susunan ruangan bekerja yang satu
dengan yang lain, dipisahkan oleh alat/penyekat sehingga ruangan kerja sulit
diamati dari satu sudut pandang.Tata ruang yang baik dapat memberikan kesan
yang baik pula antara lain :
Kantor menjadi tempat bekerja yang sibuk tapi efesien
Kantor memberi kesan rapi,bersih sehat dan tertib.
Kantor memberikan kesan simpatik terhadap sipenerima layanan
(masyarakat umum) sebagai publik relation.
Pengorganisasian kantor
a. prinsip-prinsip organisasi
Organisasi sebagai alat /wadah kegiatan mempunyai prinsip-prinsip tertentu
yang harus dianut, agar pemanpaatannya benar-benar mendukung bagi tercapainya
kegiatan menuju sasaran / tujuan yang dikehendaki, sebagaimana yang dikemukakan
oleh Prof. Prajudi, prinsip – prinsip organisasi itu adalah :
- Organisasi harus mempunyai tujuan
- Harus ada pembagian kerja dan penugasannya
- Tugas tanggungjawab dan kekuasaan harus seimbang
- Pelimpahan kekuasaan dan tugas, tanggungjawa harus dilakukan dengan tepat dan
jelas.
- Adanya kesatuan komando
- Adanya komunikasi yang melancarkan penyampaian informasi
- Pengendalian pelaksanaan tugas
- Adanya kesinambungan proses penyelesaian tugas
- Saling membantu,kerjasama antar pegawai/karyawan
- Koordinasi untuk keselarasan dan kesatupaduan seluruh tugas
- Organisasi yang dinamis
- Asas tahu diri
Sementara menurut George R.Terry,mengemukakan bahwa pengorganisasia
adalah suatu proses manajemen yang mengantarkan manusia,fungsi-fungsi dan
faktor-faktor fisik dapat dikendalikan atau sebagai bentuk satuan organisasi yang
dapat dikelola.
b. Bagan organisasi dan analisis organisasi
Bagan organisasi adalah alat untuk memahami bentuk organisasi dan
dimaksudkan untuk menjelaskan hal-hal :
- Keadaan organisasi, yang menyangkut besar kecilnya jumlah orang atau jabatan
atau fungsi yang terdapat dalam organisasi.
- Jalur garis yang menunjukan adanya arus wewenang, tugas dan tanggungjawab
organisasi mulai dari puncak pimpinan sampai pimpinan paling bawah sebagai
timbal balik.
- Uraian jabatan, fungsi tugas dan tanggung jawab dalam tiap satuan organisasi
yang lain serta hubungan secara keseluruhan dalam organisasi.
Masalah-masalah organisasi oleh pucuk pimpinan organisasi dapat ditelaah
dengan menggunakan teknik-teknik analisis organisasi,dengan melakukan langkah-
langkah antara lain :
- Menetapkan atau merumuskan masalahnya dengan jelas
-
Menyusun alternatif-alternatif pemecahan masalah
-
Menggunakan bagan organisasi sebagai alat analisis dalam pelaksanaan
pekerjaan
-
Menyiapkan langkah pelaksanaan dari rencana yang dipilih
-
Mengusahakan tindak lanjut evaluasi hasil pelaksanaan
-
Menganalisis faktor yang mendorong dan menghambat organisasi.
Disamping langkah-langkah tersebut diata, kegiatan teknik analisis
organisasi,juga dapat dilakukan dengan jalan :
- Analisis tujuan kegiatan kerja
- Analisis kegiatan umum organisasi analisis tugas karyawan/pegawai
- Analisis atas jabatan dalam struktur organisasi dan
- Analisis organisasi informal
3. Kegiatan-kegiatan kantor
a. Kegiatan komunikasi
Komunikasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyampaian gagasan
atau lambang-lambang dari seseorang kepada orang lain secara timbal balik
( demikian The Liang Gie ).
Kemunikasi yang baik artinya dalam proses berkomunikasi pihak penyampai
gagasan,isi gagasan,alat yang dipergunakan untuk menyampaikan gagasan dan daya
pengertian bagi berlangsungnya komunikasi tersebut tidak mengalami
gangguan .proses komunikasi yang berjalan teratur menimbulkan interaksi sosial.
