6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Manajemen Perkantoran

2.1.1. Pengertian Manajemen Perkantoran

Agar tercapai tugas suatu organisasi maka salah satu yang perlu dikelola

adalah manajemen perkantoran.

Aldag dan Stearns dalam Priansa (2014:76) mengemukan bahwa

“Manajemen perkantoran adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian dan

pengelolaan staf, kepemimpinan, dan pengawasan dalam organisasi yang

dilakukan secara sistematis guna mencapai tujuan tertentu”.

Menurut William Leffingwell dan Robinson dalam Umam (2014:29)

Menyatakan bahwa:

Manajemen perkantoran suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni

dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan

perkantoran secara efisien, bilamana, dan dimanapun pekerjaan itu harus

dilakukan.

Sedangkan Umam (2014:29) “Manajemen perkantoran merupakan bagian

dalam manajemen yang memberikan informasi layanan yang diperlukan untuk

melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberikan dampak kelancaran pada

bidang lainnya”.

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi,

dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai dengan tujuan

mengenai suatu hal atau kegiatan.

7

2.1.2. Proses Manajemen Kantor

Menurut Umam (2014:32) Seperti setiap bidang manajemen lainnya,

bidang manajemenkantor dapat dilihat dari sudut pandang proses

manajemen.Setiap proses manajemen yang berstruktur dapat dianggapsebagai

pola manajemen. Proses manajemenkantor ini meliputi kegiatan, diantaranya:

1. Perencanaan kantor meliputisegala aktivitas peramalan mengenaihal ihwwal

yang harus dilaksanakan dan cara-cara pelaksanaanya dalam bidang tata usaha

kantor. Perencanaan kantor meliputi perencanaan prosedur, perbekalan, atau

tata ruang kantor.

2. Organisasi kantor adalah sistem kerja sama yangmeliput pembagian kerja,

susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara

petugas dan strukur hubungan tersebut.

3. Kegiatan personalia tata usaha dilakukan di bawah bimbingan seorang manajer

dan berdasarkan pengarahan tertentu.

4. Pembimbingan adalah kegiatanyang tidak hanya menyatukan arah bagi

pelaksanan manajemen kantor, tetapi juga memotivasi untuk mencapai arah

yang benar.

5. Pengoordinasian merupakan kegiatan untuk menjamin kerja sama dan

partisipasi sejumlah kegiatan kantor.

6. Pengawasan merupakan fungsi rangkaian proses manajemen kantor. Fungsi ini

meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor, yaitu yang meneliti,

menyesuaikan, dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan yang

tepat seperti rencana.

8

2.1.3. Asas Pekerjaan dalam Manajemen Perkantoran

Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas

dari dua yang bisa digunakan, Menurut Priansa (2014:88) yaitu:

1. Asas Sentralisasi

Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit

tersendiri dalam organisasi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya di

fokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi. Asas sentralisasi

mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor,

diantaranya:

a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan;

b. Pengawasan mudah dilakukan;

c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat;

d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian sacara lebih

merata;

e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes,

Walapun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain

mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu dalam

hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan tersebut perlu

mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak menimbulkan kesulitan

dalam pelaksanaan pekerjaan.

2. Asas Desentralisasi

Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap unit

organisasi dalam instansi diberikan kewenang untuk mengelola pekerjaan

kantornya masing-masing. Penggunaan asas ini mempunyai kebaikan, yaitu:

9

a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi yang

mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat;

b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang

bersangkutan;

3. Asas Campuran

Karena adanya berbagai kelemahan dalam kedua asas yang telah disebutkan

sebelumnya, maka di beberapa organisasi dilaksanakan asas campuran yang

merupakan perpaduan kedua asas diatas. Kegiatan perkantoran yang

menggunakan asas campuran yaitu:

a. Pelayanan Telepon keluar kantor (eksternal) dipusatkan sedangkan

pelayanan telepon di dalam kantor menggunakan alat komunikasi internal;

Walaupun demikian akhirnya penentuan asas yang akan dipakai secaraa

logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu secara teknis dapat

dilaksanakan dan secara ekonomis dapat dipertanggung jawabkan dalam

pelaksanaan.

2.2. Tata Ruang Kantor

2.2.1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KNBI), Kantor adalah balai

(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan) tempat

bekerja. Perkataan ‘Kantor’ berasal dari Bahasa Belanda “kantoor” dan sering

dipadankan dengan perkataan “Office” dari bahasa Inggris.

Menurut Prajudi dan Yatimahdalam Asriel (2016:2) menjelaskan

pengertian “kantor” yang bisa berati: Ruang atau kamar kerja atau rung

tulis, Markas atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta

10

stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.Biro atau tempat

kedudukan pimpinan dari suatu administrasi, Instansi, badan, jawatan,

perusahaan.

