8  

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori Dasar/Umum

2.1.1 Sistem

Menurut Mcleod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen-

elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan.

Menurut O’Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok

komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai

tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam

proses transformasi yang teratur.

Menurut Hanif (2007, p3), sistem merupakan sekumpulan objek-

objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek

bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai tujuan.

Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem dapat

diartikan sebagai kumpulan atau pun kesatuan dari elemen-elemen yang

berkaitan antara bagian satu dengan yang lainnya untuk melaksanakan

suatu proses tertentu, sehingga menghasilkan suatu tujuan.

2.1.2 Informasi

Menurut Mcleod (2004, p12), informasi adalah data yang telah

diproses, atau data yang memiliki arti yang dapat digunakan oleh para

pemakai atau pengguna dari informasi.

9  

Menurut O’Brien (2005, p38), informasi adalah data yang telah

diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai

akhir tertentu.

Menurut Turban et al (2008, p41), informasi adalah data yang

telah diproses serta memiliki arti dan nilai bagi penerima informasi.

Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, informasi dapat

diartikan sebagai data yang dikelola untuk menghasilkan sesuatu yang

bernilai bagi para pemakai yang bersangkutan, yang kemudian digunakan

untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

2.1.3 Sistem Informasi

2.1.3.1 Definisi Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi adalah

kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software,

jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah, dan menyerbarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Hanif (2007, p14), sistem informasi merupakan

sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk

mengolah data menjadi informasi.

Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem

informasi dapat diartikan sebagai kombinasi atau kesatuan proses

dari berbagai komponen yang saling berkaitan satu dengan yang

lainnya, sehingga menerima data untuk diproses dan

menghasilkan keluaran yang dapat digunakan oleh pemakai

sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.

10  

2.1.3.2 Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan

informasi bagi para pemakai dalam suatu organisasi dapat

dibedakan menurut area fungsional, yaitu sebagai berikut:

Sistem

informasi Keterangan

Sistem

Informasi

Akuntansi

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang

dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian

akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi

yang berhubungan dengan keuangan dalam

perusahaan.

Sistem

Informasi

Keuangan

Sistem informasi yang menyediakan informasi pada

fungsi keuangan (departemen/bagian keuangan)

yang menyangkut keuangan perusahaan; misalnya

berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi

pembayaran.

Sistem

Informasi

Manufaktur

Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem

informasi lain untuk mendukung manajemen

perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun

pengendalian) dalam meyelesaikan masalah yang

berhubungan dengan produk atau jasa yang

dihasilkan perusahaan. Misalnya berupa data bahan

mentah, profil vendor baru, dan jadwal produksi.

11  

Sistem

Informasi

Pemasaran

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang

dipakai oleh fungsi pemasaran; misalnya berupa

ringkasan penjualan.

Sistem

Informasi

SDM

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang

dipakai oleh fungsi personalia; misalnya berisi

informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-

tunjangan, hingga kinerja pegawai.

Tabel 2.1 Sistem Informasi dari Area Fungsional

(Sumber: Abdul dan Terra, 2003, pp551-pp554)

2.1.3.3 Peran Dasar Sistem Informasi dalam Bisnis

Terdapat tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis

dalam sistem informasi. Hal ini dapat ditemukan dalam tiga peran

penting yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah

perusahaan bisnis:

• Mendukung proses dan operasi bisnis.

• Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan

manager.

• Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

(O’Brien, 2005, p10)

2.1.3.4 Komponen-komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya dasar yang

meliputi: manusia, hardware, software, data, dan jaringan.

Penjelasan kelima komponen tersebut sebagai berikut:

12  

a) Sumber Daya Manusia.

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem

informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir

dan pakar sistem informasi.

b) Sumber Daya Hardware.

Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan

dalam pemrosesan informasi. Tidak hanya mesin, tetapi juga

semua medis data, hingga disk magnetis atau optikal. Contoh

hardware: sistem komputer dan periferal komputer.

c) Sumber Daya Software.

Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi.

Contoh software: software sistem, software aplikasi, dan

prosedur.

d) Sumber Daya Data.

Data lebih dari bahan baku mentah sistem informasi. Konsep

sumber daya data telah diperluas oleh para manager dan pakar

sistem informasi. Data sebagai sumber yang harus dikelola

secara efektif agar dapat memberikan manfaat bagi para

pemakai akhir dalam sebuah organisasi.

e) Sumber Daya Jaringan.

Menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah

komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi.

Sumber daya jaringan meliputi: media komunikasi dan

dukungan jaringan. (O’Brien, 2005, pp34-pp39)

13  

2.1.4 Software

2.1.4.1 Definisi Software

Menurut O’Brien (2005, p713), software adalah program

dan prosedur komputer yang berkaitan dengan operasi sistem

informasi.

Menurut Djoko (2006, p311), software adalah kumpulan

dari berbagai jenis program aplikasi untuk berbagai tujuan.

Menurut kutipan dari Oktavita.com, software adalah

sekumpulan berita yang dijalankan (atau dieksekusi) oleh

komputer. Program komputer ini terdiri dari susunan logika untuk

menjalankan suatu pekerjaan tertentu di komputer. Perangkat

lunak ini melibatkan berbagai komponen dalam komputer, seperti

sistem operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca.

Logika yang ada dalam perangkat lunak tersebut disusun

sedemikian rupa sehingga komputer dapat memahami dan

menjalankan instruksi yang terkandung di dalamnya

(http://oktavita.com/pengertian-software.htm).

Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat

disimpulkan bahwa software adalah prosedur yang berisi sistem

operasi, program, data yang tersusun untuk menjalan suatu

kerjaan tertentu di komputer yang berkaitan dengan sistem

informasi.

2.1.4.2 Jenis-jenis software

Gambaran umum dari software komputer adalah:

14  

Gambar 2.1 Jenis-jenis Software Komputer

(Sumber: O’Brien, 2005, p155)

•Bisnis-Akuntasi Pemrosesan Transaksi, •Penerjemah Bahasa Pemrograman Manajemen hubungan dengan pelanggan, •Program Manajemen Jaringan •Alat dan Editor Pemrograman Enterprise Resource Planning, E-commerce, dan lain-lain •Sistem Manajemen Database •Paket Software Computer-Aided Software Engineering (CASE)

•Server Aplikasi•Pendidikan, Hiburan, dan lain-lain. •Utilitas Sistem

• Pengelola Database •Pengawasan Keamanan dan Kinerja

•Pengelola Informasi Personal

•Grafik Presentasi

•Groupware

•Sains dan Teknik

• Sistem Operasi• Software Suite• Penjelajah Web•E-mail•Word Processing

•Spreadsheets

Program Pengembangan

Sistem

Software Komputer

Mengelolah dan Mendukung Operasi Sistem Serta Jaringan KomputerSoftware Sistem

Program Manajemen

Sistem

Software Aplikasi

Program Aplikasi Umum

Program Aplikasi Khusus

Melakukan Pekerjaan Pemprosesan Informasi bagi Pemakai Akhir

15  

2.1.5 ERP

2.1.5.1 Sejarah ERP

Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, di mana

awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian

persediaan. Dan seiring berkembangnya waktu dan teknologi

sistem ERP telah mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian

menjadi pengelolaaan sumber daya.

Tahun Peristiwa

1960an Sistem fabrikasi fokus kepada pengendalian

inventory (inventory control)

1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement

Planning), yang menerjemahkan jadwal utama

suatu produk menjadi kebutuhan berbas is time-

phased net, untuk perencanaan dan pengawasan

barang sebagian jadi, komponen maupun bahan

baku.

1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning)

berkembang mencakup pengelolaan operasi

produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan

distribusi.

1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas

rekayasa, keuangan, sumber daya manusia,

pengelolaan proyek yang melingkupi hampir

16  

semua aktivitas sistem organisasi usaha (business

enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah

Enterprise Resource Planning.

2000an-

sekarang

Entended ERP menjadi ERP II

Tabel 2.2 Sejarah Sistem ERP

(Sumber: Santo dan Suparto, 2009, p15-16)

2.1.5.2 Definisi ERP

Menurut Brady et al (2001, p2), ERP adalah suatu

program software yang terdepan dari teknologi informasi.

Program ERP membantu perusahaan mengatur proses bisnis,

dengan menggunakan database yang secara bersama dan berbagai

penggunaan manajemen. Software ERP membantu mendukung

operasi bisnis dan proses yang efisien dengan mengintegrasikan

segala aktivitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran,

manufaktur, akuntansi, dan staf.

Menurut Olson (2004, p9), ERP adalah sistem software

yang memberikan pengaruh besar terhadap pengkomputerisasian

organisasi. Hal ini meliputi teknologi, efektifitas proses, finansial,

strategi, dan manfaat organisasi yang bermacam-macam pada

sistem terkomputerisasi. Semua sistem tersebut terintegrasi satu

dengan yang lain.

17  

Menurut Santo dan Suparto (2009, p27), ERP merupakan

konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya

perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan

multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung

berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple

business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan

dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya

dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan

maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder)

atas perusahaan.

Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat

disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah

suatu sistem yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk

menunjang proses bisnis dari segala aspek yang berkaitan dengan

perusahaan, sehingga menghasilkan keuntungan maksimal bagi

setiap pihak yang bersangkutan dalam perusahaan yang

menerapkan.

2.1.6 Proses Bisnis

Menurut Brady et al (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan

dari serangkaian aktivitas yang mengambil satu atau beberapa input dan

menghasilkan output yang berguna bagi pelanggan. Ilustrasi gambarnya

sebagai berikut:

18  

Gambar 2.2 Ilustrasi Proses Bisnis

Menurut kutipan dari Wikipedia Indonesia, proses bisnis adalah

suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu

masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa

subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga

berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses

bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya

hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan

(http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis).

Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, proses bisnis

adalah kumpulan dari runtutan berbagai aktivitas yang saling berkaitan,

serta memberikan kontribusi antara aktivitas yang satu dengan aktivitas

yang lain yang menunjang dalam pencapaian suatu tujuan.

2.1.7 Area Fungsi dari Operasional

Perusahaan-perusahaan memiliki beberapa fungsi bisnis,

aktivitas-aktivitas bisnis dalam area fungsi dari operasional. Adapun

fungsi-fungsi bisnis tersebut, antara lain sebagai berikut:

1. Fungsi Marketing dan Sales

Fungsi bisnis ini meliputi pemasaran produk, pemrosesan sales order,

manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship

19  

management), dukungan untuk pelanggan, peramalan penjualan, dan

periklanan.

2. Fungsi Produksi dan Materials Management

Fungsi bisnis ini meliputi pembelian, penerimaan barang dari

supplier, transportasi/logistik, penjadwalan produksi, kegiatan

produksi, dan pemeliharaan pabrik.

