BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2008-1-00021-AKSI-Bab 4.pdf ·...

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

DAN PIUTANG PADA PT. BUANA PENTA PRIMA

4.1 Application Domain

4.1.1 Usage

4.1.1.1 Overview

Dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT.

Buana Penta Prima yang diusulkan, terdapat empat actor yang terlibat

langsung dengan sistem, yaitu karyawan penjualan, karyawan gudang

karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan. Tabel 4.1 menunjukkan

hubungan antara actor dengan use case dalam sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima.

Setiap Karyawan yang akan menggunakan sistem harus melakukan

login terlebih dahulu. Karyawan penjualan menggunakan sistem untuk

mencatat penerimaan pesanan ke dalam Sales Order untuk dibuatkan

dokumen Sales Order dan Delivery Order. Karyawan gudang menggunakan

sistem untuk mencatat penerimaan barang retur.

Karyawan Akuntansi menggunakan sistem untuk membuat Faktur

Penjualan dan Faktur Pajak Sederhana berdasarkan Sales Order dari

karyawan penjualan. Selain itu, karyawan akuntansi juga membuat dan

mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan direktur perusahaan. Karyawan

Keuangan menggunakan sistem untuk mencatat dan mencetak adanya

83

penerimaan kas ke dalam Bukti Kas Masuk dan mencetak laporan

penerimaan kas untuk dilaporkan ke direktur perusahaan

Tabel 4.1 Actor Table

Actors .

Use Case Karyawan

Penjualan

Karyawan

Gudang

Karyawan

Akuntansi

Karyawan

Keuangan

Log in √ √ √ √

Menambah

Pelanggan Baru √

Menambah Data

Barang √

Menambah Data

Karyawan √ √ √ √

Menerima

Pesanan √

Membuat

Delivery Order √

Membuat Faktur

Penjualan √

Membuat Faktur

Pajak Standar √

Membuat Tanda

Terima Retur

Penjualan

√

Membuat Bukti

Kas Masuk √

Mencetak

Laporan

Penerimaan Kas

√

84

Mencetak

Laporan Analisis

Umur Piutang

√

Mencetak

Laporan

Penjualan

√

Mencetak

Laporan Piutang √

Mencetak

Laporan Retur

Penjualan

√

4.1.1.2 Actor

Berikut ini adalah deskripsi Actor dalam Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang pada PT. Buana Penta Prima yang

dijelaskan dengan Actor Specification :

1) Karyawan Penjualan

• Tujuan : Karyawan penjualan sebagai actor yang menggunakan

sistem untuk mengentri pesanan pelanggan, mengubah pesanan,

menambah pelanggan baru, mengubah data karyawan dan

membuat delivery order. Karyawan penjualan harus login dulu dan

sistem akan mencatat nama pelanggan dan nama karyawan yang

menerima pesanan pada form Sales Order dan Delivery Order.

• Karakteristik : bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan

yang diterima dari pelanggan termasuk menambah atau mengedit

85

data pelanggan baru, mengentri dan mencetak Sales Order dan

Delivery Order.

2) Karyawan Gudang

• Tujuan : Karyawan Gudang sebagai actor dalam sistem untuk

membuat tanda terima retur penjualan sebagai bukti retur dan.

Mengubah data pribadi karyawan itu sendiri. Karyawan gudang

yang ingin menggunakan sistem harus melakukan login dulu dan

sistem akan mencatat nama karyawan yang bertugas.

• Karakteristik : bertanggung jawab untuk menerima dan mengecek

barang retur dan mencatat kedalam form Tanda Terima Retur

Penjualan.

3) Karyawan Akuntansi

• Tujuan : bertanggung jawab untuk membuat Faktur Penjualan dan

Faktur Pajak Standar, serta mencetak berbagai laporan yang

dibutuhkan perusahaan berkaitan dengan penjualan kredit dan

piutang perusahaan, seperti laporan penjualan, Laporan piutang,

Laporan analisa umur piutang, dan laporan retur penjualan.

Karyawan juga dapat mengubah data pribadinya pada menu master

karyawan. Karyawan keuangan yang ingin menggunakan sistem

harus melakukan login dulu dan sistem akan mencatat nama

karyawan yang bertugas.

• Karakteristik : Karyawan akuntansi harus teliti dalam memeriksa

jumlah dan harga pesanan dengan benar sebelum dimasukkan ke

86

dalam Faktur Penjualan agar tidak terjadi kesalahan ketika Faktur

Penjualan dijadikan sebagai dasar penagihan.

4) Karyawan Keuangan

• Tujuan : bertanggung jawab membuat dan mencetak penerimasn

pembayaran dan mencatatnya ke dalam form Penerimaan kas dan

mencetak Bukti kas Masuk dan mencetak laporan penerimaan kas

untuk keperluan perusahaan. Karyawan juga dapat mengubah data

pribadinya pada menu master karyawan. Karyawan keuangan yang

ingin menggunakan sistem harus melakukan login dulu dan sistem

akan mencatat nama karyawan yang bertugas.

