7

7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) Sistem merupakan sebuah tools yang

merupakan penerapan dari teknologi informasi sehingga dapat membantu pihak

manajemen agar memiliki data yang memadai untuk keperluan analisa. ERP

menggali informasi lintas fungsional di dalam perusahaan (Mehrjerdi, 2010).

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software architecture yang

memfasilitasi aliran informasi antara fungsi-fungsi berbeda dalam perusahaan. ERP

memfasilitasi pembagian informasi lintas bagian organisasi dan lokasi geografis

(Kumar & Thapliyal, 2010).

Sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan seluruh proses

bisnis utama guna meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi yang

kompetitif (Addo-Tenkorang & Helo, 2011).

Integrasi antara fungsi-fungsi bisnis memfasilitasi komunikasi dan pembagian

informasi. ERP menyediakan kemudahan akses terhadap informasi yang terintegrasi.

Perusahaan membuat produk untuk dijual yang mempunyai area fungsional

utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari

berbagai macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari

operasional (Wijaya & Damayanti, 2011).

Sebuah sistem ERP memampukan sebuah organisasi dalam mengintegrasi

semua proses bisnis dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi

dan mempertahankan posisi yang kompetitif. Tetapi bagaimanapun tanpa

implementasi sistem yang berhasil, hasil dari implementasi yang diharapkan tidak

akan tercapai. Definisi basis dari ERP yakni enterprise-wide information system

yang mengintegrasikan dan mengontrol semua proses bisnis yang ada di dalam

perusahaan.

Enterprise Resource Planning(ERP) adalah sebuah sistem informasi

perusahaan yang dirancang untuk integrasi dan mengoptimalkan proses bisnis dan

transaksi. System ERP telah menjadi alat strategi yang penting dalam lingkungan

kompetitif saat ini (Addo-Tenkorang & Helo, 2011)

8

Tujuan utama dari ERP, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan

memperbaiki proses bisnis dan menurunkan biaya. ERP memampukan departemen-

departemen yang memiliki kebutuhan yang berbeda untuk saling berkomunikasi

membagikan informasi dalam satu sistem, hal ini juga dengan maksud menjaga

integritas dari informasi tersebut. Demikian juga ERP meningkatkan kerja sama dan

interaksi antara semua unit bisnis dalam organisasi.

ERP menstandarisasi proses dan data yang ada di dalam organisasi. Perusahaan

juga mempersingkat waktu dari alur data antarbagian bisnis dengan sistem ERP.

Setelah perusahaan mengintegrasi dan menstandarisasi proses dan data dalam

perusahaan mereka, perusahaan akan mampu untuk mensentralisasikan aktivitas

administrasi mereka, meningkatkan kemampuan untuk menyebarkan informasi yang

baru, dan mengurangi biaya pemeliharan sistem informasi.

Sebagai hasil, dari penggunaan ERP telah menjadi kekuatan bagi perusahaan

terutama manajer dimana sistem ERP memberikan pandangan yang terintegrasi dari

proses bisnis. ERP dirancang agar mudah disesuaikan dengan permintaan bisnis

(Seo, 2013).

Berdasarkan teori-teori yang telah disampaikan di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa ERP adalah suatu software yang memberikan fungsi integrasi

cross-functional untuk departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan. Selain

itu, ERP dapat mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam perusahaan

sehingga meningkatkan kemampuan penyebaran informasi serta pertukaran

informasi.

2.2 My SQL MySQLadalah sebuah software database yang mempunyai

manajemen database relasional(Connolly & Begg, 2010).

Fitur yang ada didalam MySQL:

• Tables

Tabel adalah tempat penyimpanan relasional yang terdiri dari

relasi, tables digunakan sebagai induk dari isi-isi object.

9

• Columns

Kolom dapat memiliki nama yang unik dan berisi data yang berbedabeda,

selain itu kolom memiliki tipe data yang terkait.

• Rows

Setiap baris dalam tabel merupakan data yang berbeda karena format tabel yang buat secara masing-masing, namun masih memiliki atribut yang sama.

• Values

Setiap baris terdiri dari nilai nilai yang sesuai dengan kolom. Nilai harus

memiliki tipe data yang ditentukan kolom.

