BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN -...
Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN -...
49
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan
PT Graha Star Auto Center (GSAC) berdiri pada bulan Oktober 2004.
Kantornya terletak di Ruko Mega Grosir Cempaka Mas blok M1 no.31-32, Jakarta
Pusat 10660, Indonesia. PT GSAC merupakan perusahaan yang menyediakan
garansi bagi mobil-mobil CBU (Completely Built Up), serta melayani jasa
perawatan dan perbaikan untuk mobil umum (CBU dan non CBU). PT GSAC
ingin memperluas jaringan jasa perawatan dan perbaikan untuk mobil umum
(CBU dan non CBU) di seluruh Jakarta. Oleh karena itu, PT GSAC mendirikan
beberapa bengkel Auto Service di wilayah Jakarta dan Bekasi.
PT GSAC telah memiliki lima bengkel Auto Service yang termasuk dalam
“Auto Service Workshop Chain”, yang telah memiliki manajemen masing-masing
berada di bawah pengawasan PT GSAC. Salah satunya adalah bengkel GAC Auto
Service cabang Kelapa Gading yang berdiri pada bulan Oktober 2004, terletak di
lantai 4 gedung Gading Auto Center (GAC) yang sebelumnya bernama gedung
Graha Auto Center, Jalan Boulevard Bukit Gading Raya, Jakarta Utara 14240.
Bengkel GAC Auto Service melayani jasa perawatan dan perbaikan untuk mobil
umum (CBU dan non CBU).
50
Struktur organisasi PT GSAC tampak dalam gambar berikut :
Gambar 3.1 Struktur PT Graha Star Auto Center
Sumber : Direktur PT Graha Star Auto Center
3.2 Visi dan Misi Bengkel GAC Auto Service
Visi : Pelanggan harus merasa puas dengan Pelayanan dan Pekerjaan yang
dilakukan di bengkel, sehingga pelanggan mau kembali lagi ke bengkel.
Misi : Memenuhi Keinginan dan Kebutuhan pelanggan akan garansi, servis dan
suku cadang kendaraannya sehingga dapat mencapai kepuasan pelanggan..
3.3 Struktur Organisasi Bengkel GAC Auto Service adalah sebagai berikut :
51
Kepala Bengkel
Service Advisor Akuntansi
Foreman Staff Spare Parts
Mekanik
Kasir
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Bengkel GAC Auto Service
Bengkel GAC Auto Service memiliki 23 orang karyawan yang terdiri dari :
- Kepala bengkel
- Akuntansi
- Service advisor
- Staff spare parts
- Foreman
- Kasir
- Mekanik
3.4 Deskripsi Tugas (Jobs Descriptions) Bengkel GAC Auto Service
Setiap jabatan dan kedudukan dalam bengkel GAC Auto Service memiliki tugas,
wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang nantinya akan dipertanggung-
jawabkan kepada pimpinan tertinggi. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari
52 masing-masing jabatan diuraikan berdasarkan user manual dan standar operasional
bengkel, adalah sebagai berikut :
Kepala Bengkel
1. Mengusulkan Proyeksi Bisnis Usaha Bengkel dan kebijakan-kebijakan jangka
menengah.
2. Menjamin bahwa Sistem Kerja Bengkel berjalan dengan baik sesuai dengan Struktur
Organisasi, Job Descriptions dan Standar Operasional Bengkel.
3. Melakukan usaha-usaha untuk mencapai Target Servis Tahunan dan Target Servis
Bulanan Bengkel.
4. Memimpin Rapat Karyawan Servis, baik Rapat Rutin Bulanan maupun Rapat Tidak
Rutin.
5. Menganalisa hasil follow up service advisor.
6. Membantu service advisor dalam menangani komplain dari pelanggan (bila
diperlukan).
7. Menentukan kerjasama dengan bengkel lain, perusahaan lain dan supplier.
8. Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan tokoh masyarakat, pejabat
pemerintah, aparat dan lainnya.
9. Merencanakan dan merealisasikan pengembangan Sumber Daya Manusia karyawan
servis.
10. Menyusun dan mengevaluasi Man Power Service.
11. Membuat penyelesaian masalah dan mengambil keputusan atas masalah yang tidak
teratasi oleh bawahan, dengan berkonsultasi terlebih dahulu pada Direktur (bila
diperlukan).