• Karakteristik : Karyawan keuangan harus teliti dalam menangani

penagihan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan.

4.1.1.3 Use Case

4.1.1.3.1 Use Case Diagram

Gambar 4.1 berikut ini menggambarkan Use case diagram

dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada

PT. Buana Penta Prima.

87

Gambar 4.1 Use Case Diagram

88

4.1.1.3.2 Use Case Specification

Berikut ini adalah use case specification yang terdapat

dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada

PT. Buana Penta Prima :

Tabel 4.2 Use Case Specification Log in

Use case name Log In

Actor Karyawan Penjualan, Karyawan Gudang, Karyawan Akuntansi,

Karyawan Keuangan

Pattern • Use case dimulai pada saat karyawan masuk ke form Log in

dan memasukkan username dan password.

• Karyawan memilih tombol Log in untuk masuk ke menu

utama.

• Jika salah memasukkan username atau password, maka sistem

akan memunculkan kotak dialog kesalahan.

• Untuk mengubah password, maka karyawan akan memilih

menu Change Password yang terdapat pada menu utama.

• Karyawan memasukkan password lama dan password baru,

kemudian sistem akan mengecek kebenaran password lama,

jika benar sistem akan mengubah password dalam database

karyawan.

Object Karyawan

Function Log in(), mengubah ID()

89

Tabel 4.3 Use Case Specification Menambah Pelanggan Baru

Use case name Menambah Pelanggan Baru

Actor Karyawan Penjualan

Pattern • Use case dimulai pada saat karyawan penjualan menerima

pesanan dan memilih submenu pelanggan dari menu Master.

• Karyawan memilih tombol Add dan memasukkan data-data

pelanggan baru.

• Setelah selesai karyawan memilih tombol Save dan sistem

akan secara otomatis menambah atau meng-update record

Pelanggan ke database Pelanggan.

Object Pelanggan

Function didaftar(), diretur(), update piutang(), update kredit().

Tabel 4.4 Use Case Specification Menambah Data Karyawan

Use case name Menambah Data Karyawan

Actor Karyawan Penjualan, Karyawan Gudang, Karyawan Akuntansi,

Karyawan Keuangan

Pattern • Use case dimulai pada ketika karyawan ingin menambah data

karyawan.


karyawan



Karyawan ke database Karyawan.

Object Karyawan

Function Mengubah ID()

90

Tabel 4.5 Use Case Specification Menambah Data Barang

Use case name Menambah Data Barang

Actor Karyawan Gudang

Pattern • Use case dimulai pada ketika karyawan gudang ingin

menambah data barang.


barang



barang ke database Barang.

Object Barang

Function Menambah ()

Tabel 4.6 Use Case Specification Menerima Pesanan

Use case name Menerima Pesanan


Pattern • Use case dimulai ketika karyawan penjualan menerima

pesanan dari pelanggan, kemudian melakukan login dan

memilih Sales Order dari menu transaksi.

• Sistem menampilkan form Sales Order dan melakukan

validasi nama karyawan yang login, nomor Sales order

berurut dan tanggal transaksi tersebut.

• Untuk mengisi sales order yang baru, karyawan memilih

tombol Add.

• Karyawan memasukkan kode pelanggan, kemudian sistem

secara otomatis menampilkan nama dan alamat lengkap

pelanggan dan saldo kredit pelanggan.

• Karyawan mengentri kuantitas barang dan kode barang,

kemudian sistem secara otomatis menampilkan nama barang,

jenis dan merk barang, harga satuan, dan jumlah harga

91

barang.

• Sistem akan menghitung jumlah subtotal, PPN, dan Total

penjualan. Apabila total penjualan tidak melebihi saldo kredit

pelanggan, maka pesanan akan diproses, tapi jika total

pesanan melebihi, maka sistem akan menampilkan Message

box penolakan pesanan.

• Setelah Sales Order terisi lengkap, karyawan akan memilih

tombol Save, dan sistem meng-update record Sales Order ke

database Sales Order.

Object Sales Order, Pelanggan, Barang

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dipesan(), dicek(), dikirim().

Tabel 4.7 Use Case Specification Membuat Delivery Order

Use case name Membuat Delivery Order


Pattern • Use case dimulai setelah Sales Order dibuat, dan ingin

membuat surat pengeluaran dan pengiriman barang Delivery

Order.

• Karyawan penjualan memilih submenu Delivery Order dari

menu transaksi.

• Sistem menampilkan from Delivery Order dan melakukan

validasi nama karyawan yang login.

• Karyawan memilih tombol Add dan mengentri no Sales

Order.

• Sistem secara otomatis akan validasi kode pelanggan, nama

pelanggan, alamat lengkap pelanggan, kode barang, nama

barang, dan kuantitas barang.

• Karyawan memasukkan tanggal pengiriman barang dan

nomor kendaraan yang akan mengangkut barang.

• Karyawan akan memilih tombol save dan sistem akan meng-

92

update record Delivery Order dalam database Delivery

Order.

Object Delivery Order,Sales Order, Barang, Pelanggan

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dikirim(), diretur(), dicek().