3. Fungsi Accounting dan Finance

Fungsi bisnis ini meliputi akuntansi finansial, alokasi biaya dan

pengendalian, perencanaan dan penganggaran biaya, serta manajemen

arus kas (cash-flow management).

4. Fungsi Human Resources

Fungsi bisnis ini meliputi perekrutan dan hiring, pelatihan,

penggajian, dan benefit.

(Brady et al, 2001, p2)

2.1.8 Studi Kelayakan Proyek (Feasibilities Study)

Menurut Siswanto (2000), studi kelayakan proyek merupakan

penelitian untuk mengevaluasi aspek-aspek yang menjadi fokus utama

untuk mencari kaitan antara aspek yang satu dengan yang lainnya untuk

mendukung kelayakan proyek sehingga menghasilkan kepastian proyek

dapat dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.

Fokus utama studi kelayakan proyek terpusat pada empat macam

aspek, yaitu:

a. Pasar dan pemasaran barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek,

b. Produk, teknis, dan teknologi,

20  

c. Manajemen dan sumber daya manusia,

d. Keuangan dan ekonomi.

Menurut Suad dan Suwarsono (2000, p4), studi kelayakan proyek

adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek (biasanya

merupakan proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil.

Menurut Ahmad (2007, p6), studi kelayakan proyek adalah

penelitian yang mendalam terhadap suatu ide bisnis tentang layak atau

tidak layaknya ide tersebut untuk dilaksanakan.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan

bahwa studi kelayakan proyek adalah penelitian yang menjadi keharusan

untuk dilakukan sebelum suatu proyek dapat diputuskan untuk

dinyatakan layak atau tidak layaknya, di mana penelitian dilakukan

dengan meninjau dari berbagai aspek yang akan menghasilkan kepastian

pelaksanaan terhadap proyek yang telah direncanakan sebelumnya.

2.1.9 Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2004, p129), teknik pengumpulan data dapat

dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi

(pengamatan), dan gabungan ketiganya.

2.1.9.1 Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,

apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila

peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

21  

Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun

tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to

face) maupun dengan menggunakan telepon.

Berikut ini adalah penjabaran dari masing-masing jenis

wawancara berdasarkan Sugiyono (2004, pp130-pp132):

a. Wawancara Terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik

pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah

mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan

diperoleh. Oleh karena itu, dalam melakukan wawancara,

pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian

berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif

jawabannya pun telah disiapkan.

b. Wawancara Tidak Terstruktur

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di

mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang

telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk

pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan

hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan

ditanyakan.

2.1.9.2 Kuesioner (Angket)

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang

dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau

pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.

22  

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila

peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa

yang bisa diharapkan dari responden. Selain itu, kuesioner juga

cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar

di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa

pertanyaan/pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan

kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos, atau

internet (Sugiyono, 2004, p135).

2.1.9.3 Observasi (Pengamatan)

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai

ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain,

yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner

selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas

pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.

Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan

bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja,

gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu

besar.

Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi

dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi

berperan serta) dan non participant observation.

a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)

Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-

hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai

23  

sumber data penelitian. Sambil melakukan penelitian, peneliti

ikut melakukan suka dukanya. Dengan observasi partisipan

ini, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan

sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku

yang nampak.

b. Observasi Nonpartisipan (Non Participant Observation)

Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung

dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka

dalam observasi nonpartisipan peneliti tidak terlibat dan hanya

sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2004, pp138-

pp140).

2.1.10 SAP– SAP AG

2.1.10.1 Sejarah SAP – SAP AG

Pada tahun 1972, lima mantan analis sistem IBM

(International Business Machines) membentuk Systemanalyse

und Programmentwicklung (System Analysis and Program

Development – SAP) di Mannheim, Jerman. Kelima penemu

SAP tersebut mengambil langkah awal dalam rangka mencapai

tujuan mereka melalui perolehan sebuah paket Financial

Accounting yang batch mode (non-real time). Dengan

menggunakan paket ini sebagai sebuah titik permulaan, mereka

mengembangkan sebuah standar, paket Financial Accounting

yang real time, menjual kopi pertamanya kepada sebuah anak

perusahaan Jerman dari ICI, sebuah perusahaan kimia besar yang

24  

bermarkas di Inggris. Oleh karena penjualan dari paket Financial

Accounting tersebut meningkat, maka SAP mengembangkan

produk standar keduanya, sebuah program Materials

Management dengan modul untuk Purchasing, Inventory

Management, dan Invoice Verification. Data dari program

Materials Management dapat secara mudah mengalir ke program

Financial Accounting.

Pada tahun 1977, SAP berpindah markas ke kota kecil di

Walldorf, Jerman, dan mengubah namanya menjadi Systeme,

Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung – dalam

Bahasa Inggris, “Systems, Applications, and Products in Data

Processing”. Selain itu, pada tahun tersebut SAP telah menjadi

SAP GmbH (PT Tertutup).

Oleh karena pengembangan yang terus-menerus dari

teknologi komputer mainframe, pada tahun 1978 SAP mulai

mengembangkan sebuah versi yang lebih terintegrasi dari produk

software sebelumnya, yang disebut R/2 system. Penjualan

berkembang secara cepat pada tahun 1980-an, dan SAP

mengembangkan modul tambahan untuk Cost Accounting,

Production Planning and Control, Personnel Management, dan

Plant Maintenance.

Pada tahun 1988, SAP telah menjadi SAP AG, sebuah

perusahaan dagang yang terpublikasi (PT Terbuka). Pada tahun

tersebut pula, SAP menyadari potensi dari arsitektur hardware

25  

client-server dan mulai mengembangkan R/3 system, yang dirilis

pada tahun 1992. Pada tahun 2000, SAP AG telah mempunyai

22.000 karyawan di 50 negara – dan 10.000.000 pengguna pada

30.000 instalasi di seluruh dunia (Brady et al, 2001, pp21-pp23).

2.1.10.2 Produk-produk SAP

SAP menawarkan produk-produknya untuk berbagai

perusahaan dari segala skala. SAP menyediakan produk berskala

yang dapat disesuaikan dengan ukuran dan proses-proses

perubahan secara konstan dari perusahaan (SAP AG, 2006, p1-

14).

Adapun produk-produknya adalah sebagai berikut:

a. MySAP Business Suite adalah sebuah paket lengkap dari open

enterprise solution yang dapat menghubungkan semua orang

yang terlibat, informasi, serta proses-proses, dan oleh karena

itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. Aplikasi-

aplikasinya menyediakan hasil yang konsisten secara

keseluruhan jaringan perusahaan dan memberikan perusahaan

fleksibilitas yang dibutuhkan pada situasi-situasi pasar yang

dinamik saat ini. MySAP Business Suite menawarkan sebuah

solusi software yang fleksibel untuk perusahaan-perusahaan

berskala besar yang mempunyai jumlah pengguna yang besar

dan proses-proses yang secara konstan berubah (SAP AG,

2006, p1-14).

26  

b. MySAP All-in-One adalah sebuah prepackaged, versi spesifik

industri dari mySAP Business Suite  dengan built-in content,

peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi

mySAP All-in-One menawarkan out-of-the-box kombinasi

fleksibilitas dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas

dunia (SAP AG, 2006, p1-25).

c. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan

untuk bisnis dan solusi manajemen operasional bagi

perusahaan yang dinamik. Solusi ini sederhana namun sangat

kuat, yang memungkinkan operasi bisnis dan aktivitas

pelanggan yang langsung dan lengkap (SAP AG, 2006, p1-

27).

2.1.11 Microsoft Dynamics – Microsoft

2.1.11.1 Sejarah Microsoft Dynamics – Microsoft

Microsoft Dynamics adalah jenis aplikasi yang bergerak

dalam bidang ERP dan CRM (Customer Relationship

Management) yang dikembangkan oleh grup Microsoft Business

Solutions. Grup Microsoft Business Solutions dibentuk karena

adanya akusisi yang dilakukan oleh Microsoft terhadap dua

perusahaan software ternama, yaitu Great Plains Software dan

Navision.

Great Plains Software merupakan perusahaan independen

yang terletak di Forth, Dakota Utara, yang didirikan oleh Doug

Burgum. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang

27  

menyediakan paket akuntansi pertama kali di USA, yang

didesain untuk multi-user dan dapat berjalan dalam Windows.

Pada tahun 2000, Microsoft mengumumkan telah membeli Great

Plains Software seharga $ 1,1 miliar, di mana sebelumnya Great

Plains Software telah mengakusisi Solomon Software, yaitu

perusahaan independen yang menyediakan software accounting.

Akusisi Microsoft terhadap Great Plains Software ini diresmikan

pada bulan April 2001. Dari akusisi tersebut, maka dihasilkan

dua software ERP yang tergolong dalam Microsoft Dynamics,

yaitu Microsoft Dynamics GP dan Microsoft Dynamics SL.

Navision merupakan perusahaan software yang didirikan

pada tahun 1984 di Denmark, yang dikenal sebagai PC&C ApS

(Personal Computing and Consulting). Pada tahun 2000,

Navision (saat itu dikenal dengan Navision Software A/S) ber-

merger dengan firma Danish, Damgaard A/S (didirikan pada

tahun 1983), sehingga terbentuklah NavisionDamgaard A/S,

yang kemudian berubah lagi namanya menjadi Navision A/S.

Lalu, pada tanggal 11 Juli 2002, Microsoft mengakusisi Navision

A/S seperti yang dilakukan sebelumnya terhadap Great Plains.

Dari akusisi tersebut, maka Microsoft Dynamics menambah jenis

produk ERP-nya, yaitu Microsoft Dynamics AX dan Microsoft

Dynamics NAV.

Mengenai produk CRM, Microsoft Dynamics CRM

memasuki pasarnya pada tahun 2003, termasuk Microsoft

28  

Dynamics CRM Online, yaitu versi online Microsoft Dynamics

CRM. Kini Microsoft Dynamics telah meluaskan cakupan solusi

industrinya dengan menyediakan Microsoft Dynamics POS

(Point of Sale), yang diluncurkan pada tahun 2009, dan

Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System)

(http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics)

2.1.11.2 Produk-produk Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics memiliki 3 jenis produk, yaitu

Microsoft Dynamics ERP, Microsoft Dynamics untuk industri

retail, dan Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics ERP

merupakan aplikasi ERP yang ditujukan untuk perusahaan

menengah, atau untuk cabang dan divisi dari perusahaan besar.

Microsoft Dynamics ERP memiliki 4 produk utama, yaitu:

• Microsoft Dynamics AX, didesain untuk membantu

perusahaan melakukan bisnis antar lokasi dan negara melalui

proses-proses yang terstandarisasi dan membantu

menyederhanakan proses yang dilaksanakan.

• Microsoft Dynamics GP, dapat membantu perusahaan

beradaptasi terhadap kesempatan dan perkembangan yang

baru melalui manajemen perubahan pasar, memungkinkan

kebutuhan perusahaan yang unik, dan menghubungkan proses

bisnis antar organisasi.

