47

BAB 3

ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI MONTHLY

DELIVERY PLAN ONLINE

3.1 Gambaran Umum PT Toyota Astra Motor

PT Toyota Astra Motor (TAM) didirikan pada tanggal 12 April 1971. PT. TAM

ini merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk. (saham 51%)

dan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Pada mulanya, peranan PT. TAM

hanya sebagai importer kendaraan Toyota. Satu tahun kemudian, beralih fungsi sebagai

distributor. Pada tanggal 31 Desember 1988 PT. TAM melakukan merger bersama

dengan tiga perusahaan yaitu :

1 PT. Multi Astra (pabrik perakitan, berdiri 1973)

2 PT. Toyota Mobilindo (pabrik komponen bodi, berdiri 1976)

3 PT. Toyota Engine Indonesia (pabrik mesin, berdiri 1982)

Hasil merger ini menjadi PT. TAM. Ini dilakukan guna menyatukan langkah dan

efisiensi dalam menjawab tuntutan terhadap kualitas serta menghadapi ketatnya

persaingan di dunia otomotif.

Terhitung tanggal 01 Agustus 2003 PT. TAM melakukan restrukturisasi menjadi

dua perusahaan yaitu:

1. TAM sebagai distributor dan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia sebagai

perakitan. Dimana pada TAM saham yang ada yaitu 51% (Astra Internasional) dan

49% (TMC)

48

2. Untuk PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia saham yang dimiliki 5% (Astra

Internasional) dan 95% (TMC).

Profil perusahaan setelah restrukturisasi adalah :

PT. Toyota-Astra Motor (TAM) PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN)Kantor pusat

Didirikan 15 Juli 2003 12 April 1971Saham PT. Astra International : 51 % PT. Astra International : 5 %

Toyota Motor Cororation : 49 % Toyota Motor Cororation : 95 %Modal disetor Rp. 400.000.000.000,- Rp. 19.500.000.000,-

Aktivitas Agen penjualan, importir, dan distributor produk Toyota Pabrik perakitan produk Toyota. Pabrik pembuat mesin,jig, dies, dan komponen otomotif. Eksportir kendaraan Toyota dan part komponen kendaraan

Fasilitas Jaringan Dealer Toyota Fasilitas ProduksiDealer utama : Auto 2000, PT. New Ratna Motor, Kawasan Sunter : Pabrik pengecoran,pencetakan, PT. Agung Automall, PT. Hasjrat Abadi, perakitan NV. Hadji Kalla Trd.Co. Kawasan Karawang : Pabrik pencetakan, perakitanOutlet resmi : 154 (per Desember 2003)Bengkel resmi : 128 (per Desember 2003)

Jln. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta 14330

Tabel 3.1 Profil Perusahaan Setelah Restrukturisasi

PT TAM merupakan perusahaan yang bisnis utamanya bergerak sebagai

distributor mobil kepada lima main dealer utama yang ada di Indonesia dengan total

outlet yang dimiliki PT. TAM sebanyak 186 outlet (per Agustus 2008) yang terdiri dari

Auto 2000, New Ratna Motor, Hadji Kalla, Hasjrat Abadi dan Agung Automall. Setiap

main dealer memiliki cakupan wilayah yang berbeda-beda yaitu:

1. Auto 2000 meliputi area DKI, Jabar, Jatim, Sumatra, Bali, Kalimantan Timur dan

Kalimantan Barat,

2. New Ratna Motor meliputi area Jawa Tengah,

3. Hadji Kalla meliputi area Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara

dan Sulawesi Barat,

4. Hasjrat Abadi meliputi area Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Utara, Papua,

Irian Jaya Barat, Maluku dan Maluku Utara,

5. Agung Automall meliputi area Pekanbaru, Jambi dan Denpasar.

49

Dalam menjalankan bisnisnya PT TAM telah mengaplikasikan penerapan

Teknologi Informasi yang terkomputerisasi dalam menunjang proses bisnisnya.