53 12. Menjamin kebersihan, kerapihan dan keamanan semua aset dari investasi perusahaan
di bengkel dan aset pihak lain (kendaraan inap, dsb).
13. Menerapkan standar kesehatan dan keselamatan kerja di bengkel.
14. Merencanakan dan merealisasikan sistem kesejahteraan karyawan.
15. Menjaga kerahasiaan semua informasi bengkel dari pihak yang tidak
berkepentingan.
Akuntansi
1. Membantu melakukan pengaturan dan kontrol cash flow perusahaan.
2. Menilai penggunaan uang dalam kegiatan bengkel.
3. Membantu melakukan kontrol kas dan bank.
4. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan laporan keuangan, piutang, gaji,
tunjangan, lembur dan hutang karyawan.
5. Membantu kepala bengkel dalam pembayaran pajak, telepon, listrik dan lainnya.
6. Mengusulkan perbaikan sistem dan prosedur kerja di bagian administrasi.
7. Mendistribusikan gaji karyawan.
8. Mengolah data-data dan laporan yang terkait dengan keuangan maupun yang non
keuangan untuk kepentingan perusahaan.
9. Melakukan pekerjaan terkait surat menyurat perusahaan, pengarsipan dan keperluan
perusahaan yang lain.
Service Advisor
1. Membantu kepala bengkel dalam mengontrol jalannya Sistem Kerja Bengkel.
54 2. Memastikan Standar Operasional Bengkel berjalan secara konsisten sehingga
menjamin pelanggan terlayani dengan baik.
3. Mendengarkan keluhan dan menganalisa kerusakan kendaraan pelanggan.
4. Menuliskan pekerjaan servis yang akan dilakukan (Work Order) dan menawarkan
pekerjaan servis tambahan.
5. Mengelola database Pelanggan dan Repair History (History Card).
6. Membuat Estimasi Biaya Servis dan Estimasi Waktu Penyelesaian Pekerjaan Servis.
7. Memonitor perkembangan status penyelesaian pekerjaan dan menginformasikan
kepada pelanggan (bila diminta).
8. Melakukan konfirmasi kepada pelanggan untuk setiap tambahan pekerjaan dan spare
parts.
9. Memeriksa hasil pekerjaan servis dan memeriksa kebersihan kendaraan pelanggan
sebelum diserahkan.
10. Memberitahu pelanggan bila pekerjaan servis telah selesai dan menjelaskan
mengenai pekerjaan servis yang telah dilakukan, penggantian spare parts dan biaya
servis.
11. Melakukan test drive bersama pelanggan bila diminta.
12. Mengusulkan perbaikan tambahan yang dibutuhkan dan menjelaskan mengenai
garansi servis.
13. Melakukan tindak lanjut (follow up) servis dengan cara menghubungi pelanggan dua
atau tiga hari setelah servis.
14. Menerima janji servis (service appointment) dengan pelanggan.
55 15. Memimpin Rapat Evaluasi bersama bawahan untuk membahas beberapa
permasalahan yang terjadi dan solusi penyelesaiannya (minimal seminggu sekali).
16. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan staf servis lainnya.
17. Membuat laporan bulanan kepada kepala bengkel mengenai divisi kerjanya.
18. Membuat perhitungan insentif karyawan.
Staff Spare Parts
1. Membuat perencanaan sehubungan dengan pengadaan atau stok dan penjualan spare
parts.
2. Merencanakan dan melaksanakan sistem administrasi spare parts.
3. Menjalin kerjasama dengan supplier dengan pelayanan baik dan tetap mencari
supplier lain untuk mendapatkan alternatif terbaik.
4. Membuat laporan rutin spare parts(harian, bulanan dan tahunan) serta laporan spare
parts lainnya.
5. Melakukan Stock Opname Spare Parts secara berkala.
6. Berkoordinasi dengan bagian lainnya untuk kecepatan pelayanan spare parts.
7. Bertanggung jawab atas kelancaran dan ketepatan order dan supply spare parts.
8. Melakukan kontrol terhadap keaslian dan kualitas spare parts.
9. Membantu service advisor dalam membuat Estimasi Biaya Spare Parts.
10. Membuat Faktur Spare Parts dan menyerahkannya kepada kasir.
Foreman
1. Membantu service advisor mendiagnosa kerusakan kendaraan pelanggan.
56 2. Memastikan kembali diagnosa dari service advisor sebelum pekerjaan servis
dilakukan.