Tabel 4.8 Use Case Specification Membuat Faktur Penjualan

Use case name Membuat Faktur Penjualan

Actor Karyawan Akuntansi

Pattern • Use case dimulai ketika karyawan akuntansi menerima

dokumen Sales Order rangkap dua dari karyawan penjualan.

• Karyawan akuntansi melakukan login dan memilih submenu

Faktur Penjualan dari menu transaksi.

• Sistem menampilkan form Faktur Penjualan dan validasi

nama karyawan yang login dan tanggal faktur.

• Karyawan akuntansi mengentri no Sales Order dan sistem

akan melakukan validasi tanggal SO, Kode pelanggan, nama

pelanggan, alamat lengkap, NPWP, kuantitas barang, kode

dan nama barang, harga dan jumlah total penjualan.

• Karyawan akuntansi akan memilih tombol Save dan meng-

update record Faktur Penjualan ke dalam database Faktur

Penjualan.

Object Faktur Penjualan, Sales Order, Pelanggan, Barang

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dibayar(), diretur(), dikirim(),

dicek().

93

Tabel 4.9 Use Case Specification Membuat Faktur Pajak Standar

Use case name Membuat Faktur Pajak Standar


Pattern • Use case dimulai ketika Faktur Penjualan telah dibuat.

• Karyawan memilih submenu Faktur Pajak Standar dari menu

transaksi.

• Sistem akan menampilkan form Faktur Pajak Standar dan

validasi nama karyawan akuntansi yang login dan no seri

faktur pajak.

• Karyawan akan memilih tombol Add dan sistem akan

memunculkan nama, alamat, NPWP perusahaan, tanggal

pengukuhan PKP, tempat dan tanggal pembuatan faktur pajak

standar, serta nama dan jabatan dari karyawan yang

bertanggung jawab.

• Karyawan mengentri nomor Faktur penjualan, kemudian

sistem akan validasi nama, alamat, dan NPWP pembeli kena

pajak, nama barang, kuantitas dan harga satuan.

• Karyawan memilih tombol Save dan sistem akan meng-

update record Faktur Pajak Standar.

Object Faktur Pajak Standar, Faktur Penjualan, Sales Order, Pelanggan

dan Barang.

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dibayar(), dikirim(), dicek().

94

Tabel 4.10 Use Case Specification Membuat Tanda Terima Retur Penjualan

Use case name Membuat Tanda Terima Retur Penjualan

Actor Karyawan Gudang

Pattern • Use case dimulai ketika karyawan penjualan menerima

barang retur dan bukti Faktur Penjualan dari pelanggan dan

menyerahkannya ke karyawan gudang.

• Karyawan gudang memilih submenu Tanda Terima Retur

Penjualan

• Sistem akan menampilkan form Tanda Terima Retur

Penjualan dan validasi nama karyawan penjualan yang

menangani transaksi, no retur dan tanggal retur.

• Karyawan memilih tombol Add dan mengentri no faktur

penjualan yang terkait dengan barang retur, kemudian sistem

akan otomatis menampilkan kode pelanggan, nama dan

alamat lengkap pelanggan yang sesuai dengan yang tercetak

di Faktur penjualan.

• Kemudian karyawan memasukkan kode dan jumlah barang

yang di retur, maka sistem akan secara otomatis menghitung

dan menampilkan jumlah dan total retur penjualan.

• Sistem akan secara otomatis mengurangi jumlah piutang

pelanggan dan meng-update record database terima retur

penjualan.

Object Tanda Terima Retur Penjualan, Faktur Penjualan, Pelanggan dan

Barang.

Function diterima(), dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek().

95

Tabel 4.11 Use Case Specification Membuat Bukti Kas Masuk

Use case name Membuat Bukti Kas Masuk

Actor Karyawan Keuangan

Pattern • Use case dimulai setelah pelanggan melunasi piutang

• Karyawan keuangan melakukan login dan memilih submenu

Bukti Kas Masuk dari menu transaksi

• Sistem akan menampilkan form Bukti Kas Masuk dan sistem

akan validasi nama karyawan yang login.

• Karyawan akuntansi memilih tombol Add , sistem validasi no

dan tanggal bukti kas masuk.

• Karyawan mengentri nomor faktur penjualan yang telah

dilunasi, dan sistem akan melakukan validasi kode pelanggan

dan menampilkan kode dan nama pelanggan, dan jumlah

faktur.

• Karyawan mengentri nomor retur penjualan dan sistem akan

menampilkan jumlah retur dan secara otomatis menghitung

jumlah tagihan dan menampilkannya.

• Kemudian karyawan memilih jenis pembayaran dan

mencantumkan nama, no bukti bank, dan tanggal cek/giro bila

pembayaran dilakukan menggunakan cek atau giro dan

memasukkan jumlah pembayaran.

• Karyawan memilih tombol Save dan sistem meng-update

rercord Bukti Kas Masuk ke dalam database Bukti Kas

Masuk dan mengurangi saldo piutang pelanggan.

