BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab...

30
41 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan Pasar sepeda motor Indonesia memiliki prospek yang sangat cerah dan menjanjikan. Di antara beragam alat transportasi, sepeda motor menempati peran utama dalam sendi kehidupan masyarakat. Hal ini dapat dibuktikan dengan pertumbuhan konsumen sepeda motor yang meningkat luar biasa. Untuk menunjang pembangunan dan memenuhi kebutuhan konsumen sepeda motor, PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia sebagai salah satu perusahaan manufaktur sepeda motor memutuskan untuk beroperasi di Indonesia pada tanggal 6 Juli 1974 (http://www.yamaha- motor.co.id). Yamaha memiliki pusat operasi di Jakarta. Selama kurun waktu lebih dari 30 tahun, Yamaha telah berhasil mendapatkan kepercayaan dari pelanggan karena Yamaha mengutamakan kualitas, kesempurnaan produk, inovasi tanpa henti, termasuk aspek pelayanan kepada konsumen. Hal ini dibuktikan dengan penganugerahan Sertifikat ISO 9001 pada bulan Agustus 2001.

Transcript of BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab...

Page 1: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

41

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI

PERUSAHAAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Riwayat Perusahaan

Pasar sepeda motor Indonesia memiliki prospek yang sangat cerah

dan menjanjikan. Di antara beragam alat transportasi, sepeda motor

menempati peran utama dalam sendi kehidupan masyarakat. Hal ini dapat

dibuktikan dengan pertumbuhan konsumen sepeda motor yang meningkat

luar biasa.

Untuk menunjang pembangunan dan memenuhi kebutuhan

konsumen sepeda motor, PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia sebagai

salah satu perusahaan manufaktur sepeda motor memutuskan untuk

beroperasi di Indonesia pada tanggal 6 Juli 1974 (http://www.yamaha-

motor.co.id). Yamaha memiliki pusat operasi di Jakarta. Selama kurun

waktu lebih dari 30 tahun, Yamaha telah berhasil mendapatkan

kepercayaan dari pelanggan karena Yamaha mengutamakan kualitas,

kesempurnaan produk, inovasi tanpa henti, termasuk aspek pelayanan

kepada konsumen. Hal ini dibuktikan dengan penganugerahan Sertifikat

ISO 9001 pada bulan Agustus 2001.

Page 2: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

42

3.1.2 Struktur Organisasi

Setiap organisasi umumnya merupakan tempat berkumpulnya orang

atau kelompok yang memiliki tujuan yang sama dengan fungsi dan tugas

yang berbeda-beda. Struktur organisasi menjadi bentuk hubungan formal

yang menunjukkan aliran informasi dari satu bagian organisasi ke bagian

organisasi lainnya, serta menunjukkan tingkatan tanggung jawab masing-

masing bagian.

Struktur organisasi pada PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia

secara umum dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Page 3: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

43

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia

Page 4: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

44

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.3.1 Visi Perusahaan

Visi dari PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia yakni

senantiasa berusaha unggul dalam kompetisi produk, kualitas, layanan,

serta layanan pasca penjualan untuk menjadi “Selalu Terdepan” dalam

industri sepeda motor di Indonesia, sehingga dapat membentuk citra

Yamaha sebagai motor yang nyaman dikendarai dan memberi perasaan

bangga bagi konsumen.

3.1.3.2 Misi Perusahaan

Misi dari PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia yakni untuk

menyediakan sepeda motor yang mengutamakan kualitas, kesempurnaan

produk, inovasi tanpa henti, termasuk aspek pelayanan kepada konsumen.

3.1.3.3 Strategi/Kebijakan Perusahaan

Beberapa strategi/kebijakan yang diterapkan oleh PT Yamaha

Motor Kencana Indonesia untuk mencapai visi dan misi adalah sebagai

berikut:

• Memiliki dealer lebih dari 800 buah yang tersebar di 30 propinsi.