3. Memimpin / memantau pekerjaan mekanik di stall dan menginformasikannya ke
Counter Room / service advisor.
4. Melakukan konfirmasi ke Counter Room / service advisor untuk tiap tambahan
pekerjaan dan spare parts.
5. Mengambil spare parts dari Part Warehouse.
6. Melakukan pemeriksaan akhir dan Test Drive (Final Check) terhadap kendaraan
pelanggan dan menginformasikannya ke Counter Room / service advisor.
7. Menjamin kualitas pekerjaan servis yang memuaskan.
8. Melakukan usaha-usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja mekanik.
9. Membantu kesulitan yang dihadapi mekanik.
10. Membantu service advisor untuk menjelaskan pekerjaan servis kepada pelanggan.
11. Menerapkan sistem kontrol terhadap peralatan kerja secara rutin.
12. Melakukan kontrol kebersihan terhadap tempat kerja (stall), peralatan kerja serta
kendaraan pelanggan.
Kasir
1. Membuat kuitansi pembayaran (Invoice)
2. Menerima dan melayani pembayaran dari pelanggan.
3. Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran uang (membuat dan
mengesahkan bukti kas masuk dan keluar) serta membuat laporan kas.
4. Memonitor tagihan yang sudah jatuh tempo dan membuat jadwal tagihan piutang.
57 5. Melakukan setoran ke bank berikut pembuatan dokumen yang diperlukan.
6. Bertanggung jawab atas keamanan uang kas, kerahasiaan dokumen-dokumen serta
kejelasan bukti dan tujuan pengeluaran uang.
7. Membantu service advisor dalam membuat Work Order.
8. Menginput data-data ke Work Shop Computer System.
9. Membuat jadwal dan daftar pelanggan untuk di follow up.
Mekanik
1. Melakukan pekerjaan sesuai dengan Work Order dan memenuhi Flate Rate Time
(FRT).
2. Melakukan pemeriksaan bagian / komponen kendaraan yang seharusnya diperbaiki
atau diganti untuk memastikan kendaraan pelanggan layak jalan dan aman.
3. Melakukan konfirmasi kepada foreman untuk tiap tambahan pekerjaan dan spare
parts.
4. Menjaga keamanan barang-barang yang ada di dalam kendaraan (termasuk tidak
merubah memori radio) dan keamanan kendaraan itu sendiri.
5. Tidak memberikan jawaban dan pernyataan yang berbeda dengan foreman / service
advisor dalam satu permasalahan tertentu terkait pekerjaan servis kepada pelanggan.
6. Melaksanakan standar Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja.
7. Menjaga kebersihan peralatan kerja, tempat kerja dan kendaraan pelanggan.
8. Memastikan pekerjaan servis yang dilakukannya sudah selesai dengan baik dan
menginformasikannya kepada foreman.
9. Mengatur spare parts bekas untuk dikembalikan ke pelanggan.
58 10. Menerima tugas lain yang diberikan oleh foreman.
3.5 Tinjauan Sistem Yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service
Sistem pelayanan yang berjalan di bengkel GAC Auto Service menggunakan
sistem yang terkomputerisasi. Mulai dari membuat Work Order Service, Pengeluaran
Spare Parts Service, dan Faktur Service dengan menggunakan Flex Accounting
Software.
Sistem dimulai ketika seorang pelanggan datang ke bengkel GAC Auto Service
untuk memperbaiki mobilnya. Service advisor akan melayani dan menanyakan keluhan
pelanggan. Service advisor bersama dengan pelanggan akan mengecek keadaan mobil.
Jika pelanggan setuju untuk memperbaiki mobilnya, maka keluhan dan data pelanggan
akan diinput ke dalam Work Order Service. Jika pelanggan sudah pernah datang
sebelumnya, maka ketika menginput nomor polisi mobil, data pemilik kendaraan akan
muncul dengan sendirinya. Jika pelanggan baru datang untuk pertama kalinya, maka
service advisor akan menginput dan menyimpan data pelanggan baru.
Pelanggan akan mendapatkan tanda terima berupa form Work Order yang akan
dicetak menjadi tiga rangkap dan ditandatangani oleh pelanggan sebagai persetujuan
pengerjaan mobil. Rangkap pertama diserahkan kepada foreman, rangkap kedua
diserahkan kepada kasir, dan rangkap ketiga diserahkan kepada pelanggan. Service
Adivsor akan mengisi form Order Kerja Bengkel untuk menjelaskan pekerjaan yang
akan dilakukan oleh mekanik secara detail, dan menginput ke dalam Faktur Service
mengenai jenis servis yang dilakukan.
