34

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum PT. SAAG Utama.

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan.

PT.SAAG Utama adalah sebuah perusahaan dagang yang

bertindak sebagai agen penjual produk compressor yang diperlukan untuk

mengebor sumber minyak atau gas. Aktifitas utama bisnisnya ditekankan

pada pembelian dan penjualan barang dagang serta pelayanan kepada

pelanggan. Para pelanggan potensial PT. SAAG Utama meliputi perusahaan

pengeboran minyak atau gas alam di seluruh pelosok Indonesia.

Perusahaan-perusahaan pengeboran minyak bumi dan gas di

Indonesia mempunyai standar prosedur pembelian barang yang umum

dimana seluruh transaksi pemesanan pembelian barang selalu didahului

dengan transaksi penawaran harga kepada beberapa agen penjual produk dan

suku cadang tak terkecuali PT.SAAG Utama baik melalui penunjukan

langsung (inquiry) atau pelelangan (tender). Untuk meningkatkan penjualan,

pihak perusahaan bersikap proaktif dalam mengajukan penawaran barang

(Quotation) kepada perusahaan pengeboran minyak yang ada di seluruh

Indonesia.

Karena terbatasnya pangsa pasar yang ada dan terdapat beberapa

pesaing, sedangkan transaksi penjualan hanya beberapa atau bersifat jarang

maka untuk memperluas sumber pendapatan penjualan dan menjaga

kredibilitas perusahaan di mata pelanggan, PT. SAAG Utama hanya

35

memasok beberapa suku cadang peralatan pengeboran minyak dan gas

hingga produk perawatan mesin-mesin pengeboran minyak dan gas hanya

dari barang memiliki jaminan kualitas terbaik dan memenuhi standar

internasional serta dijual dengan harga yang bersaing, sehingga

meperbesarkan kemungkinan untuk memenangkan order penjualan dari

pelanggan melalui transaksi inquiry dan tender.

Untuk menjaga kualitas barang, pihak perusahaan terlebih dahulu

menyeleksi semua Principal yang menjual produk-produk yang dipakai oleh

perusahaan pengeboran minyak atau gas alam sebelum memutuskan menjadi

rekanan Principal sebagai agen penjual dalam mendistribusikan produk yang

ada. Principal yang dimaksudkan adalah sebuah perusahaan yang mewakili

dan menjalin kerja sama dengan perusahaan manufaktur yang membuat

produk dan suku cadang peralatan pengeboran minyak atau gas. Principal

bertindak sebagai distributor utama dari produk manufaktur tersebut.

Semua produk yang dijual oleh Principal diimpor dari perusahaan

manufakturnya yang berada di Amerika dan Inggris untuk yang dijual di

Indonesia, antara lain yaitu:

1. COOPER ENERGY SERVICES : Ajax, Cooper Bessemer, Superior,

Enterprise. Penn, Grifin.

2. ROLLS-ROYCE : Coberra, Allison, En-Tronic.

3. NORRISEAL : Liquid Level Conrollers, Liquid Level Switches,

Chambers&Domes, Control Valves, Pressure

36

Controllers, Temperature Controllers, Regulators,

Check Valves.

4. BALON : Ball Valve, Check Valve, Needle Valve.

5. CRANE : Ball Valve, Check Valve, Glove Valve, Gate Valve.

6. FLOWSERVE : Mechanical Seals.

PT. SAAG Utama didirikan tanggal 20 Maret 1993 oleh Petrus

Indratjuatja (Direktur Utama) dengan dasar akte notaris Hermawan Saputra, SH no.

142. Akte pendirian disahkan surat keputusan menteri kehakiman No. B24618

BT08.02.TH’1993 dengan bentuk badan hukum perusahaan perorangan, dan

beralamat kantor di Menara Batavia, 21st lantai-1B Jl. K.H. Mansyur, Kav.126

Jakarta 10220, Indonesia. Perusahaan ini telah mendapat izin dari Departemen

Perdagangan Republik Indonesia dan telah diumumkan dalam berita Negara R.I

tanggal 18 April 1994. Saat ini PT. SAAG Utama telah beroperasi secara

maksimum dengan 20 orang pekerja yang terdiri dari pemilik perusahaan,

karyawan, manajer dan direktur. Saat ini omzet PT. SAAG Utama mencapai 20 juta

USD dan 40 Milyar Rupiah.

Dalam menjalankan kegiatan operasional, PT. SAAG Utama sangat

menekankan efisiensi tinggi untuk mengendalikan biaya dan meningkatkan laba

operasional. Berdasarkan hal tersebut, pemilik dan direktur utama PT. SAAG

Utama memutuskan untuk menerapkan sistem JIT dalam aktivitas pembelian dan

penjualan barang dagang yang ada. Dengan sistem JIT, investasi untuk pembelian

gudang, biaya yang berkenan persediaan barang dagang dapat dihilangkan, waktu

37

respon terhadap pemesanan barang dagang dari pelanggan lebih cepat dan harga

penjualan barang dapat bersaing. Sistem JIT berhasil mendekatkan hubungan

kerjasama PT. SAAG Utama dengan Principal. Hal ini, ditunjukkan dimana

Principal dan Sales After Director PT. SAAG Utama bertanggung jawab proaktif

terhadap kualitas dan jaminan garansi produk compressor yang dijual dengan tetap

mengontrol kualitas barang yang dibeli pelanggan dan hadir pada saat pengujian

pemakaian produk di tempat pengeboran yang berlangsung.

Saat ini PT. SAAG Utama menyewa sebuah gudang sementara (Ex-

warehouse) yang berlokasi di Singapura. Semua barang yang diajukan dalam PO

kepada Principal, akan dikirimkan langsung dari pabrik manufaktur atau produsen

pembuat produk yang berada di Amerika dan Inggris ke gudang sementara tersebut.

Gudang ini berfungsi sebagai tempat transit, dan penyimpanan barang selama

beberapa hari hingga barang tersebut dikirimkan ke perusahaan pengiriman umum,

TIKI dan langsung diteruskan ke gudang pelanggan yang berlokasi di dekat

pengeboran minyak atau gas alam.

Adapun alasan pemilik PT. SAAG Utama memilih menyewa sebuah

gudang sementara (Ex-warehouse) yang berlokasi di Singapura karena

pertimbangan efisiensi biaya dan jaminan keamanan. Perusahaan pengiriman

umum, TIKI dipilih karena selain efisiensi biaya dan luasnya jangkauan pengiriman

barang. Sedangkan dokumen lainnya seperti Invoice, faktur pajak dan Delivery

Order beserta PO asli milik pelanggan dikirimkan ke kantor pusat pelanggan yang

berlokasi di sekitar Jakarta untuk dilakukan penagihan.