• Memiliki jaringan bengkel yang dikenal dengan Bengkel Resmi

Yamaha.

Page 5: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

45

• Dari segi produk, Yamaha membuat produk unggulan, seperti

Yamaha Mio, yang merupakan sepeda motor berjenis matic,

bertenaga kuat, lincah, dan elegan, mengedepankan mutu, melalui uji

coba mutu yang ketat sehingga mengantisipasi adanya kegagalan

produk. Produk unggulan ini terbukti mampu memikat konsumen

sepeda motor.

• Dari segi promosi, Yamaha menonjolkan image motor kencang dan

sporty. Adanya keterlibatan salah satu tokoh pembalap internasional,

seperti Valentino Rossi dalam iklan Yamaha menjadi kunci dalam

pemasaran produk Yamaha.

• Dari segi jaminan, Yamaha menyediakan produk yang memiliki fitur

canggih dan bervariatif untuk pasar lokal.

3.1.4 DDS (Direct Distribution System)

3.1.4.1 Latar Belakang Berdirinya DDS

Pada awalnya, tiap main dealer dapat membangun sub dealer

sendiri. Hal ini mengakibatkan hubungan antar main dealer bukan

sebagai hubungan kerja sama, tetapi lebih kepada hubungan persaingan.

Persaingan tersebut terjadi baik dalam hal pencapaian target maupun

persaingan tempat. Tiap main dealer melalui sub dealer berusaha untuk

mencari konsumen masing-masing. Hal ini yang mendasari PT. Yamaha

Motor Kencana Indonesia membuat DDS (Direct Distribution System)

yang berfungsi untuk mengontrol sub dealer di tiap wilayah, yang

Page 6: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

46

meliputi pengontrolan hasil pencapaian penjualan tiap sub dealer, kontrol

stok produk, serta kontrol permintaan produk dari sub dealer.

Dengan adanya DDS, tiap main dealer memiliki ketentuan

dalam membangun sub dealer, yakni tiap sub dealer dapat dibangun

minimal dengan jarak 2 km dari lokasi dealer terdekat untuk kategori 2-S

(Service dan Spare part), dan jarak 3 km untuk kategori 3-S (Sales,

Service dan Spare part).

Dalam pembahasan ini, untuk selanjutnya PT. Yamaha Motor

Kencana Indonesia DDS Jakarta disebut sebagai PT. YMKI DDS 1,

dan sub dealer disebut sebagai dealer.

3.1.4.2 Struktur Organisasi DDS

Struktur organisasi PT. YMKI DDS 1 dapat dilihat pada Gambar

3.2.

Page 7: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

47

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia DDS Jakarta

Page 8: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

48

3.1.4.3 Tugas dan Tanggung Jawab

Secara garis besar, tugas dan tanggung jawab setiap bagian pada

PT. YMKI DDS 1 dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Chief DDS 1 (Manager)

• Bertindak sebagai pimpinan DDS 1 (Jakarta).

• Bertanggung jawab penuh atas keseluruhan kegiatan dan

kemajuan aktivitas DDS.

• Membuat strategi dan rencana untuk mengembangkan aktivitas

DDS.

2. Assistant Manager

• Bertanggung jawab dalam mengontrol pencapaian target

penjualan, baik dalam kurun waktu 3 bulan, 6 bulan, ataupun 1

tahun.

• Bertanggung jawab dalam mengontrol competitor/ pesaing

perusahaan.

• Mengontrol aktivitas dealer secara keseluruhan.

• Mengontrol aktivitas dealer yang ditanganinya.

• Bertanggung jawab dalam melaporkan hasil pekerjaan kepada

manager.

3. Supervisor

• Bertanggung jawab dalam mengontrol pencapaian target

perusahaan.

• Memeriksa cara penjualan.

Page 9: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

49

• Mengontrol aktivitas dealer yang ditanganinya.

• Bertanggung jawab dalam melaporkan hasil pekerjaan kepada

assistant manager.

