Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/DokumenPT. (Persero) Angkasa Pura I

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Arsip/dokumen merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, otentik oleh karena itu harus dikelola secara baik dan benar. Pengelolaan arsip/dokumen secara baik mengandung pengertian bahwa arsip/dokumen harus dapat disajikan secara cepat, tepat dan lengkap untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-hari organisasi/perusahaan. Pada sisi lain pengelolaan arsip/dokumen secara benar harus dilaksanakan sesuai dengan prinsip dan standar kearsipan baik nasional maupun internasional, serta sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar dapat memberikan jaminan kepastian hukum. Untuk mencapai tujuan di atas, pengelolaan arsip/dokumen harus dilakukan secara terprogram dan terpadu diseluruh unit pengolahan yang dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/Dokumen.

Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/Dokumen yang selanjutnya disebut SOP diperlukan sebagai pedoman kerja bagi seluruh unit kerja di lingkungan PT. (Persero) Angkasa Pura I untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip/dokumen mulai dari pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif sampai dengan pemusnahan dan penyerahan arsip/dokumen. Dengan adanya SOP ini diharapkan dapat dicapai kesamaan pemahaman dan pelaksanaan tata kearsipan seluruh unit pengolahan di lingkungan PT. (Persero) Angkasa Pura I.

SOP ini disusun selain sebagai pedoman tata kearsipan yang efisien dan efektif juga diharapkan dapat mendukung pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan sistem pengelolaan arsip berbasis Teknologi Informasi.

Keberhasilan pelaksanaan/implementasi SOP ini dapat terwujud jika didukung oleh sumber daya manusia yang handal, kompeten, terampil dan terlatih dalam bidang kearsipan, serta dukungan kebijakan pihak manajemen PT. (Persero) Angkasa Pura I.

B. DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara RI Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 2964);

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara RI Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3674);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero) (lembaran Negara RI Tahun 1998 Nomor 15)

Bab I Pendahuluan 1

Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/DokumenPT. (Persero) Angkasa Pura I

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2005 (Lembaran Negara RI Tahun 2001 Nomor 68);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara RI Tahun 1999 Nomor 194,Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3912);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Microfilm atau Media Lainnya dan Legalisasi (Lembaran Negara RI Tahun 1999 Nomor 195,Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3913);

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 6 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana;

7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No.SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip;

8. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana;

9. Keputusan Direksi PT. (Persero) Angkasa Pura I Nomor: KEP.85/OM.00/2004 tentang Jabatan Asisten Deputi Direktur, Pengawas Intern Area, Assisten Sekretaris Perusahaan dan Assisten Kepala Biro PT. (Persero) Angkasa Pura I;

10. Keputusan Direksi PT. (Persero) Angkasa Pura I Nomor: kep.107/OM.00/2004 sampai dengan Nomor: KEP.114/OM.00/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Cabang PT. (Persero) Angkasa Pura I;

11. Keputusan Direksi PT. (Persero) Angkasa Pura I Nomor: KEP.108/UM.00/2003 tentang Sistem Administrasi Perkantoran PT. (Persero) Angkasa Pura I;

C. MAKSUD DAN TUJUANSOP disusun dengan maksud untuk memberi pedoman dan petunjuk

dalam pelaksanaan sistem pengelolaan arsip/dokumen di PT. (Persero) Angkasa Pura I dalam rangka menunjang pencapaian kinerja perusahaan bagi Pimpinan, Pejabat dan Staf Pelaksana dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Adapun tujuan diberlakukannya SOP ini, yaitu:1. Terciptanya keseragaman dalam kegiatan pengelolaan arsip/dokumen;2. Mendukung tertib administrasi pengelolaan arsip/dokumen;3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan baik intern maupun

ekstern;4. Mendukung akuntabilitas kinerja perusahaan;5. Mengamankan dan menyelamatkan arsip/dokumen bagi kepentingan

perusahaan (memori perusahaan) dan untuk kepentingan nasional (memori kolektif bangsa).

Bab I Pendahuluan 2

Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/DokumenPT. (Persero) Angkasa Pura I

D. RUANG LINGKUPSOP ini berlaku untuk seluruh unit kerja di lingkungan perusahaan yang terdiri atas :

1. Pendahuluan2. Kebijakan Pengelolaan Arsip/Dokumen;3. Pengurusan Surat;4. Pengelolaan Arsip/Dokumen;5. Program Arsip/Dokumen Vital;6. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip/Dokumen;7. Penyusutan Arsip/Dokumen;8. Sarana Pendukung Implementasi SOP;9. Alih Media Dokumen Perusahaan;Lampiran:

a. Klasifikasi Arsip/Dokumen;b. Jadwal Retensi Arsip/Dokumen.

