SKRIPSI BAB 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-1-00212-AKSI-Bab 3.pdf · serta...

49

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran umum perusahaan

3.1.1 Sejarah perusahaan

PT. Istana Kebayoran Raya Motor didirikan pada tanggal 6 Mei 1982 dengan akte

pendirian oleh Notaris R. Muh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/09-

04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi

Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di

R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru – Jakarta 12410. Honda Fatmawati telah

membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan

yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit

kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair,

serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel.

Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya Motor melalui Honda Fatmawati tidak

berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya Motor

mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama

Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar Muda Kav 8, Arteri Pondok

Indah Kostrad, Jakarta 12240.

Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di

Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. Melihat hal ini mereka berusaha

untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti

perluasan lahan dari 5.000 m2 menjadi 7.920 m2, penggantian dan penambahan fasilitas

50

dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas

maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis.

Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan

perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan

performa yang terbaik untuk para pelanggannya.

PT. Istana Kebayoran Raya Motor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam

perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang

Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen

perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim Manajemen yang kokoh, solid,

dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp.

Muljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp.

Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General Manager)

Manajemen PT. Istana Kebayoran Raya Motor menjalankan visi dan misi

perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi

perusahaan.

Motor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan

yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi

body repair, serta divisi suku cadang.

Tim Manajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30

karyawan , kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan

dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan

sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset

berharga perusahaan.

51

Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program

pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja

serta memberlakukan etos kerja yang tinggi.

Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya seperti

ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker penyimpanan,

ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan, fasilitas

transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Bahkan

Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis Honda di

Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda motor bagi

para karyawannya.

Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan

perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai

timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan

dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun,

bahkan mencapai 23 tahun.

Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang

memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Dengan

luas sebesar 700m2 , ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit

kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan

pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan

dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah.

Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung

kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual

seperti kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan

52

kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus

serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya.

Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari

pukul 08.00 pagi hingga 21.00 malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan

keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan

canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat.

Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall seluas

1.000 m2, body repair dengan 32 stall seluas 1.300 m2, ruang penyimpanan suku cadang

sekitar 3.500 macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara

computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan

perbaikan hingga 3.000 kendaraan per bulan.

Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan

mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan

alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven

untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama,

mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraan-

kendaraan lama.

Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan

canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full

optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system,

2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang

penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan

lainnya yang sesuai dengan standar Honda.

53

Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi

penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga

dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti

area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge,

ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat

bermain anak-anak.

3.1.2 Struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas dan wewenang

3.1.2.1 Struktur organisasi perusahaan

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Istana Kebayoran Raya

Motor.

54

Board of Directors

PresidentDirector

OperationalDirector

SalesDirector

FinanceDirector

GeneralManager

SalesManager

FinanceManager

SalesSupervisor

SalesExecutive

SalesCounter

AccountingStaff

Admin Staff

Body &Paint

Manager

BusinessDevelopment

ServiceAdvisor QC & PDI

ServiceAdvisor

Ass. & Adm

Technician

ServiceAdvisor

ServiceAdvisor Ass

Technician

Spare PartStaff

General RepairManager

Spare PartManager

CustomerRelationOfficer

IT Staff

HRD & GA

SalesAdmin

CROShowroom

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Motor

Sumber: PT. Istana Kebayoran Raya Motor tahun 2005

55

3.1.2.2 Uraian tugas dan wewenang

Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang

terdapat dalam struktur organisasi pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

1. Board of Directors

Board of Directors memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan

tanggung jawab Board of Directors adalah sebagai berikut :

a. Membawahi President Director dan mempunyai wewenang untuk melakukan

pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan.

b. Mengevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran-saran terhadap kebijakan

perusahaan.

c. Mengangkat Director serta mengawasi segala aktivitas Director dalam

menjalankan perusahaan.

d. Memberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director.

e. Menerima laporan pertanggungjawaban dari President Director mengenai

aktifitas perusahaan.

2. President Director

Tugas dan tanggung jawabnya :

a. Bertanggung jawab kepada Board of Directors.

b. Menetapkan dasar-dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu Director.

c. Merumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Board of

Directors.

d. Membuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan

sesuai dengan visi dan misi yang ada.

56

e. Menerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap departemen.

f. Mengawasi operasi perusahaan melalui laporan-laporan yang diterima maupun

pengawasan secara langsung.

g. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Board of Directors secara

berkala.

3. Operational Director


a. Bertanggung jawab kepada President Director.

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan dan

memberikan laporan pertanggungjawaban kepada President Director.

4. Sales Director



b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi

pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan.

c. Membuat strategi pemasaran dan penjualan.

d. Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan.

e. Mengamati perkembangan pasar.

5. Finance Director



57

b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh

kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, serta mengamankan

seluruh harta perusahaan.

c. Menyusun kebijakan prosedur dan program kerja dibidang administrasi

keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaannya.

6. General Manager

Tugas dan tanggung jawabnya:

a. Bertanggung jawab kepada Operational Director.

b. Mengkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan operasional perusahaan agar

sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.

c. Mengadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi untuk mengambil

keputusan mengenai langkah-langkah pengembangan dan perbaikan.

d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Operational Director.

7. Sales Manager


a. Bertanggung jawab kepada Sales Director.

b. Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh Sales

Director.

c. Menentukan target penjualan.

d. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan

penjualan.

58

8. Finance Manager


a. Bertanggung jawab kepada Finance Director.

b. Mengawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas.

c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan

pencatatan akuntansi.

d. Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan.

9. Business Development ( Data Analysis)


a. Menghitung upah mekanik, Ass. Service Advisor, Service Advisor, insentif unit

mobil masuk, insentif Sparepart, dan Insentif Derek di Honda Fatmawati dan

Honda Pondok Indah

b. Analisa jumlah member Honda Fatmawati & Honda Pondok Indah

c. Cek Stok Opname karyawan Body&Paint dengan bahan yang digunakan oleh

staff

d. Hitung insentif karyawan Body&Paint Honda Fatmawati dan Honda Pondok

Indah

e. Buat analisa data dan Gross Margin Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah

10. Business Development (QC. General Repair)


• Monitoring yang meliputi :

a. Mobil masuk

59

b. Mobil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai

c. Mobil-mobil yang terlalu lama di parkirkan setelah selesai dikerjakan

ataupun tidak selesai

d. Mobil-mobil repair berat

e. Mobil-mobil claim pengulangan kerja

f. Surat-surat komplain customer bengkel dan meresponnya

11. Business Development (QC. B/P)


a. Mengambil data untuk laporan bulanan meliputi :

i. Jumlah mobil keluar

ii. Jumlah pengulangan kerja

iii. Komplain kendaraan

b. Mengamati dan mencoba memperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body repair

12. Human Resource Department & General Affair

Bagian Human Resource Department & General Affair dikerjakan oleh satu orang,

dimana orang tersebut juga bertanggung jawab dalam hal penggajian. Berikut ini

dijabarkan pembagian tugas secara spesifik, antara lain :

a. Human Resource Department


i. Mengatur dan menyelesaikan hak-hak pegawai

ii. Membuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta membuat

surat referensi kerja

60

iii. Merekrut karyawan baru

iv. Memasang iklan lowongan pekerjaan

b. General Affair


i. Perawatan gedung

ii. Service telpon

iii. Service dan perawatan AC

iv. Membawahi bagian Umum dan Satpam

v. Mengontrol cleaning service

c. Payroll


i. Membuat kartu absensi dan menjaga atau mengawasi absensi pegawai

ii. Membuat daftar gaji karyawan staff dan menghitung lemburan karyawan

iii. Menghitung potongan Jamsostek karyawan

iv. Membagikan upah mekanik kepada masing-masing kepala divisi

13. Service Advisor B/P


a. Menerima keluhan customer dan mencatatnya pada working order

b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa

ke customer

c. Membuat estimasi pekerjaan, waktu dan biaya

d. Melayani surveyor asuransi

e. Menyiapkan berkas claim

61

f. Menjual kartu member

14. Assisten Service Advisor B/P


a. Membantu Service Advisor dalam melaksanakan tugasnya

15. Techinician Body & Paint

Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing-masing sebagai berikut :