4. Admin

• Melakukan entry data.

• Bertanggung jawab dalam melaporkan hasil pekerjaan kepada

supervisor.

3.1.5 Produk

Produk yang dihasilkan oleh PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia

terdiri dari sepeda motor dan spare part. Dalam pembahasan ini yang

dicakup adalah produk sepeda motor, yang diklasifikasikan sebagai

berikut:

Tabel 3.1 Produk Sepeda Motor PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia

No. Jenis Sepeda Motor Merk 1. Automatic • MIO • MIO SPORTY CW • MIO SOUL 2. Moped • VEGA ZR DB • JUPITER Z • VEGA-R DB • JUPITER MX 135 LC • JUPITER MX 135LC CW Hand Clutch 3. Sports • SCORPIO-Z • SCORPIO-Z CW • V-IXION

Page 10: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

50

Produk sepeda motor tersebut dijelaskan secara detil berdasarkan

jenis sepeda motor sebagai berikut:

3.1.5.1 AUTOMATIC

1. MIO

Yamaha MIO dengan tampilan fashionable. Berikut gambar

sepeda motor Yamaha MIO:

Gambar 3.3 Sepeda Motor Yamaha MIO

2. MIO SPORTY CW

Yamaha MIO dengan tampilan yang lebih fashionable bersama

fitur-fitur terbaru:

• New Speedometer: Bentuk minimalis, trendy dan mudah untuk

dibaca.

• New Striping: Desain striping stylish bergradasi.

• New Frontlamp: Sistem pencahayaan dengan desain modern.

• New Console: Wadah daya guna, modis dan mudah dijangkau.

Page 11: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

51

Berikut gambar sepeda motor Yamaha MIO SPORTY CW:

Gambar 3.4 Sepeda Motor Yamaha MIO SPORTY CW

3. MIO SOUL

MIO dengan tampilan yang lebih tangguh, gesit, dan cepat

bersama fitur-fitur berikut:

• Panel Meter “Dynamic Air Scoop”

Terinspirasi dari desain futuristik ‘Stealth Fighter’ yang

berbentuk Chevron (tanda “V”). Panel speedometer dan

informasi lainnya tampil lebih modern dan memberikan efek

penglihatan lebih fokus.

• Bagasi Depan Ganda Serba Guna

Kotak penyimpanan serba guna pada dua sisi, lebih praktis

dan dapat memuat isi lebih banyak.

• Pijakan Kaki Lebar

Pijakan yang lapang memberikan ruang kenyamanan lebih

untuk kaki para pengendara.

Page 12: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

52

• Penutup Rumah V-Belt

Cover pelindung bagian belakang mencegah masuknya

kotoran pada mesin bagian belakang.

• Lampu Belakang Mewah dan Bergaya

Pengaplikasian lambang Chevron pada lampu belakang

memberi kesan futuristik yang bergaya dan dinamis.

• Lampu Depan Futuristik

Desain lensa paling baru dan trendy.

Berikut gambar sepeda motor Yamaha MIO SOUL:

Gambar 3.5 Sepeda Motor Yamaha MIO SOUL

Page 13: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

53

3.1.5.2 MOPED

1. VEGA ZR DB

Generasi VEGA yang makin disempurnakan, dengan fitur-fitur

berikut:

• Speedometer baru: simpel mudah terbaca.

• Kapasitas mesin 115 cc: lebih bertenaga dan irit, performa lebih

baik.

• Desain jok baru: lebih rendah dan lebih baik.

• Air Induction System (AIS): pengontrol emisi gas buang.

