BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Profil...

54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Profil Perusahaan

PT. Serasi Autoraya (TRAC) merupakan perusahaan penyedia jasa solusi

transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya 5 unit kendaraan, kini

TRAC memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional di lebih dari

1.500 pelanggan segmen korporat.

Memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bisnis jasa transportasi

membuat PT. Serasi Autoraya (TRAC) matang dan menguasai seluk beluknya.

Beberapa award yang pernah didapatkan adalah Indonesian Best Brand Award in

Car Rental Business dan Superbrand Awards.

3.1.1 Perkembangan Perusahaan

Mobil88 berdiri pada tahun 1988 dipegang oleh Auto 2000, kemudian

diakuisisi oleh SERA pada tahun 2006.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi TRAC adalah menjadi perusahaan berkelas dunia di bidang jasa

transportasi. Misi TRAC adalah memuaskan pelanggan dengan menyediakan

jasa berkualitas baik yang memenuhi standar tertinggi dari kepuasan pelanggan

dan karyawan serta berusaha meningkatkan nilai pemegang saham.

55

3.1.3 Corporate Value

• Focus on quality

Senantiasa menjunjung tinggi kualitas.

• Focus on customer service

Senantiasa fokus pada pelayanan pelanggan.

• Focus on teamwork

Senantiasa mengutamakan kerjasama.

• Quality of leadership

Senantiasa menerapkan kepemimpinan yang berkualitas.

• Respect to integrity, work ethic and business ethic

Senantiasa menjunjung tinggi integritas, etika kerja, dan etika bisnis.

3.1.4 Jenis Layanan yang Tersedia

Gambar 3.1 Corporate Business PT. Serasi Autoraya

56

1. Leasing

Sewa kendaraan jangka panjang ditujukan untuk memudahkan kebutuhan

akan solusi transportasi hingga pelanggan dapat lebih berfokus pada bisnis inti.

Beragam jenis kendaraan tersedia dan dilengkapi sistem manajemen armada

yang didukung sistem manajemen armada yang didukung sistem teknologi

informasi mutakhir.

2. Sewa Harian

Layanan sewa kendaraan yang memenuhi kebutuhan harian yang

fleksibel. Dengan sistem antar jemput dan layanan driver sehingga perasaan akan

nyaman, aman, dan handal akan selalu terpenuhi.

3. TREMO

Transportasi yang mampu menjangkau wilayah yang sulit ditempuh oleh

mobil mendasari lahirnya TREMO. Layanan sewa roda dua ini didukung

infrastruktur, sumber daya manusia dan teknologi informasi yang bersinergi

dengan TRAC. Setiap kendaraan roda dua dapat didesain khusus untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan, TREMO juga menyediakan layanan

pengendara atau rider yang terlatih dan menguasai wilayah.

57

4. Driver Service

Layanan pengemudi yang professional yang dipilih melalui seleksi ketat.

Para pengemudi dibekali pelatihan Defensive Driving, penguasaan wilayah, etika

pelayanan serta sikap diri yang positif.

5. Trucking Services

Menawarkan layanan terfokus pada operation lease untuk kendaraan truk

baik medium maupun besar. Solusi layanan terbaru ini memastikan kebutuhan

transportasi bisnis dengan kendaraan truk berjalan lancar dengan meminimalisasi

kerusakan pada kargo dan tepat waktu.

6. Mobil88

Berfokus pada penjualan mobil bekas, dimana setiap mobil diseleksi

dengan seksama dan melalui perawatan yang teratur dan terencana. Dengan

kualitas yang terjamin maka kepuasan pelanggan akan sangat terjaga.

3.1.5 Faktor Pendukung Operasional

TRAC memiliki 22 cabang dan 36 outlet yang tersebar diseluruh wilayah

nusantara. Keberadaan layanan yang tersebar akan mempermudah dan menjamin

ketersediaan. Jaringan bengkel dan perawatan TRAC terus berkembang setiap

tahun dimana saat ini mencapai lebih dari 600 bengkel dan service point.

58

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya Used Car/Mobil 88

HO (Operation 3)

59

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya Used Car/Mobil 88

Branch (Operation 3)

3.3 Ruang Lingkup Divisi

Divisi-divisi yang terdapat dalam PT Serasi Autoraya antara lain:

Audit:

- Bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem risk management.

- Bertanggung jawab terhadap implementasi program Audit pada level

corporate dan SBU.

60

Management & Business Development:

- Bertanggung jawab atas pengembangan system management dan bisnis

baru pada level corporate dan SBU.

Corporate Legal:

- Bertanggung jawab terhadap seluruh fungsi legal pada level corporate.

- Mewakili perusahaan dalam melakukan kesepakatan, atau jika terjadi

perselisihan dengan pihak lain dalam bidang hukum.

Corporate Human Resource:

- Bertanggung jawab terhadap kualitas dan proses development SDM.

