BAB VII

BAB VIIIPENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

SETELAH MEMPELAJARI BAB INI, ANDA

DIHARAPKAN DAPAT:1. Memberi ulasan pengertian pengorganisasian

2. Membuat simpulan pengertian pengorganisasian dari ber- bagai pendapat ahli3. Mengidentifikasi tiga ciri utama dari pengorganisasian

4. Menyebutkan beberapa keuntungan dari pengorganisasian5. Mendeskripsikan langkah-langkah proses pengorganisasian

6. Membedakan antara wewenang dan tanggung jawab

7. Membedakan konsespsi dasar staff dan staffing8. Mengidentifikasi cakupan kegiatan pengstafan

A. PENGERTIAN

Sebelum menguraikan arti pengorganisasian (organizing), maka terlebih dahulu menye-lidiki asal kata organizing, supaya ada pengertian yang mendalam. Organizing berasal dari kata to organize di mana kata ini berasal pula dari kata organ. Kata organ dalam websters New collegiate Dictionary berasal dari kata organon, bahasa Greek.

Adapun arti kata organ adalah, an instrument or medium by which an inportan action is performen or endaccomplished, artinya suatu alat atau media yang digunakan untuk tindakan penting atau pencapaian tujuan.

Jadi to organize mengandung arti menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan sehingga dapat digunakan untuk menjalankan tindakan dalam pencapaian tujuan.

Dengan demikian pengorganisasian merupakan proses penyusunan bagian-bagian yang terpisah itu menjadi suatu kesatuan yang harmonis, sehingga dapat digunakan untuk pelaksanaan kerja dalam mencapaian tujuan yang dikehendaki.

Lihat visualisasi gambar 8.1

Terry memberi rumusan organizing is the determiniting, grouping and arranging of the various activities needed necessary for the attainment of the objectives, the assigning of the people to these activities, the providing of suitable physical factors of environment and the indicating of the relative authority delegation to each individual charged with the execution of each respectives activity. (pengorganisasian adalah penetapan, penggolongan-golongan dan pengaturan macam-macam aktivitas yang dipandang perlu untuk pencapaian tujuan-tujuan, penugasan orang-orang pada aktivitas-aktivitas ini pemberian faktor physic yang tepat dari ruangan dan penunjukan wewenang yang bersangkutan yang didelegasikan pada tiap orang yang dibebani dengan pelaksanaan masing-masing aktivitas.Disini dapat dinyatakan adanya dasar-dasar fundamental untuk pengorganisasian, yaitu:1. Pekerjaan, yaitu aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan dalam hubu-ngannya dengan tujuan.

2. orang-orang, yaitu orang-orang yang bagaimana yang harus melaku-kannya.

3. Tempat kerja, yaitu faktor-faktor phisik, ruangan sekitarnya yang harus disediakan.4. Hubungan-hubungan, yaitu hubungan diantara orang-orang.

1

2 3

Organisasi yang Pengelompokan tugas Tercipta struktur

belum terorganisir dalam Departemen organisasi

4 5 Terjalin Tercapai Kerja sama Tujuan

OKE

Gambar 8.1 Visualisasi PengorganisasianSondang P. Siagian (1985) merumuskan pengorganisasian adalah kese-luruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Soedjadi (1988) mengemukakan pendapatnya mengenai pengorganisasian (pengorganisasian) sebagai berikut:

1. Pengorganisasian merupakan proses penyusunan pembagian kerja kedalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya beserta penetapannya dengan cara yang tepat mengenai orang-orangnya (staffing) yang harus menduduki fungsi-fungsi itu berikut penentuannya dengan tepat tentang hubungan wewenang dan tanggungjawabnya.

2. Pengorganisasian itu dilakukan demi pelaksanaan kerja dan pelaksanaan dari perencanaan, yang penting demi adanya pembagian kerja yang setepat-tepatnya.

3. Dalam pengorganisasian sangat penting untuk diperhatikan bahwa penetapan mengenai orang-orangnya haruslah dilakukan secara obyektif dan setelah terlebbih dahulu ditentukan unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya.

Dari uraian pengertian di atas jelas bahwa pengorganisasian adalah dinamisasi organisasi, yaitu kegiatan menyusun bagian-bagain yang terpisah menjadi suatu kesatuan yang hormonis meliputi: pengelompokan kegiatan; penentuan fungsi, jabatan, dan kewenangan apa dan siapa yang akan men-duduki jabatan tersebut, serta penentuan hubungn tanggung jawab antara satu kelompok dengan kelompok lain. Selain itu, pengorganisasian merupa-kan langkah kearah pelaksanaan rencana yang telah disusun sebelumnya. Adalah suatu hal yang logis kalau pengorganisasian merupakan fungsi organik yang kedua dari manajemen. Hasil dari proses pengorganisasian adalah suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang bulat.Secara kesimpulan pengorganisasian merupakan fungsi organik kedua dari manajemen yang dapat diartikan sebagai dinamisasi organisasi, yaitu: keseluruhan proses penyusunan bagian-bagian yang terpisah itu menjadi suatu kesatuan yang harmonis, sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digunakan untuk pelaksanaan kerja dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan

B. CIRI CIRI PENGORGANISASIAN

Seperti dijelaskan di atas bahwa pengorganisasian dalam manajemen merupakan fungsi yang kedua, dimana apabila perencanaan telah selesai dibuat, diperlukan adanya orang-orang yang melaksanakannya mengingat walaupun telah ada perencanaan, tetapi apabila tidak ada orang yang melaksanakannya, maka perencanaan itu tidak ada artinya sama sekali.

Dalam pengorganisasian harus berpedoman kepada perencanaan agar supaya ada keselarasan antara orang yang mengerjakan dengan apa yang dikerjakan. Oleh karena itu dalam pengorganisasian pun harus mengandung tiga ciri utama yaitu:

1. Dapat menjawab pertanyaan sebagaimana yang dikemukakan oleh R. Kipling yaitu what,where, when, who, dan how.

2. Rational, flexible, kontinu, pragmatis dan ideal

3. Tidak terlepas dari tools of management (sarana dari manajemen)

Ad.1. Untuk menjawab pertanyaan what maka dalam organizing, dilihat kepada apa yang terdapat dalam perencanaan, sehingga antara pengorganisasian dan perencanaan terdapat keselarasan. Hal ini adalah sangat penting, mengingat apabila perencanaan dan peng-organisasian tidak selaras dan searah akan terjadi kekacauan dan kesimpangsiuran dalam pelaksanaan kerja, sehingga tujuan telah ditetapkan tidak akan tercapai. Dalam perencanan itu sudah terkandung macam-macam pekerjaaan yang harus dilakukan dan macam orang/keahlian yang diperlukannya, sehingga dalam pengorganisasian harus ditentukan orang-orang yang akan mengerjakannya, agar supaya setiap pekerjaan dikerjakan oleh ahlinya. Dengan demikian dalam penggunaan tenaga akan menggunakan merit system yaitu orang-orang yang ahli ditempatkan sesuai dengan keahlianya atau the right man in the right place, bukan the right man in the wrong place, atau the wrong man in the right place, dan bukan juga the wrong man int the wrong place. Jadi dalam penempatan orang-orang itu harus dapat menjawab atas pertanyaan who, yaitu siapa yang akan mengerjakannya. Mengapa (why) harus diorganisir dan mengapa menggunakan merit system bukan spoil system (system famili/golongan), mengingat jika suatu kegiatan yang tidak terorganisir akan terjadi kesamrautan, suatu pekerjaan itu dilakukan oleh yang bukan ahlinya akan mengalami kekacauan, sehingga tujuan tidak tercapai, akhirnya mengalami kehancuran. Sebagaimana sabda Rasulullah SAW bahwa memberikan tugas atau pekerjaan kepada orang yang bukan ahlinya, tunggu saja waktu kehancurannya. Dimana (where) mengerjakan hal ini pun harus mendapatkan jawaban yang matang, yaitu umpamanya seorang pekerja yang menjalankan mesin harus diperhatikan keselamatannya agar supaya ada ketenangan kerja. Bilamana (when) mengerjakannya, hal inipun harus mendapat jawaban yang sebaik-baiknya, mengingat hal ini bertalian dengan waktu penggunaan tenaga kerja. Oleh karena itu suatu pekerjaan yang membutuhkan waktu lama (siang dan malam), maka peng-gunaan tenaga kerja harus diatur menjadi dua bagian, yaitu bagian siang dan bagian malam. Sedangkan untuk menjawab pertanyaan bagaimana (how), hal ini bertalian dengan methode pelaksanaan kerja agar supaya tercapai efisiensi kerja sebaik-baiknya.

Ad.2. Dalam pengorganisasian itu harus rasional artinya dalam penempatan tenaga kerja bukan didasarkan atas like or dislike (suka atau tidak suka), tetapi harus betul-betul didasarkan atas perhitungan kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan sehingga tidak terjadi stagnasi atau kemacetan-kemacetan. Juga orang yang bekerja berat dan bertanggung jawab besar harus mendapat gaji/upah yang besar pula. Adapun yang dimaksud dengan pengorganisasian harus fleksibel yaitu bahwa pengorganisasian itu harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan terarah kepada sasarannya, sehingga tidak mengalami kekakuan yang dapat menyebabkan hambatan-hambatan atau kemacetan. Oleh karena itulah apabila manajer menghadapi sesuatu hal baru harus menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang sedang berlangsung agar supaya segala aktivitas yang dilaku-kan dapat diterima oleh masyarakat. Dalam pengorganisasian harus pula memperhitungkan masa depan atau yang akan datang agar supaya dapat terus berlangsung (kontinu). Dengan demikian pengkaderan (up-grading) tenaga-tenaga kerja untuk pemimpin pada masa yang akan datang merupakan syarat mutlak, mengingat manu-sia itu terbatas usianya. Suatu organisasi yang melupakan terhadap pengkaderan, akan berakibat fatal (gagal) dimana apabila pemimpin telah mati, maka terjadi krisis kepemimpinan, tidak ada yang melanjutkan; ataupun bilamana ada, tidak mempunyai keterampilan, kemampuan dan keahlian yang diharapkan. Di samping itu dalam pengorganisasian harus pragmatis (mempunyai nilai guna), yaitu seorang manajer harus menghindarkan pembagian kerja yang kebutuhannya tidak urgen (tidak begitu perlu), melainkan setiap pembagian kerja harus dilihat dari segi kegunaannya untuk mencapai tujuan. Pembagian kerja yang tidak dilihat urgensinya hanya akan merupakan penghamburan tenaga kerja dan biaya sehingga tidak sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen itu sendiri. Dan terakhir organisasi itu harus bersifat ideal yaitu terarah kepada tujuan yang akan tercapai. Antara tujuan yang akan tercapai dengan orang yang akan melaksanakannya tidak bisa dipisahkan, karena pada akhirnya manusia itulah yang menjadi faktor determinan atau yang menen-tukan. Dengan demikian seorang manajer harus dapat memperoleh dan menempatkan orang-orang yang sehaluan, sehingga tidak terdapat pertentangan tujuan atau pertentangan ide. Tetapi hal ini tidak berarti harus menggunakan spoil system dalam penempatan tenaga kerja, sehingga hanya memperhatikan famili atau kelompok sendiri, melainkan harus tetap memperhatikan keahlian dan penga-laman sebagai faktor utama. Hal ini memang berat, tetapi harus diikhtiarkan/diusahakan agar supaya pelaksanaan kerja berjalan dengan lancar.Ad. 3. Pengorganisasian gunanya adalah untuk mengarahkan segala kegi-atan terhadap sasarannya. Kegiatan itu memerlukan orang, uang, materi, metode dan lain-lain atau sarana dari manajemen. Oleh karena itu yang diorganisir sebenarnya adalah sarana dari mana-jemen. Tanpa orang dan materi tidak akan ada yang diorganisir bahkan dapat dikatakan tidak ada manajemen. Jadi pada hakikatnya pengorganisasian itu tergantung pada orang dan materi. Timbul pertanyaan bagaimanakah mengorganisir sarana manajemen sehing-ga terarah kepada sasarannya?. Hal ini tergantung kepada keahlian dan pengalaman dari manajer. Seorang manajer yang ahli dan berpengalaman akan dapat mengorganisir sarana dari manajemen dengan sebaik-baiknya. Sedangkan yang kurang ahli dan kurang pengalaman akan mengalami kegagalan. Oleh karena itulah yang bertanggungjawab terhadap tercapainya atau tidaknya tujuan sesuatu usaha tidak terletak pada pekerja, tetapi terletak pada manajer. Manajer yang mampu mengorganisir sarana dari manajemen akan berhasil. Oleh karena itu sebagai suatu kesimpulan dapatlah dikata-kan walaupun perencanaan baik tetapi pengorganisasian tidak baik, maka tujuan yang telah ditetapkan tidak akan tercapai. C.KEUNTUNGAN KEUNTUNGAN DARI PENGORGANISASIAN

Dari apa yang dibahas terdahulu dapat diambil simpulan bahwa ada banyak keuntungan dari pengorganisasian. Salah satu keuntungan yang dapat diperoleh dari aktivitas pengorganisasian yang efektif adalah:

1. Tiap-tiap anggota dalam struktur organisasi mengetahui sekelompok aktivitas apa yang harus ia lakukan.

2. Hubungan kerja dalam suatu organisasi dengan jelas dapat ditentukan.

3. Seorang pejabat dapat mengetahui dengan terang hubungan organisa-toris baik terhadap pihak atasan, pihak bawahan maupun terhadap pejabat yang sama tingkatannya.