a. Ketok B/P

Mengembalikan kondisi kendaran yang rusak ke posisi semula, assembling dan

disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul

b. Dempul B/P

Melanjutkan pekerjaan mekanik ketok, untuk menghaluskan hasil pengetokan

hingga ke posisi semula hingga siap untuk dilakukan proses pengecatan

c. Mixing B/P

Memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya

d. Cat B/P

Menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel kendaraan yang selesai

dilakukan pendempulan

16. PDI B/P


a. Memeriksa hasil pengerjaan dan merapihkan kendaraan yang siap untuk diambil

b. Memutuskan apakah kendaraan layak untuk diserahkan atau diperbaiki kembali

62

17. Service Advisor General Repair


a. Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order

b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan

diagnosa ke customer

c. Memberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan estimasi

biaya

d. Menjual kartu member

18. Assisten Service Advisor General Repair


a. Terima order dari SA

b. Membuat faktur

c. Input data mobil masuk ke computer

d. Mengisi buku service

e. Membuat estimasi customer

19. Technician General Repair


a. Melaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh Service Advisor

b. Melaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang di butuhkan

dengan persetujuan Service Advisor

c. Memberitahukan kepada Service Advisor bahwa kendaraan telah selesai di

perbaiki

63

20. Customer Relation Officer General Repair ( CRO )


a. Menangani komplain pelanggan secara langsung dan lewat telepon

b. Melakukan follow up dengan cara menghubungi customer perhari

c. Kontrol harian dan memfollow up komplain dealer

d. Konfirmasi ke bagian sparepart untuk mengontrol pemesanan barang-barang

klaim garansi dan konfirmasi ke bagian tool room untuk pengiriman barang-

barang bekas garansi (HPM garansi)

e. Input mobil perhari ke dalam komputer (incoming car)

21. Staff Sparepart

Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing-masing sebagai berikut :

a. Staff sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint

• Pengadaan suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair

• Pengadaan suku cadang Non-Honda untuk keperluan Body Repair dan

estimasi

• Pelayanan loket suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair

b. Staff Sparepart pengiriman barang

• Antar Pesanan suku cadang ke Body Shop dan Part Shop

c. Staff Sparepart pengambilan barang

• Mengambil barang ke HPM

d. Staff Sparepart Accessories

• Pengadaan Accessories Honda dan pelayanan kebutuhan showroom

64

22. Information Technology Staff


a. Maintenance operational sistem komputer (software dan hardware)

b. Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan system management

informasi.

c. Media support / Tim Pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi lain

khususnya di bidang informasi tekhnologi.

23. Sales Supervisor


a. Membina dan memimpin sales force, memenage team dan memberikan pelatihan

dengan teamnya

b. Sebagai problem solver bagi teamnya, memberi solusi atau memecahkan kendala

yang dialami oleh teamnya atau salesman

c. Sebagai motivator terhadap teamnya

d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat

pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung,

membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

e. Melakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan

bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3 bulan

f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, group persentasi dan

target teamnya sesuai dengan type

65

24. Sales Executive


a. Mencari dan menawarkan produk kepada customer

b. Membina hubungan yang baik dengan customer

25. Counter Coordinator


a. Membina dan memimpin sales counter, memanage team dan memberikan

pelatihan dengan teamnya

b. Sebagai problem solver bagi teamnya, memberi solusi atau memecahkan kendala

yang dialami oleh teamnya atau sales counter

c. Sebagai motivator terhadap teamnya

d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat

pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung,

membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

e. Melakukan evaluasi kinerja sales counter per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan

bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk sales counter tersebut per 3

bulan

f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, group persentasi dan

target teamnya sesuai dengan type

26. Sales Counter


a. Menerima tamu yang datang di shoowroom

66

b. Mengangkat telp yang masuk di sales counter

c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accessories,

asuransi, service, dll

27. Sales Admin


a. Pengaturan formulir SPK: pendataan SPK keluar sampai dengan pengambilan

SPK yang kemudian di input di komputer sesuai dengan nomor urut SPK

b. Membuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, Tanda tangan Sales

Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales

Manager

c. Melakukan proses stock matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di input

dengan daftar stock kendaraaan

d. Memaintain booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock

e. Menerima bukti serah terima kendaraan dari customer

28. CRO Shoowroom


a. Follow up customer dan membuat laporannya

b. Menangani komplain/ masukan data customer

c. Membuat grafik/laporan quesioner customer

d. Mengirim B”day card untuk customer

e. Memasukkan data SPK

f. Membantu membuat laporan Sales Manager

67

29. Accounting


a. Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel

b. Membuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak

c. Menghitung HPP, stock mobil, submatrial

d. Periksa hutang mobil

e. Periksa Piutang dan discount mobil dan bengkel

f. Membuat jurnal memorial

g. Periksa Input GL, kas, bank

h. Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan

dan pembelian mobil

i. Menerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil

j. Menerima, input dokumen pembelian mobil

k. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak

3.2 Gambaran sistem yang sedang berjalan

3.2.1 Kebijakan umum kepegawaian pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

1. Status Karyawan

a. Karyawan percobaan adalah calon karyawan yang telah memenuhi segala

persyaratan yang ditetapkan perusahaan, dan harus melewati masa percobaan

kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja untuk dinilai

kinerjanya. Karyawan masa percobaan ini hanya mendapatkan gaji pokok

saja, tidak mendapatkan insentif kehadiran maupun bantuan transport.

68

b. Karyawan kontrak adalah karyawan yang terikat pada hubungan kerja dengan

perusahaan untuk jangka waktu satu tahun setelah dinilai baik kinerjanya

selama masa percobaan 3 (tiga) bulan.

c. Karyawan tetap adalah karyawan yang terikat pada hubungan kerja dengan

perusahaan untuk jangka waktu yang tidak terbatas setelah dinilai baik

kinerjanya selama masa kontrak 1(satu) tahun.

2. Waktu kerja karyawan

Jam kerja ditentukan sebagai berikut :

Khusus Kantor :

Hari Senin s.d Jumat 08.00 - 16.00

12.00 - 13.00 Istirahat

Hari Sabtu 08.00 - 14.00

12.00 - 13.00 Istirahat

Khusus Bengkel dan Shoowroom :

Hari Senin s.d. Sabtu

Shift 1 08.00 - 15.00

12.00 - 12.30 Istirahat

Shift 2 14.00 - 21.00

18.00 - 18.30 Istirahat

3. Tata tertib perusahaan

a. Setiap pekerja diwajibkan untuk menjaga serta memelihara keamanan

seluruh harta benda milik perusahaan seperti : gedung, sparepart,

69

perlengkapan-perlengkapan (tools) kendaraan dan lain-lain. Begitupun

barang milik orang lain yang tersimpan dalam lingkungan perusahaan.

Apabila pekerja mengetahui hal-hal yang mungkin dan dapat mengakibatkan

timbulnya kebakaran, kerusakan dan atau kehilangan, pekerja tersebut wajib

untuk berusaha menyelamatkan segera dan melapor kepada atasan/ pimpinan.

b. Para pekerja harus bersikap sopan didalam perusahaan tunduk kepada

peraturan-peraturan/ petunjuk-petunjuk yang ada di perusahaan dan dalam

melakukan pekerjaan berkewajiban mengikuti petunjuk-petunjuk yang di

berikan oleh atasannya.

c. Apabila diperlukan atas instruksi pengusaha, pekerja pada setiap saat

diwajibkan memeriksa kesehatannya pada dokter yang ditunjuk oleh

perusahaan dan harus mengikuti petunjuk-petunjuk dokter yang

bersangkutan.

d. Setiap pekerja harus menjaga kartu hadir dan tidak mengotorinya, menulis

gambar gambar serta tanda lain pada kartu hadir.

e. Pekerja harus bersedia diperiksa badannya oleh penjaga keamanan, baik pada

waktu masuk maupun pada waktu pulang kerja.

f. Pekerja dilarang keras membawa kedalam lingkungan perusahaan, benda-

benda yang dapat membahayakan jiwa manusia, seperti senjata api, senjata

tajam, bahan-bahan peledak dan sejenisnya.

g. Pekerja yang tidak masuk kerja karena berhalangan oleh sebab apapun atau

yang datang terlambat, wajib minta rekomendasi dari bagian personalia untuk

masuk kebagian/ divisinya.

