48

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah perusahaan.

PT. Alumi Presisi Teknologi berdiri pada tanggal 01 Maret 2004 yang

berdomisili di Jl. Jurumudi ( Halim Perdanakusuma ) No. 35 Kelurahan Pajang,

Kecamatan Benda, Tangerang. Untuk pengembangan usaha, maka perusahaan

memperluas jaringan usaha dengan mendirikan cabang di Yogyakarta dengan

jumlah seluruh karyawan lebih dari 30 orang.

Perusahaan Alumi ini bergerak di dalam bidang trading yang menjual

produk berupa sparepart dari Misumi yang digunakan untuk keperluan mesin

industri otomotif. Dimana Misumi ini adalah perusahaan sparepart dari Jepang

yang bekerjasama dengan perusahaan Alumi untuk mengembangkan produknya

di Indonesia. PT. Alumi Presisi Teknologi merupakan perusahaan pertama yang

menjual barang sparepart Misumi ini di Indonesia. Dan produk sparepart

Misumi ini langsung diimpor dari Jepang berdasarkan permintaan dari katalog

Misumi yang dibagikan ke customer.

Perusahaan Alumi ini juga menyediakan produk lokal, produk dari

Taiwan dan Singapore sesuai dengan permintaan dari customer. Perusahaan

Alumi juga memiliki pabrik sendiri untuk menyediakan layanan berupa

pembuatan sparepart khusus yang dinamakan dengan barang spesial atau Special

Corpin sesuai dengan permintaan dari customer. Dan untuk pembuatan sparepart

khusus ini, customer akan dikenakan biaya sesuai dengan kesepakatan yang telah

ditetapkan baik dari customer maupun dari perusahaan.

49

3.2 Stuktur Utama Organisasi PT. ALUMI PRESISI TEKNOLOGI

Tujuan pembuatan atau pembentukan struktur organisasi ini adalah agar

masing-masing karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dengan baik,

mengetahui atasan masing-masing dan mengetahui keterkaitan antar bagian yang

ada. Untuk lebih jelasnya, susunan atau struktur organisasi yang ada didalam

perusahaan PT. Alumi Presisi Teknologi dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. Alumi Presisi Teknologi)

3.3 Tugas dan Wewenang

1. Direktur

Memimpin perusahaan

Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan perusahaan.

Direktur

General Manager

Finance Sales

Mgr. Operasional

Delivery

Mgr. Accounting

Mgr. Marketing

Invoicing Indent

50

Memimpin rapat umum.

Mengawasi kinerja dari setiap divisi.

Memeriksa laporan.

2. General Manager

Mengevaluasi laporan dari setiap bagian

Melakukan pemantauan terhadap kinerja para pegawai

Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang

3. Manager Operasional

Meng-clear PO

Membuat laporan omset penjualan.

Laporan komisi.

Follow up customer. Dimana follow up customer ini mengecek apakah

ada barang yang tidak sesuai dengan permintaan dari customer.

Membuat harga khusus barang yang dipesan customer.

4. Manager Accounting

Membuat pembukuan

Membuat laporan pajak

Mengecek omset

5. Manager Marketing

Menerima dan menganalisa laporan dari penjualan dan pembelian

setiap bulan.

Memberi laporan pertanggungjawaban kepada General Manager setiap

bulan.

Mengatur strategi pemasaran yang baik agar penjualan meningkat.

51

6. Indent

Mengecek harga

Memasukan harga

Memberitahu harga ke customer

Follow up customer. Dimana follow up customer ini adalah mengecek

apakah customer menyetujui harga yang telah ditentukan atau tidak.

Indent

7. Invoicing

Stock barang

Membuat invoice

Mengecek kedatangan barang

8. Finance

Mengecek pengeluaran yang ada

Memberi laporan pertangggungjawaban kepada Manager Accounting

Membuat tagihan.

9. Sales

Mencari customer baru

Follow up customer. Dimana follow up customer ini mengecek

seberapa aktif customer memesan barang.

10. Delivery

Mengirim barang.

52

3.4 Analisa sistem yang berjalan

3.4.1 Stage 1 : Melihat kesempatan bisnis yang ada

1. Menyelidiki peluang di dalam value sistem yang ada atau yang

hendak dibuat.