4. penggunaan optimum terhadap tenaga manusia dan fasilitas yang ada dapat tercapai karena ada perbandingan yang seimbang dalam organisasi.

D. PROSES PENGORGANISASIAN

Siagian (1993:P.41) mengemukakan bahwa proses penyusunan organisasi pengorganissian meliputi berbagai ranjgkaian kegiatan yang dimulai pada penentuan tujuanyang hendak dicapai dan berakhir pada saat kerangka organisasi yang tercipta dilengkapi dengan personalia, keuangan, peralatan/perlengkapan, hubungan dan prosedur kerja yang memungkinkan organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatan operasionalnya.

Untuk melakukan pengorganisasi dengan cara yang teratur, ditempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. Penentuan tujuan

2. Perumusan tugas pokok

3. Perincian kegiatan

4. pengelompokan kegiatan ke dalam fungs-fungsi5. Departementasi

6. Penetapan otoritasorganisasi

7. Pengadaan tenaga kerja (staffing)

8. Pengadaan fasilitas (facilitating)

Penentuan tujuanSebagai dasar utama dari penyusunan organisasi (pengorganisasian, tujuan harus ditentukan secara jelas dan lengkap, baik mengenai bidang, ruang lingkup sasaran, keahlian/keterampilan serta peralatan yang diperlukan dan jika mungkin jangka waktu pencapaian tujuan maupun cara pencapaiannya menurut cara yang terbaik. Dari tujuan yang telah ditentukan dengan jelas dan lengkap itu akan dapat ditarik simpulan tentang bentuk susunan, corak maupun ukuran besar kecilnya organisasi yang harus disusun.

Penetapan tugas pokokTugas pokok adalah sasaran yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai. pada umumnya, bertambah besar organisasi yang harus disusun bertambah umum pula tugas pokok yang dapat ditetapkan. Sebaliknya semakin kecil organisasi, makin konkrit dan terbatas tugas pokoknya.Hal hal yang perlu diperhatikan dalam penetapan tugas pokok antara lain adalah:

a. Tugas pokok harus merupakan bagian dari tujuan dengan perkataan lain pelaksanaan tugas pokok harus mendekatkan pada tujuan.

b. Tugas pokok harus dalam batas kemampuan untuk dicapai dalam jangka waktu tertentu, tugas pokok adalah landasan dalam penyelenggaraan semua kegiatan dalam organisasi.

Perincian kegiatanPerincian kegiatan dapat diperoleh dari jawaban atas pertanyaan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu dilaksanakan dalam rangka pelak-sanaan tugas pokok?. Perincian kegiatan, selain harus disusun secara lengkap dan terperinci, harus diadakan identifikasi antara kegiatan-kegiatan yang penting dan kurang penting, kegiatan pokok dan kegiatan penunjang dan sebagainya.

Pengelompokan kegiatan ke dalam fungsi-fungsiKegiatan yang harus dilaksanakan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok lazimnya sangat banyak. Kegiatan-kegiatan yang banyak itu ada yang erat hubungannya satu sama lain, disamping itu ada yang dapat dibedakan secara jelas.Kegiatan-kegiatan yang erat hubungannya satu sama lain, masing-masing dikelompokkan menjadi satu. Masing-masing kelompok kegiatan sebagai hasil pengelompokkan ini lazim disebut fungsi. Dengan lain perkatan, fungsi adalah sekelompok kegiatan yang homogen dalam arti satu sama lain tercapai hubungan yang sangat erat.

Pengelompokkan kegiatan kedalam fungsi-fungsi dapat dilihat dari dua sudut tinjauan, yaitu:

a.Tinjauan horizontal, dan b. Tinjauan vertikal

Pengelompokkan dengan tinjauan horizontal di dasarkan atas adanya diferensiasi horizontal diantara kegiatan-kegiatan yang telah dikelompokkan. Misalnya fungsi-fungsi perencanaan, pengadaan bahan, pengarahan tenaga.Pengelompokkan dengan tinjauan vertikal didasarkan atas adanya diferensiasi vertikal diantara kegiatan-kegiatan yang telah dikelompokkan. Misalnya fungsi-fungsi pengawas tidak dapat disejajarkan dengan fungsi pengadaan sekertariat, dan lain-lain.

Pengelompokkan atas fungsi-fungsi baik dengan tinjauan horizontal maupun vertical adalah dasar dari proses departementasi.DepartementasiH. Siagian (1977:P.92) mengemukakan bahwa seorang manajer karena keterbatasan yang dimiliki, mengakibatkan pembatasan terhadap banyaknya tugas dan bawahan yang dapat diawasi. Adanya keterbatasan ini, mengakibatkan keharusan mengadakan pengelompokan tugas dan pekerjaan, atau keharusan mengadakan departementasi. Departementasi adalah proses konversi (converting) fungsi-fungsi menjadi satuan-satuan organisasi dengan berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi. Satuan-satuan organisasi yang masing-masing dibebani satu fungsi ini dapat disebut dengan berbagai nama, seperti: biro, bagian, sub bagian, direktorat, sub direktorat, seksi dan lain-lain. Merupakan tujuan dari departementasi adalah:

a. Mempermudah pelaksanaan tugas, suatu pekerjaan yang besar di bagi-bagi menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil, dan masing-masing kegiatan itu diserahkan kepada orang yang sesuai, akan mempermudah pelaksanaannya

b. Mempermudah manajer mengawasi bawahan. Adanya pembagian kegiatan yang diserahkan pada tenaga-tenaga yang tertentu, memberi penegasan setiap kegiatan kepada manajer, dan memberi penegasan siapa yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan setiap kegiatan kapada manajer, dan memberi penegasan apa yang akan dikerjakan oleh setiap bawahan.c. Mempermudah pencapaian tujuan; sehingga dapat dihindari duplikasi tugas dan masing-masing kegiatan dapat dikordinasikan menuju tujuan yang diharapkan

d. Bertujuan untuk dapat menentukan orang-orang yang dibutuhkan, dalam memangku tugas-tugas yang ada. Perincian tugas-tugas memberi petunjuk siapa dan kualifikasi yang bagaimana yang harus dimiliki supaya dapat memangku tugas-tugas tersebut.

Departementasi meliputi dua macam proses, yaitu:a. Departementasi horizontal

b. Departementasi vertikal

Departementasi horizontal dilakukan berdasarkan tinjauan horizontal dari diferensiasi fungsi. Dalam proses departementasi horizontal harus diperhatikan prinsip-prinsip organisasi.

1) Setiap organisasi sebaiknya dibebani tidak lebih dari satu fungsi pokok.2) Setiap fungsi hanya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang homogen.

Departementasi vertikal dilakukan berdasarkan tinjauan vertical dari diferensiasi fungsi. Dalam proses departementasi vertikal harus diperhatikan prinsip-prinsip:

1) Setiap organisasi memerlukan pengkoordinasian2) Setiap organisasi memerlukan adanya hierarki

Dengan departementasi vertical dan horizontal terciptalah satuan-satuan organisasi utama. Makin luas ruang lingkup tujuan, makin berat tugas pokok dan fungsi-fungsi yang harus dipikul organisasi. Makin berat fungsi-fungsi yang harus dipikul makin besar organisasi yang harus disusun. Dalam hal ini perlu pengembangan lebih lanjut dari kerangka organisasi dengan jalan penambahan departementasi (additional departementation). Penam-bahan departemen adalah pengembangan kerangka organisasi secara horizontal maupun vertical dengan jalan memecahkan satuan-satuan organisasi yang ada menjadi beberapa bagian (sub-sub bagian) misalnya saja bagian sekretariat dapat dipecah menjadi sub-sub bagian tata usaha, keuangan, dan perlengkapan, personil dan seterusnya. Keseluruhan proses departementasi harus diarahkan kepada bentuk, susunan dan corak/sifat organisasi yang telah ditetapkan berdasarkan tujuan yang akan dicapai .

Corak (sifat) dari organisasi dapat diarahkan pada pilihan diantara dua alternatif pokok :

a. Organisasi temporer danb. Organisasi permanen

Organisasi yang sifatnya temporer dibentuk berdasarkan tujuan yang sifatnya temporer dibentuk berdasarkan tujuan yang sifatnya temporer pula . organisasi temporer ini dapat diwujutkan dalam bentuk panitia, tim kerja atau satuan tugas (satgas) dan lain-lain .

Organisasi yang sifatnya permanen dibentuk berdasarkan tujuan yang sifatnya permanen pula .bentuk dan susunan dari organisasi dapat diarahkan pada pilihan antara beberapa alternatif pokok, yaitu:

a.Organisasi garis (line organization )b.Organisasi garis dan staff (line and functional organization )

c.Organisasi fungsional (functional organization )

d.Organisasigaris dan fungsionil (line and functional organization )

e.Organisasi garis, fungsional, dan staff (line, functiona, and staff organization)f.Organisasi komite/dewan (commite organization)

g.Organisasi matriks (matriks organization )

Untuk mendalami secara mendetail mengenai bentuk-bentuk organi-sasi ini, disarankan dengan membaca literatur yang membahas tentang organisasi.