29  

• Microsoft Dynamics NAV, didesain untuk membantu

memperlancar proses bisnis specific industry.

• Microsoft Dynamics SL, dapat membantu perusahaan

mendapatkan laporan proyek dan analisis bisnis serta

mengotomatisasi proyek antar lokasi dan divisi perusahaan.

Selain itu, Microsoft Dynamics SL menyediakan

fungsionalitas bisnis dalam finance, project accounting,

manufacturing, field service, supply chains, analytics, &

electronic commerce, dan target utamanya adalah perusahaan

kecil dan menengah.

Adapun produk-produk Microsoft Dynamics untuk

industri retail adalah sebagai berikut:

• Microsoft Dynamics POS 2009, adalah solusi point of sale

untuk para pengecer yang berskala kecil ataupun menengah,

yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan retail yang unik.

• Microsoft Dynamics RMS, adalah sebuah sistem yang

memanajemen toko retail, termasuk interface pengguna

berdasarkan peran masing-masing pengguna yang dapat di-

customize oleh pengguna itu sendiri, dan wizard yang

digunakan untuk membantu mengatur operasi toko secara

individual.

Microsoft Dynamics CRM merupakan aplikasi manajemen

hubungan dengan pelanggan yang multi-lingual dari Microsoft.

30  

Selain itu, Microsoft Dynamics CRM juga menyediakan

kemampuan penjualan, pelayanan, dan pemasaran

(http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics)

2.2 Teori-teori Khusus

2.2.1 SAP Business One 2007 A

SAP Business One 2007 merupakan solusi software yang

terintegrasi dan ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah, di mana

sistem dilengkapi dengan semua fungsi yang diperlukan untuk memenuhi

sebagian besar kebutuhan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan wilayah

dan bahasanya, SAP Business One 2007 terbagi dalam 2 cluster, yaitu

cluster A dan cluster B. Indonesia merupakan bagian dari cluster A,

sehingga SAP Business One 2007 A yang diterapkan di Indonesia.

Gambar 2.3 User Interface SAP Business One 2007 A

31  

2.2.1.1 Modul SAP Business One 2007 A

Adapun modul-modul yang terdapat pada SAP Business

One 2007 A meliputi:

a) Administration Module (Modul Administrasi)

Langkah awal dalam penerapan SAP Business One 2007 A

pada perusahaan adalah dengan menentukan berbagai

informasi tentang perusahaan ke dalam sistem. Hal tersebut

dapat terlaksana dengan menggunakan modul administrasi.

Berbagai informasi yang ditentukan meliputi: nilai tukar mata

uang, kewenangan dan persetujuan, surat internal organisasi,

pengaturan e-mail, data ekspor dan import, serta berbagai

informasi lainnya. Modul ini digunakan untuk menentukan

pengaturan dan parameter sistem, serta melakukan perawatan

fungsi seperti backup dan restore. Fungsi pada modul

administrasi adalah:

• System Initialization, fungsi ini digunakan untuk

menyesuaikan persyaratan dari perusahaan. Salah satu

contoh yang menjadi fokus penyesuaian adalah masalah

pendefinisian:

Bagaimana cara transaksi bisnis untuk diproses

dalam sistem.

Berbagai pengaturan default.

Kewenangan.

Pencetakan preferensi.

32  

• Authorizations, fungsi ini memungkinkan user untuk

diberikan hak akses khusus guna melihat, membuat, dan

memperbaharui dokumen tertentu. Dalam hal ini, terdapat

2 macam user yaitu: regular user dan super user.

Regular user:

Tidak memiliki hak untuk memberikan otorisasi

kepada user yang lain.

Dapat melakukan tindakan tertentu, misalnya

pemberian diskon, perubahan harga, atau

mengakses akun rahasia dengan otorisasi yang

tepat.

Super user:

Memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada

user yang lain.

Memiliki otorisasi penuh dan tak terbatas bagi

semua user.

Secara otomatis memiliki hak penuh untuk semua

fungsi dalam sistem.

• Data Import/Export, fungsi yang berhubungan dengan

master data, seperti: pelanggan dan pemasok, atau produk

dan transaksi yang ada pada sistem.

• Utilities, fungsi ini digunakan untuk melakukan penutupan

akhir periode dan penutupan akhir tahun, seperti pekerjaan

33  

perawatan berkala. Ini dilakukan untuk menjamin

kelancaran sistem.

• Approval Procedures, fungsi di mana setiap persetujuan

harus dilakukan oleh manager atau senior yang

bersangkutan dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan

dokumen-dokumen tertentu.

• Alert Management, fungsi ini digunakan agar sistem dapat

memberitahukan user tertentu apabila terdapat peristiwa

tertentu. Terdapat 2 jenis alert, yaitu: predefined alerts

and user-defined. Alert ini sifatnya optional dan dapat

dimodifikasi. Alert yang ada mencakup batas kredit, %

laba kotor, komitmen, diskon, persediaan minimum, dan

budget.

b) Financials Module (Modul Finansial)

Modul finansial melibatkan semua fungsi dan laporan yang

dibutuhkan dalam operasi akuntansi dan keuangan

perusahaan. Modul ini juga meliputi pengaturan pajak yang

dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku pada

masing-masing negara. Dengan modul finansial, perusahaan

dapat mendokumentasikan semua akuntansi dan keuangan

yang berhubungan dengan transaksi yang ada. Modul finansial

terdiri dari berbagai tool dan sub modul yang berfungsi untuk

menghubungkan perusahaan agar dapat mengatur keseluruhan

34  

proses finansial. Berbagai tool dan sub modul tersebut, antara

lain:

• Chart of Account, merupakan indeks dari semua akun

buku besar (general ledger (G/L)) yang digunakan oleh

satu atau lebih perusahaan. Setiap akun yang terdapat pada

G/L memiliki kode, deskripsi, dan informasi yang

menentukan setiap fungsi.

• Account Code Generator, fungsi ini digunakan untuk

membuat:

Nomor akun aktif yang tak terbatas yang

merupakan kombinasi berbagai segmen.

Spesifik akun G/L dalam beberapa kelompok akun

yang berbeda (contoh berdasarkan departemen)

secara bersamaan.

• Entry Journal, digunakan dalam melakukan pengentrian

jurnal secara manual untuk akun dan mitra bisnis tertentu.

Pengentrian yang dilakukan secara manual akan secara

otomatis tersimpan di dalam database dan tidak dapat

dihapus. Untuk membatalkan pengentrian jurnal tersebut

dapat dilakukan dengan membuat jurnal koreksi.

• Journal Voucher, merupakan tahapan perancangan

dokumen yang tidak menciptakan nilai dalam buku besar.

35  

Journal voucher dapat diperiksa dan diselesaikan, serta

kemudian dicatat.

• Posting Template, membantu dalam pembuatan format

posting yang jenis transaksinya selalu tetap. Pada posting

template, yang dicatat hanya jumlah nilai transaksi yang

selalu berbeda.

• Recurring Posting, setiap perusahaan memiliki transaksi

yang berulang setiap bulan atau minggunya. Recurring

posting otomatis menangani transaksi sejenis ini dan nilai

transaksi tidak harus selalu sama, walaupun objek

transaksinya selalu sama.

• Reverse Transactions, fungsi ini menampilkan daftar

semua entri jurnal manual yang dijadwalkan untuk

pembalikan otomatis, sehingga dapat dilakukan eksekusi

terhadap entri jurnal yang ingin dilakukan.

• Exchange Rate Differences, membantu dalam melakukan

penyesuaian nilai mata uang luar negeri dengan nilai mata

uang negara yang bersangkutan. Hal ini untuk

menyeimbangkan saldo di FC (Foreign Currency) dan LC

(Local Currency).

• Conversion Differences, untuk melakukan penyesuaian

antar akun/mitra bisnis dalam keseimbangan sistem mata

uang dan saldo dalam mata uang lokal.

36  

• 1099 editing, hanya berlaku pada USA.

• Financial Report Template, digunakan dalam membuat

tampilan laporan keuangan yang disesuaikan dengan

kebutuhan perusahaan. Adapun laporan yang umum

adalah:

Neraca.

Neraca Saldo.

Laporan Rugi/Laba.

• Budget, digunakan untuk menentukan anggaran terhadap

akun tertentu yang ingin dipilih.

• Cost accounting, membantu dalam menentukan laba dari

masing-masing kegiatan perusahaan atau departemen dan

peraturan distribusi yang diperbaharui secara otomatis dan

teratur. Fungsi ini membantu dalam memberikan laporan

biaya yang terkait yang ingin diketahui.

• Revaluation, membantu dalam hal meng-update nilai saldo

dari G/L, biaya penjualan, dan persediaan.

• Financial reports, mencakup semua laporan yang

berkaitan dengan keuangan dan kegiatan akuntansi

perusahaan. Kategori laporan yang terkait antara lain:

Keuangan.

Akuntansi.

Perbandingan.

37  

Pengaturan Anggaran.

c) Sales Opportunity Module (Modul Peluang Penjualan)

Modul peluang penjualan digunakan untuk melacak dan

menganalisis peluang-peluang penjualan berdasarkan pada

kemajuan aktivitas-aktivitas penjualan. Sejumlah laporan, dari

berbagai sudut pandang operasional perusahaan, dapat diolah

untuk analisis. Sistem forecasting menggunakan metode yang

lengkap dan kompleks untuk memproyeksikan pendapatan

yang potensial dan memprioritaskan aktivitas-aktivitas

penjualan. Fitur-fitur yang ada dalam modul peluang

penjualan meliputi:

• Penghubung berbagai dokumen.

• Perencanaan seorang pemilik untuk kesempatan penjualan.

• Pemilihan pemilik yang berbeda untuk setiap tahap

peluang penjualan.

• Penentuan akses karyawan dalam informasi yang terkait.

• Pengambilan tabel dan laporan grafik untuk menyediakan

laporan dalam berbagai format untuk keperluan analisis.

• Analisis yang dapat dilakukan per tahap, per user, ikhtisar

tingkat tinggi dalam menampilkan laporan statistik.

• Laporan dapat difilter sesuai dengan parameter seperti:

rekan bisnis, staf penjualan, dan periode waktu.

38  

d) Sales - A/R Module (Modul Penjualan – Piutang Dagang)

Modul penjualan- piutang dagang menangani proses penjualan

secara keseluruhan, dari membuat penawaran untuk pelanggan

dan potensial pelanggan hingga ke pembuatan faktur. SAP

Bussiness One menyediakan beragam jenis dokumen

penjualan bagi user-nya. Setiap dokumen mengacu pada

sebuah tahapan yang berbeda dalam proses penjualan.

e) Purchasing- A/P Module (Modul Pembelian – Hutang

Dagang)

Modul pembelian memungkinkan user untuk mengontrol

proses pembelian secara keseluruhan, dari negosiasi dengan

pemasok dan permohonan pembelian hingga pengiriman

produk yang dipesan, serta pemrosesan faktur pembelian.