Memperoleh customer baru

Dengan persaingan pasar yang semakin ketat, maka setiap

perusahaan bersaing untuk memajukan bisnis mereka. Untuk itu

diperlukan pendukung dalam mencapai tujuan perusahaan. Salah

satu pendukung untuk memajukan bisnis adalah customer.

Dengan mempertahankan customer lama dan menarik customer

baru merupakan suatu peluang bagi perusahaan untuk

mengembangkan usahanya.

Memasarkan produk dalam jumlah yang besar

Dengan banyaknya produk otomotif jepang yang berkembang di

Indonesia memberikan suatu peluang bagi perusahaan Alumi

untuk memasarkan sparepart mereka. Dimana yang kita ketahui

bahwa setiap tahun, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan

memuaskan minat pelanggan yang cinta akan otomotif, maka

perusahaan-perusahaan otomotif selalu mengeluarkan produk-

produk terbaru mereka. Seperti pada tahun 2006 ini, pada bulan

Juli hingga Agustus penjualan mobil meningkat hingga 28.2%.

Untuk mendukungnya, maka perusahaan-perusahaan otomotif

akan meminta sparepart yang diinginkan untuk menjalankan

rencana pembuatan produk mereka. Oleh sebab itu perusahaan

53

Alumi harus dapat menyediakan dan memberikan kemudahan

bagi perusahaan-perusahaan otomotif yang merupakan customer

perusahaan Alumi untuk lebih efisien dan efektif dalam melayani

dan menyediakan kebutuhan customer.

2. Identifikasi kebutuhan yang belum terpenuhi

Berikut ini adalah gambaran sistem yang sedang berjalan pada

PT. Alumi Presisi Teknologi :

Customer OperasionalFAX Harga

membuat PO

FAX atau telepon

Indent

Clear PO

Invoicing

Cek barang

DeliverySurat Jalan Surat Jalan

+ barang

Barangtidak ada

telepon

Misumikirim

barang

+

Surat Jalan

+

Gambar 3.2 Sistem Pemesanan PT. Alumi Presisi Teknologi

Proses pemesanan pada PT. Alumi Presisi Teknologi dapat

melalui telepon maupun dengan fax. Proses pemesanan sparepart

dimulai pada saat customer memesan melalui fax atau telepon ke

54

bagian operasional. Setelah melakukan pemesanan, bagian

operasional akan men-fax harga ke customer untuk mencocokkan

harga. Setelah harga disetujui oleh customer, maka customer akan

membuat PO dan di-fax ke bagian operasional. Setelah PO diterima

oleh bagian operasional, PO tersebut akan di clear oleh bagian indent

dan bagian indent akan mengecek barang ke bagian invoicing. Jika

barang tersebut tidak ada, maka bagian invoicing akan memberitahu

kembali ke bagian indent untuk pemesanan barang ke Misumi di

Jepang. Jika barang ada, bagian invoicing akan membuat surat jalan

yang akan diberikan ke delivery. Bagian delivery akan mengirimkan

barang beserta dengan surat jalan untuk diberikan ke customer.

Dari gambar Sistem Pemesanan PT. Alumi Presisi Teknologi

diatas, kebutuhan yang belum terpenuhi pada sistem lama perusahaan

ini adalah :

Media akses yang mudah dan cepat

Selama ini, tidak ada media yang mendukung untuk memperoleh

informasi yang jelas dan cepat.

Informasi yang up-to-date

Selama ini, tidak ada informasi yang up-to-date tentang produk,

harga, ketersediaan produk, dll.

