BAB 6SIKLUS PRODUKSI

AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSIPerancangan produkPerencanaan dan anggaran produksiPelaksanaan produksi: Konsumsi bahan bakuKonsumsi biaya tenaga kerja Konsumsi biaya overhead produksiAkuntansi kos dan pelaporan kegiatan produksi: unit produksi dan biaya produksi

ANCAMAN SIKLUS PRODUKSIDesain produk tidak tepatKelebihan/kekurangan produksiKesalahan investasi aktiva tetap untuk aktivitas produksiPencurian atau gangguan persediaan dan aktiva tetap.Gangguan proses produksiLaporan aktivitas produksi tidak akurat

TUJUAN UMUM PERANCANGAN SIAMengendalikan aktivitas produksi.Mengendalikan persediaan: baik bahan baku maupun barang jadi.Menjamin validitas dokumen produksiMenjamin keandalan pembukuan dan pelaporan aktivitas produksi.Menjamin keamanan data dan informasi produksi dan ketepatan pelaporan. Menjamin efektifitas dan efisiensi aktivitas produksi.

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PRODUKSITujuan SIA: seluruh kegiatan produksi, termasuk arus data/informasi, dilaksanakan secara efektif dan efisien.

SiklusProduksi

Sikluspendapatan

Prediksi penjualan

Produk jadi

Pesanan pelanggan

Sistem buku besar dan pelaporan

Kos produksi

Manajemen

Laporan

Siklus Penggajian/SDM

Biaya tenaga kerja

Kebutuhan tenaga kerja

Sikluspengeluaran

Permintaan pembelian

Overhead

Bahan baku

DFD SIKLUS PRODUKSI

AKTIVITAS DAN DOKUMENDesain produk, dokumen yang umum digunakan: Daftar kebutuhan bahan (bill of material) Daftar teknis pelaksanaan produksi (operation list).Perencanaan dan penjadwalan produksi, dokumen yang umum digunakan: Daftar rencana kegiatan produksi (master production schedule)

AKTIVITAS DAN DOKUMENPesanan produksi (production order)Permintaan bahan (material requisition)Slip alur produksi (move ticket)Pembelian persediaan, dokumen yang umum digunakan: Pesanan pembelianLaporan penerimaan barangVoucher utang dagang.

AKTIVITAS DAN DOKUMENPenggajian, dokumen yang umum digunakan: Kartu jam kerja (timecard)Kartu produksiOtorisasi gaji (salary authorization).Transfer barang dalam proses ke dalam persediaan barang jadi, dokumen yang umum digunakan: Laporan barang jadi (completed production order).

AKTIVITAS DAN DOKUMENBiaya overhead pabrik, dokumen yang umum digunakan: Berbagai dokumen atau daftar biaya produksi tak langsung, misalnya daftar penyusutan mesin produksi, daftar biaya pemeliharaan mesin produksi, dan berbagai daftar biaya produksi tidak langsung lainnya.

SISTEM AKUNTANSI KOSTujuan akuntansi kos:Menyediakan informasi untuk perencanaan, pengawasan, dan evaluasi kegiatan produksi.Menyediakan informasi biaya produksi, untuk kepentingan keputusan kombinasi produk (product mix).Menyediakan informasi untuk kepentingan penyusunan laporan keuangan.

JENIS SISTEM AKUNTANSI KOSSistem kos pesanan (job costing system), digunakan pada proses produksi berdasarkan pesanan. Biaya produksi diakumulasi berdasarkan pesanan dengan menggukan kartu pesanan (job cost sheet)Sistem kos proses (process costing system), digunakan pada proses produksi masal. Biaya produksi dikumpulkan berdasarkan periode produksi/departemen produksi.

PROSES PEMBUKUANSistem manual: jurnal, buku besar biaya produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik), buku pembantu biaya produksi, dan rekapitulasi biaya produksi (berlaku baik pada kos proses maupun kos pesanan)Sistem berbantuan komputer: sama dengan sistem manual, hanya saja entri data (bisa) dilakukan hanya sekali, selanjutnya distribusi dan rekapitulasi biaya dijalankan dengan menggunakan program komputer.