3.1.1 Produk dan Layanan

Toyota telah menguasai pasar Indonesia sejak tahun 1987 dengan produk

andalan adalah sebagai berikut:

No Produk Status 1 Starlet* sudah tidak diproduksi 2 Soluna* sudah tidak diproduksi 3 Vios masih diproduksi 4 Corolla masih diproduksi 5 Camry masih diproduksi 6 Crown masih diproduksi 7 Hi-Lux masih diproduksi 8 Dyna masih diproduksi 9 Hiace* sudah tidak diproduksi 10 Kijang Innova masih diproduksi 11 Rush masih diproduksi 12 Avanza masih diproduksi 13 Alphard masih diproduksi 14 Yaris masih diproduksi 15 Land Cruiser masih diproduksi 16 Fortuner masih diproduksi

Tabel 3.2 Profil Produk PT TAM

Selain itu sebagai dukungan layanan purna jual, Toyota memiliki pusat TGP

(Toyota Genuine Parts) Toyota terbesar di Indonesia yang dikelola secara komputerisasi

sehingga dapat dihubungkan langsung dengan pusat TGP Toyota di Jepang. Layanan

purna jual yang prima juga dibuktikan dengan tersebarnya jaringan bengkel resmi yang

tersebar di seluruh penjuru Indonesia sebanyak 160 bengkel.

3.1.2 Lokasi

3.1.2.1 Kantor Pusat

PT TAM HO

Jl. Laksamana Yos Sudarso

50

Sunter II Jakarta Utara 14330

Telp.(021) 6515551 Fax. (021) 6515231/32

3.1.3 Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan

3.1.3.1 Filosofi

1. Memproduksi barang dan jasa yang berkualitas tinggi dengan langkah-langkah yang

profesional guna memberikan kontribusi kepada negara,bangsa dan masyarakat.

2. Berkembang bersama karyawan, dealer dan supplier atas dasar kepercayaan dan

saling menghargai.

3.1.3.2 Visi

Menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses dan dihormati di kawasan Asia

Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik dalam kepemilikan kendaraan

3.1.3.3 Misi

1. Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas tinggi

serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang terbaik.

2. Mengembangkan karyawan yang kompeten dengan menciptakan lingkungan kerja

yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan pelanggan.

3. Memperkuat kolaborasi dengan produsen, main dealer dan dealer-dealer melalui

komunikasi dan kerjasama yang lebih baik.

4. Untuk mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek,

misalnya pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.

3.1.4 Strategi Bisnis Perusahaan

Kini Toyota melakukan kerjasama dengan perusahaan lain untuk melakukan

perakitan produk seperti Avanza, PT. TAM bekerjasaman dengan PT. Astra Daihatsu

Motor untuk kelas sub-compact, Dyna yang dirakit di PT Sugity Creatives yang

51

diperuntukkan sebagai kendaraan pengangkut barang. Kerjasama tersebut dilakukan

untuk menekan biaya produksi untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan

kebutuhan masyarakat Indonesia, baik dalam produk maupun harga dengan tetap

menggunakan Brand Image Toyota.

Sebagai market leader, untuk mempertahankan reputasi sebagai perusahaan

otomotif di Indonesia memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand

loyalty para konsumen, PT TAM menerapkan pelayanan dari seluruh jajaran salesforce

yang dilatih secara khusus melalui training produk dan kemampuan negosiasi, layanan

after sales berupa service serta program-progam penjualan yang memberikan

keuntungan bagi konsumen.

Basis usaha PT TAM terletak pada distributor kendaraan, khususnya adalah

kendaraan Toyota. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah

jajaran Main Dealer yang berhubungan langsung dengan konsumen. Selain layanan

penjualan, PT TAM dan Main Dealer bekerja sama untuk menciptakan pelayanan After

Sales dengan THS (Toyota Home Service) layanan service yang dilakukan di rumah bagi

para konsumen yang tidak bisa melakukan service ke bengkel Toyota.

