92  

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT Inti Kapuas International merupakan anak perusahaan dari PT

Inti Agri Resources Tbk. Perusahaan ini awalnya berdiri pada tahun 1999

dengan nama PT Inti Indah Karya Plasindo Tbk (IIKP) yang bergerak di

bidang produksi kantong plastik. Pada bulan Maret 2005, PT Inti Indah

Karya Plasindo Tbk memutuskan untuk mengubah haluan dan memasuki

bisnis ikan hias melalui kemitraan dengan penangkaran arowana

tradisional di Kalimantan Barat. Memang banyak pihak yang awalnya

meragukan langkah IIKP ini, yang disertai perubahan nama menjadi PT

Inti Kapuas Arowana. Core competence bisnis kantong plastik dan bisnis

ikan arowana sungguh berbeda. Namun kinerja perusahaan membuktikan

sebaliknya, PT Inti Kapuas Arowana berhasil unggul dalam bisnis baru

ini.

Seiring berjalannya waktu, terjadi perlambatan perekonomian

dunia dan meningkatnya popularitas ikan hias lain seperti koki, maskoki

dan louhan, tampaknya memberikan tekanan pada kinerja PT Inti Kapuas

Arowana. Oleh karena itu, PT Inti Kapuas Arowana merasa perlu

bertindak. Pada bulan April 2008, PT Inti Kapuas Arowana mengubah

namanya menjadi PT Inti Agri Resources Tbk yang menandakan

93  

keinginannya untuk melakukan diversifikasi pada bidang bisnis lain.

Akan tetapi, bisnis arowana tetap menjadi fokus utama perusahaan

sehingga didirikan anak perusahaannya, yaitu PT Inti Kapuas

International yang khusus menjalani bisnis arowana ini.

PT Inti Kapuas International memiliki merek dagang

“shelookRED” untuk ikan arowananya. Kata shelookRED (she looks red)

yang secara harafiah diterjemahkan sebagai “dia (wanita itu) terlihat

merah” dimaksudkan untuk melukiskan keindahan Arowana Super Red

(Arowana Merah) layaknya gadis cantik dengan rona merah. Kata

“Shelook” merupakan penulisan ulang kata siluk yang dalam bahasa asli

masyarakat pedalaman Kalimantan, berarti arowana. Arowana

shelookRED merupakan hasil dari proses seleksi yang ketat dalam

menjaga kualitas genetik dan bentuk anatomi yang optimal dari ikan

arowana. Semua ikan shelookRED telah dibudidayakan dan dipelihara

dalam lingkungan yang dikontrol dan dimonitor secara ketat oleh

spesialis ikan arowana.

PT Inti Kapuas International sebagai pemegang merek dagang

shelookRED adalah perusahaan penangkaran dan distribusi Arowana

Merah terbesar di Indonesia. Saat ini PT Inti Kapuas International

mengoperasikan lima tambak di berbagai lokasi yang terletak di

Kalimantan dan beberapa proshop yang berada di Indonesia, seperti Solo,

Surabaya, Jakarta, dan Bandung. Sementara itu, PT Inti Kapuas

International juga memiliki agen dalam negeri yang terletak di Semarang,

Makassar, dan Cirebon. Pangsa pasar PT Inti Kapuas International juga

94  

meluas ke dunia international, seperti Thailand, Cina, Jepang, dan

Hongkong.

Sebagai pemain utama di industri ikan hias arowana, PT Inti

Kapuas International menyadari pentingnya peranan perusahaan dalam

program konservasi alam dan berinisiatif untuk berpegang teguh pada

standar internasional dalam aktivitas perdagangannya. Jadi, PT Inti

Kapuas International hanya menjual Arowana Merah hasil penangkaran,

bukan hasil tangkapan liar. Komitmen PT Inti Kapuas International

dalam program konservasi ini secara resmi telah dikonfirmasi oleh

terdaftarnya nomor registrasi CITES A-ID-519 untuk merk

“shelookRED” dan A-ID-528 untuk merk “TreasuREDragon”. Perlu

diketahui, bahwa CITES (Convention on International Trade in

Endangered Species) adalah suatu lembaga internasional yang

melindungi perdagangan spesies flora dan fauna langka. Oleh karena itu,

maka secara spesifik, setiap ikan Arowana Merah yang dijual telah

didaftarkan dan diberi microchip, disertai dengan sertifikat resmi sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Menjadi pemain kelas dunia di bidang penangkaran dan perdagangan

ikan Arowana Merah, dengan tetap menjaga kelestariannya dan

mematuhi peraturan internasional yang berlaku.

