41

BAB IVGAMBARAN OBJEK PENELITIAN

4.1. Gambaran Umum UT4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Universitas TerbukaPendirian Universitas Terbuka pada tahun 1984 yang dikukuhkan melalui

Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 41 Tahun 1984 sesungguhnya merupakan

revolusi dalam dunia pendidikan tinggi di Indonesia. Revolusi tersebut dalam

bentuk pendirian perguruan tinggi dengan modus jarak jauh. Dalam Keppres

tersebut dinyatakan bahwa tujuan pendirian UT adalah untuk memperbesar daya

tampung perguruan tinggi sehingga sejauh mungkin mampu menjangkau calon

mahasiswa di seluruh pelosok tanah air, perlu dilakukan cara dan pendekatan baru

dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang telah ada. Tujuan lainnya

adalah untuk memberikan manfaat yang lebih besar bagi pelaksanaan

pembangunan dengan cara memberikan kesempatan kepada para tenaga terdidik

untuk melanjutkan pendidikan tanpa harus meninggalkan pekerjaannya. Untuk

mencapai tujuan tersebut struktur organisasi UT ditetapkan sebagai berikut, yaitu

Rektor dan Pembantu Rektor, Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan,

Biro Administrasi Umum, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas

Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam, Pusat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarkat, Pusat

Produksi Media Pendidikan, Informatika dan Pengolahan Data, Pusat Pengujian

dan Unit Program Belajar Jarak Jauh.

Pelaksanaan Keppres kemudian diatur dengan keputusan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 047/O/1992 tentang Statuta Universitas

Terbuka dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Nomor 168/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Terbuka.Tugas

pokok UT adalah menyelenggarakan pendidikan akademik dan profesional dalam

sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan kesenian tertentu berdasarkan

sistem jarak jauh.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut UT mempunyai fungsi:

a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi

42

b. melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan IPTEK melaksanakan

pengabdian kepada masyarakat

c. melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan tenaga administrasi

hubungannya dengan lingkungan

d. melaksanakan kegiatan layanan administratif

Menurut Keputusan Menteri (Kepmen) No. 168/O/1995, UT hanya

memiliki dua (2) pusat, yaitu Pusat komputer dan Pusat Perpustakaan. Jika

dibandingkan dengan kebutuhan UT sebagai PTJJ maka dua pusat tersebut tidak

mencukupi untuk melaksanakan beban kerja UT. Oleh karena itu, untuk

melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, UT kemudian membentuk sendiri

pusat-pusat, yaitu Pusat Pengujian, Pusat Produksi Media, Pusat Penerbitan, Pusat

Distribusi, dan pusat-pusat yang berada di dalam Lembaga Penelitian seperti Pusat

Studi Indonesia, Pusat Penelitian Media dan Pusat Penelitian Kelembagaan.

Pada tahun 2003 dibentuk Pusat Jaminan Kualitas. Pusat-pusat tersebut

ternyata belum mencukupi untuk melaksanakan tugas UT, sehingga UT

menambahkan unit-unit lain yaitu Unit Pelayanan Mahasiswa, Unit

Pengembangan Sumber Daya Manusia, Unit Poliklinik, Koperasi, dan

Wisma.Untuk UPBJJ UT mulai tahun 2001 dilakukan perubahan struktur,

tujuannya adalah untuk memperoleh struktur yang efektif dan efisien. Menurut SK

Rektor 026/J31/KEP/2001, struktur UPBJJ distandarkan dengan tiga (3)

koordinator saja yaitu Koordinator Umum dan Humas, Koordinator Registrasi dan

Pengujian, Koordinator Bantuan Belajar, serta Kemahasiswaan dan Benda-benda

UT.

Perkembangan UT selama 20 tahun menunjukkan bahwa beban kerja yang

harus dilaksanakan oleh UT meningkat dengan jumlah yang sangat tinggi. Oleh

karena itu bagan struktur organisasi UT yang baru ditetapkan dengan Keputusan

Menteri Pendidikan Nasional (Kepmendiknas) 123/O/2004 dan SK Rektor

112/J31/KEP/2005 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Unit-unit di UT. Dengan

ditetapkannya struktur organisasi UT melaluiKepmendiknas 123/O/2004, tidaklah

menjamin bahwa visi UT untuk menjadi salah satu unggulan di Asia pada tahun

2010 dan Dunia pada tahun 2020 akan dapat tercapai tepat waktu. Efektifitas

organisasi dalam mencapai tujuan salah satunya memang ditentukan oleh desain

43

struktur organisasi yang tepat, sedangkan unsur lainnya adalah desain budaya

organisasi yang sesuai dengan struktur dan strategi lain yang ditetapkan. Oleh

karena itu, hal ini patut dijadikan momen bagi UT untuk saling berlomba bekerja

dengan dilandasi oleh budaya kerja yang mendukung pencapaian visi.