• Keys

Setiap tabel harus memiliki key, agar kita dapat menemukan data yang

diinginkan, karena didalam suatu database bisa terdapat banyak data yang

sama, oleh karena itu agar mudah untuk mencarinya dibutuhkan key agar

relasi yang dicari mudah ditemukan.

• Schemas

Skema digunakan untuk menunjukan tabel beserta kolom dalam mencari

data, skema tidak termasuk didalam data.

• Relationships

Hubungan dalam tiap tabel, contohnya jika dimasukan alamat dalam tabel

yang terpisah dari pelanggan, walaupun berbeda tabel namun jika

menggunakan relationships maka nanti akan bernama menjadi foreign

keys yang menandakan hubungan antar 2 tabel yang kuat.

2.3 SAP Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP)

merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan

menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih real-

time(Anderson, 2011)

Anderson menjabarkan bahwa software aplikasi SAP dibangun

berdasarkan konsep spesialisasi dan integrasi. SAP menggunakan istilah

‘komponen’ untuk menunjukkan business application. Sementara, modul SAP

menyediakan fungsionalitas khusus dalam sebuah komponen, contohnya modul

10

Finance, modul Production Planning, dan modul Material Management. Modul-

modul SAP membentuk komponen SAP. Di dalam modul tertentu, proses bisnis

perusahaan dikonfigurasi(Anderson, 2011).

Proses bisnis perusahaan juga dikenal sebagai skenario bisnis, contohnya

order-to-cash. Proses bisnis terdiri dari berbagai transaksi, seperti “picking”

inventory, membuat delivery, dan membuat tagihan order kepada pelanggan.

Gambar 2. 1Komponen, modul, dan transaksi SAP

Sumber: (Anderson, 2011, p. 10)

Sebagian besar perusahaan memiliki sistem teknologi informasi yang

berbeda untuk memenuhi keperluan bisnisnya. Dengan sistem teknologi

informasi yang berbeda, aliran informasi dalam suatu perusahaan dapat

terhambat, seperti tidak adanya kontrol terhadap jalannya proses bisnis.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu pengendalian internal

yang fleksibel, terintegrasi, dan dapat memaksimalkan keuntungan bagi

perusahaan. Salah satu teknologi untuk mencapai jaringan yang fleksibel dan

terintegrasi adalah SAP.

Perangkat lunak SAP menyediakan integrasi untuk keperluan bisnis

perusahaan. Perusahaan dapat mengoptimalkan operasi bisnis yang dapat

menghasilkan keuntungan kompetitif.

Ada beberapa alasan perusahaan memilih untuk mengimplementasikan

SAP(Anderson, Nilson, & Rhodes, 2009), yaitu:

• Untuk meningkatkan kualitas atau ketersediaan produk

• Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan

• Untuk menyediakan suatu sistem yang mengelola aktivitas

11

• Untuk meningkatkan keuntungan kompetitif

Berdasarkan uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa SAP merupakan salah satu produk ERP untuk membantu

integrasi keperluan bisnis perusahaan secara real-time agar berjalan secara efisien

dan efektif guna meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan.

2.4 SAP Business One

SAP Business One merupakan sebuah software bisnis SAP yang spesifik

untuk bisnis kecil dan menengah, yang berupa satu aplikasi untuk mengerjakan

beberapa tugas (Citixsys, 2014).

Ketika menjalankan SAP Business One, user dapat melakukan hal-hal

berikut:

• Melihat bisnis secara lengkap dengan satu sumber yang akurat dan

kritikal. Data bisnis yang selalu update memberikan user akses yang

mudah untuk mendapatkan informasi yang benar dan dibutuhkan

untuk menjalankan bisnis.

• Mengambil pengawasan bisnis yang proaktif melalui tanda otomatis,

workflows, dan merespon kunci kejadian bisnis dan apa

yangpelanggan butuhkan.

• Mempersingkat operasional dengan mengintegrasikan proses bisnis,

seperti penjualan, pembelian, persediaan, keuangan. Menghapus data

yang berlebihan dan kesalahan yang terjadi.

• Membantu membuat perubahan dengan melakukan kustomisasi SAP

Business One yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh bisnis.

