8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Definisi Public Relations

Menurut The Public Relations Society of America dalam Romli (Romli,

n.d.) mengemukakan bahwa, “Public Relations membantu organisasi dan

publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Usaha organisasi

untuk memperoleh kerjasama dari sekelompok orang membantu organisasi

berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama”.

Sedangkan menurut Maria dalam Suryanto (2015:5) menyebutkan bahwa

public relations dalam pengertian khusus sebagai berikut:

fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara

komunikasi bersama, pengertian dukungan, dan kerja sama antara organisasi dan

publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui

dan merespon opini publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan

memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai system peringatan awal

untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik

suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama.

Selain itu, terdapat pula definisi Public Relations yang resmi dari IPRA

(International Public Relations Association) dalam Sari (2017:5) yang

menyatakan sebagai berikut:

Public relations is a distinctive management function which helps establish and

maintain mutual lines of communications, understanding, acceptance and

cooperations between an organization and its publics;involves the management of

problems or issues; helps management to keep informed or and responsive to

public opinion; defines and emphasizes the responsibility of management to serve

the public interest; helps management keep abreast of effectively utilize change,

9

serving as an early warning system to help anticipate trends, and uses research

and sound and ethical communication techniques as it s principle tools.

Definisi kerja PR yang resmi dari IPRA (International Public Relations

Association) jika diterjemahkan adalah sebagai berikut: Public Relations

merupakan fungsi manajemen yang khas yang mendukung pembinaan dan

pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai

komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama, melibatkan manajemen

dalam permasalahan dan persoalan; membantu manajemen memberikan

penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini publik; menetapkan dan

menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum;

menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara

efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam membantu

mendahului kecenderungan; dan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi

yang sehat dan etis sebagai sarana utama.

Meskipun berbagai macam definisi telah diberikan oleh beberapa pakar,

namun dapat disimpulkan bahwa Public Relations merupakan fungsi manajeman

di bidang komunikasi, dengan cara melaksanakan kegiatan manajemen

komunikasi untuk membangun hubungan antara organisasi dan publiknya.

2.1.2 Ruang Lingkup Public Relations

Ruang lingkup tugas Public Relations (PR) dalam sebuah

perusahaan/organisasi meliputi dua bagian yaitu:

1. Membina hubungan ke dalam (Publik Internal)

Menurut A. Anditha Sari (2017:3) menyatakan bahwa “Publik internal

adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan/organisasi itu

sendiri. PR harus mampu mengidetifikasi atau mengenali hal-hal gambaran

negatif di masyarakat sebelum menjalankan kebijakan organisasi”.

Suryanto (2015:420) menjabarkan bahwa Publik internal terdiri sebagai

berikut:

10

a. Employee Relations/Labour Relations

Yaitu membina hubungan komunikasi yang baik dengan karyawan.

Tujuannya untuk memunculkan sikap loyalitas yang tinggi, rasa memiliki (sense

of belongingness) terhadap organisasi, rasa kesetiakawanan, semangat dan etos

kerja, dan disiplin yang kuat pada karyawan. Selain itu, juga harus diupayakan

agar mampu menggalang terciptanya hubungan yang harmonis di antara seluruh

karyawan, baik dalam hubungan vertical, horizontal, maupun diagonal secara

timbal balik.

b. Hubungan pemegang saham (share holder relations)

Memelihara hubungan yang harmonis dan akrab antara pihak perusahaan

dan para pemegang saham, yang bertujuan untuk memupuk kepercayaan di antara

keduanya. Bentuk kegiatannya antara lain penyampaian informasi tentang

laporan perkembangan perusahaan secara rutin, formal, periodik, dan lengkap.

c. Human Relations

Human Relations dalam konteks humas juga termasuk salah satu metode

komunikasi yang bersifat antarpersonal, dialogis, persuasif, sugestif, action

oriented. Tujuannya agar membuat komunikan mengerti dan menaruh simpati.