55

3. Identifikasi segmen pasar atau target

Total Pemesanan per Tahun

Customer

Produk

New

Armada

Astra

Honda

Motor

Denso

Indonesia

Melco

Indonesia

Tridarma

Wisesa

Factory

Automation

3 3 2 2 2

Press Die 1 1 2 1 1

Plastic Mold 2 2 1 3 2

Tabel 3.1 Tabel Segmentasi

Keterangan :

1 = High Priority

2 = Medium Priority

3 = Low Priority

Penjelasan Segmentasi:

Segmen pasar yang utama pada PT. Alumi Presisi Teknologi ini

adalah perusahaan terutama perusahaan otomotif. Dimana

perusahaan-perusahaan otomotif pada umumnya, setiap tahun selalu

mengeluarkan produk-produk baru. Misalnya perusahaan Toyota

yang merupakan customer Alumi juga, dalam setahun dapat

mengeluarkan produk baru dalam jumlah yang besar. Seperti pada

56

bulan April tahun 2006, Toyota mulai mengeluarkan produk Avanza

sebanyak 6000 unit per bulan karena permintaan pasar yang sangat

besar. Dari presentase ini bisa diperkirakan seberapa besar kebutuhan

sparepart yang mereka butuhkan. Oleh sebab itu dengan adanya

peluang untuk meningkatkan penjualan sparepart perusahaan PT.

Alumi Presisi Teknologi, maka dibutuhkan sebuah sistem pemasaran

yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan penjualan

sekaligus memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi dengan

mudah dan efisien.

4. Menggunakan keunggulan perusahaan untuk keuntungan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh PT. Alumi Presisi Teknologi

didukung oleh sumber daya yang dapat dikelompokan menjadi:

Internal Resources

Sumber daya internal utama yang menjadi keunggulan dalam PT.

Alumi Presisi Teknologi adalah tersedianya berbagai tenaga ahli

yang hampir seluruh karyawan merupakan lulusan S1 dan

memiliki kemampuan dalam berbahasa asing seperti bahasa

Inggris, Mandarin dan Jepang, yang akan memberikan pelayanan

terbaik bagi setiap pelanggan yang membeli produk perusahaan.

Dan PT. Alumi Presisi Teknologi memiliki produk yang

berkualitas dari Jepang yang diberikan kepada pelanggan untuk

memuaskan kebutuhan pelanggan.

57

Customer Facing Resources

Sumber daya terbesar yang terdapat dalam PT. Alumi Presisi

Teknologi pada bagian ini adalah program utama yang dijalankan

perusahaan untuk memastikan kepuasan pelanggan. Dimana

perusahaan Alumi selalu memberikan yang terbaik bagi

pelanggannya. Hal ini meliputi pemberian katalog setiap ada

perubahan harga dan adanya produk baru. Dan apabila ada

kerusakan barang maka barang tersebut akan diganti oleh

perusahaan sebagai tanda perhatian kita akan kepuasan pelanggan.

Upstream Resources

Yang menjadi modal utama bagi PT. Alumi Presisi Teknologi

adalah adanya kerjasama yang baik dengan pihak supplier, dalam

hal ini pihak supplier adalah Misumi. Adanya dukungan dan

kerjasama dengan pihak supplier ini akan memudahkan PT.

Alumi Presisi Teknologi untuk melayani permintaan pelanggan

dalam berbagai waktu dan kondisi.

58

5. Mempertimbangkan kesempatan persaingan, teknologi dan

keuangan

Gambar 3.3 Bagan Kompetitor PT. Alumi Presisi Teknologi

dibidang sparepart

Ada beberapa competitor yang menghambat pertumbuhan

PT.Alumi Presisi Teknologi baik secara langsung maupun tidak

langsung. Perusahaan yang merupakan kompetitor langsung

PT.Alumi Presisi Teknologi :

Sales melakukan

survey

Mengirim barang Melakukan pembayaran

After Sales

Pelanggan Order

PT.Alumi Presisi Teknologi

Direct Competitor

PT.Kawan Lama

Pan Industry

Indirect Competitor

AKAI

ALLINDO

59

- Kawan Lama

Kawan Lama ini merupakan perusahaan sparepart yang cukup

dikenal masyarakat pada umumnya. Dimana salah satu

keunggulan dari perusahaan Kawan Lama ini merupakan

barang-barang Mitutoyo yang merupakan alat ukur yang juga

dijual oleh perusahaan. Dengan tingkat penjualan sparepart

mereka yang termasuk tinggi, membuat kami menentukan

salah satu perusahaan pesaing yang cukup berbahaya dalam

proses pertumbuhan PT. Alumi merupakan PT. Kawan lama

ini.