• Mendapatkan solusi yang tepat. SAP Business One adalah produk

yang ditawarkan SAP, software solusi bisnis yang terbaik.

(SAP, 2014).

Modul-modul yang terdapat pada SAP Business One adalah sebagai

berikut:

a. Administration

Modul Administration di dalam SAP Business One berfungsi untuk:

12

i. Menentukan informasi mengenai perusahaan dan informasi

pengguna sistem, seperti:

• Currency exchange rates

• Authorizations and alerts

• Approvals

• Internal mail organization, basic e-mail settings, and

other information

• Access information from non-SAP software using data

import and export functions

ii. Menentukan aturan sistem dan parameternya.

iii. Melakukan maintenance untuk sistem, seperti backup dan

perbaikan.

b. Financials

Modul Financials ini berfungsi untuk:

i. Memasukkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk

accounting and financial operations di perusahaan.

ii. Memasukkan semua yang berkaitan dengan laporan pajak sesuai

dengan ketentuan di setiap negara.

iii. Memungkinkan untuk mendokumentasikan semua transaksi

yang berkaitan dengan accounting dan financial

c. Sales Opportunities

Modul Sales Opportunities ini berfungsi untuk memperkirakan dan

menganalisis peluang yang belum dijalankan sesuai dengan

perkembangan pekerjaan yang dilakukan, seperti pertemuan,

negosiasi, dan proses lainnya yang berhubungan dengan penjualan.

Dengan menggunakan berbagai tab dalam sales opportunitywindow,

dapat memproses penjualan dengan membuat dan konfigurasi field

dari mulai updating dan membuat laporan.

Fitur-fitur yang terdapat pada modul sales opportunities

berguna untuk:

i. Menghubungkan berbagai dokumen

ii. Menandakan kepemilikan untuk sales opportunity

13

iii. Memilih pemilik yang berbeda untuk setiap tahapan dalam sales

opportunity

iv. Menentukan akses pengguna kepada informasi yang ada

v. Menghasilkan laporan untuk menganalisis :

• Analisis dapat dilakukan per tahapan, per user, atau

dapat melihat keseluruhan laporan statistik.

• Laporan dapat dipilih berdasarkan parameternya,

seperti business partner, sales employee, dan time

period.

d. Sales

Proses dari sales berjalan dari awal permintaan penawaran harga

penjualan untuk barang atau jasa sampai pada akhirnya pembuatan

invoice yang akan ditujukan kepada pelanggan. Setiap langkah dari

proses penjualan membutuhkan suatu dokumen, seperti sales order,

A/R invoice.

e. Purchasing

SAP Business One memungkinkan untuk mengatur seluruh proses

pembelian dari purchase order sampai kepada A/P invoice.

Selanjutnya dapat membuat laporan-laporan untuk menganalisis

informasi pembelian, seperti jumlah pembelian dan informasi harga.

f. Business Partners

SAP Business One menghubungkan antara business partners dan G/L

accounts melalui control account yang digambarkan selama

inisialisasi sistem dan diubah untuk business partner yang berbeda.

Semua transaksi penjualan dan pembelian ditempatkan ke control

account yang tepat, yang memperbolehkan untuk mengakes

keseluruhan neraca saldo untuk pelanggan dan vendor.

g. Banking

Modul Banking digunakan untuk melakukan semua transaksi

keuangan yang termasuk bank account, yaitu:

i. Membuat incoming dan outgoingpayments untuk pembayaran

yang bervariasi secara manual dan otomatis

ii. Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal secara manual

dan otomatis

14

iii. Postdated dan cash deposits of checks

iv. Mencetak satu atau banyak cek.

h. Inventory

Modul inventory digunakan untuk:

i. Mengatur item master data records

ii. Bekerja dengan serial dan batch number

iii. Mengatur transaksi persediaan, termasuk goods receipts, goods

issues, inventory transfers, initial item quantity settings, dan

inventory counts

iv. Mengatur daftar harga, termasuk periode diskon dan harga

spesial

v. Pick and pack process

vi. Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan persediaan.