38

Aktivitas utama penjualan barang dagang PT. SAAG Utama bersumber

dari inquiry (penunjukkan langsung) dan tender (pelelangan). Di samping aktivitas

tersebut PT. SAAG Utama bersikap proaktif dalam mengajukan penawaran barang

(Quotation) kepada perusahaan pelanggan.

Quotation yang dikirimkan PT. SAAG Utama memiliki 2 pengertian, yaitu :

1. Surat penawaran harga barang kepada calon pembeli. Umumnya surat

penawaran harga ini dikirimkan secara aktif ke seluruh kantor pusat

perusahaan pengeboran minyak yang berlokasi di Jakarta dan tidak

bergantung pada permintaan penawaran barang dari calon pembeli. Surat

penawaran harga ini berisi harga produk baru, produk yang telah diupgrade,

atau harga produk lama yang direvisi.

2. Dokumen yang merupakan jawaban penawaran harga dan status barang

yang diminta calon pembeli melalui surat permintaan penawaran barang

(SPPB). Jika barang Harga barang yang ditawarkan harus sesuai dengan

barang yang disebutkan pada SPPB.

Baik melalui aktivitas inquiry dan tender, umumnya selalu dimulai

perusahaan pelanggan mengajukan surat penawaran permintaan barang kepada

berbagai agen pemasok compressor. Berdasarkan penawaran dari pelanggan,

PT. SAAG Utama perlu menanyakan Principle Quotation (seperti nama barang,

harga pembelian per unit jika barang tersebut seandainya dipesan pihak

perusahaan, tanggal pengiriman dan status ketersediaan barang di gudang

pemasok dan kontrak lainnya menyangkut garansi produk) untuk memastikan

bahwa Principal harus dapat memenuhi syarat dan ketentuan yang ditetapkan

39

baik oleh perusahaan. Principle Quotation (PQ) ini merupakan surat permintaan

penawaran harga dari PT. SAAG Utama kepada Principal dan penawaran ini

tidak bersifat mengikat, artinya PT. SAAG Utama tidak wajib melakukan

pemesanan pembelian terhadap barang yang diajukan dalam PQ tersebut.

Sebagai balasannya, Principal mengirimkan Principal Quote Response (PQR)

yang berisi jawaban yang diminta oleh pihak perusahaan.

3.1.2 Ketentuan Dalam Transaksi Permintaan Penawaran Dengan Calon Pembeli

Setiap kali menerima SPPB (Surat Permintaan Penawaran Barang)

untuk transaksi Inquiry atau penunjukan langsung atau undangan untuk hadir

dalam pelelangan. Calon pembeli umumnya selalu mengajukan syarat-syarat

tertentu seperti syarat kredit, batas maksimal harga pembelian barang yang

diinginkan, kepastian jaminan garansi produk, serta mengajukan denda

keterlambatan pengiriman yang besarnya bervariasi sekitar 1% -5 % dari total

PO calon pembeli (sesudah PPN) yang nantinya diajukan apabila seandainya

calon pembeli tersebut menyetujui penawaran PT. SAAG Utama. Disamping itu

terdapat denda pembatalan terhadap PO yang diajukan calon pembeli bervariasi

sebesar 5- 10 % dan adanya dana jaminan pelaksanaan terhadap PO tersebut

yang besarnya tergantung calon pembeli. Dana jaminan ini akan efektif

disetorkan ke rekening yang diminta calon pembeli, apabila seandainya

manajemen puncak PT. SAAG Utama menyetujui persyaratan pada SPPB atau

undangan tersebut. Dana jaminan baru akan dikembalikan ke rekening PT.

SAAG Utama setelah 6 bulan pemakaian barang yang dibeli tersebut oleh calon

pembeli.

40

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.3 Uraian tanggung jawab

A. President Director

Tugas dan wewenangnya :

1. Merupakan pemilik dan pendiri PT. SAAG Utama dan memegang

kekuasaan penuh untuk menentukan kebijakan perusahaan.

2. Bertanggung jawab penuh atas otorisasi dan pembayaran semua

transaksi pengeluaran kas terutama dalam mata uang Dollar Amerika.

3. Membantu Sales After Director memeriksa barang yang telah

dikirimkan ke gudang sementara.

B. Managing Director

Tugas dan wewenangnya :

1. Bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan perusahaan secara

keseluruhan dengan memberi koordinasi dan mengawasi kegiatan

41

yang dilakukan perusahaan agar sesuai tujuan dan kebijakan

perusahaan.

2. Bertanggung jawab penuh atas otorisasi semua transaksi dalam mata

uang Rupiah.

3. Meminta dan menerima pertanggungjawaban dari manajer-manajer

yang dipimpinnya dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

4. Memberi laporan secara teratur sebagai pertanggungjawaban kepada

Presiden Direktur.

C. After Sales Director

1. Bertanggung jawab untuk mengontrol kualitas barang yang telah dibeli

oleh pelanggan.

2. Memeriksa spesifikasi teknis barang bersama president director dan

staff technical support

3. Hadir pada pengujian pemakaian produk di tempat pengeboran dan

memberikan feedback kepada Principal atas kualitas barang yang telah

dibeli pelanggan dan telah diuji cobakan pemakaiannya.

4. Bertanggung jawab dan menyelidiki transaksi retur penjualan dari

pelanggan terutama yang disebabkan karena kerusakan teknis.

5. Bertanggung jawab dan mengontrol penuh atas retur pembelian

perusahaan

6. Bertanggung jawab atas transaksi penggantian barang yang diretur

pelanggan.

42

After Sales Director turut membawahi Sales&Marketing Manager dan staff

technical support administrasi penjualan.

D. Sales and Marketing Manager

1. Menetapkan harga jual, termasuk diantaranya melakukan negosiasi harga dan

kontrak dengan perusahaan pelanggan.

2. Menentukan strategi pemasaran dan analisa penjualan

3. Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengendalian anggaran penjualan

dan pemasaran.

4. Bertanggung jawab atas terpenuhinya permintaan penawaran barang dari

pelanggan.

5. Mengkoordininasi seluruh aktivitas penawaran barang kepada pelanggan.

6. Bertanggung jawab untuk memenangkan pesanan pelanggan, menghadiri

proses tender, dan mengawasi aktivitas permintaan penawaran harga kepada

principal.

7. Mengawasi dan memastikan transaksi pengiriman barang ke gudang pembeli

tepat pada waktunya.

8. Melakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, kontrak dan ketersediaan

barang dari Principal untuk memenuhi penawaran barang dari pelanggan.

9. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan Principal dan pelanggan.

10. Bertanggung jawab atas pembelian barang dari principal, dan mengontrol

aktivitas pengiriman barang dan retur barang (jika ada).

43

11. Membuat laporan seluruh aktivitas permintaan penawaran barang dari

pelanggan yang tidak atau berhasil dipenuhi, penggunaan anggaran penjualan

tiap 3 bulan sekali kepada Managing Director.

E. Administrasi Penjualan

1. Menerima order dari pelanggan

2. Membuat dan mengirimkan Quotation ke perusahaan pelanggan.

3. Membuat Principle Quotation (PQ) Principal

4. Membuat DO ke pelanggan,

5. Membuat PO dan DO ke Principal

6. Mejalin hubungan baik dengan pelanggan.

7. Melakukan pencatatan transaksi permintaan penawaran dari calon pembeli.

8. Menbuat laporan penjualan produk dan laporan penjualan per pelanggan

kepada Sales & Marketing Manager.

F. Staff Technical Support

1. Membantu Sales After Director memeriksa spesifikasi dan kualifikasi teknis

serta kerusakan barang yang diretur oleh pelanggan.

2. Membuat Laporan Pemeriksaan Barang (LPB) kepada Sales After Director.

G. Finance Manager

1. Mengontrol terjadinya kewajiban (hutang) kepada principal.

2. Menetapkan anggaran untuk setiap divisi.

44

3. Bertanggungjawab atas pengendalian penerimaan dan pengeluaran uang

perusahaan.

4. Mengawasi penggunaan cek perusahaan.

5. Bertanggungjawab memantau aktivitas seluruh keuangan terhadap rekening

bank perusahaan.

6. Mengawasi dan menandatangani pencatatan transaksi keuangan ke dalam

voucher penerimaan dan voucher pengeluaran kas.

H. Staff Keuangan

1. Mencatat dan menjurnal transaksi penerimaan dan pengeluaran kas ke dalam

receipt voucher dan payment voucher.

2. Bertanggung jawab atas penggunaan dana perusahaan (termasuk dana kas

kecil)

3. Membuat laporan penerimaan kas sehubungan dengan transaksi penjualan

kepada manajer keuangan (Finance Manager)

4. Membuat laporan pembayaran kas sehubungan dengan pembelian barang

dagang dan laporan rekonsilasi bank secara periodik.

5. Membuat faktur (invoice) dan faktur pajak

6. Menerima cek dari pelanggan dan menyetorkannya ke bank

7. mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan arus kas dan Bank.

I. Manager Akuntansi

1. Menagawasi penggunaan voucher yang ada.

2. Mengkoordinir kegiatan pembukuan perusahaan

45

3. Memeriksa laporan keuangan dan melaporkannya kepada direktur utama.

4. Bertanggungjawab atas seluruh pembukuan perusahaan.

J. Staff Akuntansi

1. Mencatat voucher penjualan dan voucher penggunaan kas kecil.

2. Melakukan semua pencatatan transaksi dari seluruh voucher ke dalam jurnal,

posting ke buku besar.

3. Membuat laporan keuangan

3.1.4. Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan

3.1.4.1. Prosedur Sistem Penjualan Yang Sedang Berjalan

1. Transaksi pesanan penjualan PT. SAAG Utama selalu dimulai dengan

transaksi permintaan penawaran barang dari pelanggan. Bagian

penjualan menerima SPPB (Surat Permintaan Penawaran Barang) dari

calon pembeli barang.

2. Berdasarkan SPPB dari pelanggan maka bagian penjualan kemudian

mengecek data barang yang diminta oleh pelanggan untuk

ditawarkan, jika barang yang dipesan tidak ditemukan pada katalog,

maka SPPB dikembalikan kepada calon pembeli.

3. Jika valid, maka bagian penjualan membuat Principle Quotation (PQ)

sebanyak 2 rangkap dan didistribusikan sebagai berikut :

a. PQ rangkap 1 diserahkan kepada Principal

b. PQ rangkap 2 dan SPPB diarsipkan sementara menurut nomor

46

4. Bagian penjualan menerima jawaban atas Principle Quotation yang

dikirimkan yaitu berupa dokumen Principal Quote Response (PQR) dari

Principal, kemudian dibandingkan dengan PQ rangkap 2 yang telah

diarsipkan menurut nomor.

5. Jika valid, maka bagian penjualan akan membuat Quotation kepada calon

pembeli. Quotation merupakan surat penawaran harga barang.

6. Jika tidak valid, maka bagian penjualan akan membuat konfirmasi Principle

Quotation dan PQR dikirimkan kembali kepada Principal.

7. Jika bagian penjualan menerima dokumen Quote Response dari calon

pembeli, maka manajer penjualan dan pemasaran akan menghadiri

pelelangan pada tempat yang ditetapkan oleh calon pembeli. Quote

Response merupakan dokumen yang berisi undangan untuk menghadiri

pelelangan dan konfirmasi ulang atas transaksi permintaan penawaran

barang dan syarat-syarat tertentu dari calon pembeli seperti syarat

pengiriman, pembayaran serta batas harga pembelian barang yang

diinginkan calon pembeli.

8. Jika perusahaan tidak berhasil atau memenangkan lelang, maka manajer

penjualan dan pemasaran harus membuat laporan mengenai status transaksi

penawaran kepada direktur. Laporan dibuat berdasarkan SPPB dan Quote

Response serta SKKPL yang dari calon pembeli. Lalu SPPB dan Quote

Response diarsipkan permanen menurut nomor. SKKPL diarsipkan

sementara menurut nomor.

47

9. Jika berhasil memenangkan lelang, maka pihak perusahaan akan menerima

SKPPL (Surat Keputusan Penetapan Pemenang Lelang) dari panitia lelang

dan menunggu pengiriman PO dari Pelanggan.

10. Bila jenis transaksi disebutkan pada SPPB terdahulu adalah inquiry, maka

transaksi permintaan penawaran barang ke calon pembeli hanya sampai

sebatas pengiriman Quotation. Selanjutnya tergantung pada pertimbangan

calon pembeli, apakah mau meneruskan transaksi permintaan penawaran

tersebut menjadi pemesanan pembelian barang.