Kegiatan terakhir dari proses departemen adalah ;

a. Penetapan prosedur kerja, yaitu rangkaian dari suatu cara pelaksanaan kerja yang berurut dan berkesinambungan, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau di mana selesainya, dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan/tugas. S.P Siagian (1993:.p.47) mengemukakan prosedur kerja ini meliputi antara lain:

1) Pengaturan pembagian tugas yang jelas dan tegas diantara masing-masing satuan organisasi, sehingga tidak akan terjadi duplikasi usaha serta pertumbuhan wewenang yang tumpang tindih. Hal ini, harus jelas siapa yang mengerjakan apa

2) Pengaturan hubungan kerja sama antara satuan organisasi. Perlu adanya koordinasi, integrasi, dan singkronisasi pada semua kegiatan dalam organisasi, Untuk itu harus jelas siapa yang bekerja sama dengan siapa dan siapa pula yang memprakarsai kerja sama itu dan menyangkut hal apa.3) Pengaturan tentang garis kewenangan dan pertanggungan jawab yang dapat menghindarkan kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas. Dalam pengaturan ini harus jelas siapa yang memerintah siapa dan siapa pula yang bertanggung jawab kepada siapa.b. Penetapan metode kerja, yaitu suatu proses pengaturan tentang teknik terbaik untuk melaksanakan setiap jenis pekerjaan yang terdapat dalam organisasi. Dengan pengaturan metode kerja ini harus jelas cara melakukan setiap jenis pekerjaan. Dengan selesainya proses departemenisasi maka terjelmalah suatu struktur organisasi yang lengkap dengan prosedur dan metode kerjanya. Namun untukitu, organisasi belum bisa bergerak secara dinamis. Agar dapat bergerak dengan dinamis diperlukan tiga jenis kelengkapan organisasi yang lain, yaitu: Otoritas (authority), pengadaan personil (staffing), dan pengadaan fasilitas kerja(facilitating)Penetapan otoritas organisasi Satuan-satuan organisasi yang terjelma sebagai hasil proses depar-temen menjelmakan pula berbagai macam posisi atau jabatan dalam organisasi, seperti: Direktorat, Biro, Bagian, Sub-bagian, Seksi, Sub-seksi, sekretaris dan lain-lain. Dalam organisasi apapun setiap pejabat dalam pelaksanaan tugas dan kewajibannya selalu didasari oleh otoritas organisasi yang melekat pada jabatan yang dipangkuhnya. dengan lain perkataan setiap posisi baru mempunyai arti setelah dilekati dengan otoritas organisasi.

Otoritas organisasi dapat diberi arti sebagai wewenang atau kakuasaan yaitu hak untuk bertindak atau memberikan perintah ataupun untuk menimbulkan tindakan-tindakan dari orang-orang lain. Asal dari otoritas ini dapat bersumber pada;

a.Ketentuan perundangan dan /atau

b.Posisi dalam konstelasi organisatoris yang telah ditetapkan sebelumnya dan/atau

c.Pelimpahan otoritas dan/atau

d.perintah yang dating dari pejabat yang lebih tinggi (atasan) Prinsip utama dalam pemberian otoritas adalah bahwa otoritas yang diberikan harus sebanding dengan tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan. Pada prinsip ini termuat suatu pemahaman, bahwa makin ke bawah tingkatan eselon sesuatu satuan organisasi makin kecil pula wewenang yang diberikan kepadanya.Pengadaan tenaga kerja (Staffing)Hakiki dari organisasi adalah adanya dua manusia atau lebih yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Eksistensi dari manusia dalam organisasi menentukan eksistensi organisasi. Karenanya dengan pengadaan tenaga kerja merupakan suatu proses yang mutlak harus diselenggarakan dalam penyusunan organisasi dengan mana akan diperoleh tenaga yang diperlukan oleh organisasi, baik dalam arti jumlah maupun mutu. Pengadaan tenaga kerja mencakup penempatan orang pada satuan-satuan organisasi yang telah tercipta dalam proses departemenisasi, meliputi kegiatan:

a. Pencarian tenaga yang diperlukan oleh organisasi,

b. Seleksi tenaga-tenaga yang melamar untuk mendapatkan tenaga yang terbaikc. Penempatan tenaga yang diterima

d. Pengaturan balas jasa, seperti gaji, jaminan sosial, dan sebagainya

e. Pengembangan tenaga melalui kegiatan-kegiatan pendidikan dan latihan,

f. Pengaturan pemensiunan

g. Dan sebagainya

Prinsip pokok dari pengaturan seluruh proses pengadaan tenaga kerja yaitu penempatan orang pada tempat yang tepat (the right man on the right place) serta penempatan orang yang tepat untuk jebatan yang tepat (the right man behind the right gun) dan juga diberi imbalan jasa yang tepat pula..

Pada prinsip pokok tersebut di atas, dalam pengadaan tenaga kerja tersirat unsur selektifitas untuk memperoleh mutu personil yang tinggi. Kegagalan dalam penentuan mutu personil akan menggagalkan pula pencapaian tujuan organisasi, betapapun baiknya mutu struktur yang dijelmakan sebagai akibat dari kegiatan departemenisasi. Dalam hubungan dengan pentingnya mutu personil ini dapat dipegang sebagai pedoman yaitu prinsip bahwa bukan sturuktur organisasi semata-mata yang menentukan berhasilnya pencapaian tujuan organisasi melainkan juga mutu orang-orang yang ditempatkan dalam sturuktur itu Bahkan dewasa ini terdapat kecenderungan pendapat bahwa mutu orang-orang dalam organisasi merupakan faktor yang lebih dominan ketimbang dengan mutu sturuktur organisasi dalam menentukan berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. (it is not the gun but the man behind the gun, it is note the song but the singer ).

Fokus dalam seleksi personil dapat diorientasikan pada tiga macam kemampuan yaitu:a. Technical skill

b. Human skill

c. Conceptual skill

Dengan catatan bahwa makin tinggi posisi organisasi yang disandangkan bagi seseorang makin memerlukan lebih banyak human skill dan conceptual skill dibandingkan dengan technical skill, sebaliknya makin rendah posisinya makin memerlukan lebih banyak technical skill dibandingkan dengan human skill dan conceptual skill .

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam bentuk ilustrasi seperti pada gambar 8.2. Uraian selanjutnya akan dibahas pada sub bab tersendiri (Staff dan Staffing)

ConceptualTop managementSkill(manajemen puncak)

HumanMidle management

Skill(manajemen menengah)

TechnicalLower management

Skill(manajemen bawah)

Gambar: 8.2 Hubungan Kebutuhan Jenis Kemampuan dengan Tingkatan Manajemen. Pengadaan fasilitas (facilitating)Proses terakhir dalam penyususnan organisasi adalah pemberian kelengkapan berupa peralatan sehingga kinerja pegawai akan meningkat. Fasilitas yang harus diberikan dapat berwujud materil dan/atau keuangan.

Prinsip yang harus dipedomani dalam pemberian peralatan adalah bahwa peralatan yang disediakan harus cukup dan sesuai dengan tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan serta tujuan yang harus dicapai oleh organisasi yang bersangkutan.

Dengan selesainya proses penyediaan peralatan selesai pulalah proses penyusunan organisasi dan tercipta pula organisasi yang ready for action kearah pencapaian tujuan.

Proses pengorganisasian secara visualisasi seperti gambar 8.3Tujuan

BentukOrgani- Penetapan tugas pokok

sasi

Perincian kegia

Tujuan Pengelompokan kegiatan Tujuan

Horizontal Dalam fungsi Vertikal

- Prinsip Koordinasi

Prinsip: - Satuan orga- - Prinsip Hierarki

nisasi tidak lebih dari satu fungsi pokok Temporer

- Fungsi kegiatan yang homogenPermanen

- Panitia- Lini Metode Departementasi Prosedur- Staf kerja

kerja- Fungsional- Gabungan Penetapan otoritas

- Matriks

Staffing

Fasilitating

Organisasi

Gambar 8.3 Visualisasi Proses Penyusuna OrganisasiF. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

Dasar dari adanya manajemen adalah adanya wewenang atau kekuasaan serta adanya tanggung jawab. Kekuasaan dan tanggung jawab adalah dua hal yang sangat penting dalam kegiatan manajemen. Wewenang atau kekuasaan adalah hal yang sangat diperlukan guna dapat menjalankan tugas dan kewajiban yang dipikulkan kepada seseorang. Setiap wewenang harus disertai pertanggungjawaban. Tidak ada wewenang tanpa tanggung jawab dan tidak ada tanggung jawab sebelum adanya wewenang. Kekuasaan atau wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab, tidak boleh wewenang terlalu besar dari tanggung jawabnya. Janganlah pula hendaknya tanggung jawab lebih besar dari kekuasaan atas wewenang.

1. Wewenang atau kekuasaan (authority)Istilah wewenang dipergunakan didalam berbagai cara, ada yang menggunakan istilah kekuasaan, kewibawaan, dan yang lebih popular authority. Wewenang adalah prinsip dasar dari manajemen. Wewenang adalah hak untuk memerintahkan atau untuk bertindak (right to commador to act). Jadi wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk melakukan segala tindakan yang diperlukan agar tugas-tugasnya dapat diselesaikan

dengan baik. Untuk mengenal beberapa macam wewenang, Soekarno K. (1985;P.62) menyebutkan antara lain:a. wewenang program (program authority), adalah wewenang untuk menentukan program dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

b.wewenang organisasi (organizational authority), adalah wewenang untuk mengatur/menyusun struktur organisasi dalam rangka mencapai tujuan bersama.

c. wewenang personel (personel authority), adalah wewenang tentang bagaimana cara mencari dan menempatkan serta membina orang-orang dalam jabatan-jabatan didalam organisasi.

d. wewenang anggaran (budgeting authority), adalah wewenang untuk menyusun rencana anggaran/biaya yang berhubungan dengan usaha-usaha pencapaian tujuan organisasi.

Dalam hubungan dengan wewenang ini, timbul pertanyaan dari manakah sumber kewenangan seseorang pemimpin untuk menggerakkan orang-orang bawahannya dan mengambil suatu tindakan yang perlu untuk memenuhi tugasnya itu.Jawaban atas pertanyaan tersebut, Koontz dan Donnell (1959:p48-49) mengemukakan bahwa sumber kewenangan dalam manajemen ada dua teori yaitu: formal authority theory (teori formal dari wewenang) dan the acceptance theory of authority (teori wewenang berdasarkan pengakuan atau penerimaan)a. Formal authority theori atau teori formal dari wewenang. Menurut teori ini sumber wewenang dapat dicari dengan mengikuti proses pende-legasian wewenang dalam jenjang hierarki yang ada dalam organisasi, artinya wewenang seseorang diterima dari atasannya demikian seterusnya sehingga akhirnya terlihat bahwa wewenang terakhir bersumber pada lembaga hak milik yang diatur oleh undang-undang.

Karena wewenang itu bersumber dari lembaga yang diberikan kepada manajer individual, maka disebut wewenang formil misalnya wewenang seorang bagian kas diperoleh dari direktur, sedang wewenang kepala keuangan diperoleh dari direktur, seterusnya wewenang direktur diperoleh dari pemegang saham, dan pemegang saham diperoleh dari undang-undang yang mengatur lembaga hal milik pribadi.b. The acceptance theory of authority atau teori wewenang berdasarkan pengakuan atau penerimaan. Teori ini mengatakan bahwa wewenang seseorang terjadi karena pengakuan atau penerimaan bawahan akan wewenang yang dipegang. Dengan demikian sebenarnya seorang manajer tidak mempunyai wewenang yang sesungguhnya, kecuali dan sampai bawahan secara individual memberikannya.Di samping dua teori yang ada di atas, Soekarno K (op-cit:p.59) meninjau sumber wewenang dari segi lain, yaitu:

a. Sumber hukum

b. Sumber tradisional/kebiasaan

c. Sumber delegasi (delegation)

Sumber hukum. Dengan hukum, seseorang dapat mempunyai wewenang. Apa dasar hukumnya, maka seseorang mempunyai wewenang?. Di sini dilihat dari segi yuridis formal. Misalnya seorang kepala direktorat mem-punyai wewenang untuk mengemudikan direktorat. Timbullah suatu persoalan: Dari mana dan apa dasar hukumnya, maka ia mempunyai we-wenang?.

Jawabannya: karena adanya surat keputusan dari pihak atasan atau penguasa yang berwewenang, yang mengangkat ia sebagai kepala direktorat.

Sumber tradisional/kebiasaan. Dengan jalan kebiasaan atau tradisional seseorang dapat mempunyai wewenang. Contoh: Didesa-desa seseorang dapat menjadi lurah (kepala desa) dengan tradisional ia harus dipilih. Pemilihan dalam hal ini merupakan tradisional atau kebiasaan. Materi-materi walaupun secara formal sudah diangkat, tetapi untuk dapat mulai dengan pekerjaannya dibutuhkan pelantikan. Jadi pelantikan merupakan tradisional. Bagi pada duta, penyerahan surat kepercayaan merupakan suatu tradisional.