i. Production

Modul Production pada SAP Business One bertujuan untuk:

i. Bill of Material (BOM) - Menentukan jumlah komponen untuk

membuat produk

ii. Production orders – Sekumpulan instruksi untuk merencanakan

dan memasang barang produksi yang membawa transaksi

material dan harga yang berkaitan dengan proses produksi. SAP

Business One membuat beberapa tipe dari production order:

• Standard – Digunakan untuk produksi biasa. Komponen

diambil dari item BOM

• Special – Digunakan untuk memproduksi barang atau

menjalankan aktivitas

• Disassembly – Digunakan untuk membuat laporan

kumpulan barang dengan produksi BOM.

j. MRP

Modul MRP memungkinkan untuk membuat rencana material yang

dibutuhkan untuk procurement process berdasarkan evaluasi dari

persediaan yang telah ada, permintaan, dan persediaan.

15

k. Service

Jika perusahaan yang menjual jasa kepada pelanggannya, aktivitas

yang berkaitan dengan jasa dapat dilakukan pada tab ini yang

berfungsi untuk:

i. Mengatur interaksi antara service representative dan pelanggan.

ii. Mengelola informasi yang terdapat pada service contracts, item,

dan serial number

iii. Optimisasi potensi penjualan dan jasa serta meningkatkan

pendapatan dengan membantu fungsi bisnis, seperti: Service

operations, Service contract management, Service planning,

Tracking of customer interaction activities, Customer support,

Management of sales opportunities.

iv. Membuat pengetahuan berdasarkan solusi untuk masalah yang

dialami pelanggan.

l. Human Resources

Modul Human Resources untuk memasukkan informasi mengenai

karyawan perusahaan, yang dapat berfungsi untuk:

i. Memasukkan dan mengelola informasi karyawan, baik yang

bersifat umum ataupun pribadi, seperti umur, status, passport,

dan ID card.

ii. Mengelola informasi yang berhubungan dengan pendidikan,

pekerjaan yang dilakukan sebelumnya, dan absen.

iii. Menganalisis gaji karyawan.

iv. Membuat sekumpulan laporan dan daftar karyawan yang

berguna untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien.

m. Reports

Modul Reports pada SAP Business One bertujuan untuk menghasilkan

laporan dari berbagai modul yang ada sebelumnya, yaitu:

• Financials

• Sales Opportunities

• Sales and Purchasing

• Business Partners

• Banking

16

• Inventory

• Production

• MRP

• Service

• Human Resource

2.5 Purchasing

Pembelian adalah proses penemuan sumber, pemesanan jasa, dan

perlengkapan. Kegiatan tersebut kadang disebut sebagai pengadaan barang. Tujuan

utamanya, yakni memperoleh bahan dengan biaya yang serendah mungkin namun

juga konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.

Pembelian juga memiliki prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip pembelian adalah

hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau

acuan(Muryanto, Riyanto, & Noranita, 2013).

• The right price

Salah satu prinsip manajemen pembelian adalah harga yang tepat.

Dimana nilai dari suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang

yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian

yang dilakukan.

• The right quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-

benar dibutuhkan oleh suatu perusahaan pada saat tertentu.

• The right time

Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan.

Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika

ada persediaan barang tentunya ada biaya untuk perawatan barang

tersebut.

• The right place

Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau

diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

17

• The right quality

Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan

ketentuan yang sudah dirancang dimana paling menguntungkan bagi

perusahaan.

• The right source

Barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat

apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu: the right place, the

right quantity, the right time, the right price, dan the right quality.

Modul Purchasing dalam SAP Business One:(SAP, 2014)

• Mendeskripsikan dokumen dan fungsi yang digunakan dalam proses

pembelian.

• Menyesuaikan dengan perubahan di inventory selama proses

pembelian.

SAP Business One mendukung beberapa dokumen pembelian:

a. Purchase Quotation

Dalam pembelian, perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan

penawaran yang terbaik untuk barang dan jasa yang dibutuhkannya.

Oleh karena itu, perusahaan mengirimkan purchase invitation ke

beberapa vendor untuk mengindikasikan syarat dan ketentuan mereka,

seperti harga atau tanggal pengiriman untuk pasokan material atau

pengadaan jasa dengan mengajukan quotation. Dalam purchase

quotation, detil dari material dan jasa (misalnya: jumlah barang),

membutuhkan tanggal dan informasi vendor telah ditetapkan.