Berikut gambar sepeda motor Yamaha VEGA ZR DB:

Gambar 3.6 Sepeda Motor Yamaha VEGA ZR DB

Page 14: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

54

2. JUPITER Z

Yamaha Jupiter Z yang semakin powerfull dengan grafis baru

yang semakin sporty dan modern. Berikut gambar sepeda motor

Yamaha JUPITER Z:

Gambar 3.7 Sepeda Motor Yamaha JUPITER Z

3. VEGA-R DB

Yamaha VEGA yang semakin irit bahan bakar dan berkualitas

dengan perpaduan gaya modern sporty, dan trendy. Berikut gambar

sepeda motor Yamaha VEGA-R DB:

Gambar 3.8 Sepeda Motor Yamaha VEGA-R DB

Page 15: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

55

4. JUPITER MX 135LC

Yamaha JUPITER MX yang berasal dari mesin canggih

berteknologi mutakhir. Berikut gambar sepeda motor Yamaha

JUPITER MX 135LC:

Gambar 3.9 Sepeda Motor Yamaha JUPITER MX 135LC

5. JUPITER MX 135LC CW Hand Clutch

Yamaha JUPITER MX yang berasal dari mesin canggih

berteknologi mutakhir. Berikut gambar sepeda motor Yamaha

JUPITER MX 135LC CW Hand Clutch:

Gambar 3.10 Sepeda Motor Yamaha JUPITER MX 135LC CW Hand Clutch

Page 16: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

56

3.1.5.3 SPORTS

1. SCORPIO-Z

Yamaha SCORPIO-Z dengan tampilan yang gagah. Berikut

gambar sepeda motor Yamaha SCORPIO-Z:

Gambar 3.11 Sepeda Motor Yamaha SCORPIO-Z

2. SCORPIO-Z CW

Yamaha Scorpio Z dengan simbol kekuatan baru yang agresif

melalui garis berkonsep “KNIGHT’S SHADOW FANATIC

POWERS”.

Berikut gambar sepeda motor Yamaha SCORPIO-Z CW:

Gambar 3.12 Sepeda Motor Yamaha SCORPIO-Z CW

Page 17: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

57

3. V-IXION

Sepeda motor Yamaha berteknologi tinggi dengan new striping

yang lebih sporty dan agresif. Berikut gambar sepeda motor Yamaha

V-IXION:

Gambar 3.13 Sepeda Motor Yamaha V-IXION

Page 18: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

58

3.2 Gambaran Sistem Yang Berjalan

3.2.1 Metode Pengumpulan Data

Untuk mengetahui gambaran sistem yang berjalan pada PT. YMKI DDS 1,

data atau informasi diperoleh melalui observasi secara langsung, wawancara

dengan pihak-pihak terkait, dan studi publikasi dari perusahaan.

Berikut adalah hasil wawancara dengan PT. YMKI DDS 1 dalam rangka

pengumpulan data:

a. Assistant Manager

Dalam pengumpulan data melalui assistant manager, terlebih dahulu

diawali dengan penyerahan proposal penelitian sebagai langkah awal

sebelum melakukan proses wawancara. Setelah proposal tersebut disetujui,

proses wawancara dilakukan untuk memperoleh data-data perusahaan

secara umum, seperti struktur organisasi perusahaan secara umum, struktur

organisasi DDS yang disertai dengan tugas dan wewenang tiap bagian, latar

belakang didirikannya DDS, serta alur sistem yang sedang berjalan secara

umum.

b. Staf Dealer

Wawancara dilakukan untuk memperoleh penjelasan singkat mengenai

hubungan dan proses yang terjadi antara Yamaha dengan customer, serta

pemberian brosur produk sepeda motor Yamaha.

Page 19: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

59

c. Supervisor Dealer

Penjelasan secara detil mengenai dealer Yamaha, seperti sistem informasi

yang digunakan, alur dan ketentuan pengajuan permintaan produk dari

dealer, dan ketentuan lokasi dealer.

d. Staf bagian Faktur

Penjelasan sistem informasi yang digunakan dalam proses penjualan serta

alur dalam sistem informasi penjualan.

e. Staf bagian Alokasi Order

Penjelasan alur distribusi produk serta sistem informasi yang digunakan

dalam proses distribusi.