Dalam mencapai budaya kerja yang didukung oleh visi, maka UT harus

bekerja atau bertindakb erdasarkan standar atau prosedur yang berlaku. Semua hal

tersebut harus mengacu pada ISO yang sudah diperoleh UT, antara lain UT telah

memperoleh Sertifikat Mutu dan Akreditasi Internasional dari International

Council for Open and Distance Education/ICDE Standards Agency (ISA) pada

tanggal 12 Agustus 2005. Pada 14 Maret 2006, UT berhasil pula mendapatkan

Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Layanan Bahan Ajar, dan pada 4 September 2007,

UT memperoleh lagi Sertifikat ISO 9001:200 Bidang Pengembangan Bahan Ajar

dan Bahan Ujian. Pada 2007 dan 2008 UT telah memperoleh ISO Sistem

Manajemen untuk 23 UPBJJ UT. Sementara di tahun 2008 UT memperoleh ISO

bidang Layanan Administrasi Akademik, serta ISO bidang Manajemen Promosi

dan Kerjasama.Walaupun standar atau prosedur yang berlaku sudah sesuai namun

mahasiswa masih merasakan bahwa prosedur atau peraturan yang diberikan

berbelit-belit. Hal ini dikarenakan banyaknya unit kerja di UT, jadi mahasiswa

harus berhadapan dengan unit kerja yang bersangkutan tergantung dari keperluan

mahasiswa, yang masing-masing unit mempunyai tugas dan fungsinya tersendiri

dan harus bekerja berdasarkan ISO.

4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Terbuka

Visi UT

Pada tahun 2021, UT menjadi institusi PTTJJ bermutu dunia dalam menghasilkan

produk pendidikan tinggi dan dalam penyelenggaraan, pengembangan dan

penyebaran informasiPTTJJ.

Misi UT

Misi yang diamanatkan kepada UT melalui Keppres Nomor 41Tahun 1984, pada

prinsipnya masih tetap menjadi misi utama UT. Namun, selaras dengan Tridharma

Perguruan Tinggi dan perkembangan lingkungan strategis, rumusan misi UT

disempurnakan sebagai berikut :

44

a. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang bermutu dunia bagi semua lapisan

masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.

b. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTTJJ.

c. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan

untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan Nasional.

Tujuan UT

Untuk mencapai Visi dan menjalankan Misi, Tujuanpenyelenggaraan UT

dirumuskan berikut.

a. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang berkualitas dunia bagi seluruh

lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.

b. Menghasilkan SDM yang memiliki kompetensi akademik dan/atau profesional

yang mampu bersaing secaraglobal.

c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pendidikan berkelanjutan guna

mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).

d. Menghasilkan produk-produk akademik dalam bidang PJJ, khususnya PTTJJ,

dan bidang keilmuan lainnya.

e. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan sistem PJJ,

khususnya PTTJJ.

f. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan

untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan nasional.

g. Memperkokoh persatuan dan kesatuan bangsa melalui pelayanan pendidikan

tinggi secara luas dan merata.

h. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja sama melalui

kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, nasional, dan global.

4.1.3. Visi, Misi dan Tujuan FEKON UT

Visi Fekon UT

Fakultas Ekonomi (FEKON) UT menjadi salah satu Fekon unggulan diantara

institusi PTJJ di Asia pada tahun 2010 dan di dunia pada tahun 2020.

45

Misi Fakultas Ekonomi UT

a. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang pendidikan tinggi yang bermutu

pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi bagi masyarakat melalui

sistem PJJ.

b. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan atau

profesional pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi yang mampu

bersaing secara global.

c. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan di bidang

ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJ.

d. Menyebar luaskan dan berbagi informasi tentang penyelenggaraan dan

pendidikan di bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem

PJJ khususnya PTJJ secara inovatif dan berkesinambungan.

e. Mengembangkan dan meningkatkan jaringan kerjasama melalui kemitraan

pendidikan pada tingkat lokal, nasional dan global.

f. Menghasilkan produk-produk akademik pada bidang ekonomi, manajemen

dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJJ.

Tujuan Fekon UT

Menghasilkan sumberdaya manusia (SDM) yang ahli dan profesional dalam

bidang ekonomi dan/atau ahli dalam pengambilan keputusan manajerial

berdasarkan pertimbangan terintegrasi bidang fungsional pemasaran, keuangan

operasi dan SDM dan/atau ahli dalam bidang keuangan serta masalah-masalahnya

dalam entitas bisnis dan organisasi publik.

4.1.4. Sekilas Fekon UT

Fakultas Ekonomi (Fekon) adalah salah satu dari empat (4) fakultas yang

ada di UT. Fakultas Ekonomi memiliki dua (2) Jurusan, pertama Jurusan Ilmu

Ekonomi dan Studi Pembangunan (IESP) dengan satu Program Studi (PS) yaitu

Program Studi (S1) Ekonomi Pembangunan (EP), yang ke dua Jurusan

Manajemen dengan dua PS, yaitu PS (S1) Manajemen dan PS (S1) Akuntansi.

Sebagai bagian dari UT yang berstatus universitas negeri, Fekon dikelola

dengan kontrol standar nasional pendidikan, sehingga lulusan Fekon diakui dan

diterima sama dengan perguruan tinggi negeri (PTN) lain di seluruh Indonesia.