3.1.5 SWOT Analysis dan SWOT Strategy

1. Analisa SWOT

Kekuatan/Strength yang dimiliki PT TAM:

• Memiliki 5 jajaran main dealer yang terdiri dari 186 outlet dan 160 bengkel di

seluruh Indonesia

• Adanya THS (Toyota Home Service) yang beroperasi 24jam selama 7hari

• Adanya warranty kendaraan baru selama 3 tahun

52

• Telah mempunyai brand image yang baik

• Kualitas dari segi produk

• Ketersediaan suku cadang

• Memiliki jajaran salesforce yang memiliki pengetahuan produk dan teknik

negosiasi yang baik kepada konsumen

• Memiliki layanan call center

• Memiliki layanan informasi seputar Toyota secara mobile (M-TOYOTA) yang

diakses melalui *898#

• Express maintenance (pelayanan service kendaraan dengan waktu cepat)

• Berpengalaman dalam menghadang pesaing

• Sejarah pengalaman yang panjang

Kelemahan/Weakness:

• Belum semua outlet mempunyai bengkel

• Identik dengan mobil murah

• Brand yang masih kalah dengan mobil buatan Eropa (VW, BMW, MB, AUDI)

Peluang/Opportunity:

• Sudah mempunyai brand image

• Harga jual dari produk tersebut baik

• Kemajuan teknologi

• Menguasai market share Indonesia

• Perusahaan otomotif terbesar di asia

• Modal yang besar

53

Tantangan/Threat:

• Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat

• Krisis global yang menyebabkan penurunan penjualan

• Banyaknya alternatif produk mobil lain yang memiliki harga yang lebih murah

• munculnya pesaing baru di dalam negeri

2. Strategi SWOT

Strength Weakness

Opportunities

SO Strategy Toyota telah memiliki brand image yang baik dan juga bagi para pelanggannya dengan membeli Toyota harga jual produk tersebut tetap baik. Dengan hal tersebut Toyota meningkatkan teknologinya dengan layanan informasi Toyota yang dapat diakses melalui Handphone, fasilitas yang memudahkan masyarakat tentunya akan mendukung Toyota sebagai market leader dan mampu bersaing dengan perusahaan lain. Selain itu, Toyota juga bekerja sama dengan Daihatsu dan Sugity dalam menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat baik dalam kualitas maupun harga yang sesuai dengan kemampuan masyarakat.

WO Strategy Dengan adanya Toyota menguasai market share penjualan di Indonesia maka Toyota dapat menutupi kelemahan dari segi pelayanan kepada pelanggan dengan menerapan pembangunan bengkel disetiap outlet. Selain itu, walaupun brand image yang dimiliki masih kalah dengan mobil brand Eropa, namun dari segi kualitas Toyota selalu menjaga kualitas nya agar masyarakat tetap memilih Toyota sebagai kendaraan.

Threat

ST Strategy Untuk mendukung program pemerintah dalam mengurangi pemanasan global maka Toyota menciptakan Toyota Hybrid, merupakan kendaraan yang ramah lingkungan. Selain itu dengan adanya krisis global yang menyebabkan naiknya harga, maka Toyota akan menciptakan produk baru dengan harga relatif murah, namun dengan kualitas produk yang baik sesuai dengan standar yang Toyota terapkan.

WT Strategy Dengan naiknya biaya operasional yang meningkat, mempunyai keuntungan tersendiri bagi Toyota karena cukup banyak perusahaan Mobil yang penjualannya mengalami penurunan, Selain itu dengan naiknya harga bensin, Mobil-mobil yang dijual oleh Toyota dapat mengatasinya karena mesin pada mobil telah menggunakan mesin VVTi, dimana mesin tersebut dapat menghemat bahan bakar.

Tabel 3.3 Hasil Analisa Strategi SWOT

54

3.1.6 SDM pada PT TAM

PT Toyota mempekerjakan lebih dari 850 karyawan tetap tahun 2008. Melalui

kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah menjadi karyawan

yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam efisiensi operasional

perusahaan.

3.1.7 Struktur Organisasi Lengkap PT TAM

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lengkap PT TAM

Board of Directors

Marketing

Administration Support

Service Parts

National Service

Marketing Planning & Customer Relation

Sales

Vehicles Logistics

Finance & Administration

Domestic Sales

Planning & Analysis

Customer Satisfaction

Dealer Development

Product Planning

Communication

Supply Operation

Parts Control

Administration

Marketing Planning

Warehouse

Delivery Control

Logistics

Financing

Training

Accounting

Sunter Workshop

Field Representative

Sudirman Workshop

Planning

Technical & Warranty

Field Representative

Human Resources

General Affairs

System Support

G.A & Part No Adm

55

3.1.8 Struktur Organisasi Departemen IT / Business Development

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen IT PT TAM

3.1.9 Tugas dan Wewenang PT TAM Secara Keseluruhan

1. Boards of Directors

Boars of Directors terdiri dari President Director, Vice President Director, dan

Directors. Jajaran ini merupakan pemegang kebijakan tertinggi perusahaan. Director

memimpin satu direktorat yang membawahi beberapa divisi.