3.2.2 Hasil Observasi

Dalam menjalankan aktivitasnya, PT. YMKI DDS 1 melakukan

komunikasi dengan dealer khususnya dalam proses penjualan dan distribusi

produk. Untuk mengendalikan komunikasi dengan dealer, PT. YMKI DDS 1

memiliki dua sistem informasi yang dioperasikan berdasarkan fungsi dari

masing-masing sistem. Kedua sistem informasi tersebut yakni sistem informasi

penjualan dan sistem informasi distribusi yang masih diimplementasikan secara

semi otomatis. Perusahaan masih melakukan proses secara manual melalui email

atau fax untuk melakukan pengiriman dan penerimaan data, serta melakukan

konfirmasi melalui telepon.

Berikut penjelasan secara lebih detil mengenai sistem informasi penjualan

dan sistem informasi distribusi.

Page 20: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

60

3.2.2.1 Sistem Informasi Penjualan

Proses penjualan pada PT. YMKI DDS 1 dilakukan oleh tiap dealer yang

tersebar di banyak wilayah. Setiap dealer memiliki PIC Dealer yang ditetapkan

berdasarkan wilayah masing-masing dealer. Tiap dealer memiliki kode dealer

sebagai berikut:

Tabel 3.2 Kode Dealer Kode Dealer Keterangan JA Jakarta Timur JB Jakarta Pusat JC Jakarta Barat JD Jakarta Selatan JE Jakarta Utara JF Tangerang JG Serang JH Bekasi JI Bogor JJ Depok

Proses penjualan PT. YMKI DDS 1 dilakukan setelah adanya transaksi

penjualan antara dealer dengan customer. Proses penjualan ini disebut juga

proses faktur. Sistem informasi yang digunakan dalam menjalankan proses faktur

ini dinamakan MMS (Marketing Motorcycle System).

Proses faktur melalui MMS sebagai berikut:

• PIC Dealer per wilayah mengajukan permohonan faktur berupa data dalam

format .txt ke PIC Entry bagian faktur PT. YMKI DDS 1 yang bertanggung

jawab terhadap wilayah bersangkutan melalui email. Isi data permohonan

berupa Nomor Motor, Data Konsumen, Jenis Motor.

Page 21: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

61

• PIC Entry menerima data permohonan faktur, menyimpan data tersebut

pada komputer, kemudian melakukan get manifest permohonan faktur

melalui MMS.

• PIC Entry mencetak faktur dan sertifikat Nomor Identifikasi Kendaraan

(N.I.K). Lampiran faktur dan sertifikat N.I.K tersebut terdiri dari tiga

bagian, yakni untuk Pemilik, STNK, dan BPKB, yang nantinya akan

diserahkan kepada dealer melalui kurir dealer, kemudian kurir tersebut

menandatangani tanda terima faktur. Tanda terima akan dijadikan arsip oleh

perusahaan.

• MMS akan menghasilkan laporan penjualan produk (Sales Report). Laporan

tersebut akan dikirim ke bagian marketing perusahaan oleh bagian faktur.

Page 22: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

62

3.2.2.1.1 Rich Picture

Rich picture sistem informasi penjualan yang berjalan pada PT. YMKI

DDS 1 sebagai berikut:

Gambar 3.14 Rich Picture S istem Informasi Penjualan pada PT. YMKI DDS 1

3.2.2.1.2 Class Diagram

Struktur data sistem informasi penjualan pada PT. YMKI DDS 1

dijelaskan melalui class diagram sebagai berikut:

Page 23: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

63

Gambar 3.15 Class Diagram S istem Informasi Penjualan pada PT. YMKI DDS 1

3.2.2.1.3 Data Penjualan

Data Penjualan PT. YMKI DDS 1 dijelaskan sebagai berikut:

1. Faktur

Faktur penjualan merupakan hasil dari permohonan faktur yang berasal dari

PIC Dealer. Data faktur penjualan terdiri dari tiga jenis, yakni Faktur

Pemilik, Faktur STNK, dan Faktur BPKB. Ketiga faktur tersebut memiliki

susunan dan format data yang sama.