46

Sistem belajar terbuka memungkinkan aksesbilitas dan fleksibilitas yang tinggi

bagi masyarakat tanpa dibatasi latar belakang pendidikan, tahun lulus/ijasah, asal

daerah, jenis kelamin, ataupun usia sehingga memungkinkan masyarakat

mengikuti pendidikan tanpa harus dibatasi tempat tinggal dan waktu. Jaringan UT

yang menyeluruh dari Sabang sampai Merauke memberikan peluang pendidikan

bagi masyarakat seluas-luasnya untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi (SE)

negeri.

Sekitar 60.000 mahasiswa telah menimba ilmu di Fekon dan lebih dari

13.900 telah diluluskan. Hal ini merupakan kontribusi nyata Fekon terhadap

pendidikan di Indonesia. Fekon kian memantapkan mutu dan kuantitas lulusan,

diantaranya melalui kerjasama dengan berbagai pihak,seperti PTN seperti

Universitas Indonesia, Universitas Gadjah Mada, Universitas Airlangga,

Universiatas Brawijaya dan Universitas Padjadjaran. Selain kualitas sumberdaya

manusia, sarana dan prasarana merupakan jantung pelayanan pendidikan. Sarana

dan prasarana yang ada antara lain perpustakaan, ruang pelayanan mahasiswa,

komputer untuk setiap dosen dan pelayanan tutorial, baik online maupun tatap

muka.

4.1.5. Riwayat Singkat Program Studi yang dikembangkan oleh Fakultas Ekonomi UT

Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan (EP)

Fekon UT lahir seiring dengan berdirinya UT, yakni pada tanggal 4

September 1984. Lahirnya Fekon UT tersebut tidak luput dari kerja keras dari

satuan tugas di tingkat universitas melalui konsultasi dengan berbagai konsorsium

pendidikan tinggi, yang salah satunya adalah konsorsium ilmu ekonomi. Dari

hasil konsultasi tersebut lahirlah Program Studi Ekonomi dan Studi Pembangunan

(ESP). Program studi ini dirikan berdasarkan Surat Keputusan Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti) No. 043/DIKTI/KEP/1986. Pada saat berdiri

Fekon UT belum berkantor di kampus Pondok Cabe seperti sekarang ini,

melainkan menumpang di Kampus IKIP Jakarta Rawamangun (sekarang

Universitas Negeri Jakarta) atau UNJPada saat itu, sebagian staf administrasi

direkrut dari Balitbang Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI.

47

Pada tahun 2008 berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Departemen

Pendidikan Nasional (Depdiknas) Republik Indonesia Nomor:

163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi Program Studi Pada

Perguruan Tinggi, nama PS Ekonomi dan Studi Pembangunan jenjang S1 diganti

nama menjadi PS Ekonomi Pembangunan (EP), dengan kode 60-201. Ke depan,

nama PS tersebut akan dipergunakan terus hingga ada peraturan pemerintah lain

yang mengubahnya.

PS S1 Manajemen

Selang dua (2) tahun setelah berdirinya PS IESP, maka dibukalah

Program Studi Manajemen. Namun demikian, Program Studi Manajemen ini baru

memperoleh SK pendirian pada tahun 1990, yaitu berdasarkan Surat Keputusan

Dirjen Dikti No.51/Dikti/Kep/1990. Pada saat itu, dalam setiap pengembangan

PS, Fekon selalu merujuk pada konsorsium ilmu ekonomi di lingkungan

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal

Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor:

163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi PS Pada Perguruan

Tinggi, nama PS Manajemen jenjang S1 tidak berubah, yaitu tetap Program Studi

Manajemen dengan nomor kode 61-201.

PS D2 Penyelia Industri dan Jasa (PIJ)

Selanjutnya pada tahun 1990, Fekon membuka satu PS lagi, yaitu Program

D2 Penyelia Industri dan Jasa (PIJ). Pembukaan PS ini sebenarnya merupakan

permintaan dari Ditjen Dikti mengingat kebutuhan akan tenaga penyelia

(supervisor) semakin banyak dan jarang sekali perguruan tinggi yang memberi

perhatian pada bidang keahlian ini. Program studi D2 ini dikukuhkan berdasarkan

SK Dirjen Dikti No.51/Dikti/Kep/1990. Dengan alasan efisiensi, Program Studi

PIJ ini mulai masa registrasi 2004.2 tidak ditawarkan lagi oleh Fekon UT.

PS S2 Magister Manajemen

Seiring dengan meningkatnya kebutuhan dan permintaan terhadap

program S2 di bidang manajemen, maka pada tahun 2001, Fekon mulai

48

mengembangkan PS Magister Manajemen (MM). Selanjutnya, pada tahun 2002

Program Studi MM tersebut diajukan ijin ke Dirjen Dikti. Setelah menunggu

cukup lama, maka terbitlah ijin prinsip penyelenggaraan program setingkat S2,

yang disebut dengan Advanced Courses Program (ACP). Pada saat Dikti tidak

langsung mengijinkan Fekon UT menyelenggarakan Program MM, tetapi Fekon

UT diminta menyelenggarakan perkuliahan mata kuliah setingkat S2 terlebih

dahulu dan Dikti akan mengevaluasi pelaksanaan perkuliahan tersebut selama 2

semester. Setelah dua (2) semester Program ACP berjalan dan dinilai layak oleh

Dikti, maka dikeluarkan ijin penyelenggaraan Program MM berdasarkan SK

Dirjen Dikti Nomor 3507/DT/2004, tanggal 31 Agustus 2004. Pada awal

operasinya, Program Studi MM hanya dibuka pada beberapa UPBJJ, yakni Jakarta

dan Medan. Selanjutnya menyusul UPBJJ lain, diantaranya adalah Kupang dan

Pontianak. Untuk efektivitas pengelolaan, akhirnya Program Studi MM dikelola

oleh unit Program Pascasarjana (PPs).

Berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Depdiknas Republik Indonesia

Nomor: 163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi PS pada

Perguruan Tinggi, nama PS Manajemen jenjang S2 tidak berubah, yaitu tetap

dengan nama PS S2 Manajemen dengan nomor kode 61-101.

Program Studi S1 Akuntansi

Sebenarnya keinginan untuk membuka PS Akuntansi di Fekon UT sudah

cukup lama, bahkan jauh sebelum Program MM diusulkan ke Dikti. Berbagai

persiapan untuk membuka PS tersebut telah dilakukan oleh tim satuan tugas

(satgas) Fekon sejak tahun 1999. Namun baru pada pada tanggal 30 Juni 2005,

melalui SK Dirjen Dikti No. 2054/D/T/2005 izin operasional PS Akuntansi

diperoleh dan secara resmi pada masa registrasi 2006.1 mulai menerima

mahasiswa. Meskipun masih baru, PS ini mempunyai jumlah mahasiswa semakin

meningkat. Pada awal pembukaan tahun 2006 jumlah mahasiswa baru 69 orang

dan pada tahun 2008.1 jumlah mahasiswa sudah mencapai 1.115 orang.

Peningkatan mahasiswa ini sejalan dengan telah diberlakukannya sistem alih

kredit dengan sistem blok transfer yang memberikan kesempatan bagi calon

49

mahasiswa yang telah lulus di jenjang D2 hingga D4 untuk alih kredit ke PS S1

Akuntansi.

Berdasarkan Keputusan Dirjen Depdiknas Republik Indonesia Nomor:

163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi Program Studi Pada

Perguruan Tinggi, nama PS Akuntansi jenjang S1 tidak berubah, yaitu tetap

dengan nama PS S1 Akuntansi dengan nomor kode 62-201.

4.1.6. Struktur Organisasi Fekon UT

Gambar 4 Menunjukkan Struktur Organisasi Fekon UT. Berdasarkan

Kemendiknas RI Nomor: 123/O/2004, Tugas Pokok dan Fungsi Fekon UT adalah:

1. Tugas Pokok Fakultas:

Melaksanakan pendidikan akademik, profesidan/vokasi dalam salah satu, atau

seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan/kesenian tertentu

berdasarkan sistem belajar jarak jauh.

2. Fungsi Fakultas:

a. Pengembangan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada

masyarakat

b. Pengembangan ilmu pengetahuan

c. Pembinaan dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan

d. Pembinaan mahasiswa dan alumni

e. Ketatausahaan Fakultas

4.1.7. Pendidikan Jarak Jauh

Pendidikan Jarak Jauh(Suparman, 2004) dapat dideskripsikan sebagai

berikut:

1. Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) ditandai dengan jauhnya orang yang belajar, baik

dengan pengajar, maupun dengan pusat pengelola pendidikan. Jauhnya jarak

tersebut bersifat relatif karena tidak dapat ditentukan dengan kilometer, atau

mil. Walaupun jarak fisik antara pengajar, atau pengelola pendidikan dengan

siswa hanya beberapa kilometer, tapi keduanya tidak dapat berada dalam kelas

secara bersama, maka proses pendidikan tersebut memenuhi salah satu ciri

pokok PJJ.

50

2. PJJ lebih banyak menggunakan dan mengandalkan pada penggunaan media,

baik media cetak, media audiovisual, atau media elektronik daripada

menggunakan pengajaran tatap muka. Dalam media tersebut tertuang isi

pendidikan yang telah didesain khusus untuk PJJ. Interaksi dilakukan pula

melalui media antara mahasiswa dengan pengelola pendidikan.

3. Siswa tidak selalu berada dalam bimbingan pengajar, tetapi lebih banyak

belajar mandiri. Ini berarti bila ada suatu lembaga PJJ, namun melaksanakan

pertemuan tatap muka lebih banyak daripada belajar mandiri siswa, maka PJJ

yang diselenggarakannya telah menyimpang dari ciri pokoknya.

4. Siswa dapat belajar dimana saja, kapan saja dan dapat memilih program studi

menurut kebutuhannya sendiri.

5. PJJ menawarkan program-program yang jenis dan tujuannya sama seperti

pendidikan biasa pada umumnya, walaupun strategi penyelenggaraan proses

instruksionalnya menggunakan media dan mengandalkan belajar mandiri

siswa berbeda dengan strategi pengajaran tatap muka pada pendidikan biasa.

Oleh karena itu pengukuran terhadap mutu lulusan PJJ tidak berbeda dengan

pengukuran terhadap lulusan program pendidikan biasa.

6. PJJ menjadi area penyebaran keahlian dalam sistem instruksional secara luas,

karena prinsip-prinsip belajar dan prinsip instruksional yang digunakan dalam

bahan ajar jarak jauh sama dengan prinsip-prinsip pengajaran tatap muka.