2. Membina hubungan keluar (Publik Eksternal)

Sedangkan menurut Sari (2017:3) menjelaskan bahwa “Publik eksternal

adalah publik umum (masyarakat). PR mengusahakan tumbuhnya sikap dan

gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya”.

Suryanto (2015:420) menjabarkan bahwa Publik eksternal terdiri sebagai

berikut:

11

a. Customer Relations

Menjalin hubungan komunikasi dengan pelanggan merupakan urusan yang

penting dan mendasar. Sehingga, menjaga dan mempertahankan kepercayaan

pelanggan, serta selalu menganalisis perkembangan perubahan sikap dan

perilakunya adalah tugas krusial yang harus dilakukan oleh humas dalam suatu

organisasi.

b. Community Relations

Hubungan dengan komunitas (lingkungan) masyarakat tempat organisasi,

lembaga, perusahaan berada. Bentuk hubungan ini dapat dibangun, baik

dilakukan melalui proses formal, nonformal maupun personal, melalui hubungan

manusiawi, yang lebih menekankan pada aspek kontak-psikologis dengan

community relations.

c. Governmet Relations

Hubungan komunikasi yang harus dibangun antara organisasi perusahaan

dan pihak pemerintah. Terjalinnya hubungan komunikasi yang baik dengan

berbagai departemen pemerintahan terkait akan mempermudah penyelesaian

berbagai urusan dan kepentingan yang terkait dengan kelangsungan hidup

perusahaan.

d. Press Relations

Hubungan yang harus dibangun antara organisasi, institusi perusahaan dan

pihak pers atau media massa, baik media cetak maupun media elektronik.

Tujuannya adalah untuk memudahkan penyebarluasan informasi terkait kegiatan

organisasi perusahaan kepada masyarakat dan meminimalisasi hal-hal yang

12

terkait dengan informasi yang cenderung negatif agar tidak mudah tersebar ke

masyarakat luas.

2.1.3 Fungsi Public Relations

Menurut Djanalis Djanaid dalam Romli (Romli, n.d.) Bila melihat dari

praktik PR, dapat dilihat fungsi Public Relations adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Konstruktif

Membangun kondisi atau mempersiapkan “mental publik” untuk menerima

kebijakan lembaga, penerangan/penyebaran informasi, evaluasi perilaku publik

untuk direkomendasikan kepada manajemen, menyiapkan prakondisi untuk

mencapai saling pengertian, percaya, dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan

publik atau organisasi atau mempertemukan kepentingan Lembaga dengan

kepentingan publik.

2. Fungsi Korektif

Berperan sebagai “pemadam kebakaran”, yakni mengoreksi informasi dan

persepsi publik yang tidak tetap dalam Lembaga, termasuk meluruskan

pemberitaan negatif dan menyampaikan “hak jawab”, termasuk mengevaluasi

program Lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik.

Sementara itu, Edward L. Bernays dalam Gassing & Suryanto (2016:105)

“mengungkapkan ada tiga fungsi penting PR dalam organisasi. Pertama,

memberikan penerangan kepada publik. Kedua, membujuk publik untuk mengubah

sikap dan tindakan. Ketiga, berusaha merepresentasikan sikap organisasi terhadap

publik dan sebaliknya”.

13

Rachmat Kriyantono (2017:24) menjabarkan secara lebih sederhana, dapat

diringkas menjadi:

1. Fungsi Informasi dan relasi publik

2. Manajemen citra, isu, dan krisis

3. Fungsi manajemen dan organisasi

4. Persuasi dan produksi pesan

Jadi, jika melihat penjabaran mengenai fungsi Public Relations maka dapat

diketahui bahwa Public Relations memiliki fungsi yang sangat penting dalam

manajemen perusahaan maupun organisasi yang dapat mempengaruhi perilaku

komunikasi khalayaknya baik internal maupun eksternal.