Sumber delegasi. Dengan delegasi (delegation) seseorang dapat mempunyai wewenang yang biasanya datang dari pihak atasan. Seorang manajer puncak tak mungkin dapat mengerjakan semua yang dihadapinya. Agar tidak terlalu sibuk perlulah ia menugaskan sebagian dari wewe-nangnya kepada petugas lain. Sudah barang tentu penugasan tadi harus berdasarkan kepercayaan, kecakapan, kejujuran. Misalnya: seorang Kepala Biro akan menugaskan soal-soal keuangan pada seorang ahli agar uang dapat dipergunakan/dikelola dengan sebaik-baiknya.Untuk mencari orang-orang guna melaksankaan pekerjaan, maka dicarilah seorang yang didelegasi wewenang, yaitu kepala urusan pegawai. Begitupula untuk mengurus segala sesuatu mengenai pekerjaan kantor di tunjuklah kepala tata usaha. Jadi mereka ini mempunyai wewenang karena adanya peugasan dari atasannya sehingga tugas dari kepala biro tak begitu berat dan tidak terlalu banyak, tetapi hanya tugas-tugas pokok saja yang tidak bisa didelegasi kepada petugas lain. Dalam delegasi harus diikut-sertakan tanggungjawab. Artinya setiap pejabat yang mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada pejabat bawahannya wajib meminta tanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya dari yang menerima penugasan.

Ada juga dipakai istilah penyerahan untuk pendelegasian. Akan tetapi istilah ini kurang disetujui, karena didalam penyerahan maka tanggung jawab akan beralih dari yang menyerahkan kepada yang diserahi, sedangkan dalam pendelegasian tanggung jawab keluar atau keatas tetap pada yang mendelegasikan.

Jika dianalisis dari kedua pendapat tersebut di atas sumber wewe-nang itu kesemuanya bersumber dari faktor eksternal yaitu faktor yang datang dari luar diri seseorang. Namun tak dapat disangkal bahwa kadang-kadang pula dijumpai seorang mempunyai kewenangan yang bersumber dari faktor internal yaitu faktor yang melekat pada diri pribadi seseorang, sehingga seseorang tersebut mampu menkaji penggerak, memiliki keunggulan tertentu, disegani dan dituruti (berwibawa) sehingga orang lain dengan faktor tersebut mau digerakkan dan mengikutinya.Adapun faktor internal yang dimaksudkan sebagai sumber kewe-nangan adalah:

a. Sifat Pribadi, artinya seseorang berwewenang karena mempunyai sifat-sifat tertentu sehingga orang lain dengan kekuatan pribadi itu mau seolah-olah seperti bawahannya.

b. Kemampuan/kecakapan pribadi, artinya seseorang berwewenang karena mempunyai keahlian dibidang yang bersangkutan, wewenang jenis ini melekat pada yang bersangkutan tidak dapat didelegasikan. Seperti seorang ekonom yang hebat, nasihatnya diikuti seperti suatu putusan.

c. Segi moral, artinya seseorang berwewenang atas suatu hal karena secara moral dianggap pantas untuk itu. Hal seperti biasanya berlaku dibidang keagamaan.

Secara visualisasi seperti gambar 8.4

WEWENANG 1. Sifat Pribadi

2. Kemampuan/kecakapan

Hak untuk menerima/bertindak pribadi

3. Moral ybs.

Faktor Internal

Macam Teori Timbulnya Sumber

- Wewenang Program - Formal authority - Sumber Hukum

- Wewenang Organisasi theory - Sumber Tradisi/ke- - Wewenang Personel - The acceptance theo- biasaan - Wewenang Anggaran ry of authority - Sumber Deelegasi

Koontz & Donneell

Soekarno K.

Gambar 8.4 Klasifiksi dan Sumber Wewenang

2. Tanggung jawab (resfonsibility)

Sudah dimaklumi bahwa kekuasaan atas wewenang saja tanpa disertai tanggung jawab akan mudah timbul penyelewengan dan penyalah-gunaan kekuasaan (otoriter). Hal yang demikian akan mengakibatkan manajemen tidak berhasil sebagaimana yang diharapkan, akan menimbulkan salah urus atau atur.

Oleh karena itu, untuk membatasi wewenang dan kekuasaan yang ada pada manajemen dimintailah adanya tanggung jawab. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Kekuasaan tidak boleh melebihi tugas kewajiban haruslah disertai wewenang yang cukup. Kekuasaan wewenang dan tugas disertai kewajiban adalah datangnya dari pihak pelasana ataubawahan. Dan sebaliknya tanggung jawab adalah merupakan kewajiban dan seharusnya dari bawahan kepada atasan atau manajer. Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melakukan sesuatu tugas dan juga untuk tidak melakukan sesuatu. Tanggung jawab adalah merupakan suatu keharusan dari seorang bawahan yang diberikan sesuatu tugas untuk melak-sanakan pekerjaan tersebut dengan sempurna. Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan wewenang serta mempertanggungjawabkan kepada pihak lain. Pertanggungjawaban tidak dapat disampaikan kepada diri sendiri. Pertanggungjawaban memuat hukuman atau sanksi-sanksi apabila terjadi penyelewengan atau pelanggarannya. Pertanggung-jawaban harus disampaikan kepada pihak lain, yaitu pihak yang memberikan wewenang atau tugas.

Perlu diingat, bahwa kekuasaan atau wewenang serta tugas dapat dilimpahkan, didelegasikan, diberikan ataupun disuruh orang lain ataupun bawahan menjalankannya, namun tanggung jawab seseorang tidak dapat didelegasikan atau dilimpahkan kepada pihak lain, melekat pada wewenang. Tanggung jawab adalah keharusan untuk melaksanakan sesuatu., dia tetap berada pada orang yang menyerahkan atau yang mendelegasikan.

Tanggung jawab itu terdiri atas dua tahap, yakni: pertama, adalah kewajiban untuk menyelesaikan sesuatu tugas sehingga tercapai hasil-hasil tertentu: Kedua, mempertanggungjawabkannya kepada atasan atau kepada orang yang mendelegasikan wewenang mengenai hasil yang telah dapat dicapainya.

Jenis-jenis pertanggungjawaban

Sehubungan dengan kepada siapa tanggung jawab itu harus disampaikan, maka dapat dibedakan atas:a Tanggung jawab ketuhanan, yaitu bahwa kekuasaan atau wewenang serta segala hasil yang dapat dicapai adalah atas rahmat dan karunia dari Tuhan Yang Mahaesa, maka sudah seharusnyalah seseorang itu bertanggungjawab kepada-Nya. Ketidak beresan tugasnya walaupun tidak diketahui oleh seorang manusiapun namun Tuhan maha menge-tahui akan segala perbuatan dan tindakan hamba-Nya.

Sanksi dari kelalaian maupun penyelewengannya adalah azab dan dosa. Siksaan Tuhan. Laknatullah, kesengsaraan hidup didunia dan di hari akhirat. Hukuman sesuai dengan kepercayaan masing-masing.

b. Tanggung jawab institusional (kelembagaan), yaitu tanggung jawab kepada pihak yang memberi wewenang pihak atasan sesuai dengan hierarki organisasi, tempat seseorang itu bekerja, sanksinya adalah hukuman jabatan (diskor, dikeluarkan, diberhentikan dengan hormat atau/dipecat dengan tidak hormat).

c. Tanggung jawab revolusi adalah tnggung jawab kepada perjuangan, kepada pembaharuan. Apabila tidak dapat melaksanakannya, sanksinya disingkirkan dari arena perjuangan, digilas roda revolusi. Revolusi Indonesia sekarang ini adalah membangun manusia seutuhnya melalui tahap-tahap pembangunan nasional yang telah ditetapkan oleh MPR untuk mencapai masyarakat adil makmur material dan spiritual yang diridhoi oleh Tuhan Yang Mahaesa.d.Tanggung jawab sosial adalah tanggung jawab kepada seluruh dan segenap anggota masyarakat, tanggung jawab bersama dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Tanggung jawab sosial ini dapat dibe-dakan sebagai berikut:

1) Tanggung jawab masyarakat umum adalah tanggung jawab kepada segenap anggota, semua pihak yang ada sangkutpautnya dengan hidup dan kehidupan seseorang. Sanksinya adalah nama baik seseorang dapat rusak ataupun tidak dipandang lagi.

2)Tanggung jawab partai politik adalah tanggung jawab seorang anggota partai kepada ideology partai yang dipilihnya sebagai dasar perjuangan dan penyaluran kehendaknya. Sanksinya adalah dipecat, dikeluarkan dari partainya atau direcall apabila tidak mau mem-perjuangkan ataupun mempertahankan cita-cita partainya dalam sesuatu badan musyawarah/perwakilan.3)Tanggung jawab organisasi massa atau golongan karya, adalah tanggung jawab seseorang kepada organisasi ataupun organisasi profesi yang dimasukinya, untuk bertindak dan berbuat sesuai dengan peraturan-peraturan sebagaimana yang sudah ditentukan di dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi tersebut. Sanksinya adalah dikeluarkan, dipecat ataupun direcall apabila tidak mempertahankan ataupun memperjuangkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi massa atau karya itu.

4) Tanggung jawab keluarga, adalah tanggung jawab seseorang untuk senantiasa menjaga nama baik keluarganya dimanapun ia beker-ja/berada dengan tingkahlakunya yang terpuji. Nama baik keluarga, famili ataupun orang tua harus dijaga, jangan sampai rusak oleh tingkah laku anggota keluarga yang tidak terpuji. Sanksinya adalah dia akan menyesal, dikutuk oleh segenap anggota keluarga, disum-pahi, tidak diakui lagi sebagai anggota keluarga, akhirnya menderita lahir batin.e.Tanggung jawab hati nurani adalah rasa tanggung jawab kepada diri sendiri. Sesuatu tugas yang dipikul adalah atas kesediaan, maka akan dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Sesuatu tugas dikerjakan bukan-lah karena ingin dipuji, takut kepada atasan ataupun hanya untuk mengambil muka, tetapi tugas itu dikerjakan adalah dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab pribadi. Kalau sekiranya terjadi sesuatu yang tidak beres akibatnya adalah akan menimpah diri sendiri. Sanksinya bila tidak dikerjakan dengan sebaik-baiknya, ataupun kalau diselewengkan adalah rasa menyesal, mau dan gelisah, dikejar-kejar kesalahan dan kemungkinan akibat dari frustrasi itu akan menyebabkan gila karena diburuh rasa dosa.

F. STAF DAN PENGSTAFAN (STAFF AND STAFFING) Penggunaan istilah staf adalah pembantu manajer (para pegawai). Pemberian wewenang staf disebut pejabat staf. penarikan dan penempatan pegawai pada satuan-satuan organisasi yang telah tercipta dalam proses departemenisasi disebut pengstafan (staffing). Jadi staf adalah satuan unit organisasi yang bertugas memberi bantuan dan pelayanan kepada manajer sedangkan staffing merupakan tugas manajer untuk mengisi lowongan yang kosong (pejabat lini staf) dan menjaganya supaya senantiasa diisi oleh orang-orang yang tepat. Kedua istilah tersebut, masing-masing dijelaskan pada uraian berikut ini 1. Staf sebagai satuan unit organisasia. Konsep staf, mulai berkembang pada oganisasi militer dalam abad ke-19 yaitu ketika tentara Persia mengadakan reorganisasi staf umum setelah tentara Persia mendapat pukulan dari Napoleon di Jerman pada tahun 1806Organisasi militer mengenal penggunaan beraneka ragam staf seperti:

1) Aide de Camp (atau juga disebut personnal staff),

2) Special staff officer dan

3) General staff officerAide de camp pada hakekatnya adalah personal staff officer dari perwira tinggi yang tugasnya menurut Ermot Dale adalah do anything and everything the general may ask them to do. Tugas-tugasnya antara lain dapat berupa pemberian pelayanan kesejahteraan, pelayanan surat menyurat, atau bertindak sebagi sekertaris pribadi dari perwira tinggi. Aide decamp ini di dalam organisasi swasta di kenal dengan istilah privat secretary atau assistant to the higher executive.