2. Marketing Directors

Merupakan bagian utama jalannya perusahaan, yang langsung berhubungan

dengan konsumen. Direksi ini dibagi menjadi 4 divisi. Tugas utama dari direksi ini

adalah menjual produk sebanyak-banyaknya, dan memastikan adanya pelayanan purna

jual yang baik. Ini dilakukan dengan melakukan berbagai program dan standar-standar

kerja, baik di dalam intern perusahaan, maupun dealer-dealer.

3. Sales Division

Bertanggung jawab terhadap pengaturan distribusi unit mobil, pengembangan

dealer dan salesforce dan program-program promosi ke Dealer.

4. Marketing Planning & Customer Relation Division

56

Tugas pokok divisi ini adalah menjamin dan menjaga kepuasan konsumen,

melakukan perencanaan dan analisa pasar, merencanakan produk yang akan dilempar ke

pasaran, dan menjadi public relation bagi perusahaan.

5. Service Parts Division

Service Parts Division bertanggung jawab akan ketersediaan TGP bagi konsumen

di seluruh Indonesia. TGP yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan (tidak kurang

dan tidak berlebih). Divisi ini juga melakukan pembinaan, pendidikan ke dealer.

6. National Service Division

Divisi ini merupakan salah satu wujud jaminan Toyota akan layanan purna jual

yang prima. Layanan service yang memuaskan, disertai jaringan bengkel yang tersebar

diseluruh Indonesia dengan mengikuti standar service Toyota merupakan tugas utama

divisi ini.

7. Administration Support Directors

Fungsi dari Administration Support Direction merupakan direksi pendukung dari

marketing. Tanpa kinerja yang bagus dari direksi ini, akan mengganggu kinerja

Marketing Directors.

8. Vehicles Logistics Division

Vehicle Logistic Division berfungsi mendistribusikan mobil-mobil baru ke

berbagai daerah baik secara direct delivery (mobil diantar langsung), atau dengan truk

pengangkut. Mobil yang dikirim harus dipastikan memiliki kualitas yang bagus, dan

diterima dalam keadaan baik oleh konsumen.

9. Finance & Administration Division

Bertanggung jawab mendukung kelancaran operasi semua divisi. Divisi ini

melakukan fungsi supporting yang diterjemahkan ke dalam departemen-departemen

57

yang berada di bawahnya. Kinerja Finance & Administration Division yang tidak

maksimal akan memberikan pengaruh yang buruk kepada divisi-divisi yang lain.

3.1.10 Tugas dan Wewenang Departemen Informasi Teknologi

Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. IT Manager

• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT .

• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada

dibawah komandonya.

• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna

jasa IT dan penyelesaian masalahnya.

• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam

kegiatan IT.

• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya

• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran

kegiatan IT.

• Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif dan efisien.

2. Seksi Business Application Support I

• Peningkatan dan pengembangan sistem

• Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi

• Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Sales

3. Seksi Business Application Support II

• Peningkatan dan pengembangan sistem

• Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi

58

• Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Spareparts, Workshop dan

Technical Warranty

4. Seksi System and Technology Planning

• Pengaturan sistem dan teknologi

• Pengaturan kebutuhan IT dan pengaturan budget

• Pendukung SAP

5. Seksi Infrastructure

• Pengaturan network

• Pengaturan keamanan

• Pengaturan server

3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi MDP Online

MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanan

data MDP (Monthly Delivery Plan) secara online kepada user yang berada di TAM,

Main Dealer, Zone serta Dealer Cabang. Data MDP berisi data rencana produksi

kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu (Production

Month). Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun

Dealer Cabang.

Sumber data yang dibutuhkan berasal dari Main Frame AS 400 dan akan

diturunkan secara berkala dalam bentuk file text dengan periode satu jam. Sebuah

layanan sinkronisasi data haruslah dipasang pada database MDP Online, tugasnya adalah

melakukan pemutakhiran data berdasarkan sumber data dari file text tersebut. Modul

Sinkronisasi ini akan menggunakan teknik DTS yang akan dibungkus dalam sebuah

paket program.