59
Setelah menerima form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form
Pengambilan Spare Parts, foreman akan memeriksa kembali diagnosa dari service
advisor dan menyerahkannya kepada mekanik untuk pengerjaan servis. Selama proses
pengerjaan, spare parts (suku cadang) yang rusak atau perlu diganti maka mekanik akan
memberitahukan spare parts yang diperlukan kepada foreman serta menyerahkan form
Work Order, form Order Kerja Bengkel dan form Pengambilan Spare Parts. Foreman
akan meminta spare parts ke Part Warehouse dengan menyerahkan form Work Order,
form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts ke staff spare parts.
Kemudian staff spare parts akan menginput nomor polisi mobil dan nomor Work Order
yang melakukan penggantian spare parts ke dalam Pengeluaran Spare Parts Service dan
memberikan barang (spare parts atau oli) yang dibutuhkan. Staff spare parts juga
mengisi form Pengambilan Spare Parts dan mengembalikannya kepada foreman beserta
form Work Order dan form Order Kerja Bengkel. Jika diperlukan spare parts tambahan,
maka foreman akan melapor kepada service advisor untuk meminta persetujuan
pelanggan.
Setelah mobil selesai dikerjakan, mekanik melapor kepada foreman dan
menyerahkan form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan
Spare Parts untuk dilakukan final check dan mengetes mobil. Foreman akan melapor
dan menyerahkan form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form Pengambilan
Spare Parts kepada service advisor untuk dilakukan final check kembali, serta
memberitahukan staff spare parts bahwa pengerjaan mobil telah selesai. Staff spare
parts akan menutup Pengeluaran Spare Parts Service dan service advisor akan
60 memberitahu pelanggan bahwa mobilnya telah selesai dan meminta pelanggan untuk
melakukan pembayaran di kasir.
Kasir akan menerima form Work Order, form Order Kerja Bengkel, dan form
Pengambilan Spare Parts dari service advisor. Kasir akan mencocokan antara data
Pengeluaran Spare Parts Service yang diterima dari staff spare parts dengan form Order
Kerja Bengkel, dan form Pengambilan Spare Parts yang diterima dari service advisor.
Jika ditemukan adanya perbedaan, maka kasir akan melakukan konfirmasi kepada staff
spare parts. Staff spare parts akan memperbaiki data yang terdapat pada Pengeluaran
Spare Parts Service.
Jika terdapat penambahan jasa servis, kasir akan menginput jasa servis
tambahan ke dalam Faktur Service. Flex Accounting Software secara otomatis akan
melakukan kalkulasi seluruh biaya servis dan pemakaian spare parts. Setelah
pengecekan selesai, kasir akan menutup Work Order agar dapat mencetak Invoice dan
Pemakaian Suku Cadang.
Pada saat melakukan pembayaran, pelanggan akan menyerahkan form Work
Order dan menerima Invoice dan Pemakian Suku Cadang rangkap pertama yang sudah
ditandatangani dan dicap lunas oleh kasir sebagai bukti pembayaran. Kasir akan
mengarsip Invoice dan Pemakaian Suku Cadang rangkap kedua dan rangkap ketiga
berserta form Work Order tiga rangkap.
Service advisor akan menghubungi pelanggan dalam waktu 2x24 jam untuk
menanyakan hasil pekerjaan yang dilakukan di bengkel dan kepuasan terhadap
pelayanan di bengkel. Setelah beberapa bulan, service advisor akan mengingatkan
kembali pelanggan untuk melakukan perawatan berkala yang berikutnya.
61 3.6 Rich Picture Sistem Yang Sedang Berjalan pada Bengkel GAC Auto Service
62 3.7 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan pada
Bengkel GAC Auto Service
Gambar 3.4
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan
63
Gambar 3.5
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan
(Lanjutan)
64
Gambar 3.6
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan
(Lanjutan)
65
Gambar 3.7
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan
(Lanjutan)
66
Gambar 3.8
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan
(Lanjutan)
67
Gambar 3.9
Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem Yang Sedang Berjalan
(Lanjutan)
68 3.8 Uraian Aplikasi
Sistem Flex Accounting Software (FAS) yang digunakan oleh bengkel
GAC Auto Service dikembangkan dengan menggunakan Virtual Data Flex.