Alat-alat komunikasi yang digunakan dikantor/tempat hasil karya kantor
yaitu,surat,formulir,laporan dan arsip ( demikian dikemukakan oleh Prof Prajudi )
yang berfungsi sebagai :
- merupakan wakil dari penulis/information
- sebagai alat untuk mengambil tindakan lebih lanjut
- merupakan pedoman bagi tindakan lebih lanjut
- sebagai alat pengukur kegiatan organisasi
- sarana memperpendek jarak hubungan.
Pelengkap komunikasi yang lainnya adalah dengan adanya hubungan
masyarakat/humas,yang bertugas mencakup seluruh kegiatan pemberian informasi
yang berhubungan dengan kegiatan organisasi seperti ; memberikan penjelasan atau
tanggapan atas kritik,usulan dan saran lainnya.Untuk menjadi humas yang profesional
diperlukan syarat-syarat antara lain ;
-
Mampuh berkomunikasi secara lisan dan tertulis
-
Menguasai persoalan yang menyangkut proses pembentukan pendapat umum
-
Memiliki visi dan kepribadian wibawa,disegani dan meyakinkan
-
Memiliki pengetahuan yang berhubungan dengan bidang-bidang tertentu
-
Bekerja mandiri
-
Dapat mengambil inisiatif dan kaya dengan gagasan
b. Pekerjaan kertas
1. Formulir
Prof, Prajudi merumuskan formulir sebagai ’’ helai kertas tipis atau
tebal,kecil atau besar yang dipergunakan untuk mengumpulkan atau meneruskan,
menyampaikan, merekam informasi dan desisi ’’.
Beberapa pertimbangan dalam merencanakan formulir adalah :
-
Menetapkan atau merumuskan sejelas-jelasnya maksud dan manpaat serta
tujuan pembuatan formulir.
-
Model formulir sederhana dengan menekankan pada segi manpaat dalam
penggunaannya.
-
Formulir hendaknya dapat digunakan untuk jangka panjang.
-
Model formulir harus dikaitkan dengan upaya memudahkan penyimpanan
dan perawatannya.
2. Laporan
Laporan merupakan kegiatan yang menyangkut pekerjaan kertas yang
amat menonjol,laporan juga merupakan umpan balik terhadap pelaksanaan
kegiatan,bisa dilakukan atau disampaikan dengan lisan atau tulisan,jenis laporan
misalnya : laporan keuangan, laporan produksi,laporan persediaan gedung dll.
Pada umumnya laporan disusun secara sistematis atau kerangka yang ada di
dalamnya, antara lain : judul laporan,daftar isi,pokok laporan,masalah yang
berkaitan dengan pokok laporan,maksud dan sasaran yang hendak di
capai,sumber data yang di gunakan,kesimpulan dan usu-usul.
3. Penggandaan
Kegiatan penggandaan adalah kegiatan peningkatan dan penyebaran
jumlah kertas dan formulir.
4. Penghitungan
Kegiatan penghitungan adalah salah satu fungsi dalam kegiatan kantor
berkenaan dengan analisis dan pengelolaan data.
c. A r s i p
Kegiatan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanansurat-
surat,catatan-catatan,dokumen-dokumen dan bahan lain dengan tujuan
tertentu,manpaat kegiatan arsipadalah merawat dan memelihara dari bahaya
kerusakan,bila sewaktu-waktu dipergunakan siap pakai dan digandakan tetapi terjaga
rapih dan bersih,sehingga jalannya kegiatan kantor dapat diikuti terus menerus.
Sehingga pemerintah memandang penting masalah kearsipan ini,dengan
dikeluarkannya Undang-undang tentang pokok-pokok kearsipan, yaitu UU No.7
Tahun 1971.
Beberapa definisi tentang arsip menurut para ahli,antara lain :
-
The Liang Gie ’’ mengemukakan ’’ arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di
simpan secara sistematis,karena suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan kembali v’’.
-
Sheila T Stanwell ’’Arsip adalah surat-surat atau dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan orang,pokok soal dan tempat yang disimpan ditempat tertentu
dan untuk tujuan tertentu pula ’’.
Pendapat lain dikemukakan oleh S Muller JA Feith dan R Fruin serta T.R.