Adapun fitur pada modul pembelian ini adalah menghasilkan

berbagai dokumen yang mendukung siklus pembelian.

Dokumen yang dihasilkan meliputi:

• Purchase Order, dokumen ini digunakan untuk meminta

produk atau jasa dari seorang pemasok pada harga yang

telah disepakati.

• Goods Receipt PO, dokumen ini dibuat saat produk dari

PO telah diterima. Pada saat dokumen dibuat, maka secara

otomatis sistem akan memperbaharui kuantitas persediaan

produk dan membuat jurnal akuntansi yang terkait.

39  

• A/P Invoice, dokumen yang dibuat pada saat permintaan

pembayaran dari pemasok.

• Goods Returns, dokumen yang digunakan untuk

mengembalikan produk-produk kepada pemasok atau

untuk membalikkan transaksi pembelian produk.

• A/P Credit Memo, dokumen kliring faktur A/P.

• A/P Down Payment Invoice, dokumen yang dibuat pada

saat ada yang melakukan pembayaran dengan cara

memberikan uang muka. Hal ini tidak mempengaruhi

jumlah persediaan.

• A/P Reserve Invoice, dokumen yang digunakan dalam

membuat posting yang relevan dalam sistem akuntansi

saja dan tidak mempengaruhi persediaan serta nilai-nilai

saham.

f) Business Partners Module (Modul Mitra Bisnis)

Modul mitra bisnis membantu dalam memanajemen semua

data mitra bisnis perusahaan. Selain itu, modul ini juga

meliputi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan

dan pemasok. Informasi ini dibutuhkan untuk menangani

transaksi-transaksi bisnis dan untuk mempersiapkan dokumen

bisnis. Fitur-fitur yang terdapat pada modul mitra bisnis

meliputi:

40  

• Business partner master data, digunakan untuk membantu

dalam menyimpan dan mengambil semua data yang

berhubungan dengan mitra bisnis dan jadwal kegiatan

mitra bisnis. Informasi mitra bisnis yang biasa disimpan

antara lain:

Detil perusahaan, termasuk alamat dan nomor

telepon.

Kontak mitra bisnis personal, termasuk nomor

telepon dan alamat E-mail.

Perincian logistik.

Informasi pajak.

Informasi akuntansi.

Rincian pembayaran.

• Business partner report, digunakan dalam membuat

laporan mengenai data mitra bisnis perusahaan. Laporan

ini memberikan tinjauan tentang interaksi perusahaan

dengan mitra bisnis. Beberapa bentuk laporan meliputi:

My Activities - Menampilkan semua kegiatan yang

yang ada di perusahaan, baik yang dibuat sendiri

maupun user lain.

Activities Overview - Memberikan gambaran

umum dari seluruh kegiatan yang ada di SAP

Business One 2007 A.

41  

Inactive Customers - Menampilkan seluruh

pelanggan yang tidak muncul dalam salah satu

dokumen penjualan yang dipilih.

Dunning History Report - Menampilkan surat-surat

tagihan per pelanggan dan invoice termasuk di

dalamnya.

g) Banking Module (Modul Perbankan)

Modul perbankan digunakan untuk memfasilitasi transaksi-

transaksi keuangan secara lengkap. Transaksi keuangan yang

dimaksudkan meliputi:

• Incoming payments, dibuat ketika menerima pembayaran.

Adapun sarana pembayarannya dapat berupa:

Kas.

Cek.

Kartu kredit.

Transfer bank.

Bill of exchange.

• Depositos, fungsi ini digunakan untuk:

Membuat deposito untuk uang tunai, cek, dan

voucher kartu kredit.

Membuat deposito untuk memundurkan tanggal

cek dan voucher kartu kredit.

42  

Melihat deposit yang telah dibuat dengan bill of

exchange (fungsi ini hanya berlaku di Chile,

Perancis, Italia, Portugal, dan Spanyol).

• Outgoing Payments, dibuat ketika telah melakukan

pembayaran kepada pelanggan dan pemasok. Adapun cara

pembayaran yang dapat digunakan meliputi:

Kas.

Cek.

Kartu kredit.

Transfer bank.

Bill of exchange.

• Bill of Exchange, sistem yang digunakan pada saat

melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan

perjanjian.

• Bank Statements and Reconciliations, memungkinkan

perusahaan untuk:

Melakukan proses terhadap laporan bank.

Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal

untuk akun tertentu dan mitra bisnis, secara manual

atau secara otomatis.

Mencetak rekonsiliasi.

Mengelola dan membatalkan rekonsiliasi

sebelumnya.

43  

h) Inventory Module (Modul Persediaan)

Dalam modul persediaan di SAP Business One 2007 A,

perusahaan dapat mengatur semua produk, baik yang dibeli,

dijual, diproduksi, maupun disimpan. Modul ini membantu

dalam memperbaharui informasi kuantitas produk setiap saat,

analisis dan kontrol keuangan pada waktu yang sama. Adapun

berbagai tool dan modul yang terdapat pada modul persediaan

antara lain:

• Item Master Data, membantu dalam menyediakan

informasi mengenai produk-produk yang ada pada

perusahaan.

• Item Management, untuk mengatur data produk yang ada

pada perusahaan, seperti mencantumkan: nomor seri,

kelompok nomor, mendefinisikan produk alternatif,

mendefinisikan nomor-nomor katalog mitra bisnis,

memperbaharui nomor-nomor katalog mitra bisnis secara

global, dan metode penilaian persediaan.

• Inventory Transactions, pencatatan transaksi yang

berkaitan dengan produk-produk yang ada pada

perusahaan.

• Price Lists, untuk mendefinisikan daftar harga produk

yang ada.

44  

• Pick and Pack, terdiri dari 3 macam status yang berkaitan

dengan hal yang dilakukan oleh manager:

Open, menunjukkan bahwa sales order atau

invoice rows reversed dapat diproses untuk

tahapan berikutnya.

Released, menampilkan jumlah yang siap untuk

dikeluarkan sesuai dengan daftar yang telah dipilih.

Picked. Menampillkan jumlah yang dipilih.

• Inventory Reports, laporan persediaan yang memberikan

informasi pada perusahaan mengenai deskripsi produk,

jumlah persediaan, melakukan penilaian pada persediaan

tersebut, dan mengetahui kondisi persediaan pada gudang.

i) Production Module (Modul Produksi)

Modul produksi mendefinsikan Bill of Material (BOM) untuk

produk pelanggan, membuat dan memelihara Production

Order (Pemesanan Produksi), mengontrol penerimaan dari

dan pengeluaran untuk produksi, menghasilkan laporan

produksi, dan dapat memperbaharui harga produk secara

global.

SAP Business One mendukung 3 jenis Production Order,

antara lain:

• Standard - untuk produksi biasa. Komponen yang ada

dapat disalin dari BOM.

45  

• Special - untuk memproduksi produk berdasarkan

permintaan pelanggan sehingga kegiatan produksi tidak

didasarkan pada Standar BOM.

• Disassembly - untuk melaporkan pembongkaran sebuah

produk dengan BOM Produksi. Komponen yang ada dapat

disalin dari BOM.

Berbagai tool dan modul yang meliputi modul produksi ini

adalah:

• Bill of Materials, fungsi untuk membuat BOM bertingkat

dalam satu waktu.

• Production Order, fungsi untuk melacak jumlah dan biaya

bahan baku, serta status produk dalam proses pembuatan.

• Receipt from Production, fungsi untuk melaporkan

produk yang telah selesai diproduksi.

• Issue for Production, fungsi untuk menerbitkan perintah

produksi produk dan pelaporan penyelesaian produksi.

• Update Parent Item Prices Globally, fungsi untuk

menampilkan daftar harga produk yang berubah dan

membuat daftar rekomendasi harga produk. Perusahaan

dapat menolak atau menyetujui harga tersebut.

• Bill of Materials Report, fungsi untuk menampilkan semua

harga produk yang telah dibuat.

46  

j) MRP Module (Modul MRP)

Modul MRP memungkinkan user untuk merencanakan

kebutuhan material dalam proses produksi. MRP menghitung

kebutuhan kotor untuk tingkat BOM tertinggi berdasarkan

pemesanan dan ramalan permintaan. Selain itu, MRP juga

mengestimasikan kebutuhan kotor dari tingkat BOM terendah

berdasarkan permintaan pokok.

Fitur yang terdapat pada modul MRP adalah:

• Forecasts, digunakan sebagai sumber data tambahan

dalam membuat perkiraan untuk perencanaan pembelian

dan produksi pada tahap awal.

• MRP Wizard, fungsi untuk membantu dalam memberikan

panduan dan menentukan skenario MRP serta

menganalisis hasil MRP. Semuanya tersaji dalam bentuk

laporan.

• Order Recommendation, fungsi laporan ini untuk:

Menampilkan daftar rekomendasi MRP

berdasarkan kriteria seleksi yang ditentukan.

Menentukan produk yang perlu dibeli dan dibuat.

Membuat pesanan produksi dan pesanan pembelian

secara otomatis.

Mengubah jumlah dan produk.

Menghapus rekomendasi.

47  

k) Service Module (Modul Layanan)

Modul layanan mengoptimasi potensi dari departemen

penjualan dan pelayanan, menyediakan dukungan untuk

operasi layanan, manajemen kontrak layanan, perencanaan

layanan, melacak aktivitas interaksi pelanggan, dukungan

pelanggan, dan manajemen peluang penjualan.

Fitur yang terdapat pada modul layanan adalah:

• The Service Call, fungsi yang digunakan untuk membantu

dalam menyelesaikan keluhan pelanggan dan menangani

masalah yang berhubungan dengan produk produk.

• The Customer Equipment Card, merupakan layanan

database yang terdiri dari semua nomor seri produk.

• The Service Contract, perjanjian yang mengikat secara

hukum antara layanan dan pembayaran layanan.

Memungkinkan pelanggan mendapat layanan produk dan

nomor produk.

• The Solutions Knowledge Base, membantu dalam

mengefektifkan pelayanan dengan menyediakan database

sebagai alat bantu untuk menyelesaikan masalah

pelanggan.

• The Service Reports, fungsi untuk melihat dan

menganalisis data yang terkait dengan kontrak layanan,

48  

kondisi produk yang dibeli oleh pelanggan, dan layanan

panggilan.

l) Human Resource Module (Modul Sumber Daya Manusia

(SDM))

Modul SDM memungkinkan user untuk mengentri dan

memelihara informasi tentang seluruh karyawan perusahaan

dan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berkaitan di

bawah ini:

• Mengentri dan memelihara informasi karyawan baik yang

bersifat personal maupun yang bersifat umum, seperti

umur, status, nomor paspor, kode karyawan, nomor

telepon, dan alamat.

• Mengatur informasi tentang pendidikan karyawan, catatan

pekerjaan sebelumnya, dan absensi.