Pemakaian sistem Flex Accounting Software (FAS) dimulai dengan tampilan layar
User Login, dimana sistem akan meminta user ID dan password sebanyak empat
digit dari user. User dapat masuk ke dalam sistem apabila user ID dan password
dapat diidentifikasikan oleh sistem. Jika tidak teridentifikasi, sistem akan
mengeluarkan peringatan atau pesan “error” kepada user dan user harus mengulang
pengisian user ID dan password dengan benar agar dapat masuk ke dalam sistem.
Gambar 3.10
Tampilan layar untuk login ke dalam sistem Flex Accounting Software
Pada saat masuk ke dalam sistem, user dapat menentukan pilihan akses
yang ingin dilakukan. Pilihan akses sesuai dengan tugas dan wewenangnya masing-
masing. Untuk pilihan akses diluar tugas dan wewenangnya, karyawan hanya dapat
melihat data yang ada tetapi tidak dapat melakukan perubahan atau penginputan
data.
69
Gambar 3.11
Tampilan layar ketika masuk ke dalam sistem Flex Accounting Software
Adapun penjelasan pengaksesan pada setiap karyawan sesuai dengan
tugas dan wewenangnya :
o Jika service advisor ingin membuat form Work Order, masuk ke menu Transaksi –
Work Order. Akan muncul tampilan layar Work Order Service, dimana tersedia
pilihan :
Work Order digunakan untuk mengisi keluhan-keluhan pelanggan. Dengan
menginput No.Polisi mobil, maka secara otomatis akan tampil data pemilik
kendaraan. Untuk mencetak form Work Order, klik Print WO.
70
Data Kendaraan digunakan untuk menginput data kendaraan pelanggan, yang
diisi berdasarkan STNK pelanggan.
Data Customer digunakan untuk menginput data pelanggan. Pelanggan akan
diidentifikasikan dengan Kode Customer.
o Untuk menginput jasa service yang dilakukan, user masuk ke menu Transaksi –
Faktur. Akan muncul tampilan layar Faktur Service, dimana tersedia pilihan :
Work Order berisi keterangan mengenai keluhan-keluhan pelanggan, data
kendaraan dan data pelanggan.
Service berisi keterangan mengenai jasa service yang akan atau telah dilakukan.
User hanya perlu menginput No.WO, maka No.Polisi dan nama pelanggan akan
muncul secara otomatis.
Spare parts berisi keterangan mengenai pemakaian suku cadang. Data spare
parts akan terisi secara otomatis apabila staff spare parts telah melakukan
Tutup WO pada sistem komputernya dan diterima oleh kasir.
Faktur berisi keterangan mengenai total harga jasa service, total harga
pemakaian suku cadang, dan total harga keseluruhan yang harus dibayar oleh
pelanggan. Terdapat pilihan saran yang dapat diisi jika diperlukan.
o Jika staff spare parts ingin menginput pengeluaran barang, maka masuk ke menu
Transaksi – Pengambilan Gudang. Akan muncul tampilan layar Pengeluaran Spare
Parts Service. Staff spare parts menginput No.WO dan No.Polisi mobil berdasarkan
form Work Order yang diperoleh dari foreman. Jika pengerjaan mobil telah selesai,
maka staff spare parts akan meng-klik Tutup WO dan secara otomatis kasir akan
menerima data pengeluaran spare parts (pemakaian suku cadang).
71 º Jika kasir ingin membuat invoice, maka masuk ke menu Transaksi – Faktur. Kasir
akan melakukan pengecekan ulang terhadap pengeluaran spare parts pada pilihan
akses Spare Parts dan jasa service pada pilihan akses Service. Pencocokan dilakukan
berdasarkan form Order Kerja Bengkel dan Pengeluaran Spare Parts yang diperoleh
dari service advisor (dibuat secara manual). Jika terdapat perbedaan, kasir akan
melakukan konfirmasi kepada staff spare parts dan dilakukan perubahan. Jika
terdapat penambahan jasa service, kasir akan menambahkan data jasa service pada
pilihan akses Service. Setelah pengecekan selesai, kasir akan mencetak Faktur. Print
out yang dihasilkan berupa :
Invoice berisi keterangan mengenai total jasa service, total harga pemakaian
suku cadang dan total harga yang harus dibayar oleh pelanggan.