59

Dengan data terbaru, aplikasi harus menyediakan layanan web yang dapat

digunakan oleh user untuk menampilkan laporan-laporan yang diinginkan, yang

selanjutnya dapat dicetak atau di-download. Selain itu, user dapat pula meminta

pembuatan dan pengiriman laporan melalui sebuah email, sehingga perlu dibuat Modul

Mail Listener Services yang dapat digunakan untuk menangani hal tersebut.

Berikut ini adalah ilustrasi yang menggambarkan mekanisme interaksi antara

Aplikasi MDP Online, Main Frame AS 400 serta user-user dalam mengkonsumsi data

MDP.

Gambar 3.3 Gambaran Umum Proses MDP

Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang

diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas

untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan,

penghematan tinta printer berkaitan dengan pendistribusian data MDP dan laporan-

laporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak

60

dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP

yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP,

proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan

waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya

butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP,

proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman

dari main dealer/dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinya hanya

dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam.

3.2.1 Proses Bisnis

Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor

bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau dealar

mengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer

memberikan janji delivery kepada customer.

Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapat

mencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi

mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly

Delivery Plan (MDP). Sebelum data diproses menjadi MDP, Divisi Sales khususnya

area sales planning akan mengalokasikan kendaraan untuk lima main dealer dengan

mempertimbangkan beberapa faktor yaitu alokasi kendaraan yang didapatkan dari

Toyota Motor Asean Pacific (TMAP), penjualan pada bulan sebelumnya, permintaan

pasar, stok unit yang tersedia, kondisi pasar dan lain-lain. Alokasi kendaraan ke main

dealer akan diinformasikan melalui Distribution Plan setiap bulannya. Setelah

mendapatkan informasi tersebut, Main Dealer HO akan mendistribusikan kembali ke

setiap area ataupun cabang di wilayah mereka.

61

Proses selanjutnya adalah Main Dealer mengirimkan kembali alokasi dalam

bentuk Firm Order (FO) ke pihak Sales Planning. Firm Order tersebut berisi penentuan

tipe dan warna untuk setiap cabang. Firm Order akan di proses menjadi MDP atau

Monthly Delivery Plan yang dikeluarkan oleh Divisi Logistik Kendaraan PT. Toyota

Astra Motor yang merupakan rencana distribusi kendaraan untuk setiap Main Dealer

yang telah di pisahkan untuk setiap model, tipe dan masing-masing cabang yang

bersangkutan di setiap Main Dealer-nya. Informasi MDP ini diberikan 5 hari sebelum

bulan berikutnya dari pihak TAM VLD ke pihak Main Dealer HO yang kemudian di

teruskan ke cabang – cabang terkait. Hal inilah yang dijadikan dasar bagi cabang untuk

dapat merencanakan model dan tipe apa saja yang dapat di jual. Namun seringkali dalam

pelaksanaannya alokasi unit yang telah dibagikan kepada Main Dealer dan Dealer

mengalami revisi dua kali tiap minggunya yang disebabkan oleh delay pada pabrik

maupun line off.

Pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem MDP Online. Yang

menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas dari sistem MDP Online.

Berdasarkan fungsi–fungsi penting inilah nantinya akan dicermati hasil investasi

implementasi sistem MDP Online, menggunakan metode information economics.

62

Gambar 3.4 Diagram Use Case

Dalam kegiatan operasional sehari-hari yang berhubungan dengan sistem MDP

Online ialah administrator MDP Online, PT Toyota Astra Motor, dan Main Dealer atau

Zone atau Branch. Administrator MDP Online terlibat dalam proses distribusi data MDP

kepada main dealer, zone dan branch. Sedangkan PT TAM dan main dealer atau zone

atau branch dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan. Bagian administrator

MDP Online melakukan proses MDP Information, Production and OTD Monitoring,

User Management, Master Data, dan Utility. Sedangkan yang dilakukan PT TAM

adalah MDP Information, Production and OTD Monitoring, dan User Profile. Untuk

Main Dealer, Zone, dan Branch yang dilakukan adalah MDP Information dan User

Profile.