95  

Misi

1. Lebih memperkenalkan ikan Arowana Merah sebagai satwa asli

Indonesia ke seluruh tanah air dan negara-negara lain di dunia.

2. Turut menjaga keseimbangan populasi ikan Arowana Merah agar

tidak punah.

3. Melakukan riset secara modern dan berkesinambungan agar

didapatkan cara mengembangbiakan dan memelihra ikan Arowana

Merah yang dilakukan dengan teknologi tinggi dan tepat guna.

96  

3.1.3 Struktur Organisasi

3.1.3.1 Struktur Organisasi Pusat

IT Vice Director

Operational Vice

Director

Marketing & Sales Vice Director

Financial & Accounting

Vice Director

HRGA Vice

Director

HRGA Director

ME Manager

R & D Manager

Operational Manager Jakarta

Operational Manager

Kalimantan

International Marketing & Sales Manager

Board of Commissioners

President Director

Marketing & Sales Director

Domestic Marketing &

Sales Manager

Operational Director

Financial &

Accounting Director

IT Manager

IT Director

Financial & Accounting

Manager

HRGA Manager

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pusat

(Sumber: HRGA PT Inti Kapuas International, 2009)

97  

3.1.3.2 Struktur Organisasi Proshop

Proshop Manager

Administration Officer

Cashier

Sales officer

Marketing Officer

Courier

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Proshop

(Sumber: HRGA PT Inti Kapuas International, 2009)

98  

3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

Adapun pembagian tugas dan wewenang masing-masing bagian

pada PT Inti Kapuas International adalah sebagai berikut:

Operational Director & Vice Director

Bertanggung jawab kepada president director mengenai hal-hal

operasional dan divisi-divisi yang dikepalainya, seperti mechanical

engineering, research and development, operational daerah Jawa, dan

operational daerah Kalimantan.

Marketing & Sales Director & Vice Director

Bertanggung jawab kepada president director mengenai penjualan

perusahaan baik penjualan domestik maupun penjualan di luar negeri.

Menyusun strategi penjualan dan pemasaran untuk meningkatkan laba

perusahaan.

Financial & Accounting Director & Vice Director

Bertanggung jawab kepada president director mengenai arus kas

perusahaan, perencanaan investasi, dan anggaran-anggaran biayanya.

Menyusun strategi anggaran perusahaan untuk masa mendatang.

Human Resources & General Administration (HRGA) Director & Vice

Director

Bertanggung jawab kepada president director mengenai sumber daya

manusia perusahaan dan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan

administrasi perusahaan.

99  

IT Director & Vice Director

Bertanggung jawab kepada president director mengenai manajemen

teknologi informasi, yang mencakup investasi hardware dan software

dalam perusahaan sehingga memberikan nilai tambah bagi

perusahaan.

Mechanical Engineering (ME) Manager

Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelian peralatan

teknis, seperti mesin-mesin dan listrik yang dibutuhkan dalam setiap

departemen perusahaan.

Bertanggung jawab dalam melakukan day to day operasional yang

meliputi tindakan preventive dan corrective untuk pekerjaan ME agar

tidak menggangu proses binis perusahaan.

Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam hal pengelolaan

peralatan teknis.

Research and Development (R & D) Manager

Bertanggung jawab kepada operational director mengenai penelitian

dan pengembangan yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang

berkualitas, meliputi ikan arowana, makan kesehatan, dan obat-

obatan.

Mengidentifikasi kebutuhan dana penelitan dan pengembangan agar

dapat sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.