11. Bagian penjualan menerima pesanan pelanggan sebanyak 3 rangkap yang

diperoleh baik melalui transaksi inquiry maupun tender dan kemudian

membuat PO kepada Principal dan DO (Delivery Order) atas pesanan

pelanggan yang didistribusikan sebagai berikut :

a. PO #3 untuk bagian keuangan

b. PO #2 diarsipkan sementara berdasarkan nomor.

c. PO #1 digunakan untuk untuk membuat PO perusahaan sebanyak 4

rangkap kepada Principal dan DO untuk pelanggan sebanyak 4

rangkap dan diarsipkan sementara menurut nomor.

d. PO milik perusahaan masuk ke dalam sistem pembelian barang.

12. Memeriksa spesifikasi barang berdasarkan Invoice rangkap#1, faktur pajak

sebanyak 3 rangkap dari bagian keuangan, dan PO Pelanggan rangkap#1

serta DO sebanyak 4 rangkap yang diambil dari arsip. Selanjutnya barang

dikirimkan.

13. Invoice rangkap #1, 3 rangkap faktur pajak, DO rangkap #1 dan PO

Pelanggan rangkap #1 dikirimkan ke pelanggan.

48

14. DO rangkap #2 diserahkan kepada kurir bersama barang

15. DO rangkap #3 untuk slip pembungkus yang ditempelkan pada kotak

kemasan barang.

16. DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2 yang diterima dari bagian akuntansi,

staf penjualan membuat laporan penjualan per produk dan penjualan per

pelanggan, kemudian diserahkan kepada pihak manajemen.

17. DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2 diarsipkan sementara menurut

nomor.

Bagian Keuangan

18. Menerima PO rangkap #3 milik pelanggan dari bagian penjualan dan

kemudian membuat invoice dan faktur pajak, dengan distribusi :

a. Invoice rangkap #1 dan faktur pajak rangkap #1, #2, #3 diserahkan

kepada bagian penjualan.

b. Invoice rangkap 2, faktur pajak rangkap #5 dan PO Pelanggan rangkap

#3 diserahkan diserahkan kepada bagian akuntansi.

c. Faktur pajak rangkap #4, diarsipkan sementara berdasarkan abjad.

Bagian Akuntansi

19. Menerima PO Pelanggan rangkap#3, Invoice rangkap 2, dan faktur pajak

rangkap 5 dari bagian keuangan. Selanjutnya berdasarkan ketiga dokumen

tersebut, maka staff akuntansi mengisi Sales voucher untuk merekam

transaksi penjualan.

20. Faktur pajak rangkap#5 dan PO Pelanggan rangkap#3 diarsipkan sementara.

21. Invoice rangkap#2 diserahkan kepada bagian penjualan.

49

22. Menerima konfirmasi tertulis mengenai tanggal penerimaan Invoice/tagihan

dari kantor pusat pelanggan berupa salinan PO Pelanggan. Selanjutnya staff

akuntansi akan memperbaharui tanggal penerimaan tersebut ke dalam

voucher penjualan dan mempostingnya ke dalam jurnal penjualan secara

periodik.

23. Sales voucher dan konfirmasi penerimaan tagihan (salinan PO Pelanggan)

kemudian diarsipkan permanen menurut nomor.

3.1.4.2 Prosedur Penerimaan Pembayaran Dari Pelanggan

Bagian Keuangan

24. Dimulai dari staff keuangan menerima bukti transfer bank dari pelanggan.

Bukti transfer bank dibadingkan dengan Faktur Pajak rangkap #4 yang

diambil dari arsip sementara

25. Jika tidak valid, maka Bukti Transfer Bank dikembalikan kepada pelanggan

dan Faktur Pajak rangkap #4 diarsipkan sementara memurut abjad.

26. Jika valid maka transaksi penerimaan kas dari pelanggan dicatat dalam

voucher penerimaan kas.

27. Voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank milik pelanggan kemudian

diserahkan kepada bagian akuntansi.

28. Menerima voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank pelanggan dari

bagian akuntansi, berdasarkan dokumen tersebut bagian keuangan membuat

bukti kas masuk (BKM) sebanyak 2 rangkap dan didistribusikan sebagai

berikut :

a. BKM rangkap #1 diserahkan kepada kantor pusat pelanggan

50

b. BKM rangkap #2 dan Bukti Transfer Bank milik pelanggan

diarsipakn sementara menurut nomor dan secara periodik

digunakan untuk membuat laporan pembayaran pelanggan dan

diserahkan kepada manajemen

29. Bukti transfer Bank pelanggan dan BKM rangkap #2 dibandingkan

dengan laporan bank untuk dibuat laporan rekonsilasi bank.

30. BKM rangkap #2 dan Bukti Transfer Bank pelanggan diarsipkan

permanen menurut nomor. Laporan bank dan laporan rekonsiliasi bank

diserahkan kepada manajemen.

Bagian Akuntansi

31. Menerima voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank pelanggan

dari bagian keuangan. Berdasarkan dokumen tersebut, maka staff bagian

akuntansi melakukan posting ke dalam jurnal penerimaan kas.

32. Voucher penerimaan kas dan bukti transfer bank pelanggan kemudian

dikembalikan kepada bagian keuangan.

3.1.4.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan

Bagian Penjualan

1. Menerima pemberitahuan retur penjualan dari pelanggan, termasuk nota

debet, yang dikirimkan bersama sertifikat manufaktur, PO pelanggan

rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap#1. Staff penjualan

kemudian membandingkan dokumen tersebut dengan DO rangkap #4 dan

Invoice rangkap #2 yang diambil dari arsip.

51

2. Bila ternyata tidak valid, maka DO rangkap #4 dan Invoice rangkap #2

diarsipkan kembali menurut nomor.

a. PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap #1

dikembalikan ke pelanggan bersama nota debet.

3. Bila valid, maka staff penjualan melakukan kofirmasi ke Principal dan

membuat TTB sebanyak 3 rangkap lalu diarsipkan sementara menurut

nomor.

4. PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, dan Invoice rangkap #1 dan

nota debet pelanggan diserahkan ke bagian akuntansi.

5. Menerima PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1

dan nota debet yang ditolak bagian akuntansi, berdasarkan dokumen

tersebut maka staff penjualan membuat Surat Penolakan Retur.

a. TTB sebanyak 3 rangkap kemudian dibatalkan dan diarsipkan

secara permanen menuru nomor

b. Surat penolakan retur, PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1,

Invoice rangkap #1 dan nota debet dikembalikan kepada pelanggan

bersama sertifikat manufaktur.

6. Menerima PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1

dan nota debet dan memo kredit sebanyak 3 rangkap dan kemudian

diverifikasi dengan TTB sebanyak 3 rangkap yang diambil dari arsip.

7. PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1, TTB

rangkap #1, dan Memo kredit rangkap #1 diserahkan kepada pelanggan.