63

Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Pada aplikasi ini, informasi mengenai proses MDP System dapat langsung dilihat,

sehingga user dapat mengetahui langkah-langkah yang harus dilakukan dengan baik.

Selain itu, pada setiap halaman akan ditampilkan Menu Navigasi, yang terdiri dari :

Gambar 3.5 Menu Aplikasi MDP Online

1) Menu MDP Information

Dalam menu MDP Information terdapat beberapa informasi mengenai detail,

summary, dan history dari MDP System.

2) Menu Production & OTD

Dalam menu Production & OTD terdapat informasi mengenai Production &

OTD Achievement berdasarkan model maupun group model.

3) Menu User Profile

Menu User Profile digunakan apabila user ingin melakukan perubahan profile

dan password dalam MDP System.

64

4) Menu User Management

Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user,

data-data objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini

akan menangani setting untuk role-privileges, user-privileges, user access hirarki

serta otorisasi user dalam melakukan modifikasi data.

5) Menu Master Data

Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi

yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model,

Dealer, Dan Tipe Organisasi.

6) Menu Utility

Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting

Transaction Code, Setting Group-Model Relation, Setting Dealer-Branch

Relation, dan MDP Maintenance.

Untuk membuka form aplikasi yang terdapat pada MDP System, pilihlah salah

satu menu yang tersedia pada tampilan di bagian kiri layar berupa list data

(dalam grid data).

Grid data yaitu tempat untuk menampilkan/menampung record data.

Tampilannya akan tampak seperti tabel yang terdiri dari baris-baris dan kolom-

kolom. Setiap baris merepresentasikan sebuah data/record, sedangkan sebuah

kolom merepresentasikan field-field pada form tersebut.

2. MDP INFORMATION

MDP Information menyajikan beberapa informasi mengenai MDP Detail, MDP

Summary, dan MDP Deleted History dari MDP System.

65

Gambar 3.6 Menu Aplikasi MDP dari Menu MDP Information

MDP Detail merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar kendaraan

sesuai dengan kriteria yang diberikan. MDP Detail Report dapat bersifat sangat detail

hingga ke atribut dari unit kendaraan / per RRN.

Gambar 3.7 Sub Menu MDP - Detail

66

3. MDP SUMMARY REPORT

MDP Summary merupakan laporan yang bersifat umum sebagai suatu summary

dalam suatu periode bulan produksi. MDP Summary Report dapat dikelompokkan

berdasarkan Model, Warna, Main Dealer, Zone dan Dealer/ Branch.

Gambar 3.8 Sub Menu MDP Summary Report

4. MDP DELETED HISTORY

MDP Deleted History merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar

riwayat data kendaraan yang telah dihapus.

Gambar 3.9 Sub Menu MDP Deleted History

67

5. Production & OTD

Production & OTD Achievement merupakan laporan yang digunakan untuk

mengetahui ketepatan waktu dari rencana produksi kendaraan. Laporan ini hanya

dapat dilihat oleh user yang berada di Toyota Astra Motor (TAM).

Informasi yang terdapat dalam Production & OTD Achievement dapat di Preview

maupun di Download.

Production & OTD menyajikan beberapa informasi mengenai Production & OTD

Achievement yang berdasarkan pada dua jenis laporan :

1) By model

Gambar 3.10 Sub Menu MDP Production By Model

68

2) By Group Model

Gambar 3.11 Sub Menu MDP Production By Group Model

6. User Profile

Menu User Profile digunakan ketika user ingin melakukan proses perubahan

profil (User Name) dan kata kunci (Password) dalam MDP System. User name dan

Password tersebut digunakan oleh user ketika akan melakukan Log In atau membuka

halaman web MDP Online.

1) Change User Profile

Menu Change User Profile digunakan untuk menangani perubahan data user oleh

user yang bersangkutan secara dinamis. User dapat mengubah User Name, Email

Address dan Full Name.

2) Change Password

Menu Change Password digunakan untuk mengubah password yang telah dimiliki

sebelumnya.

3) User Management

Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user, data-

data objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini akan

69

menangani setting untuk role-privileges, user-privileges, user access hirarki serta

otorisasi user dalam melakukan modifikasi data.