Pemakaian suku cadang berisi mengenai keterangan pemakaian suku cadang.
3.9 Pengendalian pada Sistem Informasi Pelayanan Bengkel GAC Auto Service
sebagai berikut :
3.9.1 Pengendalian Umum
3.9.1.1 Pengendalian Manajemen Operasional
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan
pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian manajemen operasional yang
berjalan adalah sebagai berikut :
- Bengkel GAC Auto Service telah memiliki pembagian dan pemisahan tugas
sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Dapat dilihat
dari adanya Job Descriptions dan Standar Operasional Bengkel yang jelas.
72
Karyawan juga telah memahami dan menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya sesuai dengan Job Descriptions dan standar operasional bengkel
yang ada.
- Terdapat pelatihan (training) bagi karyawan sesuai dengan tugasnya. Pada
saat pertama kali karyawan masuk kerja akan diberikan pelatihan terlebih
dahulu mengenai penggunaan Flex Accounting Software, dan diberikan
pemahaman mengenai kebijakan dan prosedur kerja yang ada di bengkel.
Pelatihan tambahan akan diberikan jika atasan merasa perlu memberikan
informasi tambahan bagi karyawannya. Pelatihan tersebut dapat berupa
seminar dan pelatihan tambahan untuk para mekanik.
- Terdapat evaluasi terhadap kinerja para karyawan yang dilakukan setiap
akhir bulan, jika kinerja karyawan tidak sesuai dengan target yang
diharapkan maka akan dilakukan tindak lanjut untuk mengatasi masalah
tersebut.
- Terdapat kebijakan secara tertetulis mengenai kebijakan keamanan dan
prosedur untuk penggunaan hardware dan software.
- Tidak terdapat pengawasan khusus dalam ruangan komputer. Semua
karyawan dapat masuk ke dalam ruangan.
- Tidak terdapat maintenance terhadap hardware secara berkala, maintenance
akan dilakukan jika ada keluhan dari karyawan bahwa hardware bermasalah
atau rusak.
73
- Tidak terdapat pemeriksaan secara berkala terhadap server dan jaringan.
Pemeriksaan terhadap server dan jaringan akan dilakukan pada saat sistem
mengalami gangguan/ error.
- Terdapat penggunaan LAN (Local Area Network) untuk menghubungkan
setiap komputer.
- Terdapat satu buah komputer sebagai server yang dapat memonitor koneksi
LAN (Local Area Network).
3.9.1.2 Pengendalian Manajemen Keamanan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan
pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian manajemen keamanan yang
berjalan adalah sebagai berikut :
- Tidak terdapat penggunaan antivirus dan update antivirus secara berkala.
- Terdapat pencegahan untuk memastikan unauthorized software di install
atau digunakan pada komputer bengkel. User tidak dapat install software
pada komputer bengkel, karena komputer bengkel tidak dapat menggunakan
CD-R, USB, hanya dapat menggunakan floppy disk.
- Terdapat pemahaman karyawan mengenai pentingnya penggunaan
komputer dan kerahasiaan data. Setiap karyawan telah memahami tanggung
jawab masing-masing, dan memahami kerahasiaan data yang harus dijaga.
- Terdapat pengamanan terhadap aset bengkel secara fisik dan logic dari
pencurian dan kerusakan. Penggunaan password untuk mencegah pihak
yang tidak berwenang masuk ke dalam sistem, adanya kamera dan security
74
pada setiap pintu masuk gedung, dan penguncian pintu pada setiap ruang
penyimpanan aset.
- Terdapat back up terhadap data secara rutin, disimpan pada server yang ada
di bengkel dan juga terdapat back up yang berupa data yang telah di print
out (hardcopy), dan di arsip menurut tanggal transaksi.
- Tidak terdapat alat pemadam kebakaran otomatis dan alat pendekteksi asap
pada setiap ruangan untuk melindungi aset bengkel. Alat pemadam
kebakaran yang tersedia di bengkel hanya berupa alat pemadam kebakaran
manual (hand-held fire extinguisher).
- Terdapat jaminan gedung bengkel bebas dari ancaman kebakaran, banjir,
dan bencana alam lainnya, karena gedung bengkel terletak di lantai 4 (atap)
gedung Gading Auto Center (GAC).