2.1.4 Peran Public Relations

Menurut Doozier dan Broom dalam Gassing & Suryanto (2016:107)

menyebutkan peranan praktisi PR (Public Relations Officer) dibedakan menjadi

dua, yakni peranan manajerial (communication management role) dapat diuraikan

menjadi tiga bagian yaitu:

a. Expert Preciber Fasilitator

Praktisi PR diposisikan sebagai ahli dan menjadi penasihat bagi pimpinan

organisasi. Peran sebagai penasihat meliputi memberikan masukan dan

pertimbangan terkait proses pembuatan keputusan. Untuk menjalankan peran ini

secara maksimal, praktisi PR harus “dekat” dengan top manajemen. Tujuannya,

supaya segala masukan dapat disampaikan secara langsung.

14

b. Problem Solving Process Facilitator

Praktisi PR menjadi fasilitator ketika menyelasaikan suatu masalah. Apabila

memungkinkan, praktisi PR dapat menjadi leader dalam penanganan krisis. Untuk

menjalakan peran ini, maka praktisi PR dituntut memiliki kualitas professional,

baik secara teoretis maupun teknis lapangan.

c. Communication Facilitator

Praktisi PR berperan sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara

organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal. Termasuk didalamnya,

praktisi PR harus mampu menjadi penengah bila terjadi kesalahan persepsi. Praktisi

PR harus netral sehingga semua pihak sama-sama merasa diuntungkan.

Dan selanjutnya adalah peranan teknis (communication technician role). PR

dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediakan layanan di

bidang teknis. Praktisi PR dituntut memahami dan menguasai berbagai alat

komunikasi. Praktisi PR juga harus mengikuti perkembangan zaman terkait alat

komunikasi. Apabila tidak mengikuti perkembangan zaman, komunikasi antara

organisasi dengan publik akan terhambat.

2.2 Studi Literatur

2.2.1 Media Komunikasi Public Relations

Arus informasi yang begitu kuat serta perkembangan teknologi yang tak

terbendung lagi membuat para professional Public Relations harus tanggap dan

cepat dalam menyesuaikan diri. Public Relations merupakan fungsi manajemen

15

yang tujuan utamanya adalah untuk membentuk reputasi perusahaan di mata publik

agar memiliki citra yang baik. Hubungan yang dibangun untuk dapat membentuk

reputasi perusahaan yang positif bersifat long term. Tidak hanya mengenal saja,

tetapi juga mengelola hubungan agar tetap berjalan baik dan berkesinambungan.

Untuk itu guna menunjang komunikasi Public Relations membutuhkan

media yang khusus dibuat oleh Public Relations. Ardianto (2016:141)

menyebutkan Media yang dibuat oleh PR seringkali disebut dengan istilah private

publication (publikasi dibuat sendiri), seperti house journal (majalah atau surat

kabar perusahaan), annual report (laporan tahunan), company profile (profile

perusahaan), proposal, selebaran,/brosur, billboard cetak dan elektronik.

Pada Tugas Akhir ini akan dibahas salah satu dari private publication

(publikasi dibuat sendiri) yang dibuat oleh Public Relations yaitu mengenai tekhnik

pembuatan company profile dimulai dari pembuatan konsep perancangan company

profile hingga pelaksanaan pembuatan company profile, kemudian dari

pembahasan tersebut dapat ditarik kesimpulan serta kelebihan dan kekurangan

dalam pembuatan company profile.

2.2.2 Company Profile

a. Pengertian Company Profile

Menurut Ardianto (2016:157) Company profile adalah gambaran tertulis

tentang sebagian fakta perusahaan yang disajikan secara resmi. Dapat disebut

sebagia fakta karena perusahaan dapat memilih dan membatasi pada hal-hal yang

ingin disajikan keluar. Company profile dapat digunakan untuk menanamkan citra

16

lewat bahasa tulisan dan gambar. Filosofi, moto atau system nilai perusahaan

disampaikan secara tertulis karena orang memerlukan perenungan untuk

menafsirkannya.