4) Pengelolaan Data Role

Digunakan untuk aturan hak akses terhadap menu / fungsi-fungsi di aplikasi MDP

Online

5) Pengaturan Role Privileges

Digunakan untuk melakukan setting hak akses dari role-role yang telah dibuat.

7. Master Data

Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi

yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model, Dealer,

Dan Tipe Organisasi.

Menu Master Data memiliki lima fungsi sebagai berikut :

1) Pemeliharaan Data Color: Data Color digunakan sebagai data referensi untuk

warna kendaraan, jika ada warna baru maka update data akan dilakukan melalui

sub menu Master Color.

Gambar 3.12 Penambahan warna

70

2) Pemeliharaan Data Model: Data Model digunakan sebagai data referensi untuk

model kendaraan, jika ada model baru maka update data akan dilakukan melalui

sub menu Master model.

Gambar 3.13 Penambahan model

3) Pemeliharaan Data Group Model

Group Model digunakan sebagai referensi untuk pengelompokan group

kendaraan untuk keperluan report.

71

Gambar 3.14 Penambahan group model

4) Pemeliharaan Data Dealer

Gambar 3.15 Penambahan data dealer

5) Pemeliharaan Data Organization Type

Organization Type digunakan sebagai referensi untuk keperluan penyusunan

struktur hirarki dan akses level pada Aplikasi MDP Online.

72

Gambar 3.16 Pemeliharaan data organisasi

8. Utility

Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting

Transaction Code, dan Setting Group-Model Relation.

1) Transaction Log

Data Transaction Log merupakan catatan dari transaksi-transaksi yang pernah

terjadi. Pada aplikasi ini perlu dilakukan pemeliharaan berupa penyimpanan data ke

file excel dan penghapusan data.

2) Setting Transaction Code

Setting Transaction Code adalah fasilitas untuk mengaktifkan / de-aktifkan suatu

jenis transaksi agar dicatat log-nya.

3) Setting Group-Model Relation

Setting Group-Model Relation digunakan untuk mengkaitkan suatu model kendaraan

dengan groupnya.

73

3.2.2 Infrastruktur Aplikasi MDP Online di PT TAM

3.2.2.1 Arsitektur Teknolologi Informasi PT TAM

BusinessLogicLayer

User InterfaceLayer

Data AccessLayer

BusinessLogicLayer

User InterfaceLayer

Data AccessLayer

Gambar 3.17 Arsitektur teknologi informasi

Pada arsitektur aplikasi tersebut, lapisan bawah adalah Data Access Layer dan

akan menangani proses baca tulis ke tabel-tabel yang ada di dalam database. Lapisan

di atasnya adalah Modul Transaction Log yang akan merekam aktivitas transaksi

(data log) dari modul-modul yang berada di atasnya.

Layer Business Logic adalah lapisan yang menangani logika proses dan fungsi-

fungsi sesuai dengan bisnis proses dari modul-modul yang bersangkutan. Seperti

yang tampak pada gambar 3.17, pada lapisan ini terdapat modul-modul User-Role

Management, Master Data Maintenance, Report Generator, Mail Listener dan Data

Synchronization

74

Sementara Layer User Interface akan memberikan fasilitas kepada user untuk

dapat berinteraksi dan menjalankan fungsi-fungsi dari aplikasi MDP Online. Pada

lapisan ini terdapat sub modul dari User Management, Master Data Maintenance dan

Report Browser.

3.2.2.2 Spesifikasi Teknolologi Informasi PT TAM

Hardware

- Server

- Personal Computer (PC)

- CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,

Case, Graphic, LAN

- Switch (3 Com)

- Router (Cisco 1760)

Software

Operating System:

- Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Service Pack 2

- Microsoft XP Professional

Utility Software:

- Microsoft Outlook Express 2003

- Firewall

- Norton Anti Virus

- Internet Explorer 6

Bahasa Pemrograman

- Visual Basic .Net

Data Base

- Database System : Microsoft SQL Server 2000

- Database Release : 8.0

- Database Size : 600 GB

75

3.3 Pembobotan Nilai PT Toyota Astra Motor

Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and

benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible

(nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian

disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi,

kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan

lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan.

Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor

pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi

implementasi sistem.

Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang

telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi

acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi tersebut yaitu dari sisi business

domain dan technology domain.