Special staff officer adalah para perwira yang melaksanakan tugas-tuas khusus atau juga disebut dengan tugas auciallary yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas pasukan. Peranan dari special staff officer tidaklah memberikan advis melainkan bila panglima akan mengambil keputusan mengenai hal tertentu maka informasi yang diperlukan mengenai permasalahan yang hendak diputus itu diperoleh melalui special staff officer ini.

The general staff officer adalah para perwira yang menerjemahkan ide-ide panglima ke dalam bentuk perintah. Perintah itu tidak saja di sampaikan kepada pasukan, akan tetapi juga diperinci sehingga dapat mengurangi beban atau kesukaran-kesukaran yang dihadapi oleh panglima.

Sebagaimana dikemukakan terdahulu bahwa konsep staf mulai berkembang dari organisasi militer. Namun dewasa ini tidak lagi semata-mata diterapkan dalam organisasi militet, tetapi juga dalam organisasi pemerintahan, maupun organisasi swasta.

Penerapan konsep staf ke dalam organisasi non militer tidaklah sesuatu yang terlalu ruwet. Penerapan konsep ini secara sederhana dapat dikatakan sebagai usaha pengaturan unsur-unsur tugas yang melekat pada manajer untuk dapat dibebankan kepada orang lain agar dapat dilaksanakan tanpa mengurangi kewenangan dan tanggung jawab.

Suatu hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan konsep staff tersebut di atas adalah bahwa pejabat staff tidak memiliki kewenangan (personal authority) dan oleh sebab itu segala tindakan yang dijalankannya tidak dapat dimintakan pertanggung jawab kepadanya kecuali tanggung jawabnya kepada manajer. Kekuasaan staff terbatas pada memberi saran-saran, nasihat, dan petunjuk serta memberikan pelayanan dalam bentuk pemberian falitas. Jadi staf adalah unit (satuan organisasi) yang berfungsi sebagai pembantu manajer dalam menjalankan kepemimpinannyaDalam pedoman Dinas staff (1975) dikatakan bahwa fungsi staf adalah pembantu manajer. Manajer perlu dibantu, karena dengan bertambah banyaknya dan komplikasinya tugas, ia tidak cukup waktu untuk memikirkan sendiri sampai yang sedetail-detailnya, ia tidak cukup waktu untuk mengadakan pengumpulan segala keterangan dan data yang diperlukan untuk memecahkan persoalan, ia memerlukan bantuan seseorang atau lebih untuk berpikir dan melakukan kegiatan-kegiatan yang ahli atau ilmiah untuk memberikan pertimbangan atau saran-saran (advice) yang matang dan bertanggung jawab. Jenis staff yang berfungsi untuk itu ada dua macam, yaitu: advisory staff dan auxiliary staff . Advisory staff yang disebut juga technical staff yaitu berfungsi memberikan pertimbangan-pertimbangan, saran-saran, nasehat-nasehat yang matang dan bertanggung jawab. Auxiliary staff sering disebut dengan istilah service staff, housekeeping staff, dan ada pula yang menyebutnya dengan special staff, yaitu membantu manajer dalam melancarkan tugs-tugas organisasi, dengan memberikan berbagai pelayanan dalam bentuk kegiatan operasional (administratif, tata usaha, administrasi keuangan, dukungan hukum atas perundang-undangan dan lain sebagainya).

b. Fungsi dan tanggung jawab pejabat staf. Seorang pejabat manajer yang mempunyai wewenang dan tanggug jawab kini akan memper-hatikan apakah suatu pekerjaan itu dapat diselesaikan, namun demikian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut dia mendapat bantuan dalam bentuk rencana, nasehat, saran dari pejabat staf. Semakin rumit proses manajemen yang dijalankan maka seorang manajer itu perlu dibantu oleh suatu unit staf, yang memberikan bantuan sehingga dapat mengurangi beban yang dipikul oleh manajer serta dapat meningkatkan efektivitas tugas yang dijalankan oleh manajer.

Fungsi staf pada hakikatnya berupa pemberian nasehat dan masukan pelengkap. Dalam suatu organisasi pejabat staf dipisahkan dari pekerjaan lini dengan maksud agar pejabat staf dapat memberikan konsultasi, nase-hat, bantuan kepada unit lini. Fungsi staf meliputi kegiatan pengumpulan data yang diperlukan pengambilan putusan pejabat staf harus mampu memberikan nasihat teknis.

Pejabat staf secara terus menerus melakukan pengamatan dan pertimbangan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh unit jalur/lini dan selanjutnya hasil pertimbangan tersebut yang disertai dengan informasi yang diperoleh dari unit-unit organisasi dan hasil penelitian disampaikan kepada unit oprasional.

Seorang pejabat staf mempunyai lima tanggung jawab pokok, yaitu: 1) membantu merumuskan kebijaksanaan 2) menyusun perenca-naan program, 3) melakukan pengamatan dan memberi pertimbangan, 4) pemberian konsultan, 5) pemberian layanan kepada unit lini.

Lebih lanjut, Ernes Dale telah membuat suatu diagram ringkas yang menggambarkan deskripsi jabatan, fungsi, kewenangan dan tanggun jawab dalam suatu organisasi yang menganut asas jalur dan staf. Diagram tersebut dapat dilihat pada table 8.1Tabel: 8.1 Fungsi wewenang dan tanggung jawab

dalam berbagai jabatan dalam organisasi

DeskripsiFungsiwewenang Tanggung

Jabatan Jawab

A. JalurPelaksanaan Langsung Umum

B. StafPemberian bantuanTidak ada Hanya bersifat

1. Staf Pribadisecara pribadi (perso- pribadi

(personal)nal) kepada manajer

2. Staf khususPemberian bantuanSecara tidak Fungsional

(special)yang bersifat khusus langsung

berdasarkan keahlian

melalui jalur

3. Staf Umum1. Pemberian bantuan 1. Representatif Koordinatif

(General) kepada manajer da-

lam pelaksanaan

fungsi mengambil

putusan/komando

2. Pemberian bantuan2. Representatif Fungsional

kepada manajer da-

lam perumusan ke-

bijaksanaan dan pe-

rencanaan

c.Peranan yang dapat dimainkan oleh Staf. Sudah dikatakan bahwa staf adalah pembantu manajer agar tugas-tugas manajer dapat terlaksana dengan lancar atau bertindak selaku sambungan (extension) dari kepriba-dian manajer yang bersangkutan.Jenis tugas-tugas yang dapat diberikan oleh staf pembantu, Siagian (1993) mengemukakan antara lain:1) mengumpulkan data dan/atau fakta2) menginterpretasikan data dan/atau fakta3) mengusulkan alternative tindakan4) mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai pihak dan memperoleh kesepakatan mereka, atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak

5) mempersiapkan intruksi-intruksi tertulis dan dokumen-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasidari rencana yang telah ditetapkan;6) menjelaskan dan menginterpretasikan instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan;7) mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk menenetukan apakah instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan memperoleh atau menghambat diperolehnya hasil yang diinginkan8) atas dasar pengalaman-pengalaman operasional dan kondisi-kondisi baru yang diduga memang akan timbul prakarsa rencana-rencana baru;9) mengusahakan pertukaran informasi anatara petugas-petugas opera-sional untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi;10) membina antusiasme diantara petugas-petugas operasional untuk melaksanakan kebijaksanaan dan program yang telah ditentukan;11) memberi informasi dan nasehat kepada petuga-petugas operasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dengan perkataan lain, staf pembantu dapat memainkan peranan yang penting di dalam perencanaan, pembimbingan dan pengawasan tugas-tugas yang seyogianya dilakukan sendiri oleh manajer yang bersangkutan jika dia seandainya tidak mempunyai staf pembantu.

Dalam praktek, seorang pembantu tidak dapat diharapkan untuk mampu melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan di atas. Dapat saja terjadi dia memusatkan perhatiannya pada perencanaan, atau pembimbingan, atau pengawasan. Dan bilamana staf pembantu itu relative kurang berpengalaman, tugas-tugasnya mungkin hanya terbatas pada asspek-aspek tertentu dari kegiatan-kegiatan tersebut di atas.

Di samping itu seorang pembantu yang kritis biasanya memang akan memusatkan perhatiannya pada beberapa bidang tertentu. Pekerjaan-pekerjaan staf tidak mempunyai arti yang nyata kecuali apabila bidang-bidang yang dicakup dan tindakan-tindakan yang dilakukan diberikan batas-batas yang jelas.d. Kualifikasi Staf. Mengingat staf merupakan pembantu manajer, maka staf sebaiknya harus memenuhi berbagai persyaratan tertentu sesuai dengan fungsinya. Meskipun pada dasarnya fungsi staf adalah sebagai pembantu manajer, tetapi bantuan yang dibutuhkan dari setiap staf tidaklah sama. Hal ini tergantung dari jenis staf yang dipergunakan oleh manajerSesuai dengan klasifikasi staf yang dibedakan menjadi dua jenis staf, yaitu: staf penasehat (advisory staff) dan staf pelayanan (service staff), maka kualifikasi yang dubutuhkan untuk itu juga berbeda. Persyaratan bagi staf penasehat tidak sama dengan staf pelayanan.Wursanto (2003:p.185-187) membedakan kualifikasi staf penasehat dengan staf pelayanan, yaitu sebagai berikut:

Kualifikasi staf penasehat (advisory staff), antara lain:

1) Cakap, mempunyi pengalaman dn keahlian berdasarkan latar belakang pendidikan keilmuan.

2) Mempunyai pandangan yang luas

3) Benar-benar memahami apa yang dikehendaki manajer

4) Benar-benar memahami apa yang menjadi kebijakan (policy) manajer

5) Mampu merumuskan berbagai alternatif yang akan diajukan kepada manajer, sebagai bahan pertimbangan dalam penetapan suatu kebijaksanaan atau pengambilan putusan yang cepat dan tepat. Setiap alternatif hendaknya didberi penjelasan tentang keuntungan dan kelemahan masing-masing

6) Mampu mengikuti setiap perkembangan dan cepat tanggap setiap kali menghadapi perubahan dan perkembangan situasi

7) Mampu mengumpulkan data yang berguna bagi oerganisasi dan mengolahnya menjadi bahan informasi yang lebih berguna, baik bagi keperluan staf sendiri maupun bagi manajer.8) Obyektif dalam menghadapi suatu masalah sehingga setiap pertimbangan yang diberikan kepada manajer bersifat rasional.

9) Menguasai peraturan perundang-undangan yang berlaku yang erat kaitannya dengan bidantg tugasnya.

10) Mempunyai kemampuan untuk mengadakan hubungan dengan semua pihak, baik hubungan dalam staf itu sendiri, hubungan dengan manajermaupun hubungan dengan para pejabat lini.

11) Berani bertanggungjawab atas saran dan pendapat yang diajukan kepada manajer. Oleh karena itu saran atau pendapat yang diajukan kepada manajer hendaknya dikemukakanj secara obyeeektif, jujur, dan beralasan.