- Menganalisa dan mengevaluasi kebutuhan SDM serta berkoordinasi

dengan SBU dalam melakukan pemenuhan kebutuhan dan

pengembangan SDM.

Asset Management:

- Bertanggung jawab terhadap seluruh Perencanaan, Pengadaan dan

Penjualan Aset Perusahaaan (Baik vehicle maupun property).

Information & Technology:

- Bertanggung jawab terhadap seluruh pengembangan, peningkatan serta

pemeliharaan sarana IT (software dan hardware) di level corporate

maupun di SBU.

61

Finance:

- Bertanggung jawab terhadap seluruh sistem keuangan dan laporan

keuangan pada level corporate & SBU.

Fleet:

- Bertanggung jawab terhadap performance dan kelayakan vehicle di level

corporate dan SBU.

Marketing:

- Bertanggung jawab terhadap upaya pengembangan strategi pemasaran,

metodologi dan implementasinya, meningkatkan strategi pelayanan, dan

kepuasan terhadap pelanggan.

3.4 Profil Mobil88

Layanan penyedia kendaraan bekas yang berkualitas kepada pengguna

kendaraan (end user) maupun reseller.

62

Gambar 3.4 Business Flow Mobil88

Gambar 3.5 Business Model Mobil88

63

3.5 Visi, Misi, Sasaran dan Strategi Mobil88

Visi Mobil88 adalah menjadi perusahaan penyedia Mobil second yang

terbesar dan terpercaya dengan profit yang optimal. Misi Mobil88 adalah

mengoptimalkan nilai pemegang saham dengan fokus pada Mobil Second yang

menguntungkan.

Sasaran (objectives) yang ingin dicapai:

1. Menjadi standard setter pada industri used car.

2. Menjadi tempat pilihan bertransaksi bisnis used car.

3. Menciptakan adanya pertumbuhan volume transaksi yang maksimum.

4. Melakukan penurunan inventory days secara bertahap.

5. Menghasilkan profit finansial yang optimum dari setiap transaksi.

Strategi Mobil88 untuk mencapai sasarannya:

• Financial Strength

• Brand Image Development

• Operational Excellence

• High Competence of Human Resources

3.6 Pendukung Operasional Mobil88

MOBIL'88 Head Office

Jl. Gaya Motor I No. 10. Sunter II. Jakarta. 14330.

Tel. (021) 6508919, Fax. (021) 6520576

64

MOBIL'88 Cilandak Branch

Jl. Letjen T.B.Simatupang No. 25. Jakarta Selatan. 12430.

Tel. (021) 7507288, Fax. (021) 7657266

MOBIL'88 Bintaro Branch

Jl. M.H.Thamrin Blok B2/2 CBD. Kawasan Niaga Sektor VII.

Tangerang. 15224.

Tel. (021) 7459988, Fax. (021) 7459466

MOBIL'88 Tebet Branch

Jl. Prof. Dr. Supomo No. 37. Jakarta Selatan. 12870

Tel. (021) 8308888, 83795088, Fax. (021) 83705862

MOBIL'88 Puri Kembangan Branch

Lingkar Luar Barat Kembangan. Jakarta Barat. 11610.

Tel. (021) 5810688, Fax. (021) 5828660

MOBIL'88 Kebon Jeruk Branch

Jl. Panjang No. 8. Jakarta Barat. 11530.

Tel. (021) 5329808, 5329809 Fax. (021) 5330144

65

MOBIL'88 Kelapa Gading Branch

Jl. Boulevard Timur Blok ZA No. 17. KGD. Jakarta Utara. 14240.

Tel. (021) 4526756, 4526757, 4526759. Fax. (021) 4526761.

MOBIL'88 Kalimalang Branch

Jl. Radin Inten II No. 88. Kalimalang. Jakarta Timur.

Tel. (021) 8650688. Fax. (021) 8650750.

MOBIL'88 Bandung Branch

Jl. Soekarno Hatta No. 515 A. Bandung. 40650.

Tel. (022) 7309988. Fax. (022) 7311568.

MOBIL'88 Surabaya Branch

Jl. Jemur Sari No. 224. Surabaya.

Tel. (031) 8413888. Fax. (031) 8412888.

MOBIL'88 Medan Branch

Jl. Sisingamangaraja No. 8. Medan. 20217.

Tel. (061) 7354888. Fax. (061) 7352893.

66

3.7 Spesifikasi Tugas

Tugas dan wewenang dari jabatan/posisi yang ada di Mobil88 adalah

sebagai berikut:

1. Administration Supervisor

Tugas secara Umum

1. Mengelola dan memelihara aset berupa harta fisik dan keuangan.

2. Melaksanakan administrasi penjualan, administrasi pembelian, dan fungsi

HRGA & ESRS.