• Menganalisis biaya dan gaji karyawan.

• Membuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk

memungkinkan operasi bisnis yang lebih efisien.

Fitur yang ada pada modul ini adalah:

• Employee Master Data, menyimpan data karyawan yang

digunakan untuk menentukan kinerja karyawan.

• Human Resource Report, digunakan untuk menghasilkan

laporan karyawan sesuai dengan kebutuhan.

49  

2.2.1.2 System Requirements SAP Business One 2007

Modul SAP Business One 2007 memiliki beberapa

spesifikasi sistem yang sebaiknya dipenuhi untuk dapat

menghasilkan kinerja sistem yang maksimal. Beberapa spesifikasi

sistem tersebut antara lain sebagai berikut:

a) Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya

digunakan dalam mendukung kinerja sistem:

Component Best-Practice Recomendation

Processor • 1-10 Users: 1 x Intel Pentium D/Xeon,

2 GHz/ 1 MB.

• 11-20 Users: 1 to 2 x Intel Pentium

D/Xeon, 2 - 3 GHz/ 2 MB.

• 21-30 Users: 2 to 4 x Intel Xeon, 3

GHz/ 2 MB.

Hard disk • 1-10 Users: 2 GB for application and 10

GB for database.

• 11-20 Users: 2 GB for application and

20 GB for database.

• 21-30 Users: 2 GB for application and

30 GB for database.

Memory • 1-10 Users: 1 -2 GB

• 11-20 Users: 2-3 GB

• 21-30 Users: 3-4 GB

50  

Drive CD/DVD ROM

Display 1024 x 768 with 24Bit color

RAID Support RAID-1 (Mirrored)

Tabel 2.3 Spesifikasi Server SAP Business One 2007

b) Client, berikut spesifikasi client yang sebaiknya digunakan

dalam mendukung kinerja sistem:

Component Best-Practice Recomendation

Processor Intel Pentium 4, 2 GHz (or equivalent)

Hard disk 1 GB of free hard disk space

Memory 1GB

Drive 24x CD ROM

Display 1024 x 768 with 24Bit color

Tabel 2.4 Spesifikasi Client SAP Business One 2007

2.2.1.3 Jangka Waktu Implementasi SAP Business One 2007 A

Salah satu faktor yang turut mendukung dalam

keberhasilan suatu implementasi SAP Business One 2007 A tidak

terlepas dari periode waktu yang menjadi salah satu poin yang

harus dipertimbangkan. Untuk itu, diperlukan manajemen waktu

yang baik dalam pengimplementasian SAP Business One 2007 A

agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Adapun jangka

waktu yang diperlukan dalam proses pengimplementasian SAP

Business One 2007 A adalah + 3,5 bulan (105 hari), di mana

51  

selama + 3,5 bulan tersebut mencakup tahap preparation (10

hari), blueprint (18 hari), realization (70 hari), final preparation

(7 hari), dan go live & support.

2.2.1.4 Biaya Lisensi SAP Business One 2007 A

Jenis-jenis lisensi yang terdapat pada SAP Business One

2007 A terdiri dari 4 macam, yaitu meliputi:

1) Professional User License, merupakan lisensi user yang

memiliki hak akses secara menyeluruh ke semua fungsi dalam

sistem, seperti: keuangan, penjualan, pelanggan, dan

operasional.

2) Limited CRM User, merupakan lisensi user yang

memungkinkan perusahaan untuk mengelola peluang

penjualan kepada pelanggan. User dengan lisensi ini memiliki

hak akses berbagai laporan manajerial, seperti: laporan

distribusi penjualan, laporan analisis peluang, dan banyak lagi.

User dengan lisensi ini memiliki hak dalam menjalankan

fungsi layanan, seperti: membuat kontrak, service calls, dan

tracking equipment dari sisi pelanggan. Selain itu, hak lain

yang dimiliki oleh user adalah mencari solusi berdasarkan

pengetahuan dalam sistem dan fungsi operasional.

3) Limited Financial User, merupakan lisensi user yang

memiliki hak dalam kegiatan rutin yang berpusat pada

penginputan jurnal, penanganan pemasukan, dan pembayaran.

52  

User jenis ini tidak memiliki hak dalam membuat dan

mencetak faktur penjualan.

4) Limited Logistics User, merupakan lisensi user yang memiliki

hak akses dalam fungsi operasional pembelian, penjualan, dan

fungsi persediaan. Selain itu, lisensi ini juga memungkinkan

user memiliki akses dalam memelihara serial produk dan

batch data untuk membuat transaksi persediaan berjalan, serta

untuk menghasilkan laporan persediaan.

Keempat jenis lisensi yang telah dijelaskan di atas

memiliki spesifikasi harga yang berbeda. Spesifikasi harga

tersebut adalah sebagai berikut:

• Untuk 1 Professional User = 2000 Euro.

• Untuk 1 Limited Logistics User = 800 Euro.

• Untuk 1 Limited Financial User = 800 Euro.

• Untuk 1 Limited CRM User = 1000 Euro.

Selain harga lisensi, terdapat pula harga maintenance &

support untuk mendukung sistem SAP Business One yang telah

diimplementasikan. Harga maintenance & support tersebut adalah

sebesar:

Kegunaan dari biaya maintenance & support ini adalah

sebagai biaya pelayanan dan pemberian informasi tentang SAP

Business One 2007 A, sehingga setiap perusahaan yang

17% x Total biaya lisensi 

53  

membayar harga maintenance tersebut akan mendapatkan

pelayanan lebih terhadap produk yang mereka gunakan, misalnya

ketika SAP Business One mengeluarkan versi terbaru, maka

perusahaan akan mendapatkan layanan upgrade. Selain itu, jika

sistem SAP Business One pada perusahaan tersebut mengalami

error, maka pihak SAP akan membantu untuk mengatasi error

tersebut.

2.2.2 Microsoft Dynamics NAV 5.0

Microsoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang

lengkap dan ditujukan kepada perusahaan menengah, di mana sistem

mengintegrasikan keseluruhan modul yang ada dan menyatukan seluruh

data ke dalam suatu database yang tersentralisasi. Selain itu, Microsoft

Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang cepat dalam hal

implementasi, memberikan kemudahan dalam hal konfigurasi, serta

mudah dalam penggunaannya karena tampilannya yang sudah umum

dalam produk buatan Microsoft lainnya.

54  

Gambar 2.4 User Interface Microsoft Dynamics NAV 5.0

2.2.2.1 Modul Microsoft Dynamics NAV 5.0

Adapun modul-modul yang terdapat dalam Microsoft Dynamics

NAV 5.0 antara lain sebagai berikut:

a) Financial Management Module (Modul Manajamen Finansial)

Modul ini merupakan solusi dari Microsoft Dynamics Nav 5.0

dalam membantu perusahaan untuk menganalisis dan melacak

informasi keuangannya. Perusahaan dapat dengan mudah

mengatur buku besar, hutang-piutang, persediaan, analisis

keuangan, aktiva tetap dan cash flow. Dalam modul ini

tersedia fitur-fitur antara lain:

55  

1. Flowfields dan Tombol Lookup

• Flowfields digunakan untuk mendapatkan data

finansial yang up-to-date. Sistem secara terus menerus

akan meng-update dan menghitung ulang isi dari

flowfields. Selain itu, sistem dapat men-drill down

semua angka dalam flowfields untuk mengetahui

rincian dari jumlah angka tersebut.

• Tombol Lookup digunakan untuk mengakses informasi

secara langsung terhadap data yang sudah pernah

dientri. Pengentrian data akan semakin mudah dan

cepat dengan adanya fitur ini.

2. General Ledger

• General Ledger menyediakan fitur-fitur dasar yang

digunakan dalam menyusun laporan internal maupun

eksternal. Di dalamnya tersedia chart of accounts,

jurnal umum, fitur VAT (value added tax), jurnal

pembalik, dan pelaporan laporan keuangan.

• Tahun fiskal dapat ditentukan pada tanggal apapun dan

dapat dibagikan ke dalam beberapa periode akuntansi.

• Sebelum melakukan posting, dapat dilakukan preview

bagaimana jurnal tersebut akan mempengaruhi akun-

akun likuiditas.

56  

• Dalam melakukan pembukuan dapat digunakan semua

mata uang yang digunakan saat ini.

• Membuat budget per hari, per minggu, per bulan, per

kuarter, per tahun, ataupun berdasarkan periode

akuntasi yang diinginkan. Budget dapat digolongkan

berdasarkan departemen, proyek, atau unit bisnis.

3. Cash Manager

Bank Account Management:

• Membuat jumlah rekening bank tanpa batas,

memodifikasi dan menghapus rekening bank, transfer

antar rekening bank, dan membuat kartu rekening bank

milik pelanggan maupun pemasok.

• G/L Account secara otomatis akan di-update jika

transaksi bank di-posting.

Check Writing:

• Mengotomatisasi dan mengontrol keseluruhan proses

penulisan check, mengenerasi printed check dengan

nomor seri yang unik berdasarkan setiap rekening

bank, melacak nomor check dan check gagal jika

diperlukan, dan membuat check lebih dari satu jenis

mata uang.

57  

• Menentukan apakah pembayaran dilakukan dengan

check manual atau dengan check yang dibuat

komputer.

• Menampilkan dan mencetak check secara langsung.

Reconcile Bank Accounts:

• Menyesuaikan transaksi dalam laporan bank dengan

transaksi yang dicatat perusahaan.

• Melakukan posting terhadap transaksi yang belum

dicatat oleh pihak perusahaan.

4. Traceability

• Setiap transaksi memiliki bukti dokumen yang

lengkap, walaupun transaksi bisnis yang kompleks

akan tetap transparan.

• G/L registers mencatat setiap perubahan yang terjadi,

di mana dan kapan perubahan tersebut dilakukan.

• Menampilkan entri G/L pada semua akun maupun

akun tertentu yang ada dalam chart of accounts dan

kartu akun.

• Menggunakan fitur navigasi untuk menemukan semua

jurnal yang di-posting dengan nomor dokumen yang

sama, ataupun tanggal posting yang sama.

58  

• Fitur pencarian dalam setiap form dan window

memungkinkan untuk mencari informasi yang spesifik

seperti nomor dokumen.

• Change Log mencatat semua perubahan yang terjadi

pada semua field dan tabel berdasarkan urutan waktu

dan user yang melakukan perubahan tersebut.

5. Security dan Business Rules

• Fitur ini menyediakan pengaturan untuk menentukan

karyawan mana dan peran apa saja yang dapat

mengakses data/informasi tertentu.

6. Intercompany Postings

• Perusahaan dapat melakukan transaksi antar

perusahaan yang masih dalam satu grup yang dikontrol

oleh perusahaan induk yang sama, dengan

menggunakan intermediary accounts.

• Menangani transaksi seperti: orders, invoices, credit

memos, retur dan jurnal umum.