LAPORAN PROSES PRODUKSILaporan pengendalian produksi (control report), berisi informasi lengkap kegiatan produksi, mulai dari perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan, dan berbagai masalah produksi yang ada.Laporan biaya produksi (production cost reports), berisi informasi lengkap biaya produksi, baik secara total maupun per unit.

KEPUTUSAN PRODUKSIKombinasi dan jenis produk yang harus dibuat untuk memaksimumkan keuntungan (product mix). Penentuan harga jual (product pricing) Perencanaan dan alokasi sumber daya (resource allocation and planning), misalnya keputusan tentang membuat sendiri atau membeli suatu produk, tingkat keuntungan relatif antar jenis produk dst.Perencanaan dan pengawasan biaya produksi dan evaluasi kinerja(cost management).

COMPUTER INTEGRATED MANUFACTURING (CIM)Perbedaan jenis barang yang diproduksi dan perbedaan teknologi membuat perbedaan pola produksi.Computer integrated manufacturing (CIM) ditujukan untuk menurunkan biaya produksi. Akuntan harus memahami pengaruh CIM terhadap SIA. Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi masa (mass production) ke dalam produksi khusus (custom order manufacturing).

PERAN AKUNTAN DALAM PROSES PRODUKSI65% sampai 80% biaya produksi ditentukan pada tahap disain produk. Akuntan adalah penyedia informasi tentang pengaruh disain produk terhadap biaya produksi dan tingkat keuntungan yang akan diraih. Keputusan produksi ditentukan oleh prediksi tingkat keuntungan dari kegiatan produksi.Di tangan akuntan, fungsi pengendalian anggaran produksi untuk memastikan efektifitas dan efisiensi proses produksi.Akuntan bertanggungjawab memastikan kesesuaian SIA dengan teknik produksi yang berlaku.

SISTEM AKUNTANSI KOS MANUAL

Penjualan

OrderPenjualan

Persediaan

LaporanPesanan

Kontrol Produksi

OrderPenjualan

LaporanPesanan

SkedulProduksi

OrderProduksi

1

2

B

Mengelu-arkan material

Permintaan material

A

Akuntansi Kos

OrderProduksi

2

Menyiapkan kartukos

N

Permintaan material

Kartu Kerja

MencatatKos

C

KartuKos

Lap.Produkjadi

Menghitungkos/unit

Jurnal voucher

Ke akuntansikeuangan

Bagian Produksi

A

OrderProduksi

1

Memintamaterial

Permin-taan material

B

Membuatkartu kerja

Kartu Kerja

Membuatlaporanproduk jadi

Mempro-duksibarang

C

Lap.Produkjadi

D

D

SISTEMINFORMASIPRODUKSION-LINE

Prediksidan order

Order pro-duksi dan& skedul

Spesifikasiproduk

Kos standar & tarif overhead

Permintaan bahan baku

Data produksi

Bagianpenjualan

Bagianperencanaanproduksi

Bagianrekayasaproduk

Bagianakuntansikos

Bagianpersediaan

Bagianproduksi

Sistem informasiproduksi on-line

Buku Besar

Pengendalianspesifikasiproduksi

CIM interface

Instruksi & skedul

Pelaksanaproduksi

Penggunaanbahan baku

Proseduroperasi

Skedul produksi

Persediaan

Order produksi

Produk dalam proses

Data basesikluskonversi

Sistem pemrosesaninquiry

Bagianpenjualan

Informasistatusproduksi

Informasistatusproduksi

Informasianalisis kos produksi

Informasikinerjaproduksi

Bagianperencanaanproduksi

Bagianakuntansikos

Bagian pengendalianproduksi

SISTEM INFORMASI PRODUKSI ON-LINEKarakteristik sistem:Seluruh data produksi dikumpulkan dalam data base kegiatan produksi. Setiap bagian harus memasukkan data kegiatan produksinya ke dalam sistem data base.Seluruh bagian harus memperhatikan informasi dalam data base untuk melihat kegiatan atau perintah yang harus dilaksanakan. Informasi didistribusikan ke seluruh divisi produksi secara elektronik.