12) Mampu berinisiatif untuk mengumpulkan data-data sebagai bahan analisis untuk memcahkan masalah yang sedang dihadapi.Kualifikasi staf pelayanan (service staff), antara lain:

b. Mampu mengdakan hubungan, baik hubungan dengan para anggota staf, dengan para pejabat lini, maupun dengan manajer organisasi,

c. Mempunyai ketrampilan sesuai dengan bidang tugasnya.

d. Tidak menunjukkan sikap seakan-akan ia yang dilayani

e. Mengetahui dan memahami jiwa dan watak manajer, demikian pula jiwa dan watak pejabat lini.

f. Mampu menyesuaikan diri.g. Mengusai peraturan perundang-undangan yang berlaku yang berhu-bungan dengan bidang tugasnya.

h. Cekatan, dalam arti cepat dan tepat dalam menjalankan tugas.

i. Mempunyai latar belakang pendidikan, pengetahuan, dan pengala-man sesuai dengan bidang tugasnya.

j. Mampu melakukan pekerjaan yang terinci dalam tugasnya.

k. Mampu berinisiatif.2.Pengstafan sebagai fungsi manajemen

Sudah disebutkan bahwa pengstafan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh tenaga/pegawai dalam rangka mengisi lowongan yang kosong atau terpaksa kosong (dikosongkan). H. Siagian (opcit) mengemukakan fungsi pengstafan adalah tugas manajer, mengisi lowongan yang tersedia dan menjaganya supaya senantiasa diisi oleh orang-orang yang tepat.

Cakupan kegiatan staffing ini, adalah:

a. Penentuan kebutuhan tenaga kerja baik dalam hal jumlah maupun mutu tenaga kerja yang dibutuhkan

b.Memberitahukan adanya lowongan, supaya ada yang melamar peker-jaan;

c. Mengadakan seleksi terhadap pelamar-pelamar sesuai dengan yang dibutuhkan;d. Menempatkan yang lulus seleksi sesuai peruntukannya

e.Melatih yang terpilih serta mendidiknya supaya senantiasa mampu dan dapat melaksanakan tugasnya;

f.Mengadakan peninjauan terhadap kemungkinan perubahan dalam jabatan atau tugas;

g.Menghentikan pegawai jika sudah lanjut usia dan atau melakukan kekurangan-kekurangan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi pengstafan lebih banyak tugas-tugas yang berkaitan dengan manajemen personalia, meliputi kegiatan penentuan kebutuhan, rekrut, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan serta pemberhentian pegawai. Secara visualisasi seperti gambar 8.5

Tenaga Kualitas dan Operasional Penentuan Kuantitas dan/atau Staf Kebutuhan

Sumber dari: - Dalam organisasi itu sendiri Rekrut - Lembaga Pendid. di masyarakat- Lembaga Penyedia T.K.

- Masyarakat langsung

- Test Achievement test Seleksi Aptitude test Intelligence test Interest test Personality test

System: - Non Test- Spoil system Penempatan Seleksi berkas- Carier system

Interview/wawancra- Nepotism

Pelatihan dan Pengembangan

Dengan hormat

Tidak dengan hormat Pemberhentian

Gambar 8.5 Visualisasi Fungsi StaffingDalam organisasi paling tidak ada dua macam kebutuhan akan tenaga kerja (pegawai), yaitu: kebutuhan akan tenaga staf dan kebutuhan akan tenaga operasional. Cara untuk menentukan kebutuhan akan tenaga kerja, yaitu untuk kebutuhan tenaga staf dengan meneliti kebutuhan melalui analisis organisasi tentang jabatan-jabatan dalam struktur organisasi yang masih kosong atau belum ada pejabatnya, akan menunjukkan jumlah peja-bat yang dibutuhkan. Dan untuk menentukan kebutuhan akan jumlah tenagaoperasional dengan menganalisis perbandingan volume kerja dengan kemampuan kerja setiap tenaga kerja. Sebagai contoh: misalnya volume kerja sebulan adalah 200 unit barang. Kemampuan kerja pertenaga kerja per bulan adalah 20 unit barang. Jadi kebutuhan tenaga kerja operasional adalah 200 dibagi 20 ada 10 orang.

Setelah penentuan kebutuhan akan tenaga telah dibuat, dilakukan rekrutmen, yaitu dengan mencari orang yang kompeten untuk memikul tanggung jawab dan melaksanakan tugas tersebut. Sumber tenaga kerja biasanya ada 4 (empat), yaitu: 1) dari dalam organisasi itu sendiri, 2) dari lembaga pendidikan di masyarakat, 3) dari lembaga penyedia tenaga kerja, dan 4) dari masyarakat langsung. Dalam merekrut calon-calon pelamar ada dua metode yang dapat dipergunakan, yaitu:

e. Metode gawang berantai yaitu metode seleksi secara bertahap, di mana yang diterima menjadi pegawai adalah calon yang telah lulus dari setiap tahap seleksi yang diadakan.f. Metode kompensatori, yaitu metode seleksi, dimana calon pegawai diuji sekaligus tanpa ada pentahapan. Jadi calon yang telah lulus seleksi, terus diterima menjadi pegawaiKarena tenaga kerja yang tersedia dari berbagai sumber belum tentu sesuai yang diperlukan atau jumlah pelamar kerja melebihi dari yang diperlukan, maka perlu dilakukan seleksi agar tenaga kerja (pegawai) yang diterima benar-benar memenuhi persyaratan sebagaimana yang telah diten-tukan. Pada dasarnya proses seleksi calon pegawai itu adalah a. Mengisi formulir yang disediakan oleh organisasi dengan melampirkan persyaratan yang ditentukan

b. Mengikuti test

c. Diadakan interview atau wawancara

d. Menunjukkan refrensi yang meyakinkan (pemeriksaan riwayat hidup, pengalaman kerja dan surat-surat keterangan lainnya yang diperlukan dan sebagainya.

e. Pemeriksaan kesehatanTenaga kerja yang mengikuti seleksi ada dua kemungkinan yaitu diterima atau ditolak. Bagi tenaga kerja yang dinyatakan diterima, ditem-patkan dalam suatu pekerjaan. Penempatan tenaga kerja pada suatu peker-jaan dikenal ada 3 (tiga) sistem: yaitu spoil system, carier system, dan nepotism. Spoil system adalah penempatan pegawai berdasarkan kepentingan golongan/ideologi

Carier system adalah pengangkatan atau penempatan pegawai berdasarkan kecakpan yang bersangkutan

Nepotism yaitu pengangkatan/penempata pegawai karena hubungan darah/keluarga

Selanjutnya tenaga kerja yang dinyatakan diterima selain penem-patan, juga dengan upaya peningkatan harkat, martabat dan kemampuan; sehingga perlu dilakukan pelatihan dan pengembangan

Apabila pegawai dianggap tidak produktif lagi karena usia lanjut atau dengan sebab lain, maka dilakukan pemutusan hubungan kerja (pem-berhentian).

Pelatihan dan pengembangan serta pemberhentian diuraikan tersen-diri setelah berikut ini.

Kegiatan pengstafan yang bertujuan untuk menarik, seleksi, menem-patkan, dan mengembangkan pegawai-pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan keterampilan yang sesuai kebutuhan, dengan evaluasi secara test dan non test. Oleh Manullang (1977) mengemukakan ada lima jenis test yang dapat dilakukan untuk itu a. Achievement test bermaksud mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang pelamar pada saat ia melamar.

b. Aptitude test bermaksud mengukur bakat seorang calon pegawai

c. Intelligence test atau sering disebut mental ability test bermaksud mengukur aspek-aspek inteligensi seseorang.

d. Interest test yaitu test yang bermaksud mencari hal-hal yang paling menarik perhatian seorang calon pegawai

e. Personality test bermaksud mencari kepribadian seorang calon pegawai.Evaluasi dengan non test dapat berupa angket, cek list, pedoman wawancara, dan fortfolio.

Elmore dan Grosvenor (1949) mengemukakan bahwa kalau ada lowongan yang kosong atau terpaksa dikosongkan, tenaga pengisinya dapat juga dicari melalui: rotasi atau mutasi, promosi, dan demosi

a. Rotasi atau mutasi yaitu memindahkan tenaga-tenaga yang dianggap cocok dari satu jabatan ke jabatan lain, yang berada dalam posisi yang sejajar atau setingkat dengan upah yang bersangkutan adalah tetap. Mutasi dapat merupakan kesempatan yang sangat berharga untuk perkembangan dalam rangka aktualsasi diri. Bentuknya dapat berupa alih tugas atau alih tempat.

b. Promosi yaitu mengangkat seseorang yang berada pada posisi yang lebih rendah untuk mengisi lowongan yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya promosi yaitu untuk mengisi jabatan yang lowong dan memotivasi pegawai agar mampu meningkatkan prestasinya yang lebih tinggi lagi. Promosi akan dilakukan setelah memenuhi persyaratan yaitu setelah ada formasi dan yang bersangkutan cakap atau berprestasi menonjol. Dalam kesempatan promosi ada tiga dasar pertimbangan atau prinsip promosi yang biasa digunakan, yaitu: Pertama, atas dasar kecakapan/keterampilan (merit principle), yaitu: mempromosikan pegawai melalui pembuktian kecakapan pegawai tersebut (biasanya melalui ujian secara obyektif. Kedua atas dasar masa kerja atau senioritas (seniority principle), yaitu mempromosikan pegawai yang didasarkan pada lama kerja pegawai yang bersangkutan. Semakin lama pegawai bekerja semakin banyak pengalaman pegawai tersebut, sehingga yang bersangkutan dipandang mampu menangani pekerjaan atau jabatan yang lebih atas, dan Ketiga atas dasar famili atau teman (spoils system), yaitu pegawai yang akan dipromosikan dipilih dari mereka yang masih memiliki hubungan famili, teman dekat atau yang sealiran dengan manajer.c. Demosi yaitu kalau ada pekerjaan yang kurang mampu dalam jabatannya, diturunkan ke posisi yang lebih rendah lebih sesuai dengan kemampuannya. Demosi dilihat dari segi pegawai. adalah tidak menguntungkan baik secara psikologis maupun material. Oleh karena itu, demosi jarang diperlakukan dan kalau terpaksa dilakukan maka harus melalui pertimbangan yang cukup mendalam agar tidak menim-bulkan keresahan dikalangan pegawai. Salah satu jalan yang dapat ditempuh ialah melalui perpindahan (transfer).Adanya perkembangan yang terus menerus, mempunyai pengaruh juga terhadap proses pengisian lowongan, sebab setiap perkembangan menuntut kualifikasi-kualifikasi tertentu, sehingga tidak mengherankan kalau terjadi, seorang yang dulunya dianggap memenuhi syarat pada bidang tertentu, kemudian dianggap tidak memenuhi syarat.

Selanjutnya mengenai pengisian lowongan yang ada, terutama posisi yang lebih tinggi dari buruh biasa, dapat diperoleh dari dua sumber yaitu: a. Sumber dari dalam perusahaan, yang dapat ditarik melalui cara kenaikan pangkat (promosi), ditransfer, teman-teman atau sanak famili karyawan sendiri.b. Sumber dari luar perusahaan, yang dapat ditarik dengan cara:1) Pemasangan iklan/advertensi2) Mengambil teman-teman dari pegawai perusahaan lain3) Menghubungi jawatan penempatan tenaga kerja4) Menghubungi lembaga-lembaga pendidikan5) Dan lain-lain.Sumber tenaga dari dalam perusahaan, terutama untuk memangku jabatan yang setingkat lebih tinggi dari jabatan semula yang disebut Promotion from within. Merupakan cara yang umum dipergunakan sebab mengandung nilai-nilai positif, dapat mempertinggi efisiensi kerja dan moral pekerja serta dapat mempertahankan suasana kerja yang lebih baik.Supaya promosi dari dalam setiap saat dapat diberi training atau latihan dalam arti luas. Bentuk training yang dapat ditempuh adalah:

1) Kemajuan berencana kepada setiap calon diberitahukan kenaikan yang akan diperoleh, sesudah jangka waktu dan jabatan tertentu dengan syarat-syarat tertentu, sehingga calon-calon akan berusaha menatar diri, supaya dapat memenuhi persyaratan dan mendorong bekerja dengan baik supaya jangan sampai didemosikan atau dikeluarkan.2) Job rotation atau penggiliran pekerjaan, mempunyai dua kemungkinan: Seorang calon dipindah-pindahkan dari satu pekerjaan kepekerjaan lainnya supaya mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang menyeluruh mengenai kegiatan-kegiatan yang ada. Kemudian diteliti bidang mana yang cocok, sehingga setiap saat dapat dipanggil atau disuruh mengisi lowongan tersebut kalau keadaan menghendaki

Dapat juga berarti penggiliran diantara beberapa calon pada suatu jabatan tertentu yang khusus diciptakan, kemudian diteliti siapa yang paling cocok.