52

8. Memo kredit rangkap #2 bersama sertifikat manufaktur masuk ke dalam

sistem retur penjualan.

9. Memo kredit rangkap #3 diserahkan kepada technical support untuk

meneriksa barang sebelum diambil dan diserahkan kepada kurir Principal.

10. Setelah memeriksa barang, Memo kredit rangkap #3 digunakan untuk

membuat LPB (Laporan Pemeriksaan barang) dan laporan retur

penjualan. Lalu laporan tersebut diserahkan ke manajemen. Memo kredit

rangkap #3 diarsipkan sementara menurut nomor.

Bagian Akuntansi

11. Menerima PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice rangkap #1

dan nota debet, kemudian dibandingkan dengan Sales voucher untuk

mengecek tanggal penerimaan tagihan. Bila tagihan valid atau sudah

diterima oleh pelanggan (kantor pusat pelanggan), maka staff akuntansi

akan membuat memo kredit sebanyak 4 rangkap yang didistribusikan

sebagai berikut :

i. Memo kredit sebanyak 3 rangkap, PO Pelanggan rangkap #1, DO

rangkap #1, dan Invoice rangkap #1 diserahkan kepada bagian

penjualan.

ii. Memo kredit rangkap #4 dan nota debet dari pelanggan masuk ke

sistem retur pembelian.

12. Bila tidak valid, maka PO pelanggan rangkap #1, DO rangkap #1, Invoice

rangkap #1 dan nota debet dikembalikan ke bagian penjualan.

53

3.1.4.4 Prosedur Sistem Penggantian barang

Bagian Penjualan

1. Dimulai dari bagian penjualan menerima konfirmasi barang pengganti

secara tertulis dari Principal. Konfirmasi ini berisi nama barang, jumlah

barang yang diganti dan tanggal pengiriman barang dari gudang pemasok

serta perkiraan tanggal barang tiba ke gudang sementara milik

perusahaan.

2. Dokumen konfirmasi barang pengganti dari Principal kemudian

dibandingkan dengan memo kredit lembar #3, jika tidak valid maka :

a. Dokumen konfirmasi barang pengganti dikirimkan kepada

Principal bersama surat pemberitahuan yang dibuat oleh Sales

After Director.

b. Memo kredit lembar #3 diarsipkan sementara menurut nomor.

3. Jika valid, maka dibuat 3 rangkap BPB dan DO untuk pengiriman barang

pengganti. Barang baru akan diambil dan diperiksa setelah ada

konfirmasi dari Principal bahwa barang telah tiba di Gudang sementara

milik perusahaan (Ex-Warehouse). Adapun dokumen BPB dan DO untuk

pengiriman barang pengganti dibuat dan didistribusikan sebagai berikut :

a. BPB lembar #1 dan DO lembar #1 untuk barang pengganti

diserahkan kepada pelanggan.

b. DO lembar #2 diserahkan kepada kurir bersama barang

pengganti

c. DO lembar #3 untuk slip pembungkus

54

d. BPB lembar #2 untuk bagian Akuntansi

e. BPB lembar #3, Memo Kredit lembar #3, dan DO untuk

barang pengganti diarsipkan sementara menurut nomor, dan

digunakan untuk membuat laporan penggantian barang kepada

manajemen.

Bagian Akuntansi

1. Menerima BPB lembar #2 dari bagian penjualan.

2. Verifikasi BPB lembar #2 dengan Nota debet pelanggan dan Memo kredit

lembar #4, lalu diarsipkan permanen menurut nomor.

55

Gambar 3.2

Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Tender

56

Mulai

Terimapermintaanpenawaran

barang

SPPB

Cek data barangpada katalog

Valid?

Tidak

Ya

SPPB

CalonPembeli

BuatPrincipleQuotation

SPPB

2

PQ 1

N

Quote_Response

Principal

Bandingkan

PQ 2

Valid?

Tidak

N

N

PQ 2

PQR

BuatkonfirmasiPrincipleQuotation

KonfirmasiPrincipleQuotation

Ya

Principal

Buat Qtn

Quotation

CalonPembeli

Principal

Qtn = QuotationPQR = Principal Quote ResponsePQ = Principle Quotation

Gambar 3.3

Trnasaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Inquiry

57

Gambar 3.4

Sistem Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)

58

3

N

Invoice 1

3

2

Faktur 1Pajak

Invoice 1

4

3

2

Pelanggan

DO 1

32

Faktur pajak 1

PO 1Cust

Buatlaporan

Ambil barang,Periksa spesifikasibarang dan kirim

barang

4

3

2

DO 1

PO 1Cust

Untuk Slippembungkus

Diserahkankepada

kurir

Diserahkanbersama barang

4

Invoice 2

Bagian Penjualan

DO 4Invoice 2

Laporan Penjualanproduk

Penjualan perpelanggan

Manajemen

N

Apabila barang yang dikirimPrincipal telah sampai ke gudang

sementara

Gambar 3.5

Sistem Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)

59

Gambar 3.6

Sistem Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)

60

Gambar 3.7

Sistem Prosedur Penerimaan Kas

61

5

VoucherPenerimaan

Kas

Posting kejurnal

penerimaankas

Jurnalpenerimaan

kas

6

Bagian Akuntansi

VoucherPenjualan

N

Bukti TransferBank

Gambar 3.8

Porsedur Sitem Penerimaan Kas (Lanjutan)

62

Gambar 3.9

Sistem Prosedur Retur Penjualan

63

1

PO Cust 1

DO 1

Invoice 1

Nota debetSales

Voucher

N

Cek tanggalterimabarang

Valid?Tidak Ya

PO Cust 1

DO 1

Invoice 1

Nota debet

2

Buat memokredit

PO Cust 1

DO 1

Invoice 1

Returpembelian

Nota debet

4

3

2

Memo 1Kredit

3

Bagian Akuntansi

Gambar 3.10

Prosedur sistem retur penjualan (lanjutan)

64

2

PO Cust 1

DO 1

Invoice 1

Nota debet

Buat suratpenolakan retur

3

2

TTB 1

A

Bersamasertifikat

manufaktur

Surat penolakanreturPO Cust 1

DO 1

Invoice 1

Nota debet

Pelanggan

3

PO Cust 1

DO 1

Invoice 1

3

2

Memo 1Kredit

3

2TTB 1

A

verifikasi

PO Cust 1

DO 1

Invoice 1

3

2

Memo 1Kredit

3

2

TTB 1

Pelanggan

Bersamasertifikat

manufaktur

Returpembelian

OlehTechnicalSupport

LPB = Laporan Pemeriksaan Barang

N

Periksa danserahkanbarang

Buat Laporanretur

pelanggandan LPB

Memo Kredit 3

LPB

Manajemen

N

Laporan returpenjualan

Diserahkanpada kurirPrincipal

Bagian Penjualan

PembatalanTTB

3

2

TTB 1

Gambar 3.11

Sistem Prosedur Retur Penjualan (Lanjutan)