Object Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan, Tanda Terima Retur

Penjualan, Pelanggan.

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek(), dibayar().

96

Tabel 4.12 Use Case Specification Mencetak Laporan Penerimaan Kas

Use case name Mencetak Laporan Penerimaan Kas

Actor Karyawan keuangan

Pattern • Use case dimulai ketika karyawan keuangan memilih

submenu Laporan Penerimaan Kas dari menu Laporan

• Sistem menampilkan form penerimaan kas

• Karyawan memilih periode yang diinginkan, kemudian sistem

validasi tanggal

• Karyawan memilih tombol Preview untuk mencetak laporan

Object Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan, Pelanggan

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek().

Tabel 4.13 Use Case Specification Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang

Use case name Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang


Pattern • Use case dimulai ketika karyawan Akuntasni memilih

submenu Laporan Analisis Umur Piutang dari menu Laporan.

• Sistem menampilkan form Analisis Umur Piutang

• Sistem akan validasi umur piutang yang sudah lewat jatuh

tempo


Object Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan, Pelanggan


97

Tabel 4.14 Use Case Specification Mencetak Laporan Piutang

Use case name Mencetak Laporan Piutang


Pattern • Use case dimulai ketika karyawan akuntansi memilih

submenu piutang pada menu Laporan.

• Sistem menampilkan form laporan piutang.

• Karyawan memilih periode yang ingin di cetak.


Object Faktur Penjualan, Pelanggan


Tabel 4.15 Use Case Specification Mencetak Laporan Retur Penjualan

Use case name Mencetak Laporan Retur Penjualan


Pattern • Use case dimulai ketika karyawan Akuntasni memilih

submenu Laporan Retur Penjualan dari menu Laporan.

• Sistem menampilkan form Retur Penjualan

• Karyawan akan memilih laporan yang diinginkan dicetak

berdasarkan barang atau pelanggan. Bila berdasarkan barang,

karyawan akan memilih kode barang. Jika berdasarkan

pelanggan, karyawan memilih kode pelanggan.

• Karyawan akan memilih periode yang diinginkan, dan sistem

akan validasi tanggal..

• Karyawan memilih tombol preview dan mencetak laporan.

Object Tanda Terima Retur Penjualan, Faktur Penjualan, Pelanggan

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek()

98

Tabel 4.16 Use Case Specification Mencetak Laporan Penjualan

Use case name Mencetak Laporan Penjualan


Pattern • Use case dibuat pada saat karyawan akuntansi memilih

submenu penjualan dari Menu Laporan.

• Sistem menampilakan form laporan penjualan.

• Karyawan akan memilih laporan yang diinginkan dicetak

berdasarkan barang atau pelanggan. Bila berdasarkan barang,

karyawan akan memilih kode barang. Jika berdasarkan

pelanggan, karyawan memilih kode pelanggan.

• Karyawan akan memilih periode yang diinginkan, dan sistem

akan validasi tanggal.

• Karyawan memilih tombol Print untuk preview dan mencetak

laporan

Object Faktur Penjualan, Pelanggan

Function dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek()

4.1.2 Function

Tabel 4.17 berikut ini adalah function list dari sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima :

99

Tabel 4.17 Function List

Function Types Complexity

Log in

1. Entry User name dan Password Update Simple

2. Mengecek username dan Password Read Simple

Menambah Pelanggan Baru

1. Add new pelanggan Update Simple

2. Entry data pelanggan Update Simple

3. Save Update Simple

4. Edit Update Simple

5. Delete Update Simple

Menambah Data Karyawan

1. Add new karyawan Update Simple

2. Entry data karyawan Update Simple




Menambah Data Barang

4. Add new barang Update Simple

5. Entry data barang Update Simple




Menerima Pesanaan

1. Add new Sales Order Update Simple

2. Entry kode pelanggan Update Simple

100

3. Entry Kode barang Update Simple

4. Mengambil data barang Read Simple

5. Entry kuantitas Update Simple

6. Save Barang Update Simple

7. Menghitung jumlah sales Compute Medium

8. Entry diskon,uang muka Update Simple

9. Entry Save uang muka Update Simple

10. Menghitung Grand Total Compute Medium

11. Mengecek saldo kredit Read,Compute Complex

12.Preview, Print Read Simple

Membuat Delivery Order

1. Add new Delivery Order Update Simple

2. Entry no Sales Order Update Simple


4. Entry nomor kendaraan Update Simple


6. Preview, Print Read Simple

Membuat Faktur Penjualan

1. Add new Faktur Penjualan Update Simple

2. Entry no Sales Order Update Simple


4. Mengambil data pelanggan Read Simple

5. Mengupdate saldo piutang pelanggan Compute Medium


7. Preview, print Read Simple

Membuat Faktur Pajak Standar

1. Add new Faktur Pajak Standar Update Simple

101

2. Entry no Faktur Penjualan Update Simple



5. Menghitung harga, potongan, dan PPN Compute Medium


7. Print Read Simple

Membuat Tanda Terima Retur Penjualan

1. Add new Tanda Terima Retur Penjualan Update Simple

2. Entry no Faktur Penjualan Update Simple



5. Menghitung total retur Compute Medium



Membuat Bukti Kas Masuk

1. Add new Bukti Kas Masuk Update Simple

2. Entry no Faktur Penjualan, no retur Update Simple

3. Menghitung jumlah tagihan Compute Medium


5. Entry jenis pembayaran dan No cek/giro Update Simple



Mencetak Laporan Penerimaan Kas

1. Entry periode laporan Update Simple

2. Mengecek Bukti Kas Masuk Read Simple

3. Mengecek Faktur Penjualan Read Simple


102

Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang


2. Menganalisa umur piutang pelanggan Read, Compute Complex


Mencetak Laporan Piutang


2. Mengecek data piutang pelanggan Read Simple


Mencetak Laporan Retur Penjualan


2. Mengecek data tanda terima retur penjualan Read Simple


Mencetak Laporan Penjualan


2. Mengecek Faktur Penjualan Read Simple


4.1.3 Sequence Diagram

Berikut ini merupakan sequence diagram dari sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima :

103

Gambar 4.2 Sequence Diagram untuk Use Log in

104

Gambar 4.3 Sequence Diagram untuk Use Case Menambah Pelanggan Baru

Gambar 4.4 Sequence Diagram untuk Use Case Menambah Data Barang

105

Gambar 4.5 Sequence Diagram untuk Use Case Menambah Data Karyawan

106

Gambar 4.6 Sequence Diagram untuk Use Case Menerima Pesanan

107

Gambar 4.7 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Delivery Order

108

Gambar 4.8 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Faktur Penjualan

109

Gambar 4.9 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Faktur Pajak Standar

110

Gambar 4.10 Sequence Diagram untuk Use Case Menerima Retur Penjualan

111

Gambar 4.11 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Bukti Kas Masuk

112

Gambar 4.12 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Penerimaan Kas

113

Gambar 4.13 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang

114

Gambar 4.14 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Penjualan

115

Gambar 4.15 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Piutang

116

Gambar 4.16 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Retur Penjualan

117

Rancangan antarmuka yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima dibuat seramah mungkin

(user friendly) untuk memudahkan interaksi antara pemakai atau user. Berikut ini

merupakan gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan

kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.

4.1.4.1 Dialogue Style

Setiap window interface dalam sistem akuntansi penjualan kredit

dan piutang PT. Buana Penta Prima untuk mendukung pencatatan akuntansi

yang terkomputerisasi. Dalam sistem juga menyediakan fasilitas

pencetakan yang dapat memberikan informasi mengenai perkembangan

transaksi penjualan kredit dan piutang kepada pihak-pihak yang terkait

dalam kegiatan tersebut dan kepada manajemen. Tabel 4.18 berikut ini

menunjukkan overview dari user interface window dan hasil cetakkannya.

Tabel 4.18 Overview User Interface Windows dan Printouts

Windows Printouts Login Menu Utama Master • Barang • Pelanggan • Karyawan Transaksi • Sales Order Sales Order • Delivery Order Delivery Order • Faktur Penjualan Faktur Penjualan • Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar • Bukti Kas Masuk Bukti Kas Masuk • Tanda Terima Retur Penjualan Tanda Terima Retur Penjualan Laporan • Penjualan

118

Penjualan berdasarkan barang Laporan Penjualan Berdasarkan barang Penjualan berdasarkan pelanggan Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan • Piutang

Piutang berdasarkan semua pelanggan Laporan Piutang Berdasarkan Semua Pelanggan

Piutang berdasarkan pelanggan tertentu Laporan Piutang Berdasarkan Pelanggan Tertentu

• Retur Penjualan Retur penjualan berdasarkan barang Laporan Retur Penjualan Berdasarkan barang

Retur penjualan berdasarkan pelanggan Laporan Retur Penjualan Berdasarkan Pelanggan

• Analisis Umur Piutang Laporan Analisis Umur Piutang • Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas Account • Change Password • Log Out

4.1.4.2 Overview

4.1.4.2.1 Navigation Diagram

Gambar 4.17 berikut ini menunjukkan gambar navigation

diagram yang menyediakan overview dari user interface windows

beserta hubungan antar windows tersebut.

Gambar 4.17 Navigation Diagram

120

Gambar-gambar berikut ini menunjukkan overview dari

user interface windows yang terdapat pada sistem informasi

akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.