Perusahaan dapat membandingkan quotation yang diterima dan

memutuskan untuk melakukan pemesanan ke vendor yang terpilih.

Prosedur pada purchase quotation:

• Membuat purchase quotation.

• Mengirimkan quotations kepada vendor.

• Melakukan pencatatan terhadap jawaban yang diberikan

dari vendor dalam purchase quotations.

• Melakukan perbandingan untuk mendeterminasi

penawaran yang terbaik dan membuat purchase order.

18

• Setelah memilih penawaran yang terbaik, close semua

purchase quotations yang terkait.

b. Purchase Order

Purchase Order merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk

membeli item atau barang dari vendor dalam kondisi harga yang telah

disepakati. Saat membuat purchase order di SAP Business One, tidak

ada value yang akan dicatat di sistem accounting. Tetapi, jumlah dari

pemesanan sudah dicatat di dalam inventory management. Perusahaan

dapat melihat jumlah pesanan di beberapa laporan dan layar, seperti

inventory status, report, dan item master data window.

c. Goods Receipt PO

Goods Receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stok ke

dalam gudang. Goods Receipt PO dapat berdasarkan dari satu atau

lebih purchase order (supplier yang sama) yang telah dibuat pada

sistem. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan

jumlah pada persediaan (stok) di dalam gudang, tetapi juga

menambahkan nilai persediaan pada akun persediaan, serta

mengurangi nilai pada ordered quantity.

d. Goods Return

Dokumen goods return digunakan untuk mengembalikan barang yang

telah diterima ke vendor atau untuk mengembalikan transaksi

pembelian secara keseluruhan atau sebagian. Sebagai contoh, goods

receipt di SAP Business One. Sesuai dengan ketentuan hukum,

perusahaan tidak dapat menghapus atau mengubah accounting terkait

dalam dokumen ini. Tetapi untuk mengembalikan barang yang tidak

sesuai atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat, dapat

menggunakan goods return. Dokumen goods return yang telah dibuat

menyebabkan pengurangan jumlah di dalam gudang dan jumlah nilai

pada akun persediaan.

e. A/P Down Payment Invoice

Bisnis membutuhkan pembayaran di muka dari vendor untuk

memastikan bahwa pelanggan berkomitmen dengan barang pesanan

mereka. Di dalam SAP Business One, dapat dibuat A/Pdown payment.

Jika salah satu dari vendor membutuhkanperusahaan untuk membayar

19

di muka terlebih dahulu sebelum mengirimkan barang yang dipesan.

Perusahaan dapat mengurangi jumlah dari down payment di invoice

akhir.

f. A/P Invoice

A/P Invoice merupakan dokumen yang digunakan sebagai permintaan

atas pelunasan pembayaran. Dokumen ini juga mencatat statement

biaya keuntungan dan kerugian. Perusahaan dapat membuat

A/PInvoice dari beberapa purchase order dan goods receipt PO. Jika

ada satu atau lebih A/Pdown payment invoice yang berhubungan

dengan A/Pinvoice, pembayaran tersebut dapat dimasukkan ke dalam

A/Pinvoice. Jumlah barang yang di dalam inventory akan meningkat

setelah invoice di-post.

g. A/P Credit Memo

Saat membuat pengiriman untuk purchase order atau A/Pinvoice di

SAP Business One, ketentuan hukum melarang untuk menghapus atau

membuat perubahan lain untuk dokumen ini. Perusahaan membuat

A/PCredit Memo berdasarkan A/Pinvoice untuk menetapkan

hubungan antara dua transaksi dalam SAP Business One. Tetapi,

dapat juga membuat A/PCredit Memo tanpa menggunakan dokumen

basis. SAP Business One memampukan membuat A/P Credit Memo

dengan jumlah nol. Hal ini dapat dilakukan jika ingin clear tagihan

tanpa ada charge items.