3.3.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis

3.3.1.1 Financial Value

3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian

suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). PT TAM memandang faktor

ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang

diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot

yaitu +10.

76

3.3.1.2 Strategic Value

3.3.1.2.1 Strategic Match

Bagi PT TAM, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam

membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan

strategis organisasi atau besarnya kontribusi terhadap kegiatan operasional untuk

mencapai tujuan tersebut, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan

laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic

match ini, diberi bobot yaitu +2.

3.3.1.2.2 Competitive Advantage

Bagi PT TAM, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik

merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya

dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya.

manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian

keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial teknologi informasi adalah

untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi

yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat

yang lebih tinggi.

Karena PT TAM melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya

merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka faktor ini mendapatkan

bobot +1.

3.3.1.2.3 Competitive Response

Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan

bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti pengiriman data

melalui email didalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem

77

manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga

perusahaan tidak dapat memberikan informasi secara cepat kepada seluruh Main Dealer

dan pelanggannya

Manfaat proyek-proyek teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko

persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek

tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi.

Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan Main

Dealer yang selalu melakukan perubahan data agar dapat memberikan pelayanan yang

maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +2.

3.3.1.2.4 Management Information Support

Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen

mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat. Management Information

berfungsi untuk menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap

kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan.

Untuk itu, PT TAM sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang

rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana

jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2.

3.3.1.3 Project or Organizational Risk

PT TAM telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan

TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas

perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah

perencanaan yang rinci dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh

sebab itu, resiko ini diberi bobot -1.

78

3.3.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi

3.3.2.1 Strategic Value

3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture

Penerapan teknologi informasi pada PT TAM harus mampu menunjang strategi

sistem informasi secara keseluruhan, dimana manfaat proyek SI/TI diukur melalui

tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. Oleh

karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +3.

3.3.2.2 Definitional Uncertainty

Bagi PT TAM, resiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan

akibat adanya perubahan dari target, pasti dapat membuat para personil IT menjadi

kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini

dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena

kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat

bobot yaitu -2.

3.3.2.3 Technical Uncertanty

Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk

pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT TAM

mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam

menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan

pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin

akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi

dengan baik terhadap penggunaan IT yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen

mendapat bobot yaitu -2.

79

3.3.2.4 Infrastructure Risk

Perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh

manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan

datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan

atau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap

perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisis resiko

dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan resiko ini mendapat bobot yaitu -2.

3.3.3 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat

Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan tabel

bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain

bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.

DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values 1 Return On Investment (ROI) 10 50B. Strategic Values 1 Strategic Match 2 102 Competitive Advantage 1 53 Competitive Response 2 104 Management Information Support 2 105 Project Or Organizational Risk -1 -5DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values 1 Strategic IT Architecture 3 152 Definitional Uncertainty -2 -103 Technical Uncertainty -2 -104 Infrastructure Risk -2 -10TOTAL VALUES 20 100TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -7 -35

Tabel 3.4 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem

Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai

korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan

ranking per faktor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat

80

adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko

berjumlah 35.

3.3.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Hasil analisa nilai–nilai korporat terhadap PT TAM membuktikan sisi bisnis

perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat

kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan

penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting

yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas

adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan

perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI.

Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti

ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

Tabel 3.5 Nilai Bobot skor untuk sistem

DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot 1 Return On Investment (ROI) Highest 10 2 Strategic Match Medium 2 3 Competitive Advantage Low 1 4 Competitive Response Medium 2 5 Management Information

Support Medium 2

6 Project Or Organizational Risk Low -1 DOMAIN TEKNOLOGI 1 Strategic IT Architecture Low 3 2 Definitional Uncertainty Medium -2 3 Technical Uncertainty Medium -2 4 Infrastructure Risk Medium -2 Total Value 20 Total Risk and Uncertainty -7

81

3.3.5 Mapping Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT TAM

berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa

korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi

bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam

strategi perusahaan.

Ini mengukuhkan PT TAM sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana

kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi

Informasi.

Gambar 3.18 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT TAM

Garis Bisnis

Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan,

kompetitif, sehat, dan kuat

Kuat

Lemah

Kuat Lemah

Kuadran A INVESTA

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASTRUKT

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif

Dukungan Komputer