65

Gambar 3.12

Sistem Prosedur Penggantian Barang

66

BPB 2

Bagian Akuntansi

Memo Kredit 4

Nota debet(Pelanggan)

Verifikasi

BPB 2

Memo Kredit 4

Nota debet(Pelanggan)

N

4

Selesai

Gambar 3.13

Sistem Prosedur Penggantian Barang

67

Sistem Penjualan Dan PiutangDagang Pada PT. SAAG Utama

Calon Pembeli

Surat Permintaan Penawaran Barang

Quote_Response

Quotation

Pelanggan

Purchase Order

Invoice

Delivery Order

Faktur Pajak

Pembayaran

Bukti Kas Masuk

Memo Kredit

Tanda Terima Barang

Bukti Penggantian Barang

Manajemen

Surat PermintaanPenawaran Barang

Invalid

Nota debet

Surat Penolakan Retur

Gambar 3.14

Diagram Hubungan Sistem yang Sedang Berjalan

68

1.0Penawaran

Calon Pembeli Surat PermintaanPenawaran Barang Katalog Barang

Surat Permintaan Penawaran Barang Invalid

Quote Response

Pelanggan

Manajemen

2.0Penerimaan

PesananPelanggan

Purchase Order

4.0Buat Invoice dan

faktur pajak

3.0Buat Delivery

Order

PesananPelanggan

Penawaran calonpembeli

DeliveryOrder

Delivery Order

Invoice

Faktur Pajak

5.0Penerimaanpembayaranpelanggan

Invoice

Memo Kredit

6.0Retur Penjualan

Bukti KasMasuk

Bukti Kas Masuk

Memo kredit

Tanda Terima Barang

Nota debet

Tanda TerimaBarang

DO Penggantianbarang

Bukti Penggantian Barang

Laporan status penawaran calon pembeli

Buat laporan

Status penawaranberhasil

7.0Penggantian Barangdan buat DO untukbarang pengganti

BPBBKM

PenawaranPelanggan

Laporan penjualan per produk

Laporan penjualan per pelanggan

Laporan pembayaran

Laporan retur penjualan

Laporan penggantian barang

Pelanggan

Faktur Pajak

Pelanggan

Gambar 3.14

Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan

69

3.5 Analisa Permasalahan dan Identifikasi Kebutuhan Informasi

Masalah yang terjadi di dalam organisasi diidentifikasikan sebagai

sesuatu yang menghambat kinerja organisasi untuk mencapai sasarannya. Sebelum

menganalisis permasalahan yang terjadi dan menyusun solusi pengembangan sistem

baru, perlu dilakukan analisis terhadap hasil penelitian. Pada PT. SAAG Utama,

sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan masih terdapat

beberapa masalah yang dapat disimpulkan :

Identifikasi masalah pertama:

a) Perusahaan belum pernah mengalami masalah dalam mengelola transaksi

piutang usaha dan penerimaan pembayaran dari pelanggan sehingga pihak

manajemen kurang memberikan perhatian untuk mengendalikan transaksi

piutang usaha akibatnya tak ada laporan mengenai piutang usaha yang

dihasilkan untuk manajemen. Besarnya saldo piutang pelanggan diketahui

melalui laporan penjualan per pelanggan yang dihasilkan oleh divisi

penjualan.

b) Tidak adanya pembatasan terhadap kredit yang diberikan kepada pelanggan.

Titik Keputusan :

a) Tidak adanya pembatasan limit kredit, dapat memungkinkan timbulnya

piutang macet apabila seandainya pihak perusahaan menerima pesanan

penjualan dalam jumlah cukup besar dari calon pembeli (terutama dari

pelanggan lama) tanpa dibarengi pemeriksaan terhadap riwayat catatan

pembayaran pelanggan tersebut di masa lalu. Catatan pembayaran pelanggan

berisi rincian mengenai nama pelanggan yang melakukan transaksi beserta

70

nomor dan tanggal Invoice, tanggal jatuh tempo Invoice, jumlah tagihan dan

tanggal penerimaan pembayaran pelanggan ke rekening bank perusahaan,

jumlah hari keterlambatan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Dari

catatan pembayaran dan transaksi yang dilakukan pelanggan, dapat dilakukan

penilaian terhadap kredibilitas pelanggan. Apabila kredit diberikan tanpa

batas kepada pelanggan yang bermasalah dengan ketepatan waktu

pembayaran piutangnya, maka terdapat kemungkinan munculnya piutang

macet yang cukup besar, maka aliran kas perusahaan akan terganggu.

b) Kurangnya laporan mengenai transaksi piutang usaha, pihak manajemen akan

mengalami kesulitan memperoleh informasi mengenai transaksi piutang

usaha dan penerimaan pembayaran tagihan dari pelanggan, seperti Invoice

yang mana telah lewat tanggal jatuh tempo, berikut nama pelanggan yang

belum membayar tagihan dan seberapa besar jumlah piutang tersebut. Dan

hal tersebut menyebabkan pengendalian manajemen terhadap transaksi

piutang usaha menjadi lemah.

Alternatif pemecahan masalah dan Identifikasi kebutuhan informasi :

Memberikan konfirmasi dan penjelasan kepada pihak manajemen puncak, bahwa

transaksi piutang usaha memegang peranan penting bagi perusahaan.

Berdasarkan laporan keuangan PT. SAAG Utama, dapat diketahui bahwa akun

piutang usaha menempati posisi terbesar yang kedua setelah akun kas/bank dan

ini menunjukkan sumber terbesar pendapatan perusahaan. Piutang usaha ini

dapat dikonversikan nilainya menjadi kas pada saat diterimanya pembayaran dari

71

pelanggan dan kas tersebut dapat digunakan untuk membiayai kegiatan

operasional perusahaan. Karena itu sangat penting untuk menerapkan

pengendalian yang baik terhadap transaksi piutang usaha yang dimulai dengan

manajemen kredit yang meliputi :

A. Proses evaluasi kredit pelanggan

Evaluasi kredit bertujuan untuk menilai kredibilitas pelanggan

atau kualitas kredit yang diberikan kepada pelanggan dan seberapa besar

kredit yang harus mereka terima. Pada sistem yang baru, mensyaratkan

adanya proses evaluasi kredit pelanggan yang dilakukan oleh manajer

keuangan, dimana seluruh transaksi permintaan penawaran barang dari

calon pembeli dan pada saat menerima pesanan penjualan terutama pada

pelanggan lama harus didahului pemeriksaan terhadap catatan pembayaran

pelanggan lama di masa lalu yang berisi riwayat mengenai ketepatan waktu

pembayaran atas seluruh tagihan yang ada.