Mengatur dan mengawasi pekerjaan staf-stafnya dalam melakukan

penelitian dan pengembangan produk.

100  

Operational Manager Jawa

Mengawasi transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan oleh

kantor pusat maupun proshop yang terletak di pulau Jawa.

Melakukan koordinasi dengan operational manager Kalimantan

dalam pendistribusian produk, terutama ikan arowana, dari tambak

yang berada di pulau Kalimantan ke proshop yang berada di pulau

Jawa.

Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam melaksanakan

kegiatan operasional.

Operational Manager Kalimantan

Bertanggung jawab dalam pengelolaan tambak dan pelaporan proses

produksi.

Mengawasi hal-hal yang berhubungan dengan perkembangbiakan

(proses produksi) ikan arowana.

Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam melaksanakan

kegiatan operasional.

International Marketing & Sales Manager

Bertanggung jawab kepada marketing & sales director mengenai

penjualan-penjualan yang terjadi di berbagai agen internasional,

seperti China, Thailand, Jepang, Jerman, dan Hongkong.

Berkoordinasi dengan agen-agen internasional untuk meningkatkan

penjualan internasional.

Menganalisis penjualan yang terjadi dan memberikan rekomendasi

untuk meningkatkan penjualan internasional.

101  

Menyusun laporan-laporan penjualan dari setiap agen internasional.

Melakukan pengawasan terhadap staf-stafnya dalam hal pemasaran

dan penjualan produk di wilayah internasional.

Domestic Marketing & Sales Manager

Bertanggung jawab kepada marketing & sales director mengenai

penjualan-penjualan yang terjadi di proshop domestik dan agen dalam

negeri.

Mengelola proshop-proshop domestik.

Menganalisis penjualan yang terjadi dan memberikan rekomendasi

untuk meningkatkan penjualan domestik.

Menyusun laporan-laporan penjualan dari setiap proshop domestik.

Melakukan pengawasan terhadap staf-stafnya dalam hal pemasaran

dan penjualan produk di wilayah domestik.

Financial & Accounting Manager

Mengelola keuangan sehari-hari pada kantor pusat maupun kantor

cabang, termasuk pergerakan aktiva yang terjadi.

Bertanggung jawab dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan

yang akan digunakan oleh pihak internal maupun eksternal.

Mengoordinasikan pekerjaan staf-stafnya dalam hal keuangan.

Human Resources & General Administration (HRGA) Manager

Merekrut sumber daya manusia agar dapat menjadi aset perusahaan.

Melakukan perencanaan dan pelatihan terhadap sumber daya manusia

yang ada di perusahaan.

102  

Mengelola seluruh administrasi yang dibutuhkan perusahaan dalam

mendukung kegiatan operasionalnya.

Berkoordinasi dengan semua bagian yang ada di perusahaan dalam

rangka merekrut karyawan baru.

IT Manager

Mengelola teknologi informasi yang ada di perusahaan untuk

mendukung proses bisnis perusahaan.

Merekomendasikan penggunaan teknologi informasi yang lebih

efektif dan efisien untuk perusahaan dalam mendukung proses

bisnisnya.

Bekerjasama dengan bagian HRGA untuk memberikan pelatihan

kepada karyawan dalam pengunaan sistem informasi perusahaan.

Melakukan koordinasi dengan staf-stafnya dalam pengembangan

teknologi informasi perusahaan.

Proshop Manager

Bertanggung jawab dalam pelaksanaan semua kebijakan yang berlaku

pada proshop.

Mengawasi semua kegiatan operasional yang terjadi pada proshop.

Bertanggung jawab pada strategi pemasaran dan perkembangan

proshop.

Mengambil keputusan yang berkaitan dengan proshop yang

dipimpinnya.

103  

Bertanggung jawab dalam penyediaan arowana dan perlengkapan

lainnya jika marketing officer melaporkan bahwa stok berada pada

angka minimum dalam proshop terkait.

Mengawasi pekerjaan staf-stafnya agar sesuai dengan kebijakan yang

berlaku pada proshop.