Schellenberg’’ Bahwa setiap perusahaan mempunyai apa yang dinamakan ’’ Lingkungan
Hidup’’ kearsipan yaitu meliputi :
-
Tahap pencapaian arsip
-
Tahap pengurusan dan pengendalian
-
Tahap referensi dan
-
Tahap penyusunan ( demikian Drs.Hadi Abubakar ).
Dasar – dasar sistem kearsipan adalah :
a..Sistem abjad; penyimpanan arsip didasarkan pada urutan abjad, nama orang,organisasi
b. Sistem wilayah; menyimpan arsip menurut wilayah dalam arti yang seluas-luasnya
( Provinsi,Kota,pulau dll ), disamping menggunakan nomor urut juga nomor abjad.
c.Sistem nomor; cara menyimpan arsip disusun berdasarkan nomor urut yaitu angka
awal, 1,2,3, dst.
d.Sistem menurut urutan tanggal; cara menyimpan arsip disusun menurut tanggal yang
tercantum diwarkat.
e.Sistem pokok soal ; cara menyimpan arsip disusun menurut apa yang menjadi subjek
atau pokok soal.
4. Pengelolaan kantor
a. Gedung dan lingkungan kerja kantor
Masalah-masalah pokok dari urusan gedung adalah :
- perawatan; perawatan dalam hal ini adalah dapat diartikan sebagai (1) tindakan
mencegah kemungkinan kerusakan dan seterusnya (2) sebagai tindakan
perbaikan atau pemulihan kembali/pemugaran.
- hygience; memberikan jaminan bahwa tempat kerja itu sehat
- cahaya; atau penerangan yang memadai
- sistem aliran air,listrik dan gas,ketiga faktor tersebut berperan penting bagi
kelancaran pekerjaan.
Hakikat dari pengelolaan operasional pekerjaan kantor ialah agar arus
pekerjaan berjalan menurut garis lurus dan memberi kesan sederhana serta
dapatmemberikan manpaat antara lain : Pimpinan atau pegawai tidak usah
meninggalkan meja atau tempat masing-masing,karena arus pekerjaan mengalir
terus.Kecepatan bekerja bisa diatur menurut/sesuai dengan volume pekerjaan yang
dihadapi.
Prof. Prajudi mengemukakan sejumlah cara untuk mengurangi penumpukan
pekerjaan kantor antara lain :
-
Dengan unit-unit bergerak,team bergerak berpindah-pindah untuk membantu
mengatasi penumpukan pekerjaan.
-
Dengan sentralisasi kegiatan-kegiatan kantor,pekerjaan dialirkan ketempat-
tempat yang ditetapkan sebagai pusat kegiatan.
-
Dengan penyebaran menurut lingkaran waktu ( cycling ), mengurai atau
mengurangi beban kerja terbagi ke dalam urutan waktu yang di jadwalkan.
-
Menangguhkan yang lain dan mendahulukan yang perlu.
Serta ada beberapa faktor yang mendorong para pegawai untuk dapat
bekerja produktif yaitu :
-
Penerangan; menurut Prof Prajudi,manpaat penerangan yang baik adalah,
mendorong naiknya produktifitas, mengurangi ketegangan sarap mata,
mengurangi/menghindari kelelahan mental dan mendorong bertambah baiknya
kwalitas pekerjaan.
-
Tata warna; warna mempunyai pengaruh terhadap efektivitas dan produktifitas,
sebagaimana di kemukakan oleh Harry L Wylie, warna merah menggambarkan
panas, kegemparan dan kegiatan bekerja merangsang panca indra agar
bersemangat dalam melaksanakan pekerjaan,sementara warna kuning,
menggambarkan kehangatan matahari, ditujukan untuk merangsang saraf dan
mata,menimbulkan kesan gembira dan menghilangkan ketertekanan,sedangkan
warna biru,sifatnya sejuk/adem,yang menggambarkan keleluasaan dan
ketentraman, dapat mengurangi ketegangan otot tubuh dan tekanan darah.
-
Suara,faktor suara mempunyai pengaruh cukup besar bagi operasional kantor
yang pada umunya banyak merupakan pekerjaan mental, yaitu pekerjaan yang
memerlukan konsentrasi pikiran.
-
Gangguan Umum.
-
Ventilasi, pengaturan suhu udara bermanpaat untuk mengurangi kepengapan
dan orang dapat bekerja produktif,tidak cepat letih dan berkeringat.
-
Kamar kecil.