Penyebaran keahlian tersebut biasanya berlangsung melalui pelaksanaan

pelatihan penulisan bahan ajar dan tes yang diselenggarakan oleh lembaga PJJ

bagi penulis-penulis yang berasal dari lembaga pendidikan biasa. Disamping

itu penyebaran keahlian tersebut berlangsung pula dengan cara penggunaan

atau pemanfaatan bahan ajar produk lembaga PJJ oleh lembaga pendidikan

biasa.

7. Pengelolaan PJJ beroperasi seperti industri karena berbagai subsistem

didalamnya memang merupakan kegiatan industri, seperti subsistem produksi

dan reproduksi bahan ajar, subsistem distribusi bahan ajar dan bahan

registrasi, serta subsistem jaringan komunikasi baik untuk kebutuhan

administrasi, maupun akademik.

51

Gambar 5 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Terbuka

4.1.8. Pendidikan Terbuka

Pendidikan terbuka dapat dilakukan, baik dengan sistem PJJ maupun

dengan sistem pendidikan tatap muka (Suparman, 2004) sebagai berikut:

1. Terbuka bagi siapa saja yang ingin mengikuti program pendidikan itu

tanpa batas usia, pekerjaan, dan bahkan pada lembaga PJJ tertentu tanpa

batas, jenis atau tingkat ijazah yang pernah dimiliki sebelumnya. Untuk

UT, misalnya, penerimaan menjadi mahasiswa tidak dibatasi oleh jenis

dan lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA).

52

2. Terbuka bagi siswa untuk memilih mata pelajaran, atau program yang

sesuai dengan minat dan kebutuhannya.

3. Terbuka untuk masuk (registrasi) dan keluar dari proses pendidikan

tersebut, tanpa terikat waktu. Untuk UT, misalnya mahasiswa boleh

mengambil satu (1) matakuliah saja lalu berhenti, atau pada kesempatan

lain boleh meregistrasi lagi dan mengambil PS, atau matakuliah lain.

4.1.9. Perkembangan Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa UT

Secara luas layanan belajar mahasiswa dalam sistem PTJJ dapat diartikan

sebagai bentuk semua layanan bantuan yang diberikan kepada mahasiswa

agarmereka mampu belajar secara mandiri dengan sukses (Belawati, dalam

Universitas Terbuka 2007). Beragam kondisi mahasiswaPTJJ, baik dari segi

tempat tinggal, usia, pendidikan, kemampuan belajar, maupun fasilitas

belajar,akan berpengaruh terhadap sistem layanan belajar yang diberikannya.

Semakin baik layanan belajaryang diberikan kepada mahasiswa, akan membuat

semakin kuatnya animo masyarakat untuk belajar pada institusi PTJJ. Sebaliknya,

dukungan layanan belajar yang kurang baik akan menurunkan motivasi belajar

mahasiswa. Dengan demikian dapat diartikan, bahwa baik buruknya layanan

belajaryang diberikan oleh institusi PTJJ akan berpengaruh besar terhadap tinggi

rendahnya angkapartisipasi mahasiswanya.

Layanan bantuan bagi mahasiswa (LBM) di UT disediakan baik bagi

mahasiswa maupun calon mahasiswa. Di UT, layanan bantuan dikenal dengan

istilah pelayanan mahasiswa. Secara umum pelayanan mahasiswa di UT bertujuan

untuk (1) memfasilitasi dan membantu proses belajar mahasiswa, (2) mendorong

mahasiswa agar dapat belajar secara mandiri, (3) merespons pertanyaan atau

permintaan mahasiswa secara tepat dan efisien, dan (4) menyelesaikan masalah

mahasiswa secara akurat dan tepat waktu (Puspitasari, 2007).

Layanan bantuan yang disediakan UT mencakup penyediaan informasi

dan konsultasi, layanan administrasi akademik, serta layanan akademik. Dalam

hal ini hubungan antara kategori LBM dan pengguna layanan dimuat pada

Gambar 6

53

.

Gambar 6 Layanan bantuan bagi mahasiswa UT

Layanan Informasi dan Konsultasi

Penyediaan informasi dan konsultasi merupakan layanan yang sangat

penting pada sistem PTJJ yang diterapkan di UT, mengingat mahasiswa terpisah

secara fisik dari universitas, dari dosen maupun sesama mahasiswa. Layanan ini

diberikan untuk memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya kepada para

mahasiswa maupun calon mahasiswa. Dengan memperoleh informasi secara

mudah dan lengkap, mahasiswa maupun calon mahasiswa diharapkan lebih

termotivasi dalam belajar dan lebih terbantu dalam mengatasi kendala-kendala

selama kuliah di UT.

Dari waktu ke waktu mahasiswa dapat melakukan konsultasi, baik pada

saat pemilihan program studi dan pengambilan mata kuliah, pada saat mengalami

kesulitan belajar maupun dalam menyusun rencana dan strategi belajar. Dalam hal

ini konsultasi yang disediakan lebih bersifat konsultasi akademik, bukan pada

masalah personal karena memang belum tersedia tenaga profesional yang dapat

menangani konseling bagi mahasiswa.