Administration Officer

Bertanggung jawab dalam pengelolaan seluruh administrasi dan

dokumen-dokumen kantor cabang untuk dipertanggung jawabkan

kepada proshop manager.

Bertanggung jawab dalam mengelola database pelanggan proshop.

Bertanggung jawab dalam membuat laporan pengeluaran, persediaan,

dan penjualan bulanan kepada proshop manager.

Bertanggung jawab membeli peralatan dan perlengkapan yang

dibutuhkan oleh proshop terkait.

Cashier

Bertanggung jawab dalam mengelola dan membukukan anggaran

dana operasional (petty cash) dari pusat untuk keperluan operasional

harian di cabang.

Menerima pembayaran baik secara lunas maupun dengan DP (Down

Payment) dari pelanggan berdasarkan sales order.

Melaporkan semua pengeluaran dan pemasukan kepada

administration officer.

Sales officer

Mencatat data pelanggan.

104  

Membuat sales order dan delivery order.

Marketing Officer

Melakukan pemasaran produk yang ada pada proshop terkait.

Melayani pelanggan, baik secara langsung atau pun melalui media

elektronik (email).

Melakukan penjualan produk sesuai dengan target yang diberikan.

Courier

Bertanggung jawab dalam melakukan packing pesanan pelanggan.

Bertanggung jawab dalam melakukan pengiriman pesanan kepada

pelanggan sekaligus meminta otorisasi pelanggan pada surat jalan

bahwa pesanan telah diterima.

Bertanggung jawab dalam memelihara arowana agar tetap dalam

kondisi yang baik, termaksud mengganti air akuarium seminggu

sekali, sehingga layak untuk dijual.

Bertanggung jawab dalam memastikan ketersediaan arowana,

makanan ikan, dan perlengkapan lainnya dalam proshop yang terkait.

3.2 Proses Bisnis yang Berjalan

3.2.1 Proses Bisnis Penjualan

Proses bisnis penjualan pada PT Inti Kapuas International dimulai

ketika pelanggan datang ke proshop untuk melakukan pembelian.

Awalnya, pelanggan dilayani oleh marketing officer untuk melihat-lihat

produk yang tersedia di dalam proshop tersebut, yaitu Arowana Merah,

makanan ikan, dan perlengkapan ikan. Jika pelanggan ingin membeli

105  

salah satu produk, maka marketing officer membawa pelanggan ke sales

counter. Di sales counter, sales officer membuat sales order (SO)

sebanyak 4 rangkap yang berisi produk-produk yang ingin dibeli oleh

pelanggan. Setelah sales order dicetak, maka sales order sebanyak 4

rangkap tersebut diserahkan oleh sales officer ke cashier.

Di bagian cashier, pelanggan dapat membayar secara lunas atau

pun sebagian dari total pembelian yang dilakukan (DP). Jika pembayaran

dilakukan secara DP, maka SO sebanyak 4 rangkap tersebut akan

dicantumkan jumlah DP dan sisa yang harus dibayar. Ketika pelanggan

melakukan pembayaran DP tersebut, maka SO rangkap ke-1 diberikan

kepada pelanggan, sedangkan SO rangkap ke-2, 3, dan 4 tetap dipegang

oleh cashier sampai pelanggan melunasinya. Produk yang telah dipesan

pelanggan akan dipisahkan ke area pemesanan. Apabila pelanggan tidak

melunasinya dalam jangka waktu 2 minggu, maka SO tersebut akan

dinyatakan batal dan uang DP hanya akan dikembalikan sebesar 50 %

dari jumlah yang telah dibayar dan produk yang telah dipesan tersebut

dikeluarkan dari area pemesanan agar dapat dijual kembali.

Setelah pelanggan melunasi total pembelian yang tertera pada SO,

maka cashier memberi tanda lunas pada SO 4 rangkap tersebut. SO

rangkap ke-2 diarsip oleh cashier, sedangkan SO rangkap ke-1, 3, dan 4

diserahkan kembali ke sales officer untuk dibuatkan delivery order (DO)

sebanyak 2 rangkap.