3. Menjamin penyelenggaraan sistem administrasi keuangan & perpajakan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung peningkatan

produktifitas & pencapaian performance cabang.

Tugas Utama

1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager, dimana secara fungsional

bertanggung jawab kepada Finance Division.

2. Membuat planning & budgeting Opex cabang berdasarkan target penjualan.

3. Melakukan planning & controlling terhadap cash flow cabang.

4. Memfasilitasi kebutuhan cabang terhadap hal-hal yang terkait dengan

operasional.

5. Mengkoordinir pengelolaan aset dan melaksanakan stock opname secara

berkala.

6. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan surat-surat berharga.

67

7. Melaporkan hasil kegiatan dan operasional cabang kepada Departemen

fungsional secara berkala.

8. Memenuhi standar dokumen legal cabang.

9. Menyelenggarakan tertib administrasi perpajakan sesuai peraturan dan

ketentuan yang ditetapkan oleh kantor pusat & pemerintah.

10. Mengkoordinir permintaan tenaga kerja cabang.

11. Melakukan proses performance appraisal & people management di cabang.

12. Mengimplementasi regulasi ketenagakerjaan sesuai aturan dan perundangan

yang berlaku.

13. Menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan instansi terkait dan

pemerintah setempat.

14. Melengkapi persyaratan & perijinan yang terkait dalam hal fasilitas-fasilitas

yang berhubungan dengan keselamatan dan kesehatan kerja.

Tugas Tambahan

1. Melakukan dan merencanakan persiapan dalam keadaan darurat.

2. Ikut dalam proyek-proyek perusahaan (jika ditunjuk).

Wewenang

1. Menyetujui atau menolak atas pengeluaran biaya dalam lingkup

wewenangnya.

2. Melakukan otorisasi bank sesuai ketentuan yang berlaku.

68

3. Menyetujui/menolak pengiriman/perbaikan kendaraan bila belum memenuhi

syarat-syarat.

4. Menegur, mengarahkan, memberikan reward-punishment kepada karyawan

bawahannya.

5. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan

bawahannya.

6. Memutuskan perlunya penggantian dan perbaikan peralatan kantor

berdasarkan rencana & kebutuhan.

2. Pre Delivery Inspector

Tugas secara Umum

1. Bertanggung jawab melakukan estimasi dengan benar sesuai dengan standar

pekerjaan, kualitas, biaya, dan waktu yang ditentukan.

2. Mengawasi proses rekondisi kendaraan sampai dengan selesai, agar sesuai

dengan estimasi target biaya dan waktu yang ditentukan.

Tugas Utama

1. Menerima kendaraan dari Appraiser setelah diproses beli.

2. Menginformasikan setiap kendaraan masuk ke administrasi.

3. Memeriksa dan menganalisa fisik kendaraan.

4. Membuat estimasi biaya & waktu rekondisi.

5. Evaluasi dan tentukan tipe penjualan kendaraan.

6. Menghubungi vendor jasa atau parts & accessories untuk order sesuai OPL.

69

7. Membuat cek list dan tanda terima kendaraan sebelum diserahkan ke vendor

jasa.

8. Menerima kendaraan dan memeriksa hasil pekerjaan vendor yang

disesuaikan dengan OPL.

9. Menyiapkan kendaraan untuk didisplay.

10. Menyerahkan kuitansi tagihan dari vendor ke admin rekondisi.

11. Mengatur pekerjaan yang harus dikerjakan oleh Mechanic yang ada di

cabang.

12. Mengkoordinir penyimpanan parts & accessories bekas.

13. Menyiapkan dan memeriksa ulang kendaraan yang akan didelivery.

14. Membuat Berita Acara Penyerahan Kendaraan (BAPK).

15. Bersama-sama Sales Advisor menyerahkan kendaraan ke pelanggan.

3. Recondition Administrator

Tugas secara Umum

1. Melaksanakan tertib administrasi rekondisi sesuai dengan prodesur yang

berlaku.

Tugas Utama

1. Menerima dan memeriksa tagihan dari vendor.

2. Menyiapkan kelengkapan dokumen untuk proses pembayaran ke vendor.

3. Membuat data dan laporan A/P.

4. Membuat laporan stock Bengkel.

70

5. Membuat laporan-laporan rekondisi.

6. Melakukan entry data rekondisi.

7. Mencetak PKB dan OPL.

8. Melakukan register dan filing dokumen-dokumen penjualan.

4. Vehicle Purchase Administrator

Tugas secara Umum

1. Melaksanakan tertib administrasi pembelian sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

Tugas Utama

1. Meng-entry data kendaraan dan data pelanggan ke dalam database appraiser.

2. Memeriksa/mengoreksi kebenaran database appraiser.

3. Memeriksa dan memberikan data pelanggan sesuai yang diminta oleh

appraiser.

4. Membuat nota pembelian & bon hijau setelah memeriksa kelengkapan

dokumen/berdasarkan Form Penilaian Kendaraan (FPK).