• Intercompany postings dapat menangani transaksi

antar perusahaan yang menggunakan database yang

berbeda dan membuat laporan keseluruhan transaksi

antar perusahaan.

59  

7. Receivables dan Payables

• Sistem dapat menentukan syarat pembayaran, periode

diskon, dan cara pembayaran yang fleksibel.

• Menentukan syarat atau kondisi penambahan biaya

keuangan yang tidak terbatas.

• Melakukan koreksi terhadap kesalahan transaksi yang

mencakup semua jurnal transaksi, jurnal pajak, dan

jurnal rekening bank.

• Menentukan mata uang yang digunakan setiap

pelanggan atau pemasok dalam jenis mata uang yang

tidak terbatas.

• Menampilkan laporan pelanggan/pemasok berdasarkan

mata uang, laporan detil setiap transaksi, dan laporan

aging/trial balance.

• Otomatisasi pengusulan pembayaran kepada pemasok

berdasarkan tanggal jatuh tempo, prioritas pemasok,

dan diskon yang tersedia.

• Sistem akan mengingatkan jika pelanggan melebihi

limit kredit dan akan diblok untuk transaksi ke

depannya, atau pelanggan yang sudah jatuh tempo

piutangnya. Perusahaan bisa mengirimkan laporan atau

pesan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo.

60  

8. VAT and Sales Tax

• Menggunakan grup posting VAT untuk menghitung

VAT pelanggan dan pemasok secara otomatis.

• Menentukan apakan harga jual dalam pembelian

maupun penjualan sudah termasuk VAT atau belum.

• Membuat laporan VAT untuk keperluan pelaporan

kepada pihak yang berkepentingan.

9. Fixed Assets

Sistem dapat menentukan informasi asset atau grup asset.

Sistem juga dapat membuat buku penyusutan setiap aktiva

tetap tanpa batas jumlah, dan menentukan syarat

penyusutan serta metode penyusutan seperti metode garis

lurus, penyusutan bertahap maupun metode lainnya

b) Manufacturing Module (Modul Manufaktur)

Modul ini menyediakan fitur-fitur untuk meningkatkan kinerja

perusahaan dengan cara mengotomatisasi proses produksi,

meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan informasi

produk yang dapat diandalkan, dan merespon secara cepat

terhadap perubahan order pelanggan dengan menangani

proses produksi yang sedang berjalan. Fitur-fitur yang tersedia

dalam modul ini antara lain:

61  

1. Production Management

• Dengan adanya production management perusahaan

dapat meningkatkan koordinasi dalam permintaan

made-to-order dan menyederhanakan pengambilan

keputusan make-or-buy.

• Komponen dan operasi produksi dapat dimodifikasi

seperlunya walaupun terhadap produksi yang sudah

berjalan.

• Membuat perencanaan grup produk yang

menggunakan proses produksi yang sama untuk

mengefisiensikan jadwal produksi.

2. Bills of Material (BOM)

• Sistem dapat membuatn, melacak, dan menggunakan

beberapa tipe bills of material dalam menjalankan

proses produksi sambil mencapai tujuan time-to-

market dan time-to-volume.

3. Graphical Scheduling

• Sistem dapat menampilkan keseluruhan jadwal

produksi dalam bentuk Gantt chart dan menggunakan

fitur drag-and-drop untuk mengubah jadwal. Jadwal

yang diubah akan berpengaruh langsung terhadap

production order bersangkutan.

62  

4. Order Promising

• Sistem membantu membuat janji yang semakin akurat

terhadap orders dengan menggunakan pandangan

available-to-promise (ATP) dan capable-to-promise

(CTP).

5. Supply Planning

• Membuat perencanaan supply dari sales order,

production order, atau purchase requisition, atau

menggunakan metode material requirements planning

(MRP). Sistem dapat melakukan perencanaan terhadap

material, biaya, dan operasi secara bersamaan.

6. Demand Forecasting

• Menganalisis penjualan dari berbagai perspektif

pandangan dan membuat ramalan kedepannya.

• Membandingkan ramalan permintaan dengan

penjualan aktual serta mengkonsolidasikan dan

mendistribusikan ramalan permintaan tersebut dengan

pihak-pihak bersangkutan untuk meningkatkan

perencanaan kolaborasi.

7. Manual Planning

• Merupakan sebuah alternatif dalam membuat

perencanaan produksi dengan mengabaikan

kompleksitas sistem MRP dan menggantikannya

63  

dengan metode perencanaan yang simple sehingga

memungkinkan manajer produksi membuat

perencanaan berdasarkan basis order-by-order.

8. Warehouse and Inventory Management

• Sistem dapat mengintegrasikan proses produksi

dengan sistem gudang sehingga dapat

mengoptimalisasikan penggunaan ruang gudang dan

mendapatkan informasi persediaan yang aktual dan

akurat.

9. Manufacturing Costing

• Sistem menyediakan informasi tentang biaya yang

terjadi selama proses produksi seperti biaya persediaan

jadi, biaya produksi dalam proses, dan harga pokok

penjualan sehingga dapat mempermudah penentuan

harga pembelian dan penjualan dengan pemasok atau

pelanggan perusahaan.

10. Automated Data Collection System (ADCS)

• Sistem selalu mengumpulkan dan menggunakan data

invetory secara real-time sehingga meningkatkan

efisiensi gudang yang digunakan perusahaan.

c) Supply Chain Management (SCM) Module (Modul

Manajemen Rantai Pasokan)

64  

Modul ini membantu perusahaan dalam menangani proses

penjualan, pembelian, pendistribusian produk dan pengelolaan

persediaan. Submodul yang tersedia antara lain:

1. Inventory Management

Dalam submodul inventory management, terdapat

beberapa fitur antara lain:

• Inventory costing: digunakan untuk menghitung biaya-

biaya persediaan yang ada ataupun persediaan yang

sedang dalam proses.

• Radio frequency identification (RFID) enablement:

penggunaan RFID dalam pelacakan / pengenalan

persediaan sehingga mempercepat dan mempermudah

penanganan persediaan.

• Order processing: digunakan untuk menangani order

pelanggan.

• Return management: berfungsi untuk menangani

proses retur pembelian dan penjualan serta secara

otomatis membuat credit memos, receipt retur

bersangkutan.

• Item tracking: fitur yang berfungsi untuk melacak

persediaan dengan nomor seri persediaan guna

mengetahui di mana persediaan tersebut dibeli,

diproses, dan dijual.

65  

• Item substitution: fitur yang berfungsi untuk

menawarkan produk alternatif sejenis kepada

pelanggan jika produk yang diminta kosong, atau

produk alternatif tersebut lebih murah dan

menguntungkan.

• Item cross-references: fitur yang berfungsi untuk

mencatat kode produk berdasarkan kode produk dari

pelanggan, kode produk internal perusahaan, dan kode

produk dari pemasok, sehingga dapat dengan mudah

mengetahui produk apa yang diinginkan pelanggan

berdasarkan kode produk yang mereka ajukan.

2. Payables

Submodul ini digunakan untuk menangani hutang

perusahaan. Fitur-fitur yang tersedia di dalamnya antara

lain:

• Purchase invoicing: fitur ini berfungsi melakukan

posting terhadap invoice dari pemasok dan akun dalam

G/L akan di-update secara otomatis.

• Standard Purchasing: fitur ini berfungsi

mengotomatisasi pembelian yang berulang-ulang.

• Payables management: fitur ini berfungsi untu

menentukan pembayaran kepada pemasok berdasarkan

prioritas pemasok dan diskon yang tersedia serta

66  

memblokir pembayaran yang memerlukan investigasi

lebih lanjut.

• Vendor account management: fitur ini berfungsi untuk

membuat dan mengelola akun pemasok serta

memberikan kriteria-kriteria seperti syarat

pembayaran, mata uang, pajak, dan masa jatuh tempo.

• Payables reporting: fitur yang berfungsi untuk

membuat laporan hutang berdasarkan tanggal tertentu

atau periode akuntansi tertentu. Laporan akan

ditampilkan dalam satu layar dan didukung dengan

fitur search.

• VAT (value added tax) processing: fitur ini berfungsi

untuk menghitung pajak yang dibayar kepada pemasok

ketika perusahaan melakukan pembelian.

3. Receivables

Submodul receivables digunakan untuk menangani

piutang yang terjadi dalam perusahaan. Di dalam

submodul ini tersedia fitur-fitur antara lain:

• Flexible receivables processing: proses pengelolaan

piutang dapat dilakukan dengan fleksibel seperti

pembayaran terhadap faktur terlama atau pembayaran

sebagian terhadap semua faktur. Sistem dapat

menghitung bunga secara otomatis terhadap piutang

67  

yang sudah jatuh tempo dan mengirim pesan kepada

pelanggan yang sudah jatuh tempo.

• Prepayment capabilities: fitur ini berfungsi untuk

membuat dan melacak faktur pembayaran di muka

terhadap sales order tertentu hingga sales order

tersebut dilunasi.

• Standard sales: fitur ini berfungsi mengotomatisasi

penjualan yang berulang-ulang atau diskon yang selalu

ada terhadap sales order yang akan dibuat.

• Sales invoice discounts: fitur ini berfungsi untuk

menentukan berbagai metode diskon terhadap

pelanggan, seperti berdasarkan jenis barang,

berdasarkan total faktur, maupun berdasarkan

pelanggan tertentu. Diskon dapat ditentukan dalam

mata uang lokal maupun asing.

• Customer account management: fitur ini berfungsi

untuk membuat dan mengelola akun pelanggan dan

memberikan kriteria-kriteria seperti syarat

pembayaran, mata uang, pajak, dan masa jatuh tempo.

• Payment and discount tolerances: fitur ini berfungsi

untuk menentukan batas toleransi terhadap

pembayaran dan diskon sehingga memungkinkan

68  

penutupan invoice walaupun tagihan tidak dibayar

dalam jumlah penuh.

• Custom VAT and sales tax calculation: dengan

menggunakan posting group untuk

mengotomatisasikan VAT dan pajak penjualan untuk

setiap pelanggan sehingga memudahkan pelaporan

kepada pihak yang berkepentingan.

4. Requisition Management

Submodul ini digunakan untuk membuat purchase

requisition oleh staf yang membutuhkan dan

pengotorisasian dilakukan oleh pihak yang berwenang

untuk melakukan permintaan pembelian suatu produk baik

produk persediaan ataupun produk kebutuhan sehari-hari.

d) Sales and Marketing Module (Modul Penjualan dan

Pemasaran)

Modul ini menyediakan fitur untuk membantu karyawan

perusahaan dalam meningkatkan penjualan dan kesetiaan

pelanggan terhadap perusahaan. Karyawan bisa memperoleh

data pelanggan secara mudah kapan saja dan di mana saja

dengan adanya keintegrasian antara Microsoft Dynamics

NAV dengan Microsoft Outlook. Analisis laporan penjualan

juga dapat dilakukan dengan mudah melalui pengintegrasian

dengan Microsoft Excel. Fitur-fitur yang tersedia dalam

modul ini antara lain:

69  

1. Contact Management

• Sistem dapat mengelola kontak berdasarkan

perusahaan dan individual serta berdasarkan kriteria

tertentu. Informasi kontak dapat secara mudah

ditemukan dengan menggunakan metode pencarian

fuzzy logic.