h. A/P Reserve Invoice

A/P Reserve Invoice memampukan perusahaan untuk membuat post

terkait dalam sistem akuntansi dan tidak mempengaruhi jumlah

persediaan. A/Preserve invoice untuk mendokumentasikan A/PInvoice

dari vendor sebelum barang tiba. Setelah barang diterima, perusahaan

membuat goods receipt PO berdasarkan A/Preserve invoice untuk

memperbarui jumlah inventory dan nilai dari inventory.

i. Landed Cost

Landed cost adalah jumlah total dari biaya produk setelah produk

sampai. Komponen dari landed cost termasuk harga asli dari produk,

ongkos pengiriman, ongkos logistik, pajak, asuransi, dan perbedaan

kurs mata uang. Tidak semua dari komponen ini ada dalam setiap

20

pengiriman, tetapi harus tetap diperhatikan sebagai bagian dari landed

cost.

2.6 Report

Modul Report pada SAP Business One mencakup laporan-laporan dari

modul Financial, Sales Opportunities, Sales and Purchasing, Business Partners,

Banking, Inventory, Production, Service, dan Human Resources(SAP, 2014).

Laporan-laporan tersebut bisa dianalisis dengan berbagai cara

menggunakan fungsi selection dan sort dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis

perusahaan. SAP Business One juga menyediakan kemampuan akses data ke

luar, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word.

1. Financial Reports

Financial reports berisi semua laporan yang berkaitan dengan

analisis kegiatan keuangan dan akuntansi perusahaan.

2. Sales Opportunity Report

Sales opportunity report dapat menghasilkan laporan yang

memberikan pemahaman mengenai alasan keberhasilan atau

kegagalan peluang penjualan perusahaan.

3. Sales and Purchasing Reports

Sales and purchasing reports digunakan untuk menganalisis

transaksi pembelian dan penjualan, melihat open document, serta

melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft.

4. Business Partner Reports

Business partner reports tentang interaksi perusahaan dengan

business partner-nya.

5. Banking Reports

Banking reports digunakan untuk menganalisis dari cek pembayaran

yang dikeluarkan untuk vendor, draft yang dibuat untuk dokumen

yang terkait banking, dan rekonsiliasi eksternal.

6. Inventory Reports

Inventory reports dapat menghasilkan daftar seluruh barang dan

menaksir persediaan barang di gudang.

21

7. Production Reports

Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bill of

materialdan melihat open production order.

8. Service Reports

Service reports digunakan untuk mengekstrak informasi penting

tentang efisiensi dan kinerja service department pada perusahaan,

memperoleh rincian mengenai kontrak layanan pelanggan, melihat

pelayanan perusahaan untuk menilai kemajuan perusahaan, dan

mengambil tindakan yang diperlukan.

9. Human Resources Reports

Human resources reports digunakan untuk melihat ketidakhadiran

karyawan dan menampilkan rincian kontak setiap karyawan

2.7 Metodologi Accelerated SAP

Metodologi AcceleratedSAP (ASAP) merupakan salah satu metodologi standar

atau yang umum digunakan oleh perusahaan ketika akan mengimplementasi sistem

SAP yang baru. Metodologi ini berisikan road map (jalur) atau tahapan yang

membantu implementasi SAP ini. Selain itu, ASAP juga berisikan perangkat-

perangkat dan juga informasi yang bermanfaat dalam membantu tim member dalam

mengimplementasikan SAP. Pemeriksaan kualitas nantinya akan digabungkan pada

setiap akhir tahapan, yang mana nantinya dapat membantu dalam mengawasi

pengerjaan dan juga dalam menentukan faktor–faktor kritikal yang akan menilai

tingkat kesuksesan dalam implementasi ini. Tahapan–tahapan dalam metodologi

ASAP ini adalah:(SAP AG., 2010, p. 33)

1. Project preparation

Pada tahap ini project manager akan mengkoordinir dalam melakukan

initiating project dan juga membuat persiapan dalam menjalankan project. Hal

– hal yang akan dipertimbangkan oleh project manager dalam melakukan

persiapan ini adalah:

a. Handover from sales, yaitu melakukan pertemuan dengan pihak penjual.

b. Project kick-off, yaitu menentukan waktu untuk melakukan pertemuan

dengan client untuk mempersiapkan untuk menjalankan project.