5. Melakukan entry semua data pelanggan dan kendaraan baik yang deal

maupun yang tidak deal ke dalam DB appraiser.

6. Menerima dan mengecek kelengkapan & keabsahan dokumen (sudah

termasuk esek-esek).

7. Membuat nota pembelian dan pembayarannya dengan mengambil data

pelanggan dan kendaraan yang telah dientry sebelumnya.

71

8. Menyerahkan nota beli ke kasir.

9. Mempersiapkan dokumen kendaraan (retail/wholesale).

10. Menginformasikan driver dan PDI mengenai kendaraan yang harus

direkondisi.

11. Membuat data dan laporan A/P.

12. Membuat laporan-laporan pembelian.

13. Membuat laporan pembelian harian/mingguan/bulanan.

14. Melakukan register dan filing dokumen-dokumen pembelian.

5. Vehicle Selling Administrator

Tugas secara Umum

1. Melaksanakan tertib administrasi penjualan sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

Tugas Utama

1. Menerima dan memeriksa aplikasi kredit.

2. Melakukan penagihan pembayaran/pencairan kredit ke leasing.

3. Menyiapkan kelengkapan dokumen untuk proses penagihan leasing.

4. Membuat data dan laporan A/R.

5. Membuat laporan stok harian.

6. Membuat laporan-laporan penjualan.

7. Melakukan entry data penjualan ke SAP.

8. Mencetak nota jual.

72

9. Mempersiapkan dokumen kendaraan secara lengkap.

10. Membuat laporan penjualan harian/mingguan/bulanan.

11. Melakukan register dan filing dokumen-dokumen penjualan.

6. Cashier

Tugas secara Umum

1. Bertanggung jawab terhadap tertib administrasi dalam hal penerimaan dan

pembayaran uang.

Tugas Utama

1. Membuat kuitansi pembayaran uang muka, pelunasan, dan penagihan untuk

leasing.

2. Mengisi cek/giro.

3. Meminta persetujuan/tanda tangan ADH/Kacab.

4. Membuat laporan Kas/Bank secara harian.

5. Stok Opname kas setiap sore.

6. Memfile dokumen pembayaran dan penerimaan.

7. Membuat bon merah & bon hijau.

8. Menerima nota pembelian yang sudah ditandatangani ADH/Kacab untuk

disiapkan pembayarannya (giro).

9. Membuat Bukti Potong PPH.

10. Mencetak rekapitulasi pemotongan pajak PPH setiap bulan.

11. Menerima pembayaran uang tunai/cek/giro/transfer.

73

12. Membayar pengeluaran dengan bukti yang sah (tunai maupun giro/cek).

13. Meng-input data penerimaan pembayaran/pelunasan ke dalam kas/bank

harian.

14. Melakukan pembayaran penagihan Kas kecil dari Cabang Pembantu &

memeriksa bukti pengeluaran.

15. Menjamin adanya informasi keuangan secara benar, cepat dan akurat.

16. Membuat laporan Kas/Bank harian.

17. Membuat Rekonsiliasi Bank.

7. Appraisal Supervisor

Tugas secara Umum

1. Bertanggung jawab atas ketersediaan serta kualitas stok kendaraan bekas di

cabang serta bertanggung jawab terhadap penjualan kendaraan.

Tugas Utama

1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager.

2. Menjamin tercapainya target pembelian & penjualan kendaraan.

3. Mensupervisi tenaga Appraiser & Sales Advisor.

4. Menyusun rencana/strategi/program-program appraiser/SA untuk menunjang

tercapainya target unit.

5. Mengontrol & menjamin pelaksanaan seluruh kegiatan pembelian &

penjualan kendaraan sesuai dengan aturan yang berlaku.

6. Mengevaluasi seluruh kegiatan pembelian & penjualan yang telah dilakukan.

74

7. Menjamin terlaksananya penerapan standar harga yang sesuai dengan

pembelian & penjualan kendaraan.

8. Menjamin terlaksananya pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.

9. Menjamin produktivitas kerja yang sesuai dengan standar.

10. Membina & mengembangkan keterampilan tenaga Appraiser & Sales

Advisor.

11. Menjamin tersedianya informasi/data-data pasar dan aktivitas pesaing secara

berkala, akurat, dan up to date.

12. Melaksanakan sistem pelaporan secara cepat, akurat, dan up to date.

Tugas Tambahan

1. Menjadi fasilitator dalam traning teknikal yang diadakan.

8. Used Car Branch Manager

Tugas secara Umum

1. Menjamin tercapainya target penjualan yang telah ditetapkan.

2. Menjamin tercapainya tertib administrasi & target profit yang telah

ditetapkan.

3. Menjamin terlaksananya pengelolaan cabang sesuai dengan pedoman kerja

kepala cabang.