Gambar 4.18 Window Log in

Gambar 4.19 Window Main Menu

121

Gambar 4.20 Window Change Password

Gambar 4.21 Window Master Barang

122

Gambar 4.22 Window Master Pelanggan

123

Gambar 4.23 Window Master Karyawan

124

Gambar 4.24 Window Sales Order

125

Gambar 4.25 Window Delivery Order

126

Gambar 4.26 Window Faktur Penjualan

127

Gambar 4.27 Window Faktur Pajak Standar

128

Gambar 4.28 Window Bukti Kas Masuk

129

Gambar 4.29 Gambar Window Tanda Terima Retur Penjualan

Gambar 4.30 Window Laporan Penjualan

130

Gambar 4.31 Window Laporan Piutang

Gambar 4.32 Window Laporan Analisa Umur Piutang

131

Gambar 4.33 Window Laporan Retur Penjualan

Gambar 4.34 Window Laporan Penerimaan Kas

132

4.2 The Task

4.2.1 Purpose

Tujuan dari pembuatan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan

piutang ini adalah untuk membantu meringankan pekerjaan administratif penjualan

kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima, seperti pencatatan transaksi dan

pembuatan dokumen yang berkaitan dengan penerimaan pesanan dari pelanggan,

pengeluaran dan pengiriman barang, pembuatan faktur penjualan, penerimaan retur

penjualan, dan penerimaan pembayaran. Dengan demikian proses pengolahan data

menjadi informasi berupa laporan menjadi lebih cepat dan akurat.

4.2.2 Correction to The Analysis

Dalam tahap perancangan ini dilakukan beberapa perbaikan terhadap

analisis dokumen yang telah dibuat sebelumnya. Perbaikan-perbaikan tersebut

dilakukan dengan merevisi class diagram yang sudah ada menjadi class diagram

yang baru dengan penyesuaian beberapa model asosiasi dan perincian beberapa

atribut. Perubahan class diagram ini berupa penambahan class piutang, Detail SO,

Detail TTR, dan user.

4.2.3 Quality Goal

Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT.

Buana Penta Prima mengutamakan kriteria usable dan correct. Kriteria usable

berarti sistem telah sesuai dengan konteks organisasi, kaitan kerja, dan teknikal.

Kriteria corerct artinya sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

133

Sistem juga harus memiliki kriteria yang cukup penting, yaitu efficient,

flexible, dan comprehensible. Kriteria efficient berarti sistem diharuskan bekerja

dengan cepat dalam melakukan pemrosesan transaksi sehari-hari dalam jumlah

yang banyak dan dengan sumber daya yang terbatas. Kriteria flexible menunjukkan

sejauh mana sistem dapat mengikuti perubahan yang terjadi pada perusahaan.

Kriteria comprehensible berarti sistem dapat dipahami dengan mudah oleh user.

Kriteria secure, reliable, maintainable, testable, dan reusable mendapat

prioritas kurang penting. Sementara kriteria interoperable merupakan criteria yang

tidak memiliki relevansi atau hubungan dengan sistem informasi penjualan kredit

dan piutang yang diusulkan, dan kriteria portable merupakan criteria yang mudah

dipenuhi. Tabel 4.19 berikut ini merupakan tabel criteria dari SIA Penjualan kredit

dan piutang PT. Buana Penta Prima

Tabel 4.19 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan

Piutang PT. Buana Penta Prima

Criterion Very

important Important

Less

important Iirrelevant

Easily

fulfilled

Usable √

Secure √

Efficient √

Correct √

Reliable √

Maintainable √

Testable √

Flexible √

Comprehensible √

Reuseable √

Portable √

Interoperable √

134

4.3 Technical Platform

4.3.1 Equipment

Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta

Prima dibuat dan disesain untuk digunakan dengan PC (Personal Computer).

Tabel 4.20 menunjukkan spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC –

PC tersebut :

Tabel 4.20 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima

Specification Client Server

Processor Intel Pentium 4 2,8 GHz Intel Core 2 Duo 2,6 GHz

Memory 256 MB 1 GB

Hard Disk Drive 40 GB 160 GB

Operating System Microsoft Windows

2000/NT/XP

Microsoft Windows 2000

Advanced Server

Printer Epson LX 8000 -

Arsitektur jaringan komputer yang akan dibangun pada PT. Buana Penta

Prima menggunakan empat buah komputer client dan satu buah komputer server.

Komputer client akan digunakan oleh bagian Penjualan, bagian Gudang, bagian

Akuntansi, dan bagian Keuangan. Masing-masing komputer client terhubung

dengan sebuah printer. Sedangkan komputer sever akan ditempatkan pada satu

ruangan khusus dalam perusahaan. Aliran data dari komputer server ke komputer

client akan dihubungkan dengan menggunakan switch 8 ports10/100 Mbps.

135

4.3.2 System Software

Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT.

Buana Penta Prima ini berbasis pada implementasi sistem dalam Microsoft Visual

Basic 6.0. Sedangkan database yang akan digunakan adalah Microsoft Office

Access 2003, dan aplikasi laporan yang digunakan adalah Crystal Report 8.5

Developer Edition. Untuk Operating System menggunakan Microsoft Windows XP.

4.3.3 System Interface

Selain PC, sistem juga membutuhkan printer yang dapat mencetak kertas

pada format A4 atau letter. Setiap komputer client akan dilengkapi dengan printer

Epson LX-800. Setiap sistem operasi harus dapat mendukung interface printer.

4.3.4 Design Language

Perancangan dokumen dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit

dan piutang PT. Buana Penta Prima ini menggunakan notasi UML (Unified Model

Language) Diagram yang berorientasi pada objek, dengan menggunakan aplikasi

Microsoft Office Visio 2003.