Layanan bagi calon mahasiswa disediakan untuk memberikan kemudahan

bagi para calon mahasiswa untuk memperoleh informasi selengkap-lengkapnya

mengenai UT. Layanan ini dapat diberikan baik sebelum calon mahasiswa

memutuskan untuk mendaftar sebagai mahasiswa UT maupun setelah mereka

memutuskan untuk mendaftar. Layanan ini antara lain meliputi penyediaan

informasi dan konsultasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa

Layanan Informasi dan Konsultasi

Layanan Administrasi Akademik

Layanan Akademik

Calon Mahasiswa dan Mahasiswa

Mahasiswa(Penyelesaian Kasus)

Mahasiswa(Bantuan Belajar)

54

a. Pemilihan PS

b. Gambaran lama studi

c. Persyaratan dan cara menjadi mahasiswa UT

d. Cara membeli atau memesan bahan belajar

e. Sistem belajar di UT

f. Informasi jenis, tempat, dan jadwal tutorial di UT

Layanan bagi mahasiswa umumnya disediakan bagi para mahasiswa UT

yang memerlukan informasi berkaitan dengan proses registrasi, perubahan data,

hasil ujian, dan status kelulusannya mereka. Informasi yang diberikan kepada

mahasiswa meliputi hal-hal berikut :

a. Konsultasi tentang pengambilan beban studi yang harus ditempuh berdasarkan

prestasi belajar yang telah dicapai sebelumnya

b. Informasi jadwal tutorial

c. Informasi jadwal yudisium dan wisuda

d. Informasi nilai ujian

e. Konsultasi mengenai hasil belajar

f. Cara belajar untuk memperbaiki prestasi belajar

Mahasiswa dan calon mahasiswa UT tersebar di seluruh Indonesia.

Aksesibilitas terhadap informasi sangat beragam, sesuai dengan komunikasi yang

dimiliki. Agar dapat menjangkau calon mahasiswa, maupun para mahasiswa di

manapun berada, layanan informasi disediakan dalam berbagai cara dan dalam

berbagai media, antara lain :

1. penyediaan brosur informasi umum tentang UT dan Program Studi. Brosur

disebarkan baik oleh UT Pusat maupun Unit Program Belajar Jarak Jauh UT

yang tersebar di 36 kota di Indonesia

2. Penyediaan katalog, katalog UT menyajikan berbagai informasi penting tentang

UT, termasuk petunjuk registrasi dan ujian, daftar seluruh PS dan kurikulum

yang ditawarkan, dan peraturan akademik

3. Pertemuan orientasi studi mahasiswa baru yang bertujuan untuk mengenalkan

sistem belajar di UT

55

4. Penyediaan situs web UT. Layanan ini disediakan sejak tahun 1996, namun

meskipun kios-kios internet telah tersedia di kota-kota kecil, kebiasaan untuk

mencari informasi melalui internet masih perlu ditingkatkan.

5. Penyediaan kalender akademik yang diberikan kepada mahasiswa setelah

melakukan registrasi dan dapat dilihat melalui situs web UT.

6. Penyediaan layanan informasi dan konsultasi melalui surat UT menyediakan

layanan informasi dan pelayanan mahasiswa melalui surat sejak tahun 1998.

Layanan Administrasi Akademik

Layanan bantuan belajar berupa layanan administrasi akademik diberikan

dengan tujuan untuk membantu mahasiswa mengatasi atau menyelesaikan

masalah yang berkaitan dengan registrasi, penyediaan bahan ajar, ujian, dan akses

terhadap data akademik (Puspitasari, 2007). Layanan ini bertujuan untuk

mengidentifikasi masalah mahasiswa dan menyelesaikan kasus secara tuntas

sesuai dengan peraturan akademik yang berlaku. Masalah yang tidak dapat selesai

karena bertentangan dengan peraturan yang berlaku diinformasikan kepada

mahasiswa baik secara lisan maupun tertulis agar tidak terulang di kemudian hari.

Layanan administrasi akademik diharapkan dapat mengurangi kendala

nonakademis yang dapat menghambat proses belajar dan kelangsungan belajar

mahasiswa UT.Layanan administrasi akademik yang disediakan UT bagi

mahasiswa antara lain :

1. layanan melalui Unit Pelayanan Mahasiswa (PELMA) yang bertugas untuk

melayani mahasiswa yang datang

2. Layanan mahasiswa melalui telepon dan fax, surat

3. Layanan peragaan nilai di website UT. Pada tahun 1999 UT mulai memberikan

layanan peragaan nilai melalui internet. Hal ini dinilai positif oleh mahasiswa,

karena cukup banyak mahasiswa yang sering tidak menerima daftar nilai

ujiannya, karena alamatnya kurang jelas

4. Layanan forum tanggapan yang dilakukan oleh UT sejak tahun 2004 untuk

memberikan fasilitas kepada mahasiswa agar dapat saling berkomunikasi, baik

antar sesama mahasiswa maupun dengan tutor dan pengelola UT. Layanan ini

cukup diminati oleh mahasiswa, karena dapat saling berdiskusi atau

56

berkonsultasi dengan permasalahan akademik selama mereka mengikuti

pembelajaran di UT.