Tugas Utama

1. Bertanggung jawab kepada Regional Manager.

75

2. Mengembangkan bisnis perusahaan secara optimal.

3. Mengelola cabang dibidang sarana, prasarana, kemasyarakatan &

pemerintah.

4. Membina hubungan baik dengan pihak eksternal & Astra Group.

5. Membuat rencana kerja tahunan mengenai Sales Forecast, budget expenses.

6. Melaksanakan kegiatan prospecting.

7. Melakukan program promosi.

8. Memanfaatkan database secara optimal.

9. Melaksanakan meeting bulanan sales & briefing harian sales.

10. Menjamin tercapainya tertib administrasi & target profit yang telah

ditetapkan.

11. Menjamin terlaksananya program Customer Satisfaction di cabang.

12. Menjamin produktivitas karyawan cabang sesuai dengan standar yang telah

ditentukan.

13. Bertanggung jawab terhadap usaha pembinaan dan pengembangan karyawan

di cabang.

14. Menjaga aset perusahaan.

15. Menjamin adanya informasi secara cepat, aman, akurat, dan up to date di

wilayahnya yang menunjang bisnis perusahaan.

Wewenang

1. Menyetujui atau menolak atas pengeluaran biaya di cabang.

2. Melakukan otorisasi bank sesuai ketentuan yang berlaku.

76

3. Menyetujui/menolak harga pembelian/penjualan yang diajukan App/SA.

4. Menegur, mengarahkan, memberikan reward-punishment kepada karyawan

cabang.

5. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan

cabang.

6. Memutuskan perlunya penggantian dan perbaikan peralatan kantor

berdasarkan rencana & kebutuhan.

9. Sales Advisor

Tugas secara Umum

1. Menerima dan melaksanakan order penjualan kendaraan dari pelanggan

sesuai target beli dan standar harga beli yang telah ditentukan.

2. Membangun relasi yang bertujuan untuk memperoleh prospek baik

perorangan maupun perusahaan.

Tugas Utama

1. Mengisi buku rencana kegiatan harian untuk kegiatan prospecting dan

hasilnya.

2. Menawarkan produk kepada prospek baik perorangan maupun perusahaan.

3. Melakukan perhitungan harga jual.

4. Mengisi Surat Pesanan Kendaraan untuk kendaraan deal.

5. Melakukan negosiasi dengan pelanggan.

6. Meminta persetujuan harga ke atasan langsung.

77

7. Membantu proses delivery ke pelanggan.

8. Melaksanakan prosedur follow up setelah melakukan penjualan dan juga

untuk customer yang belum deal.

9. Menampung dan menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam

hubungannya dengan pelanggan.

10. Mencapai target yang telah ditetapkan sesuai dengan golongannya.

11. Menjaga nama baik perusahaan.

12. Memberikan informasi yang benar dan akurat secara cepat kepada user

berkaitan dengan proses penjualan.

13. Memantau perkembangan/perubahan harga pasar.

Tugas Tambahan

1. Melakukan kontrol terhadap kendaraan yang telah dibeli agar cepat terjual.

10. Appraiser

Tugas secara Umum

1. Melakukan penilaian secara akurat dan melaksanakan pembelian kendaraan

dari pelanggan sesuai target beli dan standar harga beli yang telah ditentukan.

2. Membangun relasi yang bertujuan untuk memperoleh prospek baik

perorangan maupun perusahaan.

Tugas Utama

1. Melakukan canvassing.

78

2. Mengisi buku rencana kegiatan harian untuk rencana canvassing dan hasil

canvassing.

3. Melakukan appraise kendaraan pelanggan sesuai dengan pedoman appraiser.

4. Melakukan perhitungan harga beli.

5. Melakukan proses gesekan nomor rangka & nomor mesin kendaraan yang

akan dibeli.

6. Melakukan cek fisik kendaraan ke Polda.

7. Memeriksa kelengkapan fisik dan dokumen kendaraan.

8. Melakukan negosiasi dengan pelanggan.

9. Meminta persetujuan harga ke atasan langsung.

10. Membantu proses pembayaran ke pelanggan.

11. Melaksanakan prosedur follow up setelah melakukan pembelian dan juga

untuk pelanggan yang belum deal.

12. Mencapai target yang telah ditetapkan sesuai dengan golongannya.

13. Menjaga nama baik perusahaan.

14. Memberikan informasi yang benar dan akurat secara cepat kepada user

berkaitan dengan proses pembelian.

15. Memantau perkembangan/perubahan harga pasar.

Tugas Tambahan

1. Melakukan kontrol terhadap kendaraan yang telah dibeli agar cepat terjual.

79

3.8 Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis yang dilakukan terhadap sistem berjalan pada Mobil88

mencakup sistem pembelian kendaraan dari individu dan sistem penentuan harga

beli mobil bekas.