SISTEM ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

Pelanggan

Entry order

Pengecekan sediaan & SDM; penjadwalan produksi

Produksi

Sediaan

SDM

Pemasok

SDM

Order pembelianbahan baku

Kebutuhan SDM

ENTERPRISE RESOURCE PLANNINGERP merupakan perwujudan dari konsep lean manufacturing dengan tujuan meminimumkan, baik persediaan bahan baku, barang dalam proses maupun persediaan barang jadi, karena persediaan memerlukan biaya, misalnya biaya pengelolaan dan penggudangan. ERP dikembangkan dengan cara mengintegrasikan informasi tentang pesanan konsumen, pesanan ke pemasok bahan baku, dan informasi kebutuhan SDM.

METODE PERENCANAAN PRODUKSIManufacturing resource planning (MRP-II), metode ini adalah pengembangan dari konsep materials resource planning (MRP).Tujuan MRP-II: Menyeimbangkan kapasitas produksi dengan kebutuhan bahan bakuMenyesuaikan jumlah produksi dengan prakiraan pesanan, oleh sebab itu disebut push manufacturing.

METODE PERENCANAAN PRODUKSIJust-in-time (JIT) manufacturing. Sasaran JITM adalah meminimumkan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Barang hanya diproduksi berdasar pesanan konsumen, dan karenanya disebut pull manufacturing. Dalam praktik JITM dijalankan berdasarkan rencana produksi jangka pendek. Perbedaannya dengan MRP-II terletak pada jangka waktu perencanaan. JITM jauh lebih pendek dari MRP-II.

AKUNTANSI AKTIVA TETAP PRORUKSIPenggunaan aktiva tetap produksi, misalnya gedung pabrik, mesin pabrik, dan fasilitas produksi yang lain, mengakibatkan terjadinya BOP.BOP atas penggunaan fasilitas produksi harus dicatat dan dibebankan ke produk dengan tepat.

ACTIVITY BASED COSTING (ABC)Masalah krusial dalam penentuan kos produksi adalah pembebanan BOP, karena BOP tidak bisa diidentifikasi langsung ke masing-masing jenis produk.

ABC ditujukan untuk menganalisis dan mengalokasikan BOP secara tepat, tidak hanya didasarkan pada pertimbangan subyektif, misalnya berdasar jam mesin atau unit produksi.

ACTIVITY BASED COSTING (ABC)Sistem akuntansi tradisional mendapatkan kritik karena tidak mampu memberikan informasi biaya dengan tepat untuk kepentingan manajemen produksi, karena dua alasan:

Alokasi biaya overhead pabrik tidak tepat. Analisis kinerja produksi kurang komprehensif mengabaikan aspek-aspek non finansial.

ALOKASI BIAYA OVERHEAD PABRIKAlokasi BOP pada sistem kos tradisional:

Menggunakan volume-driven based, seperti jam kerja langsung atau jam mesin.Metode alokasi berbasis volume produksi mengakibatkan ketidaktepatan perhitungan kos produksi, karena BOP tidak selalu berbanding lurus dengan volume produksi.

TUNTUTAN KONTROL PRODUKSIDi lingkungan industri maju, perhatian utama manajemen adalah pada total quality management.Pengendalian produksi memerlukan informasi komprehensif, yang terdiri dari informasi finansial dan non finansial. Dalam sistem kos tradisional informasi produksi terbatas pada data biaya, sehingga kinerja operasional tidak bisa diukur secara komprehensif.

ALTERNATIF SOLUSI ABCDikatakan activity-based costing karena dalam sistem ini biaya overhead ditelusur ke dalam aktivitas yang menyebabkan munculnya biaya.