70

h. Pekerja yang karena alasan-alasan penting perlu meninggalkan pekerjaan

sebelum waktunya berakhir atau pulang lebih cepat, wajib meminta ijin

terlebih dahulu pada atasannya.

i. Pekerja tidak diperkenankan mempengaruhi atau membujuk pemakai jasa (

pemilik mobil) untuk memakai jasanya mengerjakan kendaraan/mobil

konsumen (pemakai jasa) dirumahnya atau di tempat lain.

j. Pekerja harus mentaati jam-jam kerja yang telah ditentukan perusahaan, dan

harus menandai bukti/daftar hadir atau absen pada time recorder yang

disediakan.

k. Dalam jam kerja dan jam istirahat, pekerja dilarang melewati pintu keluar

kecuali bagi mereka yang ditugaskan keluar.

l. Setiap pekerja dilarang mengunakan pesawat telpon milik perusahaan untuk

kepentingan pribadi/urusan pribadi, kecuali dalam keadaan darurat, seperti

sakit keras, kematian dan sebagainya, untuk mana yang bersangkutan harus

mendapat ijin dari atasannya.

m. Bila kartu hadir hilang, karyawan yang bersangkutan wajib segera

melaporkan kebagian personalia, untuk mendapat gantinya.

Perusahaan dapat mengakhiri hubungan kerja bila pekerja dengan

sengaja melanggar tata tertib perusahaan, khususnya yang merugikan

perusahaan, setelah diberikan Surat Peringatan I, II, dan III. Pekerja yang

mengalami pemutusan hubungan kerja berhak atas uang pesangon sebesar 1

(satu) kali, dan uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali.

71

4. Tindakan atas pelanggaran disiplin kerja

a. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada setiap pekerja

yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja perusahaan sebagai berikut :

i. Sering datang terlambat atau pulang mendahului dari waktu yang

ditentukan

ii. Tidak mematuhi ketentuan-ketentuan keselamatan kerja, petunjuk-

petunjuk atasan.

iii. Menolak perintah yang layak

iv. Melalaikan kewajiban secara serampangan

b. Kepada pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan akan

diberikan

i. Surat Peringatan I

ii. Surat Peringatan II

iii. Surat Peringatan III

c. Masing-masing surat peringatan mempunyai masa berlaku selam 6 enam

bulan dan apabila ternyata yang bersangkutan masih melakukan pelanggaran

lagi, maka perusahaan dapat memutuskan hubungan kerjanya.

d. Apabila pekerja tidak masuk kerja tanpa alasan yang dapat diterima oleh

perusahaan , maka pekerja tersebut dianggap mangkir.

e. Apabila pekerja mangkir/tidak masuk kerja dalam waktu sedikit-dikitnya 5

hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang

sah dan telah dipangil oleh pihak pengusaha, 2 (dua) kali secara patut dan

tertulis maka pekerja tersebut dikualifikasikan mengundurkan diri.

72

f. Bagi pekerja yang di PHK karena mangkir tidak berhak atas uang pesangon,

tetapi diberikan uang penghargaan masa kerja yang besarnya sebagai berikut:

Masa kerja 5 tahun - 9 tahun : 2 bulan upah/gaji pokok


Masa kerja 15 tahun atau lebih : 6 bulan upah/gaji pokok

5. Promosi

a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke

jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan

mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa

menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui

oleh manajemen.

b. Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu,

maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada

jabatan baru tersebut. Untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan

pengangkatan sementara yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak

yang berwenang.

c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama

enam bulan.

d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik,

maka perusahaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.

73

6. Mutasi

Mutasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan :

a. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan

dan kemampuan pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam

perusahaan.

b. Memberikan pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju,

agar dapat mengembangkan kariernya.

c. Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak

memungkinkan ia bekerja dalam jabatan/pekerjaan yang didudukinya.

d. Karena kebutuhan operasional ditempat lain.

7. Demosi

a. Perusahaan dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan

mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, loyalitas, etos kerja,

kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh Manajemen.

b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan

8. Kerja Lembur

Ketentuan Kerja Lembur :

a. Kerja lembur adalah kerja yang dilakukan/dijalankan selebihnya dari jam

kerja atau hari kerja yang lamanya minimal satu jam dan pelaksanaannya

harus mendapat persetujuan dari kedua belah pihak atau sekurang-kurangnya

dari atasannya.

74

b. Kerja lembur dilakukan atas permintaan & sepengetahuan tertulis atasan

langsungnya.

c. Pekerja yang berhak lembur adalah pekerja dengan level supervisor kebawah

sedangkan level diatas supervisor tidak berhak mendapat upah lembur.

9. Cuti karyawan

a. Cuti Tahunan

i. Setiap pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan berturut-

turut/terus menerus tanpa putus, berhak atas cuti tahunan selama 12 hari

kerja dengan mendapat upah penuh.

Jika cuti tahunan tidak diambil karena alasan – alasan pengusaha maupun

pekerja sendiri, maka cuti tahunan tersebut dapat diakumulasikan dengan

cuti tahun depan dengan batas waktu 6 bulan. Setelah waktu tersebut cuti

dapat dianggap gugur.

b. Cuti Besar

i. Cuti besar sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku

yaitu diberikan 6 tahun sekali selama 25 hari.

ii. Cuti besar akan gugur apabila dalam waktu 6 (enam) bulan sejak cuti

panjang timbul pekerja tidak mengunakan haknya.

iii. Cuti besar tidak gugur apabila pekerja tidak menggunakan haknya

tersebut karena kehendak perusahaan.

iv. Perusahaan dapat menunda pelaksanaan istirahat panjang untuk lama 6

(enam) bulan terhitung sejak timbulnya cuti besar dengan memperhatikan

kepentingan pekerja dan kepentingan perusahaan.

75

c. Cuti Haid / Hamil / Keguguran

i. Karyawati tidak boleh diwajibkan bekerja pada hari pertama dan kedua

waktu haid

ii. Pekerja wanita berhak atas cuti hamil. Cuti hamil/melahirkan diberikan 1

½ bulan sebelum dan 1 ½ bulan sesudah melahirkan anak atau gugur

kandungan dengan mendapat upah penuh.

iii. Demikian juga cuti ini diberikan kepada pekerja wanita yang keguguran

dan waktunya ditentukan menurut keterangan dokter atau bidan yang

merawatnya, dengan mendapat upah penuh.

d. Ijin Meninggalkan Pekerjaan Dengan Upah Penuh

i. Mengingat kepentingan karyawan dan demi kelancaran

perusahaan/pekerjaan, perusahaan dapat memberikan ijin kepada pekerja

untuk meninggalkan pekerjaannya dengan mendapat upah penuh seperti

tersebut di bawah ini :

Perkawinan pekerja sendiri 6 hari kerja

Anak pekerja menikah 2 hari kerja

Istri / Anak meninggal 2 hari kerja

Orang Tua / mertua meninggal 2 hari kerja

Khitanan / Pembabtisan 2 hari kerja

Istri pekerja melahirkan 2 hari kerja

Pangggilan resmi dari Pemerintah 1 hari kerja

Panggilan keluarga yang mendesak 1 hari kerja

(anak / istri sakit keras)

76

ii. Atas permintaan pekerja sendiri ia juga dapat meninggalkan pekerjaan

tanpa upah dengan terlebih dahulu mendapat persetujuan dari pimpinan

perusahaan

e. Menjalankan Ibadah

i. Perusahaan dapat memberikan dispensasi kepada pekerja untuk

menjalankan ibadah haji. Pada dasarnya untuk menjalankan ibadah haji ,

perusahaan hanya memberikan 1 (satu) kali selama pekerja di PT Istana

Kebayoran Raya Motor, apabila lebih dari 1 (satu) kali cuti diluar

tanggungan perusahaan dan untuk kesinambungan pekerjaan, perusahaan

dapat menganti posisi yang bersangkutan dengan pekerja lain.

10. Fasilitas Makan Siang

a. Pengusaha memberikan kepada setiap pekerja 1 (satu) kali makan siang

dengan menu yang layak.

b. Bagi pekerja yang karena tugasnya berada di luar pada jam makan siang,

diberikan uang pengganti makan sesuai ketentuan perusahaan

c. Bagi pekerja yang menjalankan ibadah puasa RAMADHAN, diberikan uang

pengganti makan siang sesuai ketentuan

11. Pakaian Kerja

Kepada seluruh pekerja, perusahaan memberikan pakaian kerja yang

harus dipakai dalam waktu menjalankan tugasnya sehari-hari, dan jumlah

pakaian kerja tersebut diberikan setiap 4 (Empat) bulan sebanyak satu stel.