Jika pelanggan ingin langsung membawa pesanannya, maka DO

diotorisasi langsung oleh pelanggan di counter tersebut dan pesanannya

106  

akan di-packing oleh courier. Kemudian pesanan tersebut diserahkan

kepada pelanggan beserta SO rangkap ke-1. DO rangkap ke-2 yang telah

diotorisasi beserta SO rangkap ke-4 langsung diserahkan kepada

administration officer. DO rangkap ke-1 dan SO rangkap ke-3 diarsip

oleh sales officer.

Jika pelanggan meminta pesanannya untuk dikirim ke alamat

tertentu, maka SO rangkap ke-1 diserahkan kepada pelanggan untuk

dibawa pulang dan DO sebanyak 2 rangkap akan diserahkan kepada

courier. Courier akan melakukan packing berdasarkan DO tersebut dan

mengirimkan pesanan ke alamat yang dituju. Setelah pesanan diterima,

pelanggan akan mengotorisasi DO 2 rangkap yang akan dibawa kembali

oleh courier dan diserahkan kepada sales officer. DO rangkap ke-2 yang

telah diotorisasi beserta SO rangkap ke-4 langsung diserahkan kepada

administration officer oleh sales officer. Sedangkan DO rangkap ke-1 dan

SO rangkap ke-3 diarsipkan oleh sales officer.

Administration officer menerima SO rangkap ke-4 dan DO

rangkap ke-2 dari sales officer. Berdasarkan SO dan DO tersebut,

administration officer akan membuat rekapitulasi penjualan. Setiap akhir

bulan, administration officer akan membuat laporan administrasi dan

laporan penjualan bulanan yang akan diserahkan kepada proshop

manager, dan laporan-laporan tersebut akan diserahkan ke kantor pusat

guna keperluan pembukuan oleh bagian financial & accounting.

107  

Gambar 3.3 Proses Bisnis Penjualan

108  

 

Gambar 3.4 Sistem Aplikasi Penjualan

3.2.2 Proses Bisnis Pembelian

Proses bisnis pembelian pada PT Inti Kapuas International

dimulai ketika operational staff, baik Jawa maupun Kalimantan,

melaporkan bahwa stok produk yang dijual (ikan, makanan ikan, dan

perlengkapannya) berada pada stok minimum kepada operational

manager, baik Jawa maupun Kalimantan, sesuai dengan tanggung jawab

wilayah masing-masing. Pada kondisi tersebut, operational staff akan

membuat purchase requisition (PR) untuk diajukan kepada operational

manager.

Operational manager akan melakukan pengecekan terhadap PR

yang dibuat oleh operational staff. Apabila PR sesuai dengan kondisi

persediaan, maka operational manager akan mengotorisasi PR tersebut

agar dapat menjadi referensi pembuatan purchase order (PO). PO akan

dibuat oleh operational staff sebanyak 3 rangkap. PO rangkap ke-1 akan

109  

diserahkan kepada pemasok untuk memproses pembelian. Sementara PO

rangkap ke-3 akan diserahkan kepada bagian financial & accounting agar

bagian tersebut dapat mempersiapkan dana yang dibutuhkan untuk

memproses pembelian. PO rangkap ke-3 tersebut diarispkan oleh bagian

financial & accounting. Kemudian PO rangkap ke-2 akan diarsipkan oleh

operational staff.

Saat pemasok mengirimkan produk yang dipesan, maka

operational staff akan menerima invoice dari pemasok dan melakukan

pengecekan terhadap kesesuaian produk yang dipesan. Apabila produk

yang diterima sesuai, maka bagian operational staff akan mencatat

penerimaan produk tersebut ke dalam kartu persediaan. Setelah itu,

operational staff akan melaporkan dan menyerahkan invoice kepada

bagian financial & accounting. Berdasarkan invoice tersebut, bagian

financial & accounting akan melakukan pembukuan terhadap perubahan

jumlah persediaan. Lalu bagian financial & accounting akan

menyelesaikan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan menerima

kuitansi lunas dari pemasok. Kemudian invoice akan diberi tanda lunas

oleh bagian financial & accounting. Invoice ini akan dijadikan sebagai

dokumen sumber dalam melakukan pembukuan dan kuitansi akan

dijadikan sebagai dokumen pendukungnya.