- Pan Industry

Pan Industry ini juga merupakan perusahaan yang bergerak

dalam bidang sparepart. Dimana perusahaan Pan Industry ini

merupakan perusahaan yang unggul pada barang Plastic Mold

dari Jepang. Dengan penjualan Plastic Mold mereka yang

sangat besar ini, PT. Alumi merasa bahwa Pan Industry ini

merupakan salah satu kompetitor yang dapat menghambat

perkembangan perusahaan.

- AKAI

Perusahaan AKAI merupakan perusahaan sparepart yang

banyak dikenal dikalangan otomotif. Walaupun nama AKAI

ini belum begitu terkenal, perusahaan ini juga merupakan

perusahaan yang cukup kuat. Dimana perusahaan ini

merupakan perusahaan yang spesialis CAM unit. Banyak

60

sekali perusahaan yang mengambil CAM dengan perusahaan

ini.

- ALLINDO

ALLINDO juga merupakan perusahaan sparepart yang cukup

kuat bagi PT. Alumi. Perusahaan ini bekerja sama dengan

perusahaan sparepart Taiwan yang cukup terkenal. Dengan

penjualan sparepart Taiwan yang kita ketahui bahwa,

sekarang ini barang-barang dari Taiwan sangat murah dan

kualitasnya juga cukup bagus, membuat PT. Alumi harus

berjuang keras untuk menghadapi persaingan pasar yang

semakin ketat.

Dengan adanya kompetitor ini membuat perusahaan harus bekerja

keras untuk menciptakan strategi bisnis yang dapat memenangkan

persaingan bisnis.

61

6. Mengambil keputusan “Go/No-Go”

Gambar 3.4 PT.Alumi Presisi Teknologi Overall

Opportunity Assessment

• Competitive vulnerability

Dengan adanya kompetitor langsung maupun tidak

langsung, dapat dilihat bahwa PT. Alumi Presisi Teknologi

bergerak pada sektor bisnis yang kompetitif dan diperlukan

perencanaan strategi yang matang untuk dapat bertahan

dalam persaingan bisnis. Dengan adanya persaingan ketat

ini, maka dapat menjadi faktor netral untuk dapat

menerapkan e-marketing.

62

Persentase Kompetitor pada PT. Alumi Presisi

Teknologi dalam Menguasai Pasar

Gambar 3.5 Persentase Kompetitor pada PT.Alumi Presisi

Teknologi dalam Menguasai Pasar

• Technical vulnerability

Proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. Alumi Presisi

Teknologi masih dilakukan secara offline. Jika dilihat dari

faktor ini, maka penerapan e-marketing memperoleh

dukungan yang sangat besar. Hal ini dikarenakan karyawan

PT. Alumi Presisi Teknologi sebagian besar kemampuan

dalam mengoperasikan komputer maupun internet dengan

baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa penerapan e-

marketing merupakan faktor positif.

25 %

35 %

10 %10 %

14 %

6 %

PT. Kawan LamaPT. Alumi Presisi TeknologiPan IndustryAKAIALLINDOLain-lain

63

• Magnitude of unmet need

Kebutuhan customer yang tidak terpenuhi oleh perusahaan

merupakan faktor positif dalam menerapkan e-marketing.

Hal ini dikarenakan dengan adanya penerapan aplikasi e-

marketing akan memudahkan perusahaan untuk mengatasi

kebutuhan customer yang belum terpenuhi.

• Interaction between segment

Sasaran bisnis PT. Alumi Presisi Teknologi merupakan

perusahaan-perusahaan otomotif. Customer bagi perusahaan

Alumi ini merupakan hal yang penting. Oleh karena itu, PT.

Alumi Presisi Teknologi selalu memperhatikan customernya

agar dapat terjalin hubungan kerjasama yang baik. Selain

itu, perusahaan juga berusaha untuk memenuhi kebutuhan

customer dan memberikan pelayanan terbaik bagi mereka

agar dapat mempertahankan customer yang telah ada dan

dapat juga menarik customer baru. Dari tingkat interaksi ini,

dapat disimpulkan bahwa penerapan e-marketing menjadi

faktor netral bagi PT. Alumi Presisi Teknologi.