77

12. PHK dengan Alasan Mendesak

a. Perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja terhadap pekerja dikarenakan

alasan mendesak oleh karena pekerja melakukan kesalahan berat seperti :

i. Melakukan pelanggaran yang setara dengan pelanggaran yang diatur

dalam surat peringatan 1, 2 atau 3 pada periode surat peringatan 3

masih berlaku.

ii. Dengan ceroboh atau sengaja merusak, merugikan atau membiarkan

diri atau teman sekerjanya dalam keadaan bahaya.

iii. Mabuk, minum-minuman keras yang memabukan, madat, mengisap

ganja, heroin, morphine (narkotika), memakai obat bius atau

menyalahgunakan obat-obatan terlarang atau obat-obatan perangsang

lainnya dan melakukan segala macam perjudian didalam lingkungan

perusahaan

iv. Melakukan atau terlibat dalam penipuan, pencurian dan pengelapan

barang atau uang milik perusahaan atau milik teman sekerja atau milik

pihak ketiga.

v. Memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga

merugikan perusahaan atau kepentingan negara.

vi. Berkelahi di lingkungan perusahaan.

vii. Memukul/melukai atau mencoba melukai orang di waktu kerja atau

dalam lingkungan kerja karena suatu sebab, termasuk

memukul/melukai atau mencoba melukai orang di tempat manapun dan

78

pada waktu apapun dalam suatu perselisihan yang berhubungan dengan

pekerjaan pada perusahaan kecuali dalam hal membela diri.

viii. Membawa senjata api atau tajam dan bahan berbahaya lainnya ke

dalam lingkungan perusahaan tanpa ijin pejabat yang berwenang dan

perusahaan.

ix. Bekerja pada perusahaan lain.

x. Menyalahgunakan kedudukannya didalam perusahaan baik langsung

maupun tidak untuk memperoleh keuntungan pribadi maupun untuk

memperkaya diri.

xi. Pekerja tidak mengerjakan Working Order.

xii. Pekerja dengan sadar melakukan manipulasi pendapatan dengan cara

merubah pendapatan milik perusahan menjadi milik Pekerja.

xiii. Pekerja dilarang (kecuali dengan seijin pimpinan perusahaan)

membawa keluar barang/alat-alat milik perusahaan tanpa disertai surat

pengeluaran barang yang diketahui oleh pimpinan.

xiv. Pekerja dilarang melakukan tugas-tugas yang bukan tugasnya dan tidak

diperkenankan memasuki ruangan lain yang bukan bagiannya kecuali

atas perintah atasannya/apabila ada kepentingan yang berhubungan

dengan pekerjaanya.

xv. Setiap pekerja dilarang merokok ditempat kerja dan tempat lainnya

dalam lingkungan perusahaan, kecuali ditempat tertentu yang

ditentukan oleh perusahaan.

79

b. Bagi pekerja yang di PHK karena alasan mendesak pada point A tidak berhak

atas surat referensi dan uang pesangon, tetapi berhak atas uang penghargaan

masa kerja yang besarnya adalah sebagai berikut :




13. Pengunduran Diri Pekerja

Pengunduran diri seorang pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan

secara resmi dengan mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis.

Dalam hal ini perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan

penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima)

tahun terus-menerus tanpa pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka

perusahaan akan memberikan uang penghargaan masa kerja yang besarnya

sebagai berikut:




14. Pekerja Ditahan oleh Yang Berwajib

a. Apabila seorang pekerja ditahan oleh yang berwajib, bukan atas pengaduan

pihak perusahaan, maka pekerja tersebut tidak mendapat upah, tetapi pihak

80

keluarga pekerja yang ditinggalkan diberikan bantuan sebesar sebagai

berikut:

• Untuk 1 orang tanggungan 25% dari upah/gaji




15. Pensiun

Pekerja akan dinyatakan pension jika:

a. Usia pekerja mencapai 55 (lima puluh lima) tahun.

b. Pekerja yang bekerja terus menerus selama 25 (dua puluh lima) tahun tanpa

putus.

16. Berakhirnya Masa Kerja Kontrak

a. Sesuai dengan dengan syarat-syarat kerja yang dinyatakan dalam isi surat

perjanjian kontrak kerja maka tanggal berakhirnya masa kontrak adalah juga

merupakan tanggal berakhirnya hubungan kerja antara pekerja dengan

perusahaan untuk periode tertentu

b. Hubungan kerja kontrak antara perusahaan dengan pekerja dapat

diperbaharui atas persetujuan kedua belah pihak

c. Dalam pemutusan hubungan kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa

kontrak perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan imbalan atau

pesangon diluar apa yang tercantum dalam surat perjanjian kontrak.

81

3.2.2 Kebijakan Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT. Istana

Kebayoran Raya Motor

1. Gaji pokok

Gaji pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada karyawan staff.

Jumlahnya bervariasi tergantung pada jabatan karyawan yang bersangkutan,

semakin tinggi jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya.

2. Upah

Upah diberikan kepada pekerja bengkel seperti: mekanik, service advisor,

dan karyawan borongan. Besarnya upah perhari tergantung pada jumlah

pekerjaan yang mereka kerjakan dan berapa banyak sparepart yang dapat dijual

perhari. Perhitungan upah pekerja bengkel ini akan dijabarkan dibawah ini:

a. Mekanik

Upah mekanik dihitung berdasarkan banyaknya service yang dilakukan.

Cara perhitungan upah mekanik adalah sebagai berikut :

Selain itu, mekanik mendapatkan insentif tambahan dari penjualan

sparepart atau oli sebesar :

• 1% x harga jual sparepart (untuk penjualan sparepart)

• 2% x harga jual oli (untuk penjualan oli)

[Biaya service (sesuai standar Honda Prospect Motor) + total penjualan

sparepart / oli] x 10%

82

b. Service Advisor

Seorang Service Advisor bertanggung jawab atas 8 orang mekanik.

Perhitungan upah Service Advisor adalah sebagai berikut:

c. Karyawan Borongan (Body&Paint Mechanic)

Upah untuk karyawan borongan dihitung berdasarkan banyaknya jumlah

panel yang dikerjakan perbulan. Sebuah mobil memiliki 6 buah panel yakni :

bagian depan ada 1 panel, bagian samping kanan ada 2 panel, bagian

samping kiri ada 2 panel, dan bagian belakang ada 1 panel.

Perhitungan upah karyawan borongan adalah sebagai berikut :

3. Insentif untuk salesman

Selain mendapatkan gaji pokok setiap bulan, salesman juga mendapatkan

insentif atas produk-produk yang berhasil mereka jual. Salesman dalam

perusahaan ini ada 2 jenis yakni: Sales Counter dan Sales Luar. Sales Counter

adalah salesman yang bertugas di showroom mobil. Mereka mendapatkan

insentif jika berhasil menjual produk kepada customer yang datang berkunjung

ke showroom. Sedangkan Sales Luar adalah salesman yang mencari customer

dari luar. Jika dinilai dari tingkat kesulitannya maka insentif untuk Sales Luar

Upah rata-rata dari 8 orang mekanik dalam 1 bulan + 5% dari penjualan

(member, spooring, balancing, recycle AC, poles, dll)

Jumlah panel yang dikerjakan dalam 1 bulan x Rp 25.000

83

lebih besar daripada Sales Counter. Berikut ini adalah penjabaran penghitungan

insentif untuk salesman:

a. Insentif atas penjualan unit kendaraan

Tiap salesman akan mendapatkan point dari penjualan mobil. Jadi, untuk

mendapatkan jumlah insentif yang besar, salesman harus mengumpulkan

point sebanyak-banyaknya. Perhitungan insentif atas penjualan unit

kendaraan untuk Sales Counter adalah jumlah point x Rp 2.500, sedangkan

untuk Sales Luar adalah jumlah point x Rp 5.000. Tabel berikut adalah

rincian point atas penjualan unit mobil.

Jenis Mobil Point

Honda Jazz 30

Honda City 40

Honda CRV 60

Honda Stream 70

Honda Accord 100

Honda Civic 100

Honda Odyssey 140

Tabel 3.1 Tabel point atas penjualan mobil

b. Insentif atas penjualan asuransi mobil

Selain menjual mobil, salesman juga menawarkan asuransi mobil dimana

perusahaan sudah bekerja sama dengan perusahaan asuransi tertentu. Jadi,

84

customer mendapatkan kemudahan dalam pengurusan asuransi mobil.