- Bahaya-bahaya dan
- Musik terkadang musik dapat membangkitkan semangat /gairah bekerja yang
lebih produktif.
b. Personil
Pengelolan personil / personell manajement / labour management / personel
administration / industrial relation adalah suatu tindakan pada tingkat manajemen
yang mcenghendaki agar personalia dapat bekerja sama dengan organisasi secara
efesien dan mampuh mencapai tujuan organisasi yang di inginkan.Ada beberapa hal
yang ada kaitannya dengan pengelolaan personalia, antara lain :
-
analisis jabatan suatu kegiatan untuk menganalisis pada setiap jabatan,sehingga
dengan demikian akan memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan
tertentu dan syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap pegawai untuk jabatan
tertentu.
- merekrut pegawai/karyawan
-
seleksi pegawai suatu kegiatan untuk memilih pegawai dengan kwalifikasi yang
paling tepat dan jumlah yang tepat pula dari calon yang akan ditarik / diangkat
pegawai.
-
melatih dan meningkatkan kemampuan personil; arti penting dari kegiatan
pelatihan adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif,
efesien, lebih cepat, lebih hemat, keuntungannya adalah mengurangi tindakan
pengawasan sampai batas yang perlu saja, mendorong pegawai lebih percaya
diri,meningkatkan kerjasama antar mereka, serta memudahkan pendelegasian
wewenang.Sesuatu pelatihan yang mempunyai dampak positif dapat diukur
dengan membandingkan hasil pelaksanaan pekerjaan sebelum dan sesudah
menjalani pelatihan.
Sebagaimana menurut Alex Nitisemito, ada beberapa cara/sistem pelatihan
yang dapat dipakai antara lain :
- magang yaitu bekerja sambil belajar
-
ceramah / kuliah dengan peragaan, meningkatkan kesadaran tentang aspek
tertentu.
- Latihan praktek
- dengan bimbingan
- dengan peragaan
- dengan diskusi
-
dengan games / permainan / simulasi
- dengan kombinasi berbagai sistem dipadukan untuk mendapat hasil yang
optimal.
c. Motivasi dan penyelia
Motif adalah suatu rangsangan yang mendorong seseorang berbuat
sesuatu,motivasi adalah merupakan proses kegiatan atau tindakan yang karena
hadirnya sesuatu tertentu telah menyebabkan rangsangan untuk melakukan kegiatan
tertentu pula /yaitu bekerja.
Menurut Abraham Maslow, motif manusia didasarkan pada pemenuhan
kebutuhan pokok yang bertingkat ( the hierarchy of needs ), yaitu :
- tingkat dasar ( Physiologocal needs ); kebutuhan manusia bersifat pemenuhan
kebutuhan fisik seperti, makan,minum,berpakaian dll.
-
kebutuhan manusia untuk memperoleh jaminan keamanan dan keselamatan
( Scurrity of safety needs ).
-
kebutuhan manusia dalam rangka kebutuhan sebagai mahkluk sosial ( Social
needs ) kebutuhan untuk diterima di lingkungannya.
-
kebutuhan untuk memperoleh kehormatan ( Self esteem needs )
-
kebutuhan untuk memperoleh pengakuan ( Self actualization needs ); kebutuhan
untuk memperoleh pengakuan atas bakatnya.
5. Pengawasan Kantor
a. Pengukuran kerja
Sebagaimana fungsi manajemen yang terakhir adalah fungsi
pengawasan,yang dilakukan terhadap semua aktivitas fungsi-fungsi sebelumnya,agar
segala sesuatunya berlangsung sesuai tujuan yang telah di tetapkan.Pengawasan
adalah keseluruhan aktivitas dan tindakan pengukuran untuk menjamin dan membuat
agar pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan manajemen berlangsung serta
berhasil sesuai dengan apa yang telah di rencanakan, diputuskan dan di komandokan.
Ada beberapa tahapan pengawasan, sebagaimana yang dikemukaka Prajudi,
Menentukan objek-objek pengawasan
-
Bagian dari objek pengawasan itu yang di jadikan titik sentral atau pusat
perhatian
-
Ukuran – ukuran yang akan di gunakan perlu ditetapkan dengan pasti Penetapan
dan pengembangan sistem pengawasan.
-
Menentukan teknis dan metoda pengawasan yang akan dipergunakan.