2. Task Management

• Karyawan dapat mencatat kegiatan atau aktivitas ke

dalam sistem maupun Microsoft Outlook. Dengan

adanya reminder otomatis, kegiatan dan aktivitas yang

sudah tercatat dapat dipastikan tepat pada waktunya.

3. Opportunity Management

• Sistem dapat menentukan dan menganalisis informasi

kontak pelanggan untuk mendapatkan kesempatan

penjualan dan melacak serta menganalisis siklus

penjualan.

4. Offline Capabilities

• Karyawan dapat bekerja secara offline dalam

Microsoft Outlook dengan data yang berasal dari

Microsoft Dynamics NAV dan melalukan sinkronisasi

sekaligus ketika melakukan log in selanjutnya.

70  

5. Campaign Management

• Mengidentifikasi segment dan kategori terhadap setiap

pelanggan dan menentukan sasaran promosi dengan

menggunakan bahasa yang diinginkan. Dengan adanya

keintegrasian dengan fitur Microsoft Word Mail

Merge memudahkan pengiriman surat atau e-mail

kepada pelanggan.

6. Sales Analysis

• Sistem menyediakan fitur yang memungkinkan

karyawan untuk menganalisis penjualan berdasarkan

kriteria/trend tertentu, dan mendukung fitur drill-down

serta inquiry. Laporan penjualan dapat dirancang

sesuai kebutuhan, laporan bisa berbasis Excel, dan

laporan detil dengan menggunakan sistem yang

terintegrasi dengan fitur SQL Server Reporting

Service.

7. Realtime Information

• Karyawan sales and marketing dapat mengakses

informasi yang diperlukan dalam sistem Microsoft

Dynamicsss NAV seperti jumlah persediaan, status

order, dan data keuangan yang bersangkutan.

71  

8. Customer Interaction Log and Document Management

• Sistem menyediakan fitur untuk mencatat semua log

yang berkaitan dengan pelanggan seperti pembicaraan

telepon, rapat, korespondensi, ataupun aktivitas yang

dilakukan di area aplikasi lain.

• Sistem dapat meng-attach dokumen atau files lain ke

dalam catatan tertentu untuk keperluan pelacakan di

kemudian hari.

9. Email Logging in Microsoft Exchange Server

• Sistem dapat men-log semua email yang dikirim

melalui Microsoft Exchange Server dan Outlook untuk

di-share terhadap sesama anggota tim.

e) Services Management Module (Modul Manajemen Layanan)

Modul ini menyediakan fitur untuk menangani permintaan

servis dari pelanggan, dan mengelola sumber daya yang

tersedia untuk digunakan seefisien mungkin guna

meningkatkan kepuasan pelanggan. Dalam modul ini terdapat

fitur seperti:

1. Service Order Management

• Fitur ini digunakan untuk membuat service order

berdasarkan permintaan pelanggan atau pelayanan

setelah penjualan, atau membuat order berdasarkan

kontrak yang sudah dibuat sebelumnya.

72  

2. Work and Material Planning, Scheduling, and Dispatch

• Menentukan waktu, bahan baku, dan sumber daya

yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu service

order.

• Mencari sumber daya yang berkompetensi dan sesuai

dengan service order serta menempatkannya untuk

pekerjaan tersebut.

3. Price Management

• Menentukan harga service seperti harga tetap

minimum dan maksimum, harga berdasarkan

pelanggan, berbagai macam biaya tambahan, dan grup

harga.

4. Reports

• Fitur ini menyediakan laporan untuk mengakses dan

mengetahui kinerja perusahaan dalam menangani

service order dan mengetahui data lain seperti order

yang sedang berjalan, jenis order, dan keuntungan /

labanya

f) Project Management Module (Modul Manajemen Proyek)

Modul ini menyediakan fitur dalam mengorganisasikan

pekerjaan jangka panjang dan aktivitas yang berkaitan dengan

proyek untuk membuat anggaran biaya proyek dan otomatisasi

perhitungan biaya, melacak biaya dan penggunaan sumber

73  

daya, merencanakan kapasitas serta meramalkan ketersediaan

sumber daya.

g) Human Resource Module (Modul Sumber Daya Manusia)

Modul ini menyediakan fitur untuk mengelola data karyawan,

mencatat comment atau kompentensi tentang karyawan,

menganalisis absensi, dan membuat report untuk

mendapatkan informasi terbaru tentang aset terpenting

perusahaan yakni sumber daya manusia.

Dalam modul ini data karyawan yang umum dapat diakses oleh

semua bagian sedangkan data yang bersifat rahasia atau pribadi

hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang

2.2.2.2 System Requirements Microsoft Dynamics NAV 5.0

Microsoft Dynamics NAV 5.0 memiliki beberapa

spesifikasi sistem yang sebaiknya dipenuhi dalam

memaksimalkan kinerja sistemnya, di antaranya adalah sebagai

berikut:

• Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya

digunakan dalam mendukung kinerja sistem:

Operating

system

• Microsoft Windows XP SP2 or later (X86 or

running 32 bit on X64)

• Microsoft Windows 2003 SP1 or later (X86

or running 32 bit on X64)

• Microsoft Small Business Server 2003 SP1 or

74  

later (X86 or running 32 bit on X64)

• Microsoft Windows Vista (X86 or running 32

bit on X64)

Hardware

Resources

• Hard disk space: min 500 MB (not including

DB)

• Memory: min 2 GB

• CPU: Pentium D / Xeon 2.0 – 3.0 Ghz

• Network:

TCP/IP or NetBIOS-compatible LAN

LAN network connection should be 100

Mbit/sec or better

Tabel 2.5 Spesifikasi Server Microsoft Dynamics NAV 5.0

• Client, berikut beberapa spesifikasi client yang sebaiknya

digunakan dalam mendukung kinerja sistem:

Operating

system

• Microsoft Windows XP SP2 or later

• Microsoft Windows 2003 SP1 or later

• Microsoft Small Business Server 2003 SP1

or later

Hardware

Resources

• Hard disk space: min 250 MB

• Memory: min 1 GB

• CPU: P4 or equivalent

• Network:

75  

TCP/IP or NetBIOS-compatible LAN

• LAN network connection should be 100

Mbit/sec or better

Tabel 2.6 Spesifikasi Client Microsoft Dynamics NAV 5.0

2.2.2.3 Jangka Waktu Implementasi Microsoft Dynamics NAV 5.0

Jangka waktu implementasi merupakan salah satu faktor

yang dipertimbangkan perusahaan untuk mengimplementasikan

suatu sistem karena jangka waktu implementasi akan

mempengaruhi biaya yang harus dikeluarkan. Untuk

mengimplementasikan Microsoft Dynamics NAV 5.0

diperkirakan membutuhkan waktu + 3,5 bulan (105 hari), dengan

tahapan diagnostic (12 hari), analysis (18 hari), design (10 hari),

deployment (65 hari) dan operation.

2.2.2.4 Biaya Lisensi Microsoft Dynamics NAV 5.0

Dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0 terdapat dua jenis

edisi lisensi yang di mana jika suatu perusahaan yang ingin

menerapkan Microsoft Dynamics NAV 5.0 hanya dapat

mengimplementasikan satu jenis edisi lisensi sehingga semua user

menggunakan jenis edisi lisensi yang sama. Dua jenis edisi lisensi

tersebut adalah lisensi Business Essentials dan Advanced

Management. Perbedaan dua jenis edisi lisensi tersebut yaitu

bahwa edisi lisensi Advanced Management memiliki fitur yang

lebih lengkap dibandingkan edisi lisensi Business Essentials.

76  

Berikut ini merupakan gambaran perbedaan kedua jenis edisi

lisensi:

Business Essentials Advanced Management

Dalam versi Business Essentials,

terdapat fitur-fitur dasar untuk

mendukung proses bisnis seperti:

- Financial management,

terdiri dari:

• General ledger

• Accounts receivable

• Accounts payable

• Fixed asset

management

• Cash management

- Supply chain management,

terdiri dari:

• Sales order

processing

• Purchase order

processing

• Inventory

management

• Requisition

Dalam versi Advanced

Management, semua fitur yang

terdapat dalam Business

Essentials juga terdapat dalam

versi ini, akan tetapi terdapat

beberapa fitur tambahan seperti:

- Advanced financial

management, terdiri dari:

• Collections

management

• Intercompany posting

- Advanced business

intelligence and reporting

- Customer relationship

management (CRM))

- Manufacturing

- Advanced supply-chain

management, terdiri dari:

• Cycle counting

• Standard cost worksheet

77  

management

• Bill of materials

- Business intelligence and

reporting

- Basic configuration and

development tools.

Tabel 2.7 Perbandingan Business Essentials dengan

Advanced Management

Adapun biaya lisensi untuk masing-masing jenis lisensi

adalah sebagai berikut:

Business Essentials = 1.415 USD/user

Advanced Management = 2.500 USD/user

Selain biaya lisensi, juga terdapat biaya maintenance &

support dari Microsoft, yang besarnya:

Kegunaan biaya ini sama dengan biaya maintenance &

support yang ditawarkan oleh SAP Business One 2007 A, yaitu

untuk tetap memberikan pelayanan kepada perusahaan yang telah

mengimplementasikan Microsoft Dynamics NAV 5.0, sehingga

hubungan pelanggan dengan pemasok tersebut masih terjalin

meskipun perusahaan telah selesai mengimplementasikan

software tersebut. Contoh layanan yang diberikan atas biaya ini

16% x Total biaya lisensi 

78  

adalah upgrade jika ada versi terbaru dari Microsoft Dynamics

NAV.

2.2.3 Analisis Fit/Gap

2.2.3.1 Pengertian Analisis Fit/Gap

Menurut Wikipedia, analisis Fit/Gap adalah suatu studi

yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada

sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi

adanya gap (kesenjangan), maka akan dicatat dalam format yang

telah ditentukan. Analisis Fit/Gap akan mengidentifikasi gap

(kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis memerlukan suatu

fitur tetapi package (software) tersebut tidak dapat memenuhinya

(http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).

2.2.3.2 Tujuan Analisis Fit/Gap

1. Mengumpulkan kebutuhan dari perusahaan dan menganalisis

gap yang ditemukan dalam mendukung kebutuhan tersebut.

2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)

yang diperlukan.

3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses

bisnis perusahaan.

4. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan

perubahan kebijakan.