Berikut ini adalah rincian penghitungan insentif salesman atas penjualan

asuransi mobil:

• Jika customer membayar cash, maka perhitungannya:

Untuk Sales Counter : Net profit x 20%

Untuk Sales Luar : Net profit x 40%

• Jika customer membayar secara credit, maka perhitungannya:

Untuk Sales Counter : Net Refund x 15%

Untuk Sales Luar : Net Refund x 30%

c. Insentif atas penjualan aksesoris mobil

Salesman juga mendapatkan insentif atas penjualan aksesoris mobil

dimana perhitungannya adalah sebagai berikut:

Insentif atas penjualan aksesoris mobil = 25% x net profit/loss

d. Insentif atas penjualan mobil diatas harga jual (overprice)

Jika salesman mampu menjual mobil diatas harga jual, maka ia berhak

mendapatkan insentif dengan perhitungan sebagai berikut:

Insentif atas overprice = 10% x nilai overprice

Setiap salesman yang berhasil menjual mobil harus bertanggung jawab

melakukan follow up terhadap customer sampai mobil lunas dibayar. Perusahaan

sudah menetapkan jangka waktu pelunasan untuk penjualan mobil dengan syarat

tertentu. Jika customer membayar lunas mobil tersebut tetapi lewat dari jangka

85

waktu pelunasan yang ditetapkan perusahaan, maka salesman tidak berhak atas

insentif yang dijanjikan. Berikut ini adalah jangka waktu pelunasan mobil yang

ditetapkan perusahaan:

Customer

Perorangan Perusahaan

Jenis Mobil

Cash Credit Cash Credit

Completely Knock Down 14 hari 21 hari 21 hari 21 hari

Completely Build Up 28 hari 35 hari 35 hari 35 hari

Tabel 3.2 Tabel Jangka Waktu Pelunasan Mobil

4. Bantuan transport

Penggantian uang transport sebesar Rp. 15.000 perhari hanya diberikan

jika karyawan masuk kantor. Jadi jika karyawan tidak masuk kantor maka tidak

berhak mendapatkan penggantian uang transport ini. Jumlah kehadiran karyawan

akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayarannya dilakukan bersamaan

dengan pembayaran gaji setiap bulannya.

Akan tetapi tidak semua karyawan mendapatkan bantuan transport,

karyawan borongan tidak mendapatkan bantuan transport ini.

5. Bantuan makan siang

Perusahaan menyediakan fasilitas makan siang di kantin perusahaan bagi

semua karyawan, sehingga perusahaan tidak memberikan penggantian uang

86

makan. Penggantian uang makan sebesar Rp 8.000 hanya diberikan jika

karyawan ditugaskan keluar dari lingkungan kantor.

6. Insentif kehadiran

Insentif kehadiran sebesar Rp. 100.000 diberikan kepada karyawan setiap

bulan dengan persyaratan sebagai berikut :

• Tidak boleh terlambat lebih dari lima (5) kali dalam satu bulan

• Sakit/tidak masuk 1 hari hanya mendapat 50% dari Rp. 100.000

• Sakit/tidak masuk 2 hari tidak mendapatkan insentif kehadiran

7. Upah lembur

Upah lembur hanya diberikan kepada karyawan yang mendapat surat

perintah lembur dari atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja

biasa dihitung mulai dari jam 6 sore sampai waktu karyawan tersebut melakukan

clock out pada absensi. Perhitungan upah lembur adalah sebagai berikut:

Hari kerja (Senin-Sabtu) :

1 jam pertama dihitung : Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur

173

Jam ke-2 sampai jam ke-7 : Gaji pokok x 2 x jam kerja lembur

173

Hari Minggu dan hari libur nasional :

7 jam pertama : Gaji pokok x 3 x jam kerja lembur

173

87

Jam ke-8 sampai seterusnya : Gaji pokok x 4 x jam kerja lembur

173

8. Tunjangan-tunjangan yang ditetapkan perusahaan antara lain:

a. Tunjangan Hari Raya Keagamaan dan Bonus Tahunan

i. Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah

mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus atau lebih dimana

perhitungannya proporsional dengan masa kerja. Sedangkan untuk

pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus

atau lebih diberikan THR sebesar 1 (satu) bulan upah.

ii. Jika dalam satu tahun pembukuan yang telah berjalan keuangan

perusahaan memungkinkan pengusaha memberikan BONUS TAHUNAN

kepada pekerja (kecuali pekerja borongan) yang besarnya sesuai

kebijaksanaan pimpinan dan didasarkan atas kerajinan, prestasi, disiplin

kerja serta kehadiran pekerja yang bersangkutan.

b. Tunjangan kesehatan dan pengobatan

i. Perusahaan memberikan fasilitas pengobatan / perawatan kepada

karyawan dengan ketentuan sebagai berikut :

Rumah Sakit Rujukan Rumah Sakit Non Rujukan

80% biaya ditanggung Perusahaan 50% biaya ditanggung Perusahaan

20% biaya ditanggung Karyawan 50% biaya ditanggung Karyawan

Tabel 3.3 Tabel Tanggungan Perusahaan atas Biaya Rumah Sakit Karyawan

88

ii. Dalam hal keadaan sakit yang mendesak, pekerja diijinkan pergi ke

dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya dan kemudian

melaporkannya kepada perusahaan. Penggantian biaya pengobatan ini

hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa :

• Kwitansi dokter

• Kwitansi pembelian obat dari Apotek dengan disertai copy resep dari

dokter yang bersangkutan

iii. Dalam hal karyawan memerlukan perawatan di rumah sakit, harus

memberitahukan terlebih dahulu kepada perusahaan dengan memberikan

keterangan dokter, kecuali perawatan yang mendadak / tidak dapat

ditunda. Biaya perawatan yang ditanggung perusahaan ditetapkan sesuai

tarif-tarif yang berlaku pada RUMAH SAKIT PEMERINTAH KELAS

III, termasuk biaya berobat jalan atas saran dokter.

iv. Perawatan yang TIDAK menjadi tanggungan perusahaan adalah :

• Akibat latihan bela diri

• Akibat huru-hara di luar perusahaan

• Kecelakaan akibat kesengajaan dalam waktu rekreasi yang bukan

diadakan oleh perusahaan

• Penyakit kelamin

• Akibat narkotika dan sejenisnya

v. Perusahaan tidak memberikan tunjangan perawatan gigi dan tambal gigi,

termasuk pembuatan gigi palsu. Perusahaan hanya mengganti biaya

pencabutan gigi.

89

c. Tunjangan penggantian kacamata

Perusahaan memberikan tunjangan FRAME dan LENSA kaca mata

bagi yang memerlukannya. Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri.

d. Tunjangan bersalin

Perusahaan memberikan tunjangan bersalin dengan penggantian yang

dibatasi sampai anak ke – 2 (dua). Besarnya biaya pengantian diatur

tersendiri.

e. Tunjangan kematian bukan akibat kecelakaan kerja

i. Apabila seorang pekerja meninggal dunia, bukan oleh karena kecelakaan

kerja, maka kepada ahli warisnya perusahaan akan memberikan :

• Gaji dalam bulan yang sedang berjalan

• Ongkos biaya penguburan maksimum diatur dalam keputusan

tersendiri.

ii. Apabila seorang pekerja meninggal dunia oleh karena kecelakaan kerja

yang ada hubungannya dengan pekerjaannya, maka perusahaan akan

mengganti kerugian berupa:

• Biaya pengangkutan pekerja dari tempat kecelakaan ke rumahnya

atau ke rumah sakit

• Biaya perawatan dan pengobatan

• Biaya penguburan

• Tunjangan Kecelakaan

90

9. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja

a. Besarnya uang pesangon yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai

berikut:

• Masa kerja kurang dari 1 tahun : 1bulan upah

• Masa kerja lebih dari 1 tahun tetapi kurang dari 2 tahun : 2bulan upah







• Masa kerja lebih dari 8 tahun : 9bulan upah

b. Besarnya uang penghargaan masa kerja yang diberikan kepada karyawan

dihitung sebagai berikut:








• Masa kerja lebih dari 24 tahun :10bulan upah

91

10. Pembayaran atas cuti karyawan

Setiap karyawan yang mendapatkan upah seperti: mekanik, service

advisor, dan body&paint mechanic berhak mengambil cuti dengan upah penuh.