E. PENGERTIAN ISTILAHDalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :1. Arsip/Dokumen adalah data, catatan dan atau keterangan yang

dibuat dan diterima oleh PT. (Persero) Angkasa Pura I, dalam rangka pelaksanaan kegiatanna, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau di dengar;

2. Arsip/Dokumen Dinamis adalah arsip/dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan perusahaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi sehari-hari. Dalam rangka efisiensi dan pendayagunaan arsip/dokumen dinamis dibedakan menjadi arsip/dokumen aktif dan inaktif;

3. Arsip/Dokumen Aktif adalah arsip/dokumen dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi karena masih terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi;

4. Arsip/Dokumen Inaktif adalah arsip/dokumen dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun;

5. Arsip/Dokumen Statis adalah arsip/dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, tetapi mempunyai nilaiguna yang tinggi dalam sejarah kebangsaan;

6. Arsip/Dokumen Vital adalah arsip/dokumen yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi selama organisasi yang bersangkutan masih ada;

Bab I Pendahuluan 3

Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/DokumenPT. (Persero) Angkasa Pura I

7. Berita Acara Pemindahan Arsip/Dokumen adalah berita acara yang dibuat dan dipakai sebagai alat bukti pengesahan pemindahan arsip/dokumen dari Unit Kerja/Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan;

8. Berita Acara Pemusnahan Arsip/Dokumen adalah berita acara yang dibuat dan dipakai sebagai alat bukti pengesahan pemusnahan arsip/dokumen;

9. Berita Acara Penyerahan Arsip/Dokumen adalah berita acara yang dibuat dan dipakai sebagai alat bukti pengesahan penyerahan arsip/dokumen statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia;

10.Berkas adalah himpunan arsip/dokumen yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan sistem penataan tertentu sesuai dengan jenis, tipe dan kegunaannya;

11.Buku Peminjaman adalah buku yang dipergunakan sebagai sarana untuk pencatatan/peminjaman dan pengembalian arsip/dokumen;

12.Daftar Pertelaan Arsip/Dokumen adalah daftar yang memuat informasi arsip/dokumen yang akan dipindahkan, dimusnahkan maupun diserahkan, beserta jumlah dan kurun waktu arsip/dokumen diciptakan;

13.Duplikasi adalah arsip/dokumen hasil penggandaan yang dilakukan baik secara serentak atau menyusul kemudian terhadap dokumen/naskah aslinya;

14. Indeks adalah tanda pengenal arsip/dokumen yang berfungsi sebagai alat bantu dalam penyimpanan/penataan dan penemuan kembali arsip/dokumen;

15.Jadwal Retensi Arsip/Dokumen adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat jenis/series arsip/dokumen, penentuan masa simpan aktif dan inaktif serta keterangan penentuan nasib akhir arsip/dokumen;

16.Klasifikasi Arsip/Dokumen adalah buku yang berisi pengelompokkan dokumen/ arsip menurut urusan atau masalah yang disusun berdasarkan tugas dan fungsi organisasi secara logis dan sistematis;

17.Kode Klasifikasi Arsip/Dokumen adalah tanda pengenal arsip/dokumen yang dapat membedakan antara masalah yang satu dengan masalah yang lain;

18.Nilai Guna Arsip/dokumen adalah nilai arsip/dokumen yang didasarkan pada kegunaan atau manfaatnya bagi kepentingan pengguna arsip/dokumen;

19.Non Arsip/Dokumen adalah segala ikutan proses korespondensi yang informasinya tidak mempunyai nilai arsip/dokumen, antara lain: amplop, map, bahan pustaka;

20.Pemilahan/Seleksi Arsip/Dokumen adalah pemisahan antara arsip/dokumen dan non arsip/dokumen;

21.Pemindahan Arsip/Dokumen adalah salah satu proses kegiatan penyusutan arsip/dokumen dengan memindahkan arsip/dokumen

Bab I Pendahuluan 4

Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/DokumenPT. (Persero) Angkasa Pura I

inaktif dari Unit Kerja/Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan setelah melalui seleksi/pemilahan berdasarkan penilaian atau Jadwal Retensi Arsip/dokumen;

22.Pemusnahan Arsip/Dokumen adalah salah satu proses kegiatan penghancuran arsip/dokumen yang sudah tidak bernilaiguna sampai tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan atau peleburan (pulping);

23.Penataan Berkas adalah kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan yang sistematis berdasarkan tipe dan kegunaan arsip/dokumen;

24.Penilaian Arsip/Dokumen adalah kegiatan menganalisa informasi arsip/dokumen sesuai dengan nilaiguna arsip/dokumen untuk penentuan masa simpan arsip/dokumen;

25.Penyusutan Arsip/Dokumen adalah kegiatan pengurangan arsip/dokumen dengan cara pemindahan arsip/dokumen inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip/dokumen yang tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip/dokumen statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia;

26.Program Arsip/Dokumen Vital adalah sebuah metode/upaya yang sistematis dalam menetapkan, mencegah, melindungi, dan mengamankan, merespon pada waktu darurat, serta memulihkan arsip/dokumen vital setelah terjadinya bencana;

27.Pusat Arsip/Records Center adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola arsip/dokumen inaktif;

28.Retensi Arsip/Dokumen adalah masa simpan arsip/dokumen baik pada masa aktif maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai guna arsip/dokumen;

29.Series/Jenis Arsip/Dokumen adalah sekelompok berkas yang sama, dari rangkaian kegiatan sejak awal sampai akhir pelaksanaannya;

30.Unit Kearsipan adalah unit pengelola arsip/dokumen di lingkungan PT. (Persero) Angkasa Pura I Kantor Pusat dan Cabang yang secara fungsional mempunyai kegiatan pokok dalam mengarahkan dan mengendalikan arsip/dokumen aktif, serta menyimpan dan mengolah arsip/dokumen inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (Unit Kerja) di lingkungan perusahaan;

31.Unit Pengolahan ialah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen/arsip yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Bab I Pendahuluan 5