22

c. Conduct kick-off meeting, yaitu melakukan sesi presentasi ketika project akan

dijalankan dan menjelaskan keuntungan dari implementasi SAP.

d. Install software, yaitu melakukan instalasi software yang ada didalam

perusahaan yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan.

Gambar 2.2 Arsitektur SAP Business One

Sumber: (AG, 2010, p. 33)

Tujuan dari melakukan project preparation ini adalah membantu dalam

menyediakan perencanaan awal dan juga persiapan untuk project SAP. Tahap

ini juga akan membantu dalam identifikasi dan merencanakan daerah fokus

utama yang nantinya akan dipertimbangkan.

2. Business blueprint

Tahapan ini merupakan tahapan dimana tim project mendapatkan gambaran

secara garis besar tentang bagaimana proses bisnis dari perusahaan. Dan juga

tim akan memahami bagaimana nantinya SAP yang akan diimplementasikan

berjalan dalam menyokong kegiatan bisnis yang terjadi di dalam perusahaan.

Proses yang akan berjalan atau terjadi selama fase blueprint ini adalah:

a. Scope document

23

Suatu kuisioner yang akan diberikan kepada perusahaan

mengenai proses bisnis secara keseluruhannya.

b. As is

Memahami proses bisnis dari tim inti, setelah itu akan

melakukan dokumentasi terhadap proses bisnis.

c. Tobe

Membuat atau mengembangkan proses bisnis yang nantinya

digabungkan dengan applikasi SAP berdasarkan dokumentasi

dari as is. Setelah itu dilakukan dokumentasikan proses to be.

d. Gap analysis

Melakukan perbandingan proses yang sedang berjalan dan

proses yang akan dijalankan, setelah itu nantinya akan

didokumentasikan perbandingan antara kedua proses tersebut.

e. Sign off

Setelah proses yang di atas berjalan secara benar client akan

melakukan tanda tangan yang menandakan project fase

blueprint telah selesai.(SAP AG., 2010, p. 65)

Gambar 2.3 Fase dalam Business Blueprint

24

Sumber: (AG, 2010, p. 65)

Tujuan dari fase ini adalah untuk membuat blueprint dari proses bisnis

dan dokumentasi merupakan hasil dari solusi yang sesuai kebutuhan

perusahaan. Dengan adanya blueprint akan membantu perusahaan memahami

proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan sistem SAP.

3. Realization

Tahapan ini merupakan fase dimana akan mengimplementasikan semua proses

bisnis yang telah didokumentasikan pada fase sebelumnya (blueprint). Dalam

fase ini ada tiga proses utama yang akan dikerjakan, yaitu:

a. Baseline, yaitu melakukan konfigurasi terhadap proses bisnis

yang penting terlebih dahulu.

b. User acceptance, yaitu melakukan pemeriksaan terhadap

kesesuaian dengan permintaan dari client.

c. Sign off, yaitu menandakan fase realization selesai dengan

meminta persetujuan dari client

Gambar 2.4 Fase dalam Project Realization

Sumber: (AG, 2010, p. 94)

Tujuan utama dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan proses bisnis

yang berdasarkan pada blueprint yang sudah dibuat pada fase sebelumnya.

25

Sasaran utamanya adalah menjalankan proses bisnis bersamaan dengan SAP

yang sudah ada dan melakukan testing kelayakan(SAP AG., 2010, p. 94).

4. Final Preparation

Tujuan pada fase ini adalah untuk menyempurnakan implementasi. Pada tahap

ini akan meliputi testing, end user training, system management, dan juga cut

over strategy. Ini berguna dalam memperhitungkan kelayakan atau kesiapan

sistem untuk go live. Proses yang ada pada fase ini:

a. Unit testing

Melakukan percobaan terhadap semua modul yang sudah

direncanakan.

b. Integration testing

Melakukan percobaan terhadap integrasi dari setiap modul yang

sudah diimplementasikan.

c. User training

Melakukan pemberian pengenalan dan pengetahuan terhadap

aplikasi yang baru diimplementasikan oleh perusahaan

danbagaimana mengoperasikan aplikasi tersebut.

d. Cut over strategy

Merupakan proses dimana akan dilakukan migrasi dari

penggunaan sistem lama menuju sistem baru (SAP B1).

e. Sign off

Proses dimana client akan melakukan evaluasi dan kemudian

nantinya akan ditandatangani dan menandakan fase

finalpreparation ini sudah selesai.