ABC vs TRADITIONAL COST SYSTEMABC mengidentifikasi hubungan sitiap aktivitas produksi (cost driver) dengan biaya overhead pabrik, sementara sistem akuntansi tradisional cenderung membebankan BOP secara proporsional dengan unit produksi.

ABC vs TRADITIONAL COST SYSTEMABC menggunakan pusat kos (cost pools) lebih banyak untuk biaya overhead pabrik. Sistem akuntansi kos tradisional mengumpulkan biaya overhead pabrik hanya dalam dalam satu pusat kos, yaitu rekening BOP.ABC membedakan tiga kategori biaya overhead, yaitu: Batch-related overhead, Product-related overhead, dan Companywide overhead.

ABC vs TRADITIONAL COST SYSTEMABC mengalokasikan biaya overhead pabrik ke masing-masing produk berdasarkan cost driver. Cost driver adalah apapun yang telah menyebabkan dan mempengaruhi timbulnya BOP.

Manfaat ABC Better decision, data biaya lebih rinci dan akurat sehingga keputusan bisa menjadi lebih teliti.Improve cost management, dengan data biaya yang rinci dan akurat manajemen mampu mengawasi dan mengendalikan biaya produksi dengan lebih baik.

BIAYA KUALITASInformasi biaya kualitas membantu manajemen dalam menentukan pengaruh kebijakan kontrol kualitas terhadap peningkatan keuntungan. Kategori biaya kualitas:Prevention costs, biaya untuk mencegah produk cacat.Inspection costs, biaya untuk standarisasi kualias.Internal failure costs, biaya untuk inspeksi pra distribusi.External failure costs, konsekuensi adanya produk rusak yang sampai di tangan konsumen, misalnya kerugian karena runtuhnya reputasi perusahaan.

Appendix

Chapter 7The Conversion CycleAccounting Information Systems, 5th editionJames A. Hall

Evolusi Praktik Produksi

A World Class CompanyAdalah perusahaan yang telah mencapai standar tinggi dan telah melakukan perubahan mendasar dari bentuk organisasi dan manajemen tradisional ke yang berkelas dunia.Melakukan perubahan berkelanjutan di seluruh aspek operasi organisasi, termasuk prosedur produksi.Sangat berorentiasi ke konsumen.

Mencapai Status Kelas DuniaPerusahaan kelas dunia memerlukan metode produksi dan sistem informasi baru yang mampu:Menginformasikan profil konsumenMengidentifikasi produk-2 menguntungkanMengidentifikasi konsumen yang menguntungkanMengidentifikasi peluang untuk peningkatan kualitas operasional dan kualitas produkMendorong adopsi value-added activities dan proses, serta mengidentifikasi aktivitas yang tidak memberi nilai tambahMampu secara efisien mendukung beragam pengguna sistem dengan informasi keuangan dan non keuangan.

The Conversion Cycletransforms input resources, raw materials, labor, and overhead into finished products or services for sale.consists of two subsystems:the production system the cost accounting system

Production SystemInvolves the planning, scheduling, and control of the physical product through the manufacturing processdetermining raw materials requirementsauthorizing the release of raw materials into productionauthorizing work to be conducted in the production processdirecting the movement of work through the various stages of production

Production MethodsContinuous Processing creates a homogeneous product through a continuous series of standard procedures.Batch Processing produces discrete groups (batches) of products. Make-to-Order Processing involves the fabrication of discrete products in accordance with customer specifications.