4.4 Architecture

4.4.1 Component Architecture


Prima menggunakan arsitektur client-server dengan bentuk centralized data,

dimana pada client terdapat klomponen user interface dan function, sedangkan

pada server terdapat hanya komponen Model. Setiap client dapat membaca data

136

yang ada di server melalui komponen user interface, dan dapat mengakses atau

mengambil data dan mengupdate data yang ada di server melalui komponen

function yang terdapat pada komputer client.

Gambar 4.35 berikut ini menunjukkan diagram arsitektur komponen dari

sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima

User Interface

<<component>>Client Penjualan

Function

System Interface

User Interface

<<component>>Client Gudang

Function

System Interface

User Interface

<<component>>Akuntansi

Function

System Interface

User Interface

<<component>>Keuangan

Function

System Interface

Model

<<component>>Server

System Interface

Gambar 4.35 Component Diagram

137

4.4.2 Process Architecture

Arsitektur proses yang dirancang menghasilkan deployment diagram.

Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, dimana

pada setiap komputer client tedapat user interface, function, dan external device

berupa printer. Sedangkan pada komputer server hanya terdapat komponen model.

Melalui komponen function, client dapat melakukan sendiri pemrosesan semua

data yang akan dimasukkan melalui komponen user interface client, kemudian

server akan menampung semua input yang berasal dari client untuk dibaca dan

diproses melalui komponen model yang ada pada server. Hasil output pada client

akan dicetak melalui printer yang ada pada client. Gambar 4.36 berikut ini

menunjukkan rancangan deployment diagram dari sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.

138

Gambar 4.36 Deployment Diagram

4.4.3 Standard

Perancangan window menu dan pesan kesalahan pada sistem informasi

akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima mengikuti standar

windows. Gambar 4.37 berikut ini merupakan contoh gambar menu standar dan

Gambar 4.38 merupakan contoh dari pesan kesalahan.

139

Gambar 4.37 Contoh Menu Standar

Gambar 4.38 Contoh Pesan Kesalahan

140

4.5 Components

4.5.1 Model Component

Model compenent menyatakan kebutuhan function dan model dan terdiri

dari penempatan class diagram dalam model dan finction component. Function

Component yang terdapat dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan

kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima adalah function mengecek saldo kredit

dan menganalisa umur piutang pelanggan.

4.5.1.1 Structure

Berdasarkan analisis sistem informasi akuntansi penjualan kredit

dan piutang PT. Buana Penta Prima, maka dilakukan beberapa perubahan

sehingga menghasilkan revised class diagram. Gambar 4.39 berikut ini

menunjukkan revised class diagram yang dibuat.

141

Gambar 4.39 Revised Class Diagram

142

4.5.1.2 Classes

Spesifikasi dari classes yang di ubah dalam revised class diagram

dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana

Penta Prima adalah sebagai berikut :

1) User

Attribute : user name, password

Operation : log in, log out

2) Piutang

Attribute : lama piutang, saldo piutang, no faktur, no BKM

Operation : update piutang, update lama piutang

3) Detail SO

Attribute : Kode barang, kuantitas

Operation : menambah, menghapus

4) Detail TTR

Attribute : Kode barang, kuantitas

Operation : menambah, menghapus

4.5.2 Function Component

Gambar 4.40 berikut ini menunjukkan Class placement dalam Model

Component dan Function Component yang terdapat pada sistem informasi

akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.

Gambar 4.40 Class Placement dalam Model Component dan Function Component

<< component >> Model <<component>>Function

Mengecek Saldo Kredit

+Cek saldo kredit()

Analisa Umur Piutang

+menganalisa umur piutang

144

4.5.3 Function Specification

Berikut ini adalah Function specification dari sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima :

Tabel 4.21 Function Specification Untuk Mengecek Saldo Kredit

Function Mengecek Saldo Kredit

_ Active _ Update

X Passive X Read

X Compute

_ Signal

Purpose Mengetahui jumlah pemesanan yang diperbolehkan

Input Data Kode pelanggan, kode barang, kuantitas,diskon, uang muka

Conditions Data limit kredit dan saldo piutang pelanggan sudah harus ada

sebelumnya.

Effect Menghasilkan persetujuan atau penolakan pesanan pelanggan

Algorithm • Cek data piutang pelanggan dari Class pelanggan

• Saldo kredit = limit kredit – saldo piutang

• Jika grand total < saldo kredit, maka pesanan diproses

• Jika grand total > saldo kredit, maka muncul pesan penolakan

pesanan

Placement Sales Order, Pelanggan

Involved Objects Karyawan, Pelanggan, Barang, Faktur penjualan, Delivery Order

145

Tabel 4.22 Function Specification Untuk Menganalisa Umur Piutang

Pelanggan

Function Menganalisa Umur Piutang Pelanggan

_ Active _ Update

X Passive X Read

X Compute

_ Signal

Purpose Menghitung umur piutang yang belum jatuh tempo dan sudah lewat

jatuh tempo

Input Data Periode laporan

Conditions Data piutang pelanggan dan tanggal jatuh tempo piutang pelanggan

sudah harus ada.