-
Pengukuran terhadap penyelenggaraan ( Performance )
-
Membuat ukuran baku atas bias yang timbul bila di bandingkan hasil
penyelenggaraan dengan ukuran yang telah ditetapkan.
-
Analisis dan upaya mencari jawaban atas munculnya bias.
-
Melakukan tindakan koreksi terhadap faktor yang menjadi penyebab
gangguan/bias.
-
Evaluasi teratur.
b. Pengawasan kegiatan kantor
pengawasan produk umumnya berkaitan dengan upaya pengkoordinasian
berbagai penyelesaian pekerjaan yang dilaksanakan oleh berbagai instansi/satuan
kerja,pekerjaan yang berkaitan dengan pengawasan produk/kegiatan kantorini, antara
lain adalah :
- Routing; menetapkan alur bahwa setiap alur kerja harus di ikuti/dilalui,mencakup
bagian,perlengkapan dan personil setempat.
-
Shedulling; menetapkan penjadwalan waktu untuk pelaksanaan pekerjaan yang
berbeda-beda,yang secara keseluruhan merupakan kebulatan.
- Dispatching; mengendurkan aktivitas tata usaha, sambil memberi instruksi dan
atau memberi kesempatan atau keleluasaan bertindak tertentu yang aktual.
- Follow up; tindak lanjut dalam rangka pengecekan kemajuan pekerjaan yang
sedang dilaksanakan; kegiatan ini terdiri dari pencatatan hasil,membandingkan
hasil dengan ukuran yang di tetapkan, melaporkan status produk/hasil pekerjaan
yang ada.
6. Pengertian Strategis
a. Definisi strategis
Hakikat pengertian strategis adalah penyesuaian institusi,organisasi atau
badan pemerintahan terhadap Hakikat pengertian strategis adalah penyesuaian
institusi,organisasi atau badan pemerintahan terhadap perubahan lingkungan
eksternalnya, institusi atau organisasi yang tidak dapat menyesuaikan diri dengan
perubahan yang terjadi pada lingkungan eksternal akan mengalami kemunduran atau
kegagalan.
Strategis merupakan terminologi yang digunakan luas oleh organisasi laba
(profit oriented ) yang kemudian dalam perkembangannya digunakan pula oleh
organisasi nir laba atau organisasi publik lainnya, baik disektor birokrasi
pemerintahan maupun oleh kalangan organisasi voluntir ( NGO = Non Goveramental
Organization ) atau lebih dikenal sebagai lembaga swadaya masyarakat ( LSM ).
Di tinjau dari presfektif manajemen, startegis adalah upaya pengembangan
keunggulan organisasi atau institusi dalam lingkungan eksternal yang kompetitif,
untuk pencapaian tujuan atau sasaran organisasi.Strategis dibutuhkan karena adanya
perkembangan masyarakat, kemajuan teknologi dan tuntutan pasar secara
keseluruhan.Oleh karenanya pada dekade terakhir ini terlihat perkembangan
pemakaian teknik-teknik manajemen yang sesungguhnya merupakan langkah strategi
yang dilakukan sebagai respon organisasi atau institusi, untuk memperbaiki cara
pengelolaan sumber daya dan kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi.
Beberapa definisi strategi, yang di gunakan secara luas dikalangan akademisi
maupun praktisi, seperti dikemukakan oleh Alfred chandler, Andrews & Drucker dan
Hoper & schendel.
Menurut Chandler ( 1962 ) ’’ Strategy is determination of the basic long term
goals and objectivies of an enterprise,and the adaption of the courses of action and the
allocation of resourcess necessary for carrying out these goals’’.
Andrew & Drucker ( 1971 ) mengartikan strategi sebagai ’’ the pattern of
objectives prerposes,or goals and major policies and plans for achieving these
goals,stated in such a way as to define what business,the company is in or to be in and
the kind of company it is or is to be.’’
Sedangkan menurut Hofer & Schendel ( 1978 ), ’’ Strategi adalah ’’
fundamental pattern of present and planned resources deployments and enviroumental
interactions that indicates no the organization will ochiever its objectives.’’