- Terdapat alarm atau peringatan yang telah disediakan oleh pihak gedung
Gading Auto Center (GAC) jika terjadi kebakaran, pencurian, penyusupan
ke dalam bengkel.
- Terdapat pintu dan tangga darurat yang telah disediakan oleh pihak gedung
Gading Auto Center (GAC) untuk menyelamatkan diri ketika terjadinya
gempa bumi, kebakaran, atau bencana lainnya.
- Terdapat penggunaan UPS (Uninteruptable Power Supply) untuk mengatasi
listrik yang tiba-tiba padam.
- Terdapat penggunaan stabilizer untuk setiap komputer bengkel.
75
- Terdapat diesel (Genset) untuk menjaga kelangsungan operasional bengkel.
Bengkel GAC Auto Service tidak memiliki diesel (Genset) sendiri, fasilitas
tersebut telah disediakan oleh pihak gedung Gading Auto Center (GAC).
- Tidak terdapat asuransi terhadap semua aset bengkel.
3.9.2 Pengendalian Aplikasi
3.9.2.1 Pengendalian Input
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan
pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian input yang berjalan adalah
sebagai berikut :
- Terdapat desain tampilan layar input yang mudah digunakan (user friendly)
dan dimengerti oleh karyawan untuk menginput data.
- Terdapat dokumen sumber dalam penginputan data. Untuk input data
tertentu diperlukan dokumen sumber. Misalnya, STNK mobil pelanggan
diperlukan untuk menginput data pelanggan.
- Terdapat peringatan (pesan error) jika terdapat field-field yang belum terisi.
Jika ada field-field yang belum terisi maka akan muncul pesan error. Dan
user harus mengisi field-field yang kosong sehingga dapat melanjutkan
proses berikutnya.
- Terdapat peringatan (pesan error) jika karakter yang di input tidak sesuai
pola (alphabet atau numeric). Jika karakter yang di input tidak sesuai pola,
maka user tidak bisa mengetik pada field tersebut dan tidak dapat
76
melanjutkan proses berikutnya, tetapi hal tersebut hanya terjadi pada field-
field tertentu, misalnya field untuk pengisian tanggal.
- Terdapat kode data telah mengidentifikasikan sebuah entity secara unik.
Misalnya, kode untuk pelanggan, kode untuk ID karyawan, kode barang,
kode jenis servis.
- Terdapat pengecekan ulang pada data yang telah di input.
- Terdapat penginputan data yang dilakukan segera setelah transaksi terjadi.
Input data selalu dilakukan setiap hari, setiap ada transaksi yang terjadi
(pelanggan yang datang untuk service).
- Tidak terdapat update database bengkel secara periodik, data-data yang
sudah tidak digunakan tetap disimpan dalam database bengkel.
- Tidak terdapat help facility untuk membantu user dalam menginput data.
User telah diberikan pelatihan pada saat pertama kali menggunakan sistem
dan tersedianya buku user manual untuk karyawan sesuai dengan job
descriptionnya.
3.9.2.2 Pengendalian Output
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan
pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian output yang berjalan adalah
sebagai berikut :
- Terdapat pendistribusian output kepada pihak yang berhak. Hasil output
dalam bentuk laporan akan diberikan kepada kepala bengkel dan diserahkan
ke direktur PT GSAC.
77
- Terdapat pencantuman tanggal, bulan, tahun, dan waktu pencetakan pada
setiap output yang dihasilkan.
- Terdapat Lay Out output cukup sederhana yang mudah dimengerti dan
mudah dibaca oleh pihak yang menerima output tersebut.
- Terdapat pencantuman report tittle (judul laporan) di bagian atas laporan
setiap output yang dihasilkan.
- Terdapat pencantuman identitas bengkel (nama bengkel, alamat dan nomor
telepon bengkel) pada setiap output yang dihasilkan.
- Terdapat pencantuman page numbers pada setiap output yang dihasilkan.
Terdapat pada laporan pendapatan dan laporan bulanan bengkel.
- Terdapat otorisasi dari pihak yang berwenang apabila terjadi pembatalan
transaksi. Kasir akan meminta otorisasi dari pihak yang berwenang untuk
membuat Invoice yang baru.
- Terdapat pencantuman jumlah dokumen yang tercetak secara tertulis pada
setiap output yang dihasilkan. Pencantuman jumlah dokumen tercetak
terdapat pada laporan pendapatan bengkel dan laporan bulanan bengkel.