Page 24: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

64

2. Tanda Terima Faktur

Tanda terima faktur merupakan tanda terima yang diberikan kepada Dealer

melalui Kurir Dealer setelah data faktur dan sertifikat N.I.K diserahkan

oleh perusahaan (melalui PIC Entry) kepada Dealer (melalui Kurir

Dealer).

3. Sertifikat Nomor Indentifikasi Kendaraan (N.I.K)

Sertifikat N.I.K merupakan sertifikat yang akan diberikan kepada pihak

customer sebagai bukti kepemilikan kendaraan.

Contoh formulir dan keterangan masing-masing data penjualan PT.

YMKI DDS 1 dapat dilihat pada Lampiran B.

3.2.2.2 Sistem Informasi Distribusi

Proses distribusi PT. YMKI DDS 1 ditujukan untuk pengalokasian

pesanan (order) dari setiap dealer. Proses distribusi tersebut dinamakan alokasi

order. Sistem informasi yang digunakan dalam menjalankan alokasi order ini

dinamakan SIPSI (Sales Inventory Purchase System Indonesia).

Tipe alokasi order ada 2, antara lain:

a. Alokasi Fix: request order yang dilakukan setiap bulannya.

b. Alokasi Additional: request order tambahan yang dilakukan jika jumlah stok

yang dimiliki lebih kecil atau sama dengan stok minimum.

Alur proses alokasi order melalui SIPSI sebagai berikut:

• Dealer mengajukan request order ke pihak PT. YMKI DDS 1 melalui fax

selambat-lambatnya tanggal 10 untuk setiap bulannya.

Page 25: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

65

• Pihak PT. YMKI DDS 1 (Bagian Alokasi) melakukan review terhadap

request order yang diterima untuk menentukan jumlah order yang akan

dipenuhi. Review tersebut berdasarkan analisis hasil pencapaian penjualan

pada bulan sebelumnya.

• Hasil review tersebut dilaporkan ke bagian Marketing Development pusat

melalui fax untuk meminta persetujuan.

• Bagian Marketing Development pusat melakukan review terhadap request

order yang diterima dari PT. YMKI DDS 1, kemudian melakukan verifikasi

berupa persetujuan atau penolakan terhadap request order.

• Setelah mendapat verifikasi dari bagian Marketing Development pusat,

request order tersebut akan diproses ke dalam SIPSI.

• SIPSI akan menghasilkan Form Alokasi Order yang akan diberikan kepada

dealer yang melakukan request order.

• Proses akhir alokasi order ini adalah pengiriman produk melalui vendor

shifting yang sebelumnya telah ditentukan oleh PT. YMKI DDS 1.

Page 26: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

66

3.2.2.2.1 Rich Picture

Rich picture sistem informasi alokasi order yang berjalan pada PT. YMKI

DDS 1 sebagai berikut:

Gambar 3.16 Rich Picture S istem Informasi Alokasi Order pada PT. YMKI DDS 1

Page 27: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

67

3.2.2.2.2 Class Diagram

Struktur data alokasi order pada PT. YMKI DDS 1 dijelaskan melalui

class diagram sebagai berikut:

Gambar 3.17 Class Diagram S istem Informasi Alokasi Order pada PT. YMKI DDS 1

3.2.2.2.3 Data Alokasi Order

Data Alokasi Order PT. YMKI DDS 1 dijelaskan sebagai berikut:

1. Request Order

Request Order merupakan hasil permohonan (request) order yang berasal

dari Dealer.

Page 28: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

68

2. Revisi Alokasi Order

Revisi alokasi order merupakan hasil verifikasi request order yang berasal

dari bagian Marketing Development pusat setelah terlebih dahulu dilakukan

review terhadap request order oleh bagian Alokasi dan bagian Marketing

Development pusat.