110  

Gambar 3.5 Proses Bisnis Pembelian

111  

 

Gambar 3.6 Sistem Aplikasi Pembeliaan

3.2.3 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan

Proses bisnis perekrutan karyawan dimulai dari manager bagian

yang membutuhkan karyawan mengisi formulir permintaan karyawan

(FPK) dan diserahkan ke bagian HRGA. FPK tersebut akan dicek oleh

manager HRGA, apabila memang sesuai dengan kebutuhan, maka

manager HRGA akan mengotorisasi FPK tersebut dan diserahkan kepada

stafnya untuk diproses. Berdasarkan FPK yang telah diotorisasi, staf

HRGA akan membuka lowongan perkerjaan di berbagai media, baik itu

media cetak maupun elektronik, di mana pemilihan media disesuaikan

dengan waktu dan biaya yang tersedia.

112  

Formulir lamaran kerja (FLK) yang masuk akan dicek dan

disaring oleh staf HRGA sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Setelah

terpilih calon karyawan yang sesuai, maka form lamaran kerja akan

diserahkan kepada manager HRGA untuk diotorisasi. Jika calon

karyawan tersebut disetujui oleh manager, maka staf HRGA akan

melakukan pemberitahuan kepada calon karyawan bersangkutan

mengenai jadwal tes tertulis dan wawancara selanjutnya.

Calon karyawan yang lulus tes tertulis dan wawancara akan

menandatangani surat kontrak dan dapat mulai bekerja di perusahaan

sesuai dengan perjanjian. Karyawan tersebut akan ditempatkan ke bagian

atau departemen yang memerlukannya sesuai dengan FPK. Dokumen

FPK, FLK, dan surat kontrak akan diarsipkan.

113  

Gambar 3.7 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan

114  

3.2.4 Proses Bisnis Penggajian

Proses bisnis penggajian dilakukan berdasarkan catatan data

aktifitas karyawan yang disimpan oleh bagian HRGA. Catatan data

aktifitas karyawan diperoleh saat karyawan melakukan absensi dengan

cara memasukkan kartu absensi karyawan ke dalam mesin pencetak jam

kerja karyawan. Setiap akhir bulan bagian HRGA akan menghitung

kinerja karyawan berdasarkan absensi tersebut. Kemudian bagian HRGA

akan menghitung gaji pokok, bonus, tunjangan, asuransi, serta uang

lembur.

Apabila dalam sebulan jumlah kehadiran karyawan tidak sesuai

dengan jam kerja (di luar alasan karyawan sakit, izin, diperintahkan kerja

di luar kantor, serta mengambil cuti), maka bagian HRGA akan secara

otomatis melakukan pemotongan gaji. Setelah didapat gaji bersih dari

masing-masing karyawan, bagian HRGA akan membuat rekapitulasi gaji.

Rekapitulasi gaji tersebut kemudian dikopi, dan bagian yang asli

diserahkan ke bank, sedangkan kopiannya diserahkan ke bagian financial

& accounting. Bank akan men-transfer secara otomatis dari rekening

perusahaan ke rekening karyawan berdasarkan rekapitulasi gaji tersebut.

Sedangkan bagian financial & accounting akan mencatat ke dalam

pembukuan berdasarkan kopian rekapitulasi yang diterima.

 

115  

Gambar 3.8 Proses Bisnis Penggajian

116  

 

Gambar 3.9 Sistem Aplikasi Penggajian

3.3 Prosedur-prosedur antara Kantor Pusat dan Proshop

Dalam memperlancar kegiatan operasional, terdapat beberapa prosedur

antara kantor pusat dan proshop pada PT Inti Kapuas International. Prosedur-

prosedur tersebut antara lain:

3.3.1 Prosedur Pengisian Petty Cash

Setiap proshop diberikan anggaran petty cash / kas kecil untuk

membiayai kegiatan operasional masing-masing proshop seperti

pembelian air, plastik, dan perlengkapan kantor lainnya. Adapun

ketentuan dari kantor pusat bahwa setiap proshop memiliki anggaran

petty cash sebesar Rp 3.000.000,-. Pengisian petty cash menggunakan

metode imprest di mana pengisian petty cash adalah sebesar pengeluaran

yang terjadi sehingga saldo petty cash selalu tetap.