• Likely rate of growth

PT. Alumi Presisi Teknologi selalu memperhatikan tingkat

pertumbuhan bisnis dari tahun ke tahun. Dengan

memperhatikan pertumbuhan dan perkembangan yang ada

pada PT. Alumi Presisi Teknologi yang semakin tinggi,

64

maka penerapan teknologi e-marketing menjadi faktor yang

positif.

Grafik Penjualan PT. Alumi Presisi Teknologi dari

Maret tahun 2004 sampai tahun 2006.

Gambar 3.6 Grafik Penjualan PT.Alumi Presisi Teknologi

• Technological vulnerability

Teknologi yang ada pada PT. Alumi Presisi Teknologi

seperti mesin fax, komputer, notebook, printer, telepon,

Mesin fotokopi dan adanya pemasangan LAN merupakan

teknologi yang dapat mendukung pengaplikasian e-

marketing pada perusahaan. Oleh karena itu, teknologi

menjadi faktor netral.

0102030405060708090

2004 2005 2006

Omset penjualanper-tahun

65

• Market Size

Dengan adanya aplikasi e-marketing pada PT. Alumi Presisi

Teknologi, maka jangkauan pemasarannya akan lebih luas

karena pada saat sekarang telah banyak orang yang

mengenal internet dan mereka juga banyak menggunakan

internet sebagai sarana untuk mencari informasi. Oleh

karena itu, market size menjadi faktor positif.

• Level of profitability

PT. Alumi Presisi Teknologi memperoleh keuntungan yang

cukup tinggi setiap tahunnya sehingga dapat terus

mengembangkan usahanya. Tingkat keuntungan yang

diperoleh inilah yang menjadi faktor positif dalam

penerapan e-marketing.

Setelah melalui beberapa tahap diatas, perusahaan dihadapkan

pada keputusan go / not go. Keputusan go / not go ini mengharuskan

perusahaan untuk memutuskan apakah data yang telah dikumpulkan dan

kelima langkah yang dijalankan ini dirasakan cukup untuk melakukan

pemasaran melalui internet atau tidak. Dengan pertimbangan diatas,

maka dapat diputuskan bahwa perusahaan PT. Alumi Presisi Teknologi

siap ”Go”.

66

3.4.2 Stage 2 : Menyusun strategi marketing

o Segmentation

Dengan adanya E-marketing, perusahaan PT. Alumi Presisi

Teknologi akan lebih mudah dalam memasarkan produk mereka.

Dengan adanya website para pelanggan dapat dengan mudah

memperoleh informasi. Untuk itu dirancang sebuah website E-

marketing dengan tampilan yang menarik yang dapat menarik minat

pelanggan untuk mengunjungi situs perusahaan dan tertarik untuk

membeli sparepart PT. Alumi presisi Teknologi. Dengan website ini

dapat membantu perusahaan untuk memperluas jangkauan pasar dan

dapat meningkatkan pangsa pasar lebih baik lagi. Dengan segmentasi

pasar yang merupakan perusahaan-perusahaan otomotif, kami

menyediakan website yang lebih ke arah produk sparepart otomotif

dengan penyediaan informasi yang akurat dan up-to-date bagi

customer dapat memuaskan kebutuhan mereka dan dapat menarik

minat pelanggan untuk membeli produk sparepart PT. Alumi Presisi

Teknologi. Dengan adanya sedikit tambahan di website ini,

diharapkan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.

67

Change in Segmentation

Characteristic due to internet

No Yes

Yes

Change in

Size of

Market

Segment

No

Scenario Segmentasi Bricks-and-Mortar

Gambar 3.7 Skenario segmentasi

o Targeting

Dari segi targeting, target pasar yang utama terletak pada

perusahaan-perusahaan yang sedang melakukan proyek besar seperti

pembuatan produk-produk baru. Tidak menutup kemungkinan juga

bagi perusahaan-perusahaan lain untuk menjadi target kita. Dengan

keinginan PT. Alumi Presisi Teknologi yang tetap mau adanya

pemasaran offline, maka penulis menambahkan pemasaran secara

online yang akan memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk

Market

Expansion

Reclassified

Expansion

No Change

Market

Reclassification

68

lebih memperluas pangsa pasar serta memberikan pelayanan kepada

pelanggan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan sehingga

pelanggan-pelanggan lama dapat dipertahankan dan dapat

memperoleh pelanggan baru lagi.