- Terdapat pendistribusian output yang secara rutin. Laporan akan diberikan
kepada direktur PT GSAC secara rutin satu bulan sekali.
- Tidak terdapat informasi yang akurat pada setiap output yang dihasilkan.
Terdapat perbedaan antara hasil perhitungan output dari sistem dengan
perhitungan manual yaitu pada laporan bulanan bengkel.
78
- Terdapat pengecekan ulang terhadap hasil output sebelum didistribusikan.
Bagian kasir akan melakukan pengecekan ulang. Jika terjadi perbedaan,
maka akan dilakukan konfirmasi pada pihak bersangkutan dan dilakukan
perbaikan.
- Terdapat pengarsipan output yang dihasilkan. Setiap transaksi akan di arsip
sesuai dengan tanggal transaksi.
- Terdapat pencantuman validasi pihak yang bertanggung jawab. Setiap
output yang tercetak terdapat kolom validasi untuk tanda tangan pihak yang
bertanggung jawab.
- Terdapat pencantuman grand total pada output yang mengandung informasi
angka.
- Terdapat pencantuman Contact Person pada setiap output yang tercetak,
terdapat nama orang yang bertanggung jawab terhadap output tersebut.
- Terdapat pembatasan wewenang bagi karyawan untuk mencetak output.
Hanya karyawan yang bersangkutan yang dapat mencetak dan menerima
output.
3.9.2.3 Pengendalian Boundary
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah kami lakukan
pada bengkel GAC Auto Service, pengendalian boundary yang berjalan adalah
sebagai berikut :
- Terdapat kebijakan mengenai pemberian hak akses, pemeliharaan akses dan
penghapusan hak akses. Setiap karyawan akan diberikan hak akses sesuai
79
dengan tugas dan wewenangnya, dan hak akses tersebut akan dihapus jika
karyawan resign.
- Terdapat pembatasan terhadap akses data atau informasi untuk setiap
karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Misalnya bagian gudang
tidak dapat mengakses data atau informasi pada bagian kasir, begitu pula
sebaliknya.
- Terdapat proses identifikasi dan autentifikasi pada saat masuk ke dalam
sistem. Setiap user akan diminta user ID dan password untuk masuk ke
dalam sistem.
- Terdapat proses identifikasi atau autentifikasi sistem sudah bekerja secara
baik mencegah pihak tidak berwenang masuk ke dalam sistem. Karyawan
dapat masuk ke dalam sistem jika user ID dan password dapat diidentifikasi
oleh sistem.
- Tidak terdapat peringatan secara otomatis jika ada seorang pengguna yang
sah tetapi mencoba mendapatkan sumber daya sistem yang berada di luar
ruang lingkup kerjanya.
- Tidak terdapat batasan maksimal kesalahan dalam pengisian password.
Sistem akan terus meminta user untuk mengisi password sampai benar.
- Terdapat tampilan layar field pengisian password pada saat password sudah
terisi berupa **** (password invisible).
- Terdapat batas maksimal dan minimum dari digit PIN yang harus dibuat
oleh user. Password yang dibuat oleh user berjumlah empat digit.
80
- Terdapat tanda peringatan (error message) bila user salah mengisi
password. Sistem akan meminta user mengulang pengisian password
sampai password yang terisi benar.
- Tidak terdapat sistem yang mengingatkan user untuk sering-sering
mengubah password secara berkala. Sistem tidak mengingatkan user untuk
melakukan perubahan password secara berkala, tetapi user dapat mengubah
password sesuai keinginan kapan saja, dan perubahan tersebut akan
diketahui oleh staff IT.
- Terdapat share password antar karyawan. Password staff spare parts
diketahui oleh kasir dan dapat digunakan oleh kasir untuk menutup
transaksi dan mengubah data pengeluaran spare parts service.
- Terdapat kebijakan penghapusan user ID berikut password bila user resign.
Kebijakan dari staff IT, setiap karyawan resign maka user ID dan password
akan dihapus atau diganti apabila ada karyawan baru.
- Terdapat transaction log (file yang berisi nama pemakai komputer, tanggal,
jam,dll). Transaction log terdapat pada server di bengkel, dan akan
digunakan jika terdapat suatu masalah.
- Tidak terdapat log out secara otomatis (session) jika sistem tidak digunakan
selama beberapa waktu, sistem akan terus stand by jika user tidak me-log
out sistem.