3. Alokasi Order

Alokasi order merupakan formulir yang akan diserahkan kepada Dealer,

yang berisi data alokasi order yang telah diverifikasi.

Contoh formulir dan keterangan masing-masing data alokasi order PT.

YMKI DDS 1 dapat dilihat pada Lampiran C.

3.3 Permasalahan/Kendala Yang Dihadapi

Permasalahan/kendala yang dihadapi oleh PT. YMKI DDS 1 diuraikan

sebagai berikut.

3.3.1 Aspek Manajemen

Kendala yang dihadapi dari aspek manajemen, antara lain:

• Sistem hanya menghasilkan laporan penjualan dan alokasi order per periode

tertentu, yakni per bulan, triwulan, semester, dan per tahun. Dengan kata lain,

laporan yang dihasilkan masih bersifat statis.

• Pihak manajemen hanya dapat menganalisis hasil penjualan dan alokasi order

berdasarkan periode tertentu sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini

mengakibatkan pihak manajemen tidak dapat menganalisis hasil penjualan

dan alokasi order dengan periode yang lebih fleksibel, misalnya per hari atau

per minggu.

Page 29: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

69

• Keputusan yang diambil sering tidak sesuai dengan kondisi yang dihadapi

per hari atau minggu yang berjalan.

3.3.2 Aspek Operasional

Kendala yang dihadapi dari aspek operasional, antara lain:

• Sistem yang digunakan tidak saling terintegrasi.

• Sistem masih diterapkan secara semi otomatis. Hal ini menyebabkan

dibutuhkannya eksternal media seperti email dan fax, serta konfirmasi ulang

atas data yang telah dikirim ataupun diterima melalui telepon.

• Adanya kelemahan sistem dalam menghasilkan laporan yang membutuhkan

waktu yang lama.

3.4 Usulan Pemecahan Masalah/Kendala

Permasalahan/kendala yang telah didefinisikan di atas tentunya tidak dapat

dibiarkan dalam kurun waktu yang panjang. Untuk mengatasi masalah/kendala

tersebut, diusulkan beberapa alternatif pemecahan sebagai berikut:

1. Sistem informasi penjualan dan distribusi produk berbasis sistem informasi

geografis dengan tipe desktop application, dimana sistem informasi

tersebut dijalankan hanya pada satu komputer dan tidak bisa dijalankan

pada komputer yang lain.

2. Sistem informasi penjualan dan distribusi produk berbasis sistem informasi

geografis dengan tipe web application, dimana sistem informasi tersebut

dapat diakses dari komputer mana saja yang terhubung ke jaringan.

Sistem informasi tersebut akan memberikan informasi dalam bentuk

gabungan data spasial dan data atribut, dimana data spasial adalah gambar

Page 30: BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PERUSAHAANthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00831-SIAS Bab 3.pdf · industri sepeda motor di Indonesia, ... • Memiliki jaringan bengkel yang

70

pemetaan wilayah dan data atribut adalah data-data penjualan dan distribusi

produk. Fitur yang tersedia pada sistem informasi tersebut akan memberi

kemudahan dalam menganalisis data-data yang diperlukan dalam rangka

pengambilan keputusan yang strategis bagi perusahaan.

Solusi yang paling tepat dari kedua usulan pemecahan yang telah

diuraikan di atas adalah sistem informasi penjualan dan distribusi produk

berbasis sistem informasi geografis dengan tipe web application, dengan

pertimbangan sebagai berikut:

• Sistem informasi dapat diakses darimana saja dan kapan saja selama

terhubung ke jaringan.

• Pengontrolan data lebih baik karena bersifat dual controlling oleh dealer

dan pihak PT. YMKI DDS 1.

• Penyimpanan data terpusat dan terintegrasi.

• Kemampuan scalability sistem, artinya penggunaan sistem informasi dapat

diperluas ke seluruh DDS PT. YMKI DDS 1.