Adapun perhitungan upah bagi karyawan yang mengambil cuti adalah sebagai

berikut:

11. Potongan atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan

Jamsostek

Iuran Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok/upah

pokok tiap karyawan, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut :

Ditanggung oleh karyawan : 2% x Gaji Pokok/Upah Pokok

Ditanggung oleh perusahaan : 2.5% x Gaji Pokok/Upah Pokok

3.2.3 Prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan

Berikut ini akan diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang

berjalan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

3.2.3.1 Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan

• Bagian yang terkait antara lain :

1. Satpam

2. Kepala HRD

• Dokumen yang digunakan : Kartu absensi

• Tugas masing-masing bagian yang terkait antara lain :

Upah rata-rata perhari selama 3 bulan x jumlah hari cuti

92

1. Satpam

a. Mengawasi setiap karyawan ketika memasukkan kartu absensi ke dalam

mesin pencatat waktu

2. Kepala HRD

a. Membuat kartu absensi karyawan

3.2.3.2 Prosedur penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji

• Bagian yang terkait :

1. Kepala HRD

2. Finance Manager

3. Direktur Operasional

• Dokumen yang digunakan : Kartu Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, dan

Rekap Daftar Gaji.

• Tugas masing-masing bagian yang terkait antara lain :

1. Kepala HRD

a. Memasukkan data dari kartu absensi karyawan staff kedalam komputer

b. Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi

c. Menghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport karyawan staff

berdasarkan kartu absensi

d. Membuat daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff

e. Menyerahkan rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan

staff kepada Finance Manager untuk diperiksa dan diotorisasi

f. Mengarsip rekap absensi karyawan

93

g. Menghitung uang lembur karyawan staff

2. Finance Manager

a. Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar

gaji karyawan staff yang telah dibuat oleh Kepala HRD

b. Menyerahkan daftar gaji dan rekap daftar gaji kepada Direktur

Operasional untuk diotorisasi

c. Menghitung insentif untuk sales

d. Mengarsip rekap daftar gaji karyawan staff


a. Mengotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff

3.2.3.3 Prosedur penghitungan upah dan pembuatan daftar upah


1. Bagian Business Development

2. Finance Manager


• Dokumen yang digunakan : Kartu Absensi, Rekap Absensi, Daftar Upah, dan

Rekap Daftar Upah

• Tugas masing-masing bagian yang terkait :

1. Bagian Business Development

a. Memasukkan data dari kartu absensi mekanik kedalam komputer

b. Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi

94

c. Menghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport mekanik

berdasarkan kartu absensi

d. Menghitung upah mekanik berdasarkan pekerjaan yang dilakukan

e. Membuat daftar upah dan rekap daftar upah mekanik

f. Menyerahkan rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik

kepada Finance Manager untuk diperiksa dan diotorisasi

2. Finance Manager

a. Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar

upah mekanik yang telah dibuat oleh bagian Business Development

b. Menyerahkan daftar upah dan rekap daftar upah kepada Direktur

Operasional untuk diotorisasi

c. Mengarsip rekap daftar upah mekanik


a. Mengotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff

3.2.3.4 Prosedur pembayaran gaji


1. Finance Manager

2. Bank

• Dokumen yang digunakan : Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, Cek, Bukti Transfer

Bank, Slip Gaji


95

1. Finance Manager

a. Menyerahkan daftar gaji yang telah diotorisasi, cek untuk mentransfer

dana dari rekening perusahaan ke rekening karyawan serta nomor

rekening masing-masing karyawan staff kepada pihak bank

b. Membagikan slip gaji kepada masing-masing karyawan staff

c. Menerima bukti transfer gaji karyawan dari bank

2. Bank

a. Mentransfer gaji ke rekening masing-masing karyawan berdasarkan

daftar gaji

b. Menyerahkan bukti transfer gaji karyawan kepada Finance Manager

3.2.3.5 Prosedur pembayaran upah


1. Finance Manager

2. Kepala HRD

3. Kepala Divisi

• Dokumen yang digunakan : Daftar Upah, Rekap Daftar Upah, Slip Penarikan

Uang Tunai, Amplop Gaji, Kartu Tanda Terima Upah


1. Finance Manager

a. Membuat dan menandatangani Slip Penarikan Uang Tunai

b. Mengambil uang tunai ke bank berdasarkan Rekap Daftar Gaji

96

c. Menyerahkan uang tunai kepada Kepala HRD untuk dimasukkan

kedalam amplop gaji

2. Kepala HRD

a. Memasukkan uang tunai kedalam amplop gaji masing-masing karyawan

b. Membuat Kartu Tanda Terima Upah

c. Menyerahkan amplop gaji dan Kartu Tanda Terima Upah kepada Kepala

HRD untuk diserahkan kepada masing-masing Kepala Divisi

3. Kepala Divisi

a. Mengumpulkan semua mekanik untuk melakukan tanda tangan atas

Kartu Tanda Terima Upah masing-masing

b. Menyerahkan Kartu Tanda Terima Upah kepada Kepala HRD

97

Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Bagian HRD Satpam Karyawan

Mulai

Membuat KartuJam Hadir untukmasing-masingkaryawan tiap

bulan

Kartu JamHadir

1

1

Kartu JamHadir

2

2

Kartu JamHadir

MemasukkanKartu Jam Hadirkedalam mesinpencatat waktu

Kartu JamHadir sudah

terisi

3

3


terisi

A

Gambar 3.2 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

98

Prosedur Penghitungan Gaji dan Pembuatan Daftar Gaji

Bagian HRD Bagian Finance Direktur Operasional

Mulai


terisi

Menginput datadari Kartu JamHadir kedalam

komputer

MembuatRekap

Absensi

Menghitung insentifkehadiran, uang

makan, transport,dan uang lembur

mekanik

Membuat DaftarGaji, Rekap

Daftar Gaji, danDaftar uang

lembur mekanik

1

1

RA

Melakukanverifikasi, validasi,dan otorisasi RA,

DG, RDG, DL

DLRDG

DG

RA

2 3

RA ttd

2

A

3

DLRDG

DG

Mengotorisasi RA,DG, RDG, DL

4

4

ADLRDG

DG

DL ttd

RDG ttd

DG ttd

RA ttd

DL ttdRDG ttd

DG ttd

DL ttd

RDG ttd

DG ttd

KeteranganRA : Rekap AbsensiDG : Daftar GajiRDG : Rekap Daftar GajiDL : Daftar Lemburttd : telah diotorisasi

Gambar 3.3 Prosedur Penghitungan Gaji dan Pembuatan Daftar Gaji

99

Prosedur Pembayaran Gaji

Bagian Finance

Mulai

Membuat slip transfer gajiuntuk pihak bank

berdasarkan RekapDaftar Gaji dan membuatSlip Gaji untuk karyawan

BuktiTransfer

A

Slip Gaji

Karyawan

1

1

Slip Gaji

Menyerahkan Slip transfergaji, dan Rekap DaftarGaji kepada bank untuk

melakukan transfer gaji kerekening staff

Menerimabukti

transfer daribank

Gambar 3.4 Prosedur Pembayaran Gaji

100

Prosedur Penghitungan Upah dan Pembuatan Daftar Upah

Business Development Bagian Finance Direktur Operasional

Mulai


terisi

Menginput datadari Kartu JamHadir kedalam

komputer

MembuatRekap

Absensi

Menghitung insentifkehadiran, uangmakan, transport

Membuat DaftarUpah, RekapDaftar Upah

1

1

RA

Melakukanverifikasi, validasi,dan otorisasi RA,

DU, RDU

2 3

RA ttd

2

A

3

Mengotorisasi RA,DU, RDU

4

4

A

KeteranganRA : Rekap AbsensiDU : Daftar UpahRDU : Rekap Daftar Upahttd : telah diotorisasi