Selain layanan-layanan di atas, sejak tahun 2008 Fekon mengembangkan

sistem aplikasi CRM (Customer Relationship Management). Secara umum, CRM

merupakan suatu strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan mahasiswa

dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi mahasiswa. CRM juga

menyimpan informasi mahasiswa dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara

mahasiswa dan Fakultas. Melalui sistem yang menerapkan CRM, Fekon

membentuk hubungan yang lebih dekat dengan mahasiswa, dimana Fakultas dapat

mengetahui kebutuhan mahasiswa dan menyediakan pilihan layanan yang sesuai

dengan permintaannya. Dengan demikian mahasiswa dapat memperoleh solusi

dan alternatif layanan yang cepat dan tepat dan menjadi salah satu alat dalam

membangun hubungan antara Fekon dengan mahasiswa yang saling

menguntungkan. Selain itu kegunaan sistem ini adalah untuk memudahkan

administrasi dan memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswa.

Setiap pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiswa dapat direspon

secara langsung baik oleh karyawan maupun tutor secara online. Pada aplikasi ini

dilengkapi dokumentasi dan sejarah lengkap dari setiap pengajuan

pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiwa, sehingga bisa ditelusuri

pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiswa yang sudah terjawab atau

belum.Selain secara online, karyawan juga harus bertindak cepat dan tepat dalam

pemberian informasi secara langsung kepada mahasiswa, misalnya mengenai

tutorial online, nilai ujian, dan informasi wisuda. Dalam hal pemberian informasi

tutorial online, hal-hal yang harus dilakukan oleh karyawan adalah pemberian

jadwal tutorial, cara registrasi sebagai peserta tutorial, cara login, dan hal-hal lain

yang bersifat teknis. Bukan hanya karyawan, namun tutor juga harus bertindak

cepat dan tepat dalam memberikan umpan balik kepada mahasiswa baik melalui

sistem aplikasi CRM seperti yang telah dijelaskan diatas, juga terhadap sistem

tutorial online.Tutor wajib memberikan bimbingan kepada mahasiswa. Bimbingan

yang diberikan bukan hanya bersifat akademik, tetapi juga bersifat moril. Hal ini

dilakukan untuk meningkatkan motivasi mahasiswa agar prestasi belajar

mahasiswa sehingga meningkat. Namun terkadang sistem tutorial onlineyang

57

belum terlalu baik terkadang menjadi hambatan bagi mahasiswa dan tutor untuk

saling berinteraksi. Seiring perkembangan teknologi dan globalisasi, setiap

tahunnya UT berusaha untuk selalu memperbaiki sistem tutorial online agar lebih

baik.

Layanan Akademik

Layanan akademik diberikan kepada mahasiswa yang memerlukan

bantuan dalam menyelesaikan masalah-masalah akademik yang dialami dalam

mempelajari bahan ajar. Mahasiswa dapat memperoleh layanan akademik yang

berupa layanan tutorial, layanan konsultasi akademik dan layanan perpustakaan.

a. Layanan Bahan Ajar

Bahan ajar memegang peranan penting dalam transfer pengetahuan.Dalam

sistem belajar jarak jauh bahan ajar dirancang secara khusus, agar dapat dipelajari

secara mandiri oleh mahasiswa tanpa bantuan tutor. Bahan ajar utama UT adalah

bahan ajar cetak yang disebut Buku MateriPokok (BMP). Selain BMP, bahan ajar

cetak dapat berbentuk Buku Petunjuk Praktek dan Praktikum, serta Suplemen

BMP. Di samping bahan ajar cetak, UT juga menyediakan bahan ajar tambahan

yang berupa bahan ajar non-cetak yang berbentuk kaset audio, CD audio, CD

audiografis, CD video, CD video interaktif, bahan ajar berbantuan komputer, dan

web supplement yang merupakan satu kesatuan dengan BMP. Namun, tidak

semua BMP dilengkapi dengan bahan ajar tambahan. Ada dua (2) cara

memperoleh bahan ajar UT, yaitu untuk mahasiswa seperti :

1). Program Non-Pendas

BMP Program Non-Pendas dapat dipesan melalui situs http://www.ut.ac.id

dengan memilih menu toko buku online (TBO). Situs tersebut memuat

informasi tentang ketersediaan, harga, biaya dan cara pengiriman, serta

pembayaranBMP.

2). Program Pendas, PPs, dan Program Kerja Sama Non-Pendas BMP Program

Pendas, PPs, dan Program Kerja Sama Non-Pendas diperoleh melalui UPBJJ-

UT tempat mahasiswa registrasi.

58

b. Layanan Tutorial

Mahasiswa UT dituntut dapat belajar secara mandiri, baik dengan cara

belajar sendiri, belajar berkelompok, maupun dengan cara mengikuti tutorial.

Tutorial diharapkan dapat membantu mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam

memahami materi bahan ajar, tetapi tidak diharapkan menjadi kegiatan mengajar

seperti di perguruan tinggi tatap muka. Dengan demikian, diharapkan porsi belajar

mahasiswa secara individual atau berkelompok lebih besar daripada porsi belajar

dalam tutorial. Mengingat sangat sangat beragamnya usia, latar belakang

pendidikan, bidang pekerjaan, dan fasilitas belajar mahasiswa, maka dapat

diasumsikan bahwa kemampuan belajar dan wawasannyasangat beragam.