Tujuan utama pada fase ini adalah melakukan finalisasi terhadap kesiapan

perusahaan untuk masuk pada tahap go-live. Pada fase ini juga akan melakukan

pembenahan terhadap permasalahan yang ada, sehingga nantinya ketika sudah

selesai semua, perusahaan client akan siap untuk menjalankan sistem SAP

(SAP AG., 2010, p. 209).

26

Gambar 2.5 Fase dalam Final Preparation

Sumber: (AG, 2010, p. 209)

5. Go-live and Support

Fase ini merupakan perpindahan tahap dari project-oriented, lingkungan pre-

production menjadi operasional secara nyata dalam sehari-hari kegiatan bisnis.

Proses yang terdapat pada fase ini adalah:

a. Production support

Merupakan fase dimana perusahaan (consultant) akan

melakukan pertemuan dengan pengguna untuk memastikan

bahwa sistem telah memenuhi kebutuhannya. Consultant akan

mendampingi user dalam memakai sistem yang baru hingga

user tidak lagi mengalami masalah dalam pemakaian sistem.

b. Monitor system transaction

Melakukan monitoring pada setiap transaksi yang terjadi apakah

mengalami kendala pada kegiatan operasional.

c. Optimize performance

Melakukan penyempurnaan yang memungkinkan untuk

dilakukan pada sistem.

27

d. Help desk and competency center

Menjadi technical support ketika terjadi permasalahan di tempat

client.(SAP AG., 2010, p. 232)

Gambar 2.6 Fase dalam Go-Live and Support

Sumber: (AG, 2010, p. 232)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempersiapkan sistem SAP Business One

dan client untuk go-live. Kegiatan utama selama fase ini meliputi penyelesaian

dan pelatihan user serta akhir fine-tuning dari sistem SAP Business One.

Sebagai bagian dari tes sistem final, penyesuaian yang perlu dilakukan untuk

menyelesaikan semua masalah penting yang tersisa terbuka. Kegiatan cut-over

juga diselesaikan selama fase Persiapan Akhir.

Para konsultan implementasi memiliki beberapa fokus utama dalam fase ini:

• Untuk memberikan dukungan di tempat selama periode

awal setelah go-live.

• Penyerahan dukungan dan administrasi sistem untuk tim

klien

• Tim proyek harus meninjau semua milestones dan

sebelumnya menutup proyek. Klien menandatangani off

pada proyek.

28

• Manajer proyek mungkin merencanakan "Review dan

Optimasi Konferensi" empat sampai enam minggu setelah

penutupan meeting proyek.

2.8 Systems Flowchart

Systems flowchart menggambarkan kombinasi logical DFD dan physical DFD,

karena systems flowchart memberikan rincian proses-proses yang dilakukan

(logicalperspective) dan sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan proses

(physical perspective)(Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010).

Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan

systems flowchart:

Tabel 2.1Systems Flowchart

Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010)

Simbol Deskripsi

Start atau stop, atau entitas eksternal. Mengindikasikan permulaan dan akhir proses.

Document – satu dokumen tunggal

Manual process – proses dilakukan secara manual

Computer process – proses dilakukan dengan komputer

Aliran sebuah dokumen atau proses

2.9 Diagram VIT

Diagram VIT merupakan terminologi perusahaan (PT. Anugrah Visi Inti

Teknologi) untuk menggambarkan alur bisnis yang berbentuk seperti flowchart,

namun ada penambahan logo SAP untuk setiap dokumen atau transaksi yang

menggunakan SAP Business One.

Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam diagram VIT:

29

Tabel 2.2 Diagram VIT

Sumber: PT. Anugrah Visi Inti Teknologi

Simbol Deskripsi

Document – satu dokumen tunggal

Manual process – proses dilakukan secara manual

Computer process – proses dilakukan dengan komputer menggunakan SAP Business One

Decision - pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada

Aliran sebuah dokumen atau proses

2.10 Kerangka Pikir

Gambar 2.7 Kerangka Pikir

30

Halaman ini sengaja dikosongkan