Menghitungupah

mekanik

DaftarPenugasan

Mekanik

RDUDU

RDU

DU

RA

RDU ttd

DU ttd

RA ttd

RDU

DU

RDU ttd

DU ttd

RDG ttd

DU ttd

Gambar 3.5 Prosedur Penghitungan Upah dan Pembuatan Daftar Upah

101

Prosedur Pembayaran Upah

Bagian Finance Bagian HRD Kepala Divisi

Mulai

Membuat SlipPenarikan Tunai

berdasarkan RDUuntuk mengambiluang tunai dan

membuat tanda terimauang tunai

1

A

Memasukkan uangtunai kedalam

amplop gaji untukmasing-masing

karyawan

2

1 2

Membagikanamplop gaji kpd

mekanik&mengawasi

mekanikmenandatangani

KTTU

KTTU ttd

3

3

KTTU ttd

A

Amplop gaji

KTTU

KeteranganKTTU : Kartu Tanda Terima UpahRDU : Rekap Daftar Upah

Slip PenarikanTunai

Tanda terimauang tunai

Uang tunai

Tanda terimauang tunai

Uang tunai

Amplop gaji

KTTU

Gambar 3.6 Prosedur Pembayaran Upah

102

Staff

Absen

Bagian HRD

Kartu AbsenStaff Input

Rekap AbsensiDaftar Gaji

Rekap Daftar GajiDaftar uang lembur mekanik

BagianFinance

Satpam

Daftar GajiRekap Daftar Gaji

yang telah diotorisasioleh Bagian Finance Direktur

Operasional

$

Bank

Daftar GajiRekap Daftar Gaji

yang telah diotorisasioleh Finance & Dir. Operasional

Daftar Gaji,Cek,

No. Rek Staff

Bukti Transfer Bank

Transfer gaji kerekening karyawan

Mengotorisasi daftar gajidan rekap daftar gaji

Melakukan verifikasi, validasidan otorisasi atas rekap absensi,

daftar gaji, rekap daftar gaji,dan menghitung insentif sales

Slip Gaji

Tidak efisiendalam

pembuatan rekapabsensi

Kurangnyapengawasan dari

HRD terhadapabsensi karyawan

Adanya masalah human errordalam penghitungan gaji,

tunjangan, uang lembur, insentifkehadiran, uang transport, uang

makan, dll

Dataemployee&payrolltidak terintegrasi

dengan bagian HRDsehingga terdapat

redundansi data dansulit dalam update

data

Gambar 3.7 Rich Picture Prosedur Penggajian yang sedang berjalan pada PT. Istana


103

Mekanik Absen

BagianBusiness Development

Kartu AbsenMekanik Input

Rekap AbsensiDaftar Upah

Rekap Daftar Upah

BagianFinance

Satpam

Daftar UpahRekap Daftar Upah

yang telah diotorisasioleh Bagian Finance

DirekturOperasional

Daftar UpahRekap Daftar Upah

yang telah diotorisasioleh Finance & Dir. Operasional

Daftar Penugasan Mekanik

$

Bank

Bagian HRD

uang tunai dantanda terima uang

Kepala bagianberbagai departemen

Amplop Gaji,Kartu Tanda Terima Upah

Amplop Gaji danKartu Tanda Terima Upah

Kartu Tanda Terima Upahyang telah ditandatangani

oleh mekanikMelakukan verifikasi, validasi dan otorisasi

daftar upah&rekap daftar upah

Mengotorisasidaftar upah dan

rekap daftar upah

Kartu Tanda Terima Upah

Kurangnyapengawasan dari

HRD terhadapabsensi karyawan

Tidak efisiendalam

pembuatan rekapabsensi

Adanya masalah human errordalam penghitungan upah,

tunjangan, uang lembur, insentifkehadiran, uang transport, uang

makan, dll

Dataemployee&payrolltidak terintegrasi

dengan bagian HRDsehingga terdapatredundansi data

dan sulit dalaupdate data

Mengambil uang tunai

Pembayaranupah mekanik

masihmenggunakan

uang tunai

Gambar 3.8 Rich Picture Prosedur Pengupahan yang sedang berjalan pada PT. Istana


104

3.2.4 Kelemahan sistem yang sedang berjalan

Dibawah ini akan dijabarkan beberapa kelemahan dari sistem yang sedang

berjalan, antara lain:

1. Kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi

karyawan hanya diawasi oleh satpam, sehingga sering terjadi kecurangan seperti titip

absen. (Titip absen seringkali dilakukan karena perusahaan memberikan insentif

kehadiran sebesar Rp 100.000 tiap bulan jika karyawan tidak telat lebih dari 5 kali,

dan hadir terus selama satu bulan). Hal ini dapat menyebabkan kerugian pada pihak

perusahaan karena harus membayar insentif kehadiran dan upah kepada karyawan

yang tidak berhak menerimanya.

2. Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi karena Kepala HRD harus menginput

lagi data-data absensi masing-masing karyawan kedalam komputer. Selain itu, hal

ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data-data absensi

tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak.

3. Adanya masalah human error dalam penghitungan gaji, upah, uang lembur, insentif

kehadiran, insentif mekanik, uang transport, dan uang makan, sehingga

memungkinkan terjadinya kelebihan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan

yang dapat merugikan perusahaan.

4. Data master karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara Kepala HRD dan

Finance Manager karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan

dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data, misalnya

kenaikan gaji karyawan, pemberian bonus kepada karyawan tertentu, promosi atau

demosi karyawan yang juga berpengaruh terhadap gaji karyawan. Selain itu, data

105

master yang tidak diproteksi dengan ketat dapat diakses dengan mudah oleh orang

yang tidak berhak yang dapat mengubah data karyawan dan atau data penggajian.

5. Pembayaran upah mekanik tiap bulan masih menggunakan uang tunai, hal ini dapat

menimbulkan resiko pencurian uang tunai dan kesalahan memasukkan jumlah uang

kedalam amplop gaji..

3.2.5 Alternatif pemecahan masalah

Dalam skripsi ini diusulkan suatu sistem informasi penggajian dan pengupahan

yang dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada dimana sistem ini dilengkapi

dengan control plan, baik control yang terkomputerisasi maupun control secara manual.

Control plan yang dimaksudkan disajikan dalam bentuk matriks dibawah ini.

106

Control Goals of the Operations System Control Goals of the Information System

Ensure effectiveness of operations by achieving the

following system goals :

For time card inputs, ensure :

For the employee/

payroll file, ensure :

Recommended Control Plans

A B C

Ensure efficient

employment of resources

Ensure security of resources (cash, and employee/

payroll file) IV IC IA UC UA

M-1 : Penanganan employee/payroll master file secara independen

M-1 M-1

M-2 : Pembayaran upah mekanik tiap bulan dengan cara transfer ke rekening mekanik di bank

M-2

M-3 : Membuat jurnal pembayaran gaji karyawan secara otomatis

M-3 M-3 M-3 M-3 M-3

M-4 : Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah, uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan, cuti, dan tunjangan

M-4 M-4

M-5 : Menggunakan imprest payroll bank account

M-5 M-5 M-5 M-5

M-6 : Pencetakan berbagai dokumen penggajian sebagai output dari sistem infomasi penggajian

M-6 M-6 M-6

M-7 : Sistem membuat prosedur approval untuk daftar gaji, permohonan cuti dari karyawan,

M-7 M-7

107

permohonan lembur dari kepala divisi, dan kenaikan gaji. M-8 : Membuat sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai bagian yang berhubungan dengan penggajian

M-8 M-8 M-8 M-8 M-8

M-9 : Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan

M-9 M-9 M-9 M-9 M-9

P-1 : Rekonsiliasi antara rekening koran bank (untuk pembayaran gaji) dengan daftar gaji

P-1

P-2 : Setiap karyawan yang direkrut atau diberhentikan harus ada surat pengangkatan atau surat pemberhentian yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager yang menangani pembayaran gaji.

P-2

P-3 : Menerima bukti transfer gaji dari bank

P-3

P-4 : Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah

P-4

Tabel 3.4 Control Matrix Sistem Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

108

Penjelasan terhadap Control Matrix : 1. Effectiveness of operations, within which three representative system goals are

listed : A – Provide employees with timely paychecks B – Provide timely filling of tax returns and other reports to government agencies C – Comply with the requirements of payroll tax laws and regulations

2. IV = Input Validity 3. IC = Input Completeness 4. IA = Input Accuracy 5. UC = Update Completeness 6. UA = Update Accuracy 7. M = Missing adalah control plans yang missing dalam sistem penggajian dan

pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dan akan diusulkan dalam sistem yang baru

8. P = Present adalah control plans yang sudah diterapkan dalam sistem yang berjalan

109

Penjelasan terhadap Recommended Control Plans :

M-1: Penanganan employee/payroll master file sebaiknya independen. Disarankan

penanganan employee/payroll file dilakukan oleh kepala HRD sendiri.