3) Diperbantukan pada. Dengan cara ini di ciptakan suatu jabatan khusus dalam suatu bidang yang pada suatu saat dihapus. Manajer bidang yang bersangkutan memberitahukan kepada calon, bagaimana cara-cara memimpin dan menangani bidang tersebut. Dia berfungsi sebagai guru. Masa latihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan si calon.4) Promosi sementara. Calon untuk sementara waktu diangkat memangku jabatan tertentu, kepadanya diberi tugas dan wewenang tertentu. dapat mendorong bekerja sebaik mungkin dan belajar sebaik-baiknya, sehingga dapat mengisi lowongan tersebut kalau keadaan menghen-daki.5) Conference program, dimana sekelompok calon dididik dan dilatih bersama-sama oleh seseorang atau beberapa manajer.6) Coaching atau latihan, yaitu mengangkat seorang calon pada jabatan tertentu sebagai pembantu, tapi tanpa tanggung jawab. Kepadanya diberi kesempatan bertindak atas prakarsanya sendiri dan mengambil putusan berdasarkan kemampuannya sendiri. Atasan yang bersang-kutan berusaha memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat, namun jangan terlalu tergesa-gesa.7) Mengikuti suatu kursus atau kuliah pada lembaga-lembaga pendidikan tertentu8) Menyertakan dalam kegiatan ilmiah seperti seminar, rapat-rapat dan lainlain9) Melatih membuat diskripsi kerja. Cara ini merupakan metode baru dan cukup baik untuk melatih setiap pegawai dapat bekerja lebih efisiensi, sebab jalan satu-satunya mengetahui sifat suatu job diskripsinya hanya padanya dapat dipelajari tugas apa yang diminta pada suatu jabatan tertentu.

Memang diakui promosi dari dalam mempunai keuntungan di samping menjaga suasana kerja dan nama baik organisasi, juga manajer sudah tahu sebelumnya setiap calon yang dapat dipromosikan, serta calon sendiri sudah mempunyai pengetahuan mengenai seluk beluk organisasi, sehingga tidak terlalu membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk penyesuaian diri. Namun dipihak lain, promosi dari dalam mempunyai kelemahan.H. Siagian (opcit) mengemukakan bahwa promosi dari dalam mempunyai kelemahan yang terkenal dengan prinsip Peter, yaitu: In a hierarchy every employee tends to rise to his level of incompetence (dalam suatu hierarki setiap orang akan naik pangkat sampai dia melampaui batas kemampuannya, sehinga sampai pada taraf tidak becus atau incompetent). Akibatnya bahwa setiap jabatan lambat laun akan diisi oleh orang-orang yang tidak kompoten.Bertitik tolak dari pendapat ini, promosi dari dalam perlu hati-hati, jangan hanya karena unsur masa kerja atau senioritas, melainkan perlu didampingi unsur kemampuan.

Untuk mengatasi problema dari prinsip Peterson atau bahaya promosi dari dalam, dapat ditempuh cara lain yaitu mencari tenaga dari luar. Mengenai tenaga dari luar menurut Peterson Elmore dan Plowman Grosvenor E. new blood (darah baru)Konsep new blood atau darah baru menunjukkan pengangkatan tenaga pada tingkat manajer dari luar organisasi.

Pengankatan dari luar, memang mempunyai kelemahan sebab dapat mengurangi perasaan loyalitas, menimbulkan irihati dan kejengkelan pada tenaga-tenaga yang ada, terutama mereka yang merasa sudah waktunya dan pantas untuk menduduki jabatan yang lowong itu, sehingga perlu pembatasan. Namun ada juga memberi pemikiran dan cara-cara baru serta suasana baru, sehingga situasi tidak menjemukan, serta mendorong tenaga-tenaga yang ada untuk mengadakan introspeksi.

Pengangkatan dari luar kadang-kadang justru lebih baik, terutama dalam keadaan tertentu, kalau dalam suatu perusahaan untuk mengisi lowongan tertentu, tersedia lebih dari satu orang yang dianggap dan menganggap diri cocok serta mempunyai kans atau harapan yang sama. Kalau seorang diantaranya diangkat, akan menimbulkan perasaan yang kurang enak pada tenaga yang lain, biasanya mereka yang tidak akan diangkat perasaannya kurang enak, irihati, yang dapat mengurangi semangat dan mutu kerjanya. Dalam situasi seperti ini adalah lebih bijaksana mengangkat tenaga dari luar perusahaan.Seperti dikatakan di muka, bahwa unsur utama dalam setiap kegiatan adalah manusia, sehingga dalam pelaksanaan pengisian lowongan, manajer harus hati-hati, baik dalam perkembangannya, terutama dalam penerima-annya perlu diadakan test-test. Sebab di samping bermaksud mencari orang yang tepat, juga dapat menghindari bahaya sebagaimana yang disebutkan Samson dalam H. Siagian (ibid) apa yang disebut dengan Injelistitis

Istilah injelistitis dikenal dalam ilmu jiwa yaitu kependekan dari perkataan incompetence dan jealousle. Incompetence sama dengan ketidak mampuan, jealousle sama dengan irihati. Jadi ketidak mampuan lagi irihati.Mereka yang dihingapi rasa ketidak mampuan dan irihati sampai titik konsentrasi yang kuat disebut menderita penyakit injelistitis.

Diakui bahwa tidak ada orang yang sempurna, sehingga tidak dapat disangkal semua orang mempunyai ketidak mampuan dan irihati namun dalam proporsi batas-batas yang wajar. Namun kalau kedua rasa ini sampai pada titik puncak, yang bersangkutan sudah terkena penyakit injelitance, atau disebut juga Parkinson law, sebab penemunya bernama Noptheote Parkinson.

Penyakit ini diawali dengan munculnya orang-orang yang tidak mempunyai warna dalam suatu organisasi, karena tidak mampu mem-peroleh sukses dalam bidangnya dia akan berusaha mencampuri bidang orang lain. Campur tangan ini tetap akan dilakukan, walaupun tidak diminta, sering malah bertindak seolah-olah sebagai penasehat disegala bidang tanpa diminta.

Kalau nasehatnya diterima dan terbukti berhasil, yang bersangkutan akan gembor-gembor mengatakan, bahwa suksesnya usaha tersebut adalah sesuai dengan perhitungannya. Namun kalau ternyata gagal, akan menyalah-kan orang lain atau hal lain dengan dalih kegagalan itu adalah sebagai akibat tidak mau mendengar pendapatnya.

Tahap selanjutnya, dia secara perlahan-lahan akan meyakinkan orang lain, bahwa sebenarnya dia pantas jadi manajer dan akan berusaha memegang jabatan-jabatan penting, serta berusaha melicinkan jalan menuju tingkat manajer. Ini pase pertama penyakit injelistance.Fase kedua penyakit ini mulai nampak, kalau orang tersebut mengu-asai sebagian atau seluruh organisasi. Pada fase ini dia mudah dikenal dari tingkah lakunya, yang selalu sepak sana sepak sini, terhadap orang-orang yang lebih mampu daripadanya, sebab dianggap sebagai duri untuk kedu-dukannya. Pendapat orang-orang lain yang lebih baik dicaplok, dan diissu-kan sebagai pendapatnya. Mereka yang disepak walaupun tidak dipe-cat, hampir tidak ada pekerjaan yang berarti, sehinga timbul pengangguran tersembunyi. Situasi ini diharapkan oleh yang berpenyakit injelitance, sebab dia ingin dan berusaha supaya pegawainya terdiri dari orang-orang kelas tiga. Malah akan berusaha supaya tetap berlangsung. Parkinson mengatakan: dalam keadaan seperti ini akan terjadi lombah kebodohan, sebab bawahan akan berpura-pura bodoh dari keadaan sesungguhnya, atau semua bawahan berlomba menjadi penjilat, cecunguk-cecunguk dan yes man atau asal bapak senang. Semua pegawai berlomba mengatakan setuju terhadap apa yang dikatakan manajer, walaupun mereka tidak tahu sebenarnya apa yang terjadi. Kemudian muncullah semboyan setuju tanpa reserve kepada manajer dan falsafah kepengikutan orang bugis mengataka patah sayap patah tulang bila manajer yang berkata, kata itulah yang benarFase ketiga penyakit ini adalah apabila tidak ada lagi sinar cemer-lang dan kecerdasan pada seluruh organisasi. Orang yang terkena penyakit ini, akan tetap bertahan, menghilangkan kesan yang tidak baik, dan akan berusaha membuat konpensasi yang dilakukan bermacam bentuk:

1. Selalu menonjolkan pangkat dan kekuasaannya untuk menutupi kebo-dohannya.2. Secara tidak langsung bertindak sebagai diktator dalam organisasi yang dipimpinnya.3. Bertindak keras menghukum pegawai-pegawai yang bersalah,4. Mengumumkan bahwa putusan manajer tidak dapat diganggu gugat5. Melalui harta bendanya, sering memberi uang saku atau perangsang kepada pegawai-pegawai yang serasi dengannya. Sebagai dermawan besar adalah merupakan kamulflasenya.6. Dapat juga menjadi besar mulut, omongannya tidak habis-habis, mengajukan teori muluk-muluk, walaupun dia tidak tahu teori itu dengan sesungguhnya.

Mengobati orang-orang seperti ini menurut Parkinson, disesuaikan pada fase penyakitnya. Pada fase pertama penyakit ini diobati dengan intoleransi dan cemohan serta dengan hukuman. Pada fase kedua diobati dengan operasi, yaitu dengan memindahkan orang-orang yang kena infeksi dan diganti secara simultan dengan tenaga-tenaga baru dari organisasi sejenis. Pengobatan untuk fase yang ketiga, pengobatannya tidak ada, Kalaupun ada harapannya sangat tipis. Parkinson mengusulkan kalau sudah sampai pada fase ketiga, supaya semua diganti saja, termasuk gedung-gedungnya, sebab akibat penyakit injelistance itu tidak hanya merusak diri orang itu sendiri tetapi menjalar dan meracuni sekitarnya.3.Pelatihan dan Pengembangan PegawaiBernandian dan Joyce dalam Gomes (2002) mengemukakan pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performansi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya, atau satu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya. Selanjutnya dikemu-kakan pendapat Blanchard dan Huasezo yaitu supaya efektif, pelatihan biasanya harus mencakup pengalaman belajar (lerning experience), aktivitas-aktivitas yang terencana (be a planned organizational activity), dan didesain sebagai jawaban atas kebutuhan-kebutuhan yang berhasil diidentifikasikan. Secara ideal, pelatihan harus didesain untuk mewujudkan tujuan-tujuan dari para pekerja secara perorangan.Istilah pelatihan sering disamakan dengan istilah pengembangan. Pengembangan (development) menunjuk kepada kesempatan-kesempatan belajar (learning opportunities) yang didesain guna membantu pengem-bangan para pekerja. Kesempatan yang demikian tidak terbatas pada upaya perbaikan performansi pekerja pada pekerjaannya yang sekarang. Jadi pelatihan langsung berkaitan dengan performansi kerja, sedangkan pengem-bangan (development) tidaklah harus. Pengembangan mempunyai skope yang lebih luas dibandingkan dengan pelatihan. Pengembangan mencakup pendidikan dan pelatihan, Kenaikan pangkat dan jabatan, juga promosi dan perpindahan. Jadi, pelatihan hanyalah sebagian upaya dari pengembangan.Pendidikan dan atau latihan dalam suatu organisasi bertujuan:

memelihara dan meningkatkan kecakapan dan kemampuan dalam men-jalankan tugas/pekerjaan, baik pekerjaan lama maupun baru, baik dari segi peralatan maupun metode;

menyalurkan keinginan pegawai untuk maju dari segi kemampuan, dan memberikan rasa kebangaan dan kepuasan kerja kepada mereka

Mengenai pendidikan dan latihan ini Edwin B Flippo dalam Moenir (1983) memberikan penjelasan bahwa latihan berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan pekerjaan tertentu dan merupakan beban penting bagi organisasi di mana pekerjaan itu berada. Di samping itu pendidikan berkaitan dengan peningkatan pengetahuan umum dan pengertian atas seluruh lingkungan kita.