Dengan demikian dari ketiga definisi mengenai strategi diatas, secara jelas
rumusan strategi menyinggung masalah bagaimana penggunaan atau pengelolaan
sumber daya organisasi ( resoure deployment ) dan masalah interaksi organisasi
dengan lingkungan eksternalnya.Yang pada akhirnya tersusun empat komponen
strategis yang perlu dipertimbangkan sebagai berikut :
1. Ruang lingkup ( Scope ), yaitu ruang gerak interaksi antara organisasi atau
institusi dengan lingkungan eksternalnya, baik masa kini maupun masa yang
akan datang.
2. Pengerahan sumber daya (resource deployments ), yaitu pola pengerahan
sumber daya dan kemampuan untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasi/
institusi.
3. Keunggulan kompetitif (competitive advantage ), yaitu posisi unik yang
dikembangkan institusi atau organisasi vis a vis para pesaingnya.
4. Sinergi, yaitu efek bersama dari pengerahan sumber daya atau keputusan
strategis, sehingga seluruh komponen yang ada mampuh bergerak secara
terpadu dan efektif.
b. Analisis lingkungan strategis
Tujuan dari analisis lingkungan strategis (strategic analycis ) adalah untuk
mengetahui pengaruh-pengaruh kunci,serta pemilihan strategi apa yang sesuai dengan
tantangan yang datang dari lingkungan.
Sebagaimana telah dikemukakan diatas, bahwa institusi atau organisasi tidak
terlepas dari lingkungan sekitarnya dan selalu diharapkan pada kondisi lingkungan
yang selalu beraneka ragam.
Sementara pengertian dari lingkungan itu sendiri menurut Salusu ( 1998 -
319 ), adalah ’’ hal-hal yang mengelilingi dan mempengaruhi perkembangan
organisasi’’.sedangkan menurut Wahyudi (1996 : 18-48 ),bahwa ’’ lingkungan adalah
salah satu faktor penting untuk menunjang keberhasilan organisasi dalam persaingan
selanjutnya’’, Wahyudi juga membagi lingkungan menjadi dua, yaitu lingkungan
internal dan lingkungan eksternal.Juga menurut Rangkuti ( 1997 : 19 ), lingkungan
yang mempengaruhi kinerja ditentukan oleh dua hal yaitu intenal dan
eksternal,kedua hal tersebut patut menjadi pertimbangan dalam analisis lingkungan
strategis, khususnya dalam analisis model SWOT, yang akan memberikan gambaran
yang lebih jelas tentang isu – isu strategis organisasi.
Lingkungan internal; adalah analisa secara internal organisasi dalam rangka
menilai atau mengidentifikasikan kekuatan (strengths ) dan kelemahan ( weak nesses
) dari satuan organisasi yang ada. Dengan demikian proses analisa lingkungan
internal merupakan proses yang sangat penting dan tidak dapat di sepelekan, karena
dengan analaisis lingkungan internal,maka dapat diketahui kekuatan dan kelemahan
yang ada dan selanjutnya berguna untuk mengetahui isu-isu strategis ( demikian
Rangkuti, 1997 : 19 ), faktor-faktro yang mencakup dalam lingkungan internal adalah
sumber daya,strategis yang saat ini digunakan dan kinerja.
Lingkungan eksternal; adalah analisa yang merupakan kekuatan yang berada
di luar organisasi, dimana organisasi tidak mempunyai pengaruh sama sekali
terhadapnya, namun pengaruh – pengaruh yang terjadi pada lingkungan ini akan
mempengaruhi kinerja institusi atau organisasi dalam suatu hubungan yang timbal
balik,hal-hal yang ada dalam lingkungan eksternal antara lain, peluang ( opportunities
) dan ancaman ( threats ). Lingkungan eksternal suatu institusi atau organisasi
memiliki pengaruh yang kuat terhadap pencapaian misi yang telah di sepakati,
pengaruhnya yang cukup kuat ini menyebabkan perlunya perhatian yang serius
terhadap dimensi atau aspek yang terkandung di dalamny, meskipun berada diluar
organisasi/institusi, adapun faktor-faktor yang ada dalam lingkungan eksternal adalah
; aspek politik,aspek ekonomi, aspek sosial dan aspek teknologi.
c. Identifikasi isu strategis
Isu strategis berdasarkan pengertiannya adalah konflik satu jenis atau
lainnya,konflik sering terjadi pada arah, tujuan, cara, prinsip, lokasi, waktu, dan
kelompok –kelompok yang memperoleh keuntungan atau mengalami kerugian /
kekalahan dalam suatu masalah.Untuk memecahkan isu secara efektif, institusi atau
organisasi harus dipersiapkan dalam menghadapi kemungkinan-kemungkinan yang
akan terjadi konflik yang biasanya sulit untuk di hindari ( Bryson, 1999 : 65 ).