Penanganan yang independent ini membantu menjamin keamanan sumber daya

kas, misal: agar tidak terjadi pembayaran gaji kepada karyawan fiktif. Tugas

admin ini adalah untuk membatasi hak akses terhadap employee/payroll file

hanya kepada orang-orang yang dipercaya dan bertanggung jawab untuk masalah

penggajian.

M-2: Pembayaran upah mekanik dengan cara transfer ke rekening mekanik. Dalam

sistem yang sedang berjalan, pembayaran upah untuk karyawan masih

menggunakan uang kas, hal ini dapat menimbulkan resiko yang cukup besar

antara lain: pencurian uang kas dan juga kesalahan memasukkan jumlah uang

kedalam amplop gaji.

M-3: Membuat jurnal pembayaran gaji dan upah karyawan secara otomatis. Jurnal ini

akan terbentuk secara otomatis ketika Finance Manager melakukan pencetakan

slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan. Bentuk jurnal yang dibuat

adalah sebagai berikut:

Jurnal pembayaran gaji

Payroll Expense X

Cash A

Jamsostek Payable B

110

M-4: Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah, uang lembur, potongan atas gaji,

insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan,

cuti, dan tunjangan untuk menghidari masalah human error dari penghitungan

yang manual agar tidak merugikan perusahaan dan juga karyawan. Selain itu,

control system akan menjamin karyawan hanya akan mendapat cuti, tunjangan,

uang transport dan insentif kehadiran yang sesuai dengan hak mereka.

M-5: Menggunakan imprest payroll bank account. Sistem imprest payroll bank

account mirip dengan sistem petty cash fund, dimana dana ditransfer dari general

cash ke payroll bank account dalam jumlah yang sama dengan total daftar gaji

dan upah yang dibuat tiap bulan. Menggunakan imprest payroll bank account

membantu memeriksa akurasi dari proses penggajian (IA dan UA). Keamanan

dari kas juga dapat terjaga karena perbuatan curang dengan menarik cek dari

payroll bank account dapat terdeteksi.

M-6: Pencetakan berbagai dokumen penggajian sebagai output dari sistem informasi

penggajian seperti Laporan Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, Rekap Daftar

Gaji, Slip Gaji, Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Mutasi, Surat

Pemberhentian Karyawan, Surat Peringatan, dll. Cara ini akan lebih efisien,

efektif dan juga lebih akurat jika dibandingkan dengan harus melakukannya

secara manual.

M-7: Sistem membuat prosedur approval untuk daftar gaji, permohonan cuti dari

karyawan, permohonan lembur dari kepala divisi, dan kenaikan gaji. Hal ini

dilakukan untuk pengontrolan agar tidak terjadi kecurangan dalam pembuatan

daftar gaji, permohonan cuti karyawan, lembur, dan kenaikan gaji.

111

M-8: Membuat sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang

terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan

kegiatan penggajian dan kegiatan personalia yang diproteksi hak aksesnya. Hal

ini untuk mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan

maupun data penggajian, sehingga jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan

data terbaru.

M-9: Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat

melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar

insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat

langsung masuk kedalam komputer untuk pembuatan rekap absensi yang lebih

efisien dan akurat.

P-1: Rekonsiliasi antara rekening koran bank (untuk pembayaran gaji) dengan daftar

gaji harus dilakukan untuk menjamin bahwa bank melakukan transfer gaji ke

rekening karyawan dengan tepat sehingga tidak merugikan perusahaan maupun

karyawan

P-2: Setiap karyawan yang direkrut harus ada surat pengangkatan yang sah yang

ditandatangani oleh Direktur Operasional dan untuk karyawan yang keluar dari

perusahaan harus ada surat pemberhentian yang menyatakan bahwa karyawan

tersebut tidak bekerja lagi di perusahaan. Tembusan dari kedua jenis surat ini

harus diberikan kepada Manajer Finance yang menangani pembayaran gaji agar

tidak dilakukan pembayaran gaji kepada karyawan fiktif dan karyawan yang

sudah keluar dari perusahaan.

112

P-3: Menerima bukti transfer gaji dari bank. Bukti transfer gaji dari bank digunakan

untuk membantu mengamankan sumber daya kas – meyakinkan bahwa kas

dibayarkan hanya untuk pengeluaran yang sudah diotorisasi.

P-4: Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah

dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Hal ini berguna agar tidak terjadi

kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Pada PT. Istana Kebayoran Raya

Motor distribusi gaji dan upah dilakukan oleh Manajer Finance

3.2.6 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan

Dibawah ini akan disajikan flowchart sistem baru yang diusulkan.

113

Bagian HRD

Menginput data karyawan baru,Menginput karyawan yang dimutasi,Menginput karyawan yang berhenti,

Menginput pelanggaran,Menginput kenaikan gaji, Menginput

tunjangan yang menjadi hakkaryawan

2

Kepala Divisi

Menginput datalembur

karyawan

2

3

OvertimeScreen

5

Menginput transaksipembayaran gaji dan

upah serta bonus

13

14

11

LeaveTransaction

Screen

System Administrator

Mulai

Menginput datauser ke sistemdan melakukanmaintenance

terhadap sistem

1

M-1

VariousPersonnel

Screen

Approve

OvertimeScreen

Approve

12

Gambar 3.9 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan

114

2Surat 1Pemberhentian

Karyawan

2

Computer Operation

Mengaksesemployee&payroll file

Employee&payroll file

Mengupdate filedan menyiapkan

dokumen danlaporan

Surat 1Pengangkatan

Karyawan

Meminta approval daridirektur operasionaluntuk kenaikan gaji

karyawan, danapproval dari bagian

HRD untuk datalembur karyawan

2

SuratPeringatan

Surat PerintahLembur

SuratPemberitahuanKenaikan Gaji

Surat Mutasi

7

9

43

5

10

Menginputtransaksiabsensi,

service dansales

14

Mengupdatetransaksi

pembayarangaji dan upah

Menyiapkandaftar gajidan upah

Memintaapproval dari

Dir.Operasional

15

Menyiapkanslip gaji, dan

berbagailaporan

penggajian

17

To GeneralLedger

Memintaapproval dari

masing-masing

kepala divisiatas

permohonancuti karyawan

11

Menginputdan

mengupdatedata security

aplikasi

1

M-3

M-4

6

12

Approvetransaksi cuti

Menyiapkantransaksi

pembayaran

13

16

Approvepayrollregister

M-4

M-6

M-7

M-7

M-7

Gambar 3.9 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan (lanjutan)

115

Direktur Operasional

2Surat 1Pemberhentian

Karyawan

2Surat 1

PengangkatanKaryawan

7

Memeriksa&mengotorisasi

dokumen

2Surat 1

PemberhentianKaryawan ttd

2Surat 1

PengangkatanKaryawan ttd

8

Bagian Finance

9

8

Surat 2PemberhentianKaryawan ttd

Surat 2PengangkatanKaryawan ttd

A

4

SalaryUpgradeScreen

17

Slip gaji

18

15

PayrollRegisterScreen

M-6

P-2

Approve

16

Membuat sliptransfer dan

mencetak payrollregister dan

diserahkan kepadabank

Menerima buktitransfer dari bank

danmembandingkannya

dengan payrollregister

Mencetakslip gaji

Bukti transferbank

A

6

M-2

P-1

P-2

P-3


116

Karyawan

Surat 1PemberhentianKaryawan ttd

Surat 1PengangkatanKaryawan ttd

9

SuratPeringatan

Surat PerintahLembur

SuratPemberitahuanKenaikan Gaji

Surat Mutasi

Mengisi absensidan menginput

permohonan cuti kedalam komputer

Business Development Bagian Sales

Menginput dataservice yang

dilakukanmekanik&karyawan

body&paint

Menginput datapenjualan yangdilakukan oleh

sales

10

10

10

18

Slip gaji

Absence &Leave

TransactionScreen

Mechanic Service,SA Service,

BP Service Screen

SalesTransaction

Screen

M-9

P-2


SKRIPSI BAB 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-1-00212-AKSI-Bab 3.pdf · serta...

Documents

Transcript of SKRIPSI BAB 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-1-00212-AKSI-Bab 3.pdf · serta...