3.8.1 Sistem Pembelian Kendaraan dari Individu

Standard Operation Procedure (SOP) yang digunakan dalam pembelian

kendaraan bekas adalah sebagai berikut.

Ruang Lingkup

1. Prosedur ini berlaku di semua Sales Operation PT Astra International Tbk.

2. Prosedur ini meliputi:

• Penilaian Kendaraan & Otorisasi Harga Beli

• Penerimaan Fisik & Dokumen Kendaraan

• Administrasi Pembelian Kendaraan

• Estimasi Kendaraan Untuk Penentuan Kategori Produk

Referensi

1. FI-05-01 Pembayaran Tagihan Vendor (Cabang)

2. UC-07-01 Rekondisi Kendaraan Bekas

Ketentuan

1. Sumber barang pembelian

Sumber barang pembelian dapat berasal dari :

80

• Membeli langsung dari individu

• Trade in dengan mobil baru [ khusus Auto 2000 ]

• Trade in dengan mobil bekas

• Fleet dari TRAC, ACC, dan fleet lain

2. Ketentuan harga beli

Diatur pusat

Ketentuan Harga beli diatur melalui ”meeting harga beli” secara periodik

yang melibatkan operasional bagian pembelian dan penjualan. Keputusan

harga beli dituangkan dalam ”acuan harga beli” (dengan tembusan ke

departemen Finance Serasi Autoraya) yang menjadi standar harga beli

bagi cabang.

Diatur cabang

Ketentuan harga beli diatur melalui meeting cabang dan keputusan harga

beli dikirimkan tembusannya ke pusat.

Harga beli mobil TRAC

Harga beli mobil TRAC diputuskan melalui negosiasi antara departemen

Asset Serasi Autoraya dengan Mobil 88.

3. Uang bekal pembelian

• Untuk penilaian kendaraan di luar cabang, appraiser akan dibekali

dengan uang bekal (petty cash), jumlahnya sesuai dengan kebijakan

operasional masing-masing Sales Operation.

81

• Pembayaran uang bekal ke apraisser ada di bawah kontrol ADH.

Kontrol uang bekal adalah kontrol harian.

• Jika dalam waktu seminggu tidak terjadi transaksi, maka uang bekal

harus dikembalikan.

4. Form penilaian kendaraan

• Form penilaian kendaraan tidak diserahkan ke Pelanggan

• Form penilaian kendaraan yang pembeliannya dibatalkan tetap harus

diinput untuk perhitungan “hit rate”

5. Dokumen kendaraan

• Keabsahan dan kelengkapan dokumen kendaraan pada saat proses

penilaian kendaraan menjadi tanggung jawab appraiser dan

supervisor,

• Kelengkapan dokumen kendaraan meliputi :

i. BPKB asli

ii. STNK asli

iii. Tembusan faktur

iv. Gesekan nomor rangka – mesin

v. Kuitansi blanko 3 rangkap sesuai dengan tanda tangan pemilik

BPKB

vi. Copy KTP sesuai nama pemilik BPKB

vii. Copy KTP penjual

viii. SIUP / NPWP untuk dokumen atas nama perusahaan

82

ix. Surat kuasa / kop surat perusahaan

• Dokumen kendaraan dianggap sah jika sudah melalui proses

konfirmasi dokumen kendaraan ke kepolisian,

• Jika pada saat pembelian kendaraan dokumen akan habis masa

berlakunya (N-3 bulan), maka biaya pengurusan dokumen

diperhitungkan dalam harga beli

• Jika di kemudian hari terjadi masalah dalam dokumen kendaraan

(misal : dokumen diblokir atau dokumen dalam perkara) maka yang

bertanggung jawab menyelesaikan pengurusan dokumen adalah

Kepala Cabang.

• Dokumen kendaraan disimpan di cabang pembeli. Selama disimpan

di cabang pembeli, dokumen ini menjadi tanggung jawab ADH

cabang pembeli.

• Keluar masuk dokumen kendaraan dicatat dalam ”kartu mutasi

dokumen kendaraan”.

6. Penilaian kendaraan di luar cabang

• Penilaian kendaraan bisa dilakukan di luar cabang, proses

administrasi pembelian dan pembayaran hanya dapat dilakukan di

cabang.

7. Pembayaran

Pembayaran dapat dilakukan dengan kondisi:

• Sudah ada FPK yang diotorisasi Supervisor / Kacab

83

• Tanda Terima Kendaraan dan Tanda Terima Surat-Surat Kendaraan

sudah dibuat dan diotorisasi oleh ADH

• Kendaraan dan dokumen Kendaraan lengkap diterima oleh

Administrasi Cabang, atau untuk pembelian prepayment tertentu (mis

ACC), berlaku aturan khusus:

i. Penjual Kendaraan mengeluarkan Surat Kuasa bahwa

Kendaraan dijual ke PT Astra International Tbk dan proses

penyerahan Kendaraan dilakukan sesegera mungkin setelah

pembayaran diterima

ii. Dari perusahaan leasing harus diterima Surat Pernyataan yang

mencantumkan bahwa dokumen Kendaraan akan diserahkan

sesegera mungkin setelah pembayaran diterima

iii. Pada Form FPK diberikan keterangan Penjual dan proses (mis:

prepayment ACC) dan di paraf Supervisor / Kacab

• Pembayaran sedapat mungkin dilakukan di cabang atau transfer ke

rekening penjual.