Effect Mengetahui pelanggan mana yang piutangnya belum jatuh tempo atau

sudah lewat jatuh tempo. Dan penambahan Class Analisa Umur

Piutang

Algorithm • Umur piutang = tanggal cetak laporan – tanggal jatuh tempo

• Jika tanggal cetak laporan belum melewati tanggal jatuh tempo,

maka jumlah piutang masuk ke kolom belum jatuh tempo.

• Jika tanggal cetak laporan telah melewati tanggal jatuh tempo, maka

jumlah piutang masuk ke kolom sudah jatuh tempo berdasarkan

umur piutang nya.

Jika umur piutang 1-30 hari, maka masuk ke kolom 1-30 hari

Jika umur piutang 31-60 hari, maka masuk ke kolom 31-60 hari

Jika umur piutang > 60 hari, maka masuk ke kolom > 60 hari

Placement Analisa Umur Piutang

Involved Objects Karyawan, Pelanggan, Faktur penjualan, piutang

146

4.6 User Interface Component

Setiap class window dan print akan memiliki satu objek dan mewarisi fitur umum

dari perpustakaan standar untuk user-interface.

Ketika sistem dijalankan, class “control” menghasilkan sebuah objek di mana

kendali diberikan. Objek control menangani menu umum dan memberikan kendali ke

objek-objek user interface lain.

Gambar 4.41 berikut ini merupakan komponen dari user interface yang ada dalam

sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.

147

Gambar 4.41 User Interface Component

148

4.7 Recommendation

4.7.1 The System’s Usefulness and Feasibility


Prima yang dibuat dimaksudkan untuk membantu memudahkan user dalam

pencatatan transaksi penjualan kredit dan piutang secara komputerisasi dan

sistematis, dengan menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi-transaksi

penjualan kredit dan piutang yang telah terjadi selama periode tertentu. Dan

perancangan sistem ini diharapakan dapat memenuhi kriteria kualitas seperti yang

terlihat pada Tabel 4.23 berikut ini :

Tabel 4.23 Evaluasi Perancangan dengan Kriteria Kualitas

Criterion System’s Usefulness

Usable Sistem dapat beradaptasi dengan baik dengan lingkungan kerja PT.

Buana Penta Prima

Correct Sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi yang tepat pada proses

penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima

Efficient Sistem mampu menciptakan efisiensi pencatatan dan pengendalian

proses bisnis penjualan kredit dan piutang usaha dengan sumber daya

yang terbatas.

Flexible Sistem mampu mengikuti perubahan yang terjadi pada perusahaan.

Comprehensible Sistem dirancang untuk mudah dipahami dan dapat digunakan oleh

semua user.

4.7.2 Plan for Initiating User

Pada awal penggunaannya, sistem akan di instal dan akan dilakukan setting

terhadap spesifikasi software agar dapat dijalankan. Kepada setiap user yang akan

menggunkan sistem akan diberikan buku panduan dalam bentuk compact disk atau

149

cetakan yang berisi langkah-langkah penggunaan sistem. Perusahaan akan

mendatangkan proggramer sebagai pelatih dalam pelatihan proggram kepada user.

Setelah itu sistem akan di uji apakah telah memenuhi keinginan user atau belum.

Dan Maintenance sistem akan diserahkan kepada PT. Buana Penta Prima.

4.7.3 Implementation Plan

Metode yang direncanakan akan digunakan untuk mengimplementasikan

sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta

Prima ini adalah gabungan dari metode paralel dan metode pilot. Dalam hal ini,

sistem yang lama akan diterapkan bersamaan dengan sistem yang baru, namun

tidak langsung diterapkan kepada semua bagian yang terkait dengan penjualan

kredit dan piutang, melainkan kepada satu divisi yang di prioritaskan dahulu,

misalnya bagian akuntansi. Jika hasilnya tidak sesuai dengan kebutuhan, maka

sistem yang lama masih dapat diteruskan, sementara yang baru akan direvisi dan

dirancang ulang sehingga dapat mencegah risiko yang berkelanjutan. Jika sistem

telah sesuai dengan kebutuhan, maka secara bertahap sistem akan diterapkan

menyebar pada bagian penjualan, gudang, dan keuangan.

Tabel 4.24 berikut ini menunjukkan Gantt Chart Implementasi Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima.

150

Tabel 4.24 Gantt Chart Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

dan Piutang PT. Buana Penta Prima

Bulan No. Kegiatan

Durasi

(Minggu) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Analisis dan Perancangan 10

2. Coding 12

3. Testing 3

4. Pengadaan Infrastruktur 2

5. Pengadaan Jaringan 1

6. Training 4

7. Implementasi 20

Total Durasi 52

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2008-1-00021-AKSI-Bab 4.pdf ·...

Documents

Transcript of BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2008-1-00021-AKSI-Bab 4.pdf ·...