Documents in the Batch Production System Sales Forecast - expected demand for the finished goodsProduction Schedule - production plan and authorization to produceBill of Materials (BOM) - specifies the types and quantities of the raw materials and subassemblies used to produce a single finished good unit

Route Sheet - details the production path a particular batch will take in the manufacturing processsequence of operationstime allotted at each stationWork Order - uses the BOM and route sheet to specify the exact materials and production processes for each batchDocuments in the Batch Production System

Move Ticket - records work done in each work center and authorizes the movement of the batchMaterials Requisition - authorizes the inventory warehouse to release raw materials for use in the production processDocuments in the Batch Production System

Sales Forecast

Inventory Status Report

Engineering Specifications BOM and route sheetsRaw Materials Requirements (Purchase Requisitions)

Operations RequirementsProduction Schedulingwork ordersmove ticketsmaterials requisitionsopen work orderscost accountingwork centersjob ticketstime cardscompleted move ticketspayrollProduction Planning and Controlprod. plan. and control

Upon Completion of the Production ProcessFinished Productand Closed Work OrderFinished Goods WarehouseClosed Work OrderInventory Controlstatus report of raw materials and finished goods

journal voucherProd. Plan. and ControlGeneral Ledger

EOQ Inventory ModelObjective: minimize total inventory costs while ensuring that adequate inventories exist to meet current demandVery simple too use, but assumptions are not always validdemand is known and constantordering lead time is known and constanttotal cost per year of placing orders decreases as the order quantities increasecarrying costs of inventory increases as quantity of orders increasesno quantity discounts

ReorderPointEOQINVENTORY LEVELTime (days)Lead TimeDaily DemandEOQ Inventory ModelInventory Cycle

Cost Accounting SystemRecords the financial effects of the events occurring in the production processInitiated by the work orderCost accounting clerk creates a new cost record for the batch and files in WIP fileThe records are updated as materials and labor are used

Inventory Controlmaterials requisitionsWork Centersjob ticketscompleted move ticketsSTANDARDSCOST ACCOUNTANTSUpdate WIP accountsDLDMMfg. OH.Compute VariancesElements of the Cost Accounting System

Cost Accounting SystemReceipt of last move ticket signals completion of the production processclerk removes the cost sheet from WIP fileprepares a journal voucher to transfer balance to a finished goods inventory account and forwards to the General Ledger department

Summary of Internal Controls

Internal ControlsTransaction authorizationswork orders reflect a legitimate need based on sales forecast and the finished goods on handmove tickets authorized signatures from each work station authorize the movement of the batch through the work centersmaterials requisitions authorize the warehouse to release materials to the work centers

Internal Controls Segregation of dutiesproduction planning and control department is separate from the work centersinventory control separate from materials storeroom and finished goods warehousecost accounting function accounts for WIP and should be separate from the work centers in the production process

Internal Controls Supervisionsupervisors in the work centers oversee the usage of raw materials in the production process to ensure that all released materials are used in production and waste is minimizedemployee time cards and job tickets are checked for accuracy

Internal ControlsAccess controldirect access to assetsstorerooms, production work centers, and finished goods warehouses quantities in excess of standard amounts should require approvalindirect access to assetsmaterials requisitions, excess materials requisitions, and employee time cards

Internal ControlsAccounting records pre-numbered documentswork orderscost sheets move ticketsjob ticketsmaterial requisitionsWIP and finished goods files

Internal ControlsIndependent verificationcost accounting reconciles material usage (material requisitions) and labor usage (job tickets) with standards variances are investigatedGL dept. verifies movement from WIP to FG by reconciling journal vouchers from cost accounting and inventory subsidiary ledgers from inventory control internal and external auditors periodically verify the raw materials and FGs inventories through a physical count

Trends in Competitive Advantage

The World-Class Environment and Manufacturing FlexibilityCustomers:want quality products want them quickly want varietyAchieving manufacturing flexibility incorporates four operational characteristics:physical reorganization of the production facilitiesautomation of the manufacturing processreduction of inventorieshigh product quality

Physical Reorganization of the Production FacilitiesInefficiencies inherent in the layout of traditional plants add handling costs, conversion, time, and excess inventories to the manufacturing process. Employees tend to feel ownership over their stations, which is contrary to a team concept.The reorganization is based on flows through cells which shorten the physical distance between the activities, thus reducing setup and processing time, handling costs, and inventories in the flow.