Khusus mengenai pendidikan atau latihan sering dipakai sebagai solusi atas persoalan kinerja organisasi. Tabel 8.2 meringkaskan sebab-sebab persoalan kinerja, tanggapantanggapan organisasi yang diinginkan dan aktivitas kepegawaian yang terlibat.Jadi persoalan kinerja dapat disebabkan oleh beberapa sebab seperti yang dijelaskan sebagai kondisi-kondisi di atas, yang masing-masing sebab menghendaki tanggapan dari organisasi yang sesuai dan tepat, yang diikuti dengan kegiatan yang tepat pula.Jenis pendidikan/latihan dapat diklasifikasi sebagai berikut:a.Pra service training: pendidikan atau latihan yang diselenggarakan bagi calon pegawai, sebagai usaha pengenalan dari dekat tentang pekerjaan dan lingkungannya. Penyelenggaraannya dapat secara massal atau individual dalam waktu berbeda-beda (ada yang singkat dan ada yang lama). Biasa disebut juga kursus orientasi (orientastion training), yang dalam kursus diberikan gambaran menyeluruh mengenal organisasi dan tugasnya. Lebih lanjut Dale Yoder dalam Moenir (ibid) mengatakan tentang kursus orientasi sebagai, kursus orientasi memberikan gambaran Tabel 8.2 Tanggapan dan Aktivitas Organisasi (Faustino Cardoso Gomes)

SITUASITANGGAPANAKTIVITAS

ORGANISASI

KEPEGAWAIAN

1.Permasalahan yangAbaikan hasil tersebutTidak

Tidak berarti

2.Kriteria seleksi tidak Meningkatkan perhati-Analisis pekerjaan memadaian pada kriteria seleksi

3.Para pekerja tidakMengadakan umpan ba-Orientasi

mengetahui standar-lik

evaluasi kinerja

standar kinerja

4.Para pekerja kurangMengadakan pelatihanPelatihan

terampil

5. Kinerja yang baikMemberikan imbalanEvaluasi kinerja

tidak dihargaiatau hukuman, dan

kaitkan hal-hal tersebut

dengan kinerja

6. Kinerja yang jelek

Tidak dihukum

Tindakan disiplin

secara menyeluruh tentang organisasi dan hubungan masing-masing bagian, urusan, pekerja dan pekerja berkenaan dengan keseluruhan kegiatan.Dengan adanya kursus orientasi, maka pegawai baru dikenalkan dengan lingkungan kerja dan teman-teman pegawai senior, sehingga mereka tidak merasa asing dalam lingkungan yang relatif baru itu.b.In service training: ialah pendidikan atau latiham yang diselenggarakan bagi pegawai dalam statusnya sebagai pegawai tetap (bukan calon pegawai lagi), untuk meningkatkan kemampuan, kecakapan, pengeta-huan, keterampilan atau bersifat penyegaran sehubungan dengan tugas pekerjaannya. Penyelenggaraannya dapat dilakukan dalam dua bentuk, yaitu: dilakukan sendiri sepenuhnya mulai dari tempat, tenaga pengajar, peralatan dan perencanaan kurikulumnya disebut on the job training. Jika dilakukan dengan bekerja sama dengan pihak ketiga sebagian atau seluruhnya, maka jenis pendidikan/latihan ini disebut off the job trainingPendidikan/latihan baik yang diselenggarakan dalam bentuk on the job training, maupun off the job training, masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan Kekuatan dan kelemahan penyelengaraan on the job training, yaitu:Kekuatannya, ialah:1) biaya dapat ditekan serendah mungkin, oleh karena tidak perlu mengeluarkan biaya sewa tempat dan peralatan yang digunakan2) tidak diperlukan masa penyesuaian/pengenalan terhadap pengajar (instruktur), teman, peralatan dan lingkungan3) telah terjalin komunikasi yang baik antar peserta dan pengajar, sehingga dapat dijamin adanya kelancaran dalam program latihanKelemahannya, ialah:

1) Tidak mudah memperoleh tenaga pengajar dari dalam, karena keterbatasan kemampuan atau waktu

2) Jumlah peserta harus memenuhi suatu rasio yang menguntungkan. Sebab mengajar kurang dari sepuluh orang sama saja dengan mengajar lebih dari dua puluh orang. Dalam lingkungan kerja juga harus diperhatikan agar penyertaan dalam kursus karena memburu jumlah rasio, kemudian memacetkan pekerjaan rutin.

3) sulit mengatur waktu belajar, artinya banyak hal-hal yang harus dipertimbangkan. Kadang-kadang mereka tidak dapat dilepaskan dari pekerjaan rutin, sehingga dapat mengganggu konsentrasi belajar.

Seperti halnya penyelenggaraan on the job training, penyelenggaraan off job training juga mempunyai kekuatan dan kelemahan.

Kekuatannya, ialah:

1) tidak perlu secara massal dalam jumlah yang banyak (memenuhi rasio) karena sifatnya penitipan. Jadi berapa saja jumlah calon dapat diikut sertakan dalam latihan yang dimaksud. Sudah tentu dari pihak penyelenggara ada batas jumlah peserta. Ditinjau dari pekerjaan rutin pengiriman demikian sangat menguntungkan bagi organisasi, karena dapat diatur demikian rupa sehinga tidak menimbulkan kesulitan dalam kelancaran pekerjaan2) Organisasi tidak disibukkan dengan pekerjaan tambahan dalam penyelenggaraan latihan itu. Apalagi bagi organisasi-organisasi kecil cara penyelenggaraan model mengirim peserta sangat bermanfaat.3) Peserta dapat memusatkan perhatian karena dapat melepaskan diri dari pekerjaan rutin

4) Peserta dapat mempunyai pengetahuan yang relatif lebih luas, karena tidak terpaku pada lingkungan kerjanya sehari-hari, dan dari segi lain dapat juga memperluas pergaulan yang sangat bermanfaat dalam hubungan pekerjaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Kelemahannya, ialah:

1) Peserta ada kalanya tidak dapat menerapkan langsung pengetahuan atau keterampilan yang diperoleh dari latihan, di tempat kerjanya karena peralatan dan metode yang berlainan dengan yang ada di tempat kerja semula. Hal semacam ini sering ditemui pada pendidikan dan latihan yang diselenggarakan di luar negeri.

2) Peserta dapat lepas dari induk organisasi, justru terhadap peserta yang menonjol kemampuannya, karena mereka biasanya men-dapatkan tawaran pindah bekerja di tempat yang menyelenggarakan pendidikan/latihan. Kemungkinan seperti di atas ini akan bertambah besar bilamana waktu latihan lebih dari satu tahun3) Biaya yang dikeluarkan relatif lebih besar dari biaya apabila latihan itu diselenggarakan sendiri oleh instansi/organisasi. Biasanya di samping biaya pendidikan dan bahan-bahan praktek, biaya ini harus ditambah pula dengan biaya bagi peserta yang bersangkutan, baik biaya perjalanan, penginapan dan keperluan lain bagi penyertaannya dalam pendidikan/latihan itu.

Memperhatikan adanya kelemahan-kelemahan pada kedua cara penyelengaraan pendidikan dan latihan tersebut maka diusahakan peng-gabungan dari kedua cara itu dengan maksud mengurangi kelemahan yang ada. Penggabungan itu ialah, bahwa pendidikan dan latihan dise-lengarakan sendiri oleh organisasi dengan mengundang instruktur dari luar organisasi, demikian pula apabila terdapat kekurangan jumlah peserta, dapat dilengkapi peserta tamu dari luar organisasi. Dengan cara demikian diharapkan beberapa kelemahan pada masing-masing cara di atas dapat dikurangi tanpa mengurangi kekuatan yang diperoleh. Cara demikian makin lama makin berkembang, dan kelihatannya lebih dapat diterima oleh berbagai pihak. Adapun metode yang digunakan dalam pendidikan dan atau latihan pegawai ialah: metode seminar atau konperensi, metode lokakarya (workshop), metode sekolah atau kursus, dan metode belajar sambil bekerja (learning by doing).4. Pemberhentian PegawaiPemberhentian pegawai atau yang lebih dikenal dengan sebutan pemutusan hubungan kerja (PHK) yang dapat diartikan pemutusan hubungan kerja antara pihak instansi/perusahaan (organisasi) dengan karyawannya kartena sesuatu sebab tertentu. Alasan pemutusan hubungan kerja pada pokoknya dapat digolongkan ke dalam tiga sebab utama, yaitu:

a. karena keinginan instansi/perusahaan (organisasi)

b. karena keinginan pegawai, dan

c. karena sebab-sebab lain

Pemberhentian karena keinginan organisasi melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawannya, dapat ddigolongkan ke dalam 8 sebab, yaitu:

1) tidak cakap dalam masa percobaan

2) alasan-alasan mendesak

3) karyawan sering mengkir/tidak cakap

4) ditahan oleh alat negara

5) dihukum oleh hakim

6) karyawan sakit

7) karyawan berusia lanjut, dan

8) penutupan bdan usaha atau pengurangan tenaga kerja.

Pemberhentian karena keinginan pegawai sendiri yang minta berhenti, pada pokoknya dapat digolongkan ke dalam 4 sebab, yaitu:1) dalam masa percobaan

2) alasan-alasan mendesak

3) menolak bekerja pada majikan baru

4) karena sebab-sebab lain.

Pemberhentian karena sebab-sebab lain, dapat digolongkan ke dalam dua sebab, yaitu:

1) karyawan meninggal dunia, dan

2) berakhir masa hubungan kerja sesuai dengan perjanjian kerja.

Selanjutnya, pemberhentian karyawan dapat dilakukan dengan hormat atau tidak dengan hormat. Pemberhentian dengan tidak hormat adalah pemberhentian yang dilakukan karena perbuatan karyawan melanggar ketentuan sehingga dihilangkan hak-hak kekaryaannya, lazimnya disebut dengan pemecatan. Sedang peemberhentian dengan hormat adalah pemutusan hubungan kerja dengan tetap memeperoleh hak-hak kekaryaan sesuai aturan yang berlaku. Biasanya berupa hak pensiunan atau pesangon.

Seorang pegawai apabila sudah tiba saatnya dihentikan dan menerima ganti rugi berupa hak pensiun atau pesangon. Ranupandojo (1990:p.80) mengemukakan tujuan pemensiunan pegawai adalah:

a. untuk mengadakan peremajaan pegawai sehingga prestasi kerja tetap tinggi,

b. pegawai yang bersangkutan sudah berusia lanjut, sehingga prestasi kerjanya sudah menurun

c. pegawai menderita cacat yang tidak memungkinkan untuk bisa bekerja dengan normal

d. posisinya akan diganti oleh pegawai yang lebih bermanfaat

Masalah pemberhentian, bagi Pegawai Negeri sudah diatur dalam Undang-Undang Kepagawaian, dan bagi buruh dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan..G. RINGKASAN

Fungsi kedua dari manajemen adalah pengorganisasian yang dapat diartikan sebagai dinamisasi organisasi, yaitu keseluruhan proses penyu-sunan bagian-bagian yang terpisah itu manjadi suatu kesatuan yang harmonis, sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digunakan untuk pelaks