Perancangan company profile berfungsi untuk menciptakan kepuasan

publik. Harapan publik merasa puas jika kepentingannya terpenuhi. Salah satunya

adalah kepentingan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tentang aktifitas

perusahaan. Jika sasarannya adalah pemegang saham, maka bagian penting yang

ditonjolkan dalam company profile adalah prestasi keuangan. Jika company profile

ditujukan untuk klien atau calon klien maka gambaran detail yang ditampilkan

adalah mengenai kualitas produk serta pelayanan.

b. Isi Company Profile

Dalam menyusun company profile selalu mempertimbangkan beberapa

poin penting seperti identitas perusahaan, budaya perusahaan, yang diterjemahkan

secara konsisten, sasaran atau tujuan company profile yang jelas. Maka dari itu,

Ardianto (2016:157) menyebutkan ruang lingkup isi company profile terdiri dari:

1. Kata pengantar direktur utama dan atau komisaris utama. Segala hal yang

sangat berpengaruh pada aktifitas perusahaan baik dalam jangka pendek

hingga jangka Panjang.

2. Deskripsi latar belakang perusahaan, mencakup antara lain pendiri

perusahaan, jajaran direksi, asal muasal, proses perkembangan, dan lain-

lain.

17

3. Deskripsi produk dan jasa utama yang ditawarkan oleh perusahaan beserta

jangkauan perusahaan.

4. Filosofi, moto, dan nilai yang dianut perusahaan, bisa disebut dengan

penjabaran ideologi dasar pada perusahaan.

5. Filosofi dalam bentuk mission statement, termasuk dalam komitmen

perusahaan untuk meraih kemajuan. Hal ini menunjukan bahwa

operasional perusahaan dilakukan tidak sembarangan., tetapi melalui

perencanaan yang matang dan berkesinambungan. Sebagai jaminan masa

depan bisnis yang berkelanjutan.

6. Tanggung jawab sosial perusahaan terhadap lingkungan, termasuk segala

hal yang telah dilakukan perusahaan untuk kepentingan masyarakat.

7. Gambaran kesehatan perusahaan, penjabaran mengenai SDM dibalik

operasional perusahaan, kelebihan perusahaan dari sisi pelayanan yang

membedakan dengan kompetitor.

c. Fungsi Company Profile

Ardianto (2016:158) menjabarkan Company profile berfungsi sebagai

salah satu alat membangun citra dan reputasi perusahaan. Company profle tertulis

memiliki kelebihan antara lain: pihak yang berkepentingan dapat merefleksikan

perasaannya ketika membaca company profile, sebagai bahan referensi, dapat

mempersingkat waktu transaksi, menunjukkan karakter atau kepribadian

perusahaan, memberikan pemahaman yang benar bagi pihak yang berkepentingan.

18

Selain itu, menurut Kriyantono (2008:226) fungsi company profile adalah:

1. Representasi perusahaan. Company profile adalah gambaran tentang

perusahaan bisa juga dianggap mewakili perusahaan sehingga publik tidak

perlu bersusah payah mencari informasi tentang perusahaan.

2. Bisa digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya mutual

understanding.

3. Menghemat waktu transaksi. Pihak-pihak lain yang berkaitan dengan bisnis

perusahaan tidak perlu menanyakan secara detail tentang perusahaan, produk,

pasar, visi, misi, posisi keuangan, dan lainnya.

4. Membangun identitas dan citra korporat. Company profile yang dikemas

menarik, detail jelas dan mewah mencerminkan wajah perusahaan di mata

publik sebagai perusahaan yang besar dan professional.

d. Media Company Profile

Menurut Kriyantono (2008:232) keunggulan media cetak company profile

antara lain:

1. Terdokumentasikan dan terekam. Publik bisa dengan mudah menyimpan dan

membawanya.

2. Company profile dapat dibaca berulang kali.

3. Lebih luas jangkauannya. Company profile dalam bentuk cetak dapat

menjangkau khalayak lebih luas.