Ketepatan waktu pembayaran piutang dapat diperoleh dengan

menjumlahkan seluruh hari keterlambatan pembayaran untuk tiap Invoice

yang ada atas nama pelanggan tersebut dan kemudian mengelompokkan

subtotal jumlah keterlambatan penerimaan pembayaran tersebut ke dalam 4

katerogi dan diberi bobot nilai dari skala 1 (buruk) sampai 4 (baik).

Berdasarkan katerogi tersebut, maka diperoleh mengenai status debitur

dengan asumsi bahwa ketepatan waktu penerimaan jumlah pembayaran

tagihan Invoice ke rekening perusahaan menjadi tanggungjawab pelanggan

sepenuhnya. Adapun kriteria katerogi tersebut berikut bobot nilai yang

diberikan adalah :

72

No Subtotal Jml Hari

Keterlambatan Pembayaran Status Debitur

Bobot

Nilai

1 < 0 – 1 Lancar 4

2 2 Cukup Lancar 3

3 3 Daftar Merah 2

4 > 3 Daftar Hitam 1

Penjelasan status debitur :

1) Lancar >> merupakan katerogi pelanggan yang baik, selalu disiplin

dalam melakukan pembayaran hampir seluruh tagihannya dan jumlah

pembayarannya telah diterima serta tercantum pada rekening bank PT.

SAAG Utama sebelum atau menyentuh tanggal jatuh tempo. Manajer

keuangan dapat mengetahuinya melalui rincian laporan bank.

2) Cukup lancar >> Katerogi pelanggan yang cukup baik, namun tanggal

penerimaan dari transaksi pembayaran tagihannya ke rekening bank

perusahaan hanya sesekali melewati dari jatuh tempo Invoice.

3) Daftar Merah >> Katerogi pelanggan yang harus diwaspadai, tanggal

penerimaan transaksi pembayaran tagihannya ke rekening bank

perusahaan sering melewati dari jatuh tempo Invoice.

4) Daftar Hitam >> katerogi pelanggan bermasalah, tanggal penerimaan

transaksi pembayaran tagihannya ke rekening bank perusahaan

seringkali lama atau telat membayar.

Keterangan : Untuk katerogi status debitur daftar merah atau daftar hitam,

dapat disebabkan apabila seandainya debitur yang bersangkutan terlambat

73

mengajukan pengiriman pembayaran tagihan ke bank bersama dokumen yang

dipersyaratkan oleh Bank seperti Invoice dan DO. Untuk sementara ini,

berdasarkan hasil analisis dari hasil penelitian terhadap Invoice yang ada

menunjukkan seluruh pelanggan PT. SAAG Utama, berada pada mayoritas

katerogi status debitur “Lancar” dan sangat sedikit diantaranya menempati

katerogi debitur “Cukup lancar”.

B. Pembatasan Pemberian Limit Kredit

Pada sistem yang baru, adanya pembatasan jumlah limit kredit yang diberikan

ke pelanggan yaitu berkisar antara $ 35,000.00 - $ 350,000.00. Tujuan

pembatasan limit kredit yaitu agar pemberian jumlah kredit kepada pelanggan

tetap terkendali dan kredit yang ada dapat digunakan semestinya dan diberikan

sesuai kredibilitas pelanggan tersebut.

Nilai batas kredit $ 35,000.00 diperoleh dari jumlah rata-rata dari Invoice

sebanyak 20 lembar terhitung dari periode Mei - Juli 2005.

Nilai batas kredit $ 350,000.00 diperoleh dari pesanan penjualan yang

berhasil dimenangkan oleh PT. SAAG Utama melalui tender pada

pertengahan bulan Agustus 2005. Jumlah ini merupakan nilai tender rata-

rata yang diperoleh PT. SAAG Utama selama 3 tahun terakhir.

Berdasarkan hasil evaluasi kredit dengan memeriksa catatan

riwayat transaksi penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan apabila status

debitur kurang memuaskan atau baik sekali atau cukup, maka manajer

keuangan dapat mempertimbangkan penambahan atau pengurangan limit

kredit yang telah diberikan kepada pelanggan. Jumlahnya bergantung

74

kepada penilaian manajer tersebut selama dalam batas $ 35,000.00-

$350,000.00.

Untuk itu pada sistem yang baru menyediakan modul untuk

penambahan atau pengurangan limit kredit pelanggan dan untuk mendukung

proses evaluasi kredit pelanggan terdapat file Transaksi Piutang Pelanggan

yang berisi rincian transaksi penggunaan limit kredit untuk tiap pelanggan.

Untuk mengetahui status dari seluruh pelanggan yang ada untuk membantu

penilaian kredibilitas pelanggan yang ada, manajemen puncak dapat

menggunakan laporan kredibilitas pelanggan.

Untuk mengetahui jumlah piutang yang melebihi tanggal jatuh tempo dan

lamanya piutang tersebut beredar beserta nama pelanggan yang melakukan

transaksi penjualan tersebut dapat digunakan laporan umur piutang.

Pada laporan mutasi kredit pelanggan, pihak manajemen dapat mengetahui

penggunaan kredit yang telah diberikan untuk tiap pelanggan berikut jumlah

saldo kredit yang belum terpakai.

Pada Laporan Saldo Piutang, akan membantu manajer keuangan dan

manager akuntansi untuk mengetahui saldo piutang untuk tiap pelanggan

yang melakukan transaksi berdasarkan Invoice yang ada berikut nilai

tagihannya dalam kurs Dollar dan Rupiah. Perhitungan kurs Rupiah

diperoleh dari nilai valuta USD terhadap Rupiah pada Invoice dikalikan

dengan Grandtotal Invoice (setelah Invoice dikurangi denda keterlambatan

pengiriman barang, jika ada).

75

Identifikasi Masalah Kedua :

a) Formulir-formulir yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan dan

retur penjualan seperti Invoice, DO (Delivery Order), TTB (Tanda Terima

Barang), BPB (Bukti Penggantian Barang) dan Memo Kredit tidak memiliki

nomor pracetak yang berurutan.