Progression of Automation in the Manufacturing ProcessTraditionalIslands ofTechnologyProcessSimplification(JIT)ComputerIntegratedManufacturingProgression of Automation toward World-Class Status

Automation of the Manufacturing ProcessTraditional: consists of many different types of machines which require a lot of setup timemachines and operators are organized in functional departmentsWIP follows a circuitous route through the different operationsIslands of Technology: stand alone islands which employ computer controlled machines that can perform multiple operations with less human involvementless set up time needed

Automating Manufacturing

Process Simplification: reduces the complexity of the physical layoutgroups of CNC machines are arranged in cells to produce an entire part from start to finishno human involvement in a cellComputer Integrated Manufacturing (CIM): a completely automated environment which employs automated storage and retrieval systems (AS/RS) and roboticsAutomating Manufacturing

Robotics: use special CNC machines that are useful in performing hazardous, difficult, and monotonous tasksComputer-Aided Design (CAD):increases engineers productivityimproves accuracyallows firms to be more responsive to market demandsinterfaces with CAM and MRPII systemsAutomating Manufacturing

Computer Aided Manufacturing (CAM):uses computers to control the physical manufacturing processprovides greater precision, speed, and control than human production processesManufacturing Resources Planning (MRP II):an extension of materials requirements planning (MRP)more than inventory management--it is a system for coordinating the activities of the entire firmAutomating Manufacturing

Enterprise Resource Planning (ERP) Systems:huge commercial software packages that support the information needs of the entire organization, not just the manufacturing functionsautomates all business functions along with full financial and managerial reporting capabilityElectronic Data Interchange (EDI):external communications with its customers and suppliers via Internet or direct connectionAutomating Manufacturing

Accounting and MRP

The Evils of InventoriesInventories cost money and represent an investment need to be insured and stored can become obsolete over timeInventories may camouflage production problems.Willingness to maintain inventories can precipitate overproduction.

Reducing InventoriesJust-in time (JIT) manufacturing is a model that fosters inventories reduction and even elimination. It is based on the following assumptions:zero defectszero setup timesmall lot sizeszero inventorieszero lead times and reliable vendorsteam attitude

Product QualityPoor quality is expensive via scrap, reworking, scheduling delays, extra inventories to compensate for defective parts, warranty claims, and service.Product quality is a basis on which world-class manufacturers competeProduct quality can be improved though control point methods such as statistical process control.

Whats Wrong with Traditional Cost Accounting Information?Inaccurate cost allocationsTime lag in reportingFinancial orientationEmphasis on standard costs

Activity Based Costing (ABC)is an information system that provides managers with information about activities and cost objectsassumes that activities cause costs and that products (and other cost objects) create a demand for activitiesis different from traditional accounting system since ABC has multiple activity drivers, whereas traditional accounting has only one, e.g. machine hours

Allocation of Costs Using ABC

Activity ManagementManagers must understand which activities should be performed and how best to perform them.Managers should deploy resources to activities that yield maximum benefits.Managers should seek to improve those factories most important to their customers.

Activity Management TasksEvaluating manufacturing activitiesIdentifying nonessential activitiesIdentifying cost driversComparing activities to benchmarksEstablishing links between key activities

World-Class Information SystemsIntegrate all functional and technological components:basic accounting applicationsABCmaterials requirements planningcapacity planninginventory controlbill-of-materialsmaster productions scheduleforecastingorder entry computer-aided designcomputer-aided manufacturingEDI communications links

Need for New Performance Measures in the Information Pyramid

Control Issues in the WCISPaperless environment - no traditional audit trailAutomatic transactions - need assurance that:orders are placed only when inventory is neededorders are placed only with approved vendorsthe quantity of items ordered is correctprograms matching electronic controls data before initiating payment perform correctlyNetworking considerations

selesai

*2**4*5*6*7*8*9*10*11*12*14*15*16*17*18*19*20*21*22*23*24*25*26*27*28*29*30*30*35*36*37*38*39*40*41*44*45