Sumanyang dalam Armiati (2016:166) mengemukan bahwa layout

adalah: Tatanan secara fisik dari suatu terminal kerja beserta peralatan

dan perlengkapan yang mengacu pada proses produksi. Jadi Layout

merupakan keseluruhan bentul dan penempatan fasilitas yang diperlukan

dalam proses produksi atau pengaturan peralatan yang ada dalam

perusahan sehingga mencapai efisiensi.

Georgre R.Terry dalam Sedarmanyanti (2017:143) menyatakan tata

ruang kantor adalah: Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai

kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci

dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari

faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak.

Menurut Ida Nuraida, dalam Umam (2014:157) tata ruang kantor:“adalah

pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada

luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi

pekerja”.

Berdasarkan menurut para ahli diatas tata letak ruang kantor merupakan

tempat ruang atau kamar untuk menentukan kebutuhan dalam setiap kantor dan

proses produksi atau pengaturan peralatan didalam perusahaan.

.

2.2.2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Menurut (Mutiara 2013) Tujuan tata ruang kantor adalah untuk

mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, menjamin kelancaran

atau kemudahan bagi arus kerja atau komunikasi, memungkinkan pemakaian

ruang kerja secara efisien, memudahkan pengawasan, memberikan kondisi kerja

yang baik-baik bagi setiap orang, dan memberikan privasi dan keamanan.

11

Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan

pekerjaan kantor dapat diatur secara terbit dan lancar, sehingga koordinasi dan

pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Menurut Sedarmanyanti (2017:143) tata ruang kantor bertujuan:

1. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

2. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien;

3. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur

kerja dapat dipersingkat;

4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan

menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya;

5. Menciptakan kenyaman bekerja bagi para pegawai;

6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung;

7. Mengusahkan adanya keleluasaan bagi:

a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja;

b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu

tertentu;

c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

2.2.3. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Sedarmayanti dalam Umam (2014:162) mengatakan bahwa asas pokok

tata ruang kantor, sebagai berikut:

1. Asas jarak Terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik

adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dalam jarak

12

yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah

jarak terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat,

hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

2. Asas Penggunan Segenap Ruang

Suatu tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan seluruhya ruangan

yang ada. Ruangan itu tidak hanya sebatas luas ruang lantai (ruang datar),

tetapi juga ruangan yang vertikal ke atas ataupun ke bawah, jadi tidak ada

ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.

3. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik

adalah yang dapat diubah atau disusun kembali, dengan tidak terlampau sukar

atau tidak memakan biaya yang besar.

4. Asas Rangkain Kerja

Menempatkan pegawai dan alat-alat kantor rangkaian yang sejalan dengan

urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan

kelengkapan dari asas jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para

pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian

pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju

dari permulaaan dikerjakan sampai selesai, tidak ada gerak mundur atau

menyilang. Hal ini tidak berati bahwa jalan yang ditempuh harus selalu

berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses situ selalu mengarah maju

ke muka menuju ke penyelesaian.

13

2.2.4. Langkah-Langkah dalam menyusun Tata Ruang

Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih

dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang kantor, Menurut

(Yuniarsih, 2017) sebagai berikut:

1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan Tata Usaha dengan satuan-

satuan kerja lainnya.

2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelakari segenap

pekerjaan, tentukan urut-urtan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang

terlibat.

a. Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada tempat yang

mudah didatangi orang luar tanpa menggangu satuan kerja lainnya;

b. Satuan-Satuan yang sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk

dikelompokan pada satu tempat;

c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan

ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis);

d. Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh

dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan;

4. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang

dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela

dan lainnya.

2.2.5 Tahapan Perencanaan.

Tahapan ini sangat penting karena akan memengaruhi seluruh tahapan

berikutnya dan yang jauh lebih penting lagi, adalah apakah layout membuat kerja

14

berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk

menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan

informasi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke

dalam bentuk layout yang actual. Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan,

Menurut Armiati (2016:168) antara lain:

1. Tugas Pegawai.

Jenis tugas dan tingkat ekonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi

penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalkan

kinerja mereka. Sebagai contoh, ruang kerja pegawai yang membutuhkan

tingkat interaksi yang tinggi dengan anggota timnya yang lain, akan sangat

berbeda dengan ruang kerja pegawai yang membutuhkan interaksi social.

Namun mengingat lingkungan yang selalu berubah, hendaknya perencangan

layout juga mempertimbangkan faktor fleksibilitas, sehingga layout mudah

diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan

lingkungan.

2. Arus Kerja.

Analisis arus kerja (work-flaw) dengan mengacu pada pergerakan informasi

dan tugas secara horizontal atau vertikal tentunya sangat diperlukan dalam

perencangan layout. Menurut Gie, arus kerja yang efisien akan menempatkan

pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan

mengeliminasu backtracking maupun crisscrossing pekerjaan. Kondisi ini

membuthkan studi dan analisis mengenai tugas, tanggung jawab dan aktivitas

masing-masing.

3. Bagan organisasi.

15

Ketika arus kerja berlangsung secara vertikal, bagan organisasi akan

menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini

juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai di level yang sama

dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit

kerja.

4. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang.

Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan

melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

5. Jaringan komunikasi.

Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi

(telepon, e-mail, surat, tatap muka, dan lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai

maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor.

Semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan akan semakin dekat

ruangannya.

2.2.6. Jenis- Jenis Tata Ruang Kantor

Menurut (Setiowati, 2016) Jenis-jenis ruang kantor Pada dasarnya

dikenal ada empat jenis tata ruang kantor yaitu:

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)

Tata ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar, adalah:

a. Konsentrasi kerja lebih terjamin;

b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi;

16

c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara

adanya kewibawaan pejabat atau pimpinan;

d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas

ruangan dan merasa ikut memiliki. Kerugian tata ruang kantor berkamar:

1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga

kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang;

2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan,

pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.Pemakaian ruangan

kurang kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan

organisasi.

3) Mempersulit pengawasan.

4) Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)

Ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang

bekerja bersama-sama diruangan termaksud tanpa oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka:

a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan

dekorasi;

b. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak

memerlukan biaya tinggi;

c. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman

kerja dan pembagian peralatan kerja;

17

d. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja,

penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon, dan

lain-lain.Kerugian tata ruang kantor terbuka:

1) Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan;

2) Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuhkonsentras;.

3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak tampak jelas;

4) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan;

5) Kemungkinan kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga

mengakibatkan pemandangan yang kurang baik;

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama atau bertaman (Landscaped

Offices). Ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya.

Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahkan agar lingkungan benar-benar

merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam

pemanfaatan ruangan. Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:

a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekarja;

b. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan;

c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan;

d. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien

sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.Kerugian tata ruang kantor

berhias atau berpanorama:

1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

2) Biaya pemeliharaan tinggi.

3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.

4) Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata

18

ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor

berhias. Karena ketiga bentuk dan tata ruang mempunyai kerugian,

maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat

diciptakan tata ruang kantor gabungan.

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor

berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.

2.2.7. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

Prinsip-prinsip tata ruang dan perencanaan tata ruang kantor menurut

Soedjadi dalam Priansa (2014:314) harus diselenggarakan dengan setepat-

tepatnya, prinsip-prinsip dan pedoman dalam tata ruang kantor dan perencanaan

tata ruang kantor, adalah:

1. Aliran pekerjaan harus diusahkan bergerak menuju ke depan sehingga

mngurangi kemungkinan terjadinya penyimpangan (crisscrossing), arus yang

bolak balik (back-tracking), dan tabrakan-tabrakan..

2. Tempatkan setiap pegawai sedekat mungkin dengan:

a. Pimpinan dimana dia menerima pekerjaannya;

b. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan dan

peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu;

c. Mesin, perlengkapan dan peralatan kerja yang dengan dia harus paling

banyak menggunakanya;

d. Pimpinan dimana dia harus senantiasa mendapat bimbingan langsung

tentang pekerjaan dan tentang penggunaan mesin, perlengkapan, dan

peralatan seperti tersebut pada butir;

19

e. Pimpinan lain ke mana dia harus menyerahkan pekerjaan yang telah

diselesaikan.

2.2.8. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Menurut (Potu, 2013) Lingkungan kerja adalah tempat di mana karyawan

melakukan aktivitas setiap harinya.Lingkungan kerja dikatakkan baik atau sesuai

apabila karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal, sehat, aman dan

nyaman. Lingkuangan kerja memegang peranan penting terhadap baik buruknya

kualitas hasil kinerja karyawan. Bila lingkungan kerja nyaman dan komunikasi

antar karyawan berjalan lancar.

Menurut (Nurainun, 2016) menjelaskan lingkungan fisik di dalam tata

ruang kantor antara lain, sebagai berikut:

1. Penerangan atau Cahaya.

Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu

a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari

Pencahayaan alami yang bersumber dari cahaya matahari, sering kali

digunakan sebagai penerangan utama terutama pada siang hari disebut juga

sebagai penerangan matahari. Yang dimaksud dengan penerangan matahari

adalah proses lengkap dalam mendesain bangunan untuk memanfaatkan

cahaya alami secara maksimal,

b. Cahaya buatan, berupa lampu.

Penerangan buatan adalah memberikan cahaya yang menggantikan sinar

matahari. Namun, dipihak lain penerangan buatan ini juga bisa dirancang

sedemikian rupa untuk menciptakan suasana dan atmosfer tertentu.

20

Cahaya buatan erat kaitnya dengan lampu beserta instalasinya dan untuk

memperoleh pencahayaan yang baik dalam perencanaan.

2. Tata Warna.

Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncakan dengan

teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataanya tata warna tidak dapat

dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna

mempunyai penggaruh besarpada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-

kadang menimbulkan rasa senang, sedih, dan lain-lain.

3. Ventilasi atau pengaturan Udara.

Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efisien apabila

mereka berkerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit

bernapas, sedang pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik

sekitar 13-24 derajat Celcius. Oleh karena itu perlu diusahkan adanya ventilasi

cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para

pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.