Titik Keputusan :

1. Pemberian nomor formulir yang baru untuk mengidentifikasi transaksi yang

ada dilakukan dengan mengecek terlebih dahulu nomor formulir yang terakhir

ditemukan dari bundelan arsip yang sesuai dengan nama formulir

bersangkutan. Apabila nomor formulir terakhir berhasil diidentifikasikan,

maka nomor urut untuk formulir yang baru adalah nomor berikut sesudah

nomor formulir yang terakhir. Umumnya untuk mencegah formulir yang sama

memiliki nomor ganda atau melompat, maka pihak manajemen operasional

yaitu manajer akuntansi, manajer keuangan, dan manajer penjualan mendapat

tugas ekstra memeriksa nomor urut formulir yang penggunaannya berada di

bawah wewenangnya tiap minggu secara periodik pada bundelan arsip dan

mencocokkannya satu-persatu pada file di komputer.

Alternatif Pemecahan Masalah :

Pada sistem yang baru, seluruh dokumen yang digunakan untuk mencatat

transaksi penerimaan pesanan penjualan hingga transaksi retur dan

penggantian barang akan menggunakan nomor urut otomatis sehingga akan

menghilang pemberian tugas ekstra bagi manajer operasional untuk

76

memeriksa semua formulir yang ada di bawah wewenang pengawasannya

sehingga manajer tersebut akan memusatkan perhatiannya pada tugas

utamanya dan menghilangkan kemungkinan adanya formulir yang memiliki

nomor identifikasi yang sama.

C. Identifikasi Masalah Ketiga

Kesalahan mencatat nilai valuta Dollar saat mengkonversikan transaksi

penjualan atau penerimaan kas ke dalam mata uang rupiah pada voucher

penjualan dan voucher penerimaan kas.

Pihak perusahaan mempunyai kebijakan bahwa untuk mencatat

transaksi penjualan dan penerimaan kas atau pengeluaran kas dalam mata uang

Dollar Amerika harus terlebih dahulu dicatat pada formulir yang ada seperti

Invoice dan Bukti Kas Masuk (BKM) lalu berdasarkan dokumen tersebut, nilai

transaksi (dalam USD) dicatat pada voucher berikut nilai valuta Dollar yang

berlaku pada saat pembuatan dokumen. Nilai transaksi dalam Dollar kemudian

dikonversikan ke mata uang Rupiah secara manual dengan memakai kalkulator.

Adapun kesalahan yang seringkali terjadi dalam melakukan perhitungan:

a. Salah memasukkan nilai transaksi Dollar

b. Salah memasukkan koma atau nilai kurs yang berlaku.

Titik Keputusan :

a. Untuk memperbaiki kesalahan yang ada, seluruh transaksi harus dicek

ulang dari dokumen sumbernya dan dilakukan perhitungan ulang, dan

77

apabila banyak voucher yang salah cukup banyak harus diedit dengan

dibuat ulang untuk menjaga kerapihannya, maka akan meningkatkan

biaya peralatan kantor seperti biaya pencetakan kertas voucher.

b. Pekerjaan mengedit membutuhkan waktu cukup lama dimulai dari

mencari voucher yang salah, menelusuri dokumen sumbernya dan

mengecek perhitungan dari seluruh voucher yang ada sehingga pekerjaan

pembukuan yang dilakukan staff akuntansi kurang efisien.

Alternatif Pemecahan Masalah dan Identifikasi Kebutuhan Informasi:

a. Pada sistem yang baru, kehadiran voucher tidak akan lagi diperlukan untuk

mencatat ayat jurnal untuk merekam transaksi keuangan.

b. Sebagai gantinya pada sistem informasi yang baru menyediakan jurnal

menggunakan 2 sistem mata uang yaitu, USD dan Rupiah. Pada formulir

masukan Invoice dan BKM, pada saat pembuatan dokumen tersebut, melalui

pengendalian progam, user harus memasukkan nilai kurs Dollar terhadap Rupiah

yang berlaku. Selanjutnya sistem akan mengotomasi perhitungan kurs pada

jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Kurs yang dihitung pada jurnal

penerimaan kas sudah termasuk selisih keuntungan atau kerugian antara kurs

pada saat penjualan yang tercantum pada Invoice dan transaksi penerimaan kas

pada dokumen BKM.

78

3.6 Identifikasi kebutuhan informasi lainnya :

1. Laporan Penjualan Kelompok Produk

Laporan ini membantu menyediakan informasi kepada

manajemen mengenai rincian produk yang terjual dikelompokkan menurut

sub item produk dan status penjualan per produk untuk tiap Invoice.

Pengukuran status penjualan per produk untuk tiap Invoice yang ada dapat

membantu manajer penjualan cepat mengetahui jenis produk yang paling

banyak dipesan oleh pelanggan berdasarkan transaksi sehari-hari. Laporan ini

dapat disaring berdasarkan periode tanggal penerbitan Invoice yang ada.

2. Laporan Penjualan Berdasarkan Daerah Pemasaran

Membantu manajer penjualan dan pemasaran untuk memberi

informasi besarnya jumlah penjualan mengenai tiap daerah pemasaran yang

ada. Dari laporan tersebut, manajer dapat mengetahui nama pelanggan dan

banyaknya produk yang terjual untuk tiap daerah pemasaran tertentu dan

jumlah transaksi yang disediakan dalam dua sistem mata uang, yaitu Dollar

dan Rupiah. Selain itu dapat diketahui, daerah pemasaran mana saja yang

memiliki pasar potensial terbesar.

Laporan ini merupakan gabungan antara laporan penjualan tiap

produk dengan laporan penjualan per pelanggan. Agar daerah pemasaran

menjadi unik, maka lokasinya ditentukan dengan berdasarkan propinsi alamat

pengiriman barang ke gudang pelanggan yang umumnya dekat dengan lokasi

pertambangan atau pengeboran.

79

3. Laporan Pembayaran Pelanggan

Laporan ini menyediakan informasi sekitar detil transaksi

pembayaran yang dilakukan oleh tiap pelanggan berdasarkan Invoice yang

ada. Adapun informasi yang disediakan meliputi :

a. Nama bank pembayar, nomor bukti transfer bank,

b. Nama pelanggan, Nomor Invoice, tanggal Invoice dan tanggal jatuh

tempo Invoice yang dibayar oleh pelanggan yang bersangkutan

c. Jumlah hari keterlambatan pembayaran

d. Jumlah pembayaran dalam 2 sistem mata uang yaitu Dollar dan

Rupiah serta nilai kurs USD yang berlaku pada saat pembuatan BKM.

e. Otoritas manajemen yang berwenang melakukan pencatatan transaksi

penerimaan kas.