79  

2.2.3.3 Tahapan Analisis Fit/Gap

2.2.3.3.1 Ranking Requirements

Requirements atau kebutuhan-kebutuhan harus

diidentifikasikan ke dalam tingkat prioritasnya. Hal ini

memungkinkan tim proyek dan sponsor proyek untuk

memastikan bahwa semua proses bisnis penting sudah

terakomodasi pada saat mengimplementasikan sistem

baru. Hal ini juga memungkinkan tim proyek untuk lebih

memfokuskan diri ke dalam area yang lebih penting

yang akan memberikan kontribusi lebih besar kepada

perusahaan. Berikut ini merupakan tabel yang

menunjukkan prioritas dari setiap kebutuhan:

Ranking Keterangan

H HIGH/Mission Critical Requirements –

merupakan kebutuhan yang kritikal, sangat

dibutuhkan untuk proses operasi perusahaan, tanpa

kebutuhan ini perusahaan tidak dapat berfungsi.

Hal ini termasuk kebutuhan untuk fungsi pelaporan

eksternal/internal.

M MEDIUM/Value Add Requirements – merupakan

kebutuhan yang jika ada, maka akan memberikan

nilai tambah kepada perusahaan. Kebutuhan ini

biasanya merupakan proses bisnis yang tidak

kritikal terhadap bisnis perusahaan, tetapi jika ada

80  

maka akan memberikan cost benefit yang

signifikan terhadap perusahaan.

L LOW/Desirable Requirements – adalah kebutuhan

yang baik untuk diterapkan tetapi hanya

memberikan sedikit nilai tambah atau perubahan

terhadap perusahaan.

Tabel 2.8 Prioritas dari Setiap Kebutuhan

(Sumber: Fit/Gap Analysis Report, 2003)

2.2.3.3.2 Determining Degree of Fit

Tahap selanjutnya adalah menentukan Degree of

Fit (peringkat kesesuaian) antara kebutuhan dengan

sistem yang ada. Tabel berikut ini menunjukkan

peringkat kesesuaian antara kebutuhan dan sistem yang

akan dipakai:

Kode Keterangan

F Fit – kebutuhan terpenuhi secara baik oleh sistem

atau software tersebut.

G Gap – sistem atau software tersebut sama sekali

t idak memenuhi kebutuhan yang ada. Alasan

disebutkan, alternatif dan rekomendasi diberikan,

dan kemungkinan besar akan terjadi customization

terhadap software/sistem tersebut.

P Partial fit – sistem memiliki fungsionalitas untuk

81  

mendukung kebutuhan. Akan tetapi, customization

akan dilakukan supaya sistem bisa memenuhi

kebutuhan secara baik.

Tabel 2.9 Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap

(Sumber: Fit/Gap Analysis Report, 2003)

2.2.3.3.3 Gap Resolution

Ketika suatu gap teridentifikasi, tim proyek akan

memberikan alternatif dan solusi untuk memperbaiki

gap tersebut. Terdapat beberapa cara untuk memperbaiki

gap, diantaranya mengubah proses bisnis dan men-

customize sistem tersebut untuk menyesuaikan proses

bisnis yang ada.  Namun perlu diketahui bahwa untuk

men-customize fungsional pada sistem akan

meningkatkan cost dalam pengimplementasian proyek

dan akan memberikan dampak negatif dalam

kemampuan untuk upgrade ke sistem baru nantinya.

Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah:

1. Package Work-around – pertama kali tim akan

mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai

kebutuhan dengan proses yang ada.

2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika

package work-around tidak mungkin, tim akan

merekomendasikan perubahan potensial pada proses

82  

bisnis untuk disesuaikan dengan proses pada sistem

dan mengeliminasi gap yang terjadi.

3. Customization sebagai jalan terakhir – jika

customization dibutuhkan, strategi yang dipilih

adalah membangun fungsionalitas baru di luar sistem

dan fungsionalitas tersebut berhubungan dengan

sistem melalui suatu interface, dibandingkan dengan

mengubah sistem itu sendiri.

Proses customization terhadap sistem merupakan

perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur

tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan

yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan

upgrade pada software di masa yang akan datang.

Sebagai contoh:

1. Membuat atau memodifikasi menu, field, atau kode

sistem.

2. Membuat atau memodifikasi proses sistem.

3. Membuat laporan baru atau modifikasi untuk

menghasilkan laporan sistem.

4. Mengubah kode sistem untuk mengimplementasikan

tingkat keamanan.

83  

2.2.4 Biaya (Cost)

2.2.4.1 Konsep Biaya

Menurut Hansen dan Mowen (2000, p40), biaya

didefinisikan sebagai kas atau nilai setara kas yang dikorbankan

untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan

memberikan manfaat saat ini atau di masa yang akan datang bagi

organisasi.

Menurut Henry Simamora (2002, p36), biaya adalah kas

atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa

yang diharapkan memberi manfaat pada saat ini atau di masa

mendatang bagi organisasi.

Menurut Harnanto dan Zulkifli (2003, p14), biaya adalah

sesuatu yang berkonotasi sebagai pengurang yang harus

dikorbankan untuk memperoleh tujuan akhir yaitu mendatangkan

laba.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat

disimpulkan bahwa biaya merupakan kas atau nilai ekuivalen kas

yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang atau

jasa yang diharapkan dapat memberikan suatu manfaat yaitu

peningkatan laba di masa mendatang.

2.2.4.2 Jenis-jenis Biaya

Terbagi 2 jenis biaya, yaitu:

84  

a. Tangible cost

Adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan

diukur dengan analisis sistem. Contoh: biaya furniture, biaya

software, biaya peralatan, biaya perubahan.

b. Intangible cost

Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susah

untuk dikalkulasi dan diukur. Contoh: biaya perawatan

hardware dan biaya kehilangan persaingan kompetitif dari

pesaing/saingan.

2.2.4.3 Kategori Biaya

Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan menjadi

tiga macam, antara lain:

1. Biaya Investasi

Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang

untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru,

software baru, fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh: komputer,

storage, jaringan komunikasi, software, training/pelatihan.

2. Biaya Implementasi

Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau meng-

install kemampuan baru, yang sama seperti biaya investasi, di

mana satu kali biaya investasi dapat diubah ke biaya operasi

tahunan (Annual Operating Cost) ketika peralatan

dikontrakkan. Contoh: biaya pemindahan peralatan dan

personalia perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan

85  

telepon, biaya penghapusan sistem sekarang, Refurnishing

Cost/biaya pembaharuan ulang, dan biaya furniture.

3. Biaya Operasional Tahunan

Adalah biaya bila pembayaran berulang dibutuhkan. Ini

dibutuhkan untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke

bulan. Contoh: biaya penyewaan peralatan dan fasilitas

spesial, biaya perawatan peralatan dan software, gaji

tambahan personalia, biaya perbedaan persediaan, dan biaya

asuransi.

2.2.5 Manfaat (Benefit)

2.2.5.1 Definisi Manfaat

Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat (benefit) dari

teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan

bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah

perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan

semua itu.

2.2.5.2 Jenis-jenis Manfaat

Menurut Remenyi (2000, p7), ada 2 jenis manfaat:

1. Tangible Benefits

Tangible benefits disebut juga dengan hard benefits, adalah

manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat

diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial.

Contohnya adalah penurunan total biaya produksi,

peningkatan laba.

86  

2. Intangible Benefits

Intangible benefits disebut juga dengan soft benefits, adalah

manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara

langsung diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah

peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan sehingga

menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Intangible benefit

akan memberikan kontribusi yang penting terhadap

kepentingan perusahaan.

2.2.6 Analisis Cost Benefit

Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan

perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang

diusulkan (Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya

manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan

dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan

dilakukan yaitu membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan,

semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya

yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan

semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat

yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk

diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata

uang (misalnya rupiah).

Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara :

87  

1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan

keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk

diimplementasikan pada suatu organisasi.

2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai

dengan tujuan yang diinginkan.

Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan

hubungan antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut:

2.2.6.1 Return on Investment (ROI)

Analisis Return on Investment (ROI) merupakan analisis

yang sering digunakan untuk mengukur efektifitas dari suatu

proyek / investasi.

Menurut Munawir (2002, p89), return on investment

adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas yang

dimaksudkan untuk dapat mengukur kemampuan perusahaan

dengan keseluruhan dana yang ditanamkan dalam aktiva yang

digunakan untuk operasi perusahaan untuk menghasilkan

keuntungan.

Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan rasio

ROI menghubungkan keuntungan bersih yang diperoleh dengan

jumlah investasi yang dikeluarkan dalam menghasilkan

keuntungan tersebut.

Rumus ROI sederhana antara lain:

100%

88  

2.2.6.2 Payback Period

Metode payback period (pembayaran kembali)

didefinisikan sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh

suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas

yang ditimbulkannya.

Metode payback merupakan estimasi mentah dari waktu

yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi yang

ditanamkan, sehingga secara sederhana metode ini memberikan

suatu gambaran yang mudah dipahami bagi seorang manager

(Olson, 2003, p69).

Metode payback period bukan ukuran profitabilitas yang

sebenarnya dari suatu investasi. Metode ini mengestimasi berapa

tahun yang akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi.

Metode ini tidak mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison

dan Noreen, 2003, p653).

Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk

menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan

berdasarkan payback period:

• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback

period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah

menerima proyek.

89  

• Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback

period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah

menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period

yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen.

Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah

faktor meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal),

risiko yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan

yang diperkirakan antara payback period dengan nilai yang

dibagikan.

2.2.6.3 Net Present Value (NPV)

Menurut Garrison dan Noreen (2003, p637), .Net Present

Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas masuk

sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang tergabung

dengan proyek investasi.

Menurut Ivan Png et al (2007, p7), NPV adalah jumlah

selisih antara nilai sekarang dari arus kas masuk dan arus kas

keluar dalam suatu proyek.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa

NPV merupakan selisih antar present value arus kas masuk

dengan present value arus kas keluar.

Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu:

hitung nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk

maupun arus kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya

modal proyek.

90  

1. Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil

dari penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.

2. Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif,

proyek harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji

bersifat mutually exclusive (memilih 1 proyek di antara

beberapa proyek), maka proyek yang menghasilkan NPV

terbesar harus dipilih.

NPV dapat dinyatakan sebagai berikut :

1 , ,

Di mana:

CFt = arus kas periode ke-t

k = bunga modal

2.2.6.4 Internal Rate of Return (IRR)

Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of

return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan

oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang

untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung

dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai

sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang

aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga

yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama

dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643).

IRR dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:

91  

1

Di mana:

• CFt = arus kas dalam periode t (nilainya bisa

positif atau negatif)

• IO = pengeluaran kas awal

• n = usia proyek yang diharapkan

• IRR = tingkat pengembalian internal proyek.

Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai

berikut:

• Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek

dapat diterima.

• Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek

dapat ditolak.

Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan:

1. Secara coba-coba,

2. Secara interpolasi,

3. Prosedur matematik,

4. Kalkulator atau komputer keuangan.