8. Transaksi di luar cabang

• Jika Pelanggan menghendaki transaksi di luar cabang berlaku

ketentuan :

i. Fotokopi dokumen kendaraan harus diserahkan dahulu ke

administrasi cabang

84

ii. Pembayaran dengan Cek / BG (bukan tunai) maka Pelanggan,

appraiser, dan administrasi, bersama melakukan serah terima

dan pembayaran ke bank terdekat.

• Cek / BG pembayaran pelunasan beli harus mencantumkan nama

penjual.

Formulir

No. Nama formulir Singkatan Jumlah rangkap

01. Formulir Penilaian Kendaraan FPK 4

02. Tanda Terima Kendaraan TTK 2

03. Tanda Terima Surat Kendaraan TTSK 2

04. Permohonan Test Drive PTD 1

05. Estimasi Biaya Perbaikan EBP 2

3.8.2 Sistem Penentuan Harga Beli

Penentuan Harga Beli adalah proses untuk membuat ACUAN Harga Beli

yang akan digunakan sebagai acuan dalam menentukan harga beli pada saat

terjadinya transaksi pembelian kendaraan.

Penentuan harga beli diatur melalui Meeting Harga Beli secara periodik

yang melibatkan operational pembelian dan penjualan. Setelah itu keputusan

Harga Beli dituangkan dalam bentuk Acuan Harga Beli yang menjadi standart

harga beli bagi operational pembelian di cabang. Standard Operation Procedure

(SOP) ini bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam proses Penentuan Harga

85

Beli untuk Sales Operation (SO) di wilayah DKI, serta meningkatkan sistem

kontrol pembelian.

Ruang lingkup meliputi Toyota Sales Operation-Kantor Pusat (TSO-HO)

dan TSO Cabang. Penanggung jawab adalah Departemen Used Car bagian

Pembelian.

Adapun sebagai referensi dalam menentukan proses Penentuan Harga

Beli ada beberapa hal:

• Iklan jual mobil di koran.

• Rekap hasil pembelian pada sampai dengan waktu berjalan.

• Harga Acuan yang dipakai pada saat itu.

• Usulan dari Cabang.

Waktu untuk mengadakan proses Penentuan Harga Beli dapat diajukan

oleh cabang ke Head Office (HO) atau sebaliknya dari HO memberikan

informasi adanya perubahan harga di pasar sehingga harus dilaksanakan

penentuan harga beli.

Acuan Harga Beli yang telah dibuat hanya dipakai khusus intern

(confidential).

Untuk mempermudah dalam mengambil keputusan untuk menentukan

Harga Beli masing masing cabang membuat bahan sendiri yang nantinya akan

dikombinasikan dan diambil sebagai keputusan bersama.

86

Alur Proses Wilayah DKI:

1) Cabang atau Head Office memberikan informasi adanya perubahan harga

pasar pembelian.

2) Baik cabang ataupun HO sebelumnya membuat bahan evaluasi harga beli

dan survei pasar, yang dipakai sebagai referensi dalam pengambilan

keputusan.

3) Sesudah cabang ataupu HO mempunyai data data yang akan dijadikan

referensi dalam pengambilan keputusan, maka diadakan meeting yang

melibatkan operational cabang dan pusat.

4) Meeting bertujuan untuk membuat ACUAN harga beli yang selanjutnya

dijadikan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan pembelian.

5) Setelah meeting ACUAN harga beli yang diperoleh dicetak dan

disosialisasikan ke cabang per wilayah.

6) Salah satunya di file di HO.

7) Selesai

87

3.8.3 Data Flow Diagram (DFD)

3.8.3.1 Diagram Konteks

id

Pelanggan

SistemInformasiPembelian

Mobil Bekaspada Mobil88

id

Kepala Cabang

id

SupervisorAppraiser

id

AdministrationSupervisor

id

Pre DeliveryInspector (PDI)

fisik_kendaraan

Dokumen_kendaraan

Fotokopi_identitas_pelanggan

tanda_terima_dokumen_kendaraan

kwitansi+cek_ttd

penetapan_harga_beli

approval_cek

laporan_supervisor

harga_beli_sementara

acuan_harga_beli

approval_cek2

FPK

laporan_appraiser

laporan_kendaraan_masuk

input_mobil

bukti_serah_terima_

kendaraan

id

Appraiser

tanda_terima_kendaraan_bekas

dokumen_pembelian

Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian Mobil Bekas

88

3.8.3.2 Diagram Nol

bukti_serah_terima_

kendaraan

Menilai fisikkendaraan

1.0

MemeriksaFPK

2.0id

Pelanggan

id

Appraiser

id

SupervisorAppraiser

id

Kepala Cabang

id

AdministrationSupervisor

id

Pre-DeliveryInspector (PDI)