Gambar 3.8 Targeting Scenario

o Positioning

Berdasarkan segmentasi dan target pelanggan yang telah

ditentukan, perusahaan menempatkan posisinya di mata pelanggan

sebagai produk sparepart yang berkualitas dengan harga yang

terjangkau. PT.Alumi Presisi Teknologi memilih strategi Blanket

Positioning karena segmen pasar utama PT.Alumi Presisi Teknologi

tertuju pada gabungan dari pelanggan offline dengan pelanggan baru

yang online. PT.Alumi Presisi Teknologi ingin memperluas jaringan

69

pemasarannya dengan memberikan pelayanan yang lebih baik lagi

dan yang mampu memberikan nilai tambah tersendiri bagi

penggunanya. Hal ini sudah dilakukan oleh PT.Alumi Presisi

Teknologi dengan menyediakan layanan khusus berupa memberikan

special corpin yang dapat dipesan khusus sesuai dengan keinginan

pelanggan. Dengan usaha ini, perusahaan berharap untuk menjadi

pesaing kuat perusahaan sejenis yang sudah mapan sepenuhnya dan

dapat menembus pasaran bisnis sparepart yang selama ini dikuasai

oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang sebelumnya

seperti PT. Kawan Lama dan perusahaan lainnya.

3.4.3 Stage 3 : Mendesain Customer Experience

PT. Alumi Presisi Teknologi menyadari pentingnya hubungan

dengan para pelanggan, karena itu perusahaan berupaya semaksimal

mungkin untuk memenuhi semua kebutuhan pelanggan termasuk yang

dilakukan di dalam website yang dibuat sebagai salah satu stategi

pemasaran yang baru. Sesuai dengan target perusahaan, maka yang

menjadi fokus utama bagi PT.Alumi Presisi Teknologi selain

menyediakan layanan offline juga menciptakan sebuah sarana website

yang mampu menyediakan informasi yang up-to-date bagi para

pelanggan dengan tingkat kemudahan akses dan reliabilitas yang dapat

diandalkan.

Tingkatan pengalaman pelanggan terdiri dari tiga tingkat di

bawah ini yaitu:

70

Langkah Keinginan umum

customer experience

Pelayanan yang diberikan

PT. Alumi Presisi

Teknologi melalui website

1. Tahap Functionality • Memudahkan

pelanggan

mendapatkan apa

yang mereka

butuhkan khususnya

dalam informasi.

• Navigasi yang

mudah.

• Kecepatan

browsing,

download, dan

searching.

• Tanggapan yang

cepat

• Dapat dipercaya

• Segmentasi pasar

yang baik

(berdasarkan

wilayah, tingkat

pembelian serta cara

• Berisi informasi

yang up-to-date.

• Navigasi yang

mudah dipahami.

• Mudah menemukan

informasi yang

cocok.

• Menampilkan

banyak informasi

produk dan

rekomendasinya.

• Akses yang sangat

efisien, tidak

terbatas waktu dan

jarak.

• Menampilkan daftar

pembelian

pelanggan.

71

pembayarannya.)

2. Tahap intimacy • Komunikasi yang

efektif dan cepat.

• Sarana

penyampaian

keluhan pelanggan.

• Konsisten dalam

pelayanan.

• Cepat dalam

merespon lewat e-

mail.

• Memberikan

kemudahan bagi

pelanggan dalam

menyampaikan

kritik dan saran.

• Kemudahan dalam

proses pemesanan

3. Tahap evangelism • Pelanggan dapat

menceritakan

mengenai produk

yang dijual

• Pelanggannya tetap

• Mengundang orang

lain untuk

mengunjugi website.

• Menjelaskan bahwa

PT. Alumi Presisi

Teknologi

mempunyai

pengalaman dalam

menjual produknya

dan dapat dipercaya.

• Menggunakan

sarana tell a friend.

Tabel 3.2 Customer Experience