Tutor adalah seorang ahli materi yang menguasai matakuliah tertentu dan

mempunyai kualifikasi yang mirip dengan staf pengajar di institusi pendidikan

konvensional (Universitas Terbuka, 2007). Tutorial di UT diberikan dalam bentuk

tatap muka, tutorial tertulis (tutis), dan tutorial online (tuton). Setiap bentuk

tutorial mempunyai kekurangan dan kelebihan masing-masing. Tutor untuk

tutorial tatap muka adalah staf akademik di UT ataupun para dosen di perguruan

tinggi lain. Sedangkan untuk tutis dan tuton, tutor adalah staf akademik UT.

Tutorial online diselenggarakan oleh UT sejak tahun 1999. Tutorial online

yang ditawarkan kepada mahasiswa menggunakan daftar alamat. Pada akhir tahun

2002, daftar alamat ditinggalkan dan diganti dengan penggunaan perangkat lunak

The Manhattan Virtual Classroom (MVC) yang lebih lengkap dan efisien. Pada

bulan September 2002, tutorial elektronik yang menggunakan program aplikasi

MVC disosialisasikan dengan sebutan “tutorial online”. Mulai tahun 2004

sampai saat ini diganti dengan menggunakan Moddle. Penggantian perangkat

lunak tersebut memungkinkan adanya interaksi antara tutor dengan mahasiswa

dan interaksi antar peserta tutorial. Dengan cara tersebut, semua peserta tutorial

dapat mengikuti diskusi yang terjadi pada tutorial walaupun tidak berada pada

lokasi yang sama. Selain itu, mahasiswa dilayani secara lebih individu, karena

selain mahasiswa tersebut mendapatkan pelayanan tutorial, sekaligus mereka

dapat mengakses hal-hal yang berhubungan dengan mereka seperti Tugas Mandiri

(TM), nilai, dan lain-lain.

59

Tutorial online bertujuan untuk memberikan alternatif dalam situasi yang

menghendaki bentuk tutorial lain, karena tutorial tatap muka secara ekonomis

tidak dapat diselenggarakan, disebabkan berbagai alasan seperti jumlah

mahasiswa yang mengambil mata kuliah sedikit dan domisilinya tersebar, serta

tidak tersedianya tutor bermutu di daerah yang memerlukan tutor, atau biaya

mahal untuk mendatangkan tutor dari daerah lain.

PS Manajemen sudah menyediakan tuton sejak tahun 2002 sampai saat ini.

Pada awal perencanaan PS Manajemen, mata kuliah yang disediakan tutorial

mempunyai kriteria antara lain tingkat kesulitan mata kuliah, tingkat kepentingan

mata kuliah dalam PS, jumlah mahasiswa yang meregistrasi mata kuliah cukup

banyak, serta ketersediaan tutor di Fakultas. Namun dengan berjalannya waktu,

semua mata kuliah yang ditawarkan PS Manajemen harus menyediakan tutorial

online, sehingga mata kuliah yang disediakan tutorial online terus bertambah

sesuai dengan keadaan pengampu, atau pengelola tutorial.

Peran tutor meliputi tiga kegiatan utama, yaitu (1) memberikan umpan

balik kepada mahasiswa, (2) memberikan pengajaran, baik secara tatap muka atau

melalui alat komunikasi, dan (3) memberikan dukungan dan bimbingan, termasuk

memotivasi dan membantu mahasiswa mengembangkan keterampilan belajarnya.

Materi yang biasa ditanyakan mahasiswa dalam kegiatan tutorial meliputi

(1) materi yang sulit dipahami, (2) penerapan konsep yang dipelajari dalam bahan

ajar, (3) soal tes formatif dan latihan yang sulit, dan (4) persiapan belajar untuk

menghadapi UAS dan Tugas Akhir Program (TAP).

c. Layanan Konsultasi Akademik

Layanan konsultasi akademik dilakukan kepada mahasiswa secara individual

melalui surat, email, fax dan telepon. Mahasiswa dapat menulis surat, mengirim

fax, mengirim email, atau menelepon ke Fakultas yang terkait untuk berkonsultasi

tentang materi matakuliah yang belum dipahami. Tidak dijawabnya surat

mahasiswa dalam waktu cukup yang cukup lama dapat melemahkan semangat dan

motivasi mahasiswa, karena memberi kesan bahwa UT tidak memperhatikannya

Sementara itu konsultasi mengenai materi matakuliah melalui email dapat

60

dimanfaatkan oleh mahasiswa di kota-kota yang mempunyai fasilitas internet, dan

yang bersedia memanfaatkan alat komunikasi tersebut.

d. Layanan Perpustakaan

Selain tutorial dan layanan konsultasi akademik, UT juga menyediakan sumber

belajar yang berupa perpustakaan. UT saat ini sedang mengembangkan e-

perpustakaan, yang memungkinkan koleksi perpustakaan di UT Pusat dapat di

akses oleh mahasiswa melalui internet. Namun demikian UT masih perlu

mengembangkan kapasitas e-perpustakaan ini khususnya untuk membantu

mahasiswa dalam mengakses jurnal elektronik, baik jurnal nasional, maupun

internasional.