Terdapat 3 ( tiga ) pendekatan dasar yang dapat di pergunakan untuk
mengenali isu strategis ( demikian Bryson, 1999 : 65 ) antara lain :
1. Pendekatan langsung ( direct approach ); yaitu pendekatan yang akan bekerja
sangat baik bagi sebagian besar lembaga pemerintahan dan lembaga
publik,dengan kata lain pendekatan langsung akan bekerja sangat baik ketika
tidak adanya kesesuaian nilai atau jika tidak adanya visi keberhasilan
sebelumnya dan mengembangkan visi berdasarkan konsensus akan terlalu
sulit.Pendekatan ini juga bekerja sangat baik ketika tidak adanya otoritas
hirarkis yang dapat memaksakan sasaran kepada aktor lainnya. Pendek kata,
pendekatan langsung dapat bekerja pada lingkungan yang pluralistik,partisan,
terpolitisasi, dan relatif terfrogmentasi di sebagian besar organisasi publik
(komunitas).
2. Pendekatan sasaran ( goals approach ); yaitu pendekatan yang lebih sejalan
dengan teori perencanaan konvensional, yang menetapkan bahwa institusi atau
organisasi harus menciptakan sasaran dan tujuan bagi dirinya sendiri, dan
kemudian mengembangkan strategis efektivitas untuk pencapaiannya.
Pendekatan ini dapat bekerja jika kesepakatan yang agak luas dan mendalam
tentang tujuan dan sasaran organisasi, serta jika tujuan dan sasaran itu cukup
terperinci dan spesifik untuk memandu pengembangan strategi, pendekatan ini
juga dapat diharapkan bekerja ketika ada struktur otoritas hirarkis dengan para
pemimpin dipuncak dapat memaksakan sasaran itu pada keseluruhan sistem.
Kemudian isu-isu strategis akan menyangkut bagaimana yang terbaik untuk
menerjemahkan sasaran dan tujuan itu menjadi tindakan, tindakan ini lebih
mungkin bekerja dalam organisasi publik atau non profit.
3. Pendekatan visi keberhasilan ( Vision of success ); yaitu pendekatan yang
mengembangkan suatu gambaran yang ’’ terbaik ’’ atau ’’ ideal ’’ mengenai
institusi atau organisasi di waktu yang akan datang sebagai organisasi yang
sangat berhasil memenuhi misinya. Oleh karena itu isu strategis adalah tentang
bagaimana organisasi harus beralih dari jalannya sekarang menuju bagaimana
organisasi akan memandang dan berjalan sesuai dengan visinya.Pendekatan visi
keberhasilan menjadi sangat berguna jika organisasi kesulitan
mengidentifikasikan isu-isu strategis secara langsung. Apabila dikaitkan dengan
3 ( tiga ) pendekatan tersebut diatas, dalam analisis ini penulis lebih
menekankan pada pendekatan ke dua ( pendekatan sasaran/goals approach ),
karena kantor Cabang Dinas P dan K Kecamatan sebagai institusi atau
organisasi yang secara umum karena kompleksitas tugas dan fungsi sebuah
kantor yang harus ditangani dalam rangka meningkatkan dan menumbuh
suburkan efektivitas pelayanan terhadap masyarakat di kecamatan Kadudampit
Kabupaten Sukabumi.
SELEKSI CALON KEPALA SD DAN SMP DILINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN
KABUPATEN SUKABUMI TAHUN ANGGARAN 2009
1. Peserta terdiri dari Guru SD dan Guru SMP
Guru SD sebanyak : 129 Orang untuk mengisi kekosongan 58 SD
Guru SMP sebanyak : 47 Orang untuk mengisi kekosongan 10 SMP
2. Pelaksanaan
Tes Akademik : Hari Kamis, tanggal 5 Nopember 2009
Wawancara : Hari Jumat dan Sabtu, tanggal 6 dan 7 Nopember 2009
Bagi yang lulus seleksi Administrasi dan Akademik