MengambilKeputusanPembelian

3.0MemeriksaKelayakanKendaraan

4.0

MelakukanPembayaran

5.0

MenerimaKendaraan dari

penjual/appraiser

6.0

id FPK

id Master Pelanggan

id Master Harga Beli

id Master Pembelian

id Master Mobil

fisik_kendaraan

FPK

laporan_appraiser

acuan_harga_beli


laporan_supervisor


dokumen_kendaraan

fotokopi_identitas_pelanggan

kelayakan_valid approval_cek

kwitansi+cek_ttd

approval_cek2

dokumen_pembelian

tanda_terima_dokumen_kendaraan

tanda_terima_kendaraan_bekas laporan_kendaraan_masuk

input_mobil

Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Informasi Pembelian Mobil Bekas

89

3.8.3.3 Diagram Rinci

MengecekkesesuaianFPK terisi

dengan kondisimobil

2.1*

Memperkirakanharga beli

berdasarkanFPK terisi

2.2*

id FPK


id

SupervisorAppraiser

acuan_harga_beli


FPK_checked

Gambar 3.8 Diagram Rinci Proses 2

90

MemeriksaFPK terisi

3.1*

Menentukanharga beli final

3.2*

id

Kepala Cabangid FPKlaporan_supervisor

Mencapaikesepakatan

denganpelanggan

(penjual mobil)

3.3*


FPK_approved

Keputusan _harga_beli

ke Proses 4



91

Mengecek kePOLDA

(dokumen)

4.1id

Pelanggan

Mengecekmesin

4.2

Dokumen_kendaraan

Fotokopi_identitas_pelanggan

dokumen_OK

Mencapaikesepakatan

akhir

4.3

id Master Pelanggan

mobil_OK

id FPK


92

Membuatkwitansi

5.2

Membuat cek

5.1id

Kepala Cabang

id

AdministrationSupervisor dokumen_pembelian

id Master Pembelian

approval_cek

kwitansi+cek_ttd

id Master Pelanggan

id

Pelanggan

Kelayakan_OK

approval_cek2


3.9 Permasalahan pada Sistem Berjalan

Setelah melakukan analisis terhadap sistem pembelian pada Mobil88, kami

menemukan masalah yang dihadapi dalam penentuan harga beli antara lain:

1. Banyak sekali variabel yang berpengaruh dalam menentukan harga beli suatu

mobil bekas sehingga harga beli di berbagai cabang sangat bervariasi.

93

2. Acuan harga beli yang diperbarui (diupdate) setiap bulan melalui rapat dirasa

kurang efektif karena perubahan yang terjadi tidak dapat segera dimasukkan

ke dalam harga beli yang berlaku sehingga acuan harga tersebut menjadi

tidak akurat.

3. Penentuan harga beli mobil bekas dilakukan secara intuitif oleh appraiser

bersama dengan kepala cabang sehingga pengetahuan dalam penentuan harga

hanya dimiliki orang-orang tertentu saja dan tidak terdokumentasi.

4. Tidak ada sistem yang mendukung pengambilan keputusan dalam penentuan

harga beli mobil bekas yang pantas sehingga tidak ada standarisasi dalam

penentuan harga beli di seluruh Mobil88.

3.10 Usulan Pemecahan Masalah

Beberapa solusi yang kami ajukan untuk mengatasi permasalahan di atas adalah:

sebagai berikut:

1. Menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) untuk melakukan

pembobotan terhadap kriteria-kriteria yang mempengaruhi penentuan harga

beli mobil bekas sehingga diperoleh standar yang baku dalam menentukan

harga beli.

2. Membangun sistem yang fleksibel terhadap perubahan kondisi pasar dan

mampu memperbarui harga beli sesuai dengan faktor-faktor yang

mempengaruhi penentuan harga beli sehingga penentuan harga beli akan

selalu up-to-date.

94

3. Menyimpan explicit knowledge yang ada ke dalam sebuah knowledge base

yang mendukung pengambilan keputusan.

4. Merancang sebuah sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems)

yang akan membantu para appraiser dan kepala cabang dalam menentukan

harga beli mobil bekas yang pantas sesuai dengan kondisi yang ada saat itu

serta memudahkan dalam membandingkan beberapa mobil dengan kondisi

yang variatif sehingga penentuan prioritas menjadi lebih akurat dan setiap

kriteria memiliki pembobotan yang konsisten.

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Profil...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Profil...