Pengisian petty cash dilakukan setiap minggu ketika cashier

memberikan bukti-bukti pengeluaran kepada administration officer.

Berdasarkan bukti-bukti tersebut administration officer menyusun

117  

laporan pengeluaran dan diserahkan kepada proshop manager. Proshop

manager akan menghubungi bagian financial & accounting untuk

meminta agar petty cash diisi sebesar jumlah yang tertera dalam laporan

pengeluaran. Laporan pengeluaran tersebut akan dikirim ke pusat

sebagai bukti untuk penjurnalan oleh bagian financial & accounting.

118  

Gambar 3.10 Prosedur Pengisian Petty Cash

119  

 

Gambar 3.11 Sistem Aplikasi Pengisian Petty Cash

3.3.2 Prosedur Permintaan Produk

Setiap proshop memiliki batas stok minimum produk. Pada saat

persediaan mencapai titik minimum, maka courier yang merangkap

sebagai pengawas stok akan melaporkan kondisi tersebut kepada

administration officer. Administration officer akan membuat laporan

persediaan yang menyatakan bahwa stok berada pada titik minimum.

Laporan persediaan diserahkan kepada proshop manager.

Menanggapi hal tersebut, proshop manager akan menghubungi bagian

operational untuk mengirimkan persediaan produk yang mencapai titik

minimum. Pengiriman tersebut didasarkan pada laporan persediaan yang

diserahkan oleh proshop manager ke bagian operational. Setelah

mengirim persediaan ke proshop, bagian operational akan membuat

laporan pengiriman persediaan ke bagian financial & accounting untuk

mencatat pengurangan dan penambahan persediaan di proshop maupun

kantor pusat.

120  

Gambar 3.12 Prosedur Permintaan Produk

121  

 

Gambar 3.13 Sistem Aplikasi Prosedur Permintaan Produk

3.4 User Requirement

Berdasarkan wawancara dan pengamatan terhadap perusahaan didapatkan

beberapa user requirement terhadap sistem baru antara lain:

a. Laporan pengeluaran bulanan per divisi.

b. Sistem mendukung fungsi budgeting.

c. Laporan keuangan berdasarkan masing-masing proshop dan dapat di-drill

down.

d. Pembuatan dan pengotorisasian Purchase Requisition (PR) terkomputerisasi.

e. Tersedia fungsi pengingat jika persediaan mencapai titik minimum.

f. Laporan penjualan dari masing-masing proshop berdasarkan kebutuhan.

g. Tersedia aplikasi yang menangani retur penjualan.

h. Proses absensi secara otomatis dengan menggunakan card reader.

122  

i. Penyediaan data karyawan dan history employee (seperti: banyaknya jumlah

training yang telah diikuti oleh setiap karyawan dan kompetensi yang

dimilikinya)

j. Tersedia fitur training management.

k. Tersedia aplikasi pengajuan cuti secara terkomputerisasi.

l. Perhitungan jumlah gaji secara otomatis berdasarkan ketentuan penggajian

yang telah diatur.

3.5 Permasalahan-permasalahan yang Ada

Berdasarkan analisis dari sistem yang sedang berjalan pada PT Inti

Kapuas International, maka ditemukan beberapa permasalahan yang solusinya

akan dibahas di bab berikutnya. Adapun permasalahan-permasalahan yang ada

dari sistem yang sedang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:

• Sistem informasi proshop dan kantor pusat tidak terintegrasi sehingga jika

kantor pusat membutuhkan data operasional proshop maka akan

memerlukan waktu dan tenaga yang cukup besar serta terkadang

menimbulkan biaya tambahan. Salah satu contoh konkrit yang biasanya

terjadi karena permasalahan ini adalah ketika bagian marketing & sales

ingin melihat pergerakan persediaan yang terjadi dalam setiap proshop

pada suatu saat tertentu (bukan bulanan) untuk tujuan analisis faktor

tertentu, seperti distribusi wilayah. Untuk membutuhkan data tersebut,

bagian marketing & sales tidak dapat langsung melihatnya di dalam

aplikasi yang digunakannya karena tidak ada keintegrasian yang terjadi di

setiap antar bagian. Oleh karena itu, bagian marketing & sales perlu

menghubungi proshop yang bersangkutan untuk mengirimkan data yang

123  

dibutuhkan tersebut. Selain itu, akibat dari masalah ketidakintegrasian ini

juga menimbulkan kesulitan dalam melakukan pengolahan data secara

cepat dan akurat dikarenakan jumlah transaksi yang semakin meningkat.

Contohnya adalah penginputan data transaksi penjualan dan pembelian

yang masih dilakukan secara manual setiap bulan oleh bagian financial &

accounting guna keperluan penjurnalan. Hal ini tentu memerlukan waktu

yang cukup lama untuk menginput data transaksi penjualan dan pembelian

bulanan yang terjadi di setiap proshop, apalagi kini transaksi-transaksi yang

terjadi semakin meningkat. Human error memegang peranan penting

dalam kesalahan-kesalahan yang terjadi. Oleh karena itu, tidak heran bila

terkadang dihasilkan data yang tidak akurat atas pengolahan data yang

terjadi. Data yang tidak akurat ini tentu dapat mengakibatkan masalah baru,

yaitu pengambilan keputusan yang salah. Contoh permasalahan yang

timbul akibat masalah ini adalah keputusan pembelian persediaan (kecuali

persediaan ikan Arowana Merah) yang terlambat atau terlalu cepat.

Kesalahan penginputan data perubahan persediaan yang terjadi

berpengaruh terhadap jumlah persediaan yang ada di kantor pusat dan di

proshop yang bersangkutan, antara yang aktual dengan pencatatan yang

terjadi. Selain itu, hal ini juga menimbulkan perbedaan antara jumlah

persediaan yang dicatat oleh bagian financial & accounting dengan jumlah

persediaan yang dicatat oleh bagian operational. Oleh karena bagian

operational yang mengambil keputusan pembelian, maka atas dasar jumlah

persediaan yang dicatat olehnya di dalam database, keputusan pembelian

persediaan yang diambil dapat terlambat jika jumlah persediaan aktual

124  

lebih kecil dibanding jumlah persediaan yang terdapat di dalam database.

Begitu pula sebaliknya, maka akan terjadi pengambilan keputusan

pembelian persediaan yang terlalu cepat, bila jumlah persediaan aktual

lebih besar dibanding jumlah persediaan yang terdapat di dalam database.

• Perhitungan gaji masih manual karena belum didukung sistem informasi

penggajian sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memproses

pembayaran gaji karyawan. Setiap akhir bulan, bagian HRGA merasa

kesulitan tersebut apalagi kini perusahaan sudah semakin memperluas

pangsa pasarnya ke luar negeri sehingga karyawan perusahaan semakin

banyak.

• Sistem tidak memenuhi kebutuhan bagian HRGA dalam penyediaan data

karyawan secara terkomputerisasi guna mengetahui sejauh mana kontribusi

yang diberikan karyawan kepada perusahaan. Bagian HRGA memerlukan

data mengenai kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan

untuk tujuan tertentu, misalnya ketika perusahaan membutuhkan karyawan

yang mengemban tanggung jawab yang cukup tinggi, seperti manager,

perusahaan biasanya merekrut karyawan dari dalam perusahaan melalui

bagian HRGA. Dengan adanya penyediaan data karyawan secara

terkomputerisasi maka bagian HRGA dapat dengan mudah mencari

karyawan yang kualifikasinya cocok dengan karyawan yang dibutuhkan

oleh perusahaan. Apabila memang tidak ada karyawan yang sesuai dengan

karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka perusahaan dapat

melakukan pengambilan keputusan dengan merekrut karyawan dari luar

perusahaan.